Aprob,
Director General
Elena – Alexandra DOBRE
CAIET DE SARCINI
SERVICII DE ORGANIZARE PROIECT
“DECEMBRIE MAGIC…”
Prezentul caiet de sarcini constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către
fiecare ofertant propunerea tehnică și cea financiară. Caietul de sarcini conţine specificaţii
tehnice. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.
Se vor lua în considerare doar ofertele care presupun asigurarea cerințelor minimale din Caietul
de sarcini.
1. Informaţii generale
1.1. Autoritatea Contractantă/ Beneficiar: Centrul pentru Seniori al Municipiului Bucureşti
1.2. Date despre beneficiar:
- Sediu: Municipiul București, Str. Constantin Mille nr. 10, sector 1, cod poștal
010142;
- Adresa de corespondență: Municipiul București, Bulevardul Basarabia 37-39, Sector 2,
(Național Arena București – Sector 114).
1.3. Sursa de finanțare a achiziției: Bugetul local
1.4. Denumire achiziție: Servicii de organizare evenimente – proiectul ,, DECEMBRIE
MAGIC...” în perioada 10 – 14 decembrie 2018;
1.5. Scurtă descriere: Serviciile solicitate în prezentul caiet de sarcini sunt destinate bunei
desfășurări și organizări a proiectului ,, DECEMBRIE MAGIC…” în perioada 10
decembrie 2018 – 14 decembrie 2018, în intervalul orar 16.00 – 19.00 zilnic, pentru un
număr total de beneficiari de 1000 persoane, reprezentând persoane cu vârsta de
minimum 50 de ani, cu domiciliul sau reședința în Municipiul București, conform ROF
CSMB.
Proiectul constă în organizarea unei serii de 5 evenimente, care au ca temă promovarea
obiceiurilor și tradițiilor specifice acestei sărbători, împărtășirea relevanței Crăciunului în
rândul seniorilor bucureșteni și crearea unui bun prilej de socializare, de recreere și
petrecere a timpului liber într-un cadru specific de sărbători.
Evenimentele vor avea loc în datele de 10 decembrie 2018, 11 decembrie 2018, 12
decembrie 2018, 13 decembrie 2018 și 14 decembrie 2018 și se vor desfășura într-un
spațiu de evenimente, cu o capacitate de 200 de locuri, dotat cu sistem de sonorizare și
care să ofere posibilitatea de servire a mesei.
Prin conținutul lui, proiectul oferă seniorilor posibilitatea întâlnirii cu atmosfera tipic
românească a sărbătorilor de altădată, prin programul variat care va pune accent pe
tradiții și obiceiuri specifice acestei perioade: obiceiul colindatului în cete de colindători,
grupuri de mascați cu datini străvechi, care se întâlneau odinioară pe ulițele satelor
precum Ursul, Capra, Plugușorul , Sorcova sau Moșii și Babele și interpreți ai cântecul
românesc.
2. Obiectul caietului de sarcini
Obiectul achiziţiei publice îl reprezintă achiziţionarea de servicii de organizare evenimente
(Servicii de închiriere spațiu evenimente, dotat cu mobilier și sistem de sonorizare; Servicii de
intermediere a contractelor artiștii stabiliți de comun acord cu reprezentanții CS-MB, Servicii
achiziționare și livrare premii; Servicii profesionale foto și video; Servicii de catering și servire
a mesei).
Prestatorul va oferta servicii de organizare evenimente care să îndeplinească următoarele
specificații tehnice, astfel:
a. Eveniment public, cu acces pe baza listelor de înscriere furnizate de către CS-MB, adresat
seniorilor bucureșteni, având drept public țintă, persoanele cu vârsta începând de la 50 de
ani.
b. Perioada: 10 decembrie 2018 – 14 decembrie 2018, în datele de : 10 decembrie, 11
decembrie, 12 decembrie, 13 decembrie și 14 decembrie 2018
Notă:
1. Specificațiile tehnice definite în cadrul prezentului Caiet de sarcini corespund
necesităților și exigențelor minimale ale autorității contractante. Toate specificațiile și
cerințele menționate și solicitate în cadrul prezentului Caiet de sarcini se consideră a fi
însoțite de mențiunea „sau echivalent”.
2. Specificațiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu
special, o marcă de fabricație sau comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație
sunt menționate doar pentru a identifica cu ușurință tipul de produs și nu au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.
Aceste specificații vor fi considerate cu mențiunea „sau echivalent”.
3. Condiții tehnice
1. SERVICII DE ÎNCHIRIERE SALĂ EVENIMENTE ȘI DOTARE/ AMENAJARE
SPAȚIU
Se vor asigura servicii de închierere spațiu de evenimente, într-o locație din București – Ilfov, cu
ieșire la lac, spațiu deschis cu curte ( Park Lake Mogoșoaia sau echivalent ), care să permit
primirea colindătorilor afară, conform obiceiului străbun. Spațiul de evenimente trebuie să aibă o
capacitate de 200 persoane, să fie dotat cu mobilier ( mese rotunde de 10 persoane, acoperite cu
fete de masă albe, scaune ), aer condiționat, sistem de sonorizare și să permită servirea mesei și
susținerea concertului artiștilor invitați.
Operatorul economic va propune 2 locații pentru desfășurarea proiectului, din care se va stabili o
locație de comun acord cu reprezentanții CSMB.
Spațiul trebuie pus la dispoziția achizitorului în ziua desfășurării evenimentului, cu cel puțin 2
ore înaintea începerii evenimentului.
Spațiul trebuie să fie dotat cu grupuri sanitare utilate corespunzător și personal pentru curățenie,
În incinta imobilului ofertat spre închiriere să existe permisiunea/ autorizația amplasării a 2
rollup-uri cu dimensiunea 85*200 cm
Spațiul destinat evenimentului trebuie să dispună de o zonă special amenajată pentru invitați
(artiști si ansamblul folcloric), dotată cu sistem de sonorizare, conform următoarelor specificații:
INSTALAȚIE DE SUNET
Boxe de amplificare;
Boxe de control
microfoane wireless;
Mixer de sunet,
ACCESORII
Sisteme de protecție pentru cabluri electrice si de sunet;
Stative, conectică și accesorii;
PERSONAL TEHNIC ȘI TRANSPORT ECHIPAMENTE
Personal tehnic calificat pentru montarea, demontarea și operarea echipamentelor de
sunet și electrice;
Transport echipamente și personal tehnic în și din locație.
2. SERVICII DE TRANSPORT RUTIER
În cazul în care, locația propusă de operatorul economic este în afara Bucureștiului, se va asigura
transportul cu autocarul, la sala de evenimente, pe ruta București ( cea mai apropiată stație de
metrou de localitatea de destinație ) – localitatea de destinatie, ( sala de conferințe/evenimente),
cu o oră înainte de începerea evenimentului şi retur localitatea de ( sala de conferințe ) -
București ( cea mai apropiată stație de metrou de localitatea de destinație ).
Pentru transport, se vor pune la dispoziţie mijloace de transport autorizate să asigure transportul
participanților ( 200 de personane/eveniment ) în condiţii de maximă siguranţă, confort optim,
mijloace de transport care să fie în perfectă stare de funcţionare, dotate cu aer condiţionat.
Operatorul economic va prezenta anexat ofertei financiare licența de transport, în conformitate
cu prevederile legale în vigoare. În situaţia în care pe traseul parcurs vor apărea defecţiuni ale
mijloacelor de transport sau orice alte situaţii neprevăzute (accident etc.), care pot impiedica
continuarea traseului conform graficului de timp stabilit, prestatorul se obligă ca în termen de
maxim 2 ore să pună la dispoziţia participanților un alt mijloc de transport similar celui iniţial,
care să asigure continuarea deplasării.
2. SERVICII DE INTERMEDIERE A CONTRACTELOR CU ARTIȘTII STABILIȚI
DE COMUN ACORD CU REPREZENTANȚII CS-MB
Se va asigura încheierea contractelor cu artiștii invitați să susțină momentele artistice ale
evenimentelor. Pe parcursul desfășurării evenimentului vor avea loc două momente artistice:
unul dedicat obiceiurilor de iarnă, iar cel de-al doilea dedicat muzicii românești. Operatorul
economic se va ocupa de plata tuturor taxelor aferente contractelor și se va asigura de buna
desfășurare a evenimentului.
Pentru momentul dedicat obiceiurilor de iarnă ( exemple : colindatul, ursul, capra, plugușorul sau
sorcova) și pentru momentele de joc popular, CSMB solicită un ansamblu folcloric, format din
minim 20 de dansatori, în costume populare românești, cu experiență în acest domeniu artistic și
care să aibe în repertoriul lor colinde tradiționale românești, obiceiuri de iarnă și dansuri
populare de pe întreg ținutul țării. Momentul va fi susținut de un singur ansamblu folcloric pentru
toate cele 5 evenimente și va dura aproximativ 60 minute. CSMB propune pentru acest moment:
Ansamblul Plai Românesc sau Ansamblul Cununa Carpaților.
Momentul dedicat muzicii românești va aduce în atenția publicului genuri muzicale diferite, în
funcție de disponibilitatea artiștilor invitați. Va fi invitat un artist/ eveniment. CSMB propune
pentru suținerea programelor muzicale următorii interpreți: Floarea Calotă, Marioara Man
Gheorghe, Andreea Haisan, Paul Ananie, Grigore Gherman, Steliana Sima, Andrei Păunescu și
Maria Maria, Marina Florea, Corina Chiriac, Carmen Rădulescu, George Rotaru, Florin Grigore,
Silviu Biriș, Ileana Șipoteanu sau artiști echivalenți acestora și agreați de CSMB.
Evenimentele vor fi prezentate de un moderator cu vastă experiență în domeniu, actor/actriță sau
moderator de televiziune. CSMB propune ca moderator pe : Crina Matei sau Alexandra
Velniciuc.
Atât ansamblul folcloric, cât și artiști vor fi stabiliți de comun acord cu reprezentanții CSMB.
Lista acestora va fi comunicată de către CS-MB cu minimum 7 zile calendaristice înaintea
începerii seriei de evenimente.
Operatorul economic se obligă să stabilească de comun acord cu organizatorul ( CSMB )
programul evenimentului, însemnând modul de desfășurare al acestuia.
3. SERVICII DE ACHIZIȚIONARE ȘI LIVRARE PREMII
Operatorul economic va asigura servicii de achiziționare și livrare a premiilor, în următoarele
cantități și cu următoarele specificații, astfel:
1000 buc. icoane din lemn, cu figuri religioase reprezentative;
1000 buc cozonac ambalat cu nucă/stafide/rahat/cacao – 500 gr;
1000 buc sticle de vin rosu sau alb, 0,750 ml;
1000 pungi personalizate dimensiune 45x30cm, cartonată, cu mâner textil, care să
poată susține o greutate de minimum 2 kg.
Operatorul economic are obligaţia de a aduce minimum o mostră din fiecare produs: icoane,
cozonac, vin. Toate produsele vor avea aceleași caracteristici ( dimensiune , greutate, volum,
ambalaj , marcă etc ). Mostrele vor fi livrate cu 2 zile inaintea desfășurării primului eveniment
din seria celor 5, iar produsele agreate vor fi livrate înaintea fiecarui eveniment, în cantitătile
comunicate de reprezentanții CSMB.
4. SERVICII DE CATERING ȘI SERVIRE A MÂNCĂRII Se vor asigura servicii profesionale de catering și servire a mesei. Meniul va conține (lista fiind
cu titlu orientativ):
Băuturi:
Cafea;
Ceai (fructe, lămâie, verde etc.);
Apă minerală;
Apă plată;
Zahăr și lapte;
Sucuri acidulate
1 pahar de vin/persoana
Masă:
APERITIV: slăninuța, șorici, tobă/leber, telemea de oaie maturată, salată boef,
ouă umplute, jumări, caș afumat, cârnăciori porc, legume
FEL PRINCIPAL : Sărmale cu mămăliguță sau Pomana porcului cu murături sau
Ciolan de porc cu varză și jumări
MENIU DE POST:
APERITIV: salată de vinete, fasole bătută, zacuscă ciuperci, dovlecei sote
FEL PRINCIPAL : Sărmăluțe de post cu mămăliguță sau Varză cu mămăliguța
Se vor trimite 2 variante de meniu complete cu mențiunea ca acestea să nu depășească suma de
200 lei fără TVA/persoană, din care CS-MB va alege una, odată cu depunerea ofertei.
De asemenea se vor asigura tacumurile necesare servirii mesei ( farfuri, furculițe, cuțite,
lingurițe, pahare ) în funcție de produsele gastronomice oferite și personalul necesar servirii
mesei.
De asemenea se vor lua toate măsurile asiguratorii, astfel încât produsele alimentare oferite să
respecte normele de valabilitate, normele de igienă şi sanitare prevăzute de dispoziţiile legale în
vigoare. Numărul de paticipați este de 200 persoane/ eveniment.
5. SERVICII FOTO-VIDEO
Se vor asigura servicii profesionale foto-video pentru eveniment, care vor include:
clipuri video cu o durată de circa 2 minute, la finalul fiecarui eveniment;
seturi de fotografii editate profesionale, din toată perioada desfășurării
evenimentelor, 500 buc ( 100 buc./eveniment ).
Editarea profesională a materialelor foto și video și inscripționarea acestora cu logo-ul CS-MB și
PMB;
Toate materialele vor fi inscripționate cu logo-ul CS-MB și PMB. Toate materialele vor fi
predate în format CD-DVD.
Termenul de livrare al fotografiilor și scurt metrajelor este de 5 zile calendaristice de la data
derulării evenimentului.
Operatorul economic va depune odata cu documentele solicitate referitoare la firma,
licența de transport , oferta tehnica și cea financiara.
6. CRITERIUL DE ATRIBUIRE
Criteriul aplicat pentru atribuirea contractului de achiziţie publică este cel regăsit în fișa de date.
Director General Adjunct,
Miruna IONESCU
Sef Serviciu,
Codruța ILIE
Întocmit,
Inspector de Specialitate Programe și Proiecte,
Diana Vieriu