Managementul Proiectelor IT

Managementul Proiectelor ITTORJOC DUMITRU-FLORINUNIVERSITATEA DIN ORADEA MASTER SSC AN 22/2/2014

CUPRINS

INTRODUCERE3CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECT?4CELE TREI COMPONENTE PRINCIPALE ALE PROIECTULUI5ELABORAREA PROIECTELOR5BAZA DE DATE MICROSOFT PROJECT7ACCESUL LA DATELE DE CARE AVEI NEVOIE7CUM PLANIFIC SARCINILE MICROSOFT PROJECT ?8ASAMBLAREA9CREAREA UNUI PLAN DE PROIECT10AVANTAJE10DEZAVANTAJE11CE ESTE NOU N MICROSOFT PROJECT12EXEMPLU PLANIFICARE N MICROSOFT PROJECT15BIBLIOGRAFIE19

INTRODUCERE

Importana, tot mai accentuat, a noilor tehnologii informaionale att sub aspect hardware ct i software, n aproape toate domeniile de activitate, i pune amprenta i asupra managementului prin proiecte.Aplicaiile informatice specializate n domeniul managementului prin proiecte sunt instrumente foarte puternice de nregistrare a sarcinilor i activitilor proiectului, de gestiune n timp real a resurselor implicate, de calcul, de urmrire n timp a realizrii, abaterilor i nu n ultimul rnd de analiz i prezentare a rapoartelor a proiectului. Cu toate acestea, ns, reuita proiectului datoritutilizrii unei aplicaii informatice specializate, nu poate fi garantat. Aplicaia informatic nu trebuieprivit, dect, ca un instrument utilizat de managerul de proiect i echipa sa. Ea nu poate oferii succese economice mari, la fel cum utilizarea unui program de contabilitate nu poate garanta obinerea de profit, sau cum, un procesor de texte nu poate garanta succesul unui roman sau a unuireferat. Efectele benefice ale unei astfel de aplicaii, asupra gestiunii eficiente i finalizrii proiectelor au fost demonstrate de ctre practica de specialitate. Astfel avantajele utilizrii n managementul prin proiecte a aplicaiilor specializate pentru acest domeniu, pot fi urmtoarele: dezvoltarea unui plan de proiect foarte complet. Utilizatorii aplicaiei sunt obligai s identifice toate detaliile legate de activiti i resurse, detalii necesare n mod obligatoriu pentru corelarearelaiilor ntre faze, sub-faze i respectiv cu bugetul proiectului. Prin modul de reprezentare organizat a activitilor i resurselor pot fi identificate unele anomalii nc din faza de proiectare; efectuarea rapid i exact a tuturor calculelor necesare proiectului. Pe baza datelor introduse, calculatorul permite calculul i afiarea unor serii de rapoarte i diagrame att pe parcursul realizrii proiectului ct i la finalizarea lui. Astfel, poate fi identificat cu uurin costul efectiv, abaterile de cost ct i modul de ncadrare n termene a proiectului la un anumit moment dat; determinarea n timp real a problemelor i abaterilor aprute n legtur cu elementele proiectului. innd cont, n mod cronologic, de o serie de constrngeri, limite i condiii n legtur cu activitile i resursele proiectului, avertizeaz n mod automat despre necorelaii sau anomalii aprute. Cele mai ntlnite avertismente sunt legate de, depiri de termene, depiri de buget, apropierea unor termene limit (deadline), .a.; distribuirea (comunicarea) rapid a proiectului att ntre membrii echipei ct i altor personae (organizaii) implicate. Aplicaiile informatice specializate pot comunica datele i fazele proiectului att sub forma unor rapoarte tiprite ct i sub forma unor fiiere. Avantajele cele mai mari sunt oferite n condiiile utilizrii acestor aplicaii n cadrul reelelor de calculatoare. comunicarea i integrarea proiectelor, sub-proiectelor, fazelor dintr-un proiect pe INTERNET.Proiectele sau anumite pri din proiect pot fi integrate utiliznd serviciul de e-mail din cadrul reelei INTERNET. Utilizarea aplicaiilor informatice specializate presupune existena unei discipline n cadrul relaiilor din echipa de proiect precum i n cadrul resurselor i relaiilor dintre activiti (sarcini). Disciplina decurge din, nsi, respectare etapelor de introducere i prelucrare a datelor n cadrul aplicaiei.

CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECT?

Managementul de proiect este procesul planificrii, organizrii i conducerii sarcinilor i resurselor pentru a realiza un obiectiv definit, de obicei cu constrngeri legate de timp, resurse sau costuri. Un plan pentru un proiect poate fi simplu, de exemplu, o list de sarcini cu datele iniiale i finale scrise pe o foaie de hrtie sau poate fi complex, de exemplu, mii de sarcini i resursele aferente, alturi de un buget de milioane de dolari.Majoritatea proiectelor au activiti comune, cum ar fi mprirea proiectului n sarcini uor de realizat, programarea sarcinilor, comunicarea lor n cadrul echipei i urmrirea acestora pe perioada desfurrii lucrului. Toate proiectele cuprind trei etape majore:

Construirea planului; Urmrirea i conducerea proiectului; nchiderea proiectului.

Cu ct aceste etape sunt realizate mai bine, cu att este mai mare posibilitatea obinerii unui proiect de succes.

CELE TREI COMPONENTE PRINCIPALE ALE PROIECTULUI

Ce bine ar fi dac ai putea s prevedei viitorul proiectului dvs.. ntr-un fel putei, dac reuii s nelegei cei trei factori care stau la baza fiecrui proiect:

Timp: timpul necesar realizrii proiectului care este reflectat n planul acestuia; Bani: bugetul proiectului realizat pe baza costurilor resurselor: personal, echipament i materiale, necesare ndeplinirii sarcinilor; Scop: obiectivele i sarcinile proiectului i timpul de lucru necesar pentru a le efectua.

Acest trio timp, bani, scop reprezint triunghiul proiectului. Ajustarea unuia dintre aceste elemente le afecteaz pe celelalte dou. Chiar dac toate cele trei elemente sunt importante, de obicei, unul dintre ele va avea o influen mai puternic n cadrul proiectului.Relaia dintre aceste elemente difer de la un proiect la altul i determin tipurile de probleme cu care v vei confrunta i soluiile pe care le putei folosi. tiind care v sunt punctele slabe i cele forte vei putea mai uor s v planificai i s conducei proiectul.

ELABORAREA PROIECTELOR

Etapele elaborrii unui proiect prin intermediul produsului Microsoft Project sunt n mare parte identice cu cele ale managementului proiectelor, astfel:Construcia planului de proiect: cuprinde urmtoarele activiti: Definirea proiectului: reprezint activitatea n care sunt identificate toate elementeleproiectului de la faze, sub-faze, resurse (materiale, umane, financiare), sarcini, operaii etc.; Planificarea (programarea) elementelor proiectului: este activitatea prin care activitile,sub-activitile, sarcinile i operaiile proiectului sunt programate, respectiv ealonatecronologic inndu-se cont de legturile ierarhice dintre ele. n cadrul acestei activiti pelng intervalele de timp stabilite pentru fiecare activitate, se introduce i codul sauidentificatorul activitii, se introduc i dependenele i constrngerile dintre elementele proiectului. Rezultatul acestei activiti este crearea aa numitei structuri WBS (Work Breakdown Structure); Planificarea resurselor proiectului: activitate n care resursele identificate se introduce (asociaz) pentru fiecare activitate, sarcin respectiv operaie. Se stabilesc i resursele partajate i altor proiecte n modul de lucru multi-proiect; Planificarea costurilor: se introduc cheltuielile aferente fiecrei resurse utilizate determinndu-se astfel costul variabil al proiectului. Tot n cadrul acestei activiti se vor introduce i costurile fixe ale proiectului; Identificarea i planificarea riscurilor din cadrul proiectului: sunt identificate riscurile datorate naturii activitilor din proiect se msoar gradul de realizare al acestora i se ajusteaz intervalul de timp aferent activitii respective n funcie de gradul de risc determinat. Se analizeaz, n aceast etap, standardele de calitate pe care trebuie s le respecte proiectul, respectiv rezultatul final al proiectului; Planificarea procesului de comunicare i securitate a informaiilor din proiect: sunt effectuate legturile dintre activitile i sarcinile utilizate ntre mai multe proiecte n modul de lucru multi-proiect, legturile dintre sarcinile partajate ntre membrii echipei pentru un singur proiect, precum i procedurile de securitate a datelor conform obiectivelor proiectului; Optimizarea planului de proiect: se analizeaz i se modific dac este cazul intervalele de timp pentru activiti, numrul resurselor i codul acestora; Distribuirea planului de proiect: n cadrul acestei activiti se distribuie tuturor celor implicai n proiect informaiile rezultate n urma activitilor precedente; Gestiunea i urmrirea realizrii proiectului: cuprinde urmtoarele activiti: Urmrirea desfurrii proiectului: se va urmrii realizarea fiecrei activiti i sub-activitiprocentual sau sub o alt form selectat; Gestiunea programului de proiect: sunt analizate strile proiectului la o anumit dat, identificndu-se i rezolvndu-se depirile sau nerealizrile din proiect; Gestiunea resurselor: se identific i ajusteaz eventualele suplimentri de resurse existente sau de resurse noi, modificarea costurilor resurselor etc.; Gestiunea costurilor: se analizeaz i rezolv abaterile de la bugetul proiectului la un anumit moment dat; Gestiunea obiectivelor: n funcie de rezultatele (ajustrilor) celorlalte activiti se ajusteaz i obiectivele finale ale proiectului, dar nu nainte de a fi comunicate inteniile de modificare clientului i tuturor persoanelor sau organizaiilor implicate n proiect; Gestiunea riscurilor: se ajusteaz influena riscurilor asupra proiectului n funcie de modificrile fcute n celelalte etape; Raportarea strii proiectului la un moment dat: sunt listate sau vizualizate rapoartele care reflect starea proiectului la un moment dat; Finalizarea proiectului: presupune revizia final a rapoartelor i abaterilor proiectului, respective rezolvarea acestora.

BAZA DE DATE MICROSOFT PROJECT

Ca manager de proiect avei multe de fcut i de aceea trebuie s tii n ce fel v poate ajuta Microsoft Project. n primul rnd stocai detaliile despre proiectul dvs. n baza de date. Apoi folosii aceste informaii pentru a calcula modul de desfurare a proiectului, costurile i alte elemente, crend, astfel, un plan al proiectului. Cu ct oferii mai multe informaii, cu att obinei un plan mai riguros.Microsoft Project detaliaz imediat rezultatele calculelor fcute, ns planul proiectului nu este ntreg dac nu introducei informaii critice despre toate sarcinile. Numai aa vei putea s vedei cnd se termin proiectul sau datele cnd sunt programate sarcinile.Microsoft Project pstreaz informaia pe care o introducei n diferite cmpuri care conin tipuri specifice de informaii, cum ar fi numele sau durata sarcinii. n Microsoft Project fiecare cmp apare, de obicei, ntr-o coloan.

ACCESUL LA DATELE DE CARE AVEI NEVOIE

Astzi v ocupai de datele limit, mine de costuri. Baza de date a proiectului conine numeroase informaii, ns, la un moment dat, avei nevoie doar de cteva dintre ele. Pentru a obine informaia necesar, folosii urmtoarele opiuni:

Views aceast opiune ofer un set de informaii despre proiect ce sunt uor de interpretat. De exemplu, Gantt Chart grupeaz informaiile eseniale referitoare la sarcini n coloane i bare de grafice. Tables cu ajutorul acestei opiuni se definesc coloanele. Filters aceast opiune este specializat pe anumite sarcini sau resurse.

Fiecare imagine prezint un anumit tip de informaie. Aa cum atunci cnd schimbai canalele T.V. nu nseamn c le tergei, la fel se ntmpl cnd folosii views, tables sau filters. Informaia nu este tears, ci ascuns i se afl n baza de date unde este actualizat.

CUM PLANIFIC SARCINILE MICROSOFT PROJECT ?

Pentru a programa nceputul i sfritul unei sarcini Microsoft Project, trebuie s luai n considerare mai muli factori cum ar fi constrngerile legate de sarcini, concediile, vacanele. Ceea ce este mai important, este ca Microsoft Project programeaz fiecare sarcin utiliznd formula: durata = munca / efort resurs, unde:

Durata reprezint timpul necesar ndeplinirii unei sarcini. Munca reprezint efortul cerut pe o anumit perioad de timp pentru a ndeplini o sarcin. Efort resurs reprezint efortul total al resurselor repartizate unei sarcini.

De exemplu, dac:

Trei pictori lucreaz 2 zile la o sarcin 8h/zi, munca depus de fiecare resurs uman este de 16h (2 zile * 8 ore); Efortul total al resurselor este de 24h/zi (3 pictori * 8 ore); Timpul total de lucru este de 48h (2 zile * 8 ore * 3 pictori); Durata este de 2 zile: 48h / (3 pictori * 8h).

Cunoaterea acestei formule este important pentru a nelege modul n care o modificare fcut unei sarcini poate afecta programul proiectului.

ASAMBLAREA

Dup ce ai creat lista de sarcini i ai introdus informaiile necesare, planul este terminat. Putei vedea un model al proiectului, inclusiv datele sale finale i datele de nceput i de sfrit pentru fiecare sarcin. Ce urmeaz n continuare?

Analizai soluiile critice pentru problemele care ar putea s apar. O soluie reprezint o serie de sarcini ce trebuie ndeplinite la timp pentru ca proiectul s fie terminat la momentul stabilit. Astfel dac una din sarcinile care ine de soluia respectiv nu este ndeplinit la timp poate duce la ntrzierea proiectului.

Evaluai i optimizai planul pn cnd suntei mulumii. nainte de a ncepe proiectul i n mod periodic pe parcursul desfurrii acestuia, va trebui s evaluai i s ajustai planul proiectului. Luai n considerare scopul, resursele i programul.

Dac actualizai datele n legtur cu ndeplinirea sarcinilor, Microsoft Project v va oferi un plan actualizat. Putei s v actualizai planul chiar voi sau echipa dvs., dup care trebuie s-l analizai pentru a vedea efectul schimbrilor fcute. A depit proiectul bugetul? Este un membru al echipei programat s lucreze peste program? Va fi proiectul terminat la timp?

nchidei proiectul. Evaluai leciile nvate.

Dup ce ai creat lista de sarcini i ai introdus informaiile necesare, planul dvs. este terminat. Putei vedea un model al proiectului, inclusiv datele sale finale i datele de nceput i de sfrit pentru fiecare sarcin. Ce urmeaz n continuare?

Analizai soluiile critice pentru problemele care ar putea s apar. O soluie reprezint o serie de sarcini ce trebuie ndeplinite la timp pentru ca proiectul s fie terminat la momentul stabilit. Astfel dac una din sarcinile care ine de soluia respectiv nu este ndeplinit la timp poate duce la ntrzierea proiectului.

Evaluai i optimizai planul pn cnd suntei mulumii. nainte de a ncepe proiectul i n mod periodic pe parcursul desfurrii acestuia, va trebui s evaluai i s ajustai planul proiectului. Luai n considerare scopul, resursele i programul.

Dac actualizai datele n legtur cu ndeplinirea sarcinilor, Microsoft Project v va oferi un plan actualizat. Putei s v actualizai planul chiar voi sau echipa dvs., dup care trebuie s-l analizai pentru a vedea efectul schimbrilor fcute. A depit proiectul bugetul? Este un membru al echipei programat s lucreze peste program? Va fi proiectul terminat la timp?

CREAREA UNUI PLAN DE PROIECT

Dup ce ai definit obiectivele i ai stabilit principalele etape ale proiectului, putei ncepe crearea planului.n primul rnd, stabilii lista sarcinilor ce urmeaz a fi ndeplinite, precum i durata acestora. Apoi, introducei date despre personal, echipament i materiale i costurile lor i repartizai aceste resurse pe sarcini. Cu ajutorul acestor informaii Microsoft Project va crea un program pe care l putei verifica i ajusta cnd este necesar.

AVANTAJE

Abilitatea de a observa imaginea in ansamblu. Reprezentare vizuala a proiectului. Microsoft Project este folositor in fazele de planificare. Abilitatea de a incepe de la un task sumar si apoi sa coboram pina in cele mai detailate puncte. Functii de raportare. Folositor atunci cand avem de a face cu taskuri dependente. Benefic pentru aplicatii in cascada. Intuitiv pentru personae care au cunostinte in managementul de proiecte. Abilitate de a conecta elemente si a controla durata Folositor pentru a urmarii timpii de desfasurare.

DEZAVANTAJE Este greu sa determinam durata actuala in mod regulat. Nu se alineaza cu standardele de raportare a timpului a multor organizatii(payroll, timesheet, SAP, etc). Conexiunile rigide sunt greu de customizat Nu toti utilizatorii sunt confortabili cu datele prelucrate. Nu este eficient pentru aplicatii gen Agile +, Scrum, AUP sau FDD Nu este ideal pentru proiecte mari. Necesita un timp mare de lucru pentru a se alinea la programul real de lucru. Microsoft Project este o aplicatie vasta care necesita cursuri pentru a putea fii folosit. Un cost in plus asociat cu software.

ANALIZ

Punctele slabe ale lui Microsoft Project depasesc cu usurinta punctele forte. Punctele cheie subliniaza c acest software este foarte bun in faza de proiectare. O tema comuna pentru programele de management a proiectelor este aceea de a putea analiza cu acuratete performantele cu programul de lucru.Chiar dac sunt avantaje notabile, examinnd dezavantajele rezult c acest program este destul de greoi de lucrat. Acest lucru subliniaza faptul c este aproape inutilizabil folosind discipline de menagement a proiectelor gen Agile, Scrum, AUP, etc.Chiar dac Microsoft Project prezint unele dezavantaje acestea vor fii eliminate pe parcursul noilor versiuni.

CE ESTE NOU N MICROSOFT PROJECT

ncepe lucrul mai rapid.n loc s v lase ntr-un fiier necompletat, Project 2013 v duce la un centru cu o singur oprire pentru nceperea unui proiect. Rsfoii prin abloanele gata fcute, importai informaii din Excel sau dintr-un site SharePoint sau facei pur i simplu clic pe Proiect necompletat pentru a obine o diagram Gantt curat. Putei s deschidei de acolo proiecte anterioare de pe computer sau de pe SkyDrive.

Punei n eviden datele proiectului.Cu Project 2013, putei s creai rapoarte concise, colorate, profesioniste, fr a fi necesar s exportai datele n alt program. Adugai imagini, diagrame, animaie, linkuri i multe altele- tot ceea ce v trebuie pentru a partaja clar i eficient informaiile despre starea proiectului cu acionarii i cu membrii echipei.

Un set ntreg de rapoarte.Un set complet nou de rapoarte preinstalate valorific din plin noile capaciti pentru grafice i formatare. Pereii de date au disprut, fiind nlocuii de diagrame i imagini vii care v spun mai bine dintr-o privire povestea proiectului. Putei s adugai sau s eliminai orice elemente dorii n/din aceste rapoarte.

Discutai cu echipa dvs.Project 2013 v ajut s luai legtura cu membrii echipei. Obinei actualizri de progres, adresai ntrebri rapide sau purtai discuii strategice pe termen lung, totul fr a nchide Project. Trecei pur i simplu cu mouse-ul peste un nume i ncepei o sesiune IM, un chat video, un e-mail sau chiar un apel telefonic.

Urmrirea cilor de activitateCu un proiect complex, diagrama dvs. Gantt poate ncepe s arate ca un spaiu aglomerat de bare i rnduri de legturi. Pentru a rezolva acest lucru, putei s evideniai lanul de conectri- sau calea de activitate- a oricrei activiti. Atunci cnd facei clic pe o activitate, toate activitile ei predecesoare se afieaz cu o singur culoare i toate activitile ei succesoare se afieaz cu alt culoare.

Salvarea i partajarea fiierelor n cloudTehnologia cloud este ca i cum ai salva fiierele n cer. Le putei accesa de cte ori suntei online. Acum este simplu s salvai fiierele Office n contul dvs. SkyDrive sau pe site-ul organizaiei dvs. De acolo putei s accesai i s partajai planificri Project, foi de calcul Excel i alte fiiere Office.

Lucrai de aproape oriunde

Dac avei Project Online, putei s accesai o versiune complet de Project de aproape oriunde, chiar i pe PC-uri care nu au Project 2013 instalat. Nu avei nevoie dect de o conexiune la internet i de un PC care ruleaz Windows 7 (sau o versiune mai recent). Vei avea ntotdeauna cea mai recent versiune, deoarece actualizrile sunt automate.

EXEMPLU PLANIFICARE N MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project detine o interfata tipica pachetului Office, in figura de ma jos putem vedea pasii planificarii unui proiect, precum si diagrama GRANTT

Fig1. Prima faz a managementului de proiect.

n imaginea de mai jos am alocat taskurile unor faze mai mari pentu o mai bun ntelegere a fazelor principale.

Fig1. A 2-a faz a managementului de proiect.

Pentru alocarea taskurilor avem interfata de resurse, unde putem aduga personal , materiale si costuri.

Fig3. Diagrama GRANTT - Resurse

Astfel avnd o planificare i resurse putem aloca resurse fazelor proiectului.

Figura urmtoare reprezint diagrama GRANTT cu resursele asignate/task.

Totui ne lipsesc costurile pentru fiecare task. Pentru a vizualiza costurile se va selecta meniul Tables-Cost.Acest tabel va fii actualizat cu toate costurile/task n funcie de orele de munc.

Pentru a putea accesa imaginea de ansamblu pentru managementul proiectului se va accesa tabul PROJECT-Project Information-Statistics.

Microsoft Project ofera o serie de rapoatre asupra proiectului care pot fii vizualizate foarte usor din tab-ul REPORT.

BIBLIOGRAFIE

1. http://office.microsoft.com/ro-ro/project/2. Bibu, N., Brnda, C., Managementul prin proiecte, Ed. Mirton, Timioara, 2000.3. Brnda, C., Utilizarea mediului Microsoft Project 2000 n managementul proiectelor, Jurnalul de Informatic Economic Aplicat, Timioara, 2001.

19