CAPITOLUL

1

CONTABILITATEA - COMPONENTA A INFORMATIONAL ECONOMIC

SISTEMULUI

1.1 SISTEMUL UNITATILOR PATRIMONIALE ORGANIZEAZA CONTABILITATEA

PENTRU

CARE

SE

Conform Legii contabilitatii, obligatia de a organiza si conduce contabilitatea proprie revine regiilor autonome, societatilor comerciale, organizatiilor cooperatiste, societatilor bancare, institutiilor publice de subordonare centrala sau locala, fundatiilor, sindicatelor, altor organizatii obstesti, precum si persoanelor fizice care presteaza activitati independente sau efectueaza acte de comert si sunt inmatriculate la Registrul Comertului. Acestea sunt entitati patrimoniale denumite unitati patrimoniale. In functie de specificul activitatii desfasurate, contabilitatea este organizata pentru urmatoarele categorii de unitati patrimoniale: a. unitati economice sunt persoane juridice care dispun de patrimoniu propriu, adecvat profilului de activitate, avnd drept obiect producerea de bunuri, circulatia marfurilor, banilor si titlurilor de valoare, servicii bancare, lucrari executate, prestari de servicii de transport si asigurare. Specific acestor unitati patrimoniale este faptul ca se conduc dupa principiul gestiunii economice, respectiv isi acopera cheltuielile din veniturile proprii si realizeaza profit. Dupa forma juridica de constituire si functionare, unitatile economice se prezinta astfel: - regii autonome sau societati nationale se infiinteaza pentru domenii strategice ale economiei nationale si anume producerea de energie electrica, industria de armament, transporturi feroviare, exploatarea resurselor subsolului; - societati comerciale pe actiuni sunt unitati economice la care capitalul social este impartit in actiuni, iar proprietarii acestora, persoane fizice sau juridice, poarta numele de actionari; obligatiile sociale sunt garantate cu patrimoniul, iar actionarii raspund in limita capitalului subscris. Actiunile sunt titluri negociabile, adica pot fi transmise liber altor persoane, fara a fi necesar acordul celorlalti actionari. - societati comerciale cu raspundere limitata sunt unitati economice la care capitalul social este divizat in parti sociale, iar proprietarii acestora, persoane fizice sau juridice, poarta numele de asociati; obligatiile sociale sunt garantate cu patrimoniul, iar asociatii raspund numai in limita participarii lor la capitalul social. In principiu, partile sociale sunt transmisibile altor persoane doar cu acordul celorlalti asociati si nu reprezinta titluri negociabile. - societati cooperatiste sunt unitati economice care reunesc persoane ce administreaza bunurile comune si muncesc impreuna, dupa reguli de administrare si repartizare a rezultatelor stabilite conform statutului de functionare. _ Dupa forma de proprietate, unitatile economice pot fi: - de stat sau publice; - private sau particulare; - cu capital mixt, de stat si privat, autohton sau strain.1

b. institutii publice (bugetare) sunt institutii de stat infiintate pentru desfasurarea unor activitati neproductive, cu caracter social-cultural si pot fi: - in administratia publica: guvern, prefecturi, primarii; - in invatamnt: universitati, licee, scoli generale; - in sanatate: policlinici, spitale, dispensare; - in cultura: teatre, muzee, filarmonici, biblioteci, camine culturale; - in armata: unitati militare, inspectorate de politie si jandarmerie. c. organizatii obstesti sunt constituite pe principiul asocierii sau participarii libere si reprezentate de partide politice, sindicate, culte, fundatii, asociatii profesionale. Organizatiile obstesti isi acopera cheltuielile de functionare prin contributia membrilor, sponsorizari, venituri proprii din unele activitati economice.

1.2 STRUCTURA ORGANIZATORICA A UNITATILOR ECONOMICE Domeniul principal de aplicare a contabilitatii il reprezinta unitatile economice. Pentru realizarea obiectivelor contabilitatii este necesara cunoasterea structurii organizatorice a unitatilor economice. Organizarea interna a fiecarei unitati economice se delimiteaza pe doua structuri importante, si anume: - structura de productie, legata de obiectul de activitate, alcatuita din ateliere sau sectii de productie, montaj, service, proiectare, laboratoare de control si cercetare, fabrici, uzine, alte unitati economice fara personalitate juridica; - structura functionala constituita din compartimente de munca, birouri sau servicii, denumite diviziuni organizatorice. Aceste doua structuri se delimiteaza si particularizeaza de catre fiecare agent economic in functie de volumul, complexitatea, importanta si specificul activitatii pe care o desfasoara. In functie de importanta si specificul activitatilor desfasurate, sectiile de productie se pot clasifica astfel: - sectii de baza sau principale; - sectii auxiliare sau ajutatoare; - sectii anexe. Sectiile de baza reprezinta componentele cele mai importante din structura de productie; ele asigura fabricarea produselor, executarea lucrarilor sau prestarea serviciilor pentru care a fost infiintata unitatea economica in cauza. In cadrul acestor sectii se utilizeaza cea mai mare parte a mijloacelor de productie (utilaje, forta de munca, materii prime, bani) iar rezultatele economice obtinute de sectiile principale influenteaza rezultatele de ansamblu ale agentului economic. Sectiile de baza au denumiri si profiluri diferite de la un agent economic la altul si de la o ramura economica la alta. Astfel: denumiri: sectia prelucrari mecanice, sectia montaj general, sectia cutii de viteza, sectia vopsitorie, sectia confectii pentru copii, sectia conserve din fructe, sectia pasta de tomate, sectia tricotaje din lna; animalelor, prelucrarea produselor agricole; ri;

2

Sectiile auxiliare se organizeaza in mod distinct si sunt de mai mica importanta, insa activitatea pe care o desfasoara este necesara si conditioneaza in buna masura activitatea din sectiile de baza. In sectiile auxiliare se obtin produse si se executa lucrari prin care sunt deservite sectiile de baza: sectia intretinere si reparatii, centrala termica, sectia scularie, sectia transporturi, centrala electrica. In anumite situatii, o parte din productia sectiilor auxiliare este valorificata prin vnzarea catre alti agenti economici. Sectiile anexe asigura realizarea unor activitati cu caracter social. Din aceasta categorie fac parte cantine, camine de nefamilisti, gradinite, crese, camine culturale, baze sportive. Uneori se infiinteaza sectii anexe pentru recuperarea si valorificarea deseurilor rezultate din sectiile de baza si auxiliare. Structura functionala este alcatuita din compartimente functionale care se constituie la fiecare agent economic pe grupe omogene de lucrari, in raport de volumul si complexitatea fiecarui grup de probleme. Atunci cnd volumul lucrarilor este mai mare, se constituie birouri sau servicii. De exemplu, serviciul financiar-contabilitate, biroul de marketing, biroul administrativ, serviciul resurse umane, biroul de registratura, serviciul comercial. 1.3 SISTEMUL INFORMATIONAL ECONOMIC Existenta si dezvoltarea societatii omenesti se bazeaza pe procesul de producere a bunurilor materiale (activitati productive). Progresul societatii impune insa si desfasurarea unor activitati social-culturale, educative, administrative (activitati neproductive). Pentru a asigura conditii de viata din ce in ce mai bune, este necesara cresterea productiei materiale, respectiv accesul la produse si servicii diversificate si de calitate, in volumul optim individului sau comunitatii. Cresterea productiei se bazeaza in primul rnd pe cercetarea stiintifica din domeniul tehnic respectiv prin aparitia de noi produse, metode, tehnologii. Un domeniu care contribuie substantial la cresterea productiei il reprezinta organizarea si conducerea stiintifica a productiei. In conditiile unei activitati economice complexe, caracterizate prin aparitia unor unitati economice mari si foarte mari, din necesitati practice s-a diferentiat procesul de executie de procesul de conducere a activitatii. Pe plan teoretic, aceasta s-a concretizat in aparitia ,,managementului sau ,,stiintei conducerii. Daca procesul de executie, folosind tehnologii specifice obiectului de activitatea a unitatii economice, are drept scop fabricarea de bunuri, executia de lucrari sau prestarea de servicii, procesul de conducere are drept scop reglarea desfasurarii procesului economic, controlul comportarii sistemului economic, tinnd seama de perturbatiile care il afecteaza, urmarindu-se mentinerea sau schimbarea unei anumite stari. Procesul de conducere coordoneaza elementele constitutive ale procesului economic, integrndu-le intr-un efort comun si unitar in vederea realizarii obiectivelor organismului economic. Pentru dirijarea procesului economic sunt necesare informatii care, folosind mijloace tehnice adecvate, trebuie culese, prelucrate si transmise, ansamblu care alcatuieste un sistem informational economic. S-a trecut astfel de la conducerea intuitiva, bazata pe informatii disparate, la conducerea stiintifica, respectiv la elaborarea deciziilor numai in urma studierii analitice a proceselor tehnice, economice si organizatorice, lucru posibil numai in conditiile unui sistem informational economic care sa asigure furnizarea tuturor informatiilor necesare. Studierea organismelor economice din punct de vedere informational este realizata de cibernetica economica. O particularitate a organismelor economice o constituie faptul ca deciziile de reglare a proceselor economice sunt luate deliberat pe baza informatiilor.3

Informatia reprezinta o comunicare, o stire despre un eveniment, obiect, proces, o persoana etc. capabila sa aduca elemente noi pentru utilizatori. Sistemul informational economic poate fi definit ca un ansamblu de oameni (analisti programatori, operatori, contabili, statisticieni), de mijloace (calculatoare, echipamente multimedia, sateliti) si procedee (programe, scheme logice, algoritmi, organigrame) folosit pentru culegerea, pastrarea, prelucrarea, transmiterea, analiza si valorificarea informatiilor economice. Sistemul informational economic, din punct de vedere functional, poate fi structurat in trei componente: evidenta economica care furnizeaza informatii privind operatiile si procesele economice efectuate intr-un anumit loc si timp; planificarea si prognoza economica care furnizeaza informatii privind dinamica si proportiile fenomenelor economice intr-o perioada viitoare; legislatia economica pe baza careia se organizeaza evidenta economica si se elaboreaza prognozele. Evidenta economica reprezinta componenta cea mai importanta a sistemului informational economic, intruct furnizeaza cea mai mare parte a informatiilor care se prelucreaza si vehiculeaza in cadrul sistemului informational economic. I. 3.1. Informaia i evidenta economica. Informaia reprezint instrumentul principal cu care opereaz un manager. Din aceasta cauza informaia reprezint un sistem de ntiinri avnd menirea de a declana reacii care, la rndul lor determina aciuni. Informaia de asemenea mai poate fi privita, n acelai timp i ca o aciune ce restrnge un anumit domeniu de incertitudini. Din punct de vedere al coninutului informaia poate fi elementar i complex. Informaia este elementara daca precizeaz un aspect nou msurabil direct cum ar fi de exemplu numrul de studeni dintr-o grupa. Este complex o informaie cnd nsumeaz mai multe informaii elementare cum ar fi de exemplu sexul, vrsta, localitatea de rezidenta a studenilor din grupa. Informaia pentru a avea valoare trebuie fixata pe un suport concret, fizic sub forma unor expresii concrete numite date i care constau din cifre, cuvinte, simboluri. Suportul material al datelor poate fi documentul de hrtie, caseta sau banda electromagnetic, pelicula foto.Fixarea datelor pe aceste suporturi se face fie manual (documentele de hrtie) fie prin dispozitive mecanice sau electronice. ntruct colectarea diferitelor date necesare n elaborarea deciziilor manageriale nu poate fi simultan ci succesiv, evenimentele sau fenomenele care genereaz aceste date desfurndu-se succesiv n timp, datele trebuie stocate sub forma unor fiiere care pot constitui bnci de date, aceasta forma de pstrare contribuind la evitarea pierderi de date cat i la facilitarea accesului la aceste date n timp util al managerului. Informaia cu ajutorul creia se realizeaz funciile manageriale la diferite nivele sunt clasificate dup mai multe criterii. Astfel din punct de vedere al stabilitii, informaiile pot fi permanente, relativ permanente, curente. La rndul lor informaiile curente pot fi normative, de plan, de raportare. Informaiile care intereseaz cel mai mult un manager sunt cele complexe ele stand la baza elaborrii deciziilor importante. Din punct de vedere al funcionalitii, informaiile sunt de comand i de execuie. Din punct de vedere al locului de unde provin sunt externe si interne, iar dup modul de obinere, informaiile pot proveni din surse anume organizate sau din surse ntmpltoare. Pentru a putea fi valorificata o informaie trebuie s permit cuantificarea s, msurarea fenomenelor, proceselor a cror desfurare genereaz informaii.4

Pentru aceasta este necesar utilizarea unui etalon, unitate de msur. Contabilitatea utilizeaz pentru exprimarea informaiilor pe care le furnizeaz etalonul valoric (monetar) i simultan, unde este cazul i etaloane de msur cantitative (fizice, convenionale) respectiv buci, perechi, capete, uniti ce formeaz sistemul metric etc. Pentru a fi utile n exercitarea funciilor manageriale, informaiile trebuie s ndeplineasc patru caracteristici principale: inteligibilitate, relevanta, credibilitate i comparabilitate. Inteligibilitatea presupune ca informaiile s fie uor nelese n acelai mod i fr echivoc att de cel ce informeaz cat i de cel ce este informat. Relevanta constituie calitatea care permite utilizatorilor de informaii, s influeneze deciziile pe care le iau, ajutndu-i s evalueze cat mai just evenimentele trecute, printr-o informaie de utilitate certa i oportuna. Credibilitatea. O informaie are calitatea de a fi credibila, atunci cnd nu conine erori semnificative, nu este prtinitoare pentru utilizatori: reprezint corect ceea ce informaia trebuie s reprezinte. Comparabilitatea reprezint o alta calitate a informaiei prin care aceasta permite efectuarea de comparaii n timp i spaiu a unor fenomene sau procese, determinnd anumite tendine i evaluri n dinamica acestora. De asemenea informaiile i manifesta utilitatea prin oferirea unor rspunsuri celor care solicita informaii. Cererile de informaii privind ntreprinderile sunt solicitate de ctre: manageri, investitori de capital (acionari, asociai), organele statale fiscale, bnci, auditori, experi contabili etc. Pentru a rspunde acestor solicitri ntreprinderile au doua posibiliti: s-i constituie propriul compartiment financiar contabil i de informatica de gestiune, fie s ncredineze organizarea propriei contabiliti unei societi sau persoane specializate n acest domeniu. Rspunderea preponderent la solicitrile de informaii se face cu informaii asigurate de ctre sistemul de eviden economic. Contabilitatea ca sistem informaional asigura utiliznd un ansamblu integrat de mijloace i metode de culegere, prelucrare, sistematizare i comunicare respectnd anumite principii i reguli cea mai mare parte a informaiilor cerute de diveri utilizatori. Evidenta contabil asigura n mod continuu, documentat, sistematizat, i corelat, informaiile necesare. Informaiile contabile se exprim n form valoric, i se refer la operaii economice efectuate purtnd astfel i denumirea de informaie istorica, surprinznd n maniera proprie transformrile ce au loc ntre dou momente bilanul, inventarierea ca i puncte de pornire i bilanul de nchidere ca i punct de sosire. Evidenta tehnico-operativ furnizeaz o seam de informaii, fie de natur tehnic, fie de natur economic ce rezult n momentul i la locul producerii fenomenelor sau operaiunilor cu caracter economic i are rol competitiv att pentru contabilitate cat i pentru statistic. Statistica ca parte component a evidenei economice furnizeaz informaia n vederea caracterizrii fenomenelor social-economice i Evidenta economica nglobeaz att informaiile pe care le furnizeaz contabilitatea ct i evidena tehnicoperativ i statistic. culturale de mas n ansamblul lor i studierea legilor lor de dezvoltare (informaii privind produsul intern brut, productivitatea muncii, populaiei, etc.). I. 3. 2. Principalele sisteme de contabilitate i funciile contabilitii Contabilitatea, ca tiin i practic, pe plan mondial, a evoluat i s-a perfecionat continuu att baza sa teoretic ct i maniera de realizare practic a obiectului de studiu. Caracterul evolutiv al contabilitii n demersul de perfecionare se concretizeaz n conceptualizarea ei pe baza unui sistem coerent de obiective i principii fundamentale de natur s duc la formularea unor norme care s asigure rezolvarea ct mai complet i eficient a problemelor de gestiune i conducere a ntreprinderilor.5

Cnd avem n vedere cuvntul uzual contabilitate ne referim fie la sistemul de contabilitate n partida dubl fie la contabilitatea n partid simpl. Esena contabilitii n partid dubl const n faptul c aceasta se bazeaz pe reflectarea micrilor, modificrilor pe care le provoac activitatea economic ntr-o unitate patrimonial, pe relaia cauz efect, respectiv orice modificare a unui element patrimonial afecteaz n acelai timp i cu aceeai valoare alt element patrimonial Din momentul naterii unei societi comerciale reflectarea oricrei operaiuni economice genereaz dou operaiuni. Astfel societatea dobndete, intra n posesia unor disponibilitii bneti sau a altor bunuri cu valoare economic i n acelai timp, se creeaz obligaii (de aceeai valoare) pentru societate fa de cei care au contribuit cu disponibiliti i / sau cu bunuri cu valoare economic. Pentru funcionarea societii aceasta poate s achiziioneze materii prime, materiale pe care le achit n acelai timp din disponibilitile bneti Achiziionarea materiilor prime i materialelor duce la majorarea cantitii acestora i n acelai timp, cu aceeai valoare se micoreaz disponibilul bnesc. Operaiunile economice prezentate anterior sunt reflectate n contabilitate, ele afectnd n acelai timp i cu aceeai valoare elemente patrimoniale, aceste modificri transpunndu-se n contabilitate sub forma unei ecuaii denumit formul contabil. n afar de contabilitatea n partid dub se utilizeaz i contabilitatea n partid simpl. Aceast contabilitate se ine de ctre liberi profesioniti (avocai, evaluatori, experi contabili), unitile de cult, avnd la baza utilizarea unor forme de eviden cum ar fi de exemplu registrul de ncasri i pli, operaiunile economice neafectnd concomitent dou elemente. Perfecionarea bazei conceptuale a contabilitii determin modernizarea concepiei de organizare a acesteia respectiv reflectarea patrimoniului, situaiei financiare i a rezultatului ntreprinderii cu ajutorul unor sisteme de contabilitate cu un singur circuit i dou circuite. Sistemul de contabilitate cu un singur circuit (monist, integrat) presupune organizarea contabilitii ntr-un singur flux n cadrul circuitului economic: capital aprovizionare fabricaie vnzare - realizare, att pentru operaiile ce privesc relaiile cu terii (funciile externe) ct i pentru cele ale gestiunii interne (funciile interne) Sistemul de contabilitate cu dublu circuit (dualist) presupune organizarea contabilitii n dou circuite distincte, un circuit urmrind nregistrarea elementelor i operailor patrimoniale legate de schimburile i relaiile cu terii precum i rezultatele financiare, iar alt circuit nregistreaz producia, costurile i rentabilitatea produselor, lucrrilor i serviciilor executate Se formeaz astfel circuitul contabilitii financiare sau generale i circuitul contabilitii interne de gestiune. Contabilitatea general se ocup cu: - ntocmirea documentelor justificative pentru orice operaie ce afecteaz ntr-un fel sau altul patrimoniul unitii - nregistrarea (nscrierea n registre contabile) a operaiilor patrimoniale ; - inventarierea patrimoniului unitii; - ntocmirea bilanului contabil i a situaiilor de sintez; controlul asupra operaiilor patrimoniale efectuate; - furnizarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la situaia patrimoniului i a rezultatelor obinute. Contabilitatea general trebuie organizat dup norme unitare: - pentru a asigura informaiile necesare tuturor utilizatorilor (clieni, furnizori, asociai, bnci, etc.); - pentru a permite comparabilitatea indicatorilor de gestiune economico-financiar ntre diferite uniti;6

- pentru a permite statului s controleze modul de evaluare a diferitelor elemente ale patrimoniului i stabilirea rezultatelor ce constituie baz de calcul a obligaiilor fiscale. Pornind de la obiectivele contabilitii generale enunate mai sus putem realiza o caracterizare a acesteia astfel: - este organizat pe baz de norme unitare i obligatorii pentru toate unitile patrimoniale avnd la baz planul general de conturi, cerin impus de organele fiscale i de necesitatea de evaluare a statului; - evideniaz patrimoniul unitilor, respectiv averea privit din punct de vedere al destinaiei i al surselor de dobndire, relaiile juridice cu terii, rezultatele financiare; - prezint patrimoniul global nefurniznd informaii de detaliu. Contabilitatea intern de gestiune (la francezi) Comptabilite de gestion, la anglo-saxoni Managerial acounting. are ca scop principal controlul factorilor de producie n vederea obinerii unor produse, lucrri, servicii de calitate, cu costuri raionale. Aceast contabilitate se organizeaz de ctre fiecare unitate patrimonial n funcie de specificul activitii ei i de necesitile proprii. Sistemul contabilitii n dublu circuit (dualist) este practicat ndeosebi n rile CEE, n timp ce n rile anglo-saxone i America domin contabilitatea ntr-un singur circuit. n cazul contabilitii n dublu circuit, funciile acesteia se localizeaz n fiecare circuit respectiv la nivelul contabilitii financiare i la nivelul contabilitii interne de gestiune. La nivelul contabilitii financiare identificm: - funcia de nregistrare complet a tranzaciilor ntreprinderii n scopul determinrii periodice a situaiei patrimoniale. - funcia de comunicare financiar extern (n formarea terilor); - funcia de instrument de verificare i de prob judiciar i fiscal; - funcia de instrument de gestiune a ntreprinderii - funcia de furnizare a informaiilor necesare realizrii sintezelor macroeconomice; - funcia de informare pentru analize financiare. La nivelul contabilitii interne de gestiune identificm: - funcia de determinare a costurilor pe produse, lucrri i sectoare de activitate; - funcia de determinare a diferitelor marje i a rezultatelor analitice pe produse i activiti; - funcia de generare i furnizare a informaiilor destinate msurrii performanelor (rentabilitate, productivitate) la nivelul sectoarelor i pe produse, lucrri i servicii. n practica economic contabilitatea general poate fi adaptat in limitele actelor normative, la cerinele specifice unor ageni cum sunt: bncile, societi de asigurri i reasigurri de bunuri i persoane, societi agricole . I. 3.2. Relaiile contabilitii cu celelalte tiine n mod curent contabilitatea se constituie ntr-un instrument al managerilor unei ntreprinderi participnd activ la realizarea funciunilor acestora (previziune, organizare, antrenare coordonare i control) dar n acelai timp contabilitatea apeleaz la cunotine de management pentru propria s organizare Pentru a funciona conform propriilor sale concepte i principii, pentru a corespunde cu regulile i normele naionale i internaionale, pentru a reflecta exact, dar i fidel realitatea, contabilitatea trebuie condus i organizat corespunztor respectiv organizarea unui management contabil eficient. Contabilitatea este strns legat de instrumentele matematice apelnd ntotdeauna la sistemul matematic de calcul Contabilitatea recurge permanent la calcule cum ar fi:7

- cele legate de modificrile care intervin ca urmare a proceselor de aprovizionare stabilind costurile de producie; - cele privind consumul factorilor de producie determinnd costurile de producie; - cele privind vnzarea produciei, respectiv determinarea preurilor de producie; - cele privind deprecierea fizic i moral a mijloacelor fix, respectiv determinarea amortizrii acestora. Existena practic a contabilitii nu ar putea fi avut n vedere fr o baz juridic, respectiv o legislaie care s reglementeze activitatea contabil. Elaborarea normelor contabile trebuie s in cont att de prevederile legislaiei interne ct i de cele ale legislaiei internaionale pentru a uura reflectarea n contabilitate n special a operaiunilor care vizeaz activitile de import-export. n zilele noastre nu se mai poate ignora performanele echipamentelor de culegere electronice, prelucrare ,sistematizare, stocare i comunicare a datelor contabile ct i utilizarea informaticii de gestiune, toate mpreun oferind un grad sporit de operativitate, exactitate i productivitate in activitatea contabil. 1.4 CONTABILITATEA - COMPONENTA INFORMATIONAL ECONOMIC 1..4.1 Particularitati ale contabilitatii Evidenta contabila este o forma a evidentei economice careia, pe plan teoretic, ii corespunde stiinta contabilitatii. Contabilitatea reprezinta componenta cea mai importanta a evidentei economice si totodata a sistemului informational economic. Locul evidentei contabile in cadrul sistemului informational economic este determinat de volumul foarte mare de informatii pe care le furnizeaza, aproximativ 2/3 din total, precum si de calitatea acestora. Principalele caracteristici ale contabilitatii sunt: caracter global in sensul ca urmareste toate operatiunile, fenomenele si procesele determinate de activitatea unui agent economic sau unei institutii publice; caracter unitar in sensul ca se organizeaza dupa reguli unice elaborate de Ministerul Finantelor, obligatorii pentru toti agentii economici si institutiile publice; -au intocmit documentele justificative corespunzatoare; incipiu fundamental, si anume principiul dublei reprezentari a patrimoniului, ceea ce determina specificul obiectului si metodei contabilitatii. 1.4.2 Functiile contabilitatii Pentru realizarea obiectivelor sale, contabilitatea indeplineste urmatoarele functii: a. Functia de inregistrare si prelucrare a datelor consta in consemnarea, potrivit unor principii si reguli proprii, a proceselor si fenomenelor economice ce apar in cadrul unitatilor patrimoniale si se pot exprima valoric. b. Functia de informare consta in furnizarea de informatii privind structura si dinamica patrimoniului, a situatiei financiare si rezultatelor obtinute in scopul fundamentarii deciziilor. Contabilitatea are o functie de informare interna (pentru conducerea unitatii) si o functie de informare externa (a tertilor). Contabilitatea furnizeaza informatii privitoare la gospodarirea resurselor materiale, financiare si de munca, dinamica productiei obtinute, costurile de productie, veniturile realizate, etc. Prin8

PRINCIPALA

A

SISTEMULUI

reflectarea tuturor activitatilor desfasurate, datele contabilitatii permit stabilirea eficientei economice. c. Functia de control gestionar consta in verificarea cu ajutorul informatiilor contabile a modului de pastrare si utilizare a valorilor materiale si banesti, de gospodarire a resurselor, controlul respectarii disciplinei financiare etc. d. Functia juridica - datele furnizate de contabilitate si documentele de evidenta servesc ca mijloc de proba in justitie, pentru a dovedi realitatea unor operatii economice si a stabili raspunderea patrimoniala pentru pagubele produse. e. Functia previzionala - informatiile furnizate de contabilitate sunt utilizate la stabilirea tendintelor viitoare ale fenomenelor si proceselor economice, la fundamentarea programelor, la elaborarea bugetelor unitatii patrimoniale. 1.4.3. PRINCIPIILE METODEI CONTABILITATII Pentru a da o imagine fidela a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor detinute, trebuie respectate, cu buna credinta, regulile privind evaluarea patrimoniului si celelalte norme si principii contabile. Dupa cum se poate observa, metoda contabilitatii presupune, pe plan teoretic, respectarea unor principii contabile, care sa faciliteze procesul de cunoastere a obiectului ei de studiu ( patrimoniul agentilor economici), in expresie baneasca, in vederea stabilirii cu exactitate a starii si structurii patrimoniului si a rezultatului financiar obtinut. In acest sens, sintetizand evolutia stiintei contabile, s-au impus in planul practicii contabile urmatoarele principii: 1. Principiul autonomiei; 2. Principiul patrimoniului inchis ( principiul gestionar ); 3. Principiul dublei reprezentari; 4. Principiul dublei inregistrari 5. Principiul documentar; 6. Principiul periodicizarii sau specializarii exercitiului ( principiul independentei exercitiului ); 7. Principiul inregistrarii complete, cronologice, sistematice si continue; 8. Principiul inregistrarii sintetice si analitice; 9. Principiul generalizarii si sintetizarii informatiilor; 10. Principiul sinceritatii sau imaginii fidele; 11. Principiul regularitatii; 12. Principiul prudentei; 13. Principiul permanentei metodelor si a evaluarii; 14. Principiul continuitatii activitatii; 15. Principiul intangibilitatii bilantului de deschidere; 16. Principiul necompensarii; 17. Principiul stabilitatii si cuantificarii monetare; 18. Principiul costului istoric; 19. Principiul importantei relative ( pragului de semnificatie ); 20. Principiul mentinerii capitalului; 21. Principiul reconstituirii structurii de finantare;

9

1.Principiul autonomiei este acel principiu al metodei contabilitatii conform caruia agentul economic este o entitate patrimoniala disticta, separata de actionarii sau asociatii care au contribuit la formarea capitalului ei social. Conform acestui principiu, agentul economic, in relatiile cu tertii, persoane fizice sau juridice nu este reprezentat de actionari sau asociati, ci de reprezentantii legali, numiti administratori, care asigura toate activitatile de management. Din acest punct de vedere, ecuatia echilibrului patrimonial poate fi reflectata si sub forma: B = D + (OP + Ot ) in care: B D OP Ot - bunuri si valori economice ; - drepturi cu valoare economica; - obligatii fata de proprietari ( asociati si actionari ); - obligatii fata de terti.

2.Principiul patrimoniului inchis este acel principiu al metodei contabilitatii conform caruia ansamblul operatiunilor economico-financiare sunt Danalizate si reflectate in contabilitate de catre un singur titular de patrimoniu, care gospodareste, administreaza si gestioneaza patrimoniul respectiv. Acest principiu mai este cunoscut si sub numele de principiu gestionar, conform caruia reprezentarea contabila este circumscrisa la nivelul unei entitati patrimoniale, care poseda bunuri si valori economice si are drepturi si obligatii in legatura cu bunurile si valorile pe care le detine. 3.Principiul dublei reprezentari conform caruia, patrimoniul agentilor economici este reflectat in contabilitate, sub dublu aspect: sub aspect material, al bunurilor si valorilor economice care il compun , respectiv a destinatiei economice, structura cunoscuta sub numele de activ patrimonial; sub aspectul surselor de finantare al bunurilor si valorilor din activ, adica sub aspectul raporturilor de proprietate, reflectate sub forma de drepturi si obligatii cu valoare economica, structura cunoscuta sub numele de pasiv patrimonial. Dubla reprezentare a patrimoniului constituie trasatura fundamentala a metodei contabilitatii, fiind reflectata prin ecuatia de echilibru sau ecuatia dublei reprezentari: B=D+O in care: B D O sau - bunuri si valori economice; - drepturi cu valoare economica; - obligatii cu valoare economica.

10

A=P

in care: A P - activ patrimonial; - pasiv patrimonial.

Intre cele doua structuri ale patrimoniului, respectiv activul si pasivul patrimonial, exista o permanenta egalitate, deoarece in esenta, ambele structuri exprima sau evidentiaza acelasi patrimoniu, numai ca abordarea se face din puncte de vedere diferite. In baza ecuatiei dublei reprezentari, echilibrul este permanent si datorita faptului ca orice bun sau valoare economica este expresia unor drepturi si obligatii cu valoare economica, si, in acelasi timp, orice drept sau obligatie cu valoare juridica genereaza bunuri si valori economice. Principiul dublei reprezentari sta la baza contabilitatii in partida dubla. Dubla reprezentare: influenteaza in mod direct continutul si structura bilantului; sta la baza regulilor de functionare a conturilor; stabileste ecuatiile de echilibru pentru analiza activitatii economico financiare a agentului economic. Potrivit acestui principiu operatiile economice care aduc modificari patrimoniului sunt analizate numai din punct de vedere al unui singur titular, care raspunde de acest patrimoniu. Pentru intelegerea acestui principiu, ne vom referi, ca exemplu, la aprovizionarea cu marfuri ( in cazul unui comerciant ) sau cu materii prime ( in cazul unei intreprinderi industriale ) de la furnizor. Aceasta operatie se reflecta atat in contabilitatea clientului ( cumparatorului ), cat si in cea a furnizorului ( vanzatorului ), sub doua aspecte dupa cum urmeaza: Cumparator Patrimoniu inchis + Creste stocul de marfuri (materii prime) - Se naste obligatia de plata fata de furnizor Furnizor Patrimoniu inchis Scade stocul de marfuri (produse finite) + Se naste dreptul de creanta fata de client

In exemplul de mai sus, marfurile sau materiile prime primite de la furnizor dau nastere la doua fenomene distincte si de natura diferita: intreprinderea dispune de stocuri de marfuri sau materii prime, dar, pana cand va intocmi formele de plata si se va realiza transferul sumelor corespunzatoare, in contabilitatea intreprinderii cumparatoare se va inregistra si obligatia acesteia fata de furnizor.Astfel ca in acest patrimoniu vom avea:11

la activ + stocuri de marfuri

la pasiv + obligatii fata de furnizor

Sau daca intreprinderea contracteaza un credit bancar la activ va avea o suma de bani, iar la pasiv obligatia fata de banca. In momentul in care se va face plata marfurilor primite de la furnizor in cadrul mijloacelor ( activului ) va avea loc diminuarea disponibilitatilor banesti ale intreprinderii, cu valoarea cu care au crescut stocurile de marfuri, iar in cadrul surselor ( pasivului ) se vor stinge obligatiile intreprinderii fata de furnizor cu valoarea marfurilor platite. Daca analizam patrimoniul in mod static, in fiecare moment el ne apare in aceasta dubla ipostaza; ca existente economico-materiale sub forma de materii prime, marfuri, disponibilitati banesti, pe de o parte si ca surse de provenienta, care pot fi capital propriu sau proprietatea firmei titulare a patrimoniului respectiv, sau surse imprumutate, sau obligatii fata de furnizori, pe de alta parte.

Aceasta dubla reprezentare se refera la aceeasi realitate economica, privita insa din doua puncte de vedere si isi gaseste concretizarea in egaliatatea permanenta ce trebuie sa existe intre cele doua parti. MIJLOACE ( ACTIV ) = SURSE ( PASIV ) Aceasta egalitate reprezinta expresia generalizata teoretica si practica a dublei reprezentari ca principiu fundamental si confera un atribut esential contabilitatii: exactitatea datelor inregistrate si prelucrate. Daca obiectul dublei reprezentari il formeaza insa activitatea economica interna a intreprinderii si transformarile care au loc si care se concretizeaza in cheltuieli si venituri, atunci relatia de egalitate se stabileste intre eforturile si rezultatele obtinute de intreprindere , adica: CHELTUIELI + REZULTATE = VENITURI Totodata, aceasta egalitate constituie cheia autocontrolului si autoreglarii pe care le permite contabilitatea pentru propria sa activitate. In masura in care prin prelucrarea si generalizarea informatiilor inregistrate in contabilitate nu se verifica egalitatea patrimoniala enuntata mai sus, inseamna ca in procesul contabil de inregistrare si reflectare in contabilitate s-au incalcat principiile metodei si se impun cautate si eliminate sursele erorilor sau neregulilor.

4. Principiul dublei inregistrari este determinat si se bazeaza pe principiul dublei reprezentari. Daca am inlocui abordarea globala a patrimoniului, sub forma celor doua structuri, de activ si de pasiv, conform principiului dublei reprezentari, cu o abordare individuala a patrimoniului, respectiv, daca ne referim la existenta, starea si miscarea individuala a fiecarui element paytrimonial in parte, atunci principiul dublei reprezentari ( ACTIV = PASIV ) se concretizeaza in principiul dublei inregistrari, formalizat prn egalitatea: DEBIT ( D ) = CREDIT ( C )

12

Debitul si creditul reprezinta cele doua structuri fundamentale ale contului, procedeu sau instrument specific al metodei contabilitatii, asa cum activul si pasivul constituie cele doua structuri fundamentale ale bilantului contabil. Dupa cum se cunoaste din definitiile date, diferenta esentiala dintre bilant si cont, ca procedee specifice metodei contabilitatii, este aceea ca bilantul reprezinta patrimoniul in ansamblul sau, adica in totalitatea elementelor patrimoniale componente, iar cu ajutorul contului se reflecta acelasi patrimoniu, numai ca abordarea este individuala, adica se reflecta fiecare element patrimonial in parte. Din acest punct de vedere, principiul dublei inregistrari poate fi considerat o continuare a principiului dublei reprezentari, numai ca se schimba procedeele contabile specifice utilizate, dubla reprezentare foloseste ca procedeu specific de reflectare a patrimoniului bilantul contabil, iar dubla inregistrare foloseste ca procedeu specific de reflectare a patrimoniului contul contabil. Metoda contabilitatii utilizeaza principiul dublei inregistrari datorita faptului ca bunurile economice si sursele de finantare ale acestora sunt intr-o continua miscare si transformare, datorita operatiilor economico financiare la care participa patrimoniul. Astfel, modoficarile intervenite in masa patrimoniului, in sensul cresterii sau scaderii acestuia, determina un raport de echivalenta, intre bunurile si valorile economice, pe de o parte, si sursele de finantare, respectiv drepturile si obligatiile cu valoare economica, pe de alta parte. Conform principiului dublei inregistrari, contabilitatea inregistreaza fiecare operatie economico-financiara, simultan sau concomitent, in cel putin doua conturi, din care, la unul din conturi, in partea de debit, iar la celalalt, in partea de credit.

5. Principiul documentar este acel principiu al metodei contabilitatii care presupune ca toate operatiile economice si financiare in legatura cu patrimoniul, miscarile si modificarile masei patrimoniale sa fie consemnate in documente contabile ( procedeul documentar ). Trebuie, totodata, precizat faptul ca nu se admite inregistrarea in contabilitate a operatiilor economico- financiare, daca acestea nu au la baza documente contabile justificative. Documentele contabile au un continut diferit, in functie de natura elementelor patrimoniale pe care le reflecta, de continutul economic al operatiilor pe care le consemneaza. Documentele justificative trebuie sa cuprinda toate elementele prevazute in situatia formularelor aprobate de legiuitor, respectiv: - denumirea documentului; - denumirea si sediul agentului economic; - numarul documentului si data intocmirii acestuia; - continutul operatiei economico- financiare; datele cantitative si valorice aferente operatiei onomico-financiare efectuate; - datele de identificare, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor abilitate legal sa aprobe operatiile respective; - alte elemente care sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documentele justificative si contabile. Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazurile in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare. Inscrisurile provenite din relatiile comerciale cu persoanele fizice pot fi inregistrate in contabilitate numai daca se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor si valorilor respective,

13

si numai daca la baza operatiilor stau contracte sau conventii incheiate cu respectarea normelor legale in vigoare. 6. Principiul periodicizarii sau specializarii exercitiilor economico- financiare ( principiul independentei exercitiului ) este acel principiu al metodei contabilitatii care cere ca datele si informatiile contabile sa fie precis delimitate in timp ( luna, trimestru, semestru, an calendaristic ). De regula, exercitiul economico-financiar incepe la data de 01 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie, cu exceptia primului an de functionare a agentului economic, cand inceperea exercitiului economico-financiar coincide cu data infiintarii, respectiv al inregistrarii la Registrul Comertului. Conform acestui principiu, fiecare exercitiu economico-financiar este independent, separat de exercitiile trecute sau viitoare, evidentiind toate cheltuielile si veniturile la momentul angajarii si dobandirii lor, si nu la momentul platii sau incasarii efective. Acest principiu mai este cunoscut si sum numele de principiul independentei exercitiului, care presupune delimitarea in timp a veniturilor si a cheltuielilor aferente unitatii patrimoniale, pe masura angajarii acestora si trecerii lor la rezultatul exercitiului la care se refera. 7. Principiul inregistrarii complete, cronologice, sistematice si continue este acel principiu al metodei contabilitatii care cere, ca in circuitul si fluxul contabil, privind patrimoniul aferent unei perioade de timp , sa se cuprinda, in mod necesar, toate operatiile si informatiile contabile, care au avut loc in acel interval de timp, in ordinea lor cronologica, adica a succesiunilor in timp. De asemenea, cunoasterea contabila presupune gruparea, ordonarea si sistematizarea operatiilor economico-financiare, in raport cu elementele structurii patrimoniului. Inregistrarea cronologica a operatiilor economico-financiare, permite insumarea valorica a tuturor modificarilor intervenite in masa patrimoniului si a rezultatelor financiare, determinand rulajul tuturor operatiilor economico-financiare care au avut loc in cursul unei perioade de gestiune sau exercitu financiar.Documentul contabil in care se face consemnarea cronologica a operatiilor economico-financiare, care au avut loc in cursul unei perioade de gestiune, este registrul jurnal. Desigur, pentru inregistrari cronologice se folosesc si alte ducumente contabile, cum ar fi, de exemplu, notele de contabilitate. Inregistrarea sistematica permite ordonarea si gruparea operatiilor economice, dupa continutul lor economic, asigurand evidenta individuala a fiecarui element de patrimoniu, sub urmatoarele aspecte: - existenta initiala ( la inceputul perioadei de gestiune ); - intrari ( cresteri, majorari ); - iesiri ( scaderi, micsorari ); - existenta finala ( la sfarsitul perioadei de gestiune ). Alimentarea cu informatii pentru asigurarea inregistrarii sistematice se face cu ajutorul documentelor de inregistrare cronologica, adica din Registrul jurnal sau Notele de contabilitate ( Note contabile ). Documentele pentru inregistrarea sistematica sunt fisele de cont sau Registrul Cartea -Mare, document contabil obligatoriu, in care se inscriu, lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv, soldul initial ( existentele initiale ), rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldul final ( existenta finala ). Aspectul continuitatii cere ca planul metodei contabile, pentru fiecare element patrimonial in parte si pe total patrimoniu, sa se respecte urmatoarea ecuatie:14

Si + I E = Sf

in care: Si - sold initial sau existenta initiala (la inceputul perioadei de existenta ); I - intrarile in timpul perioadei de gestiune; E - iesirile in timpul perioadei de gestiune; Sf sold final sau existenta finala ( la sfarsitul perioadei de gestiune ). If = S + r in care: If - imaginea fidela a patrimoniului; S sinceritatea si buna credinta in reflectarea imaginii fidele a patrimoniului; r - regularitatea, respectiv respectarea standardelor, regulilor si procedurilor legale, in prezentarea imaginii fidele a patrimoniului. 8.Principiul inregistrarii sintetice si analitice este acel principiu al metodei contabilitatii care stipuleaza ca reflectarea in contabilitatea operatiilor economico-financiare se face atat sintetic ( contabilitatea sintetica ), adica pe grupe sau categorii generalizate de elemente patrimoniale, cat si analitic ( contabilitatea analitica ), adica pe elemente individuale ( analitice ), in cadrul categoriilor, grupelor sau subgrupelor de elemente patrimoniu.Acest principiu cere ca operatiile economice si financiare sa fie reflectate simultan sau concomitent, atat in contabilitatea sintetica, cat si in cea analitica. Practica contabila a dovedit insa ca nu este nevoie ca fiecare operatie sa fie reflectata atat pe plan sintetic, cat si analitic, acest procedeu impunandu-se ori de cate ori considera agentul economic, in functie de complexitatea activitatii pe care o desfasoara. Contabilitatea sintetica vizeaza gruparea, ordonarea si sistematizarea operatiilor economicofinanciare, in vederea cunoasterii trasaturilor comune, generale, ale elementelor patrimoniale. Contabilitatea analitica are in vedere cunoasterea trasaturilor specifice, individuale ale elementelor patrimoniale. Folosind principiul inregistrarii sintetice si analitice, metoda contabilitatii asigura o buna cunoastere a obiectului contabilitatii, pornind de la parte, respectiv elementele patrimoniale individuale ( contabilitatea analitica ), la intreg, respectiv la categorii si subgrupe de elemente patrimoniale sintetizate ( contabilitatea sintetica ). 9.Principiul generalizarii si sintetizarii informatiilor este acel principiu al metodei contabilitatii conform caruia informatiile obtinute din inregistrarea si prelucrarea datelor in contabilitate privind operatiile economico-financiare care au avut loc, la nivelul unitatii patrimoniale, sunt generalizate, sintetizate si raportate cu ajutorul bilantului si celorlalte documente de sinteza contabila, pentru stabilirea unui rezultat, ca urmare a participarii patrimoniului la circuitul economic. Dupa cum este cunoscut, bilantul contabil, ca procedeu specific al metodei contabilitatii, este un document de sinteza contabila, care prezinta situatia patrimoniala a agentului economic, la o anumita data, precum si rezultatele exercitiului economico-financiar ( contul de profit si pierdere ).

15

10.Principiul sinceritatii sau imaginii fidele este acel principiu conform caruia contabilitatea trebuie sa respecte standardele si reglementarile legale in vigoare, in mod sincer si cu buna credinta, adica sa prezinte o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a situuatiei financiare si a rezultatelor obtinute. Prezentarea imaginii fidele a patrimoniului reprezinta obiectivul fundamental al sistemului informational contabil. 11.Principiul regularitatii constituie acel principiu al metodei contabilitatii, conform caruia datele si informatiile privind situatia patrimoniului, situatia financiara, respectiv rezultatul economico-financiar obtinut, respecta regulile si procedurile legale de colectare a informatiilor, inregistrarea, generalizarea, sistematizarea, reflectarea si raportarea lor, in concordanta cu standardele, regulile si procedurile legale. In contabilitatea continentala, imaginea fidela a patrimoniului este reflectata cu ajutorul principiului sinceritatii si a regularitatii 12.Principiul prudentei este acel principiu al metodei contabilitatii potrivit caruia nu este admisa supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor, tinand cont de deprecierile, riscurile si pierderile posibile, generate de desfasurarea activitatii exercitiului curent sau anterior. Conform acestui principiu, la inchiderea exercitiului economico-financiar se contabilizeaza datoriile si pierderile posibile ( probabile ) si nu se contabilizeaza activele si profitul probabil. 13.Principiul permanentei metodelor si al evaluarii este acel principiu al metodei contabilitatii care obliga agentul economic la continuitatea aplicarii regulilor si normelor privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor patrimoniale si a rezultatelor, asigurand comparabilitatea in timp a informatiilor contabile. 14.Principiul continuitatii activitatii este acel principiu al metodei contabilitatii, potrivit caruia se presupune ca unitatea patrimoniala isi continua in mod normal functionarea, intr-un viitor previzibil, fara a intra in starea de lichidare ( faliment ) sau de reducere sensibila a activitatii. 15. Principiul intangibilitatii bilantului de deschidere- conform caruia, bilantul de deschidere al unui nou exercitiu financiar ( la 01 ianuarie anul curent ), trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent ( la 31 decembrie, anul care a trecut ). 16.Principiul necompensarii este acel principiu al metodei contabilitatii potrivit caruia elementele patrimoniale de activ si de pasiv trebuie sa fie evaluate si inregistrate in contabilitate, separat, nefiind admisa compensarea intre posturile de activ, si cele de pasiv ale bilantului si nici compensarea intre veniturile si cheltuielile din contul de rezultate.

17.Principiul stabilitatii si cuantificarii monetare este acel principiu al metodei contabilitatii, care presupune, ca unitatea monetara nationala, ca unitatea de masura a bunurilor si valorilor inregistrate in contabilitate, ar trebui sa fie stabila. Intr-o economie de piata, stabilitatea monetara este aproape imposibila, si tocmai de aceea, moneda nationala trebuie cuantificata la nivelul cursului valutar, care reflecta raportul dintre moneda nationala si monedele straine luate ca referinta ( valuta ). De altfel, in Legea contabilitatii se precizeaza faptul, ca evidenta contabila se tine in limba romana si in moneda nationala, iar contabilitatea operatiilor efectuate in valuta, se tine, atat in moneda nationala, cat si in valuta.16

18.Principiul costului istoric constituie acel principiu al metodei contabilitatii, conform caruia, orice bun sau valoare economica inscrisa in contabilitate se bazeazape costul de origine sau de intrare ( valoarea contabila de intrare sau valoarea de contabilitate ), consemnat in documente justificative, la data intrarii lui in patrimoniul agentului economic. Costurile istorice ale bunurilor si valorilor economice ( valoarea contabila de intrare ), sunt rectificate si regularizate anual, cu ocazia lucrarilor de inchidere a exercitiului economico-financiar, prin intermediul activelor si pasivelor rectificative si de regularizare ( amortizari, provizioane, diferentele de conversie etc. ) 19.Principiul importantei relative ( pragului de semnificatie )este acel principiu al metodei contabilitatii, conform caruia, datele si informatiile contabile inscrise in documente, trebuie sa cuprinda toate operatiile economico-financiare, realizand o descriere sincera, clara, precisa si completa a operatiilor economico-financiare carea u avut loc, sau care vor influenta evolutiile viitoare. Importanta relativa a informatiei contabile sau pragul de semnificatie, fiind o marime relativa, depinde de aprecierea pe care o face beneficiarul informatiei, criteriul principal fiind utilitatea. 20.Principiul mentinerii capitalului este acel principiu al metodei contabilitatii, care porneste de la premisa, ca orice baza de evaluare folosita de unitatea patrimoniala, trebuie sa permita mentinerea capacitatii de finantare a capitalului. Conform acestui principiu, agentul economic trebuie sa urmareasca in permanenta, dar indeosebi la sfarsitul exercitiului economico-financiar, reconstituirea capacitatii de finantare a capitalului, in cazul in care acesta scade sub pragul valorii initiale. 21.Principiul reconstituirii structurii de finantare este acel principiu al metodei contabilitatii, care are in vedere finantarea capacitatii de exploatare a unitatii patrimoniale de catre proprietari ( actionari sau asociati ), pentru capitalul propriu si de terti, pentru datorii.

1.4.4 Felurile contabilitatii

Conform legii, fiecare unitate patrimoniala trebuie sa-si organizeze contabilitatea. Numarul si complexitatea lucrarilor contabile depind de marimea unitatii patrimoniale si de domeniul in care isi desfasoara activitatea. Lucrarile contabile sunt efectuate in cadrul unor compartimente specializate numite servicii sau birouri de contabilitate. Din punct de vedere al momentului, locului si modului de realizare, contabilitatea este de doua feluri: a. Contabilitatea curenta inregistreaza zilnic operatiile economice, pe baza documentelor justificative privind existenta si miscarea elementelor patrimoniale. Contabilitatea curenta se poate realiza in trei variante: centralizat - toate lucrarile contabilitatii se efectueaza intr-un singur loc, mai precis intrun compartiment central de contabilitate al unitatii patrimoniale. Aceasta varianta permite coordonarea si controlul, insa data fiind distanta fata de locul producerii fenomenelor economice, da posibilitatea transmiterii unor informatii eronate; descentralizat - lucrarile contabile sunt efectuate la nivelul subunitatilor din structura de productie si anume sectii, sectoare, ateliere. Aceasta varianta este operativa in sensul17

inregistrarii exacte in contabilitate a operatiilor economice in cel mai scurt timp de la producerea lor, dar prezinta dificultati in privinta coordonarii si controlului; mixt - unele lucrari de contabilitate curenta se executa la nivelul subunitatilor (sectii sau ateliere), iar alte lucrari contabile sunt efectuate de un compartiment specializat de contabilitate, la nivel central. b. Contabilitatea periodica se refera la lucrari contabile efectuate la incheierea exercitiului financiar, moment in care se intocmesc lucrari de sinteza, centralizatoare, cum sunt bilantul contabil, situatia patrimoniului, contul de profit si pierdere. Lucrarile de sinteza se intocmesc la anumite termene, pe baza datelor din contabilitatea curenta care sunt prelucrate conform instructiunilor elaborate de Ministerul Finantelor. Lucrarile contabile periodice (de sinteza) satisfac nevoile de informare ale agentului economic sau institutiei publice si reprezinta totodata raportari catre Directiile Judetene ale Finantelor Publice sau conducerea departamentelor si ministerelor. Pe baza lucrarilor contabile periodice, sunt efectuate analize complexe si se elaboreaza decizii importante att la nivel microeconomic ct si la nivel macroeconomic. Din punct de vedere al nivelului organismelor pentru care se infiinteaza, contabilitatea poate fi de trei feluri: a. Contabilitatea intreprinderii (firmei) se organizeaza la nivelul intreprinderilor care produc bunuri, executa lucrari, presteaza servicii. Contabilitatea firmei (intreprinderii) este organizata in Romnia in dublu circuit, si anume: contabilitatea financiara are un caracter unitar pentru toti agentii economici, se organizeaza pe baza unor norme elaborate de Ministerul Finantelor. Contabilitatea financiara are drept obiect urmarirea, controlul si prezentarea fidela a patrimoniului, in ansamblu si pe structura, a situatiei financiare si rezultatului exercitiului, prin intermediul documentelor de sinteza, in scopul furnizarii informatiilor necesare elaborarii deciziilor economice. Contabilitatea financiara furnizeaza informatii att pentru managerii unitatii patrimoniale ct si pentru asociati, actionari, furnizori, clienti, banci, bugetul statului, salariati. contabilitatea interna de gestiune are ca scop gestiunea interna a unitatii, calcularea costurilor de productie, stabilirea rentabilitatii pe produse, lucrari, servicii, intocmirea bugetelor pe feluri de activitati, furnizarea de informatii necesare in procesul decizional. b. Contabilitatea publica este organizata la nivelul institutiilor publice din administratie, invatamnt, sanatate, aparare, cultura si arta etc. si urmareste executia de casa a bugetului statului, bugetelor locale, bugetului asigurarilor sociale de stat, gestiunea datoriilor publice si alte operatii financiare specifice sectorului neproductiv. c. Contabilitatea nationala este organizata la nivelul economiei nationale si prezinta sintetic activitatea economica a unei natiuni urmarind evolutia Produsului Intern Brut, modificarile in structura de ramura si teritoriala a economiei, marimea si structura avutiei nationale, relatiile financiare si fluxurile monetare. Din punct de vedere al conturilor utilizate, in raport de sfera de cuprindere a acestora: a. Contabilitatea sintetica - foloseste conturile sintetice de gradul I si II; b. Contabilitatea analitica - foloseste conturi analitice. In fiecare unitate patrimoniala functioneaza in paralel si in strnsa legatura contabilitatea sintetica si contabilitatea analitica. Orice operatie economica inregistrata in contabilitatea analitica este necesar sa fie reflectata si in contabilitatea sintetica.

18

CAPITOLUL

2

OBIECTUL, METODA I PRINCIPIILE CONTABILITII

II. 1. Obiectul contabilitii LUCA PACIOLO, autorul primei lucrri de contabilitate SUMMA DE ARITMETICA, PROPORTINI ET PROPORTIONALITA-GENEVA,1494 considera c obiectul contabilitii reprezint: tot ceea ce aparine negutorului, avere mobil i imobil, precum i toate afacerile sale mari i mrunte n ordinea care a avut loc, nelegnd prin avere bunuri economice, iar afacerile se refer la actele de comer financiare, n cadrul crora se mic aceste bunuri. n prezent conform concepiei colii romneti de contabilitate i a legislaiei contabile: obiectul contabilitii l constituie reflectarea in expresie bneasc a bunurilor mobile i imobile inclusiv solul, bogiile naturale, zcmintele i alte bunuri cu potenial economic, disponibilitile bneti, titlurile de valoare, drepturile i obligaiile unitilor patrimoniale, precum i micrile i modificrile intervenite n urma operaiilor patrimoniale efectuate, cheltuielile i veniturile i rezultatele obinute de acestea. Cum n ara noastr este organizat sistemul de contabilitate cu dublu circuit care genereaz dou circuite respectiv circuitul contabilitii financiare i circuitul contabilitii interne de gestiune vom defini obiectul celor dou contabiliti. Contabilitatea financiar are ca obiect nregistrarea tuturor operaiilor ce afecteaz patrimoniul agenilor economici, msurarea variaiilor la care este supus ca urmare a proceselor economice, calcularea i explicarea rezultatului financiar, ntocmirea documentelor de sintez (bilan, cont de rezultate, anexe de bilan), care ofer mediului exterior imaginea sintetic ,fidel i retrospectiv a situaiei ntreprinderii. Contabilitatea intern de gestiune are ca i obiect calcularea costurilor de producie, stabilirea rezultatelor i a rentabilitii produselor obinute, a lucrrilor executate, ntocmirea bugetului de venituri i cheltuieli pe feluri de activiti, urmrirea i controlul acestuia n vederea cunoaterii rezultatelor i furnizarea datelor necesare fundamentrii deciziilor.

II. 2. Metoda contabilitii Aceeai accepiune a cuvntului se folosete i n prezent. tiina contabil e mai puin conceptualizat deoarece s-a nscut din necesiti practice i s-a dovedit att n trecut ct i n prezent c are un suport teoretic suficient de bine conturat, care-i permite s se adapteze la cerinele economiei n permanent schimbare. Contabilitatea reprezint un instrument echidistant al celor ce realizeaz, ntr-un fel sau altul acte de natur economic nefiind un factor autonom de progres economic i social din aceast cauz i metoda ei ca sum de idei i principii teoretice i ca modalitate concret prin care acestea se transpun n practic, e adaptat acestei realiti. Teoria practicii contabile are un triplu rol :19

- rol explicativ - trebuie s permit explicarea, fr ambiguitate a diferitelor aspecte ale practicii contabile; - rol normativ - s evalueze calitatea practicii contabile; - rol previzional - s prevad soluia noilor probleme ce apar n acest domeniu. Pentru realizarea acestor roluri, teoria contabil trebuie s delimiteze precis i s defineasc detaliat obiectivele, principiile, conceptele, normele, regulile contabilitii.

II. 3. Procedeele metodei contabilitii Procedeele metodei contabilitii contribuie la concretizarea i punerea n practic a principiilor de baz ale contabilitii Contabilitatea apeleaz la procedee comune i altor tiine cum ar fi: raionamentul deductiv i inductiv, analiza i sinteza, experimentul documentarea, evaluarea circulaia i inventarierea, ct i la procedee specifice: contul, bilanul contabil, balana conturilor. Procedeele utilizate frecvent de contabilitate sunt : - documentaia - evaluarea - calculaia - inventarierea - contul - balana conturilor - bilanul contabil A. DOCUMENTAIA nregistrarea n contabilitate a operaiunilor economice n vederea prelucrrii i sistematizrii informaiilor contabile trebuie s aib la baz conform legislaiei n vigoare un document scris ntocmit n momentul producerii respectivei operaiuni. Tot legislaia stabilete forma i coninutul documentului pentru a fi luat n considerare de ctre contabilitate atribuindu-i acestuia i rolul de a justifica operaiunile economice pe care le consemneaz. B. EVALUAREA Conform acestui procedeu toate operaiunile economice ce afecteaz patrimoniul primesc o exprimare valoric ntr-o anume moned (de obicei moneda naional). Acest procedeu permite exprimarea unitar a modificrilor patrimoniale, uurnd gruparea, compararea acestora. C. CALCULAIA Acest procedeu permite transformarea informaiei elementare contabile n informaii complexe cu ajutorul unor algoritmi de calcul permind stabilirea costurilor de achiziie, costurilor de producie, amortismentelor, rezultatelor financiare etc. D. INVENTARIEREA Efectuarea operaiunilor economice determin consemnarea acestora n documente scrise, justificative, iar n acelai timp se genereaz o realitate faptic. Astfel achiziia unei cantiti de materii prime este consemnat intr-o factur fiscal, iar cantitatea de materii prime achiziionate trebuie s se regseasc ntr-o prim faz in depozitul societii comerciale care a achiziionat-o. Pentru a verifica existena concordanei ntre informaiile contabile nscrise n documentul contabil justificativ i realitatea faptic se utilizeaz in mod obligatoriu acest procedeu care const in stabilirea mrimii faptice a elementelor patrimoniale i evaluarea lor la nivelul valorii actuale (de utilitate sau de ntrebuinare). Inventarierea trebuie efectuat la nceputul activitii cel puin o dat pe an pe tot parcursul funcionrii societii comerciale; n cazul fuzionrii sau ncetrii activitii ct i n alte situaii expres stabilite de lege precede ntocmirea situaiilor de sintez contabil.20

E. CONTUL Cu ajutorul acestui procedeu se realizeaz nregistrarea cronologic, gruparea, sistematizarea i calculul micrii i rezultatul modificrilor la care sunt supuse elementele patrimoniale. Pentru fiecare element patrimonial, ct i pentru fiecare tip de cheltuieli i venituri se asociaz cte un cont care arat starea la un moment dat (sold),fluxul operaiilor economice care afecteaz acel cont (rulaje) care n acelai timp determin modificri i n alt cont sau conturi. F. BALANA CONTURILOR (BALANA DE VERIFICARE) Prin acest procedeu se verific exactitatea nregistrrilor contabile efectuate n conturile contabile, realizndu-se lunar prin centralizarea datelor din conturile contabile. G. BILANUL CONTABIL Asigur sintetizarea i generalizarea datelor cu privire la situaia patrimoniului la un moment dat i rezultatele obinute. O parte din aceste procedee constituie o succesiune logic in ciclul contabil de prelucrare a datelor: documentaia contul balana de verificare - bilanul contabil, prin care trebuie s treac orice nregistrare i prelucrarea datelor contabile pentru a se genera informaia contabil ca produs al metodei contabilitii.

21

CAPITOLUL

3

.DOCUMENTAREA OPERATIUNILOR ECONOMICE

Documentarea ca procedeu al metodei contabilitatii este actiunea de culegere si consemnare n documentele economice a datelor privitoare la operatiile economice dintr-o unitate patrimoniala n momentul si la locul efectuarii lor. Documentele economice sunt acte scrise n care se consemneaza operatii n momentul si de regula la locul efectuarii lor si ca baza a nregistrarii lor n contabilitate. Documentele constituie suportul material principal al datelor privitoare la operatii economice cu ajutorul carora se realizeaza: - consemnarea informatiilor - culegerea datelor - prelucrarea datelor sau a informatiilor - circulatia datelor - sintetizarea informatiilor contabile - pastrarea (arhivarea) datelor Continutul documentelor se concretizeaza n elemente obligatorii care trebuie sa asigure reflectarea clara si completa a operatiilor economice pentru care se ntocmesc. Distingem urmatoarele elemente comune tuturor categoriilor de documente: 1. denumirea documentelor (factura,chitanta, aviz de expediere) 2. denumirea unitatii emitente, adresa sau compartimentul si sectorul care a ntocmit documentul,codul fiscal, numarul de nregistrare la Registrul comertului 1. numarul si data documentului 2. partile participante la efectuarea operatiei economice 3. continutul operatiei si justificarea efectuarii ei 4. datele cantitative si/sau valorice aferente operatiei economice efectuate 5. semnaturile persoanelor participante la efectuarea operatiilor economice consemnate, a celor care au ntocmit documentele si a persoanelor care raspund pentru executarea, continutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea si realitatea operatiilor. Alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiei n documente sunt elemente care difera de la o categorie de documente la alta si asigura detalierea operatiilor consemnate avnd un rol completativ. 3.1 Functiile documentelor a) de consemnare letrica si cifrica ,cantitativa si valorica a operatiilor economice b) de acte justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitatea curenta a operatiilor economice c) verificarea activitatilor desfasurate ,urmarind activitatea economica si financiara in cele mai mici detalii d) asigurarea integritatii patrimoniului ,pe baza lor stabilindu-se si angajndu-se raspunderi ,drepturi si obligatii cu privire la miscarile de valori e) de calculare corecta a costului productiei obtinute22

f) cu ajutorul lor stabilindu-se drepturile si obligatiile banesti ale unitatilor patrimoniale servind ca baza in cercetarea organelor judiciare Intocmirea documentelor economice Pe formulare tip n care sunt tiparite datele referitoare la elementele invariabile ,iar Pentru datele variabile se lasa locuri libere Marimea , continutul si formatul documentelor variaza n functie de: - natura operatiilor economice - modul de ntocmire - mijloacele de prelucrare Intocmirea documentelor se face manual sau cu mijloace tehnice -Intocmirea manuala a documentelor se realizeaza cu cerneala ,pasta sau creion chimic -Intocmirea cu mijloace tehnice a documentelor cu masini de scris,cu masini de facturat sau contabilizat , cu calculatoare electronice 3.2 Reguli de intocmire a documentelor In cazul documentelor intocmite in mai multe exemplare, toate exemplarele poarta acelasi numar In documentele de casa si de banca - datele cifrice trebuie repetate si n litere Nu se admit corecturi , in caz contrar acele documente se anuleaza, pastrandu-se in carnetele respective fara a se detasa ,intocmindu-se alte documente corecte (CEC-uri,ordine de plata, chitante).greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor pot fi corectate cu respectarea anumitor reguli .Greselile din documente se corecteaza prin taierea textelor sau a sumelor scrise cu o linie in asa fel incat sa se poata citi ceea ce a fost scris, se scrie apoi deasupra textul sau suma corecta ,facndu-se mentiune , pe documuntul rectificat , asupra acestui fapt si confirmata prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul .Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarilor ulterioare de catre serviciul contabilitate se aduc la cunostinta celor care le-a intocmit ,precum si a partilor interesate cu privire la operatia consemnata Calitatea si exactitatea informatiilor contabile este conditionata de : - intocmirea clara si concreta a documentelor -respectarea tuturor regulilor referotoare la continutul si forma documentelor -intocmirea la timp a documentelor 3.3 Clasificarea documentelor Criterii de clasificare a)Dupa natura operatiilor documentele pot fi: - documente privind activitatea financiar contabila (n care se consemneaza activele imobilizate,activele circulante,salariile,pasivele,rezultatele financiare) - documente pentru alte activitati care nu constituie acte justificative pentru inregistrarile contabile b)Dupa functia pe care o indeplinesc documentele pot fi: - de dispozitie prin care se ordona a se executa o operatie economica; dispozitii de plata,dispozitii de livrare ,ordinul de plata ,comanda .Aceste documente nu fac dovada executarii efective a operatiei respective - de executie(justificative) cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. Ele servesc ca baza pentru inregistrarea operatiilor economice - mixte sau combinate reunesc trasaturile documentelor de dispozitie si a celor justificative .Aceste documente sunt initial documente de dispozitie,23

iar prin completarea lor cu date referitoare la execuatrea operatiilor respective ele devin documente justificative c)Dupa numarul operatiilor economice documentele pot fi : - documente singulare contin date privitoare la o singura operatie ;chitanta bon de consum, factura - documente cumulative sau centralizatoare contin date privind mai multe operatii economice de acelasi fel d)Dupa momentul intocmirii si rolul in cadrul procesului informational - documente primare intocmite de regula in momentul si la locul efectuarii operatiilor (indeplinesc rolul de documente justificative) - documente secundare intocmite pe baza documentelor primare sau concomitent, asigurnd pregatirea datelor in vederea prelucrarii lor e)Dupa sfera de aplicare pot fi: - documente generale sau comune , utilizate in toate unitatile patrimoniale - documente specifice utilizate in anumite ramuri ale economiei f)Dupa forma de prezentarepot fi: - documente tipizate intocmite pe formulare tip strict determinate a caror folosire este obligatorie - documente netipizate intocmite pe formulare specifice , pe hartie simpla g)Dupa locul unde se intocmesc si circula pot fi: - documente interne intocmite in cadrul unitatii - documente externe intocmite in afara unitatii facturi, furnizori h)Dupa regimul de tiparire si folosire - documente intocmite pe formulare cu regim special ,cu un regim special de tiparire, numerotare,gestionare, evidenta,folosire si pastrare :chitante si chitante fiscale, CEC-uri, avize de insotire a marfii, facturile, foile de parcurs ,buletinele de cantarire analiza pentru valori materiale, cartele si bonuri de masa ,borderouri de achizitii - documente intocmite pe formulare cu reglementari exprese de tiparire, gestionare,folosire si justificare (marci postale ,timbre fiscale, bilete de calatorie ,certificate medicale, carnete de munca, autorizatiile de functionare , certificate de inmatriculare ,permise de calatorie ) - documente intocmite pe formulare cu regim uzual , nu sunt supuse anumitor restrictii privind tiparirea,numerotarea si justificarea lor 3.4 Tipizarea documentelor Consta in elaborarea unor formulare de documente unitare (ca marime ,continut si destinatie) de un format strict determinat care simplifica intocmirea documentelor Scopurile urmarite : - reducerea cheltuielilor de imprimare - eliminarea paralelismelor in intocmirea si circulatia documentelor - cuprinderea in continutul lor a indicatorilor strict necesari procesului informational - proiectarea unor tipuri de documente care sa corespunda necesitatilor de prelucrare cu echipamente tehnice - satisfacerea cerintelor de informare a tuturor formelor evidentei economice 3.5 Verificarea documentelor economice Inainte de a se inregistra in contabilitate documentele economice trebuiesc supuse unei verificari minutioase cu scopul descoperirii eventualelor erori, asigurndu-se exactitatea datelor contabile24

Verificarea formei consta in controlul intocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiilor economice, completarea tuturor rubricilor ,existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze ,verificarea unor stersaturi sau corecturi fara a fi certificate Verificarea aritmetica consta in controlul preluarii corecte in documente a datelor , stabilirea sau efectuarea corecta a calculelor aritmetice. Verificarea de fond consta in controlul realitatii ,necesitatii, oportunitatii si legalitatii operatiilor economice consemnate in documentul respectiv. a) verificarea realitatii operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica s-a efectuat la data,locul si-n conditiile prevazute in document b) necesitatea operatiei consta in aprecierea daca operatia inscrisa in document este utila activitatii unitatii si are o justificare economica c) verificarea oportunitatii urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executarea unei operatii economice sunt eficiente pentru unitate d) legalitatea operatiei se aprecieaza prin raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii economice (operatiile economice nu trebuie sa contravina legislatiei in vigoare) 3.6 Circulatia documentelor Prin circulatia documentelor se intelege miscarea succesiva a acestora prin diferitele verigi ale unitatilor patrimoniale, din momentul intocmirii lor sau intrarii in unitate si pana la predarea lor la arhiva. Circulatia documentelor trebuie sa se faca intr-o ordine dinainte stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor in mod nejustificat de catre un compartiment sau altul. Necesitatea circulatiei documentelor deriva din faptul ca datele din acelasi document sunt necesare mai multor compartiment si personale din unitate si nu se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator Conditiile impuse de circulatia documentelor : -miscarea documentelor sa se faca pe caile cele mai scurte ,printr-un numar redus de verigi organizatorice (asigura operativitatea utilizarii informatiilor ) -in miscarea documentelor trebuie sa existe continuitate -rezolvarea problemelor de prelucrare a datelor din documente trebuie sa se faca complet si in termenul prevazut Organizarea circulatiei se face pe baza graficelor de circulatie.Graficul trebuie sa cuprinda : -documentele care se intocmesc -lucrarile de prelucrare in fiecare etapa a circulatiei -termenele de executare -persoanele care raspund -compartimentele la care se transmit Cerintele graficului de circulatie : -sa cuprinda toate lucrarile de evidenta, incepand cu intocmirea documentelor primare, inregistrarea lor in contabilitatea analitica si sintetica -sa stabileasca toti lucratorii care participa la intocmirea si prelucrarea documentelor -sa respecte normele cu privire la intocmirea documentelor. Intocmirea graficelor de circulatie a documentelor se face prin: -descrierea si analiza drumului parcurs de acestea -folosirea textului sau folosirea diferitelor tehnici de reprezentare grafica Graficele de circulatie pot fi :25

-grafice individuale ce cuprind operatiile si lucrarile contabile pe care le executa fiecare salariat,termenele de executare a acestora si compartimentele sau persoanele carora li se transmit. -graficul pe compartimente sau de structura cuprinde toate lucrarile de evidenta ale unui anumit sector sau compartiment de activitate ,documentele care se intocmesc,termenele si executanti, compartimentele carora li se transmit. -graficele generale sau sintetice cuprind toate operatiile necesare unei anumite lucrari cu ungrad mai ridicat de complexitate 3.7 Clasarea si pastrarea documentelor Faza finala a circulatiei documentelor constituie clasarea lor la dosar dupa rezolvarea completa si definitorie a acestora Prin clasare se ntelege aranjarea documentelor ntr-o anumita ordine strict determinata n scopul asigurarii, pastrarii lor n bune conditii si pentru a fi usor gasite n vederea obtinerii informatiilor necesare O clasare rationala si eficienta trebuie sa asigure posibilitatea gasirii cu usurinta a oricarui document, sa fie simpla, precisa, elastica (sa se poata utiliza la un numar mai mare de documente) sa fie potrivita specificului documentelor Criterii de clasare 1.Criteriul cronologic consta in gruparea documentelor in ordinea intocmirii lor (calendaristic) 2.Criteriul alfabetic impune clasarea in acelasi dosar a documentelor tinnd seama de denumirea unitatii la care se refera documentelor 3.Criteriul geografic asigura gruparea documentelor dupa judetul,municipiul sau orasul unde isi au sediul unitatile corespondente 4.Criteriul dupa obiect sau pe grupe de operatii economice consta in aranjarea documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, active circulante banesti, livrarea marfii) Cel mai frecvent se foloseste o combinatie intre criteriul cronologic si criteriul pe grupe de operatii economice. Pastrarea documentelor trebuie sa asigure integritatea acestora si se poate face in doua moduri: -pentru anul curent, organizata in arhiva curenta a fiecarui sector sau compartiment -pentru anii precedenti, organizata in arhiva generala a unitatii Consultarea, folosirea si eliberarea de copii si extrase de pe documentele din arhiva se pot face numai in conditiile stabilirii prin acte normative in vigoare .In locul documentului eliberat se introduce copia certificata de pe documentul original , procesul verbal incheiat, aprobarea de eliberare a documentului si semnatura persoanei care a ridicat originalul Termenele de pastrare a documentelor sunt stabilite prin acte normative : -10ani de la data incheierii exercitiului :registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarii -50ani de la data incheierii exercitiului :state de salarii si bilantul contabil Dupa expirarea termenului de pastrare documentele se scot din arhiva generala si se predau la arhivele statului daca mai prezinta importanta sau interes sau se dau la topit daca numai prezinta utilitate practica. Reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se face in termen de 30 zile de la constatare.In afara clasarii si arhivarii documentelor si registrelor contabile se organizeaza si clasarea si pastrarea altor purtatori de informatii :microfilme, benzi magnetice, dischete,discuri26

CAPITOLUL

4

.CONTUL SI SISTEMUL DE CONTURI

Definim contul ca un model de evidenta si calcul n expresie valorica si uneori cantitativa a starii si miscarii elementelor patrimoniale, ca un model de nregistrare cronologica a evolutiei acestora. Orice cont deschis in contabilitatea curenta are un anumit continut economic determinat de insasi elementul patrimonial care se evidentiaza cu ajutorul sau si care poate fi : - bun economic de o anumita destinatie ca de exemplu: mijloc fix, materie prima , produs finit, marfa, numerar in casieria unitatii, disponibil la banca etc. - sursa de finantare in functie de modul de provenienta a bunurilor economice , ca de exemplu: capital social, credite bancare pe termen lung, mediu, scurt, datorii fata de furnizori, fata de bugetul statului etc. - proces economic care antreneaza venituri si cheltuieli pe fazele circuitului economic, ca de exemplu: aprovizionarea cu marfuri si materiale, productia de bunuri materiale, lucrari si servicii, vanzarea produselor si marfurilor - rezultat financiar care se prezinta sub forma de profit sau pierdere Dupa inregistrarea in conturi distincte a existentului de bunuri economice, surse de finantare sau procese economice la inceputul exercitiului financiar si a modificarilor acestora pe parcursul perioadei respective , se intocmeste la sfarsit pe baza datelor inregistrate in ele, bilantul contabil care reflecta situatia economica si financiara a unitatii patrimoniale in totalitatea ei .Aceasta inseamna ca obiectul contabilitatii se realizeaza nu prin intocmirea a cate unui bilant dupa fiecare operatie economica si financiara in parte , ci prin inregistrarea completa si neintrerupta in conturi, pe baza de documente, a tuturor operatiilor economice si financiare respective, urmand ca bilantul sa se intocmeasca la sfarsitul exercitiului financiar pentru generalizarea datelor din conturi .Pentru a da posibilitatea acestei generalizari contabilitatea foloseste la inregistrarea operatiilor economice si financiare in conturi, exprimarea valorica (etalonul banesc sau monetar ) In scopul controlului integritatii elementelor patrimoniale aflate in proprietatea intreprinderii atat sub aspect valoric cat si din punct de vedere cantitativ, la inregistrarea operatiilor economice si financiare respective in conturi se foloseste alaturi de etalonul monetar si etalonul natural.Spre deosebire insa de inregistrarile curente in conturi , la generalizarea periodica facuta cu ajutorul bilantului, nu se foloseste exprimarea cantitativa. Totalitatea conturilor folosite de contabilitatea curenta pentru reflectarea obiectului sau de studiu constituie sistemul conturilor .

27

Ca elemente distincte ale sistemului de conturi si ca intrumente curente de lucru ale contabilitatii conturile trebuie sa raspunda tuturor cerintelor acesteia , indeplinind anumite functii , dintre carea cele mai importante sunt urmatoarele: - functia economica consta in aceea ca fiecare cont reflecta un anumit bun economic, sursa de finantare , proces economic, sau rezultat financiar , care determina insasi continutul economic al contului respectiv . - functia statistica rezida in aceea ca datele si informatiile furnizate de conturi stau la baza unor indicatori statistici, cum ar fi cei cu privire la volumul productiei globale, al productiei marfa etc - functia de calcul se intalneste la toate conturile si pe baza ei se calculeaza situatia tuturor elementelor patrimoniale in diferite momente ale activitatii economice , se calculeaza costul efectiv al productiei , rezultatele financiare etc. - functia de control, pe care o indeplinesc conturile , consta in folosirea datelor si informatiilor furnizate de ele la controlul integritatii patrimoniului unitatii , controlul nivelului cheltuielilor de aprovizionare, de productie, de desfacere a produselor finite si marfurilor etc. - functia de grupare este indeplinita de toate conturile prin aceea ca in ele se inregistreaza bunurile economice, sursele de finantare si procese economice pe elemente omogene reflectindu-se in fiecare cont toate operatiile care se refera la un anume element - functia de sistematizare este realizata de fiecare cont in cadrul sau, prin inregistrarea distincta a operatiilor economice si financiare care provoaca modificari in sensul cresterii , majorarii, de acelea care determina scaderi , micsorari ale aceluiasi element . - functia contabila a conturilor consta intr-un anumit mod de inregistrare in cadrul lor a cresterilor si micsorarilor determinate de operatiile economice si financiare cu elementele patrimoniale la care se refera in raport cu continutul economic al conturilor respective.Deci functia contabila este determinata de continutul economic al conturilor si-n baza ei se asigura exercitarea de catre acestea , a tuturor celorlalte functii enumerate mai sus . 4.1 Structura contului Elementele componente ale contului formeaza structura acestuia care este: - denumirea sau titlul contului - explicatia operatiei economice inregistrate in cont - debitul si creditul contului - rulajul contului - total sume - soldul contului 1. Denumirea sau titlul contului Pentru a se putea identifica din totalitatea conturilor , fiecare cont are o denumire stabilita cat mai aproape sau , daca este posibil sa se identifice cu denumirea elementului patrimonial pentru care se deschide 2. Explicatia operatiei economice inregistrate in cont Operatiile economice care au loc sunt consemnate in documente justificative, iar pe baza acestora se inregistreaza in conturi . Fiecare inregistrare este explicata fie descriptiv, fie contabil. Explicatia descriptiva presupune redarea pe scurt a operatiei economice inregistrate in cont .Explicatia contabila presupune ca in dreptul fiecarei sume inregistrate in cont , sa se inscrie simbolul contului corespondent 3. Debitul si Creditul contului Debitul este partea sau situatia din stanga a oricarui cont. Denumirea de debit vine de la latinescul debere a datora.28

Creditul este partea sau situatia din dreapta a oricarui cont .Denumirea de credit vine de la latinescul credere a avea incredere Continutul economic al debitului si creditului este diferit in functie de continutul economic al contului .Astfel daca conturile sunt deschise pentru active si cheltuieli debitul reprezinta existentele si cresterile de active si cheltuieli , iar creditul reprezinta micsorarile de active si cheltuieli , pe o anumita perioada de timp. Daca conturile sunt deschise pentru pasive si venituri , debitul reprezinta micsorari de pasive si venituri , iar creditul reprezinta existente si cresteri de pasive si venituri , pe o anumita perioada de timp. A inscrie o suma in debitul unui cont , inseamna a debita acel cont iar a inscrie o suma in creditul unui cont , inseamna credita acel cont. 4. Rulajul contului Totalitatea sumelor inscrise in cont , intr-o perioada de timp fara existentele initiale formeaza rulajul contului. Avem rulaj debitor si rulaj creditor .Continutul economic al rulajului contului este diferit , in functie de continutul economic al contului .Astfel , daca conturile sunt deschise pentru active si cheltuieli , rulajul debitor reprezinta cresteri de active si cheltuieli , iar rulajul creditor reprezinta micsorari de active si cheltuieli , pe o perioada de timp. Daca conturile sunt deschise pentru pasive si venituri , rulajul debitor reprezinta micsorari de pasive si venituri , iar rulajul creditor reprezinta cresteri de pasive si venituri , pe o perioada de timp . 5. Total sume Totalitatea sumelor inscrise in cont intr-o perioada de timp , formate din existentele initiale si rulaje , reprezinta elementul contului numit total sume. Avem total sume debitoare si total sume creditoare. Continutul economic al elementului contului Total sume este diferit in functie de continutul economic al contului In cazul conturilor deschise pentru active , total sume debitoare se obtine insumind wexistentele initiale cu rulajul debitor si reprezinta cresteri.Total sume creditoare se identifica cu rulajul creditor si reprezinta micsorari de active, pe o perioada de timp In cazul conturilor deschise pentru pasive , total sume debitoare se identifica cu rulajul debitor si reprezinta micsorari de pasive , pe o perioada de timp .Total sume creditoare se obtine insumind existentele initiale cu rulajul creditor si reprezinta cresteri de pasive,pe o perioada de timp In cazul conturilor deschise pentru cheltuieli si venituri , total sume se identifica cu rulajele conturilor deoarece nu au existente initiale . 4.2 Prezentarea grafic a contului contabil nregistrarea celor dou categorii de modificri (creteri i micorri ) care afecteaz orice element patrimonial a necesitat pentru o nelegere ct mai bun utilizarea unei anumite forme grafice pentru contul contabil . n practica contabil se utilizeaz dou forme grafice ale contului: - forma bilateral - forma unilateral Forma grafic bilateral (clasic ) presupune c fiecare cont se prezint sub dou pri distincte: debit i credit. n una din pri (debit sau credit dup caz) se nregistreaz existentul iniial i creterile elementului pentru care s-a deschis contul respectiv, iar n cealalt parte se nregistreaz micorrile aceluiai element. Odat cu nregistrarea creterilor sau scderilor n una din prile contului trebuie menionate i29

- data la care a avut loc operaiunea economic; - documentul justificativ al efecturii operaiunii; - explicaia pe scurt a operaiunii economice nregistrate n cont. Convenional s-a stabilit c pentru conturile de mijloace economice (situate n activul bilanier) existentele i creterile se nregistreaz n partea stng, (partea de debit ), iar micorrile n dreapta (partea de credit ), la conturile de surse economice (situate n pasivul bilanier) nregistrrile se fac invers . Forma grafic unilateral a fost conceput pentru a se prezenta o singur dat , ntr-o singur coloan: data operaiei, documentul justificativ, explicaia, evitndu-se astfel repetarea acestor elemente ca i n cazul formei bilaterale. n plus se adaug o coloan pentru determinarea existenelor (soldului) elementelor patrimoniale dup fiecare operaiune economic nregistrat n cont . n urmtorul exemplu se nregistreaz o serie de operaiuni economice utiliznd att forma bilateral ct i cea unilateral care afecteaz contul de activ Materii prime i contul de pasiv Furnizori. 1. La 01.01.2010 materiile prime existente n stoc sunt n valoare de 10.000 lei, iar datoriile fa de furnizori sunt de 8.000 lei . 2. n data de 05.01.2010 se dau n consum conform bonului deconsum nr. 1/ 05.01.2010 , materii prime n valoare de 6.000 lei . 3. n data de 10.01.2010 se recepioneaz materii prime achiziionate de la furnizori conform notei de intrare recepie constatare de diferene (NIRCD) nr. 1 /10.01.2010 n valoare de 5.000 lei. 4. Se achit n data de 20.01.2010 o datorie fa de furnizori cu un ordin de plat prin banc in sum de 7.000 lei. 5. n data de 22.01.2001 se recepioneaz conform NIRCD nr. 2 / 22.01.2010 materii prime de la furnizori n valoare