Libro Compurtacion Acces

5/25/2018 Libro Compurtacion Acces

1/85


2/85


3/85


4/85

11..11IInnttrroodduucccciinn

La creacin de un sistema de software que incluya una Base de Datos (por ejemplo, unsistema de control escolar, de inventarios, de facturacin o de nminas) es una actividad

que se encuentra incluida dentro de la disciplina de ingeniera conocida comoIngeniera deSoftware. Esta disciplina proporciona mtodos generales que se utilizan como gua para elproceso de creacin o modificacin de tales sistemas, adems de que plantea que unsistema, sin importar su tipo, debe contar con atributos tales como mantenibilidad,confiabilidad, eficiencia y usabilidad (Sommerville, 2000).

Dado que los sistemas se crean para ser utilizados enorganizaciones humanas y stas son diferentes entre s, unsistema exitoso ser aquel que mejor se adapte a lasnecesidades especficas de la organizacin para la cual fuecreado, lo cual implica que los sistemas creados para

organizaciones diferentes diferirn uno del otro, aunquese trate de sistemas del mismo tipo (es decir, un sistemade control de inventarios creado para una empresa A serdiferente a un sistema de control de inventarios creado

para una empresa B).

As, el xito en la creacin de un sistema es un proceso complejo que se fundamenta en lapercepcin, el juicio y la creatividad de su desarrollador, razn por la cual la utilizacin deherramientas automatizadas para la creacin de sistemas implica una ayuda para algunasactividades del proceso, pero no sustituye el ingenio y la experiencia humanos.

An cuando lo anterior presupone que no existeun proceso estndar para la creacin de unsistema, existen mtodos que definen lasactividades fundamentales comunes a ello. La utilizacin de un mtodo presenta la ventajade estandarizar las actividades, facilitar su automatizacin y reducir los tiempos de creaciny capacitacin relativos al sistema.

Dentro de la ingeniera de software, a estos mtodos se les conoce como modelos dedesarrollo de software e incluyen, por ejemplo, al modelo de cascada y al modelo de

Objetivos especficos

Comprenderlos conceptos bsicos asociados a las Bases de Datos.

Analizar los componentes bsicos de un Sistema de Base de Datos. Disearun Sistema de Base de Datos.

Utilizar el programa Microsoft Access XP como herramienta para la creacin de unSistema de Base de Datos.


5/85

desarrollo evolutivo, los cuales se explicarn ms adelante en forma muy breve debido aque rebasan los lmites del presente documento.

Aunque con algunas diferencias, en general podemos afirmar que todos los modelos dedesarrollo de sistemas de software incluyen 4 actividades imprescindibles:

Anlisis. Aqu se identifica lo que se espera del sistema y las restricciones asociadas aste.

Diseo.Esta etapa incluye desde la creacin de una imagen mental de la estructura yfuncionamiento del sistema (diseo conceptual), hasta su traslado a diseos msdetallados describiendo la configuracin del sistema.

Implementacin y Prueba.Aqu se construye el sistema con la ayuda de herramientasautomatizadas, siempre tomando en cuenta que el producto debe cumplir con lasespecificaciones descritas en las etapas anteriores; se incluyen tambin todas lasactividades necesarias para asegurar que el sistema realmente cumple con el propsitopara lo cual fue creado.

Evolucin y Mantenimiento. En esta etapa se incluyen las actividades relacionadas con

el mantenimiento del sistema considerando que, debido a que las organizacioneshumanas cambian con el paso del tiempo (es decir, evolucionan), todos los sistemassern objeto de modificaciones.

Utilizando la creacin de un sistema de facturacin como ejemplo prctico, en este captuloexplicaremos las tres primeras actividades del proceso de elaboracin de un Sistema deBase de Datos.

Antes de proceder a crear nuestro Sistema de Base de Datos, sin embargo, definiremosalgunos conceptos bsicos, as como el modelo de proceso (mtodo) que utilizaremos y lasfases relacionadas con la planeacin de un proyecto como ste (lo cual incluye definir yorganizar nuestras actividades como creadores del sistema).

11..22CCoonncceeppttoossbbssiiccooss

Hasta ahora hemos mencionado sistemas que incluyen una Base de Datos, pero no hemosdefinido qu es un dato?, qu es una Base de Datos?, cules son las herramientasautomatizadas que podemos utilizar para crear una Base de Datos?

Hansen (1998) define lossiguientes conceptos:

Dato: Es un hecho aislado; noconstituye informacinmientras no se relacione con

otra cosa (por ejemplo, 6 defebrero de 1985 es un dato).

Informacin: Est constituidapor datos organizados oresumidos (por ejemplo, unagrfica es un resumen visualde datos, por lo queproporciona informacin). La

El futuro es hoy

Arte dentro de las PC

Cansados del gris del gabinete del CPU y de lo convencional de su diseo,miles de artistas y entusiastas de todo el mundo decidieron darle un soplo deaire fresco. Esta nueva forma de expresin, conocida como Casemodding,

consiste en alterar el exterior de las PCs para hacerlas ms personales. Se

trata no slo de modificar su forma, sino tambin de adaptar los componentesa objetos impensados, como una mquina de hacer caf, por ejemplo (Y

pensar que no hace mucho, los fanticos de Apple pusieron el grito en el cielo

cuando un fantico de las computadoras anunci que haba modificado unaMac, insertndole partes de una PC!).

http://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia/nota

/0,1357,50485,00.asp


6/85

fecha 6 de febrero de 1985 se convierte en informacin al asociarse con el da denacimiento de una persona.

Base de Datos (BD): Es una coleccin de datos interrelacionados que pueden serutilizados por uno o ms programas de aplicacin.

Sistema de Informacin: Es un sistema automatizado

que organiza datos para producir informacin. Sistema de Base de Datos: Est compuesto por unaBase de Datos, un sistema de gestin de Bases de Datos, elhardware y el personal apropiados. Estos ltimos puedendividirse en: el programador (quien crea programas deaplicacin que utilizan la base de datos), el usuario final(quien accesa la base de datos por medio de programas deaplicacin) y, por ltimo, el administrador de la base dedatos (quien se encarga del control general del Sistema de

Base de Datos).

Sistema de Gestin de Bases de Datos(DBMS, por sus siglas en ingls): Es un sistemacomputacional que facilita la gestin (administracin) de Bases de Datos (por ejemplo,Access, Dbase, Oracle, Informix, SQL Server, etc.).

En general, las bases de datos permiten el almacenamiento de grandes volmenes deinformacin, de tal manera que su creacin, actualizacin y consulta faciliten la toma dedecisiones dentro de las organizaciones.

Modelos de procesos

Como ya se mencion, podemos utilizar diversos modelos (mtodos) para la creacin de unSistema de Base de Datos. Cada modelo representa al proceso de creacin desde unaperspectiva particular, por lo que slo provee informacin parcial acerca de ese proceso.

Estos modelos implican procesos generales para el desarrollo de un sistema. Sommerville(2000) define los modelos ms conocidos como sigue:

Modelo de cascada. Toma las actividades fundamentales del proceso de desarrollo desoftware y las representa como fases separadas del proceso que incluyen el anlisis delsistema, el diseo del sistema, la implementacin y pruebas de unidad la integracin yprueba del sistema y la operacin y mantenimiento del mismo. (Ver figura 1.1).


7/85

Desarrollo evolutivo. Este enfoque entrelaza las actividades de anlisis, diseo e

implementacin: se desarrolla rpidamente un primer sistema a partir deespecificaciones abstractas y despus se refina con la ayuda del cliente, para producirun sistema que satisfaga sus necesidades.

Desarrollo formal de sistemas. Este enfoque se basa en la produccin de unaespecificacin matemtica formal del sistema y en la transformacin de estaespecificacin, utilizando mtodos matemticos, para construir un programa. Laverificacin de los componentes del sistema se lleva a cabo haciendo argumentosmatemticos acordes a su especificacin.

Desarrollo basado en la reutilizacin. Este enfoque se basa en la existencia de unnmero significante de componentes reutilizables. El proceso de desarrollo del sistema

se enfoca en integrar estos componentes en el sistema ms que en desarrollarlos desdecero.

Modelo adoptado

Para el desarrollo de nuestro sistema, utilizaremos el Modelo de Cascada(Ver figura 1.1),en el cual es posible identificar 5 fases iterativas que Sommerville describe como:

Anlisis del sistema (Definicin derequerimientos). A travs de entrevistas con elusuario o cliente, aqu definimos en formageneral los servicios, restricciones y metas delsistema. Es decir, aqu definimos lo que los

usuarios quieren que haga el sistema. Diseo del sistema. La fase anterior sirvecomo base para que, posteriormente,determinemos las caractersticas del sistemaen forma detallada: sus elementosfundamentales, sus relaciones y los procesosincluidos.

Figura 1.1 Modelo de Cascada


8/85

El futuro es hoy

DVD de papel.

Dos empresas japonesas, Sony y Toppan, decidieron lanzar un nuevo

producto: un DVD compuesto en su mayora con papel, de maneraque se puede cortar o romper para evitar el robo de informacin. Elinvento almacena hasta dos horas de video de alta definicin en sus25 GB de informacin y, adems, permite abaratar los costos deproduccin de los discos. Slo resta saber si las empresas tendrnconciencia ecolgica y reciclarn el papel con el que est fabricadoeste nuevo DVD.

Implementacin y prueba de unidad. Esta etapa se refiere a la construccin del sistema.Normalmente, tanto el diseo como la construccin se realizan primero por partes(unidades), cuyo funcionamiento deber de ser verificado antes de incluirlo en laversin final del sistema.

Integracin y prueba del sistema. Una vez revisadas y aprobadas por separado, las

unidades individuales se integran y prueban como un sistema completo; con ello nosaseguramos de que el sistema funciona correctamente y cumple con los deseos delcliente.

Operacin y mantenimiento. El sistema se instala y se pone en uso prctico. Elmantenimiento implica corregir errores no descubiertos en las etapas anteriores,mejorar la implementacin de las unidades del sistema y readaptar los servicios delsistema una vez que se descubren nuevos requerimientos.

Planeacin del proyecto

La administracin efectiva de un proyecto depende de planear completamente su progreso.El administrador del proyecto debe anticiparse a los problemas que podran surgir, as como

preparar soluciones tentativas a esos problemas. El plan preparado al inicio del proyecto,debe utilizarse como un conductor para el mismo, por lo que debe ser el mejor posible deacuerdo con la informacin disponible y debe evolucionar conforme el proyecto progrese yla informacin disponible mejore. Las metas globales del negocio son un factor importanteque debe considerarse cuando se formula el plan del proyecto.

Qu se incluye en elPlan de Proyecto? Aqu se deben identificar los recursos disponiblesy las actividades necesarias para la consecucin del proyecto, adems de la divisin ycalendarizacin del trabajo. En algunas ocasiones, el plan del proyecto es un nicodocumento que incluye todos los diferentes tipos de planes creados para la organizacin(planes de calidad, de mantenimiento, de desarrollo del personal, etc.), en otras, el plan slose refiere al proceso de desarrollo de un aspecto especfico (un sistema de facturacin parala organizacin, por ejemplo).

El plan que se describe aqu tiene que ver con el ltimo tipo de plan mencionado. Losdetalles de este plan varan dependiendo del tipo de proyecto y de laorganizacin. Sin embargo, muchos planes incluyen las siguientessecciones:

Introduccin. Describebrevemente los objetivos delproyecto y expone lasrestricciones que afectan elproyecto (fecha de entrega

requerida, personal disponible,presupuesto global, etc.).

Organizacin del proyecto.Describe la forma en que elequipo de desarrollo estorganizado, la genteinvolucrada y sus tareas en elequipo.
http://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia/nota/0,1357,50550,00.asphttp://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia/nota/0,1357,50550,00.asp


9/85

Anlisis de riesgo. Describe los posibles riesgos del proyecto, la probabilidad de quesurjan estos riesgos y las estrategias de reduccin de riesgos propuestas.

Requerimientos de recursos de hardware y software. Describe el hardware y la ayudade software requerida para llevar a cabo el desarrollo. Si es necesario comprarhardware, se deben incluir los estimados de los precios y las fechas de entrega.

Divisin del trabajo. Describe la divisin del proyecto en actividades e identifica loseventos crticos (hitos) y productos a entregar asociados con cada actividad.

Programa del proyecto. Describe las dependencias entre actividades, el tiempoestimado requerido para alcanzar cada hito y la asignacin de la gente a las actividades.

Mecanismos de supervisin e informe. Describe la administracin de informes y cundodeben producirse, as como los mecanismos de supervisin del proyecto a utilizar.

El plan del proyecto debe revisarse regularmente durante el proyecto. Algunas partes, comoel calendario del proyecto, cambiarn frecuentemente; otras sern ms estables. Asimismo,debe utilizarse una organizacin del documento que permita reemplazar fcilmente lassecciones modificadas.

Para nuestro ejemplo, supondremos que la empresa ficticia Universal S.A. de C.V. deseaautomatizar su facturacin, por lo que solicita se le desarrolle un sistema automatizado quecontemple, entre otras cosas, lo siguiente:

Al momento de facturar el sistema debe permitir, por ejemplo, que se seleccionen oagreguen datos relacionados con el nombre del cliente, el artculo vendido, etc.

El sistema debe emitir, adems de las facturas, informes de concentrados de lafacturacin, de tal forma que los interesados puedan seleccionar un periodo y analizarel monto total facturado y el monto del IVA acumulado.

Para mayor seguridad, el sistema debe contar con una contrasea para poder accesar al.

El sistema debe ser amigable, por lo que deber de presentar pantallas de captura y deconsulta de fcil acceso. Lo anterior tambin implica que el Sistema de Gestin deBases de Datos debe ser el ms fcil de usar o el ms conocido para el usuario.

Con base en lo anterior te mostramos el plan de proyecto para nuestro sistema defacturacin.

Plan de proyecto para el sistema de facturacin

Proyecto

Sistema para la emisin de facturas de la empresa Universal, S.A. de C.V.

Introduccin

La empresa Universal, S.A. de C.V. es una empresa cuyo giro comercial consiste en lacomercializacin de equipo y accesorios de cmputo. El manejo administrativo de losproductos que comercializa conlleva un esfuerzo considerable de parte de la administracinde la empresa, al tener que elaborar las facturas de forma manual.

Debido a lo anterior, la empresa Universal, S.A. de C.V, ha decidido computarizar suproceso de Facturacin, que le permita elaborar las facturas con una mayor precisin yagilice dicho proceso.


10/85

El futuro es hoy

Computadora desechable.

Cypak., empresa dedicada a desarrollar tecnologas a bajo costo, cre lacomputadora desechable, que consiste en una caja de cartn con sensores y

chips capaces de recolectar, procesar e intercambiar informacin encriptada,gracias a un mdulo electrnico basado en un pequeo chip y sensoresintegrados en un envase de cartn, con apenas 32 kilobytes de memoria. Es

posible guardarlas en un bolsillo y se espera tengan un costo de un dlar porunidad. Posteriormente, se lo podr conectar a una computadora para

intercambiar toda la informacin en forma segura.

http://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia/nota/0,1357,50464,00.asp

Objetivos del proyecto:

El objetivo de este proyecto es construir un programa de cmputo (software) para laemisin de facturas de la empresa Universal, S.A. de C.V., el cual se denominara:Sistema de Facturacin

Algunas caractersticas principales del Sistema:

El sistema debe ser amigable para el usuario.

Debe permitir la introduccin y actualizacin de datos por medio de formularios oventanas, haciendo uso del teclado y ratn.

Debe incluir en cada formulario botones de accin que permitan guardar, generar nuevafactura, imprimirla y cerrar el formulario.

El sistema debe permitir que al momento de facturar se seleccione o agregue el nombredel cliente.

El sistema debe permitir que al momento de facturar se seleccione o agregue los datosde los artculos.

Caractersticas adicionales del Sistema

De operacin:

El sistema operar bajo ambiente Windows en un entorno provisto de una interfazagradable para operar y aprender fcilmente.

De seguridad:

Deber mantener un estricto control que no permita el acceso a usuarios noautorizado.

De Hardware:

El sistema deber poder ejecutarse sin problemas en equipos con procesadorPentium 800 Mhz. o superior a partir de 128 MB de memoria RAM en un ambiente

grfico y espacio de 20 MB disponible en disco duro. De Usabilidad:

El sistema deber poder usarse con facilidad por personal no especializado.Metodologa

La metodologa incluye seis fases:

1 fase. Determinacin de losrequerimientos de informacin.

En esta fase se proceder arecopilar la informacin del

dominio de la aplicacin y lainformacin administrativaconcerniente al proyecto

2 fase. Diseo conceptual delPrograma.

Con base en los requerimientosde informacin y en losprocesos administrativos


11/85

contemplados en la primera fase, se realizar un diseo conceptual del Programa adesarrollar.

3 fase. Desarrollo o construccin del sistema:

Esta fase corresponde a la construccin del programa en la que se realizar la construcciny las pruebas de unidad del sistema, en concordancia con el diseo realizado, lo cualquedar claramente sealado en la documentacin asociada.

4 fase. Pruebas de integracin y ajustes del sistema.

Se integrarn todas y cada una de las pantallas del sistema, ya integrado se realizaran laspruebas y ajustes en caso necesario.

5 fase. Implantacin de prueba del programa y capacitacin.

La versin anterior se instalar en la empresa para que se utilice de manera parcial yparalela a la operacin normal.

6 fase. Evaluacin final y ajustes.

Con base en los resultados de la fase anterior se proceder a realizar los ajustes necesariosal programa para presentar su versin final, la cual ser liberada como la versin 1.0 delsistema.

Trminos y condiciones

Para poder llevar a buen trmino el presente proyecto se requiere contar con los siguientesrecursos, que debern ser proporcionados por el Cliente:

Designar una persona por parte de la Empresa, para que participe en la Coordinacindel anlisis, diseo, desarrollo, pruebas, implantacin y liberacin del programa.

Para el desarrollo del proyecto, el Cliente asignar un equipo de cmputo consistente enPC e impresora.

Al trmino de la implantacin del sistema, se otorgar al Cliente:

Una gua rpida del sistema.

Un manual de usuario.

Un disco compacto con el sistema de Facturacin en su totalidad.

Estimacin de tiempos y costos del programa

El tiempo previsto para la realizacin total del proyecto es de 11 semanas de acuerdo alcronograma de actividades, dicho sistema tendr u costo de $ 6,950.00 como se muestra acontinuacin.


12/85

Cronograma de actividades

Actividad 1.1

Utiliza el plan presentado anteriormente como gua para crear el plan de proyecto de tupropio Sistema de Facturacin, que incluya:

1. Ttulo

2. Introduccin

3. Objetivos

4. Funciones generales del sistema

5. Productos esperados

6. Fases del proyecto (metodologa)

7. Recursos necesarios


13/85

8. Cronograma de actividades.

11..33AAnnlliissiissddeellssiisstteemmaa((FFaassee11))

Ahora hemos definido todos los conceptos necesarios y las consideraciones previas a lacreacin de nuestra aplicacin, por lo que procederemos a la definicin de requerimientos,por ser esta la primera fase en la creacin de cualquier sistema.

Como mencionamos antes, el proceso inicia cuando el usuario (nuestro cliente) define loque quiere que haga el sistema. Esto implica que realizaremos dos tipos de anlisis: unanlisis interno, referente a las caractersticas que deber de tener nuestro sistema a fin decubrir las necesidades especficas del usuario; y un anlisis externo, referente a la posibleinteraccin de nuestro sistema con algn otro sistema ya existente. A este anlisis tambinse le conoce comoAnlisis de requerimientos.

Una vez que hemos definido lo que espera el usuario del sistema (lo cual se logra a travsde entrevistas o encuestas aplicadas a los usuarios, revisando y analizando informacinsobre el tema, analizando otros sistemas similares, etc.), es necesario que identifiquemoslos datos que debern incluirse en nuestra Base.

Para nuestro ejemplo, analizaremos los datos bsicos de una factura que incluyen: datos dela empresa, del cliente, del vendedor, del tipo de pago, de los artculos vendidos y de lafactura, los cuales te mostramos en la figura 1.2. Con base en dicho anlisis, podemosdefinir que los datos que deber incluir nuestro Sistema son:

Datos de la empresa. Observa en que en el encabezado de la factura se muestran ellogotipo de la empresa y sus datos generales, tales como nombre, direccin y RFC.

Estos datos aparecen en todas las facturas de una empresa y vienen impresos deantemano en los formatos de factura (recuerda que las facturas son comprobantesutilizados para efectos fiscales, por lo que la mayora de las empresas no estnautorizadas por la SHCP para imprimir sus propios formatos). Para nuestro ejemplo,utilizaremos estos datos en los encabezados de los informes que se explicarn msadelante.

Datos de la factura. Con el fin de realizar un mejor control de las facturas emitidas,todas las facturas cuentan con un nmero que las identifica (folio), su fecha de emisiny la cdula fiscal de la empresa. Adems, en una factura es posible especificar lascondiciones generales aplicables a la venta realizada (condiciones de venta). Estaltima informacin generalmente se coloca en el pie de la Factura y viene impresa en

los formatos para facturacin utilizados por la mayora de las empresas. Datos del cliente. Entre los datos del cliente aqu incluidos figuran su nombre, RFC,

direccin, telfono y, en algunos casos, una clave de identificacin.


14/85

Datos del tipo de pago. Dado que la empresa maneja diversas formas de pago (contado,crdito, etc.), las facturas debern de indicarlo.

Datos del vendedor. Es recomendable que incluyan datos relacionados con el vendedor,por ejemplo, para atender posibles aclaraciones o calcular el monto de su comisin porlas ventas realizadas. Dichos datos pueden ser su nombre y su clave de identificacin.

Datos de los artculos. Toda factura debe incluir datos de los artculos vendido, talescomo: su clave, descripcin, unidad de medida, precio unitario y cantidad vendida.

Clculos.Finalmente, la factura debe incluir el clculo del importe parcial y total de laventa, as como el IVA aplicable. Estos datos debern de ser almacenados en el sistemapara que la empresa pueda llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que

deber pagar a la Secretara de Hacienda.En la figura 1.2 tambin puedes observar que una Factura puede contener otros datos talescomo conducto y transporte para la entrega, nmero de pedido, etc. Sin embargo, estosdatos no sern considerados dentro de nuestro Sistema de facturacin con el fin desimplificar el ejemplo.

Actividad 1.2

Figura 1.2 Estructura de una Factura


15/85

Con base en lo aprendido en esta seccin,

1. Realiza un anlisis general de los datos que incluir la Base que crears para tu Sistemade Facturacin.

11..44..DDiisseeooddeellssiisstteemmaa((FFaassee22))

En esta etapa, iniciaremos el diseo de la estructura de la Base de Datos. Al diagrama quemuestra dicha estructura se le llamaModelo de datosy en ste se definen los datos con losque trabajar nuestro sistema, sus caractersticas y las relaciones existentes entre ellos.Asimismo, en esta fase definiremos el Modelo entidad-relacin, que no es ms que unadescripcin verbal de los componentes de la Base de Datos. Finalmente, incluiremos aqu eldiseo de las ventanas o pantallas de captura, de los informes que proporcionar nuestrosistema y de los mens y las opciones que posibilitarn un manejo sencillo del sistema.

Diseo del Modelo de datosComo primer punto, es necesario definir culesson los objetos o Entidades que integran laBase de Datos y los datos que contiene cadauno de ellos (dado que estos datos constituyenlas caractersticas de las entidades, tambin sonllamadosAtributos).

En la Tabla No. 1.1, te mostramos lasentidades de la Base de Datos para nuestroejemplo del Sistema de Facturacin y sus

atributos correspondientes.Como puedes observar, estas entidades y susrespectivos atributos corresponden a los datosidentificados en la factura de la figura 1.2.Observa tambin que no hemos incluido losdatos de la empresa en esta tabla. Esto se debea que dichos datos sern los mismos para todaslas facturas y, o bien sern incluidos comortulos en los informes que proporcionarnuestro sistema, o bien vendrn impresos enlos formatos donde se imprimirn las facturas, por lo que no se incluirn dentro de los datos

que sern acumulados en nuestra Base.

Lo anterior debe ser representado en el diagrama que se conoce como Modelo de Datos.Este diagrama inicia definiendo la entidad principal (en este caso, la factura). Esta se colocaen el centro del diagrama y a su alrededor se aaden las entidades que se relacionan conella y sus atributos.

As, iniciamos la construccin de nuestrodiagrama definiendo la relacin Factura- FACTURA CLIENTE

n 1

Figura 1.3


16/85

Cliente, tal y como se muestra en la figura 1.3.

Observa que en la figura anterior hemos aadido una nal lado de la entidadFacturay un1al lado de la entidad Cliente. A esto se le conoce como cardinalidad de la relacineindica cuntas instancias de una entidad se relacionan con una instancia de la otra entidad(una instanciaes una fila de datos en una tabla); es decir, indica si para cada fila de datos

en una tabla habr una o ms filas relacionadas en la otra tabla.Cmo se colocan estos nmeros? La cardinalidad de una relacin se coloca del lado de laentidad que se menciona al final; es decir, cuando definimos la cardinalidad de una entidadA respecto de una entidad B, el smbolo que indica la cardinalidad se anotar al lado de B.

Por ejemplo, para nuestro sistema de facturacin, sabemos que una Facturava a contenerlos datos de 1 solo Cliente(una factura nunca contendr los datos de ms de un cliente), porlo que se coloca un 1 al lado de la entidad Cliente. As, la cardinalidad Factura-Clientequeda como se muestra en la figura 1.3a.

Asimismo, sabemos que un Cliente puedeaparecer en una o en varias Facturas, por loque se coloca un 1 y una n al lado de laentidadFactura(observa la figura 1.3b).

Sin embargo, cuando tenemos unacardinalidad 1,n como en el caso anterior,siempre anotamos la cardinalidad ms alta:en este caso, borramos el 1 y dejamossolamente nal lado de la entidadFactura. Lacardinalidad Cliente-Factura queda comomuestra la figura 1.3c.

Finalmente, si juntamos las dos

cardinalidades anteriores, la relacinFactura-Cliente quedara como se muestraen la figura 1.3d y se interpreta de lasiguiente manera: Por cada fila de la tablaFactura, habr una fila relacionada en latabla Cliente; mientras que, por cada fila enla tabla Cliente, habr una o varias filas relacionadas en la tablaFactura.

Siguiendo con la construccin de nuestro modelo, ahora aadimos la entidad Tipopago y

Figura 1.3d

FACTURA CLIENTEn 1

Figura 1.3a

FACTURA CLIENTE1

FACTURA CLIENTE1,n

Figura 1.3b

FACTURA CLIENTEn

Figura 1.3c

FACTURA CLIENTEn 1

TIPOPAGOn

Figura 1.4b La cardinalidad anterior se describe solamente comon.

Figura 1.4c Una Facturapuede contener un solo Tipopago.

FACTURA CLIENTEn 1

TIPOPAGOn1

FACTURA CLIENTEn 1TIPOPAGO 1,n

Figura 1.4a Un Tipopagopuede aparecer en una o varias Facturas.


17/85

repetimos el procedimiento anterior tal como se muestra en la secuencia de las figuras 1.4a,1.4b y 1.4c.

Adems de lo anterior, sabemos que cada Factura deber de estar asociada a un vendedor,por lo que es necesario modelar la relacin Factura-Vendedor, cuya cardinalidad temostramos en las figuras 1.5a, 1.5b y 1.5c.

Finalmente, sabemos que en cada venta pueden venderse uno o ms artculos, y que unartculo puede venderse constantemente, mientras que otro artculo puede no venderse; loanterior implica que una Factura podr contener los datos de uno o ms artculos distintos ytambin significa que, adems, cada artculo especfico podr aparecer en varias facturas oen ninguna. Todo esto nos lleva a la necesidad de modelar la relacin Factura-Artculo,cuya cardinalidad quedara como se muestra en las figuras 1.6a, 1.6b y 1.6c

CLIENTEn 1

TIPOPAGOn1

VENDEDOR

FACTURA

Figura 1.5a Un Vendedorpuede aparecer en una o variasFacturas.

CLIENTEn 1

TIPOPAGOn1

VENDEDOR

FACTURA

Figura 1.5b. La cardinalidad anterior se expresacomo n.

CLIENTEn 1

TIPOPAGOn1

VENDEDOR

FACTURA

1

Figura 1.5c. Una Facturapuede contener un soloVendedor.


18/85

Una vez completado el ejercicio anterior, el modelo de datos para el sistema de facturacindebe quedar como te mostramos en la figura 1.7. Observa que existen diferentes relacionesentre las entidades; dichas relaciones pueden ser: de 1 a 1 (11), de 1 a varios (1n), devarios a varios (nn).

CLIENTEn 1

TIPOPAGOn1

VENDEDOR

1

n

ARTCULO

FACTURA

Figura 1.6b. La cardinalidad anterior queda como n. Asimismo, una Factura

puede contener uno o variosArtculos

CLIENTEn 1

TIPOPAGOn1

VENDEDOR

1

n

ARTCULO

FACTURA

Figura 1.6c. La cardinalidad anterior queda como n.

CLIENTEn 1

TIPOPAGOn1

VENDEDOR

1

1,n

ARTCULO

FACTURA

Figura 1.6a. UnArtculopuede aparecer en una o varias Facturas


19/85

Observacin:

Algunos autores sustituyen npor .

Notars adems que, para nuestro ejemplo, las entidades Factura y Artculo tienen unarelacin nn. Siempre que esto ocurra, lo indicaremos en el diagrama con un rombodibujado sobre la lnea slida que indica la relacin entre el Artculoy la Factura; a estosrombos les llamaremos uniones. Todas las uniones dentro del modelo de datos indican lageneracin de una tabla. Algunos autores sealan las uniones con un rectngulo queencierra las entidades, lo cual te mostramos en la figura 1.8.

Observars que cuando usamos uniones, la cardinalidad de las relaciones se expresadiferente. En este caso, las n cercanas a la unin hacen referencia a cantidades de artculoso facturas, por lo que al decir que la cardinalidad Factura-Unin ser de 1n, estamosdiciendo que una factura especfica podr contener uno o varios artculos diferentes,mientras que al decir que la cardinalidad Unin-Factura ser de n1, estamos indicandoque uno o varios artculos podrn aparecer en una factura.

1

FACTURA CLIENTETIPOPAGO

ARTICULO

VENDEDOR

nn

n

n

11 n

Figura 1.7 Modelo de Datos

FACTURA

ARTICULO

FACTURA

ARTICULO

UNION

FACTURA-

n

n

1

n

FACTURA

ARTICULO

n

Figura 1.8. Uso de las uniones en elModelo de datos.


20/85

El mismo razonamiento se sigue para expresar la cardinalidad Artculo-Unin como 1n(un artculo podr aparecer en una o varias facturas), y la cardinalidad Unin-Artculo comon1 (una o varias facturas pueden contener un artculo especfico).

Despus realizar lo anterior, aadimos los atributos asociados a cada entidad (los quedefinimos en la Tabla 1.1). Nuestro modelo de datos queda como te mostramos en la figura

1.9.

Observaciones:

Para homogeneizar la notacin de entidades y atributos, as como la representacin de susinterrelaciones dentro del modelo de datos, nosotros hacemos lo siguiente:

Cuando una entidad tiene atributos que se definen una sola vez, por ejemplo: el nombredel cliente, su direccin, etc., la llamamos catlogo (haciendo una analoga, porejemplo, con el catlogo de clientes que cada empresa conserva en papel); en casocontrario, la conocemos como tabla.

Escribimos el nombre de cada entidad en mayscula y singular, encerrado dentro de unrectngulo.

Escribimos el nombre de cada atributo con la primera letra en mayscula y el resto enminscula, encerrado dentro de un rectngulo con orillas redondeadas.

Colocamos los atributos alrededor de la entidad correspondiente, unidos a ella por unalnea slida (continua).

Representamos la relacin entre entidades con una lnea slida que une los rectngulos.

Figura 1.9. Modelo de Datos


21/85

El modelo presentado en la figura 1.9, sin embargo, no incluye la situacin siguiente:imagina que hace tres meses creamos una factura con nuestro sistema. En este caso, elsistema guard la factura con el precio de venta y el porcentaje de IVA vigentes hace tresmeses. Qu pasara si el da de hoy modificamos nuestros precios y, debido a ello,actualizamos el catlogo de productos?

El sistema automticamente actualizara el precio contenido en todas las facturasincluyendo la que hicimos hace tres meses, lo cual sera un error, pues en la fase de anlisismencionamos que los clculos de las facturas (el importe parcial y total de la venta, ascomo el IVA aplicable) deban de estar almacenados en el sistema para que la empresapudiera llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que deba pagar a la Secretarade Hacienda.

Dado que nuestro sistema debe de evitar que se modifiquen los datos de las facturasalmacenadas cada vez que se realice una actualizacin en los datos de los artculos (alaumentar o disminuir los precios, por ejemplo), debemos aadir al modelo otros atributosque deben almacenarse, tales como la cantidad, el precio y el porcentaje de IVA que tenanlos artculos en el momento en que se cre cada factura.

Como estos atributos se refieren a la relacin existente entre las entidades Factura yArtculo, se asocian a la unin existente entre ellos. As, el modelo de datos para nuestrosistema quedar como se muestra en la figura 1.10.

Figura 1.10. Modelo de Datos para el Sistema de Facturacin (Terminado)


22/85

Diseo del Modelo Entidad-Relacin

Una vez que hemos creado nuestro modelo de datos, y antes de disear la estructura de labase, debemos disear el modelo entidad-relacin, que no es ms que la descripcin verbal

de las entidades y sus atributos.Para realizar dicha descripcin se utiliza la siguiente notacin general:

Nombredelaentidad (atributo 1, atributo 2, atributo n)

Adems, a todas las entidades les agregaremos un atributo especial conocido comoIdentificador al cual nosotros, para estandarizar, llamaremos Clave principal o ID. En lanotacin anterior, la clave principal de la entidad se coloca antes de sus atributos, quedandode la siguiente forma:

Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n)

Cuando se trata de una entidad que tiene una relacin n1 (como ocurre con la entidad

Facturade nuestro sistema, que es la que tiene la cardinalidad n), sta debe contener lasclaves principales de las entidades del lado 1 con las cuales est relacionada. A dicha clavele llamaremosClave externa o Id(observa el uso de una letra minscula para distinguirlade la clave principal). La notacin que utilizaremos para esta clave externa esIdNombredelaentidady, en este caso, quedara como sigue:

Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n, IdNombredelaentidad)

Las uniones utilizarn como clave principal al conjuntoformado por las claves externas de las tablasrelacionadas.

De acuerdo con lo anterior, para nuestro sistema de

facturacin el modelo entidad-relacin quedara comosigue:

catCliente (ID, Rfc, Nombre, Direccin, Ciudad, Estado,Telfono, Cp)

Clave Principal: ID

catVendedor (ID, Nombre, PorComision)

Clave Principal: ID

catTipoPago (ID, TipoPago)

Clave Principal: ID

catArticulo (ID, Clave, Descripcion, UnidadMed, PrecUnitArt, PorIvaArt)

Clave Principal: ID

tabFactura (ID, Folio, Fecha, IdCliente, IdVendedor, IdTipoPago)

Clave Principal: ID

Claves Externas:


23/85

IdCliente (Referencia a ID en la tabla catCliente)

IdVendedor (Referencia a ID en la tabla catVendedor)

IdTipoPago (Referencia a ID en la tabla catTipoPago)

unionArticuloFacturado (IdFactura, IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac, PorIvaFac)

En este caso, la clave se compone por dos claves externas:

IdFactura (Referencia a ID en la tabla tabFactura)

IdArticulo (Referencia a ID en la tabla catArticulo)

Actividad 1.3

Realiza las siguientes actividades:

1. Elabora el Modelo de Datos de tu sistema de facturacin, mostrando la cardinalidad delas relaciones entre las entidades.

2. Completa tu Modelo de Datos aadiendo los atributos correspondientes a cada entidad.

3. Elabora el Modelo Entidad-Relacin de tu sistema de facturacin.

11..55DDiisseeooddeellaaeessttrruuccttuurraaddeellaabbaasseeddeeddaattooss

Para llevar a cabo el diseo de la estructura de nuestra base de datos, es necesario queseleccionemos el programa que se encargar de la gestin de misma. Para nuestro sistemade facturacin utilizaremos Microsoft Access XP como Sistema de Gestin de Bases deDatos, debido a que es una herramienta de desarrollo de base de datos fcil de usar pero almismo tiempo de funcionalidades muy completas.

Caractersticas de Microsoft Access XP

Microsoft Accesspuede ser til para todo tipo de proyectos, desdeel mantenimiento de una simple lista con informacin hasta laimplementacin de una compleja herramienta de contabilidad ogestin. Por supuesto, el resultado final depender de la calidad de

la informacin que introduzcas en la base de datos desarrollada y dela organizacin de la misma.

Microsoft Access XPdestaca, entre otras cosas, por la facilidad que brinda para recolectarinformacin de fuentes diversas con fines de almacenamiento, bsqueda y recuperacin;adems, forma parte del conjunto de programas contenidos enMicrosoft Office XP, el cuales de uso comn en nuestro pas.


24/85

Con Microsoft Access XP, t puedes crear tu propia pantalla de captura personalizada eincorporar informacin a la base por medio de la Vista Hoja de Datoso; adems, puedescrear informes para reunir y recuperar informacin, y presentarla de un modo atractivo.

Tipos de campos en Access y sus propiedadesEn Access, cada entidad implica la existencia de una tabla (sin hacer distinciones entrecatlogos, uniones o tablas, ya que realizamos dichas distinciones solamente parapropsitos de conceptualizacin de la base); adems, cada atributo implica un campo ocolumna de datos concaractersticas bien definidas.

La siguiente lista, tomada de laayuda de Access, resume lautilizacin y el tamao dealmacenamiento de todos los

diferentes tipos de campos paraalmacenar datos que estndisponibles en este programa:

Texto: Se utiliza para almacenartexto o combinaciones de textoy nmeros, como direcciones, opara nmeros que no requierenclculo, como nmeros detelfono, nmeros de pieza ocdigos postales. Almacenahasta 255 caracteres

Memo: Se utiliza para texto de gran longitud y nmeros, como notas o descripciones.Almacena hasta 65,536 caracteres

Numrico: Se utiliza para los datos que se van a incluir en clculos matemticos,exceptuando los clculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Loscampos numricos pueden ser:

Byte: Almacena nmeros entre 0 y 255. No admite fracciones (tamao dealmacenamiento: 1 byte).

Decimal: Almacena nmeros entre -1028-1 y 1028-1. Permite hasta 28 dgitosdespus del punto decimal (tamao de almacenamiento: 12 bytes).

Entero: Almacena nmeros entre -32,768 y 32,768. No admite fracciones (tamao de

almacenamiento: 2 bytes). Entero largo: Predeterminado. Almacena nmeros entre -2,147483,648 y

2,147483,648. No admite fracciones (tamao de almacenamiento: 4 bytes). Entero simple: Almacena nmeros entre -3.402823E38 y -1.401298E-45 para

valores negativos, y entre 1.401298E-45 y 3.402823E38 para valores positivos.Permite hasta 7 dgitos despus del punto decimal (tamao de almacenamiento: 4bytes).

El futuro es hoy

La verdura inteligente.

Que no vengan a hablarnos de sandas sin semillas y otras

cosas de ese estilo, porque en Japn los vegetales dieronun salto ms all y ahora son inteligentes. S, tal como lolees. En algunos supermercados de Tokio, las lechugas y

zanahorias llevan etiquetas inteligentes, que permitenrastrear el origen de la verdura y toda la cadena dedistribucin que la llev hasta el estante de venta. Dehecho, en algunos casos es posible conocer hasta la

identidad del agricultor que las cultiv.

http://www.elperiodista.cl/newtenberg/

1563/article-57398.html


25/85

Entero doble: Almacena nmeros entre -1.79769313486231E308 y -4.94065645841247E-324 para valores negativos y entre 1.79769313486231E308 y4.94065645841247E para valores positivos. Permite hasta 15 dgitos despus delpunto decimal (tamao de almacenamiento: 8 bytes).

Id. de rplica: Identificador Global nico (GUID). (tamao de almacenamiento: 16

bytes). Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas. Se almacena en 8 bytes

Moneda (Currency): Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeodurante los clculos. Se almacena en 8 bytes.

Autonumrico: Se utiliza para nmeros secuenciales exclusivos o nmeros aleatoriosque se insertan automticamente cuando se agrega un registro. Se almacena en 4 bytes.

S/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como S/No,Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores nulos no estn permitidos. Sealmacena en 1 bit.

Objeto OLE: Se utiliza para almacenar objetos tales como documentos de MicrosoftWord, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios(conocidos como objetos OLE) que se crearon en otros programas mediante elprotocolo OLE. Almacena hasta 1 gigabyte (est limitado por el espacio de disco).

Hipervnculo: Se utiliza para hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta a unarchivo o una direccin en la web. Almacena hasta 64,000 caracteres.

Campo de bsqueda: El Asistente para bsquedas se utiliza para crear un campo quepermite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadrocombinado. La eleccin de esta opcin en la lista de tipos de datos inicia un asistenteque realiza la definicin automticamente. Requiere el mismo tamao dealmacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de bsqueda,normalmente 4 bytes.

La siguiente tabla resume las propiedades de los campos de Access ms utilizadas:

Propiedad: Descripcin:

Tamao delcampo

Permite establecer el tamao mximo de los datos almacenados en un campo de tipoTexto, Numrico o Autonumrico.

Nuevosvalores

Slo se aplica a los campos de tipo Autonumrico y nos permite especificar la forma enque se incrementan los campos al agregar nuevos registros a una tabla.

FormatoPermite personalizar la forma en que los nmeros, la fecha, la hora y el texto semuestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede

crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato.

Ttulo

Se usa para proporcionar informacin til al usuario mediante ttulos sobre los objetosen distintas vistas: Los ttulos de formularios especifican el texto que aparece en labarra de ttulo en la vista Formulario; los ttulos de informes especifican el ttulo delinforme en la Vista preliminar; y, finalmente, los ttulos de botones y etiquetasespecifican el texto que aparece en el control.

Indexado Permite establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultasbasadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones


26/85

de ordenacin y agrupacin. Sus valores son:

No.- Sin ndice (Predeterminado).

S (Con duplicados).- El ndice admite valores duplicados.

S (Sin duplicados).- El ndice no admite valores duplicados.

Mscara deentrada

Sirve para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuariospueden introducir en un control de cuadro de texto.

Valorpredetermi-nado

Especifica texto o una expresin que se introduce automticamente en un control ocampo al crear un nuevo registro. Por ejemplo, si establecemos esta propiedad en uncampo de una tabla (como el campo Fecha de la tabla tabFactura), el control mostrarla fecha actual del sistema. Esta propiedad no se aplica a los controles de casillas deverificacin, botones de opcin incluidos en un grupo de opciones, campos con el tipode dato autonumrico u Objeto OLE.

Propiedad: Descripcin:

Requerido

Puede utilizarse para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si elvalor de esta propiedad es S, al introducir datos en un registro deber especificar unvalor en el campo en cualquier control dependiente del mismo; adems, el valor nopodr ser Nulo (por ejemplo, es posible que desees asegurarte de que el campo Nombrede la tabla catCliente tenga siempre un valor en todos los registros). Esta propiedad nose aplica a los campos de tipo autonumrico.

Permitirlongitud cero

Permite especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada vlida para uncampo de una tabla. Esta propiedad solo se aplica a los campos de tipo Texto, Memo eHipervnculo.

Regla yTexto deValidacin

Puedes utilizar la propiedad Regla de Validacin con el fin de especificar requisitospara los datos introducidos en un registro, un campo o un control.

Cuando se introducen datos que infringen el valor de esta propiedad, se puede utiliza lapropiedad Texto de Validacin para especificar el mensaje que se mostrar al usuario.Estas propiedades no son validas para las casillas de verificacin, botones de opcin obotones de alternar.

Lugaresdecimales

Permite especificar el nmero de lugares decimales que utilizaMicrosoft Accessparapresentar nmeros. Esta propiedad puede tener los siguientes valores: autonumrico(los nmeros aparecen en la forma especificada en la propiedad Formato) 0 a 15 (losdgitos situados a la derecha del separador decimal aparecen con el nmero de lugaresdecimales especificado, y los situados a la izquierda del separador aparecen comoespecifique el valor de la propiedad Formato).

Estructura de la base de datos

Con base en lo anterior, la estructura de la base de datos para nuestro sistema de facturacinse define como sigue:

Tabla 01: tabFactura


27/85

Campo Tipo Tamao Observaciones

ID Autonumrico 4 Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

Folio Texto 6 Requerido, Indexado, No duplicado

Fecha Fecha/Hora 8 Requerido

IdCliente Numrico (Largo) 4 Requerido, Campo de bsqueda, indexadoIdTipoPago Numrico (Largo) 4 Campo de bsqueda

IdVendedor Numrico (Largo) 4 Campo de bsqueda


28/85

Catlogo 01: catCliente



Rfc Texto 13 Con duplicado, Indexado

Nombre Texto 35 Requerido, Indexado, Con duplicadoDireccion Texto 40

Ciudad Texto 15

Estado Texto 4

Telefono Texto 10

Cp Texto 5

Catlogo 02: catTipoPago



TipoPago Texto 10 Requerido, No duplicado

Catlogo 03: catVendedor



Nombre Texto 35

PorComision Numrico (Entero) 2 Requerido, Con duplicado

Catlogo 04: catArticulo



Clave Texto 13 Requerido, Indexado

Descripcin Texto 50 Requerido

UnidadMed Texto 3 Pza, Kg, Cja

PrecUnitArt Moneda 8 Requerido, Con dos decimales

PorIvaArt Numrico (Entero) 2


29/85

Unin 01: unionArticuloFacturado


IdFactura Numrico (Largo) 4 Clave externa

IdArticulo Numrico (Largo) 4 Calve externa

Cantidad Numrico (Simple) 2 RequeridoPrecUnitFac Moneda 8 Con dos decimales

PorIvaFac Numrico (Entero) 2 Requerido

Diseo de las ventanas de captura

En Access, las ventanas de captura reciben el nombre de Formularios, mientras que losinformes generados a partir de la base de datos se conocen como Reportes. Esrecomendable que antes de crear los formularios y reportes en el sistema de gestin,primero se realice el diseo en papel. En las figuras 1.11 y 1.11a, puedes observar el diseo

de los formularios para Clientesy para laFacturacin.Como puedes observar en ambas figuras, es recomendable que tus formularios incluyan, enel lado izquierdo de la barra de ttulo (parte superior del formulario), un cono queidentifique al sistema al cual pertenece, el nombre del formulario y los botones comunes atodas las ventanas (en los formularios de las figuras 1.11 y 1.11a solamente incluimos elbotn cerrar, pero si lo deseas puedes aadir los botones minimizary maximizar).

Es recomendable que tus formularios incluyan un rtulo (conocido como etiqueta) con losdatos de la empresa y el logo de la misma; las etiquetas tambin te pueden servir paraindicar qu dato debe introducirse en cada cuadro de texto (los cuadros de texto soncampos en donde se introducen los datos que contendr la base).

Figura 1.11 Formulario Clientes


30/85

Adems, en la parte inferior del formulario puedes incluir los botones de comando(botonesasociados a acciones) y los botones de desplazamiento (que te ayudarn a visualizar losdatos ya incluidos en tu base).

Es recomendable que crees tu propio patrn para disear tus formularios, de tal forma quealinees y agrupes los elementos comunes (tales como datos de la empresa, botones de

comando, etc.) siempre de la misma forma, para que tus formularios tengan unapresentacin homognea y sean agradables a la vista.

Los formularios para los Vendedores, Artculos yTipos de pagocuentan con caractersticassimilares al formulario Clientes, por lo que no los describiremos aqu; pero te proponemosque intentes realizarlos t solo. Hay otro formulario, sin embargo, que disearemoscontigo: el formulario para la emisin de facturas, al cual hemos llamadoFacturacin. Enla figura 1.11a te mostramos el diseo de este formulario.

Control de

listadesplegable

Botnagregar

Campos

no

Figura 1.11a Formulario Facturacin

Contenedoreso Frames


31/85

Observa que el formulario Facturacinconserva la estructura de una factura descrita en lafigura 1.2; asimismo, notars que conservamos las caractersticas asociadas a losformularios, es decir: en la parte superior incluimos el cono del sistema, el nombre delformulario y los botones de ventana, mientras que en la parte inferior incluimos los botonesde comando y los botones de desplazamiento.

Notars, sin embargo, que este formulario es diferente al formulario Clientes antes descritoen dos aspectos:

Incluye controles de lista desplegable (que permiten la seleccin de un elemento deentre un conjunto de datos almacenados previamente en la base -tal como ocurre conlos datos del vendedor, tipo de pago y nombre del cliente- y ayudan a simplificar laintroduccin de datos) y el botn agregar(el botn con los tres puntos), que te permiteagregar nuevos datos a tu base y asociarlos con los formularios respectivos (lo cualexplicaremos ms adelante).

Incluye campos no editables (campos que aparecen sombreados en la figura y queindican que no se podr introducir datos directamente en ellos).

Al inicio de este captulo mencionamos como requisito para nuestro sistema que, almomento de facturar, permitiera que se seleccionaran o agregaran datos relacionados con elnombre del cliente, el artculo vendido, etc. Esto se logra gracias a los controles de listadesplegabley a losbotones agregar.

Por ejemplo: imagina que ests creando una facturapara un cliente que ya antes haba comprado en laempresa (cuyos datos, por tanto, ya se encuentran entu base); presionando el control de lista desplegablecorrespondiente al nombre del Cliente, te apareceruna lista con el nombre de todos los clientesincluidos en la base para que selecciones el cliente

correspondiente. Si, por el contrario, es la primeravez que el cliente compra en la empresa, presionandoel botn agregar se abrir el formulario Clientes,donde podrs capturar los datos del nuevo cliente.

Adems, dado que los datos de clientes, vendedores, artculos y tipos de pago soncapturados a travs de los formularios correspondientes (y, por tanto, resulta innecesariocapturarlos otra vez con el formulario Facturacin), estos cuadros de texto aparecen comocampos no editables, los cuales funcionan as: Al momento de seleccionar, dentro de lalista desplegable, el nombre de un cliente ya incluido en la base, el sistema mostrarautomticamente el resto de sus datos (direccin, RFC, etc.) en el campo correspondiente.

En el caso de que se trate de un nuevo cliente, como ya mencionamos, el botn agregarabrir el formulario Clientes donde se capturarn sus datos y, al cerrar dicho formulario,regresaremos a Facturacin, donde ahora s podremos seleccionar el nombre del clientemediante la lista desplegable (en cuyo caso, por tanto, tambin aparecernautomticamente todos sus datos capturados).

El control de lista desplegable, el botn agregary los campos no editablesfuncionan igualpara el caso del tipo de pago, los vendedores y los artculos.


32/85

Como puedes observar en la figura 1.11a, el diseo muestra que para facilitar lavisualizacin de los datos del Cliente y de los artculos, stos se agruparn utilizandomarcos conocidos como contenedores o frames (que se explicarn ms adelante).

Finalmente, observars que debajo del diseo del formulario Facturacinhemos incluidoun conjunto de observaciones que nos servirn para recordar algunas de las caractersticas

de la factura que incluiremos en nuestro sistema.

Diseo de reportes

Al inicio del captulo, tambin mencionamos como requisito que nuestro sistema deba deemitir, adems de las facturas, informes de concentrados de la facturacin (Reportes). Losreportes son documentos que emitir el sistema y que, por tanto, tambin deben disearse.La figura 1.12a te muestra el reporte Clientes.

Observa que este reporte incluye un encabezado con los datos de la empresa, un listado contodos los datos asociados a los clientes y un pie de pgina indicando el nmero de pginasde que consta el reporte. La estructura es similar para los reportes de Vendedores yArtculos., por lo que dejaremos que intentes disearlos por tu cuenta.

Existe otro reporte que es necesario disear: el Reporte de Facturas Emitidas (figura1.12b), que constituye un concentrado de datos asociados a las facturas emitidas por elsistema.

Este reporte contiene datos bsicos de las facturas emitidas (tales como folio y fecha deemisin), nombre del cliente y tipo de pago, los clculos de IVA y total facturado incluidosen las facturas emitidas (datos necesarios para el pago de impuestos) e incorpora clculosde totales globales facturados. Fjate que debajo del diseo tambin incluimos un conjuntode observaciones relacionadas.

Figura 1.12a Reporte Clientes

Rtulo de

Datos delCliente

Pie de pgina

Ttulo del ReporteNombre de lascolumnas de

Fecha de EmisinLogo


33/85

Diseo de pneles de control (mens)

Finalmente, abordaremos el diseo de los Pneles de Controlo Mens, que son ventanasque muestran las opciones que proporciona el sistema al usuario. Normalmente, en lossistemas existe un men principal y uno o varios submens derivados de ste; lo anteriorequivale a decir que al disear los mens en realidad lo que estamos diseando es laestructura de las opciones o los niveles de opcin que proporciona el sistema. La figura1.13a muestra la estructura de nuestros mens.

Observa que, segn la estructura propuesta en la figura, del Men Principal podremosacceder al Men Informes (al cual llamaremos Submen Informes) y de ste, a su vez,podremos acceder a la opcinClientes(que se debe asociar, por tanto, al informe Clientes

Figura 1.12b Reporte de Facturas Emitidas

Figura 1.13a Estructura de los mens


34/85

de la figura 1.12a); de igual forma, del Men Principal podremos acceder al SubmenCatlogosy de ste, a la opcin Clientes(que se debe asociar al formulario Clientesde lafigura 1.11). El mismo razonamiento se utiliza con las dems opciones de los submens.

A continuacin, en la figura 1.13a te mostramos el diseo del men principal. Observa queseguimos incluyendo en la parte superior los datos del sistema y los botones de ventana;

adems, incluimos el nombre del men y de los submens asociados.

Finalmente, incluimos el botn Salir, necesario para salir del sistema (en los submens,este botn es sustituido por el botn Regresar al men principal). Como el diseo de lossubmens es similar al que aqu te mostramos, dejaremos que los realices por tu cuenta.

Actividad 1.4

Realiza las siguientes actividades:

1. Elabora el diseo de los formularios Tipo de Pago, VendedoresyArtculos.

2. Elabora el diseo de los reportes Tipo de Pago, VendedoresyArtculos.

3. Elabora el diseo de los submensInformesy Catlogos.

Figura 1.13b


35/85

11..55IImmpplleemmeennttaacciinnyypprruueebbaassddeeuunniiddaadd((FFaassee33))

Como ya mencionamos, construiremos nuestro sistema de facturacin utilizando elprograma Microsoft Access, por lo que en esta seccin explicaremos brevemente cmoiniciar y finalizar Access y pasaremos inmediatamente a su implementacin.

Iniciaremos la construccin del sistema con la elaboracin de nuestras tablas (diseadasanteriormente), ya que estas son la base del sistema, construiremos las ventanas(formularios) que nos permitirn agregar datos de una forma agradable al usuario y, almismo tiempo, construiremos consultas para aquellos formularios que necesiten datos dems de una tabla. Adems describiremos cmo actualizar algunos datos del formularioprincipal con la ayuda de macros, cmo agregar botones de comando a dichos formularios,cmo elaborar informes que requieren de una o dos tablas para su elaboracin y finalmente,explicaremos como mejorar el diseo de los informes.

Como iniciar Microsoft Access

Para abrir el programa, haz lo siguiente:

1. Haz clic en el botnIniciode laBarra de tareas.

2. Selecciona la opcinProgramas.

3. Haz clic en Microsoft Access. Inmediatamente vers la ventana principal de estaaplicacin como se muestra en la figura 1.14.

Figura 1.14


36/85

Como finalizar Microsoft Access

1. Del men Archivoselecciona la opcin Salir.

Observaciones:

Si existe un acceso directo al programa dentro del escritorio de Windows, podrs

iniciarlo con solo hacer doble clic sobre el icono correspondiente a Access. Al igual que en todos los programas de Windows, tambin puedes cerrar la aplicacin

por medio del botn superior derechoCerrar ventana.

Como crear una base de datos

1. En el panel de tareas, del grupoNuevoselecciona la opcin Base de datos enblanco. Visualizars una ventanacomo la que se muestra en la figura1.15

2. En esta ventana, debes seleccionar laubicacin y asignar un nombre para tubase de datos. Para nuestro ejemplo, elnombre de la base serFacturacin.

3. Una vez hecho lo anterior, visualizarsuna ventana como la que se muestra enla figura 1.16, donde podrs observarque la barra de ttulo presenta elnombre que asignaste a tu base dedatos y donde adems est

seleccionado, por omisin, en elmen Objetosla opcin Tablasy dellado derecho la opcin Crear unatabla en vista Diseo.

Creacin de las tablas envista diseo

El primer paso en la construccin denuestra base de datos consistir endesarrollar la estructura de tus tablas,iniciaremos construyendo los que

denominamos como catlogos, por serlos ms sencillos ya que no contienen ensu estructura ningn campo que haga referencia a un campo de otra tabla.

Para una mejor comprensin de este proceso, nos basaremos en la creacin de la tablacatCliente, tal y como se defini en la estructura de datos mencionada de la pgina 24 a la26 de este mismo captulo; para ello, haz lo siguiente:

1. Del men Objetosselecciona la opcin Tablas.

Figura 1.15

Figura 1.15

Figura 1.16


37/85

2. Haz doble clic en la opcin Crearuna tabla en vista Diseo.

3. Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.17 en la cual debes deescribir en la columna con el ttulo Nombre del campo el nombre de cada una de lascolumnas que contendr la tabla.

4. Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna el tipo de dato que le

corresponde y define simultneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas(observa que las propiedades asociadas a cada campo varan segn seleccionemos eltipo de datos).

5. Siguiendo con los datos que contendr la tabla, para introducir el indicador de claveprincipal, posicinate en el campoIDy haz clic en el botn Clave principalde laBarrade herramientas Diseo de tabla.

6. Ahora cierra y guarda tu tabla haciendo clic en el botn Cerrar de la pantalla VistaDiseo, ten mucho cuidado en utilizar el botn CerrarVista Diseoy no el de Cerrarla Aplicacin.Accesste preguntar si deseas guardar los cambios, haz clic en el botnSy escribe el nombre de la tabla, el cual en este caso es catCliente

Observacin: En laBarra de herramientas visualizars el botn Vistas con el cual puedes seleccionar

una de las diferentes vistas que ste contiene. Las dos ms utilizadas son Vista Diseo,que es en la que te encuentras ahora, y la vistaHoja de datos,que te muestra los datosde las tablas en forma de filas y columnas como enExcel.

Para la tabla catCliente, tu pantalla quedar como se muestra en la figura 1.17, dondenotars que aparece una llave al lado derecho del campo ID, ste es el indicador de que estecampo es la clave principal de la tabla.

Figura 1.17


38/85

Actividad 1.5

Realiza lo siguiente:

1. Crea las tablas catArticulo, catTipoPago, catVendedor, de acuerdo con la estructuradefinida para las mismas de la pgina 24 a la 26 de este captulo y siguiendo el

procedimiento anterior.Cuando termines sta actividad, el rea de trabajo de la opcin Tablasquedar como semuestra en la figura 1.18.

A continuacin explicaremos la creacin de tablas ms complejas a las anteriores, mismasque contienen campos que hacen referencia a campos de otras tablas; empezaremos por lacreacin de la tabla que denominamos tabFactura y cuya estructura est definida en lapgina 24 de este captulo.

Para crear la tabla tabFactura realizaremos un procedimiento similar al ya utilizado pero,dado que los campos IdCliente, IdTipoPago e IdVendedor son claves externas que hacenreferencia a otras tablas y adems se utilizaran en el formulario correspondiente como listasdesplegables, al definir el tipo de datos para estos campos, debers seleccionar la opcinAsistente para bsqueda, esto te permitir que estos campos funcionen como listasdesplegables de acuerdo al diseo de la ventana que se mostr en la pgina 27.

Campos de Bsqueda

Es importante resaltar que la introduccin de un campo de bsqueda (listas desplegables)dentro de una tabla implica que se mostrarn en ella los datos de un campo perteneciente aotra tabla. Lo anterior quiere decir, en nuestro sistema, que dentro de la ventana de capturade datos facturacin (que elaboraremos ms adelante) se mostrarn los datos contenidos enlos catlogos clientes, vendedores, artculos y tipo de pago, segn la lista desplegable quese trate; con lo anterior evitaremos el tener que volver a escribir los datos que ya estn en

Figura 1.18


39/85

nuestra base (y evitaremos tambin la duplicacin de datos derivada de errores de escritura,estandarizando los mismos).

Para ello realiza lo siguiente:

1. Del men Objetosselecciona la opcin Tablas.

2.

Haz doble clic en la opcin Crear una tabla en vista diseo.3. Visualizars una ventana como la que se mostr en la figura 1.17; en la columna con elttuloNombre del campo, escribe el nombre de cada una de las columnas que contendrla tabla.

4. Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna, el tipo de dato que lecorresponde y define simultneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas(observa que las propiedades asociadas a cada campo varan segn seleccionemos eltipo de datos).

5. Siguiendo con los datos que contendr la tabla, para introducir el indicador de claveprincipal, posicinate en el campoIDy haz clic en el botn Clave principalde laBarrade herramientasDiseo de tabla.

6. Si observas la figura 1.11a que corresponde al diseo de la ventana de captura de datosFacturacin y la estructura de la tabla tabFactura de la pgina 24 de este captulo,podrs observar que cada lista desplegable del formulario se asocia con un campo debsqueda en la tabla, de esta forma, tenemos que IdCliente,IdVendedoreIdTipoPagocorresponden a campos de bsqueda. Comenzaremos por crear el campoIdClienteparaello:

7. Selecciona la opcin Asistente para bsqueda en la columna Tipo de datos. Esto tepermitir crear el campo de bsqueda con la ayuda de unAsistente.

8. Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.19, en la cual seleccionala opcin Deseo que la columna de bsqueda busque los valores en una tabla o

consultay haz clic en el botn Siguiente.9. Visualizars otra ventana de la cual selecciona la tabla que utilizars para tu campo de

bsqueda (para este ejemplo es la tabla catCliente) como se muestra en la figura 1.20 yhaz clic en el botn Siguiente.

Figura 1.19

Figura 1.20

Figura 1.21


40/85

10.Visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.21, en la cual debeselegir los campos que contienen los valores que se incluirn en el campo de bsqueda.Para nuestro ejemplo, selecciona el campoIDy el campoNombre. Una vez realizada laseleccin, haz clic en el botn Siguiente.

11.Visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.22, en la cual

selecciona la opcin Ocultar la columna clave (se recomienda), con el fin de que elsistema muestre nicamente el nombre del cliente en la lista desplegable, y haz clic en

el botn Siguiente.

12.Finalmente, visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.23, de lacual elige una etiqueta para dicho campo (puedes utilizar la que te proporciona elasistente por omisin) y haz clic en el botnFinalizar.

13.Guarda la tabla creada con el nombre tabFactura.

Actividad 1.6


1. Agrega los camposIdVendedor eIdTipoPago a la tabla tabFactura, para terminarla.

2. Crea la tabla unionArticuloFacturado, realizando un procedimiento similar al que seutiliz para crear la tabla tabFactura, pero en este caso el campo IdFacturano es uncampo de bsqueda, mientras que el campoIdArticulos lo es (en el diseo de la figura1.11a de la pgina 27 definimos que este campo nos permitira seleccionar ladescripcin de cada uno de los artculos para la elaboracin de nuestra factura).

Nota: Los campos que se tienen que seleccionar para el campo de bsqueda IdTipoPagoson los camposID y TipoPago; para el campoIdVendedor se tendr que seleccionar loscampos ID y Nombre; y para el campo IdArticulo se seleccionan los campos ID yDescripcion.

Figura 1.22 Figura 1.23


41/85

Relaciones entre las tablas

Ya que terminaste de crear todas las tablas, ahora es el momento de establecer lasrelaciones entre ellas basndote en el modelo de datos y en el modelo entidad-relacin, queexplicamos en las pginas 19 y 20 de este libro.

Para ello, haz clic en el botnRelacionesde laBarra de herramientas Base de datos.

Visualizars una pantalla similar a la de la figura 1.24; en ella se muestran las relacionesexistentes entre las tablas del sistema de Facturacin. Estas relaciones fueron creadasautomticamente cuando se elaboraron los campos de bsqueda; sin embargo, no tienen lacardinalidad que se mencion en el modelo de datos, por lo que no son las correctas. Loanterior implica que debemos eliminarlas o volver a definirlas. Para facilitar la tarea,eliminaremos y volveremos a definir dichas relaciones haciendo lo siguiente:

1. Para eliminar una relacin, haz clic en la lnea que indica la relacin y despus presionala tecla Supr o Del. Accesste preguntar si realmente deseas eliminar la relacin, a loque debes responder S.

2. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite dibujar las nuevasrelaciones; para ello, posicinate en la tabla que quieres mover y arrstrala hasta laposicin que desees que tenga en tu diagrama.

Figura 1.24


42/85

3. Redefine las relaciones seleccionando el campo de la tabla y arrastrndolo a sucorrespondiente en la otra tabla (por ejemplo, para nuestro sistema arrastramos elcampo ID de la tabla catCliente hasta su correspondiente IdCliente de la tablatabFactura). Visualizars una pantalla como la que se muestra en la figura 1.25,observa, en la parte inferior de la figura, que la relacin de catClientea tabFacturaes

del tipo uno a varios. Antes de presionar el botn Crear, selecciona la opcin Exigirintegridad referencial.

Observaciones:

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Accesspara garantizar quelas relaciones entre las tablas son vlidas y que no se eliminarn ni modificarnaccidentalmente datos relacionados. (As, por ejemplo, no podrs crear una factura paraun cliente que no existe en tu base, sino que debers crear al cliente para despushacerle su factura).

Al definir el tipo de relacin, Accesssiempre asigna 1a la tabla donde se encuentra laclave principal y a la tabla donde se encuentra la clave externa.

Actividad 1.7


1. Elabora las relaciones que faltan, recuerda que esto lo debes hacer basndote en elmodelo de datos y en el modelo entidad-relacin de las pginas 19 y 20. Al terminaresta actividad tu pantalla deRelacionesdebe quedar como se muestra en la figura 1.26.Algunos autores llaman diagrama entidad-relacina este diagrama.

Figura 1.25


43/85

Creacin de los formularios

Una vez que hemos creado las tablas y definido sus relaciones, el siguiente paso es crear laspantallas o ventanas de captura, que enAccessse conocen comoFormularios. Para nuestrosistema, nos basaremos en los bosquejos de las ventanas diseados anteriormente.

Iniciaremos creando la ventana que utilizaremos para capturar los datos de los clientes, esdecir, vamos a crear un formulario al cual le daremos el nombre de frmCliente. Para ello,realiza lo siguiente:

1. Del men Objetos, selecciona la opcinFormulario.

2. Haz doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente como semuestra en la figura 1.27.

Figura 1.26

Figura 1.27


44/85

3. Selecciona la tabla en la cual estar basado el formulario. Para nuestro ejemplo,selecciona la tabla catClientey elige todos sus campos exceptoID, como se muestra enla figura 1.28. Haz clic en el botn Siguiente.

4. Selecciona la distribucinEn columnas, como se muestra en la figura 1.29 y haz clic enel botn Siguiente.

5. Selecciona el estiloEstndar, como se muestra en la figura 1.30 y haz clic en el botnSiguiente.

6. Escribe el nombre de tu formulario (para este ejemplo, serfrmClientecomo se muestraen la figura 1.31) y haz clic en el botn Finalizar.

Figura 1.28

Figura 1.29


45/85

A continuacin visualizars el formulario recin creado en Vista formulario como semuestra en la figura 1.32, el cual constituye una pantalla de captura simple.

Observacin:

Observa que la parte inferior de la figura 1.32 seencuentra un control llamado Botones dedesplazamiento que, como su nombre lo dice,

nos permite desplazarnos de registro en registroy adems nos permite agregar un nuevo registro.En la siguiente figura te mencionamos para qusirve cada uno de los botones que este controlcontiene (este control aparece automticamenteen cada uno de los formulario que se elaboran).

Figura 1.30

Figura 1.31

Figura 1.32


46/85

Como podrs observar en la figura 1.33, un formulario consta de tres secciones:Encabezado, Detalle y Pie de formulario. Esta estructura la podemos observarcuando visualizamos los formularios en la Vista diseo. Para cambiar de una vista aotra solo selecciona el botn Vista(el cual cambia de imagen dependiendo de la vistaen la que te encuentres) de laBarra Vista Formulario.

T puedes aumentar odisminuir el tamao de estassecciones arrastrando losbordes de cada seccin hastala longitud deseada.

La seccin llamadaEncabezado se utiliza paraincluir alguna imagen (ellogo de la empresa, porejemplo) y escribir ttulos ortulos en general; en nuestrocaso, aqu colocaremos ellogo, nombre y direccin dela empresa.

La seccin llamada Detalleconstituye el espacio dondese capturarn los datos. Aqupuedes modificar el orden y

el tamao de los cuadros de texto (por ninguna razn le cambies el nombre a los cuadros detexto), aadir acentos a las etiquetas, etc.

En el Pie del formulario se aadirn los botones de comando (por ejemplo, los botonesDeshacer,Imprimir, etc.). Esto se explicar ms adelante.

Puedes obtener un mejor diseo en los formularios creados (aadir imgenes y colores,cambiar las fuentes, etc.) utilizael Cuadro de herramientas en la Vista diseo el cual essimilar al que se muestra en la figura 1.34.

Para agregar uno de los controles del Cuadro de herramientas al formulario solo tienes queseleccionar el control y dibujarlo, puedes modificar sus propiedades como formato, fuente,tamao, ttulo, entre otros; para ello, haz lo siguiente:

Figura 1.33

Vista

Diseo


47/85

1. Haz clic con el botn derecho sobre el control que desees modificar, visualizars unalista de opciones de la cual debes seleccionar la opcin Propiedades. Visualizars unaventana como la que se muestra en la figura 1.35, en ella puedes modificar cada una delas propiedades que ah se muestran. Estas propiedades varan dependiendo del tipo decontrol que selecciones.

Para nuestro ejemplo, el formulario debe quedar tal y como se dise en la figura 1.11 de lapgina 26. En la figura 1.36, te mostramos un ejemplo de cmo debe quedar el formularioClientesuna vez terminado, como podrs observar a este formulario se le agreg el logo,nombre, direccin, cdigo postal y telfono de la empresa y se modificaron laspropiedades: Titulo=Cliente,Botones Minimizar Maximizar=No, Selector de registros=Noy Separador de registros=No. Adems, se acomodaron los controles de acuerdo al diseo

Figura 1.35

Figura 1.36


48/85

antes elaborado.

Actividad 1.8


1. Elabora las ventanas de captura de artculos, vendedoresy tipo de pago, siguiendo lospasos que se describieron en la elaboracin de la venta de clientes.

Creacin del formulario principal

Dividiremos este formulario en dos partes: encabezado y cuerpo de la factura. La parte delencabezado contendr los datos de la factura, como son el tipo de pago, el nombre delvendedor y los datos del cliente; la segunda parte contendr los datos de los artculos(recuerda que estos datos deben de estar relacionados a una factura especfica). Notars queen ninguna de las tablas de nuestro sistema tenemos todos estos datos juntos. Es a travs deun conjunto de tablas relacionadas que podemos guardar y recuperar los datos de una

factura como un todo, aqu es donde radica la fortaleza de una base de datos relacionalcomo la que hemos diseado y construido anteriormente. Por ello, es necesario crearConsultas.

Consultas

Las consultasnos permiten extraer desde una o varias tablas de la base, aquellos datosque son de nuestro inters. Por medio de consultas, adems de seleccionar datos para suvisualizacin, podremos ordenarlos, filtrarlos a partir de una o varias condiciones, crearotros campos, calcular totales u otras operaciones, y crear formularios o informes. Unaconsulta se confecciona tomando como entrada una o ms tablas o en su caso, tambin deotras consultas. Desde una consulta, tambin se pueden modificar los datos que en ella se

muestran. De esta manera, se actualizarn instantneamente los datos en la(s) tabla(s). Entrminos generales, podemos decir que existen cuatro tipos de consultas: de eliminacin, deactualizacin, de datos anexados y de creacin de tabla. A continuacin daremos una muybreve descripcin de cada una de ellas.

Consulta de eliminacin

Una consulta de eliminacin es aquella cuya funcin consiste en eliminar uno o un grupode registros de una o ms tablas.

Consulta de actualizacin

Una consulta de actualizacin es aquella por medio de la cual realizamos cambios globalesen uno o un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, podemos aumentar losprecios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien podemos aumentar lossueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta deactualizacin, es posible cambiar los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados


49/85

Utilizaremos una consulta de datos anexados para agregar uno o un grupo de registros deuna o ms tablas al final de una o ms tablas.

Consulta de creacin de tabla

Una consulta de creacin de tabla crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte delos datos de una o ms tablas.

En nuestro ejemplo utilizaremos, en primer lugar, dos consultas de datos anexados paraagregar a nuestra base los datos de cada factura capturada.

La primer consulta contendr los datos del encabezado de la factura y se crear utilizandola tabla tabFactura (ID, Folio, Fecha, IdCliente, IdTipoPago, IdVendedor) con todos suscampos y la tabla catCliente (Rfc, Direccion, Cp, Telefono, Ciudad y Estado). Comopodrs observar, no se incluyen los campos IDyNombredebido a que ya se encuentranincluidos como campos de bsqueda en la tabla tabFactura,en el campoIdCliente.

Para crear esta primer consulta, realiza lo siguiente:1. Del men Objetosselecciona la opcin Consultas

2. Haz doble clic en la opcin Crear una consulta en vista Diseo, como se muestra en lafigura 1.37.

3. Visualizars una ventana de la cual debes seleccionar las tablas tabFactura ycatCliente. Despus, haz clic en el botn Cerrar.

4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuandoID yNombre da la tabla catCliente, como se mencion anteriormente).

Al terminar visualizars una pantalla como la que se muestra en la figura 1.38.

Figura 1.37


50/85

5. Guarda tu consulta con el nombre conEncabezadoFactura. Para ello, haz clic en botnGuardarde la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca el nombre antesmencionado.

Observacin:

En esta consulta no se incluyeron las tablas catTipoPago y catVendedor, ya que losdatos que necesitamos de estas tablas se encuentran incluidos como campos debsqueda en la tabla tabFactura. No podemos excluir la tabla catClientedebido a queutilizamos campos comoRfc,Direccion, Telefono, Ciudad,Estado, Cpde dicha tabla.

Observa que la ventana inferior de la figura 1.38 est formada por una tabla cuyascolumnas corresponden con los campos seleccionados de las tablas y que para cada una de

estas columnas existen varias filas con los rtulos Campo, Tabla, Orden,Mostrar, Criteriosy O, los cuales se describen a continuacin:

Campo: Indica el nombre del campo cuyo contenido se mostrar en la consulta. Paraagregar un campo, haz clic en la celda de la cuadrcula de diseo y luegoselecciona el campo de la lista de campos o haz doble clic a uno de loscampos desde las tablas de la ventana superior para agregarlo a la consulta.En nuestro ejemplo podemos observar que en la fila Campos se encuentranlos nombres de los campos que deseamos ver en nuestra consulta (ID,Folio, Fecha, IdCliente, etc).

Tabla: Indica la Tabla en la que sta ubicado el campo. Se utiliza para identificar a

qu tabla pertenece cada campo en una consulta, de mltiples tablas. Paraocultar o mostrar la fila Tabla, haz clic en la opcin Nombres de tabla delmen Ver. En nuestro ejemplo, podemos observar que los primero campospertenecen a la tabla tabFactura.

Orden: Se utiliza para indicar el campo utilizado como llave de ordenamiento delos datos de la consulta, as como el tipo de orden: Ascendente (0 a 9, A aZ), Descendente (9 a 0, Z a A) o sin ordenar. Para ordenar con base en uncampo, selecciona la celda Orden de dicho campo y luego selecciona el tipo

Figura 1.38


51/85

de orden. En esta consulta no es necesario ordenar los datos, pero porejemplo si deseamos ordenar las facturas por medio de la fecha,seleccionamos en el campo Fecha en la fila Orden la opcin Ascendente oDescendente.

Mostrar: Muestra u oculta una columna en el resultado de la consulta. Si se oculta

una columna, puede seguir utilizndose para especificar un criterio, perosus datos correspondientes no se mostrarn. Si no deseas, por ejemplo, quese visualice el campoIDen la consulta de la figura 1.38, solo haz clic en lacasilla que se encuentra en la columna del campoIDen la filaMostrar.

Criterios yO:

Define uno o ms conjuntos de condiciones restrictivas (por ejemplopodemos colocar Ciudad =Mxicoo Poblacin > 30,000) para obtenerun conjunto especfico de registros en los resultados de la consulta. Sepuede utilizar agregando valores en la misma fila Criterios o expresionesalternativas bajo la celda O.

Total: Agrupa los datos de la consulta activa o realiza clculos acumulativos; por

ejemplo, promedios y sumas. Para ocultar o mostrar la fila Total, haz clic enla opcin Totales del men Ver.

A continuacin crea la consulta que contendr los datos de los artculos facturados (elcuerpo de la factura); esta se crear utilizando todos los campos de la tablaunionArticuloFacturado(IdFactura,IdArticulo, Cantidad,PrecUnitFacyPorIvaFac) y loscampos Clave, PrecUnitArtyPorIvaArtde la tabla catArticulocomo podrs observar, nose incluyen los campos ID y Descripcin, debido a que ya se encuentran incluidos en elcampo de bsqueda en la tabla unionArticuloFacturadoen el campo IdArticulo. Para ellohaz lo siguiente:

1. Del men Objetosselecciona la opcin Consultas2. Haz doble clic en la opcin Crear una consulta en vista Diseocomo se muestra en la

figura 1.39.


52/85

3. Visualizars una ventana de la cual debes seleccionar las tablas unionArticuloFacturadoy catArticulo. Despus, haz clic en el botn Cerrar.

4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuandoID y Descripcion da la tabla catArticulo, como se mencion anteriormente).

Antes de guardar tu consulta, debers de aadir los campos calculadosImportee Iva(si no

los incluyes, debers de calcularlos por tu cuenta al momento de elaborar la factura yentonces para qu utilizar la PC Verdad?). Para agregar los campos calculados haz losiguiente:

1. Posicinate en el rengln Campo al final de los campos que agregaste anteriormente,escribeImporte:Cantidad*PrecUnitFacy haz clic en la siguiente columna para salir delcampo. Notars que Access encierra tu frmula entre corchetes de manera automtica.Esta frmula indica que se agregar un campo con el nombre Importe, el cual contendrel resultado de multiplicar el campo Cantidadcon el campoPrecUnitFac, asegrate deutilizar los nombres correctos de los campos involucrados.

2. Posicinate nuevamente en el rengln Campo y escribe Iva:Importe*PorIvaFac/100.

Esta formula indica que se agregar un campo con el nombre Iva, el cual contendr elresultado de dividir entre 100 el producto del contenido de los campos Importe yPorIvaFac. Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.40

3. Cierra la ventana y guarda tu consulta con el nombre conArticuloFac. Para ello haz clic

en el botn Guardar de la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca elnombre antes mencionado.

Figura 1.40

El futuro es hoy

Reloj de pared.

Estamos en medio de una calle sin reloj y ya es de noche. Le preguntamos

la hora a un desconocido? No, en vez de arriesgarnos a un asalto ahora la

solucin viene en el formato del Mini Time Projection Clock, que proyecta

la hora exacta sobre cualquier superficie, utilizando para ello una luz

interna. Del tamao de un llavero, basta con aplaudir para que el proyectorse encienda, ya que cuentacon un sistema de activacin por ruido.


53/85

Con las dos consultas anteriores tenemos todos los datos necesarios para crear el formularioprincipal. Ahora, realiza lo siguiente:

1. Del men Objetos selecciona la opcinFormulario.

2. Haz doble clic en la opcin Crear unformulario utilizando el asistente, comose muestra en la figura 1.41.

3. Visualizars una ventana de la cualdebes seleccionar la consultaconEncabezadoFactura y agregar todoslos campos que contiene; despus,selecciona la consulta conArticuloFac yagrega todos los campos excepto loscampos IdFactura, PrecUnitArt yPorIvaArt (el campo IdFactura no esnecesario agregarlo ya que en el diseo del formulario principal no se tom en cuenta, ylos campos PrecUnitArt y PorIvaArt se omiten porque para el formulario principalutiliz

Date post:	15-Oct-2015
Category:	Documents
Upload:	ing-santiago-rendon
View:	30 times
Download:	0 times

Libro Compurtacion Acces

Documents