PMIPULSE OF THE PROFESSION RAPORT DETALIAT

MANAGEMENTUL DE PORTOFOLIU

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu2

Aspecte esenţiale ale studiului

Organizaţiile care se vor bucura de cel mai mult succes vor fi acelea care vor găsi modalităţi de a se diferenţia.

Într-o proporţie tot mai mare, organizaţiile recunosc faptul că managementul de portofoliu le poate ajuta să ia decizii care să le diferenţieze faţă de competitori. A fost constatată o tendinţă clară în raportul PMI Pulse of the Profession din 2012, pe baza unui studiu global anual care a inclus peste 1.000 de manageri de proiect, program şi potrofoliu. Numai jumătate dintre respondenţi au raportat utilizarea frecventă a managementului de portofoliu în organizaţiile lor, ceea ce reprezenta o creştere de cinci puncte faţă de sondajul anului precedent.

Raportul detaliat Pulse of the Profession: Management ul de potrofoliu al PMI din 2012 cercetează mai în profunzime acest subiect, focalizându-se pe modul cum este afectat succesul organizaţional şi pe stabilirea abordărilor de a dezvolta un management de portofoliu eficient.

Acest raport a constatat că 62% dintre proiectele derulate de organizaţiile care s-au auto-descris ca având un management de portofoliu de înaltă eficienţă ating sau depăşesc ROI previzionat.

Totuşi, în ciuda beneficiilor cuantificabile ale managementului de portofoliu, relativ puţine organizaţii au perfectat această practică. În vederea îmbunătăţirii, raportul evidenţiază o abordare bazată pe trei direcţii:

n Ridicarea managementului de portofoliu la un nivel strategic

n Crearea unei culturi care să aibă în atenţie portofoliul

n Implementarea instrumentelor şi practicilor adecvate

62% dintre proiectele derulate de organizaţiile care s-au auto-descris ca având un management de portofoliu de înaltă eficienţă ating sau depăşesc ROI previzionat.Sursă: Raportul detaliat Pulse of the Profession: Managementul de portofoliu al PMI din 2012

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu3

De ce au organizaţiile nevoie de un management de portofoliu?

DE CE PRACTICĂ ORGANIZAŢIILE MANAGEMENTUL DE PORTOFOLIU?

Satisfacţia clienţilor

Reducerea costurilor

Creşterea veniturilor

Îmbunătăţirea ROI

Îmbunătăţirea costurilor de dezvoltare

Conformitate reglementativă

Inovaţie

Împărtăşirea internă a cunoştinţelor

Satisfacţia angajaţilor

Cotă de piaţă

Sustenabilitate

Relaţii cu furnizorii

73%

59%

58%

45%

40%

35%

34%

32%

29%

21%

18%

12%

0% 40%10% 50%20% 60%30% 70% 80%

Un portofoliu trebuie să fie măsura corectă a intenţiilor, direcţiei şi progresului organizaţiei. Portofoliul de management ajută la crearea unui plan pentru îndeplinirea acestei viziuni.

Proiectele pe care o organizaţie le are astăzi demonstrează unde se află aceasta în prezent.

Portofoliul arată direcţia în care se îndreaptă organizaţia.

5 ASPECTE ESENŢIALE ALE UNUI MANAGEMENT DE PORTOFOLIU EFICIENT

Receptivitatea managementului de

rang înalt

78%Standardizarea indicatorilor şi

criteriilor

62%O guvernare

competentă a portfoliului

66%Consistenţa şi logica

obiectivelor strategice organizaţionale

59%Birou de management de proiect maturizat

58%

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu4

Cum se poate îmbunătăţi managementul de portofoliu

Studiul Pulse a identificat primele trei cele mai bune practici care sunt utilizate de către organizaţiile care au un management de portofoliu cu grad înalt de eficienţă. 1. RIDICAREA MANAGEMENTULUI DE PORTOFOLIU LA UN NIVEL STRATEGICÎnţelegerea managementului de portofoliu la nivelurile cele mai înalte reprezintă un factor major pentru obţinerea succesului. În rândul organizaţiilor care descriu propriile proceduri de management de portofoliu ca fiind de înaltă eficienţă, 89% dintre respondenţi au spus că managementul de rang înalt înţelege managementul de portofoliu la un nivel cel puţin mediu. Aceasta intră într-o puternică contradicţie cu situaţia din organizaţiile al căror management de portofoliu este minim eficient. Acolo, numai 25% dintre respondenţi au spus că managementul de rang înalt înţelege managementul de portofoliu la un nivel cel puţin mediu.

Prin construirea unei înţelegeri a managementului de portofoliu în rândul managementului de rang înalt, organizaţiile se pot asigura mai bine de faptul că proiectele şi programele sunt derulate în acord cu strategia organizaţională.

Într-o cercetare din 2012 publicată de către PMI, autorii Brian Hobbs şi Yvan Petit au evidenţiat patru obiective de nivel înalt pentru managementul strategic de portofoliu. Expansiunea valoriiÎntotdeauna, obiectivul trebuie să fie acela de a maximiza randamentul pentru toate proiectele din portofoliu.

EchilibruOrice portofoliu trebuie să reflecte profilul organizaţional unic printr-un amestec de proiecte – de exemplu, combinând proiectele cu risc scăzut cu cele cu risc înalt sau lansând proiecte pe pieţele existente, dar şi pe cele noi.

Direcţie strategicăTrebuie să existe o legătură demonstrată între proiectele din portofoliu şi strategia organizaţională.

Agilitatea portofoliului Organizaţiile trebuie să-şi evalueze portofoliul curent cu referire la capacitatea lor de a se conforma dinamicilor schimbătoare din interiorul organizaţiei, precum şi din piaţă. În plus, agilitatea portofoliului impune organizaţiilor să dea dovadă de:

n Percepţie: Implementarea unui mecanism pentru a identifica şi filtra modificările care afectează portofoliul, pentru a exista siguranţa că organizaţia alege proiectele şi programele corecte.

n Exploatare: Alinierea proiectelor cu capacităţile şi resursele organizaţionale, pentru a putea profita la maximum de oportunităţi.

n Transformare: Realinierea resurselor şi structurilor disponibile.

Managementul de rang înalt înţelege managementul de portofoliu la un nivel cel puţin acceptabil

89% 25%

Eficienţă ridicată Eficienţă

minimă

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu5

În ciuda rolului-cheie al alinierii strategice, în multe organizaţii managerii sunt prizonierii unei viziuni mioape. Organizaţiile cu nivel minim de eficienţă au o probabilitate de două ori mai mare ca managerii săi să se focalizeze excesiv pe obiectivele propriului departament în detrimentul obiectivelor strategice ale organizaţiei.

De reţinut: Perspectica globală pe care o aduce managementul de portofoliu îl face să fie un instrument de nepreţuit pentru asigurarea sincronizării proiectelor organizaţiei cu obiectivele sale strategice de business.

64%

Eficienţă minimă

45%

Eficienţă ridicată 26%

Eficienţă minimă

32%

Eficienţă ridicată

În multe organizaţii, inovaţia care poate aduce îmbunătăţirea operaţiunilor de business este privită ca un obiectiv strategic major. Aici, din nou, managementul de portofoliu poate ajuta la îndeplinirea viziunii organizaţiei. Organizaţiile cu grad înalt de eficienţă au o probabilitate de două ori mai mare de a facilita inovaţia prin intermediul managementului de portofoliu.

Manageri de nivel mediu concentraţi pe performanţa departamentului versus obiective strategice

Managementul de portofoliu facilitează inovaţia

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu6

Să aloce resurse managementului de portofoliuAbordarea cea mai bună privind managementul de portofoliu este de a fi lăsat în seama profesioniştilor; prin urmare, organizaţile trebuie să investească în mod determinat în talentele potrivite, pe care să le lase apoi să îşi facă datoria.

Majoritatea managerilor de portofoliu din cadrul organizaţiilor cu grad înalt de eficienţă pentrec 75% sau mai mult din timpul lor cu managementul de potrofoliu. Prin contrast, numai 30% dintre colegii lor din organizaţiile cu grad minim de eficienţă spun că îşi dedică majoritatea timpului lor managementului de portofoliu.

Frecvent focalizaţi pe obiectivele strategice

Rareori focalizaţi pe obiectivele strategice

Rata obiectivelor ROI atinse atunci când managerii se focalizează pe obiectivele strategice

2. CREAREA UNEI CULTURI CARE SĂ AIBĂ ÎN ATENŢIE PORTOFOLIULPentru ca managementul de portofoliu să ajungă să fie „înscris în ADN-ul organizaţiei”, este nevoie ca liderii să dedice timpul, eforturile educaţionale şi resursele necesare pentru a imprima această practică în modul cum fiecare, de la simpli membri ai echipei până la directori executivi, gândeşte, apreciază şi acţionează. Pentru a întreţine o cultură a managementului de portofoliu, liderii organizaţiei trebuie

Să acorde prioritate managementului de portofoliu şi să-l poziţioneze ca fiind unul care adaugă valoareDirectorii executivi trebuie să-şi arate dorinţa de a susţine managementul de portofoliu, prin comunicare şi investiţii. Acesta reprezintă unul din mijloacele cele mai eficiente de a deplasa percepţia despre managementul de portofoliu de la o sarcină obligatorie la o activitate care adaugă valoare.

În prezent, mai mult de jumătate dintre organizaţiile cu grad minim de eficienţă încă văd managementul de portofoliu ca pe un proces de control administrativ, o proporţie de trei ori mai mare decât în cazul organizaţiilor cu grad înalt de eficienţă.

Resursele dedicate susţin managementul de portofoliu

14%

Eficienţă ridicată

52%

Eficienţă ridicată

70% 50%

53%

Eficienţă minimă

30%

Eficienţă minimă

Această abordare privind orientarea volumului de muncă poate afecta performanţa proiectului. Ân organizaţiile în care managerii acordă atenţie obiectivelor strategice, dar şi celor departamentale, 70% dintre proiecte ating sau depăşesc ROI previzionat, comparativ cu 50% în organizaţiile în care managerii rareori acordă atenţie obiectivelor strategice.

Managementul de portofoliu văzut ca un proces de control administrativ

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu7

Să educe liderii şi personalul pentru a înţelege şi a practica managementul de portofoliuPentru a culege pe deplin beneficiile managementului de portofoliu, este nevoie ca întreaga organizaţie să aibă o înşelegere solidă a modului de funcţionare şi a scopurilor acestuia. Organizaţiile cu grad înalt de eficienţă se disting prin faptul că liderii şi personalul lor de proiect au, în medie, o probabilitate de trei ori mai mare de a înţelege practicile managementului de portofoliu decât cei din organizaţiile cu grad minim de eficienţă.

Conştientizarea managementului de rang înalt cu privire la managementul de portofoliu

89%

Eficienţă ridicată

25%

Eficienţă minimă

De reţinut: Organizaţiile pot extrage beneficii complete de pe urma managamentului de portofoliu făcând din acesta o parte componentă a culturii lor cotidiene.

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu8

3. IMPLEMENTAREA INSTRUMENTELOR ŞI PRACTICILOR ADECVATE Pentru a-şi păstra agilitatea şi a-şi menţine un avantaj competitiv, organizaţiile trebuie să fie echipate cu instrumentele şi practicile de management de portofoliu potrivite.

Organizaţiile cu grad înalt de eficienţă au o probabilitate de aproape cinci ori mai mare decât cele cu grad scăzut de eficienţă de a utiliza în mod frecvent instrumentele formale de prioritizare, precum şi o probabilitate de două ori mai mare de a avea deţine software creat special pentru susţinerea managementului de portofoliu.

Utilizarea de instrumente formale de prioritizare

Standardizare limitată a practicilor de management de portofoliu

63%

Eficienţă ridicată

16%

Eficienţă ridicată

13%

Eficienţă minimă

57%

Eficienţă minimă

Organizaţiile care utilizează în mod frecvent instrumentele formale de management de portofoliu au o probabilitate de 14 ori mai mare să atingă ROI previzionat decât cele care nu o fac.

Organizaţiile au nevoie nu numai de instrumente, ci şi de un set definit de practici care le ajută să îşi atingă obiectivele strategice. Prin standardizarea managementului de portofoliu, organizaţiile îşi îmbunătăţesc eficienţa. Organizaţiile cu grad minim de eficienţă au o probabilitate de trei ori mai mare să raporteze o variabilitate înaltă a practicilor lor de management de portofoliu.

De reţinut: O organizaţie va ajunge atât de departe pe cât este de dispusă să investească în instrumente şi practici care să faciliteze un management de portofoliu sustenabil.

Cu toate acestea, întrucât nicio organizaţie nu este identică cu o alta, trebuie alese cu grijă instrumentele şi practicile care sunt adecvate pentru fiecare.

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu9

Management de portofoliu îmbunătăţit

RezultatulROI crescut şi risc diminuat

Putere mai mare a valorii de business

= =

Concluzii şi implicaţii

Managementul de portofoliu reprezintă mai mult decât o teorie. Dacă este pus în aplicare în mod eficient, acesta aduce beneficii solide de business, fie că este vorba de o creştere a eficienţei sau de o îmbunătăţire a rezultatelor finale.

Organizaţiile care s-au auto-descris ca având un management de portofoliu de înaltă eficienţă şi-au crescut numărul mediu de proiecte care întrunesc sau depăşesc ROI previzionat cu aproape 30%, comparativ cu cele care s-au auto-descris ca având un management de portofoliu de minimă eficienţă.

Toate aceste beneficii pot conferi organizaţiilor un avantaj distinct în faţa organizatorilor. Acest gen de gândire avansată în planificarea strategică a proiectelor este de natură să transforme oirganizaţiile din unele defensive şi reactie în unele proactive şi dinamice.

Managementul de portofoliu generează un ROI crescut şi reduce riscurile, ajutând organizaţiile să să genereze în mod constant valoare de business, o marfă rară în mediul volatil al pieţei globale de astăzi.

PROCENTUL MEDIU DE PROIECTE:

Management de portofoliu de înaltă eficienţă

Management de portofoliu de mini-

mă eficienţă%

creştere

Finalizate la timp 68% 50% 36%

Finalizate cu respectarea bugetului 64% 54% 19%

Care şi-au atins scopurile originale şi 77% 65% 18% ţinta de business

Care au atins/depăşit ROI previzionat 62% 48% 29%

Pulse of the Profession Managementul de portofoliu10

UNELE DINTRE INDUSTRIILE REPREZENTATE:

DINTRE CEI INTERVIEVAŢI:

VENIT ANUAL:

40% sunt manageri de portofoliu pentru unităţi de business

27% sunt manageri de portofoliu pentru clienţi externi

33% sunt manageri de portofoliu pentru întreprinderi

Tehnologia informaţiei

8%Consultanţă

7% Fabricaţie

6% Telecomunicaţii

25%12%

Servicii financiare

10% Guvern

n Sub 50 milioane $

n Între 50 milioane $ şi 1 miliard $

n Între 1 miliard $ şi 5 miliarde $

n Peste 5 miliarde $

14%26%19%

41%

Despre studiu

Raportul detaliat Pulse of the Profession: Managementul de portofoliu al PMI din 2012 a fost efectuat în martie 2012 pe 443 de manageri de portfoliu din întreaga lume.

Indiferent de tip, au funcţionat ca manageri de portofoliu pe o medie de

6 ani (şi ca manageri de proiect timp de aproximativ 14 ani)

BRA-005-2012-BE