Project Advisory Support Services Acord de servicii de ... · control intern managerial la nivelul...

Project Advisory Support Services

Acord de servicii de Asistență Tehnică pentru Proiecte

TA 2016093 RO PMM

ÎNDRUMAR PRIVIND IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN DE CĂTRE AUTORITĂȚILE CONTRACTANTE MICI

Competența face diferența! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate

Administrativă cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European

2

Cuprins:

Abrevieri ......................................................................................................................................... 3

Cuvânt Înainte ......................................................................................................................................... 4

Capitolul 1. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 1: etică şi integritate ........ 5

Capitolul 2. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 2: atribuţii, funcţii, sarcini . 9

Capitolul 3. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 3: competenţă, performanţă ....................................................................................................................................... 12

Capitolul 4. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 4: Structura organizatorică ....................................................................................................................................... 13

Capitolul 5. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 5: Obiective.................... 15

Capitolul 6. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 6: Planificarea ................ 16

Capitolul 7. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 7: Monitorizarea performantelor ....................................................................................................................................... 17

Capitolul 8. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 8: Managementul riscurilor ....................................................................................................................................... 19

Capitolul 9. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 9: Proceduri ................... 20

Capitolul 10. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 10: Supravegherea ........ 22

Capitolul 11. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 11: Continuitatea activităţii ............................................................................................................................... 23

Capitolul 12. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 12: Informarea şi comunicarea ............................................................................................................................... 24

Capitolul 13. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 13: Gestionarea documentelor ............................................................................................................................... 25

Capitolul 14. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 14: Raportarea contabilă şi financiară ............................................................................................................................... 26

Capitolul 15. Recomandări specifice privind Implementarea Standardului 15: Evaluarea sistemului de control intern managerial ....................................................................................................................... 27

Capitolul 16. Recomandări specifice privind implementarea standardului 16: auditul intern ............. 28

Anexa 1. Îndrumări privind organizarea CISAP în cadrul AC mici ............................................... 29

Anexa 2. Model protocol de asociere pentru realizarea unor achiziții comune ocazionale ......... 34

Anexa 3. Exemple Indicatori de performanță aplicabili la nivelul procesului de achiziții .............. 40

Anexa 4. Analiza riscurilor la nivelul procedurilor de atribuire - exemple de registre de riscuri ... 53

3

ABREVIERI

Abreviere Detaliere

AC Autoritate contractantă

ANAP Agenția Națională privind Achizițiile Publice

CFP Control Financiar Preventiv

CISAP Compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice

INCOTERMS INternational COmmercial TERMS (Clauze de Comerț Internaționale)

PAAP Programul anual al achizițiilor publice

SAAP Strategia anuală de achiziții publice

SC Strategia de contractare

SEAP Sistemul electronic de achiziții publice

4

CUVÂNT ÎNAINTE

Îndrumarul pentru implementarea standardelor de control intern de către autoritățile

contractante mici („Îndrumarul”) se adresează tuturor autorităților contractante în cazul cărora

suma valorii estimate a întregului portofoliu de achiziții publice gestionat potrivit informațiilor

înscrise în PAAP aferent ultimilor trei ani este mai mică de suma de 30 milioane lei (și/sau

care înregistrează o medie anuală mai mică de cca. 10 milioane lei).

Prezentul Îndrumar face parte din pachetul documentar publicat de Agenția Națională privind

Achizițiile Publice (“ANAP”), prin care se urmărește întărirea sistemul de control intern

managerial la nivelul autorităților contractante, în conformitate cu prevederile Strategiei

Naționale în domeniul achizițiilor publice (Strategia națională) adoptată de Guvernul României

prin Hotărârea Guvernului nr. 901/2015.

Indrumarul este complementar Ghidului privind implementarea standardelor de control intern

de către autoritățile contractante („Ghidul”) și ca atare, acesta se va consulta împreună cu

Ghidul.

În timp ce Ghidul include prevederi generale cu privire la implementarea standardelor de

control intern managerial la nivelul procesului de achiziție publică, precum și o serie de

instrumente care se constituie drept exemple de bună practică pentru dezvoltarea/

consolidarea sistemului de control intern managerial, Îndrumarul include recomandări

specifice privind implementarea acestor standarde având în vedere nevoia de a introduce

măsuri proporționale de control în corespondență cu dimensiunea și riscurile asociate

portofoliului de achiziții.

Așa cum se recomandă în cadrul Ghidului, conducătorul autorității contractante, precum și

conducătorul compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice (“CISAP”), vor

planifica anual portofoliul de achiziții (în cadrul etapei de elaborare a Strategiei Anuale de

Achiziții Publice – “SAAP” și PAAP) și respectiv, vor evalua capacitatea autorității contractante

de a gestiona acest portofoliu, inclusiv prin evaluarea sistemului de control intern managerial.

Pe baza acestor analize și având în vedere instrumentele/recomandările, respectiv bunele

practici incluse în Ghid și în cadrul prezentului Îndrumar, conducătorul autorității contractante

decide actualizarea/adaptarea/modificarea măsurilor de control intern implementate la nivelul

entității și respectiv, la nivelul portofoliului proceselor de achiziție publică cu scopul de a

asigura premisele necesare desfășurării unui proces de achiziții conform și performant.

Fără a avea un caracter limitativ/exhaustiv, recomandările incluse în prezentul document vor

fi considerate drept minimale. Astfel, conducătorul autorității contractante și cel al CISAP pot

avea în vedere inclusiv recomandările/instrumentele incluse în Îndrumarul aferent autorităților

contractante medii, mai ales în situația în care intensitatea și complexitatea activităților

derulate în domeniul achizițiilor publice impun o atare măsură, după cum rezultă din aplicarea

criteriilor suplimentare pentru determinarea categoriei autorităților contractante prezentate în

cadrul Anexei 1 la prezentul Îndrumar.

5

CAPITOLUL 1. RECOMANDĂRI SPECIFICE PRIVIND

IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 1: ETICĂ ŞI

INTEGRITATE

Tabel 1: Recomandări specifice privind implementarea Standardului 1

NR.

CRT.

ACŢIUNE DE IMPLEMENTARE

STANDARD

RECOMANDĂRI/INSTRUMENTE

SPECIFICE

1 Conducătorul autorității contractante dispune

dezvoltarea sau, după caz, actualizarea și

aplicarea Codului de conduită etică la nivelul

acesteia, precum și informarea angajaților cu

privire la politicile și procedurile relevante în

domeniul etică și integritate.

- Conducătorul CISAP:

o Analizează la finalul anului calendaristic

evenimentele privind etica și conflictele

de interese în procesele de achiziții

publice, care s-au produs în cursul anului

respectiv, dacă este cazul. Apoi

evaluează normele de conduită etică și

integritate în achizițiile publice prevăzute

în Anexa 1 din Ghid, în funcție de

intensitatea și complexitatea activităților

derulate la nivelul entității;

o dispune comunicarea periodică (cel puțin

de fiecare dată când acestea sunt

modificate / actualizate) a normelor de

conduită etică și integritate în achizițiile

publice sau, după caz, a Codului de

conduită etică actualizat potrivit celor de

mai sus, către compartimentele de

specialitate din cadrul autorității

contractante cu responsabilități în

realizarea procesului de achiziție publică;

- După caz, pot fi aplicate măsuri

suplimentare cum ar fi publicarea pe

pagina autorității contractante a Codului

de etică / Normelor de conduită etică și

integritate în achizițiile publice adoptate

la nivelul acesteia, cu scopul informării

persoanelor interesate cu privire la

valorile fundamentale de imparțialitate și

de loialitate față de interesul public, față

de societate, precum și în vederea

creșterii credibilității autorității

contractante din perspectiva proceselor

de achiziţie publică derulate la nivelul

acesteia.

2 Conducătorul autorității contractante asigură

consilierea etică a angajaților din cadrul

- Conducătorul autorității contractante

dispune numirea unui consilier de etică

6

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

autorității contractante cu responsabilități în

realizarea procesului de achiziție publică.

și alocarea atribuțiilor specifice ale

acestuia referitoare la îndrumarea/

consilierea angajaților din cadrul

autorității contractante cu

responsabilități în realizarea procesului

de achiziție publică în ceea ce privește

etica și integritatea. Se recomandă

consultarea Anexei 2 din Ghid privind

Atribuțiile specifice ale consilierului de

etică în raport cu activitatea desfășurată

de către CISAP.


adoptarea măsurilor pentru prevenirea,

identificarea și remedierea situațiilor

potențial generatoare de conflicte de interese

la nivelul procedurilor de atribuire organizate

la nivelul entității.


o propune conducătorului autorității

contractante desemnarea, prin act

administrativ, a uneia sau mai multor

persoane responsabile cu completarea şi

actualizarea formularelor de integritate

aferente procedurilor de atribuire, în

aplicarea prevederilor art. 5 alin. (4) din

Legea nr. 184/2016;

o dispune aplicarea unei Liste de verificare

a existenței situațiilor potențial

generatoare de conflicte de interese. Se

recomandă consultarea Anexei 19 din

Ghid privind Lista de verificare a

existenței situațiilor potențial generatoare

de conflicte de interese.


condițiile de realizare a unor cercetări

adecvate în situația semnalării unor

suspiciuni de fraudă, acte de corupție și

neregularități la nivelul entității (aplicabilă

inclusiv domeniului achizițiilor publice).


dispune cel puțin, actualizarea fișelor de

post aferente angajaților din cadrul

CISAP și compartimentelor de

specialitate cu responsabilități în

realizarea procesului de achiziție

publică, în scopul includerii

responsabilităților și atribuțiilor în

domeniul raportării conflictelor de

interese, suspiciunilor de fraudă, actelor

de corupție și neregularităților către

superiorii ierarhici și/sau, după caz, către

consilierul de etică.

5 Conducătorul CISAP dispune instruirea

angajaților cu privire la etică și integritate,

- Conducătorul CISAP stabilește

participarea angajaților încadrați la

nivelul compartimentului la cursuri de

7

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

conflicte de interese, fraudă, acte de

corupție și neregularități.

formare / perfecționare profesională

având în vedere tematica indicativă de

instruire propusă în cadrul Ghidului cel

puțin în ceea ce privește următoarele

cursuri de instruire:

o Incompatibilitățile funcției

publice/contractuale;

o Etică, integritate și conflict de interese;

o După caz, tipologia activităților de

inspecție și control;

Se recomandă consultarea Anexei 3 din

Ghid privind tematica de instruire în

domeniul etică, integritate, conflicte de

interese, fraudă și corupție, semnalarea

neregulilor.

- În mod alternativ (în funcție de resursele

disponibile la nivelul entității),

conducătorul autorității contractante

stabilește participarea cel puțin a

consilierului de etică în scopul

consolidării competențelor necesare

acordării de asistenţă personalului din

cadrul autorităţii contractante cu privire la

respectarea normelor de conduită.


evaluarea gradului de cunoaștere și atitudinii

angajaților față de controlul intern

managerial, politicile, procedurile și

mecanismele relevante în domeniul etică și

integritate, fraudă, acte de corupție și

neregularități.

- Pornind de la recomandările /

instrumentele prevăzute în Ghid,

consilierul de etică realizează interviuri

cu personalul de conducere și de

execuție implicat în procesul de achiziție

publică, pe baza unui eșantion

reprezentativ, în vederea evaluării

gradului de cunoaștere și de aderență al

acestora la politicile, procedurile și

mecanismele relevante, precum și

atitudinea față de controlul intern

managerial; Se recomandă consultarea

Anexei 4 din Ghid privind Chestionarul

de auto-evaluare (model) cu privire la

etică, integritate, fraudă și corupție.

- Rezultatele interviurilor realizate în

rândul angajaților vor fi avute în vedere

pentru auto-evaluarea anuală a

8

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

sistemului de control intern managerial

conform Standardului 15;

- Se recomandă adoptarea măsurilor

necesare pentru clarificarea /

actualizarea / completarea politicilor,

procedurilor și mecanismelor relevante,

acțiuni suplimentare de instruire și

informare, etc.

9


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 2: ATRIBUŢII, FUNCŢII,

SARCINI


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


actualizarea / completarea documentelor

interne privind organizarea și funcționarea

entității în vederea documentării și asigurării

condițiilor necesare pentru parcurgerea

fiecărei etape a procesului de achiziție

publică.


o evaluează la începutul/sfârșitul anului

prevederile ROF și după caz,

procedează la formularea de propuneri

privind actualizarea acestuia, astfel încât

să reflecte toate atribuțiile și sarcinile

aferente derulării fiecărei etape a

portofoliului de procese de achiziție

publică din SAAP/PAAP din anul

respectiv, precum și modul de

interacțiune cu celelalte compartimente

de specialitate care au obligația de a

sprijini activitatea CISAP, în funcție de

specificul și complexitatea obiectului

achiziției. Se recomandă consultarea

Anexei 5 din Ghid privind Atribuțiile

Compartimentului Intern Specializat în

domeniul Achizițiilor Publice și Anexei 7

din Ghid referitoare la Reguli privind

segregarea funcțiilor în procesul de

achiziție publică;

o dispune alocarea personalului existent

(conform fișelor de post) pe

pozițiile/posturile disponibile la nivelul

compartimentului și, după caz,

formulează propuneri către conducătorul

autorității contractante cu privire la

atribuțiile specifice aferente personalului

din cadrul celorlalte compartimente de

specialitate implicate în procesul de

achiziție publică, astfel încât să fie

acoperite toate atribuțiile necesare

parcurgerii fiecărei etape a procesului.


Ghid privind Model de alocare a

atribuțiilor individuale prin fișa postului la

nivelul CISAP;

10

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


dispune comunicarea și luarea la

cunoștință a informațiilor menționate mai

sus către toate compartimentele de

specialitate din cadrul autorității

contractante cu responsabilități în

realizarea procesului de achiziție

publică, ori de câte ori acestea sunt

modificate/ actualizate.


gestionarea funcțiilor sensibile și funcţiilor

considerate ca fiind expuse, în mod special,

la corupţie la nivelul procesului de achiziție

publică.


dispune:

o identificarea și inventarierea funcțiilor

sensibile și funcţiilor considerate ca fiind

expuse, în mod special, la corupţie, la

nivelul posturilor/pozițiilor cu

responsabilități privind realizarea

procesului de achiziție publică (indiferent

de compartimentul de specialitatea din

care acestea fac parte). Fără a se limita

la următoarele, funcțiile sensibile includ:

o cele de conducere în cadrul

autorității contractante și, după caz,

cele din parte furnizorilor de servicii

auxiliare achiziției în cazul în care

aceștia au putere de reprezentare în

cadrul procesului de achiziție publică;

o membrii comisiilor de evaluare, care

au acces la informații confidențiale,

cum ar fi conținutul ofertelor/solicitărilor

de participare, precum și asupra

oricăror alte informații prezentate de

către ofertanți/candidați în procedura

de atribuire;

o cele care au participat la pregătirea

procedurii de atribuire și/sau care au

oferit opinii, sugestii sau recomandări

privind conținutul documentației de

atribuire, ori a căror implicare în

realizarea acestor demersuri poate fi de

natură să împiedice, restrângă sau

denatureze concurența;

o cele implicate în constatarea

conformității cu prevederile legale și cu

cele contractuale aplicabile, cum ar fi

11

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

control intern, audit, control financiar

preventiv propriu, responsabilii cu

executarea / monitorizarea

implementării contractului / acordului –

cadru, autorizarea plăților;

o funcțiile ocupate de superiorul

ierarhic al unui deținător de funcție

catalogată drept sensibilă.

o stabilirea măsurilor de control pentru

gestionarea acestor funcții și aplicarea

de către titularii funcțiilor sensibile a

măsurilor de control intern managerial

din cadrul recomandărilor /

instrumentelor din Ghid, cel puțin în

raport cu standardele 1, 2, 4, 9, 10, 12 și

13, inclusiv măsura rotației personalului

care ocupă respectivele funcții, acolo

unde nu pot fi aplicate măsurile de control

intern considerate adecvate și suficiente,

prin raportare la intensitatea și

complexitatea activităților derulate la

nivelul entității.

12


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 3: COMPETENŢĂ,

PERFORMANŢĂ


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

1 Concomitent cu acțiunea de revizuire a

Regulamentului de Organizare și

Funcționare menționată la Standardul 2,

conducătorul autorității contractante dispune

actualizarea / completarea fișelor de post

astfel încât acestea să reflecte competenţele

necesare realizării atribuțiilor și sarcinilor

aferente posturilor pentru parcurgerea

fiecărei etape a procesului de achiziție

publică și asigură condiţiile necesare pentru

îmbunătăţirea pregătirii profesionale a

personalului implicat în realizarea acestui

proces.


o stabilește competențele necesare

pozițiilor / posturile disponibile la nivelul

compartimentului, în corelare cu

atribuțiile necesare parcurgerii fiecărei

etape a procesului de achiziție publică.


Ghid privind schema generală a cadrului

de competențe a personalului încadrat la

nivelul CISAP;

o elaborează și propune conducătorului

autorității contractante aplicarea unui

Plan anual de formare/perfecționare

profesională care să răspundă nevoilor

concrete de instruire a personalului din

cadrul compartimentului în vederea

dezvoltării competențelor acestuia în

cadrul procesului de exercitare a funcției;

o stabilește participarea angajaților

încadrați la nivelul compartimentului la

cursuri de formare / perfecționare

profesională având în vedere tematica

indicativă de instruire propusă în cadrul

Ghidului la Anexa 9, cel puțin în ceea ce

privește următoarele cursuri de instruire:

Curs Expert achiziții publice;

Curs achiziții publice (utilizare SEAP);

Managementul riscurilor;

Noțiuni fundamentale de drept

administrativ.

- Se recomandă ca angajații CISAP să

participe la cel puțin câte o sesiune de

instruire pe tematicile mai sus

menționate.

13


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 4: STRUCTURA

ORGANIZATORICĂ


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


adoptarea măsurilor pentru asigurarea

capacității instituționale necesare derulării

proceselor de achiziție publică la nivelul

entității, în funcție de intensitatea și

complexitatea activităților derulate.


o efectuează, cu ocazia întocmirii SAAP, o

evaluare/analiză preliminară a capacității

profesionale și a resurselor necesare la

nivelul autorității contractante pentru

derularea proceselor de achiziție publică,

care va trebui să furnizeze răspunsul la

următoarele întrebări:

există la nivelul autorității contractante

resurse umane adecvate pentru

realizarea proceselor de achiziție

publică?

respectivele resurse dețin

competențele corespunzătoare

(juridice, financiare, tehnice, etc.) care

sunt necesare pentru a putea fi

implicate în procesul de elaborare a

documentaţiei de atribuire, pentru a fi

nominalizate în comisia de evaluare

precum și privind gestionarea /

administrarea/ managementul

contractului?

o formulează propuneri pe care le

înaintează conducătorului autorității

contractante cu privire la eventualele

disfuncționalități în fixarea sarcinilor

individuale prin fișele de post și stabilirea

eventualelor atribuții ale

compartimentului și, după caz, cu privire

la necesarul de resurse suplimentare

(externe) care trebuie atrase / alocate /

implicate în vederea derulării proceselor

de achiziție publică, astfel încât să se

poată asigura beneficiile anticipate prin

realizarea respectivelor procese;


dispune măsurile care se impun astfel

14

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

încât structura organizatorică să asigure

funcționarea circuitelor și fluxurilor

informaționale activităților specifice

procesului de achiziție publică, cu luarea

în considerare a recomandărilor din

cadrul

Anexa 1. Îndrumări privind organizarea

CISAP în cadrul AC mici

Anexa 2. Model protocol de asociere

pentru realizarea unor achiziții comune

ocazionale


aplicarea unui mecanism formal de delegare

a sarcinilor / atribuțiilor la nivelul

compartimentelor de specialitate implicate în

procesul de achiziție publică.

- Conducătorul CISAP formulează

propuneri pe care le înaintează

conducătorului autorității contractante,

cu privire la mecanismul formal de

delegare (sistemul de înlocuire a

personalului), care să țină cont de

sarcinile / atribuțiile specifice parcurgerii

etapelor procesului de achiziție publică.

- Sistemul de înlocuire a personalului

asigură conformitatea cu prevederile

legale aplicabile și cerințele formalizate

la nivelul autorității contractante și se va

raporta cel puțin la următoarele

elemente:

o stabilirea limitelor de competențe și

responsabilitate ale personalului implicat

în realizarea procesului de achiziție

publică care se pot delega în funcție de

calificările, aptitudinile și abilitățile

acestora;

o eventualele incompatibilități inclusiv prin

raportare la titularii funcțiilor sensibile;

o evitarea relațiilor de subordonare la

nivelul membrilor comisiei de evaluare

atunci când devine necesară înlocuirea

unui membru al comisiei cu un membru

de rezervă.

15


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 5: OBIECTIVE


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

1 Conducătorul CISAP stabilește obiectivele

generale și specifice pentru compartiment,

prin corelare cu misiunea / obiectivele

autorității contractante.

- Conducătorul CISAP, pornind de la

exemplele de bune practici pentru

stabilirea obiectivelor de performanță ale

compartimentului prezentate în cadrul

Ghidului la Anexa 10:

o definește obiectivele generale și

specifice ale compartimentului prin

corelare cu misiunea/obiectivele

autorității contractante;

o procedează la adoptarea unui sistem

pentru gestionarea / managementul

obiectivelor stabilite, care să răspundă

pachetului de cerințe SMART și să

permită revizuirea / reevaluarea, cel

puțin pe bază anuală a acestora și a

țintelor stabilite.

2 Conducătorul CISAP asigură informarea

angajaților cu privire la obiectivele generale

și specifice stabilite la nivelul

compartimentului.

- Conducătorul CISAP asigură

comunicarea, cel puțin anual, a

informațiilor către angajați cu privire la

obiectivele generale și specifice, precum

și la rezultatele monitorizării îndeplinirii

acestora (ținând cont de

recomandările/instrumentele privind

implementarea Standardului 7).

16


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 6: PLANIFICAREA


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

1 Conducătorul CISAP asigură planificarea

procesului de achiziție publică la nivelul


- Conducătorul CISAP asigură:

o elaborarea SAAP/PAAP/SC; și/sau,

după caz,

o coordonarea activității grupului de lucru

constituit pentru elaborarea SAAP/PAAP

(din care fac parte persoanele încadrate

la nivelul celorlalte compartimente de

specialitate ale entității, în cazul în care

este necesară constituirea unui

asemenea grup de lucru);

o actualizarea SAAP/PAAP (în cazul în

care necesitatea nu este previzibilă sau

nu a putut fi identificată în ultimul

trimestru al anului în curs pentru anul

următor necesității);

o cu luarea în considerare a atribuțiilor

CISAP stabilite potrivit Standardului 2 și

alocarea resurselor disponibile, astfel

încât să se asigure realizarea integrală a

obiectivelor compartimentului.

17


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 7: MONITORIZAREA

PERFORMANTELOR


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

1 Conducătorul CISAP asigură monitorizarea

progresului de implementare a SAAP /

PAAP.


o monitorizează stadiul lunar de

implementare a SAAP / PAAP și propune

/ dispune măsuri de adresare a

deficiențelor/întârzierilor identificate;

o elaborează situații / rapoarte / informări

cu privire la situația achizițiilor publice, pe

care le transmite conducătorului



Ghid privind Monitorizarea implementării

SAAP / PAAP.

2 Conducătorul CISAP asigură stabilirea

indicatorilor cheie de performanță și

monitorizarea progresului în îndeplinirea

obiectivelor compartimentului, pe baza

acestora.


o monitorizează stadiul de atingere a

obiectivelor compartimentului, prin

măsurarea, la intervale de timp

prestabilite (de regulă, nu mai des de 3

luni), a indicatorilor cheie de performanță

cantitativi și calitativi privind rezultatele

înregistrate în raport cu procesul de

achiziție publică și compararea

rezultatelor obținute cu țintele propuse

spre a fi atinse;

o reevaluează relevanța indicatorilor

asociați obiectivelor specifice și/sau a

țintelor stabilite pentru aceștia în cazul în

care:

sunt identificate aspecte privind

derularea procesului de achiziție

publică care necesită îmbunătățiri;

indicatorii stabiliți nu relevă informații

suficiente pentru aprecierea îndeplinirii

unui/unor anumite obiective;

efortul asociat colectării datelor vizate

depășește beneficiile de informare

18

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

obținute prin utilizarea respectivilor

indicatori;

anumite obiective au fost îndeplinite

pentru perioade consecutive de timp;

o în mod corelativ celor de mai sus,

dispune de măsurile care se impun

pentru corectarea situației înregistrate, în

funcție de specificul fiecărei probleme

care conduce la o astfel de necesitate.

Anexa 3. Exemple Indicatori de

performanță aplicabili la nivelul

procesului de achiziții

19


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 8: MANAGEMENTUL

RISCURILOR


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


dezvoltarea cadrului general pentru

managementul riscurilor la nivelul procesului

de achiziție publică.


o dispune actualizarea fișelor de post ale

angajaților încadrați la nivelul

compartimentului pentru reflectarea în

mod corespunzător a atribuțiilor în

domeniul managementului riscurilor;

o coordonează procesul de identificare,

analiză și evaluare a riscurilor pentru

îndeplinirea obiectivelor

compartimentului și derularea proceselor

de achiziție publică;

o stabilește și monitorizează măsurile de

gestionare a riscurilor identificate și

evaluate;

o asigură documentarea corespunzătoare

a acestora în cadrul Registrului

Riscurilor.

Anexa 4. Analiza riscurilor la nivelul

procedurilor de atribuire - exemple de

registre de riscuri

20


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 9: PROCEDURI


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


formalizarea activităților din cadrul procesului

de achiziție publică a căror desfășurare

propriu-zisă nu este stabilită / reglementată

în mod specific prin legislația în vigoare.

- Conducătorul CISAP asigură

dezvoltarea / actualizarea periodică a

procedurilor operaționale pentru

realizarea acelor activități din cadrul

procesului de achiziție publică a căror

desfășurare propriu-zisă nu este

stabilită/reglementată în mod specific

prin legislația în vigoare și/sau, după caz,

suportul necesar pentru dezvoltarea /

actualizarea acestora, care să:

o asigure documentarea fluxurilor /

circuitului intern al documentelor (în

funcție de structura organizatorică a

autorității contractante);

o stabilească formatul documentelor

(standard/formulare-cadru) ce vor fi

întocmite pe parcursul desfășurării

procesului de achiziție publică (în funcție

de intensitatea și complexitatea

activităților derulate);

o descrie modul de lucru, resursele alocate

în vederea derulării proceselor de

achiziție publică și responsabilitățile

pentru derularea activităților /

operațiunilor specifice și termenele de

realizare;

o asigure documentarea corespunzătoare

a circumstanțelor deosebite / abaterilor /

excepțiilor față de procedurile stabilite;

o asigure separararea funcțiilor de inițiere,

verificare și aprobare a operațiunilor

pornind de la recomadările /

instrumentele prevăzute în Ghid.

Se recomandă consultarea Anexelor 13-15

din Ghid privind matricea punctelor de

control în etapele procesului de achiziție

publică, precum și a Anexelor 16-27 din

Ghid privind liste de verificare a

21

NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

documentelor cheie și diferitelor tipuri de

proceduri.


dispune informarea angajaților cu privire

la procedurile operaţionale aplicabile.

22


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 10: SUPRAVEGHEREA


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


dezvoltarea / actualizarea mecanismelor de

supraveghere în cadrul etapelor /

procedurilor de atribuire aferente procesului

de achiziţie publică.

- Conducătorul CISAP asigură includerea

listelor de verificare pentru etapele /

documentele cheie aferente realizării

procesului de achiziției publică în

punctele minime de control /

supraveghere recomandate conform

Standardului 9, pornind de la

recomandările / instrumentele prevăzute

în Ghid.

- Listele de verificare permit:

o supravegherea activităților specifice de

către superiorii ierarhici;

o documentarea activităților de

supraveghere;

o aplicarea unor controale suficiente și

adecvate pentru supraveghere

activităților care implică un grad ridicat de

expunere la risc.

Se recomandă consultarea Anexelor 16-27

din Ghid privind liste de verificare a

documentelor cheie și diferitelor tipuri de

proceduri.

23


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 11: CONTINUITATEA

ACTIVITĂŢII


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


dezvoltarea și implementarea unui Plan de

continuitate care să corespundă specificului

activității desfășurate la nivelul CISAP.

- Conducătorul CISAP inventariază

situațiile generatoare / potențial

generatoare de întreruperi la nivelul

activității desfășurate și asigură

dezvoltarea și actualizarea periodică a

unui Plan de continuitate care să

corespundă specificului activității

desfășurate la nivelul compartimentului

pornind de la recomandările /

instrumentele prevăzute în Ghid.

- Planul de continuitate a activității include

cel puțin următoarele:

o inventarul situațiilor generatoare de

întreruperi în derularea activităților;

o stabilirea și aplicarea unor măsuri pentru

asigurarea continuității activităților în

cazul apariției unor asemenea situații.

Se recomandă și consultarea Anexei 28 din

Ghid privind Structura indicativă a planului

pentru continuarea activității CISAP.

24


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 12: INFORMAREA ŞI

COMUNICAREA


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

1 Conducătorul CISAP dispune dezvoltarea /

adaptarea procedurii de sistem privind

informarea și comunicarea adoptată la

nivelul AC în considerarea Regulilor

aplicabile comunicărilor prevăzute la art. 64

– 67 din Legea 98/2016 și ale art. 52 – 53 din

anexa la H.G. nr. 395/2016.


recomandările prevăzute în Ghid,

evaluează procedura de sistem privind

informarea și comunicarea la nivelul

autorității contractante și asigură

armonizarea acesteia cu prevederile art.

64 – 67 din Legea nr. 98/2016 privind

achizițiile publice și ale art. 52 – 53 din

H.G. nr. 395/2016 privind normele

metodologice de aplicare a prevederilor

referitoare la atribuirea contractului de

achiziție publică/acordului-cadru din

Legea nr. 98/2016 (în situația în care o

asemenea procedură există) sau, după

caz, asigură aplicarea acestor prevederi

în cadrul activităților specifice.

25


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13: GESTIONAREA

DOCUMENTELOR


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


dezvoltarea / adaptarea procedurii de sistem

privind gestionarea documentelor la nivelul

acesteia în considerarea regulilor specifice

gestionării documentelor, în domeniul

achizițiilor publice.


recomandările prevăzute în Ghid,

evaluează procedura de sistem privind

gestionarea documentelor la nivelul

autorității contractante și asigură

armonizarea acesteia cu prevederile art.

64 – 67, ale art. 217 din Legea nr.

98/2016 privind achizițiile publice,

precum și ale art. 52 – 53 din H.G. nr.

395/2016 privind normele metodologice

de aplicare a prevederilor referitoare la

atribuirea contractului de achiziție

publică/acordului-cadru din Legea nr.

98/2016 și cele ale art. 148 - 149 din

același act normativ (în situația în care o

asemenea procedură există) sau, după

caz, asigură aplicarea acestor prevederi

în cadrul activităților specifice.

26


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 14: RAPORTAREA

CONTABILĂ ŞI FINANCIARĂ


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

1 Standardul se adresează direct

Compartimentului Financiar-contabil

organizat la nivelul autorității contractante.

- Standardul se adresează direct

Compartimentului Financiar-contabil

organizat la nivelul autorității

contractante.

27


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 15: EVALUAREA

SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE


realizarea autoevaluării anuale a sistemului

de control intern managerial.


o analizează concluziile rezultate ca

urmare a evaluării sistemului de control

intern în cadrul misiunilor de audit intern

referitoare la achizițiile publice;

o realizează anual autoevaluarea

subsistemului de control intern

managerial implementat la nivelul

compartimentului;

o comunică Comisiei de monitorizare

stabilită la nivelul autorității contractante,

informații și constatări pertinente

necesare adoptării deciziilor operaționale

și pregătirii raportului anual de evaluare

a sistemului de control intern managerial

la nivelul entității;

o coordonează sau, după caz, asigură

condițiile necesare pentru

implementarea deciziilor operaționale

aprobate în vederea consolidării/

dezvoltării sistemului de control intern

managerial.

28


IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 16: AUDITUL INTERN


NR.

CRT.


STANDARD


SPECIFICE

1 Standardul se adresează direct structurii de

audit intern organizată la nivelul autorității

contractante.

- Standardul se adresează direct structurii

de audit intern organizată la nivelul


29

ANEXA 1. ÎNDRUMĂRI PRIVIND ORGANIZAREA CISAP ÎN

CADRUL AC MICI

Preambul

Pe baza datelor statistice privind activitatea de achiziții publice la nivel național, aproximativ

93% din autoritățile contractante din România se încadrează în categoria autorităților mici

(cum ar fi creșe, grădinițe, școli mici, comune sub 2.000 locuitori, etc.), cu precizarea că peste

jumătate din acestea desfășoară preponderent achiziții directe și, de regulă, din categoriile de

contracte A sau B și de complexitate de nivel 1 sau maxim de nivel 2.

De cele mai multe ori, în cazul acestor tipuri de autorități contractante nu se justifică înființarea

unei structuri organizatorice distincte, specializată în achizițiile publice, în condițiile în care o

singură persoană poate fi suficientă pentru a asigura achiziționarea produselor sau serviciilor

necesare desfășurării în bune condiții a activității curente.

Organizarea acestor autorități în compartimente distincte (organizare orizontală) este dificilă

din rațiuni care țin de numărul și disponibilitatea personalului încadrat la nivelul acestora, în

aceste condiții fiind suficientă asigurarea unui proces de verificare (organizare verticală).

O atare abordare, presupune la un nivel minim, ca în cadrul acestor tipuri autorități

contractante să fie desemnată cel puțin o a doua persoană, pentru a putea pune în aplicarea

principiul celor 4 “ochi” în raport cu atribuțiile care cad în sarcina CISAP.

Atunci când sunt nevoite să organizeze proceduri de atribuire cu un grad superior de dificultate

(de ex. grad II și grad III) sau să achiziționeze produse/servicii/lucrări de o complexitate

ridicată (nivel 2, 3), această categorie de autorități contractante va apela, în funcție de propriile

resurse disponibile, la una din posibilitățile prevăzute de lege:

- asocierea altor autorități contractante în vederea realizării de achiziții comune ocazionale,

care vor derula procedurile de atribuire a contractelor de achiziție publică pentru și în

numele autorităților contractante care au aderat la un protocol de asociere precum cel din

cadrul anexei la prezenta. De regulă, asocierea se realizează cu autoritatea contractantă

ierarhic superioară, cum ar fi ordonatorul principal/secundar de credite sau cu alte

autorități contractante care au un obiect de activitate similar, dar care dispun de capacității

profesionale și resurse suficiente pentru derularea respectivelor procese de achiziție

publică;

- recurgerea la unități centralizate de achiziții;

- achiziționarea consultanței de specialitate necesară, acordată de un furnizor de servicii

auxiliare achiziției.

30

În vederea creșterii relevanței rezultatelor obținute prin aplicarea criteriului de determinare a

încadrării autorităților contractante în categoria mică, referitor la valoarea estimată a întregului

portofoliu de achiziții publice gestionat potrivit informațiilor înscrise în PAAP aferent ultimilor trei ani

(valoare cumulată mai mică de suma de 30 milioane lei pentru întreaga perioadă și/sau care

înregistrează o medie anuală mai mică de cca. 10 milioane lei), pot fi avute în vedere anumitor criterii

suplimentare care se referă la intensitatea și complexitatea activităților derulate privind achizițiile

publice, după cum urmează:

- activități cu grad dificultate I: realizarea preponderentă de achiziții directe;

- activități cu grad dificultate II: aplicarea procedurilor simplificate;

- activități cu grad dificultate III: aplicarea procedurilor competitive - licitație deschisă, ocazional

licitația restrânsă, inclusiv proceduri pentru atribuirea contractelor de servicii din cadrul Anexei 2

la Legea nr. 98/2016, având o valoare estimată situată peste pragul reglementat de legiuitor;

- activități cu grad dificultate IV: aplicarea procedurilor competitive avansate, cum ar fi

negocierea competitivă, dialogul competitiv, concursul de soluții, parteneriatul pentru inovare.

Alternativ/complementar se poate opta inclusiv pentru aplicarea unor criterii referitoare la tipurile de

contracte atribuite, cum ar fi de i) categorie A – produse, B – servicii, C – lucrări, ii) complexitatea

activității desfășurată de autoritatea contractantă (obiectul de activitate al autorității contractante)

și/sau iii) obiectul contractelor, respectiv simple – nivel 1, medii – nivel 2 sau complexe – nivel 3

(criteriu care poate fi aplicat indiferent de tipul contractelor atribuite, respectiv de furnizare/de

servicii/de execuție lucrări).

Exemple de organizare

În categoria autorităților contractante mici regăsim inclusiv autorități care desfășoară de regulă

proceduri de grad II, ocazional de grad III, din toate cele trei categorii și câteodată de nivel

superior. Aceste tipuri de autorități contractante pot fi localități cu număr mic de locuitori (de

ex. până în 50.000), spitale mici (spre ex. cu max. 50 paturi), diverse instituții de învățământ,

etc., reprezentând aproximativ 30% din numărul total al autorităților contractante. În situația

acestor autorități contractante se recomandată încadrarea la nivelul CISAP a unui număr

minim de 3 persoane după cum rezultă din aplicarea prevederilor art. 2 alin. (1) din H.G. nr.

395/2016.

În cazul acestei categorii de autorități contractante, funcția de achiziții publice poate fi

organizată în cadrul unui compartiment funcțional existent1 (spre ex. în cadrul

compartimentului economic și/sau financiar sau în cadrul compartimentului administrativ în

cazul în care un asemenea compartiment există).

O atare abordare este de natură să asigure respectarea dispozițiilor art. 2 alin. (2) din H.G. nr.

395/201, prin care este stabilit că în situația în care structura organizatorică a autorității

contractante nu permite înființarea unui compartiment intern specializat în domeniul achizițiilor

distinct, principalele atribuții ale acestuia sunt duse la îndeplinire de una sau, după caz, mai

multe persoane din cadrul respectivei autorități contractante, cărora li se vor aloca sarcini

specifice în acest sens, prin act administrativ al conducătorului autorităţii contractante.

1 Numărul minim de persoane recomandat este aplicabil în cazul acelor structuri organizatorice/autorități contractante în cadrul cărora sunt încadrați funcționari publici.

31

În asemenea cazuri, rolul de verificare implicat de aplicarea în mod corespunzător a

principiului “celor 4 ochi” nu va putea fi preluat de persoana care asigură

conducerea/coordonarea CISAP sau, după caz, a structurii organizatorice în cadrul

căreia funcționează CISAP, în măsura în care aceasta exercită totodată și una dintre

următoarele funcții:

- funcția de autorizare/decizie (la nivelul autorității contractante);

- funcția de înregistrare contabilă;

- funcția de autorizare a plăților.

În sensul celor de mai sus, prezentăm în continuare două exemple de scheme pentru

organizarea CISAP în cadrul autorității contractante:

32

Figura 1: Exemplul 1 de organizare a CISAP

33

Figura 2: Exemplul 2 de organizare a CISAP

34

ANEXA 2. MODEL PROTOCOL DE ASOCIERE PENTRU

REALIZAREA UNOR ACHIZIȚII COMUNE OCAZIONALE

A N T E T

P R O T O C O L D E A S O C I E R E

N R . __________ / _ _ . _ _ . _ _ _ _

privind realizarea unor achiziții publice la nivelul

__________ [denumirea autorităților contractante care se asociază] ____________

În temeiul prevederilor:

- art. ___ [obiectul de activitate, calitatea de autoritate contractantă, respectiv ordonator de credite,

din care derivă obligația de a realiza achiziții publice] ___ din Regulamentul de Organizare și

Functionare al ____ [denumirea autorității contractante membru al asocierii] ____, aprobat prin

____ [actul normativ de arobare: lege, hotărâre a Guvernului, ordin, hotărâre locală, etc.] ____;

- Legii nr. 98/2016, în special cele ale:

o “Art. 3. - (1) Au calitatea de autoritate contractantă în sensul prezentei legi:

a) autorităţile şi instituţiile publice centrale sau locale, precum şi structurile din

componenţa acestora care au delegată calitatea de ordonator de credite şi care au

stabilite competenţe în domeniul achiziţiilor publice;

b) organismele de drept public;

c) asocierile care cuprind cel puţin o autoritate contractantă dintre cele prevăzute la lit.

a) sau b)”;

o “Art. 44. - (1) Două sau mai multe autorităţi contractante pot conveni să efectueze în comun

anumite achiziţii specifice.

o (2) În cazul în care o procedură de achiziţie publică este organizată în întregime în comun, în

numele şi pe seama tuturor autorităţilor contractante prevăzute la alin. (1), acestea sunt

responsabile în mod solidar pentru îndeplinirea obligaţiilor care le revin în temeiul prezentei

legi.

o (3) Dispoziţiile alin. (2) se aplică în mod corespunzător în cazul în care o singură autoritate

contractantă organizează procedura de atribuire, acţionând atât în nume propriu, cât şi în

numele şi pe seama celorlalte autorităţi contractante prevăzute la alin. (1).

o (4) În cazul în care o procedură de achiziţie publică nu este organizată în întregime în numele

şi pe seama autorităţilor contractante prevăzute la alin. (1), acestea sunt responsabile în mod

solidar numai cu privire la activităţile efectuate în comun.

35

o (5) În cazul prevăzut la alin. (4), fiecare autoritate contractantă este responsabilă în mod

individual pentru îndeplinirea obligaţiilor sale în temeiul prezentei legi în ceea ce priveşte

activităţile pe care le realizează în nume propriu”.

- H.G. nr. 395/2006, cu modificarile și completarile ulterioare, în special cele ale:

o “Art. 2 – […] (3) În aplicarea prezentelor norme metodologice, autoritatea contractantă, prin

compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor publice, are următoarele atribuţii

principale:

a) întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea

înregistrării autorităţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă

este cazul;

b) elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de celelalte

compartimente ale autorităţii contractante, strategia de contractare şi programul anual

al achiziţiilor publice;

c) elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentaţiei de

atribuire şi a documentelor-suport, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a

documentaţiei de concurs, pe baza necesităţilor transmise de compartimentele de

specialitate;

d) îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute

de Lege;

e) aplică şi finalizează procedurile de atribuire;

f) realizează achiziţiile directe;

g) constituie şi păstrează dosarul achiziţiei publice.

o (4) Celelalte compartimente ale autorităţii contractante au obligaţia de a sprijini activitatea

compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor, în funcţie de specificul şi

complexitatea obiectului achiziţiei.

o (5) În sensul alin. (4), sprijinirea activităţii compartimentului intern specializat în domeniul

achiziţiilor publice se realizează, fără a se limita la acestea, după cum urmează:

a) transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesităţile de produse, servicii

şi lucrări, valoarea estimată a acestora, precum şi informaţiile de care dispun, potrivit

competenţelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor

contracte/acorduri-cadru;

b) transmiterea, dacă este cazul, a specificaţiilor tehnice aşa cum sunt acestea

prevăzute la art. 155 din Lege;

c) în funcţie de natura şi complexitatea necesităţilor identificate în referatele prevăzute

la lit. a), transmiterea de informaţii cu privire la preţul unitar/total actualizat al

respectivelor necesităţi, în urma unei cercetări a pieţei sau pe bază istorică;

d) informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinație, precum şi poziţia

bugetară a acestora;

e) informarea justificată cu privire la eventualele modificări intervenite în execuţia

contractelor/acordurilor cadru, care cuprinde cauza, motivele şi oportunitatea

modificărilor propuse;

f) transmiterea documentului constatator privind modul de îndeplinire a clauzelor

contractuale.

36

o (6) În aplicarea prevederilor prezentului articol, autoritatea contractantă are, totodată, dreptul

de a achiziţiona servicii de consultanţă, denumite în continuare servicii auxiliare achiziţiei, în

vederea sprijinirii activităţii compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor, precum

şi pentru elaborarea documentelor/documentațiilor necesare parcurgerii etapelor procesului

de achiziţie publică şi/sau pentru implementarea unor programe de prevenire/diminuare a

riscurilor în achiziţiile publice, vizând toate etapele, de la planificarea/pregătirea procesului,

organizarea/aplicarea procedurii de atribuire şi până la executarea/monitorizarea

implementării contractului de achiziție publică/acordului-cadru, inclusiv în raport cu activitatea

comisiei de evaluare şi/sau soluționarea contestațiilor”.

Precum și luând în considerare:

- volumul, complexitatea activităților și capacitatea profesională presupuse de realizarea achiziției

____ [obiectul achiziției/achizițiilor pentru a căror atribuire se încheie prezentul protocol de

asociere] ____, depășește resursele existente la nivelul ____ [denumirea autorității contractante

membru al asocierii] ____ pentru asigurarea derulării în condiții optime a procesului/proceselor de

achiziție publică necesare în vederea atribuirii respectivului/respectivelor contract(e) și obținerea

beneficiilor anticipate;

- faptul că, aplicarea în mod centralizat a unei singure proceduri de atribuire în loc de mai multe

proceduri de sine stătătoare (la nivelul mai multor autorități contractante individuale) va avea ca

efect asigurarea premiselor necesare pentru realizarea respectivelor achiziții în condiții de eficiență,

eficacitate și economicitate, în sensul că:

o pe de o parte, se va reduce efortul presupus de realizarea activităților procedurale specifice,

ceea ce va conduce la eficientizarea resurselor umane și materiale alocate derulării proceselor

de achiziție publică vizate; iar

o pe de altă parte, se va spori capacitatea autorităților contractante asociate de a maximiza

rezultatele obținute în urma aplicării procedurilor de atribuire care fac obiectul prezentului

protocol de asociere printr-o poziționare competitivă a acestora prin posibilitatea de a obține

prețuri mai avantajoase prin volume mai mari de

- ____ [alte motive, cum ar fi cele care țin de necesitatea asigurării unei concepții unitare pentru

atribuirea mai multor contracte cu un obiect identic/similar și/sau care pot face obiectul unor loturi

distincte - de exemplu din punct de vedere arhitectonic în cazul construcțiilor sau, de

interoperabilitate a soluțiilor tehnice adoptate și/sau arhitectura software/hardware în cazul

unui/unor sisteme/subsisteme informatice] ____;

Între părțile,

_____ [denumirea autorității contractante lider al asocierii] _____ (denumita în continuare “liderul

asocierii”), pe de o parte

și

_____ [denumirea autorității contractante membru al asocierii / lista autorităților contractante din anexa

la prezentul protocol] _____ (denumita/denumite în continuare “membrul/membrii asocierii”), pe de altă

parte, în mod individual numite „parte” și împreună „părțile” a intervenit următorul protocol de

asociere, care reprezintă voința expresă a părților.

37

Art. 1. – Se constituie asocierea de autorități contractante (denumită în continuare “asociere”) formată din

_____ [denumirea autorității contractante lider al asocierii] _____, în calitate de lider al asocierii și _____

[denumirea autorității contractante membru al asocierii / lista autorităților contractante din anexa la prezentul

protocol] _____, în calitate de membrii ai asocierii în scopul realizării în comun a următoarelor procese de

achiziție publică, respectiv pentru atribuirea contractelor/acordurilor-cadru având ca obiect:

a) “____ [obiectul achiziției/achizițiilor pentru a căror atribuire se încheie prezentul protocol de

asociere] ____”;

b) “__________________”.

Art. 2. – (1) În sensul prevederilor art. 1, liderul asocierii va proceda la aplicarea procedurilor de atribuire

potrivit prevederilor legale în vigoare, pentru și în numele asocierii de autorități contractante mai sus

menționate.

(2) În sensul prevederilor alin. (1), membrii asocierii deleagă/mandatează liderul asocierii în vederea

realizării tuturor formalităților necesare pentru inițierea, aplicarea și finalizarea procedurilor de atribuire

aferente respectivelor contracte/acorduri-cadru.

(3) În aplicarea prevederilor prezentului articol membrii asocierii sprijină activitățile derulate de liderul

asocierii, prin punerea la dispoziția a acestuia a oricăror date/informații/documente necesare pentru

îndeplinirea obligațiilor care derivă din aplicarea dispozițiilor legale în materia achizițiilor publice.

Art. 3. – (1) Acordurile-cadru rezultate ca urmare a aplicării prevederilor art. 2 din prezentul protocol vor fi

semnate în calitate de autoritate contractantă/beneficiar de către liderul de asocierii.

(2) Contractele de achiziție publică rezultate ca urmare a aplicării prevederilor art. 2 sau, după caz,

contractele subsecvente încheiate în baza unui acord-cadru atribuit în urma aplicării prevederilor alin. (1)

din prezentul articol vor fi semnate în calitate de autoritate contractantă/beneficiar de către acel membru/acei

membrii ai asocierii căruia/cărora le sunt destinate respectivele achiziții, cu avizul liderului asocierii.

(3) În sensul prevederilor alin. (2), în situația în care finanțarea achizițiilor care fac obiectul prezentului

protocol se asigură, în tot sau în parte, din cadrul bugetului liderului asocierii, semnarea contractelor se

poate realiza numai după repartizarea de către acesta din urmă a creditelor bugetare aprobate cu destinația

respectivă.

(4) Pentru acele achiziții destinate nevoilor interne ale liderului asocierii, prevederile alin. (2) se aplică în

mod corespunzător prin semnarea de către reprezentanții acestuia a contractelor de achiziție

publică/contractelor subsecvente astfel rezultate, cu avizul compartimentelor de specialitate, în conformitate

cu propriile fluxuri operaționale aplicabile la nivelul instituției.

(5) În sensul prevederilor alin. (1) – (4), autoritatea contractantă/beneficiarul căruia/cărora le sunt destinate

achizițiile care fac obiectul prezentului protocol poartă răspunderea în mod exclusiv pentru

realizarea/ducerea la îndeplinire, monitorizarea și execuția respectivelor contracte, cu respectarea clauzelor

contractelor și a prevederilor legale în vigoare.

Art. 4. – (1) Conducerea membrilor asocierii, precum și compartimentul intern specializat în domeniul

achizițiilor publice constituit la nivelul liderului asocierii vor asigura ducerea la îndeplinire a dispozițiilor

acestui protocol de asociere.

(2) Încălcarea prevederilor prezentului protocol poate atrage răspunderea individuală și/sau, după caz,

solidară a persoanelor vinovate, potrivit legii.

38

_____ [conducătorul liderului de asociere/ordonatorul de credite] _____

Anexa

la protocolul de asociere nr. _____/__.__.____

Lista membrilor asociați care au aderat la

protocolul de asociere nr. ______/__.__.____

39

NR.

CRT.

DENUMIREA MEMBRILOR

ASOCIERII (ORDONATORI

SECUNDARI/TERȚIARI DE

CREDITE)

ADRESA/CIF SEMNATURA ȘI STAMPILA

CONDUCĂTORULUI AUTORITĂȚII

CONTRACTANTE

1 Nume:

Funcția:

Semnat

L.S.

2 Nume:

Funcția:

Semnat

L.S.

3 Nume:

Funcția:

Semnat

L.S.

4 Nume:

Funcția:

Semnat

L.S.

5 Nume:

Funcția:

Semnat

L.S.

n.. Nume:

Funcția:

Semnat

L.S.

40

ANEXA 3. EXEMPLE INDICATORI DE PERFORMANȚĂ APLICABILI LA NIVELUL

PROCESULUI DE ACHIZIȚII2

Tabel 17: Indicatori – Obiective principale (cod: O)

Cod Denumire Indicator Descriere Indicator U.M. Situația

actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectare a

datelor

Responsa

bil de

colectarea

datelor

Obiectiv: O1 - Furnizarea la timp a tuturor produselor/serviciilor/lucrărilor necesare îndeplinirii misiunii entității, în limita fondurilor aprobate.

O1.1 Numărul procedurilor de

atribuire pentru care

contractul/acordul-cadru fost

semnat la data estimată

(respectarea calendarului

estimativ de derulare a

procedurii)

Indicatorul evaluează

acuratețea estimărilor privind

calendarul stabilit pentru

derularea procedurii de

atribuire / realizarea

achizițiilor directe.

% >= 50% Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

Obiectiv: O2 - Acordarea consilierii și îndrumării metodologice necesare achiziționării unor produse, servicii și lucrări de calitate.

O2.1 Rata de răspuns (globală) la

solicitările de consiliere /

Indicatorul măsoară rata de

răspuns la solicitările de

consiliere/ îndrumare

metodologică primite de


Ghid

Conform

Ghid

2 Selecție indicatori pe baza Anexei 7.2 din Ghid - Fișele (MODEL) pentru indicatorii cheie de performanţă la nivelul procesului de achiziții publice

41


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectare a

datelor

Responsa

bil de

colectarea

datelor

îndrumare primite de către

CISAP

CISAP din partea celorlalte

compartimente de specialitate

ale autorității contractante

implicate în realizarea

procesului de achiziție publică

(cereri de suport / sprijin /

clarificări / etc.), ori din partea

conducătorului autorității

contractante, inclusiv

formularea de puncte de

vedere cu privire la

prevederile legale aplicabile

în materia achizițiilor publice.

Obiectiv: O3 - Realizarea achizițiilor publice într-un mod legal și etic, în scopul asigurării unor performanțe economice durabile.

O3.1 Rata de admitere a

contestațiilor

Indicatorul măsoară gradul de

soluționare a contestațiilor în

defavoarea autorității

contractante (contestații

admise per total sau în parte).

% =< 50% Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

O3.2 Gradul de cunoaștere a

normelor de conduită etică și

integritate în achizițiile

publice / codului de etică

Indicatorul măsoară ponderea

angajaților CISAP (persoane

unice) care cunosc normele

de conduită etică și integritate

în achizițiile publice și/sau,


Ghid

Conform

Ghid

42


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectare a

datelor

Responsa

bil de

colectarea

datelor

după caz, codul de etică

adoptat la nivelul autorității

contractante.

O3.3 Sesizările primite privind

raportarea neregularitățile

conexe domeniului

achizițiilor publice

Indicatorul măsoară numărul

de sesizări înregistrate

(provenite din cadrul instituției

și/sau de la terțe persoane

fizice/juridice/instituiții) cu

privire la neregularități vizând

procesul de achiziție publică.

# (Numărul

sesizărilor

primite)

Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

43

Tabel 18: Indicatori – Procese cheie (cod: P)


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor

Obiectiv: P1 - Asigurarea sustenabilitatii pe termen lung prin promovarea planificării strategice a procesului de achiziţie publică.

P1.1 Rata conformității referatelor

de necesitate întocmite de

compartimentele inițiatoare

cu cerințele aplicabile.

Indicatorul măsoară gradul de

conformitate a referatelor de

necesitate întocmite de

compartimentele de

specialitate beneficiare ale

achizițiilor (compartimente

inițiatoare), care trebuie să fie

corespunzătoare exigențelor

în materia achizițiilor publice,

prin raportare la prevederile

legale aplicabile/bunele

practici în domeniu.

% 100% Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

P1.2 Disponibilitatea strategiei

anuale a achizițiilor publice și

a planului anual al achizițiilor

publice

Indicatorul măsoară

întârzierile înregistrate în

procesul de elaborare a unei

strategii anuale a achizițiilor

publice (“SAAP”) și a planului

anual al achizițiilor publice

(“PAAP”) corecte și complete

prin raportare la prevederile

legale aplicabile / bunele

practici în domeniu.

Zile = 0 Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

44


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor

P1.3 Ponderea aplicării

procedurilor de atribuire în

cazul cărora au fost invocate

situații de urgență / de

extremă urgență


ponderea valorică a

procedurilor de atribuire în

cazul cărora au fost invocate

situații de urgență / de

extremă urgență în valoarea

totală a procedurilor de

atribuire organizate de către

CISAP, indiferent de tipul

procedurii.

Notă

Acest indicator se va

interpreta prin corelare cu

rezultatul obținut în urma

calculării indicatorului P3.2,

P3.3 și P.3.4.


Ghid

Conform

Ghid

Obiectiv: P2 - Execuția unitară a procesului de achizitie publică, respectiv a procedurilor de atribuire specifice până la finalizarea acestora (prin

semnarea contractului/acordului-cadru).

P2.1 Inițierea procedurilor de

atribuire la termenele

prevăzute în SAAP și PAAP


ponderea procedurilor de

atribuire / achizițiilor directe

inițiate înlăuntrul termenelor

prevăzute în momentul

cuprinderii acestora în SAAP

și PAAP (fără revizuirile


Ghid

Conform

Ghid

45


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor

ulterioare de termene) în

totalul procedurilor de

atribuire.

Notă




calculării indicatorului O1.1.

P2.2 Numărul punctelor de vedere

la notificările prealabile și

contestațiile primite care au

fost transmise în termenele

legale aplicabile


ponderea punctelor de

vedere formulate (la

notificările prealabile și

contestațiile) și transmise

petenților în termenele legale

aplicabile în totalul

notificărilor prealabile și

contestațiilor primite.


Ghid

Conform

Ghid

P2.3 Rata de publicare în termen a

anunțurilor de atribuire


ponderea procedurilor de

atribuire finalizate /

contractelor încheiate în

cazul cărora autoritatea

contractantă a respectat

termenele legale de publicare


Ghid

Conform

Ghid

46


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor

a unui anunț de atribuire în

totalul procedurilor de

atribuire finalizate /

contractelor încheiate,

indiferent de tipul procedurii

aplicate, pentru care s-au

împlinit respectivele termene.

P2.4 Rata de transparență

voluntară referitoare la

atribuirea (semnarea)

contractelor


ponderea contractelor în

cazul cărora CISAP a publicat

în mod voluntar cel puțin un

anunț de atribuire în SEAP

(fără a avea o obligație legală

în acest sens) în totalul

contractelor atribuite în baza

propriilor proceduri interne

simplificate și/sau care au

fost atribuite direct, în baza

unei excepții de la

obligativitatea aplicării

legislației în domeniul

achizițiilor publice.

Notă




Ghid

Conform

Ghid

47


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor

rezultatele obținute în urma

calculării indicatorului P1.3 ,

P2.3, P3.2 – P3.4.

P2.5 Ponderea consultărilor pieței Indicatorul măsoară

ponderea de consultări a

pieței derulate de CISAP în

cazul în care doreşte

achiziţionarea unor

produse/servicii/lucrări cu un

grad ridicat de complexitate

tehnică, financiară sau

contractuală, ori care provin

din domenii cu un progres

tehnologic rapid.


Ghid

Conform

Ghid

Obiectiv: P3 - Asigurarea complianței cu toate cerințele aplicabile.

P3.1 Rata medie a respingerilor

documentațiilor de atribuire în

procesul de evaluare derulat

de către ANAP

Indicatorul măsoară media

respingerilor documentațiilor

de atribuire în cazul în care

acestea au fost selectate și

supuse procesului de

evaluare derulat de către

ANAP, aferente procedurilor

unice organizate de CISAP.

# (Numărul

mediu de

respingeri al

documentaț

iilor de

atribuire /

procedură

organizată)

=< 2

respingeri /

procedură

Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

48


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor

P3.2 Ponderea aplicării

procedurilor de atribuire

competitive




competitive în valoarea totală

a procedurilor de atribuire

organizate de către CISAP,

indiferent de tipul procedurilor

aplicate.


Ghid

Conform

Ghid

P3.3 Indicele de manifestare a

concurenței reale în cadrul


Indicatorul măsoară rata de

manifestare a concurenței

reale în cadrul procedurilor de

atribuire organizate de către

CISAP.


Ghid

Conform

Ghid

P3.4 Indicele de anulare a





anulate în valoarea totală


organizate de către CISAP,

indiferent de tipul procedurilor

de atribuire aplicate.

Notă




Ghid

Conform

Ghid

49


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor


calculării indicatorului P.1.3.,

P.2.3, P.2.4. și P3.2 – P.3.3.

Obiectiv: P4 - Monitorizarea constantă şi controlul procesului pentru asigurarea îmbunătățirii continue.

P4.1 Gradul de aderenţă la

informațiile prevăzute inițial în

SAAP și PAAP referitoare la

contractele ce urmează să fie

atribuite


ponderea proceselor de

achiziție publică / achiziții

directe cuprinse inițial în

SAAP și PAAP în totalul


organizate de CISAP la

nivelul anului calendaristic.


Ghid

Conform

Ghid

P4.2 Rata de variație a duratei

medii de aplicare a


Indicatorul măsoară variația

duratei de aplicare a

procedurilor de atribuire de la

data inițierii acestora și până

la data semnării contractului

comparativ cu situația

precedentă (indicator

cunoscut și sub numele de

„Decision Speed”).

Notă

% +/- 25% Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

50


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectar

e a

datelor

Responsabil

de

colectarea

datelor



rezultatele obținute în urma

calculării indicatorului P2.5.

P4.3 Indicele modificărilor de

contracte


ponderea situațiilor în care

devine necesară modificarea

contractelor raportate la

totalul contractelor atribuite.

Notă

Acest indicator se

interpretează în corelare cu


calculării indicatorului P4.4.


Ghid

Conform

Ghid

51

Tabel 19: Indicatori – Capacitate organizatorică (cod: C)


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectare

a datelor

Responsa

bil de

colectare

a datelor

Obiectiv: C1 - Asigurarea disponibilității resurselor și competențelor necesare

C1.1 Gradul de încărcare al

personalului încadrat la nivelul

CISAP (proceduri noi)

Indicatorul măsoară numărul

mediu de proceduri de atribuire

gestionate de angajații încadrați

la nivelul CISAP

% =< 5 Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

C1.2 Ponderea personalului cu studii

superioare încadrat la nivelul

CISAP


personalului cu studii superioare

în totalul angaților încadrați la

nivelul CISAP.

% > 66% Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

C1.3 Ponderea personalului instruit

încadrat la nivelul CISAP


personalului încadrat la nivelul

CISAP care a fost instruit la zi cu

privire la toate reglementările

legale în domeniul achizițiilor

publice și în domeniile conexe în

totalul angajaților încadrați la

nivelul CISAP.

% 100% Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

Obiectiv: C2 - Colaborarea în bune condiții cu toți stakeholderii (actorii) interesați.

C2.1 Gradul de satisfacție al

compartimentelor beneficiare

Indicatorul măsoară media

nivelului de satisfacţie al

# >= scor

mediu de 4

Anual Conform

Ghid

Conform

Ghid

52


actuală

Țintă Frecvența

de

Raportare

Sursa de

colectare

a datelor

Responsa

bil de

colectare

a datelor

ale achizițiilor (compartimentele

inițiatoare)

compartimentelor inițiatoare cu

privire modul în care a fost

acordată acestora (de către

CISAP) consilierea / îndrumarea

metodologică solicitată cu

referire la procesul de achiziție

publică.

puncte

sau, după

caz, 8

puncte (în

funcție de

sistemul

de

evaluare

ales).

53

ANEXA 4. ANALIZA RISCURILOR LA NIVELUL PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE - EXEMPLE

DE REGISTRE DE RISCURI

Exemplele prezentate în cele ce urmează au fost realizate având în vedere prevederile Ordinului 400/2015 privind aprobarea Codului controlului

intern managerial al entităţilor publice, precum și metodologia sugerată în cadrul Ghidului on-line privind achizițiile publice disponibil pe pagina

de internet a ANAP. Riscurile și măsurile de gestionare incluse în Registrele prezentate în cele ce urmează, au un caracter exemplificativ, iar

lista acestora nu este exhaustivă. Autoritățile contractante care realizează planificarea unor proceduri de achiziție publică pentru contractate

similare, pot începe identificarea și analiza riscurilor de la exemplele furnizate, urmând a adapta/completa/particulariza registrele aferente, în

funcție de contextul și necesitățile specifice.

54

Registru de riscuri aferent unei proceduri de atribuire a unui contract de servicii de curățenie

Obiective / Activități Risc Cauzele care favorizează

apariția riscului

Risc inerent

Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei revizuiri

Risc rezidual Ce nivel de risc mai rămâne după aplicarea măsurilor de remediere?

Obs.

Care sunt obiectivele achiziției? / Care este etapa / activitatea la

nivelul căreia se poate manifesta riscul

identificat?

Ce anume ar afecta implementarea obiectului contractului? Care ar fi rezultatele acestui risc?

Care sunt motivele care au dus la apariția

riscului?

Probabilitate Impact Expunerea la risc -

Punctarea riscului

Ce se poate face pentru reducerea riscului? Ce soluție sau strategie se poate adopta?

Se va completa data la care a fost realizată

ultima revizuire


Punctarea riscului

Persoana desemnată

responsabilă cu urmărirea

gestionării riscului

Asigurarea serviciilor de curățenie necesare pentru menținerea condițiilor de muncă adecvate în cadrul instituției. Etapa de organizare a procedurii și de atribuire a contractului

Autoritatea contractantă nu primește suficiente oferte și/sau ofertele nu sunt conforme. Consecințe: întârzieri în asigurarea

serviciilor la nivelul autorității contractante.

Oferta de servicii de curățenie este limitată. Cerințele incluse în documentația de atribuire (fișa de date / caiet de sarcini) nu sunt clare / complete. Proiectul clauzelor contractuale nu reflectă un echilibru al prestațiilor reciproce între părți.

Medie Mediu 9 Tratare - Analiza pieței în etapa de planificare a procedurii - După caz, re-evaluarea cerințelor care nu

au putut fi îndeplinite de nici un ofertant. - Proiectul clauzelor contractuale va clarifica

mecanismele de plată (inclusiv după caz, clauzele/metodologia de ajustare a prețului); modul de alocare a riscurilor în cadrul contractului, precum și măsurile pentru gestionarea riscurilor identificate; sancțiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligațiilor contractuale. - Se vor elimina din proiectul clauzelor contractuale, prevederi cu un posibil caracter excesiv / disproporționat (spre ex. penalități contractuale excesive, lipsa posibilității de ajustare a prețului contractului pentru contracte cu durate de execuție mai mare decât anul în curs, etc).

zz/ll/aaaa Scăzută Mediu 6 Echipa multidisciplinară_1

Asigurarea serviciilor de curățenie necesare pentru menținerea condițiilor de muncă adecvate în cadrul instituției. Etapa de executare și monitorizare a implementării

Apariția unor nevoi de servicii suplimentare / neprevăzute de curățenie care impun prelungirea perioadei de execuție a contractului de prestări servicii cu caracter de regularitate și / sau modificarea acestuia. Consecințe: extinderea perioadei de

execuție a contractului; ajustări ale tipurilor de servicii și/sau prețului total și/sau tarifelor unitare

Apariția unor evenimente neprevăzute precum, lucrări de renovare/reparații implementate ca urmare a unor defecțiuni la instalațiile sanitare, de încălzire/răcire, etc; eventuale întârzieri la nivelul procedurii de reînnoire a contractului de prestări servici

Medie Mediu 9 Tratare:

Condițiile Contractuale includ clauze de revizuire prin care este permisă suplimentarea tipurilor de servicii, ajustarea tarifelor unitare și modalitatea de calcul a ajustării, precum și posibilitatea de prelungire a contractului de prestări servicii cu caracter de regularitate, in corelare cu art. 165 din HG nr. 395/2016.

zz/ll/aaaa Medie Scăzut 6 Echipa multidisciplinară_2


Prestatorul nu furnizează serviciile de curățenie la nivelul de calitate solicitat, În bază continuă (apar întreruperi în furnizarea serviciilor) Consecințe: Dispute contractuale în

perioada implementării; Accidente de muncă la nivelul echipei Prestatorului și/sau personalului din cadrul instituției beneficiare; Daune materiale la nivelul instituției beneficiare.

- Cerințele privind serviciile de curățenie necesare nu au fost clar identificate în Caietul de sarcini - Prestatorul nu dispune de resursele umane și materiale necesare pentru prestarea serviciilor solicitate și/sau prestarea serviciilor nu este planificată corespunzător - Prestatorul nu

Medie Mediu 9 Tratare: Consultarea factorilor interesați în procesul de planificare a procedurii pentru identificarea și reflectarea clară a cerințelor privind serviciile de curățenie. - Caietul de sarcini include cerințe privind serviciile solicitate (de exemplu: tipul de

operațiuni, frecvența, orar pentru furnizarea serviciilor), caracteristicile locației care urmează să facă obiectul serviciilor solicitate (de ex. suprafețe, număr grupuri sanitare, etc), referiri cu privire la condiții speciale / specifice pentru asigurarea serviciilor de curățenie (de ex. referitoare la tipurile/calitatea materialelor de curățenie utilizate), precum și protocolul de acceptare a serviciilor prestate. - Fișa de date și caietul de sarcini includ

zz/ll/aaaa Scazută Mediu 6 Echipa multidisciplinară_3

55


apariția riscului

Risc inerent

Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei revizuiri


Obs.



identificat?


Care sunt motivele care au dus la apariția

riscului?


Punctarea riscului



ultima revizuire


Punctarea riscului

Persoana desemnată



dispune de baza materială corespunzătoare (ex: ingredienţi periculoși din agenții de curățare, interacţiunea periculoasă dintre chimicalele incompatibile, etc) sau aceasta nu este utilizată corect - Apar defecțiuni tehnice ale echipamentelor / sunt epuizate stocurile

cerințe privind modul de prezentare a propunerii tehnice, respectiv, cel puțin:

descrierea planului de lucru și de resurse umane și materiale utilizate pentru prestarea serviciilor solicitate (inclusiv pentru asigurarea protecției și securității muncii); calificările și competențele personalului prestator de servicii; planul de instruire pentru utilizarea bazei materiale și protecția și securitatea muncii; planul de asigurare a continuității activității. - După caz, se vor prevedea în cadrul Fișei de Date, cerințe de calificare pentru asigurarea unui minim de personal impus în vederea

realizării contractului în bune condiții. - Se va analiza oportunitatea privind solicitarea garanției de bună execuție conform art. 39, alin. (2) din HG nr. 395/2016. - Clauzele contractuale includ prevederi

referitoare la acoperirea eventualelor daune-interese ca urmare a prestării necorespunzătoare a serviciilor / producerii unor accidente de muncă la nivelul echipei proprii de prestare a serviciilor și/sau după caz, la nivelul instituției beneficiare.


Accesul nerestricționat al personalului prestator la informații/documente confidențiale Consecințe: utilizarea neautorizată a

informațiilor / documentelor confidențiale

Lipsa unor politici privind stocarea și accesul la informații/documente confidențiale la nivelul instituției beneficiare

Medie Ridicat 12 Tratare

Implementarea unei politici privind stocarea şi accesul la informații/documente confidențiale în timpul orelor de program şi în afara acestora

zz/ll/aaaa Scăzută Ridicat 8 Responsabil SCIM_4

56

Registru de riscuri aferent unei proceduri de atribuire a unui contract de lucrări pentru execuția unui sistem de canalizare


apariția riscului

Risc inerent Strategia adoptată - Măsura de remediere Data ultimei revizuiri


Obs.



identificat?


Care sunt motivele care au dus la

apariția riscului?

Probabilitate

Impact Expunerea la risc -

Punctarea riscului



ultima revizuire

Probabilitate


Punctarea riscului

Persoana desemnată



Realizarea lucrărilor de construcție a sistemului de canalizare la nivelul de calitate, în termenele și bugetul planificat Etapa de planificare / Evaluarea necesității si Stabilirea abordării achiziției

Caietul de sarcini include cerințe incomplete neclare și/sau care nu sunt adecvate îndeplinirii obiectivului contractului.

De ex.: - nu include informații privind obligațiile și responsabilitățile Beneficiarului și Antreprenorului în implementarea contractului; - nu include volumul, tipul de lucrări și standardele de calitate după care urmează a fi implementate lucrările; - lucrările care urmează a fi executate nu sunt suficient detaliate în cadrul memoriului tehnic, planșelor cu detaliile de execuție și listelor de cantități ce urmează a fi puse în operă; - există discrepanțe între prevederile diverselor secțiuni din Caietul de Sarcini (în listele de cantități și în planșele de execuție sunt prevăzute lucrări care nu au fost menționate în memoriul tehnic); - mecanismul de testare și recepție al lucrărilor nu este clar definit (lipsesc parametrii de performanță ce trebuie îndepliniți ex presiune de testare, pierdere de presiune admisibilă în intervalul orare, etc.); - graficul de plată, stadiul lucrărilor ce trebuie atins pentru realizarea plăților, precum și conținutul documentației pentru îndeplinirea condițiilor de acceptanță nu sunt clar definite; - condițiile contractuale nu prevăd modalitățile de modificare a contractului și mecanismul de soluționare al disputelor. Consecințe: dispute contractuale, costuri

suplimentare, lucrări de calitate necorespunzătoare

Experiență limitată a personalului Autorității Contractante în pregătirea caietului de sarcini pentru lucrări similare

Medie Mediu 9 Tratare Documentele proiectului sunt pregătite în conformitate cu prevederile legislației naționale și cu alte modele de bună practică:

- Caietul de Sarcini urmărește conținutul cadru prevăzut în HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-economice aferente obiectivelor / proiectelor de investiții finanțate din fonduri publice; - Sunt utilizate documentații standardizate sau exemple de bună practică (Condiții de contract pentru construcții pentru clădiri şi lucrări inginerești proiectate de către Beneficiar - FIDIC Roșu); - Caietului de Sarcini include standardele de calitate pentru materiale precum și standardele și normativele pe bază cărora vor fi realizate operațiunile tehnologice; - Clauzele contractuale prevăd că orice lucrare pentru care nu au fost prevăzute explicit norme de execuție, va fi executată în conformitate cu normativele naționale aplicabile.

zz/ll/aaaa Scăzută Mediu 6 Echipa multidisciplinara_1

Realizarea lucrărilor de construcție a sistemului de canalizare la nivelul de calitate, în termenele și bugetul planificat

Etapa de planificare / Stabilirea abordării de achiziție și Etapa de executare și

Întârzieri în derularea lucrărilor /perioada de execuție a lucrărilor se extinde peste perioada estimată inițial

De ex.: - Antreprenorul nu are acces pe amplasament sau nu are avizele necesare începerii lucrărilor (ex Certificatul de Urbanism/ Autorizația de Construcție nu au fost obținute sau au expirat; - în cazul în care Antreprenorul trebuie să proiecteze anumite componente ale proiectului (ex. stațiile de pompare ape uzate) nu are acces sau nu i se furnizează

Circumstanțe imprevizibile, ce nu pot fi anticipate de către personalul Autorității Contractante printr-o planificare rezonabilă sau a căror anvergură depășește o perioadă rezonabilă de timp ce poate fi

Medie Ridicat 12 Tratare Planificare riguroasă a proiectului și mecanisme contractuale care permit:

- suspendarea lucrărilor pe o perioadă rezonabilă de timp, ce poate fi anticipată de la început pe baza experienței practice în sectorul din care fac parte lucrările; - împărțirea lucrărilor în sectoare care să poată fi executate independent, astfel încât dacă pentru un anumit sector de lucrări apare o anumită problemă care împiedică realizarea respectivului sector, celelalte sectoare să

zz/ll/aaaa Scăzută Ridicat 9 Echipa multidisciplinara_2

57


apariția riscului



Obs.



identificat?



apariția riscului?

Probabilitate


Punctarea riscului



ultima revizuire

Probabilitate


Punctarea riscului

Persoana desemnată



monitorizare a implementării

la timp datele necesare (ex debit maxim, înălțime maxima de pompare, nivelul apei freatice pentru calculul lestării etc); - nu sunt furnizate la timp informațiile și documentele necesare pentru obținerea la timp a avizelor/permiselor de lucru în cazul în care acestea cad în sarcina Antreprenorului; - necesitatea modificării proiectului datorită studiilor de teren insuficiente sau necorespunzător realizate prin Studiul de Fezabilitate, datorită soluțiilor tehnice necorespunzătoare adoptate în cadrul Studiului de Fezabilitate sau determinate de modificarea condițiilor inițiale de la momentul realizării Studiului de Fezabilitate sau Proiectului Tehnic (amplasarea de alte utilități pe traseul proiectului); - nerespectarea termenelor de eliberare a avizelor de către diverse autorități și operatori de utilități; - termenul solicitat de realizare a lucrărilor precum și de realizare a contractului nu este realist și nu poate fi îndeplinit dacă sunt respectate toate etapele / activitățile pe care normativele le impun. Consecințe: pierderea finanțării; dispute

contractuale; costuri suplimentare.

estimată pe baza experienței practice.

poată fi executate și recepționate și plătite în mod independent. - Documentele de pregătire ale proiectului urmăresc conținutul cadrul prevăzut în HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiții finanțate din fonduri publice. - Caietului de Sarcini include un grafic de execuție prin care a fost evaluat timpul necesar pentru realizarea fiecărei componente în parte, pe baza normativelor care descriu metodele de execuție.

Realizarea lucrărilor de construcție a sistemului de canalizare la nivelul de calitate, în termenele și bugetul planificat Etapa de planificare / Stabilirea abordării de achiziție și Etapa de executare și monitorizare a implementării

Divergențe de opinie / dispute contractuale între Autoritatea

Contractantă și Antreprenor De ex.: - Antreprenorul solicită schimbarea anumitor materiale sau echipamente din cadrul ofertei tehnice (ex pompe de apă uzată, cămine de vizitare) motivând că acestea nu se mai fabrică. - Invocarea de către Antreprenor de situații neprevăzute sau situații de forță majoră inclusiv revendicări de suplimentare a prețului contractului fundamentate pe apariția de situații neprevăzute - Diverse schimbări de natură legislativă (creșteri taxe) sau creșteri semnificative de prețuri pentru anumite componente ale proiectului (ex. benzina) Consecințe: întârzieri sau blocaje în

implementare, costuri suplimentare

Experiență limitată a personalului Autorității Contractante în stabilirea abordării de achiziție pentru contracte similare

Scăzută Mediu 6 Tratare

- Caietul de Sarcini include modalitățile în care poate fi acceptată înlocuirea materialelor și echipamentelor oferite de către Antreprenor în propunerea tehnică. - Caietului de Sarcini prevede situațiile care pot fi acceptate ca situații neprevăzute sau situații de forță majoră, precum și documentele pe care Antreprenorul trebuie să le furnizeze pentru invocarea acestor situații (ex Certificat de avizare de la Camera de Comerț și Industrie) - Condițiile Contractuale includ clauze prin care să se permită ajustarea prețului, precum și modalitatea de calcul a ajustării.

zz/ll/aaaa Foarte Scăzută

Mediu 3 Echipa multidisciplinara_3


Condițiile contractuale privind plățile nu sunt clare și/sau nu sunt corelate cu specificul activităților de construcție

De ex.:

Experiență limitată a personalului Autorității Contractante în stabilirea abordării


- Se recomandă utilizarea unui buget al proiectului bazat pe liste de cantități și condiții contractuale care să permită plata acestora pe măsură ce acestea sunt puse în operă;



58


apariția riscului



Obs.



identificat?



apariția riscului?

Probabilitate


Punctarea riscului



ultima revizuire

Probabilitate


Punctarea riscului

Persoana desemnată



Etapa de planificare / Stabilirea abordării de achiziție

- graficul de plată, stadiul lucrărilor ce trebuie atins pentru realizarea plăților precum și conținutul documentației pentru îndeplinirea condițiilor de acceptanță nu sunt clar definite - mecanismul de plăți nu este corelat și proporțional cu valoarea lucrărilor realizate sau plata se realizează doar la final. Consecințe: Întârzieri în finalizarea

contractului, dispute contractuale, lucrări de calitate necorespunzătoare

de achiziție pentru contracte similare

- Condițiile Contractuale includ posibilitatea realizării de recepții pe tronsoane/secțiuni ale sistemului de canalizare. - Au fost utilizate documentații standardizate sau exemple de bună practică (FIDIC Roșu).



Condițiile contractuale cuprind clauze ne-echilibrate

De ex.: - activitățile de obținere a autorizațiilor / permiselor de lucru precum și documentațiile aferente obținerii acestora sunt trecute în întregime în sarcina Antreprenorului - asumarea unor riscuri în afara controlului Antreprenorului (ex privind obținerea liberului acces la amplasament sau obținerea de autorizații/permise de lucru fără implicarea Beneficiarului) - procent de penalități diferit pentru întârzieri în execuția lucrărilor de către Antreprenor vs. întârzieri la plata de către Prestator - clauza privind rezilierea sau suspendarea unilaterală a contractului fără plata de compensații către Antreprenor pentru activitatea depusă până la momentul respectiv. Consecințe: reducerea numărului de

participanți la procedură; dispute contractuale; creșterea artificială a prețului ofertat


Medie Mediu 9 Tratare

- Este recomandat ca în faza de pregătire a proiectului (Studiu de Fezabilitate, DTAC), să fie obținute cât mai multe din autorizațiile necesare implementării lucrărilor. - Au fost utilizate documentații standardizate sau exemple de bună practică (Condiții de contract pentru construcții pentru clădiri şi lucrări inginerești proiectate de către Beneficiar - FIDIC Roșu)




Calitatea lucrărilor și/sau performanța Antreprenorului sunt necorespunzătoare

De ex.: - mobilizare redusă și capacitate necorespunzătoare a Antreprenorului de a realiza lucrările - Antreprenorul nu respectă standardele de calitate impuse în Caietul de Sarcini iar calitatea lucrărilor rezultate este necorespunzătoare (blocaje sau neetanșeități ale sistemului de canalizare, funcționare defectuoasă a pompelor, refacere necorespunzătoare suprafețelor afectate de intervenții) - Refuzul Antreprenorului de a remedia eventuale neconformități ale lucrărilor pe parcursul execuției sau în perioada de garanție (notificare a defectelor)

Supraveghere necorespunzătoare din partea Consultantului de Supervizare Experiență sau capacitate tehnico-economică necorespunzătoare a Antreprenorului Experiență limitată a personalului Autorității Contractante în stabilirea abordării


- Caietul de Sarcini include termene/puncte de referință intermediare prin care să fie monitorizat progresul contractului, precum și prevederi contractuale care să permită Beneficiarului impunerea de măsuri de remediere (penalități pentru neîndeplinirea etapelor /punctelor de referință intermediare); - Caietul de Sarcini include prevederi privind modul de inspecție a lucrărilor de către Consultantul de Supervizare, modul de testare al echipamentelor (ex al pompelor) și privind neîndeplinirea standardelor de calitate; - Condițiile Contractuale includ clauze privind obligația Antreprenorului de remediere a neconformităților, precum și consecințele în cazul neconformării corelate cu luarea de


59


apariția riscului



Obs.



identificat?



apariția riscului?

Probabilitate


Punctarea riscului



ultima revizuire

Probabilitate


Punctarea riscului

Persoana desemnată



Consecințe: lucrări de calitate

necorespunzătoare ce pot determina inclusiv ne funcționalitatea proiectului, implementarea cu întârziere a proiectului, dispute contractuale

de achiziție pentru contracte similare

măsuri asiguratorii (sume reținute, garanții) pentru remedierea de către Beneficiar în cazul refuzului Antreprenorului.


Apariție diverselor situații care să determine depășirea bugetului estimat / alocat proiectului

De ex: - în urma modificărilor de soluții tehnice apărute pe parcursul execuției proiectului, valoarea estimată a proiectului depășește resursele financiare disponibile ale Beneficiarului; - în urma situațiilor neprevăzute se impune realizarea de lucrări suplimentare care nu au fost prevăzute cadrul proiectului tehnic și nu au fost ofertate în cadrul listelor de cantități. Consecințe: implementarea cu întârziere

sau suspendarea proiectului, dispute contractuale.

Circumstanțe imprevizibile, ce nu pot fi anticipate printr-o planificare rezonabilă de către Autoritatea Contractantă


- S-au alocat sume pentru diverse și neprevăzute la nivelul permis de legislație (HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiții finanțate din fonduri publice); - Sunt prevăzute în cadrul listelor de cantități, componente de cost pentru principalele categorii de materiale, manoperă și utilizare echipamente care să fie cotate de către Antreprenor în cadrul ofertei financiare și care fie la baza estimărilor pentru determinarea valorii lucrărilor suplimentare.

zz/ll/aaaa Medie Mediu 9 Echipa multidisciplinara_7

60

Registru de riscuri aferent unei proceduri de atribuire a unui contract de furnizare materiale de construcții (ce vor fi puse in operă în cadrul unui contract de lucrări separat sau prin lucrări în regie proprie)


apariția riscului



Obs.



identificat?



apariția riscului?


Punctarea riscului



ultima revizuire


Punctarea riscului

Persoana desemnată



Furnizarea materialelor de construcții necesare autorității contractante, la timp și în conformitate cu resursele financiare planificate Etapa de planificare / Evaluarea necesității

Caietul de sarcini include cerințe incomplete neclare și/sau care nu sunt adecvate îndeplinirii obiectivului contractului.

De ex.: - Caietul de Sarcini este realizat pe baza unei estimări a Beneficiarului care nu are la bază o documentație tehnică realizată și aprobată conform legii (proiect tehnic, detalii de execuție); - nu include referiri la standarde de calitate sau normative prin care să stabilească calitatea materialelor ce urmează a fi furnizate; - specificațiile tehnice privind calitatea materialelor achiziționate de Beneficiar nu este corelată cu cerințele tehnologiilor de execuție (ex. tipul de ciment achiziționat (CEM I 42,5 R) de către Beneficiar pentru a fi folosit la prepararea mortarului de zidărie nu este cel indicat, pentru ca acest ciment are degajări mari de căldura fiind contraindicat la mortare și sape); - nu include informații privind obligațiile și responsabilitățile Beneficiarului și Furnizorului în implementarea contractului (ex modalitate de ambalare si livrare - se comanda ciment dar nu se precizează că trebuie livrați in saci de 40kg iar furnizorul livrează vrac); - mecanismul de recepție calitativă al materialelor și documentele de acceptanță nu sunt clar definite; - condițiile contractuale nu prevăd modalitățile de modificare a contractului precum și mecanismul de soluționare al disputelor. Consecințe: dispute contractuale, costuri

suplimentare,

Experiență limitată a personalului Autorității Contractante în pregătirea caietului de sarcini pentru aceste achiziții

Medie Mediu 9 Tratare Documentele proiectului sunt pregătite în conformitate cu prevederile legislației naționale și cu alte modele de bună practică:

- Caietul de Sarcini urmărește conținutul cadru prevăzut în HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiții finanțate din fonduri publice; - în Caietul de Sarcini sunt menționate standardele de calitate pentru materialele ce urmează a fi furnizate, precum și a mecanismului de recepție calitativă a materialelor și documentelor de acceptanță; - specificațiile tehnice privind condițiile de utilizare, montare și întreținere a materialelor furnizate de producător sunt incluse în caietul de sarcini a contractului de lucrări prin care acestea urmează a fi puse în operă/instalate sau, în cazul lucrărilor în regie proprie, aduse la cunoștință personalului Beneficiarului însărcinat cu execuția.

zz/ll/aaaa Scăzută Mediu 6 Echipa multidisciplinara_1

Furnizarea materialelor de construcții necesare autorității contractante, la timp și în conformitate cu resursele financiare planificate

Etapa de planificare / Stabilirea abordării de

Întârzieri în derularea lucrărilor din

cauza unor motive precum: - materialele comandate pe baza estimării Beneficiarului sunt în cantități insuficiente pentru a acoperi necesitățile contractului de lucrări sau lucrărilor în regie proprie; - graficul de livrare a materialelor de construcție nu este corelat cu graficul de execuție al contractului de lucrări sau a lucrărilor în regie proprie;

Divizarea în mod artificial, a activității de furnizare a materialelor de activitatea de punere în opera/instalare


- Nu se recomandă achiziționarea de materiale de construcții care să fie puse în operă/montate în cadrul unor contracte separate de lucrări. - Antreprenorul care urmează a pune în operă materialele a confirmat cantitățile de care are nevoie pentru finalizarea lucrărilor - Graficul de livrare din cadrul contractului de furnizare este corelat cu graficul de execuție al contractului de lucrări / al lucrărilor în regie proprie.


61


apariția riscului



Obs.



identificat?



apariția riscului?


Punctarea riscului



ultima revizuire


Punctarea riscului

Persoana desemnată



achiziție și Etapa de executare și monitorizare a implementării

- mobilizare redusă și capacitate necorespunzătoare a Furnizorului de a furniza materialele în graficul stabilit. Consecințe: pierderea finanțării; dispute

contractuale; costuri suplimentare.

Furnizarea materialelor de construcții necesare autorității contractante, la timp și în conformitate cu resursele financiare planificate Etapa de planificare / Stabilirea abordării de achiziție și Etapa de executare și monitorizare a implementării

Divergențe de opinie / dispute contractuale între Autoritatea

Contractantă și Furnizor De ex.: - Posibilitatea ca pe parcursul implementării contractului de furnizare, anumite materiale să nu se mai producă. - Invocarea de către Furnizor de situații neprevăzute sau situații de forță majoră inclusiv revendicări de suplimentare a prețului contractului fundamentate pe apariția de situații neprevăzute; - În cazul apariției de neconformități în execuție sau pe perioada de garanție a obiectivului final, determinarea cauzei apariției (calitatea slabă a materialului sau deficiență de execuție) va fi greu de determinat responsabilitatea părților Consecințe:, Garanția oferită de

executantul lucrării va acoperi doar eventualele vicii de execuție Întârzieri sau blocaje în implementare, costuri suplimentare



- Caietul de Sarcini include modalitățile în care poate fi acceptată înlocuirea materialelor oferite de către Furnizor în propunerea tehnică. - Caietului de Sarcini include situațiile care pot fi acceptate ca situații neprevăzute sau situații de forță majoră, precum și documentele pe care Furnizorul trebuie să le prezinte pentru invocarea acestor situații (ex Certificat de avizare de la Camera de Comerț și Industrie) - În cazul apariției unor deficiențe, vor fi realizate expertize tehnice.



Furnizarea materialelor de construcții necesare autorității contractante, la timp și în conformitate cu resursele financiare planificate


Condițiile contractuale cuprind clauze ne-echilibrate

De ex.: - procent de penalități diferit pentru întârzieri în furnizarea materialelor de către Furnizor vs. întârzieri la plata de către Autoritatea Contractantă; Consecințe: reducerea numărului de

participanți la procedură; dispute contractuale; creșterea artificială a prețului ofertat


Medie Mediu 9 Tratare

- Sunt utilizate documentații standardizate sau exemple de bună practică (documentații pentru contracte similare ca natură și complexitate)



62


apariția riscului



Obs.



identificat?



apariția riscului?


Punctarea riscului



ultima revizuire


Punctarea riscului

Persoana desemnată




Calitatea materialelor și/sau performanța Furnizorului sunt necorespunzătoare

De ex.: - Furnizorul nu livrează la timp și/sau nu respectă standardele de calitate impuse în Caietul de Sarcini; - Refuzul Furnizorului de a remedia eventuale neconformități ale materialelor constatate pe perioada contractului sau în perioada de garanție. Consecințe: materiale de calitate

necorespunzătoare, implementarea cu întârziere a proiectului, dispute contractuale

Experiență sau capacitate tehnico-economică necorespunzătoare a Furnizorului Experiență limitată a personalului Autorității Contractante în stabilirea abordării de achiziție pentru contracte similare


- Caietul de Sarcini include termene/puncte de referință intermediare prin care să fie monitorizat progresul contractului, precum și prevederi contractuale care să permită Beneficiarului impunerea de măsuri de remediere (penalități pentru neîndeplinirea etapelor /punctelor de referință intermediare); - Caietului de Sarcini include prevederi privind modul de inspecție / verificare / testare a materialelor și de îndeplinire a standardelor de calitate; - Condițiile Contractuale includ clauze privind obligația Furnizorului de remediere a neconformităților, precum și consecințele în cazul neconformării corelate cu luarea de măsuri asiguratorii (sume reținute, garanții) pentru remedierea de către Beneficiar în cazul refuzului Furnizorului.



Apariția diverselor situații care determină depășirea bugetului estimat / alocat proiectului

De ex.: - în urma apariției unor situații neprevăzute sau din cauza modificărilor de soluții tehnice se impune realizarea achiziției de materiale care nu au fost prevăzute în cadrul proiectului tehnic și nu au fost ofertate în cadrul listelor de cantități. Consecințe: implementarea cu întârziere

sau suspendarea proiectului, dispute contractuale.

Circumstanțe imprevizibile, ce nu pot fi anticipate printr-o planificare rezonabilă de către Autoritatea Contractantă


- S-au prevăzut sume pentru diverse și neprevăzute la nivelul permis de legislație (HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare și conținutul-cadru al documentațiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiții finanțate din fonduri publice).

zz/ll/aaaa Medie Scăzut 9 Echipa multidisciplinara_7

Date post:	15-Sep-2019
Category:	Documents
Upload:	others
View:	3 times
Download:	0 times

Project Advisory Support Services Acord de servicii de ... · control intern managerial la nivelul...

Documents