Ianuarie 2012 1

PROCEDURA DE LUCRU ALTERNATIVE PARTS IN RELATIA CU

UNIQA ASIGURARI SA

O unitate reparatoare, are posibilitatea de a lucra in platforma Alternative Parts Audatex in conditiile in care are contract de parteneriat prin sistemul Audatex cu Uniqa Asigurari SA. Astfel, unitatea reparatoare are

posibiliatea de a accesa si selecta prin aplicatia Audatex preturile practicate in relatia cu Uniqa Asigurari SA de catre furnizorii de piese parteneri.

Unitatea reparatoare va avea posibilitatea de a selecta furnizorul si calitatea dorita dintre variantele afisate, cat si dea le comanda direct din sistemul Audatex.

1. Fluxul de lucru Uniqa in aplicatia Audatex

1.1. Dosarul de dauna este deschis in sistemul Audatex de catre operatorul Uniqa-call center (UCC).

1.2. Dupa avizarea dosarului, acesta va transmite electronic la Constatatorul Uniqa (UC) desemnat

pentru efectuarea constatarii daunelor.

1.3. Constatatorul Uniqa efectueaza constatarea si incarca in aplicatia Audatex documentele, foto, etc.

1.4. Dosarul este transmis catre Lichidatorul Uniqa (UL) ce are arondata zona geografica respectiva.

1.5. Asiguratul /Pagubitul se prezinta la unitatea reparatoare partener Uniqa impreuna cu formularul

Nota de constatare eliberat la momentul efectuarii costatarii daunelor.

1.6. Reprezentantul unitatii reparatoare va solicita prin e-mail Lichidatorului Uniqa (adresa de mail

mentionata in contract), transmiterea electronica a dosarului Audatex, in vederea efectuarii

calculatiei si comenzii de piese. 1.7. In cazul in care la demontarea autovehiculului, se constata avarii suplimentare rezulatate strict din

dinamica evenimentului pentru care s-a deschis dosarul, unitatea reparatoare se va adresa prin email Lichidatorului Uniqa (UL), solicitand reperele avariate precum si solutia tehnologica necesara.

In baza fotografiilor sau documentatiei atasate, Lichidatorul Uniqa va stabili daca solicitarea este intemeiata confirmand direct prin e-mail sau daca este nevoie de prezenta fizica a unui Constatator

Uniqa (UC) pentru efectuarea reconstatarii. 1.8. Dupa efectuarea calculatiei in aplicatia Audatex de catre unitatea reparatoare, dosarul se va

transmite electronic catre utilizatorul Lichidator Uniqa in vederea acordarii acceptului de plata/efectuarea platii.

2. Preluarea dosarului Audatex

2.1. In urma solicitarii unitatii reparatoare, dosarul Audatex este ii va fi transmis electronic de catre

Lichidatorul Uniqa.

2.2. Utilizatorul unitatii reparatoare acceseaza www.audatex.com si se logheaza in sistem cu userul si

parola proprie. 2.3. In zona Curier Intrari identifica dosarul solicitat (Fig.1). Acesta are in coloana Stare : « Trimis »

Ianuarie 2012 2

Fig.1

In zona Curier intrari dosarul este needitabil, utilizatorul avand posibilitatea doar de a vizualiza continutul

acestuia.

2.4. In coloana Actiuni, dosarul primit are urmatoarele posibilitati (Fig.2):

Fig.2

2.4.1. Vizualizare dosar –permite vizualizarea continutului dosarului

2.4.2. Citire mesaj (Fig.3)

Fig.3

2.4.3. Redirectionare- dosarul poate fi redirectionat electronic catre alt utilizator

Ianuarie 2012 3

2.4.4. Respingere dosar –dosarul se intoarce la utilizatorul expeditor. 2.4.5. Preluare dosarul- prin preluare, dosarul este acceptat de catre utilizator.

Fig.3

In momentul preluarii sistemul transmite automat utilizatorului expeditor va gasi in Curier intrari un mesaj cu starea Preluat. Optional se poate introduce manual si un mesaj (Fig.3). Se actioneaza butonul Trimitere.

Actiunile din zona Curier intrari, descrise mai sus, se regasesc si se pot folosi si din interiorul dosarul in

momentul Vizualizarii (pct.2.4.1.).

Fig.4

3. Efectuarea calculatiei

Dupa Preluare, dosarul se transfera automat din Zona Curier intrari in zona Deschise (Fig.5)

Fig.5

In acest stadiu dosarul se poate edita.

Ianuarie 2012 4

Fig.6

3.1. Identificare vehicul

3.1.1. Utilizatorul Audatex va selecta butonul “Identificare Vehicul” urmat de butonul

“Identificare VIN” conform fig. 7.

Mesajul “ ” indica faptul ca identificarea VIN este

posibila.

Nota: Pentru modelele de autovehicule identificabile automat dupa seria de sasiu, aceasta

identificare prin selectarea butonului “Identificare VIN” este OBLIGATORIE.

Fig.7

In aceasta situatie sistemul afiseaza automat marca, modelul precum si dotarile corespunzatoare acestei serii

de sasiu. (Fig.8)

Fig.8

3.1.2. Mesajul “ ” indica faptul ca identificarea VIN

nu este posibila (nu sunt informatii in baza de date pentru acest producator).

In cazul in care autovehiculul nu va fi identificat automat de sistem, utilizatorul Audatex va identifica

autovehiculul manual prin selectarea corecta a campurilor “Producator”, „Model”.

ATENTIE !!!

Ianuarie 2012 5

Dupa selectarea autovehiculului si efectuarea primei calculatii, in sectiunea Identificare vehicul nu va

mai fi posibila nici o modificare, campurile de identificare fiind blocate.

3.2. Selectarea orei de manopera agreata cu asiguratorul (Parteneriatul REPARATOR-UNIQA)

In functie de marca si modelul selectat la punctul anterior, sistemul afiseaza in mod automat in sectiunea

Pret manopera (Fig.9), datele contractuale agreeate in contractul semnat cu Uniqa Asigurari SA.

Acestea nu se pot modifica. In cazul in care se constata neconcordante intre informatiile afisate si cele din

contractul de service va rugam sa ne semnalati acest aspect in vederea verificarii si a modificarii datelor in

sistem.

Fig.9

3.3. Selectarea pieselor in zona grafica-Detalii dauna

3.3.1. Se va accesa butonul Detalii dauna din meniul principal al dosarului (coloana stanga).

3.3.2. Aplicatia va deschide automat o fereastra noua „Identificare optiuni model” (Fig.10) unde:

A. Daca autovehiculul a fost identificat dupa seria de sasiu nu se vor modifica dotari/optiuni

presetate automat de sistem doar dupa consultarea Lichidatorului Uniqa zonal. Se pot adauga

suplimentar optiuni DOAR daca sistemul nu a selectat automat o configuratia completa/reala.

B. Daca autovehiculul a fost identificat manual conform pasilor indicati la pct. 3.1.2., reprezentantul

unitatii service va selecta manual dotarile/optiunile in conformitate cu cele existente la

autovehicului avariat, parcurgand si completand fiecare optiune corespuzatoarezonelor marcate

in Fig. 10, respectiv SUBMODEL, AN MODEL/SERIE SASIU, PACHET ECHIPARE,

INTERIOR, MOTOR/CUTIE VITEZE, PUNTE, VOPSIRE, EXTERIOR.

Ianuarie 2012 6

ATENTIE!!!

In aceasta situatie este foarte importanta configurearea exacta a modelului deoarece in calculatia

finala va fi afisat codul piesei in functie de optiunile de model selectate de catre dumneavoastra. De

asemenea ulterior in calculatia alternativa, sistemul va cauta in baza de date variante la furnizorii

parteneri in baza de codului generat in calculatia originala Audatex. Configurarea incorecta a

modelului va genera la final o comanda de piese gresita.

Fig.10

Dupa verificarea dotarilor/optiunilor autovehiculului, utilizatorul inchide aceasta fereastra prin accesarea

butonului OK (Fig. 10).

3.3.3. Aplicatia va deschide automat o fereastra noua cu reprezentarea grafica a zonelor autovehiculului,

in care reprezentantul unitatii service va selecta piesele necesare pentru reparatia autovehiculului mentionate

in Nota de Constatare, adoptand corespunzator solutiile tehnologice INL, REP, D/R, AE, AI, VOP, RV,

RV1, UNI (Fig.11).

In cazul pieselor necesare de inlocuit, reprezentantul unitatii service va selecta butonul INL - vezi figura 11.

Versiunea OnePad ofera posibilitatea Previzualizarii calculatiei, a pretului oferit de imporator cat si codul

original al piesei selectate prin apasarea butoanelor “#” sau “i” marcate in figura 11.

Ianuarie 2012 7

Fig.11

Nota:

Functiile interactive: Previzualizare cod piesa

Previzualizare pret

Cautare dupa codul piesei (OE)

Previzualizare calculatie

nu fac obiectul contractului de baza. Acest pachet se poate activa suplimentar la cerere. Pentru mai multe

informatii va rugam sa ne contactati in vederea transmiterii conditiilor contractuale necesare.

In lipsa acestui pachet toate calculatia, codul, pretul, manopera se pot obtine doar dupa efectuarea

calculatiei.

Observatie: Aplicatia poate genera automat piese acordate tehnologic de producatorul autovehiculului. In

acest caz se va utiliza “Procedura de eliminare din comanda a pieselor generate tehnologic in aplicatia

Audatex” mentionata ulterior, la capitolul 6, daca aceste repere acordate tehnologic, NU vor fi comandate

sau nu sunt agreate de catre asigurator.

3.3.4. Dupa finalizarea devizului de reparatie prin verificarea pieselor selectate conform Notei de

Constatare, reprezentantul unitatii service va accesa butonul “Iesire” marcat cu sageata in figura 12 de mai

jos.

Ianuarie 2012 8

Fig.12

Aplicatia Audatex va trece automat in fereastra “Optiuni de calcul” unde se va accesa butonul “Calcul

alternative”, conform figurii 13.

Fig.13

4. Calcul Alternative – Selectarea pieselor de la furnizori

4.1. In fereastra “Calcul Alternative” reprezentantul unitatii service va alege piesele necesare pentru

efectuarea reparatiei, in functie de furnizorul sau calitatea dorita, conform figurii 14.

Fig.14

Informatiile oferite in fereastra “Calcul Alternative” sunt :

-total piese OE (preturi importator)

-total alternativ (piesele selectate furnizori locali)

-economia (diferenat intre total OE si total alternativ) -codul piesei,

-denumirea,

-producatorul,

-furnizorul calificat sa livreze piesa,

Ianuarie 2012 9

-calitatea impartita in 4 (patru) categorii:

O Piesa Originala

OEM Piesa producator prim montaj

LC Piesa licenta cu certificat

(ex.: Tatcham, Centro Zaragosa)

L Piesa Licenta (ex.: RAR, TUV)

Criteriile dupa care reprezentantul unitatii service poate comanda piesele sunt:

A. Reguli prestabilite de sistem (Fig.14 in coloana “Reguli”)

“Cea mai buna calitate” (Setare implicita) – aceasta optiune va selecta automat piese cu cea

mai buna calitate (Originale) indiferent de pretul lor

“Cel mai bun pret” – aceasta optiune va selecta automat piesele cu cel mai mic pret indiferent de calitatea lor

“Cel mai apropiat pret” – aceasta optiune va selecta automat piesele, alegand cel mai apropiat pret fata de media preturilor pentru fiecare piesa la care exista mai multe optiuni de achizitie.

Aceasta optiune nu tine cont de calitatea piesei comandate.

B. Selectie manuala a pieselor:

Bifand piesa pe care reprezentantul unitatii service doreste sa o comande in functie de variantele oferite.

Fig.15

Comanda va fi efectuata fie selectand una din regulile prestabilite de sistem (punctul A), fie prin selectie

manuala a pieselor in functie de calitati si furnizori preferati, alegand optiunea descrisa la punctul B.

4.2. Raportare erori

In cazul in care utilizatorul va constata neconcordante referitor la pretul, calitatea, codul piesei sau

disponibilitatea piesei, exista posibilitatea de a comunica aceste aspecte catre departamentul tehnic Audatex.

In aceasta situatie se va accesa butonul (fig.14). In fereastra deschisa (fig.16) se va bifa

piesa in cauza iar din coloana „Tip eroare” se va selecta natura erorii, insotita de un comentariu privitor la

problema constatata.

Ianuarie 2012 10

Fig.16

Prin „Trimitere” este generat in mod automat un mesaj catre departamentul tehnic Audatex unde se va

verifica si remedia problema.

Ulterior, utilizatorul va trebui sa recalculeze din nou pentru a obtine in calculatie modificarile efectuate in

baza de date.

4.3. Piese fara furnizori - In cazul pieselor pentru care sistemul nu a identificat un furnizor (exemplu

reperul Parbriz, prins in chenar in figura 17), unde sistemul nu propune nici o varianta de la nici un furnizor,

piesele vor fi achizitionate de catre unitatea reparatoare in nume propriu cu acordul prealabil Uniqa Lichidari.

In aceasta situatie initial se recomanda verificarea optiunilor de model corespunzatoare acelui reper (ex: senzor de ploaie, parbriz cu tenta etc).

In e-mail se vor preciza Furnizorul, calitatea, producatorul si pretul oferit de la un alt furnizor. Uniqa

va trimite acceptul pentru comanda propusa de unitatea service sau va oferi o alta varianta pentru achizitia pieselor la calitatea solicitata de utilizatorul Audatex.

Fig.17

Dupa ce au fost selectate variante pentru toate piesele ofertate de furnizori in sistem, reprezentantul unitatii service va accesa butonul “Acceptare” (Fig.17).

Observatie: Sistemul va genera automat doua calculatii Audatex. O calculatie originala si o calculatie

alternativa marcata prin semnul “*” in figura 18.

Ianuarie 2012 11

Fig.18

4.3. Achizitie-comanda pieselor de la furnizorii selectati

4.3.1. Reprezentantul unitatii service va selecta butonul “Achizitie” din figura 18 4.3.2. In sectiunea “Comenzi” se vor observa piesele selectate anterior in fereastra “Calcul alternativ” si

marcate in figura 19.

Intotdeauna ultima calculatie alternativa generata trebuie selectata in mod obligatoriu (fig.18) inainte de fiecare generare „Achizitie”

Fig.19

ATENTIE !!!

Piesele la care sistemul nu a identificat un furnizor, apar in sectiunea “Comenzi” cu precizarea ca au ca

Furnizor „unitatea reparatoare care efectueaza calculatia” (figura 19 – parbriz, set adeziv parbriz,

adeziv cartus 2-k”).

In rubrica Furnizor este trecut numele unitatii reparatoare.

Pentru a indeparta (sterge) unul sau mai multe repere selectate, se vor selecta aceste repere si se va

accesa butonul X din figura 19.

4.3.3. Dupa verificarea comenzii se acceseaza butonul “Generare achizitie” (figura 19) si se accepta generarea comenzii de achizitie prin selectarea butonului “Da” din figura 20.

Ianuarie 2012 12

Fig.20

4.3.4. Sistemul va deschide o fereastra noua – “Modul de achizitie” (figura 21).

In ferestrele Comentarii se vor introduce detaliile necesare pentru emiterea facturilor de catre furnizorii selectati (fig.21) sau alte informatii necesare identificarii corecte a pieselor (datele de facturare, punct de

livrare, culoare, detalii tehnice, etc.).

4.3.5. Comanda se finalizeaza prin selectarea butonului “Trimitere catre furnizor(i)” marcat in Fig. 21.

Fig.21

Sistemul va genera un fisier in format PDF prezentand oferta de piese alternative ce se va trimite automat

fiecarui furnizor prin e-mail cu subiectul:

“O noua oferta piese a fost emisa prin sistemul Audatex de la [nume_reparator] pentru dosarul

[numar_dosar]. “

Corpul acelui e-mail contine urmatoarele informatii: “Buna ziua, Va informam ca a fost emisa o noua oferta

piese de catre reparatorul [nume_reparator]. Atasat aveti lista de piese in format PDF. Numar dosar: [numar_dosar]. Vehicul marca: [marca_vehicul], model [model_vehicul], submodel [submodel_vehicul]

Numar de inmatriculare: : [numar_inmatriculare], Nume furnizor, Email furnizor.

Oferta este impartita in functie de furnizorul la care trebuie comandata piesa selectata de reprezentantul

unitatii service. Mai multe piese calificate la acelasi furnizor se vor regasi in aceasi pagina a ofertei.

Ianuarie 2012 13

Toate cererile de oferta generate se vor regasi ulterior in dosar la sectiunea Atasamente pe categorii, in subcategoria Alte documente. Acestea nu pot fi sterse din aceasta sectiune (fig.22).

Fig.22

Fiecare furnizor in parte va primi separat cerere de oferta doar pentru piesele corespunzatoare

acestuia.

Pentru piesele ce nu au fost identificati furnizori (fig.17 si fig.19) se va genera o comanda de piese separata

ce se va transmite automat pe adresa de e-mail a reparatorului (in cazul in care nu s-a respectat procedura de

eliminare de la punctul 4.3.2), acestea urmand sa comande reperele in nume propriu sau asa cum a cazut de

acord cu Uniqa Asigurari SA.

De asemenea, in sectiunea Dosar aveti confirmarea trimiterii cererii de oferta, data si furnizorul catre care s-

a transmis (fig.23)

Fig.23

5. Suplimentarea devizelor de reparatie

5.1. In cazul suplimentarii devizului de reparatie se vor repeta pasii prezentati la capitolele 3si 4., sistemul

adaugand in pagina Comenzi, doar piesele reconstatate pentru a fi comandate la furnizori.

Observatie: Orice modificare a calculatiei initiale va genera automat o noua pereche de calculatii, in

sistemul Alternative Parts insotita de calculatia aferenta cu preturi ale importatatorului OFICIAL.

5.2. Daca dupa lansarea unei comenzi, furnizorul castigator nu mai poate livra piesa ofertata, este necesara

refacerea proceduri incepand cu fig.13 (Optiuni de calcul) urmand a se selecta alt furnizor/calitate calificata,

in conditiile in care exista alte variante pentru acel reper. In caz contrar se va instiinta Lichidatorul Uniqa

zonal referitor la modalitatile de rezolvare a situatiei, situatia fiind in acest caz similara cu cea prezentata la

punctul 4.3.

Spre deosebire de cazul 5.1. sistemul nu mai afiseaza in pagina Comenzi noua selectie pentru piesa

respectiva considerand faptul ca a fost deja comandata, afisand mesajul „Nu au fost gasite inregistrari”. In

aceste conditii se va proceda dupa cum urmeaza: 5.2.1 Se debifeaza casuta marcata in figura 24 si se actioneaza butonul Import;

5.2.2 Vor fi afisate din nou toate piesele comandate initial 5.2.3 Piesele pentru care nu necesita schimbarea furnizorului se selecteaza si se sterg din Comenzi pentru

a se evita dublarea comenzii. 5.2.4 Astfel in pagina Comenzi ramane doar piesa/piesele pentru care se doreste o noua comanda

5.2.5 Se parcurg etapele prezentate in capitolul 4.

Ianuarie 2012 14

Fig.24

6. Procedura de eliminare din comanda a pieselor generate tehnologic in aplicatia Audatex

In devizele de calcul exista situatii in care apar piese, materiale care nu au fost constatate de catre inspectorul constatator dar care sunt in legatura directa cu o piesa precizata in Nota de constatare. Aceste

piese le denumim “Piese generate tehnologic”. Exemple de astfel de piese sunt “adeziv cartus 2-k” si „adeziv parbriz” (fig. 19), elemente ce au fost automat generate la inlocuirea parbrizului.

Pentru aceste situatii reprezentantul unitatii service va respecta prezenta procedura dupa cum urmeaza:

6.1. Se va observa in fereastra “Previzualizare calculatie” sau calculatie (pentru utilizatorii ce nu au activat pachetul Functii interactive) conform figurii 25, piesele pe care utilizatorul doreste sa le elimine din

calculatie.

Fig.25

Ianuarie 2012 15

6.2. Va accesa butonul din bara de instrumente a aplicatiei (partea superioara a ecranului) -“Introducere

intrari de corectie” (fig.25).

6.3. In fereastra ” Intrare de corectie” din figura 26 sub meniul “Pozitii standard” va apasa butonul “+” care va deschide automat o noua fereastra prezentante mai jos (in figura 26)

Fig.26

6.4. In fereastra ““Introducere pozitie standard de corectie” (figura 26)

6.4.1. va identifica “NR. GHID” in calculatie/previzualizare pentru piesa/piesele generate tehnologic (in cazul nostru 1411 si 1414)

6.4.2. va introduce numarul de ghid in campul “Nr. Ghid” 6.4.3. va apasa butonul “INL”

6.4.4. va apasa butonul “CM” 6.4.5. va introduce valoarea 0 (zero) in campul “Valoare”

6.4.6. OK

Observatie: Puteti verifica eliminarea pieselor generate tehnologic apasand butonul “Refresh in fereastra

Previzualizarea calculatiei (pachetul functii interactive) sau efectuand o noua calculatie. Piesele generate

tehnologic vor fi prezente fara codul de identificare si pretul aferent.

Procedura se repeta pentru eliminarea tuturor elementelor generate tehnologic (distantiere, cleme, garnituri

etc.)

Ianuarie 2012 16

Fig. 27

Adezivul pentru lipit parbriz sau alte piese adaugate din gestiunea proprie se vor elimina din calculatie conform procedurii descrise anterior si se vor introduce manual in PNS (fig.28).

Fig.28

Transmiterea electronica a dosarului de dauna prin aplicatia Audatex

• Aceasta metoda presupune transmiterea electronica a dosarului intre utilizatorii aplicatiei Audatex.

• Transmiterea electronica a dosarului are ca principale avantaje siguranta datelor schimbate intre

parteneri, primirea dosarului in timp real, posibilitatea atasarii de documente scanate si fotografii, cu

inregistrarea fiecarei actiuni in istoricul dosarului (cu data si ora inregistrarii actiunii de deschidere,

vizualizare, preluare, modificare a dosarului, etc). Nu in ultimul rand, elimina riscurile si costurile

transmiterilor prin fax sau e-mail.

• Dupa crearea dosarului, selectarea daunelor si obtinerea calculatiei/calculatiilor dorite, se parcurg

pasii prezentati in figurile urmatoare:

Ianuarie 2012 17

Fig.29

Daca este nevoie se pot atasa si transmite impreuna cu calculatiile efectuate, fotografii (auto reparat,

reconstatari), documente etc, in sectiunea Atasamente pe categorii (fig.29).

Fig.30

Optiunile din figura 30 sunt selectare automat, fara posibilitatea de a fi modificate.

Fig.31

In mod automat va fi afisat ca destinatar, utilizatorul Uniqa Lichidari ce a transmis initial dosarul.

Dosarul a fost transmis electronic. Confirmarea se va gasi in “Trimise”

Ianuarie 2012 18

Fig.32

ATENTIE!!!

Dosarul nu se mai poate edita dupa transmitere. Insa, pana in momentul preluarii de catre utilizatorul Uniqa

Lichidari, catre care s-a transmis, se poate observa in colana actiuni butonul Retragere dosar . Astfel dosarul revine in zona Deschise unde se poate completa/modifica calculatia, dupa care se vor reface pasii

prezentati anteriori, in vederea retransmiterii dosarului.

VA MULTUMIM