Mangementul proiectelor IT

Obiectiv curs: Competene privind planificarea, urmrirea execuiei, monitorizarea, controlul i finalizarea proiectelor (IT)

Bibliografie /certificri

1. ***, A Guide to Project Management Body of Knowledge PMBOK, Project Management Institute, >> certificare www.pmi.org

2. Joseph Phillips, IT Project Management on the Track from Start to Finish, >>certificare www.comptia.org

Cuprins:

1. Notiuni introductive 2. Mangementul obiectivelor 3. Mangementul timpului 4. Managementul riscurilor 5. Managementul calitii 6. Mangementul resurselor umane 7. Managementul costurilor 8. Managementul comunicrii 9. Mangementul achiziiilor 10. Managementul schimbarilor

mp.ac.tuiasi.ro cont:student parola: st_mp

Viziune Plan

Motivare Monitorizare

Schimbare Clienti

Manageri top

Rezultate Timp Cost

Calitate

Rezultate Timp Cost

Calitate Atentie

management tiine (tehnice) MP

1. Noiuni introductive

1.1 Istoric Primul proiect 1942-1946 Manhattan, US Army Corp of Engineers bomba

nuclear Anii 1970: proiecte ale armatei Anii 1980: reengineering (Michael Hammer, James Champy) Anii 1990: managementul riscurilor Anii 2000: managementul proiectelor globale

1.2. Rolul disciplinei

Multe proiecte eueaz sau depesc bugetul-timpul alocat

Statistici (sursa ComptiA)

Mari eecuri o Bank of America - un proiect estimat pentru 5 ani cu 23 mil $ (un nou sistem

de contabilitate): suplimentare cu 60 mil $, apoi abandon, pierderi estimate la 1 mild $

o Allstate Insurance - un proiect estimat pentru 5 ani cu 8 mil $ (automatizare afacere): finalizat in 12 ani, cu 100 mil $

o Therac 25 un sistem medical: erori la interfa diagnostic greit (...decese..)

1994 2004 Proiecte abandonate 31% 23% Proiecte cu depire de buget-timp 88% 51%

Cauze principale ale eecurilor: o Studiu de fezabilitate superficial (s existe raiuni de business i resurse) o Cerine: insuficient detaliate, instabile, neclare, uneori gold plated +

orientare spre cercetare >> design greit o Clientul nu este suficient implicat la toate etapele o Planificare defectuoas:

Modele riscante de dezvoltare (nu cascada!!! mai bine prototip, incremental, spirala) + absen formalizare/automatizare

Omitere activiti, estimare greit a efortului, optimism exagerat, insuficient analiz a riscurilor

o Abandon plan sub stress o Eec n gestionarea schimbrilor o Oameni: nemotivai, prea muli inceptori, fluctuaii personal, comportament

eroic, friciuni o Tehnologii: neadecvate, prea avansate, schimbate pe parcurs

1. 3. Definitii proiect, program, mangement de proiect

Proiect = efort temporar pentru realizarea unui produs-serviciu unic

Proiect - nerepetitiv, unic - temporar - cadru dinamic, flexibil (rutin) - modific status quo

Operaie, proces - repetitiv - predictibil - simplu de evaluat (standarde cunoscute) - nu modific status quo

Subproiect = parte a unui proiect >> Separare pentru outsourcing/ colaborare cu alte departamente funcionale

Program = grup de proiecte coordonate mpreun - cu beneficii fa de coordonarea individual

pot include i operaii proiect program: complexitate, durat

Management de proiect

= aplicarea cunotinelor, aptitudinilor, uneltelor i tehnicilor pentru ca activitatea n cadrul proiectului s se ndeplineasc cerinele impuse

= disciplina care organizeaz/gestioneaz resursele pentru a livra munca necesar realizrii proiectului n obiectivele impuse, n intervalul de timp specificat, folosind bugetul alocat

!!! management de proiect mangement produs

Dificulti: o persoanele implicate au ateptri diferite o cerine conflictuale

obiective

timp costuri

riscuri

oameni tehnologie

profit

Managementul portfoliului de proiecte/programe = selectarea i suportul proiectelor/programelor pe baza planului strategic al organizaiei i a resurselor disponibile

>>concuren ntre proiecte!!!

Persoanele implicate n proiect (stakeholders) + interesele le sunt afectate de proiect + pot afecta mersul proiectului

o sponsor . autorizeaz finanarea o beneficiari utilizatori (interni) sau clieni (externi) o manager de proiect deine autoritatea i responsabilitatea de a gestiona

resursele proiectului o echipa execut direct activitile proiectului >> ofer functional skills o grupuri suport ofer suport de specialitate (departamente ale organizaiei) o echipele altor proiecte + alti manageri de proiect pot exista legturi (+ atenie la impactul proiectului tu!!!) >> organizaia care realizeaz proiectul

Recomandri identific bine cerinele/ateptrile tuturor: comunicare bun cu toi stimuleaz implicarea tuturor (discuii) rezolv conflictele n sensul satisfacerii clientului

Manager de proiect- abiliti + cunotine necesare pentru o conducere ( management)

=> are viziune, perspectiv i inspir oamenii s i se alture o negociere o rezolvarea problemelor: analiza + decizie o comunicare ca emittor i transmitor

+

o are influen n organizatie, nelege politica i mecanismele puterii o are expertiz tehnic

1. 4. Contextul n care se desfoar un proiect

1.4. 1. Organizaia care realizeaz proiectul

A) experiena pe derularea de proiecte

- poate exista un departament pentru managementul proiectelor >> gestionare portofoliu de proiecte >> suport: proceduri, formulare, soft, training, lecii nvate

Observaie - tipuri de proiecte: - unele companii trateaz orice operaie ca pe un proiect sau i desfoar activitatea n principal pe baz de proiecte: IT, construcii, consultan - proiectul poate viza schimbri eficiente n organizaie

B) structura organizatoric - stabilete cum devin resursele (inclusiv umane) disponibile pe proiect

B. 1. Organizaia de tip funcional

executiv

Manager depart functional (MF)

staff

Manager depart funct ional

staff

Manager depart funct ional

staff

staff staff staff

staff staff staff

Manager de proiect (PM)

Caracteristici: PM discut prin managerii funcionali cu echipa, membrii echipei raporteaz MF

Avantaje: volum mic de comunicare, oamenii lucreaz n cadrul lor natural Dezavantaje: PM are putere limitat

B. 2. Organizaia bazat pe proiecte executiv

PM

staff

PM

staff

PM

staff

staff staff staff

staff staff staff

Caracteristici: PM discut direct cu echipa, membrii echipei raporteaz ctre PM

Avantaje: volum mic de comunicare, PM are putere mare, echip unit Dezavantaje: redundan la nivelul organizaiei, echipa ctig greu

experien/risc de deprofesionalizare

B.3. Organizaia de tip matricial executiv

Manager depart funct ional (MF)

staff

Manager depart functional

staff

Manager depart functional

staff

staff staff staff

staff staff staff Manager de proiect

(PM)

Manager de proiect (PM)

Manager de proiect (PM)

Manager PM Optional!!!

- balansat: PM=MF - puternic: PM>MF - slab: PM

B. 4. Organizaia de tip compus executiv

Manager depart functional (MF)

staff

Manager depart functional

staff

Manager depart functional

staff

staff staff staff

staff staff staff Manager de proiect

(PM)

Manager de proiect (PM)

Manager PM Optional!!!

C) proceduri-reguli existente n organizaie: achiziii (furnizori, contracte), bugetare

1.4. 2. Influenele contextului socio-economic

Influenele mediului economic, social, cultural

Impact asupra societii Economic Pozitiv Social Negativ Mediu

Internaionalizare Diferene de fus orar, clim, srbtori, vacane Diferene de mediu politic, social, economic Cerine suplimentare la comunicare

Standarde i legi Standard = document aprobat de un organism recunoscut coninnd indicaii,

reguli caracteristici produs OPIONAL Norm, directiv (regulation) prevederi OBLIGATORII

1.5. Ciclu de via al unui proiect

Faza = etap care realizeaz un produs/serviciu livrabil, care are un rezultat verificabil, tangibil (ex: studiu fezabilitate, protip, design)

Ciclul de via al proiectului = totalitatea fazelor

Atentie: ciclu de viat al proiectului ciclul de via al produsului

Motive pentru separare pe faze: - monitorizare + control proiect - integrarea proiectului cu alte proiecte/operaii

Observaii: - proiectul rezult din nlnuirea fazelor:

- de regul se trece la faza urmtoare dac rezultatul fazei curente este verificat/validat - la fiecare sfrsit de faz se decide dac se continu proiectul (sfritul fazei este denumit stage gate, phase exit, kill point) - parcurgere rapid (fast tracking): se trece la faza urmtoare nainte de a primi validarea fazei precedente

- numele fazei preia de regul numele rezultatului realizat (Cerine, Design)

- caracteristicile ciclului de via costuri i numr de angajai mai mici la nceput i sfrit riscul de a eua mai mare la nceput, ansa de succes mai mare la

final

- recomandare de ciclu de via pentru un proiect software: o model n spiral propus de Muench cu 4 cicluri, fiecare ciclu cu etapele

cerine, design, dezvoltare, verificare/testare ciclul 1 nivel conceptual (cerine de business/ model

conceptual/ analiz riscuri) ciclul 2 - nivel sistem (cerine sistem/design logic/ primele dezvoltri/evaluri) ciclul 3 - nivel subsistem ciclul 4 nivel unitate >>> deployment (productie, suport)

1.6. Procesele managementului de proiect

Proces = serie de aciuni care ofer un rezultat

- proces de management de proiect = procese ce descriu i organizeaz munca pe proiect

- proces orientat pe produs = procese prin care se creeaz produsul

Tipuri de procese de PM A. Iniiere pentru autorizare faz/proiect B. Planificare pentru determinarea obiectivelor i stabilirea alternativelor de

lucru C. Execuie coordonare, gestionare oameni i resurse pentru urmrire plan D. Control monitorizarea variaiilor fa de plan i aplicarea coreciilor

necesare E. Finalizare formalizarea acceptrii fazei/proiectului

Observaii: - exist dependene ntre categorii diferite de procese

iniiere planificare

executie control

finalizare

notaie: P1 P2

c rezultatele lui P1 sunt intrri pentru P2

- exist suprapuneri temporale ale proceselor pe parcursul unei faze

- fiecare faz conine astfel de procese - repetarea procesului de iniiere asigur o bun legtur cu cerina de business - planificarea n faza curent detaliaz ce /cum/ cnd trebuie fcut n aceast

- n faza curent se poate configura planul pentru faza urmtoare (planificare iterativ- rolling wave planning) - atenie: planul se mbunteste, dar trebuie s existe mereu un plan!!!!

Subdomenii PM 1. Integrare 2. Obiective 3. Timp 4. Resurse umane 5. Costuri 6. Calitate 7. Riscuri 8. Comunicare 9. Achiziii

Detaliere procese PM

A. Procese de iniiere - iniiere (Obiective)

B. Procese de planificare - de tip nucleu: se desfoar ntr-o ordine fix, dar pot fi repetate ntr-o faz

- planificare obiective(scope) (Obiective) - definire rezultate = constr. unei str. ierarhice a rezultatelor WBS (Obiective) - definire activiti (Timp) - secveniere activiti (Timp) - estimare efort (Timp) - realizare orar (Timp) - planificarea managementului riscului (Riscuri) - planificare resurse: care, cantitate (Costuri) - estimare costuri (Costuri) - bugetare: alocare costuri pe activiti, pachete de lucru (Costuri) - dezvoltare plan= integrarea tuturor planurilor ntr-unul corent i consistent

(Integrare)

- de tip auxiliar:se desfoar cnd este nevoie, cu intermitene, NU sunt opionale

- planificare calitate identific standardele de calitate i cum pot fi asigurate (Calitate)

- identificare riscuri (Riscuri) - analiza calitativ/cantitativ riscuri (Riscuri) - planificare rspuns la riscuri (Riscuri) - planificare comunicare (Comunicare) - planificarea modului de organizare a resurselor umane (Resurse umane) - alocare resurse uname (Resurse umane) - planificare achiziii ce, cum, cnd se va cumpra (Achiziii) - planificare solicitri cerinele pentru produsele care se achiziioneaz,

identificarea potenialilor furnizori (Achiziii)

C. Procese de execuie - urmrire execuie plan (Integrare) - asigurare calitate = urmrirea n mod regulat a performanelor pentru a asigura

respectarea planului de calitate (Calitate) - dezvoltarea echipei (Resurse umane) - distribuirea informaiei (Comunicare) - solicitare = obinere oferte pentru achiziii (Achiziii) - selectare furnizori (Achiziii) - administrare contracte cu furnizori (Achiziii)

D. Procese de control - verificare obiective/scope = obinere accept formal (Obiective) - controlul schimbrii obiectivelor (Obiective) - controlul timpului (Timp) - controlul costurilor (Costuri) - controlul calitii = monitorizarea unor anumite rezultate i eliminare cauze

care genereaz performane slabe(Calitate) - monitorizare i control riscuri (Riscuri) - controlul integrrii schimbrilor (Integrarea) - raportare de performan (Comunicare)

E. Procese de finalizare: - ncheierea contractual (Achiziii) - finalizarea pe plan administrativ = colectarea, agregarea i diseminarea

informaiilor la finalul fazei/proiectului (Comunicare)

Detaliez planul soluiei alese

Ce trebuie s fac? (scope)

Explorez opiuni (ex: cu brainstorming)

Viziune Analiza situaiei actuale: SWOT Obiective SMART: drill down technique

Planificare preliminar: WBS, Gantt, resurse&costuri, riscuri, achiziii, calitate, echipa, comunicare

Evaluare opiune: analiza cost/beneficiu,...

Selectez cea mai bun opiune: grid analysis (decizie multicriteriu)

Implementez + monitorizare/control

Finalizez

?

Iniiere

Modele de dezvoltare software n cascad (waterfall)

>> nu include iteraii, >> nu accept suprapuneri de faze

Dezavantaje majore - primeti feedback la final - integrarea schimbrilor este dificil - cerinele trebuie perfect formulate de la nceput (!?)

Cerine

Design (arhitectura+detaliu)

Implementare

Testare

ntreinere

Cerine

Design

Implementare

Testare

Instalare /ntreinere

Concept -SW

Reguli elaborare cod & Cod realizat Testare de unitate

Analiza

Testare de integrare i sistem Testare de acceptan

Project Charter Doc. viziune

Document cerine WBS

Cerine funcionale (top level) Diagrame flux date, Legaturi module

Cerine funcionale Modele detaliate, Diagrame obiecte

Plan,de baz, riscuri, calitate

Specificaii pentru ntreinere Aplicaie, documentaie utilizator Analize performane Propunere training

Plan testare detaliat (integrare, acceptan)

Plan pentru ntreinere / instalare

De ce?

Ce?

Cum?

Cum?

Executa!

E bine?

Gata.E bine?

Cerine - funcionale use case - non-functionale

utilizare (cerine utilizator pentru interfee, help, documentaie) fiabilitate (disponibilitate, rata erori, erori critice) performane (timp de rspuns pe anumite operaii standard, resurse folosite) suportabilitate: posibilitate de ntreinere, grad internationalizare instalare interfaarea cu alte sisteme securitate altele: legale, hardware solicitat, mod mpachetare

Indicaii pentru realizarea planului regula 40-20-40

Planificare Dezvoltare cod& Testare de unitate

Testare integrare & sistem

Comercial 25% 40% 35%

Internet 55% 15% 30%

Timp real 35% 25% 40%

Aprare 40% 20% 40%

Activitate Proiecte mici (2.5K LOC) Proiecte mari (500K LOC)

Analiz/cerine 10% 30%

Design 20% 20%

Cod 25% 10%

Testare de unitate

20% 5%

Integrare 15% 20%

Testare de sistem 10% 15%

prototip Partea nti a proiectului = dezvoltarea prototipului

- prototipul experimenteaz alternativele posibile, atunci cnd exist neclariti/inceritudini despre ce i cum va realiza proiectul - trebuie s se obin rapid i ieftin (elimin prile grele, costisitoare, folosete simulatoare, sacrific vitez de execuie, robustee, securitate) - mbuntit iterativ, pn cnd se lmuresc toate aspectele

Partea a doua a proiectului = dezvoltarea sofware-ului livrabil

- realizarea proiectului adaugnd la prototipul creat (prototip evolutiv) sau refcnd totul (cu tehnici mai bune)

Cerine

Design

Implementare

Testare

Design

Implementare

Testare

ntreinere

Avantaje - risc partajat cu beneficiarul, risc mai mic pentru proiect

Dezavantaje - pe durata realizrii prototipului: - schimbri dese pentru dezvoltatori - risc de impact negativ asupra clientului (prototipul este nefiabil, cu

performane mai sczute...) Sugestii

- fixeaz numrul de iteraii pentru prototip - atenie la versionare

incremental = utilizatorul primete incremente ale produsului (aceste incremente pot fi dezvoltate dup orice alt model)

Avantaje - utilizatorul primete devreme ceva (ajut la evitarea adugarii unor

funcionaliti inutile sau omiterii unor funcionaliti) - monitorizare simpl - elimina riscul integrarii tuturor modulelor la sfarsit (varianta big-bang)

Dezavantaje -risc s nu planifici bine secvena de dezvoltare incremental

model n spiral 4 cicluri, fiecare ciclu cu etapele cerine, design, dezvoltare, verificare/testare

ciclul 1 nivel conceptual (cerine de business/ model conceptual/ verficare model conceptual/analiz riscuri)

ciclul 2 - nivel sistem (cerine sistem/design logic/ primele dezvoltri/evaluri)

ciclul 3 - nivel subsistem ciclul 4 nivel unitate

>>> deployment (productie, suport) Avantaje

- integrare mai bun a schimbrilor Dezavantaje

- risc s nu realizezi produsul dorit

Testare Cerinte

Implementare

Design

Model conceptual

Cerinte business

Ilustrare model

Analiza risc

Design logic

Cerinte sistem

Primul build

Testare

Cerinte subsisteme

Testare

Design susbisteme

A doua implementare

Cerinte unitati

Design detaliat

Testare

Implementare finala

Instalare/producie/ operare/suport

model RUP