Post on 01-Dec-2015
description
transcript
UNIVERSITATEA „DUNÃREA DE JOS” DIN GALATIFACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA
AFACERILOR
S.C. ACVARIM S.A.
AUDIT INTERN AL CALITÃŢII
Coordonator, Conf. Univ. Dr. Totolici Sofia
Masterand, Mihalache Cristina MKCA - An II
- 2012 -
CUPRINS
CAPITOLUL I. Prezentarea companiei S.C. ACVARIM S.A.................3
II.1. Prezentare generală.........................................................................................3II.2. Mediul de marketing.......................................................................................7
CAPITOLUL II. Auditul calităţii................................................................8
II.1. Pregãtirea auditului .........................................................................................9 II.2. Echipa de auditori ...........................................................................................9
II.3. Obiectivele auditului .....................................................................................10II.4. Planul de audit ...............................................................................................11
II.5. Efectuarea auditului intern ............................................................................13
CAPITOLUL III. Examinarea sistemului calitãţii.................................16
III.1. Listele de verificare.....................................................................................17III.2. Şedinţe intermediare....................................................................................30III.3. Şedinţa de închidere....................................................................................31
CAPITOLUL IV. Raportul de audit.........................................................31
IV.1.Întocmirea raportului de audit......................................................................32IV.2. Neconformitãţi constatate ...........................................................................32IV.3. Acţiuni corective..........................................................................................33
Concluzii.......................................................................................................33
2
I. PREZENTAREA COMPANIEI
I.1. Prezentare generală
Scurt istoric
S.C. ACVARIM S.A. Rm. Vâlcea, înfiinţata la 30.04.1998 conform Hotărârii nr.
13/1998 a Consiliului Local al Municipiului Rm. Vâlcea, este o societate furnizoare de
servicii publice a cărei activitate se desfăşoară in folosul comunităţii municipiului
Rm.Valcea, precum urmează:
1. Alimentarea cu apa potabila:
• captarea, tratarea, inmagazinarea transportul, pomparea si distribuţia apei potabile la
consumatori
• controlul si monitorizarea calităţii apei potabile in conformitate cu cerinţele legale si
alte cerinţe privind calitatea apei potabile
• montarea, repararea si verificarea contoarelor de apa (apometre)
2. Canalizarea si epurarea apelor uzate:
• colectarea,transportul si epurarea apelor uzate in conformitate cu cerinţele legale si alte
cerinţe aplicabile
• controlul si monitorizarea calităţii apelor uzate deversate in canalizarea oraşului si a
apei epurate descărcata in emisar (raul Olt)
Domeniile de utilizare a apei
Apa potabilă se deosebeşte de apa distilată. In conformitate cu STAS 1342-1950,
apa potabilă trebuie să fie limpede, incoloră, fără miros sau gust deosebit; să aibă
temperatura cuprinsă între 7° şi 15°C şi să nu varieze mult în timpul anului; să nu conţină
materii străine în suspensie sau germeni patogeni; să conţină aer şi CO2 în soluţie;
substanţele dizolvate raportate la un litru trebuie să se încadreze între anumite limite; să
nu conţină azotiţi sau sulfuri, săruri metalice precipitabile cu H2S sau cu (NH4)2S, cu
3
excepţia micilor cantităţi de Fe, Al, Mn.; să nu conţină NH3 sau fosfaţi care pot proveni
prin contaminarea apei cu substanţe organice în prutefacţii şi nici metan.
Structura oficiala
S.C. Acvarim S.A. Rm. Vâlcea este societate pe acţiuni, cu capital integral de stat,
având ca acţionar unic Consiliul Local al Municipiului Rm. Vâlcea.
Organele de conducere ale societăţii sunt: AGA, Consiliul de Administraţie,
directorul general, directorul economic, directorul tehnic şi director dezvoltare.
Adunarea generală a acţionarilor este formată din reprezentanţii aleşi ai
Consiliului Local al Municipiului Rm.Vâlcea în calitate de acţionar unic al societăţii şi nu
pot fi schimbaţi decât de acesta.
Adunarea Generală a Acţionarilor constituită din reprezentanţi ai acţionarului este
organul de conducere al societăţii comerciale care decide asupra activităţii acesteia şi
asupra politicii ei economice în condiţiile şi în limitele stabilite în prealabil de Consiliul
Local.
Societatea este administrată în sistemul unitar prevăzut de Legea nr.31/1990, a
societăţilor comerciale cu modificările ulterioare.
Societatea comercială ACVARIM S.A. este administrată de un consiliu de
administraţie format din 5 administratori.
Componenţa consiliului de administraţie este desemnată de către adunarea
generală ordinară a acţionarilor. Consiliul de administraţie este condus de Preşedinte.
Domeniul de activitate
Zone deservite
Biroul GIS (Geographic Information System) vizeaza asigurarea proiectarii,
actualizarii si intretinerii bazei de date de tip atribut pentru retelele de apa si canalizare
din aria administrativ teritoriala a Municipiului Rm.Valcea precum si imbunatatirea
informatiei existente prin cresterea gradului de exactitate si complexitate.
GIS reprezinta sistemul informatic care cupleaza o baza de date ce opereaza cu
obiecte geometrice (spatiale) cu o baza de date care opereaza cu atribute ale informatiei
continuta in prima baza de date. Orice GIS are ca principal suport o baza de date spatiala,
ce reuneste informatii grafice (sisteme de coordonate, pozitionare in raport cu diferite
4
sisteme de referinta, etc.) cat si o baza de date alfanumerica (tabelara), ce contine
atributele elementelor grafice.
GIS realizeaza interogari complexe (lungimi de retea pe: diametre, pe tip material,
pe tip retea), crearea de harti tematice, rapoarte complete si complexe care sa reflecte
starea informatiei la un moment dat.
Elementele care definesc cuvantul GIS sunt:
- sistem de calcul ( hard + soft );
- date geografice ( date spatiale );
- proceduri de analiza si management.
Colectarea si epurarea apei uzate
Staţia de epurare a apelor uzate a Municipiului Ramnicu Valcea este amplasata la
cca 4 km in aval de oras, pe malul drept al râului Olt.
Staţia de epurare a fost construita in doua etape:
- etapa 1 funcţionează din 1 septembrie 1979 cu un debit de epurare de 510 l/s;
- etapa a-2-a funcţionează din 1989 ,debitul de epurare fiind de 1020 l/s.
Pentru a ne conforma directivelor uniunii europene privind calitatea apelor uzate
deversate in râul Olt s-a impus reabilitarea staţiei. Componentele sistemului de epurare
care sunt uzate fizic si cu durata de funcţionare depăşita au fost demolate, in locul lor vor
fi costruite altele noi. In urma rebilitarii, statia de epurare va permite epurarea debitului
suplimentar de apa reziduala corespunzător extinderii reţelei de canalizare si prelucrarea
ecologica a nămolului. Total investiţie: 10.823.837,76 euro din care: 51,49% - fonduri
acordate de uniunea europeana 48,51% - fonduri banca europeana de investiţii.
Pe perioada derulării pnvestitiei(2008-dec 2009), statia de epurare funcţionează cu o linie
tehnologica compusa din: grătar rar, grătar des, desnisipator, separator de grăsimi,
debitmetru p ars hal –distribuitor, decantor primar-1 buc. a 3000mc, bazin de aerare -
3000 mc, distribuitor, decantor secundar -2 buc a 3000 mc, staţie pompare nămol, bazine
de fermentare -2 buc a 1500 mc, gazometru-1 buc a 500 mc, centrala termica -1 cazan a
0,750 gcalorii.
Staţia de epurare funcţionează pe baza următoarelor:
- autorizaţie de gospodărire a apelor nr.6/25.01.2008
5
- autorizaţie de mediu nr.l 12/16.04.2007.
Tratarea si distributia apei potabile
Sistemul de alimentare cu apă al municipiului Rm. Vâlcea este racordat la patru
captări active:
- 2 captări din surse de suprafaţă: lacul Brădişor şi râul Cheia
- 2 captări din subteran: sursele Vlădeşti şi Bistriţa.
In scopul potabilizării, apa captată se tratează adecvat tipului de sursă:
- dezinfecţie pentru sursele din subteran;
- preclorare, coagulare-floculare, decantatere, filtrare şi dezinfecţie pentru sursele
Brădişor şi Cheia.
Astfel, populaţiei municipiului i se asigură apă potabilizată în staţiile de tratare
Valea lui Stan şi Staţia de tratare Rm. Vâcea , mai puţin în zonele Vlădeşti-Ştirbei Vodă
şi Colonia Govora unde apa potabilă distribuită provine din sursele Vlădeşti, respectiv
Bistriţa.
Scopul principal al societăţii SC ACVARIM SA este să ofere clienţilor săi o apă
potabilă de bună calitate. O bună calitate nu înseamnă numai "sigură" pentru sănătatea
umană, ci şi potrivită pentru diversle sale utilizări.
Organizarea S.C. ACVARIM S.A.
Societate pe acţiuni, S.C. ACVARIM S.A. este persoana juridicã românã având
forma juridicã de societate comercialã pe acţiuni şi îşi desfãşoarã activitatea în
conformitate cu legile române, Actul Constitutiv şi propriul Regulament de Organizare şi
Funcţionare aprobat de consiliul de administraţie.
Prin obiectul principal de activitate, respectiv prin locul său în cadrul oraşului,
S.C. ACVARIM S.A. este deosebit de important atât pentru oraş, cât şi pentru locuitori.
S.C. ACVARIM S.A. are în structura sa entitãţi funcţionale (departamente,
direcţii, servicii, birouri, compartimente etc.) şi entitãţi de producţie (sectoare,
laboratoare, depozite etc.), constituite în baza normelor de structurã aprobate de consiliul
de administraţie.
6
S.C. ACVARIM S.A. este condusã de Adunarea Generalã a Acţionarilor.
Directorul general al S.C. ACVARIM S.A. reprezintã societatea în relaţii cu terţii.
Directorul general este responsabil cu luarea tuturor mãsurilor aferente conducerii S.C.
ACVARIM S.A. în limitele obiectului de activitate al societãţii şi cu respectarea
competenţelor exclusive rezervate de lege sau de Actul Constitutiv, consiliului de
administraţie şi adunãrii generale a acţionarilor. Atribuţiile, sarcinile şi responsabilitãţile
entitãţilor funcţionale şi de producţie sunt prezentate detaliat în Regulamentul de
Organizare şi Funcţionare al societãţii.
S.C. ACVARIM S.A. a finalizat cu succes procesul de recertificare a Sistemului
de management implementat cu standardele ISO 9001:2008.
Auditul de recertificare a fost efectuat de echipele de auditori ai Societăţii
Române pentru Asigurarea Calităţii (SRAC) care beneficiază de acordurile de
recunoaştere încheiate cu organisme din alte ţări membre IQ NET (Reţeaua Internaţională
a Organismelor de Certificare).
I.2. Mediul de marketing al firmei
Misiunea firmei este sã contribuie alãturi de parteneri la creşterea calitãţii vieţii
oamenilor, prin potabilizarea apei, prin servicii profesioniste.
Obiectivul principal este sã ofere clienţilor apă potabilă de cea mai bunã calitate şi
sã trateze cu respect drepturile individuale ale acestora. De aceea, este cultivatã o relaţie
constantã cu clienţii, astfel încât sã poatã sã raspundã în cel mai bun mod cerinţelor lor.
Clienţii SC Acvarim SA alcãtuiesc cercul firmelor, instituţiilor şi al
persoanelor individuale cãrora le sunt adresate serviciile societãţii. Reprezentând cea mai
importantã componentã a micromediului întreprinderii, clienţii ocupã un loc central în
tematica studiilor de marketing, acestea sunt axate pe cunoaşterea nevoilor, a cererii, a
comportamentului de cumpãrare şi de consum.
SC Acvarim SA oferã servicii destinate tuturor categoriilor de persoane,
indiferent de vârstã, sex, de gradul de culturã şi calificare profesionalã, de apartenenţã
etnicã sau religioasã.
7
Prin profilul sãu de activitate, Acvarim nu se adreseazã unei categorii anume
a populaţiei, îndeplinind o nevoie fundamentală a oamenilor. De aceea, se adreseazã
tuturor locuitorilor, indiferent de vârstă, sex şi/sau naţionalitate.
Firma Acvarim realizeazã studii în rândurile clienţilor, urmãrind, în general,
gradul de satisfacţie şi mulţumire a clienţilor dupã ce au utilizat serviciile firmei, pãreri
despre preţurile practicate, atitudinea angajaţilor, depistarea unor deprinderi specifice ale
consumatorilor.
Se impune o segmentare a pieţei în grupuri distincte de cumpărători, pe baza
nevoilor, caracteristicilor sau a comportamentului care ar putea necesita mixuri de
marketing separate.
Segmentarea geografică:
Impune împărţirea pieţei în unităţi geografice diferite: urban şi rural. S.C.
ACVARIM S.A. a decis să coopereze în toate zonele geografice, dat fiind caracterul
indispensabil al necesităţii de apă. Însă acordă o atenţie specială diferenţelor geografice
în materie de nevoi şi dorinţe.
Segmentarea demografică:
S.C. ACVARIM S.A. se adreseazã tuturor categoriilor de persoane, indiferent de
vârstã, sex, de gradul de culturã şi calificare profesionalã, de apartenenţã etnicã sau
religioasã.
Fiind singurul jucător de pe piaţă, S.C. ACVARIM S.A. îşi impune preţul cum
doreşte pe piaţă, beneficiind de avantaj concurenţiala.
II. AUDITUL CALITĂŢII
Auditul calităţii reprezintă, prin definiţie, procesul sistematic, independent şi
documentat întreprins în scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluarea lor cu
obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit.
Auditul calităţii se aplică unui sistem al calităţii sau unor elemente ale acestuia,
proceselor, produselor sau serviciilor.
8
Auditul intern al calitãţii este unul din cele mai importante audituri, având drept
scop principal evaluarea acţiunilor corective sau de îmbunãtãţire necesare în cadrul
organizaţiei proprii.
Conform cerinţelor ISO 9001:2000, auditul intern trebuie sã se desfãşoare în
concordanţã cu procedurile documentate, rezultatele acestor audituri trebuie documentate,
orice acţiune corectivã rezultatã trebuie verificatã, iar înregistrãrile acestor activitãţi
trebuie menţinute la zi.
Standardul internaţional ISO 10011 stabileşte principiile, criteriile, practicile de
baza şi furnizeazã linii directoare pentru planificarea, efectuarea şi documentarea
auditului sistemelor calitãţii. De asemenea, prevede criteriile minime cerute pentru
calificarea auditorilor şi liniile directoare pentru managementui programelor de audit.
II.1. Pregătirea auditului
Scopul principal al auditului este să evalueze sistemul calităţii al organizaţiei în
raport cu un standard referitor la sistemul calităţii, şi anume ISO 9000.
Întrucât compania are implementat deja standardul de calitate ISO 9000, se va
realiza un audit de supraveghere/mentenanţă, realizat la fiecare 6 luni, în cadrul său fiind
auditate anumite elemente ale sistemului şi identificat potenţialul de îmbunătăţire
existent.
Auditul de supraveghere se concentrează, în special, pe anumite elemente de
management: responsabilitatea managementului; sistemul de managementul calităţii;
măsuri corective şi preventive; instruirea personalului.
Prezenta misiune de audit se va concentra pe analiza responsabilităţii
managementului în conformitate cu prevederile standardului de calitate menţionat.
II.2. Echipa de auditori
În cadrul companiei, s-a constituit şi funcţionează începând cu anul 2005 un
Serviciu de audit intern în subordinea directă a Directorului General.
Misiunea serviciului de audit intern este de a realiza o activitate obiectivă şi
independentă prin oferirea serviciilor de consultanţă şi de a contribui la adăugarea unui
plus de valoare în realizarea obiectivelor.
9
Auditul intern al calităţii va fi astfel demarat de secţia specializată în auditul
calităţii din cadrul Serviciul audit intern al companiei. Echipa de audit va fi formată din
doi din cei cinci auditori din cadrul secţiei.
Scopul Serviciului de audit intern este de a evalua eficacitatea sistemului de
management financiar şi control al calităţii şi de a oferi recomandări pentru îmbunătăţirea
acestora.
Serviciul audit intern al S.C. ACVARIM S.A. este divizat la rândul său pe secţii
specializate, astfel: Controlul execuţiei bugetare; Audit financiar; Auditul şi Controlul
calităţii.
Rolul serviciului de audit intern este de a asista managementul în evaluarea şi
îmbunătăţirea proceselor de guvernare, control şi management al riscurilor.
Atribuţiile Serviciului audit intern:
- Stabileşte obiectivele misiunii de audit intern, determină domeniul de activitate şi aplică
tehnicile necesare pentru a atinge scopul misiunii de audit;
- Efectuează activităţi de audit intern pentru evaluarea sistemului management şi control
financiar şi de management al calităţii;
- Evaluează serviciile şi procesele de control intern;
- Informează conducerea despre suspiciuni şi neconformităţi;
- Monitorizează implementarea recomandărilor;
- Obţine asistenţa necesară din partea personalului.
II.3. Obiectivele auditului
să determine conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calităţii cu
condiţiile specificate;
aprecierea controlului intern;
îmbunãtãţirea calitãţii serviciilor şi a produselor prin instruirea personalului;
identificarea punctelor critice din cadrul întreprinderii;
evaluarea conformitãţii unor elemente ale sistemului instruirii cu cerinţele
specificate;
iniţierea mãsurilor corective şi de îmbunãtãţire necesare;
urmãrirea aplicãrii acestor mãsuri;
10
evaluarea instruirii personalului.
În cadrul societãţii S.C. ACVARIM S.A., auditurile interne sunt programate de
responsabilul de calitate (RQ) şi responsabilii proceselor sub forma Programului de audit
care este supus aprobãrii Directorului General.
Principiile care stau la baza auditurilor interne sunt:
reclamaţiile primite de la clienţi;
modificãrile intervenite în organizarea activitãţilor;
neconformitãţile înregistrate;
modificãrile legislative;
analiza efectuatã de cãtre conducere.
La solicitarea directorului general, a reprezentantului managementului calitãţii, a
responsabililor de procese, se pot efectua audituri interne neprogramate, în cazul în care
apar probleme sistematice sau semnificative care pot influenţa buna funcţionare SMI.
Condiţii minime care stau la baza efectuãrii auditurilor interne:
- dovedeşte calitãţi de auditor;
- nu are responsabilitãţi directe în procesul de audit.
II.4. Planul de audit
Conducătorul echipei de audit va întocmi planul de audit referitor la desfăşurarea
auditului, pentru a uşura programarea şi coordonarea activităţilor de audit. Planul de audit
va fi conceput în aşa fel încât să fie flexibil, cu scopul de a permite modificarea sa pe
baza informaţiilor culese în timpul auditului şi de a permite utilizarea eficientă a
resurselor. Acesta va fi comunicat părţilor în şedinţa de deschidere.
II.4.1. Structura planului de audit
Planul de audit cuprinde:
- Obiectivele auditului;
- Domeniul auditului;
11
- Identificarea persoanelor care au responsabilităţi directe, importante, referitoare la
obiective şi domeniu:
o Gheorghiu Alexandru, managerul societãţii auditate
o Atanasiu Ioan, directorul adjunct al societãţii
o Andreescu Anamaria, responsabil şef.
-Identificarea documentelor de referinţã:
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern
OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de
aplicare a Legii nr. 672/2002
standardul aplicabil referitor la sistemul calităţii (ISO 9001)
manualul calităţii auditatului.
- Identificarea membrilor echipei de audit:
Anghel Neculai, şef comisie de audit
Chiriac Ciprian, auditor intern.
- Limba utilizatã în timpul auditului: românã;
- Data şi locul în care urmează să fie efectuat auditul:
a. Perioada de desfăşurare a auditului: 10 – 20 decembrie 2012;
b. Sediul central al S.C. ACVARIM S.A.
- Programul şedintelor care trebuie ţinute cu conducerea auditatului:
a. şedinţa de deschidere: 10 decembrie 2012, ora 10.00
b. şedinţe intermediare la sfârsitul fiecãrei zile de lucru: ora 16.00;
c. şedinţa de închidere: 20 decembrie 212, ora 17.00.
- Condiţii de confidenţialitate:
a. datele prezentate, puse la dispoziţie de cãtre auditat, rãmân confidenţiale, prin
intermediul unor contracte semnate dintre audit şi auditat;
b. datele relevate vor fi utilizate doar în scop profesional şi în folosul auditului sau/şi
auditatului, în vederea realizãrii obiectivelor propuse;
c. în cazul încãlcãrii condiţiilor de confidenţialitatea, se vor aplica sancţiunile
prevãzute în contractul încheiat anterior.
- Difuzarea raportului de audit şi data estimată a publicării:
12
Raportul de audit va fi întocmit şi transmis clientului de către auditorul şef la data
de 22 decembrie 2012
Orice difuzare suplimentară trebuie stabilită prin consultare cu auditatul;
Rapoartele de audit care conţin informaţii confidenţiale sau referitoare la brevete
vor fi protejate corespunzător de către echipa de auditori si de către client;
În cazul în care raportul de audit nu va fi emis în perioada de timp stabilită,
motivele de întârziere vor fi aduse la cunoştinţa clientului şi va fi stabilită o nouă
dată de emitere;
Documentele de audit vor fi păstrate în baza acordului dintre auditori şi client şi în
conformitate cu prevederile legale.
II.4.2. Documentele de lucru necesare pentru audit
Înainte de a începe auditul, auditorul analizeazã documentele SMI corespunzãtoare
domeniului auditat, pentru a determina conformitatea sistemului cu criteriile de audit şi
stabileşte conţinutul listei de verificãri utilizate pentru auditul respectiv.
Auditorii pregatesc urmãtoarele documente:
Înregistrare şedinţã deschidere/închidere audit;
Lista de verificare (întrebãri despre modul de realizare a cerinţelor din standardele de
referinţã ISO 9001:2001);
Rubrici necesare pentru înregistrarea rezultatelor auditarii, întrebarile de bazã sunt
urmate de alte intrebãri în funcţie de structura auditatã, urmate de întrebari ajutatoare;
Tehnica de elaborare a listelor de verificare se bazeazã pe principiul conform cãruia
se iau în considerare toate cerinţele pentru fiecare clauzã a standardului de referinţã;
Raport de acţiuni corective.
II.5. Efectuarea auditului intern
Şedinţa de deschidere:
În cadrul şedinţei din 10.12.2012, ora 10.00, au fost prezentaţi membrii echipei de
audit şi persoanele cu responsabilităţi. Astfel, auditatului i-au fost prezentaţi şeful
comisiei de audit şi auditorul intern. Are drept scop organizarea primei întâlniri între
13
echipa de audit şi reprezentanţii auditatului, în care se prezintă în aproximativ 30 minute,
modul de efectuare şi desfăşurare a auditului.
Auditul a fost organizat cu scopul îmbunãtãţirii calitãţii serviciilor şi produselor
prin instruirea personalului, identificarea şi îmbunãtãţirea punctelor critice, evaluarea
conformitãţii unor elemente ale instruirii cu cerinţele specificate, urmãrirea aplicãrii
deciziilor auditului.
În acest scop, a fost nevoie de o echipã de audit, care sã coordoneze aceste
activitãţi, sã identifice modul de derulare al activitãţii de instruire şi, eventual, sã
sugereze acţiuni prin care se pot regla anumite neconcordanţe.
Pentru efectuarea auditului, s-au utilizat mai multe metode şi proceduri. În
primul rând, s-au verificat documentele în vederea obţinerii garanţiei, a faptului cã
acestea sunt veridice şi încã în vigoare. În al doilea rând, a fost utilizatã observarea fizicã
de cãtre comisia de audit. Au fost intervievate persoanele auditate, activitate în urma
cãreia a intervenit analiza.
De asemenea, au fost realizate chestionare şi anumite notiţe ale auditorilor în
vederea obţinerii unor observaţii şi a punctelor care trebuie îmbunãtãţite.
Cãile oficiale de comunicare între echipa de audit şi auditat sunt cele
tipãrite (rapoarte, liste de verificãri, observaţii), cele electronice (e-mail-uri, reţelele de
intranet, videoconferinţe, telefon), interpersonale (discursurile, întâlnirile echipelor, focus
grupurile, prânzurile de afaceri, şedinţe).
Pe parcursul şedinţei, s-a stabilit faptul cã echipa de audit va dispune de
facilitãţile necesare în vederea realizãrii activitãţii acesteia din urmã.
Pentru şedinţa de audit au fost necesare planul de audit si materiale de prezentare.
Modul de derulare a şedinţei:
- Prezentarea de către auditorul şef a participanţilor din cele două părţi: membrii echipei
de audit şi reprezentanţii auditatului;
- Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului şi obiectivelor auditului. Este
necesar ca auditorul şef să sublinieze că scopul auditului nu este acela de a găsi greşeli, ci
de a confirma implementarea şi efectivitatea sistemului;
- Trecere în revistă a metodelor şi procedurilor care urmează a fi utilizate pentru
efectuarea auditului: interviuri; examinãri; observarea activitãţilor.
14
- Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi constatate:
Neconformitãţi minore: sunt raportate situaţiile care pot împiedica implementarea
procedurilor sau înregistrãrilor calitãţii. Se aplicã mãsuri corective pentru recitificarea
acestui fapt şi se supravegheazã acţiunile viitoare sau în vigoare.
Neconformitãţi majore: Se identificã o serie de nereguli referitoare la implementarea
procedurilor calitãţii. Pentru a fi aprobate, trebuie sã fie corectate.
- Cãile de legãturã între auditat şi auditori sunt:
Şedinţele intermediare
Cele tipãrite: rapoarte, liste de verificãri, observaţii
Cele electronice: e-mail-uri, reţelele de intranet, videoconferinţe, telefon.
- Numirea însoţitorilor echipei de audit: echipa de audit este însoţitã de 2 secretare;
- Asigurarea facilitãţilor echipei de audit:
Sala de conferinţe, pusã la dispoziţie de cãtre conducerea companiei; aici se
regãsesc toate echipamentele necesare;
Asigurarea meselor prin intermediul firmelor de catering.
- Identificarea şi clarificarea detaliilor planului de audit, precum şi semnarea acestuia;
- Menţionarea caracterului confidenţial al auditului şi respectarea acestei clauze stipulate
în contract;
- Stabilirea şedinţelor intermediare şi de închidere.
Auditul la faţa locului constã în colectarea informaţiilor relevante, pe baza unei
eşantionãri corespunzãtoare, care constituie dovezi de audit. Acest lucru se realizeazã
prin: interviuri cu salariaţii; examinãri ale documentelor SMC; examinarea documentelor
şi înregistrãrilor.
Informaţiile sunt culese şi verificate şi din alte surse independente: mãsurãtori,
analize, indicatori de performanţã.
Informaţiile strânse în timpul auditului constituie dovezile auditului. Toate
dovezile auditului sunt identificate şi înregistrate de auditori.
Evaluarea dovezilor auditului reprezinta constatarile auditului, clasificate in
conformitati si neconformitati.
15
Auditarea fiecãrui proces începe cu discuţia cu responsabilul de proces. În aceastã
discuţie sunt identificate şi evaluate sarcinile responsabilului de proces. Sunt abordate
apoi subiectele legate de obiectivele procesului, relaţia acestora cu obiectivele generale
ale societãţii, indicatorii procesului şi activitãţile de control efectuate în timpul derulãrii
procesului. Auditorul poate constata capabilitatea de realizare de performanţã şi poate
evalua managementul procesului.
Auditaţii trebuie sã descrie activitatea pe care o desfãşoarã, sã documenteze
aceastã activitate cu prezentarea de dovezi obiective apoi sã demonstreze cã modul de
desfãşurare a acestor activitãţi asigurã obţinerea rezultatelor specificate.
Toate observaţiile asupra neconformitãţilor vor fi luate la cunoştinţã de cãtre şeful
compartimentului auditat.
Auditorii evalueazã şi modul de realizare şi eficacitatea acţiunilor corective
stabilite cu ocazia auditurilor anterioare.
Auditorii înregistreazã în documentele de lucru ale auditului, toate constatãrile din
timpul auditului cu menţionarea dovezilor obiective corespunzãtoare.
Situaţiile de neconformitate se înregistreazã în Rapoartele de acţiuni corective.
Şedinţa de închidere:
Scopul şedinţei de închidere este:
Prezentarea constatãrilor şi concluziilor auditului intern;
Stabilirea acţiunilor corective ce trebuie adoptate şi termenele de rezolvare, în
vederea eliminãrii abaterilor şi a cauzelor care au generat neconformitãţile;
Emfazarea punctelor forte şi a celor slabe, ce pot avea efect asupra funcţionãrii SMC.
Şedinţa de încheiere se finalizeazã cu un proces verbal de închidere a auditului
intern, menţionat în raportul de audit intern.
III. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITĂŢII
Metoda recomandată presupune utilizarea acelor fişe intitulate „Îndrumări pentru
audit” elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9000, de la 4.1 la 4.20. Fiecare
16
fişă este însoţită de o Listă de verificări pentru audit, cu întrebări şi punctajele acordate
pentru acestea.
Fiecare întrebare necesită răspunsuri cu da / nu şi pot fi apreciate cu ajutorul unor
note cuprinse între zero şi trei. Valoarea răspunsului se stabileşte după cum urmează:
0 puncte, dacă nu există nicio dovadă că sunt satisfăcute cerinţele ;
1 punct, dacă elementul este prezent în câteva situaţii, documentaţia este absentă,
inadecvată sau inexistentă ;
2 puncte, dacă elementul şi documentaţia este aproape completă, dar nesatisfăcând
toate cerinţele ;
3 puncte, dacă elementul şi documentaţia arată satisfacerea tuturor cerinţelor.
Scopul misiunii de audit este de a analiza respectarea clauzei 4.18.
Firma trebuie sã realizeze anumite cercetãri şi documentãri în ceea ce priveşte
calitatea, care sunt responsabilitãţile şi scopurile în legãturã cu aceasta.
Politica urmeazã sã fie integratã în firmã, explicatã anterior angajaţilor şi
implementatã la toate nivelurile. Politica trebuie să fie relevantă pentru firmă şi să fie
făcută publică în întreaga firmă. Ea trebuie să fie cunoscută şi înteleasă de toţi angajaţii,
nu numai ca o declaraţie, ci şi ca o implicarea a ei în toate activităţile firmei. De aceea,
este esenţial să se facă o instruire privind această politică cu întreg personalul, inclusiv cu
noii angajaţi.
III. 1. Listele de verificare. Clauza 4.18. Instruire
4.18.1. Identificarea activitãţilor de instruire
Managementul de la nivelul superior este cel care decide dacã o activitate este sau
nu de implementat în cadrul societãţii. Firma S.C. ACVARIM S.A. trebuie sã se adapteze
la un şir de schimbãri care se produc într-un timp scurt.
Personalul se confruntă cu schimbări frecvente ale cadrului normativ,
comercial, calitativ, cu noi cerinţe ale conducerii şi ale societăţii, cu cerinţe faţă de
modernizarea serviciilor .
Pentru a răspunde la aceste cerinţe, personalul din
autorităţile publice trebuie să fie calificat şi să-şi dezvolte permanent potenţialul.
În scopul atingerii unor obiective bine
17
stabilite de cãtre conducere, sunt planificate şi realizate o serie de activitãţi de instruire de
diferite tipuri şi forme:
Instruire Organizatã de cãtre:Instruire externã Ministere şi autoritãţi care activeazã în domeniul vizat, alte entităţi,
inclusiv partenerii de dezvoltare pentru diferite categoriide personal
Instruire internã Manager general, Director adjunct, şef directAuto-instruire Fiecare angajat.
Spre deosebire de instruirea externă, care prevede că programele de instruire sunt
realizate, în majoritatea cazurilor, în mod centralizat pentru angajaţi, dar care ocupă
poziţii similare, instruirea internă din cadrul conducerii prevede că programele de
instruire se realizează de către şefii direcţi (sau managerul zonal/regional sunt
responsabili de realizarea lor, antrenând/invitând prestatori servicii de instruire pentru
elaborarea/realizarea lor) sub diferite forme şi metode pentru propriul personal.
Managerul societãţii a identificat urmãtoarele activitãţi de instruire:
Training-uri;
Şedinţe lunare/anuale( şi în funcţie de necesitãţi);
Parcurgerea fişelor postului şi a anexelor;
Participarea la diverse prezentãri, conferinţe legate de viitoarele produse sau de
modul de abordare a unei situaţii sau a unui serviciu nou implementat;
Actualizarea e-mail-urilor primite în cadrul fiecãrei unitãţi;
Managerul S.C. ACVARIM S.A. a menţionat politica referitoare la instruire în
„Declaraţie privind instruirea în domeniul calitãţii”:
-este adecvatã scopurilor S.C. S.C. ACVARIM S.A.;
-este comunicatã şi înţeleasã la toate nivelurile;
-asigurã un cadru pentru stabilirea şi analizarea obiectivelor insturirii;
-este analizatã permanent pentru adecvarea ei continuã.
Sistemul de Management Integrat al Calitatii, Mediului, Sanatatii si
Securitatii in Munca
18
O data cu adoptarea Declaratiei de politica si angajamentului managementului in
domeniul calitatii, mediului, sanatatii si securitatii in munca, prin SIM existent,
implementat si certificat, SC ACVARIM SA Rm.Valcea garanteaza ca toate procesele
desfasurate in organizatie au ca rezultat furnizarea unor servicii corespunzatoare
calitativ si cantitativ, rezultate in urma unor activitati cu impact minim asupra mediului
si in conditii de securitate in munca si sanatate a oamenilor.
Sistemul integrat de management calitate-mediu-SSM adoptat este obligatoriu
pentru toti angajatii din cadrul societatii si se aplica in intreaga organizatie.
Avand în vedere cerinţele actuale prin care se impune transparenţa asupra
proceselor desfăşurate în cadrul unei organizaţii - in contextul unui management
performant - implementarea, integrarea si certificarea celor trei sisteme de management
reprezinta “motorul” prin care, conform misiunii şi obiectivelor strategice ale top
managementului, SC ACVARIM SA Ramnicu Valcea şi-a declarat intenţia de a acţiona în
vederea satisfacerii cerinţelor tuturor clientilor organizaţiei , respectiv tuturor partilor
interesate.
Declaratia de politica si angajamentul managementului in domeniul calitatii,
mediului securitatii si sanatatii in munca
In ecuatia simpla a respectului fata de om si fata de mediul inconjurator deviza
noastra ramane neschimbata:
o Calitate si performanta prin dezvoltare durabila !
o Misiunea companiei noastre este de a imbunatati calitatea vietii prin promovarea
valorilor civilizatiei moderne si respectarea marilor echilibre ecologice.
Astfel, suntem hotarati sa furnizam cu consecventa servicii publice de alimentare cu
apa si de canalizare in conformitate cu necesitatile si asteptarile locuitorilor Judetului
Valcea si in deplina conformare cu cerintele legale si de reglementare aplicabile
organizatiei noastre privind protectia mediului, a sanatatii si securitatii oamenilor.
Pentru asigurarea succesului pe termen lung al societatii noastre, managementul de
la cel mai inalt nivel este hotarat sa asigure resursele necesare pentru recertificarea,
mentinerea si imbunatatirea continua a sistemelor de management ale calitatii, mediului,
sanatatii si securitatii in munca, integrat implementate si certificate in conformitate cu
19
cerintele standardelor europene de referinta ISO 9001, ISO 14001 si ale referentialului
OH SAS 18001.
Politica noastra in domeniul SIM - parte integranta a politicii generale SC
ACVARIM SA VALCEA, este de a oferi servicii de un inalt nivel calitativ, conforme cu
cerintele standardelor si legislatiei aplicabile, de a lua in considerare solicitarile
pertinente ale partilor interesate si informatiile referitoare la aspectele de mediu
semnificative, precum si de a consolida relatiile stabilite cu clientii si partile interesate
printr-o colaborare civilizata, bazata pe respect si incredere.
Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA privind managementul calitatii sunt:
- cresterea satisfactiei clientului si a increderii tuturor partilor interesate in calitatea
serviciilor furnizate;
- cresterea eficientei activitatii organizatiei, a gradului de constientizare si motivatie a
personalului;
Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA VALCEA privind managementul de
mediu sunt :
� imbunatatirea controlului operational corespunzator activitatilor societatii care sa
asigure impacturi minime asupra mediului si o continua conformare cu legislatia si alte
cerinte in vigoare, aplicabile organizatiei ;
� imbunatatirea performantei globale de mediu a societatii prin conservarea
ambientului si a resurselor naturale, respectarea dreptului la viata sanatoasa a
comunitatii locale si a propriilor angajati, prevenirea poluarii factorilor de mediu prin
gestionarea corecta si selectiva a deseurilor.
Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA VALCEA privind managementul
sanatatii si securitatii in munca sunt :
� cresterea nivelului de protectie al angajatilor la toate locurile de munca actionand
asupra tuturor celor 4 componente ale sistemului de munca (executantul, sarcina de
munca, echipamente tehnice si mediul de munca);
� instruirea si constientizarea angajatilor de importanta cunoasterii normelor generale
si specifice la locul de munca.
� imbunatatirea performantei globale privind securitatea si sanatatea in munca
20
In cadrul activitatilor societatii, imbunatatirea politicii referitoare la calitate, la
protectia mediului si la SSM, cu consecinte de imbunatatire a SIM al organizatiei, de
prevenire a poluarii si de reducere a riscului de accidentare este un proces continuu care
ia in considerare progresul tehnico-stiintific, cerintele clientilor si ale comunitatii,
propunerile salariatilor precum si legislatia in vigoare. Personalul RSIM desemnat prin
decizie are responsabilitatea implementarii si mentinerii sistemului integrat de
management al calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca la nivel
compartimental si promovarii constientizarii referitoare la cerintele specifice acestor
domenii, in cadrul societatii.
Sistemul de management integrat stabileste angajamentul si colaborarea tuturor
managerilor si este mentinut prin audituri si analize, in scopul asigurarii eficacitatii si
eficientei acestuia. In cadrul analizelor periodice efectuate de management este analizat
stadiul de realizare al obiectivelor strategice si obiectivelor specifice (tinte), precum si
stabilirea unor obiective noi care sa permita imbunatatirea continua a sistemului,
cresterea satisfactiei clientilor, a performantei de mediu si de SSM.
Responsabilitatea realizarii obiectivelor acestei politici revine Directorului General si
fiecarui membru al personalului desemnat pentru realizarea obiectivului respectiv.
Directorul General asigura disponibilitatea resurselor necesare la nivelul intregii
organizatii.
Directorul General deleaga autoritatea pentru proiectarea, implementarea,
mentinerea in functiune si imbunatatirea sistemului de management integrat din
societate, reprezentantului managementului pentru calitate, mediu, securitate si sanatate
in munca, desemnat prin decizie (RMI).
Gestionarea sistemului de management integrat este asigurata de reprezentantul
managementului prin intermediul RSIM-ilor, a responsabilului cu protectia mediului si
responsabilului cu securitatea si sanatatea in munca numiti de asemenea prin decizie.
Prevederile referitoare la sistemul de management integrat stabilite in Manualul SIM si
in proceduri sunt obligatorii a fi aplicate la toate nivelurile de conducere si de executie.
In cadrul SC ACVARIM SA VALCEA intregului personal ii este comunicata importanta
satisfacerii cerintelor clientilor, precum si a cerintelor legale si de reglementare. Se
acorda o atentie deosebita instruirii tuturor angajatilor pentru utilizarea creativitatii
21
personale in scopul aplicarii si imbunatatirii referitoare la calitate, protectia mediului,
securitatea si sanatatea in munca.
In calitate de Director General , ma angajez sa asigur transpunerea in practica a
prezentei politici, asigurand succesul organizatiei noastre, cu satisfacerea tuturor
partilor interesate: clientii, colaboratorii, personalul si autoritatile abilitate.
Aceasta politica este disponibila partilor interesate mentionate si la cerere, pentru
public.
Data: 19.11.2012
Cunoaşterea politicii instruirii de cãtre angajaţi
Instruirea este cunoscutã de cãtre toţi angajaţii. Obiectivele şi politica sunt
comunicate prin:
- afişarea politicii referitoare la instruire în locuri de acces maxim la toate unitãţile;
- aspectele importante şi relevante sunt menţionate în cadrul fişelor de post şi a anexelor
acestora;
- prezentarea obiectivelor instruirii şi a conţinutului acesteia în mod frecvent.
Lista de verificare:
Criteriu Punctaj ObservaţiiFirma are o politicã privind instruirea care sã:
O persoanã nou angajatã nu cunoaşte activitãţile de instruire
-specifice obiectivele pentru instruire?
0 1 2 3
-specifice angajamentul pentru instruire?
0 1 2 3
Este politica privind instruirea:-relevantã pentru obiectivele firmei? 0 1 2 3-documentatã ca o parte a manualului instruirii?
0 1 2 3
-cunoscutã şi inteleasã de tot personalul?
0 1 2 3
În cazul unui control, angajaţii pot identifica şi menţiona activitãţile de instruire?
0 1 2 3
Cât de des sunt prezentate activitãţile de instruire?
0 1 2 3
Sunt identificate activitãţile de 0 1 2 3
22
Criteriu Punctaj Observaţiiinstruire?Sunt reactualizate activitãţile de instruire?
0 1 2 3
PUNCTAJ MAXIM: 27 PUNCTAJ 22Probleme deosebite:Departamentul de instruire va concepe un plan pentru instruirea personalului nou angajat
Cine executã?Andreescu AnamariaCând? Instruire în perioada ianuarie 2013
Nr. Audit: 1, Data 10.12.2012 Auditor:Anghel NeculaiClauza 4.18. Instruire
4.18.2. Asigurarea instruirii personalului:
Procedura descrie modul de determinare a cerinţelor de competenţă pentru
personalul ce desfăşoară activităţi care influenţează produsul/serviciile din punct de
vedere al calităţii, modul de identificare a necesarului de instruire al angajaţilor şi modul
de asigurare a instruirii, în vederea conştientizării acestora.
Procedura se aplicã în întreaga organizaţie.
Documente de referinţã:
SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe
Manualul calitatii
Legea nr. 53/2003 - Codul Muncii
Legea 319/2006 - Legea Securităţii şi sănătăţii în muncă
Ordin MMSS nr.508/2002 şi MSF nr.933/2002 - Normele generale de protecţie a
muncii.
Managerul stabileşte competenţele din punct de vedere al studiilor, instruirii,
abilităţilor şi experienţei adecvate pentru ocuparea posturilor stabilite prin organigramă şi
ROI.
Cerinţele privind competenţa necesară pentru personalul care desfăşoară activităţi care
influenţează parametrii SMC ale produselor/serviciilor oferite de organizaţie sunt
descrise în fişele de post.
Determinarea cerinţelor pentru ocuparea diverselor posturi ţine seama de:
- cerinţe legale şi de reglementare, standarde, convenţii internaţionale, aplicabile
domeniului de activitate al organizaţiei;
23
- anticiparea unor solicitări viitoare referitoare la planuri şi obiective operaţionale şi
strategice;
- anticiparea schimbărilor proceselor desfăşurate, a instrumentelor şi echipamentelor
utilizate în organizaţie;
- anticiparea necesarului de abilităţi personale suplimentare pentru realizarea unor noi
activităţi definite.
Anual, managerul analizează structura organizatorică, face modificări şi/sau
actualizări, iar acestea pot determina modificări şi/sau actualizări ale ROI, CIM, FP,
care sunt operate în documente.
Anual se face evaluarea personalului existent şi se întocmeşte pentru fiecare
salariat Fişa de evaluare, cod: F-01-PO-01, de către responsabil. Fişele de evaluare
personal, completate şi semnate, se păstrează la responsabil sau la manager.
Competenţa personalului se menţine şi se dezvoltă prin instruiri periodice în
domeniul profesional, domeniul calităţii, PSI etc.
Pentru perfecţionare şi menţinerea competenţei, anumite categorii de personal pot
participa la conferinţe, prezentari, reuniuni, şedinţe, training-uri cu aprobarea
managerului general.
Selectarea şi angajarea personalului
În funcţie de programele de dezvoltare şi de rezultatele evaluării anuale a
personalului, se identifică necesarul suplimentar de personal ce trebuie angajat.
Angajarea personalului pentru activităţile organizaţiei se face pe baza calificării,
pe baza unei formaţii iniţiale, a unei instruiri suplimentare sau pe baza unei formări
speciale –conform cerinţelor.
Ocuparea posturilor vacante, conform cerinţelor legale, are loc prin selectarea şi
angajarea personalului, după cum urmează:
a) Se determină cerinţele postului din: legislaţie, reglementări, organigramă şi se
documentează în ROI, FP;
b) Se anunţă postul vacant şi cerinţele postului (în presa scrisă, afişare în organizaţie);
c) Se întocmeşte tematica de examen având în vedere fişa postului etc.;
d) Se stabileşte comisia de examinare (prin Decizie de numire Comisie) şi data
examenului;
24
e) Se susţine examenul (lucrare scrisă, interviu oral, probă practică etc.);
f) Se evaluează lucrările / comunicare rezultate (referat, afişare rezultate);
g) În cazul în care se decide angajarea/promovarea se întocmeşte dosar personal, CIM;
h) Se instruieşte noul angajat / angajatul promovat.
Instruire internă a noilor angajaţi / angajaţi promovaţi pe alt post
După încheierea contractului individual de muncă sau după decizia promovării
pe noul post, angajatul este instruit ţinând cont de prevederile legale şi de documentele
specifice desfăşurării activităţii:
a) Instruire privind securitatea în muncă în baza Legii şi documente specifice domeniului
de activitate, efectuat de către manager care întocmeşte şi completează Fişa individuală
de instructaj privind protecţia muncii, care se păstrează la manager.
b) Instruire privind PSI, în baza Ordin nr. 101/2001 şi MO al CJM nr.5/2000, efectuat de
manager şi consemnat în Fişa PSI (formular tipizat), care se păstrează la manager.
c) Instruire profesională specifică la locul de muncă, folosind documente de referinţă
specifice proceselor desfăşurate, efectuat de manager şi consemnat în Proces verbal de
instruire, cod: F-02-PO-01, care se păstrează la manager.
d) Instruire în domeniul SMC, folosind Manualul calităţii, Proceduri de sistem, Proceduri
operaţionale, Instrucţiuni de lucru aplicabile, efectuat de RAC şi consemnat în Proces
verbal de instruire, cod: F-02-PO-01.
Instruirea periodică a personalului
Personalul implicat în activităţile organizaţiei este instruit pentru a avea
capacitatea de a îndeplini sarcinile proprii în conformitate cu Manualul Calităţii. Pentru
ca angajaţii să fie interesaţi în aplicarea sistemului de management al calităţii este necesar
ca ei să înţeleagă pe deplin avantajele sistemului şi locul lor în cadrul acestui sistem.
Instruirea periodică vizează: instruirea în domeniul PM şi PSI; instruirea tehnico-
profesională; instruirea în domeniul SMC, şi se realizează intern de către manager şi
RAC.
Etapele de desfăşurare ale procesului de instruire sunt:
25
a) Se identifică necesarul de instruire pornind de la nevoile de dezvoltare ale organizaţiei,
cerinţe noi, fişe de evaluare, rezultate ale evaluărilor instruirilor anterioare, evaluarea
performanţelor salariaţilor pentru anul anterior, rezultatele auditurilor interne ale SMC,
experienţa personalului, cunoştinţele acumulate, rezolvarea competentă a unor probleme
sau situaţii noi, neprevăzute etc., care se consemnează în decizii ale conducerii;
b) Se elaborează programul general anual de instruire, documentat prin Program anual
de instruire, cod: F-03-PO-01, aprobat de manager;
c) Se comunică programul anual de instruire personalului;
d) Se pregăteşte, se organizează şi se desfăşoară instruirea;
e) Se evaluează instruirea prin teste, chestionare, întrebări, eficacitatea acesteia fiind
apreciată prin calificative notate în procesul verbal de instruire;
f) Se înregistrează instruirea (internă şi/sau externă) la evidenţa de instruire a personalului
- atestat de instruire/diplome (ptr. instruire externă), dosar personal, completare carnet de
muncă, la Direcţia Muncii. Înregistrările referitoare la instruirea realizată de către
personalul angajat al organizaţiei se gestionează în Registrul de evidenţă documente de
atestare a instruirii, cod: R-01-PO-01.
Lista de verificare:
Criteriu Punctaj ObservaţiiFirma asigurã:-instruire în baza cerinţelor calitãţii?
0 1 2 3
Firma asigurã întocmirea cursurilor, cu menţiunea cã acestea nu prezintã întrebãri sau probleme distincte de la un curs la altul
-identificarea cerinţelor de calitate?
0 1 2 3
-supravegherea activitãţilor de instruire?
0 1 2 3
-întocmirea cursurilor/training-urilor?
0 1 2 3
Existenţa acestor resurse poate fi verificatã?
0 1 2 3
Eficacitatea instruirii este evidenţiatã prin note în procesul de instruire?
0 1 2 3
Asigurarea instruirii personalului se realizeazã:-periodic? 0 1 2 3-în cazul persoanelor nou 0 1 2 3
26
angajate?PUNCTAJ MAXIM: 24 PUNCTAJ TOTAL: 22Probleme deosebite:Cursurile trebuie reevaluate de cãtre cel care le întocmeşte, întrebãrile sau chestiunile menţionate trebuie sã aducã în temã subiecte de actualitate
Cine executã?Gheorghiu AlexandruAtanasiu Ioan
Când?09.01.2013
Nr. Audit 1 Data: 10.12.2012 Auditor: Anghel NeculaiClauza 4.18. Instruire
4.18.3. Calificarea personalului:
Se urmãresc competenţele, aptitudinile, studiile şi alte cerinţe asemãnatoare ale
personalului:
Datele personale: nume, prenume, data naşterii, nationalitatea;
Limbi strãine;
Date CIM: angajat/ã cu contract de muncã, normã întreagã/parţialã;
Studii: universitate, disciplinã, titlul, calificarea;
Calificãri suplimentare: organizaţia la care a urmat cursul, titlul cursului,
titlu/calificare;
Curriculum vitae;
Managerul:
a) Analizează periodic structura organizatorică a societăţii;
b) Întocmeşte şi aprobă şi gestionează fişele de post, CIM;
c) Întocmeşte şi aprobă necesarul de personal;
d) Întocmeşte, aprobă şi urmăreşte respectarea programului anual de instruire;
e) Analizează şi aprobă angajarea, eliberarea din funcţie sau schimbarea funcţiilor
personalului;
f) Stabileşte şi comunică condiţiile şi data examenului la angajare/promovare;
g) Decide Comisia de examinare şi dă decizii de atestare pe post;
h) Întocmeşte programele cursurilor, lectorii şi instructorii, durata şi data începerii
cursurilor precum şi cursanţii pentru fiecare curs cu nominalizarea acestora;
27
i) Aprobă planuri de instruire suplimentare, la cererea RAC.
Responsabilul cu asigurarea calitãţii:
a) Întocmeşte programul anual cu necesarul de instruire în domeniul SMC;
b) Efectuează instruirile în domeniul SMC pentru personalul organizaţiei şi pentru
personalul nou angajat;
c) Evaluează cunoştinţele dobândite şi întocmeşte înregistrările instruirilor.
Responsabilul şef:
Nivel de studii: studii universitare si/sau postuniversitare;
Training-uri/calificãri/certificãri/cursuri/Competenţe;
trebuie să se asigure că toţi membrii personalului aflat în subordinea sa sunt informaţi
asupra atribuţiilor profesionale pe care trebuie să le îndeplinească;
organizează localul şi dotările lui astfel încât să fie îndeplinite condiţiile legale;
elaborează şi aduce la cunoştinţă persoanelor din colectiv, spre îndeplinire, după caz,
toate activităţile prevăzute în procedurile profesionale privind aplicarea regulilor de
bună practică şi realizează o repartizare optimă a atribuţiilor;
Lucrãtor administrativ:
Asigurã menţinerea curãţeniei;
Nivel de studii; gimnaziale/medii;
Este înlocuit de: alţi colegi.
Lista de verificare:
Criteriu Punctaj ObservaţiiFirma a selectat angajaţi care:-se încadreazã în studiile solicitate?
0 1 2 3
-au cunoştinţe de operare PC?
0 1 2 3
-au cunoştinţe de limbi strãine?
0 1 2 3
-au aviz de liberã practicã? 0 1 2 3-au experienţã în domeniu? 0 1 2 3În urma job-ului obţinut la S.C. ACVARIM S.A., angajaţii au avut parte de:-calificare ulterioarã? 0 1 2 3
28
-cursuri nou implementate? 0 1 2 3-prezentãri de produse nou apãrute?
0 1 2 3
PUNCTAJ TOTAL: 24 PUNCTAJ: 24Probleme deosebite: Cine executã? Când?Nr. Audit 1 Data: 10.12.2012 Auditor: Anghel NeculaiClauza 4.18. Instruire
4.18.4. Înregistrari referitoare la instruirea personalului
Toate activitãţile referitoare la instruire au o evidenţã, fiind necesarã înregistrarea
acestora. Indiferent de mãrimea firmei, trebuie sã-şi asume cineva şi acest rol. El trebuie
sã aibã autoritatea de a decide momentul începerii unui curs, necesitatea implementãriii
acestuia, cãt de des se va realiza/se realizeazã instruirea personalului.
Înregistrãri:
Înregistrarea Întocmit de:
Pãstreazã Arhiveazã
Denumirea Codul Resp. Durata Resp. DurataFişa individuală deevaluare asalariatului
F-01-PO-01
Manager Manager 5 ani Manager 2 ani
Proces verbal deinstruire
F-02- PO-01
RAC RAC 5 ani Manager 2 ani
Programul deinstruire anuală
F-03- PO-01
RAC RAC 2 ani Manager 2 ani
Fişa postului F-04- PO-01
Manager Manager De valabilitate
Manager 2 ani
Registru de evidenţădocumente deatestare a instruirii
R-01- PO-01
Manager Manager 5 ani Manager 2 ani
Registrul de evidenţădecizii şi fişe post
R-02- PO-01
Manager Manager 5 ani Manager 2 ani
Documente de legaturã:
29
Denumire document Cod documentFişa individuală de evaluare a salariatului F-01-PO-01Proces verbal de instruire F-02- PO-01Programul de instruire anuală F-03- PO-01Fişa postului F-04- PO-01Registru de evidenţă documente de atestarea instruirii
R-01- PO-01
Registrul de evidenţă decizii şi fişe post R-02- PO-01Evidenţã cursuri/training-uri/prezentãri PR-RU-01-F08
RAC= Responsabil cu Asigurarea CalitãţiiRMC=Reprezentantul Managementului pentru CalitateROI= Regulament de Ordine InterioarãFP= Fişa postuluiCIM = Contract Individual de MuncăPM = Protecţia munciiPSI = Prevenirea şi stingerea incendiilorSMC = Sistem de Management al Calităţii.
Lista de verificare:
Criteriu Punctaj ObservaţiiÎn cadrul firmei, se identificã:-un reprezentant/responsabil al întocmirii documentelor referitoare la înregistrarea instruirii?
0 1 2 3
-denumirea documentelor? 0 1 2 3-codul documentelor? 0 1 2 3-durata arhivãrii? 0 1 2 3-durata menţinerii/pãstrãrii documentelor?
0 1 2 3
-raport de înregistrare a instruirilor?
0 1 2 3
-gestiunea fişelor individuale de evaluare a salariatului?
0 1 2 3
PUNCTAJ TOTAL: 21 PUNCTAJ: 19Probleme deosebite: Cine executã? Când?Nr. Audit 1 Data: 10.12.2012 Auditor: Anghel Neculai
30
III.2. Şedinţele intermediare
Întrucât auditul durează mai mult de o zi, vor fi organizate şedinţe intermediare la
sfârşitul fiecărei zile de lucru, la care vor participa membrii echipei de audit şi ghizii sau
reprezentanţii auditatului dacă este cazul.
Pe parcursul şedinţelor intermediare se vor analiza:
Diferite aspecte sesizate în timpul auditului, având ca efect schimbul de
informaţii între auditori, precum şi analiza şi încadrearea neconfomităţilor constatate;
Se prezintă de către auditorul şef reprezentantului organizaţiei auditate
neconformităţile găsite şi se caută soluţii pentru rezolvarea problemelor apărute;
Se semnează rapoartele de neconformitate de către reprezentantul organizaţiei
auditate;
Auditorul şef are o imagine de ansamblu a modului de desfăşurare a auditului;
Reprezentantul organizaţiei auditate este informat de modul cum se desfăşoară
auditul având posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai înalt.
Ultima sedinţă intermediară este o şedinţă de pregătire a şedinţei de închidere la
care participă doar membrii echipei de audit. La finalul acestei întâlniri se elaborează un
rezumat al auditului care urmează să fie prezentat în şedinţa de închidere.
III.3. Şedinţa de închidere
După efectuarea tuturor examinărilor prevăzute în planul de audit, înaintea
trasmiterii raportului de audit către auditat are loc o şedinţă de închidere, în care se
prezintă oficial concluziile auditului. Această şedinţă este condusă de auditorul şef, fiind
recomandabil să participe conducerea auditatului la nivelul cel mai înalt şi conducerea
compartimentelor auditate.
IV. RAPORTUL DE AUDIT
IV.1. Întocmirea raportului de audit
Raportul de audit este redactat de catre auditorul şef, care este responabil pentru
corectitudinea şi caracterul complet al acestuia.
31
Raportul de audit cuprinde: procesul verbal de deschidere audit intern; scopul,
tipul şi domeniul auditului intern; identificarea compartimentului funcţiei auditate;
identitatea membrilor echipei de audit; identitatea reprezentanţilor auditatului şi a
însoţitorilor echipei de audit; perioada desfãşurãrii auditului; identificarea documentelor
de referinţã în raport cu care a fost efectuat auditul; prezentarea punctelor tari şi a
punctelor slabe din domeniul auditat; concluziile auditului referitoare la capacitatea
sistemului de a realiza obiectivele; consemnarea neconformitãţilor; planificarea unor
acţiuni ulterioare; semnãturile auditorilor; anexe; probleme/constatãri rãmase încã
neclarificate; acţiuni corective; alte observaţii; lista documentelor utilizate; lista de
difuzare a raportului de audit intern; procesul verbal de închidere a auditului intern.
Raportul de audit este transmis responsabilului al cãrui compartiment a fost
auditat, în termen de maxim 5 zile de la finalizarea auditului intern. Confidenţialitatea
datelor este respectatã de cãtre membrii echipei de audit.
În cadrul societãţii S.C. ACVARIM S.A., auditurile interne sunt programate şi
organizate de responsabilul calitate şi responsabilii proceselor auditate.
Dupã aprobarea Programului anual al auditurilor interne, RMC distribuie câte o
copie fiecãrui responsabil al cãrui proces urmeazã a se audita.
Se pot efectua audituri interne neprogramate la cererea directorului
general.
Bazele auditului:Standarde de referinţã SR EN ISO 9001: 2008Manualul MC MC S.C. ACVARIM S.A. Poceduri MC Toate procedurileInstrucţiuni Toate instrucţiunile proprii şi de control
Data întocmirii şi transmiterii raportului de audit: 22.12.2012
Auditul s-a realizat de cãtre o echipã de 2 auditori pe parcursul a 11 zile, la sediul
central al S.C. ACVARIM S.A, în vederea evaluãrii capabilitãţii şi asigurãrii instruirii
personalului.
S-a observat cã procesele interne se desfãşoarã în conformitate cu reglementarile
externe şi interne, cu cerinţele legale specifice. Sunt însã necesare şi acţiuni de corecţie.
32
Obiectivele auditului au fost realizate folosind interviul, analiza documentelor şi
observarea activitãţilor-ca metode de colectare a dovezilor de audit.
IV.2. Neconformitãţi constatate
În urma auditului intern, firma S.C. ACVARIM S.A. a acumulat un punctaj egal
cu 87.
Dovezile de audit au evidenţiat unele neconformitãţi ale sistemului calitãţii
raportate la standardul de referinţă, clasificate de echipa de audit ca fiind minore, şi
anume: Neconformitãţile clauzei 4.18. Instruire.
IV.3. Acţiuni corective propuse
Neconformitãţile identificate de către echipa de audit pe baza dovezilor de audit
au fost unele minore, care nu au un impact major asupra funcţionării sistemului calităţii,
motiv pentru care au fost propuse o serie de acţiuni corective care să restabilească
echilibrul sistemului, în vederea funcţionării la parametri normali şi în conformitate cu
documentaţia de referinţă.
Puncte slabe:
-o persoanã nou angajatã necesitã instruire;
-cursurile/training-urile susţinute trebuie readaptate şi revizuite, în funcţie de necesitãţi şi
de punctele mai puţin forte.
Puncte tari:
-personalul este calificat, angajat conform cerinţelor şi a competenţelor solicitate;
-este menţinutã o evidenţã clarã în ceea ce priveşte documentele cu referire la instruire.
CONCLUZII
În urma procesului de audit intern, s-a stabilit cã nu existã neconformitãţi
majore în ceea ce priveşte criteriul menţionat. De asemenea, este posibil să existe şi alte
neconformităţi care nu au fost depistate la data auditului. Odatã identificate punctele
slabe şi punctele forte s-a stabilit cã, pentru îmbunãtãţirea situaţiilor apãrute, se vor
33
respecta acţiunile corective impuse, iar pentru cele care nu necesitã astfel de acţiuni, se va
supraveghea menţinerea lor.
Managementul companiei a fost înştiinţat de neconformitãţile identificate în
timpul procesului de audit intern. Acestea sunt minore, dar trebuie sã se evalueze
respectarea acţiunilor corective impuse.
Impactul neconformitãţilor nu este unul major asupra funcţionãrii societãţii. Din
contrã, firma dispune de un sistem de management al calitãţii bine structurat, stabil şi
atent supravegheat.
Se va menţine astfel certificatul de calitate, ca urmare a respectãrii reglementãrilor
standardului calitãţii.
34