Analiza si Gestiunea Sistemelor Informatice Complexe

A N A L I Z A S I G E S T I U N E A S I S T E M E L O R I N F O R M A T I C E C O M P L E X E

1

C U R S

A N A L I Z A S I G E S T I U N E A

S I S T E M E L O R I N F O R M A T I C E C O M P L E X E

CUPRINS

CAPITOLUL I SISTEMUL INFORMAŢIONAL ŞI SISTEMUL INFORMATIC ................................................................ 2 1.1. INTRODUCERE ...................................................................................................................................................... 2 1.2. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ....................................................................................... 4

A. Resursele informaţionale.............................................................................................................................................. 4 B. Fluxurile si circuitele informaţionale ........................................................................................................................... 6 C. Procedurile si mijloacele de tratare a informatiei......................................................................................................... 6

1.3. TIPURI DE FLUXURI SI CIRCUITE INFORMAŢIONALE ................................................................................ 8 1.4. DOMENII IN CARE SE APLICA SISTEMELE INFORMATICE......................................................................... 9 1.5. REGULI DE BAZA PENTRU REALIZAREA UNUI SISTEM INFORMATIC EFFICIENT ............................ 12

Abordarea globala modulara........................................................................................................................................... 12 Criteriul eficientei economice......................................................................................................................................... 12 Orientarea spre utilizatori ............................................................................................................................................... 12 Asigurarea unicitatii introducerii datelor ........................................................................................................................ 12 Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului .......................................................................................................... 12 Solutie generala, independenta de configuratia actuala a sistemului informatizat.......................................................... 12 Posibilitatea de dezvoltare ulterioara .............................................................................................................................. 12

1.6. STRATEGII DE RELIZAREA UNUI SISTEM INFIORMATIC EFICIENT ...................................................... 12 Strategia ascendenta........................................................................................................................................................ 12 Strategia descendenta...................................................................................................................................................... 12 Etapele realizării unui sistem informatic......................................................................................................................... 13

CAPITOLUL II METODE DE PROIECTARE A SISTEMELOR INFORMAŢIONALE................................................... 14 2.1. CONDITII DE EXISTENTA ALE UNUI SISTEM INFORMAŢIONAL FIABIL ................................................... 14

2.1.1. Cerinte necesare pentru asigurarea corectitudiniisi viabilitatii informatiei........................................................... 14 2.1.2. Eliminarea deficientelor majore existente în sistemul informaţional în functiune................................................ 15

2.2. PRINCIPII CARE STAU LA BAZA PROIECTARII (REPROIECTARII) SISTEMELOR INFORMAŢIONALE. 16 2.3. DEMERSUL ANALIZEI DE SISTEM SI PROIECTARII ........................................................................................ 18

2.3.1. Elemente ale analizei de sistem............................................................................................................................. 18 2.3.2. Fazele proiectarii................................................................................................................................................... 18

CAPITOLUL III INFORMATIZAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE................................................................... 21 3.1. SISTEMUL INFORMATIC VERSUS SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE CONDUCERE ................................. 21 3.2. MODERNIZAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE. ROLUL MANAGERILOR ÎN PROCESELE DE INFORMATIZARE............................................................................................................................................................ 22 3.3. SISTEME INFORMAŢIONALE COMPUTERIZATE.............................................................................................. 23 3.4. DIRECTII STRATEGICE ÎN INFORMATIZAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ALE ÎNTREPRINDERILOR COMERCIALE ........................................................................................................................... 24

3.4.1. Noi tendinte în tehnologia informatiei .................................................................................................................. 24 3.4.2. Aspecte noi ale monitorizarii sistemelor informaţionale ...................................................................................... 25

CAPITOLUL IV MANAGEMENTUL SISTEMELOR INFORMATICE ............................................................................ 27 4.1. Managementul proiectelor ...................................................................................................................................... 27 4.2. Managementul riscului ................................................................................................................................................ 27 4.3. Managementul Comunicarii......................................................................................................................................... 28

BIBLIOGRAFIE..................................................................................................................................................................... 30


2

CCAAPPIITTOOLLUULL II SSIISSTTEEMMUULL IINNFFOORRMMAAŢŢIIOONNAALL ŞŞII SSIISSTTEEMMUULL IINNFFOORRMMAATTIICC

111...111... IIINNNTTTRRROOODDDUUUCCCEEERRREEE

În practica întâlnim doua concepte legate de informatie si anume sistemul informaţional si sistemul informatic.

Sistemul informaţional este ansamblul de elemente implicate în procesul de colectare, transmisie, prelucrare, etc. de informatii.

Rolul sistemului informaţional este de a transmite informatia între diferite elemente . De exemplu, în cadrul unei unitati economice, rolul sistemului informaţional este de a asigura persoanele din conducere cu informatii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alta natura.

În cadrul sistemului informaţional se regasesc: informatia vehiculata, documentele purtatoare de informatii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informatiei, etc.

Printre posibile activitati desfasurate în cadrul acestui sistem, pot fi enumerate: achizitionarea de informatii din sistemul de baza, completarea documentelor si transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.

În cadrul sistemului informaţional, majoritatea activitatilor se pot desfasura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare si apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, catre alt compartiment spre prelucrare.

Transferul se poate face si el pe cale electronica, prin intermediul unei retele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare si transmitere a datelor pe cale electronica alcatuiesc un sistem informatic.

Într-un sistem informatic intră: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateaza tehnica de calcul , teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare etc.

Se poate spune că sistemul informaţional este inclus în sistemul informatic, acesta din urma fiind o componenta esentiala a primului.

Una din caracteristicile societatii moderne este vehicularea unei cantitati mari de informatii de natura diferita. Expertii tind sa acrediteze ideea ca, în prezent, ne aflam în stadiul unei societati informaţionale în plina dezvoltare. Nivelul de organizare sociala si gradul de procesare a informatiei, conditioneaza exactitatea si viteza de reactie a subsistemelor sociale, precum si a componentelor lor organizationale, la schimbarile rapide de stare ale societatii. Ca urmare, preocuparile pentru optimizarea continua a comunicarii constituie un obiectiv principal al proceselor de conducere macro si microeconomica.

O organizatie, privita ca un sistem dinamic si complex, se caracterizeaza prin trei componente: a.·un sistem conducator, care este orientat catre luarea deciziilor si repartitia resurselor necesare

pentru îndeplinirea, la un nivel de performanta asteptat, a obiectivelor organizatiei; b.· un sistem informaţional, care are ca principala atributie dirijarea fluxului de informatie, în

conformitate cu nevoile procesului de conducere; el se mai numeste si sistem informaţional pentru conducere;

c. un sistem de executie sau sistem condus, este subordonat primului sistem si îsi subsumeaza eforturile sale cerintelor sistemului conducator.


3

Componenta a unei organizatii, abordata ca un sistem cibernetic, conducerea poate fi definita ca un proces de ordonare a componentelor acesteia potrivit criteriului concordantei scop – actiune. În cadrul procesului, informatia joaca un rol de legatura între elementele umane si materiale ale sistemului, fara de care nu ar fi posibil nici un fel de actiune ordonata, subordonata scopului propus.

Corespunzator etapelor unui ciclu al conducerii, se disting urmatoarele faze (în succesiune): culegerea informatiei de stare - analiza - elaborarea informatiei de comanda -actiunea.

Definiţie: Un ciclu al conducerii include ansamblul operatiilor desfasurate din momentul aparitiei unui eveniment ce începe cu o actiune planificata si dureaza pâna la declansarea acesteia.

Aceasta pune în evidenta faptul ca esenta conducerii o constituie însusi procesul de transformare a informatiei de stare în informatie de comanda si transmiterea acesteia intre nivelul conducator si cel condus.

Sub aspect conceptual, atributul informaţional se refera la tot ce înseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informaţional determina nivelul de performanta al acesteia.

Sistemele informaţionale au existat, într-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, în calitatea sa de proces de însusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informaţional al conducerii se exprima prin acest sistem.

Aparitia si evolutia sistemelor informaţionale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de conducere, productive si informaţionale:

• aparitia nevoii de a conduce, care a constituit o premisa esentiala a existentei sistemelor informaţionale; pe masura dezvoltarii productiei materiale acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii, s-au datorat unor sisteme informaţionale bine concepute si organizate;

• aparitia primelor sisteme informaţionale, special organizate, în primele decenii ale secolului XX;

• consolidarea sistemelor informaţionale, în a doua jumatate a secolului nostru, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de prelucrare a datelor. În acest context, un sistem informaţional vizeaza atât aspectul organizatoric al acestuia, cât si cel

tehnic. Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar în cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat, care cuprinde: proceduri, metode si mijloace folosite atât pentru generarea si pastrarea datelor, cât si pentru transformarea lor în informatii, inclusiv echipamente, asigurarea cu programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor.

Prin urmare, un sistem informaţional reprezinta un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati practice, concretizate în compartimente cu legaturi informaţionale, alcatuind cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile. Altfel spus, sistemul informaţional constituie un angrenaj care procura informatiile, le transforma într-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atât în timpul executiei, cât si dupa terminarea actiunii lor.

În România, cercetarea si proiectarea sistemelor informaţionale a înregistrat în ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, în prezent, de încercarea conturarii unei conceptii proprii în acest domeniu. Cu toate acestea, experienta practica în întreprinderile comerciale a aratat ca, de multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem informaţional, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor folosite sau procedeelor de prelucrare, facându-se abstractie de ideea de sistem.


4

L

Tinând seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrata a sistemului informaţional conduce la ceea ce se defineste drept management complex în firmele comerciale românesti.

Sistemul informaţional al întreprinderii comerciale poate fi definit ca acea componenta a managementului firmei comerciale care încorporeaza totalitatea resurselor informaţionale create, prelucrate si transmise pe fluxuri si circuite informaţionale, precum si a tehnicilor si mijloacelor de procesare a acestora în vederea cresterii rapiditatii si fiabilitatii actului decizional.

111...222...CCCOOOMMMPPPOOONNNEEENNNTTTEEELLEEE SSSIIISSSTTTEEEMMMUUULLLUUUIII IIINNNFFFOOORRRMMMAAAŢŢŢIIIOOONNNAAALLL

Asa cum am mentionat, sistemul informaţional poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii în timp real a întreprinderii comerciale.

Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente.

In sensul cel mai general componentele sistemului informaţional sunt: A. resursele informaţionale B. circuitele si fluxurile informaţionale C. procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor. A. Resursele informaţionale Resursele informaţionale reprezintă componenta a cărei calitate tinde sa conditioneze într-o

masura crescânda continutul si eficienta de ansamblu a întreprinderii comerciale. Ele pot fi definite ca reprezentând ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute,

disponibile si refolosibile din întreprinderea comerciala. Tot mai mult se acrediteaza ideea ca resursele informaţionale sunt o componenta a oricarui tip de

activitate. Fiecare activitate la rândul ei genereaza noi informatii, care, ulterior, sunt utile ducerii la bun sfârsit a respectivei activitati sau ale altor activitati.

Procesele de natura manageriala, orientate catre adaptarea întreprinderii comerciale la un mediu tot mai dinamic si complex, impun obtinerea de informatii vitale cu privire la piata (dinamica, dimensiuni, structura etc.), la competitie (cota de piata, segmente ocupate de cumparatori, preturi practicate,structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, conditii de livrare, preturi), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumparare etc.).

Ca urmare, apare necesitatea organizarii la nivelul întreprinderii comerciale a unui sistem eficient de procurare, prelucrare si stocare a acestor informatii, care sa fie în masura sa le transforme în resurse disponibile si refolosibile, subsumate fundamentarii corespunzatoare a deciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva a firmei.

Resursele informaţionale conditioneaza într-o masura semnificativa, atât manifestarea functiilor întreprinderii comerciale, cât si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza. Astfel, domeniile de resurse informaţionale majore privind functiile întreprinderii pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:

• functia comerciala – gasirea celor mai bune segmente de furnizori, valorificarea spatiilor de stocare si comercializare, administrarea vânzarilor;

• functia de cercetare - dezvoltare - planificarea strategica, investitiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;

• functia de marketing - cercetarea pietei, strategia de reclama, planificarea vânzarilor, analiza acestora;

• functia financiar - contabila - planificarea profitului, stabilirea capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;


• functia de personal - recrutare, selectie, angajare, formare si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;

• functia de productie - prestari servicii, ambalare, portionare etc. Modul de organizare a resurselor informaţionale permite, pe de o parte, cunoasterea situatiei

trecute, precum si a celei existente într-o întreprindere comerciala, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea si îndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze influentarea mediului în sensul dorit.

În literatura de specialitate, se mentioneaza ca pentru întreprinderea comerciala, perioada actuala se caracterizeaza prin mutarea accentului de la sistemele de distributie a marfurilor la cele informaţionale, subliniindu-se astfel rolul strategic pe care îl joaca resursele informaţionale. Abandonarea conceptiei traditionale, în favoarea uneia noi, moderne, se explica prin constientizarea

faptului ca o utilizare corespunzatoare a resurselor informaţionale permite rationalizarea distributiei marfurilor, în conditiile în care este evident mai avantajos, mai ieftin sa misti informatia decât marfa.

Componenta elementara a resurselor informaţionale, informatia constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice.

Plecând de la conceptul de informatie si continutul acesteia, literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un loc aparte informatiei economice, termen a carui abordare cunoaste doua acceptiuni:

• · informatie în sens larg, care se refera la orice informatie care poate fi folosita în mod direct sau indirect de catre societatile comerciale si regiile autonome în vederea atingerii obiectivelor propuse;

• · informatie în sens restrâns, care se refera numai la informatiile care sunt utilizate în mod nemijlocit în procesele economice ale firmei (contabile, financiare sau comerciale).

În cadrul firmelor comerciale este recomandabila adoptarea primei acceptiuni mentionate, datorita avantajelor pe care le ofera prin luarea în considerare a ratiunii existentei si finalitatii informatiei economice, indiferent de natura sa tehnica, stiintifica sau comerciala. În acelasi timp, o asemenea abordare corespunde si obiectivelor firmelor cu privire la adaptarea permanenta la mutatiile intervenite în cadrul mediului economico-social, adaptare ce presupune cunoasterea si valorificareaoricarui tip de informatii.

Complexitatea proceselor manageriale implica crearea si utilizarea unui volum mare de informatii. Diversitatea si complexitatea deosebita a acestora impune o multitudine de clasificari4 ce faciliteaza identificarea caracteristicilor specifice fiecarui tip.

Din punctul de vedere al gradului de prelucrare, informatiile pot fi: • primare – cele care nu au suferit un proces de prelucrare anterior; • intermediare – cele care au fost si mai pot fi supuse prelucrarii; • finale – cele care au un caracter sintetic si un grad de agregare ridicat.

În functie de originea si destinatia lor, distingem: • informatii externe - generate în mediu sau destinate acestuia; • informatii interne - care se nasc si circula în interiorul întreprinderii.

5


6

Dupa modul de definire , informatiile se clasifica în:

• formale - având un regim prestabilit de captare, circulatie, prelucrare si stocare; • informale - care circula spontan între compartimente si/sau indivizi în functie de

necesitati. Având drept criteriu natura lor, informatiile pot fi:

• cantitative ; • calitative ; • de comparatie.

Din punct de vedere al modului de organizare a înregistrarii si prelucrarii, informatiile pot fi: • informatii tehnico -operative – care au frecventa mare de difuzare, caracter analitic si

sunt orientate catre localizarea în timp si spatiu a proceselor din cadrul firmei; • informatii de evidenta contabila – ce sunt utilizate pentru fundamentarea si evaluarea

deciziilor pe termen scurt si se refera, înspecial, la aspecte de gestiune economica ale activitatilor întreprinderii;

• informatiile statistice - care sunt informatii postoperative ce reflecta în mod sintetic, sub forma preponderent numerica, principalele activitati ale firmei; sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor întreprinderii comerciale si pentru diagnosticarea si previzionarea de noi obiective.

De remarcat ca, în întreprinderea comerciala, pot deveni resurse informaţionale numai informatiile depozitate pe diferiti suporti materiali (hârtie, benzi magnetice, dischete etc.) si susceptibile de a fi valorificate într-o împrejurare data.

B. Fluxurile si circuitele informaţionale Fluxurile si circuitele informaţionale sunt cea de a doua componenta a sistemului informaţional

al întreprinderii comerciale. Orice sistem informaţional se caracterizeaza, în fiecare parte a lui, prin doua concepte: emitator si receptor (beneficiar).Emitatorul este sursa de producere a informatiei care apoi este procesata sau modificata (blocul 1 din fig. 1.1) si transmisa receptorului.

Cantitatea de informatii vehiculata (transmisa si procesata) între emitator si receptor se numeste flux informaţional iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informaţional.

Caracteristica principala a fluxurilor si circuitelor în întreprinde rile comerciale, consta în maximizarea fluxurilor informaţionale în conditiile în care circuitele informaţionale înregistreaza o tendinta clara de scurtare, prin eliminarea sau evitarea punctelor intermediare. Ideea de baza este ca maximum de informatie utila trebuie sa fie transferata de la emitator la beneficiarul informaţional pe calea cea mai scurta.

C. Procedurile si mijloacele de tratare a informatiei Cea de a treia componenta a sistemelor informaţionale o constituie procedurile si mijloacele de

tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informaţionala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale. Ele sunt strict dependente de forma de organizare a sistemului informaţional precum si de baza materiala de care dispuneîntreprinde rea comerciala.

Procedurile informaţionale includ metodele si tehnicile de culegere, înregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Procedurile informaţionale sunt demersuri foarte detaliate, constituite si organizate etapizat: • · stabilirea suportilor (purtatorilor) de informatii utilizati, adica a materialelor folosite


7

pentru consemnarea lor, precum si a caracteristicilor dimensionale si de structura a acestora.

Suportii informaţionali utilizati variaza în functie de natura sistemului informaţional existent. Astfel, într-un sistem informaţional simplu, practicat îndeosebi de întreprinderile comerciale mici si mijlocii, care se caracterizeaza prin circulatia informatiilor de la emitor la receptor în starea în care au fost emise, cei mai frecvent întâlniti suporti de informatii sunt: chitantiere, facturiere, registre, contracte, etc..

În cadrul sistemelor informaţionale complexe, folosite de catre întreprinderile comerciale mari, în care datele circula prelucrate cu ajutorul unor mijloace mecanizate sau automatizate folosind echipamente adecvate si personal specializat, sunt utilizati, pe lânga suportii mentionati mai sus si suporti magnetici pentru informatii: benzi magnetice, dischete, CD, discuri optice, etc.

Se pot defini astfel, relatiile care stau la baza stabilirii nivelurilor de performanta (cifra de afaceri, venitul net, profitul) sau a gradului de realizare/nerealizare a acestor niveluri de performanta.

Demersul în sine porneste de la forma finala a existentei informatiilor, care sunt strict dependente de imaginea precisa a obiectivelor si sarcinilor firmei. Realizarea acestora este conditionata de existenta informatiilor si cerintele pe care ele trebuie sa le îndeplineasca, cerinte în functie de care persoanele responsabile cu aspectele organizatorice, economice si informaţionale stabilesc procedurile informaţionale adecvate.

Gradul de agregare a procedurilor, este strict dependent de marimea întreprinderii comerciale si de nivelul de complexitate a managementului acesteia. Prelucrarea informatiilor prin intermediul metodelor evoluate matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice reprezinta, în prezent, o practica tot mai frecventa.

Dotarile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii între caracteristicile fundamentale ale procedurilor informaţionale. Astfel, pe primele locuri se situeaza urmatoarele:

• · gradul ridicat de formalizare a procedurilor informaţionale, bazata în principal pe tipizare, standardizare si codificare a informatiilor si situatiilor informaţionale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea integrarii lor pe verticala sistemului de management;

• · un accentuat caracter optional al procedurilor informaţionale ale întreprinderilor competitive, precum si tratarea rapida a informatiei; existenta acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de utilizarea foarte diversa a bazelor de date, bancilor de informatii, programelor expert, s.a.m.d.;

• · economicitatea ridicata a procedurilor informaţionale moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate; sporirea eficientei procedurilor informaţionale este conditionata, pe de o parte de complexitatea lor, iar pe de alta parte, de aplicarea unor principiirelativ simple, dar extrem de importante, precum principiul exceptiilor, principiul prioritatilor etc.

Mijloace de tratare a informatiilor se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informaţional. Acest suport include doua mari componente si anume:

• · suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente - hardware; • · suportul logic, care cuprinde sistemul de programe deoperare si programele de aplicatii

– software. Obtinerea unor rezultate finale în timp real este conditionata de numarul, structura si calitatile

tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor. Ca urmare, ele vor influenta performantele functionale ale sistemului informaţional.

În functie de performantele tehnice si de gradul de interventie al omului, diferitele tipuri de mijloace de tratare a informatiilor pot fi grupate în urmatoarele categorii:


• manuale – când intrarile în sistem sunt pe purtatori de hârtie, care sunt procesate

manual, iesirile fiind tot pe purtatori de hârtie; • mecanizate – când prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul echipamentelor

mecanografice, cu posibilitati de înmagazinare relativ limitate, iar accesul la informatie este de regula limitat de performantele acestora;

8

L

• automate – când prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibilitati de înmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informatie realizându-se “on line”.

111...333...TTTIIIPPPUUURRRIII DDDEEE FFFLLLUUUXXXUUURRRIII SSSIII CCCIIIRRRCCCUUUIIITTTEEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAAŢŢŢIIIOOONNNAAALLEEE

În literatura de specialitate, analiza fluxurilor informaţionale se constituie ca un capitol de sine statator. El a aparut ca urmare a preocuparii teoreticienilor de a elabora categorii generice care sa caracterizeze cât mai complet sistemele informaţionale. In acest context facem mentiunea ca exista o foarte complexa tipologie a fluxurilor informaţionale. Ele sunt abordate în functie de directia de vehiculare a informatiei (verticale,orizontale, oblice); continutul informatiei (omogene, eterogene); frecventa producerii (permanente, temporare, periodice) sau configuratie (ondulatorii, arc, spirala). Primele trei criterii includ tipuri de fluxuri cu aplicabilitate relativ generala si la întreprinderile comerciale.

Criteriul configuratiei este, însa, cel mai complex, deoarece el are la baza ideea ca un management bun este rezultatul unei decizii corect transmise printr-un sistem informaţional, într-o structura organizatorica permeabila. Potrivit acestui criteriu, pot fi definite urmatoarele tipuri de fluxuri informaţionale:

• · liniare – care au un caracter permanent si urmaresc în principal traseul relatiilor organizatorice de tip ierarhic si de cooperare;

• · ondulatorii – care se stabilesc între sefi si subordonatii compartimentelor situate la acelasi nivel ierarhic si sunt rezultanta unei combinatii dintre relatiile de tip ierarhic cu rela tii de cooperare (vezi fig. 1.2);


• · arc – care apar între decidenti si executanti situati pe niveluri ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente, si sunt de regula generate de deciziile cu caracter de unicat; ele pot fi cu transferul deciziei descendent si raportare ascendenta (informarea

este subsecventa deciziei, arc convex – fig. 1.3) sau cu informare ascendenta si decizie descendenta (informarea ajuta la construirea deciziei , arc concav – fig. 1.4);

9

1 ..4 ..D M N

• · spirala – care apar cu caracter temporar sau aleator si sunt specifice fluxurilor specializate pentru urmarirea unui produs (aflat în franciza ) de la intrare, pâna la vânzare si post vânzare (fig. 1.5).

11.44.DDOOOMMEEENNNIIIIII IIINN CCCAAARRREEE SSSEEE AAAPPPLLLIIICCCAAA SSSIIISSSTTTEEEMMMEEELLLEEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIICCCEEE

Sistemele informatice acopera cele mai diverse domenii.

a. În functie de specializare, sunt :

• Sisteme specializate, ce sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problema dintr-un anume domeniu;

• Sisteme de uz general, cu ajutorul carora se poate rezolva o gama larga de probleme din mai multe domenii;

• Sisteme locale, programele necesare prelucrarilor

de date iar datele se afla pe un singur sistem de calcul;


• Sisteme pe retea, sistemul functioneaza într-o retea de calculatoare, caz în care, datele si programele pot fi distribuite mai multor statii de lucru ce fac parte din acea retea.

În ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru în retea, avantajele fiind evidente: transfer de date între statii foarte rapid, costuri minime, etc.

b. În functie de localizarea datelor si de locul în care se proceseză ele, există următoarele sisteme informatice :

• Cu date centralizate, datele se afla pe un singur sistem de calcul; • Cu date distribuite, datele se afla distribuite pe mai multe calculatoare în retea; • Cu prelucrari centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singura statie de lucru, indiferent

de numarul statiilor pe care sunt informatiile de prelucrat; • Cu prelucrari distribuite, mai multe calculatoare prelucreaza datele provenite de la unul sau

mai multe calculatoare din retea; c. După domeniul în care functioneaza, sistemele pot fi clasificate : • Sisteme de baze de date, specializate în gestiunea unor cantitati mari de date; • Pentru prelucrari stiintifice, specializate pe anumite domenii stiintifice; • Pentru conducerea proceselor tehnologice, pentru conducerea unor masini, scule, unelte

computerizate; d. Dupa nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice în structura organizatorica a societatii,

sistemele informatice sunt : • Sisteme informatice pentru conducerea activitatilor la nivelul unitatilor economice; • Sisteme la nivelul organizatiilor cu structura de grup;

• Sisteme informatice teritoriale; • Sisteme informatice la nivel de ramura si subramura si la nivel economic national;

10


11

• Sisteme de uz general. e. Dupa activitatea ce o automatizeaza, sistemele pot fi : • Pentru conducerea productiei; • Pentru activitatea comerciala; • Pentru evidenta contabila; • Pentru evidenta materialelor si marfurilor; • Pentru evidenta personalului si salarizare; • Pentru evidenta mijloacelor fixe. Acete sisteme au o aplicare imediata în cadrul rezolvarii unor probleme de natura economica.

Una dintre cele mai informatizate domenii este economia. Înca din cele mai vechi timpuri, omul, chiar fara sa stie, era preocupat de acest domeniu -

economia. Omul avea nevoie, pentru a trai, de o serie de elemente indispensabile, cum ar fi apa, hrana, arme pentru a se apara de animale; odata cu evolutia lui, au crescut si necesitatile, pe lânga cele vechi au aparut si altele: haine, mijloace de transport, unelte, etc. Astfel apare conceptul de interes economic.

Pentru a satisfane anumite nevoi, este necesar sa se consume bunuri, resurse. Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poarta numele de resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunzator, în vederea satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stingente.

Astfel apare problema economica generala care reprezinta munca depusa de om în vederea alegerii si folosirii resurselor pentru a-si satisface cât mai bine nevoile.

Activitatea desfasurata de om pentru gasirea si prelucrarea resurselor economice se numeste activitate economica.

Acesta lege se regaseste si în zilele noastre, în sensul ca omul, munceste pentru a-si procura cele necesare traiului. Cu cât câstiga mai mult, cu atât cresc si nevoile acestuia.

În cazul companiilor comerciale, acestea desfasoara o activitate de productie, veniturile obtinute din valorificarea acestora permitând acesteia continuarea activitatii si a dezvoltarii. Aici, nevoile sunt cele de a ramâne în competitie pe piata, iar resursele sunt constituite din materia prima folosita, forta de munca, mijloacele de productie, etc. Criteriul satisfacerii nevoilor în cazul unei companii comerciale se transforma în telul urmarit de aceasta - obtinerea de profit.

Pentru realizarea acestei dorinte, companiile trebuie sa-si perfectioneze continuu activitatea. Utilizarea tehnicii de calcul, mareste considerabil eficienta economica. Unul dintre mijloacele prin care activitatea economica este automatizata este dat de sistemele informatice de gestiune economica.

În cadrul unitatilor economice sunt o multitudine de activitati ce pot fi supuse informatizarii. Acestea pot fi împartite în grupe, în functie de compartimentele în care se desfasoara.

Spre exemplu, în cadrul compartimentului productie se poate informatiza activitatea de stabilire a structurii productiei si de dimensionare a sa, programarea si urmarirea productiei, etc.

În cadrul compartimentului financiar-contabil, activitatea ar putea fi informatizata aproape în totalitate, la fel ca si activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizare.

Fiecare dintre compartimentele unei unitati economice poate fi informatizat într-o masura mai mare sau mai mica, ideal însa ar fi ca toate acestea sa fie înglobate într-un sistem informatic global de gestiune economica la nivelul întregii societati comerciale.

Pentru realizarea unui sistem informatic eficient, trebuiesc avute în vedere unele reguli de baza, ce au fost deduse din practica.


12

I E

111...555... RRREEEGGGUUULLLIII DDDEEE BBBAAAZZZAAA PPPEEENNNTTTRRRUUU RRREEEAAALLLIIIZZZAAARRREEEAAA UUUNNNUUUIII SSSIIISSSTTTEEEMMM IIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIICCC

EEEFFFFFFIIICCCIIIEEENNNTTT

Abordarea globala modulara La proiectarea sistemului trebuie avuta în vedere legatura acestuia cu lumea exterioara,

posibilitatile de comunicare cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme de alta natura, posibilitatea includerii sistemului într-un sistem mai complex, sau posibilitatea includerii altor sisteme.

Criteriul eficientei economice Principalul criteriu ce sta la baza realizarii sistemului este cel economic. Cu alte cuvinte, la

proiectare trebuie avut în vedere ca raportul dintre rezultatul sau rezultatele directe sau indirecte obtinute prin implementarea si folosirea sistemului economic si totalitatea costurilor de realizare sa fie cât mai mare. Cu alte cuvinte, trebuie sa fie rentabil.

Orientarea spre utilizatori La realizarea sistemului trebuie sa se aiba în vedere Iîn primul rând nivelul de cunoştinţe al

utilizatorilor, cerintele si preferintele lor. În acest sens, trebuie purtata o discutie cu utilizatorii în prealabil si pe baza sugestiilor lor sa se treaca la proiectarea propriu zisa.

Asigurarea unicitatii introducerii datelor De cele mai multe ori o serie de date trebuiesc utilizate în mai multe locuri în cadrul sistemului

informatic. La proiectarea sistemului, trebuie ca datele sa fie introduse o singura data, iar sistemul sa distribuie automat datele în celelalte locuri în care este nevoie de ele.

Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului Acest principiu decurge tot din orientarea spre utilizator. Trebuie discutat cu utilizatorul înainte

de a trece la proiectare, pentru a înlatura de la început o serie de neajunsuri. Trebuiesc discutate modalitatile de introducere a datelor si adaptarea aplicatiei la nevoile utilizatorului, modul de calcul si prelucrare al datelor.

Solutie generala, independenta de configuratia actuala a sistemului informatizat Sistemul proiectat trebuie sa ia în considerare posibilitatea de achiziţionare de echipamente noi,

performante, daca este posibil, iar daca nu, să se adapteze cel existente. Posibilitatea de dezvoltare ulterioara Trebuie avută în vedere posibilitatea ca sistemul sa poata fi înbunatatit în raport de cerintele

viitoare ale firmei beneficiare. Sistemele informatice pun probleme serioase la realizarea lor. În functie de modul de abordare,

costurile pot fi mai mici sau mai mari, rezultatele mai bune sau mai putin bune. 111...666... SSSTTTRRRAAATTTEEEGGGIIIII DDDEE RRREEELLLIIIZZZAAARRREEEAAA UUUNNNUUUIII SSSIIISSSTTTEEEMMM IIINNNFFFIIIOOORRRMMMAAATTTIIICCC EEEFFFIIICCCIIIEEENNNTTT

De-a lungul timpului s-au conturat doua tipuri de astfel de strategii : • Ascendenta (“bottom-up” de jos în sus, de la mic la mare) • Descendent (“top-down” de sus în jos, de la mare la mic). Strategia ascendenta În conformitate cu aceasta strategie, rezolvarea unei anumite probleme începe cu rezolvarea

problemelor de detaliu, minore. Solutiile sunt agregat în vederea solutionarii unei probleme mai complexe. Se procedeaza asfel pâna ce se ajunge la vârf, la solutionarea problemei globale.

Dezavantajul acestei metode consta în necesitatea cunoasterii în detaliu al domeniului problemei de rezolvat înainte de trecerea la rezolvarea propriuzisa.

Strategia descendenta Este opusa celei ascendente, abordând problema de la general la particular, de sus în jos. Este studiata problema global, încercând descompunerea ei în probleme mai mici si se trece la


13

rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin aceiasi metoda, adica prin descompunerea lor în alte subprobleme, si tot asa pâna se ajunge la probleme a caror rezolvare este cunoscuta..

Aceasta strategie prezinta avantajul ca ofera în orice moment o imagine de ansamblu asupra problemei de rezolvat.

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceia ce implica în final costuri ridicate. Din acesta cauza, modul de abordare a problemei proiectarii este foarte important. În decursul timpului s-au cristalizat câteva metodologii standard de proiectare.

Etapele realizării unui sistem informatic Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt : • Analiza sistemului existent - se studiaza sistemul informatic existent si se stabilesc

neajunsurile sale si cerintele ce urmeaza a fi satisfacute de viitorul sistem informatic. În acesta etapa se stabileste rentabilitatea folosirii sistemului informatic.

• Proiectarea sistemului informatic - se concepe sistemul, elementele componente ale acestuia, structura lor si modul de realizare.Datorita complexitatii, aceasta etapa este la rândul ei descompusa în doua etape :

• Proiectarea de ansamblu - se stabileste arhitectura de ansamblu, modul de descompunere pe componente, intrarile si iesirile sistemului. Se finalizeaza printr-o schema de ansamblu a sistemului în care sunt incluse toate aceste elementele.

• Proiectarea de detaliu - fiecare element descris în etapa anterioara este descris în detaliu. • Elaborarea programelor - se scriu programele sistemului într-umn limbaj ales anterior. • Implementarea sistemului - dupa ce a fost realizat sistemul se trece la implementarea sa. • Exploatarea si întretinerea sistemului - aceasta este faza finala a proiectului în care se trece la

exploatarea acestuia. Este necesara în paralel si o serie de operatii de întretinere a acestuia.


14

O M N

CCAAPPIITTOOLLUULL IIII MMEETTOODDEE DDEE PPRROOIIEECCTTAARREE AA SSIISSTTEEMMEELLOORR IINNFFOORRMMAAŢŢIIOONNAALLEE

222...111... CCCOOONNNDDDIIITTTIIIIII DDDEEE EEEXXXIIISSSTTTEEENNNTTTAAA AAALLLEEE UUUNNNUUUIII SSSIIISSSTTTEEEMMM IIINNNFFFOORRRMMAAAŢŢŢIIIOOONNAAALLL FFFIIIAAABBBIIILLL

Preocuparile referitoare la operativitatea deciziei manageriale si, în acest, context la perfectionarea sistemelor informaţionale nu sunt noi. Înca din anii ’50 ca urmare a cresterii marimii întreprinderilor si a complexitatii proceselor de conducere, a aparut necesitatea îmbunatatirii, rationalizarii si perfectionarii sistemelor informaţionale. In acest context, ideea care s-a degajat a fost aceea ca un sistem informaţional, fara a fi exhaustiv, trebuiesa raspunda cerintei de rationalizare a informatiei în vederea cresterii calitatii procesului decizional. În conditiile în care, managerii întreprinderilor comerciale se afla permanent în fata situatiei de a lua decizii în conditii de risc, se pun în fata proiectantii de sisteme informaţionale au obligatia de a satisface doua conditii de baza:

• asigurarea unei prelucrari corecte a informatiei din domeniile care tin de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor internede stocare, transport si comercializare);

• oferirea unor estimatii cât mai apropiate de evolutia reala pentru fenomenele care se gasesc sub incidenta riscului (dinamica pietei, cote de piata, evolutia proceselor inflationiste, etc.).Realizarea acestor conditii impune la rândul ei realizarea altor doua categorii mari de restrictii:

• impunerea unor cerinte care sa asigure corectitudinea si viabilitatea informatiei; • eliminarea deficientelor majore existente în sistemul informaţional în functiune.

2.1.1. Cerinte necesare pentru asigurarea corectitudiniisi viabilitatii informatiei Sunt elemente care conditioneaza perceperea realista a proceselor la care se refera informatiile în

calitatea lor de componente primare ale sistemului informaţional. Dintre acestea enumeram: • asigurarea de informatii reale cu privire la modul de desfasurare a proceselor din

interiorul întreprinderii comerciale; cerinta se gaseste în strânsa corelatie cu caracteristicile socio-economice proprii firmei respective si mediului în care ea opereaza; calitatea informatiilor reprezinta, în acest context, un element definitoriu pentru realismul deciziilor, precum si pentru obtinerea pe termen lung a unor performante economice ridicate;

• multilateralitatea informatiei; aceasta constituie o cerinta generata de complexitatea proceselor si fenomenelor care au loc în firmele comerciale.

Întelegerea, analiza si perceperea proceselor în care întreprinderea este implicata, din multiple puncte de vedere, necesita informatii multilaterale, în masura sa reliefeze: aspectele reprezentative de natura economica, tehnica, umana sau stiintifica;

• concizia si capacitatea de sinteza a informatiilor; aceasta reprezinta o cerinta a carei existenta este impusa de riguroasa selectare a celor mai semnificative informatii din punct de vedere al gradului de noutate si al importantei pentru activitatea firmei. Dat fiind timpul limitat de care dispun managerii pentru rezolvarea problemelor pe care le incumba conducerea întreprinderilor comerciale, prezentarea informatiilor trebuie sa îmbrace o forma cât mai concisa, economica;

• precizia si siguranta informatiilor; aceasta necesita o identificare corecta a elementelor esentiale noi, si asigurarea cu exactitate a caracterului concis , sintetic si multilateral al informatiilor;


15

• oportunitatea informatiei, care consta în utilizarea informatiei corespunzator destinatiei sale în timp util; caracteristica este impusa, pe de o parte, de cunoasterea exacta a destinatarului informatiei (care poate fi cel care a cules si înregistrat informatia în forma sa primara, sau un alt executant sau manager), iar pe alta parte, de faptul ca utilizarea informatiei conform destinatiei sale este conditionata de ajungerea sa la beneficiar în timp optim pentru luarea deciziei sau declansarea actiunii vizate;

• operativitatea tratarii informatiilor; ea este impusa de reducerea perioadelor legate de initierea, luarea si implementarea deciziilor si, ca urmare, sporeste însemnatatea tratarii cât mai rapide a informatiilor, stiut fiind faptul ca o informatie oricât de valoroasa ar fi, devine total sau partial inutila, daca ajunge la utilizator dupa ce procesul caruia i-a fost nemijlocit destinata s-a finalizat;

• dinamismul informatiilor, care este impus, pe de o parte, de tendinta de comprimare a perioadelor în care se desfasoara procesele manageriale si ele de executie, iar pe de alta parte, de necesitatea ca informatiile sa reflecte evolutia procesele de munca si problematica întreprinderii comerciale în evolutia lor si, mai ales, de anticiparea evolutiei acestora;

• adaptarea informatiilor la specificitatea personalului implicat; se refera la formalizarea informatiilor în raport cu nivelul de întelegere si calificare a personalului care o utilizeaza;

• eficienta informatiilor; aceasta presupune evaluarea rezultatelor transpunerii informatiilor în decizie;

• fiabilitatea informatiilor; se refera la asigurarea disponibilitatii informatiilor în raport cu coordonatele care prezinta interes pentru decident;

• adecvarea informatiei, la nevoile impuse de luarea deciziilor la respectivul nivelul ierarhic.

2.1.2. Eliminarea deficientelor majore existente în sistemul informaţional în functiune Ea constituie cea de a doua conditie a reproiectarii sistemelor informaţionale. Un sistem

informaţional proiectat într-o anumita perioada de timp poate deveni de-a lungul timpului ineficient, datorita cresterii numarului de activitati, volumului de informatii, supraaglomerarii punctelor de decizie, aparitiei unor goluri sau paralelisme, etc. Cele mai frecvente disfunctionalitati ce apar într-un sistem informaţional sunt: distorsiunea, filtrajul, redundanta si supraîncarcarea circuitelor informaţionale.

Distorsiunea informatiilor consta în modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii în procesul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor1. Printre cauzele generatoare de distorsiuni enumeram: nerealizarea unei coordonari corecte, neomogenitate în pregatirea personalului implicat în vehicularea informatiei, slaba pregatire a celor care emit informatii, utilizarea de suporti informaţionali de calitate necorespunzatoare, probleme de manipulare a suportilor de informatii în procesul transmiterii lor, etc.

Filtrajul reprezinta o modificare voita a mesajului sau continutului informatiilor de-a lungul fluxului informaţional pe care acestea îl parcurg. Spre deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin interventia pe parcursul crearii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj eronat, partial sau total. Atât distorsiunea, cât si filtrajul, influenteaza în mod negativ beneficiarii de informatii, ca urmare a dezinformarii lor partiale sau integrale, cu efect asupra proceselor manageriale.

Redundanta consta în înregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii. Ea este o deficienta tipica a sistemului informaţional, determinata de lipsa de corelare a diferitelor functii, posturi sau compartimente din cadrul structurii organizatorice, de absenta coordonarii sau coordonarea


defectuoasa a anumitor componente ale sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectarii principiului unitatii de decizie si actiune (principiul de

baza al proiectarii structurilor organizatorice). Situatia cea mai frecventa a aparitiei redundantei este aceea a solicitarii de cereri de informatii fara respectarea nivelurilor ierarhice.

Supraîncarcarea circuitelor informaţionale cu informatii este, de fapt, un efect al redundantei, sau al nerespectarii caracterului piramidal a sistemului informaţional. Principalele ei cauze sunt: proiectarea defectuoasa a sistemului informaţional actual, lacunele în preg atirea unor manageri si executanti, tendinta de supraevaluare a realizarilor si actiunilor întreprinse.

16

A222...222... PPPRRRIIINNNCCCIIIPPPIIIIII CCCAAARRREEE SSSTTTAAAUUU LLLAAA BBBAAAZZZAAA PPPRRROOOIIIEEECCCTTTAAARRRIIIIII (((RRREEEPPPRRROOOIIIEEECCCTTTAAARRRIIIIII))) SSSIIISSSTTTEEEMMMEEELLLOOORRR IIINNNFFFOOORRRMMMAAŢŢŢIIIOOONNNAAALLLEEE

Procesele de elaborare a sistemelor informaţionale sunt procese complexe, cu activitati integrate care trebuie sa fie subordonate unei conceptii unitare si unei metodologii de abordare bazate pe respectarea cu strictete a unui complex de principii.

Aceste principii, unanim acceptate de specialistii recunoscuti din dome nu, sunt urmatoarele: • Managementul este

sistemul de nivel cel mai general al firmei comerciale; el subordoneaza proiectarea si functionarea sistemelor informaţionale. In calitatea sa de subsistem al sistemului managerial, sistemul informaţional asigura baza informaţionala pentru activitatile manageriale si de executie si, ca urmare, el trebuie sa reflecte toata gama de obiective ale firmei (strategice, tactice, derivate) care intra în competenta sistemului managerial. Sistemul informaţional trebuie sa asigure o corelare strânsa între sistemul decizional al firmei comerciale si structura organizatorica a acesteia.

• Unitatea metodologica a tratarii informatiilor este un principiu a carui


respectare asigura compatibilitatea tuturor componentelor sistemului, oferind premisele integrarii informatiilor în sistemul decizional, al asigurarii rigurozitatii, si facilitarii controlului managementului asupra functionarii sale. Caracteristica esentiala oferita de acest principiu est omogenitatea.

• Focalizarea eforturilor în demersul proiectarii catre identificarea si eliminarea abaterilor majore de la obiectivele programate a fi realizate. Abaterile majore apar, de regula, în procesul de raportare de la nivelurile inferioare de decizie, catre

cele superioare. O micsorare a frecventei si dimensiunii situatiilor informaţionale (raportarilor) ar putea, în acest context, sa determine o simplificare si o cresterii a rapiditatii de reactie a sistemului informaţional.

• Conditionat de principiu precedent este si principiul asigurarii unui timp de reactie în concordanta cu cerintele sistemului managerial. El deriva din faptul ca nici un sistem informaţional al unei întreprinderi comerciale nu este omogen din punct de vedere al culegerii, prelucrarii si transmisiei informatiei, deoarece în structura oricaruia se gasesc componente manuale alaturi de componente automatizate, care determina aparitia unor timpi diferiti de reactie. Problema cheie pentru proiectanti este de a gasi solutia cea mai buna de combinare a acestora pentru ca sistemul informaţional sa poata face fata, ca rapiditate si ritmicitate, nevoilor

17


18

U I

sistemului managerial. • Legat de acesta este principiul flexibilitatii, potrivit caruia sistemul informaţional trebuie

sa fie suficient de elastic pentru a putea face fata unor modificari ale caracteristicilor sale functionale potrivit nevoilor noi care pot apare.

• Principiul valorificarii la maximum a fondului de informatii primare în informatiile finale, deriva din necesitatea unei bune fundamentari a deciziei economice care impune o foarte clara modalitate de constructie a informatiilor finale, subsecvente deciziei, bazata pe proceduri informaţionale în masura sa utilizeze cu maximum de randament baza de informatii primare.

• Principiul eficientei, care este de fapt un principiu general al activitatii economice potrivit caruia, în procesele de proiectare trebuie avut în vedere obtinerea unui nivel maxim de rezultate cu eforturi cât mai mici. El impune o evaluare continua a acestui raport, cu mentionarea metodologiilor în masura sa asigure obtinerea unor niveluri locale optime, în termenii deciziei manageriale.

222...333... DDDEEEMMMEEERRRSSSUULLL AAANNNAAALLLIIIZZZEEEIII DDDEEE SSSIISSSTTTEEEMMM SSSIII PPPRRROOOIIIEEECCCTTTAAARRRIIIIII

2.3.1. Elemente ale analizei de sistem Un management eficient implica existenta unui sistem informaţional fiabil, în masura sa faca

fata solicitarilor procesului de decizie. Aparitia unor discordante în procesul de decizie, furnizarea cu întârziere a informatiilor, nerealismul acestora, aparitia unor conflicte ca urmare a existentei unor circuite paralele a caror existenta încalca criteriile de confidentialitate impuse, pot fi cauze ale începerii unor procese de proiectare sau reproiectare a sistemului informaţional. Acest proces este de regula un proces riguros, foarte laborios care, de regula, implica multe din resursele materiale, umane si financiare ale întreprinderii comerciale. El consta, de fapt, în implementarea unui nou set de proceduri de procesare a informatiei. Cea mai importanta problema în proiectarea unui sistem informaţional consta în descrierea sistemului, a celui deja existent dar si a celui care urmeaza a fi introdus. Importanta deriva din complexitatea sistemului informaţional, în care foarte putine componente se pot identifica cu usurinta. Situatia aceasta este urmare a faptului ca în economia româneasca nu exista un standard referitor la sistemele informaţionale. Chiar un sistem bazat pe tehnologia computerelor are un ciclu de viata limitat, la fel ca un organism viu sau ca un produs nou lansat pe piata.

Proiectarea unui sistem informaţional nou este stimulata de nevoia de a perfectiona procedurile existente sau de a obtine un avantaj competitiv din valorificarea unei noi oportunitati. Primul pas al acesteia îl constituie delimitarea sferei de cuprindere a proiectarii, prin identificarea cauzelor care determina slaba functionare a sistemului informaţional, în ansamblul sau sau a partilor sale componente. Delimitarea sferei de cuprindere se poate face cu ajutorul tabelelor de determinare (vezi fig.2.1), care pot oferi o imagine a relatiilor de tip cauza-efect în propagarea lor de la efectul final catre cauza initiala. Odata delimitata sfera de cuprindere se poate trece la proiectarea propriu-zisa.

2.3.2. Fazele proiectarii Procesul de proiectare, care este întâlnit în literatura de specialitate si sub termenii de

rationalizare sau reproiectare, este un proces complex, care poate sa afecteze întreg sistemul întreprinderii sau parti componente ale sale. Criteriul de baza al proiectarii consta în eliminarea redundantelor informaţionale. Privit la nivelul întregului sistem al întreprinderii comerciale, procesul de eliminare a redundantelor este orientat pe urmatoarele etape:

• o analiza comparativa a componentelor structurii organizationale în vederea identificarii unor subcomponente care au atributii functionale similare sau identice; daca apar situatii de acest gen se impune o redimensionare a subcomponentelor în cauza, pentru a se respecta criteriul unicitatii atributiilor functionale;

• o analiza a competentelor specifice fiecarei atributii functionale a componentelor


organizationale, cu scopul eliminarii paralelismelor în exercitarea sarcinilor; criteriul care sta la baza acestei analize este criteriul unicitatii competentelor iar rezultatul acestei analize îl constituie delimitarea clara a granitelor dintre subdiviziunile organizatorice în procesul exercitarii functiilor lor;

• o analiza a activitatilor specifice fiecarei competente , cu eliminarea redundantelor derivate din existenta unor activitati care servesc aceluiasi obiectiv, dar care se gasesc pe niveluri diferite de competente sau functionale; criteriul aplicat este acela al unicitatii activitatilor;

• construirea unei diagrame de relatii care sa cuprinda, pe de o parte, relatiile dintre activitatile specifice fiecarei competente functionale, iar pe de alta parte, relatiile dintre activitati complementare, dar care se gasesc pe niveluri de competenta functionale diferite (relatii dintre servicii diferite sau birouri diferite); criteriul utilizat este cel al unicitatii relatiei, iar scopul este acela al eliminarii relatiilor care ar putea sa genereze suprapuneri de circuite informaţionale sau dublari de fluxuri;

• reprezentarea grafica a circuitelor informaţionale specifice fiecarei relatii, care este o activitate orientata catre definirea continutului fiecarei informatii, a purtatorilor de informatii si a traiectoriilor acestora; criteriul utilizat este acela al unicitatii locului producerii unei informatii, iar prin reproiectarea purtatorilor de informatii se pot elimina eventualele informatii inutile sau eventualele dubluri de informatii;

• informatizarea sistemului informaţional astfel, îmbunatatit. Un sistem de simboluri pentru reprezentare grafica a circuitelor informaţionale este prezentat în figura 2.2.

Aceste simboluri sunt specifice prezentarilor de fluxuri si circuite informaţionale în maniera analitica. Exemplificam un asemenea gen de circuit pentru un proces de vânzare - cumparare.

În momentul cumpararii, vânzatorul completeaza un bon de vânzare (chitanta) în doua exemplare:

• un exemplar este detasat din bonier si înmânat cumparatorului (el însoteste marfa); • un al doilea exemplar ramâne în bonier pentru înregistrari în registrul de vânzari si

evidente ulterioare. Circuitul informaţional va fi urmatorul:

Procedeul de mai sus devine foarte

complex atunci când circuitele interne ale unei componente organizatorice trebuie conexate cu circuitele altor componente. În acest caz se foloseste diagrama de relatii prin care este simbolizat circuitul documentelor si opera tiile la care sunt supuse acestea în diferite compartimente implicate. Exemplificam în continuare o astfel de diagrama:

Pentru completarea stocului de mâna un magazin trimite la serviciul comercial o comanda interna (în 3 exemplare) prin care solicita aprovizionarea unor produse. Primele

2 exemplare sunt trimise la serviciul comercial, unde, exemplarul 1 este avizat si trimis la depozit pentru livrare, iar exemplarul doi se arhiveaza. La depozit, pe baza comenzii se întocmeste o nota de transfer în doua exemplare: primul însoteste produsele la magazin, unde se face receptia, iar al doilea este folosit pentru diminuarea stocului pentru produsele respective din fisele de magazie. La magazin, pe baza notei de transfer se realizeaza înregistrarea în registrul de stocuri pentru vânzare. 19


20

Diagrama de relatii va fi urmatoarea:

Acest tip de diagrama este foarte utila în procesele de informatizare, deoarece evidentiaza pe de o poarte circuitul informatiilor iar pe de alta parte procedurile care sunt utilizate în procesele de prelucrare a informatiei primare si urmarire a actului decizional.


21

F

CCAAPPIITTOOLLUULL IIIIII IINNFFOORRMMAATTIIZZAARREEAA SSIISSTTEEMMEELLOORR IINNFFOORRMMAAŢŢIIOONNAALLEE

333...111... SSSIIISSSTTTEEEMMMUUULLL IIINNNFFOOORRRMMMAAATTTIIICCC VVVEEERRRSSSUUUSSS SSSIIISSSTTTEEEMMMUUULLL IIINNNFFFOOORRRMMMAAAŢŢŢIIIOOONNNAAALLL DDDEEE CCCOOONNNDDDUUUCCCEEERRREEE

Sistemul informatic constituie în prezent un subiect amplu analizat în literatura de specialitate. Într-o forma simplista se poate considera ca, daca, într-un sistem informaţional predomina ca echipament mijloacele de automatizare, atunci acesta este denumit sistem informatic. Prin urmare, sistemul informaţional, având o sfera mai larga, include si sistemul informatic. De altfel, înca de la începutul deceniului ‘70 prin sistem informaţional se subîntelegea si sistemul informatic, adica ansamblul de mijloace - calculatoare, programe, fisiere.

Prin sistem informatic se considera acea parte din sistemul informaţional în care prelucrarea este automata.

Altfel spus, sistemul informatic, presupus parte integranta din cel informaţional, se refera la prelucrarea structurilor de informatie, pe când cel informaţional, la continutul lor.

Un sistem informatic devine integrat atunci când pentru tot sistemul informaţional, prelucrarea este automata. În aceeasi ordine de idei, un punct de vedere este si acela al egalitatii sub care sunt privite cele doua notiuni ce se pot înlocui reciproc. Pentru întreprinderile comerciale române, un asemenea sistem trebuie privit ca o limita spre care este orientata evolutia sistemului informatic, si nu un obiectiv imediat. Conturarea opiniilor mentionate anterior a fost rezultatul unui proces istoric legat de evolutia tehnicilor de prelucrare a datelor.

Prima etapa a fost legata de perioada de pionierat a sistemelor informaţionale când prelucrarea informatiilor se efectua manual si transmiterea lor se realiza pe suporti de hârtie. Ca urmare, primele definitii date sistemului informaţional, aveau în vedere numai procedurile de prelucrare manuala a informatiei.

Aparitia mijloacelor mecanografice de prelucrare a informatiei au determinat abordarea sistemelor informaţionale, într-o maniera diferita, ele fiind definite prin complexe de proceduri mecanizate partial sau total. Aceste tipuri de definitii au fost specifice deceniilor 4 si 5 ale secolului nostru.

Aparitia calculatorului electronic a indus ideea ca un sistem de informare modern nu poate fi conceput decât complet mecanizat si automatizat, acreditându-se impresia ca sistemul informatic nu este chemat sa completeze sistemul informaţional, ci sa îl înlocuiasca.

O asemenea abordare s-a dovedit exagerata. S-a constatat astfel, ca un calculator electronic poate fi foarte util în conducerea proceselor de productie cu componente tehnologice relativ standardizate, în care omul este mai putin implicat. Însa, cum nu toate procesele de conducere si executie pot fi standardizate, ramân o serie de activitati care nu pot fi conduse exclusiv prin calculator.

In aceasta componenta a sistemului informaţional se opereaza prin oameni si informatiile sunt tratate potrivit întelesului lor. În acest caz, informatiile de prelucrat sau cele prelucrate apar în punctele de intrare si iesire, unde sunt identificate de oameni. Aceasta constatare a fost coroborata cu aparitia microprocesorului si a calculatoarelor personale care, practic au revolutionat procesele manageriale.

O gama foarte mare de aplicatii au fost orientate catre întreprinderile comerciale, unde datorita interventiilor oamenilor în estimarea factorilor de risc, era extrem de dificila o automatizare a sistemelor informaţionale.

Pe de alta parte, într-un sistem informaţional, culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor ocupa un loc central Acestea au tendinta de a deveni preponderente, pe masura automatizarii proceselor.

Cu timpul, datorita cresterii ponderii prelucrarii electronice, deci a utiliza rii sistemelor electronice ca exponente ale modernizarii,s-a acreditat ideea renuntarii la notiunea de sistem


22

informaţional, cel informatic fiind suficient1. În conditiile mentionate, si-a facut astfel loc parerea ca prin sistem informatic se întelege un proces de informare perfectionat, mecanizat sau automatizat – negându-se importanta celorlalte parti componente ale sistemului informaţional - concepte, metodologii de prelucrare, reguli de transmitere a informatiilor, care deriva din existenta sistemului decizional.

Obiectivul unui sistem informaţional este furnizarea, cu eficienta maxima, a informatiilor necesare conducerii. În acest context apreciem ca informatizarea sistemelor informaţionale este, în fapt, un proces de crestere a eficientei acestora si implicit a actului de decizie. Gradul de informatizare a sistemului informaţional este strict dependent de nivelul de complexitate al agregarii deciziei si de potentialul de finantare al întreprinderii comerciale.

Potrivit acestei conceptii sistemul informaţional devine o componenta a sistemului informatic.

333...222... MMMOOODDDEEERRRNNNIIIZZZAAARRREEEAAA SSSIIISSSTTTEEEMMMEEELLLOOORRR IIINNNFFFOOORRRMMMAAAŢŢŢIIIOOONNNAAALLLEEE... RRROOOLLLUUULLL MMMAAANNNAAAGGGEEERRRIIILLLOOORRR ÎÎÎNNN PPPRRROOOCCCEEESSSEEELLLEEE DDDEEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIIZZZAAARRREEE

În societatea moderna, sistemele informaţionale, în general si cele bazate pe tehnologie computerizata, în special, impun acceptarea ideii ca producerea informatiei este un domeniu de sine statator. Un complex de activitati economice specifice existentei unei afaceri nu se poate desfasura fara a lua în calcul costul si valoarea informatiei. Se estimeaza ca, spre exemplu, domeniile producerii si distribuirii informatiei detin o pondere de este 30% din produsul national brut al Statelor Unite ale Americii. În acest context, pentru cele mai multe firme, competitivitatea a devenit sau va deveni în viitorul imediat, un atribut al calitatii procesarii si analizarii informatiei.

Ca urmare a extinderii si generalizarii domeniilor de producere a informatiei, managerilor întreprinderilor comerciale le revin atributii noi legate de crestere rolului informatiei în actul de decizie. Apar astfel competente noi legate de:

• · controlul si gestionarea tehnologiilor de informatii; • · proiectarea sau reproiectarea sistemelor informaţionale în raport cucresterea si

diversificarea afacerilor; • · dobândirea de abilitati în utilizarea computerelor pentru producerea informatiilor în

vederea elaborarii si monitorizarii deciziei. Valorifica rea informatiei si a tehnologiei de procesare a ei devine, pe zi ce trece, o componenta

a strategiei întreprinderii comerciale. Implementarea sistemelor informaţionale ofera acesteia o pozitie competitiva pe piata. Legate de dinamismul înregistrat de industria tehnicii de calcul, sistemele informaţionale

înregistreaza, la rândul lor, o evolutie accelerata. Îmbunatatirea si modernizarea sistemelor informaţionale devine un atribut al managementului

schimbarii. Potrivit acceptiunii ca un sistem informaţional este un set de proceduri organizate, se poate prezuma ideea ca informatiile produse sunt destinate sustinerii obiectivelor firmei.

În acceptiunea moderna, informatia este privita ca o entitate tangibila sau intangibila, subordonata obiectivului reducerii riscului în afaceri (informatia completa reduce nesiguranta).

În prezent, procesul de implementare sau perfectionare a unui sistem informaţional este strict legat de integrarea tehnologiei computerelor în procesul managerial al firmei. În conformitate cu ob iectivele si cu dimensiunile afacerilor sale, o întreprindere comerciala se afla în situatia procesarii unui numar impresionant de date, iar un sistem informaţional bazat pe microcomputere aduce, în mod categoric, un plus de rapiditate.

Pe masura ce întreprinderea comerciala se încadreaza în mediul concurential, are loc o diversificare a destinatiei informatiei produse. Astfel, o parte din informatii sunt destinate utilizarii de catre angajatii firmei, potrivit cerintelor managementului, iar o alta parte trebui pusa la dispozitia publicului (informatii referitoare la produse, preturi) sau statului (informatii referitoare la datele


23

T

financiare). Fara un sistem informaţional informatizat, acest lucru nu este posibil. Desi procesarea informatiei nu este obiectivul cel mai important al multor firme, el este totusi o

componenta vitala a cadrului lor operational. Ca urmare, managerii sunt coordonatorii proiectarii si totodata beneficiarii acestui sistem. Pentru

ei informatia este formata din date care au fost procesate într-o forma care are un înteles pentru cel care o recepteaza si are valoare în procesul decizional actual sau viitor.

Tipurile diferite de decizii necesita tipuri diferite de informatie, iar sursa majora a acestora se gaseste în totalitatea operatiunilor conduse în cadrul firmei. Existenta unei multitudini de cai de receptare a informatiei, complica procesul decizional si mareste urgenta perfectionarii sistemului informaţional prin informatizare.

333...333... SSSIIISSSTTTEEEMMMEEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAAŢŢŢIIIOOONNNAAALLLEEE CCCOOOMMMPPPUUUTTTEEERRRIIIZZZAAATTEEE

Achizitionarea oricarui fel de tehnologie informatica are ca obiectiv obtinerea unui avantaj asupra modelelor vechi de desfasurare a afacerilor. Indivizii si întreprinderile comerciale manifesta o mare preocupare pentru aplicarea noilor tehnologii ale informatiilor pentru a îmbunatati operatiile proprii si pentru câstigarea unui avantaj competitiv.

Una din primele utilizari ale computerului a fost, doar, procesarea unor volume mari de tranzactii, în special de catre firme de pe piata de capital, companii de asigurari si banci. Astazi, aceste tipuri de utilizari au devenit domenii de sine statatoare care ofera permanent informatii, în timp real, referitoare la cotatii de actiuni, cursuri valutare, cotatii futures la burse, iar producatorii de computere si soft se întrec în a oferi solutii noi, tot mai performante.

Tehnologia informatica este orientata si catre proceduri mai simple, pentru birouri. Exista sute de sisteme pentru procesare de text sau tabele de calcul pentru toate tipurile de computere. Sistemele birotice ofera si posibilitatea crearii unui "birou social" pentru indivizi aflati în locuri diferite. Sedii de firma (birouri, depozite, magazine) aflate la distanta mare, pot fi conectate prin canale dedicate pentru a facilita interactiunea între ele.

Una din marile facilitati ale microcomputerelor este soft-ul existent pentru cresterea productivitatii personale. Pentru persoanele implicate în activitatea manageriala apar facilitati noi în ceea ce priveste redactarea de documente prin procesoare de text, calcule manageriale prin procesoare de tabele sau chiar programe care permit crearea de imagini care pot fi tiparite sau prezentate on-line.

Tehnologia informatiei poate fi folosita atât pentru facilitarea procesului decizional, cât si pentru procesarea tranzactiilor. Indiferent de tipurile de activitati procesate, fisierele cu date sunt o componenta majora a unui sistem informaţional stocat pe computere. Daca în primele faze ale existentei sistemelor informaţionale, fisierele (dosarele) erau tinute în bibliorafturi, sertare, dulapuri4, etc., într-un sistem computerizat, informatia poate fi luata de pe suportul magnetic pe care se afla, modificata, adaugata sau stearsa, fara mari probleme. Aceste facilitati accelereaza si usureaza procesul decizional. Computerele pot fi folosite atât pentru activitati personale, cât si pentru cele profesionale. Multe dintre ele pot fi transformate în terminale, legate în retea, care se pot conecta la servere de sistem de banci de date, din care utilizatorul poate extrage informatiile necesare.

Exista o mare varietate de moduri în care computerele pot fi folosite. Un mare atu al computerelor este acela ca pot stoca mari cantitati de informatie într-un spatiu

evident restrâns si ofera posibilitatea utilizarii ulterioare a acestor informa tii stocate.


24

IO

333...444... DDDIIIRRREEECCCTTTIIIII SSSTTTRRRAAATTTEEEGGGIIICCCEEE ÎÎÎNNN IIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIIZZZAAARRREEEAAA SSSIIISSSTTTEEEMMMEEELLLOOORRR IIINNNFFFOOORRRMMMAAAŢŢŢIIIOOONNNAAALLLEEE AAALLLEEE ÎÎÎNNNTTTRRREEEPPPRRRIIINNNDDDEEERRRIIILLLOOORRR CCCOOMMMEEERRRCCCIIIAAALLLEEE

Deoarece impactul tehnologiei informatiei este diferit de impactul oricarui alt tip de tehnologie, orice firma trebuie sa controleze informatia cu grija din cauza efectelor primare, dar, mai ales din cauza efectelor secundare potentiale pe care le genereaza.

Aplicarea tehnologiei informatiei la o problema de afaceri cum ar fi introducerea unui nou proces de comercializare, conduce la o serie de beneficii primare ca de exemplu: reducerea costurilor unitare de comercializare, cresterea calitatii produsului, etc.

Exista trei niveluri de integrare a tehnologiei informatiei: 1. Primul nivel este constituit din sisteme informaţionale independente care ajuta firma sa

implementeze strategia prin marirea eficientei activitatilor operationale. Aceste sisteme nu sunt legate direct de procesul de formulare a strategiei sau de integrare cu un anumit plan strategic.

2. Cel de al doilea nivel este caracteristic sistemelor de sustinere a politicii firmei si sunt proiectate pentru impulsionarea procesului de planificare strategica. În acest caz, sistemele ajuta la formularea planului, dar nu constituie o parte a acestuia. Rezulta de aici ca sistemele de integrare a tehnologiei informatiei nu sunt o parte a unui produs finit sau a unui serviciu produs de firma.

3. Cel de al treilea nivel de integrare devine, în sine, o parte a strategiei firmei. La acest nivel, tehnologia informatiei si integrarea acesteia înprocesul decizional este în relatie strânsa cu gândirea strategica a managementului firmei prin aportul adus la definirea ariei de posibilitati si optiuni. În acelasi timp, ofera o buna parte din mijloacele prin care strategia, odata aleasa, va fi implementata.

În mediul economic, la un moment dat, o firma care beneficiaza de avantajul unui asemenea nivel de integrare a tehnologiei informatiilor în procesul decizional, se poate afla în situatia de concurenta cu alte firme care îsi dezvolta sisteme informaţionale similare. În numeroase cazuri, sistemele competitorilor pot sa se dovedeasca mai fiabile pentru ca, de obicei, concurenta se dezvolta pe baza experientei acumulate de primele firme care au gasit o noua metoda de abordare a afacerilor.

3.4.1. Noi tendinte în tehnologia informatiei Una din directiile devenite traditionale în utilizarea computerelor o constituie stocarea

informatiei. Daca în sistemele “traditionale” se punea permanent problema raportului dintre memoria interna si memoria externa, în sistemele contemporane, datorita progreselor înregistrate de tehnologia microelectronica, acest aspect devine mai putin important.

Cauza se gaseste în performantele actuale ale computerelor personale care îmbina în foarte bune conditiuni capacitatea mare de memorie interna, dedicata procesualitatii cu capacitatea mare de stocare. Într-un astfel de computer informatia este înmagazinata sub forma de fisiere. Ele pot fi organizate potrivit nevoilor firmei, pe niveluri de importanta. Astfel, un fisier master va contine informatii de importanta vitala pentru întreprinderea comerciala. El va fi permanent accesibil si va fi reactualizat permanent cu noi informatii. Alte fisiere vor contine arhive cu date care vor fi necesare la diferite momente de timp. Aceste fisiere, indiferent de marimea lor sunt stocate de obicei pe suporturi secundare de informatii. Suporturile pentru informatie au o mare diversitate. În general ele sunt denumite suporturi magnetice (dischete, compact discuri, discuri optice, etc.) si permit stocarea datelor si prelucrarea lor ulterioara cu mare rapiditate.


25

Forma în care sunt stocate aceste fisiere poarta numele de baze de date – care contin atât informatiile, cât si structurile de date care sunt relatiile fizice si logice între diferitele înregistrari din fisiere. O baza de date creata pe computer este o structura logica de date astfel conceputa încât sa permita accesul rapid si fara efort la informatiile pe care le contine.

Acest lucru se poate face cu ajutorul unor pachete de programe software specializate, denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD).

Obiectivul unui sistem de management al bazelor de date consta în facilitarea crearii de structuri de date prietenoase utilizatorului, în masura sa-i faciliteze acestuia accesul si utilizarea informatiilor utile companiei. Un astfel de sistem separa definitia informatiei de programele care o acceseaza. Ca urmare, informatia este stocata separat de fisierele de programe, mai multe baze de date putând fi create în acelasi timp.

Aceasta facilitate creeaza posibilitatea abordarii bazelor de date ca elemente independente ale sistemului. Cu un SGBD se pot proiecta si crea foarte usor baze de date care pot fi folosite de un numar mare de programe aplicative si, totodata de mai multe persoane în acelasi timp, cea ce duce bineînteles la cresterea eficientei muncii angajatilor.

3.4.2. Aspecte noi ale monitorizarii sistemelor informaţionale Într-o întreprindere comerciala, unul din rolurile fundamentale ale managementului este

controlul sau monitorizarea modului cum sunt îndeplin ite deciziile. Un manager are permanenta nevoie de informatii asupra abaterilor de la obiectivele propuse. O contributie importanta o au aici sistemele informaţionale pentru facilitarea deciziilor.

Un sistem de facilitare a deciziilor este un sistem computerizat care pune la dispozitia utilizatorului modele pentru folosirea de date în rezolvarea unor probleme pe care acesta trebuie sa le solutioneze.

Sistemele de facilitare a deciziilor pot fi create astazi, cu usurinta, chiar si pe un microcomputer. Ele se bazeaza pe modele evolutive care se pare, au cea mai mare sansa de succes. În acest sens, în primul rând se creeaza un model hibrid al sistemului, iar pe masura ce timpul trece si utilizatorul interactioneaza cu sistemul, aria info rmatiilor si datelor creste si sistemul evolueaza autoadaptându-se.

Trebuie subliniat faptul ca aceste sisteme sunt create pentru a oferi un sprijin în luarea deciziei si nu pentru a lua decizia. În fiecare sistem exista programate mai multe alternative, menite sa asigure solutionarea unor probleme foarte diverse. Pentru fiecare alternativa exista o oarecare doza de risc în implementare, ceea ce este imposibil de evaluat în costuri. Cu toate acestea, sistemele de facilitare a deciziilor sunt o unealta puternica pentru management. Un manager care este constient de potentialul unui astfel de sistem si are cunostinte din domeniul sistemelor informatice detine un real avantaj fata de concurenta.

Exista o tendinta de conturare a unor directii legate de monitoriza rea sistemelor informaţionale bazata pe sisteme de facilitare a deciziilor. O prima directie este legata de consolidarea sistemelor de control, care pe de o parte se gasesc cantonate în zona de control a costurilor, iar pe de alta parte în zona perfectionarii si crearii de noi sisteme informaţionale.

Sistemele informaţionale computerizate ofera posibilitatea întreprinderilor comerciale sa realizeze un numar mare de tranzactii, asigurând în acelasi timp un control si o reducere permanenta a erorilor. O a doua directie este data de implicatiile sistemelor informaţionale chiar si în afara întreprinderilor comerciale. Lipsa de experti în domeniu va orienta firmele catre achizitionarea de pachete aplicative. Ca urmare, întreprinderile comerciale în general, si cele mici, în special, vor fi obligate sa-si modifice procedurile pentru a beneficia de tehnologia existenta. Ele vor cumpara sisteme "la cheie" proiectate pentru un anumit nivel de generalitate si vor fi silite sa-si adapteze procedurile potrivit cerintelor acestora.


26

Cea de a treia directie se refera la contributia sistemelor informaţionale la cresterea eficientei economice. Ea deriva din faptul ca informatia capata o extindere tot mai mare în structurile organizationale moderne.

Utilizarea informatiei si a tehnologiei de procesare este, acum, o componenta a strategiei firmei, iar calitatea implementarii sistemelor informaţionale, ofera oricarei întreprinderi comerciale o pozitie competitiva în economie.


27

CCAAPPIITTOOLLUULL IIVV MMAANNAAGGEEMMEENNTTUULL SSIISSTTEEMMEELLOORR IINNFFOORRMMAATTIICCEE

444...111... MMMaaannnaaagggeeemmmeeennntttuuulll ppprrroooiiieeecccttteeelllooorrr

Stabilirea obiectivelor si construirea planului general se face in etapele: 1. planificarea resurselor; 2. determinarea tipurilor de resurse si cantitatilor respective, necesare pentru indeplinirea

activitatilor prevazute in proiect; 3. estimarea costurilor, adică determinarea unor costuri aproximative pentru fiecare resursa; 4. realizarea bugetului - alocarea unui cost estimativ pentru fiecare activitate.

• Planul de activitati cuprinde: a. definirea activitatilor, adică identificarea actiunilor specifice ce trebuie indeplinite

pentru atingerea indicatorilor de performanta din proiect; b. succesiunea activitatilor; c. identificarea si documentarea dependentelor dintre activitati; d. estimarea duratei activitatilor; e. estimarea numarului de unitati de timp-munca necesare pentru realizarea fiecarei

activitati; f. realizarea programului; g. analiza succesiunii activitatilor, duratei lor si resurselor disponibile in vederea

realizarii planului de activitati; • Motivarea membrilor echipei • Controlul proiectelor

o controlul costurilor • influentarea factorilor care pot provoca modificari in buget; • determinarea bugetului modificat;

o gestionarea modificarilor. • gestionarea modificarilor in bugetul proiectului. •

444...222... MMMaaannnaaagggeeemmmeeennntttuuulll rrriiissscccuuullluuuiii

Managementul riscului este un proces de identificare, analiza si raportare sistematica a factorilor de risc. El presupune maximizarea probabilitatilor si consecintelor evenimentelor pozitive si minimalizarea probabilitatilor si consecintelor evenimentelor opuse obiectivelor proiectului.

Pentru a avea succes, o institutie trebuie sa fie gata sa solutioneze problemele de management al riscului, oricand ar aparea acestea.

O masura a seriozitatii unei institutii este data de felul in care dezvolta proceduri pentru colectarea si analiza informatiilor despre potentiale situatii de risc.

Principalele procese de management al riscului sunt: planificarea managementului riscului - deciderea modului in care vor fi abordate si

planificate problemele de management al riscului; identificarea riscurilor - determinarea factorilor de risc care ar putea aparea in proiect si

documentarea lor; analiza calitativa a riscurilor - realizarea unei ordini de prioritati in abordarea factorilor

de risc; analiza cantitativa a riscurilor - masurarea probabilitatii si consecintelor factorilor de risc

si estimarea implicatiilor lor pentru realizarea obiectivelor proiectului;


planificarea raspunsului la factorii de risc - dezvoltarea unor proceduri si tehnici pentru amplificarea oportunitatilor si reducerea amenintarilor fata de obiectivele proiectului;

monitorizarea si controlul factorilor de risc - monitorizarea factorilor permanenti de risc , identificarea noilor factori de risc, executarea planurilor pentru reducerea riscurilor si evaluarea eficientei lor pe parcursul intregului ciclu de viata al proiectului.

Planificarea activitatilor de managementul riscului este importanta pentru ca nivelul, tipul si vizibilitatea managementului riscului sa fie proportionale cu riscurile si importanta proiectului pentru institutie. Rezultatul va fi un plan pentru managementul riscului - elaborat in cadrul unor sedinte la care vor participa managerul proiectului, membrii echipei care implementeaza proiectul responsabili pentru activitatile proiectului, orice alta persoana din organizatie care poate influenta derularea proiectului in conditii optime - care va aborda urmatoarele probleme:

Metodologie. Definirea abordarilor, instrumentelor si surselor de informatii care vor fi utilizate in procesele de management al riscului.

Roluri si responsabilitati. Definirea membrilor echipei si responsabilitatilor pentru fiecare actiune de management al riscului.

Buget. Stabilirea unui buget pentru managementul riscului in proiect. Programare. Defineste modul in care procesele de managementul riscului se vor desfasura pe

parcursul proiectului. Identificarea factorilor de risc pentru un proiect este un proces repetitiv. Prima iteratie va fi

facuta de catre o parte dintre membrii echipei; la a doua vor participa toti cei care isi aduc contributia la implementarea proiectului. Pentru a obtine un rezultat corect, este bine ca ultima revizuire sa fie realizata de persoane care nu sunt implicate in proiect. De multe ori, un raspuns eficient la un factor de risc poate fi implementat de indata ce respectivul factor de risc a fost identificat.

Analiza calitativa a riscurilor este un proces de evaluare a impactului factorilor de risc identificati. Prin acest proces se determina prioritatile in solutionarea potentialilor factori de risc, in functie de impactul pe care il pot avea. Analiza calitativa a riscurilor implica utilizarea unor instrumente specifice care sa permita eliminarea factorilor subiectivi si revizuirea rezultatelor pe parcursul ciclului de viata al proiectului, astfel incat sa poata fi considerate eventualele modificari din proiect.

o · determinarea probabilitatii de a atinge un obiectiv; o · cuantificarea riscurilor la nivelul intregului proiect si determinarea costurilor suplimentare

care ar putea fi necesare; o · identificarea factorilor de risc prioritari prin cuantificarea contributiei lor la indicatorul

riscului la nivelul intregului proiect; o · identificarea unor modificari realiste ale costurilor si planului de activitati. Sisteme informaţionale pentru afaceri

o Analiza si modelarea sistemelor informaţionale; o ·Metodologii si instrumente pentru lucrul colaborativ.

444...333... MMMaaannnaaagggeeemmmeeennntttuuulll CCCooommmuuunnniiicccaaarrriii iii

Informatiile si documentele care circula in firma pot furniza actualilor si viitorilor angajati o excelenta baza de cunostinte pentru desfasurarea unei activitati performante. Managementul eficient al cunostintelor acumulate de firma pe parcursul dezvoltarii sale constituie o preocupare permanenta a firmelor performante.

Sistemele performante de management al informatiilor se construiesc prin: • analiza si redesenarea organigramei,

28

• intocmirea fiselor de post, • elaborarea Procedurilor si Politicilor de Personal,


29

• intocmirea Regulamentului Intern si a Normelor de Ordine Interioara, • elaborarea Manualului Angajatului. Beneficiile identificate in urma elaborarii si implementarii acestor veritabile instrumente de

management performant sunt: • stabilirea clara a sarcinilor si responsabilitatilor fiecarui post, • determinarea exacta a criteriilor in baza carora sunt apreciate performantele angajatilor, • implementarea unor proceduri clare si eficiente la nivelul resurselor umane, • intelegerea exacta a regulilor si normelor de conduita aplicabile.


30

BBIIBBLLIIOOGGRRAAFFIIEE

1. C. A. Bob, Economia întreprinderii, Centrul poligrafic ASE, 1997, 2. Dr.Constantin A. BOB; Sisteme informatice in comert (http://www.ase.ro) Dr.Mirela VISEAN; Mihai FULEA; Andreea SASEANU 3. Mercioiu V., C.A. Bob, M. Management Comercial Ed. Economica 1998 Dragusin, F. Tomescu, C. Bucur, 4. O. Nicolescu, I.Verboncu Metodologii manageriale, Ed. Tribuna Economica,

Bucuresti, 2001 5. ONETE Bogdan Conf.univ.dr. Sisteme informatice - Elemente fundamentale 6. I. Radu, M. Ursacescu, F. Ionita, Simularea deciziilor pentru managementul afacerilor,

Editura Economica, 2003 7. I. Radu, M. Ursacescu, Informatica pentru managementul firmei,

F. Ionita Ed. ALMI,1998, p.32 8. T. Zorlentan, E. Burdus, Managementul organizatiei, Ed. Economica, 1998 G. Caprarescu, ,

Date post:	01-Jul-2015
Category:	Documents
Upload:	olivia-rabb
View:	260 times
Download:	3 times

Analiza si Gestiunea Sistemelor Informatice Complexe

Documents