Page 1
1
7.COMPONENTA FINANCIAR-CONTABILĂ ȘI DE AUDIT A PROIECTELOR DIN
ROMÂNIA CU FINANȚARE DIN FONDURI STRUCTURALE PENTRU PERIOADA
2007-2013 ȘI PERIOADA 2014-2020
7.1.Componenta de management financiar al acestor proiecte pentru perioada 2007-
2013
Prezentăm pentru această parte a temei, mai jos fișa postului pentru responsabilul
financiar de la un solicitant într-un proiect POSDRU, care face parte din echipa de
management a proiectului și asigură partea de management financiar.
SOLICITANT ..................... SE APROBĂ,
Manager Proiect,
………………..
Unitatea de Implementare a Proiectului:Echipa
managerială a proiectului …………………….
FIŞA POSTULUI 1.DENUMIREA POSTULUI RESPONSABIL FINANCIAR
2.LOCUL DE MUNCĂ Sediul: …………………
3.COMPARTIMENTUL Unitatea de Implementare a Proiectului: Echipa managerială a proiectului
……………….
(ADRESA)
4.CERINŢELE POSTULUI studii superioare economice; vechime în specialitate de minim 3 ani;
cunoştinţe de operare PC (Word, Excel, PowerPoint, Acces, Internet, E-mail)
5.ATRIBUŢIILE ŞI
RESPONSABILITĂŢILE
POSTULUI
-Organizează, îndrumă, controlează şi răspunde de desfăşurarea în mod eficient a
activităţii financiar-contabile a proiectului;
-Organizează şi coordonează contabilitatea operaţiilor de capital, contabilitatea
imobilizărilor, contabilitatea stocurilor, contabilitatea terţilor, contabilitatea
trezoreriei, contabilitatea cheltuielilor, a veniturilor şi rezultatelor, contabilitatea
angajamentelor în conformitate cu legislaţia în vigoare;
-Urmăreşte respectarea principiilor contabile;
-Răspunde de respectarea disciplinei de casă, a regulamentului operaţional de casă şi
a celorlalte dispoziţii privind operaţiunile cu numerar, efectuând personal, cel puţin o
dată pe lună, controlul casieriei, atât sub aspectul existenţei faptice a valorilor băneşti,
cât şi sub aspectul securităţii acestora;
-Supervizează implementarea procedurilor de contabilitate cu ajutorul programului
informaţional;
-Asigură şi răspunde de elaborarea balanţei de verificare la termenele stabilite de
legislaţia în vigoare;
-Întocmeşte situaţiile şi rapoartele solicitate de către OIPOSDRU……..;
-Realizează raportarea financiară ori de câte ori este solicitată de către Managerul de
proiect sau asistentul manager ce răspunde de partea administrativă a proiectului;
-Elaborează bugetul proiectului şi urmăreşte încadrarea în limitele aprobate;
-Întocmeşte Rapoartele Intermediare ale Proiectului (trimestrial) şi Raportul Final;
-Primeşte şi analizează notele de deplasare venite din partea partenerului şi le trimite
spre aprobare Managerului de proiect;
-Realizează pontajul managementului echipei;
-Întocmeşte documentele necesare pentru plata onorariilor cuvenite membrilor
echipei de management şi de implementare, după aprobarea Managerului de proiect.
-Asigură efectuarea în sistem confidenţial a plăţii onorariilor către fiecare membru în
parte din echipele proiectului;
Page 2
2
Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:
Numele şi prenumele: ………………….
Semnătura …..……………………………..............................................
Data: .......................................................................................................
7.2.Componenta de contabilitate a proiectelor POSDRU pentru perioada 2007-2013.
Rolul expertului contabil în proiectele POSDRU
7.2.1.Unele aspecte legislative si coordonate definitorii privind activitatea expertului
contabil in proiecte POSDRU si alte obligatii privind implementarea unor astfel de
proiecte pentru perioada 2007-2013
In abordarea acestei problematici se impun clarificate inca de la inceput cateva concepte-
cheie legate de expertul contabil si fondurile europene tip POSDRU. Avem in vedere definirea
urmatorilor termeni: expertul contabil, organismul profesional care gestioneaza profesia
contabila (CECCAR), fonduri publice, beneficiar, subcontractare/externalizare, cheltuieli
eligibile, subventii.
Expertul contabil, potrivit Ordonantei Guvernului nr. 65 din 30 august 1994 privind
organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati, republicata1, este
persoana care a dobandit aceasta calitate in conditiile ordonantei mentionate anterior si are
competenta profesionala de a organiza si conduce contabilitatea, de a supraveghea gesiunea
societatilor comerciale, de a intocmi situatiile financiare si de a efectua expertize contabile.
1Republicata in temeiul art.IV din Ordonanta Guvernului nr. 17/2007 pentru modificarea si completarea
Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati,
publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr.84 din 2 februarie 2007, aprobata cu modificari prin Legea
nr. 269/2007, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr.678 din 4 octombrie 2007.
-Colaborează cu partenerii ………… pentru întocmirea documentelor necesare
decontării în vederea deplasărilor efectuate conform referatelor de deplasare lunare
transmise de către fiecare responsabil de echipă în parte;
-Urmăreşte realizarea Bugetului de venituri şi cheltuieli în forma şi cu imbunătăţirile
aprobate de Managerul de proiect;
-Răspunde de îndeplinirea oricăror altor sarcini prevăzute de Legea contabilităţii, de
regulmentul de aplicare a acesteia, precum şi de celelalte reglementări legale în
vigoare, pe linie economică şi financiar-contabilă;
-Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite în sarcina sa de către Managerul de proiect;
-Respectarea regulamentului de ordine interioară;
-Respectarea şi îndeplinirea cu stricteţe a normelor PSI si de protecţie a muncii.
6.SFERA
RELAŢIONALĂ
Intern:
a)Relaţii ierarhice:
- subordonare ierarhică faţă de Managerul de proiect;
- postul presupune relaţii funcţionale de colaborare cu responsabilul P.R, cu
consultantul proiectului, cu consilierul juridic şi cele … echipe ale proiectului
Extern:
Reprezintă ………….. în relaţiile cu OIPOSDRU…….
7.PERIOADA DE
DESFĂŞURARE A
SERVICIULUI
Responsabilul financiar este angajat pe o perioadă determinată de …….. luni.
Page 3
3
Acest profesionist contabil poate executa pentru persoanele fizice si juridice urmatoarele
lucrari: a)tinerea sau supravegherea contabilitatii si intocmirea sau verificarea si semnarea
situatiilor financiare; b)acordarea de asistenta privind organizarea si tinerea contabilitatii;
c)efectuarea de analize economico-financiare si evaluari patrimoniale; d)efectuarea de
expertize contabile dispuse de organele judiciare sau solicitate de persoane fizice ori juridice in
conditiile prevazute de lege; e)executarea altor lucrari cu caracter financiar-contabil, de
organizare administrativa si informatica; f)indeplinirea, potrivit dispozitiilor legale, a
atributiilor prevazute in mandatul de cenzor la societatile comerciale; g)acordarea de asistenta
de specialitate pentru infiintarea si reorganizarea societatilor comerciale; h)efectuarea pentru
persoane fizice si juridice de servicii profesionale care presupun cunostinte de contabilitate.
Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania este, potrivit aceleiasi
Ordonante a Guvernului nr. 65 din 30 august 1994 privind organizarea activitatii de expertiza
contabila si a contabililor autorizati, republicata, o persoana juridica de utilitate publica si
autonoma, din care fac parte expertii contabili si contabilii autorizati, in conditiile stabilite de
actul normativ mentionat in definitie. Intre atributiile mai importante ale acestui organism
profesional legate de expertul contabil sunt de enumerat urmatoarele: organizarea examenului
de admitere, efectuarea stagiului si sustinerea examenului de aptitudini pentru accesul la
profesia de expert contabil; organizarea evidentei expertilor contabili; asigurarea bunei
desfasurari a activitatii expertilor contabili; elaborarea si publicarea normelor privind
activitatea profesionala si conduita etica a expertilor contabili, elaborarea de ghiduri
profesionale in domeniul financiar-contabil; asigurarea pentru expertii contabili a bunei
desfasurari a activitatii de evaluare pe baza Standardelor Internationale de Evaluare; sprijinirea
formarii si dezvoltarii profesionale prin programe de formare si dezvoltare profesionala
adecvate.
Potrivit HG 759 din 2007 actualizată privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate
în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale2, pentru a fi eligibilă, o cheltuială
trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii cu caracter general:
a)să fie efectiv plătită de către beneficiar, între 1 ianuarie 2007 şi 31 decembrie 2015, dacă
autoritatea de management sau organismul intermediar, pentru şi în numele acesteia, nu decide
altfel prin contractul de finanţare/decizia/ordinul de finanţare;
b)să fie însoţită de facturi, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau de alte
documente contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor, pe baza cărora cheltuielile să
poată fi auditate şi identificate;
c)să fie în conformitate cu prevederile deciziei/ordinului de finanţare sau ale contractului de
finanţare, încheiat de către autoritatea de management sau organismul intermediar, pentru şi în
numele acesteia, pentru aprobarea operaţiunii, cu respectarea art. 54 alin. (5) şi art. 60 din
Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;
d)să fie conformă cu prevederile legislaţiei naţionale şi comunitare.
In REGULAMENTUL (UE, EURATOM) NR. 966/2012 AL PARLAMENTULUI
EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 25 octombrie 2012 privind normele financiare
aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) Nr.
1605/2002 al Consiliului3, la art.67, sectiunea 3 sunt stipulate prevederi importante referitoare
la competentele si sarcinile contabilului desemnat de institutie sa lucreze in proiecte cu finantari
europene, din care le mentionam pe cele mai semnificative: a)execuția corectă a plăților,
încasarea veniturilor și recuperarea creanțelor constatate;b)pregătirea și prezentarea conturilor
în conformitate cu partea I titlul IX din regulamentul mentionat; c)ținerea contabilității în
conformitate cu partea I titlul IX din acelasi regulament; d)stabilirea procedurilor contabile și a
2Actul normativ a fost publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 517 din 1.8.2007;
3Regulamentul se gaseste postat pe www.mfinante.ro
Page 4
4
planului de conturi în conformitate cu partea I titlul IX din regulament; e)instituirea și validarea
sistemelor contabile și, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite
pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile; în acest sens, contabilul este
împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare; f)gestionarea
trezoreriei.
Dupa prezentarea acestor cateva concepte-cheie legate de experul contabil și activitatea
contabilă, dorim sa ne referim in continuare la unele aspecte ale rolului expertului contabil in
astfel de proiecte europene de tip POSDRU.
Cea mai concludenta dovada a rolului expertului contabil este aceea ca toate documentele-
suport justificative aferente activităţilor derulate în cadrul Proiectului vor avea aplicate de către
acest expert propria ştampila de profesionist vizata pentru anul in cursul caruia se face
verificarea, cu menţionarea datei de verificare a documentelor, în vederea evitării dublei
finanţări4.
In ORDINUL nr. 2591 din 12 decembrie 2013 privind aprobarea modelului de contract de
finanţare de tip strategic/grant pentru Programul operaţional sectorial "Dezvoltarea resurselor
umane 2007-2013", în vederea aplicării acestui model pentru contractele de finanţare ce au fost
sau urmează a fi semnate de Autoritatea de management pentru Programul operaţional sectorial
"Dezvoltarea resurselor umane"/organismele intermediare pentru Programul operaţional
sectorial "Dezvoltarea resurselor umane"5 se regasesc si responsabilitatile expertului contabil
in proiecte POSDRU.
In continuare prezentam sintetic principalele referiri din acest act normativ la obligatiile
expertului contabil.
Beneficiarul si fiecare partener in parte trebuie sa tina o evidenta contabila analitica
distincta a unui proiect POSDRU, utilizand conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor
operatiunilor referitoare la implementarea proiectului, in conformitate cu dispozitiile legale.
Beneficiarul va avea obligatia utilizarii unui expert contabil care va semna si va data
documentele contabile aferente operatiunilor din cadrul proiectului. Pentru beneficiarii institutii
publice care au constituit la nivelul institutiei publice un compartiment de contabilitate, expertul
contabil poate fi reprezentat de catre seful sau coordonatorul compartimentului de contabilitate.
In caz contrar, conducatorul institutiei publice va putea contracta un expert contabil, membru
activ al Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, pentru a asigura
certificarea evidentei contabile a proiectului, in conformitate cu prevederile prezentului contract
de finantare. Expertul contabil, in canzul achizitionarii de servicii de aceasta natura, va fi
selectat de catre Beneficiar din cadrul membrilor activi ai Corpului Expertilor Contabili si
Contabililor Autorizati din Romania.
Cheltuielile cu expertul contabil se fundamentează în bugetul estimat al proiectului la
capitolul bugetar "Resurse umane" sau la capitolul bugetar "Alte tipuri de costuri", dacă sunt
externalizaţi (subcontractaţi).
Documentele originale pe baza carora se inregistreaza in contabilitatea Beneficiarului si
partenerilor cheltuielile efectuate in cadrul proiectului vor fi stampilate cu mentiunea «Solicitat
rambursare FSE-POSDRU/../../… » in suma de ……… in vederea evitarii dublei finantari.
În vederea efectuării reconcilierii contabile anuale între conturile contabile ale
AMPOSDRU şi cele ale Beneficiarului pentru operaţiunile gestionate în cadrul Proiectului,
beneficiarii şi partenerii au obligaţia transmiterii formularului nr. 9 conform Hotărârii
Guvernului nr. 218/2012, cu modificările ulterioare, în termen de 30 de zile de la încheierea
exerciţiului financiar.
4Carney Corina, Bohaltea Miruna, Span Georgeta Ancuta, Dogar Cristian, Popa Irimie Emil, Tamas Attila, Ghid
de bune practice in domeniul managementului financiar al proiectelor finantate prin FSE in Romania, Editura
Eikon, Cluj-Napoca, 2011,p.64 5Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 814 din 20.12.2013 si intrat in vigoare de la 20.12.2013
Page 5
5
Beneficiarul şi fiecare partener au obligaţia transmiterii tuturor datelor şi informaţiilor
solicitate de către AMPOSDRU/OI POSDRU delegat, după caz, în vederea efectuării
reconcilierii contabile dintre conturile sale contabile şi cele ale AMPOSDRU pentru
operaţiunile gestionate în cadrul Proiectului finanţat prin POSDRU.
Reconcilierea contabilă dintre AMPOSDRU şi Beneficiar va viza numai sumele care au
fost transferate ca prefinanţare şi rambursare.
Beneficiarul are obligaţia de a păstra toate documentele originale (şi în copie conform cu
originalul documentele partenerilor), inclusiv documentele contabile, privind activităţile şi
cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit adecvate, în conformitate cu
regulamentele comunitare şi naţionale. Toate documentele vor fi păstrate 3 (trei) ani de la
închiderea oficială a POSDRU 2007-2013.
În cazul nerespectării prevederilor alin. (14), Beneficiarul este obligat să restituie întreaga
suma primită, aferentă Proiectului, reprezentând asistenţa financiară nerambursabilă din
cofinanţarea FSE, precum şi cofinanţarea aferentă alocată din fonduri de la bugetul de stat,
inclusiv dobânzile şi/sau penalităţile aferente calculate conform legislaţiei în vigoare.
Beneficiarul este obligat să declare pe propria răspundere şi să se asigure în permanenţă că
finanţarea obţinută pentru implementarea Proiectului nu se suprapune cu alte finanţări primite
de la bugetul de stat sau din alte bugete ale Comunităţii Europene, conform prevederilor
Ghidului solicitantului.
Beneficiarul şi partenerii se obligă să menţină destinaţia bunurilor şi/sau echipamentelor
achiziţionate şi lucrărilor efectuate în cadrul Proiectului pe o perioadă de cel puţin 3 (trei) ani
după finalizarea perioadei de implementare a Proiectului. În cazul nerespectării acestei
obligaţii, Beneficiarul se obligă să restituie AMPOSDRU/OI POSDRU delegat contravaloarea
echipamentelor achiziţionate şi lucrărilor efectuate în cadrul Proiectului, în termen de maximum
30 de zile de la data constatării de către AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat a încălcării
acestei obligaţii de către Beneficiar.
Beneficiarul îşi va asuma integral răspunderea pentru prejudiciile cauzate terţilor din culpa
sa pe parcursul implementării Proiectului.
Beneficiarul are obligaţia de a respecta prevederile regulamentelor comunitare şi legislaţiei
naţionale în vigoare, inclusiv Ghidul solicitantului - Condiţii generale şi specifice cu privire la
măsurile de informare şi publicitate, precum şi prevederile Manualului de identitate vizuală
pentru POSDRU 2007-2013.
Prin semnarea contractului de finantare, beneficiarul acceptă ca numele lui să apară pe lista
beneficiarilor, în conformitate cu prevederile art. 7 lit. (d) din Regulamentul (CE) nr.
1.828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a
Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziţii generale
privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de
coeziune şi a Regulamentului (CE) nr. 1.080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului
privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările şi completările ulterioare
(publicarea, electronică sau în alt mod, a listei de beneficiari, titlul Proiectului şi valoarea
fondurilor publice alocate operaţiunilor).
În vederea validării cheltuielilor, AMPOSDRU/OI POSDRU delegat poate verifica toate
documentele necesare, în vederea validării cheltuielilor efectuate pentru implementarea
proiectului, aferente cererilor de rambursare intermediare/finale, precum şi rapoartele tehnico-
financiare transmise de către Beneficiar. Documentele-suport justificative privind cheltuielile
declarate vor fi prezentate de către Beneficiar la solicitarea AMPOSDRU/OI POSDRU delegat,
în conformitate cu prevederile instrucţiunilor şi deciziilor AMPOSDRU.
Din Legea contabilitatii nr. Art. 10 rezulta o serie de obligatii pentru entitati juridice privind
persoanele care pot tine contabilitatea, din randul carora se detaseaza expertii contabili. Potrivit
acestui act normativ, contabilitatea poate fi organizata si condusa (in afara de directorul
Page 6
6
economic, contabilul-sef sau alte persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie,
impreuna cu personalul din subordine) si pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul
contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale
Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.
Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine in
diferite entitati cu profil economic dar si de alta natura revine directorului economic,
contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu
personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de
prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale
Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru
conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.
Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau
care nu au persoane incadrate cu contract individual de munca sau numite intr-o functie publica,
potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si
intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu persoane fizice sau juridice, autorizate
potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.
Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de
bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie.
In cadrul unei asemenea misiuni de servicii din sfera expertului contabil, profesionistul
cu un asemenea profil, se vor utiliza, urmatoarele standarde si reglementari:
1)Standardul profesional nr. 22 al CECCAR intitulat “Misiunea de examinare a contabilitatii,
intocmire, semnare si prezentare a situatiilor financiare” ;
2)IAS-urile ca parte componenta a IFRS Editiile valabile în perioada 2007-2013, cu prelungire
până în 2015;
3)Norme profesionale emise de CECCAR ;
4)Legea contabilitatii nr. 82 din 1991, cu modificarile si completarile ulterioare;
5)Noul Cod Fiscal valabil pentru anii în care se derulează proiectele POSDRU;
6)Reglementarile contabile specifice celor trei mari categorii de entitati ce pot participa la
implementarea proiectelor tip POSDRU (Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1969 din
2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoane juridice fără scop patrimonial
– pentru ONG; Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1898/2013 pentru modificarea şi
completarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, aprobate prin OMFP
nr. 3.055/2009, cu OMFP nr. 2067/2013 pentru modificarea şi completarea unor reglementări
contabile – pentru societati comerciale; ORDINUL MFP nr.2021/17.12.2013 pentru
modificarea şi completarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea
contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de
aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr.1917/2005 – pentru
institutiile publice ; alte reglementări specifice pentru cele 3 tipuri de entități, emise în perioada
2007-2013, cu prelungire până în 2015).
7)Ordinul ministrului economiei și finanțelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-
contabile;
8)Ordinul comun al ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 1.117 din 17 august
2010 şi al ministrului finanţelor publice nr. 2.170 din 20 august 2010 pentru stabilirea regulilor
de eligibilitate şi a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operaţiunilor finanţate prin Programul
operaţional sectorial „Dezvoltarea resurselor umane 2007—2013” și cel care a modificat
ordinul anterior ;
9)Manualul beneficiarului - Editiile valabile pentru perioada 2007-2013, cu prelungire până în
2015, elaborat de AMPOSDRU.
Page 7
7
7.2.2.Metodologia pentru misiunea de expert contabil in proiecte POSDRU pentru
perioada 2007-2013
Metodologia pentru misiunea de expert contabil in proiecte POSDRU va consta din
urmatoarele componente:
A.Cadrul general privind misiunea de examinare a contabilitatii in proiecte tip POSDRU,
care consta in: 1)examinarea contabilitatii pentru fiecare CRC; 2)verificarea modului de
intocmire a situatiilor financiare specifice fiecarei CRC (Evidenta cheltuielilor ; balantele
lunare pe perioada fiecarei CRC; registrele jurnal lunare pe perioada fiecarei CRC); 3)semnarea
tuturor documentelor financiar-contabile aferente fiecarei CRC de persoanele legal abilitate de
la beneficiar si parteneri si apoi semnarea si stampilarea lor de catre expertul contabil al
proiectului; 4)intocmirea raportului expertului contabil al proiectului la fiecare CRC;
5)prezentarea situatiilor financiare aferente fiecarei CRC pentru auditare de catre auditorul
proiectului.
Colectarea elementelor probante presupune intreprinderea de catre expertul
contabil a urmatoarelor actiuni: 1)vizitarea entitatii; 2)interviu cu responsabilii entităților ce
implementează proiecte POSDRU si cu ceilalți membrii ai echipei de management și
implementare a proiectului; 3)solicitarea tuturor documentelor justificative la fiecare tip de
cheltuiala din proiect (resurse umane ; participanti ; alte tipuri de costuri ; cheltuieli de tip
FEDR ; cheltuieli indirecte) pe perioada fiecarei CRC; 4)efectuarea de comparatii si verificari;
5)controale aritmetice ale documentelor financiar-contabile din proiect aferente fiecarei CRC;
6)examinari analitice (comparari cu perioadele celorlate luni si CRC; analize de fluctuatii;
determinari de rate cerute de astfel de proiecte – procent cheltuieli FEDR; procent cheltuieli
indirecte etc.)6.
Intocmirea situatiilor financiare aferente fiecarei CRC presupune respectarea
catorva cerinte obligatorii si urmarirea lor atenta si de catre expertul cotabil al
proiectului: 1)introducerea corecta in programul Action Web a informatiilor despre
documentele ce atesta cheltuielile efectuate pe perioada fiecarei CRC; 2)incadrarea corecta a
fiecarei cheltuieli din perspectiva eligibilitatii si la categoria corespunzatoare din bugetul
proiectului pentru generarea corecta a Evidentei cheltuielilor; 3)informarea auditorului
proiectului despre aceasta operatiune pentru a permite acestuia sa verifice si sa fie de acord cu
validarea evidentei cheltuielilor.
Documentarea lucrarilor presupune, intocmirea de catre expertul contabil al
proiectului, dosarului permanent si dosarului exercitiului.
1.Dosarul permanent al misiunii de expert contabil al proiectului va cuprinde: un exemplar
din contractul de prestari servicii de expert contabil; o copie dupa statutul asociatiei si CIF-ul
acesteia; descrierea sumara a asociatiei si activitatii acesteia; lista consultantilor asociatiei si
adresele lor sociale; repartizarea principalelor functii si responsabilitati; descrierea
referentialului contabil si a principiilor sale; descrierea succinta a dotarilor informatice si a
softului utilizat pentru contabilitatea proiectului de catre entitatea ce implementează proiectul;
-constatari privind descrierea si aprecierea politicilor si procedurilor contabile utilizate de catre
entitatea ce implementează proiectul;
2.Dosarul exercitiului al misiunii de expert contabil al proiectului va cuprinde: nota
privind orientare misiunii; programul de lucru; foile de lucru privind aprecierea politicilor si
procedurilor contabile; foile de lucru privind colectarea elementelor probante; foile de sinteza
pentru fiecare sectiune de cheltuieli din proiect; foile de lucru privind examinarea dosarului
inventarierii patrimoniului proiectului; nota de sinteza generala; situatiile financiare intocmite
6Norma 2226 intitulata”Colectarea elementelor probante”, din Standardul profesional nr. 22 intitulat ”Misiunea de
examinare a contabilitatii, intocmirea, semnarea si prezentarea situatiilor financiare”, Ghid de aplicare, Editia a
IV-a revizuita si adaugita, Editura CECCAR, Bucuresti, 2011, pp.19-20
Page 8
8
la finele fiecarei CRC (Evidenta cheltuielilor ; balantele lunare pe perioada fiecarei CRC;
registrele jurnal lunare pe perioada fiecarei CRC).
Raportul expertului contabil din cadrul unei asemenea misiuni este destinat
urmatoarelor persoane sau organisme: AMPOSDRU; Alte organisme cu drept de control
(Curtea de Conturi a Romaniei ; Organisme europene si nationale de Lupta Antifrauda ; Curtea
Europeana de Conturi); Auditorul extern independent al proiectului; Beneficiarul (Asociatia
Romana pentru Transparenta).
Principiile contabile (principiile contabile pot fi definite ca fiind reguli generale
aplicate ca sistem de referinţă in contabilitate) utilizate in contabilizarea cheltuielilor
efectuate in cadrul proiectelor POSDRU si care vor fi verificate de expertul contabil al
proiectului sunt urmatoarele: principiul prudentei; principiul permanentei metodelor;
principiul continuitatii activitatii; principiul independentei exercitiilor; principiul
intangibilitatii; principiul necompensarii; principiul prevalentei fondului asupra formei
(prevalenta economicului asupra juridicului); principiul importantei semnificative (importantei
relative).
Obiectul angajamentului de expert contabil al proiectului vizeaza si respectarea
conditiilor de eligibilitate a cheltuielilor. In acest sens misiunea acestui profesionist o
reprezinta verificarea respectarii pentru fiecare cerere de rambursare a proiectului a
urmatoarelor conditii de catre cheltuieli: 1)să fie efectiv plătită de către beneficiar de la data
intrării în vigoare a contractului de finanţare nerambursabilă sau de la data menționată în
contractul de finanțare; 2)să fie necesară pentru realizarea activităţilor din cadrul proiectului;
3)să fie prevăzută în bugetul proiectului; 4)să fie în conformitate cu principiile unui
management financiar riguros, având în vedere utilizarea eficientă a fondurilor şi un raport
optim cost-eficiență; 5)să fie înregistrată în contabilitatea Beneficiarului, să fie identificabilă,
verificabilă si să fie dovedită prin facturi, în conformitate cu prevederile legislatiei naţionale,
sau de alte documente contabile cu valoare probatorie echivalentă facturilor; 6)să nu fi făcut
obiectul altor finanţări din fonduri publice, cu excepția prevederilor art. 7, lit. b din Hotărârea
Guvernului nr. 759/2007, cu modificările și completările ulterioare; 7)să fie în conformitate cu
prevederile legislației naționale și comunitare și cu prevederile contractului de finantare; 8)să
fie menţionată în lista cheltuielilor eligibile prezentată în Ghidul Solicitantului – Condiții
Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte; 9)Cheltuielile angajate pe perioada de
implementare a Proiectului pot fi plătite de către Beneficiar/Partener, in perioada maxima
prevazuta in contractul de finantare si/sau instrutiunile emise de AMPOSDRU.
Potrivit Manualului Beneficiarului, editia 2013 operaţiunile contabile legate de
Activităţile Beneficiarului sunt, fără a se limita la acestea, urmatoarele:1)inregistrarea facturii
primite de la furnizor;2)inregistrarea plăţii facturii către furnizor;3)inregistrarea salariilor
personalului care lucrează în proiect; 4)inregistrarea plăţii salariilor către personalul implicat în
proiect; 5)recunoaşterea activelor generate în cadrul proiectului;6)corecţii financiare la nivel de
contractori;7)incasarea sumelor din corecţii financiare de către contractori; 8)corecţii financiare
la nivel de proiect;9)plata sumelor aferente corecţiilor financiare;10)inregistrarea cererii de
prefinanţare;11)inregistrarea primirii sumelor din prefinanţare;12)inregistrarea cererii de
rambursare;13)inregistrarea sumelor primite cu titlu de rambursare de la
AMPOSDRU;14)inregistrarea corecţiilor financiare primite de la AM/OI;15)inregistrarea
veniturilor generate de proiect (dacă e cazul); 16)inregistrarea operaţiunilor legate de
decontarea între parteneri7.
In efectuarea operatiunilor contabile legate de proiecte POSDRU dar si de celelalte
tipuri, cu finantare din fonduri europene, CECCAR a elaborat un foarte bun instrument de lucru
pentru expertii contabili implicati in astfel de proiecte, intitulat Ghid privind accesarea,
7AMPOSDRU, Manualul beneficiarului, Editia 2013 (in draft), www.fseromania.ro;
Page 9
9
contabilitatea, fiscalitatea, auditul si managementul proiectelor cu finantare europeana, ce
contine monografii contabile pentru toate tipurile de entitati care pot fi implicate in astfel de
proiecte (publice, private si din cele fara scop patrimonial)8.
Tot legat de partea referitoare la aspectele cotabile ale proiectelor cu finantare din
fonduri europene, un remarcabil specialist in audit financiar sublinia in legatura cu
recunoasterea si inregistrarea cheltuielilor in astfel de proiecte, urmatoarele 4 aspecte
majore :1)cheltuielile sunt recunoscute si inregistrate in contabilitatea beneficiarului, cu
respectarea reglementarilor contabile aplicabile; 2)exista evidente contabile adecvate si
identificabile pentru operatiunile proiectului ; 3)cheltuielile sunt inregistrate in conturile
beneficiarului pe baza documentelor justificative ; 4)documentarea neconformitatii si
discutarea acestora cu echipa de management9.
Alte activităţi ale expertului contabil pe timpul implementării proiectelor POSDRU,
fără a fi enumerate exhaustiv, mai pot fi urmatoarele: 1)verificarea întocmirii statelor de plată
a expertilor din cadrul proiectului precum şi ale personalului auxiliar si administrativ, pe baza
rapoartelor de activitate si fiselor de pontaj; 2)verificarea, daca contabilii proiectului, au
transmis balantele si celelalte documente financiare lunare catre compartimentele de
contabilitate de care apartine fiecare contabil, pentru a se putea finaliza depunerea declaraţiilor
lunare de catre aceste entitati, privind contribuţiile aferente salariilor cuvenite personalului;
3)verificarea daca toate cheltuielile eligibile ale proiectului au la baza documente corecte si
complet intocmite, conform reglementarilor contabile si cele de tip POSDRU instituite in acest
sens; 4)verificarea incadrarii cheltuielilor in liniile bugetare si pe fiecare partener din proiect,
pe activităţi eligibile si urmărirea limitelor maxime de utilizare a cheltuielilor FEDR si a
cheltuielilor generale de administraţie; 5)verificarea intocmirii manualului de proceduri
contabile in cadrul proiectului; 6)verificarea elaborarii procedurilor operaţionale privind plata
subventiilor şi premiilor, precum şi decontarea cheltuielilor de transport, cazare si diurna
aferente deplasării expertilor în cadrul proiectului; 7)verificarea înregistrarii pe linii bugetare a
cheltuielilor eligibile efectuate în perioadele de implementare declarate prin cererile de
rambursare în aplicatia electronica Actionweb; 8)verificarea transmiterii datelor financiare
catre AMPOSDRU pentru reconcilierea contabila anuala la termenele stabilite prin contractul
de finantare; 9)verificarea efectuarii inventarierii bunurilor aflate în gestiunea proiectului si la
arhivarea documentelor financiar-contabile, alaturi de celelalte documente ale proiectului;
10)alte sarcini primite conform fisei postului.
Un set remarcabil de probleme pe care le urmareste expertului contabil in activitatea
sa se refera la aspecte financiar-contabile si de control financiar, cum ar fi: 1)intocmirea,
corectarea si inregistrarea documentelor contabile (intocmirea şi utilizarea documentelor
financiar-contabile sunt reglementate de Ordinul ministrului Economiei şi Finanţelor nr.
3.512/2008 privind documentele financiar-contabile10);2)verificarea contabilitatii proiectului
(instituţiile publice vor respecta prevederile Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr.
2169/2009 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice privind organizarea şi
conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi
instrucţiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr.
1917/2005; persoanele juridice fără scop patrimonial vor respecta Ordinul nr. 1969 din
09/11/2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop
patrimonial; societăţile comerciale vor respecta Ordinul nr. 3055/2009 din 29 octombrie 2009
pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene); 3)verificarea
realizarii reconcilierii contabile (in vederea efectuării acestei operatiuni între conturile contabile
8Ghidul a fost publicat in Editura CECCAR, Bucuresti, 2011 9Dr.Botez Daniel, Experiente si sugestii privind documentarea auditului fondurilor structurale (II), in revista Audit
financiar nr. 4/2012, p.23 10Ordinul a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870/23.12.2008
Page 10
10
ale AMPOSDRU şi cele ale Beneficiarului pentru operaţiunile gestionate în cadrul Proiectului,
beneficiarii au obligaţia transmiterii unei notificări cu privire la reconcilierea contabilă,
conform formularului standard prevăzut în legislaţia în vigoare, în termen de 30 de zile de la
plata cererii de rambursare finale); 4)punerea la dispozitia controlorilor de la OIRPOSDRU si
auditorilor proiectelor (cel externalizat, auditorul de la Curtea de Conturi a Romaniei sau de la
Curtea Europeana de Conturi, reprezentantii Departamentului de Luptă Antifraudă, Comisiei
Europene) a documentelor solicitate pe linie financiar-contabila.
În continuare prezentăm principalele aspecte legate de întocmirea documentelor
financiar-contabile, inclusiv a celor care se utilizează în operațiunile de acest tip în
proiecte europene.
Întocmirea documentelor contabile primare netipizate
Tipurile de documente primare sunt:
a)După numărul operaţiilor consemnate:
-documente primare(singulare), în care se consemnează, pentru prima dată, o singură operaţie
economico-financiară efectuată; chitanţa, bonul de consum etc.;
-documente centralizatoare(cumulative), în care se consemnează mai multe operaţii
economico-financiare similare: centralizatorul bonurilor de consum, recapitulaţia mărfurilor
intrate, recapitulaţia mărfurilor ieşite etc.; documentele centralizatoare însumează mai multe
documente primare.
b)După modul de întocmire:
-originale: primul exemplar;
-copii: celelalte exemplare obţinute la indigo sau xerox;
-duplicate: copii conforme cu originalul, care au calitatea de original, dar numai în lipsa
originalului; se eliberează de emitent când originalul este pierdut sau distrus.
c)După natura operaţiilor la care se referă:
-documente de dispoziţie, prin care se dispune sau se aprobă executarea unei operaţii
economico-financiare: comanda dată de client furnizorului, ordinul de plată dat băncii de o
întreprindere pentru achitarea unei sume din disponibilul propriu etc.;
-documente de execuţie, prin care se confirmă executarea unei operaţii economico- financiare:
factura (în care se consemnează vânzarea de produse, de lucrări executate sau de servicii
prestate), chitanţa (în care se consemnează încasarea unei sume de bani), chitanţa fiscală etc.;
-documente combinate(mixte) care conţin atât dispoziţia de executare, cât şi confirmarea
executării operaţiei: bonuri de consum (prin care se dispune magazinului să elibereze materiale
şi, concomitent, delegatul secţiei primitoare confirmă recepţia lor), dispoziţia de livrare, aviz
de expediere etc.;
Registrele contabile se întocmesc în cadrul serviciului de contabilitate, în vederea
înregistrării operaţiilor economico-financiare: Registrul-jurnal, Registrul-inventar,
Registrul Cartea mare.
d)După locul de întocmire:
-Documente interne, cele întocmite în cadrul unităţii şi care circulă fie în interiorul ei (bonul de
consum, statul de salarii etc.), fie în afara ei (factura pentru produse livrate, cecul de numerar
etc.);
-Documente externe, cele întocmite în alte unităţi şi intrate în întreprindere; comanda primită
de la client, factura pentru materiale aprovizionate, extrasul de cont primit de la bancă etc.;
e)După regimul de tipărire şi utilizare:
-documente cu regim special, cele tipărite, completate, utilizate, păstrate şi arhivate pe bază de
dispoziţii legale, speciale; sunt înseriate şi numerotate, au imprimată menţiunea cu regim
special şi se ţin în evidenţă şi se justifică ca formulare atât cele utilizate, cât şi cele neutilizate.
Page 11
11
-documente fără regim special, cele care nu necesită o evidenţă aparte, ci se întocmesc
respectându-se normele generale de întocmire şi circulaţie a documentelor, de exemplu, fişa
mijlocului fix, fişa de magazie, jurnalul pentru cumpărături, jurnalul pentru vânzări etc.
Întocmirea documentelor are loc în conformitate cu normele metodologice privind
contabilitatea unităţilor economice, elaborate de Ministerul Finanţelor Publice, iar circuitul lor
este stabilit pe bază de indicaţii de utilizare a formularelor tipizate, date de acelaşi minister.
Completarea documentelor contabile primare
Conţinutul documentelor primare
Documentele justificative cuprind, de regulă, urmatoarele elemnte principale:
a)denumirea documentului;
b)denumirea şi sediul unităţii care întocmeşte documentul;
c)numărul şi data întocmirii documentului;
d)menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunilor patrimoniale, când este cazul;
e)conţinutul operaţiunii patrimoniale şi, dacă este cazul, temeiul legal al efectuării acesteia;
f)datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii efectuate;
g)numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care le-au intocmit, vizat şi aprobat;
h)alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Dobandesc calitatea de document justificativ înscrisurile:
-în care se consemnează, în momentul efectuarii, o operatie patrimoniala si care sta la baza
inregistrarii in contabilitate;
-care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare;
-provenite din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane, care pot fi inregistrate in
contabilitate numai in cazurile in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective;
-care se refera la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice. Pentru a fi
înregistrate în contabilitate, aceste documente trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii
întocmite în acest scop.
Criterii de completare a datelor în documente
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, cu maşina de scris
sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee, nici
lăsarea de spaţii libere între operaţiile înscrise în acestea. Erorile se corectează prin tăierea cu o
linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să fie citite, iar deasupra lor se scrie textul
sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului justificativ,
menţionându-se şi data efectuarii operaţiei.
În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza
cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul sau al altor documente pentru care
normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul greşit se anulează şi rămane în
carnetul respectiv, cu excepţia ordinului de deplasare(delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau
se restituie diferenţa între cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.
La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare –
primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe, este necesară confirmarea, prin semnatura,
atât predatorului, cât şi a primitorului.
În cazul completării documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise
numai înainte de prelucrarea acestora, menţinându-se data rectificării şi semnătura celui care a
facut modificarea. Documentele înscrise în listele de erori, anulări sau completări, pe temeiul
cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii, trebuie să fie semnate de
Page 12
12
persoanele împuternicite de unitatea beneficiară. Numele şi prenumele acestor persoane se
comunică unităţilor de informatică prelucratoare.
Asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a actelor justificative se face de către
contabilul şef, care întocmeşte graficul circulaţiei. Graficul trebuie să asigure o rezolvare exactă
a operaţiilor consemnate în documente şi o circulţie operativă a acestora pentru evitarea
staţionării nejustificate la unele servicii. Documentele se întocmesc într-un anumit număr de
exemplare, care urmează un anumit circuit, până la arhivarea lor.
Tipizarea documentelor înseamnă crearea de formulare tip pentru operaţii economico-
financiare asemănătoare. Adică, o anumită operaţie nu se poate consemna decât într-un
formular care are o formă, o structură, un circuit şi un mod de completare stabilite cu precizie
prin dispoziţii legale. De exemplu, pentru încasările de numerar efectuate de orice unitate se
utilizeză o chitanţă tip.
Avantajele tipizării sunt:
-facilitează întocmirea, verificarea şi înregistrarea documentelor;
-asigură o formă, structură şi circuit raţionale;
-permite mecanizarea lucrărilor de întocmire şi de prelucrare a documentelor.
Verificarea modului de întocmire/completare a documentelor
Verificarea documentelor comportă forma, calculele şi fondul operaţiei consemnate în
document. Verificarea documentelor în vederea respectării criteriilor de completare poate fi:
-Verificarea formei – constă în a cerceta dacă s-a utilizat formularul corespunzător operaţiei
consemnate, dacă au fost întocmite toate exemplarele, dacă s-au completat toate rubricile, dacă
conţine semnăturile participanţilor la întocmire etc.
-Verificarea calculelor – constă în a constata dacă nu cumva s-au strecurat erori la scrierea
sumelor şi la efectuarea calculelor.
-Verificarea fondului – se referă la realitatea, necesitatea, oportunitatea şi legalitatea operaţiei,
adică operaţia trebuie să existe în realitate, să fie utilă unităţii, să aibă loc la momentul potrivit
şi să fie efectuată cu respectarea dispoziţiilor legale.
-Verificarea de fond – o face contabilul şef, cu prilejul aplicării vizei de control financiar
preventiv şi conducătorul unităţii, cu prilejul aprobării documentului.
Verificarea documentelor este o problemă de mare răspundere a lucrătorilor în domeniul
financiar-contabil, întrucât informaţiile conţinute în aceste documente stau la bază prelucrării
în contabilitate, întocmirii rapoartelor financiare şi transmiterii de raportări fiscale şi financiare
către ţerţe persoane şi organe de control.
Corectarea documentelor
Corectarea o poate face numai emitentul, care certifică operaţiunea, datând-o şi
semnând. Dacă eroarea s-a constatat după ce documentul a fost vizat pentru control financiar
preventiv, corectura se va face aşa cum s-a arătat la început şi se va prezenta din nou
contabilului şef pentru viză. Documentele prin care se consemnează operaţii băneşti şi care
conţin erori nu se pot corecta, ci se anulează, emiţându-se în locul lor altele corect întocmite
(de exemplu: chitanţe, cecuri etc.), exemplarele anulate păstrându-se în carnetele respective.
Corectarea documentelor are loc în momentul în care eroarea a fost constatată şi poartă
semnătura persoanei care a efectuat corectura respectivă.
Page 13
13
Definirea documentelor contabile
Datele şi informaţiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate în cadrul
documentelor contabile. Prin intermediul acestor documente se exprimă în scris şi se organizează
material procesele de culegere, prelucrare, stocare şi transmitere a datelor. Formu-larele folosite ca
document contabil pot fi tipizate şi netipizate.
Formularele tipizate sunt suporturi tehnice de informaţii în care conţinutul, forma şi
formatul sunt prestabilite şi imprimate.
•Conţinutul formularelor este definit de informaţiile consemnate în ele. Aceste informaţii
sunt grupate în două categorii: fixe şi variabile. Informaţiile fixe au un caracter repetitiv de la
un formular la altul şi sunt, de regulă, tipărite. Informaţiile variabile sunt specifice condiţiilor
concrete în care se produc operaţiile economice şi financiare.
•Structura formularului se caracterizează prin gruparea şi aşezarea informaţiilor fixe,
precum şi a spaţiilor pentru informaţiile variabile care urmează să se completeze de utilizatori.
În aceste condiţii, formularul poate avea fie formă tabelară (exemplu: statele de salarii), fie
formă de grupare pe zone (exemplu: factura) etc.
•Formatul formularului exprimă mărimea suportului de hârtie sau carton, folosindu-se în
acest scop dimensiuni standardizate.
Formularele netipizate sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul
nu sunt prestabilite şi imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea întreprinderii.
În raport cu modul de întocmire şi cu rolul lor în cadrul sistemului informaţional,
documentele contabile pot fi: documente justificative, registre contabile şi documente de sinteză
şi raportare.
Documentele justificative
Operaţiile economice şi financiare se consemnează, în momentul efectuării, în documente,
numite documente justificative. Legea contabilităţii nr. 82/1991 prevede: „Orice operaţie
patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza
înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”.
Conţinutul documentelor justificative este dat de existenţa următoarelor elemente
principale:
-denumirea documentului;
-numărul şi data documentului;
-denumirea şi sediul întreprinderii, al serviciului sau al sec-torului, după caz, care a întocmit
documentul;
-menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei, dacă este cazul;
-conţinutul operaţiei economice sau financiare;
-temeiul legal al efectuării operaţiei (acolo unde este cazul);
-datele cantitative şi/sau valorile aferente operaţiei economice şi financiare efectuate;
-semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiei, ale celor care avizează şi ale
celor în drept să aprobe operaţia respectivă, precum şi alte elemente menite să asigure
consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.
De regulă, documentele justificative se întocmesc la locul de muncă în cadrul căruia se
produce operaţia economică sau financiară respectivă.
Documentele contabile se pot clasifica după mai multe criterii, astfel:
a)După rolul lor:
- documente primare
- documente cumulative (centralizatoare)
- registre contabile.
Page 14
14
b)După modul de circulaţie:
- documente cu format tip prestabilit;
- documente cu format liber.
c)După aria de utilizare:
- documente comune pe economie;
- documente specifice unor anumite domenii de activitate.
d)După regimul de circulaţie:
- documente cu regim special;
- documente cu regim normal.
Un rol important îl au documentele cu regim special pentru că acestea prezintă o serie
de particularităţi de circulaţie:
- se obţin numai dintr-o sursă autorizată să le distribuie, care aplică sistemul naţional unic de
numerotare şi înseriere, sub directa supraveghere a R.A. Imprimeria Naţională;
- obligaţia păstrării documentelor într-o gestiune distinctă şi obligaţia de a întocmi fişe de
magazie pentru documente cu regim special pentru fiecare tip de document;
- obligaţia de a declara nule documentele cu regim special distruse sau pierdute şi de a publica
seriile în Monitorul Oficial, partea a III-a;
Din cauza amplificării fenomenului de trafic cu documente false, Ministerul Finanţelor
emite la anumite intervale de timp acte normative cuprinzând seriile documentelor declarate
nule.
e)După destinaţie:
1)documente de evidenţă a mijloacelor fixe : construcţiile, maşinile, utilajele, mijloacele de
transport se înscriu în evidenţă în baza facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, avizelor de
expediţie şi procesul verbal de recepţiefinală, iar pe tot parcursul funcţionării în unitate se
întocmeşte fişa mijlocului fix în care găsim date privind denumirea, valoarea de inventar,
reparaţii efectuate.
Toate mijloacele fixe se regăsesc înscrise în registrul numerelor de inventar.
Recepţia mijloacelor fixe se face în baza documentelor emise de furnizori, iar
cumpărătorul întocmeşte nota de intrare în gestiune.
2)documente de evidenţă a valorilor materiale (active circulante) – operaţiunile de
aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar, piese de schimb solicită întocmirea a 2
documente care nu stau la baza înregistrării în contabilitate şi anume comanda şi contractul
economic.
3)documente de evidenţă operativă a muncii şi a salariilor:
- Foaia colectivă de prezenţă (pontaj) în care se consemnează timpul efectiv lucrat, absenţele
sau alte menţiuni privind personalul (învoiri, absenţe motivate, etc.);
-Rapoartele de lucru – stau la baza calculării drepturilor cuvenite personalului sub formă de
salarii;
- Lista de avans chenzinal – folosită pentru plata chenzinei a I-a;
- Statul de plată – utilizat la plata chenzinei a II-a.
4)documente privind evidenţa mărfurilor
-În cazul intrărilor de mărfuri se utilizează Factura fiscală emisă de furnizor pentru care la
recepţia în societate se întocmeşte Nota de intrare-recepţie şi constatare de diferenţe;
-În cazul vânzărilor de mărfuri pentru care încasările se efectuează în numerar se întocmeşte
Monetarul şi Raportul de gestiune;
-În cazul vânzărilor de mărfuri cu plata ulterioară se întocmeşte Factura fiscală.
5)documente privind evidenţa mijloacelor băneşti şi a operaţiunilor de decontare
-În relaţia SC – bancă, încasările şi plăţile în numerar se efectuează în baza Cecului de numerar
pentru încasări, iar pentru depunerea numerarului din casieria unităţii în contul bancar se
Page 15
15
utilizează Foaia de vărsământ. Ambele documente au regim special şi se eliberează de unităţile
bancare;
-În cadrul societăților comerciale, încasările şi plăţile în numerar se efectuează prin casieria
unităţii. Atât pentru încasări cât şi pentru plăţi, compartimentul financiar-contabil emite
Dispoziţia de plată / de încasare către casierie;
-Dispoziţia de încasare către casierie se semnează de compartimentul financiar-contabil şi se
vizează de conducătorul acestui compartiment, iar în baza acestei dispoziţii casierul unităţii
emite o CHITANŢĂ dacă suma de bani reprezintă un debit al persoanei în cauză înregistrat în
evidenţa societăţii comerciale;
-Dispoziţia de plată către casierie se întocmeşte de compartimetul financiar-contabil şi este
vizată de conducătorul acestui compartiment, precum şi de conducătorul unităţii.
-Ordinul de deplasare sau delegaţia este documentul în baza căruia se justifică anumite sume
de bani cheltuite;
-Toate documentele privind operaţiuni de încasări şi plăţi în numerar se înscriu de casier în
Registrul de casă;
Plata sumelor, precum şi încasarea acestora, ca rezultat al relaţiilor de decontare dintre agenţii
economici şi bugetul de stat se fac în baza Ordinului de plată;
-Pentru toate operaţiunile care se deruleaza prin contul bancar, unitatea primeşte Extrasul de
cont în care sunt trecute încasările şi plăţile efectuate de societate prin contul deschis la bancă,
document care are anexat şi documentele în baza cărora s-au efectuat încasările şi plăţile.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de
document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de
normele legale in vigoare.
Întocmirea, prelucrarea, contarea și înregistrarea in contabilitate a documentelor
justificative
Întocmirea documentelor justificative se face pe formulare tipizate sau netipizate, după caz,
iar completarea se face manual sau automatizat.
După întocmire (completare), documentele justificative sunt supuse operaţiei de prelucrare.
Aceasta constă în sortarea documentelor pe operaţii, dacă este cazul, în precontabilizarea lor
prin mai multor documente justificative şi obţinerea de documente centralizatoare.
-Documentele sunt sortate în funcţie de tip şi conţinut, astfel încât să se asigure operativitatea
utilizării lor;
-Documentele se sortează în concordanţa cu normele referitoare la păstrarea documentelor;
-Sortarea documentelor se efectuează cu atenţie şi responsabilitate, în vederea prelucrării lor
eficiente.
Se procedează apoi la verificarea de formă, aritmetică şi de fond (pentru a se constata
legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi economicitatea operaţiilor consemnate în
documente), iar în final, înregistrarea în contabilitate a datelor înscrise în documentele
justificative.
În vederea inregistrarii in jurnale, fise si in celelalte documente contabile a operatiunilor
economico-financiare consemnate in documentele justificative, potrivit formelor de inregistrare
in contabilitate utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicandu-
se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, in conformitate cu planul
de conturi general aplicabil.
Înregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente
justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai
multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si
perioada.În cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative,
Page 16
16
inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note
justificative sau note de calcul, dupa caz.
În cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de
contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare
se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul
stornarii. Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de
contabilitate intocmite in acest scop.
Înregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor
dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si
analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in
contabilitate. Înregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele
informatice de prelucrare automata a datelor.
Înregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare se efectueaza, de
regula, lunar. Fac excepție, entitatile care in exercitiul financiar precedent au inregistrat o
cifra de afaceri sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro care pot inregistra in
contabilitate operatiunile economico-financiare la alte perioade decat lunar, dar nu mai tarziu
de data pentru care se intocmesc declaratiile privind impozitul pe profit, respectiv data
situatiilor financiare anuale sau a raportarilor contabile stabilite potrivit legii. În acest caz,
inregistrarea in contabilitate se efectueaza pe baza documentelor justificative sau a unui
centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera
la operatiuni de aceeasi natura si la aceeasi perioada, situatie in care documentele justificative
se anexeaza la acesta.În mod similar, inregistrarea in Registrul-jurnal si Cartea mare se
efectueaza pentru aceeasi perioada.
Registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi adaptate in functie de
specificul si necesitatile fiecărei entități, cu conditia respectarii cotinutului de informatii si a
normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul
sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.
Numarul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevazut
de legislația în vigoare, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si
conducerea contabilitatii impun acest lucru.
În situatia in care activitatea de intocmire a documentelor justificative si financiar-
contabile este incredintata in baza unui contract de prestari de servicii unor persoane fizice sau
juridice, normele proprii interne de intocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaza
in mod corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevada in contract clauze referitoare la intocmirea
si utilizarea formularelor in aceste conditii.
Se pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile,
cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare.
Neintocmirea, intocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-
contabile, conform prevederilor legale, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.
Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor asigura un regim
intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
– persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin
decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind
alocarea si gestionarea numerelor aferente;
– fiecare formular va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce
trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de societate. În alocarea numerelor se va tine cont
de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
– persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor emite proceduri
proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona,
Page 17
17
pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul
document.
Prezentăm mai departe modul de completare a principalelor documente financiar
contabile care se utilizează și se contabilizează în activitatea curentă și în proiecte
europene.
Reliefăm mai întâi Nomenclatorul documentelor financiar-contabile conform
OMFP nr.2634 din 201511.
11Publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.910 bis/9.XII.20152
Page 18
18
GRUPA I REGISTRELE DE CONTABILITATE
REGISTRUL-JURNAL (Cod 14-1-1)
Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate
operațiunile economico-financiare efectuate de entitate.
Page 19
19
Registrul-jurnal se întocmește lunar prin înregistrarea cronologice a documentelor financiar-
contabile în care se reflectă mișcarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor
proprii ale entității.
În cazul în care o entitate are subunități dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la
balanță de verificare, Registrul-jurnal se întocmește de către subunități.
Numerotarea paginilor registrului se face în ordine crescătoare, iar volumele se numerotează
în ordinea completării lor.
În condițiile conducerii contabilității cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată
a datelor, fiecare operațiune economico-financiară se înregistrează prin articole contabile, în
mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în entitate.
În cazul în care entitatea folosește jurnale auxiliare, în Registrul-jurnal se poate trece totalul
lunar al fiecăruia.
În coloana 1 se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie,
sau de la începutul activității, până la sfârșitul exercițiului financiar, sau încetarea activității.
În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru.
În coloana 3 se trece felul, numărul și data documentului justificativ care stă la baza
operațiunilor economice (factura, chitanța etc.) sau ale jurnalului auxiliar (jurnalul privind
operațiunile de casă și bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.).
În coloana 4 se înscriu explicațiile în legătură cu operațiunea respectivă. Această coloană se
completează numai atunci când este cazul.
În coloanele 5 și 6 se trece simbolul conturilor debitoare și, respectiv, creditoare. În coloanele
7 și 8 se trec sumele totale, debitoare și creditoare din documentul justificativ.
Sumele debitoare și sumele creditoare se totalizează lunar.
Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control și pentru necesitățile entității.
Page 21
21
REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2)
Registrul-inventar servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.
Registrul-inventar se întocmește la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar sau cu
ocazia încetării activității, fără ștersături și fără spații libere, pe baza datelor cuprinse în listele
de inventariere și, respectiv, în procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura
Page 22
22
activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de
conturi, după caz.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura
activelor, datoriilor și capitalurilor proprii grupate după natura lor, conform posturilor din
bilanț.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operațiunea de
inventariere se actualizează cu intrările și ieșirile din perioada cuprinsă între data inventarierii
și data încheierii exercițiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în Registrul-
inventar.
Operațiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la
sfârșitul exercițiului financiar să fie reflectată situația reală a elementelor de natura activelor,
datoriilor și capitalurilor proprii.
Creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor
soldurilor conturilor analitice debitoare și creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcție de
necesități.
În cazul încetării activității, Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de
natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii inventariate faptic la acea dată.
În cazul în care o entitate are subunități dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la
nivel de balanță de verificare, Registrul-inventar se întocmește de către subunități.
În coloana 1 se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate în ordine cronologică, de la
deschiderea registrului până la sfârșitul exercițiului financiar, sau încetarea activității.
În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ și de
pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.
În coloana 3 se înscrie valoarea contabile a elementelor inventariate. Valoarea contabilă a unui
activ este valoarea la care acesta este recunoscut după ce se deduc amortizarea acumulată,
pentru activele amortizabile și ajustările acumulate din depreciere sau pierdere de valoare.
În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de natura activelor, datoriilor și
capitalurilor proprii, stabilite cu ocazia evaluării la inventariere (pe baza listelor de inventariere
și a proceselor-verbale de inventariere).
În coloana 5 se trec diferențele din evaluare, calculate ca diferență între valoarea contabilă și
valoarea de inventar.
În coloana 6 se menționează cauzele diferențelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări,
calamități, terți neidentificați etc.).
Page 23
23
CARTEA MARE (Cod 14-1-3)
Cartea mare este documentul contabil care stă la baza:
-stabilirii rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice, la entitățile care aplică forma de
înregistrare "pe jurnale";
-verificării înregistrărilor contabile efectuate;
- întocmirii balanței de verificare.
Se întocmește lunar, pe măsura înregistrării operațiunilor, pentru debitul și, respectiv, pentru
creditul fiecărui cont sintetic.
Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor centralizatoare și jurnalelor,
după caz, astfel:
-rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără
desfășurarea pe conturi corespondente;
-sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale,
obținându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
-soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și
creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul exercițiului
financiar (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop). Registrul Cartea mare poate fi înlocuit
cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
GRUPA a II-a MIJLOACE FIXE
REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1)
Registrul numerelor de inventar este utilizat pentru atribuirea numerelor de inventar
mijloacelor fixe (imobilizărilor corporale) existente în entitate, în vederea identificării lor.
În Registrul numerelor de inventar se înregistrează cronologic mijloacele fixe intrate în entitate.
Se poate folosi câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, sau un registru pentru mai
multe grupe, în funcție de numărul mijloacelor fixe existente și al celor care urmează a intra în
entitate.
Page 24
24
Grupele de mijloace fixe corespund categoriilor contabile de imobilizări corporale sau grupelor
din Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, aprobat
prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările și completările ulterioare.
În scopul asigurării controlului asupra existenței mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix,
care constituie obiect de evidență, un număr de inventar în momentul intrării în entitate (cu
excepția celor luate cu chirie), care se consemnează în Registrul numerelor de inventar.
Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a
numerelor și/sau pe grupe de mijloace fixe.
Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care
privesc mijlocul fix respectiv.
Modul de numerotare a mijloacelor fixe precum și modul de imprimare a numărului de inventar
atribuit se stabilesc prin proceduri proprii ale entității.
FIȘA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2)
Fișa mijlocului fix servește ca document pentru evidența analitică a mijloacelor fixe.
Fișa mijlocului fix se întocmește pentru fiecare mijloc fix.
În cazul mijloacelor fixe de aceeași natură și de aceeași valoare, care au aceleași cote de
amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași lună, poate fi întocmite o singură fișă a
mijloacelor fixe.
Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor
corporale conform legislației în vigoare, iar în cadrul acestora, fișele mijloacelor fixe se
grupează pe locuri de folosință.
Fișele mijloacelor fixe scoase din funcțiune sau transferate se arhivează.
Fișa mijlocului fix se completează pe baza documentelor justificative privind mișcarea
mijloacelor fixe sau modificarea valorii de intrare a acestora, ca urmare a completării,
îmbunătățirii, modernizării sau reevaluării lor.
Page 25
25
BON DE MICARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)
Bonul de mișcare a mijloacelor fixe servește ca:
-document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosință ale
entității;
-document de însoțire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secția sau subunitatea
predătoare la cea primitoare;
-document justificativ de înregistrare în evidența responsabilului cu mijloacele fixe la locurile
de folosință și în contabilitate.
Page 26
26
PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE (Cod 14-2-5)
PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a)
PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCȚIUNE (Cod 14-2-5/b)
Servește ca:
-document de înregistrare în evidența operativă și în contabilitate;
-document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiții;
-document de aprobare a recepției (cod 14-2-5);
-document de constatare a îndeplinirii condițiilor de recepție provizorie a obiectivului de
investiții (cod 14-2-5/a);
-document de aprobare a recepției provizorii a obiectivului de investiții (cod 14-25/a);
-document de punere în funcțiune a obiectivului de investiții (cod 14-2-5/b).
Se întocmește la data punerii în funcțiune a mijlocului fix, astfel:
-Procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5) se întocmește pentru mijloacele fixe independente
care nu necesită montaj și nici probe tehnologice, acestea considerându-se puse în funcțiune la
data achiziționării lor;
-Procesul-verbal de recepție provizorie (cod 14-2-5/a) se întocmește pentru utilajele care
necesită montaj, dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricație care
depășesc un exercițiu financiar/bugetar, realizate pe faze de fabricație, precum clădirile și
construcțiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în
funcțiune la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcției;
-Procesul-verbal de punere în funcțiune (cod 14-2-5/b) se întocmește pentru utilajele și
instalațiile care necesită montaj și probe tehnologice, precum și clădirile și construcțiile speciale
care deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcțiune la terminarea
probelor tehnologice.
Page 29
29
GRUPA a III-a BUNURI DE NATURA STOCURILOR
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE (Cod 14-3-1A)
Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca:
-document pentru recepția bunurilor aprovizionate;
-document justificativ pentru încărcare în gestiune;
-document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu
numai în cazul:
-bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
-bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
-bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
-bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;
-bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;
-mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare.
În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepția și încărcarea în gestiune,
după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește
transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.).
În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare
tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoțire a mărfii.
În condițiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepție și constatare de diferențe,
este obligatoriu ca acestea să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza
înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.
Page 30
30
În situația în care se constată diferențe la recepție, entitățile trebuie să stabilească prin proceduri
proprii informațiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepție și constatare de diferențe (ex:
cantitatea și valoare constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepția și alte mențiuni, în
funcție de necesități).
BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A)
Bonul de predare, transfer, restituire (pentru produse finite, materiale refolosibile,
semifabricate, materiale nefolosite) servește ca:
-document justificativ pentru încărcare/descărcare în/din gestiune;
Page 31
31
-document justificativ de înregistrare în contabilitate.
În situația în care se folosește ca bon de predare la magazie a produselor finite, materialelor
refolosibile, semifabricatelor, materialelor nefolosite se întocmește pe măsura predării acestora
la magazie, de către secție, atelier etc.
În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta entității, bonul de
predare, transfer, restituire se întocmește pe măsură ce se efectuează transferul.
Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași entități.
În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește Aviz de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A).
În cazul utilizării ca bon de restituire se întocmește pe măsura restituirii la magazie a valorilor
materiale.
BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)
BON DE CONSUM (colectiv - Cod 14-3-4/aA)
Bonul de consum servește ca:
-document de eliberare din magazie a materialelor;
-document justificativ de scădere din gestiune;
-document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmește pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum.
Page 32
32
AVIZ DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII (Cod 14-3-6A)
Avizul de însoțire a mărfii servește ca: document de însoțire a mărfii pe timpul transportului,
după caz; document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; dispoziție de transfer al valorilor
materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități; document de primire
în gestiune, după caz; document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
Avizul de însoțire a mărfii se întocmește de către entitățile care nu au posibilitatea întocmirii
facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum și în alte
situații stabilite prin procedurile proprii ale entității. În condițiile în care datele valorice (prețul
unitar și valoarea) nu se înscriu în Avizul de însoțire a mărfii, aceste date trebuie să se
regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii
bunurilor.
În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiași entități, dispersate teritorial, precum și
al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării
sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoționale etc.), Avizul de însoțire a mărfii
va purta mențiunea "Fără factură", după caz.
Pe Avizul de însoțire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terți se
face mențiunea "Pentru prelucrare la terți". În alte situații decât cele prevăzute mai sus se face
mențiunea cauzei pentru care s-a întocmit Avizul de însoțire a mărfii și nu factura.
Normele de intocmire si utilizare a avizului de însoțire a mărfii ca document care se
numerotează și înseriază intern (potrivit OMFP 2226/2006)
Continutul minimal obligatoriu de informatii al avizului de insotire a marfii este urmatorul:
–seria si numarul intern de identificare a fomularului;
–data emiterii formularului;
–datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
–datele de identificare ale cumparatorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
Continuare despre avizul de însoțire a mărfii:
–denumirea si cantitatea bunurilor livrate;
–date privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numar), numarul
mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului;
– semnatura expeditorului.
Page 33
33
Este formular cu regim intern de tiparire si numerotare.
1.Serveste ca:
-document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
-document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;
-dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale
aceleiasi unitati;
-document de primire in gestiune, dupa caz.
2.Se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare, de catre unitatile care nu au posibilitatea
intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum
si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale societatii.
În cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial avizul de
insotire a marfii va purta mentiunea „Fara factura”.
Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se
face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”.
În celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a
intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
3.Avizul de însoțire a mărfii circula, dupa caz:
– la furnizor:
– la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;
– la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si
pentru intocmirea facturii;
– la compartimentul financiar-contabil;
– la cumparator:
– la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale
primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor;
– la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta
acestuia;
– la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si
analitica.
4. Avizul de însoțire a mărfii se arhiveaza, dupa caz:
– la furnizor:
– la compartimentul desfacere;
– la compartimentul financiar-contabil;
– la cumparator:
– la compartimentul financiar-contabil
Page 34
34
FACTURA FĂRĂ ȘI CU TVA
Factura este Formular cu regim intern de tiparire si numerotare.
1.Serveste ca;
–document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a
serviciilor prestate;
–document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
–document de incarcare in gestiunea cumparatorului;
–document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului;
– alte situatii prevazute expres de lege;
2.Se intocmeste in doua sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri si/sau prestari
de servicii.
În situatia in care nu se intocmeste in momentul livrarii, bunurile livrate sunt insotite pe timpul
transportului de avizul de insotire a marfii.
3.Factura circula, dupa caz;
– la furnizor:
– la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru
eventualele reclamatii ale clientilor;
– la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate;
– la cumparator:
Page 35
35
– la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea
in contabilitate.
4. Factura se arhiveaza, dupa caz:
– la furnizor:
– la compartimentul desfacere;
– la compartimentul financiar-contabil;
– la cumparator:
– la compartimentul financiar-contabil;
Norme privind regimul intern de numerotare a facturii
1.Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie
interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si
gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.
2. Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa
fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de
facturi emis.
Page 36
36
DISPOZIȚIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A)
Dispoziția de livrare servește ca:
-document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale
destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau acordate pentru stimularea vânzării,
după caz;
-document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;
-document de bază pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau a facturii, după caz;
-document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Page 37
37
FIȘA DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)
Fișa de magazie servește ca document de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de bunuri
materiale.
Fișele de magazie se țin pe fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale,
ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe
distincte, care se țin separat de cele aferente propriilor valori materiale.
Înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document.
Page 38
38
LISTA DE INVENTARIERE (Cod 14-3-12) și (Cod 14-3-12/b)
LISTĂ DE INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice - Cod 14-3-12/a)
Lista de inventariere servește ca:
-document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile entității;
-document pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) și
a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
-document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate a
plusurilor și minusurilor constatate;
-document pentru întocmirea Registrului-inventar;
-document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare;
-document centralizator al operațiunilor de inventariere.
Se întocmește la locurile de depozitare, anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legale,
de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau
subgrupe, separat pentru bunurile entității și separat pentru cele aparținând altor entități, aflate
asupra personalului entității la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. și se semnează
de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.
În cazul bunurilor primite în custodie și/sau consignație, pentru prelucrare etc., o copie a Listei
de inventariere se înaintează entității care deține bunurile respective. Listele de inventariere
întocmite pentru bunurile aparținând altor entități trebuie să conțină, pe lângă elementele
comune (felul materialului sau produsului finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul și data actului
de predare-primire.
Page 39
39
GRUPA a IV-a MIJLOACE BĂNEȘTI ȘI DECONTĂRI
CHITANȚA (Cod 14-4-1)
CHITANȚA PENTRU OPERAȚIUNI ÎN VALUTĂ (Cod 14-4-1/a)
Chitanța și chitanța pentru operațiuni în valută sunt documente justificative de înregistrare în
registrul de casă/registrul de casă în valută și în contabilitate a încasărilor și plăților efectuate
în numerar (lei/valută), precum și a depunerilor de sume la casieria entității.
În condițiile în care sumele înscrise în chitanță sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor
de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal, formularul de
chitanță este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.
În condițiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile
legale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate veniturile aferente încasărilor
zilnice este Raportul fiscal de închidere zilnică, respectiv Registrul special întocmit în condițiile
defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.
Se întocmește pentru fiecare sumă încasată, de către casierul entității și se semnează de acesta
pentru primirea sumei.
Page 40
40
DISPOZIȚIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4)
Dispoziția de plată/încasare către casierie servește ca:
-dispoziție pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispozițiilor
legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenței de
încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit,
pentru procurare de materiale etc.;
-dispoziție pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă
venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozițiilor legale;
-document justificativ de înregistrare în Registrul de casă și în contabilitate, în cazul plăților în
numerar efectuate fără alt document justificativ.
Dispoziția de plată/încasare către casierie se întocmește:
-în cazul utilizării ca dispoziție de plată, când nu există alte documente prin care se dispune
plata (ex.: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
-în cazul utilizării ca dispoziție de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare
de materiale etc.;
-în cazul utilizării ca dispoziție de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune
încasarea (avize de plată, somații de plată etc.).
Page 41
41
REGISTRUL DE CASĂ (Cod 14-4-7A și Cod 14-4-7bA)
REGISTRUL DE CASĂ (în valută - Cod 14-4-7/aA și Cod 14-4-7/cA)
Registrul de casă servește ca:
-document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate
prin casieria entității;
-document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă;
-document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă.
Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți.
Page 42
42
GRUPA a V-a SALARII I ALTE DREPTURI DE PERSONAL
STAT DE SALARII (Cod 14-5-1)
Statul de salarii servește ca:
-document pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, precum și al contribuțiilor și
al altor sume datorate;
-document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Page 43
43
Statul de salarii se întocmește lunar, pe baza documentelor de evidență a timpului lucrat efectiv,
a evidenței și a documentelor privind reținerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor
de odihnă, a certificatelor medicale etc.
Statul de salarii se semnează, pentru confirmarea exactității calculelor, de către persoana care
determină salariul cuvenit și întocmește statul de salarii.
Plățile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizațiile
FOAIA COLECTIVĂ DE PREZENȚĂ
Servește la determinarea salariului, alături de contractul de muncă și fișa postului, în funcție și
de numărul de ore lucrate de salariat.
Page 44
44
BALANȚA DE VERIFICARE (cu patru egalități - Cod 14-6-30 și Cod 14-6-30/A)
BALANȚA DE VERIFICARE (cu cinci egalități - Cod 14-6-30/a, Cod 14-6-30/b1, Cod
14-6-30/b2) BALANȚA DE VERIFICARE (cu șase egalități - Cod 14-6-30/b) BALANȚA
ANALITICĂ A STOCURILOR (Cod 14-6-30/c)
Balanța de verificare servește la:
-verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate;
-controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și analitică;
-întocmirea situațiilor financiare și raportărilor contabile stabilite potrivit legii. Balanța de
verificare se întocmește cel puțin la încheierea exercițiului financiar, la termenele de întocmire
a situațiilor financiare, a raportărilor contabile, precum și la finele perioadei pentru care
entitatea trebuie si întocmească declarația privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii.
Balanța de verificare cuprinde următoarele elemente:
-simbolul și denumirea conturilor; soldurile inițiale debitoare și creditoare;
-totalul sumelor debitoare și creditoare ale lunii precedente, după caz;
-rulajele curente debitoare și creditoare;
-totalul rulajelor debitoare și creditoare, după caz;
-totalul sumelor debitoare și creditoare;
-soldurile finale debitoare sau creditoare.
Balanța de verificare la 1 ianuarie se completează cu soldurile finale debitoare și creditoare ale
lunii decembrie a anului precedent.
Pentru conturile analitice se poate întocmi numai situația soldurilor.
La instituțiile publice, balanțele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanțele de
verificare analitice, cel târziu la sfârșitul trimestrului pentru care se întocmesc situațiile
financiare.
Page 46
46
Principalele operațiuni financiar-contabile care se derulează în proiecte
europene, inclusiv în proiecte tip POR la beneficiari de natura instituțiilor
publice, societăților comerciale și organizațiilor non-profit (ONG)
MONOGRAFIA PRINCIPALELOR OPERAŢIUNI CONTABILE ÎN CADRUL PROIECTELOR DIN FONDURI STRUCTURALE PENTRU O INSTITUŢIE
PUBLICĂ
NC Explicaţii Cont debitor Cont creditor
1. Prefinanţare primită de la Autoritatea de Certificare şi
Plată/Autorităţile de Management
561/proiect
/45.10.yy.03
(560/proiect
/45.10.yy.03) (Sume
primite de la UE in
contul platilor
efectuate)
4585
2. Acordarea de avansuri furnizorilor pentru livrări de
bunuri, executări de lucrări sau prestări de servicii
409 (232, 234) 561/proiect titlul
56.01-20.01-03
(560/proiect titlul
56.01-20.01-03)
3. Inregistrare avansuri bunuri achizitionate in leasing
financiar
232 404
Plata furnizor 404 561/proiect titlul
56.01-20.01-03
(560/proiect titlul
56.01-20.01-03)
4. Receptie bunuri achizitionate in leasing financiar 21x 167
5. Compensare avans 21x 232
6. Inregistrare rata leasing % 404
Page 47
47
167
628
666
665
7. Plata furnizor 404 561/proiect titlul
56.01-20.01-03
(560/proiect titlul
56.01-20.01-03)
8. Achiziţii de bunuri şi servicii în baza facturii emise de
furnizori
a. înregistrarea activelor fixe corporale sau necorporale 2xx 404
b. înregistrarea bunurilor achiziţionate 3xx 401
c. înregistrarea serviciilor prestate 6xx/proiect/ titlul 56.01-
20.01-03
401
9. Inregistrarea salariilor 641/proiect/ titlul 56.01-
20.01-03
421
10. Inregistrarea reţinerilor salariale 421 %
4312
4314
4372
444
11. Înregistrarea taxelor aferente salariilor
a. CAS 6451/proiect/ titlul
56.01-20.01-03
4311
b. CASS 6453/proiect/ titlul
56.01-20.01-03
4313
c. FS 6452/proiect/ titlul
56.01-20.01-03
4371
d. Fond garantare 6458/proiect/ titlul
56.01-20.01-03
447.1
e. FRA 6454 /proiect/ titlul
56.01-20.01-03
4315
f. FNUASS 6458 /proiect/ titlul
56.01-20.01-03
447.2
g. Fond persoane cu handicap 635. /proiect/ titlul
56.01-20.01-03
447.3
12. Înregistrare cheltuieli în avans în cadrul proiectului 471 401
13. Decontarea avansurilor acordate, la primirea bunurilor,
lucrărilor, serviciilor
401 409
14. Decontarea avansurilor acordate, la primirea bunurilor
de natura activelor fixe
404 232 (234)
15. Plata furnizorilor din surse proprii 401 561/proiect titlul
56.01-20.01-03
(560/proiect titlul
56.01-20.01-03)
16. Plata furnizorilor de imobilizări din surse proprii 404 561/proiect titlul
56.01-20.01-03
(560/proiect titlul
56.01-20.01-03)
17. Plata salariilor 421 561/proiect titlul
56.01-20.01-03
(560/proiect titlul
56.01-20.01-03)
Page 48
48
18. Plata taxelor aferente salariilor % 561/proiect titlul
56.01-20.01-03
(560/proiect titlul
56.01-20.01-03)
4312
4314
4372
444
4311
4313
4371
447.1
4315
447.2
447.3
19. Înregistrarea veniturilor generate de proiect 561/proiect titlul 56.01-
20.01-03 (560/proiect
titlul 56.01-20.01-03)
7xx
20. Trecerea pe cheltuieli curente a cheltuielilor în avans 6xx/ proiect titlul 56.01-
20.01-03
471
21. Înregistrarea cererilor de rambursare transmise de
beneficiari, Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de
Management
21.1 Înregistrarea cererii de rambursare, reprezentând sume
de primit în contul plăţilor efectuate în anul curent
a. sume de rambursat din FEN POSTADERARE 4583.1.1 775/ cap. 45.10.
yy.01
b. sume de rambursat din Fonduri de la buget -
cofinanţare, TVA
4583.2.1 7721/cap. 42.10
subcap. 42.10.39
(Subventii de la
bugetul de stat
pentru institutii
publice
finantate partial
sau integral din
venituri proprii
pentru
proiecte finantate
din FEN
postaderare)
21.2 Înregistrarea cererii de rambursare, reprezentând sume
de primit în contul plăţilor efectuate în anii anteriori
a. sume de rambursat din FEN POSTADERARE 4583.1.2 775/ cap.
45.10.yy.02
b. sume de rambursat din Fonduri de la buget -
cofinanţare, TVA
4583.2.2 7721/cap. 42.10
subcap. 42.10.39.
22. Diminuarea sumelor de primit de la Autoritatea de
Certificare şi Plată/Autorităţile de Management cu
sumele primite în avans sub formă de prefinanţare
4585 4583.1.1
(4583.1.2)
23. Corectarea sumelor de primit de la Autorităţile de
management/Autorităţile de certificare şi plată, urmare
autorizării cererilor de rambursare - în roşu
23.1 Corectarea cererii de rambursare aferente sumelor de
primit în contul plăţilor efectuate în anul curent
Page 49
49
a. sume de rambursat din FEN POSTADERARE 4583.1.1 775/ cap.
45.10.yy.01
b. sume de rambursat din Fonduri de la buget -
cofinanţare, TVA
4583.2.1 7721/cap. 42.10
subcap. 42.10.39.
23.2 Corectarea cererii de rambursare aferente sumelor de
primit în contul plăţilor efectuate în anii anteriori
a. sume de rambursat din FEN POSTADERARE 4583.1.2 775/ cap.
45.10.yy.02
b. sume de rambursat din Fonduri de la buget -
cofinanţare, TVA
4583.2.2 7721/cap. 42.10
subcap. 42.10.39.
24. Încasarea sumelor rambursate de către Autorităţile de
Certificare/ Autorităţile de Management
24.1 Înregistrarea sumelor rambursate, reprezentând sume
de primit în contul plăţilor efectuate în anul curent
a. sume rambursate din FEN POSTADERARE 561/cap. 45.10.yy.01
(560/cap. 45.10.yy.01)
4583.1.1
b. sume rambursate din Fonduri de la buget - cofinanţare,
TVA
561/cap. 42.10 subcap.
42.10.39 (560/cap.
42.10 subcap. 42.10.39)
4583.2.1
24.2 Înregistrarea sumelor rambursate, reprezentând sume
de primit în contul plăţilor efectuate în anii anteriori
a. sume rambursate din FEN POSTADERARE 561/cap. 45.10.yy.02
(560/cap. 45.10.yy.02)
4583.1.2
b. sume rambursate din Fonduri de la buget - cofinanţare,
TVA
561/cap. 42.10 subcap.
42.10.39 (560/cap.
42.10 subcap. 42.10.39)
4583.2.2
25. Înregistrarea obligaţiei de plată la bugetul de stat a
sumelor reprezentând taxa pe valoarea adăugată
dedusă, a cărei contravaloare a fost plătită de
Autorităţile de Management/Autoritatea de Certificare
şi Plată (înregistarea se efectuează de către beneficiarii
care îşi exercită dreptul de deducere a taxei pe valoarea
adăugată aferente cheltuielilor eligibile)
629 4481
26. Virarea sumelor reprezentând taxa pe valoarea
adăugată datorată bugetului de stat
4481 561 (560)
27. Înregistrarea sumelor datorate Autorităţii de Certificare
şi Plată/Autorităţile de Management în cursul aceluiaşi
exerciţiu financiar în care s-au înregistrat veniturile,
pentru plăţile efectuate eronat înaintea certificării
sumelor cuprinse în cererile de rambursare
a. sume de rambursat aferente FEN POSTADERARE 775/cap. 45.10.yy.01
(45.10.yy.02)
4584.1
b. sume de rambursat aferente Fondurilor de la buget 7721/cap.42.10
subcap.42.10.39
4584.2
28. Înregistrarea sumelor datorate Autorităţii de Certificare
şi Plată/Autorităţile de Management în anul următor
exerciţiului financiar în care s-au înregistrat veniturile,
pentru plăţile efectuate eronat înaintea certificării
sumelor cuprinse în cererile de rambursare
a. sume de rambursat aferente FEN POSTADERARE 117.10 4584.1
b. sume de rambursat aferente Fondurilor de la buget 117.10 4584.2
29. Compensarea sumelor de primit cu sumele de restituit
Autorităţii de Certificare şi Plată/Autorităţilor de
Management
Page 50
50
a. FEN POSTADERARE 4584.1 4583.1.1
(4583.1.2)
b. fonduri de la buget 4584.2 4583.2.1
(4583.2.2)
30. În situaţia în care nu se efectuează înregistrarea de la
punctul 29, sumele se virează în conturile Autorităţii de
Certificare şi Plată/Autorităţilor de Management
a. Sume aferente FEN POSTADERARE 4584.1 561 (560)
b. Sume aferente Fondurilor de la bugetul de stat 4584.2 561 (560)
31. Înregistrarea notelor de debit primite de la Autorităţile
de Certificare/Autorităţile de Management
a. debite aferente FEN POSTADERARE 629 4584.1
b. debite provenite din prefinanţare nejustificată în
termenul prevăzut în contractul de finanţare
4585 4584.1
c. debite aferente Fondurilor de la buget 629 4584.2
32. Virarea în conturile Autorităţilor de Certificare şi
Plată/Autorităţilor de Management a sumelor
reprezentând debite
a. debite aferente FEN POSTADERARE 4584.1 561 (560)
b. debite aferente Fondurilor de la buget 4584.2 561 (560)
33. Închiderea conturilor de cheltuieli şi venituri la
sfârşitul perioadei în vederea stabilirii rezultatului
patrimonial
121.10 %
6xx/ proiect titlul
56.01-20.01-03
629
% 121.10
7721/cap. 42.10 subcap.
42.10.39
775/cap. 45.10.yy.01
(45.10.yy.02)
34. Transferarea rezultatului patrimonial asupra
rezultatului reportat, la începutul exerciţiului următor
a. excedent patrimonial 121.10 117.10
b. deficit patrimonial 117.10 121.10
MONOGRAFIA PRINCIPALELOR OPERAŢIUNI CONTABILE ÎN CADRUL PROIECTELOR DIN FONDURI STRUCTURALE PENTRU O SOCIETATE
COMERCIALA
1. Recunoasterea creantei la semnarea
contractului
4452 %
475
472
458.PARTENER
2. Înregistrarea prefinanţării primite (se
asimilează unui avans)
5121 462
3. Virare prefinantare proprie 581 5121
Page 51
51
4. Virare prefinantare partener 461.PARTENER 5121
5. Acordarea de avansuri furnizorilor pentru
livrări de bunuri, executări de lucrări sau
prestări de servicii (acordate din fonduri
proprii)
% 401
409 (232, 234)
4426
Decontare avans (acordate din fonduri proprii) 401 5121
6. Inregistrare avansuri bunuri achizitionate in
leasing financiar
% 404
232
4426
7. Plata furnizor 404 5121
8. Receptie bunuri achizitionate in leasing
financiar
21x 167
9. Compensare avans 21x 232
10. Inregistrare rata leasing % 404
167
666
665
628
4426
11. Plata furnizor 404 5121
12. Achiziţia de imobilizări corporale % 404.Denumire furnizor
2xx
4426
13. Înregistrarea dreptului de a primi fonduri
nerambursabile pentru o investiție
445/analitic „Subvenții” 4752 „Împrumuturi
nerambursabile cu caracter
de subvenții pentru
investiții”
14. Achiziția mijloacelor fixe % 404 „Furnizori de
imobilizări”
2XX „Conturi de imo-
bilizări”
4426 „TVA deductibilă”
15. Încasarea finanțării nerambursabile 5121 „Conturi la bănci” 445/analitic „Subvenții”
Page 52
52
16. Plata furnizorului din surse nerambursabile 404 „Furnizori de
imobilizări”
5121 „Conturi la bănci”
17. Înregistrarea în fiecare lună a amortizării
lunare a investiției finalizate și date în
funcțiune
6811 „Cheltuieli din
exploatare privind
amortizarea
imobilizărilor”
2814 „Amortizarea altor
imobilizări corporale”
18. Înregistrarea în fiecare lună, după darea în
funcțiune a investiției, a trecerii imprumutului
nerambursabil cu caracter de subvenție pe
venituri (Alte venituri din exploatare)
4752 „Împrumuturi ne-
rambursabile cu caracter
de subvenții pentru
investiții”
7588 „Alte venituri din
exploatare”
19. Înregistrarea dreptului de a primi fonduri
nerambursabile pentru o investiție ce va fi
realizată în regie proprie
445/analitic „Subvenții” 4752 „Împrumuturi
nerambursabile cu caracter
de subvenții pentru
investiții”
20. Încasarea finanțării nerambursabile pentru
investiție în regie proprie
5121 „Conturi la bănci” 445/analitic „Subvenții”
21. Achiziția terenului pentru a construi o clădire
pentru afaceri în regie proprie
2111 „Terenuri” 404 „Furnizori de
imobilizări”
22. Achiziții servicii de proiectare, dirigenție de
șantier, etc. pentru construire clădire pentru
afaceri în regie proprie
628 „Alte cheltuieli cu
servicii executate de terți”
401 „Furnizori”
23. Înregistrare cheltuieli de obținere a avizelor de
la furnizorii de utilități, a avizelor de mediu și
a autorizațiilor de construcție
635 „Cheltuieli cu alte
impozite, taxe și
vărsăminte asimilate”
446 „Alte impozite, taxe și
vărsăminte asimilate”
24. Achiziții materii prime și materiale pentru
construire clădire pentru afaceri în regie
proprie
% 401 „Furnizori”
301 „Materii prime”
3021 „Materiale auxiliare”
25. Înregistrare consumuri materii prime și
materiale pentru construire clădire pentru
afaceri în regie proprie
601 „Cheltuieli cu mate-
riile prime”
301 „Materii prime”
6021 „Cheltuieli cu mate-
riale auxiliare”
3021 „Materiale auxiliare”
26. Înregistrare cheltuieli cu închirierea de utilaje
de construcție necesare pentru construire
clădire în scop de afaceri în regie proprie
612 „Cheltuieli cu rede-
vențele, locațiile de
gestiune și chiriile”
401 „Furnizori”
27. Înregistrare cheltuieli cu salariile pentru
construire clădire în scop de afaceri în regie
proprie
641 „Cheltuieli cu salariile
personalului”
421 „Personal – salarii
datorate”
28. Înregistrare cheltuieli cu rețineri din salarii 421 „Personal – salarii
datorate”
%
Page 53
53
4312 „Contribuția
personalului la asigurări
sociale”
4314 „Contribuția
personalului pentru
asigurările sociale de
sănătate”
4372 „Contribuția
personalului la fondul de
șomaj”
444 „Impozitul pe venituri
de natură salariilor”
29. Înregistrarea cheltuielilor reprezentând
contribuțiile angajatorilor
6451 „Cheltuieli privind
contribuția unității la
asigurările sociale”
4311 „Contribuția unității
la asigurările sociale”
6452 „Cheltuieli privind
contribuția unității pentru
ajutorul de șomaj”
4371 „Contribuția unității
la fondul de șomaj”
6453 „Cheltuieli privind
contribuția unității pentru
asigurările sociale de
sănătate”
4313 „Contribuția unității
la asigurările sociale de
sănătate”
6454 „Cheltuieli privind
contribuția unității pentru
fond concedii/Alte datorii
sociale”
4314 „Contribuția unității
pentru fond concedii/Alte
datorii sociale”
6452 „Cheltuieli privind
contribuția unității la
fonduri speciale”
447/„Fonduri speciale”
30. Înregistrare cheltuieli cu amortizarea
utilajelor
6811 „Cheltuieli din
exploatare privind
amortizarea
imobilizărilor”
2813 „Amortizarea
echipamente tehnologice,
utilaje și instalații de
lucru”
31. Înregistrare cheltuieli cu utilități 605 „Cheltuieli privind
energia și apa”
401 „Furnizori”
32. Înregistrarea lunară a producției neterminate 231 „Imobilizări corporale
în curs de execuție”
722 „Venituri din
producția de imobilizări
corporale”
33. La începutul lunii următoare se reia producția
neterminată
722 „Venituri din
producția de imobilizări
corporale”
231 „Imobilizări corporale
în curs de execuție”
34. La sfârșitul lunii următoare se înregistrează
producția neterminată, luând în calcul
cheltuielile înregistrate de la începutul
construcției
231 „Imobilizări corporale
în curs de execuție”
722 „Venituri din
producția de imobilizări
corporale”
Page 54
54
35. Recepția finală și înregistrarea clădirii ca și
investiție finalizată cu finanțare din fonduri
europene
212 „Construcții” 231 „Imobilizări corporale
în curs de execuție”
36. Plați furnizori pentru prestații și alți
beneficiari (bugetele statului și personalul) din
fonduri europene
% 5121 „Conturi la bănci”
401 „Furnizori”
421 „Personal – salarii
datorate”
4312 „Contribuția perso-
nalului la asigurări
sociale”
4314 „Contribuția perso-
nalului pentru asigurările
sociale de sănătate”
4372 „Contribuția perso-
nalului la fondul de șomaj”
444 „Impozitul pe venituri
de natură salariilor”
4311 „Contribuția unității
la asigurările sociale”
4371 „Contribuția unității
la fondul de șomaj”
4313 „Contribuția unității
la asigurările sociale de
sănătate”
4314 „Contribuția unității
pentru fond concedii/Alte
datorii sociale”
447/„Fonduri speciale”
37. Achiziţia de stocuri % 401.Denumire furnizor
3xx
4426
38. Înregistrare cheltuieli in avans % 401.Denumire furnizor
471
4426
39. Inregistrare cheltuieli diverse % 401.Denumire furnizor
6xx
4426
40. Inregistrarea salariilor 641 421
Page 55
55
41. Inregistrarea reţinerilor salariale 421 %
4312
4314
4372
444
42. Înregistrarea taxelor aferente salariilor
a. CAS 6451 4311
b. CASS 6453 4313
c. FS 6452 4371
d. Fond garantare 6458.1 4381.1
e. FNUASS 6458.2 4381.2
f. Accidente de muncă si boli profesionale 6458.3 4381.3
g. Comision ITM 635.1 447.1
h. Fond persoane cu handicap 635.2 447.2
43. Decontarea avansurilor acordate, la primirea
bunurilor, lucrărilor, serviciilor (în roşu)
% 401
409
4426
44. Decontarea avansurilor acordate, la primirea
bunurilor de natura activelor fixe (în roşu)
% 404
232 (234)
4426
45. Plata furnizori de imobilizări 404.Denumire furnizor 5121
46. Plata furnizori 401.Denumire furnizor 5121
47. Plata salariilor 421 5121
48. Plata taxelor aferente salariilor % 5121
4312
4314
4372
444
4311
4313
4371
4381.1
Page 56
56
4381.2
4381.3
447.1
49. Înregistrare cheltuieli cu amortizarea 681 28x
50. Înregistrare consum materiale 6xx 3xx
51. Transformare cheltuieli în avans în cheltuieli
ale perioadei curente
6xx 471
52. Înregistrarea veniturilor aferente proiectului
(ex. dobanzi)
5121 7xx
53. Preluare TVA partener neplatitor de TVA de
recuperat de la AM
461 458
54. Incasarea rambursarii fondurilor de la
Autoritatea de Management
% 445
5121
462
55. Finantare virata la venituri pe parcursul
duratei de viata a imobilizarilor
475 7584
56. Finantare virata la venituri pentru cheltuielile
în avans
472 741
57. Corectarea sumelor solicitate autorităţilor de
management urmare a autorizării/certificării
parţiale a cheltuielilor aferente fondurilor
externe nerambursabile postaderare pentru
anul curent – în roşu
445 %
475
472
741
58. Corectarea sumelor solicitate autorităţilor de
management urmare a autorizării/certificării
parţiale a cheltuielilor aferente fondurilor
externe nerambursabile postaderare pentru
anul anterior – în roşu
445 %
475
472
117
59. Restituirea sumelor autorităţilor de
management
445 5121
60. Inregistrarea sumelor virate partenerului 458 5121
Page 57
57
61. Incasare TVA aferent cheltuielilor eligibile
ale partenerului de la AM
5121 461
62. Virarea TVA partenerului 458.PARTENER 5121.PARTENER
(suma aferentă cotei de prefinanţare prevăzute
în contract – exemplu: 35%)
458.PARTENER 461.PARTENER
63. Recunoaşterea veniturilor din subvenţii 472 741
MONOGRAFIA PRINCIPALELOR OPERAŢIUNI CONTABILE ÎN CADRUL PROIECTELOR DIN FONDURI STRUCTURALE PENTRU UN ONG
1. Recunoasterea creantei la semnarea contractului 4452 %
475
472
458.PARTENER
2. Înregistrarea prefinanţării primite (se asimilează unui
avans)
5121 462
3. Virare prefinantare proprie 581 5121
4. Virare prefinantare partener 461.PARTENER 5121
5. Acordarea de avansuri furnizorilor pentru livrări de
bunuri, executări de lucrări sau prestări de servicii
(acordate din fonduri proprii)
% 401
409 (232, 234)
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
Decontare avans (acordate din fonduri proprii) 401 5121
6. Inregistrare avansuri bunuri achizitionate in leasing
financiar
% 404
232
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
7. Plata furnizor 404 5121
8. Receptie bunuri achizitionate in leasing financiar 21x 167
9. Compensare avans 21x 232
10. Inregistrare rata leasing % 404
167
666
Page 58
58
665
628
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
11. Plata furnizor 404 5121
12. Achiziţia de imobilizări corporale % 404.Denumire
furnizor
2xx
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
13. Achiziţia de stocuri % 401.Denumire
furnizor
3xx
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
14. Înregistrare cheltuieli in avans % 401.Denumire
furnizor
471
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
15. Inregistrare cheltuieli diverse % 401.Denumire
furnizor
6xx
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
16. Inregistrarea salariilor 641 421
17. Inregistrarea reţinerilor salariale 421 %
4312
4314
4372
444
18. Înregistrarea taxelor aferente salariilor
a. CAS 6451 4311
b. CASS 6453 4313
Page 59
59
c. FS 6452 4371
d. Fond garantare 6458.1 4381.1
e. FNUASS 6458.2 4381.2
f. Accidente de muncă si boli profesionale 6458.3 4381.3
g. Comision ITM 635.1 447.1
h. Fond persoane cu handicap 635.2 447.2
19. Decontarea avansurilor acordate, la primirea bunurilor,
lucrărilor, serviciilor (în roşu)
% 401
409
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
20. Decontarea avansurilor acordate, la primirea bunurilor de
natura activelor fixe (în roşu)
% 404
232 (234)
4482 TVA de-
ductibilă partener
principal
21. Plata furnizori de imobilizări 404.Denumire
furnizor
5121
22. Plata furnizori 401.Denumire
furnizor
5121
23. Plata salariilor 421 5121
24. Plata taxelor aferente salariilor % 5121
4312
4314
4372
444
4311
4313
4371
4381.1
4381.2
4381.3
447.1
25. Înregistrare cheltuieli cu amortizarea 681 28x
Page 60
60
26. Înregistrare consum materiale 6xx 3xx
27. Transformare cheltuieli în avans în cheltuieli ale perioadei
curente
6xx 471
28. Înregistrarea veniturilor aferente proiectului (ex. dobanzi) 5121 7341
30. Preluare TVA partener 1 neplatitor de TVA de recuperat
de la AM
4482 458
31. Incasarea rambursarii fondurilor de la Autoritatea de
Management
% 445
5121
462
32. Finantare virata la venituri pe parcursul duratei de viata a
imobilizarilor
475 7399.01
33. Finantare virata la venituri pentru cheltuielile în avans 472 7399
34. Corectarea sumelor solicitate autorităţilor de management
urmare a autorizării/certificării parţiale a cheltuielilor
aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare
pentru anul curent – în roşu
445 %
475
472
7399
35. Corectarea sumelor solicitate autorităţilor de management
urmare a autorizării/certificării parţiale a cheltuielilor
aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare
pentru anul anterior – în roşu
445 %
475
472
117
36. Restituirea sumelor autorităţilor de management 445 5121
37. Inregistrarea sumelor virate partenerului 458 5121
38. Incasare TVA aferentă cheltuielilor eligibile ale
partenerului 1 de la AM
5121 4482
39. Virarea TVA partenerului 458.PARTENER 5121.PARTENER
(suma aferentă cotei de prefinanţare prevăzute în contract
– exemplu: 35%)
458.PARTENER 461.PARTENER
40. Recunoaşterea veniturilor din subvenţii 472 7399
41. Incasare TVA aferentă cheltuielilor eligibile ale
partenerului principal de la AM
5121 4482
Page 61
61
În final prezentăm un model de raport al expertului contabil în proiecte POSDRU.
R A P O R T U L
E X P E R T U L U I C O N T A B I L
În cadrul misiunii de examinare a evidenţei contabilităţii analitice distincte a
Proiectului POSDRU.......... şi a utilizării conturilor analitice distincte pentru reflectarea
tuturor operaţiunilor referitoare la implementarea proiectului, pentru CRC.... aferenta
perioadei de raportare ................., pentru SOLICITANT ............., în conformitate cu
contractul de prestări de servicii nr. ... din data de ............., am efectuat diligenţele prevăzute
de Standardul profesional nr. 22 "Misiunea de examinare a contabilităţii, întocmirea si
prezentarea situaţiilor financiare - Ghid de aplicare" Ediţia a Il-a, revizuită şi adăugită
aprobat de Corpul Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România privind
realizarea acestei misiuni.
Misiunea noastră a constat în aprecierea procedurilor utilizate de SOLICITANT
............., pentru ţinerea contabilităţii analitice a Proiectului POSDRU..............., precum şi
punerea în aplicare a acestora, controlul tuturor documentelor justificative aferente proiectului,
examinare analitică a tuturor înregistrărilor contabile aferente proiectului menţionat anterior şi
interviuri cu angajaţii clientului, pentru CRC... aferenta perioadei de raportare ...................
Misiunea noastră de examinare a contabilităţii analitice a Proiectului
POSDRU.................... pentru CRC... aferenta perioadei de raportare ...................., nu
constituie un audit, deoarece nu include confirmarea datelor şi informaţiilor de către terţi şi nici
aprecierea controlului intern al clientului sau verificarea fizică a bunurilor existente, cum ar fi
stocurile.
Documentele financiar-contabile justificative (ordine de plată, facturi, chitanţe, note de
recepţie, etc.) originale pe baza cărora se înregistrează în contabilitatea SOLICITANT
............., cheltuielile efectuate în cadrul Proiectului POSDRU................... pentru CRC...
aferenta perioadei de raportare ..............., sunt ştampilate cu menţiunea "Solicitat
rambursare FSE – POSDRU in suma de......." în vederea evitării dublei finanţări.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea analitică a proiectului
cuprind toate elementele principale obligatorii prevăzute în OMFP nr.../...............
Înregistrările în contabilitate a operaţiunilor aferente Proiectului
POSDRU.................. pentru CRC... aferenta perioadei de raportare ................., s-au
efectuat cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de
intrare a acestora în societate şi sistematic în conturile analitice deschise pentru proiect.
La încheierea lucrărilor noastre nu am constatat existenţa unor elemente
aferente înregistrărilor contabile ale Proiectului POSDRU..............., care să pună la
îndoială regularitatea şi sinceritatea contabilităţii analitice a proiectului menţionat
anterior şi consemnate în documentele financiar – contabile justificative care însoţesc
CRC.......... aferenta perioadei de raportare .....................
Întocmit la Bucureşti
Data: ..........................
Semnătura
Page 62
62
7.3.Componenta de audit financiar a acestor proiecte pentru perioada 2007-2013
7.3.1.Unele aspecte legislative si coordonate definitorii privind activitatea auditorului
financiar in proiecte POSDRU si alte obligatii privind implementarea unor astfel de
proiecte pentru perioada 2007-2013
În continuare prezentăm sintetic principalele referiri la obligaţiile auditorului financiar
pentru auditarea proiectelor tip POSDRU.
In ORDINUL nr. 2591 din 12 decembrie 2013 privind aprobarea modelului de contract de
finanţare de tip strategic/grant pentru Programul operaţional sectorial "Dezvoltarea resurselor
umane 2007-2013", în vederea aplicării acestui model pentru contractele de finanţare ce au fost
sau urmează a fi semnate de Autoritatea de management pentru Programul operaţional sectorial
"Dezvoltarea resurselor umane"/organismele intermediare pentru Programul operaţional
sectorial "Dezvoltarea resurselor umane"12 se regasesc si responsabilitatile auditorului financiar
in proiecte POSDRU.
Odată cu transmiterea fiecărei cereri de rambursare intermediară sau finală, Beneficiarul va
transmite la AMPOSDRU/OI POSDRU delegat un raport de verificare a cheltuielilor
aferente cererilor de rambursare respective, emis de către un auditor financiar independent
şi autorizat în condiţiile legii. Cererea de rambursare va purta menţiunea "Transmis spre
auditare" şi va fi semnată şi datată de către auditorul financiar independent.
Auditorul financiar independent şi autorizat în condiţiile legii verifică faptul că toate
cheltuielile declarate de Beneficiar în cererea de rambursare intermediară sau finală sunt
reale, înregistrate în contabilitate şi în evidenţa cheltuielilor şi sunt eligibile în conformitate
cu art. 4 şi emite un raport de verificare a cheltuielilor în conformitate cu formatul
standard furnizat de AMPOSDRU.
În cazul în care în raportul de verificare a cheltuielilor întocmit de către auditor sunt
evidenţiate cheltuieli neeligibile, acestea nu vor fi incluse de către Beneficiar în evidenţa
cheltuielilor.
În situaţia în care sunt identificate cheltuieli neeligibile, care au fost însă certificate de
auditorul financiar independent, AMPOSDRU/OI POSDRU delegat va comunica
Camerei Auditorilor Financiari din România situaţiile de această natură, conform
prevederilor protocolului încheiat între AMPOSDRU şi Camera Auditorilor Financiari
din România.
De asemenea, AMPOSDRU/OI POSDRU delegat va reţine din cheltuielile solicitate la
rambursare aferente serviciilor prestate de auditor procentul stabilit ca neeligibil în urma
verificărilor, în raport cu valoarea cererii de rambursare.
Beneficiarul trebuie să pună la dispoziţia auditorului financiar independent şi autorizat
în condiţiile legii toate documentele şi/sau informaţiile solicitate şi să asigure toate
condiţiile pentru verificarea cheltuielilor de către acesta.
Auditorul financiar independent şi autorizat în condiţiile legii va fi selectat cu
respectarea condiţiilor prevederilor instrucţiunilor şi deciziilor emise de AMPOSDRU, în
cazul în care Beneficiarul nu reprezintă autoritate contractantă în sensul legislaţiei
naţionale privind atribuirea contractelor de achiziţie publică. Auditorul va fi selectat din
cadrul membrilor activi ai Camerei Auditorilor Financiari din România şi certificat de
către această entitate pentru a desfăşura activităţi specifice în cadrul POSDRU.
12Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 814 din 20.12.2013 si intrat in vigoare de la 20.12.2013
Page 63
63
Beneficiarul va comunica AMPOSDRU/OI POSDRU delegat datele de identificare ale
acestuia prin intermediul unei adrese de înştiinţare.
În situaţia rezilierii contractului de servicii încheiat cu auditorul financiar independent,
Beneficiarul va transmite la AMPOSDRU/OI POSDRU delegat o notificare în acest sens.
Până la încheierea unui nou contract cu un auditor financiar independent,
Beneficiarul nu va putea depune la AMPOSDRU/OI POSDRU delegat nicio cerere de
rambursare.
Din protocolul de colaborare privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit
financiar pentru fonduri europene şi alte fonduri nerambursabile de la alti donator încheiat între
Ministerul Fondurilor Europene (MFE) şi Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR)
din 20 ianuarie 201413 au rezultat următoarele aspecte mai importante:
1)Autoritatea de Management (cum este şi AMPOSDRU pentru proiecte POSDRU) şi alte
entităţi cu rol în coordonare, gestionare şi certificarea fondurilor nerambursabile UE şi de la alţi
donatori, are/au dreptul în orice moment să verifice activitatea auditorilor pe bază de eşantion,
în conformitate cu prevederile comunitare şi naţionale şi în situaţia în care sunt identificate
deficienţe în activitatea prestată, CAFR se angajează să sancţioneze corespunzător auditorii;
2)CAFR se va asigura de preluarea de la MFE şi diseminarea către auditori a regulilor pe
baza cărora auditorii au obligaţia să realizeze misiunile de asigurare cu scop special (ISA 100-
805) privind eligibilitatea cheltuielilor şi a surselor de finanţare primite şi/sau solicitate prin
cereri de rambursare de către beneficiari şi care să ofere suficiente asigurări Autorităţii de
Management sau altor entităţi cu rol în gestionarea şi certificarea fondurilor nerambursabile de
la alţi donatori, cu orice informaţii solicitate în legătură cu auditul;
3)CAFR va publica lista auditorilor financiari, membrii activi, de categoria A certificaţi în
urma testului obligatoriu de verificare a cunoştinţelor în domeniul instrumentelor structurale şi
a altor fonduri nerambursabile;
4)CAFR va actualiza trimestrial lista auditorilor financiari, persoane fizice sau/şi juridice,
care îndeplinesc cerinţele stabilite prin protocol pentru auditarea cheltuielilor eligibile şi a altor
cerinţe ale beneficiarilor de fonduri, coordonate şi gestionate de Ministerul Fondurilor
Europene (MFE);
5)Pentru a realiza auditarea fondurilor europene coordonate şi gestionate de MFE, auditorii
financiari, membrii activi ai CAFR, trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiţii:
a)să fie auditori financiari de categoria A, absolvenţi ai cursurilor de specializare şi
perfecţionare pentru fonduri europene, organizate de CAFR, în condiţiile şi cu respectarea
prevederilor protocolului privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit financiar a
fondurilor europene încheiat între Ministerul Fondurilor Europene (MFE) şi Camera
Auditorilor Financiari din România (CAFR); b)să promoveze testul de verificare a cunoştinţelor
privind legislaţia naţională şi europeană a fondurilor europene; c)împotriva auditorilor
financiari să nu se fi pronunţat sancţiuni disciplinare rămase definitive în ultimii trei ani;
6)Lista auditorilor financiari care îndeplinesc condiţiile protocolului va fi comunicată MFE,
se va publica atât pe site-ul CAFR, cât şi pe cel al MFE precum şi în revista „Audit financiar”
editată de CAFR şi va fi actualizată trimestrial;
7)Orice sancţiune împotriva auditorilor incluşi pe lista menţionată anterior va fi comunicată
MFE de catre CAFR, în termen de maxim 10 zile de la data aplicării sancţiunii;
8)În situaţia în care auditorii aflaţi iniţial pe listă vor fi sancţionaţi – prin declasificarea de
la categoria A la o categoria inferioară, aceştia vor fi comunicaţi MFE de către CAFR ca fiind
excluşi din listă;
9)Părţile vor colabora în vederea emiterii de instrucţiuni în ceea ce priveşte formatul
standard de contract, modelul scrisorii de angajament obligatorii, a raportului auditorului, a
13 Protocolul este postat pe site-ul Camera Auditorilor Financiari din România:www.cafr.ro
Page 64
64
listei de verificare, precum şi a documentaţiei de atribuire, astfel încât, activitatea auditorilor să
ofere suficientă asigurare prin prisma prevederilor comunitare în ceea ce priveşte verificările
de management (Art.60 lit.b din Regulamentul CE 1083/2006 şi Art.13 din Regulamentul CE
nr. 1828/2006), ale Regulamentelor de implementare aplicabile mecanismelor financiare SEE
şi Norvegin, HG nr.1065/2010 privind aprobarea Acordului Cadru dintre Guvernul României
şi Consiliul Elveţian privind implementarea Programului de Cooperare Elveţiano-Român şi alte
documente relevante apliabile;
10)Auditorii financiari de categoria A, membrii ai CAFR, abilităţi conform prevederilor de
mai sus, să desfăşore misiuni de asigurare cu scop special, vor audita cheltuieli eligibile pe baza
respectării Standardelor Internaţionale de Audit (ISA 100-805);
11)Auditorii financiari pe categorie A, membrii ai CAFR, în baza probelor de audit
acumulate privind cantitatea şi calitatea lor asupra eligibilităţii cheltuielilor, va emite un raport
de audit financiar independent cu opinia fără rezerve, conform ISA 700/coroborat cu ISA 805,
sau un raport de audit modificat în baza ISA 705, indiferent de opinia dată, auditorii financiari
pentru orice fond european vor avea de abordat şi sursele de finanţare conform ISA 805.
7.3.2.Unele coordonate definitorii ale activitatii auditorului financiar in cadrul
proiectelor din categoria POSDRU pentru perioada 2007-2013
Până la apariţia instrucţiunilor Autorităţilor de Management de la diferite fonduri
europene, în auditarea fondurilor europene se utilizează ISRS 4400, care presupune un anumit
format al raportului de audit denumit raport de constatări factuale (RCF) şi nişte standarde
tehnice (ST).
Raport de constatări factuale (RCF) trebuie să atingă următorele probleme-cheie :
1)Obiectiv; 2)Scopul lucrării;3) Sursele informaţiilor;4) Constatări factuale;5)Utilizarea
Raportului. La partea de detalii a raportului se ating următoarele probleme: 1) Informaţii privind
contractul strategic şi acţiunea; 2) Proceduri realizate şi constatări factuale (Obţinerea unei
înţelegeri suficiente a proiectului şi a termenilor şi condiţiilor Contractului de Finanţare
Nerambursabilă; Procedurile de verificare a eligibilităţii cheltuielilor menţionate de Beneficiar
în Raportul Financiar al Proiectului - Proceduri generale; Conformitatea cheltuielilor cu
Bugetul şi revizia analitică; Selecţionarea cheltuielilor pentru verificare; Verificarea
cheltuielilor - Eligibilitatea costurile directe; Acurateţea şi înregistrarea; Clasificarea
(încadrarea cheltuielilor); Realitatea (angajare/efectuare); Conformitatea cu regulile de
achiziţii, naţionalitate şi origine; Costurile generale administrative (indirecte); Verificarea
acoperirii cheltuielilor; Verificarea încasărilor proiectului).
Specificaţiile tehnice (ST) acopera următoarele aspecte: 1.Intelegerea suficienta a actiunilor,
termenilor si conditiilor contractului de finantare ; 2.Proceduri pentru verificarea eligibilitatii
cheltuielilor solicitate de Beneficiar in Raportul Financiar pentru actiune - Proceduri generale;
Conformitatea cheltuielilor cu bugetul si revizuire analitica; Selectarea cheltuielilor pentru
verificare - Categorii si tipuri de cheltuieli; Selectarea tipurilor de cheltuieli ; Verificarea
cheltuielilor; Acuratete si inregistrare; Clasificare; Realitate (desfasurare/existenta);
Conformitatea cu regulile de achizitii publice; Costuri administrative (indirecte); Verificarea
veniturilor actiunii).
În final prezentăm un model de raport al auditorului financiar pentru o cerere de
rambursare într-un proiect POSDRU.
AUDITOR FINANCIAR ...........................
ADRESA:.................................
CUI: ................., AUTORIZATIE CAFR ................
CONT: ...........................................
Page 65
65
TEL/FAX : ..................; MOBIL .......................
Nr. .../............................
RAPORTUL PRIVIND CONSTATĂRILE FACTUALE CU PRIVIRE LA
VERIFICAREA CHELTUIELILOR AFERENT CONTRACTULUI DE FINANTARE
POSDRU...............................
In atentia,
D-lui ....................... - Director executiv
OIR POSDRU .....................
Adresa:............................
D-lui ............................ – Administrator
SOLICITANT.............................
Adresa:............................
În conformitate cu contractul nostru nr.... din ................... şi Specificaţiile Tehnice ataşate
(Anexa 1 a acestui Raport), vă furnizăm Raportul Constatărilor Factuale („Raportul”), referitor
la CRC ............... ataşata pe care ne-aţi furnizat-o pentru perioada ........... – .............. (Anexa
2 a Raportului). Aţi solicitat realizarea anumitor proceduri în legătură cu contractul de finanţare
în cauză ID POSDRU.................. , Titlul proiectului: “....................” numit „contractul de
finanţare”. Raportul este alcătuit din această scrisoare şi detaliile Raportului prevăzute în
capitolele 1 şi 2.
Obiectiv
Angajamentul nostru a fost de a realiza procedurile agreate cu privire la verificarea cheltuielilor
efectuate in cadrul contractului de finanţare semnat între dumneavoastră şi „Autoritatea de
Management/OIPOSDRU delegat”. Acest lucru a implicat realizarea anumitor proceduri
specifice, ale căror rezultate vor folosi Autorităţii de Management/OIPOSDRU delegat pentru
a putea formula concluzii proprii pe baza procedurilor executate de noi.
Obiectivul acestui angajament este verificarea de către auditor a faptului că sumele (cheltuielile)
solicitate de Beneficiar în CRC ............. pentru acţiunea finanţată de contractul de finanţare
au fost efectuate („realitatea desfasurarii”), sunt exacte („exactitate”) şi eligibile şi transmiterea
către Beneficiar a Raportului cu privire la realizarea procedurilor agreate. Eligibilitate înseamnă
că finanţarea nerambursabila furnizată a fost cheltuită în conformitate cu temenii şi condiţiile
contractului de finanţare.
Scopul lucrării
Angajamentul nostru s-a realizat în conformitate cu:
- ST din Anexa 1 a acestui Raport şi :
- Standardul Internaţional privind serviciile conexe („ISRS”) 4400 Angajamente pentru
realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către Federaţia
Internaţională a Contabililor („IFAC”) si adoptat de catre CAFR;
Page 66
66
- Codul etic emis de către IFAC.
Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu este o cerinţă pentru angajamantele privind
procedurile agreate, Autoritatea de Management/Organismul Intermediar delegat solicită ca
auditorul să respecte de asemenea cerinţele de independenţă prevăzute de Codul etic;
Aşa cum s-a solicitat, noi am realizat doar procedurile stabilite în ST pentru acest angajament
şi am raportat constatările noastre factuale cu privire la aceste proceduri în capitolul 2 al acestui
Raport.
Scopul acestor proceduri agreate a fost stabilit exclusiv de catre Autoritatea de Management şi
procedurile au fost realizate exclusiv pentru a sprijini Autoritatea de Management/Organismul
Intermediar delegat în a evalua dacă cheltuielile solicitate de Beneficiar în CRC ............. atasata
au fost realizate („realitatatea desfasurarii”), sunt exacte („exactitate”) şi eligibile.
Deoarece procedurile întreprinse de noi nu reprezintă un audit sau o revizuire realizată în
conformitate cu Standardele internaţionale de audit sau Standardele internaţionale privind
angajamentele de revizuire, noi nu exprimăm nici o asigurare cu privire la CRC ..............
atasata.
Dacă am fi întreprins proceduri adiţionale sau dacă am fi realizat un audit sau o revizuire a
declaraţiilor financiare ale Beneficiarului în conformitate cu Standardele internaţionale de
audit, alte elemente, ar fi putut fi supuse atentiei noastre, care v–ar fi fost raportate.
Sursele informaţiilor
Raportul prevede informaţiile furnizate de managementul Beneficiarului în legătură cu
întrebările specifice si/sau informatii care au fost obţinute sau extrase din sistemele informatice
şi contabilitate ale Beneficiarului.
Constatări factuale
Cheltuielile totale care reprezintă subiectul acestei verificări se ridică la suma de ............ lei,
suma solicitată de Beneficiar spre rambursare, după deducerea din suma totală, ............... lei, a
contributiei proprii (............. lei), conform contractului de finanţare, aşa cum rezultă din CRC
............... anexată, col.6., pentru perioada de implementare ............. – ..................
Pe baza procedurilor agreate pe care le-am realizat, consideram că nu exista cheltuieli
neeligibile.
Utilizarea acestui Raport
Acest Raport este exclusiv pentru scopul stabilit în obiectivul de mai sus.
Acest Raport este elaborat exclusiv pentru utilizarea confidenţială a Beneficiarului şi a
Autorităţii de Management/Organism Intermediar responsabil şi exclusiv pentru scopul
transmiterii către Autoritatea de Management/Organismul Intermediar delegat în conformitate
cu cerinţele prevăzute în articolul 7 alin. (4) din Condiţiile Generale si Speciale ale contractului
de finanţare. Acest Raport nu poate fi invocat de Beneficiar sau de Autoritatea de
Management/Organism Intermediar delegat pentru alt scop şi nici nu poate fi distribuit altor
părţi. Autoritatea de Management/Organism Intermediar delegat poate face cunoscut acest
Page 67
67
Raport altor părţi care au drepturi reglementate de a îl accesa, în special Comisia Europeană,
Oficiul European de Luptă Antifraudă şi Curtea Europeană a Auditorilor.
Acest Raport se bazează doar pe CRC .............. specificată mai sus şi nu se extinde asupra altor
declaraţii financiare ale Beneficiarului.
Aşteptăm cu interes discutarea acestui Raport cu dumneavoastră şi vă stăm la dispoziţie cu orice
alte informaţii suplimentare sau sprijin pe care îl solicitaţi.
Cu consideraţie,
Auditor Financiar......................
Data:......................
DETALIILE RAPORTULUI
Capitolul 1. Informaţii privind contractul strategic şi acţiunea proectului
Obiectul acestui contract il reprezinta acordarea finantarii nerambursabile de catre
AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat pentru implementarea proiectului intitulat
“.........................”,
AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat acorda o finantare nerambursabila in suma de ...................
lei echivalenta cu ....% din valoarea totala eligibila a proiectului de ...................... lei.
Beneficiarul va asigura managementul si implementarea proiectului in concordanta cu
prevederile Contractului, ale legislatiei comunitare si nationale si cu instructiunile emise de
AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, cu maximum de profesionalism, eficienta in conformitate
cu cele mai bune practici in domeniu.
In vederea implementarii proiectului SOLICITANT............. a incheiat acodul de parteneriat
nr. ........../.................... cu: ....................... – Partener 1.
Obiectul acestui parteneriat il reprezinta stabilirea responsabilitatilor fiecarui partener in
vederea implementarii proiectului.
Obiectivul general al proiectului .........................
Obiectivele specifice (OS) sunt următoarele:
OS1...;
OS2..;
OS3...;
Costul total al acţiunii ...................
Suma maximă a finanţării nerambursabile ...................
Page 68
68
Contributia solicitantului ...................
Valoare eligibilă a proiectului ...................
Suma totală primită la zi de către Beneficiar de la Autoritatea
de Management /OIPOSDRU delegat
...................
Suma cheltuielilor solicitate la rambursare conform cererii de
rambursare, col.6 din CRC ................
...................
Total costuri proiect ................... lei, suma solicitata spre rambursare ................ lei defalcata
astfel, SOLICITANT........ – ............... lei; ........... - Partener 1 – .................... lei.
In perioada raportata au fost efectuale activitatile proiectului conform graficului de
implementare a proiectului, fiind evidentiate in Raportul tehnico-financiar.
Capitolul 2. Proceduri realizate şi constatări factuale
1.Obţinerea unei înţelegeri suficiente a proiectului şi a termenilor şi condiţiilor
Contractului de Finanţare Nerambursabilă
Am obţinut o înţelegere suficientă a termenilor şi condiţiilor Contractului de Finanţare
prin studierea Contractului de Finanţare Nerambursabilă, a anexelor sale şi a altor informaţii
relevante, precum şi prin anchetă la Beneficiar. De asemenea, am obţinut o copie a Contractului
de Finanţare împreună cu anexele sale (semnate de către Beneficiar şi Autoritatea de
Contractare).
2.Procedurile de verificare a eligibilităţii cheltuielilor menţionate de Beneficiar în
Raportul Financiar al Proiectului
2.1 Proceduri generale
Obiectivele verificării cheltuielilor au urmărit atingerea următoarelor puncte:
-Resursele puse la dispoziţia Beneficiarului sunt utilizate în conformitate cu documentaţia de
buget a proiectului;
-Cheltuielile proiectului sunt însoţite de documente corespunzătoare;
-Raportările financiare sunt în concordanţă cu situaţia financiar-contabilă, aşa cum reiese din
documentele financiare ale Beneficiarului/Partenerului;
-S-au avut în vedere toate responsabilităţile ce revin în sarcina Beneficiarului si Partenerului.
Cheltuielile efectuate de Beneficiar si Partener in perioada de implementare a
proiectului (...............-...........) au fost înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele
contabile în vigoare. Beneficiarul si Partenerul menţin înregistrări periodice şi exacte în
contabilitate, referitoare la executarea Contractului de Finanţare şi implementarea proiectului,
folosind un sistem de evidenţă contabilă în partidă dublă, ca parte a contabilităţii proprii. Acest
sistem este implementat cu respectarea procedurilor şi normele contabile în vigoare.
2.2 Conformitatea cheltuielilor cu Bugetul şi revizia analitică
Tabelul de mai jos prezintă cheltuielile realizate de Parteneri conform Contractului de
Finanţare în perioada de raportare ............... – .................., comparativ cu Bugetul aprobat al
Contractului :
Page 69
69
Nr.
crt. Categorii de cheltuieli
Buget alocat
Conform Act
aditional
.../...............
Cheltuieli
angajate in
perioada .........
- .........
Cheltuieli
angajate in
perioada ......... –
.......
Rămas neangajat
la ...... – .......
Procent de
executie
buget
1 Resurse umane
2 Participanţi
3 Total Alte tipuri de
costuri, din care:
3.1 Cheltuieli de tip
FEDR(..........%)
3.2 Val. Activitati
subcontractate (......%)
4 Rezerva de contingenta
5 Total cheltuieli directe
6 Total cheltuieli gen de
admin (........%)
7.Total costuri eligibile ale
proiectului
8. Din care val TVA
nedeductibila estimata
9. Contributia solicitantului
10. Asistenta financiara
nerambursabila solicitata (7-
9)
Toate cheltuielile efectuate în perioada verificată ............. – ..............., sunt prevăzute în
Bugetul Contractului de Finanţare.
2.3 Selecţionarea cheltuielilor pentru verificare
Cheltuielile decontate de Beneficiar sunt grupate şi prezentate în Evidenţa cheltuielilor
pe capitole şi subcapitole de cheltuieli. Există conform Bugetului aprobat al proiectului 4
capitole de cheltuieli după cum urmează: 1 Resurse umane; 2 Participanti; 3 Alte tipuri de
costuri inclusiv cheltuieli de tip FEDR si cheltuieli cu activitati subcontractate; 4 Cheltuieli
generale de administraţie/indirecte.
Pentru perioada ........... – .............., s-au înregistrat cheltuieli pe următoarele capitole de
cheltuieli şi subcapitole. Subcapitolele de cheltuieli includ clase de cheltuieli cu aceleaşi
caracteristici sau caracteristici similare, astfel:
Capitole cheltuieli Valoare lei
A. Total resurse umane, din care:
1.Cheltuieli cu personalul
1.1.Cheltuieli cu personalul – Lider – .....................
1.2.Cheltuieli cu personalul – Partener 1- ………………
2. Cheltuieli cu cazarea, transp, af.pers.pr.
2.1.Cheltuieli cu cazarea, transp, af.pers.pr.- Lider – .........................
Page 70
70
2.2.Cheltuieli cu cazarea, transp, af.pers.pr.- Partener 1- …………………
B. Total participanti, din care :
1. Cheltuieli cu cazare si transp particip.
1.1.Cheltuieli cu cazare si transp particip. - Lider - ..........................
1.2.Cheltuieli cu cazare si transp particip. - Partener 1- ………………….
2.Subventii (ajutoare) si burse
2.1.Subventii (ajutoare) si burse - Lider - ..............................
2.2.Subventii (ajutoare) si burse - Partener 1- …………………….
C.Total alte tipuri de costuri,din care:
1.Cheltuieli pentru derularea proiectului
1.1.Cheltuieli pentru derularea proiectului - Lider - ............................
1.2. Cheltuieli pentru derularea proiectului - Partener 1- …………………….
2.Cheltuieli aferente activ subcontractate
2.1.Cheltuieli aferente activ subcontractate - Lider - ...............................
2.2.Cheltuieli aferente activ subcontractate - Partener 1 - …………………..
3.Taxe
3.1.Taxe - Lider - ..............................
3.2.Taxe - Partener 1- ……………………….
4.Cheltuieli pentru inchirieri si leasing necesare derularii activitatilor
proiectului
4.1.Cheltuieli pentru inchirieri si leasing necesare derularii activitatilor proiectului -
Lider - ..................................
4.2.Cheltuieli pentru inchirieri si leasing necesare derularii activitatilor proiectului -
Partener 1- ………………………..
5.Cheltuieli de informare si publicitate
5.1.Cheltuieli de informare si publicitate - Lider - ………………………..
5.2.Cheltuieli de informare si publicitate - Partener 1- …………………….
6.Cheltuieli de tip FEDR
6.1.Cheltuieli de tip FEDR - Lider - ...............................
6.2.Cheltuieli de tip FEDR - Partener 1- ………………………….
TOTAL COSTURI DIRECTE
TOTAL COSTURI DIRECTE - Lider - ....................................
TOTAL COSTURI DIRECTE - Partener 1- …………………….
D. Total cheltuieli generale de administratie
Page 71
71
Total cheltuieli generale de administratie - Lider - ..............................
Total cheltuieli generale de administratie - Partener 1- ………………….
TOTAL COSTURI PROIECT
TOTAL COSTURI PROIECT - Lider - ...................................
TOTAL COSTURI PROIECT Partener 1- …………………….
Din care TVA nedeductibil
Rata de acoperire a cheltuielilor a fost de 100 % (suma totală a cheltuielilor verificate de
către noi exprimată ca procentaj din suma totală de cheltuieli raportată de Beneficiar în Evidenta
cheltuielilor).
2.4 Verificarea cheltuielilor
2.4.1.Eligibilitatea costurile directe
Conform CRC ........ pentru perioada ............. – .................., costurile directe apărute în
această perioadă sunt în sumă de ........................... lei.
Cheltuielile reprezentând cheltuieli directe decontate din fonduri nerambursabile
respecta conditiile articolului 4 din Conditii Generale, in sensul ca:
- sunt necesare pentru derularea proiectului, sunt prevăzute în contractul de finanţare şi
respecta principiile unui management financiar sănătos,
- au fost angajate de către Beneficiar si Partener în perioada de implementare a proiectului,
aşa cum este aceasta definită în contractul de finanţare la Articolul 2 şi au fost plătite în
perioada de raportare.
- sunt înregistrate în contabilitatea Beneficiarului si Partenerului, sunt identificabile şi
verificabile şi sunt susţinute de actele şi documentele justificative originale
corespunzătoare;
- reflecta costurile reale şi sunt calculate proporţional cu activitatea susţinută în cadrul
proiectului.
Cheltuielile directe cerute spre decontare de Beneficiar pe perioada verificată au fost
necesare pentru implementarea proiectului, sunt prevăzute în Bugetul Contractului de Finanţare
şi au fost realizate de Parteneri in perioada de implementare a proiectului. De asemenea,
cheltuielile directe solicitate spre decontare sunt identificabile, verificabile şi sunt susţinute de
acte şi documente justificative.
2.4.2.Acurateţea şi înregistrarea
Cheltuielile pentru activitatile întreprinse pentru proiect în perioada verificată au fost
înregistrate cu acurateţe în sistemul contabil al Beneficiarului si Partenerului şi în CRC
............... întocmita la ....................
De asemenea, cheltuielile efectuate în perioada ............. – ................... de către Parteneri au la
bază documente justificative, precum:
-Pentru cheltuielile cu resurse umane: nu au fost introduse in cerere cheltuieli legate de salarii
si cheltuielile cu cazarea, transportul şi diurna aferente personalului si de transport materiale;
-Pentru cheltuielile cu participantii: cheltuieli de transport si cazare constand in furnizarea unor
astfel de servicii, fara a fi considerate servicii externalizate (contracte, procese verbale de
receptie servicii de transport si cazare, facturi) la Solicitant - ……………….; cheltuieli cu
subventii nu au fost introduse in cerere;
Page 72
72
-Alte tipuri de costuri:a)cheltuieli pentru derularea proiectului - materiale consumabile si
echipamente de lucru pentru cursanti (contracte, dosare de achizitii, procese verbale de receptie,
bonuri de consum si facturi, la Solicitant - ……………... si la Partener 1 - ………………..);
b)cheltuieli aferente activitati subcontractate/externalizate pentru servicii de audit financiar, de
catering, organizare evenimente si de expertiza contabila (contracte, dosarele de achizitii
aferente, procese verbale de receptie servicii, rapoarte de activitate si facturi la Solicitant -
………………..); c)cheltuieli cu taxe: nu au fost introduse in cerere astfel de cheltuieli;
d)cheltuieli pentru inchiriere si leasing necesare derularii activitatilor proiectului (contract de
inchiriere spatii si dosare de achizitii, facturi fiscale, la Solicitant - ……………..); e)cheltuieli
de informare si publicitate: au fost introduse in cerere cheltuieli cu materiale promotionale
pentru organizare evenimente (contract de furnizare produse, dosar achizitii, factura, proces
verbal de receptie produse, bonuri de consum la Solicitant - ……………...); f)cheltuieli tip
FEDR: nu au fost introduse in cerere astfel de cheltuieli;
-Pentru cheltuielile administrative/indirecte: au fost introduse servicii de mentenanta pentru
imprimante (contract de prestari servicii, dosar achizitii, proces verbal de receptie servicii de
acest fel, factura la Solicitant - ………………….).
2.4.3.Clasificarea (încadrarea cheltuielilor)
Cheltuielile raportate de Beneficiar în perioada ............. – .............. conform CRC ........
col nr.1, în sumă de .................. lei au fost încadrate corect de Beneficiar în capitole şi
subcapitole, conform Bugetului aprobat al Contractului de Finanţare Nerambursabilă.
Până la ..................., au fost înregistrate cheltuieli pe următoarele capitole:
-Pentru cheltuielile cu resurse umane: nu au fost cazul sa fie decontate cheltuieli cu personal de
implementare, nefiind efectuate astfel de cheltuieli; nu au fost cazul sa fie decontate cheltuielile
cu cazarea, transportul şi diurna aferente personalului si de transport materiale, nefiind efectuate
astfel de cheltuieli;
-Pentru cheltuielile cu participantii: au fost decontate cheltuieli de transport si cazare pentru
participanti, conform documentelor mentionate mai sus;
-Pentru alte tipuri de costuri:
a)cheltuieli pentru derularea proiectului: au fost decontate materiale consumabile si
echipamente de lucru pentru cursanti, conform documentelor mentionate mai sus;
b)cheltuieli pentru activitati subcontractate/externalizate: au fost decontate cheltuieli
legate de servicii de audit financiar, de catering, organizare evenimente si de expertiza
contabila, conform documentelor mentionate mai sus;
c)cheltuieli cu taxe: nu au fost introduse in cerere astfel de cheltuieli;
d)cheltuieli pentru inchirieri si leasing: au fost decontate serviciile de inchiriere spatii,
conform documentelor mentionate mai sus;
e)cheltuieli de informare si publicitate: au fost decontate cheltuieli cu materiale
promotionale pentru organizare evenimente, conform documentelor mentionate mai sus;
f)cheltuieli de tip FEDR: nu au fost introduse in cerere astfel de cheltuieli;
-Pentru cheltuielile administrative/indirecte: au fost decontate cheltuieli legate de servicii
mentenanta imprimante, conform documentelor mentionate mai sus.
2.4.4.Realitatea (angajare/efectuare)
Cheltuielile raportate de Beneficiar în perioada ........... – ................, conform CRC
.........., în valoare de ............... lei sunt reale. Bunurile înregistrate în documente (facturi,
Page 73
73
contracte) există faptic, iar cheltuielile cu serviciile prestate sunt la preţuri rezonabile
încadrându-se în preţurile pieţei, obţinute prin proceduri de achiziţii corespunzatoare.
Pe baza muncii de verificare realizată de noi am obţinut dovezi suficiente în ceea ce
priveşte realitatea şi calitatea cheltuielilor decontate de Beneficiar în perioada ........... –
.............. Dovezile muncii efectuate de Beneficiar si Partener pentru realizarea acestui proiect
constau în: state de salarii semnate şi ştampilate, contracte, facturi, ordine de plată, extrase
bancare, rapoarte de activitate, etc.
2.4.5.Conformitatea cu regulile de achiziţii, naţionalitate şi origine
In perioada verificată au fost efectuate cheltuieli legate de achizitiile directe efectuate
anterior pentru furnizare servicii de transport si cazare cursanti, materiale consumabile si
echipamente cursanti, servicii de audit financiar, expert contabil, catering, organizare
evenimente, inchiriere spatii, materiale promotionale pentru organizare evenimente si servicii
mentenanta pentru imprimante.
Pentru achiziţiile efectuate anterior dar in care s-au efectuat cheltuieli în perioada
verificată, Beneficiarul a prezentat suficiente documente justificative, cum ar fi: nota
justificativa privind determinarea valorii estimate, nota justificativa privind alegerea procedurii
de achizitie, nota justificativa privind cerintele de calificare si selectie, decizia privind
aprobarea documentatiei de atribuire a achizitiei, documentatia de atribuire (invitatie de
participare, documentatia pentru ofertanti, caiet de sarcini, formulare), documentatia prezentata
de ofertanti, decizie numire comisie de evaluare a ofertelor, proces verbal al sedintei de
deschidere a ofertelor, raportul procedurii de atribuire a ofertelor, nota justificativa de atribuire
a contractului de achizitie, comunicarea rezultatului procedurii de atribuire, contractul dintre
beneficiar si castigatorii ofertelor.
Achiziţiile realizate în perioada anterioara dar pentru care s-au facut cheltuieli si in
perioada analizata, provin de la furnizori interni şi respectă regulile de achiziţie stipulate în
Contractul de Finanţare Nerambursabilă si in Ordinului ministrului fondurilor europene nr.
1120/2013.
2.4.5.Costurile generale de administrație (indirecte)
În perioada .............. – .............., nu s-au solicitat la rambursare cheltuieli
administrative, astfel ca acestea au fost în suma de 0,00 lei.
Cheltuielile indirecte/administrative in valoare de ............ lei reprezintă ..........% din
costurile directe totale (mai putin cheltuieli de tip FEDR) realizate ale proiectului, de ...............
lei, urmand a se regulariza ca procent pana la sfarsitul proiectului.
2.5.Verificarea acoperirii cheltuielilor
Rata de acoperire a cheltuielilor realizată în urma procedurilor de verificare a
cheltuielilor pe acest proiect este de 100%. Rata de acoperire a cheltuielilor reprezintă suma
totală a cheltuielilor verificate de către noi exprimată ca procentaj din suma totală de cheltuieli
raportată de către Beneficiar în Raportul Financiar Intermediar.
2.6.Verificarea încasărilor proiectului
În perioada verificată, nu au fost raportate dobanzi încasate în conturile bancare ale
proiectului.
Page 74
74
Auditor,
Auditor Financiar.....................
Data:..........................
7.3.3.Elemente de interferenţă între funcţia de auditor financiar şi de expert contabil în
misiunile pe care aceştia le au de îndeplinit în proiecte tip POSDRU pentru perioada
2007-2013
In activitatea auditorului financiar si a expertului contabil in cadrul proiectelor cu finantare
europeana tipPOSDRU exista o serie de elemente de interferenta. Dintre acestea dorim sa le
evidentiem pe urmatoarele:
1)ambele servicii de profil (audit financiar si de expert contabil) fac parte din categoria
servicii externalizate, sunt achizitionate pe baza de achizitii publice, iar cheltuielile din buget
pentru aceste servicii se suporta din linia bugetara «Alte tipuri de costuri », cu exceptia
situatiilor cand expertul contabil este din randul personalului din structurile de contabilitate de
la institutiile publice, pentru care cheltuielile cu acesta se suporta din linia bugetara «Resurse
umane«);
2)ambii profesionalisti contabili urmaresc cu atentie respectarea regulilor contabile in
proiectele POSDRU, cu specificatia ca auditorul financiar face acest lucru in punctele
fundamentale ale activitatii contabile, in timp ce expertul contabil realizeaza acest lucru in toate
detaliile acestei activitati;
3)auditorul financiar trebuie sa verifice si activitatea expertului contabil in proiectele
POSDRU si sa se bazeze pe aceasta (daca este desfasurata conform standardelor internationale
de contabilitate, instructiunilor AMPOSDRU si altor reglementari ale Ministerului Fondurilor
Europene ori Ministerului Finantelor Publice si standardelor profesionale CECCAR), atunci
cand formuleaza opiniile in Raportul constatarilor Factuale la fiecare cerere de rambursare a
cheltuielilor ;
4)ambii specialisti isi asuma cele verificate si certificate la fiecare cerere de rambursare a
cheltuielilor in proiecte POSDRU, pe baza a o serie de documente specifice ; astfel auditorul
intocmeste Raportul constatarilor Factuale, la care ataseaza copia dupa carnetul de auditor vizat
pe anul in curs care acopera perioada cererii de rambursare si da o declaratie pe proprie
raspundere ca nu a fost sanctionat de CAFR sau alte organisme abilitate pe perioada cat a auditat
fiecare cerere de rambursare a cheltuielilor ; la randul sau expertul contabil va stampila, semna
si data fiecare document financiar-contabil, evidenta cheltuielilor si documentele contabile
(balanta fiecarei luni a proiectului pe perioada cererii de rambursare) aferente fiecarei cereri de
rambursare, la care va adauga raportul expertului contabil conform Standardului profesional
nr.22 aprobat de CECCAR, copia dupa carnetul de expert contabil vizat pe anul in curs care
acopera perioada cererii de rambursare si da o declaratie pe proprie raspundere ca nu a fost
sanctionat de CECCAR sau alte organisme abilitate pe perioada cat a indeplinit aceasta misiune
la fiecare cerere de rambursare a cheltuielilor.
Insa intre cele doua misiuni specifice celor doua categorii de profesionisti contabili in
cadrul proiectelor POSDRU exista si o serie de deosebiri, la care ne vom referi in continuare:
Page 75
75
1)auditorul financiar se centreaza in demersul sau nu numai pe exigibilitatea cheltuielilor la
fiecare cerere de rambursare, ci si pe obiectivele atinse si de indeplinit mentionate in Raportul
tehnico-financiar si in documentele grupului tinta atasate fiecarei cereri de rambursare ;
2)in timp ce expertul contabil confirma prin stampila, semnatura sa si datarea, veridicitatea
cheltuielilor eligibile solicitate la fiecare cerere de rambursare a cheltuielilor, auditorul financiar
atesta prin Raportul constatarilor factuale eligibilitatea cheltuielilor din fiecare cerere de
rambursare, bazandu-se nu doar pe intocmirea corecta a documentelor financiar- contabile, ci
si pe verificarea desfasurarii activitatilor din proiect, conform graficului existent in acest sens
si a documentelor-suport pentru fiecare activitate si expert, in vederea atingerii indicatorilor si
a grupului tinta prevazute in cererea de finantare aprobata la momentul verificarii ;
3)auditorul financiar, conform ultimului format al contractului de finantare14 si al
Protocolului incheiat de CAFR-Ministerul Fondurilor Europene15, raspunde si financiar de
depistarea unor cheltuieli neeligibile de catre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, prin
diminuarea proportionala a onorariului acestuia, cu procentul cu care s-au depistat cheltuieli
neeligibile din totalul cheltuielilor solicitate la fiecare cerere de rambursare a cheltuielilor.
7.4.Reglementări privind serviciile de expert contabil și auditor financiare în proiecte
POCU (care înlocuiesc vechile proiecte POSDRU) pentru perioada 2014-2020
Potrivit unui document de referință16 elaborat în 2016 de Ministerul Fondurilor
Europene, în cadrul proiectelor finanțate din POCU, până la acest moment, nu sunt obligatorii
serviciile de audit financiar și expertiză contabilă. În situația în care, pentru implementarea
proiectului, solicitantul decide utilizarea acestor servicii, cheltuielile aferente vor fi încadrate
în categoria cheltuielilor indirecte.
Urmează ca pe măsură ce vor fi lansate noi ghiduri și noi proiecte în perioada următoare
pentru intervalul de timp 2014-2020, să se adopte noi reglementări și pe această linie (a
serviciilor de audit financiar și expert contabil în noile proiecte europene).
14A se vedea modelul de contract publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 814 din 20.12.2013 si intrat in vigoare
de la 20.12.2013; 15A se vedea acest protocol pe site-ul CAFR si respectiv al Ministerului Fondurilor Europene; 16Ministerul Fondurilor Europene, Orientări privind accesarea finanțărilor în cadrul Programului Operațional
Capital Uman 2014-2020, www.fonduri-ue.ro;
