ARHIVELE NAŢIONALE Bd. Regina Elisabeta nr. 49, sector 5, Bucureşti, cod poştal 050013 Telefon : 021/303 70 80 int. 15769, Fax: 021/313 19 28 ,
e-mail: [email protected], www.arhivelenationale.ro, portal.arhivelenationale.ro
R A P O R T
de evaluare a activităţilor desfăşurate de
Arhivele Naţionale ale României în anul 2016
CUPRINS
1. INTRODUCERE ...................................................................................................................................2
2. OBIECTIVE INSTITUŢIONALE ........................................................................................................2
3. MANAGEMENTUL RESURSELOR INSTITUŢIONALE .................................................................3
a. Gestionarea resurselor umane ...........................................................................................................3
b. Utilizarea resurselor financiare..........................................................................................................7
c. Asigurarea resurselor logistice ..........................................................................................................9
d. Comisia comună ANR-MAI ...........................................................................................................11
e. Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei ...........................................................................................12
4. REALIZĂRI ÎN DOMENIUL DE COMPETENŢĂ ..........................................................................13
a. Preluarea, conservarea şi restaurarea documentelor ........................................................................13
b. Operaţiuni arhivistice pe fondurile proprii ......................................................................................14
c. Controlul aplicării legislaţiei arhivistice .........................................................................................18
d. Accesul public la documentele deţinute ..........................................................................................20
e. Cercetarea proprie în scop ştiinţific, cultural şi de promovare ........................................................23
5. SUPORT DECIZIONAL ....................................................................................................................26
a. Implementarea Strategiei Arhivelor Naţionale ale României ..........................................................26
b. Controlul şi îndrumarea structurilor Arhivelor Naţionale ...............................................................27
c. Controlul Intern Managerial ............................................................................................................29
d. Activitatea juridică ..........................................................................................................................29
e. Prevenirea şi combaterea corupţiei ..................................................................................................31
6. COOPERAREA INTERINSTITUŢIONALĂ ŞI INTERNAŢIONALĂ ............................................31
7. ACCESAREA FONDURILOR EXTERNE NERAMBURSABILE ..................................................35
8. MANAGEMENTUL COMUNICĂRII ...............................................................................................36
9. RISCURI .............................................................................................................................................37
10. OBIECTIVE 2017: ..........................................................................................................................38
11. CONCLUZII ...................................................................................................................................39
Nr. ANB-1115-R-2017
Data: 30.01.2017
Ex.
Bucureşti
MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
APROB,
SECRETAR GENERAL
Chestor de Poliţie
Călin-Lucian ROŞAN
2
1. INTRODUCERE
Arhivele Naţionale ale României (ANR) sunt instituţie publică, unică autoritate de
reglementare şi control în domeniul evidenţei şi gestionării Fondului Arhivistic Naţional (FAN)
şi au misiunea de a pregăti, selecţiona şi păstra mărturiile documentare relevante pentru memoria
şi identitatea naţională, de a contribui la promovarea democraţiei şi la buna funcţionare a
administraţiei publice, la dezvoltarea ştiinţei şi culturii naţionale, de a înlesni înţelegerea
experienţelor trecutului, prin accesul liber al cetăţenilor la informaţia de arhivă.
În conformitate cu legea, ANR au ca misiune de bază „administrarea, supravegherea şi
protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României”. Acesta cuprinde: „documentele
create de-a lungul timpului de către organismele de stat, organizaţiile publice sau private
economice, sociale, culturale, militare şi religioase, precum şi către persoanele fizice”, mai exact:
„acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, matrice sigilare,
precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de
către creatori români în străinătate”.
Pentru îndeplinirea misiunii instituţia noastră exercită următoarele atribuţii principale:
Gestionează fondurile şi colecţiile din depozitele proprii, constituite din depunerile
succesive de documente create de-a lungul timpului de instituţii de drept public sau privat,
precum şi de persoane particulare. La nivelul ANR, administrarea se realizează pe o durată
nedeterminată şi constă în: asigurarea evidenţei fiecărei unităţi arhivistice şi a tuturor fondurilor
şi colecţiilor arhivistice deţinute, în ansamblul lor; asigurarea păstrării şi conservării; folosirea
documentelor în scopuri practice, ştiinţifice, cultural-educative şi de informare.
Îndrumă şi controlează activitatea de arhivă a creatorilor şi deţinătorilor de
documente. Aceştia gestionează documentele rezultate din activitatea proprie, iar la împlinirea
termenului legal depun spre păstrare permanentă la ANR documentele din FAN.
Stabileşte apartenenţa/non-apartenenţa oricărui document la FAN.
Elaborează în baza legii norme şi metodologii privind activitatea de arhivă.
Realizează copii de securitate pentru documentele cele mai valoroase din FAN.
2. OBIECTIVE INSTITUŢIONALE
Îmbunătăţirea cadrului normativ al activităţii arhivistice prin:
- Implementarea Strategiei Arhivelor Naţionale pentru perioada 2015-2021.
- Promovarea unui proiect de lege a Arhivelor.
3
- Perfecţionarea procedurilor şi normelor privind activitatea arhivistică şi implementarea
acestora.
- Simplificarea accesului cetăţenilor la informaţiile publice conţinute în documentele din
fonduri şi colecţii administrate de Arhivele Naţionale.
Modernizarea şi eficientizarea activităţii arhivistice prin utilizarea tehnologiei informaţiei:
- Folosirea eficientă a Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale (SIIAN).
- Promovarea proiectului „Dezvoltarea SIIAN”.
- Continuarea implementării proiectului „Digitizarea documentelor medievale din Arhivele
Naţionale ale României”.
Întocmirea Ghidului bilingv româno-maghiar al fondurilor şi colecţiilor referitoare la
Transilvania aflate în păstrarea Arhivelor Naţionale ale României şi a celor din Ungaria.
Controlul eficient al aplicării legislaţiei arhivistice; creşterea contribuţiei la optimizarea
administrării informaţiei publice.
Asigurarea evidenţei şi prelucrării fondurilor şi colecţiilor cu ajutorul noilor achiziţii IT.
Îmbunătăţirea prestaţiilor specifice pentru public.
Consolidarea rolului ANR ca instituţie naţională de cercetare ştiinţifică şi de educaţie.
Dezvoltarea relaţiilor de colaborare şi parteneriat cu instituţii din ţară şi de peste hotare.
Consolidarea raporturilor de colaborare cu structurile MAI şi ale administraţiei publice.
3. MANAGEMENTUL RESURSELOR INSTITUŢIONALE
a. Gestionarea resurselor umane
Totalul posturilor din structura organizatorică a ANR este de 714, dintre care 558 sunt
funcţii publice şi 156 sunt funcţii contractuale. Dintre acestea, la finalul intervalului de referinţă
erau încadrate 633 (494 funcţii publice şi 139 funcţii contractuale).
În cursul anului 2016, au fost ocupate prin concurs 35 de posturi vacante. De asemenea,
a fost aprobată ocuparea unui număr total de 29 de funcţii vacante de execuţie, dintre care 8 au
fost încadrate, iar pentru celelalte 21 de posturi a fost iniţiată sau reluată, după caz, procedura de
recrutare.
Au fost organizate 12 concursuri fiind ocupate 8 funcţii de conducere, 2 posturi de
specialitate financiar-contabilă şi 25 de posturi de specialitate arhivistică, dintre care 18 cu
cerinţe de cunoaştere a unei paleografii.
4
În cursul anului 2016, s-au înregistrat 32 pierderi de personal (26 funcţionari publici şi 6
personal contractual), ca urmare a încetării raporturilor de serviciu/contractelor individuale de
muncă prin îndeplinirea cumulativă a condiţiilor de vârstă standard şi a stagiului minim de
cotizare pentru pensionare, demisie, deces şi prin acordul părţilor. Numărul mare al pierderilor
de personal a menţinut deficitul la nivelul celui înregistrat în anul 2015.
Dinamica personalului din Arhivele Naţionale ale României
Posturi 2013 2014 2015 2016
Total 714 714 714 714
Posturi încadrate 659 634 633 633
Funcţii publice 513 494 489 494
Funcţii contractuale 146 140 144 139
Posturi vacante 55 80 81 81
Pierderi de personal 17 25 22 32
În perioada supusă analizei, au fost promovaţi în grad profesional/treaptă profesională 55
salariaţi (27 funcţionari publici şi 27 angajaţi personal contractual), reprezentând 9% din totalul
personalului încadrat.
În ceea ce priveşte evaluarea performanţelor profesionale individuale ale personalului
ANR, calificativul „foarte bine” a fost obţinut de 605 angajaţi (465 funcţionari publici şi 140
salariaţi personal contractual), reprezentând 96% din totalul personalului evaluat. În acelaşi timp,
9 funcţionari publici, reprezentând 3% din totalul personalului evaluat, au obţinut calificativul
„bine” şi un funcţionar public a obţinut calificativul „satisfăcător”. Un număr de 18 angajaţi nu a
fost evaluat, având raportul de serviciu/contractul individual de muncă suspendat.
În perioada de referinţă, 85 de angajaţi au urmat cursuri de management de proiect,
management aplicat structurilor de control intern, planificare strategică, accesare de fonduri
structurale şi de coeziune europene, utilizare a calculatorului, comunicare, limbi străine,
714 714 714 714
659634 633 633
2013 2014 2015 2016
EVOLUȚIA NUMĂRULUI DE POSTURI
Total posturi Posturi încadrate
5
formator, protecţia datelor cu caracter personal, relaţii publice, administrarea patrimoniului
imobiliar, protecţie a mediului, programare investiţională, achiziţii publice, contabilitate primară,
grafică.
În vederea participării la cursurile de pregătire, ANR au colaborat cu următorii furnizori
de formare profesională: Institutul de Studii pentru Ordine Publică; Oficiul Responsabilului cu
Protecţia Datelor cu Caracter Personal, Centrul Multifuncţional de Pregătire Schengen Ploieşti,
Centrul de Formare şi Perfecţionare a Poliţiştilor „Nicolae Golescu” Slatina, SC Absolute School
SRL, SC Avantaj Consulting SRL.
ANR au organizat cu mijloace proprii instruiri cu următoarea tematică:
- aplicarea sancţiunilor contravenţionale (la care au participat 48 de funcţionari publici şi 2
angajaţi contractuali);
- arhivistică (la care au participat 18 funcţionari publici);
- utilizarea aplicaţiei Oracle Business Intelligence, componentă a SIIAN (la care au participat 9
funcţionari publici);
- folosirea documentelor în scopuri ştiinţifice (la care au participat 6 funcţionari publici şi 1
angajat contractual);
- legătorie (la care au participat 7 angajaţi contractuali).
În cursul lunilor septembrie-octombrie 2016, au fost organizate cercurile profesionale la
care a participat personalul de execuţie încadrat pe posturile cu cerinţe de pregătire studii
superioare. În cadrul reuniunilor de lucru a fost prezentată şi supusă dezbaterii tematica
referitoare la criteriile privind stabilirea apartenenţei documentelor la FAN, respectiv cea
referitoare la normele tehnice şi noile reglementări privind activitatea arhivistică. S-au purtat
discuţii pe marginea problematicii cuprinse în cele 243 de referate profesionale individuale
întocmite de participanţi, procedându-se la identificarea lucrărilor al căror conţinut ştiinţific
permite publicarea în Revista Arhivelor. Dezbaterile din cadrul cercurilor profesionale au
reflectat preocupările arhiviştilor cu privire la noile provocări din domeniul de activitate specific.
Aspectele principale care au reieşit în cadrul dezbaterilor, au fost următoarele:
- Reglementarea activităţii arhivării electronice.
- Elaborarea unui regulament necesar pregătirii de experţi evaluatori pentru evaluarea
documentelor din FAN.
- Reanalizarea normării activităţilor în sistemul ANR.
- Revizuirea Procedurii privind exercitarea atribuţiilor ANR în raport cu organizaţiile creatoare
şi deţinătoare de documente în vederea administrării şi protejării FAN pe următoarele
considerente: reanalizarea dispoziţiilor privind selecţionarea arhivelor creatorilor/deţinătorilor
desfiinţaţi preluate de către OEPSA; obiectivele acţiunilor de control urmărite la un OEPSA,
6
precum şi persoanele responsabile cu aceste activităţi în cazurile în care OEPSA, ulterior
autorizării, îşi deschid puncte de lucru în alte judeţe; modalitatea de casare a matricelor sigilare;
modalitatea de păstrare a nomenclatoarelor arhivistice şi lucrărilor de selecţionare; termenele de
păstrare ale categoriilor de documente consemnate în nomenclatoarele arhivistice.
- Revizuirea procedurilor de lucru care reglementează activitatea arhivistică.
- Competenţa OEPSA în relaţia cu instituţiile publice şi ANR.
- Necesitatea elaborării unor nomenclatoare cadru pe domenii de activitate, cu precădere pentru
entităţile publice.
Ca şi în anii precedenţi au fost aduse în discuţie probleme de ordin logistic şi de resurse
umane, precum: lipsa tehnicii de calcul, a spaţiilor de depozitare insuficiente, numărul redus de
personal în raport cu volumul mare de muncă, şi chiar lipsa personalului specializat în
paleografii şi limbi străine etc.
Din analiza activităţii în privinţa gestionării resurselor umane, reiese că la nivelul ANR
continuă să se manifeste un deficit de personal, nivelul de încadrare pe funcţii fiind de 85,9%.
Rămân, în continuare, o serie de structuri precum SJAN Botoşani, BJAN Giurgiu, BJAN Tulcea,
SJAN Hunedoara, SJAN Neamţ, SJAN Prahova, SJAN Ialomiţa, BJAN Ilfov cu o acută lipsă a
personalului de specialitate care cauzează însemnate greutăţi în îndeplinirea sarcinilor şi
atribuţiilor specifice.
Urmărind evoluţia raportului dintre încadrarea de personal şi pierderile cauzate de
pensionări ori demisii, reiese că ar fi necesari circa 28 de ani pentru acoperirea schemei de
organizare şi a statului de funcţii în vigoare în momentul de faţă. Se impune, în aceste condiţii, o
intensificare a demersurilor privind recrutarea de personal şi orientarea acestuia cu precădere
către acele structuri ale ANR deficitare în această privinţă.
Totodată, în pofida cursurilor de pregătire realizate de furnizori de formare profesională
ori a instruirilor efectuate în cadrul instituţional, prin mijloace proprii, se înregistrează un număr
ridicat de angajaţi care întâmpină dificultăţi în utilizarea sistemelor de operare Windows, a
programelor Microsoft Word, Excel şi Access, în folosirea aplicaţiilor componente ale
Sistemului Informatic Integrat al ANR, chiar şi accesarea şi utilizarea adreselor de poştă
electronică. O situaţie gravă se înregistrează în privinţa cunoaşterii limbilor şi paleografiilor
documentelor din depozite. În acest context, se impune o identificare corectă a nevoilor de
pregătire a personalului ANR, în acord cu activităţile curente desfăşurate, precum şi cu atribuţiile
din fişa postului. Totodată, se impune reorganizarea pregătirii profesionale pe baza resurselor
interne şi constituirea unei structuri eficiente de coordonare în acest domeniu.
7
b. Utilizarea resurselor financiare
Din punct de vedere financiar, ANR nu au un buget clar delimitat. Directorul ANR are
calitatea de ordonator terţiar de credite, aflându-se în subordinea ordonatorului principal de
credite, respectiv Ministerul Afacerilor Interne, desfăşurându-şi activitatea financiar contabilă în
limitele bugetului de venituri şi cheltuieli aprobat şi cu respectarea destinaţiei stabilite potrivit
structurii clasificaţiei bugetare. Structurile judeţene ale ANR sunt asigurate din punct de vedere
financiar, de Inspectoratele judeţene de poliţie, deoarece nu au calitatea de ordonator de credite.
În anul 2016, ANR, la nivelul Aparatul central, a beneficiat de un buget general de
12.422 mii lei. La capitolul 61.50.00 Alte cheltuieli în domeniul ordinii publice şi siguranţei
naţionale, resursele bugetare alocate au fost de 12.381 mii lei, înregistrând o creştere faţă de
anul 2015 când acesta a fost în cuantum de 11.208 mii lei. Aceasta diferenţă a fost datorată pe o
parte alocării de credite bugetare la Titlul XIII Active nefinanciare în sumă de 392 mii lei (fata
de 659 mii lei in anul 2015) şi pe de altă parte scăderii valorii creditelor bugetare la Titlul II
Bunuri şi servicii, cu 263 mii lei. Creditele bugetare la Titlul I Cheltuieli de personal au fost mai
mari cu 1.705 mii lei datorită creşterii salariilor cu 1 decembrie 2015 cu 10%.
Deschiderile de credite au fost la capitolul 61.50.00 Alte cheltuieli în domeniul ordinii
publice şi siguranţei naţionale în sumă de 12.370.000 lei, iar plăţile au fost în cuantum de
12.366.074,77 lei, execuţia la acest capitol fiind realizată în proporţie de aproape 100%.
La capitolul 68.06 – Asigurări şi asistenţă socială deschiderile de credite au fost în sumă
de 40.785 lei iar plăţile de 40.785 lei şi aici proporţia de realizare fiind 100%.
În funcţie de limitele lunare aprobate de ordonatorul principal de credite, din creditele
deschise s-au asigurat cheltuielile de personal, plata utilităţilor (energie electrică, energie
termică, gaze, apă şi canal, poştă, telefoane), pentru plata reparaţiilor curente, pentru
achiziţionarea de bunuri şi servicii pentru buna desfăşurare a activităţii, s-au asigurat creditele
pentru deplasările în ţară şi străinătate, plăţile către organismele internaţionale, pentru activele
nefinanciare (construcţii, maşini, echipamente şi mijloace de transport, mobilier, aparatură
birotică şi alte active corporale, alte active fixe, staţii de lucru, scaner profesional A0).
8
Pe principalele tipuri de cheltuieli, execuţia bugetară pe anul 2016, comparativ cu anii
anteriori, se prezintă astfel:
Evoluţia bugetului alocat Arhivelor Naţionale ale României – Aparat Propriu
Sursa de finanţare 2014 2015 2016 Pondere credite din total buget
Credite deschise
Plăţi
Capitol 61.50.00 Sumele sunt în mii lei
Total cheltuieli 10.306 11.208 12.381 100 12.370 12.366
Titlul I Cheltuieli de personal
9.137 8.836 10.541 85,14% 10.535 10.534
Titlul II Bunuri şi servicii
1.144 1.698 1.435 11,59% 1.430 1.430
Titlul VI Alte transferuri
12 15 13 0,10% 13 12
Titlul XIII Active nefinanciare
- 659 392 3,17% 392 390
Sursa de finanţare
Buget 2015
Buget 2016
% creştere 2016/2015
Capitol 61.50.00 Sumele sunt în mii lei
Total cheltuieli 11.208 12.381 11,05%
Titlul I Cheltuieli de personal
8.836 10.541 11,93%
Titlul II Bunuri şi servicii
1.698 1.435 -15,49%
Titlul VI Alte transferuri
15 13 -13,33%
Titlul XIII Active nefinanciare
659 392 -40,52%
1.068 1.144
1.698
1.435
2013 2014 2015 2016
EVOLUȚIA BUGETULUI Titlul II - Bunuri și servicii (mii lei)
9
ANR sunt partener al Universităţii din Bucureşti în proiectul Digitizarea documentelor
din Arhivele Naţionale ale României, finanţat prin Mecanismul financiar SEE. Bugetul aferent
acestui proiect a fost in cuantum de 48.000 lei, plăţile efectuate în cursul anului 2016 au atins
valoarea de 46.916,38 lei.
c. Asigurarea resurselor logistice
În perioada de referinţă, activitatea de asigurare a resurselor logistice a avut următoarele
priorităţi:
Identificarea de soluţii pentru rezolvarea problemei SJAN Sibiu care funcţionează într-un
imobil care a fost retrocedat în anul 2006 Consistoriului Superior al Bisericii Evanghelice,
păstrându-se dreptul de afectaţiune pentru o perioadă de 5 ani şi pentru care Inspectoratul de
Poliţie al Judeţului Sibiu plăteşte o chirie lunară de 15.308 lei.
Actualul sediu al SJAN Sibiu, aflat într-o stare avansată de degradare, are o suprafaţă
desfăşurată de 2.182,6 m2 din care suprafaţa de depozitare de 1.390 m2 ocupată integral. Pentru
acoperirea nevoilor de spaţiu necesar funcţionării, ANR au solicitat sprijinul Ministerului
Apărării Naţionale, Instituţiei Prefectului judeţului Sibiu şi Primăriei oraşului Sibiu, însă
demersurile nu s-au finalizat favorabil.
O soluţie pentru rezolvarea problemei în cauză poate fi reprezentată de unele spaţii
aparţinând Agenţiei Judeţene pentru Ocuparea Forţei de Muncă a judeţului Sibiu, instituţie care
şi-a manifestat acordul pentru cedarea acestora în favoarea ANR. În vederea preluării spaţiilor şi
amenajarea lor ca sediu şi depozite de păstrare şi conservare a arhivei pentru SJAN Sibiu, o
comisie formată din reprezentanţi ai ANR, precum şi ai Direcţiei Generale Logistice din cadrul
MAI şi ai Inspectoratului General al Poliţiei Române au vizionat clădirea şi au întocmit o notă-
raport care a fost înaintată conducerii MAI şi Ministerului Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi
Persoanelor Vârstnice spre aprobare.
Continuarea lucrărilor la obiectivul de investiţii T195 - „Extindere imobil Calea Văcăreşti
nr. 470, Bucureşti”, iar în acest sens, a fost actualizat proiectul tehnic, în conformitate cu
normele şi reglementările tehnice în vigoare şi cu necesităţile actualizate ale ANR, urmând ca în
perioada următoare să fie obţinută autorizaţia de construcţie şi avizarea CTE a Devizului general
actualizat, în vederea continuării lucrărilor.
Continuarea investiţiei la SJAN Iaşi, în condiţiile în care obiectivul de investiţie a fost
avizat în Consiliul Tehnico - Economic al MAI, cu avizele CTE nr.35/2008 şi nr.11/2012, iar
proiectul nr. 7109/2001 a fost actualizat, conform Reviziei nr. 2/06.2016.
10
Urmare demersurilor întreprinse de ANR şi IPJ Iaşi, a fost verificată o parte a
documentaţiei tehnice a obiectivului şi au fost solicitate fonduri bugetare pentru finalizarea
proiectului tehnic sub aspectul configurării reţelelor de comunicaţii, alarmare, securitate şi
stingere la incendiu şi pentru sistemul de securitate acces control.
Refacerea Raportului de expertiză tehnică pentru reabilitare sediu Direcţia Judeţeană
Caraş Severin a Arhivelor Naţionale.
Proiectantul iniţial a solicitat suma de 71.920,00 lei pentru actualizarea raportului de
expertiză. După o evaluare a clădirilor, s-a stabilit că din totalul celor 9 clădiri care fac obiectul
acestei investiţii, doar trei ar trebui reabilitate cu prioritate pentru amenajarea unor spaţii
suficiente de mutare din actualele clădiri. În acest sens, este necesară reevaluarea şi refacerea
documentaţiei pentru a se actualiza raportul de expertiză şi proiectul numai pentru aceste trei
clădiri menţionate.
Trecerea clădirii sediului SJAN Suceava din proprietatea domeniului public al judeţului
Suceava în domeniul public al statului
În cursul perioadei de referinţă a fost obţinut acordul de principiu al Consiliului Judeţean
Suceava pentru transferul dreptului de proprietate.
Consolidarea clădirii SJAN Buzău.
Au fost efectuate demersuri pentru identificarea unui spaţiu corespunzător care să fie
închiriat, pentru depozitarea unei părţi a arhivei deţinute de SJAN Buzău în vederea descărcării
de sarcină a clădirii în care se află sediul structurii teritoriale a ANR.
Preluarea a două clădiri disponibilizate de Inspectoratul Judeţean de Jandarmi Prahova, în
localitatea Câmpina, str. Nicolae Bălcescu nr. 43-45, pentru a fi transformate în depozite de
arhivă pentru SJAN Prahova. În acest context, au fost întocmite documentele pentru intabularea
imobilului şi urmează emiterea unui proiect de Hotărâre de Guvern, cu toată documentaţia
necesară promovării acesteia, prin care dreptul de administrare asupra acestora să fie transferat
de la Inspectoratul General al Jandarmeriei Române – Inspectoratul de Jandarmi Prahova la
Inspectoratul General al Poliţiei Române – Inspectoratul Judeţean de Poliţie Prahova.
În perioada de referinţă, au fost achiziţionate următoarele servicii:
- obţinerea certificatelor energetice la clădirile din administrare;
- elaborare documentaţii tehnice pentru realizarea lucrărilor de amenajare a sălilor de studiu şi
birourilor de relaţii cu publicul pentru structurile din Municipiul Bucureşti;
- furnizare energie electrică şi gaze naturale pentru punctele de consum ale ANR aflate în
Municipiul Bucureşti;
11
- supraveghere şi verificare tehnică (RSVTI) a centralei termice automate şi a ascensoarelor din
dotarea ANR;
- curăţare şi verificare canale de fum şi coşuri la centrale termice şi sobe de teracotă aflate în
dotarea ANR;
- întreţinere, revizie şi reparaţii (mentenanţă) la centrala termică automată şi ascensoarele din
dotare;
- elaborarea unui bilanţ energetic, în vederea încheierii unui contract de distribuţie energie
electrică la punctul de consum din Str. Popa Nan, nr. 91, Sector 2, Bucureşti;
- reparaţii sobe pe gaz, copiatoare şi aparate de aer condiţionat;
- colectarea deşeurilor.
În anul 2016 s-au efectuat 7 recepţii finale pentru lucrări de renovare la Sediul central,
finalizate în anul 2014, la care au expirat perioadele de garanţie conform condiţiilor contractuale
şi recepţii ale lucrărilor realizate în antrepriză în acest an.
De asemenea, s-au verificat echipamentele specifice activităţii de Prevenire şi Stingere a
Incendiilor, conform normativelor în vigoare, la nivelul tuturor spaţiilor administrate de Arhivele
Naţionale din Bucureşti.
d. Comisia comună ANR-MAI
Înfiinţată în anul 2015 cu rolul de a analiza problemele cu care se confruntă ANR,
Comisia comună ANR-MAI este formată din reprezentanţi Direcţiei Generale Logistice,
Direcţiei Generale Financiare, Direcţiei Generale Management Resurse Umane, Direcţiei pentru
Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei, Inspectoratului General al Poliţiei Române şi ANR.
Ca urmare a activităţii Comisiei, au fost întreprinse următoarele demersuri:
Au fost finalizate lucrările de înlocuire a instalaţiei de încălzire, montare a centralei termice
proprii şi branşarea la alimentarea cu gaze naturale la SJAN Brăila.
Au fost efectuate lucrări de reparaţii la acoperişurile clădirilor SJAN Giurgiu, SJAN Gorj şi
SMBAN.
A fost înlocuită tâmplăria sediului SJAN Harghita.
S-au achiziţionat 7 aparate de citit microfilme, 30 staţii de lucru cu sistemele de operare şi
licenţele aferente, un scanner de format A0, împreună cu două licenţe pentru prelucrare imaginii.
A fost recepţionat un autoturism Dacia Duster pentru sediul central al ANR.
12
e. Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei
În cursul anului 2016, s-au desfăşurat activităţi legate de administrarea reţelei de
calculatoare şi a echipamentelor reţelei metropolitane de transmisiuni date la nivelul Aparatului
Central – RCVD - SIIAN, a reţelei de Internet STS, a reţelei SMEC a ANR, acordare a asistenţei
de specialitate informatică pentru structurile ANR în vederea menţinerii în stare de funcţionare a
echipamentelor IT. S-a realizat instalarea echipamentelor de tehnică de calcul achiziţionate în
decembrie 2015, respectiv 60 staţii de lucru fixe Maguay, 2 staţii de lucru portabile Maguay
(Laptop), 5 Multifuncţionale Brother MFC 8520DN, 30 imprimante laser Brother HL 5450DN, 5
Fax-uri laser Brother 2845, precum şi 60 multifuncţionale Kyocera M2535DN.
În privinţa personalului de specialitate cu atribuţii în domeniul comunicaţiilor şi
tehnologia informaţiilor, s-a constatat incapacitatea de a îndeplini în condiţii optime cerinţele
impuse de implementarea a două proiecte informatice. În plus, asigurarea întreţinerii
componentelor software şi echipamentelor hardware a întâmpinat însemnate greutăţi în condiţiile
lipsei de personal din cadrul structurii de specialitate a Aparatului Propriu al ANR.
În perioada de referinţă s-au continuat demersurile pentru achiziţia serviciilor de
mentenanţă a Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale. După două încercări eşuate,
procedura de achiziţie a fost reluată în trimestrul IV al anului 2016, fiind refăcută documentaţia
de atribuire în conformitate cu noile prevederi ale legislaţiei în domeniu.
Informatizarea în continuare a Arhivelor Naţionale este, din păcate, în acest moment,
ameninţată de infrastructura precară, datorată investiţiilor insuficiente, de lipsa acută de personal
specializat, datorită salarizării neatractive şi de legislaţia în domeniul marilor achiziţii, care
descurajează personalul implicat, prin consecinţele penale posibile ale unor prevederi legale
interpretabile. În aceste condiţii, accesarea fondurilor europene – deocamdată singura cale de
modernizare dovedită – devine, în mod paradoxal şi profund dăunător, un risc major, atât pentru
instituţie, cât şi pentru personalul implicat.
13
4. REALIZĂRI ÎN DOMENIUL DE COMPETENŢĂ
a. Preluarea, conservarea şi restaurarea documentelor
La 31 decembrie 2016, cantitatea de documente din FAN deţinută de ANR a atins
valoarea de 334.827 metri liniari.
Cele mai mari cantităţi de documente au fost preluate de SJAN Bistriţa-Năsăud (142,5
m.l.), Biroul Arhive Tehnice (114 m.l.), SJAN Vâlcea (52,95 m.l). Din cauza lipsei de spaţii,
unele structuri teritoriale ale ANR nu au efectuat preluări de documente – SJAN Dâmboviţa,
SJAN Brăila, SJAN Galaţi, SJAN Harghita, SJAN Hunedoara, BJAN Ilfov şi numărul lor este în
creştere.
Lipsa investiţiilor în spaţii de depozitare face ca procentul documentelor din FAN aflate
în păstrarea creatorilor şi deţinătorilor de arhivă, inclusiv a operatorilor privaţi prestatori de
servicii arhivistice să crească continuu. În acelaşi timp, trebuie semnalată întârzierea
considerabilă a preluărilor la termenul de 30 de ani a documentelor create de autorităţile publice
locale şi creatorii privaţi, cu efecte negative asupra siguranţei documentelor şi punerii lor la
dispoziţia publicului.
Degradarea unităţilor arhivistice a fost cauzată, în principal, de manipularea excesivă în
procesul de rezolvare a cererilor. În lipsa oricăror alocări bugetare pentru reparaţii şi dotări la
depozitele de arhivă şi a personalului de întreţinere şi curăţenie la majoritatea structurilor
teritoriale, nu putem să constatăm decât continuarea degradării condiţiilor de păstrare a
Operaţiunea 2013 2014 2015 2016
Preluare 2.700 m.l. 2.350,71 m.l. 1.289,66 m.l. 526,73 m.l.
Recondiţionarea şi legarea documentelor
33.536 u.a. 26.639 u.a. 22.803 u.a. 24.190 u.a.
Restaurarea documentelor
71.576 file 78.349 file 67.938 file 62.432 file
2.7002.351
1.290
526,73
2013 2014 2015 2016
PRELUARE DE ARHIVĂmetri liniari
14
documentelor din depozitele noastre. Sunt cazuri în care este preferabil să se prelungească
termenul de păstrare la creatorii de documente până la asigurarea condiţiilor necesare preluării
lor. O soluţie la problema în cauză poate fi reprezentată de implementarea Strategiei ANR 2015-
2021.
b. Operaţiuni arhivistice pe fondurile proprii
Activităţile de prelucrare arhivistică s-au desfăşurat asupra documentelor create în
perioada medievală, modernă şi contemporană. Pentru documentele din evul mediu şi epoca
modernă s-au efectuat transcrieri ale textelor scrise în paleografia româno-chirilică, transcrieri şi
traduceri ale textelor scrise în limbi şi paleografii străine, precum: latină, greacă, germană, rusă,
maghiară.
Prelucrarea arhivistică
Operaţiunea arhivistică 2013 2014 2015 2016
Ordonare 1.935 m.l. 2.608,15 m.l. 2.662 m.l. 1.615 m.l.
Inventariere 1.767 m.l. 1.666,89 m.l. 1.560,25 m.l. 1.129,28 m.l.
Fişe de descriere la nivel de fond actualizate/finalizate
- - 3.848/8.404 1.876/4.605
Fişe de descriere la nivel de parte structurală actualizate/finalizate
- - 868/1.198 1.780/6.338
Fişe de descriere la nivel de u.a. actualizate/finalizate
- - 29.904/89.999 70.728/212.477
Fişe de descriere la nivel de componentă actualizate/finalizate
- - - 1.160/5.856
Selecţionare 226,14 m.l. 193,76 m.l. 112 m.l. 65,2 m.l.
Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă
4.752 m.l. 3.103,21 m.l. 3.657,1 m.l. 2.557,24 m.l.
Structurile ANR cu rezultate deosebite în efectuarea operaţiunii de ordonare au fost
următoarele: SJAN Olt (131,92), SJAN Bacău (123,3), SJAN Dolj (119,1), SJAN Ialomiţa
(112,1 m.l.), BJAN Teleorman (111,3 m.l.), SJAN Brăila (110,5 m.l. Dintre structurile care nu
şi-au fixat în obiectivele planificate operaţiunea de ordonare arhivistică, menţionăm: SJAN
33.53626.639
22.803 24.190
2013 2014 2015 2016
RECONDIȚIONAREA ȘI LEGAREAu.a.
15
Argeş, SJAN Braşov, SMBAN, SJAN Constanţa, SJAN Prahova, SJAN Dâmboviţa, BJAN
Tulcea.
Dintre fondurile şi fragmentele de fond inventariate în anul 2016, cele mai mari cantităţi
de documente inventariate au fost raportate la Biroul Arhive Economice (120,7 m.l.), BJAN
Teleorman (102,8 m.l.), SJAN Maramureş (94,4 m.l.) Dintre structurile care nu şi-au fixat în
obiectivele planificate operaţiunea de inventariere, menţionăm: SMBAN, SJAN Buzău, SJAN
Gorj, Argeş, Dâmboviţa, Constanţa.
Privitor la operaţiunea arhivistică de selecţionare, în cursul anului 2016, s-a eliminat o
cantitate de 65,22 m.l. Dintre fondurile arhivistice vizate de această operaţiune, menţionăm:
Primăria oraşului Craiova, Întreprinderea de Transporturi Speciale “Romtransport” Bucureşti,
Societatea de Cruce Roşie Bucureşti.
Cele mai mari cantităţi de documente supuse operaţiunii de verificare a existentului cu
instrumentele de evidenţă au fost raportate la SJAN Bihor (443 m.l.), SJAN Dolj (417,7 m.l.) şi
1.935
2.608 2.668
1.6151.560 1.667 1.767
1.129
2013 2014 2015 2016
ORDONAREA ȘI INVENTARIEREAmetri liniari
Ordonare Inventariere
226193
11265
2013 2014 2015 2016
SELECȚIONAREA DOCUMENTELORmetri liniari
16
SJAN Timiş (234,5m.l.). Dintre structurile care nu au efectuat această operaţiune arhivistică
menţionăm: SJAN Bistriţa-Năsăud, Alba, Dâmboviţa, Harghita şi BJAN Ilfov.
În perioada de referinţă a fost sistematizată o cantitate de 4,640,5 m.l.
În anul 2016, o cantitate de 62 m.l. a fost pregătită pentru microfilmarea de asigurare.
Activitatea de microfilmare de asigurare a documentelor deţinute s-a realizat, în anul 2016,
numai la nivelul laboratorului central, executându-se un număr de 264.353 cadre microfilm,
reprezentând 8.626 u.a. Referitor la activitatea de microfilmare de asigurare a documentelor s-a
constatat o scădere cantitativă a cadrelor de microfilm, comparativ cu numărul de cadre
microfilmate în anul 2015 (279.720 cadre microfilm). Cantitatea insuficientă de film şi
consumabile specifice activităţii a condus la imposibilitatea desfăşurării activităţii la
laboratoarele zonale, deşi există o mare cantitate de arhivă pregătită pentru microfilmare.
Activităţile în cadrul Sistemului Informatic Integrat pentru gestiunea serviciilor oferite
clienţilor Arhivelor Naţionale au reprezentat o prioritate a instituţiei, în toate locaţiile de
implementare ale acestuia. În acest sens, au fost operate înregistrări în toate aplicaţiile sistemului
informatic integrat, îndeosebi în componentele care relaţionează cu persoanele fizice şi juridice
ce beneficiază de serviciile publice oferite de ANR.
La nivelul aplicaţiei ScopeArchiv, s-a continuat descrierea conform standardului
internaţional ISAD (G), pentru nivelurile de fond sau colecţie de arhivă, parte structurală, dosar,
document, precum şi înregistrarea tuturor solicitărilor de cercetare sau de copiere prin sala de
studiu, potrivit recomandărilor din circularele transmise.
În cadrul aplicaţiei Oracle Siebel CRM, au fost realizate actualizări şi completări ale
bazei de date de persoane fizice/juridice, precum şi evidenţa tuturor solicitărilor adresate ANR.
101
57 71 62
2013 2014 2015 2016
PREGĂTIREA PENTRU MICROFILMAREmetri liniari
17
În cursul anului 2016, au fost operate următoarele înregistrări în cadrul SIIAN:
Activitatea 2014 2015 2016
ScopeArchiv
Unităţi de descriere 92.618 279.135 363.445
Împrumuturi de documente prin sălile de studiu
92.983 96.166 87.993
Copiere de pe documentele deţinute
3.471 4.308 4533
Oracle CRM
Persoane fizice înregistrate 21.570 18.630 17.448
Persoane juridice înregistrate 7.618 4.307 3.321
Cereri înregistrate 34.246 33.046 33.054
Lucrări ale comisiilor de selecţionare înregistrate
3.849 4.289 4.122
Lucrări înregistrate prin Secretariat-Registratură
46.794 48.117 45.632
Petiţii înregistrate 128 158 113
Digitizare documente Publicate în Portalul ANR 9.170 5.788 14.018
Anul 2016 a marcat începutul utilizării în timp real a aplicaţiei Oracle Business
Intelligence, componentă informatică ce are rolul de a furniza nivelului de conducere date
agregate despre activitatea planificată/desfăşurată pe diferite paliere în cadrul ANR. Aplicaţia
preia automat informaţii din trei surse de date (ScopeArchiv, Oracle Siebel CRM şi fişierele de
planificare/raportare elaborate la nivel de angajat individual), generând diferite documente
predefinite, precum planul anual la nivel de structură, raportul anual al structurii etc. sau rapoarte
temporare rezultate ca urmare a aplicării unor filtre de căutare.
La baza utilizării aplicaţiei a stat încercarea de a reorganiza modalitatea de planificare şi
raportare din ANR, în privinţa modului de consemnare a indicatorilor de cantitate, a unităţilor de
măsură şi a timpului aferent derulării activităţilor desfăşurate.
Pentru prima dată, fiecare activitate desfăşurată la nivelul ANR are alocat un indicator
unic identificat, realizându-se, astfel, o standardizare a sistemului de planificare/raportare. În
acest sens, a fost elaborată şi aprobată Procedura privind planificarea şi raportarea activităţilor
în Arhivele Naţionale, care reglementează modalitatea concretă de realizare a planificării anuale
şi a raportării lunare.
În utilizarea aplicaţiilor din SIIAN au fost întâmpinate unele dificultăţi, după cum
urmează:
- funcţionarea greoaie a aplicaţiilor sau chiar blocarea staţiilor de lucru, ceea ce implică
neutilizarea soluţiilor informatice la capacitate maximă şi întârzieri în desfăşurarea procesului de
lucru, acest fapt fiind cauzat de instalarea aplicaţiilor pe echipamente neperformante din cauza
lipsei dotării cu echipamente IT;
18
- greşeli de operare, de completare a bazelor de date, cauzate de necunoaşterea
aplicaţiilor de către utilizatori, greşeli care, o dată cu trecerea timpului, au scăzut ca număr.
În cursul anului 2016, numărul solicitărilor adresate prin intermediul Portalului ANR, în
vederea accesului la documentele deţinute, precum şi pentru transmiterea proiectelor de
nomenclatoare arhivistice ori a lucrărilor de selecţionare, a fost redus în raport cu aşteptările şi
posibilităţile sistemului. Printre cauze, se pot specifica necunoaşterea de către publicul interesat a
posibilităţii depunerii online a solicitărilor, în contextul unei promovări insuficiente din partea
ANR, dar şi elaborarea în structurile implicate a unui număr redus de unităţi de descriere
accesibile publicului interesat.
Digitalizarea documentelor a vizat, în cursul anului 2016, transpunerea din format fizic
(hârtie, manuscris, cărţi, plăci fotografice), în format digital, a documentelor din fondurile şi
colecţiile ANR, în vederea facilitării accesului la informaţie, precum şi pentru conservarea
documentelor originale.
Au făcut obiectul acestei activităţi, o cantitate de 26.661 de documente incluse în cadrul
proiectului Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naţionale ale României, precum şi
alte peste 11.000 de documente, incluse în Sistemul Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale,
unde ponderea cea mai mare este înregistrată de unităţile arhivistice din cadrul Fototecii ANR.
c. Controlul aplicării legislaţiei arhivistice
Controlul respectării legislaţiei arhivistice şi acordarea asistenţei de specialitate au rămas
în continuare priorităţi ale Arhivelor Naţionale.
Controlul şi asistenţa de specialitate la creatorii şi deţinătorii de documente
Activitatea 2013 2014 2015 2016
Nomenclatoare Arhivistice 1.869 1.885 1.954 1.937
Lucrări de Selecţionare 3.769 3.860 4.149 3.971
Controale 2.462 2.406 2.303 2.014
19
Cele mai multe acţiuni de control (de fond, de revenire şi tematice) la creatorii şi
deţinătorii de documente au fost efectuate de: BJAN Teleorman (115), SJAN Olt (90), SJAN
SJAN Maramureş (85), SJAN Vaslui (83), SJAN Vâlcea (82), iar cele mai puţine au fost
efectuate la: SJAN Botoşani (0), SJAN Suceava (08), SJAN Mureş (10), SJAN Neamţ (19).
Au fost aplicate 63 amenzi contravenţionale, în valoare de 243.000 lei şi 132
avertismente, în creştere faţă de anul anterior, când au fost înregistrate 37 amenzi şi 104
avertismente.
În perioada de referinţă, au fost acordate un număr de 602 avize pentru personalul de
arhivă al instituţiilor creatoare şi deţinătoare de documente.
Având în vedere numărul de creatori şi deţinători de arhivă aflat în aria de competenţă a unei
structuri a ANR, incluzând şi operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice,
raportat la arhiviştii desemnaţi să efectueze activităţi de control, rezultă că un creator de documente
ar fi verificat, în medie, o dată la cinci ani, fapt ce duce de cele mai multe ori la imposibilitatea
urmăririi eficiente a modului de îndeplinire a măsurilor stabilite prin actele de control. Astfel, se
creează premisele pentru distrugeri neautorizate de documente, ilegalităţi în activităţile de prelucrare
1.869 1.885 1.954 1.937
3.769 3.8604.149 3.971
2013 2014 2015 2016
ASISTENȚA DE SPECIALITATE
Nomenclatoare Lucrări de selecționare
2.462 2.406 2.3032.014
2013 2014 2015 2016
CONTROALE EFECTUATE
20
şi folosire a documentelor, lipsa unor evidenţe actualizate a deţinătorilor de arhivă, cu consecinţe
negative pentru cetăţeni.
Activitatea de autorizare OEPSA
Activitatea 2013 2014 2015 2016
Dosare analizate - 345 225 225
Autorizaţii eliberate - 304 208 150
Dosare respinse - 4 9 0
Suspendarea activităţii - 1 7 16
În cursul anului 2016, au fost înregistrate 1.361 notificări ale operatorilor economici
autorizaţi în păstrarea şi conservarea documentelor cât şi de la lichidatori cu privire la predarea –
primirea unor fonduri arhivistice (în creştere faţă de anul anterior când au fost primite 526
notificări) media acestora fiind de 113 pe lună.
Sumele de bani încasate ca urmare a prestării serviciilor de autorizare a operatorilor
economici prestatori de servicii arhivistice au fost în cuantum de 94.162 lei.
d. Accesul public la documentele deţinute
În conformitate cu prevederile legale în vigoare, accesul la documentele deţinute de ANR
s-a realizat prin eliberarea de copii, extrase şi certificate, la cererea persoanelor fizice şi juridice,
precum şi prin cercetarea documentelor prin sălile de studiu.
Folosirea documentelor în scopuri practice şi ştiinţifice
Operaţiunea 2013 2014 2015 2016
Cereri soluţionate 54.063 47.714 47.076 45.627
Cercetători 13.292 9.885 10.295 6.274
Frecvenţa 34.173 30.724 31.684 23.028
Cele mai multe cereri, anume 6.962, au fost adresate Biroului de Relaţii cu Publicul din
cadrul Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice Centrale. În acelaşi timp, la nivelul structurilor
teritoriale, s-a înregistrat un număr mare de cereri la SMBAN (2.649), SJAN Gorj (2.674), SJAN
Constanţa (2.510), SJAN Argeş (1.838), SJAN Neamţ (1.751), SJAN Iaşi (1.509), la polul opus
situându-se SJAN Alba (80), BJAN Covasna (193), SJAN Harghita (292), SJAN Bistriţa-Năsăud
(296), BJAN Satu-Mare (312).
În condiţiile legate de complexitatea conţinutului şi a lipsei de personal, s-au făcut
eforturi considerabile în vederea respectării termenului prevăzut de lege, concomitent cu
recuperarea restanţelor existente în anii anteriori. Solicitările au vizat, în general, următoarele
genuri de acte:
21
certificate de vechime în muncă, folosite în vederea calculării şi/sau recalculării pensiilor;
acte de vânzare-cumpărare, donaţii, testamente, contracte, succesiuni, hotărâri judecătoreşti;
extrase din borderourile întocmite cu ocazia recensămintelor din anii 1930, 1941, 1948;
extrase din tabele cu persoane împroprietărite sau expropriate în baza unor reforme agrare din
anii 1864, 1921, 1945;
extrase privind actele de stare civilă;
copii de pe Decretele Consiliului de Stat şi Decretele Prezidenţiale;
declaraţii şi situaţii de avere, dosare de colonizare pentru persoane refugiate din Cadrilater;
situaţii privind refugiaţii din Transilvania de nord, deportări în Transnistria, populaţia
germană trimisă la muncă în URSS.
Sumele de bani achitate pentru prestarea serviciilor aferente soluţionării cererilor au fost,
în perioada de referinţă, a fost în cuantum de 663.357 lei.
Activitatea de soluţionare a cererilor persoanelor fizice şi juridice întâmpină, în
continuare, o serie de probleme legate de întârzieri în comunicarea răspunsurilor, precum şi de
lipsa unei evidenţe complete şi actualizate a principalilor creatori şi deţinători de arhivă la nivel
naţional şi local. Întârzierile au fost cauzate de volumul mare de cereri, gradul ridicat de
dificultate al acestora, lipsa unei dotări logistice corespunzătoare şi personalul insuficient. La
acestea se adaugă urmările aplicării prevederilor OUG 39/2006, aprobată prin Legea 474/2006,
care a prevăzut preluarea de către ANR a documentelor cu valoare practică ale creatorilor
desfiinţaţi şi eliberarea de certificate de vechime în muncă. Dincolo de greutăţile întâmpinate,
rezolvarea cererilor adresate ANR s-a realizat printr-un important efort uman, în condiţiile
implicării în această activitate a mai mult de 50% din personalul ANR, uneori în detrimentul
altor activităţi arhivistice.
54.063
47.714 47.07645.627
2013 2014 2015 2016
CERERI
adresate Arhivelor Naționale
22
La sălile de studiu ale ANR, au fost cercetate , în perioada de referinţă, 115.077 de unităţi
arhivistice.
Activitatea desfăşurată la sălile de studiu din sistemul ANR a cunoscut o frecvenţă a
cercetătorilor în scădere faţă de anii anteriori, diminuarea numărului de cercetători fiind legată de
numărul tot mi mare de descrieri arhivistice disponibile în Portalul ANR, precum şi de creşterea
numărului de inventare arhivistice postate pe pagina de internet a instituţiei.
Cel mai mare număr de cercetători a fost înregistrat la Sala de studiu a Aparatului central
al ANR (3.408), la SJAN, Iaşi (712), SJAN Cluj (506), SJAN Mureş (342), SJAN Dolj (307).
Valorile cele mai scăzute s-au înregistrat la BJAN Călăraşi (18), BJAN Tulcea (23), BJAN
Giurgiu (25), BJAN Ilfov (37).
Sumele de bani achitate pentru prestarea serviciilor specifice sălii de studiu în perioada de
referinţă, a fost în cuantum de 46.644 lei.
Accesul la documente prin intermediul sălilor de studiu a continuat să fie unul facil, mai
ales din punct de vedere al efortului financiar presupus de către cercetătorii interesaţi de
fotocopiere, fotografiere dar şi de posibilitatea consultării informaţiilor publicate pe pagina de
internet, Portalul ANR şi baza de date arhivamedievală.ro.
În contextul prezentat, accesul la documentele deţinute de ANR continuă că fie unul
dintre cele mai facile din întregul sistem instituţional din ţara noastră, atât sub aspectul costurilor
financiare legate de obţinerea de copii sau extrase certificate şi a copiilor simple, cât şi în
privinţa numărului de unităţi arhivistice care pot fi cercetate, comparativ cu alte instituţii
deţinătoare de documente cu valoare istorică sau practică, precum Academia Română, Arhivele
Militare, Oficiul pentru Cadastru şi Publicitate Imobiliare, Arhivele Diplomatice, Arhivele
Cultelor Religioase.
13.292 9.885 10.295 6.274
151.338 144.562 138.122 115.077
2013 2014 2015 2016
Cercetarea prin Sala de studiu
cercetători
u.a. cercetate
23
e. Cercetarea proprie în scop ştiinţific, cultural şi de promovare
Latura ştiinţifică a instituţiei ANR a fost marcată de o serie de activităţi în domeniul
publicaţiilor sau al expoziţiilor documentare, precum şi în cel al manifestărilor cu caracter
ştiinţific (expoziţii, conferinţe, mese rotunde, simpozioane, lansări de carte).
Valorificarea ştiinţifică a informaţiilor din documentele deţinute de ANR
2013 2014 2015 2016
Articole 483 346 283 361
Expoziţii 218 237 103 83
În contextul evenimentelor dedicate Primului Război Mondial, la sediul central al
instituţiei, a fost vernisată expoziţia fotodocumentară intitulată „Sub cenuşa Imperiului”. Soldaţi
români în armata austro-ungară, realizată în colaborare cu Serviciul Istoric al Armatei. În
acelaşi context şi pentru o mai bună reliefare a temei abordate, ANR au organizat lansarea
volumului, semnat de profesorul Liviu Maior, intitulat Doi ani mai devreme. Ardeleni,
bucovineni şi basarabeni în război, 1914-1916.
În luna iunie, a fost organizată expoziţia cu titlul Fondul Branişte - Missits. Povestea unei
familii, prilejuită de intrarea fondului cu acelaşi nume, în cercetare, la sala de studiu. Selecţia a
inclus documente din fondul familial, aducând informaţii despre membrii acestei familii, unii
adevărate personalităţi de marcă ale vieţii culturale şi politice din Transilvania începutului de
secol al XX-lea.
În perioada 29 aprilie – 15 mai 2016, a fost prezentată la Veneţia, expoziţia foto–
documentară La Commissione Europea del Danubio, un’istituzione internazionale in terra
romena. Organizarea evenimentului a beneficiat de susţinerea Institutului Cultural Român şi
implicarea Serviciului Judeţean Galaţi al Arhivelor Naţionale ale României, a Universităţii
Dunărea de Jos din Galaţi, precum şi de colaborarea oferită de Universitatea din Utrecht
(Olanda).
La nivel teritorial, au fost vernisate expoziţii de interes pentru public precum:
- „Elena Cuza – Prima Doamnă a României” (SJAN Iaşi);
- „Minte sănătoasă în corp sănătos. Activităţi sportive interbelice în jud. Alba” (SJAN Alba);
- „Aradul în hărţi şi imagini”, „Aradul şi aparatele de zbor” (SJAN Arad);
- „Fotografii aeriene de pe frontul din sudul Moldovei în anul 1917” (SJAN Vrancea);
- „Iulia Haşdeu, un copil genial” (Aparatul Central);
- „Iaşii şi Marele Război” (SJAN Iaşi);
- „Constanţa în anii Marelui Război” (SJAN Constanţa)
24
- „O istorie a graniţei militare bănăţene în imagini” (SJAN Caraş-Severin);
- „Justiţie şi societate în Banat” (SJAN Caraş-Severin);
- „Istoria băncilor urbane din judeţul Dolj, în prima jumătate a secolului XX” (SJAN Dolj);
- „Patrimoniul şi comunităţile” (SJAN Brăila);
- „Cluj – Kolozsvár – Klausenburg, 700 de ani” (SJAN Cluj);
- „Oltenia în timpul Marelui Război” (SJAN Dolj);
- „1716 – Timişoara, începuturile unui oraş european” (SJAN Timiş).
Evenimentul major în domeniul activităţilor ştiinţifice şi de popularizare l-a constituit
organizarea manifestărilor care au marcat 185 de existenţă instituţională. Evenimentele derulate
în perioada 31 octombrie - 4 noiembrie 2016 la sediul central al ANR, au constat în dezbateri,
prezentări, lansări de filme, mese rotunde, lansări de carte, oferind numeroase teme de interes şi
de actualitate pentru activitatea arhivistică.
La data de 27.05. 2016, la sediul Universităţii din Bucureşti, a avut loc lansarea bazei de
date www.arhivamedievala.ro, creată în cadrul proiectului „Digitizarea documentelor medievale
din Arhivele Naţionale ale României” implementat de Universitatea din Bucureşti în parteneriat
cu Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca şi Arhivele Naţionale ale Norvegiei. Alte două
conferinţe de promovare s-au desfăşurat la Arhivele Naţionale Ungare din Budapesta şi la
Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca. În cadrul evenimentelor, a fost subliniat faptul că
baza de date www.arhivamedievala.ro este primul proiect amplu de digitalizare a arhivelor din
ţara noastră, care va cuprinde la final peste 50.000 de documente anterioare anului 1600, păstrate
în circa 38.000 de unităţi arhivistice deţinute de ANR.
Un eveniment deosebit de important a avut loc la data 13.04.2016 şi a fost legat de
dezbaterea pe tema izvoarelor de istorie ale românilor în arhivele ruse, organizat la sediul central
al ANR. Cu această ocazie, fost reliefată necesitatea reluării deplasărilor specialiştilor români
218 237103 83
483
346283
361
2013 2014 2015 2016
Expoziţii Articole
25
pentru studierea documentelor relative la istoria românilor din Arhivele de la Moscova, Sankt-
Petersburg.
În anul 2016, au fost publicate numerele 1/2012, 2/2012 şi 1-2/2013 din Revista
Arhivelor. De asemenea, Revista arhivei maramureşene, publicaţie cu apariţie anuală editată de
SJAN Maramureş şi Asociaţia Arhiviştilor „David Prodan” Maramureş, a ajuns la cea de a
şaptea apariţie. În acelaşi timp, a fost lansat numărul IV (VIII) 2015 din Anuarul Arhivelor
Mureşene.
Activitatea de difuzare a publicaţiilor editate de ANR a continuat la parametri mai ridicaţi
decât în anii anteriori. În anul 2016, a fost difuzat un total de 1.195 exemplare de publicaţii ale
ANR (faţă de 685 în 2014 şi 879 în 2013), dintre care 545 în străinătate (faţă de 248 în 2014 şi
430 în 2013) şi 651 în România (faţă de 437 în 2014, 449 în 2013).
În anul 2016, ANR a fost gazda lansării unor volume precum:
- Ghid arhivistic referitor la istoria germanilor din Braşov şi Ţara Bârsei. Îndrumător al
fondurilor şi colecţiilor Serviciului Judeţean Braşov al Arhivelor Naţionale şi al Arhivei
Bisericii Negre şi inventar al manuscriselor, având ca autori pe Bernhard Heigl, Petra Rezac,
Thomas Şindilariu şi apărută la München, editura De Gruyter Oldenbourg în anul 2016.
- Transilvania între Imperiul Habsburgic şi Imperiul Otoman. Statutul şi practica dreptului
internaţional într-un principat central-est european 1541-1699, având ca autor pe Gerald
Volkmer München, editura De Gruyter Oldenbourg.
- Johannes Honterus: Rudimenta cosmographica - Elementele cosmografiei, având ca editori
pe Robert Offner, Harald Roth şi Thomas Şindilariu, ediţie în facsimil cu traduceri în germană,
română şi maghiară, apărută la Sibiu, editura Schiller.
În anul 2016, a continuat ciclul de conferinţe lunare intitulat Poveşti din Bucureşti,
coordonat de către directorul adjunct al ANR. Temele abordate în perioada de referinţă au vizat
subiecte precum:
recuperarea arhivei personale a arhitectului Harry Goldstein/ Horia Maicu;
viaţa şi activitatea basarabeanului Petre Leşcenco, supranumit ”regele tangoului rusesc”;
activitatea Martei Bibescu în diplomaţia europeană;
viaţa şi activitatea arhitectului Duiliu Marcu;
arhitectura blocurilor construite în comunism, în lumina documentelor de arhivă;
viaţa bucureştenilor sub ocupaţia germană în primul război mondial;
redescoperirea cartierelor Izvor şi Uranus din Bucureşti.
În perioada de referinţă, ANR a continuat să fie gazda unor prelegeri susţinute sub
genericul „Interferenţe”. Astfel, în luna mai 2016, a fost organizată dezbaterea cu tema
Dezrobirea ţiganilor ca proiect social. Problema integrării foştilor robi în economia rurală. În
26
luna iunie, a fost susţinută prelegerea cu tema Omul şi libertatea sa nu sunt de vânzare. Influenţe
externe asupra aboliţionismului românesc.
În cursul anului 2016, ANR au participat cu stand propriu la ediţia a XXIII-a a Târgului
internaţional „Gaudeamus-carte de învăţătură”. În acest context, au fost prezentate de publicaţii,
au fost propuse spre vizionare expoziţii virtuale şi filme documentare, precum şi documente
aflate în administrarea ANR în cadrul unei expoziţii multimedia.
În perioada de referinţă, ANR au continuat participarea la programul „Şcoala Altfel”, iar
în acest context, au primit vizita a peste 400 de elevi din şcoala primară, gimnaziu şi liceu.
5. SUPORT DECIZIONAL
a. Implementarea Strategiei Arhivelor Naţionale ale României
Unul din obiectivele prioritare ale activităţilor desfăşurate în anul 2016 a fost punerea în
aplicare a obiectivelor cuprinse în Strategia Arhivelor Naţionale ale României 2015 – 2021.
Asumată de către Guvernul României prin Hotărârea nr. 865/2015, publicată în
Monitorul Oficial nr. 796 din 27 octombrie 2015, Partea I, documentul de politică publică are ca
obiectiv general restabilirea capacităţii funcţionale a ANR de administrare, supraveghere şi
asigurare a protecţiei speciale a documentelor care fac parte din FAN. În contextul prezentat,
Strategia îşi propune să acţioneze într-o manieră realistă şi coerentă asupra principalelor
deficienţe şi greutăţi care împiedică ANR să-şi îndeplinească rolul la nivelul aşteptărilor
societăţii româneşti. De asemenea, îşi propune să pună bazele unei politici a arhivelor în
concordanţă cu interesele actuale şi de perspectivă medie ale societăţii româneşti şi ale unei
instituţii capabile să gestioneze problematica arhivelor în acord cu legislaţia în vigoare şi la nivel
comparativ cu practicile din Uniunea Europeană.
Din activităţile ce au avut termene de execuţie în anul 2016, în conformitate cu Planul de
acţiuni al Strategiei, un număr de patru au fost îndeplinite integral, 13 au fost realizate parţial, iar
cinci nu au fost finalizate, urmând a fi reportate pentru anul 2017. Activităţile care nu şi-au atins
obiectivele în perioada de referinţă au fost următoarele:
- Reorganizarea activităţii la nivel central şi local pe principiul specializării personalului pe
principalele direcţii de activitate.
- Iniţierea şi promovarea unor proiecte de acte normative privind declasificarea
documentelor aflate în depozitele Arhivelor Naţionale.
- Construirea unui portal web al ANR şi site-uri web pentru fiecare structură teritorială.
27
- Întocmirea de planuri de intervenţie la dezastre şi de evacuare realiste, adecvate arhivelor
şi după modele europene.
- Întocmirea unui Program naţional de completare a informaţiilor privind istoria românilor
cu documente din arhive străine.
Asumată prin Strategie a fost şi elaborarea şi promovarea proiectului de Lege a
Arhivelor, de care depind mai multe obiective prevăzute în document. În acest context,
schimbările preconizate în privinţa modificării cadrului normativ actual urmăresc o mai buna
gestionare a domeniului arhivistic, conturarea clară a patrimoniului protejat de stat, delimitarea
responsabilităţilor între sectorul public şi cel privat, consolidarea statutului ANR ca autoritate
unică în domeniu şi a arhivelor în general, ca element esenţial de identitate şi instrument al
bunei guvernări.
Proiectul de Lege a fost finalizat în cursul anului 2016 şi se află în analiza conducerii
Ministerului Afacerilor Interne pentru a fi transmis spre consultare ministerelor avizatoare.
b. Controlul şi îndrumarea structurilor Arhivelor Naţionale
În perioada de referinţă, reprezentanţii Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici
Publice au participat la 8 acţiuni de control, din care un control de fond (SMBAN), cinci
controale tematice (Aparatul Propriu al Arhivelor Naţionale, SJAN Harghita, SJAN Ialomiţa,
BJAN Călăraşi şi SJAN Sibiu) şi două controale de revenire (SJAN Buzău şi SJAN Vrancea).
Totodată, inspectori din cadrul ANR au participat la trei activităţi de recontrol organizate
de Corpul de Control al Ministrului Afacerilor Interne la Instituţiile Prefectului din judeţele
Mureş, Hunedoara şi Bistriţa-Năsăud.
În cadrul controlului de fond desfăşurat la SMBAN, s-au efectuat verificări asupra tuturor
activităţilor desfăşurate în perioada ianuarie 2015 - februarie 2016. În urma controlului s-a
stabilit ca măsură monitorizarea lunară a activităţii SMBAN, aspectele constatate fiind
consemnate în informările lunare întocmite.
Controalele tematice efectuate în anul 2016, au avut drept scop cunoaşterea şi aplicarea
prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, precum şi a instrucţiunilor şi
procedurilor în vigoare cu referire la evidenţa, circulaţia şi arhivarea documentelor (Aparatul
propriu), respectarea normelor referitoare la primirea, înregistrarea şi rezolvarea cererilor
persoanelor fizice şi juridice (SJAN Harghita şi SJAN Ialomiţa), respectarea normelor referitoare
la primirea, înregistrarea şi rezolvarea cererilor persoanelor fizice şi juridice şi folosirea
documentelor în scopuri ştiinţifice şi practice (BJAN Călăraşi) şi folosirea Sistemului Informatic
Integrat al Arhivelor Naţionale (SJAN Sibiu).
28
Reprezentanţii Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice au verificat cu
mai multă exigenţă activitatea desfăşurată de structurile controlate, încercând însă în acelaşi
timp să rezolve, la faţa locului, prin măsuri proactive, neregulile depistate. Măsurile dispuse au
fost monitorizate permanent, iar structurile controlate au respectat termenele de realizare şi
raportare. Sunt în curs de implementare măsurile ale căror termene nu au expirat, precum şi
cele care implică sprijin din partea altor structuri.
Totodată, cu prilejul acţiunilor de control au fost constatate şi alte probleme întâmpinate
de structurile Arhivelor Naţionale în activitatea curentă. În urma analizei realizate la faţa
locului, problemele expuse au fost consemnate şi transmise structurilor responsabile şi
urmărindu-se realizarea lor.
În anul 2016, la nivelul ANR, s-au înregistrat 113 de petiţii, numărul lor fiind în scădere
faţă de anul trecut când s-au înregistrat 191 de petiţii. Trebuie însă să remarcăm că, o parte dintre
ele, au reprezentat cereri de vechime în muncă sau reclamaţii cu privire la faptul că diverşi
creatori sau deţinători de documente au refuzat eliberarea înscrisurilor solicitate, deci nu reclamă
disfuncţii ale instituţiei noastre. De asemenea, au fost înregistrate o serie de petiţii prin care
autorii lor reclamau faptul că unii operatori economici prestatori de servicii arhivistice nu
respectă prevederile Legii nr.138/2013, respectiv ale Legii nr. 16/1996, republicată.
Toate petiţiile au fost rezolvate în termenul legal de 30 de zile, cu înştiinţarea, după caz, a
instituţiei care a redirecţionat petiţia către Arhivele Naţionale.
De asemenea, în privinţa îndrumării cetăţenilor, conform legislaţiei în vigoare, în cursul
anului 2016 au fost acordate 838 audienţe, în scădere faţă de 2015, când au fost acordate 1.232
audienţe.
Reducerea vizibilă a numărului de petiţii şi audienţe în raport cu anii precedenţi poate fi
interpretată ca o îmbunătăţire a prestaţiei instituţiei noastre în raport cu diferitele categorii de
public beneficiar.
1.178 1.200 1.232
838
89 133191
113
2013 2014 2015 2016
Soluţionarea petiţiilor şi primirea cetăţenilor în audienţă
29
c. Controlul Intern Managerial
Intrarea în vigoare a Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015
pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, a determinat
modificarea practicilor cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial la
nivelul entităţilor publice din Ministerul Afacerilor Interne. În acest context, ANR au asimilat
prevederile actului normativ menţionat, precum şi pe cele ale Precizărilor M.A.I. privind
aplicarea codului controlului intern managerial.
În procesul de autoevaluare a standardelor controlului managerial intern s-a constatat că,
faţă de anii precedenţi, şefii structurilor Arhivelor Naţionale au acordat mai multă atenţie
modului de completare a chestionarului de autoevaluare. Astfel, la rubrica ,,Explicaţie asociată
răspunsului”, au fost prezentate activităţile, documentele elaborate sau, după caz, motivele
pentru care criteriul de evaluare nu a fost îndeplinit sau nu este aplicabil.
În anul 2016, procesul de procedurare a activităţilor desfăşurate în cadrul ANR a
continuat prin elaborarea următoarelor proceduri: Procedura privind delegarea unor atribuţii
ale funcţiilor de conducere vacante din structura Arhivelor Naţionale, Procedura privind modul
de justificare şi decontare a cheltuielilor generate de efectuarea misiunilor, cursurilor sau altor
activităţi desfăşurate de personalul Arhivelor Naţionale, Procedura privind emiterea, evidenţa şi
aprobarea ordinelor de serviciu, Procedura privind planificarea şi raportarea activităţilor în
Arhivele Naţionale.
Un alt aspect legat de implementarea standardului ,,Proceduri” este acela că, în luna
decembrie a anului 2016 a fost constituită o comisie de evaluare a actelor normative referitoare
la activităţile arhivistice cu scopul de a realiza o inventariere a tuturor normelor, procedurilor,
regulamentelor ce stau la baza activităţilor arhivistice desfăşurate în ANR şi de a aduce o serie
de argumente privind necesitatea actualizării, revizuirii sau întocmirii de noi acte normative care
să reglementeze aceste activităţi. Concluziile analizei s-au materializat în propuneri concrete de
revizuire şi clarificare a reglementărilor normative în vigoare.
d. Activitatea juridică
În perioada de referinţă, situaţia generală a proceselor aflate pe rolul instanţelor de
judecată, în care ANR este parte se prezintă astfel:
existente la data de 01.01.2016 – 162;
înregistrate până la 31.12.2016 – 233;
30
soluţionate pe fond din totalul celor depuse în anul 2016 – 132.
Din punct de vedere al obiectului cauzelor, situaţia dosarelor se prezintă după cum
urmează:
Obiectul dosarelor Dosare înregistrate
Acţiuni în constatare 185
Litigii de muncă 11
Plângeri contravenţionale 10
Obligaţia de a face 9
Penale 6
Reconstituire vechime în muncă 3
Anulare act / constatare nulitate act 2
Cereri de reexaminare 2
Contestaţii în anulare 1
Cereri de strămutare 1
Cereri de revizuire 2
Plângeri împotriva soluţiei de netrimitere în judecată 1
Total 233
Într-un procent de 94,42% din procesele aflate pe rolul instanţelor, ANR are calitatea de
pârât ori intimat (respectiv în 227 de dosare din totalul celor 233 înregistrate în anul 2016).
Obiectul acţiunilor de chemare în judecată cel mai des întâlnit (185 dosare din totalul de 233), a
vizat, pe de o parte, la calitatea de deţinător de documente a ANR iar, pe de altă parte, solicitările
cetăţenilor interesaţi de eliberare a unor adeverinţe privind acordarea unei anumite grupe de
muncă.
În cursul anului 2016, ANR au formulat şase plângeri penale având ca obiect distrugerea
unor arhive sau infracţiuni de fals şi uz de fals săvârşite asupra unor documente de arhivă şi au
avut de gestionat un număr de zece plângeri contravenţionale ca urmare a aplicării unor sancţiuni
de această natură operatorilor prestatori de servicii arhivistice sau unor unităţi administrativ –
teritoriale.
198167
244 233187
154 170132
2013 2014 2015 2016
SITUAŢIA PROCESELOR
Dosare înregistrate Dosare soluționate
31
e. Prevenirea şi combaterea corupţiei
Activitatea pe linia prevenirii faptelor de corupţie în anul 2016 s-a desfăşurat în
conformitate cu prevederile OMAI nr. 86/12.06.2013 privind organizarea şi desfăşurarea
activităţilor de prevenire a corupţiei în cadrul Ministerului Afacerilor Interne.
Buletinele şi Sintezele Direcţiei Generale Anticorupţie (DGA) au fost transmise tuturor
structurilor pentru a fi prelucrate în şedinţele de colectiv.
Prin intermediul DGA, 89 de angajaţi din Aparatul propriu au participat la instruiri în
domeniul prevenirii faptelor de corupţie.
Şedinţele Grupului de prevenire a faptelor de corupţie s-au concentrat pe managementul
riscurilor de corupţie, fiind propusă adoptarea Raportului de monitorizare a riscurilor de
corupţie la nivelul Arhivelor Naţionale pe anul 2015 şi a Registrul riscurilor de corupţie al
Arhivelor Naţionale 2016 nr. ANB-1.379-R din 29.01.2016.
6. COOPERAREA INTERINSTITUŢIONALĂ ŞI INTERNAŢIONALĂ
În interesul folosirii în scopuri ştiinţifice şi cultural-educative a informaţiilor din
documentele deţinute de ANR, în anul 2016 au fost încheiate acorduri de colaborare cu o serie de
instituţii, organizaţii şi asociaţii, după cum urmează:
- Universitatea de Arhitectură şi Urbanism “Ion Mincu”, pentru digitalizarea fondului Duiliu
Marcu şi pentru proiectul Modernizarea în Bucureştiul interbelic;
- Facultatea de Ştiinţe Politice, pentru elaborarea a 3 volume referitoare la Uniunea artiştilor
plastici;
- Facultatea de Arte a Universităţii Hyperion, pentru realizarea unui film documentar despre
ANR;
- Institutul Naţional pentru Studierea Holocaustului, pentru accesul la documente referitoare la
Holocaustul din România;
- Biblioteca Naţională a României, acord cadru de colaborare;
- Muzeul Ţăranului Român, pentru documentare privind Primul Război Mondial;
- Muzeul Naţional al Satului “Dimitrie Gusti”, pentru expoziţia cu tema Eroii satelor. Poveşti
de război;
- Muzeul Naţional de Artă al României, documentare pentru expoziţia cu tema Egal. Artă şi
feminism în România modernă;
- Muzeul Naţional al Hărţilor şi Cărţii Vechi, pentru o expoziţie despre domnia lui Carol I;
32
- Primăria Municipiului Iaşi, pentru organizarea de evenimente şi editarea de documente despre
Primul Război Mondial;
- ARCUB, în vederea colaborării pentru candidatura Bucureştiului la titlul de Capitală
Europeană a Culturii 2021;
- Centrul Naţional de Cultură a Romilor Romano-Kher, în vederea realizării unei baze de date
cuprinzând documente referitoare la robie;
- Regia Autonomă de Transport Timiş, pentru realizarea monografiei Regiei de Transport
Timiş;
- Arhiepiscopia Argeşului şi Muscelului, pentru editarea crestomaţiei despre Catedrala din
Curtea de Argeş;
- Editura Humanitas, pentru realizarea volumului referitor la Tezaurul României de la
Moscova;
- Editura RAO, pentru documentarea referitoare la Marea Unire;
- Asociaţia Istoria Artei, pentru monografia familiei Bibescu-Brâncoveanu, pentru albumele
Gaetano Burelly şi Paul Gottereau;
- Asociaţia Bucureştiul meu drag, pentru lucrarea privind clădirile şcolilor în activitatea
arhitecţilor români;
- Fundaţia Culturală META, pentru filmarea de documente;
- Asociaţia România Culturală, în vederea editării unui album dedicat Regelui Mihai.
În perioada 25-28.08.2016, la Cluj-Napoca, a avut loc prima ediţie a Congresului
Naţional al Istoricilor Români din iniţiativa Universităţii Babeş-Bolyai, Academiei Române şi
Comitetului Naţional al Istoricilor din România. Din comitetul ştiinţific şi organizatoric a făcut
parte directorul ANR iar reprezentanţi ai ANR au susţinut prezentări şi au participat la dezbateri
pe teme istorice.
În plan extern, ANR sunt membre ale celor mai importante organisme internaţionale de
profil:
Consiliul Internaţional al Arhivelor (CIA), respectiv EURBICA – ramura europeană a
CIA. Colaborarea are ca obiect managementul documentelor, prezervarea şi utilizarea
patrimoniului arhivistic, precum şi sporirea colaborării în domeniul practicii şi teoriei
arhivistice din cadrul statelor membre.
Asociaţia Internaţională a Arhivelor Francofone (AIAF). Colaborarea vizează teme
precum organizarea şi modernizarea serviciilor arhivistice, difuzarea literaturii de
33
specialitate, susţinerea asociaţiilor profesionale, efectuarea de stagii de pregătire şi
schimb de experienţă.
Centrul Internaţional pentru Cercetare Arhivistică (ICARUS).
Consiliul Directorilor de Arhive Naţionale din Uniunea Europeană (EBNA) - organism al
instituţiilor de arhivă din statele membre ale Uniunii Europene ce are ca rol sporirea
colaborării în domeniul practicii şi teoriei arhivistice la nivel european şi întărirea poziţiei
arhivelor în statele membre.
European Archives Group (EAG).
Grupul de experţi în descriere arhivistică (EGAD) în cadrul căruia se elaborează
standardele de descriere arhivistică ale Consiliului Internaţional al Arhivelor
Activitatea de relaţii internaţionale a Arhivelor Naţionale a fost desfăşurată în anul 2016
în cadrul aceloraşi coordonate ca în anii precedenţi, respectiv, participarea la reuniunile
organismelor internaţionale la care instituţia noastră este afiliată, implementarea prevederilor
acordurilor de cooperare încheiate, efectuarea de stagii de pregătire profesională organizate de
instituţii de arhivă europene.
Specialişti din cadrul ANR au participat în cursul anului 2016 la o serie de reuniuni şi
conferinţe, după cum urmează:
Congresul Consiliului Internaţional al Arhivelor, organizat în perioada 05-10.09.2016 la
Seul, Coreea de Sud, unde ANR au fost reprezentate de şeful SJAN Braşov cu prezentarea A
Broader Perspective Over Records, As Seen By ‘Ric’. Congresul a fost organizat pe
următoarele secţiuni: ateliere de lucru; târg/expoziţie de specialitate; lucrări de specialitate
(invitaţi principali şi lectori); reuniuni ale membrilor. Lucrările de specialitate s-au încadrat în
următoarele secţiuni principale: arhivistica în era digitală; cooperare; folosirea arhivelor în
justiţie, promovare şi reconciliere; armonie şi prietenie în lumea arhivistică globală; diversitate
şi armonie între societăţi şi culturi arhivistice; realizări ale Arhivelor Naţionale; realizări ale
reţelei Consiliului Internaţional al Arhivelor după 2012;
Conferinţa internaţională organizată în perioada 9 – 12 martie a.c., la Dubrovnik, de
Arhivele Statului din Croaţia şi ICARUS (Centrul International pentru Cercetări Arhivistice), la
care a fost prezent şeful Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi Ştiinţifice;
Adunarea Generală a directorilor administraţiilor naţionale de arhivă din statele membre
ale Uniunii Europene, EBNA şi reuniunea EAG - Grupul Arhivelor Europene (European
Archives Group), organizată la Haga în perioada 5 – 8 iunie a.c., unde a participat directorul
ANR;
34
Conferinţa organizată în perioada 22-26 mai a.c. de ICARUS, cu tema Transparency-
Accessibility-Dialogue. How a creative archival lanscape can effect society la care a participat
un inspector în cadrul Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice Centrale;
Evenimentul legat de aniversarea a 65 de ani de la înfiinţarea Arhivele Statului din
Macedonia, desfăşurat la Skopje, unde a participat o delegaţie formată dintr-un reprezentant din
cadrul Compartimentului Relaţii Internaţionale şi şeful Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi
Politici Publice;
Cea de-a XVI-a Conferinţă Internaţională „Colocviile Jerzy Skowronek” (Colloquia Jerzy
Skowronek Dedicata), organizată de către Arhivele Statului şi Institutul Memoriei Naţionale
din Polonia, unde a participat şeful Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice;
directorul adjunct al Arhivelor Naţionale a participat, în calitate de reprezentant al MAI, la
întâlnirea cu partenerii francezi în cadrul delegaţiei de responsabili din ministerele implicate în
organizarea Centenarului Primului Război, organizată la Paris în perioada 18-21 iulie.
În perioada 28.02-03.0.2016, Autoritatea arhivistică naţională a Sultanatului Oman, în
colaborare cu Institutul Internaţional de Arhivistică din Trieste-Maribor, au organizat un nou
curs de instruire în Muscat (Oman). La această acţiune au participat aproximativ 100 persoane
din mai multe ţări arabe, iar Şeful SJAN Braşov, în baza experienţei profesionale ca arhivist la
ANR, a susţinut prelegeri şi a coordonat un atelier de lucru.
ANR derulează de mai mulţi ani un proiect în colaborare cu Arhivele Naţionale ale
Ungariei pentru redactarea şi publicarea „Ghidului fondurilor şi colecţiilor arhivistice privitoare
la Transilvania anterioare anului 1918/1919”. Proiectul prevede publicarea a 20 de volume
bilingve, cuprinzând descrierea tuturor fondurilor şi colecţiilor arhivistice privind Transilvania
până la 1918, existente în Arhivele Naţionale din România şi Ungaria.
În anul 2016 a fost încheiat Memorandum de Înţelegere între ANR şi Institutul Memoriei
Naţionale – Comisia pentru Condamnarea Crimelor împotriva Naţiunii Poloneze care vizează
editarea celui de-al doilea volum de documente pregătit în comun de ANR şi Institutul Memoriei
Naţionale.
În luna octombrie 2016, a avut loc, la Iaşi, semnarea Acordului de cooperare în domeniul
arhivistic între Ministerul Afacerilor Interne din România, prin Arhivele Naţionale, şi Serviciul
de Stat de Arhivă din Ucraina. În baza colaborării se stabileşte un cadru legal în care vor evolua
relaţiile dintre ANR şi instituţia similară din Ucraina, oferind posibilitatea organizării de
evenimente comune, schimbului de publicaţii şi, în special, de copii de pe documentele deţinute
de cele două Arhive, facilitând cunoaşterea reciprocă a muncii de specialitate şi accesul
cercetătorilor la întregul patrimoniu arhivistic al celor două ţări.
35
7. ACCESAREA FONDURILOR EXTERNE NERAMBURSABILE
În perioada de referinţă, ANR au continuat implementarea proiectului ”Digitizarea
documentelor medievale din Arhivele Naţionale ale României” al cărui obiectiv general constă
în digitizarea tuturor documentelor medievale anterioare anului 1600, păstrate ANR, indiferent
de forma de păstrare (original sau copie) şi crearea unei baze de date accesibile online.
Valoarea totală a proiectului este de 3.942.848,08 lei, din care 85% este finanţare
nerambursabilă din Mecanismul Financiar al SEE (Norvegia, Islanda şi Liechtenstein), iar 15%
este finanţare nerambursabilă din bugetul naţional. Promotorul proiectului este Universitatea
Bucureşti, în parteneriat cu ANR, Universitatea Babeş-Bolyai Cluj-Napoca şi Arhivele Naţionale
ale Norvegiei.
În cadrul proiectului, ANR asigură baza documentară, identificarea şi evidenţa
documentelor, restaurarea lor, găzduieşte elementele de stocare şi baza de date, iar echipa de
specialişti universitari îndeosebi scanarea propriu-zisă şi întocmirea fişelor de descriere.
Specialişti din cadrul ANR au fost implicaţi în descrierea ştiinţifică, iar pentru şapte dintre cele
mai importante arhive deţinătoare de documente medievale au fost create pagini de internet
profesionale.
În perioada de referinţă au fost depistate, pregătite pentru scanare şi scanate 29.099
documente, aparţinând la 191 de fonduri şi colecţii – circa 90% din total. Proiectul e prevăzut a
se finaliza în luna aprilie a acestui an. Se are în vedere ca, în perioada următoare, baza de date
intitulată „Arhiva medievală a României” să cuprindă întregul fond medieval al ţării, care este
deţinut şi de muzee, biblioteci, eparhii şi alţi deţinători.
În privinţa accesării fondurilor externe nerambursabile, ANR şi-au propus extinderea şi
dezvoltarea Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale, iar în acest context cererea de
finanţare va fi depusă cu ocazia deschiderii apelului aferent în cadrul Programului Operaţional
Competitivitate.
Trebuie să evidenţiem aici şi dificultăţile întâmpinate în utilizarea sistemului SIIAN,
aflat în exploatare şi în achiziţionarea serviciilor de mentenanţă pentru acesta din cauza
problemelor de personal specializat, dotării insuficiente cu staţii de lucru şi a legislaţiei
achiziţiilor publice.
36
8. MANAGEMENTUL COMUNICĂRII
Activitatea de comunicare şi informare publică s-a desfăşurat pe mai multe coordonate,
după cum urmează:
a) Monitorizarea imaginii ANR prin:
urmărirea apariţiilor din presa online pe teme de interes pentru instituţia ANR, la
nivel local sau central, pentru domeniul de activitate (arhivistic, ştiinţific, cultural,
istoric, educativ);
realizarea sintezei presei locale şi centrale şi difuzarea acesteia către personalul
ANR;
b) Activitatea de relaţii publice, reprezentată de:
realizarea şi difuzarea către presă a comunicatelor de presă;
asigurarea asistenţei pentru filmările şi interviurile având ca subiect atribuţiile
ANR, precum şi sprijinirea/realizarea documentării pentru materiale de presă la
solicitarea instituţiilor media;
organizarea de vizite documentare/didactice pentru grupuri de elevi/studenţi;
c) Asigurarea accesului cetăţenilor la informaţiile de interes public prin soluţionarea cererilor
adresate ANR privind Legea nr. 544/2001;
d) Activităţi în mediul online şi administrarea paginilor de internet şi Facebook ale ANR:
redactarea şi postarea diferitelor anunţuri privind activităţile derulate de ANR;
postarea campaniilor media derulate de MAI;
completarea şi evidenţa Registrului Operatorilor Economici Autorizaţi Prestatori de
Servicii Arhivistice;
alimentarea paginii de Facebook cu anunţuri privitoare la evenimente din domeniul
arhivistic sau cu materiale concepute în scopul promovării documentelor
administrate de ANR.
În cursul anului 2016, pagina de internet a ANR a avut 135.714 vizitatori unici, clasându-
se, în momentul de faţă, pe locul 10 în topul instituţiilor publice din Romania, faţă de locul 12 în
2015. În funcţie de locaţia accesării paginii de internet vizitatorii au provenit din următoarele
ţări:
România – 124.054 - 86.11%;
S.U.A. – 3.972 - 2.76%;
37
Germania – 2.072 - 1.28%;
R. Moldova – 1,846 - 1.29%;
Ungaria – 1,581- 1.1%;
Italia – 1.182 - 0,82%;
Franţa – 1.007 - 0,7%.
Portalul ANR a ajuns la un număr de 147.767 de accesări, în creştere faţă de anul 2015
când a numărat 129.417 de vizite ale utilizatorilor interesaţi de serviciile oferite de instituţia
noastră.
Prezenţa publică a ANR
Cereri soluţionate 45.627
Cercetători care au frecventat sălile de studiu 6.274
Audienţe acordate 838
Utilizatori ai serviciilor ANR înregistraţi în aplicaţia Oracle Siebel CRM 20.769
Vizitatori unici ai paginii de internet 135.714
Accesări ale Portalului ANR 147.767
Vizitatori unici ai paginii Facebook ai ANR 1.050
Total 331.378
9. RISCURI
- Întârzierea modificării cadrului legislativ de reglementare a domeniului arhivistic în
raport cu transformările sociale şi economice petrecute la nivelul societăţii româneşti în perioada
1996-2013. În aceste condiţii instituţia întâmpină importante greutăţi în îndeplinirea atribuţiilor
care îi revin.
- Statutul inferior al ANR în ierarhia instituţională. Lipsa de informare a decidenţilor
politici cu privire la rolul şi importanţa ANR în ansamblul sistemului administraţiei publice
româneşti.
- Alocarea pentru bugetul instituţiei a unor sume insuficiente are drept consecinţă
imposibilitatea unei bune desfăşurări a activităţilor, inclusiv amânarea unor proiecte de investiţii
sau blocarea altora deja demarate.
- Interesul scăzut al creatorilor sau deţinătorilor de documente faţă de acest domeniu de
activitate, reflectat în neasigurarea unor condiţii minime de muncă şi în salarizarea
necorespunzătoare a personalului de arhivă.
- Existenţa unui decalaj în privinţa folosirii tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor între
ANR şi o serie de creatori şi deţinători de documente, care produce sincope în fluxul relaţional şi
îngreunează aplicarea unitară a procedurilor metodologice în domeniul arhivelor.
38
- Existenţa unui decalaj între utilizarea tehnologiilor moderne în domeniul arhivistic pe
plan intern şi internaţional şi implementarea acestora în ANR.
- Evoluţia rapidă a tehnologiei în domeniul informaţiei şi al comunicaţiilor impune
investiţii continue în dotări şi asigurarea service-ului de specialitate, precum şi în procesul de
formare a utilizatorilor, fapt dificil de realizat în contextul unei finanţării reduse.
- Adoptarea unor acte normative ale căror prevederi nu sunt în concordanţă cu prevederile
Legii nr. 16/1996.
- Factori cu efecte negative asupra resurselor umane datorate condiţiile specifice de muncă
cu praf de arhivă, microorganisme şi substanţe chimice toxice, amplasarea clădirilor şi
depozitelor de arhivă în vecinătăţi care prezintă risc de poluare şi inundaţii.
10. OBIECTIVE 2017:
Obiectiv general:
Continuarea implementării obiectivelor stabilite prin Planul de acţiuni al Strategiei
Arhivelor Naţionale 2015-2021.
Obiective prioritare:
A. Îmbunătăţirea cadrului legislativ al activităţii în domeniul arhivistic prin:
- promovarea proiectului de Lege al Arhivelor Naţionale;
- elaborarea unor norme de lucru privind activitatea de prelucrare arhivistică şi de evidenţă
a documentelor, ca urmare a implementării Sistemului informatic integrat pentru
gestiunea serviciilor oferite clienţilor Arhivelor Naţionale;
- perfecţionarea procedurilor şi a normelor existente referitoare la domeniul de aplicare a
Legii Arhivelor Naţionale şi implementarea acestora.
B. Creşterea capacităţii de depozitare şi îmbunătăţirea condiţiilor de păstrare a Fondului
Arhivistic Naţional;
C. Perfecţionarea folosirii Sistemului informatic integrat pentru gestiunea serviciilor oferite
clienţilor Arhivelor Naţionale;
D. Finalizarea proiectului „Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naţionale ale
României”;
E. Finalizarea Ghidului bilingv româno-maghiar al fondurilor şi colecţiilor referitoare la
Transilvania aflate în păstrarea Arhivelor Naţionale ale României şi a celor din Ungaria;
F. Susţinerea activităţii de gestionare şi arhivare electronică la creatori;
G. Creşterea eficienţei activităţii de control şi îndrumare la creatorii şi deţinătorii de
documente, cu prioritate cei din domeniul administraţiei publice şi operatorilor economici
autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice;
39
H. Consolidarea rolului Arhivelor Naţionale în cercetarea ştiinţifică şi cultural-educativă.
Realizarea programelor dedicate Centenarului Primului Război Mondial şi Marii Uniri;
I. Consolidarea sistemului de acorduri şi convenţii bilaterale de colaborare în domeniul
practicii şi teoriei arhivistice cu instituţii din ţară şi din străinătate;
J. Consolidarea raporturilor de colaborare cu structurile MAI şi cu organizaţiile din
domeniul public sau privat.
11. CONCLUZII
Arhivele Naţionale au făcut eforturi apreciabile pentru îndeplinirea misiunii şi obiectivelor
sale specifice şi au depus o activitate care poate fi apreciată ca bună.
A fost demarată implementarea Strategiei ANR pe perioada 2015-2021, adoptată prin
Hotărâre de Guvern în anul 2015. S-au obţinut rezultate bune în domenii precum controlul şi
îndrumarea creatorilor şi deţinătorilor de arhivă, îmbunătăţirea accesului la documente,
informatizarea prin cele două proiecte: SIIAN şi DDM, cercetarea proprie şi valorificarea
informaţiilor din fonduri şi colecţii, promovarea instituţiei în noile medii de comunicare, implicarea
în proiecte guvernamentale: Centenar şi e-Arhivare. ANR a făcut faţă solicitării publicului de diferite
categorii şi s-a străduit să dezvolte interesul cetăţenilor pentru documentul de arhivă. Numărul
solicitărilor la adresa instituţiei s-a ridicat la 331.378, în creştere faţă de anul precedent.
Totodată, au regresat activităţi precum colectarea FAN, ordonarea-inventarierea, din cauza
lipsei spaţiului de depozitare şi a personalului. În ciuda eforturilor, numărul angajaţilor a bătut pasul
pe loc şi se simte mult lipsa specialiştilor în diferite sectoare.
Problema cea mai mare constă însă în amânarea unor prevederi esenţiale din Strategie,
precum Legea Arhivelor, bugetarea şi personalul prevăzute în Planul de acţiuni al Strategiei, fără de
care documentul rămâne poate să rămână simplă dorinţă pioasă, perpetuând criza de decenii a unui
sector esenţial pentru democraţie şi identitate naţională.
Situaţia poate fi deblocată, în opinia noastră, doar prin implicarea energică a Ministerului
nostru, care să înscrie Strategia ANR între priorităţile sale pe anul 2017, vizând concretizarea
Programului de guvernare al Guvernului României pentru perioada următoare.
DIRECTOR,
Dr. Ioan DRĂGAN