Ghid

1

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

MBUNTIREA PROCESULUI DE UTILIZARE A FONDURILOR PENTRU FINANAREA CHELTUIELILOR CU

DELEGAREA, DETAAREA I TRANSFERUL PERSONALULUI N INTERES DE SERVICIU

Aprobat: Director Marcel GHI Avizat: ef birou Croitoru Ion Elaborat: Calot George auditor superior

Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public in tern. Acest document constituie un model general de planificarea i realizare a misiunilor de audit public intern al performanei.

Bucureti 2014

2

CUPRINS

INTRODUCERE 3ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII 51.1 Iniierea auditului 5

1.1.1 Ordinul de serviciu 5 1.1.2 Declaraia de independen 7 1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public al performanei 9

1.2 edina de deschidere 11 1.2.1 Minuta edinei de deschidere 11

1.3 Colectarea i prelucrarea informaiilor 12 1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin 12 1.3.2 Studiu preliminar 22

1.4 Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern 48 1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor 48 1.4.2 Chestionarul de control intern 52 1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern 57

1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern al performanei 66 1.5.1 Programul misiunii de audit public intern al performanei 66

ETAPA II. Intervenia la faa locului 682.1 Colectarea i analiza probelor de audit 68

2.1.1 Obiectiv 1: Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu Activitatea 1.1 Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. Activitatea 1.2. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport. Activitatea 1.3 Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu.

68

2.1.2 Obiectivul 2: Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu Activitatea 2.1 Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor.

102

2.2 Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit 109 2.2.1 Nota centralizatoare a documentelor de lucru 109

2.3 edine de nchidere 110 2.3.1 Minuta edinei de nchidere 110

ETAPA III. Raportarea rezultatelor misiunii 112 Proiectul Raportului misiunii de audit public al performanei 112 Raportul misiunii de audit public al performanei 126 Sinteza raportului misiunii de audit public intern performanei 140

SUPERVIZAREA 144 Nota de supervizare a documentelor 144

ETAPA IV. Urmrirea recomandrilor 145 Fia de urmrire a implementrii recomandrilor 145

3

Introducere Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei ,,mbuntirea

procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu reprezint un model practic de desfurare a unei astfel de misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei proceduri. Ghidul poate fi utilizat de auditorii interni din cadrul entitilor din sectorul public i n acelai timp poate reprezenta suportul pentru realizarea, de ctre fiecare structur de audit intern a unor ghiduri practice privind auditul public intern al performanei.

Ghidul a fost elaborat n conformitate cu atribuiile UCAAPI prevzute la art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern. Aceast activitate se nscrie n demersul constant al UCAAPI de a dezvolta i implementa metodologii i proceduri uniforme, bazate pe standarde internaionale.

La elaborarea acestui model de ghid practic s-a avut n vedere definiia auditului performanei din cadrul normativ naional, potrivit creia auditului performanei este o activitate care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele.

Obiectivul principal al misiunilor de audit public intern al performanei l reprezint evaluarea modului n care entitatea utilizeaz fondurile din punct de vedere al economicitii, eficienei i eficacitii i ofer recomandri privind mbuntirea alocrii i cheltuirea banului public i utilizrii resurselor.

n realizarea misiunilor de audit public intern al performanei, auditorii interni ncearc s rspund la dou probleme, respectiv dac s-a lucrat n mod corect i dac s-a atins obiectivul stabilit. In primul caz se urmrete dac deciziile au fost implementate corespunztor i dac s-a respectat cadrul normativ si procedural n concordanta cu politica stabilita, iar in al doilea caz se analizeaz daca politicile adoptate au fost implementate corespunztor si resursele au fost utilizate eficient.

Pentru realizarea misiunilor de audit public intern al performanei auditorii apeleaz la proceduri i tehnici specifice, unele dintre ele preluate din alte domenii de activitate, ns care conduc la obinerea unei imagini pertinente domeniului supus auditului performanei.

n vederea transpunerii n practic a aspectelor teoretice i metodologice referitoare la activitile desfurate n cadrul etapei Intervenia la faa locului, ghidul conine o abordare practic cu privire la utilizarea benchmarking-ului prin comparaii generale ntre entiti.

n acest sens, ghidul practic reprezint o abordare sistematic a problematicii referitoare la utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor, n cuprinsul acestuia fiind prezentate procedurile i documentele specifice utilizate cu ocazia derulrii unei misiuni de audit intern.

Ghidul reprezint un model care poate orienta structurile de audit intern din entitile publice n vederea realizrii misiunilor de audit al performanei.

Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i documentelor specifice structurate pe etapele derulrii unei misiuni de audit intern stabilite prin normele generale, astfel:

4

- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de colectarea i prelucrarea informaiilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i succesiunea documentelor;

- n etapa Intervenia la faa locului au fost elaborate documente pentru a prezenta modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul crora sunt stabilite constatrile care vor fi menionate n Raportul de audit public intern al performanei;

- n etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urmrit elaborarea unui model de Raport de audit public intern al performanei structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare astfel nct acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit, aria de cuprindere, constatrile, concluziile auditului i recomandrile formulate;

- n etapa Urmrirea recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate.

Obiectivele misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu au fost urmtoarele:

Realizarea unor estimri anuale care s asigure o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu

Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu

5

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei ,,mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a activitilor specifice i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n continuare.

Etape Proceduri Cod Documente

Elaborarea Ordinului de serviciu

P-01 Ordinul de serviciu

Elaborarea Declaraiei de independen

P-02 Declaraia de independen

Iniierea misiunii de audit public intern al performanei

Elaborarea Notificrii privind declanarea misiunii de audit public intern al performanei

P-03 Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern al performanei

edina de deschidere P-04 Minuta edinei de deschidere Constituirea/actualizarea dosarului permanent

P-05 Chestionarul de luare la cunotin Colectarea i prelucrarea informaiilor

Prelucrarea i documentarea informaiilor

P-06

Studiul preliminar

Evaluarea riscurilor

P-07

Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor Chestionarul de control intern

Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern

Evaluarea controlului intern

P-08 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern

Pregtirea misiunii

Elaborarea Programului misiunii de audit public intern al performanei

P-09

Programul misiunii de audit public intern al performanei

Teste Efectuarea testrilor i formularea constatrilor

P-10 Chestionar list de verificare - CLV; foi

de lucru; interviuri; chestionare etc. Analiza problemelor i formularea recomandrilor

P-11 Fi de Identificare i Analiz a Problemei - FIAP

Colectarea i analiza probelor de audit

Analiza i raportarea iregularitilor

P-12 Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor FCRI

Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit

P-13

Nota centralizatoare a documentelor de lucru

Intervenia la faa locului

edina de nchidere P-14 Minuta edinei de nchidere Elaborarea proiectului Raportului misiunii de audit public intern al performanei

P-15 Proiectul Raportului misiunii de audit public intern al performanei

Transmiterea proiectului Raportului misiunii de audit public intern al performanei

P-16 -

Elaborarea proiectului Raportului misiunii de audit public intern al performanei

Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere Raportul misiunii de audit public intern al performanei

P-18 Raportul misiunii de audit public intern al performanei

Raportarea rezultatelor misiunii

Elaborarea Raportului misiunii de audit public intern al performanei

Difuzarea Raportului misiunii de audit public intern al performanei

P-19 -

Urmrirea recoman-drilor

Urmrirea recomandrilor

P-21 Fi de urmrire a implementrii recomandrilor

S

U

P

E

R

V I

Z

A

R

E

A

P-20

6

Entitatea public Direcia de Audit Public Intern Nr. 5/12.01.2014

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 13, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, a Planului de audit intern pentru anul 2014 i a practicii n domeniul auditului intern, n perioada 01.02 -10.03.2014, se va efectua o misiune de audit intern privind mbuntirea procesului de utilizarea a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.

Perioada cuprins n auditare: 01.01. 2011 31. 12. 2013 Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri dac fondurile alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i eficacitate.

Obiectivele generale al misiunii l reprezint analiza procesului de utilizare a fondurilor

destinate finanrii cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu i urmrirea dac acestea sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i eficacitate n ceea ce privete:

Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu;

Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu

Echipa de audit este format din: tefnescu Ileana, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern; Petrescu Maria, auditor principal.

Supervizor al misiunii de audit public intern al performanei este domnul Miulescu Ion director Direcia de Audit Public Intern

Director Direcia de Audit Public Intern,

Miulescu Ion

7

Entitatea public Direcia de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Petrescu Maria Misiunea de audit public intern: mbuntirea procesului de utilizarea a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu Data: 132.01.2014 Nr. crt. Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii Da Nu

1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public intern al performanei?

X

2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de audit public intern al performanei?

X

3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? X

4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? X

5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce va fi auditat? X

6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat? X

7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?

X

8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? X

9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi auditat? X

10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de entitatea/structura ce va fi auditat?

X

11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii? X

12. Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public intern?

X

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul 3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

Auditor intern, Director Direcia de Audit Public Intern,

Petrescu Maria Miulescu Ion

8


DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: tefnescu Ileana Misiunea de audit public intern: mbuntirea procesului de utilizarea a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu Data:13.01.2014 Nr. crt. Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii Da Nu

1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public intern al performanei?

X

2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de audit public intern al performanei?

X

3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? X

4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? X

5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce va fi auditat? X

6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat? X

7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?

X

8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? X

9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi auditat? X

10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de entitatea/structura ce va fi auditat?

X

11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii? X

12. Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public intern?

X

1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul acestei structuri 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: DA 3. Dac da, explicai cum anume: Analiza i examinarea activitilor n cadrul DGAPA de care a fost responsabil domnul Georgescu Vasile inclusiv formularea i prezentarea concluziilor, se vor realiza pe perioada de derulare a misiunii de ctre domnul Popescu Ion.

Auditor intern, Director Direcia de Audit Public Intern,

tefnescu Ileana Miulescu Ion

9


Nr. 10/14.01.2014

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

Ctre: Marian IONESCU, Director Direcia Financiar Contabilitate Sorin PROTOPOPESCU, ef serviciu Serviciul financiar i buget Nadia IONSECU, ef birou Birou Contabilitate Nicolae MANOLESCU, Birou metodologie i drepturi salariale pentru activitatea

intern

De la: Ion MIULESCU, Director - Direcia de Audit Public Intern

Referitor la: Misiunea de audit intern mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 01.02-

10.03.2014 s efectum aceast misiune de audit intern. Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri dac fondurile alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i eficacitate.

Obiectivele generale al misiunii de audit public intern de performan l reprezint analiza procesului de utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i urmrirea dac acestea sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i eficacitate n ceea ce privete:

1. Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu;

2. Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.

Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a edinei de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:

a. prezentarea auditorilor; b. prezentarea i documentarea obiectivelor misiunii;

10

c. scopul misiunii de audit; d. modalitatea de desfurare a misiunii, persoanele de contact; e. alte aspecte.

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la

dispoziie documentaia necesar privind: planificarea, organizarea si controlul activitilor auditabile, legile i reglementrile aplicabile, organigrama entitii, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile operaionale de lucru, rapoartele de activitate etc.

Pentru eventualele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rog s contactai pe doamna tefnescu Ileana, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern sau pe eful structurii de audit intern, domnul Miulescu Ion.

Director Direcia de Audit Public Intern, Miulescu Ion

11

PREGTIREA MISIUNII Direcia de Audit Public

Intern edina de deschidere Data: 05.02.2014

Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea,

detaarea, transferul personalului n interes de serviciu. Document redactat de: tefnescu Ileana /Petrescu Maria auditori interni Supervizat: Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanilor:

Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr.

telefon E-mail Semntura

Miulescu Ion Director DAPI tefnescu Ileana Auditor intern DAPI Petrescu Maria Auditor intern DAPI Ionescu Marian Director DFC

Protopopescu Sorin ef serviciu Serviciul financiar i buget

Ionescu Nadia ef birou Biroul contabilitate

Manolescu Nicolae ef birou

Birou metodologie i drepturi salariale pentru activitatea

intern

B. Stenograma edinei

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;

- prezentarea caracteristicilor auditului performanei, particularitile i flexibilitatea acestuia, comparativ cu auditul de regularitate;

- prezentarea temelor si obiectivelor auditului performanei care se va realiza i prioritile stabilite. Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire la temele propuse n vederea efecturii unui audit al performanei fiind n totalitate de acord cu acestea i recunoscnd existena posibilitilor de mbuntire a activitii;

- specificarea tipului de abordare a auditului performanei: orientarea pe rezultate; - prezentarea etapelor de realizare ale metodologiei auditului performanei; - analizarea obiectivelor domeniului auditat, criteriile care au stat la baza elaborrii

acestora, modul de fundamentare i resursele necesare astfel nct acestea s poat fi realizate; - stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii

informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.);

- convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a.;

- stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit); - explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate.

12

PREGTIREA MISIUNII Direcia de Audit Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor Data: 06.02.2014

Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea,

detaarea, transferul personalului n interes de serviciu. Document redactat de: tefnescu Ileana/Petrescu Maria auditori interni Supervizat : Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern

Chestionar de luare la cunotin

Nr. crt. NTREBAREA DA NU OBS.

A. Cunoaterea contextului socio-economic 1. Pot fi identificate entiti care elaboreaz strategia

Guvernului n diverse domenii ? X Foaie de lucru

2. Pot fi identificate alte entiti care asigur reprezentarea statului romn i Guvernului pe plan intern i extern? X

Foaie de lucru

3. Pot fi identificate entiti care au n subordonare, coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti? X

Foaie de lucru

4. Pot fi identificate entiti care deruleaz bugete asemntoare? X

Foaie de lucru

5. Pot fi identificate entiti care au un numr de personal aproximativ egal cu cel al entitii? X

Foaie de lucru

6. Pot fi identificate entiti care dein structuri proprii de formare profesional? X

Foaie de lucru

7. Structura organizatoric a direciei este conceput astfel nct s asigure realizarea atribuiilor stabilite prin ROF? X

8. Se respect prevederile legale cu privire la organizarea i conducerea contabilitii?

X

Contabilitatea este organizat i condus ntr-un compartiment distinct. Contabilitatea asigur nregistrarea drepturilor constatate, veniturilor ncasate, angajamentelor bugetare, plilor de cas i a cheltuielilor efective potrivit subdiviziunilor clasificaiei bugetare i a bugetului aprobat.

9. Prin aciunile ntreprinse la nivelul direciei se asigur respectarea principiilor dreptului bugetar? X

10. Procesul bugetar satisface nevoile entitii? X 11. Exist o comunicare cu structurile entitii pentru a stabili

nevoile acestora? X

12. Exist o monitorizare a performanei procesului bugetar? - - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere. 13. Atribuiile generale ale direciei sunt definite? X 14. Obiectivele specifice procesului bugetar sunt definite la

nivelul structurii organizatorice cu atribuii n domeniu, din cadrul direciei?

X

15. Sunt efectuate analize i sinteze cu privire la finanarea unitilor i activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate?

- - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere.

16. Cheltuielile de personal sunt monitorizate corespunztor? - - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere. 17. n situaia apariiei unor dificulti, structurile

organizatorice din cadrul entitii tiu cum s acioneze? X

13


18. Numrul de rectificri bugetare este ridicat? X n anii 2012 i 2013 au fost 3 respectiv 4 rectificri bugetare. 19. Sunt repartizate creditele bugetare pe capitole i titluri de

cheltuieli? X

20. Deschiderea de credite se realizeaz la momentul oportun? X 21. Obligaiile ctre furnizori sunt decontate la timp i n

conformitate cu prevederile bugetare? X

22. Cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu sunt identificate i programate avnd la baz o analiz corespunztoare? X

Nu exist o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu deplasarea, detaarea, transferul att n momentul elaborrii bugetului anual i n momentul rectificrii bugetare.

23. Exist o baz de date cu furnizorii poteniali de servicii de transport i turistice? X

24. Sunt cazuri n care serviciile turistice i de transport au fost decontate la tarife mai mari dect cele de pe pia? - - Foaie de lucru

25. La nivelul entitii au fost luate msurile necesare pentru organizarea i exercitarea CFPP?

X

Organizarea i exercitarea activitii CFPP se desfoar ntr-un compartiment distinct, iar persoanele, care exercit CFPP nu sunt implicate n efectuarea operaiunilor supuse controlului. Personalului care exercit CFPP i s-a asigurat un sistem de salarizare stimulativ.

26. Exist o structur distinct care fundamenteaz fondurile necesare pentru plata drepturilor de personal? X

Biroul metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern.

27. Se realizeaz prin buget coordonarea activitilor entitii astfel nct s se asigure atingerea obiectivelor? X

28. Exist un stat de funcii aprobat pentru Direcia Financiar Contabilitate?

X

Necesarul de resurse umane a fost evaluat la 35 persoane, conducerea direciei manifestnd interes pentru ocuparea tuturor posturilor. Dei nu s-a putut realiza acest obiectiv, numrul de posturi a fost ocupat n permanen n proporie de 80%.

29. Numirea pe post se face n funcie de rezultatul concursului?

X

Personalul din cadrul direciei are studii economice superioare de specialitate. Conducerea entitii a urmrit ca prin procesul de recrutare s se ocupe posturile de ctre persoane care dein competene n conformitate cu denumirea, nivelul i scopul principal al postului.

30. Personalul care i desfoar activitatea n cadrul Direciei Financiar Contabilitate are o calificare corespunztoare? X

Ponderea personalului calificat a crescut cu 10% n anul 2012 fa de anul 2011, iar n anul 2013 a rmas constant. Totui, se constat o diferen pe medii ntre structurile direciei.

31. Competenele funcionarilor sunt evaluate periodic? X

n anul 2013 au fost derulate programe de evaluare prin intermediul Direciei de Perfecionare Profesional.

32. Cunotinele, abilitile i valorile necesare pe care trebuie s le dein personalul sunt identificate i solicitate prin fia postului?

X n Fia postului sunt specificate cunotinele, abilitile i valorile pe care trebuie s le dein persoana care ocup postul.

33. Conducerea asigur un feedback regulat cu personalul? X 34. Exist o bun comunicare, recunoatere i un bun nivel de

decizie la nivelul direciei? X

35. Exist un sistem de promovare al personalului la nivelul X

14


direciei? 36. Rspunderile unui post sunt definite n fia postului? X 37. Personalul i cunoate competena alocat n vederea

realizrii activitilor repartizate? X Periodic, personalul i manifest interesul de a participa la forme de pregtire profesional.

38. Cursurile de formare profesional urmate de persoanele din cadrul Direciei Financiar Contabilitate sunt corelate cu nevoile acestora?

X Personalul a participat la 60% din cursurile solicitate sau care le-au fost recomandate.

39. Persoanele sunt ncurajate s i dezvolte abilitile prin pregtire adecvat? X

Persoanele n vrst de peste 50 ani nu manifest interes pentru a i dezvolta abilitile.

40. Este asigurat stabilitatea personalului n cadrul Direciei Financiar Contabilitate? X

n anul 2011 personalul s-a redus cu circa. 8-9%, iar n perioada 2012-2013 a rmas constant.

41. Exist preocupri din partea conducerii direciei n domeniul perfecionrii pregtirii profesionale a salariailor?

X

42. Exist un sistem de motivare a personalului? - - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere. 43. Motivarea moral este o practic n cadrul Direciei

Financiar - Contabilitate? - - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere.

44. Planul de instruire al personalului reflect nevoia de dezvoltare a abilitii de lucru n echip? X

45. Exist programe de mbuntire a condiiilor de lucru? - - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere. 46. Rezultatele individuale sunt apreciate? X

. B. Cunoaterea contextului organizaional 1. Activitatea financiar-contabil este organizat n cadrul

unei structuri distincte care are obiective clar definite? X

2. Cum este organizat direcia?

- -

Serviciul financiar i buget. Biroul contabilitate. Biroul metodologie i drepturi sociale pentru activitatea intern. Compartiment control financiar preventiv propriu pentru activitatea intern.

3. Structura organizatoric a direciei rspunde cerinelor entitii i/sau mediului n care acioneaz? X

Structura organizatoric asigur realizarea tuturor atribuiilor stabilite prin ROF.

4. Statul de funcii corespunde posturilor existente? X 5. Nivelul de conducere are putere decizional? X 6. Nivelurile de conducere sunt reduse?

X Personalul care ocup funcii de conducere reprezint 12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei.

7. Sarcinile posturilor de conducere difer de cele ale posturilor de execuie? X

8. Exist fie pentru toate posturile din cadrul direciei? X Exist fie i pentru posturile vacante. 9. Fiele posturilor definesc clar condiiile specifice ale

posturilor? X

10. Fiele posturilor stabilesc sarcinile posturilor? X 11. Sarcinile posturilor sunt stabilite n funcie de

complexitatea activitilor stabilite? X

12. Este respectat principiul echilibrului dintre sarcini i competene? X

13. Care sunt obiectivele generale ale direciei cu privire la procesul bugetar? - -

Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de planificare n conformitate cu principiile i regulile bugetare.

15


Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea instrumentelor de planificare i monitorizare a cheltuielilor n conformitate cu principiile i regulile bugetare.

14.

Care sunt obiectivele specifice ale direciei cu privire la procesul bugetar? - -

Elaborarea unor proceduri de colectare a informaiilor de la structurile entitii pentru susinerea activitii de planificare bugetar. Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de conducerea entitii. Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita creditelor bugetare aprobate de Guvern, n termenele legale. Asigurarea unui sistem eficient privind administrarea i utilizarea fondurilor publice alocate. mbuntirea activitii lunare de monitorizare a cheltuielilor bugetare.

15. Exist un circuit al documentelor n cadrul direciei? X 16. Toate documentele elaborate la nivelul direciei sunt

cuprinse n circuitul documentelor? X

17. Managementul are preocupri pentru asigurarea unei infrastructuri compatibile cu cerinele procesului bugetar? X

La nivelul entitii exist o infrastructur corespunztoare care permite comunicarea cu toate structurile entitii.

18. Exist organigram la nivelul direciei? X 19. Organigrama exprim relaiile funcionale? X 20. Ocupantul postului ndeplinete cerinele postului? X 21.

Care sunt relaiile de subordonare? - - Direcia este subor-donat ministrului, secretarilor de stat care au competene n domeniu i secretarului general.

22. Care sunt relaiile de cooperare dintre Direcia Financiar - Contabilitate i celelalte structuri ale entitii? - -

Relaii de cooperare pe domenii de competen cu structuri din cadrul aparatului propriu al ministerului i din cadrul unitilor subordonate.

23. Relaiile de autoritate sunt definite la nivelul posturilor? X 24. Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile

de conducere i cele de execuie? X

25. Delegarea de competene asigur continuitatea activitii? X 26.

Relaiile definite la nivelul direciei asigur reprezentarea direciei n cadrul entitii i n afara acesteia? X

Entitatea are o bun colaborare cu structurile funcionale din cadrul entitii, cu structurile teritoriale subordonate, precum i cu ceilali ordonatori de credite.

27. Exist o diagram funcional la nivelul direciei? X 28. Concordana cerinelor postului cu caracteristicile

titularului asigur corespondena dintre volumul, natura i complexitatea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor postului cu aptitudinile, deprinderile i experiena acestuia?

X Managementul nu a manifestat interes pentru monitorizarea gradului de ncrcare a personalului

.. C. Cunoaterea funcionrii Direciei Financiar - Contabilitate 1. La nivelul direciei este definit un sistem de politici i

proceduri? X Ca urmare a implementrii Sistemului de control managerial la nivelul entitii

2. Organizarea i desfurarea activitii financiar-contabile X

16


respect metodologia i legislaia n vigoare? 3. n cadrul departamentului au fost elaborate proceduri

operaionale? X Ca urmare a implementrii Sistemului de control managerial la nivelul entitii.

4. Procedurile de lucru acoper toate activitile? X 5. Procedurile de lucru definesc corect responsabilitile? X

6. Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariaii din cadrul direciei? X

7. Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor? X

8. Derularea activitilor asigur conformitatea cu procedurile elaborate? X

9. Exist un ROF la nivelul direciei? X 10. ROF - ul definete corect atribuiile direciei? X 11. Conducerea direciei are competene n domeniul

financiar-contabil? X Toate persoanele cu funcii de conducere din cadrul direciei au studii economice su-perioare de specialitate.

12. Salariaii din cadrul direciei cunosc importana procesului bugetar i rolul su la realizarea obiectivelor entitii? X

13. Nivelul obiectivelor este astfel stabilit nct s se asigure realizarea lor? X

14. Atribuiile specifice sunt acoperite n totalitate de sarcini stabilite prin fia postului? X

15. Competenele la nivelul posturilor sunt stabilite? X 16. Pentru posturile de conducere i execuie sunt stabilite

obiective individuale? X Prin Fiele posturilor i Rapoartele de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarilor publici.

17. Persoanele din cadrul direciei au competena necesar pentru realizarea sarcinilor stabilite prin fiele posturilor? X

Fundamentarea proiectului de buget Monitorizarea execuiei bugetare Organizarea i conducerea evidenei contabile Elaborarea situaiilor financiare

18. Obiectivele individuale decurg i acoper obiectivele specifice ale Direciei Financiar Contabilitate?

X

Obiectivele specifice ale direciei sunt acoperite n totalitate de obiectivele indivi-duale ale personalului stabilite prin Fiele posturilor i Rapoartele de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarilor publici.

19.

Performana procesului bugetar este msurat i sunt determinate tendinele? X

Nu exist o metodologie de lucru care s cuprind norme precise privind modul de estimare a fondurilor bugetare care urmeaz a fi cuprinse n proiectele de buget.

20. Rezultatele sunt monitorizate pentru a asigura mbuntirea activitii? - -

Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere.

21. Care sunt registrele de eviden conduse la nivelul direciei?

- -

Registrul Cartea mare; Registrul inventar; Registrul jurnal; Registrul de cas; Registrul privind operaiunile prezentate la viza de CFP Registrul riscurilor

22. n procesul de elaborare i execuie bugetar se are n vedere i o gestionare a riscurilor?

X

Ca urmare a implementrii Sistemului de control managerial la nivelul entitii, a fost implementat PO ,,Managementul riscu-lui. Prin aplicarea a-cestei proceduri la nivelul direciei s-a elaborat i se actualizeaz periodic Registrul riscurilor.

23. Exist un registru de coresponden la nivelul direciei? X 24. Documentele primite la nivelul direciei se nregistreaz i X

17


repartizeaz pentru soluionri? 25. Posturile de lucru asigur flexibilitatea n realizarea

activitilor repartizate? X

26. Cum este realizat coordonarea i supervizarea activitilor desfurate la nivelul direciei?

- -

Persoana responsabil cu realizarea unei activiti prezint con-ductorului structurii documentele n care se concretizeaz activitatea desfurat, nsoite de documentele justificative aferente. Persoana responsabil cu supervizarea: - ofer instruciunile necesare desfurrii activitii; - verific realizarea corect a activitilor; - verific existena documentelor justificative; - verific dac activitile sunt realizate n perioada i la termenele stabilite.

27. Strategia entitii n domeniul bugetar ine cont de necesitile Programului de guvernare? X

28. Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele generale ale entitii ? X

Strategia bugetar a facilitat implementarea programelor i strategiei entitii.

29. Personalul din cadrul direciei cunoate strategia entitii i politica bugetar? X

30. La elaborarea strategiei sunt luate n considerare toi factorii care pot manifesta influene? X

Au fost luai n considerare factorii politici, economici, sociali i tehnologici.

31. Sunt realizate studii de pia i sunt utilizate n dezvoltarea politicilor i strategiilor? - -


31. Personalul direciei este informat cu privire la eventualele modificri ale calendarului bugetar aferent fiecrui an? X

32. Personalul direciei cunoate fazele procesului bugetar? X 33. Personalul cunoate i nelege prevederile din Scrisoarea

cadru pe baza crora se elaboreaz proiectul de buget? X

34. La elaborarea proiectului de buget sunt luate n considerare i opiniile structurilor din cadrul entitii? X

35. Sunt realizate studii i analize i sunt utilizate pentru ncadrarea cheltuielilor n limitele stabilite prin Scrisoarea cadru? X

Totui, la nivelul entitii nu exist o metodologie de lucru care s cuprind norme precise privind modul de estimare a fondurilor bugetare care urmeaz s fie cuprinse n proiectele de buget.

36. Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o analiz comparativ ntre plile efective i prevederile iniiale precum i ntre prevederile definitive i prevederile iniiale?

X

37. Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o analiz a tendinelor preurilor/tarifelor pentru principalele bunuri i servicii de care entitatea are nevoie pentru a-i desfura activitatea?

- -


38. Exist o persoan responsabil cu monitorizarea cheltuielilor pe parcursul execuiei bugetare? X

39. Monitorizarea execuiei bugetare asigur un grad adecvat de utilizare a fondurilor? X

40. Solicitrile de deschidere de credite au la baz o analiz a fondurilor puse la dispoziie anterior precum i gradul de ncasare a veniturilor bugetare?

X

18


41. Necesitatea unei pli este fundamentat pe baz de documente justificative, ntocmite n conformitate cu dispoziiile legale?

X

42. Sunt identificate soluii corespunztoare pentru recuperarea sumelor reprezentnd pli n avans i nejustificate prin bunuri livrate, lucrri executate sau servicii prestate?

X

43. Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele generale ale entitii? X

44. Instrumentele utilizate i rezultatele obinute sunt compatibile cu obiectivele direciei? X

45. Activitile desfurate de managementul direciei converg ctre realizarea obiectivelor i intelor de performan ale entitii?

X

46. Sistemul informaional asigur managementului informaiile necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alt natur?

X

47. Sistemul informaional asigur o colectare, transmitere i prelucrare eficient a informaiilor utilizate n cadrul procesului bugetar?

X

Sistemul informaional existent privind evidena i raportarea n execuie a cheltuielilor nu poate furniza date privind trendul real al cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul, care s permit identificarea i programarea anual a acestor cheltuieli.

48. Exist definit o politic clar de gestiune a informaiilor? X 49. Informaiile gestionate sunt utilizate eficient? X 50. Accesul la informaii este stabilit pe nivele ierarhice? X 51. Exist preocupri din partea managementului pentru

implementarea unor tehnologii i echipamente noi? X

52. Strategiile de comunicare sunt adaptate la cerinele impuse de nevoile actuale? X

53. Personalul direciei are acces la internet, intranet, etc.? X 54. Exist o procedur de securitate pentru sistemul

informatic din cadrul direciei? X Politica de securitate implementat la nivelul entitii.

55. Exist o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic al direciei? X

56. Accesul n sistemul informatic al direciei se face printr-o parol de acces? X

Fiecare salariat din cadrul direciei are parol proprie

57. Exist o procedur de schimbare periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic al direciei? X

Parolele de acces care permit accesul la PC salariailor din cadrul direciilor nu au fost schimbate niciodat.

58. Echipamentele de calcul din cadrul direciei sunt prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall s.a.?

X

59. Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate periodic? X

60. Exist softuri implementate pentru toate activitile care se desfoar n cadrul direciei? X

61. Documentele n format electronic sunt standardizate astfel nct s faciliteze accesul persoanelor interesate? X

62. Gestiunea informaiilor acoper tipul de date colectate? X

D. Probleme i reforme n cadrul direciei 1. Care sunt principalele problemele la nivelul direciei? - - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere

19


2. Schimbrile din mediul extern sunt luate n calcul n procesul de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor?

- - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere

3. Care sunt reformele la nivelul direciei? - - Se va finaliza n cadrul edinei de deschidere ..

Auditor intern, Supervizor, tefnescu Ileana Miulescu Ion Petrescu Maria

Not:

Chestionarul de luare la cunotin recapituleaz ntrebrile importante al cror rspuns trebuie s fie cunoscut dac se dorete o bun nelegere a domeniului de auditat, pentru a defini corect domeniul de aplicare a misiunii de audit intern i a prevede organizarea activitilor i a msura importana acestora.

Acest document elaborat de auditor n funcie de cunotinele sale, de experiena sa i de ceea ce are nevoie s cunoasc. Acesta trebuie structurat, n general, pe cunoaterea contextului socio-economic, pe cunoaterea contextului organizatoric i a celui de funcionare a domeniului supus evalurii.

n afara faptului c, acest document permite o nelegere a domeniului, este necesar att pentru definirea corect a cadrului de realizare a misiunii de audit al performanei, pentru a cunoate organizarea activitilor i a msura importana activitilor, ct i pentru a pregti elaborarea chestionarelor de control intern.

20

PREGTIREA MISIUNII Direcia de Audit Public

Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor Data: 06.02.2014


detaarea, transferul personalului n interes de serviciu. Document redactat de: tefnescu Ileana /Petrescu Maria auditori interni Supervizat de: Miulescu Ion Director Direcia de Audit Intern

Foaie de lucru nr. 1

1. Elemente analizate: Cunoaterea contextului socio-economic n care entitatea ,,XX i desfoar activitatea 2. Descrierea constatrilor Pentru cunoaterea contextului socio-economic, n care entitatea i desfoar activitatea, echipa de audit a considerat necesar efectuarea unui studiu pentru a identifica i alte entiti care i desfoar activitatea n sectorul public, i care au atribuii, dimensiuni i deruleaz bugete asemntoare cu cele ale entitii ,,XX, astfel:

a. identificarea entitilor care elaboreaz i implementeaz strategia Guvernului n diverse domenii de activitate

Din analiza informaiilor publicate de site-rile Guvernului Romniei (www.guv.ro) i Ministerului Finanelor publice (www.mfinante.ro) au fost identificate din totalul de 47 entiti publice centrale un numr de 14 entiti publice care elaboreaz i implementeaz strategia guvernului n urmtoarele domenii: administraie public, finane publice, afaceri externe, transporturi i infrastructur, mediu, dezvoltare regional i turism, aprare naional, cultur, justiie, comunicaii, munc i protecie social, educaie tineret i sport, sntate i agricultur.

b. identificarea entitilor care asigur reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe

plan intern i extern Toate cele 14 entiti identificate la litera a., avnd atribuii n domenii strategice, sunt

mputernicite prin actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea acestora s asigure reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe plan intern i internaional.

c. identificarea altor entiti care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti Din analiza cadrului legislativ care reglementeaz modul de organizare i funcionare al entitilor

publice centrale analizate, au fost identificate un numr de 12 entiti care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti. Sintetic situaia acestora este reprezentat n urmtorul tabel:

Numr de entiti aflate n Nr.

crt. Entitatea subordinea coordonarea sub autoritatea 1. Entitatea nr. 1 cu atribuii n domeniul

administraie public i interne 31 1 -

2. Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice

4 - 2

3. Entitatea nr. 3 cu atribuii n domeniul transporturilor i infrastructurii

25 1 23

4. Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului 6 3 2 5. Entitatea nr. 5 cu atribuii n domeniul dezvoltrii

regionale i turismului 1 1 2

6. Entitatea nr. 6 cu atribuii n domeniul culturii 55 - 7 7. Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei 48 - - 8. Entitatea nr. 8 cu atribuii n domeniul

comunicaiilor 3 3 3

9. Entitatea nr. 9 cu atribuii n domeniul muncii i proteciei sociale

10 2 2

10. Entitatea nr. 10 cu atribuii n domeniul educaie 65 - -

21

tineret i sport 11. Entitatea nr. 11 cu atribuii n domeniul sntii 64 3 3 12. Entitatea nr. 12 cu atribuii n domeniul agriculturii 22 - 4

Tabelul nr. 1 Entiti care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte

entiti d. identificarea entitilor care deruleaz bugete asemntoare ca mrime Din analiza informaiilor furnizate de site-ul www.mfinante.ro au fost identificate un numr de 4

entiti publice care au derulat n perioada 2011-2013 bugete cuprinse ntre 800.000.- 1.700.000 mii lei, astfel:

- mii lei- Anul Nr.

crt. Entitatea

2011 2012 2013 1. Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice 947.298 1.215.384 1.685.547 2. Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului 852.416 1.085.389 1.582.580 3. Entitatea nr. 6 cu atribuii n domeniul culturii 803.584 989.800 1.193.067 4. Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei 1.015.385 1.285.310 1.670.471

Tabelul nr. 2 Entiti care n perioada 2011-2013 au derulat bugete aproximativ egale cu

entitatea ,,XX e. identificarea entitilor care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de personal aparat

central aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX Pe baza analizei cadrului legislativ, care reglementeaz organizarea i funcionarea entitilor

publice centrale analizate, au fost identificate un numr de 4 entiti care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de salariai la nivelul aparatului central aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX, care sunt prezentate n Tabelul nr. 3:

Anul Nr. crt.

Entitatea 2011 2012 2013

1. Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice 1.495 1.583 1.471 2. Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului

1.386 1.495 1.402

3. Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei 1.405 1.385 1.305 4. Entitatea nr. 9 cu atribuii n domeniul muncii i

proteciei sociale 1.515 1.475 1.395

Tabelul nr. 3 Entiti care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de salariai aparat central - aproximativ egal cu entitatea ,,XX

f. identificarea entitilor care dein structuri proprii de formare profesional Din analiza informaiilor furnizate de site-urile entitilor publice centrale i a cadrului normativ

care reglementeaz organizarea i funcionarea acestora n perioada 2011-2013, au fost identificate un numr de 2 entiti care au structuri proprii de formare profesional, respectiv Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice i Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei.

22

STUDIU PRELIMINAR

Prin acest studiu auditorii urmresc s neleag condiiile n care se desfoar, n cadrul entitii, activitatea de programare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor, s identifice i s analizeze problemele care mpiedic entitatea s i realizeze obiectivele n domeniu.

Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole astfel: Analiza domeniului auditabil; Stabilirea ariilor auditabile; Stabilirea ntrebrilor domeniului auditabil; Analiza obiectivelor domeniului auditabil; Analiza indicatorilor de performan; Analiza surselor de date utilizate de management. 1. Analiza domeniului auditabil 1.1. Prezentare general a entitii Entitatea public XX este organ de specialitate al administraiei publice centrale, cu personalitate

juridic, n subordinea Guvernului, ndeplinete sarcinile/atribuiile stabilite conform cadrului normativ de referin, n vederea aplicrii Programului de guvernare n domeniul su de competene i contribuie la elaborarea i implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei, asigurnd utilizarea prghiilor financiare, n concordan cu cerinele economiei de pia pentru stimularea iniiativei operatorilor economici.

Pentru ndeplinirea misiunii i dezvoltarea durabil, entitatea colaboreaz cu ministerele, organelecentrale de specialitate din subordinea Guvernului, precum i cu alte entiti ale administraiei publice centralei locale i cu organisme interesate. Astfel, entitatea ndeplinete urmtoarele funcii: a) de strategie, prin care se asigur elaborarea strategiei de punere n aplicare a Programului de guvernare n domeniul su de activitate; b) de reglementare i sintez, prin care se asigur elaborarea cadrului normativ i instituional necesar pentru realizarea obiectivelor strategice din domeniul su de activitate; c) de reprezentare, prin care se asigur, n numele statului romn i al Guvernului Romniei, reprezentarea pe plan intern i extern n domeniul su de activitate; d) de aplicare a prevederilor Tratatului de aderare a Romniei la Uniunea European, pentru domeniul economic i energetic; e) de autoritate de stat, prin care se asigur exercitarea controlului aplicrii unitare i respectrii reglementrilor legale n domeniul su de activitate, precum i al funcionrii instituiilor care i desfoar activitatea n subordinea sau sub autoritatea sa; f) de administrare a proprietii publice din domeniul su de activitate, prin operatorii economici care funcioneaz n subordinea i sub autoritatea sa.

Toate activitile entitii sunt realizate avnd la baz urmtoarele principii: a) coerena, stabilitatea i predictibilitatea n domeniul economiei i al energiei pe termen mediu; b) armonizarea cadrului legislativ cu reglementrile Uniunii Europene; c) ntrirea autoritii instituiei; d) perfecionarea managementului fondurilor publice;

PREGTIREA MISIUNII Direcia de Audit Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor Data: 06.02.2014


detaarea, transferul personalului n interes de serviciu. Document redactat de: tefnescu Ileana/ Petrescu Maria auditori interni Supervizat de: Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern

23

e) transparena activitii n toate domeniile sale de activitate; f) colaborarea cu partenerii sociali; g) asigurarea unui mediu de afaceri concurenial i predictibil.

Din punct de vedere al organizrii, entitatea are n componena sa 20 de structuri funcionale, astfel: - 3 cabinete ale demnitarilor; - 9 direci generale; - 3 direcii; - 2 servicii; - 1 compartiment.

De asemenea, n subordinea entitii se afl 17 entiti, n coorodnarea sa 7 entiti, iar sub autoritatea sa se afl 25 entiti

Pentru realizarea activitilor stabilite prin legi sau alte acte normative n vigoare, n anul 2013 entitatea a derulat un buget de 1.636.532 mii lei.

Activitatea entitii este influenat de schimbrile care intervin n mediul extern. n acest sens influena factorilor externi asupra activitilor entitii este prezentat n Tabelul nr. 1.

Nr. crt.

Categorie Impactul pe care l are asupra activitii entitii

Factori politici - schimbrile legislative la nivel european i naional; - influeneaz modalitatea de implementare a programelor i

strategiei entitii; - reforma administraiei publice centrale; - reorganizarea aparatului central din domeniul de activitate

respectiv; - instabilitatea politic generat de schimbrile frecvente la

nivelul managementului de top al entitii; - sincope n activitatea entitii;

- legislaie deficitar i adoptarea acesteia n contextul european;

- greuti n realizarea proiectelor finanate cu fonduri europene;

- adoptarea cu ntrziere a unor acte normative; - punerea n aplicare cu ntrziere a unor msuri i strategii de programe, care impun existena unor acte normative n domeniu;

- conflicte ntre reprezentanii principalelor partide politice; - realizarea cu dificultate a atribuiilor entitii att la nivel central ct i la nivel local;

1.

- lipsa unui aparat corespunztor care s asigure desfurarea eficient a activitii i controlul aplicrii n practic a legislaiei.

- lipsa unei cooperri ntre structurile teritoriale i aparatul central.

Factori economici - tipul sistemului economic (intervenia statului n economie); - suplimentarea/redirecionarea resurselor financiare curente;

- nivelul salarizrii stabilit pentru personalul din entitile publice descurajeaz specialitii din domeniu s se integreze n funcia public;

- entitatea nu-i poate exercita eficient atribuiile att timp ct nu reuete s atrag personal cu o pregtire profesional corespunztoare n structurile publice;

- puterea de cumprare a populaiei, ritmul de dezvoltare economic etc.;

- nivelul de trai al populaiei influeneaz n mod direct nevoia de servicii publice de calitate a populaiei;

- poziia internaional a rii; - relaiile bilaterale ale Romniei cu ri din diferite zone geografice pot atrage surse suplimentare de finanare a unor proiecte naionale respectiv, o cretere a lichiditilor pe piaa financiar naional;

2.

- situaia economic a rii (produsul intern brut, balana plilor, nivelul inflaiei, cursul valutar leu-euro).

- elaborarea unor strategii /programe n funcie de situaia economic a rii;

- reducerea cheltuielilor publice poate conduce la o structur de personal neconform cu nevoile entitii.

Factori sociali - structura social a populaiei; - modificarea strategiilor/programelor n funcie de structura

social; - raportul dintre populaia rural i urban sau ponderea

fiecreia n totalul populaiei; - modificarea strategiilor/programelor n funcie de raportul dintre

populaia rural i urban; - ocrotirea sntii (numrul de medici la 1000 locuitori); - lipsa unor condiii minime pentru ocrotirea sntii, poate

influena migraia forei de munc, n timp ce un nivel redus al veniturilor salariale conduce la imposibilitatea achiziionrii unor materiale medico-sanitare de care populaia are nevoie;

- evoluia exigenelor populaiei reflectat n modificarea cererii pentru servicii;

- modificarea strategiilor/programelor n funcie de nevoia populaiei;

- nevoia de educaie permanent (ponderea cheltuielilor cu nvmntul n PIB);

- lipsa unor instituii care s furnizeze servicii de educaie i cultur la un nivel corespunztor cu nevoile populaiei, poate determina migraia persoanelor cu astfel de aspiraii, ctre zone geografice ale rii n care aceste servicii sunt mai dezvoltate;

3.

- numrul i structura populaiei pe vrste, sexe, i socio-profesional.

- n cazul apariiei unor profesii noi, entitatea nu reuete s atrag un numr corespunztor de specialiti din aceste domenii pentru ocuparea posturilor vacante din aparatul central sau local. Impactul negativ const n lipsa specialitilor necesari realizrii atribuiilor noi ale entitii;

- n condiiile n care entitatea nu reuete s-i asigure un echilibru

24

din punctul de vedere al structurii salariailor pe vrste i sexe, exist riscul de a nu-i asigura continuitatea activitii pe timp mediu sau lung.

Factori tehnologici - inovaiile industriale; - costuri cu pregtirea profesional a personalul n domeniul IT; - licenele cumprate; - adaptarea strategiilor/programelor la cerinele impuse de soft-uri; - gradul de infuzie cu tehnologie de vrf; - introducerea de noi tehnologii implic creterea cheltuielilor cu

investiiile, precum i cu cele aferente specializrii personalului; - sistemele informaionale i de comunicare complexe; - adaptarea strategiilor de comunicare la cerinele impuse de

nevoile societii informaionale; - costuri ridicate generate de implementarea acestor sisteme de

comunicare; - creterea impactului documentelor electronice; - standardizarea documentelor n format electronic, astfel nct

aceste documente s fie uor accesate de persoanele interesate; - capacitatea de inovare a institutelor de cercetare sau a unitilor de nvmnt superior;

- introducerea unor concepte i tehnologii noi are implicaii directe n creterea productivitii muncii i disponibilitatea serviciilor IT;

4.

- nivelul tehnic la imobilizrilor corporale achiziionate din ar sau importate.

- economie de resurse umane; - operativitate n executarea sarcinilor de serviciu; - diminuarea gradului de implicare a personalului prin creterea

gradului de abstractizarea a sarcinilor; - efecte psihologice negative datorate excesului de monitorizare

computerizat a performanelor.

1.2. Prezentarea domeniului auditabil 1.2.1. Organizarea i activitile structurii auditate

Responsabilitatea pentru organizarea i conducerea activitii financiar contabile revine managementului superior al entitii. n acest sens, n cadrul entitii a fost organizat i funcioneaz o structur distinct, Direcia Financiar - Contabilitate, n subordinea Secretarului general. Structura organizatoric, competenele i responsabilitile specifice personalului acestei direcii au fost stabilite prin Regulamentul de Organizare i Funcionare, organigram i fiele posturilor.

n ceea ce privete derularea procesului bugetar, aceast direcie are rolul de a realiza obiectivele strategice n domeniu, prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i realizarea indicatorilor de venituri i cheltuieli pe baza unui cadru juridic bine definit.

Funciile de conducere existente la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate sunt urmtoarele: director, ef Serviciu financiar i buget, ef Birou contabilitate, ef Birou metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern.

Din punctul de vedere organizatoric Direcia Financiar - Contabilitate are n componena sa urmtoarele structuri: Serviciul financiar i buget, Biroul contabilitate, Biroul metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern i Compartimentul control financiar preventiv propriu pentru activitatea intern.

Direcia Financiar - Contabilitate coordoneaz i ndrum metodologic activitatea tuturor structurilor din cadrul entitii care sunt implicate n procesul bugetar.

1.2.2. Resursele umane din cadru Direciei Financiar - Contabilitate

La data derulrii misiunii de audit, resursele umane din cadrul direciei sunt formate dintr-un numr de 32 de persoane. Personalul din cadrul direciei care exercit o funcie public de conducere reprezint 12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei. Peste o treime din funcionari i desfoar activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).

Sintetic structura personalului din cadrul Direciei Financiar Contabilitate (DFC) pentru perioada auditat este prezentat n Tabelul nr. 2.

Consilier Expert Referent de specialitate Nr.

crt. Anul Superior Principal Asistent Superior Principal Asistent 1. 2011 16 7 7 - - 1 2. 2012 18 9 - - 1 -

3. 2013 18 9 - - 1 -

Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat n perioada 2011-2013, posturile din

cadrul direciei, n numr de 35, au fost ocupate n proporie de 80%, iar evoluia personalului a cunoscut

25

urmtoarea dinamic: - n anul 2011 numrul de persoane a crescut cu 3 fa de anul 2010; - n anul 2012, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%, scdere care a afectat

Serviciul financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi salariale pentru activitate intern (1 persoan);

- n anul 2013, numrul de persoane a rmas acelai cu cel din anul 2012. n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 27 de persoane sunt cu studii

superioare i o persoan cu studii medii.

1.2.3. Asigurarea unui nivel de calificare adecvat al personalului

Sistemul de recrutare al funcionarilor publici ofer posibilitatea ca o entitate, n funcie de particularitile posturilor care urmeaz a fi ocupate, s stabileasc i s solicite prin fia postului vacant, cunotinele, abilitile i valorile pe care o persoan trebuie s le dein n vederea ocuprii postului.

La nivelul Direciei Financiar - Contabilitate s-a urmrit ca prin procesul de recrutare s se ocupe posturile de ctre persoane care dein competene n conformitate cu cerinele postului.

Totodat, avnd n vedere rolul pe care Tehnologia Informaiilor i Comunicaiilor (TIC) l deine n realizarea activitilor direciei, la angajare au fost solicitate funcionarilor cunotine de operare pe calculator de nivel mediu.

La nivelul direciei toate persoanele au n dotare un calculator cu conexiune la internet, prin intermediul reelei proprii a entitii i au repartizat o adres de email personificat.

n anul 2013 au fost derulate prin intermediul Direciei de perfecionare profesional, proiecte de evaluare a competenelor funcionarilor din cadrul entitii. Conform acestor evaluri Direcia Financiar - Contabilitate se situeaz pe o poziie de mijloc, n raport cu alte direcii, n ceea ce privete domeniile contabilitate, finane publice, drept, achiziii publice i TIC, i pe ultimele poziii n ceea ce privete cunoaterea unei limbi strine.

Un alt aspect important, l reprezint preocuparea manifestat de management pentru dezvoltarea competenelor de tip ,, a nva s nvei. Totui, considerm c instruirea practic realizat la locul de munc trebuie consolidat cu noiuni teoretice.

1. 2.4. Accesul i participarea la formarea profesional continu

Numrul de persoane din cadrul Direciei Financiar - Contabilitate care au participat n anul 2013 la cursuri de formare profesional continu au fost de 20. Se constat o scdere a numrului de funcionari care au participat la diferite forme de perfecionare a pregtirii profesionale, cu 3 fa de anul 2012. Precizm c, salariaii din cadrul Biroului metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern, funcionarii din cadrul acestei structuri nu au urmat n anul 2013 nici o form de perfecionare profesional.

Numrul de persoane care i-au mbuntit abilitile i pregtirea profesional a crescut n schimb, n anul 2013, n cazul funcionarilor publici care i desfoar activitatea n cadrul Serviciul financiar i buget.

n cazul Biroului de contabilitate i Compartimentului de control financiar preventiv propriu pentru activitatea intern, gradul de participare al personalului la o form de perfecionare profesional n anul 2013 s-a pstrat constant, comparativ cu anul 2012, respectiv din cadrul acestor structuri a participat la astfel de activiti cte o persoan.

n ceea ce privete participarea la cursuri, s-a constat c personalul a urmat n proporie de 60% cursurile solicitate sau care le-au fost recomandate ca urmare a evaluri performanelor profesionale pentru anul 2013. Cursurile organizate n anul 2013 au avut ca tematic: comunicarea, finanele publice, drept administrativ, contabilitate public, limba englez, limba francez i cursuri pregtitoare n vederea obinerii certificatului ECDL.

Totodat, este important de subliniat faptul c personalul din cadrul Serviciului financiar i buget i din cadrul Biroului de contabilitate, nu au participat la cursuri avnd ca tematic ,,achiziii publice i ,,planificare bugetare din anul 2013

1.3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil Pentru desfurarea acestei misiuni de audit intern a fost avut n vedere, n principal, urmtorul

referenial:

26

- Legea contabilitii nr. 82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare, republicat; - Legea nr. 188/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, republicat, privind Statutul

funcionarilor publici; - Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - Legea bugetului de stat pe anul 2011; - Legea nr. 35/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic. - Legea bugetului de stat pe anul 2012; - Legea bugetului de stat pe anul 2013; - OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune

de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; - OG nr. 119/999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat; - OG nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile administraiei

publice i instituiile publice; - OG nr. 6/2007 privind unele msuri de reglementare a drepturilor salariale i a altor drepturi ale

funcionarilor publici pn la intrarea n vigoare a legii privind sistemul unitar de salarizare i alte drepturi ale funcionarilor publici;

- HG nr. 264/2003 privind stabilirea aciunilor i categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor i limitelor pentru efectuarea de pli n avans din fonduri publice, republicat;

- HG nr. 870/2006 privind aprobarea Strategiei pentru mbuntirea sistemului de elaborare, coordonare i planificare a politicilor publice la nivelul administraiei publice centrale; - HG nr. 1807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiei administraiei publice de la nivel central;

- HG nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul localitii, n interesul serviciului.

- HG nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetar din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiilor administraiei publice la nivel central;

- HG nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici;

- OMFP nr. 1792/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i raportarea angajamentelor bugetare i legale;

- OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv cu modificrile i completrile ulterioare;

- OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare;

- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia;

- OMFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaiei indicatorilor privind finanele publice; - OMEC nr. 137/2005 privind organizarea i funcionarea Comisiei pentru derularea mecanismului

de acordare a sprijinului financiar, precum i a modului de gestionare a activitii; - Standardele de management/control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005; - OMEF nr. 3421/2008 pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1.850/2004

privind registrele i formularele financiar-contabile i a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002;

- OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; - Conturile anuale de execuie bugetar din perioada evaluat; - Scrisorile cadru emise de Ministerul Economiei i Finanelor privind contextul macroeconomic, metodologia de elaborare a proiectelor de buget pe anii 2011; 2012 i 2013 i a estimrilor pe urmtorii trei ani, precum i limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite;

n cursul misiunii de audit public intern au mai fost avute n vedere documentele: Cadrul procedural aplicabil;

27

Programul de guvernare 2009-2013; Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial, documentele elaborate n cadrul celor 9 etape; Regulamentul de Organizare i Funcionare al direciei. 1.5. Analiza situaiei actuale 1.4.1. Prezentarea general a evoluiei cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul

personalului n perioada 2011-2013

La nivelul entitii, pe perioada analizat, cheltuielile totale au avut urmtoarea evoluie: - mii lei -

Realizri Prevederi Dinamic Nr. crt.

Indicator bugetar

2011 2012 2013 2011 2012 2013 2012/ 2011

2013/ 2012

Ritm mediu

(%)

1. Total cheltuieli, din care:

985.470 1.012.420 1.636.532 895.800 1.024.600 1.452.000 1,03 1,62 28,87

2. Cheltuieli curente total, din care:

764.368 945.014 1.622.532 702.800 959.600 1.442.000 1,24 1,72 45,70

2.1. Cheltuieli de personal

293.068 338.656 572.698 270.400 336.800 524.000 1,16 1,69 39,79

2.2. Bunuri i servicii

385.492 300.500 370.130 370.800 314.000 312.000 0,78 1,23 -2,01

2.3. Transferuri 48.824 282.658 97.926 32.600 284.000 91.000 5,79 0,35 41,62

2.4. Alte cheltuieli 36.984 23.200 581.778 29.000 24.800 515.000 0,63 25,08 296,62

3. Cheltuieli de capital

221.102 67.406 14.000 193.000 65.000 10.000 0,30 0,21 -74,84

Analiza informaiilor din Tabelul nr. 3 evideniaz, n principal, urmtoarele aspecte: cheltuielile totale au crescut de la an la an n perioada 2011-2013, ritmul mediu de cretere fiind

de 28,87%; categoriile de cheltuieli la care s-au nregistrat n perioada analizat ritmuri medii anuale

superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (28,87%) sunt: cheltuielile de personal (45,70%), transferurile (41,62%) i alte cheltuieli (296,62%). Avnd n vedere ritmul de cretere al cheltuielilor, s-a analizat gradul n care entitatea i fundamenteaz prevederile pentru fondurile solicitate i care sunt aprobate iniial prin buget n Tabelul nr. 4 prezentat n continuare:

- mii lei -

Realizri Prevederi Plti efectuate/prevederi iniiale (%) Nr. crt.

Indicator bugetar

2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013

1. Total cheltuieli, din care:

985.470 1.012.420 1.636.532 895.800 1.024.600 1.452.000 110,01 98,81 112,71

2. Cheltuieli curente total, din care:

764.368 945.014 1.622.532 702.800 959.600 1.442.000 108,76 98,48 112,52

2.1. Cheltuieli de personal

293.068 338.656 572.698 270.400 336.800 524.000 108,38 100,55 109,29

2.2. Bunuri i servicii

385.492 300.500 370.130 370.800 314.000 312.000 103,96 95,70 118,63

2.3. Transferuri 48.824 282.658 97.926 32.600 284.000 91.000 149,77 99,53 107,61

2.4. Alte cheltuieli 36.984 23.200 581.778 29.000 24.800 515.000 127,53 93,55 112,97

3. Cheltuieli de capital

221.102 67.406 14.000 193.000 65.000 10.000 114,56 103,70 71,43

Din examinarea variaiilor indicilor calculai ca raport ntre plile efectuate i prevederile bugetare

28

iniiale, s-au constat variaii, n anii 2011 i 2013, mai mari fa de cea apreciat ca fiind rezonabil i acceptabil (+/- 10%). n perioada 2011-2013 cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu au avut urmtoarea evoluie: - mii lei -

Realizri Prevederi Dinamic Nr. crt.

Indicator bugetar 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2012/ 2011 2013/ 2012

Ritm mediu

1. Total cheltuieli, deplasare, detaare, transferul, din care:

43.600 21.470 44.528 28.240 36.160 25.250 0,49 2,07 1,06

1.1. Indemnizaii de delegare, detaare 3.000 6.440 5.114 2.000 8.400 5.400 2,15 0,79 30,56

1.2. Cheltuieli cu cazarea 25.640 9.670 24.544 16.400 18.200 13.200 0,38 2,54 -2,16

1.3. Cheltuieli cu transportul 14.560 5.010 14.120 9.640 8.960 6.000 0,34 2,82 -1,52

1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 0,88 2,14 36,93

Principalele aspecte evideniate, n urma analizei evoluiei cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu sunt:

cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu de cretere de 1,06%;

categoriile de cheltuieli la care s-au nregistrat n perioada analizat ritmuri medii anuale superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (1,06%) sunt: cheltuielile cu indemnizaiile de delegare (30,56%) i alte cheltuieli (36,96%);

pentru celelalte dou categorii de cheltuieli, cheltuielile cu cazarea i cheltuielile cu transportul, chiar dac au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu negativ, se constat o cretere de aproape 3 ori n anul 2013 comparativ cu anul 2012; Ponderea cheltuielilor de deplasarea, detaarea i transferul n totalul cheltuielilor entitii s-a redus de la 4,42% n anul 2011 la 2,72% n anul 2013.

4,42%

Total cheltuieli

bugetare

2,12%

Total cheltuieli

bugetare

2,72%

Total c heltuieli

bugetare

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2007 2008 2009

Figura nr. 1 Ponderea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul n totalul bugetului entitii

Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat c, pe

lng ritmul de cretere multianual (1,06%) n perioada 2011-2013 s-au nregistrat abateri semnificative a cheltuielilor efective fa de sumele previzionate i aprobate iniial prin buget (tabelul nr. 6). - mii lei -

Realizri Prevederi Plti efectuate/prevederi iniiale (%) Nr. crt.

Indicator bugetar

2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013

1. Total cheltuieli, deplasare, detaare, transferul, din care:

43.600 21.470 44.528 28.240 36.160 25.250 154,39 59,38 176,35

2012 2013 2011

29

1.1 Indemnizaii de delegare, detaare

3.000 6.440 5.114 2.000 8.400 5.400 150,00 76,67 94,70

1.2. Cheltuieli cu cazarea 25640 9670 24544 16.400 18.200 13.200 156,34 53,13 185,94

1.3. Cheltuieli cu transportul 14560 5010 14120 9.640 8.960 6.000 151,04 55,92 235,33

1.4. Alte cheltuieli 400 350 750 200 600 650 200,00 58,33 115,38

Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a condus la identificarea unor abateri semnificative (+/-50%) ntre cheltuielile efective comparativ cu prevederile iniiale.

1.4.2. Analiza structurii i dinamicii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul din punct de vedere al alocrii fondurilor pe structurile organizatorice ale entitii, n perioada 2011-2013 Un prim factor de influen al creterii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu l reprezint evoluia numrul aciunilor care implic deplasarea personalului entitii n interes de serviciu. n ceea ce privete aciunile care au implicat deplasarea personalului n interes de serviciu, acestea au sczut n anul 2012, fa de anul 2011 cu 150, respectiv cu 33,33%, iar n anul 2013 au prezentat o cretere cu 175 fa de anul 2012, respectiv 58,33%. Evoluia creterii numrului de aciuni, care au implicat deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu, comparativ cu creterea cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea, transferul este prezentat n figura nr. 2.

2,07

0,490,66

1,58

0

0,5

1

1,5

2

2,5

2008/2007 2009/2008 ani

variaia

Variaia cheltuielilor cudeplasarea, detaareatransferareaVariaia numrului de aiuni

Din analiza datelor prezentate se constat c, n perioada 2011-2013, creterea numrului de aciuni care au implicat deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu a nregistrat un ritm mediu anual de cretere de 2,74%, superior ritmului mediu anual de cretere al cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea, transferul care a fost de 1,06%, ceea ce evideniaz o corelaie economic corect.

Pentru eficientizarea utilizrii fondurilor alocate se impune ca la nivelul entitii cheltuielile programate s fie urmrite la originea lor de formare, acolo unde iau natere. n cazul nostru, locurile de costuri apar ca fiind structurile entitii n care i desfoar activitatea persoanele care sunt delegate, detaate, transferate n interes de serviciu.

Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu n anul 2013, comparativ cu anul 2011 pe structurile entitii este urmtoarea:

Creteri anul 2013 fa de anul 2011 Nr. crt. Structura organizatoric nr. %

0 1 2 3 1. Cabinet Ministru -3 -2,56 2. Cabinet Secretar de stat 1 -4 -2,65 3. Cabinet Secretar de stat 2 -1 -0,98 4. Cabinet Secretar general 0 0,00

2012/2011 2013/2012

30

5. Direcia general Juridic 6 3,03 6. Unitatea de politici publice -2 -1,33 7. Direcia general de resurse umane i management -10 -6,45 8. Direcia general investiii i achiziii publice -5 -3,62 9. Direcia general relaii externe 4 2,75

10. Direcia general servicii suport -2 -1,45 11. Autoritatea de management pentru programele operaionale sectoriale 20 6,03 12. Direcia general tehnologia informaiei -1 -0,56 13. Direcia general comunicare i mass media 0 0,00 14. Direcia de audit public intern 8 4,5 15. Direciei de perfecionare profesional 10 5,25 16. Direcia financiar contabilitate 5 3,6 17. Serviciul administrativ 0 0,00 18. Serviciul informaii clasificate 0 0,00 19. Cabinet medical 0 0,00 20. Total 25 5,56

Principalele cauze care au influenat creterea numrului de aciuni sunt: a) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE; b) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE; c) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management pentru programe operaionale sectoriale pentru gestionarea programelor operaionale n vederea absorbiei fondurilor post-aderare; d) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub autoritatea sau n coordonarea entitii; e) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n cadrul entitii sau n cadrul structurilor aflate n subordinea, sub autoritatea sau n coordonarea entitii; f) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.

O prim problem n cadrul analizei privind determinarea necesarului de aciuni o constituie faptul c la nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea i programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu.

De asemenea, nu a fost identificat o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu deplasarea, detaarea, transferul att n momentul elaborrii bugetului anual, ct i n momentul rectificri bugetare. Rezultatele analizei efectuate se pot sintetiza astfel:

Aspecte pozitive: - implementarea sistemului de control managerial la nivelul entitii; - existena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare cu cerinele din Fiele posturilor; - preocuprile managementului pentru asigurarea perfecionrii pregtirii profesionale a salariailor; - preocuprile managementului pentru dezvoltarea competenelor de tipul ,,a nva s nvei; - existena unei infrastructuri informatice (dotarea cu tehnic de calcul, acces la internet etc.) i a personalului care deine noiuni fundamentale n domeniul TIC; - procesul de armonizare a legislaiei naionale cu legislaia UE; - capacitatea de adaptare a direciei la nevoile i cerinele impuse de situaia socio-economic actual; - o bun colaborare cu structurile funcionale din cadrul entitii, cu structurile teritoriale subordonate, precum i cu ceilali ordonatori principali de credite; - structura organizatoric asigur un

Date post:	03-Oct-2015
Category:	Documents
Upload:	corneliu-barbu
View:	7 times
Download:	3 times

Ghid

Documents