Investește în oameni!

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013

Axa prioritară nr. 5 - „Promovarea măsurilor active de ocupare”

Domeniul major de intervenție 5.1 - “Dezvoltarea şi implementarea măsurilor active de ocupare”

Titlu proiect: “Specialisti in domeniul accesarii de fonduri europene si al managementului de proiect”

Contract de finantare nr. POSDRU/128/5.1./G/135547

PROGRAM DE FORMARE

MANAGER PROIECT

CE ESTE UN PROIECT?

Un efort complex subsumat unui scop specific,

intr-un timp limitat si un buget definit, care

afecteaza din punct de vedere functional si

organizational organizatia ce il deruleaza si

care nu repeta un alt efort intreprins anterior.

CE ESTE UN PROIECT?

Un proiect trebuie sa indeplineasca obiectivele

propuse intr-o perioada de timp limitata, cu

resurse financiare si umane anterior stabilite.

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT

•are o data de inceput stabilita si una de sfarsit;

•abordeaza o problema specifica;

•urmareste atingerea unor obiective specifice;

•dispune de resurse limitate (de timp, financiare, resurse

umane si materiale);

•se realizeaza cu ajutorul unei echipe;

•urmareste realizarea unor rezultate specifice;

•are constrangeri tehnice;

•are un ciclu de viata.

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT

Proiect ≠ program

Programul reprezinta o serie de proiecte care au un

obiectiv general comun.

TIPURI DE PROIECTE

Dupa amploarea lor, proiectele pot fi:

•organizationale;

•locale/ regionale;

•nationale;

•transnationale;

•internationale.

TIPURI DE PROIECTE

Dupa scopul lor, proiectele pot fi:

•sociale;

•culturale;

•artistice;

•ecologice;

•stiintifice;

•de educatie;

•economice.

TIPURI DE PROIECTE

Dupa domeniul activitatilor, proiectul poate fi:

•de cercetare;

•de investitii;

•de dezvoltare a resurselor umane;

•de restructurare organizationala;

•de marketing.

CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECT?

Managementul proiectului reprezinta planificarea,

directionarea si controlul resurselor astfel incat sa

se atinga scopul/ obiectivele proiectului, prin

intermediul activitatilor acestuia si cu resursele

aflate la dispozitie.

CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECT?

Managementul de proiect are in vedere trei

elemente esentiale:

•Scopurile proiectului si impactul acestuia;

•Resursele, incluzand resursele umane si

echipamentele / banii necesari;

•Planificarea, indicand durata si ordinea diferitelor

sarcini/ activitati.

9

MANAGEMENT

ORGANIZAŢIONAL DE PROIECT

Activităţi de rutină, repetitive

Condiţii şi obiective noi

(care implică şi un grad ridicat de risc)

DIFERENTE INTRE MANAGEMENTUL DE PROIECT SI

CEL DE ORGANIZATIE

FUNCTIILE UNUI PROIECT

•Defineste schimbarea;

•Planifica schimbarea;

•Controleaza schimbarea.

AVANTAJE SI DEZAVANTAJE ALE MANAGEMENTULUI

PRIN PROIECTE

Avantaje:

•Este o metoda eficienta pentru rezolvarea unor probleme

punctuale ale organizatiei, intr-un timp si cu costuri limitate;

•Este o metoda potrivita pentru gestionarea perioadelor in

care este nevoie de o schimbare in organizatie;

•Aduce impreuna, pentru un timp, o serie de specialisti avand

specializari diferite;

.

AVANTAJE SI DEZAVANTAJE ALE MANAGEMENTUL

PRIN PROIECTE

Dezavantaje:

•Structura organizatiei se suprapune cu structura echipei de

proiect, iar acest fapt poate conduce catre diverse probleme;

•Unele organizatii au dificultati in a gasi angajati care sa

devina manageri de proiect;

•Multi angajati se pot simti „marginalizati” ca urmare a faptului

ca informatii despre proiecte importante ale organizatiei nu le

sunt comunicate.

4 pasi in managementul proiectului:

Pasul 1: Designul de proiect

Pasul 2: Planificarea proiectului

Pasul 3: Implementarea proiectului

Pasul 4: Evaluarea proiectului

DE CE REALIZAM PROIECTE?

Pentru a satisface o nevoie principala.

Nevoia nu este definita ca atragerea de bani (surse

de finantare).

Banii (resursele financiare) reprezinta unul dintre

mijloacele/ resursele prin intermediul carora se

satisface nevoia.

ROLUL MANAGERULUI DE PROIECT

•Coordoneaza activitatile si echipa de implementare;

•Stabileste si promoveaza prioritatile de actiune;

•Concepe si promoveaza standarde si proceduri de

implementare;

•Mentine legatura cu finantatorul si partenerii;

•Estimeaza riscurile si identifica solutii alternative;

•Monitorizeaza si evalueaza activitatile/ echipa de proiect;

•Redacteaza rapoartele de activitate;

•Aproba documente/ actiuni si ia decizii;

•Reprezinta proiectul in diverse evenimente, organizatii;

Reusita sarcinilor managerului de proiect depinde de

cat de bine acesta:

•Motiveaza membrii echipei;

•Transmite informatii relevante;

•Dezvolta relatii de incredere cu echipa si partenerii;

•Se documenteaza permanent privind tematica

proiectului;

Abilitati/ cunostinte necesare Managerului de

proiect:

•despre tematica proiectului;

•de a lucra in conditii de stres;

•de a motiva pe cei din jur;

•de planificare;

•cunostinte financiare;

•receptivitate si promptitudine;

•de comunicare si negociere.

Competente ale managerului de proiect:

• management de proiect;

• management financiar;

• management al timpului;

• management al resurselor umane;

• in domeniul de activitate / in tematica proiectului;

• relatii publice si comunicare;

• management al riscului.

FACTORII DE SUCCES PENTRU UN PROIECT

CICLUL DE VIATA UNUI PROIECT

1. Programarea

2. Identificarea

3. Formularea

4. Finantarea

5. Implementarea

6. Evaluarea

PROGRAMAREA

Analizarea situatiei (la nivel national, sectorial etc.);

Identificarea problemelor, constrangerilor;

Identificarea oportunitatilor de dezvoltare;

Identificarea prioritatilor sectoriale.

IDENTIFICAREA

Conceptualizarea ideii de proiect;

Parcurgerea pasilor etapei de analiza (analiza

partilor interesate, analiza problemelor, analiza

obiectivelor, selectarea strategiei);

Masurarea relevantei ideii de proiect.

FORMULAREA

Operationalizarea ideii de proiect;

Evaluarea ideii de proiect in termeni de succes si

durabilitate (sustenabilitate);

Redactarea cererii de finantare.

FINANTAREA

Evaluarea propunerii de proiect de catre finantator;

Evaluarea documentelor de sprijin;

Semnarea contractului de finantare.

IMPLEMENTAREA

Indeplinirea obligatiilor din contractul de finantare;

Organizarea procedurilor de achizitie din cadrul

proiectului;

Realizarea activitatilor proiectului si a

managementului de proiect (rapoarte de progres);

Ajustarea planificarii.

EVALUAREA

Finantatorul evalueaza proiectul pentru a vedea

modul in care s-au atins obiectivele;

Identificarea de lectii invatate;

Rezultatele evaluarii sunt folosite pentru a planifica

proiecte viitoare.

DESIGNUL PROIECTULUI

Etape:

1. identificarea si analiza problemei;

2.generarea unor solutii alternative si selectarea

solutiei celei mai bune posibile;

3.definirea scopului/ obiectivului general al

proiectului;

4.definirea obiectivelor specifice ale proiectului;

5.definirea categoriilor de beneficiari;

6. justificarea proiectului.

Proiectele rezolva probleme definite specific.

Intrebari pentru definire:

Care este problema/situatia ce va fi rezolvata prin proiect?

Care sunt dimensiunile problemei?

Cate persoane sunt afectate direct, dar indirect?

In ce mod sunt persoanele afectate?

Cum afecteaza problema functionarea organizatiei/

dezvoltarea persoanelor?

Care sunt cauzele problemei/situatiei?

Cum se poate interveni la nivelul acestor cauze?

Care este solutia pentru rezolvarea problemei?

Metode de a gasi si evalua solutiile la problema:

•Implicarea membrilor organizatiei/ altor persoane

(intalniri de analiza sau brainstorming);

•Consultarea si observarea potentialilor beneficiari;

•Consultarea partenerilor;

•Analiza altor proiecte, documentarea;

•Analiza studiilor si cercetarilor de specialitate.

Obiective ale proiectului

Intrebari pentru definire:

•Ce trebuie sa se schimbe?

•Cata schimbare este necesara?

•Pe cine vizeaza schimbarea?

•Unde se va produce schimbarea?

•Cand se va produce schimbarea?

Obiective ale proiectului

Obiective trebuie sa fie:

•Specifice - sa spuna concret ce se urmareste prin

proiect;

•Relevante - pentru nevoile beneficiarilor si pentru

prioritatile finantatorului;

•Masurabile - la finalul proiectului sa stim daca le-

am atins si daca da in ce proportie;

•Posibil de atins/realiste;

•Cu limita in timp.

Ex. de formulare obiectiv:

Sa ...(un verb de actiune si o stare care sa reflecte

indicatorul de performanta) al...(grup tinta) pana

la...(standard de performanta) intr-un timp

de...(perioada de timp) cu un cost total nu mai mare

de ...(cost estimativ).

Ex.:

Sa dezvolte competentele a 30 de profesori si

profesoare din 6 scoli din Bucuresti pentru a realiza

activitati creative de informare a elevilor privind

importanta exercitiului fizic, in 4 luni, cu un cost total

de 5.000 RON.

BENEFICIARI AI PROIECTULUI

Persoane sau categorii de persoane care vor avea

de castigat de pe urma proiectului.

Stakeholderii - persoane, grupuri de persoane,

institutii, organizaii profesionale, companii, etc, care

pot avea o legatura, directa sau indirecta, cu

proiectul.

BENEFICIARI AI PROIECTULUI

Beneficiari directi – au de „castigat” direct si in timpul

derularii proiectului, de rezultatele acestuia.

Beneficiari indirecti – cei care beneficiaza de

rezultatele finale ale proiectului, prin intermediul

beneficiarilor directi.

JUSTIFICAREA PROIECTULUI

Intrebari pentru definire:

De ce problema este importanta/grava? (date, studii,

documente etc.)

De ce solutia propusa este una buna/utila/eficienta?

Care vor fi rezultatele preconizate ale proiectului?

Cum ajuta aceste rezultatele beneficiarii?

De ce finantatorul ar trebui sa sustina acest proiect?

Care este caracterul inovator al proiectului?

PLANIFICAREA ACTIVITATILOR

Etape de planificare si prioritizare a activitatilor proiectului:

1. Stabilirea activitatilor;

2. Stabilirea ierarhiei activitatilor;

3. Stabilirea ordinei preliminare a activitatilor;

4. Stabilirea unitatilor de timp. Estimarea duratei fiecarei

activitati;

5. Elaborarea diagramei Gantt sau a altei diagrame de

planificare a activitatilor;

6. Corectii la ordinea, durata si suprapunerea activitatilor;

7. Definitivarea diagramei de planificare a activitatilor.

Structura detaliata de lucru (SDL)

Proiect

Faza I Faza II

Etapa 1

Activitatea A

Sarcina a

Actiunea

a.1.

Model de prezentare a activitatilor:

Pachet de lucru: Titlu

Descriere: .....

Data de inceput si de sfarsit: ....

Loc de desfasurare: ......

Resurse: ........

Activitati:

-

-

Responsabil: ....

DIAGRAMA GANTT

Diagrama GANTT

Ilustrare grafica a unui program de activitati, care ajuta la planificarea,

coordonarea si monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect.

REZULTATE ASTEPTATE

Reprezinta listarea produselor finale ale proiectului.

Fiecare dintre acestea vor fi descrise intr-o maniera

cat mai clara, accesibila membrilor echipei de proiect

responsabili cu realizarea /executia lor.

BUGETUL PROIECTULUI - PASI:

Defalcarea proiectului in activitati care consuma resurse;

Calcularea resurselor pentru fiecare activitate;

Resurse legate de personal

Resurse care nu sunt legate de personal:

Echipamente (calculatoare, mobilier, etc.)

Consumabile (hartie, cartuse, CD-uri etc.)

Transport si diurna

Comunicatii (telefon, fax, posta, e-mail)

Publicatii (tiparire, editarea etc.)

Servicii contractate

Alte costuri

BUGETUL PROIECTULUI - PASI:

Estimarea costurilor:

Oferte de la furnizori

Baze de date - proiecte similare

Prelucrarea datelor si intocmirea bugetului

Salariile (nr. persoane, norma intreaga / partiala)

Costuri directe pentru activitati

Costurile indirecte (spatii pentru birouri, intretinere,

electricitate, etc.)

Costurile accidentale

IMPACTUL PROIECTULUI

Se refera la modul in care rezultatul proiectului

imbunatateste situatia sau conditiile grupului tinta,

schimba anumite atitudini, schimba modul de a

aborda anumite probleme etc.

RISCURI IN CADRUL PROIECTELOR

•Privind echipa de implementare;

•Privind procedurile de achizitie;

•Privind beneficiarii;

•Privind structura si resurse ale organizatiei;

•Privind tematica de proiect si structura acestuia;

•Privind capacitati si caracteristici ale partenerilor.

RISCURI IN CADRUL PROIECTELOR

Ex.:

Datorita tendintei de scadere a cursului Euro exista riscul ca

la momentul implementarii proiectului unele activitati sa

necesite costuri mai mari decat cele bugetate.

Datorita faptului ca problema X este in mica masura

constientizata de catre autoritati ca fiind una care afecteaza

situatia beneficiarilor, exista riscul ca acestea sa sustina

proiectul doar la nivel declarativ.

Datorita faptului ca rezultatele proiectului se vor vedea abia

dupa 6 luni de la realizarea acestuia exista riscul ca impactul

sa nu poata fi identificat pana la raportarea finala.

Pasi in managementul riscului:

1. Identificarea potentialelor riscurile;

2. Analiza si prioritizarea riscurilor;

3. Monitorizarea noilor riscuri;

4. Evaluarea performantei generata de riscuri.

MONITORIZAREA SI EVALUAREA IN PROIECT

Activitati utile pentru:

•A afla informatii strategice despre nevoile

beneficiarilor.

•A identifica modalitati de a realiza mai bine

activitatile.

•A identifica din timp eventuale probleme si solutii la

acestea.

• A afla informatii care sa fie rapoarte catre

finantatori.

MONITORIZAREA SI EVALUAREA IN PROIECT

Etape:

1. Definirea scopului si parametrilor evaluarii;

2. Identificarea intrebarilor la care trebuie sa se raspunda;

3. Identificarea indicatorilor;

4. Definirea constrangerilor legate de timp, costuri si scop;

5. Selectarea metodelor potrivite;

6. Colectarea datelor;

7. Analizarea si interpretarea datelor obtinute;

8. Scrierea unui raport.

Multumim!

Email: office@specialistifonduri.ro

www. specialistifonduri.ro