Asociatia pentru Tranzitie Urbana are în derulare proiectul “VIVA Eastpart”, proiect finantat prin

programul “Eastern Partnership Cultural Programme” derulat de Uniunea Europeana, avand ca

autoritate contractanta Delegatia Uniunii Europene la Kiev.

Necesitatea achizitionarii serviciilor de auditare a proiectului

Potrivit cererii de finantare a proiectului “Viva Eastpart”, aprobata de Delegatia Uniunii Europene la Kiev

in cadrul Eastern Partnership Cultural Programme in cadrul activitatilor de evaluare, coordonare si

raportare s-a programat si bugetat activitatea de audit al proiectului in vederea asigurarii implementarii

proiectului si atingerii obicetivelor stabilite.

Procedura aplicata: Achizitie directa

CAIET DE SARCINI

l.Legislatia incidenta si alte documente relevante

Operatorul economic caruia i se va atribui contractul, va trebui sa furnizeze serviciile de auditare a

proiectului, tinand seama de:

- prevederile Ghidului Practic 2012 al Uniunii Europene

- Conditiile generale aplicabile contractelor de grant pentru actiuni externe finantate de Uniunea

Europeana

- prevederile Contractului de finantare nr. 2011/258206, incheiat intre Uniunea Europeana reprezentata

de delegatia Uniunii Europene la Kiev si Asociatia pentru Tranzitie Urbana, organizatie non-

guvernamentala, in calitate de beneficiar;

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, actualizata; Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata

cu modificarile si completarile ulterioare;

- OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea

controlului financiar preventive, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordonanta de urgenta nr.34/2009 cu privire la rectificarea bugetara pe anul 2009 si reglementarea

unor masuri financiar - contabile ;

- Alte acte normative in vigoare;

ll. Descrierea contractului si cerintele specifice pentru atribuirea acestuia

1. Obiectul contractului

Reguli pentru Contabilitate și Evidența

Auditorul examineaza daca Beneficiarul s-a conformat cu urmatoarele reguli de contabilitate și evidența

• Conturile ținute de catre Beneficiar pentru punerea in aplicare a acțiunii trebuie sa fie corecte și la zi;

• Beneficiarul trebuie sa aiba system de contabilitate cu dubla-intrare;

• Conturile și cheltuielile legate de acțiune trebuie sa fie ușor identificabile și verificabile;

• Conturile trebuie sa furnizeze detalii cu privire la dobanda acumulata pe fondurile platite de catre

Autoritatea Contractanta.

Proceduri pentru verificarea selectiei cheltuielilor

Eligibilitatea cheltuielilor

Auditorul verifica, pentru fiecare articol de cheltuieli selectat, criteriile de eligibilitate stabilite mai jos.

1. Costurile suportate efectiv

Auditorul verifica daca cheltuielile pentru un element selectat a fost de fapt efectuate de și se refera la

Beneficiar. In acest scop, Auditorul examineaza documentele justificative (de exemplu, facturi,

contracte) și dovada plații. Auditorul examineaza, de asemenea, o dovada a muncii efectuate, bunurilor

primite sau serviciilor prestate și el / ea verifica existența activelor, daca este cazul.

2. Cut-off - Perioada de implementare

Auditorul verifica daca cheltuielile pentru un element selectat a fost suportate in cursul perioadei de

implementare a Proiectului.

3. Buget

Auditorul verifica daca cheltuielile pentru un element selectat a fost indicat in bugetul de acțiune.

4. Necesitate

Auditorul verifica necesitatea cheltuielilor prin examinarea naturii cheltuielilor cu documente

justificative: cheltuiala pentru un element selectat a fost necesara pentru punerea in aplicare a acțiunii și

ca a trebuit sa fie suportate pentru activitațile contractate de acțiune.

5. Inregistrari

Auditorul verifica daca pentru un element selectat cheltuiala este inregistrat in sistemul contabil al

Beneficiarului și a fost inregistrata in conformitate cu standardele contabile aplicabile ale țarii in care

este stabilit beneficiarul și Beneficiarului practicile obișnuite de contabilitate a costurilor.

6. Justificare

Auditorul verifica daca pentru un element selectat cheltuiala este susținuta de dovezi (a se vedea

punctul 1 din anexa 2B, Linii directoare pentru procedurile specifice care urmeaza sa fie efectuate) și in

special documentele justificative, in conformitate cu articolul 16.2 și 16.3 din Condițiile Generale ale

Contractului de Finanțare.

7. Evaluare

Auditorul verifica faptul ca valoarea monetara a unui articol de cheltuieli selectat este in acord cu

documentele care stau la baza (de exemplu, facturi, declarații salarii) și ca ratele de schimb corecte sunt

folosite acolo unde este cazul.

8. Clasificare

Auditorul analizeaza natura cheltuielilor pentru un element selectat și verifica faptul ca elementele

cheltuielii au fost clasificate corect (sub) poziția din Raportul Financiar.

9. Conformitatea cu regulile de achiziții: naționalitate și origine

Daca este cazul Auditorul examineaza care reguli de achiziții, naționalitatii și originii se aplica pentru o

anumite cheltuieli (sub) poziție, cu o clasa de articole de cheltuieli. Auditorul verifica daca acele

cheltuieli au fost efectuate in conformitate cu aceste reguli prin examinarea documentelor care stau la

baza achizițiilor și a procesului de achiziție. In cazul in care Auditorul descopera cazuri de nerespectare a

normelor de achiziții publice, el / ea raporteaza natura unor astfel de evenimente, precum și impactul

lor financiar in termeni de cheltuieli neeligibile. La examinarea documentației de achiziție Auditorul ia in

considerare indicatorii de risc enumerate in anexa 2B și el / ea raporteaza, daca este cazul, care dintre

acești indicatori s-au gasit.

10. Eligibilitatea costurilor directe

In cazul in care cheltuielile pentru un element selectat este inregistrata sub una din pozițiile de costuri

directe, Auditorul verifica faptul ca acest tip de cheltuieli sunt acoperite de costurile directe, astfel cum

sunt definite la articolul 14.2 prin examinarea natura elementelor de cheltuieli in cauza.

11. Costurile administrative

Auditorul verifica daca costurile indirecte pentru a acoperi cheltuielile administrative (poziția 10

Raportul Financiar) nu depașesc 6,4% din suma totala a costurilor directe eligibile ale Proiectului.

12. Cheltuieli neeligibile

Auditorul verifica daca inregistrarile cheltuielilor includ anumite taxe, inclusiv TVA. Daca aceasta este

cazul Auditorul verifica faptul ca Beneficiarul (sau, daca este cazul, partenerii) nu pot sa recupereze

aceste taxe printr-un sistem de scutire și / sau la o rambursare a posteriori. Daca acesta este cazul,

taxele pot fi considerate drept costuri eligibile, cu condiția ca actul de baza care finanțeaza UE-

contribuția nu exclude plata impozitelor.

13. Costurile eligibile

In cazul in care actul de baza care finanțeaza UE-contribuția exclude impozitele ar fi costurile eligibile,

aceste taxe pot fi totuși luate in considerare in calitate de co-finanțare de catre beneficiarul subvenției.

Auditorul verifica faptul ca beneficiarul (sau, daca este cazul, partenerii) nu pot sa recupereze aceste

taxe printr-un sistem de scutire și / sau la o rambursare a posteriori.

14. Venituri din acțiuni

Auditorul examineaza daca veniturile care ar trebui sa fie atribuite acțiunii (inclusiv, printre altele,

subvenții și finanțari primite de la alți donatori și alte venituri generate de Beneficiar in contextul de

acțiune, cum ar fi, de exemplu, dobanda acumulata) au fost alocate acțiunii și prezentate in raportul

financiar. In acest scop, Auditorul discuta cu Beneficiarul și examineaza documentația obținute de la

beneficiar. Nu este necesar ca Auditorul sa examineze complet veniturile raportate.

2. Obiective

Obiectivul general al unui audit este acela de a furniza asigurarea ca activitatile, situatiile - financiare,

documentele aferente implementarii proiectului examinate sunt complete si intocmite cu acuratete, iar

operatiile economice s-au efectuat in conformitate cu legile si reglementarile relevante in vigoare.

Beneficiarul proiectului, respectiv Asociatia pentru Tranzitie Urbana, are obligatia sa asigure

implementarea proiectului cu maximum de profesionalism, eficienta si vigilenta in conformitate cu

obligatiile asumate prin cererea de finantare aprobata, precum si cu respectarea legislatiei nationale si

comunitare in vigoare;

Ca urmare a efectuarii auditului, vor fi furnizate beneficiarului un Raport de audit ce cuprinde constatari

de facto cu privire la utilizarea fondurilor alocate prin proiect in conformitate cu termenii si conditiile din

contractul de finantare.

Auditorul autorizat va realiza auditul intregului proiect (al activitatilor sale, al ĭnregistrarilor si conturilor)

conform legislatiei in vigoare si cerintelor finantatorului.

Glosar de termeni:

Auditor— persoana fizica sau juridica care a dobaindit aceasta calitate in conditiile legislatiei in vigoare

si care este autorizat de autoritatea competenta sa desfasoare activitatea de audit.

Auditare - Auditui reprezinta o activitate independenta si obiectiva care ofera consiliere unei entitati in

ceea ce priveste gradul de control asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunatati operatiunile si

printr-o abordare sistematica si metodica ajuta aceasta entitate sa isi atinga obiectivele, evaluand si

facand propuneri de imbunatatire a eficienfei managementului riscului, a proceselor de control si de

conducere.

Auditare financiara - Auditul financiar reprezinta activitatea de examinare, in vederea exprimarii de

catre auditorii financiari a unei opinii asupra situagiilor financiare, in conformitate cu Standardele

internafionale de audit financiar ale Federatiei Internajionale a Contabililor (IFAC) din Romania, dreptul

de exercitare a profesiei de auditor financiar se acorda da catre Camera Auditorilor Financiari.

lll.2. Responsabilitatile partilor cu privire la angajament

Beneficiarul, furnizeaza acces liber si total la toate informaliile si inregistrarile pe care auditorul le

considera necesare in vederea emiterii raportului sau.

Auditorul este responsabil pentru executarea procedurilor agreate cum sunt specificate in aceste

Specificalii Tehnice ai pentru transmiterea catre Beneficiar a unui Raport privind constatarile factuale.

Auditorul este membru al _Camerei Auditorilor Financiari din Romania (CAFR) care este Ia randul sau

membru al Federagiei lnternationale a Contabililor (lFAC).

Auditorul tine seama de:

- respectarea Standardelor Internationale ale Serviciilor Conexe (‘ISRS’) 4400

Angajamente de a efectua Procedurile asupra carora s-a convenit privind lnformatia Financiara asa cum

au fost promulgate de catre IFAC;

- Respectarea Codului de Etica pentru Contabilii Profesionisti emis de IFAC;

lll. Specificagiile tehnice

Auditorul trebuie sa presteze serviciile care fac obiectul acestui contract. tinand seama de urmatoarele

cerinte specifice:

Auditorul verifica faptul ca finantarea acordata a fost cheltuita in conformitate cu termenii si conditiile

contractului de finantare;

Auditorul va acorda o atentie deosebita Conditiilor Generale ale Contractului de Finangare care contine

descrierea actiunii.

Auditorul financiar trebuie sa-si planifice activitatea astfel incat sa poata realiza o verificare eficienta a

cheltuielilor.

Auditorul executa proceduri specifice agreate cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de

finantare nerambursabila finantat in cadrul Eastern Partnership Cultural Programme. Obiectivul il

reprezinta verificarea de catre auditorul financiar a faptului ca sumele primate de catre Beneficiar in

cadrul contractului de finantare, s-au cheltuit (,,realitatea desfasurarii"), sunt legale (,,legalitatea"),

exacte (,,exactitate") si eligibile, precum si transmiterea catre Beneficiar a raportului constatarilor

factuale cu privire la procedurile agreate executate.

Auditorul verifica daca evidentele contabile ale Beneficiarului sunt in conformitate cu regulile pentru

pastrarea inregistrarilor si cu regulile contabile din contractul de finantare;

Auditorul verifica daca bugetul corespunde cu bugetul contractului de finantare (autenticitatea si

autorizarea bugetului initial) si daca cheltuielile realizate au fost prevazute in bugetul contractului de

finantare;

Auditorul verifica sumele totale prevazute pe categorii de cheltuieli;

Auditorul va verifica daca toate categoriile si tipurile de cheltuieli sunt prezentate corect in

contabilitatea beneficiarului;

Auditorul financiar verifica eligibilitatea cheltuielilor cu termenele si conditiile contractului de finantare;

Auditorul verifica daca cheltuielile sunt necesare pentru desfasurarea unei activitati. In acest sens,

auditorul verifica daca cheltuielile pentru o activitate au fost asumate pentru scopul propus al activitatii

si daca au fost necesare pentru activitate;

Auditorul verifica daca cheltuielile sunt cuprinse in bugetul contractului si daca sunt in conformitate cu

principiile managementului financiar riguros, in special cu privire la cost- eficienta si cea mai buna

utilizare a banilor;

Auditorul verifica daca cheltuielile sunt inregistrate in conturile Beneficiarului si sunt identificabile,

verificabile si dovedite cu originalele evidentelor suport;

Auditorul verifica daca cheltuielile pentru o activitate au fost inregistrate corespunzator in sistemul

contabil al Beneficiarului si daca sunt sprijinite de evidente adecvate si documente suport justificative;

Auditorul verifica daca cheltuielile pentru o activitate au fost corecte pe categorii de cheltuieli;

IV. Elaborarea si prezentarea raportului de audit;

Raportul de audit trebuie sa fie:

a) complet, adica sa contina toate informatiile si argumentele pentru sustinerea indeplinirii obiectivelor

auditului;

b) obiectiv, ceea ce presupune sa fie echilibrat, fara distorsiuni, pentru a nu crea suspiciuni privind

credibilitatea si independenta auditorului;

c) accesibil, ceea ce presupune utilizarea unui limbaj cat mai clar si mai simplu pentru a fi usor de inteles

de beneficiarii raportului. Trebuie sa fie fara echivoc, logic si sa nu ofere posibilitatea unor interpretari

eronate. In cazul utilizarii unor termeni tehnici, de specialitate sau abrevieri, acestia se descriu distinct

intr-un glosar de termeni;

d) concis, ceea ce presupune redactarea numai a aspectelor care reies din obiectivele auditului,

evitandu-se detaliile, formularile si constatarile inutile;

e) constructiv, respectiv prezentarea clara si echilibrata a tuturor aspectelor constatate, astfel incat sa se

evite repetarea unor probleme evidentiate de auditor in raportul de audit, ca de exemplu: erori,

neregularitati si abateri de la legalitate si regularitate etc.;

f) oportun si competent, ceea ce presupune respectarea termenului de elaborare, fara intarzieri, in asa

fel incat sa reflecte competenta si profesionalismul auditorului, precum si o activitate de audit de

calitate;

g) convingator, ceea ce presupune prezentarea concludenta si exacta a rezultatelor auditului, iar

concluziile si recomandarile din raport trebuie sa fie sustinute cu probe de audit suficiente si adecvate.

Raportul de audit va fi pus la dispozitia Beneficiarului in termen de 15 zile de la solicitarea acestuia de

catre Beneficiar.

V. Situatia ofertantului:

Pentru a-si demonstra capacitatea de exercitare a activitatii profesionale (forma de inregistrare precum

si obiectul de activitate) Ofertantul, persoana fizica sau juridica, va prezenta:

- Certificat de inregistrare la Oficiul Registrului Comertului, sau orice alt document echivalent - in copie;

- Certificat constatator sau orice alt document echivalent, prin care sa dovedeasca forma de inregistrare

ca persoana fizica sau juridica - in copie;

- Pentru persoanele fizice - document emis de Camera Auditorilor Financiari din Romania CAFR, care sa

ateste calitatea de auditor financiar activ in 2011, emisa conform Hotararii nr. 68 bis din 14 august 2006,

Emitent: Consiliul CAFR, privind aprobarea procedurii de inregistrare a auditorilor financiari activi ca

Persoane Fizice Autorizate sau copie carnet de auditor vizat pe anul 2011 - in copie conform cu

originalul;

- Pentru persoanele juridice - autorizatie de functionare sau document emis de CAFR care sa ateste

inregistrarea in Registrul auditorilor financiari activi in anul 2011 - in copie conform cu originalul;

- Pentru a-si demonstra experienta similara, ofertantul va prezenta un contract din care sa reiasä ca a

furnizat servicii de audit pentru proiecte finantate din fonduri europene;

- Pentru a verifica indeplinirea cerintelor pentru fiecare auditor, ofertantul va depune:

v Copii dupa actele de studii care atesta pregatirea profesionala;

VI. Durata de furnizare a serviciilor -

Durata maxima de furnizare a serviciilor este 14 luni, in conformitate cu graficul de activitati din cadrul

proiectului.

VII. Pretul serviciilor furnizate

Valoarea maxima estimata pentru serviciile furnizate este de 6.000 euro (taxe incluse)

In vederea asigurarii transparentei prezentei achizitii, anuntam prin intermediul site-urilor organizatiei si

al proiectului efectuarea acestei achizitii.

Vă rugăm să ne transmiteţi pînă pe data de 23.11.2012 oferta dvs. în concordanță cu, caietul de sarcini.

Oferta dvs. va fi însoțită de: Certificatul de înregistrare eliberat de Oficiul Registrului Comerţului, în

copie legalizată sau xerocopie certificată, pentru conformitate cu originalul, cu semnatură şi ştampilă.

Eventuale clarificari cu privire la documentatia transmisa de autoritatea contractanta pot fi obtinute de

la beneficiar

Date de contact

Asociatia pentru Tranzitie Urbana -Proiect VIVA Eastpart

Str. Voila nr.10, bl 21, sc 2, ap 16, sect 4, Bucuresti

e.mail: atu@atu.org.ro

Tel/fax: + 40 213 126 272