1

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

SECRETARIATUL GENERAL SERVICIUL ARHIVĂ

ARHIVAREA ELECTRONICĂ A DOCUMENTELOR CREATE, PRIMITE SAU AFLATE ÎN PĂSTRAREA STRUCTURILOR

MINISTERULUI ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR - realitate a secolului XXI-

Cuvânt înainte. Ţinem să mulţumim în mod special domnului Bogdan Florin Popovici, angajat al Arhivelor Naţionale, pentru sprijinul acordat şi indicaţiile preţioase furnizate în vederea documentării asupra temei de faţă.

Redactarea materialului de faţă are ca obiectiv prezentarea unor aspecte legate de arhivarea electronică şi managementul documentelor în format electronic, precum şi etapele care trebuie parcurse în vederea transpunerii documentelor din format clasic în format electronic.

Având în vedere gradul de noutate al temei menţionate considerăm utilă prezentarea studiului de faţă tuturor angajaţilor M.I.R.A interesaţi în vederea implementării unor proiecte similare.

Motivaţia cercetării a avut la bază crearea unei arhive digitale la nivelul Direcţiei Generale de Paşapoarte, pentru întărirea securităţii frontierei de stat simultan cu întărirea luptei împotriva criminalitǎţii transfrontaliere.

Fără a avea pretenţia de a fi epuizat exhaustiv problemele ridicate de amploarea unui asemenea subiect, acest material îşi propune iniţierea lucrătorilor care au în plan digitalizarea fondurilor arhivistice, create sau deţinute, pentru a fi pregătiţi să răspundă obiectivelor înscrise în proiectele de arhivare electronică.

În condiţiile creşterii populaţiei, la nivel planetar, spaţiul devine din ce în ce mai valoros, iar crearea în continuare a unei arhive clasice necesită costuri tot mai ridicate. De asemenea, rapiditatea cu care circulă persoanele, dintr-un stat în altul, pe întreg globul, justifică digitalizarea informaţiilor pentru creşterea operativităţii atât la punctele de trecere a frontirelor de stat cât şi în interiorul ţării.

2

Astăzi toate instituţiile , indiferent de mărime, posedă o arhivă de documente tipărite, acumulează zilnic o cantitate din ce în ce mai mare de documente şi se anticipează un viitor majoritar (dar nu în întregime) electronic.

Pentru multe instituţii, documentele tipărite o să fie în continuare necesare, chiar dacă volumul de documente electronice este în creştere. Documentele provenite din tabele (ex. gen Excel), din baze de date şi din sisteme informatice complexe conţin o informaţie structurată, cea mai mare parte numerică. Instituţiile produc însă şi un important volum de documente care conţin informaţie nestructurată (rapoarte, scrisori, e-mailuri, materiale publicitare, studii, desene tehnice, note scrise etc).

Informaţiile structurate şi nestructurate reprezintă resurse importante pentru orice organizaţie. Pentru a gestiona aceaste informaţii, instituţiile publice mari utilizează sisteme complexe, pe care instituţiile mici si medii nu şi le permit.

Ceea ce trebuie remarcat încă de la început, în mod special, este că „arhivistica digitală” nu face altceva decât să trateze arhivistic un nou tip de documente. Pentru a face acest lucru nu trebuie să fi informatician.Vorbim despre o tehnică de codare a informaţiei, dar pentru prima dată în istoria codificării umane, nu mai este nevoie să ştim să codificăm noi- o face maşina. Dar maşina, cel puţin până acum, lucrează la ordinul omului.

Aşadar, în spatele tehnologiei sunt oamenii. Maşina produce „obiecte digitale”, documente, dar ce se întâmplă cu ele ţine de utilizatorul din spatele maşinii calculatorului.

Pentru a înţelege mai clar cele prezentate în acest material redăm mai jos semnificaţia celor mai utilizaţi termeni, urmând ca pe parcurs să definim şi alţi termeni susceptibili de explicaţii suplimentare.

I.1. DEFINIŢII

a) ERMS (Model de Specificaţie pentru Sistemele de Administrare al Recordurilor Electronice) este în primul rând o aplicaţie pentru administrarea record-urilor(înregistrărilor) electronice, deşi el poate fi folosit să administreze şi record-uri tradiţionale. Accentul acestei specificaţii este pus ferm pe administrarea documentelor electronice. b) Managementul documentelor- sisteme electronice pentru controlul documentelor, reprezintă o soluţie computerizată ce facilitează capturarea, organizarea, arhivarea, regăsirea, manipularea şi circulaţia controlată a documentelor în format electronic. c) Arhivarea electronică constituie procedeul de stocare securizată a procesului de conversie în format digital.

3

d) Documentul electronic reprezintă un mediu digital unde informaţia este înregistrată într-o formă care se poate regăsi, procesa şi comunica prin intermediul tehnologiei digitale/ cu ajutorul computerului. e) Capturare - Acţiunea de înregistrare sau salvare a unei instanţe particulare a unui obiect digital. f) Digital - Descrie informaţia făcută de biţi distincţi sau valori numerice mai degrabă decât valorile variabilelor de tip continuu. g) Metadata - Datele care descriu contextual, conţinutul şi structura înregistrărilor precum şi modul lor de administrare de-a lungul timpului. h) Semnăturile electronice (adesea numite semnături digitale) reprezintă o informaţie care este ataşată, sau este logic asociată, cu o altă informaţie, cum ar fi o înregistrare electronică, şi care serveşte ca metodă de autentificare. În mod tipic, semnătura electronică ia forma unei secvenţe de caractere. Este folosită cu algoritmi de securitate, proceduri şi „chei” (un lung şir de caractere similare unei parole) pentru a confirma integritatea unei înregistrări, şi/sau pentru a autentifica identitatea expeditorului sau a sursei unei înregistrări. Semnăturile electronice nu trebuie confundate cu un bitmap, sau cu o imagine scanată, a unei semnături manuale , în cerneală, pe hârtie – aceasta nu este considerată securizată, şi deci nu este posibilă aprobarea autenticităţii unei înregistrări. i) Măsuri TEMPEST- un complex de activităţi şi măsuri de testare şi de realizare a securităţii împotriva scurgerii informaţiilor, prin intermediul emisiilor electromagnetice parazite. Echipamentele TEMPEST încorporează tehnologii de fabricaţie şi elemente care elimină sau atenuează radiaţiile compromiţătoare. j) Rolurile de administrare întreprind acţiuni raportate la administrarea înregistrărilor însăşi; interesul lor este în administrarea înregistrărilor ca entităţi decât în conţinut. Pot de asemenea administra hardware-ul, software-ul şi stocarea înregistrărilor electronice, să se asigure că salvările sunt efectuate şi să administreze performanţa sistemului de administrare a înregistrărilor. Analiza rentabilităţii proiectului a) Puncte tari:

Prin implementarea proiectelor de arhivare electronică se urmăreşte creşterea gradului de operativitate privind accesarea informaţiilor deţinute de o organizaţie. Posibilitatea regăsirii informaţiilor prin căutări încrucişate efectuate de calculator reprezintă un atuu important al oricărei instituţii. Un alt avantaj major pe care îl presupune digitalizarea documentelor este reducerea spaţiului de depozitare. Micşorarea schemei personalului care asigură conservarea documentelor, în format clasic, din fondului arhivistic, constituie un element în plus în favoarea proiectului. Reducerea timpului de expunere a personalului la contactarea unor boli profesionale, legate de munca în depozitul de arhivă (boli pulmonare, micoze, toxicoze, ciuperci saprofite etc.). Facilitatea creării de rapoarte periodice

4

asupra anumitor teme sau probleme, folosind o serie de informaţii care sunt prelucrate automat de calculator.

Automatizarea activităţilor instituţiei: crearea şi urmărirea proceselor de workflow indiferent de complexitate (ştim în fiecare moment care este starea documentului, care sunt paşi următori, care sunt timpii de răspuns alocaţi).

Un beneficiu important îl reprezintă posibilitatea diseminării cu uşurinţă a informaţiilor stocate către „utilizatorii externi” care primesc autorizare în acest sens. (Ex. Accesarea directă a bazei de date de către o altă instituţie autorizată ce desfăşoară o activitate complementară.).

Eficientizarea şi structurarea informaţiei: - regăsirea rapidă a informaţiilor potrivite la momentul potrivit; - căutări multicriteriale în funcţie de necesităţile utilizatorului; - eliminarea duplicării informaţiei; - Recopieri/multiplicări fără pierderi de calitate; - Calitate mai bună a copiilor (imagine color, posibilitate prezentare

3D). Reducerea costurilor aferente:

- copierii documentelor; - consumului de hârtie tipărită; - cheltuielilor cu angajaţii;

b) Puncte slabe: Principalele probleme pe care le ridică arhivarea electronică sunt legate de efortul financiar pe care trebuie să-l suporte instituţia sau organizaţia şi selectarea şi pregătirea personalului în vederea implementării proiectului. Consultarea informaţiilor conţinute de arhiva electronică sunt dependente de anumite condiţii: conectarea la surse de energie, dotarea cu tehnologia necesară accesării informaţiilor. Un risc care trebuie avut în vedere este reprezentat de atacurile informatice, reprezentate de hack-eri sau viruşi informatici, ce pot fi lansate asupra bazelor de date. Acestea pot fi contracarate prin protejarea sistemului cu ajutorul soluţiilor antivirus şi „firewall”.

5

I.2 ETAPELE TRANSPUNERII DOCUMENTELOR DIN FORMAT

CLASIC ÎN FORMAT ELECTRONIC

Prezentare generală Transpunerea documentelor din format clasic în format electronic se realizează prin parcurgerea unui şir de etape interdependente: a) evaluarea arhivei în procedsul de pre-digitalizare;

b) pregătirea materialului documetar în vederea scanării; c) scanarea documentelor; d) indexarea documentelor rezultate în urma scanării e) migrarea datelor (documentul scanat şi indecşii ataşaţi) la nivel central; f) consolidarea datelor la nivel central- crearea copilor de arhivă;

I.2.1.Pregătirea documentelor în vederea transpunerii acestora din format clasic în format electronic

Pentru a putea pune în practică un asemenea proiect mai întâi trebuie efectuat un studiu amănunţit asupra materialului documentar de urmează a fi digitalizat. Trebuie avut în vedere următoarele aspecte:

a) împărţirea geografică a fondului arhivistic - dacă este cazul - ce face obiectul digitalizării.

b) modul de organizare al fondului arhivistic deţinut de beneficiarul proiectului (descrierea părţilor structurale şi criteriul după care au fost constituite).

c) conţinutul informaţiilor şi a genurilor de documente cuprinse în materialul documentar şi particularităţile ce evidenţiază materialul arhivistic.

d) cantitatea documetelor exprimate în unităţi arhivistice şi metri liniari pentru fiecare parte structurală a fondului.

e) Existenţa documentelor clasificate şi procentul în care acestea se regăsesc.

f) Starea de conservare a materialului documentar, formatul suportului, calitatea cernelurilor şi intensitatea scrisului prezentate în general – aceste informaţii se pot releva prin sondarea unităţilor arhivistice care fac obiectul arhivării electronice.

Prima operaţiune care trebuie efectuată este identificarea , în depozitul de arhivă, a documentelor ce urmează a fi scanate. După identificare, documentele sunt transportate la atelierul de recondiţionare şi restaurare, unde sunt pregătite pentru digitalizare.

Transportul documentelor din depozitul de arhivă în camerele de lucru sau la laboratorul de scanare, aflate în incinta aceleiaşi construcţii, se efectuează numai în mijloace de protecţie (cutii, mape), cu cărucioare de transport.

6

Operaţiunile de transportare a arhivei în afara depozitelor sau în alte locaţii se execută numai în containere metalice sau saci din plastic pe suport texturat, care trebuie a se numerota, închide şi sigila, lundu-se măsuri de protecţie pe întregul traseu. În vehiculul care transportă documente vor călători numai însoţitorii de transport şi se va interzice fumatul sau orice activitate care ar putea provoca degradarea documentelor.

Unităţile arhivistice odată ajunse la atelierul de pregătire pentru scanare sunt preluate de personalul specializat care vor asigura materialul documentar, în aşa fel încât să se garanteze integritatea documentelor.

Pentru fiecare unitate arhivistică în parte (mapă, dosar) se va întocmi, pe un formular, un raport de scanare, pentru a se putea şti în orice moment etapa de prelucrare în care se află documentul. La atelierul de recondiţionare şi restaurare (vezi anexa 1) documentele sunt supuse următoarelor operaţiuni:

- desprăfuirea materialului arhivistic - în cadrul fiecărei unităţi arhivistice documentele se ordonează

cronologic, sau în alte cazuri speciale, după alte criterii; - când unitatea arhivistică este ordonată cronologic, actele mai noi

trebuie să se afle deasupra, iar cele mai vechi dedesupt în cazul fondurilor arhivistice operative, (deschise) şi invers la fondurile închise (arhiva moartă).

- după ordonare, se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice şi orice obiect care poate periclita procesul de scanare;

- între unităţile arhivistice din dosare şi mape se vor „insera” separatori de documente; aceştia sunt formaţi din nişte coli de hârtie care au proprietatea de a fi recunoscuţi de sistemul informatic, astfel încât în urma procesului de scanare vor rezulta tot atâtea documente în format electronic câte sunt şi pe suport friabil;

- filele se numerotează în colţul din dreapta sus; - în cazul dosarelor compuse din mai multe volume (dubluri ale

dosarelor), documentele sunt integrate la dosarul de bază, respectându-se ordinea cronologică a acestora;

- Fotografiile ataşate pe documente cu ajutorul capselor metalice sunt desprinse de acestea prin îndepărtarea părţii metalice după care sunt reaplicate pe document prin lipire.

- Documentele îndoite sunt aplatizate, iar cele a căror margini sunt deteriorate, trebuie îndreptate, pe cât posibil, prin debitare cu ajutorul unei ghilotine.

- la sfârşitul operaţiunilor de pregătire pentru digitalizare, unităţile arhivistice sunt certificate pe o foaie nescrisă sau pe coperta dosarelor, folosindu-se următoarea formulă: „Prezentul dosar conţine ...file”, în

7

cifre şi între paranteze, în litere, după care lucrătorul semnează şi pune data certificării. Scanarea documentelor se realizează numai asupra documentelor ordonate, inventariate şi restaurate.

Unităţile arhivistice se digitalizează în întregime, nu se scanează parţial dosarul, mapa, documentul etc. Pentru fiecare fond în parte se va întocmi câte un plan metodic de scanare. Deţinătorii documentelor sunt responsabili de întocmirea planului de scanare pentru documentele proprii (din mape, dosare) . Planul metodic de scanare va cuprinde următoarele:

- denumirea deţinătorului documentelor care se scanează; - denumirea fondului, conform registrului de arhivă; - existenţa documentelor clasificate, a nivelurilor de clasificare şi

cantitatea documentelor, în procente, pentru fiecare clasă de secretizare; - cantitatea de documente în metri liniari şi numărul unităţilor (dosarelor,

mapelor) arhivistice care urmează a fi digitalizate; - elementele de cotă ale fondului şi explicaţii asupra modului cum au fost

stabilite; - instrumentele de evidenţă existente asupra fiecărui fond; - succesiunea firească a documentului, precum şi alte elemente specifice

fondului; - ordinea în care vor fi scanate documentele şi eventual instrumentele de

evidenţă; - forma documentelor- documente scrise pe format mare: A2,A3; - intensitatea şi culoarea scrisului; - existenţa documentelor sigilate, ce nu pot fi desfăcute în mod normal,

deteriorându-se elementele de siguranţă prin despărţirea în părţi componente.

- Specificarea genurilor documentelor cărora le va fi aplicată funcţia OCR sau ICR, precum şi tipul datelor (text, foto) care fac obiectul recunoaşterii optice.

În vederea asigurării, în bune condiţii, a procesului de arhivare electronică a documentelor se întocmeşte, înaintea scanării, lista unităţilor arhivistice ce necesită a fi restaurate. La întocmirea listei se au în vedere documentele a căror integritate ar putea fi periclitată în timpul procesului de digitalizare: cele scorojite, casante, rupte în bucăţi, cele cu marginile puternic îndoite, ce nu pot fi aplatizate decât în laborator, dosare care prin desfacerea pentru scanare s-ar deteriora (foi lipite, legătura la cotorul dosarului strânsă). Lista va purta numele, prenumele, data şi semnătura lucrătorului care a întocmit-o şi a şefului ierarhic.

Documentele clasificate din categoria secrete de stat vor beneficia de o atenţie sporită. Acestea vor fi digitalizate în încăperi special amenajate respectând următorele condiţii:

8

- echipamentele trebuie dispuse în spaţii protejate TEMPEST; - echipamentele trebuie să fie protejate TEMPEST.

După efectuarea transferului documentelor în camera de digitalizare, se verifică corectitudinea prelucrării arhivistice a dosarelor (ordonare, numerotare, lipsa elementelor metalice şi certificarea filelor).

Documentele preluate sunt asigurate în camera de scanare, asigurându-se integritatea lor.

Pentru ca un complet de scanare (o staţie de scanare+ o staţie de indexare) să lucreze la o capacitate acceptabilă este necesar ca activitatea de prelucrare a documentelor să fie desfăşurată de cca. 4-5 operatori.

I.2.2. Scanarea documentelor şi crearea arhivei electronice- Captura- Scopul digitalizării este crearea unor reproduceri digitale fidele ale

documentelor convenţionale, având ca rezultat documente digitale care să fie într-un format corespunzător şi să fie caracterizate de calitate, persistenţă (posibilitate de acces pe termen lung) şi interoperativitate (independent de sistemul de operare şi softuri).

Digitalizarea trebuie să respecte integritatea documentului, aspectul originalului (inclusiv tonurile şi culorile) şi succesiunea corectă (originală) a elementelor componente (pagini, file etc.). O reproducere fidelă presupune posibilitatea producerii (printării) unui facsimil la dimensiune 1:1.

Masterul de arhivă trebuie să fie în mod de culoare RGB, masterul/copia pentru tipar în format CMYK.

Funcţia de scanare trebuie să fie capabilă să recunoască şi să capteze documentele individuale într-un proces de scanare de grup. Soluţiile obişnuite se bazează pe recunoaşterea codurilor patch, patch sheets, codurilor de bare sau inserturilor de benzi albe.

Crearea copiilor de pe documente: copie de arhivă, copie de

publicare/multiplicare, copie de lucru În general, se recomandă crearea a cel puţin două copii master, care să nu fie

păstrate împreună, ci în depozite separate. Din punct de vedere arhivistiv, se pot lua în consideraţie 3 copii: 300 dpi (master arhivă); 200 dpi (copie de reproducere); jpeg- 100 dpi (copie de cercetare);

La planificarea pentru implementarea ERMS (Model de Specificaţie pentru Sistemele de Administrare al Recordurilor Electronice) trebuie deseori luate în considerare înregistrări fizice sub formă de hârtie sau microfilm.

Această secţiune se referă la scanarea documentelor pe suport hârtie sau microfilm, astfel încât să poată fi captate în Sistemul de management al

9

documentelor ca înregistrări electronice. Aceasta include mai multe cerinţe care se referă la detaliile procesului de scanare. Scanarea poate fi organizată în următoarele moduri:

• Centralizat • Local sau pe grupuri de lucru • Din sursă externă sau subcontractată Sau combinaţii ale acestora. Aceste moduri sunt descrise pe scurt după cum

urmează: 1. Scanarea centralizată este mai indicată pentru volumul mare de captări, utilizând în mod normal echipament rapid de scanare specific proiectat pentru importul în grup şi operatori scaner specialişti. 2. Scanarea locală sau pe grupuri de lucru se efectuează în apropierea utilizatorilor destinatari şi este indicată în cazul activităţii cu volum redus în care persoana care face scanarea trebuie să cunoască procesul de lucru sau când este dictată de distribuţia geografică a organizaţiei. 3. Scanarea cu sursă externă sau subcontractarea – poate fi aleasă pentru un număr de motive legate de eficienţa costurilor

• Când trebuie efectuată o scanare în volum mare • Când nu sunt disponibile resurse umane suficiente în organizaţie • Când nu sunt disponibile spaţii şi/sau echipamente suficiente în

organizaţie • Când scanarea şi/sau stocarea nu sunt dependente de locaţie

Vom analiza în continuare condiţiile ce trebuie îndeplinite de un Sistem de administrare al documentelor electronice indiferent dacă varianta aleasă este scanarea centralizată ori scanarea locală sau pe grupuri de lucru.

I.2.3.Scanare şi Imagine Soluţia de scanare furnizează interfaţa cu echipamentul de scanare şi

permite operatorului să realizeze mai multe procese legate de scanare cum ar fi rotirea sau curăţarea.

Funcţia de scanare a Sistemului de management trebuie să suporte atât scanare monocromă cât şi color. De asemenea trebuie să fie capabilă să salveze imagini în formate standard, incluzând, dar fără a se limita la:

• TIFF • JPEG (vezi ISO 15444, cerut numai dacă este suportată şi scanarea color) • PDF/A (vezi ISO 19005) Funcţia de scanare a Sistemului de management trebuie să poată să salveze

imagini la rezoluţii diferite şi trebuie să fie capabilă să manevreze dimensiuni standard de hârtie, inclusiv , dar fără a se limita la A4, A3.

10

Soft-ul trebuie să aibă funcţia Optical Character Recognition (OCR), aceasta produce text dintr-o imagine scanată. Unele tipuri de OCR sunt denumite câteodată Intelligent Character Recognition sau ICR. Textul OCR trebuie să fie considerat metadată a înregistrării mai degrabă decât o înregistrare propriu-zisă.

Sistemul de management trebuie să includă o facilitate pentru inspectarea imaginilor scanate. Acest lucru include abilitatea de a accepta sau refuza imagini în funcţie de calitatea rezultată; iar când sunt refuzate să se solicite o re-scanare. Inspecţia poate fi făcută de un operator de scaner, un utilizator specializat în verificarea calităţii sau alţi utilizatori care fac control de calitate ca parte a muncii lor.

Funcţia de scanare a soft-ului trebuie să înscrie pentru fiecare sesiune de scanare următoarele detalii:

• Utilizatorul • Identificatorul staţiei de lucru • Ora şi durata • Identificatorul sesiunii • Identificatorul lotului • Numărul documentelor (dacă este cazul) • Numărul imaginilor scanate • Numărul imaginilor după eliminarea paginilor albe (dacă eliminarea se

face automat). Soft-ul de scanare al documentelor va conţine o funcţie ce trebuie să fie

capabilă să capteze automat metadatele relevante când scanează zonele formate. O zonă formată este una care include arii definite în software-ul de scanare

care conţine date ce trebuie scanate. Informaţiile din afara zonelor definite nu sunt scanate, astfel reducându-se dimensiunea imaginii şi a cerinţelor de stocare şi lărgime de bandă. Când funcţia de scanare a sistemului de arhivare include captura automată a metadatelor trebuie să fie capabil să interpreteze această informaţie pentru o clasificare automată.

De asemenea sistemul trebuie să fie capabil să importe în grup imaginile scanate şi metadatele asociate acestora.

I.2.4. STOCARE, ARHIVARE Aici trebuie avute în vedere următoarele aspecte: Locaţia documentelor este complet configurabilă şi poate fi setată oriunde în reţea; - Separarea ierarhiei de stocare de mediul fizic efectiv; - Suport pentru mediile read-only sau cele portabile; - Sincronizarea între diferite locaţii de stocare; - Stocarea documentelor în formate non-proprietare, ASCI, PDF, TIFF;

11

I.2.5. INDEXAREA Presupune: - Crearea de sabloane de index pentru tipuri diferite de documente; - Obligativitatea utilizatorilor de a introduce informaţiile de index în format specific; - Documentele diferite sunt colorate diferit; - Suportă OCR multiplu, simultan de pe diferite staţii de lucru; Funcţia de indexare a sistemului trebuie, la rândul ei, să includă o facilitate pentru inspectarea imaginilor scanate.

În această etapă documentelor le sunt ataşate metadatele după care pot fi regăsite ulterior. Procedura de indexare poate fi realizată automat prin funcţia OCR, acolo unde există posibilitatea tehnică, sau manual prin introducerea indecşilor de către operatori. Pentru validarea datelor introduse sau preluate automat este nevoie de „supervizor” care să verifice corectitudinea metadateor ataşate obiectelor electronice. Având în vedere faptul că procedura de scanare este în mare parte realizată cu scanere automate de tip „ADF” pentru a putea ajunge la o încărcare rezonabilă a unui asemenea scaner este nevoie de circa 3-4 operatori care să efectueze funcţia de indexare. Deci raportul dintre scanare şi indexare este de 1/3. Pentru proiectele care nu au termene de definitivare foarte stricte se poate apela la soluţia scanării şi indexării succesive. Adică un operator după ce a scanat un lot de documente, ulterior poate să efectueze următoarea etapă în procesul arhivării electonice, anume ataşarea indecşilor documetelor electronice.

I.2.6. Căutare şi recuperare Căutarea este procesul de identificare a înregistrărilor sau fişierelor prin

intermediul parametrilor definiţi de utilizator în scopul localizării, accesării şi recuperării înregistrărilor, claselor, fişierelor, sub-fişierelor, volumelor şi/sau metadatele acestora.

Instrumentele Sistemului de management al documentelor va conţine o funcţie de căutare şi navigare ce este utilizată pentru localizarea metadatelor, claselor, fişierelor, sub-fişierelor, volumelor sau înregistrărilor. Acest lucru necesită o varietate de tehnici de căutare în ajutorul utilizatorilor pornind de la (de exemplu) utilizatorul ,,cercetător” sofisticat până la cel ,,ocazional” şi ,,începător”.

Nicio funcţie a sistemului de căutare sau recuperare nu trebuie să dezvăluie unui utilizator vreo informaţie (metadate sau conţinut al înregistrării) dacă controlul de acces şi securitate interzic accesul acelui utilizator. Sistemul de management al documentelor trebuie să permită căutarea şi recuperarea:

12

• înregistrărilor • nivelului de intrare a grupurilor de înregistrări (clasă, fişier, sub-fişier,

volum) şi metadatele asociate acestora la orice nivel al sistemului de clasificare.

Soft-ul de management al documentelor trebuie să permită utilizatorilor să specifice orice combinaţie de elemente ale metadatelor ca termen de căutare. De asemenea trebuie să permită utilizatorilor să caute obiecte după cuvinte cheie, atunci când obiectele au cuvinte cheie ataşate.

I.2.7. DISTRIBUŢIE Sistemul de management al documentelor trebuie să furnizeze facilităţi de

imprimare pentru a permite tuturor utilizatorilor să obţină copii imprimate ale înregistrărilor , metadatele acestora şi alte informaţii administrative.

În toate cerinţele prin ,,imprimare” se înţelege că include funcţii asociate în mod normal cu producerea de rapoarte, cum ar fi rapoarte multi-pagini, numerotare pagini, data şi utilizarea imprimantei configurate. Trimiterea imaginilor de pe ecran către o imprimantă nu este considerată în mod normal suficientă pentru aceste cerinţe.

Sistemul de management al documentelor trebuie să permită imprimarea tuturor metadatelor sau a celor specificate pentru orice clasă, fişier, sub-fişier, volum sau înregistrare.

De asemenea trebuie să fie capabil de a transfera şi exporta recorduri în formatul în care au fost capturate.: - Trimiterea prin e-mail a documentelor ca fişiere jpeg sau PDF; - Distrbuire şi arhivare pe medii optice de stocare(UDO, DVD-R); -UDO-uri şi DVD-uri cu motor de căutare incorporat pentru acces la documente de pe orice PC.

I.2.8.Categorii de securitate Termenul „Categorie de Securitate” este folosit în acest subcapitol pentru

a defini „unul sau mai mulţi termeni asociaţi cu o înregistrare care definesc regulile ce guvernează accesul la ea.” De notat că acest termen este folosit explicit pentru acest subcapitol; nu este în mod general folosit. Utilizatorilor le poate fi alocat o singură autorizaţie de securitate care împiedică accesul la toate aglomerările sau înregistrările care au fost alocate altor categorii de securitate mai înalte. Categoriile de securitate pot fi alcătuite din sub-categorii. Câteva sub-categorii sunt ierarhice prin natură. Alte sub-categorii pot fi aranjate diferit, tipic într-o manieră care este unică unei organizaţii sau sector.

Sistemul de management al documentelor ar trebui să suporte alocarea unei categorii de securitate unei clase, fişier, sub-fişier sau volum, care este valid pentru o perioadă definită de timp, şi ar trebui automat să reducă marcarea la cel

13

mai scăzut nivel de securitate la sfârşitul acelei perioade (ex. La sfârşitul perioadei de clasificare a documentelor conform H.G. 585/2002).

Sistemul de management al documentelor ar trebui să suporte notificarea la un rol administrativ la expirarea unei perioade de timp selectate pentru care o categorie de securitate a fost alocată unei clase, fişier, sub-fişier sau volum, şi să permită marcajului de securitate să fie reevaluat şi îmbunătăţit.

De asemenea Sistemul de management al documentelor trebuie să înregistreze automat toate schimbările valorilor categoriei de securitate şi sub-categoriei în consola de audit.

Sistemul de management al documentelor nu trebuie să permită unui utilizator să aplice o categorie de securitate unei clase, fişier, sub-fişier sau volum la care utilizatorul nu are acces.

Un rol administrativ trebuie să fie capabil să schimbe categoria de securitate a tuturor înregistrărilor dintr-o clasă, fişier, sub-fişier sau volum printr-o singură operaţie.

Acesta este cerut în mod curent pentru a reduce nivelul de protecţie dat înregistrărilor pe măsură ce sensibilitatea lor scade cu timpul.

Sistemul de management al documentelor trebuie să furnizeze un avertisment unei persoane cu rol administrativ dacă unor înregistrări li se reduce categoria de securitate, şi se aşteaptă confirmare înainte să se încheie operaţia.

Sistemul de management al documentelor trebuie să înregistreze automat evenimentele, adică date şi detalii, ale tuturor schimbărilor categoriei de securitate, în metadatele clasei relevante, fişierului, sub-fişierului, volumului sau înregistrării.

Arhiva trebuie să includă, pentru fiecare schimbare făcută, data, utilizatorul, valorile dinainte şi de după schimbare, şi motivul. Fluxuri informaţionale

Workflow Management Coalition (WfMC) – o asociaţie internaţională pentru dezvoltarea normelor de workflow şi compatibilizarea diferitelor sisteme de workflow – defineşte workflow ca fiind „automatizarea unui proces de lucru, în totalitatea lui sau doar în parte, în cursul căruia documente, informaţii sau sarcini sunt transmise de la un participant la altul în scopul acţiunii, confrom unui set de norme procedurale.” În această definiţie, prin „participant” se înţelege utilizator, grup de lucru (ex. echipă), sau o aplicaţie sofware.

Tehnologiile de workflow transferă obiecte electronice de la un participant la altul sub controlul automatizat al unui program. În contextul unui Sistem de management al documentelor, soluţia de workflow este folosită pentru a transmite fişiere şi/sau documente şi înregistrări între utilizatori, departamente şi programe de aplicaţii. Este folosit în mod normal pentru:

14

• Gestionarea unor procese esenţiale, cum ar fi înregistrarea şi procedurile de eliminare a fişierelor sau a înregistrărilor;

• Verificarea şi aprobarea înregistrărilor înainte de a fi stocate; • Traseul controlat al înregistrărilor sau fişierelor de la un utilizator la altul în

cazul unor acţiuni specifice, ex. Verificarea unui document, aprobare a unei noi versiuni;

• Notificarea utilizatorilor în legătură cu accesibilitatea unei înregistrări; • Distribuirea înregistrărilor; • Punerea on-line a arhivelor.

Sistemul de management al documentelor trebuie să permită soluţii de workflow constând în mai multe etape procedurale, fiecare etapă însemnând (de exemplu) mutarea unui document, a unei înregistrări sau a unui fişier de la un participant la altul pentru acţiune sau decizie. Acesta trebuie să permită definirea proceselor de workflow „pre-programate” de către persoana cu rol administrativ.

Soluţia trebuie să permită administratorului să salveze procesul de workflow pentru utilizări ulterioare. De asemenea trebuie să limiteze validarea unui workflow pre-programat la administrator sau la utilizatori autorizaţi.

Sistemul de management al documentelor nu are voie să limiteze numărul de workflow-uri ce pot fi definite şi stocate sau numărul etapelor în fiecare workflow.

Soluţia trebuie să permită utilizatorilor să suspende temporar un flux cu scopul de a se putea ocupa şi de alte lucrări, şi de a putea relua mai târziu fluxul (inclusiv după ieşirea totală din sistem). Un element important îl reprezintă posibilitatea soluţiei de a furniza facilităţi de raportare comprehensive pentru a permite utilizatorilor autorizaţi şi administratorilor să monitorizeze cantităţile, performanţele şi excepţiile. Cu alte cuvinte, nu trebuie să fie posibilă configurarea soluţiilor de workflow ca să permită accesul neautorizat vreunui utilizator. Descrierea fluxului principal

1 Documentele sunt prelucrate din punct de vedere arhivistic în scopul transpunerii acestora în format electronic;

2 Transpunerea în format electronic se realizează cu ajutorul scaner-elor speciale (tipul scaner-ului se alege în funcţie de calitatea hârtiei) şi al Staţiilor de Captură;

3 După scanare, documentele migrează prin reţea către Server-ul local de Captură;

4 Cu ajutorul staţiilor de indexare documentelor scanate li se atribuie metadatele corespunzătoare;

15

5 Documentele scanate şi indexate aflate pe Server-ul local de Captură migrează on-line prin reţea sau off-line pe suport optic/magnetic către Serverul Central, aflat in locaţia centrală a organizaţiei, constituindu-se astfel Arhiva Electronică.

6 În Server-ul de Management al Documentelor se reţin toate metadatele necesare interogării bazei de date.

7 Interogarea bazei de date se realizează prin reţea, cu ajutorul unui portal WEB securizat, atât de clienţii interni cât şi de cei externi pe bază de „utilizator” şi „parolă”.

Pentru un exemplu mai clar vezi anexa nr. 3.

I.2.9. Prelucrarea documentelor post-digitalizare După scanare unităţile arhivistice se întorc în camera de recondiţionare şi restaurare (vezi anexa 1) pentru prelucrarea post-digitalizare, ceea ce presupune:

- prinderea documentelor în dosare, în cazul în care a fost nevoie de desfacerea dosarului pentru scanare sau reaşezarea documentelor în mape, după caz;

- eliminarea separatorilor de documente, necesari în procesul de scanare; - marcarea unităţilor arhivistice care au trecut prin procesul de scanare

(menţiuni în instrumentele de evidenţă şi pe mijloacele de protecţie a documentelor- coperţile dosarelor, plicul mapelor etc.).

După terminarea procesului descris mai sus, documentele sunt introduse în mijloacele de protecţie (cutii) şi se întorc în depozitul de arhivă, exact la locul unde au fost identificate, respectând ordinea stabilită pentru fiecare fond în parte. Săptămânal în instrumentele de evidenţă se vor face menţiuni cu privire la documentele care au fost digitalizate.

Documentele în format electronic, rezultate în urma digitalizării documentelor deţinute vor fi transpuse atât pe server-e pentru accesare cât şi pe suporţi mobili (UDO; DVD-R), constituindu-se astfel fondul de asigurare al documentelor arhivate electronic.

Pe aceşti suporţi se vor instala motoare de căutare pentru a putea accesa informaţiile înscrise. Scopul constituirii fondului de asigurare este protejarea documentelor împotriva pierderilor (de pe server-ele din reţea), deteriorărilor şi distrugerilor cauzate de calamităţi naturale sau alţi factori în conformitate cu art.16 lit.b) din Legea 135/2007- legea Arhivării Electronice.

II.4. Arhitectura sistemului După cum am observat fondul arhivistic poate fi compus dintr-o varietate

de documente scrise pe suporţi extrem de diverşi şi cu mijloace foarte diferite. De aceea pentru a imagina sistemul de arhivare electronică trebuie să pornim de la obiectul scanării, şi anume documentele.

16

Fiecare formaţiune sau structură care este implicată în procesul de transpunere a documentelor de pe suport clasic pe suport electronic trebuie dotată, în principiu, cu minimum un flux de scanare care este compus din următoarele elemente:

a) aparatură de captură a documentelor pe suport clasic (scaner profesional- adf-);

b) staţie de lucru; c) staţie de indexare date- aceasta poate fi identică cu cea de

scanare; d) soft de captură şi indexare; e) server local de captură; f) imprimantă.

Vechimea şi friabilitatea suporţilor documentelor pe suport clasic impun dotarea sistemului de arhivare electronică cu fluxuri de scanare specifice- scanere profesionale cu lumină rece şi fără contact cu originalul (tip overhead).

La nivelul întregului sistem considerăm suficient dotarea doar a anumitor locaţii cu scanere profesionale de tip „overhead”, ce nu intră în contact direct cu originalul, având în vedere costul ridicat al acestor echipamente şi volumul relativ redus al documentelor ce necesită o atenţie deosebită în procesul de scanare.

După stocarea datelor la nivel local acestea trebuie să migreze la nivel central. Migrarea datelor poate fi realizată on-line prin reţeaua intranet sau offline pe discuri optice. De la început subliniem faptul că la nivel central este nevoie de echipamentele specificate la secţiunea dedicată structurilor teritoriale.

La nivel central în plus reţeaua va fi compusă din: a) Sistem de management al documentelor şi fluxurilor de lucru; b) Server de conţinut; c) Sistem de stocare online - server pentru stocarea arhivei electronice; d) Sistem de stocare online - se crează o copie de siguranţă a datelor pe un

sistem secundar, într-o locaţie secundară- pentru recuperarea datelor în caz de dezastru.

Pentru o mai mare siguranţă se recomandă crearea unor copii a datelor pe discuri optice şi formarea bibliotecilor de date.

II.5. Accesul la date Accesul la datele înmagazinate pe server-ele locale şi centrale se va realiza

on-line prin sistem Web cu ajutorul unui portal securizat atât pentru utilizatorii interni ai organizaţiei cât şi pentru utilizatorii altor instituţii. Pentru documentele cu un grad ridicat privind nivelul de clasificare consultarea se va realiza off-line

17

prin staţii securizate amplasate în camere speciale respectându-se toate măsurile de securitate prevăzute de legislaţia în vigoare.

Concluzii

În concluzie, pentru a duce la bun sfârşit un proiect de o asemenea anvergură, în varianta alegerii soluţiei interne de realizare, este nevoie atât de tehnologie performantă şi resurse materiale solide, cât şi de resurse umane înalt calificate pregătite să răspundă situaţiilor ivite pe parcursul digitalizării informaţiilor. De aceea din experinţa empirică dobândită pe parcursul perioadei de documentare a rezultat importanţa ce trebuie acordată factorului uman implicat în acest proces şi mai ales precalificarea acestuia înainte de a fi angrenat în implementarea şi realizarea de proiecte de acest gen. O altă problemă pe care o ridică crearea sistemului de digitalizare a documentelor este spaţiul alocat desfăşurării activităţilor necesare, deoarece, aşa cum am văzut, acesta trebuie să fie destul de generos având în vedere volumul echipamentelor şi natura activităţilor desfăşurate pentru atingerea obiectivelor. Acestea sunt doar câteva aspecte de care trebuie ţinut cont în vederea creării unei arhive electronice şi dorim ca tema prezentată să constituie un punct de plecare în abordarea de proiecte de similare, ţinând cont că acest domeniu râmâne destul de puţin explorat.

Întocmit, Subinspector de poliţie

Fetche Remus Emil

18

Anexa. 1

Dotarea laboratorului de recondiţionare şi restaurare

1. Masa de restaurare cu blat luminat – serveşte la controlul calităţii lucrărilor şi la alte operaţiuni de restaurare.

2. Foarfeca mecanică (ghilotina)- se utilizează la tăierea rapidă a excesului de margine.

3. Presa rece sau caldă- este utilizată la satinarea (călcarea) hârtiei, în special a celor care au fost tratate umed.

4. Aparatul de uscat. - este utilizat la uscarea hârtiilor; - acesta poate funcţiona pe principiul circulaţiei de aer cald sau pe

principiul tamburului cald, comparabil cu cele folosite la uscarea fotografiilor.

5. Pensule din păr şi din sârmă. 6. Bisturie. 7. Foarfeci. 8. Materiale absorbante. 9. Mobilier adecvat activităţilor specifice operaţiunii de restaurare (birouri

dotate cu borduri pentru a nu cădea şi rătăci documentele, fişete, scaune etc.).

19

Anexa 2.

Circuitul documentelor în procesul de arhivare electronică

atelierul de recondiţionare şi restaurare

-2-

camera de digitalizare

a documentului-3-

DEPOZITUL DE ARHIVĂ

AL D.G.P. -1-

atelierul de recondiţionare şi restaurare

post digitalizare-4-

20

Anexa nr. 3

21

Repere bibliografice:

Legislaţie

1. Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare.

2. Legea Arhivării Electronice nr. 135/2007. 3. O.M.I.R.A. 810/ 23.09.2005 pentru aprobarea normelor de aplicare a

standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în sistemele informatice şi de comunicaţii- INFOSEC.

4. Regulament pentru management-ul documentelor electronice- Moreq2- recomandare din partea Comisiei Europene pentru întocmirea şi transpunerea documentelor din format analogic în format electronic.

Lucrări de specialitate 1. Brown, David L. , Library and Archives Canada – Introduction Guidelines

for Computer File Types, Interchange Products and Services, 2004. 2. Marti, Robert S., Administrarea informaţiilor guvernamentale în era

digitală, în H.G.B. Anghelescu, Istvan Kiraly, Management pentru viitor – Biblioteci şi Arhive, Cluj Napoca, 2000, p. 187-193.

3. Mera, Laurenţiu, Îndreptar arhivistic, Editura Aronda, Cluj-Napoca, 2004. 4. Oprea, Florea, Conţinutul şi evoluţia conceptelor şi ale practicilor de

păstrare, conservare şi restaurare a arhivelor, în „Arhiva Românească”, Bucureşti, 2/1995, p.26-39.

5. Vignocchi, Marialaura, s.a., Alma-DL, the Digital Library of the University of Bologna: a Case Study, manuscris Bologna, 2006.

Bibliografie electronică 1. http://www.chip.ro 2. http://www.DLM-Network.org

Documente electronice 3. http://www.magnet-software.com 4. http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/rat2002/default.

htm Arhivare şi DMS

5. http://www.soluţii-arhivare.ro/ Aplicaţii Software pentru Arhivare Electronică

6. http://www.star-storage.ro 7. http://www.web.library.uiuc.edu/ahx/workpap/MortensonFellows.ppt 8. http://www.wikipedia.com

Arhivare electronică 9. http://www.xor.ro/ro/index.asp