05_Procedura_circuitul_documentelor (2).doc

PRIMARIA

PAGE LICEUL TEHNOLOGIC G.G.

LONGINESCU FOCSANI

Serviciul ContabilitatePROCEDURA OPERAIONAL

PRIVIND

CIRCUITUL DOCUMENTELOREdiia: 1

Nr.de ex.: 3

Revizia: -

Nr.de ex. :-

Cod: P.O. 05

Pagina 8 din 40

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Elemente privind responsabilii/

operatiunea

Numele si

prenumele

Functia

Data

Semnatura

12345

1.1.Elaborat Enoiu ClaudiaContabil sef01.10.2010

1.2.Verificat Enoiu ClaudiaContabil sef01.10.2010

1.3Aprobat Moraru Stefan Director01.10.2010

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Editia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

1234

2.1.Editia 1xx

2.2.Revizia 1

2.3Revizia 2

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

Scopul difuzarii

Exem-plar nr. Compar-timent

FunctiaNume si prenumeData primiriiSemnatura

1234567

3.1.Aplicare1ContabilitateAdministrator financiarEnoiu Claudia 01.08.2013

3.2.Aplicare2AdministrativAdministratorDragulin Camelia01.08.2013

3.6.Aplicare3SecretariatSecretaraVarasciuc Camelia 01.08.2013

3.4.Informare1ContabilitateContabil sefEnoiu Claudia 01.08.2013

3.8.Evidenta1ContabilitateAdministrator financiarEnoiu Claudia01.08.2013

3.6.Arhivare1ContabilitateContabil sefEnoiu

Claudia 01.08.2013

3.7.Alte scopuri------

4. SCOPUL

4.1. Procedura descrie activitile desfurate in cursul circuitului documentelor in cadrul Liceul Tehnologic G.G. Longinescu Focsani

4.2. Prezenta procedura stabilete fluxul de lucru parcurs in primirea si difuzarea controlata a corespondentei in cadrul Liceul Tehnologic G.G. Longinescu Focsani .4.3. Prin Procedura se urmrete asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ si legal al documentelor.

5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Procedura se aplic n cadrul Liceul Tehnologic G.G. Longinescu Focsani .5.2. Procedura este ntocmit n scopul prezentrii circuitului documentelor, att pentru cele intrate din exterior, ct i pentru cele din oficiu

5.3. Prin procedura este documentat si modul cum sunt tratate documentele care implica plai din fondurile bugetului de stat,bugetul local,venituri extrabugetare .5.4. La procedura participa toate Compartimentele de specialitate, conform cu atribuiile care le revin in primirea sau emiterea de documente.6. DOCUMENTE DE REFERIN

6.1. SREN ISO 9001:2001 :

6.2. Manualul Calitii

6.3. Constituia Romniei

6.4. L 215 : 2001 privind administraia public local

6.5. OUG 34 : 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie publica, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii

6.6. L 571:2003 Codul fiscal

6.7. O.G.2/2001 privind regimul contraveniilor

6.8. Legea 16/1996 privind arhivele

6.9. ROF ____________6.10. L 273:2006 legea finanelor publice locale

6.11. Legea 127/1998 privind statutul cadrelor didactice6.12. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public

6.13. Legea nr. 82/1991 - legea contabilitii, cu modificrile i completrile ulterioare

6.14. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile

6.15. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale6.16. OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare,

6.17. OMFP nr.: 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare

6.18 OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale,7. DEFINIII I PRESCURTRI

7.1. ___________________________7.2. L - Lege

7.3. OUG - Ordonana de Urgenta a Guvernului

7.4. DGFP - Direcia Generala a Finanelor Publice

7.5. OP - Ordin de plata

7.6. RAC - Responsabil Asigurarea Calitii

7.7. SMC - Sistem de Management al Calitii

7.8. CFPP - Control Financiar Preventiv Propriu

8. PROCEDURA

8.1. In cadrul Liceul Tehnologic G.G. Longinescu Focsani se primesc, se emit, se adopta sau se transmit diverse acte i documente. Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie unul planificat si trasabil.

8.2. Responsabil de proces: Secretar8.3. Date de intrare ale procesului:

Documentele care constituie corespondenta externa a ____________ Documentele emise de ______________ avnd destinaia in exteriorul __________ Documentele cu circuit intern in _______________ Facturi si Documentele anexate acestora

Propunere de plata

Angajament de plata

Ordonantare de plata

Documentele care angajeaz financiar _______________8.4. Date de ieire ale procesului:

Registru intrri/ieiri general

Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plai din fondurile _________ Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente, activiti

8.5. Procesul care descrie activitile desfurate in cadrul procesului de circulaie a documentelor in ____________ se desfoar conform celor descrise mai jos, parcursul aciunilor fiind prezentat in diagrama flux din Anexa 1.

8.5.1. Primirea i nregistrarea documentelor

8.5.1.1. Corespondena adresat ____________, prin pot, curieri sau direct de la ceteni, precum i toate actele ntocmite de compartimentele de activitate proprii, se nregistraz la registratura generala a ____________.

8.5.1.2. Toate actele care privesc aceeai problem, se conexeaz la primul act nregistrat, numrul primului act fiind numrul de baz, care determin locul de arhivare al ntregii lucrri.

8.5.1.3. Documentele se nregistreaz cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminnd cu 31 decembrie al fiecrui an

8.5.1.4. Atat documentele care se nregistreaz cat si rspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta numrul de nregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se pstreaz

8.5.1.5. Dupa rezolvarea lor, documentele se grupeaz pe dosare conform nomenclatorului si se predau la Arhiva in al doilea an dupa constituire

8.5.1.6. Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare ntocmite in trei exemplare pentru documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente

8.5.1.7. Actele adresate greit se nregistreaz i se expediaz imediat, spre rezolvare instituiei competente, comunicndu-se aceasta emitentului, respectiv petiionarului.

8.5.1.8. Primirea, expedierea i pstrarea documentelor secrete se face conform dispoziiilor din actele normative n vigoare, care reglementeaz aceast activitate.

8.5.1.9. Personalul ____________ rspunde personal de evidena, pstrarea i folosirea actelor ____________.8.5.1.10. Este interzis circulaia actelor nenregistrate.

8.5.1.11. Actele care se provin direct de la ceteni, se primesc, se nregistreaz i li se aplic, n colul din drepta sus, numrul de nregistrare (tampila) i i se comunic pe loc, petiionarului, numrul de nregistrare.

8.5.1.12. Actele care vin prin pot sau curieri se nregistraz n ordinea sosirii lor. In cazul n care n act nu se menioneaz adresa emitentului, se anexeaz plicul, dac acesta conine adresa respectiv. Dac lipsesc anexele menionate n actul intrat, persoana din ____________ care 1-a primit, nscrie meniunea "lips anexe", n caz contrar fiind rspunztor de pierderea lor.

8.5.1.13. Dup nregistrare actele se predau n map, spre a fi aplicata o rezoluie de ctre directorul ____________ i apoi vor fi distribuite persoanelor din ____________ care au atribuii legate de coninutul acestora.

8.5.2. Semnarea documentelor

8.5.2.1. Persoanele din cadrul ____________ care ntocmesc documentele poart ntreaga rspundere asupra datelor i coninutului acestora, iar n cazul inserrii unor date sau informaii eronate, vor rspunde civil, administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii.

8.5.2.2. Toate documentele intocmite de personalul ____________ pentru a fi transmise in exteriorul Organizaiei, vor fi semnate de ctre Secretarul ____________ si de ctre ctre directorul ____________.

8.5.2.3. Secretarul ____________ eliberez extrase sau copii de pe orice act din arhiva ____________ i semneaz actele prevzute expres de lege i formularele tipizate, care prevd aceast semntur.

8.5.2.4. Secretarul ____________ asigura comunicarea ctre autoritile, instituiile publice si persoanele interesate a dispoziiilor directorului ____________, in condiiile Legii 544:2001 privind liberul acces la informaiile de interes public.

8.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajeaz financiar ____________8.5.3.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile, conform cruia "nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice".

8.5.3.2. La nregistrarea facturilor se vor respecta urmtoarele prevederi:

- toate facturile intrate n instituie vor avea notat pe ele numrul de nregistrare alocat n registrul de eviden a documentelor intrate,

- n cazul existenei unei adrese de naintare se va specifica c factura este anex la ..... (respectiva adresa) i se va trece pe ea numrul de nregistrare respectiv;

- este interzis existena n instituie a facturilor nenregistrate.

8.5.3.3. Toate facturile si celelalte documente care implica financiar ____________vor fi predate dup nregistrare efului Serviciului Contabilitate care va dispune nregistrarea obligaiei de plat fa de terii creditori n evidena contabil.

8.5.3.4. Dup nregistrarea obligaie de plat, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate (administrativ).

8.5.3.5. Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de confirmare a realitii si legalitii.

8.5.3.6. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare - Contracte, Comenzi, PV de recepie, Devize, Hotrri ale ____________, Convenii, Hotrri judectoreti, Titluri executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se napoiaz Compartimentului de specialitate.

8.5.3.7. Toate documentele care implica financiar ____________, inainte de a fi trimise spre plata, se supun Controlului financiar preventiv propriu in urma cruia vor purta .viza CFPP.

8.5.4. Circuitul ALOP

8.5.4.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, n concordan cu situaia existent, fazele de elaborare i semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor, Inclusiv prezentarea proiectelor de operaiuni pentru acordarea vizei de control financiar preventiv.

8.5.4.2. Circuitul documentelor pentru ncadrarea n prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, rmne cel existent la ora actual n instituie.

8.5.4.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de specialitate (secretar si administrator ) din ____________ si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi nregistrate in Registrul special ALOP.8.5.4.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata (Anexa 1), Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala bugetara (Anexa 2) si Ordonantarea de plata (Anexa 3).

8.5.4.5. Propunerea de plata (Anexa 1) emisa de Compartimente de specialitate este predata Serviciului Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificnd poziia bugetara prin care cheltuiala in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat al ____________ si vizeza documentul in cauza.

8.5.4.6. Trimestrial efului Serviciului Contabilitate va verifica dac facturile intrate n instituie i nregistrate n contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare i ordonanare sau au fost restituite (ca urmare a constatrii unei erori).

8.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers.

8.5.6. Toate documentele si nregistrrile acestei proceduri se arhiveaz conform normelor legale.

9. RESPONSABILITI

9.1. Director ____________9.1.1. Primete corespondenta in mapa si o directioneaza ctre persoanele responsabile, cu rezoluiile respective

9.1.2. Asigura resursele necesare desfurrii activitile in cadrul procedurii

9.2. Secretarul sef9.2.1. Organizeaz preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si semneaz in Registrul intrari-iesiri;9.2.2. Rspunde de meninerea Registrului intrari-iesiri general;9.2.3. Inregistreaz corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite directorului ____________;

9.2.4. Difuzeaz corespondenta in cadrul secretariatului si o nregistreaz in Registrul intrari-iesiri, avnd grija ca destinatarul sa semneze de primire.

9.2.4. Rspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor intrate, ieite sau intocmite pentru uz intern. 9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva

9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecrei luni, lund masuri pentru completarea tuturor poziiilor unde au fost nregistrate actele repartizate departamentului, in luna anterioara

9.2.7. Rspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu

9.2.8. Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu.9.3. eful Serviciului Contabilitate

9.4.1. Rspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plai din fondurile ____________9.4.2. Coopereaz cu celelalte compartimente pentru respectarea legalitii privind intocmirea, semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajeaz financiar ____________ 9.4. Angajaii

9.4.1. Rspund de respectarea procedurii.

9.5. RAC

9.5.1. Tine sub control Procedura, formularele si nregistrrile corespunztoare;

9.5.2. Se preocupa de instruirea personalului atat profesional cat si din punct de vedere al SMC viznd imbunatatirea continua a activitilor in cadrul Procedurii.

10. ANEXE

Nr.

anexaDenumirea

anexeiElabora-torAprobatNr.de

exemplareDifuzareArhivareAlte

locperioa-da

012345678

1Diagrama flux circuitul documentelor3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

2Formulare financiar contabile si circuitul acestora3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

3Circuit Propunere Angajament Ordonantare3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

4Circuit Referat de necesitate/ comanda3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

5Circuit factura3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

6Circuit NIR materiale3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

7Circuit NIR obiecte de inventar3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

8Circuit NIR alimente3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

9Circuit bon consum3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

10Circuit bon de consum benzina3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

11Circuit cerere cazare3Contabilitate

Administrativ

Secretariat

11. Cuprins

Numarul

componentei

in cadrul

procedurii

operationaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operationalePagina

Coperta

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

2.Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

3.Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

4.Scopul procedurii operationale

5.Domeniul de aplicare a procedurii operationale

6.Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale

7.Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala

8.Descrierea procedurii operationale

9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

10.Anexe, inregistrari, arhivari

11.Cuprins

Anexa 1: Diagrama flux CIRCUITUL DOCUMENTELOR

Aprobat,

Director prof. _____________

FORMULARE FINANCIAR-CONTABILE

I

CIRCUITUL ACESTORANr.

crt.Denumirea

documentuluiNr.

exemplareSe utilizeaz laCompartimentul/persoana care

l ntocmeteData/

perioada

ntocmiriiTermen de

predarePersoanele care vizeaz documentulCircula la:Locul de

Arhivare/

destinatar

1. Anexa nr. 1 la OMFP 1792/2002

Propunere de angajare a unei cheltuieli1Document de stabilire a necesarului de bunuri ce urmeaz a fi aprovizionate Toate compartimentele funcionalenainte cu 2-3 zile de data aprovizionriiDirector

Contabil efOrdonator principal de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP1 ex. Serviciul

contabilitate

2. Anexa nr. 2-

Angajament bugetar individual/global1Document de angajament al fondurilor bugetare, specific unei operaiuni noi care urmeaz s se efectueze pe baza bugetelor aprobate

Serviciul

Contabilitaten momentul ntocmirii referatului de necesitaten momentul ntocmirii referatului de

necesitate Director

Contabil efOrdonator principal de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu angajamentul legal

3. Anexa nr. 3-

Ordonanare de plat aferent achiziiilor publice pentru activitatea curent i de investiii, pentru transferuri, prime sau alte pli din fonduri publice acordate beneficiarilor legali, pentru virarea datoriilor ctre bugetul de stat, bugetele de asigurri sociale, bugetul local2Document de confirmare a exigibilitii unei pli,

reprezentnd o obligaie cert, suma datorat stabilitServiciul contabilitate

AdministratorLa fiecare operaiune economic care implic efectuarea pliiOperativDirector

Contabil efBirou contabilitate pentru nscrierea datelor din col.1;

Persoana mputernicit pentru acordarea vizei CFPP;

Ordonator de credite pentru aprobare ;

Serviciul contabilitate pentru ntocmirea documentelor de plat.1 ex. Trezorerie

1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu documentele justificative

4. Angajament de plat1Servete ca: - angajament de plat a unei sume ce reprezint o pagub adus unitii; - titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; - titlu executoriu pentru executarea silit, n caz de nerespectare a angajamentului.

Persoana care ii ia angajamentuln momentul lurii angajamentului de plat Director

Contabil efCircul la persoana n faa creia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate n acest scop) pentru semnare.1 ex. Serviciul contabilitate

5. Balana de verificare analitic1Servete: - la verificarea exactitii nregistrrilor; - la controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i analitic; - la ntocmirea situaiilor financiare. Serviciul

contabilitateLunar sau cel mai trziu la sfritul perioadei pentru care se ntocmesc situaiile financiareDou zile de la finele lunii sau perioadeiDirector

Contabil efNu circul, este document de nregistrare.1 ex. Serviciul

Contabilitate

6. Balana de verificare sintetic1Document pentru verificarea exactitii nregistrrilor contabile i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i cea analitic.Serviciul contabilitateLunarDou zile de la finele luniiDirector

Contabil efNu circul, este document de sintez.1 ex. Serviciul

Contabilitate

7. Bon de consum2Document pentru eliberarea din magazie a materialelor pentru consum;

Document de scdere din gestiune;

Document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate .Administratorn momentul eliberrii din magazie a materialelor pentru consumTrei zile de la ntocmirea bonului de consumContabil efLa gestiunea de materiale pentru eliberarea cantitilor prevzute;

La serviciul financiar contabil.1 ex. Administraie

1 ex. la cotor

Serviciul contabilitate

8. Bon de micare a mijlocului fix 2Servete ca: - document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii; - document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare; - document justificativ de nregistrare n evidena inut de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate. Administratorn momentul predrii-primirii mijlocului fixTrei zile de la ntocmirea bonului de micare a mijlocului fixDirector

Contabil efLa persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) predtoare(ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La sectia (serviciul, atelierul, subunitatea) predatoare (exemplarul 2).

9. Bugetul anual de venituri i cheltuieli3Stabilirea pe titluri bugetare i pe articole a cheltuielilor i veniturilor pe total an i pe trimestre.Director

Contabil efLa termenul stabilit de ordonatorul principal de crediteDirector

Contabil efPrimrie, Consiliu sau I.S.J. pentru aprobare;

Ordonatorul de credite.1 ex. Primrie

1 ex. Contabilitate

1ex.Trezorerie

10. Carnet CEC pentru ridicare numerar

1Document pentru ridicare de numerar.CasierPli salarii i alte cheltuieliLa data pliiDirector

Contabil efLa persoanele care au specimene de semnturii n trezorerie i la Trezoreria Braov1 ex Serviciul contabilitate

11. Carnetul de munc1nregistrarea calitii de salariat i a drepturilor salariale;

Stabilirea vechimii n munc i cuantum pensie n dosarul de pensionare.SecretariatOperativDirector

Nu circul.La serviciul secretariat

Se pred sub semntur la ncetarea activitii salariatului n instituie.

12. Centralizator stat de plat salarii2Centralizarea drepturilor de personal pentru calculul sumelor totale de ridicat din Trezorerie.Secretariat pentru certificarea legalitii2 zileOperativDirector

Contabil efOrdonatorul de credite

Contabil ef 1 ex. Secretariat

1 ex. Serviciul contabilitate

13. Cerere pentru deschiderea creditelor bugetare 2Solicitare deschidere credite bugetare de ctre ordonatorul principal de credite.

Serviciul

contabilitateLunar/trimestrialPn n data de 15 a lunii sau trimestrului anteriorOrdonatorul principal de crediteContabil ef pentru viza CFPP;

Aprobare director1 ex. ordonator de credite

1 ex. Serviciul contabilitate

14. Chitan pentru operaii n lei3Document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii;

Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate.CasierLa data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuateLa data ncasrii sumeiContabil efLa depuntor,

Contabilitate1 ex. Depuntor

1 ex. La cotor Serviciul contabilitate

1 ex. Anexa la registrul de casa

15. Chitan pentru operaiuni n valut3Servete ca: - document justificativ pentru ncasrile i plile n valut efectuate n numerar; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas n valut i n contabilitate.

CasierLa data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuateLa data ncasrii sumeiContabil efCircul la depuntor/pltitor, exemplarul 1, cu stampila unitii;

Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaiunilor nregistrate n registrul de casa n valut.1 ex. Depuntor

1 ex. La cotor Serviciul contabilitate

1 ex. Anexa la registrul de casa

16. Condic de prezen1Document pentru evidena zilnic a personalului prezent n unitate.SecretariatZilnicZilnicDirectorDireciuneServiciul secretariat

17. Contract de concesionare, nchiriere3Document privind nchirierea de spaii.Serviciul

Contabilitate n conformitate cu H.C.L.n momentul concesionrii, nchirieriin momentul concesionrii nchirieriiOrdonatorul principal de credite

Director

Contabil efServiciul Contabilitate

Beneficiar1 ex. Serviciul Contabilitate

1 ex. la Concesionar, chiria

1 ex. la ordonatorul principal de credite

18. Contract/

comand de achiziii publice2Document privind achiziiile publice.Serviciul

contabilitaten momentul contractrii/ comandrii de achiziii publicen momentul contractrii/ comandrii de achiziii publiceDirector

Contabil efBeneficiar 1 ex. Serviciul Contabilitate

1 ex. Beneficiar

19. Decizia de angajare sau avansare a personalului inclusiv pentru cumulul de funcii3Document privind angajarea personalului didactic auxiliar i nedidacticDireciune

n momentul angajrii/avansriiDirector

Contabil efSecretariat

1 ex. Secretariat

1 ex. Direciune

1 ex. Beneficiar

20. Decizie de :

- acordare salariu de merit- numire cu caracter temporar a personalului de execuie pe funcii de conducere

Alte drepturi salariale2Document privind angajarea personalului didactic i drepturi salarialeI.S.J.

Direciune

n momentul acordrii/ numiriin momentul acordrii/ numiriiDirector

Contabil efServiciul resurse umane

Secretariat

1 ex. Secretariat1 ex. I.S.J.

21. Decizie de imputare2Servete ca: - document de imputare a valorii pagubelor produse; - titlu executoriu din momentul comunicrii; - document de nregistrare n contabilitate. Direciune

Serviciul contabilitaten momentul constatrii pagubeiDirector

Contabil efCircul: - la persoana desemnat pentru acordarea vizei CFPP(ambele exemplare); - la conductorul unitii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana (sau persoanele) rspunztoare de paguba adus unitii (ambele exemplare). Serviciul Contabilitate (exemplarul 1)

Persoana care a produs paguba (exemplarul 2)

22. Declaraie privind obligaia de plat la fondul de omaj2Document privind contribuia la asigurrile de omaj ale angajatorului i asiguratului.Serviciul contabilitate/

SecretariatPana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedentn data de 25 a lunii curente pentru luna precedentDirector

Contabil efA.J.O.F.M.1 ex. Serviciul

Contabilitate

1 ex. AJOFM

23. Declaraie privind obligaiile de plat ctre bugetul asigurrile sociale2Document privind contribuia la asigurrile sociale ale angajatorului i asigurailor.Serviciul contabilitate/


Contabil efCasa Judeean de Pensii1 ex. Serviciul

Contabilitate

1 ex. C.J.P.

24. Declaraie privind obligaiile de plat la bugetul consolidat al statului2Document privind obligaiile la bugetul consolidat al statului.Serviciul contabilitate/


Contabil efAdministraia Financiar1 ex. Serviciul

Contabilitate

1 ex. Administraia Financiara

25. Declaraie privind obligaiile de plat la fondul asigurarilor de sntate2Document privind contributia la asigurrile sociale de santate ale angajatorului i asiguratului.Serviciul contabilitate/


Contabil efCasa Judeean de Asigurri de Sntate1 ex. Serviciul

Contabilitate

1 ex. C.J.A.S.

26. Decont de cheltuieli pentru deplasri externe1Servete ca: - document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate; - document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate.

Titularul deplasriiLa ntoarcerea din deplasare3 zile de la ntoarcerea din deplasareDirector

Contabil efCircul: - la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din deplasare i calculul eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare; - la persoanele autorizate s exercite CFPP; - la casieria unitii .1 ex. Serviciul Contabilitate

27. Dispoziie de plat ctre casierie 1Dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ.Serviciul contabilitaten momentul pliin momentul pliiDirector

Contabil efCircul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe plata sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil. 1 ex. Serviciul contabilitate

28. Dispoziia de ncasare ctre casierie 1Dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale;

Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i contabilitate.Serviciul contabilitaten momentul ncasriin momentul ncasriiDirector

Contabil efCircul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil. 1 ex. Serviciul contabilitate

29. Document pentru efectuarea, ncepnd cu trimestrul al III-lea, a virrilor de credite bugetare de la un capitol la alt capitol sau ntre subdiviziuni2Virarea ntre capitole cu respectarea Legii Finanelor Publice sau a Legii Finanelor Publice Locale a creditelor pe baza unor justificri, detalieri i necesiti privind execuia bugetar pn la finele anului.Serviciul

contabilitateLa solicitarea ordonatorului de credite, cnd este cazulDirectorContabil ef pentru viza CFPP ;

Aprobarea ordonatorului de credite.1 ex. la ordonatorul principal de credite

1 ex.

Serviciul contabilitate

30. Extras de cont nebancar3Servete la comunicarea i solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rmase neachitate, provenite din relaii economico-financiare i ca instrument de conciliere prearbitral.Serviciul contabilitateCircul: - la conductorul compartimentului financiar-contabil i conductorul unitii emitente, pentru semnare (toate exemplarele); - la unitatea debitoare (exemplarele 1 i 2).Serviciul Contabilitate al unitii emitente (exemplarul 3, exemplarul 2); Serviciul Contabilitate al unitii debitoare (exemplarul 1).

31. Factur3Document pentru decontarea serviciilor prestate (nchirieri de spaii)Serviciul

contabilitateOperativDirector

Contabil efSemntur i tampil furnizor;

Semnturi de primire de la beneficiar.1 ex furnizor

1 ex beneficiar

1 ex Serviciul Contabilitate

32. Fia de eviden a obiectelor de inventar n folosin1Servete ca document de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului i materialelor de protecie date n folosina personalului, pn la scoaterea lor din uz.AdministratorLa darea n folosin a obiectelor de inventarNu circul, este document de nregistrare.1 ex. Serviciul Contabilitate

33. Fia mijlocului fix 1Servete ca document pentru eviden analitic a mijloacelor fixe.AdministratorLa darea n folosin a mijlocului fixNu circul, este document de nregistrare contabil.1 ex. Serviciul Contabilitate

34. Fi de magazie1Servete ca: - document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz; - document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri); - surs de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de valori materiale. AdministratorLa achiziionarea bunurilorNu circul, este document de nregistrare.1 ex. Serviciul Contabilitate

35. Fiele fiscale F1 i F22Documentul pentru stabilirea impozitului pe venitul global.SecretariatPn la data de 28 februarie a anului n curs pentru anul fiscal anteriorDirector

La instituie i la salariat.1 ex. Secretariat

1 ex. salariat

36. List de avans pentru concediul de odihn2Document justificativ de nregistrare n contabilitate;

Document pentru stabilirea drepturilor bneti privind indemnizaiile curente ale salariailor pe timpul efecturii concediului de odihn.SecretariatCu 5 zile nainte de plecarea salariatului n concediuCu 5 zile nainte de plecarea salariatului n concediuDirector

Contabil efLa persoana mputernicit s exercite viza de CFPP;

La casieria unitii pentru efectuarea plilor sumelor cuvenite.1 ex. Serviciul contabilitate

1 ex. Secretariat

37. List de inventariere2Servete ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile unitii; - document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registrului-inventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri; - document centralizator al operaiunilor de inventariere.Comisia de inventariereAnual sau n situaiile prevzute de legeCircul: - la comisia de inventariere; - la gestionar; - la compartimentul financiar-contabil; - la conductorul unitii; - la unitatea creia i aparin valorile materiale primite n custodie (exemplarul 2).

Serviciul Contabilitate (exemplarul 1)

Compartimentul de verificri gestionare

(exemplarul 2)

38. Not de contabilitate1Document de nregistrare a tuturor operaiunilor financiar contabile (analitic i sintetic).

Serviciul contabilitateLa fiecare operaiunen momentul ntocmiriiContabil efCircul: - la persoana autorizat s verifice i s semneze documentul; - la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul compartimen-tului financiar-contabil. 1 ex. Serviciul

Contabilitate

39. Not de recepie i constatare diferene2Document pentru recepia bunurilor aprovizionate;

Document pentru ncrcarea n gestiune;

Act de prob n litigii cu furnizorii;

Document justificativ de nregistrare n contabilitate.Comisia de recepie i administratorLa achiziionarea bunurilor24 ore de la ntocmirea notei de recepieLa gestionar pentru ncrcarea cu bunurile materiale recepionate;

La serviciul financiar pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic.1 ex. la factura

1 ex. la cotor Serviciul contabilitate

40. Ordin de deplasare1Dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;

Document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

Document justificativ de nregistrare n contabilitate.De persoana care urmeaz s efectueze deplasarea.

Secretariatnainte cu o zi de data deplasriinainte cu o zi de data deplasriiDirector

Contabil efLa persoana mputernicit s dispun deplasarea;

La persoana care efectueaz deplasarea;

La persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea i plecarea persoanelor n delegaie;

Verificarea decontului la financiar-contabilitate .1 ex. Serviciul contabilitate

41. Proces verbal de predare-primire(transferarea bunului fr plat)3Document de transfer bunuri;

Document justificativ de nregistrare n contabilitate.Serviciul contabilitaten momentul predrii-primiriiDirector

Contabil efServiciul Contabilitate1 ex. Serviciul Contabilitate

1 ex. Gestionar

1 ex. beneficiar

42. Proces verbal de recepie, proces verbal de recepie provizorie, proces verbal de punere n funciune3Servete ca: - document de nregistrare n evidena operativ i n contabilitate; - document de consemnare a stadiului n care se afl obiectivul de investiii; - document de apreciere a calitii lucrrilor privind obiectivul de investiii; - document de aprobare a recepiei (cod 14-2-5); - document de constatare a ndeplinirii condiiilor de recepie provizorie a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de aprobare a recepiei provizorii a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de punere n funciune a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/b). Serviciul contabilitateDirector

Contabil efCircul: - la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i 3); - la compartimentul care efectueaz operaiunea de CFPP (exemplarul 2); - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesului-verbal de recepie (exemplarele 2 i 3).

La furnizor (antreprenor): - la comparti-mentul financiar-contabil (exemplarele 2 i 3). La beneficiar: - la comparti-mentul financiar-contabil (exemplarul 1).

43. Proces verbal de scoatere din funciune a mijlocului fix/de declasare a bunurilor materiale2Servete ca: - document de constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin i de declasare a altor bunuri materiale dect mijloacele fixe, potrivit dispoziiilor legale; - document de consemnare a scoaterii efective din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau de declasare a bunurilor materiale; - document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv din funciune a mijloacelor fixe, precum i din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate.Serviciul contabilitaten momentul scoaterii din funciuneDirector

Contabil efCircul :

- la persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la secie (serviciu, subunitate (ambele exemplare); - la magazie (depozitul de materiale), pentru descrcarea gestiunii, respectiv nregistrarea n eviden a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); - la magazia primitoare, pentru semnare de (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, (exemplarul 1); - la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din funciune, din uz sau de declasare, pentru nregistrare (exemplarul 2). Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La comparti-mentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul 2).

44. Raport privind activitatea de C.F.P.P. pe trimestru2Se evalueaz activitatea de control financiar preventiv, responsabilitile manageriale prin dezvoltarea unui sistem de control intern eficient, se identific i se evalueaz riscurile privind patrimoniul i fondurile publice, se formuleaz opinii cu privire la aciunile ce trebuie ntreprinse n plan legislativ i administrativ pentru utilizarea ct mai corect i eficient a fondurilor publice;

Documentul prezint totalul operaiunilor supuse vizei de CFPP, numr operaiuni i valoare, din care refuzate la vizResponsabil C.F.P.P.TrimestrialData de 22 a lunii

urmtoare

trimestrului

raportatOrdonator principal de credite (Primria, I.S.J. Director, Contabil ef)1 ex. Serviciul

Contabilitate

1 ex. Ordonatorul principal de credite

45. Registrul cartea mare1Servete:

- la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplic forma de nregistrare "pe jurnale";

- la verificarea nregistrrilor contabile efectuate;

- la ntocmirea balanei de verificare. Serviciul contabilitateLa sfritul lunii (perioadei)Contabil efNu circul, este document de nregistrare contabil.1 ex. Serviciul Contabilitate

46. Registrul de casa n valuta2Servete ca: - document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n valut, efectuate prin casieria unitii pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas; - document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas n valut. CasierZilnicZilnicContabil efLa serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat;

Casier. Casierie (exemplarul 1)


47. Registrul de cas n lei

2Document de nregistrare a ncasrilor i plilor n numerar efectuate prin casieria unitii;

Document de stabilire la sfritul fiecrei zile a soldului de cas;

Document de nregistrare zilnic n contabilitate a operaiunilor de cas.CasierZilnicZilnicContabil efLa serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat;

Casier. Casierie (exemplarul 1)


48. Registrul inventar1Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv;

Probnlitigii.Serviciul

contabilitateSe ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii31 decembrie sau dup cazContabil efNu circul, este document de nregistrare contabil.1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui

49. Registrul jurnal

1Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii;

Probnlitigii.Serviciul

contabilitateZilnic sau lunarContabil efNu circul, este document de nregistrare contabil.1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui

50. Registrul numerelor de inventar la mijloace fixe 1Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente n unitate, n vederea identificrii lor.Administraie n momentul drii n folosinNu circul, este document de nregistrare contabil.1 ex. Serviciul Contabilitate

51. Situaii financiare trimestriale i anuale (bilan contabil i anexele prevzute de lege)2Document contabil de sintez prin care se prezint elementele de activ, datorii i capital proprii ale instituiei la sfritul perioadei de raportare, precum i n alte situaii prevzute de lege.Serviciul

contabilitateTrimestrial i anualData de 15 a lunii pentru trimestrul anteriorTrezorerie, pentru confirmare solduri, conturi de disponibil, ordonator principal de credite, contabil ef.1 ex. Serviciul

Contabilitate


52. Situaia privind monitorizarea cheltuielilor de personal pe lun2Centralizarea plilor la cheltuielile de personal pe luna n curs i pentru lunile anterioare.Serviciul

contabilitateData de 30 a lunii n cursData de 5 a lunii urmtoareContabil ef i director1 ex. Serviciul

Contabilitate


53. Stat de plat burse i ajutoare sociale2Document pentru calculul drepturilor bneti pentru plata burselor i a ajutoarelor sociale ctre elevii care ndeplinesc condiiile legale de acordare a acestor drepturi bneti cuvenite.SecretariatData de 30 a lunii n curs, iar plata la nceputul lunii urmtoareData de 2 a lunii urmtoareContabil ef i la casierie pentru plat1 ex. Serviciul contabilitate

1 ex. Secretariat

54. Stat de salarii2Document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor precum i al contribuiilor aferente;

Document justificativ de nregistrare n contabilitate.SecretariatLunarData de 2 a lunii urmtoareDirector

Contabil efCircul: - la persoanele autorizate sa exercite CFPP i s aprobe plata (exemplarul 1);

Serviciul contabilitate (exemplarul 1)

Secretariat, (exemplarul 2)

Intocmit,

Contabil sef,

Ec. Craciun Mirela

ANEXA 3

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT Propunere-Angajament-Odonanare

Documente

Conform Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu

Serviciul Contabilitate

Serviciul Administrativ

Serviciul Contabiliate

Serviciul Secretariat

SEMNTURI

Contabil___________

Administrator______

Secretar___________

Contabil sef________

ntocmit,

Contabil ef,

Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008

BM/BR 2 ex

ANEXA 4

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT REFERAT DE NECESITATE / COMANDA

Persoana care


Director


solicit


SEMNTURI

Contabil sef ____________ Administrator ____________ ntocmit,

Contabil ef,


BM/BR 4 ex

ANEXA 5

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT FACTUR

Documentele care stau la baza ntocmirii Facturii :

Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR pentru achiziionare

Alte documente specifice achiziiei (oferte sau direct de pe raft)




SEMNTURI

Comisia de recepie

Contabil sef ____________

Administrator ____________

ntocmit,

Contabil ef,


BM/BR 3 ex

ANEXA 6

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT NIR MATERIALE

Documentele care stau la baza ntocmirii NIR-ului :

Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR

Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner)




SEMNTURI

Contabil ____________ Administrator ____________

Comisia de recepie - MITREA CARMEN

- COSTEA ELENA

ntocmit,

Contabil ef,


BM/BR 4 eANEXA 7

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT NIR OBIECTE DE INVENTAR


Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR pentru achiziionare

Stabilire modalitate de achizionare

Cazul I cerere de ofert documente specifice (caiet de sarcini, oferte, contract, factur)

Cazul II achiziie directe de pe raft

Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner), BUN DE PLAT i subgestiune



Serviciul ContabilitateServiciul Administrativ


SEMNTURI

Contabil sef _________________ Administrator ____________ Comisia de recepie

ntocmit,

Contabil ef,


BM/BR 5 exANEXA 8

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT NIR ALIMENTE


Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR

Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner)




SEMNTURI

Contabil______________

Administrator__________

Magaziner_____________

Comisia de recepie - ______________

- ______________

______________

______________

______________

ntocmit,

Contabil ef,

Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008BM/BR 4 exANEXA 9

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT BON CONSUM

Documentele care stau la baza ntocmirii BC-ului :

Normative de consum vizate de conductorul unitii conform Bugetului de venituri i cheltuieli aprobat pentru anul curent




SEMNTURI

Contabil sef_________________

Administrator____________

ntocmit,

Contabil ef,


BM/BR 2 exANEXA 10

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT BON CONSUM BENZINA

Documentele care stau la baza ntocmirii BC-ului :

Aprobare plafon 150 l/luna



Sofer


SEMNTURI

Contabil_________________

Administrator_____________

Sofer____________________

Magaziner________________

ntocmit,

Contabil ef,

Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008BM/BR 4 ex

ANEXA 11

APROBAT,

DIRECTOR

CIRCUIT CERERE CAZARE

Persoana care Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Director


solicit


SEMNTURI

Secretar

Administratot

Contabil

Magaziner

ntocmit,

Contabil ef,

Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008BM/BR 3 ex

Confirmare cazare la pers. fizica/juridica

Arhivat in dosar ______ (original)

Administrator_________

Incasat contravaloare cazare si se elibereaza chitanta

Se ndosariaz n dosar ______ registru cas (Copie cerere)

Magaziner___________

La cerere eliberare factura

Contabil_______________

Aprobare cerere

Administator

Verificare loc disponibil

Rezervare loc

Administrator

Acordare numr de nregistrare

Secretar________

Vizat pt. tarif cazare

Contabil sef____

Completare cerere tip Persoana fizica sau juridica

Achizitionare benzina

Operarea consum/ ieiri BCF n fia de magazie cu regim special

Mentionare pe BC serie/numar BCF eliberat

Magaziner________

Operare BC n Programul CIEL intocmire NC

Contabil_______

Emitere BC

Adinistrator____________

NIR + Factur/Referat/ comand ndosariat n dosar ___

Operare n evidena sintetic a subgestiunilor

Contabil ______________.

Fia de gestiune pentru ntocmire proces-verbal de predare-primire n subgestiuni

ndosariere n dosar subgestiuni

Administrator ______________

Operarea drii n folosin pe subgestiune n programul Obiecte de inventar

Listare fi de gestiune

Contabil ____________

Recepia cantitativ i calitativ a produselor din factur i NIR

Stabilirea bunurilor care trec n subgestiune

Comisia de recepie

Emitere NIR

Administrator

__________________

Operarea consumuri/ ieiri materiale n fia de magazie

Administrator _____________

Operare BC n Programul Gestiunea Materialelor

Contabil sef

_________________________

Emitere BC

Administrator

_______________________

NIR original + Factur + Referat ndosariat ________ Contabil_________

NIR+Factur copie = ntocmire Fi de magazie ndosariat n dosar copii / an Magaziner_______________


Comisia de recepie

Emitere NIR din operarea facturii n Program SICOS Gestiunea Materialelor

Contabil__________

NIR original + Factur + Referat ndosariat ________Contabil ___________________

NIR + Factur copie = ntocmire Fi de magazie ndosariat n dosar copii / an Administrator _________________________


Comisia de recepie

Emitere NIR

Administator

____________________

ndosariere n dosar _______

Contabil sef

_______________________

Verificarea cantitativ, calitativ a produselor din Factur i NIR

Vizat pentru BUN DE PLAT

Comisia de recepie

Administrator __________________

Operare intrare n Program Gestiunea Materialelor

Listare NIR

Contabil sef

___________________

Aprovizionare

Administrator

_____________

Se ndosariaz n dosar_______

Contabil sef ___________________

Aprobare achiziionare

Vizat privind existena creditelor i ncadrarea n articolul bugetar

Contabil sef ____________

Emiterea referatului / comenzii

Acordare viza CFP

ndosariere n dosar ____mpreun cu OP i extras

Contabil sef

_____________________

Viza compartimentului de specialitate pentru cheltuielile de personal

Secretar ____________ conform Deciziei nr. _________________

Viza compartimentului de specialitate pentru cheltuielile cu bunurile i serviciile achiziionate

Adminisrtator ___________________

pentru chelt. bunuri i servicii pentru chelt. bunuri i servicii aferente activitii CCD

Conform Deciziei nr.______________

Emitere PAO n Contabilitate

Contabil

_____________

NU

NU

NU

NU

NU

NU

DA

DA

DA

DA

DA

DA

nregistrrile rezultate se arhiveaz conform normelor in vigoare

n cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers

Personalul CCD rspunde personal de evidena, pstrarea i folosirea actelor CCD

Trimestrial eful Serviciului Contabilitate va verifica dac facturile intrate n instituie i nregistrate In contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare i ordonanare sau au fost restituite

Documentele merg la Serviciul contabilitate care le Introduc n evidena contabil emind i documentele de plat efectiv OP, CEC, etc.

Sunt vizate CFPP

Toate documentele sunt verificate CFPP

Compartimentele de specialitate vor aplica pe toate facturile trimise spre plata viza de confirmare a realitii si legalitii. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele Justificative

necesare si documentele ALOP. Toate documentele trebuie sa fie semnate de administrator.

Este predat Serviciului Contabilitate care verific clasificaia bugetar i vizeaz documentul n cauz

Este Anexa 1

Documentele se nregistreaz n Registrul fiecrui serviciu din care face parte personalul creia i-au fost repartizate documentele

Compartimentele de specialitate vor ntocmi Documentele ALOP Propunerea de plata (Anexa 1)

Angajamentul bugetar (Anexa 2)

Ordonanarea de plat (Anexa 3)

Dup nregistrarea obligaie de plat, vor fi predate Compartimentelor de specialitate

Se predau dup nregistrare efului Serviciului Contabilitate care va dispune nregistrarea obligaiei de plat fa de terii creditori n evidena contabil

Registru intrri/ Ieiri general

Registru intrri/ Ieiri pe servicii

Registru intrri/ ieiri din cadrul CCD

Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plai din fondurile CCD

Registre de eviden speciale diverse, pe tipuri de documente si/ sau compartimente, activiti

Sunt documente care implic financiar CCD

Dup nregistrare actele se predau n map, spre a fi vizate de directorul CCD i apoi vor fi distribuite funcionarilor care au atribuii legate de coninutul acestora.

Se nregistreaz i Ii se aplic, n colul din dreapta sus, numrul de nregistrare care se comunic pe loc petiionarului.

Sunt Documente de la ceteni

Primirea, expedierea i pstrarea documentelor secrete se face conform dispoziiilor din actele normative n vigoare

Sunt Documente secrete

Sunt adresate greit

Documentele care angajeaz financiar CCD

Propunere de plata

Angajament de plata

Ordonanare de plata

Facturi i

Documentele anexate acestora

Documentele cu circuit intern n CCD

Documentele emise de CCD avnd destinaia n exteriorul CCD

Documentele emise de CCD avnd destinaia n exteriorul CCD

Documentele care constituie corespondenta externa a CCD

Se nregistreaz i se expediaz imediat, spre rezolvare instituiei competente, comunicndu-se aceasta

emitentului, respectiv petiionarului.

Corespondenta adresat CCD, prin pot, curieri sau direct de la ceteni, precum l toate actele ntocmite de compartimentele de activitate proprii, se nregistreaz la secretar

START

118

Date post:	18-Dec-2015
Category:	Documents
Upload:	claudiaenoiu
View:	92 times
Download:	3 times

05_Procedura_circuitul_documentelor (2).doc

Documents