© 2015 Ensight Management Consulting. All rights reserved

Studiu national, 2015 – Sumar Executiv

Business Process Management in Romania

© 2015 Ensight Management Consulting

All rights reserved

2

Dupa publicarea in 2008 a primului studiu din Romania in domeniuloptimizarii si managementului proceselor de business, Ensight ajunge anul acesta la a treia editie a acestui raport

Acest raport va va ajuta sa intelegeti mai bine modul in care liderii din diferite industrii si-au organizat si au implementatsistemul de managementul proceselor de business (BPM); este o colectie de lectii invatate si de directii de dezvoltare pe viitor.

Colectia de studii organizate de Ensight Management Consulting pe parcursul anilor continua sa sustina dezvoltareadomeniului BPM in Romania. Cu prezenta editie facem inca un pas in aceasta directie oferind o noua oportunitate de schimb de experienta prin intermediul chestionarului nostru – evaluarea sistemului BPM al unei companii. Mai multe detaliireferitoare la aceasta oportunitate puteti gasi la http://www.ensight.ro/ro/presa/noutati/studiul-national-de-bpm-editia-a-iii-a/ .

Speram ca aceasta platforma comuna pentru schimbul de experienta intre companiile interesate de BPM si excelentaoperationala va ajuta cat mai multe companii din Romania.

2008 2010 2013* 2015

* Cercetare organizata de Eurogroup Consulting la nivel european cu participarea Ensight Management Consulting pentru Romania

© 2015 Ensight Management Consulting

All rights reserved

3Concluziile studiului: interes in crestere pentru BPM, rezultate pozitive si oportunitati mari de imbunatatire a modului de implementare (1/2)

Rezultatele studiului arata ca > 50% din respondenti au un angajamentputernic pentru initiative de tipul BPM. Proiectele de implementare a unor sistemeinformatice integrate sunt in continuare vehicolul/ocazia preferat(a) pentru optimizareaproceselor. Profilul standard al unei initiative pare sa fie perimetru limitat cu risc redus(optimizari mai curand incrementale). In continuare (vs. ed. 2010) pregatireacompaniei pentru viitor si monitorizarea eficienta a performantei sunt printreobiectivele principale (selectate de ½ din respondenti) ale acestor intiative.

Analiza sistemului BPM din perspectiva “mecanica” a functionarii indicapreferinta pentru o constructie de tip Top-down. 65% din respondenti faciliteazaimplementarea sistemului BPM cu ajutorul unei echipe suport dedicate. Acesta esteimplicat in toate etapele dezvoltarii si gestiunii sistemului BPM, de obicei alaturi demanagementul companiei. Procesele sunt documentate cam in 50% din cazuri, iarperformanta acestora este monitorizata de obicei prin KPI (70%). Majoritatearespondentilor admit ca nu cunosc si/sau nu aplica standardeleinternationale/metodologiile existente.

Principalele beneficii obtinute ca urmare a lansarii unor initiative de optimizarea proceselor de business sunt reducerea de costuri (62% dintre respondenti) sicresterea productivitatii (43%).

Exista un potential ridicat de imbunatatire a proceselor si a sistemelor deBPM. De exemplu in > 80% din companii nu se cunoaste la nivel de organizatie dacaexista sau nu exista o procedura de modificare procese. In aceste conditii, cum potiavea procese optimizate daca nici modul in care trebuie culese oportunitatile deoptimizare nu este definit?

© 2015 Ensight Management Consulting

All rights reserved

4Concluziile studiului: interes in crestere pentru BPM, rezultate pozitivesi oportunitati mari de imbunatatire a modului de implementare (2/2)

Sistemele BPM sunt construite de cele mai multe ori fara sa tinacont de aspectul uman al implementarii. In Romania doar ~ 30% dinrespondenti au sistemul de evaluare si motivare a angajatilor aliniat cu sistemulBPM. Prin comparatie, interesul respondentilor internationali este de 2 ori maimare pentru schimbarea culturii organizationale in vederea sprijinirii sistemuluiBPM. In aceste conditii, nu e de mirare ca dificultatea majora in ceea cepriveste sistemul BPM (60-80%) este gradul scazut de intelegere siasimilare a sistemului BPM la nivelul intregii organizatii.

Monitorizarea performantei necesita a fi optimizata in majoritateacompaniilor. ~65% dintre respondenti nu au indicatori de performanta definitipentru toate procesele majore ale organizatiei, iar regasirea informatieinecesare si extragerea acesteia se face cu dificultati in ~80% din cazuri. Acestlucru ar putea explica de ce doar ~ 1 din 5 respondenti considera sistemele detip ERP/ CRM ca fiind foarte utile pentru intiative de tip BPM, sau de ce ~ 2/3din respondenti si-ar dori sa fie ajutati sa defineasca sistemul de masurare aperformantei proceselor de catre specialisti externi.

Rezultatele studiului BPM 2015 din Romania sunt comparabile cu celeinregistrate la studiul international de referinta in zona BPM - BP Trends 2014*.In concluzie, trendul privind adoptarea conceptului BPM este pozitiv,dar cu siguranta mai e mult de facut. Speram ca acest studiu sa va fie utilin acest sens.

Echipa Ensight Management Consulting

Process

* Studiu international realizat de catre asociatia profesionala BP Trends in baza a 309 de raspunsuri. http://www.bptrends.com/bptrends-surveys/

© 2015 Ensight Management Consulting

All rights reserved

5 Sumarul studiului Top 10 concluzii despre BPM in Romania

1. Reducerea costurilor si cresterea productivitatii sunt principalele beneficii asociateinitiativelor BPM

2. Asigurarea succesului / supravietuirii companiei in viitor este cel mai frecvent motivpentru lansarea unei initiative BPM

3. Perimetru limitat cu risc scazut este profilul standard al initiativelor BPM

4. Managerii functionali si echipa dedicata BPM sunt principalii responsabili pentrudefinirea si managementul proceselor de business

5. Slaba utilizare a standardelor / metodologiilor din domeniu; preferinta pentrusisteme BPM artisanale / “quick & dirty”

6. Aspectul uman al implementarii unui sistem BPM este neglijat: responsabilizareredusa a angajatilor pentru optimizarea proceselor, legaturi slabe intre promovareaperformantei proceselor si sistemul de remunerare sau cultura organizationala

7. Ajustarea proceselor la nevoile clientului deseori este limitata, iar modalitatea de culegere a vocii clientului se rezuma la instrumente de baza si abordare reactiva

8. Monitorizarea performantei proceselor este slab dezvoltata desi considerat un element important pentru BPM

9. Sistemele IT curente (e.g. ERP) nu faciliteaza monitorizarea performantei proceselor(lipsa informatii, extragere dificila etc.); sisteme BPMS aproape inexistente

10. Serviciile consultantilor externi sunt utilizate frecvent; zonele preferate pentruimplicarea acestora sunt definirea strategiei sistemului BPM si training

© 2015 Ensight Management Consulting

All rights reserved

6 Structura studiului permite o navigare usoara in cadrul raportului

Despre studiu 2

Conceptul si strategia BPM

Ce inseamna BPM pentru managerii din Romania? 7

Care sunt abordarea si tipurile de proiecte BPM preferate? 9

De ce au fost lansate proiectele BPM? 10

Despre procese

Cum sunt procesele din companiile respondentilor? 12

Documentam procesele? Harti de procese sau doar proceduri? 13

Procese actualizate si optimizate – cum ajungem acolo? 14

Despre sistemul BPM

Cum arata sistemele BPM din organizatiile respondentilor? 16

O unitate separata de BPM si responsabili de procese – teorie sau realitate? 17

Cine si de ce este responsabil in cadrul sistemului BPM? 18

Cum faci ca angajatii sa sustina continuu si sa fie activi in imbunatatirea proceselor? 20

Cum se implica managementul executiv in BPM? 21

Cum este monitorizata performanta proceselor? 22

Cum ajustam procesele la nevoile clientilor? 24

Instrumente ajutatoare

Standarde – cat de mult sunt cunoscute si utilizate? 26

Ce fel de instrumente IT se folosesc si cat de utile sunt in practica? 27

Consultanta pentru definire sistem BPM – a fi sau a nu fi? 28

Metodologie studiu 30

Despre Ensight Management Consulting 32

… catre paginaindicata

…catre structuraraportului

Legenda:

De pe acestapagina…

De pe oricepagina…

© 2015 Ensight Management Consulting

All rights reserved

730 pagini de concluzii prezentate sub forma grafica sunt disponibileoricarei persoane interesate la cerere

© 2015 Ensight Management Consulting

All rights reserved

8Pentru a obtine raportul complet parcurgeti pasii descrisi mai jos, in functie de varianta preferata

Optiunea intr-un singur pas

Pasul 1: accesati urmatorul link si completatichestionarul in varianta completahttps://www.surveymonkey.com/s/BPM2014RO(~ 25 – 35 minute)

Optiunea in doi pasi*

Pasul 1: accesati link-ulhttps://www.surveymonkey.com/s/BPM2014RO1si completati chestionarul cu aspecte generale(~10-15 minute)

Pasul 2: accesati link-ulhttps://www.surveymonkey.com/s/BPM2014RO2si completati chestionarul cu elemente specifice(~10-15 minute)

* Chestionarul in varianta in doi pasi trebuie completat la ambele sectiuni

In maximum 5 zile lucratoare de la completare, veti primi raportul pe adresa de mail furnizata in chestionar

© 2015 Ensight Management Consulting. All rights reserved

Multumim! Pentru informatii suplimentare va rugam sa ne contactati

Ensight Management ConsultingStr. Uranus 150, 050826Bucuresti, RomaniaTel.: +40 31 4055468Fax: +40 31 4055467contact@ensight.rowww.ensight.ro