Dragi absolvenţi, Este momentul în care știm că vă interesează soluțiile pe care Academic Art Events le-a găsit pentru ca momentul absolvirii să fie unul special, adaptat situației noi în care ne găsim cu toții. Echipa Academic Art Events a demonstrat in toţi aceşti ani că este responsabilă, profesionistă, de bună credinţă, iar principala noastră preocupare a fost bucuria absolvenţilor, siguranţa lor şi reuşita evenimentelor. Cu toții am experimentat deja o serie de schimbări în acest final de semestru, fiind în imposibilitatea de a interacționa. Academic Art Events a găsit mai multe soluții , astfel încât, în contextul COVID-19, să reușim să fim la nivelul așteptărilor voastre. Ne-am adaptat și am recreat o realitate bazată pe bucurie. Astfel, mai jos redăm cateva scenarii posibile discutate deja cu colegii voştri reprezentanţi . Scenariul 1 – reprogramarea evenimentelor Perioada estimată: Iulie – Noiembrie 2020 În primul rând, ca urmare a stării de urgenţă în care ne aflăm, a restricţiilor impuse de oficialii responsabili de sănătatea publică, a recomandărilor de distanţare socială şi a cadrului legislativ care interzice organizarea eveimentelor de orice tip, suntem nevoiţi să anunţăm faptul că evenimentele de final de an nu se vor mai putea desfăşura la datele programate in perioada mai, iunie in varianta cu un numar mare de participanti. În măsura în care contextul legislativ va permite, considerăm că varianta reprogramării evenimentelor de final de an reprezintă soluția care reflectă speranţele şi aşteptările voastre pentru această situaţie extrem de specială. Cea mai apropiată perioadă la care ne putem raporta în acest moment este perioada iulie - noiembrie. Ne dorim să putem identifica o dată mai precisă însă, pentru moment, totul depinde de hotărârile luate de către autorităţi. În cazul în care vor fi anumite limitări, cauzate de normele de siguranţă, vă asigurăm de toată disponibilitatea noastră tehnică şi logistică de a pune în aplicare aceste norme. Pe masură ce va trece timpul vom urmări evolutia situaţiei şi vom putea, la momentul oportun, să luăm o hotarâre împreună, bazându-ne pe mai multe informaţii, sperând că lunile imediat următoare vor fi mai puţin incerte. Noi considerăm că acest scenariu v-ar aduce cele mai multe beneficii în acest context neprevăzut. Deşi momentul celebrării absolvirii este amânat, aţi câstigat in toţi aceşti ani grei de studiu dreptul de a îmbrăca roba, de a arunca toca în aer şi de a primi felicitările profesorilor voştri şi îmbrăţişările celor dragi. Suntem alături de voi să construim cadrul perfect pentru imortalizarea acestor momente.
Transcript
Dragi absolvenţi,
Este momentul în care știm că vă interesează soluțiile pe care Academic Art Events le-a găsit
pentru ca momentul absolvirii să fie unul special, adaptat situației noi în care ne găsim cu toții.
Echipa Academic Art Events a demonstrat in toţi aceşti ani că este responsabilă, profesionistă, de bună
credinţă, iar principala noastră preocupare a fost bucuria absolvenţilor, siguranţa lor şi reuşita
evenimentelor.
Cu toții am experimentat deja o serie de schimbări în acest final de semestru, fiind în imposibilitatea de
a interacționa. Academic Art Events a găsit mai multe soluții, astfel încât, în contextul COVID-19, să
reușim să fim la nivelul așteptărilor voastre. Ne-am adaptat și am recreat o realitate bazată pe bucurie.
Astfel, mai jos redăm cateva scenarii posibile discutate deja cu colegii voştri reprezentanţi .
Scenariul 1 – reprogramarea evenimentelor Perioada estimată: Iulie – Noiembrie 2020
În primul rând, ca urmare a stării de urgenţă în care ne aflăm, a restricţiilor impuse de oficialii
responsabili de sănătatea publică, a recomandărilor de distanţare socială şi a cadrului legislativ care
interzice organizarea eveimentelor de orice tip, suntem nevoiţi să anunţăm faptul că evenimentele de
final de an nu se vor mai putea desfăşura la datele programate in perioada mai, iunie in varianta cu un
numar mare de participanti.
În măsura în care contextul legislativ va permite, considerăm că varianta reprogramării
evenimentelor de final de an reprezintă soluția care reflectă speranţele şi aşteptările voastre pentru
această situaţie extrem de specială.
Cea mai apropiată perioadă la care ne putem raporta în acest moment este perioada iulie -
noiembrie. Ne dorim să putem identifica o dată mai precisă însă, pentru moment, totul depinde de
hotărârile luate de către autorităţi. În cazul în care vor fi anumite limitări, cauzate de normele de
siguranţă, vă asigurăm de toată disponibilitatea noastră tehnică şi logistică de a pune în aplicare aceste
norme.
Pe masură ce va trece timpul vom urmări evolutia situaţiei şi vom putea, la momentul oportun,
să luăm o hotarâre împreună, bazându-ne pe mai multe informaţii, sperând că lunile imediat următoare
vor fi mai puţin incerte.
Noi considerăm că acest scenariu v-ar aduce cele mai multe beneficii în acest context
neprevăzut. Deşi momentul celebrării absolvirii este amânat, aţi câstigat in toţi aceşti ani grei de studiu
dreptul de a îmbrăca roba, de a arunca toca în aer şi de a primi felicitările profesorilor voştri şi
îmbrăţişările celor dragi. Suntem alături de voi să construim cadrul perfect pentru imortalizarea acestor
momente.
Scenariul 2 – adaptarea evenimentelor
Academic Art Events va ofera ca alternativă, existând precedentul inițiat de Academic Art
Events alături de organizația studențească ASCOR ( inițiativă civică care a implementat transmisii live ale
Slujbelor Pascale pe portalul creat de agenția noastră - www.sarbatoripascale2020.ro , unde am
transmis, în paralel, din 10 parohii din Municipiul Brasov) și în același timp urmărind comunicatele
publice ale Inspectoratului Școlar Sibiu sau ale Universității de Vest din Timisoara, există și opțiunea
organizarii evenimentelor pe online (transmisii online, cu un concept creativ bazat pe bucurie, cu nr.
limitat de participanți ptr a realiza o încheiere formală și adaptată, forțata de situația actuală).
Perioada de implementare propus pentru alternativă: 25 august - 15 septembrie 2020.
Scenariul 3 – anularea evenimentelor
Situaţia de incertitudine în care ne aflăm, ne obligă sa ne gândim şi la un posibil scenariu 3, în care
contextul legislativ nu va permite reprogramarea evenimentelor pentru toamnă sau voi nu veţi dori să
le reprogramăm pentru toamna 2020 sau anul urmator, ci veţi dori să anulaţi aceste evenimente.
Sperăm că nu veți renunța la bucuria pe care în oricare dintre variantele anterioare, Academic Art
Events o garantează.
În aceste condiţii dorim să precizăm următoarele aspecte pe care vă rugăm să le aveţi în vedere:
a. decizia anulării evenimentelor la nivel de colectiv (un vot majoritar, la nivelul colectivului vostru,
un vot de minim 75%).
b. imposibilitatea executării contractului integral , temporar sau definitiv ca şi concept al forţei
majore.
c. Ulterior contractului pe care Academic Art Events l-a semnat cu reprezentanții voștri, pentru
un bun flux al acțiunilor și al serviciilor cuprinse în oferte, agenția noastră a încheiat contracte
subsidiare cu furnizorii cu care colaborăm, având diverși termeni contractuali, cu privire la plăți. În
funcție de tipul de furnizori, am efectuat plăți în avans, parțiale sau totale. (materiale personalizate,
furnizori specifici pentru banchete – sonorizare, DJ, program etc, comenzi flori, cheltuieli
administrative, operaționale și de management). Plățile s-au făcut în baza facturilor emise, documente
fiscale care se regăsesc în dosarele contabile ale companiei și în dosarele individuale de decont ce pot
fi predate reprezentanților voștri cu care am semnat contractul, în condiții legale.
d. Având în vedere că fiecare furnizor caută soluții pentru optimizarea serviciilor pre-contractate și
plătite, modalitatea de adaptare a termenilor contractuali și negocierea acestora necesită un timp pe
care în acest moment nu îl putem estima. Vă asigurăm că am demarat discuții cu fiecare dintre aceștia.
În cazul în care veți opta pentru anularea evenimentului (scenariul 3), ținând cont de toate aspectele
enumarate mai sus, vă garantăm că, împreună cu furnizorii noștri, cu respectarea termenilor legali
contractuali, vom găsi soluția cea mai firească în contextul în care toate obstacolele au apărut
independent de voința noastră și dincolo de orice evaluare a riscurilor a fost efectuată în cadrul
companiei. Situația este nouă și excepțională pentru toți iar soluția Academic Art Events va fi una
echitabilă pentru toate părțile implicate. Tocmai pentru că ajungerea la această soluție necesită
efectuarea anumitor pași, vă rugăm să înțelegeți și să aveți în vedere că returnarea integrală și
imediată a sumei de bani plătită este imposibilă, în cazul în care veți opta pentru scenariul 3.
Pentru aceasta situatie propunem rediscutarea ofertei inițiale contractate cu agenția noastră și
să stabilim, în primul rând pentru festivitățtile de promoție, o variantă detaliată și precisă de înlocuire a
serviciilor care nu pot fi prestate datorita factorilor externi independenți de puterea agenției noastre de
a le implementa , prin produse de absolvire propuse și acceptate de clienții noștri.
In acest sens se lucreaza intens în cadrul firmei pentru a identifica o varietate de produse de
absolvire interesante si practice , care credem că vor aduce o mare parte din bucuria pe care ar fi
produs-o și participarea fizică la eveniment.
CONCLUZII ȘI BENEFICII
Luând în considerare aceste trei scenarii posibile, credem că prima sau a doua variantă ar fi cele mai
potrivite ca abordare, în contextul actual, aceste variante limitând atât o pierdere financiară cât şi
emoţională. Această abordare este luată în calcul si de către organizatorii altor tipuri de evenimente .
Avand în vedere solicitarile voastre referitoare la prețul produselor pe care le veți primi, vă oferim
următoarele informații:
1. Pachet vestimentație - Eșarfă inscripționată - Tocă inscripționată - Cocardă sau insignă(în funcție de alegerea dumneavoastră) Preț/student: 55 lei
2. Pachet foto + Album de promoție
- Ședința foto-fotografii individuale în roba, fotografie de grup+fotografii individuale in tinuta casual - Fotografii tip buletin pentru Diploma de licență - 12 Buc - Fotografie portet 20x 30 cm in paspartu Album de promoție tipar 25x 25 cm (prelucrare foto profesională, cartonat, coperta hard cover din plus, 10 colaje/20 pagini) -invitatii profesor/ diplome onorifice cadre didactice Preț /student:100 lei
3. Produse individuale
- Diplomă nominală pentru absolvenți (în plus și mapa remember)
- Medalie șef promoție - Medalie pentru fiecare absolvent/ă - Moment remember( așteptăm fotografiile voastre pentru a realiza acest serviciu) - Placheta decan Preț/ student: 20 lei
În cazul în care se dorește încetarea/ întreruperea contractului , fără a organiza o festivitate de absolvire
propusă în cele 2 scenarii, clientul nu achită o suma de 30 de lei/ student din tranșa finală aferentă
contractului, partea de servicii organizare curs festiv care cuprinde:
-Sonorizare si video-proiectie curs festiv -Cocktail profesional -Candy bar - Fotografiere eveniment - Filmare in cadrul evenimentului - Trandafiri studenti si cadre didactice - Aranjarea prezidiului în cadrul Cursului Festiv+banner Pret/ student: 25 lei
Vă mulțumim pentru analiză și vă dorim să luați decizii înțelepte, care să vă aducă bucurie.
Pentru mai multe informatii, vă stau la dispozitie,
