Scurt introducere n WinMentor o abordare pragmatic

Doina Fotache

Octavian Dospinescu

Daniel Pvloaia

Problem de rezolvat:

1. nfiinarea unei noi companii (tiina SRL); 2. Primirea unei comenzi de 80 buci lumnri parfumate de la clientul Romanticul SRL

(pre unitar = 10 lei fr TVA);

3. Achiziionarea a 100 buci lumnri parfumate de la furnizorul Valentinul SRL (pre unitar = 7 lei fr TVA);

4. Livrarea a 30 + 50 lumnri parfumate (n 2 trane, pe baz de aviz de expediie) ctre client;

5. ntocmirea facturii pentru livrrile efectuate; 6. ncasarea banilor de la client pentru vnzarea efectuat, prin numerar n casierie; 7. Plata datoriei ctre furnizor, direct din casierie. 8. Iar la final, evidenierea diverselor rapoarte:

a. Situaia stocurilor b. Situaia clientului c. Situaia furnizorului d. Situaia trezoreriei e. Notele contabile f. Balana de verificare g. Etc. Etc. Etc.

Rezolvarea problemei de rezolvat (prin imagini sugestive):

1. nfiinarea unei noi companii (tiina SRL) Se apeleaz meniul Mentor, butonul Firma, opiunea Adaug. n ecranul Mentor-Firme,

se completeaz datele companiei noastre, conform modelului.

Figura nr. 1 Crearea unei noi firme

Dup crearea noii firme, ea va fi selectat din lista de companii disponibile. Este foarte

posibil ca la prima rulare s fie necesar o operaiune de creare a directorului specific,

operaiune ce va necesita un timp de aproximativ 1 minut. Pe parcursul acestei etape, n partea

din stnga jos este vizibil evoluia operaiunii.

2. Primirea unei comenzi de 80 buci lumnri parfumate de la clientul Romanticul SRL (pre unitar = 10 lei fr TVA);

Pentru rezolvarea acestui punct, trebuie s definim noul client n nomenclatorul de

parteneri, s definim produsul n nomenclatorul de produse i s primim comanda de la client.

Definirea unui nou client presupune apelul meniului Mentor, submeniul

Nomenclatoare, opiunea Parteneri, subopiunea Nomenclator. ncepnd din acest moment al

prezentului material, vom folosi stilul notaiei ierarhice:

Mentor/Nomenclatoare/Parteneri/Nomenclator.

Figura nr. 2 Definirea unui nou partener

n ecranul care apare, completm datele eseniale despre noul client: denumire, cod

fiscal, localitate.

Figura nr. 3 Datele clientului

Operaiunea de adugare a unui nou produs urmeaz aceeai logic:

Mentor/Nomenclatoare/Articole/Nomenclator.

Figura nr. 4 Adugarea unui nou articol (produs)

Figura nr. 5 Adaugarea unui nou client

Pentru noul produs trebuie s definim cu atenie urmtoarele elemente:

Denumirea produsului (lumanare parfumata); Tipul articolului (stoc); UM stocare (buc); Tipul contabil (marfa n magazin); Gestiune (depozit central); TVA (24%).

Figura nr. 6 Definirea noului produs

Primirea comenzii se nregistreaz din meniul Comercial/Clienti/Comenzi de la clienti.

Figura nr. 7 Generarea unei noi comenzi de la client

La completarea comenzii vom avea n vedere urmtoarele date:

Clientul; Numrul i data comenzii; Articolul comandat; Cantitatea comandat; Preul.

Figura nr. 8 Comanda primit de la client

3. Achiziionarea a 100 buci lumnri parfumate de la furnizorul Valentinul SRL (pre unitar = 7 lei fr TVA);

Precizm c n WinMentor, att clienii ct i furnizorii intr n categoria generic a

partenerilor, deci adugarea furnizorului Valentinul SRL se realizeaz n acelai stil.

n ceea ce privete achiziionarea lumnrilor parfumate, vom nregistra de fapt o

factur i o recepie de la acest furnizor. Pentru aceasta, apelm Mentor/Intrri/Facturi. n

seciunea Document a ecranului facturii completm:

Furnizorul; Numrul facturii; Data facturii; Articolul; Cantitatea; Preul unitar (fr TVA).

Vom remarca pe suprafaa machetei i calcule globale legate de valoarea facturii, n

funcie de cota de TVA.

Figura nr. 9 Generarea unei noi facturi de cumprare

Figura nr. 10 Completarea datelor de pe factura primit de la furnizor

Fr a salva nc factura, completm i datele legate de Recepie, prin specificarea

preului de vnzare cu amnuntul (12.4 lei, adic 10 lei + TVA 24%).

Figura nr. 11 Completarea datelor de recepie

Remarcm faptul c sistemul calculeaz pentru fiecare linie de NIR adaosul comercial, ca

informaie suplimentar. n cazul n care adaosul este negativ sau nesemnificativ, sunt generate

mesaje specifice de avertizare.

4. Livrarea a 30 + 50 lumnri parfumate (n 2 trane, pe baz de aviz de expediie) ctre client;

Avnd n vedere intenia ferm a clientului, vom realiza 2 livrri pe baz de aviz de expediie.

Folosim Mentor/Iesiri/Avize de expeditie.

Figura nr. 12 Generarea unui nou aviz de expediie

La selectarea clientului Romanticul SRL, sistemul colecteaz comanda aflat n

ateptare, iar noi vom onora doar 30 buci din totalul de 80 (se folosete rubrica Preluat).

Figura nr. 13 Livrarea a 30 de buci din comanda iniial de 80 buci

n seciunea Livrare se preia automat din stoc situaia preului de achiziie.

Figura nr. 14 Preluarea preului de achiziie din stoc

n mod similar se opereaz i pentru nregistrarea celei de-a doua livrri, ceea ce

nseamn c n list vom avea 2 documente distincte, conform modelului de mai jos:

Figura nr. 15 Lista avizelor de expediie

5. ntocmirea facturii pentru livrrile efectuate;

Apelm cu ncredere Mentor/Ieiri/Facturi la avize.

Figura nr. 16 Generarea facturii pentru avizele dj emise

Selectarea clientului Romanticul SRL ne permite s rezolvm pe o singur factur ambele avize

deja emise.

Figura nr. 17 Includerea a 2 avize ntr-o singur factur

Figura nr. 18 Factura cumulat pentru cele 2 avize

6. ncasarea banilor de la client pentru vnzarea efectuat, prin numerar n casierie;

Calea ctigtoare n acest caz este Mentor/Trezorerie/Cassa.

Figura nr. 19 Deschiderea machetei pentru operaiuni prin casierie

Vom preciza urmtoarele elemente:

Data ncasrii; Tipul documentului (C = chitan); Numrul chitanei;

Tipul tranzaciei (ncasare); Valoarea ncasrii (992); Pltitorul (Romanticul SRL); Vom stinge ntreaga sum din ecranul corespunztor obligaiilor de plat.

Figura nr. 20 Procesarea ncasrii de la client

7. Plata datoriei ctre furnizor, direct din casierie.

Procedm similar cu cazul ncasrii de la client, cu deosebirea c tipul tranzaciei va fi de plat.

Figura nr. 21 Procesarea plii la furnizor

8. Iar la final, evidenierea diverselor rapoarte: a. Situaia stocurilor b. Situaia clientului c. Situaia furnizorului d. Situaia trezoreriei e. Notele contabile f. Balana de verificare g. Etc. Etc. Etc.

Nu insistm prea mult acestui subpunct, ci vom oferi doar cteva repere orientative. n partea din

dreapta sus, vom aciona modulul Spre Liste i apoi vom accesa opiunile:

Mentor/Stocuri/Raport gestiune cantitativ-valoric

Mentor/Parteneri/Fi analitica partener

Mentor/Trezorerie/Registru de cas

Mentor/Contabile/Registru Jurnal

Mentor/Contabile/Balana contabil