Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii AdministrativeManual de Implementareversiunea revizuit Mai 2013

UNIUNEA EUROPEANFondul Social European GUVERNUL ROMNIEIMinisterul Dezvoltrii Regionalei Administraiei Publice Instrumente Structurale 2007-2013

MANUAL DE IMPLEMENTAREA PROIECTELOR FINANATE DIN PROGRAMUL OPERAIONAL DEZVOLTAREA CAPACITII ADMINISTRATIVE

CCI 2007 051 RO 002Obiectivul Convergen

BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL PE PROPRIA SA RSPUNDERE I N CONFORMITATE CU PREVEDERILE CONTRACTULUI DE FINANARE SEMNAT CU AUTORITATEA DE MANAGEMENT PENTRU PROGRAMUL OPERAIONAL DEZVOLTAREA CAPACITII ADMINISTRATIVESTUDIUL PREZENTULUI DOCUMENT DE CTRE BENEFICIAR NU NLOCUIETE DOCUMENTAREA COMPLET ASUPRA TUTUROR OBLIGAIILOR CE-I REVIN CONFORM PREVEDERILOR CONTRACTULUI DE FINANARE I A ANEXELOR SALE, A GHIDULUI SOLICITANTULUI, A REGULILOR PRNTRU CERERI DE IDEI DE PROIECTE, PRECUM I A LEGISLAIEI ROMNE I COMUNITARE APLICABILE, N VIGOARE

Cuprins

Capitolul 15CADRUL GENERAL51.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAI51.2. SCOPUL MANUALULUI91.3. LEGISLAIA APLICABIL101.4. ROLURI I RESPONSABILITI PE PARCURSUL PERIOADEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI131.4.1. Autoritatea de Management131.4.2. Beneficiarul15Capitolul 217ACHIZIII N CADRUL PROIECTULUI172.1. CADRUL INSTITUIONAL ROLURI I RESPONSABILITI ALE BENEFICIARILOR PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA (I PARTENERII ACESTORA, UNDE ESTE CAZUL)172.2. ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU BENEFICIARII PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA202.2.1. Proceduri aplicabile, obligaia beneficiarului , documentaia de atribuire.202.2.1.1. Programarea achiziiilor publice222.2.1.2. Elaborarea documentaiei de atribuire242.2.1.3. Elaborarea documentaiei de chemare la competiie262.2.1.4. Derularea procedurii de atribuire262.2.1.5. Atribuirea contractului de achiziie public282.2.1.6. Dosarul achiziiei publice312.2.1.7. Derularea contractului322.2.1.8 Finalizarea contractului322.2.1.9. Analiza procesului de achiziie public332.2.2. Contractele de publicitate media332.3. CONFLICTUL DE INTERESE I/SAU MANIFESTAREA CONCURENEI NELOIALE IN PROCESUL DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE35Capitolul 338MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR383.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR383.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor383.1.2. Cheltuieli eligibile393.1.3. Justificarea cheltuielilor eligibile443.2. FLUXUL FINANCIAR533.2.1. Deschiderea contului bancar533.2.2. Solicitarea prefinanrii563.2.3. Solicitarea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate583.3. PLATA TVA623.4. CONTRIBUIA BENEFICIARULUI633.5. RECUPERAREA SUMELOR PLTITE NECUVENIT64Capitolul 466MONITORIZAREA IMPLEMENTRII PROIECTELOR664.1. PROCEDURA STANDARD DE MONITORIZARE664.1.1. Raportul tehnic de progres trimestrial R1674.1.2. Centralizator ncrcare formulare individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA694.1.3. Raportul tehnic de progres R2694.1.4. Raportul final R3 704.2. PROCEDURI SPECIFICE DE MONITORIZARE724.2.1. Vizitele n teritoriu744.2.2. Verificrile suplimentare744.3. ASISTENA POST-CONTRACTARE75Capitolul 576MODIFICAREA CONTRACTELOR/ORDINELOR DE FINANARE775.1 NOTIFICRI775.2 ACTE ADIIONALE79Capitolul 682MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE82Capitolul 785TEME ORIZONTALE857.1. INFORMAII PRIVIND EGALITATEA DE ANSE857.1.1 Definiii857.1.2 Consideraii generale867.1.3 Mic ghid orientativ pentru analiza de gen887.2 INFORMAII PRIVIND DEZVOLTAREA DURABIL897.2.1 Concept907.2.2 Principii i obiective907.2.3 Strategia de dezvoltare durabil a Uniunii Europene obiective generale907.2.4 Strategia naional de dezvoltare durabil91Capitolul 892NEREGULI. VERIFICARE LA FAA LOCULUI928.1. NEREGULA928.2. SESIZAREA I RAPORTAREA NEREGULILOR958.3. CONSTATAREA PRIMAR ADMINISTRATIV958.4. VERIFICAREA LA FAA LOCULUI A PROIECTELOR FINANATE PRIN AM PODCA103Capitolul 9108MODUL DE PREZENTARE A DOCUMENTAIEI108ANEXE111

Capitolul 1CADRUL GENERAL

1.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAIAudit public internActivitatea independent i obiectiv care ofer consiliere unei entiti n ceea ce privete gradul de control asupra operaiunilor, o ndrum pentru a-i mbunti activitatea i, printr-o abordare sistematic i metodic, ajut aceast entitate s i ating obiectivele, evalund i fcnd propuneri de mbuntire a eficienei managementului riscului, a proceselor de control i de conducere.

Autoritatea de Audit (AA)Autoritatea public, la nivel naional, responsabil cu verificarea operaiunilor de management i a sistemului de control pentru fiecare program operaional, independent funcional de Autoritatea de Management i de Autoritatea de Certificare i Plat. n Romania, pentru toate programele operaionale, AA funcioneaz pe lng Curtea de Conturi.

Autoritatea deCertificare i Plat (ACP)Structura organizatoric n cadrul Ministerului Finanelor Publice, responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European, primirea de la Comisia European a fondurilor transferate Romniei din instrumente structurale i transferul ctre beneficiari/uniti de plat de pe lng autoritile de management a fondurilor primite din instrumente structurale, precum i a celor alocate de la bugetul de stat, n cazul programelor operaionale care utilizeaz mecanismul plii directe.

Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (AM PO DCA)Structur desemnat n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice (MDRAP), cu rol n gestionarea i implementarea asistenei financiare nerambursabile alocate Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative. Autoritate de Management pentru PO DCA este Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative (DDCA).

Ax prioritarUna dintre prioritile strategiei care st la baza unui program operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care are obiective specifice msurabile.

BeneficiarPrin beneficiar se nelege orice persoan fizic sau juridic de drept public ori privat, aa cum este acesta definit n documentele PO DCA i care este fie direct sau indirect parte n contractul/decizia/ordinul de finanare finanat parial din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora.

Cheltuieli eligibileCheltuielile efectuate de beneficiar, aferente proiectelor finanate n cadrul programului operaional, care pot fi finanate att din instrumente structurale, ct i din cofinanarea public i/sau cofinanarea privat, conform reglementrilor legale comunitare i naionale n vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare;O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice nr. 712/29.01.2009 i nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, cu modificrile i completrile ulterioare; O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; H.G. nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare;

Alte cheltuieli dect cele eligibileCheltuielile necesare realizrii activitilor proiectelor finanate din instrumente structurale n cadrul programului operaional, care nu pot fi finanate din instrumentele structurale, conform reglementrilor comunitare i naionale.

Cheltuieli generale de administraieCheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a Beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare). Metodologia de calcul aferent cheltuielilor generale de administraie se regsete n Anexa 19 la prezentul document.

ContractantOfertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de achiziie public.

Contract de achiziie publicContractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul ori mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, asimilat actului administrativ, care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare.

Contract de finanare din Fondul Social European, n cadrul PO DCAContractul de finanare din Fondul Social European, n cadrul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, denumit n continuare contract de finanare, reprezint documentul juridic prin care se acord asistena financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete drepturile i obligaiile prilor. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare)

Ordinul de finanare Ordinul de finanare reprezint actul unilateral care se elaboreaz n cazul n care beneficiarul funcioneaz n instituia care acord asistena financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete obligaiile structurilor cu rol de autoritate de management/beneficiar. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare)

Contribuia public naional totalTotalul fondurilor publice necesare implementrii programelor operaionale, format din cofinanarea public i fondurile aferente cheltuielilor publice, altele dect cele eligibile. (O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare).

Control financiar preventivActivitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, nainte de aprobarea acestora.

Documentaie de atribuireDocumentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv.

Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR)Fondul structural are ca obiectiv reducerea diferenei ntre nivelurile de dezvoltare a regiunilor europene i a recupera din decalajul regiunilor cel mai puin favorizate FEDR i concentreaz intervenia pe un numr de prioriti tematice care reflect natura obiectivelor convergen, competitivitate regional i ocuparea forei de munc i cooperare teritorial european, n special pe finanri legate de investiii care contribuie la crearea de locuri de munc durabile, investiii n infrastructuri, precum i msuri de susinere a dezvoltrii regionale i locale, care cuprind asistena i serviciile pentru ntreprinderi, n special pentru ntreprinderile mici i mijlocii (IMM-uri).

Fondul Social European (FSE)Fondul structural creat pentru a reduce diferenele cu privire la standardele de via i prosperitate n regiunile i statele membre ale UE i, prin urmare, pentru a promova coeziunea economic i social.

NeregulOrice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/ bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit. (O.U.G. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare)

Activitatea de prevenire a neregulilorIdentificarea i gestionarea riscurilor, elaborarea i urmrirea aplicrii procedurilor de management i a celorlalte instrumente de control intern, care s asigure corectitudinea acordrii i utilizrii fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora. (O.U.G. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute n obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare)

Aplicare de reduceri financiare aplicate nainte de platMsurile administrative luate de AM, n conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare, care constau n reduceri procentuale de la finanarea din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora a cheltuielilor pentru care a fost constatat o abatere.

Aplicare de corecii financiare aplicate dup platMsurile administrative luate de AM, n conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare, care constau n excluderea de la finanarea din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora a cheltuielilor pentru care a fost constatat o neregul.

Excludere temporar de la plat n cazul neregulilor privind contractele de achiziie publicn cazul existenei unei sesizri de neregul la nivelul AM, pn la emiterea notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare, AM poate plti/rambursa beneficiarilor sumele solicitate, dar aplica preventiv reducerea procentual maxim aferent abaterii n aplicarea reglementrilor privind achiziiile, stabilit, potrivit reglementarilor legale. Regularizarea sumelor reinute se face ulterior emiterii notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare. (O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare)

Reduceri financiare aferente nendeplinirii indicatorilor/obiectivelor n aplicarea prevederilor O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare, i avnd n vedere principiul proporionalitii, AM are obligaia de a face reduceri procentuale din sumele solicitate la rambursarea/plata final, reprezentnd cheltuieli efectuate i declarate de beneficiari, n situaia n care constat nendeplinirea sau ndeplinirea parial a indicatorilor/obiectivelor proiectelor finanate din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora, pentru care beneficiarii i-au angajat rspunderea realizrii, n perioada de implementare a contractelor/ordinelor de finanare nerambursabil.

ImplementareRealizarea tuturor activitilor din cadrul proiectului, n contextul ndeplinirii obligaiilor prevzute n contractul/ordinul de finanare ncheiat ntre Beneficiar i AM.

Monitorizarea implementriiActivitatea continu i sistematic de colectare, nregistrare, prelucrare i raportare de date de natur tehnic i financiar, efectuat de ctre ofierii de proiect din cadrul AM, cu privire la desfurarea activitilor prevzute n contractele ncheiate cu beneficiarii resurselor financiare alocate prin PO DCA, precum i asistena acordat Beneficiarilor n procesul de implementare, astfel nct proiectele s se deruleze n conformitate cu prevederile contractuale i cu legislaia naional i cea comunitar.

Ofier de proiectPersoana din cadrul AM responsabil cu monitorizarea implementrii proiectelor, care asigur comunicarea permanent cu Beneficiarul i acord acestuia asisten pe toat durata de implementare, astfel nct atingerea obiectivelor proiectului s se realizeze n conformitate cu prevederile contractuale i cu legislaia naional i comunitar.

Ofier de validarePersoana din cadrul AM responsabil cu verificarea tehnico-financiar a solicitrilor de acordare a prefinanrii i a cererilor de rambursare naintate de beneficiarii PO DCA, n vederea autorizrii la plat a cheltuielilor eligibile i a TVA aferent acestora.

Ofier verificare achiziii Persoana din cadrul AM responsabil cu verificarea administrativ a achiziiilor publice privind furnizarea de produse i prestarea de servicii finanate n conformitate cu regulile comunitare i naionale, avnd responsabilitatea identificrii i semnalrii eventualelor abateri/ nereguli, cu aplicarea reducerilor/coreciilor financiare care se impun.

Perioada de implementarePerioada prevzut n contractul/ordinul de finanare, semnat ntre Autoritatea de Management i Beneficiar.

Pist de auditStabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor referitoare la acestea, precum i a modului de arhivare a documentaiei justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit, totodat, reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers (Lege nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat)

PrefinanareSumele transferate din instrumente structurale ctre beneficiari, alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) i (3^1) din O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare, prin plat direct ori prin plat indirect, n stadiul iniial pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor [], n condiiile prevzute n contractul/ordinul de finanare ncheiat ntre Beneficiar i Autoritatea de management n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor finanate n cadrul Programului Operaional.

Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative(PO DCA)Documentul adoptat de Comisia European prin Decizia nr. C(2000)5748 n data de 21.11.2007.

RambursarePli efectuate de Autoritatea de Management din bugetul de stat i/sau din instrumente structurale ctre un Beneficiar n baza cererilor de rambursare, nsoite de documente justificative privind efectuarea unor pli n stadiul de implementare a proiectelor, depuse de Beneficiar la Autoritatea de Management i validate de aceasta, n baza unui contract/ordin de finanare ncheiat ntre Beneficiar i Autoritatea de Management, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor.

Structuri verificateBeneficiarul asistenei din fonduri europene, oricare structur de implementare, precum i orice persoan fizic ori juridic ce se afl ntr-o relaie contractual, n cadrul proiectelor/programelor finanate din fonduri europene i/sau din fonduri publice naionale aferente acestora. (O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare)

1.2. SCOPUL MANUALULUI Scopul acestui manual este de a facilita nelegerea unitar a procesului de implementare a proiectelor cofinanate din FSE prin PO DCA i de a prezenta: structurile din cadrul DDCA implicate i rolul lor; modul de implementare a proiectului: derularea activitilor, managementul financiar-contabil, derularea procedurilor de achiziii, modificrile contractului/ordinului de finanare, implementarea msurilor de identitate vizual, gestionarea riscurilor informaii privind neregulile, controlul i antifraud, noiuni privind dezvoltarea durabil i egalitatea de anse. formatul documentelor i rapoartelor ce vor fi ntocmite de Beneficiari, precum i termenele de transmitere a acestora.

Care este utilitatea acestui manual de implementare?Manualul de implementare se adreseaz tuturor Beneficiarilor Programului Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative" n vederea sprijinirii/ghidrii acestora n implementarea corespunztoare a proiectelor finanate din FSE prin PO DCA. Fiecare seciune a contractului/ordinului de finanare furnizeaz informaii relevante, reguli i obligaii ce trebuie cunoscute n detaliu de ctre Beneficiari i de ctre partenerii acestora, dup caz. Este necesar ca, n cazul existenei unor parteneri menionai explicit n cererea de finanare, Beneficiarii s se asigure de faptul c partenerii lor au cunotin despre informaiile cuprinse n acest manual.

ATENIE!Acest manual nu se substituie niciunei prevederi sau obligaii pe care Beneficiarii trebuie s le ndeplineasc n conformitate cu contractul de finanare, precum i cu legislaia naional i comunitar incident!

1.3. LEGISLAIA APLICABIL

La momentul elaborrii prezentului manual, legislaia comunitar i naional care reglementeaz implementarea i gestionarea contractelor cu finanare din fondurilor structurale este:

Legislaie european Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentul Parlamentului European i al Consiliului (CE) nr. 1081/2006 privind Fondul Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999; Regulamentul (CE) nr. 846/2009pentrumodificarea Regulamentului (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 privind stabilirea regulilor pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) Nr 1083/2006care stipuleaz prevederile generale ale Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i a Regulamentului nr.1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului asupra Fondului European de Dezvoltare; Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 de stabilire a normelor de punere n aplicare a Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regional, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentului Consiliului (C.E., Euratom) nr. 1605/2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene; Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, cu modificrile ulterioare. Legislaie naional general aplicabil Hotrrea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 218/2012 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.U.G. nr. 64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului administraiei i internelor nr. 712/29.01.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului administraiei i internelor nr. 185/26.07.2012 pentru aprobarea versiunii a V-a a Documentului-cadru de implementare a Programului operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative 2007-2013; Ordinul ministrului afacerilor europene nr. 744/23.07.2012 pentru aprobarea versiunii a V-a Documentului-cadru de implementare a Programului operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative 2007-2013; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat prin H.G. nr.198/2007. Ordonana de urgen a Guvernului nr. 30/2006 privind funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 525/2007 privind organizarea i funcionarea Autoritii Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul Preedintelui ANRMAP nr. 183/2006 privind aplicarea dispoziiilor referitoare la contractul de publicitate media; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul nr. 1917/2005 emis de Ministerul Finanelor Publice pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 5/2013 bugetului de stat pe anul 2013; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2169/2009 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.917/2005, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr.875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora; Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu completrile i modificrile ulterioare; Legea nr. 677/2001 privind protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 571/2004 privind protecia intereselor personalului din autoritile publice, instituiile publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare; Decizia nr. 100/2007 a Preedintelui Autoritii Naionale de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal; Legea nr. 315/2004 privind dezvoltarea regional n Romnia, cu modificrile i completrile ulterioare. Legislaie orientativ n domeniul egalitii de anse Strategie pentru protecia, integrarea i incluziunea social a persoanelor cu handicap n perioada 2006-2013 "anse egale pentru persoanele cu handicap - ctre o societate fr discriminri"; Hotrrea Guvernului nr. 1175/2005 privind aprobarea Strategiei naionale pentru protecia, integrarea i incluziunea social a persoanelor cu handicap n perioada 2006-2013; Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai, republicat, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 61/2008 privind implementarea principiului egalitii de tratament ntre femei si brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Legea nr. 53/2003 Codul Muncii, art. 3-9, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare, republicat; Hotrrea Guvernului nr. 285/2004 privind aplicarea Planului naional de aciune pentru egalitatea de anse ntre femei i brbai, cu modificrile i completrile ulterioare ; HOTARARE nr. 24/2003 privind nfiinarea Comisiei pentru egalitatea de anse ntre femei i brbai.

Site-uri utile www.fonduriadministratie.ro Ghid de bune practici n achiziia serviciilor de publicitate de ctre instituiile publice, disponibil la adresa www.publicitatepublica.ro; www.fonduri-UE.ro www.fseromania.ro http://www.undp.org/gender http://www.eldis.org/go/topics/resource-guides/gender http://web.worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/TOPICS/EXTGENDER/0,,contentMDK:21358556~menuPK:3851633~pagePK:210058~piPK:210062~theSitePK:336868,00.html http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=418&langId=en http://ec.europa.eu/policies/index_ro.htm http://ec.europa.eu/environment/pubs/pdf/factsheets/sust_dev.pdf http://www.ncsd.ro/documents/national_strategy_for_sustainable_development/SNDD_2008_RO.pdf www.ncsd.ro www.euractiv.ro http://ec.europa.eu/environment/eussd/ http://portal.unesco.org/education/en/ http://ec.europa.eu/anti_fraud/investigations/eu-expenditure/index_en.htm http://www.antifrauda.gov.ro/

1.4. ROLURI I RESPONSABILITI PE PARCURSUL PERIOADEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI1.4.1. Autoritatea de Management asigur ndeplinirea atribuiilor ce decurg din funciile prevzute la art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999 , cu modificrile i completrile ulterioare; contribuie la elaborarea i modificarea documentelor programatice specifice activitii PODCA; negociaz cu CE PODCA, n conformitate cu prevederile art. 32, 33 i 37 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i completrile ulterioare; asigur implementarea i monitorizarea implementrii PODCA i rspunde pentru utilizarea eficient, efectiv i transparent a fondurilor din care acesta se finaneaz; analizeaz i propune modificri ale PODCA, pe care le supune aprobrii Comitetului de monitorizare; asigur i rspunde pentru buna gestionare financiar-contabil a operaiunilor finanate i derulate prin PODCA; particip la reuniunile anuale cu CE pentru examinarea progresului implementrii PODCA, n conformitate cu prevederile art. 68 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i completrile ulterioare; informeaz Comitetul de monitorizare a PODCA cu privire la observaiile i recomandrile CE i colaboreaz cu Ministerul Fondurilor Europene Autoritatea de coordonare a instrumentelor structurale, denumit n continuare MFE, i Autoritatea de certificare i plat, denumit n continuare ACP, pentru ntreprinderea aciunilor necesare n vederea implementrii observaiilor i recomandrilor; asigur corelarea operaiunilor din PODCA cu cele din programele finanate din fondurile structurale i, dac este cazul, cu cele din programele operaionale finanate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rural i Fondul European pentru Pescuit, sub coordonarea MFE; dezvolt parteneriate n procesul de programare i n fazele de implementare a PODCA, n conformitate cu prevederile art. 11 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i completrile ulterioare; asigur dezvoltarea capacitii administrative a structurilor proprii ale ministerului implicate n derularea PODCA, sub coordonarea i cu sprijinul MFE; asigur dezvoltarea competenelor profesionale i pregtirea profesional continu a personalului propriu n domeniile specifice de competen; elaboreaz proceduri pentru gestionarea PODCA, n vederea asigurrii ndeplinirii atribuiilor specifice; pstreaz nregistrri pentru fiecare activitate n forma original sau versiuni certificate, conforme cu originalele, pe suporturi de date acceptate i n condiii corespunztoare; furnizeaz MFE informaiile solicitate pentru verificarea ex-ante, monitorizarea anual i verificarea ex-post a respectrii principiului adiionalitii, n conformitate cu prevederile art. 15 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; furnizeaz, n limita competenelor, informaiile necesare MFE, ACP i Autoritii de audit, pentru ndeplinirea de ctre acestea a atribuiilor ce le revin conform reglementrilor n vigoare; asigur prevenirea neregulilor, identific neregulile, constat creanele bugetare i asigur recuperarea sumelor rezultate din nereguli, n limita competenelor, potrivit dispoziiilor legale incidente; transmite ACP rapoarte privind neregulile identificate i sumele pltite necuvenit, precum i rapoarte privind recuperarea sumelor pltite necuvenit, a celor neutilizate i a celor rezultate din nereguli; pune la dispoziia CE, la cerere, lista operaiunilor ncheiate care fac obiectul nchiderii pariale, n conformitate cu prevederile legale n vigoare; elaboreaz, n colaborare cu celelalte structuri funcionale din cadrul aparatului propriu al ministerului, proceduri, instruciuni cu privire la detalierea sistemelor de management i control pentru PODCA; elaboreaz, implementeaz i monitorizeaz planul multianual de evaluare i se asigur c acesta este utilizat ca instrument strategic i de management pe parcursul implementrii PODCA; elaboreaz i implementeaz planul de comunicare pentru PODCA; contribuie, mpreun cu MFE, la dezvoltarea i implementarea Sistemului unic de management al informaiilor - Cadrul strategic naional de referin (SMIS - CSNR); colaboreaz cu MFE n vederea asigurrii unui cadru procedural eficient i armonios pentru implementarea instrumentelor structurale; colaboreaz cu MFE pentru realizarea activitilor de informare privind fondurile structurale; verific i avizeaz proiectele legislative iniiate de alte structuri implicate n gestionarea fondurilor structurale la nivel naional i care ar putea afecta direct sau indirect implementarea PODCA; iniiaz i promoveaz propuneri legislative n vederea mbuntirii condiiilor de implementare a PODCA; colaboreaz cu alte instituii din sistemul naional de management i control al instrumentelor structurale, prin acorduri i nelegeri ncheiate n acest scop.1.4.2. Beneficiarul are obligaia s respecte toate prevederile contractului de finanare, prevederile legislaiei naionale i comunitare n vigoare; asigur implementarea proiectului cu maximum de profesionalism i eficien; are obligaia de a lua toate msurile i/sau de a respecta recomandrile primite din partea AM PODCA astfel nct s identifice riscurile i s asigure corectitudinea utilizrii fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora.; utilizeaz finanarea numai n scopul realizrii proiectului supus evalurii Autoritii de Management, pentru care s-a ncheiat contractul/ordinul de finanare; are responsabilitate exclusiv pentru realizarea Proiectului, sau a implementrii Proiectului n parteneriat, n vederea atingerii obiectivelor i indicatorilor proiectului transmite Autoritii de Management, n termenele i condiiile specificate n contractul/ordinul de finanare, notificri i note explicative n vederea ncheierii de acte adiionale/note de fundamentare la contractul/ordinul de finanare, n cazuri bine justificate; ntocmete i transmite Autoritii de Management, n termenul stabilit, rapoartele tehnice de progres; are obligaia de a furniza toate informaiile de natur administrativ, tehnic sau financiar legate de proiect i documentele solicitate de ctre Autoritatea de Management, ACP, AA, Comisia European sau orice alt organism abilitat; se va asigura de respectarea tuturor msurilor de informare i publicitate, aa cum sunt ele prevzute n contractul/ordinul de finanare i n Manualul de identitate vizual pentru instrumentele structurale 2007-2013 n Romnia (Obiectivul Convergen) aprobat prin OMFP nr. 31/2010; are obligaia de a ine evidena contabil folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare. are obligaia de a contracta un auditor, extern entitii, n vederea ntocmirii raportului de audit al activitilor, nregistrrilor i conturilor proiectului, realizat cu respectarea standardelor de audit n vigoare;

ATENIE!Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa Autoritii de Management i a celorlalte organe de audit i control pentru implementarea proiectului!!!

Pe durata de implementare a proiectului, n calitate de Beneficiar, vei interaciona cu urmtoarele structuri din cadrul Autoritii de Management:

Serviciul Monitorizare i Comunicare - Compartimentul contractare i monitorizare proiecteresponsabil de evaluarea, contractarea i monitorizarea administrativ i tehnic a proiectelor prin verificarea cererii de prefinanare, a rapoartelor tehnice de progres trimestrial i a rapoartelor tehnice de progres ce nsoesc cererile de rambursare, precum i efectuarea vizitelor de monitorizare.

Serviciul Monitorizare i Comunicare - Compartimentul de comunicare, SMIS si ITasigur respectarea cerinelor de informare i publicitate la nivelul PO DCA i a operaiunilor finanate din acesta.

Birou Verificare la Faa Loculuiresponsabil de verificarea la faa locului a modului de implementare al proiectului cofinanat din FSE prin PO DCA.Serviciul Management Financiar - Compartimentul verificare achiziiiresponsabil de verificarea administrativ a contractelor de achiziie public ncheiate de ctre beneficiarii PO DCA, n scopul protejrii intereselor financiare ale bugetului naional i comunitar. Serviciul management financiar - Compartimentul Validareresponsabil de asigurarea corectitudinii i regularitii cheltuielilor declarate n cadrul proiectelor derulate prin PO DCA prin verificarea financiar i validarea cheltuielilor eligibile declarate.AM PODCA

Capitolul 2ACHIZIII N CADRUL PROIECTULUI2.1. CADRUL INSTITUIONAL ROLURI I RESPONSABILITI ALE BENEFICIARILOR PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA (I PARTENERII ACESTORA, UNDE ESTE CAZUL)

Pentru a asigura coerena cu politicile UE privind achiziiile publice, autoritile romne au transpus Directivele nr. 17/2004/CE i 18/2004/CE, prin adoptarea Legii nr. 337/17.07.2006 care aprob O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. De asemenea, a fost adoptat legislaia secundar.Pentru aplicarea prevederilor legale, a fost nfiinat Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice (A.N.R.M.A.P). Acest organism are rolul de a dezvolta strategiile de achiziii publice, de a asigura convergena cu acquis-ul comunitar i aplicarea corespunztoare a legislaiei, de a ndeplini obligaiile stabilite n Directiva UE, de a monitoriza, analiza i evalua metodele folosite pentru atribuirea contractelor publice, i de a oferi consiliere i instruire pentru personalul implicat n activitile de achiziii. Ministerul Finanelor Publice a fost desemnat ca organ de specialitate al administraiei publice centrale responsabil pentru ndeplinirea funciei de verificare exante (nainte de ncheierea contractului) a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor care intra sub incidena O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, activitatea fiind exercitat la nivel central printr-o structur de specialitate, fr personalitate juridic, respectiv Unitatea pentru coordonarea i verificarea achiziiilor publice (U.C.V.A.P), iar la nivel teritorial prin structuri specializate, coordonate direct de U.C.V.A.P, de la nivelul direciilor generale ale finanelor publice, denumite compartimente de verificare a achiziiilor publice (C.V.A.P).Beneficiarul trebuie s aplice legislaia n materia achiziiilor publice atunci cnd atribuie un contract de achiziie public prevzut n cererea de finanare i n bugetul proiectului.Produsele sau serviciile achiziionate trebuie s contribuie la atingerea obiectivelor i rezultatelor estimate i s fie furnizate/prestate cu respectarea legislaiei n vigoare i a contractului/ordinului de finanare.

Toate contractele de achiziii publice vor fi atribuite n conformitate cu legislaia naional i comunitar n vigoare. Care sunt responsabilitile Beneficiarului?Pentru atribuirea contractelor de furnizare de produse i a celor de prestri servicii finanate prin PODCA, achizitorul TREBUIE s respecte urmtoarele principii:1. Nediscriminarea i tratamentul egal - reprezint asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale, prin stabilirea i aplicarea, oricnd pe parcursul atribuirii contractului respectiv, de reguli, cerine i criterii identice pentru toi operatorii economici, inclusiv prin protejarea informaiilor confideniale atunci cnd este cazul, pentru ca oricare dintre acetia, s poat participa la atribuirea contractului i s beneficieze de anse egale de a deveni contractani (furnizori i/sau prestatori).2. Recunoaterea reciproc const n acceptarea produselor serviciilor lucrrilor oferite n mod licit pe piaa Uniunii Europene, a diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente din alte state, precum i a specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional.3. Transparena nseamn aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor referitoare la atribuirea contractului de furnizare de produse i/sau servicii.4. Proporionalitatea reprezint asigurarea corelaiei ntre necesitatea beneficiarului, obiectul contractului de achiziie public i cerinele solicitate a fi ndeplinite. n acest sens, beneficiarul trebuie s se asigure c, n cazul n care sunt stabilite cerine minime de calificare, acestea prezint relevan i/sau sunt stabilite proporional n raport cu natura i complexitatea contractului atribuit.5. Eficiena utilizrii fondurilor publice - reprezint atribuirea contractelor de achiziie pe baze competiionale i utilizarea unor criterii pentru atribuirea contractelor care s reflecte avantajele de natur economic ale ofertelor n vederea obinerii raportului optim ntre calitate i pre, inclusiv prin luarea n considerare a obiectivelor sociale, etice i de protecia mediului.6. Asumarea rspunderii este un principiu care l privete n mod exclusiv pe beneficiarul proiectului este reprezentat de determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se asigurarea profesionalismului, imparialitii i independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces. S respecte toate etapele procesului de achiziie public prevzute n legislaia relevant, inclusiv derularea efectiv a contractului de achiziie public, plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate, astfel nct s se ncadreze n intervalul de timp prevzut n graficul de implementare al activitilor proiectului; S ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze atta timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice i cel puin 5 ani dup ncheierea PO DCA i s-l pun la dispoziia organelor de control n conformitate cu prevederile contractului de finanare; S ntocmeasc toate documentele n limba romn, n formatele standard, conform legislaiei romne n vigoare.

Care este rolul Autoritii de Management?n conformitate cu prevederile art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, coroborate cu prevederile art.13 din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, AM PO DCA are rolul de a verifica furnizarea de produse i prestarea de servicii finanate i de a controla dac toate cheltuielile declarate de beneficiari pentru operaiuni au fost suportate efectiv i sunt n conformitate cu regulile comunitare i naionale, avnd responsabilitatea identificrii i semnalrii eventualelor abateri/nereguli, cu aplicarea reducerilor/coreciilor financiare care se impun.

Ce verificri efectueaz Autoritatea de Management privind achiziiile publice? Verificarea respectrii reglementrilor naionale i comunitare n materie de achiziii publice se realizeaz att din punct de vedere administrativ, la sediul AM PODCA ct i la faa locului, aspectele urmrite n cele dou cazuri fiind diferite. Verificarea administrativ a achiziiilor publice - Beneficiarii proiectelor finanate prin PO DCA informeaz, prin rapoartele tehnice de progres, stadiul derulrii achiziiilor publice efectuate i transmit documentele justificative solicitate de Autoritatea de Management (prevzute n Anexa 5). AM PODCA efectueaz verificrile administrative privind achiziiile publice pe baza listelor de verificare (Anexa 24), acoperind toate aspectele ce in de procedura de atribuire, inclusiv implementarea contractului.Conform listelor de verificare, elementele analizate vizeaz: respectarea regulilor de publicitate; ncadrarea n condiiile aplicabile reducerilor de termene; ncadrarea n prevederile care reglementeaz alegerea tipului de procedur pentru atribuirea contractului; relevana i caracterul nediscriminatoriu al criteriilor de calificare i selecie; factorii de evaluare i metoda de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare; clarificrile/modificrile/eratele publicate de autoritatea contractant; clarificrile i rspunsurile ofertantului ctigtor i raportul de atribuire; comunicarea rezultatului procedurii; respectarea termenelor de semnare ale contractului de achiziie public; se verific actele adiionale ncheiate ulterior contractului de achiziie public (dac este cazul); anunul de atribuire. Verificrile la faa locului (on-the-spot) - vor avea loc la sediul beneficiarilor proiectelor finanate prin PO DCA. Reprezentanii Autoritii de Management vor verifica modul n care sunt respectate reglementrile naionale i comunitare n materie de achiziii publice urmrindu-se aspecte cum ar fi: respectarea legislaiei privind procedura de achiziie public aleas; modalitatea de constituire a garaniei de participare/execuie, dup caz, n cuantumul i forma solicitate prin documentaia de atribuire; dovada corespondenei privind solicitrile de clarificri, dup caz; modalitatea de stabilirea a ofertelor ca fiind inacceptabile, neconforme sau admisibile n funcie de criteriile prevzute de lege/normele interne de achiziii (pentru procedurile de achiziii n care criteriul de atribuire a fost "preul cel mai sczut"); ndeplinirea de ctre furnizor/prestator a obligaiilor asumate prin contractul de achiziie public; deficienele n derularea contractului de achiziie.

Atunci cnd, n urma verificrilor privind achiziiile publice, se constat nclcarea reglementrilor legislative aferente achiziiilor publice se vor aplica reduceri/corecii financiare, aa cum sunt ele prevzute n O.U.G 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare.n scopul eficientizrii implementrii proiectului, n ceea ce privete procedurile de achiziie public i de prevenire a abaterilor/neregulilor privind derularea acestora, Beneficiarul va utiliza listele de verificare privind achiziiile publice (anexa 24 funcie de categoria beneficiarului/procedura de achiziie derulat), pentru ntocmirea dosarului cererii de rambursare.

ATENIE!Beneficiarul ESTE SINGURUL RSPUNZTOR de respectarea prevederilor contractuale i, implicit, de cele referitoare la procedura de achiziie!

2.2. ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU BENEFICIARII PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCAn situaiile n care implementarea proiectelor finanate prin PO DCA necesit ncheierea unor contracte de achiziii, Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei n domeniul achiziiilor publice, precum i obligaia de a lua toate msurile necesare pentru ncadrarea n graficul de implementare a activitilor proiectului.2.2.1. Proceduri aplicabile, obligaia beneficiarului , documentaia de atribuire. Care sunt procedurile pe care trebuie s le aplice Beneficiarul proiectului atunci cnd atribuie contractul de achiziie public?Procedura de licitaie deschis sau licitaie restrns reprezint regula de atribuire a contractelor de achiziie public.Excepii de la regul sunt: dialogul competitiv; negocierea cu/fr publicarea prealabil a unui anun de participare; cererea de oferte. Modalitile speciale de atribuire sunt: acordul-cadru; licitaia electronic; sistemul de achiziie dinamic.Ministerul Finanelor Publice va efectua verificarea procesului de atribuire a contractelor n cazul tuturor procedurilor de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare pentru care a fost ntiinat de ctre autoritatea contractant.

Care este obligaia beneficiarului n legtur cu achiziiile?Beneficiarul are obligaia s respecte legislaia n vigoare privind achiziiile publice n vederea atribuirii un contract de achiziie public prevzut n contractul/ordinul de finanare. Ce trebuie s conin documentaia de atribuire?Documentaia de atribuire conine toate documentele care prezint cerinele formale, tehnice i financiare, ce permit descrierea obiectiv a obiectului contractului de achiziie public i pe baza crora operatorul economic i va elabora oferta.Documentaia de atribuire conine: caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv; clauzele contractuale obligatorii; fia de date a achiziiei; formulare i modele; note justificative sau, dup caz, alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului i protecia muncii.

Cine elaboreaz caietul de sarcini?Caietul de sarcini se elaboreaz de ctre Beneficiar prin compartimentul intern de achiziii publice/responsabilul desemnat pentru derularea procedurilor de achiziie public sau prin specialiti (consultani) angajai n acest scop, cu respectarea prevederilor legale n vigoare referitoare la concuren i la conflictul de interese.

Cum arat caietul de sarcini?n caietul de sarcini, Beneficiarul va descrie obiectiv produsele/serviciile (cerine, caracteristici tehnice minime etc.) n raport cu necesitile de implementare ale proiectului. Ce trebuie s conin specificaiile tehnice?Specificaiile tehnice descriu produsele sau serviciile solicitate, prin definirea, n general, a unor: caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan; cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor; dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare, marcare i instruciuni de utilizare a produsului; sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standarde relevante sau altele asemenea; prescripii de proiectare i de calcul al costurilor; condiii de recepie.

ATENIE! Specificaiile tehnice trebuie s permit oricrui ofertant accesul egal la procedura de atribuire i nu trebuie s aib ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natur s restrng concurena ntre operatorii economici!!!

Ce trebuie s conin documentaia descriptiv?Documentaia descriptiv ine loc de caiet de sarcini i este o component obligatorie a documentaiei de atribuire, n cazul aplicrii procedurilor de: dialog competitiv; negociere.Documentaia descriptiv trebuie s conin: descrierea necesitilor, obiectivelor i constrngerilor Beneficiarului; orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor viabile; posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a reduce numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte.

Ce trebuie urmrit dup ncheierea procedurii de achiziie? Contractul de achiziie public reprezint contractul comercial care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, n sensul O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Beneficiarul are dreptul s ncheie contractul de achiziie public cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ca fiind ctigtoare, pe baza propunerilor tehnice i financiare cuprinse n ofert i numai dup mplinirea termenelor pentru depunerea contestaiilor prevzute n O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. n caz contrar, contractul de achiziie public este lovit de nulitate absolut. Obiectul contractului de achiziie public trebuie s respecte prevederile contractului/ ordinului de finanare privind activitile din proiect. Plile prevzute n contractul de achiziie public aferente proiectului finanat din PODCA nu trebuie s depeasc sumele prevzute n contractul/ordinul de finanare cu modificri si completri, dup caz actele adiionale. Contractul de achiziie public nceteaz de drept la expirarea perioadei pentru care a fost ncheiat. Prelungirea duratei contractului de achiziie public este posibil numai n perioada sa de valabilitate i fr a fi modificate condiiile stabilite iniial. Contractul de achiziie se finalizeaz odat cu recepia produselor/serviciilor furnizate/prestate i semnarea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale. Documentul de recepie este un nscris esenial al dosarului achiziiei respective.

n ce condiii pot fi ncheiate acte adiionale la contractele de achiziii ?Actele adiionale la contractele de achiziii publice pot fi ntocmite cu respectarea reglementrilor n vigoare n domeniul achiziiilor publice, legislaia preciznd condiiile n care acestea pot fi ncheiate, dup cum urmeaz: actul adiional este rezultatul unei proceduri de negociere fr publicitate prealabil a unui anun, n situaiile prevzute la art. 122 lit. i) i art. 252 lit. j) din OUG 34/2006. n acest caz, actul adiional ncheiat are valoarea unui contract pentru care autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare un anun de atribuire; actul adiional prelungete contractul cu respectarea condiiilor prevzute la art. 6 din HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie publica, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, privind durata contractelor de furnizare sau de servicii cu caracter de regularitate, ncheiate n anul precedent i a cror durat normal de ndeplinire expir la data de 31 decembrie; actul adiional modific prevederile referitoare la denumirea prilor, adres, timpul de suspendare a executrii obligaiilor fr a fi afectate prevederile referitoare la pre. 2.2.1.1. Programarea achiziiilor publice Estimarea valorii contractuluiDesfurarea procedurii de achiziie, precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor achiziionate, trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare).Beneficiarii au obligaia s ia msurile i s ntreprind toate demersurile necesare pentru ncadrarea n graficul de planificare a activitilor proiectului. Orice ntrziere n derularea procedurilor de achiziie va fi comunicat AM PODCA, iar graficul activitilor proiectului va fi actualizat, conform prevederilor H.G. nr. 218 /2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen.Att alegerea procedurii de atribuire ct i estimarea valorii contractului de achiziie public sunt n sarcina beneficiarului. La estimarea valorii unui contract de achiziie public se vor lua n considerare cheltuielile aferente obiectului contractului care urmeaz a fi atribuit, precum i scopul atribuirii acestuia n funcie de aceast valoare estimat, autoritatea contractant determin procedura de atribuire a contractului.

AM PODCA are rolul de a verifica beneficiarul, n calitate acestuia de Autoritate contractant, aa cum este definit de legislaia naional n domeniul achiziiilor publice, n procesul de derulare a procedurilor de achiziii publice, ex-post atribuirii acestora!

Cum alegei tipul de procedur de atribuire?Beneficiarul are obligaia s aleag procedura de achiziie public n funcie de valoarea estimat a contractului de achiziie.Regula de atribuire a contractelor de achiziie public este licitaia deschis sau licitaia restrns (excepii de la regula de atribuire sunt: dialogul competitiv, negocierea i cererea de oferte). Alegerea procedurilor de atribuire care reprezint excepii de la regul intr n responsabilitatea exclusiv a autoritii contractante/a Beneficiarului.n luarea deciziilor de selectare a unei anumite proceduri de achiziie public, Beneficiarul va avea n vedere : complexitatea contractului de achiziie public respectiv; costurile implicate de atribuirea contractului respectiv; nivelul de dezvoltare i concuren pe pia din domeniul unde va avea loc achiziia pentru a se putea alege ntre licitaie deschis i licitaie restrns; constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse similare; servicii deja existente n cadrul autoritii respective, aplicabile unui singur furnizor, prestator sau executant .a.

Alegerea unei alte proceduri dect cele prevzute de regul se face pe baza unei note justificative. Beneficiarul, prin compartimentul intern de achiziii are obligaia de a elabora o nota justificativ n toate situaiile n care procedura de atribuire propus pentru a fi aplicat este alta dect una dintre cele prevzute la art. 20 alin. (1) din ordonana de urgen, i anume licitaia deschis sau licitaia restrns.Nota justificativ conine date despre: categoria de produse/servicii; codul CPV; valoarea estimat a achiziiei; identificarea fondurilor necesare; au fost achiziionate sau/i urmeaz s se mai achiziioneze n anul bugetar produse similare cu acestea i se stabilete dac valoarea total pe ntreg anul bugetar a produselor similare depete sau nu pragul de la art.19 din O.U.G. nr.34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare; procedura de achiziie conform legii.

Nota justificativ se elaboreaz de ctre Beneficiar, se aprob de ctre conductorul acesteia, cu avizul compartimentului juridic i constituie un nscris esenial al dosarului achiziiei publice.n cazul n care urmeaz sa fie aplicat procedura cererii de oferte, nota justificativ trebuie sa conin numai explicaii cu privire la rezultatul estimrii, conform regulilor prevzute n cap. II seciunea a 2-a din ordonana de urgen, valorii contractului de achiziie public care urmeaz s fie atribuit.2.2.1.2. Elaborarea documentaiei de atribuire

Cine elaboreaz documentaia de atribuire?Documentaia de atribuire se elaboreaz de ctre Beneficiar, prin compartimentul intern de achiziii publice/responsabilul desemnat pentru derularea procedurilor de achiziie public sau prin specialiti (consultani) angajai n acest scop, cu respectarea prevederilor legale referitoare la concuren i conflictul de interese n vigoare. n cazul n care documentaia de atribuire este elaborat de o firm de consultan, Beneficiarul prin compartimentul intern specializat sau responsabilul desemnat trebuie s coordoneze i s supervizeze activitatea respectiv i s i-o nsueasc prin recepionarea acesteia. Ce cuprinde documentaia?Documentaia de atribuire cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv i care conine cerinele formale, tehnice i financiare, care permit descrierea obiectiv a obiectului contractului de achiziie public i care st la baza elaborrii ofertei.

ATENIE!Documentaia de atribuire trebuie s fie finalizat nainte de transmiterea spre publicare a anunului de participare sau de transmiterea ctre operatorii economici a invitaiei de participare, n funcie de procedura de atribuire aleas.

Documentaia de atribuire trebuie sa fie clar, complet i fr echivoc. Documentaia de atribuire trebuie s cuprind, cel puin: informaii generale privind beneficiarul, n special cu privire la adres - inclusiv telefon, fax, e-mail, persoane de contact, mijloace de comunicare etc.; instruciuni privind date limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire; dac sunt solicitate, cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz s fie prezentate de ofertani / candidai pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie; caietul de sarcini sau documentaia descriptiv, aceasta din urm fiind utilizat n cazul aplicrii procedurii de dialog competitiv sau de negociere; instruciuni privind modul de elaborare i de prezentare a propunerii tehnice i financiare; informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare; instruciuni privind modul de utilizare a cilor de atac; informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea documentaiei de atribuire de ctre orice operator economic prin asigurarea accesului direct, nerestricionat i deplin, prin mijloace electronice, la coninutul documentaiei de atribuire.

NOT: Verificarea coninutului documentaiei de atribuire se efectueaz pe baza prevederilor capitolului II, seciunea a 3-a din Ordonan - Reguli de elaborare a documentaiei de atribuire .

Cum se face alegerea cerinelor minime de calificare?Criteriile de calificare i selecie, atunci cnd sunt prevzute, trebuie s se refere numai la: situaia personal a candidatului sau ofertantului; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i / sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul.Dac se solicit ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional, atunci Beneficiarul trebuie s elaboreze o not justificativ prin care s se motiveze cerinele respective. Nota justificativ se va ataa la dosarul achiziiei.

ATENIE!Documentaia de atribuire trebuie s conin aceleai cerine minime ca n documentaia de chemare la competiie (invitaie/anun de participare).

NOT: Criteriile de calificare i selecie se vor stabili n baza prevederilor capitolului V, seciunea a 2-a din Ordonan, capitolului II i seciunea 1 din Norme, precum i prin consultarea Ordinului nr. 509/2011 al preedintelui ANRMAP, privind formularea criteriilor de calificare i selecie.

Cum se stabilete criteriul de atribuire?Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public, poate fi: oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic sau n mod exclusiv, preul cel mai sczut.Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public se precizeaz n mod obligatoriu n anunul de participare i n cadrul documentaiei de atribuire. Criteriul de atribuire, odat stabilit, nu poate fi schimbat pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire. Cnd se stabilete criteriul de atribuire, se elaboreaz o not justificativ prin care se motiveaz modul n care a fost stabilit ponderea factorilor de evaluare.

NOT: Criteriul de atribuire se poate stabili n conformitate cu prevederile capitolului V, seciunea a 3-a din Ordonan, cu capitolul II i seciunea a 2-a din Norme.

2.2.1.3. Elaborarea documentaiei de chemare la competiien vederea asigurrii transparenei atribuirii contractelor de achiziie public, Beneficiarul ori de cte ori dorete s atribuie un contract de achiziie public sau s ncheie un acord-cadru are obligaia de a publica documentaia de chemare la competiie n SEAP. Aceasta const n:a) anunul de participare, atunci cnd se iniiaz procedura de: licitaie deschis; licitaie restrns; dialog competitiv; negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare; sistem dinamic de achiziie; concurs de soluii.b) invitaia de participare, atunci cnd se iniiaz procedura de cerere de oferte.Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii: data limit stabilit pentru primirea ofertelor; adresa la care se transmit ofertele; limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora; scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public care urmeaz s fie atribuit; modul de obinere a documentaiei de atribuire.

ATENIE! n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice, Beneficiarul are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective!!!

NOT: Documentaia de chemare la competiie se elaboreaz n baza prevederilor capitolului II i anexei 3A din Ordonan, capitolului III i anexei nr. 1 din Norme.

2.2.1.4. Derularea procedurii de atribuire Beneficiarul trebuie s pun la dispoziia operatorilor economici interesai documentaia de atribuire. Aceast obligaie poate fi realizat: fie n urma unei solicitri scrise a operatorului economic interesat; fie prin accesarea direct i nerestricionat a unui fiier electronic, disponibil n SEAP i pe pagina de internet proprie.Beneficiarul trebuie s elaboreze i s transmit rspunsurile la clarificrile formulate de operatorii economici interesai i s rspund la orice solicitare. Beneficiarul va rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti, ct mai repede posibil, fr s depeasc termenul legal i fr s dezvluie identitatea celui care a solicitat clarificri.Beneficiarul are obligaia s desemneze persoana/persoanele responsabile pentru evaluarea ofertelor (comisia de evaluare).

Procesul verbal de deschidere a ofertelorPlicurile cu oferte trebuie deschise de ctre reprezentanii autoritii contractante, care au obligaia de a anuna urmtoarele informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare.

ATENIE!Nicio ofert nu poate fi respins n cadrul edinei de deschidere, cu excepia ofertelor ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei de participare.

Orice decizie cu privire la calificarea ofertanilor, respectiv a candidailor sau, dup caz, cu privire la evaluarea ofertelor, va fi luat de ctre comisia de evaluare n cadrul unor edine ulterioare edinei de deschidere a ofertelor.Comisia de evaluare trebuie s ntocmeasc un proces-verbal de deschidere care trebuie s includ informaiile anunate de ctre preedintele comisiei.Procesul verbal privind edina de deschidere a ofertelor trebuie semnat de ctre membrii comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt prezeni la deschiderea ofertelor.

ATENIE! n scopul asigurrii confidenialitii i imparialitii n cursul procesului de achiziii publice, precum i n vederea evitrii conflictului de interese, toi membrii comisiei de evaluare trebuie s dea o declaraie de confidenialitate i imparialitate. Declaraia se completeaz n ziua deschiderii ofertelor/ candidaturilor.

NOT: Verificarea modului de desfurare a fiecrei proceduri se efectueaz pe baza prevederilor Capitolului III din Ordonan, urmrindu-se respectarea pragurilor, termenelor i a perioadelor de ateptare prescrise n legislaia relevant aplicabil. Procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor se va elabora n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 302/2011 al preedintelui ANRMAP, privind aprobarea formularelor standard aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.

Notificarea rezultatului procedurii de atribuireBeneficiarul are obligaia de a informa candidaii/ofertanii despre deciziile referitoare la: atribuirea contractului de achiziie public; ncheierea acordurilor-cadru; admiterea ntr-un sistem de achiziie dinamic; dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri.

ATENIE! Comunicarea se realizeaz n scris i nu mai trziu de 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective. Comunicarea se transmite i prin fax sau prin mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare naintea semnrii contractului se majoreaz cu 3 zile lucrtoare.

Ofertanii ctigtori vor fi informai cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai ctigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului, sau, dup caz, a acordului cadru.Ofertanii/candidaii respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare vor fi informai asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum urmeaz: fiecrui candidat respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a candidaturii sale; pentru fiecare ofert respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere. Se detaliaz argumentele n temeiul crora oferta a fost considerat inacceptabil, neconform sau necorespunztoare, ndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerinelor de funcionare i performan prevzute n caietul de sarcini; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat ctigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor ctigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public sau, dup caz, ale ofertanilor cu care urmeaz s se ncheie un acord-cadru.2.2.1.5. Atribuirea contractului de achiziie public Ce trebuie s conin raportul procedurii de atribuire?Raportul procedurii de atribuire trebuie s cuprind: procedura aplicat; obiectul contractului i codul CPV; nr. anun/invitaie de participare n SEAP/JOUE/erate; nr. anun de intenie (dup caz); sursa de finanare.Coninutul raportului (cuprins):Capitolul 1 - Informaii generale1.1. Legislaia aplicabil1.2. Calendarul procedurii de atribuire1.3. Observatori UCVAP/CVAPCapitolul 2 - Modul de desfurare a procedurii de achiziie public2.1. Solicitri/rspunsuri la clarificri pn la termenul-limit de depunere2.2. edina de deschidere a ofertelor2.3. Procesul de evaluare Calificarea/selecia ofertanilor/candidailor Evaluarea propunerilor tehnice Evaluarea propunerilor financiare Aplicarea criteriului de atribuireCapitolul 3 - Concluzii i semnturiAnexe:1. Procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor2. nscrisurile edinelor de evaluare ulterioare edinei de deschidere, dup caz3. Rapoartele de specialitate ale experilor cooptai, dup caz

NOTA: Raportul procedurii de atribuire se va elabora n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 302/2011 al preedintelui ANRMAP, privind aprobarea formularelor standard aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.

Cine aprob raportul procedurii de atribuire?Raportul procedurii de atribuire trebuie aprobat de ctre conductorul autoritii contractante, care efectueaz respectiva achiziie public.

ATENIE!Conform art. 205 alin. (1) din OUG 34/2006, Beneficiarul are dreptul de a ncheia contractul de achiziie public numai dup mplinirea termenului de:11 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul n care valoarea estimat, conform prevederilor art. 23 ale cap. II seciunea a 2-a a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); 6 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul n care valoarea estimat, conform prevederilor art. 23 ale cap. II seciunea a 2-a a contractului de achiziie public/acordului-cadru, este egal sau mai mic dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2).Beneficiarul nu are obligaia de a respecta termenele prevzute anterior n urmtoarele cazuri prevzute n OUG 34/2006, art. 205(3): atunci cnd prezenta ordonan de urgen nu prevede obligativitatea publicrii unui anun sau a unei invitaii de participare;atunci cnd contractul de achiziie public/acordul-cadru urmeaz s fie ncheiat cu un operator economic care a fost singurul ofertant la respectiva procedur de atribuire i nu exist ali operatori economici implicai n procedura de atribuire.atunci cnd este atribuit un contract subsecvent unui acord-cadru sau ca urmare a utilizrii unui sistem dinamic de achiziie.

Anunul de atribuire

Ce conine anunul de atribuire?Anunul de atribuire trebuie s conin cel puin informaiile prevzute de anexa nr. 1 din H.G. nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public care urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din O.U.G. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European.

Cnd se public?Anunul de atribuire trebuie transmis spre publicare n cel mult 48 de zile dup ce: s-a finalizat procedura de licitaie deschis; licitaie restrns; dialog competitiv; negociere; cerere de ofertprin atribuirea contractului de achiziie public sau ncheierea acordului-cadru; s-a finalizat un concurs de soluii prin stabilirea concurentului ctigtor; s-a atribuit un contract de achiziie public printr-un sistem dinamic de achiziii.

ATENIE!Pentru serviciile incluse n anexa nr. 2B la O.U.G. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare, obligaia este aplicabil numai contractelor a cror valoare estimat este mai mare dect pragul pentru publicarea n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Unde se public?Anunul de atribuire se public: obligatoriu n SEAP, prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitatie.ro; n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul. Aceasta se realizeaz prin sistemul SEAP.

NOT: Anunul de atribuire se realizeaz n baza prevederilor art. 56, 57 din Ordonan i a capitolului III din Norme.

2.2.1.6. Dosarul achiziiei publice Caracteristici: are caracter de document public; se ntocmete i se pstreaz de ctre Beneficiar prin compartimentul intern specializat de achiziii publice; se ntocmete pentru fiecare: contract de achiziie public atribuit, acord-cadru ncheiat, contract de concesiune atribuit, lansare a unui sistem de achiziie dinamic. dac este solicitat poate fi pus la dispoziia: oricrei autoriti publice interesate spre consultare, cu condiia ca nicio informaie s nu fie dezvluit dac dezvluirea ei ar fi contrar legii, ar mpiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul comercial legitim al prilor sau ar afecta libera concuren; organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraveniilor sau infraciunilor.

Ce cuprinde?Dosarul achiziiei publice trebuie s cuprind documentele ntocmite/primite de autoritatea contractant n cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fr a se limita, urmtoarele: nota privind determinarea valorii estimate; anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul; anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/sau, dup caz, invitaia de participare; documentaia de atribuire; nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns; nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul; procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor; formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire; solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea contractant; raportul procedurii de atribuire; dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii; contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate; anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare; contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, dac este cazul; avizul consultativ emis n conformitate cu prevederile legale, referitor la funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, dac este cazul; documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant.Pe parcursul derulrii contractului, dosarul achiziiei se poate completa cu: dovada ndeplinirii obiectului contractului procese verbale de recepie preliminare i finale; dovada efecturii plilor; dovada nregistrrii n contabilitate a rezultatului derulrii contractului.Dosarului achiziiei publice se ntocmete n baza prevederilor art. 211 -216 din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare.n cazul n care autoritatea contractant aplic o procedur de atribuire prin mijloace electronice, utilizeaz un sistem dinamic de achiziie sau un sistem de achiziii electronice, aceasta are obligaia de a asigura trasabilitatea deplin a aciunilor pe care le realizeaz pe parcursul procesului de atribuire, astfel nct ntocmirea dosarului achiziiei publice, n conformitate cu prevederile art. 213, s nu fie afectat.

ATENIE!n conformitate cu prevederile O.U.G nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, cu modificrile i completrile ulterioare, i cu contractul de finanare, dosarul achiziiei publice, precum i ofertele nsoite de documentele de calificare i selecie, se pstreaz de ctre Beneficiar atta timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice i 5 ani de la ncheierea PO DCA. Acelai termen se aplic i n cazul anulrii procedurii de atribuire, termenul urmnd s fie calculat de la data anulrii respectivei proceduri.

2.2.1.7. Derularea contractului

Contractul intr n efectivitate conform prevederilor contractuale: - fie dup constituirea garaniei de bun execuie, dac a fost solicitat; - fie la termenul convenit ntre pri. Intrarea n efectivitate, derularea i finalizarea contractului trebuie s se realizeze n perioada de implementare a contractului de finanare, n limitele bugetare stabilite.Contractul de achiziie se ncheie odat cu recepia produselor/serviciilor/lucrrilor furnizate/ prestate i semnarea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale. Ca anexe ce devin parte integrant a contractului de achiziie public se constituie cel puin urmtoarele documente: caietul de sarcini; propunerea tehnic i propunerea financiar; graficul de ndeplinire a contractului; graficul de pli; garania de bun execuie, dac este cazul; angajamentul ferm de susinere din partea unui ter, dac este cazul.2.2.1.8 Finalizarea contractului Procesul verbal de recepie finalRecepia final reprezint operaiunea prin care Beneficiarul i exprim acceptarea fa de produsele/serviciile rezultate n urma unui contract de achiziie public i pe baza creia efectueaz plata final. Documentul de recepie este un nscris esenial al dosarului achiziiei respective. Care sunt documentele constatatoare privind ndeplinirea obligaiilor contractuale?Beneficiarul are obligaia de a elibera contractantului documente constatatoare care conin informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale i la eventualele prejudicii aprute pe parcursul derulrii contractului.Documentul constatator se elibereaz n termen de 14 zile de la data: recepiei produselor care fac obiectul contractului de furnizare; terminrii prestaiilor care fac obiectul contractului de servicii. Cum se ncheie documentele constatatoare?Documentele constatatoare se ntocmesc n 3 exemplare, dintre care: un exemplar se ataeaz la dosarul achiziiei publice; un exemplar se transmite ANRMAP n termenul stabilit de actele normative n vigoare; un exemplar se elibereaz contractantului.

n ce condiii poate fi ajustat preul pe parcursul ndeplinirii contractului ?

Preul poate fi ajustat pe parcursul ndeplinirii contractului n urmtoarele situaii: au avut loc modificri legislative, modificri ale normelor tehnice sau au fost emise de ctre autoritile locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunarea la anumite taxe/impozite locale, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului; pe pia au aprut anumite condiii, n urma crora s-a constatat creterea/diminuarea indicilor de pre pentru elemente constitutive ale ofertei, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului. Pentru a se respecta principiul transparenei, posibilitatea de ajustare a preului trebuie s fie precizat att n documentaia de atribuire, ct i n contractul care urmeaz s fie ncheiat, prin clauze speciale n acest sens. Autoritatea contractant are obligaia de a preciza totodat i modul concret de ajustare a preului, indicii care vor fi utilizai, precum i sursa informaiilor cu privire la evoluia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaii ale burselor de mrfuri. n cazul n care durata de ndeplinire a contractului se prelungete peste termenele stabilite iniial n respectivul contract, din motive care se datoreaz culpei autoritii contractante, nu este posibil ajustarea preului, operatorul economic fiind ns ndreptit s solicite penaliti i/sau daune-interese.2.2.1.9. Analiza procesului de achiziie publicPersoana responsabil pentru realizarea unei achiziii publice analizeaz modul n care a fost ndeplinit contractul respectiv, msura n care au fost satisfcute nevoile autoritii contractante, punctele tari i punctele slabe ale procedurii de atribuire a contractului de achiziie public i propune msuri de mbuntire a procesului de achiziie public pentru viitor.Analiza procesului de achiziie public va fi fcut de responsabilul de achiziii din cadrul autoritii contractante.2.2.2. Contractele de publicitate median cazul atribuirii contractelor de publicitate media, Beneficiarul are obligaia de a publica un anun de participare i un anun de atribuire, n sistemul informatic de utilitate public disponibil pe Internet, la o adres dedicat, i pe pagina de Internet proprie, acolo unde exist, numai n cazul n care valoare anual cumulat, fr TVA, este estimat ca fiind mai mare dect echivalentul n lei a 15.000 euro.Contractele de publicitate media reprezint orice contract de servicii avnd ca obiect crearea, producerea i/sau difuzarea de reclam sau alte forme de promovare prin intermediul mijloacelor de informare n mas scrise, audiovizuale sau electronice.n anunul de participare trebuie precizate criteriile de calificare i selecie i, n situaia n care criteriul de atribuire a contractului este oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic, algoritmul de calcul a punctajului. Anunul trebuie s fie nsoit de un referat de oportunitate prin care se justific raiunea achiziiei serviciilor de publicitate, precizndu-se totodat impactul urmrit i criteriile de msurare a rezultatului obinut.n cel mult 120 de zile de la data finalizrii contractului de servicii de publicitate, autoritatea contractant are obligaia de a publica n sistemul informatic un raport de evaluare a impactului achiziiei serviciilor de publicitate.Contractele de publicitate media trebuie s conin n mod obligatoriu i urmtoarele clauze specifice referitoare la obligaia prilor de a asigura, inclusiv pe parcursul ndeplinirii contractului, accesul publicului cel puin la urmtoarele informaii: destinatarii finali ai fondurilor de publicitate, criteriile de alocare a acestor fonduri, sumele alocate fiecrui beneficiar final i termenele de ndeplinire a prevederilor contractuale. Accesul publicului la informaii se realizeaz prin grija autoritii contractante care are obligaia de a deine informaii actualizate cu privire la modul de ndeplinire a contractului. Regimul anunurilor este acelai cu cel aferent celorlalte achiziii, ele fiind publicate n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a (facultativ), n Sistemul electronic de achiziii publice (SEAP), la adresa de internet http://publicitatepublica.ro/, pe pagina de internet proprie a Beneficiarului, dac exist, i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (JOUE), n situaiile prevzute de OUG nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.

Mijloc de comunicareCriterii de selecie

Publicaiitirajul mediu difuzat pe ediie al ofertantuluiaria de difuzareprofilulpublicul-int

Presa audio-TVaria de acoperire i audiena certificateprofilul i publicul-int

Internetprofilulpublicul-int

n termenul legal calculat de la data finalizrii contractului de servicii de publicitate, Beneficiarul are obligaia de a publica n sistem informatic un raport de evaluare a impactului achiziiei serviciilor de publicitate.

2.3. CONFLICTUL DE INTERESE I/SAU MANIFESTAREA CONCURENEI NELOIALE IN PROCESUL DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE

Beneficiarul are obligaia, pe parcursul aplicrii procedurii de atribuire, de a lua toate msurile necesare pentru a evita situaiile de natur s determine apariia unui conflict de interese i/sau manifestarea concurenei neloiale. Verificarea posibilelor conflicte de interese/suspiciuni de fraud se realizeaz la nivelul AM PODCA n dou etape:

a) la momentul verificrii procedurii de achiziie public, n urma creia a fost ncheiat contractul de furnizare/servicii;b) ulterior semnrii contractului de furnizare/servicii, respectiv pe parcursul derulrii (implementrii) acestuia.

Verificarea se realizeaz de ctre AM PODCA prin completarea: Listei de verificare pentru achiziiile publice prevzute de O.U.G. nr. 34/2006 (Anexa 24), Lista de verificare privind incidena indicatorilor de fraud (Anexa 25), Lista de verificare a conflictului de interese (Anexa 26), Lista de verificare a conflictului de interese n perioada de implementare a contractului (Anexa 27)Astfel:1. Pentru fiecare contract de achiziie public, beneficiarii au obligaia de a informa n scris AMPODCA cu privire la numele i prenumele u