UNIVERSITATEA „DUNÃREA DE JOS” DIN GALATIFACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA

AFACERILOR

S.C. ACVARIM S.A.

AUDIT INTERN AL CALITÃŢII

Coordonator, Conf. Univ. Dr. Totolici Sofia

Masterand, Mihalache Cristina MKCA - An II

- 2012 -

CUPRINS

CAPITOLUL I. Prezentarea companiei S.C. ACVARIM S.A.................3

II.1. Prezentare generală.........................................................................................3II.2. Mediul de marketing.......................................................................................7

CAPITOLUL II. Auditul calităţii................................................................8

II.1. Pregãtirea auditului .........................................................................................9 II.2. Echipa de auditori ...........................................................................................9

II.3. Obiectivele auditului .....................................................................................10II.4. Planul de audit ...............................................................................................11

II.5. Efectuarea auditului intern ............................................................................13

CAPITOLUL III. Examinarea sistemului calitãţii.................................16

III.1. Listele de verificare.....................................................................................17III.2. Şedinţe intermediare....................................................................................30III.3. Şedinţa de închidere....................................................................................31

CAPITOLUL IV. Raportul de audit.........................................................31

IV.1.Întocmirea raportului de audit......................................................................32IV.2. Neconformitãţi constatate ...........................................................................32IV.3. Acţiuni corective..........................................................................................33

Concluzii.......................................................................................................33

2

I. PREZENTAREA COMPANIEI

I.1. Prezentare generală

Scurt istoric

S.C. ACVARIM S.A. Rm. Vâlcea, înfiinţata la 30.04.1998 conform Hotărârii nr.

13/1998 a Consiliului Local al Municipiului Rm. Vâlcea, este o societate furnizoare de

servicii publice a cărei activitate se desfăşoară in folosul comunităţii municipiului

Rm.Valcea, precum urmează:

1. Alimentarea cu apa potabila:

• captarea, tratarea, inmagazinarea transportul, pomparea si distribuţia apei potabile la

consumatori

• controlul si monitorizarea calităţii apei potabile in conformitate cu cerinţele legale si

alte cerinţe privind calitatea apei potabile

• montarea, repararea si verificarea contoarelor de apa (apometre)

2. Canalizarea si epurarea apelor uzate:

• colectarea,transportul si epurarea apelor uzate in conformitate cu cerinţele legale si alte

cerinţe aplicabile

• controlul si monitorizarea calităţii apelor uzate deversate in canalizarea oraşului si a

apei epurate descărcata in emisar (raul Olt)

Domeniile de utilizare a apei

Apa potabilă se deosebeşte de apa distilată. In conformitate cu STAS 1342-1950,

apa potabilă trebuie să fie limpede, incoloră, fără miros sau gust deosebit; să aibă

temperatura cuprinsă între 7° şi 15°C şi să nu varieze mult în timpul anului; să nu conţină

materii străine în suspensie sau germeni patogeni; să conţină aer şi CO2 în soluţie;

substanţele dizolvate raportate la un litru trebuie să se încadreze între anumite limite; să

nu conţină azotiţi sau sulfuri, săruri metalice precipitabile cu H2S sau cu (NH4)2S, cu

3

excepţia micilor cantităţi de Fe, Al, Mn.; să nu conţină NH3 sau fosfaţi care pot proveni

prin contaminarea apei cu substanţe organice în prutefacţii şi nici metan.

Structura oficiala

S.C. Acvarim S.A. Rm. Vâlcea este societate pe acţiuni, cu capital integral de stat,

având ca acţionar unic Consiliul Local al Municipiului Rm. Vâlcea.

Organele de conducere ale societăţii sunt: AGA, Consiliul de Administraţie,

directorul general, directorul economic, directorul tehnic şi director dezvoltare.

Adunarea generală a acţionarilor este formată din reprezentanţii aleşi ai

Consiliului Local al Municipiului Rm.Vâlcea în calitate de acţionar unic al societăţii şi nu

pot fi schimbaţi decât de acesta.

Adunarea Generală a Acţionarilor constituită din reprezentanţi ai acţionarului este

organul de conducere al societăţii comerciale care decide asupra activităţii acesteia şi

asupra politicii ei economice în condiţiile şi în limitele stabilite în prealabil de Consiliul

Local.

Societatea este administrată în sistemul unitar prevăzut de Legea nr.31/1990, a

societăţilor comerciale cu modificările ulterioare.

Societatea comercială ACVARIM S.A. este administrată de un  consiliu de

administraţie format din 5 administratori.

Componenţa consiliului de administraţie este desemnată de către adunarea

generală ordinară a acţionarilor. Consiliul de administraţie este condus de Preşedinte.

Domeniul de activitate

Zone deservite

Biroul GIS (Geographic Information System) vizeaza asigurarea proiectarii,

actualizarii si intretinerii bazei de date de tip atribut pentru retelele de apa si canalizare

din aria administrativ teritoriala a Municipiului Rm.Valcea precum si imbunatatirea

informatiei existente prin cresterea gradului de exactitate si complexitate.

GIS reprezinta sistemul informatic care cupleaza o baza de date ce opereaza cu

obiecte geometrice (spatiale) cu o baza de date care opereaza cu atribute ale informatiei

continuta in prima baza de date. Orice GIS are ca principal suport o baza de date spatiala,

ce reuneste informatii grafice (sisteme de coordonate, pozitionare in raport cu diferite

4

sisteme de referinta, etc.) cat si o baza de date alfanumerica (tabelara), ce contine

atributele elementelor grafice.

GIS realizeaza interogari complexe (lungimi de retea pe: diametre, pe tip material,

pe tip retea), crearea de harti tematice, rapoarte complete si complexe care sa reflecte

starea informatiei la un moment dat.

Elementele care definesc cuvantul GIS sunt:

- sistem de calcul ( hard + soft );

- date geografice ( date spatiale );

- proceduri de analiza si management.

Colectarea si epurarea apei uzate

Staţia de epurare a apelor uzate a Municipiului Ramnicu Valcea este amplasata la

cca 4 km in aval de oras, pe malul drept al râului Olt.

Staţia de epurare a fost construita in doua etape:

- etapa 1 funcţionează din 1 septembrie 1979 cu un debit de epurare de 510 l/s;

- etapa a-2-a funcţionează din 1989 ,debitul de epurare fiind de 1020 l/s.

Pentru a ne conforma directivelor uniunii europene privind calitatea apelor uzate

deversate in râul Olt s-a impus reabilitarea staţiei. Componentele sistemului de epurare

care sunt uzate fizic si cu durata de funcţionare depăşita au fost demolate, in locul lor vor

fi costruite altele noi. In urma rebilitarii, statia de epurare va permite epurarea debitului

suplimentar de apa reziduala corespunzător extinderii reţelei de canalizare si prelucrarea

ecologica a nămolului. Total investiţie: 10.823.837,76 euro din care: 51,49% - fonduri

acordate de uniunea europeana 48,51% - fonduri banca europeana de investiţii.

Pe perioada derulării pnvestitiei(2008-dec 2009), statia de epurare funcţionează cu o linie

tehnologica compusa din: grătar rar, grătar des, desnisipator, separator de grăsimi,

debitmetru p ars hal –distribuitor, decantor primar-1 buc. a 3000mc, bazin de aerare -

3000 mc,  distribuitor, decantor secundar -2 buc a 3000 mc, staţie pompare nămol, bazine

de fermentare -2 buc a 1500 mc, gazometru-1 buc a 500 mc, centrala termica -1 cazan a

0,750 gcalorii.

Staţia de epurare funcţionează pe baza următoarelor:

 - autorizaţie de gospodărire a apelor nr.6/25.01.2008

5

 - autorizaţie de mediu nr.l 12/16.04.2007.

Tratarea si distributia apei potabile

Sistemul de alimentare cu apă al municipiului Rm. Vâlcea este racordat la patru

captări active:

- 2 captări din surse de suprafaţă: lacul Brădişor şi râul Cheia

- 2 captări din subteran: sursele Vlădeşti şi Bistriţa.

In scopul potabilizării, apa captată se tratează adecvat tipului de sursă:

- dezinfecţie pentru sursele din subteran;

- preclorare, coagulare-floculare, decantatere, filtrare şi dezinfecţie pentru sursele

Brădişor şi Cheia.

Astfel, populaţiei municipiului i se asigură apă potabilizată în staţiile de tratare

Valea lui Stan şi Staţia de tratare Rm. Vâcea , mai puţin în zonele Vlădeşti-Ştirbei Vodă

şi Colonia Govora unde apa potabilă distribuită provine din sursele Vlădeşti, respectiv

Bistriţa.

Scopul principal al societăţii SC ACVARIM SA este să ofere clienţilor săi o apă

potabilă de bună calitate. O bună calitate nu înseamnă numai "sigură" pentru sănătatea

umană, ci şi potrivită pentru diversle sale utilizări.

Organizarea S.C. ACVARIM S.A.

Societate pe acţiuni, S.C. ACVARIM S.A. este persoana juridicã românã având

forma juridicã de societate comercialã pe acţiuni şi îşi desfãşoarã activitatea în

conformitate cu legile române, Actul Constitutiv şi propriul Regulament de Organizare şi

Funcţionare aprobat de consiliul de administraţie.

Prin obiectul principal de activitate, respectiv prin locul său în cadrul oraşului,

S.C. ACVARIM S.A. este deosebit de important atât pentru oraş, cât şi pentru locuitori.

S.C. ACVARIM S.A. are în structura sa entitãţi funcţionale (departamente,

direcţii, servicii, birouri, compartimente etc.) şi entitãţi de producţie (sectoare,

laboratoare, depozite etc.), constituite în baza normelor de structurã aprobate de consiliul

de administraţie.

6

S.C. ACVARIM S.A. este condusã de Adunarea Generalã a Acţionarilor.

Directorul general al S.C. ACVARIM S.A. reprezintã societatea în relaţii cu terţii.

Directorul general este responsabil cu luarea tuturor mãsurilor aferente conducerii S.C.

ACVARIM S.A. în limitele obiectului de activitate al societãţii şi cu respectarea

competenţelor exclusive rezervate de lege sau de Actul Constitutiv, consiliului de

administraţie şi adunãrii generale a acţionarilor. Atribuţiile, sarcinile şi responsabilitãţile

entitãţilor funcţionale şi de producţie sunt prezentate detaliat în Regulamentul de

Organizare şi Funcţionare al societãţii.

S.C. ACVARIM S.A. a finalizat cu succes procesul de recertificare a Sistemului

de management implementat cu standardele ISO 9001:2008.

Auditul de recertificare a fost efectuat de echipele de auditori ai Societăţii

Române pentru Asigurarea Calităţii (SRAC) care beneficiază de acordurile de

recunoaştere încheiate cu organisme din alte ţări membre IQ NET (Reţeaua Internaţională

a Organismelor de Certificare).

I.2. Mediul de marketing al firmei

Misiunea firmei este sã contribuie alãturi de parteneri la creşterea calitãţii vieţii

oamenilor, prin potabilizarea apei, prin servicii profesioniste.

Obiectivul principal este sã ofere clienţilor apă potabilă de cea mai bunã calitate şi

sã trateze cu respect drepturile individuale ale acestora. De aceea, este cultivatã o relaţie

constantã cu clienţii, astfel încât sã poatã sã raspundã în cel mai bun mod cerinţelor lor.

Clienţii SC Acvarim SA alcãtuiesc cercul firmelor, instituţiilor şi al

persoanelor individuale cãrora le sunt adresate serviciile societãţii. Reprezentând cea mai

importantã componentã a micromediului întreprinderii, clienţii ocupã un loc central în

tematica studiilor de marketing, acestea sunt axate pe cunoaşterea nevoilor, a cererii, a

comportamentului de cumpãrare şi de consum.

SC Acvarim SA oferã servicii destinate tuturor categoriilor de persoane,

indiferent de vârstã, sex, de gradul de culturã şi calificare profesionalã, de apartenenţã

etnicã sau religioasã.

7

Prin profilul sãu de activitate, Acvarim nu se adreseazã unei categorii anume

a populaţiei, îndeplinind o nevoie fundamentală a oamenilor. De aceea, se adreseazã

tuturor locuitorilor, indiferent de vârstă, sex şi/sau naţionalitate.

Firma Acvarim realizeazã studii în rândurile clienţilor, urmãrind, în general,

gradul de satisfacţie şi mulţumire a clienţilor dupã ce au utilizat serviciile firmei, pãreri

despre preţurile practicate, atitudinea angajaţilor, depistarea unor deprinderi specifice ale

consumatorilor.

Se impune o segmentare a pieţei în grupuri distincte de cumpărători, pe baza

nevoilor, caracteristicilor sau a comportamentului care ar putea necesita mixuri de

marketing separate.

Segmentarea geografică:

Impune împărţirea pieţei în unităţi geografice diferite: urban şi rural. S.C.

ACVARIM S.A. a decis să coopereze în toate zonele geografice, dat fiind caracterul

indispensabil al necesităţii de apă. Însă acordă o atenţie specială diferenţelor geografice

în materie de nevoi şi dorinţe.

Segmentarea demografică:

  S.C. ACVARIM S.A. se adreseazã tuturor categoriilor de persoane, indiferent de

vârstã, sex, de gradul de culturã şi calificare profesionalã, de apartenenţã etnicã sau

religioasã.

Fiind singurul jucător de pe piaţă, S.C. ACVARIM S.A. îşi impune preţul cum

doreşte pe piaţă, beneficiind de avantaj concurenţiala.

II. AUDITUL CALITĂŢII

Auditul calităţii reprezintă, prin definiţie, procesul sistematic, independent şi

documentat întreprins în scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluarea lor cu

obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit.

Auditul calităţii se aplică unui sistem al calităţii sau unor elemente ale acestuia,

proceselor, produselor sau serviciilor.

8

Auditul intern al calitãţii este unul din cele mai importante audituri, având drept

scop principal evaluarea acţiunilor corective sau de îmbunãtãţire necesare în cadrul

organizaţiei proprii.

Conform cerinţelor ISO 9001:2000, auditul intern trebuie sã se desfãşoare în

concordanţã cu procedurile documentate, rezultatele acestor audituri trebuie documentate,

orice acţiune corectivã rezultatã trebuie verificatã, iar înregistrãrile acestor activitãţi

trebuie menţinute la zi.

Standardul internaţional ISO 10011 stabileşte principiile, criteriile, practicile de

baza şi furnizeazã linii directoare pentru planificarea, efectuarea şi documentarea

auditului sistemelor calitãţii. De asemenea, prevede criteriile minime cerute pentru

calificarea auditorilor şi liniile directoare pentru managementui programelor de audit.

II.1. Pregătirea auditului

Scopul principal al auditului este să evalueze sistemul calităţii al organizaţiei în

raport cu un standard referitor la sistemul calităţii, şi anume ISO 9000.

Întrucât compania are implementat deja standardul de calitate ISO 9000, se va

realiza un audit de supraveghere/mentenanţă, realizat la fiecare 6 luni, în cadrul său fiind

auditate anumite elemente ale sistemului şi identificat potenţialul de îmbunătăţire

existent.

Auditul de supraveghere se concentrează, în special, pe anumite elemente de

management: responsabilitatea managementului; sistemul de managementul calităţii;

măsuri corective şi preventive; instruirea personalului.

Prezenta misiune de audit se va concentra pe analiza responsabilităţii

managementului în conformitate cu prevederile standardului de calitate menţionat.

II.2. Echipa de auditori

În cadrul companiei, s-a constituit şi funcţionează începând cu anul 2005 un

Serviciu de audit intern în subordinea directă a Directorului General.

Misiunea serviciului de audit intern este de a realiza o activitate obiectivă şi

independentă prin oferirea serviciilor de consultanţă şi de a contribui la adăugarea unui

plus de valoare în realizarea obiectivelor.

9

Auditul intern al calităţii va fi astfel demarat de secţia specializată în auditul

calităţii din cadrul Serviciul audit intern al companiei. Echipa de audit va fi formată din

doi din cei cinci auditori din cadrul secţiei.

Scopul Serviciului de audit intern este de a evalua eficacitatea sistemului de

management financiar şi control al calităţii şi de a oferi recomandări pentru îmbunătăţirea

acestora.

Serviciul audit intern al S.C. ACVARIM S.A. este divizat la rândul său pe secţii

specializate, astfel: Controlul execuţiei bugetare; Audit financiar; Auditul şi Controlul

calităţii.

Rolul serviciului de audit intern este de a asista managementul în evaluarea şi

îmbunătăţirea proceselor de guvernare, control şi management al riscurilor.

Atribuţiile Serviciului audit intern:

- Stabileşte obiectivele misiunii de audit intern, determină domeniul de activitate şi aplică

tehnicile necesare pentru a atinge scopul misiunii de audit;

- Efectuează activităţi de audit intern pentru evaluarea sistemului management şi control

financiar şi de management al calităţii;

- Evaluează serviciile şi procesele de control intern;

- Informează conducerea despre suspiciuni şi neconformităţi;

- Monitorizează implementarea recomandărilor;

- Obţine asistenţa necesară din partea personalului.

II.3. Obiectivele auditului

să determine conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calităţii cu

condiţiile specificate;

aprecierea controlului intern;

îmbunãtãţirea calitãţii serviciilor şi a produselor prin instruirea personalului;

identificarea punctelor critice din cadrul întreprinderii;

evaluarea conformitãţii unor elemente ale sistemului instruirii cu cerinţele

specificate;

iniţierea mãsurilor corective şi de îmbunãtãţire necesare;

urmãrirea aplicãrii acestor mãsuri;

10

evaluarea instruirii personalului.

În cadrul societãţii S.C. ACVARIM S.A., auditurile interne sunt programate de

responsabilul de calitate (RQ) şi responsabilii proceselor sub forma Programului de audit

care este supus aprobãrii Directorului General.

Principiile care stau la baza auditurilor interne sunt:

reclamaţiile primite de la clienţi;

modificãrile intervenite în organizarea activitãţilor;

neconformitãţile înregistrate;

modificãrile legislative;

analiza efectuatã de cãtre conducere.

La solicitarea directorului general, a reprezentantului managementului calitãţii, a

responsabililor de procese, se pot efectua audituri interne neprogramate, în cazul în care

apar probleme sistematice sau semnificative care pot influenţa buna funcţionare SMI.

Condiţii minime care stau la baza efectuãrii auditurilor interne:

- dovedeşte calitãţi de auditor;

- nu are responsabilitãţi directe în procesul de audit.

II.4. Planul de audit

Conducătorul echipei de audit va întocmi planul de audit referitor la desfăşurarea

auditului, pentru a uşura programarea şi coordonarea activităţilor de audit. Planul de audit

va fi conceput în aşa fel încât să fie flexibil, cu scopul de a permite modificarea sa pe

baza informaţiilor culese în timpul auditului şi de a permite utilizarea eficientă a

resurselor. Acesta va fi comunicat părţilor în şedinţa de deschidere.

II.4.1. Structura planului de audit

Planul de audit cuprinde:

- Obiectivele auditului;

- Domeniul auditului;

11

- Identificarea persoanelor care au responsabilităţi directe, importante, referitoare la

obiective şi domeniu:

o Gheorghiu Alexandru, managerul societãţii auditate

o Atanasiu Ioan, directorul adjunct al societãţii

o Andreescu Anamaria, responsabil şef.

-Identificarea documentelor de referinţã:

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern

OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de

aplicare a Legii nr. 672/2002

standardul aplicabil referitor la sistemul calităţii (ISO 9001)

manualul calităţii auditatului.

- Identificarea membrilor echipei de audit:

Anghel Neculai, şef comisie de audit

Chiriac Ciprian, auditor intern.

- Limba utilizatã în timpul auditului: românã;

- Data şi locul în care urmează să fie efectuat auditul:

a. Perioada de desfăşurare a auditului: 10 – 20 decembrie 2012;

b. Sediul central al S.C. ACVARIM S.A.

- Programul şedintelor care trebuie ţinute cu conducerea auditatului:

a. şedinţa de deschidere: 10 decembrie 2012, ora 10.00

b. şedinţe intermediare la sfârsitul fiecãrei zile de lucru: ora 16.00;

c. şedinţa de închidere: 20 decembrie 212, ora 17.00.

- Condiţii de confidenţialitate:

a. datele prezentate, puse la dispoziţie de cãtre auditat, rãmân confidenţiale, prin

intermediul unor contracte semnate dintre audit şi auditat;

b. datele relevate vor fi utilizate doar în scop profesional şi în folosul auditului sau/şi

auditatului, în vederea realizãrii obiectivelor propuse;

c. în cazul încãlcãrii condiţiilor de confidenţialitatea, se vor aplica sancţiunile

prevãzute în contractul încheiat anterior.

- Difuzarea raportului de audit şi data estimată a publicării:

12

Raportul de audit va fi întocmit şi transmis clientului de către auditorul şef la data

de 22 decembrie 2012

Orice difuzare suplimentară trebuie stabilită prin consultare cu auditatul;

Rapoartele de audit care conţin informaţii confidenţiale sau referitoare la brevete

vor fi protejate corespunzător de către echipa de auditori si de către client;

În cazul în care raportul de audit nu va fi emis în perioada de timp stabilită,

motivele de întârziere vor fi aduse la cunoştinţa clientului şi va fi stabilită o nouă

dată de emitere;

Documentele de audit vor fi păstrate în baza acordului dintre auditori şi client şi în

conformitate cu prevederile legale.

II.4.2. Documentele de lucru necesare pentru audit

Înainte de a începe auditul, auditorul analizeazã documentele SMI corespunzãtoare

domeniului auditat, pentru a determina conformitatea sistemului cu criteriile de audit şi

stabileşte conţinutul listei de verificãri utilizate pentru auditul respectiv.

Auditorii pregatesc urmãtoarele documente:

Înregistrare şedinţã deschidere/închidere audit;

Lista de verificare (întrebãri despre modul de realizare a cerinţelor din standardele de

referinţã ISO 9001:2001);

Rubrici necesare pentru înregistrarea rezultatelor auditarii, întrebarile de bazã sunt

urmate de alte intrebãri în funcţie de structura auditatã, urmate de întrebari ajutatoare;

Tehnica de elaborare a listelor de verificare se bazeazã pe principiul conform cãruia

se iau în considerare toate cerinţele pentru fiecare clauzã a standardului de referinţã;

Raport de acţiuni corective.

II.5. Efectuarea auditului intern

Şedinţa de deschidere:

În cadrul şedinţei din 10.12.2012, ora 10.00, au fost prezentaţi membrii echipei de

audit şi persoanele cu responsabilităţi. Astfel, auditatului i-au fost prezentaţi şeful

comisiei de audit şi auditorul intern. Are drept scop organizarea primei întâlniri între

13

echipa de audit şi reprezentanţii auditatului, în care se prezintă în aproximativ 30 minute,

modul de efectuare şi desfăşurare a auditului.

Auditul a fost organizat cu scopul îmbunãtãţirii calitãţii serviciilor şi produselor

prin instruirea personalului, identificarea şi îmbunãtãţirea punctelor critice, evaluarea

conformitãţii unor elemente ale instruirii cu cerinţele specificate, urmãrirea aplicãrii

deciziilor auditului.

În acest scop, a fost nevoie de o echipã de audit, care sã coordoneze aceste

activitãţi, sã identifice modul de derulare al activitãţii de instruire şi, eventual, sã

sugereze acţiuni prin care se pot regla anumite neconcordanţe.

Pentru efectuarea auditului, s-au utilizat mai multe metode şi proceduri. În

primul rând, s-au verificat documentele în vederea obţinerii garanţiei, a faptului cã

acestea sunt veridice şi încã în vigoare. În al doilea rând, a fost utilizatã observarea fizicã

de cãtre comisia de audit. Au fost intervievate persoanele auditate, activitate în urma

cãreia a intervenit analiza.

De asemenea, au fost realizate chestionare şi anumite notiţe ale auditorilor în

vederea obţinerii unor observaţii şi a punctelor care trebuie îmbunãtãţite.

Cãile oficiale de comunicare între echipa de audit şi auditat sunt cele

tipãrite (rapoarte, liste de verificãri, observaţii), cele electronice (e-mail-uri, reţelele de

intranet, videoconferinţe, telefon), interpersonale (discursurile, întâlnirile echipelor, focus

grupurile, prânzurile de afaceri, şedinţe).

Pe parcursul şedinţei, s-a stabilit faptul cã echipa de audit va dispune de

facilitãţile necesare în vederea realizãrii activitãţii acesteia din urmã.

Pentru şedinţa de audit au fost necesare planul de audit si materiale de prezentare.

Modul de derulare a şedinţei:

- Prezentarea de către auditorul şef a participanţilor din cele două părţi: membrii echipei

de audit şi reprezentanţii auditatului;

- Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului şi obiectivelor auditului. Este

necesar ca auditorul şef să sublinieze că scopul auditului nu este acela de a găsi greşeli, ci

de a confirma implementarea şi efectivitatea sistemului;

- Trecere în revistă a metodelor şi procedurilor care urmează a fi utilizate pentru

efectuarea auditului: interviuri; examinãri; observarea activitãţilor.

14

- Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi constatate:

Neconformitãţi minore: sunt raportate situaţiile care pot împiedica implementarea

procedurilor sau înregistrãrilor calitãţii. Se aplicã mãsuri corective pentru recitificarea

acestui fapt şi se supravegheazã acţiunile viitoare sau în vigoare.

Neconformitãţi majore: Se identificã o serie de nereguli referitoare la implementarea

procedurilor calitãţii. Pentru a fi aprobate, trebuie sã fie corectate.

- Cãile de legãturã între auditat şi auditori sunt:

Şedinţele intermediare

Cele tipãrite: rapoarte, liste de verificãri, observaţii

Cele electronice: e-mail-uri, reţelele de intranet, videoconferinţe, telefon.

- Numirea însoţitorilor echipei de audit: echipa de audit este însoţitã de 2 secretare;

- Asigurarea facilitãţilor echipei de audit:

Sala de conferinţe, pusã la dispoziţie de cãtre conducerea companiei; aici se

regãsesc toate echipamentele necesare;

Asigurarea meselor prin intermediul firmelor de catering.

- Identificarea şi clarificarea detaliilor planului de audit, precum şi semnarea acestuia;

- Menţionarea caracterului confidenţial al auditului şi respectarea acestei clauze stipulate

în contract;

- Stabilirea şedinţelor intermediare şi de închidere.

Auditul la faţa locului constã în colectarea informaţiilor relevante, pe baza unei

eşantionãri corespunzãtoare, care constituie dovezi de audit. Acest lucru se realizeazã

prin: interviuri cu salariaţii; examinãri ale documentelor SMC; examinarea documentelor

şi înregistrãrilor.

Informaţiile sunt culese şi verificate şi din alte surse independente: mãsurãtori,

analize, indicatori de performanţã.

Informaţiile strânse în timpul auditului constituie dovezile auditului. Toate

dovezile auditului sunt identificate şi înregistrate de auditori.

Evaluarea dovezilor auditului reprezinta constatarile auditului, clasificate in

conformitati si neconformitati.

15

Auditarea fiecãrui proces începe cu discuţia cu responsabilul de proces. În aceastã

discuţie sunt identificate şi evaluate sarcinile responsabilului de proces. Sunt abordate

apoi subiectele legate de obiectivele procesului, relaţia acestora cu obiectivele generale

ale societãţii, indicatorii procesului şi activitãţile de control efectuate în timpul derulãrii

procesului. Auditorul poate constata capabilitatea de realizare de performanţã şi poate

evalua managementul procesului.

Auditaţii trebuie sã descrie activitatea pe care o desfãşoarã, sã documenteze

aceastã activitate cu prezentarea de dovezi obiective apoi sã demonstreze cã modul de

desfãşurare a acestor activitãţi asigurã obţinerea rezultatelor specificate.

Toate observaţiile asupra neconformitãţilor vor fi luate la cunoştinţã de cãtre şeful

compartimentului auditat.

Auditorii evalueazã şi modul de realizare şi eficacitatea acţiunilor corective

stabilite cu ocazia auditurilor anterioare.

Auditorii înregistreazã în documentele de lucru ale auditului, toate constatãrile din

timpul auditului cu menţionarea dovezilor obiective corespunzãtoare.

Situaţiile de neconformitate se înregistreazã în Rapoartele de acţiuni corective.

Şedinţa de închidere:

Scopul şedinţei de închidere este:

Prezentarea constatãrilor şi concluziilor auditului intern;

Stabilirea acţiunilor corective ce trebuie adoptate şi termenele de rezolvare, în

vederea eliminãrii abaterilor şi a cauzelor care au generat neconformitãţile;

Emfazarea punctelor forte şi a celor slabe, ce pot avea efect asupra funcţionãrii SMC.

Şedinţa de încheiere se finalizeazã cu un proces verbal de închidere a auditului

intern, menţionat în raportul de audit intern.

III. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITĂŢII

Metoda recomandată presupune utilizarea acelor fişe intitulate „Îndrumări pentru

audit” elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9000, de la 4.1 la 4.20. Fiecare

16

fişă este însoţită de o Listă de verificări pentru audit, cu întrebări şi punctajele acordate

pentru acestea.

Fiecare întrebare necesită răspunsuri cu da / nu şi pot fi apreciate cu ajutorul unor

note cuprinse între zero şi trei. Valoarea răspunsului se stabileşte după cum urmează:

0 puncte, dacă nu există nicio dovadă că sunt satisfăcute cerinţele ;

1 punct, dacă elementul este prezent în câteva situaţii, documentaţia este absentă,

inadecvată sau inexistentă ;

2 puncte, dacă elementul şi documentaţia este aproape completă, dar nesatisfăcând

toate cerinţele ;

3 puncte, dacă elementul şi documentaţia arată satisfacerea tuturor cerinţelor.

Scopul misiunii de audit este de a analiza respectarea clauzei 4.18.

Firma trebuie sã realizeze anumite cercetãri şi documentãri în ceea ce priveşte

calitatea, care sunt responsabilitãţile şi scopurile în legãturã cu aceasta.

Politica urmeazã sã fie integratã în firmã, explicatã anterior angajaţilor şi

implementatã la toate nivelurile. Politica trebuie să fie relevantă pentru firmă şi să fie

făcută publică în întreaga firmă. Ea trebuie să fie cunoscută şi înteleasă de toţi angajaţii,

nu numai ca o declaraţie, ci şi ca o implicarea a ei în toate activităţile firmei. De aceea,

este esenţial să se facă o instruire privind această politică cu întreg personalul, inclusiv cu

noii angajaţi.

III. 1. Listele de verificare. Clauza 4.18. Instruire

4.18.1. Identificarea activitãţilor de instruire

Managementul de la nivelul superior este cel care decide dacã o activitate este sau

nu de implementat în cadrul societãţii. Firma S.C. ACVARIM S.A. trebuie sã se adapteze

la un şir de schimbãri care se produc într-un timp scurt.

Personalul se confruntă cu schimbări frecvente ale cadrului normativ,

comercial, calitativ, cu noi cerinţe ale conducerii şi ale societăţii, cu cerinţe faţă de

modernizarea serviciilor .

Pentru a răspunde la aceste cerinţe, personalul din

autorităţile publice trebuie să fie calificat şi să-şi dezvolte permanent potenţialul.

În scopul atingerii unor obiective bine

17

stabilite de cãtre conducere, sunt planificate şi realizate o serie de activitãţi de instruire de

diferite tipuri şi forme:

Instruire Organizatã de cãtre:Instruire externã Ministere şi autoritãţi care activeazã în domeniul vizat, alte entităţi,

inclusiv partenerii de dezvoltare pentru diferite categoriide personal

Instruire internã Manager general, Director adjunct, şef directAuto-instruire Fiecare angajat.

Spre deosebire de instruirea externă, care prevede că programele de instruire sunt

realizate, în majoritatea cazurilor, în mod centralizat pentru angajaţi, dar care ocupă

poziţii similare, instruirea internă din cadrul conducerii prevede că programele de

instruire se realizează de către şefii direcţi (sau managerul zonal/regional sunt

responsabili de realizarea lor, antrenând/invitând prestatori servicii de instruire pentru

elaborarea/realizarea lor) sub diferite forme şi metode pentru propriul personal.

Managerul societãţii a identificat urmãtoarele activitãţi de instruire:

Training-uri;

Şedinţe lunare/anuale( şi în funcţie de necesitãţi);

Parcurgerea fişelor postului şi a anexelor;

Participarea la diverse prezentãri, conferinţe legate de viitoarele produse sau de

modul de abordare a unei situaţii sau a unui serviciu nou implementat;

Actualizarea e-mail-urilor primite în cadrul fiecãrei unitãţi;

Managerul S.C. ACVARIM S.A. a menţionat politica referitoare la instruire în

„Declaraţie privind instruirea în domeniul calitãţii”:

-este adecvatã scopurilor S.C. S.C. ACVARIM S.A.;

-este comunicatã şi înţeleasã la toate nivelurile;

-asigurã un cadru pentru stabilirea şi analizarea obiectivelor insturirii;

-este analizatã permanent pentru adecvarea ei continuã.

Sistemul de Management Integrat al Calitatii, Mediului, Sanatatii si

Securitatii in Munca

18

O data cu adoptarea Declaratiei de politica si angajamentului managementului in

domeniul calitatii, mediului, sanatatii si securitatii in munca, prin SIM existent,

implementat si certificat, SC ACVARIM SA Rm.Valcea garanteaza ca toate procesele

desfasurate in organizatie au ca rezultat furnizarea unor servicii corespunzatoare

calitativ si cantitativ, rezultate in urma unor activitati cu impact minim asupra mediului

si in conditii de securitate in munca si sanatate a oamenilor.

Sistemul integrat de management calitate-mediu-SSM adoptat este obligatoriu

pentru toti angajatii din cadrul societatii si se aplica in intreaga organizatie.

Avand în vedere cerinţele actuale prin care se impune transparenţa asupra

proceselor desfăşurate în cadrul unei organizaţii - in contextul unui management

performant - implementarea, integrarea si certificarea celor trei sisteme de management

reprezinta “motorul” prin care, conform misiunii şi obiectivelor strategice ale top

managementului, SC ACVARIM SA Ramnicu Valcea şi-a declarat intenţia de a acţiona în

vederea satisfacerii cerinţelor tuturor clientilor organizaţiei , respectiv tuturor partilor

interesate.

Declaratia de politica si angajamentul managementului in domeniul calitatii,

mediului securitatii si sanatatii in munca

In ecuatia simpla a respectului fata de om si fata de mediul inconjurator deviza

noastra ramane neschimbata:

o Calitate si performanta prin dezvoltare durabila !

o Misiunea companiei noastre este de a imbunatati calitatea vietii prin promovarea

valorilor civilizatiei moderne si respectarea marilor echilibre ecologice.

Astfel, suntem hotarati sa furnizam cu consecventa servicii publice de alimentare cu

apa si de canalizare in conformitate cu necesitatile si asteptarile locuitorilor Judetului

Valcea si in deplina conformare cu cerintele legale si de reglementare aplicabile

organizatiei noastre privind protectia mediului, a sanatatii si securitatii oamenilor.

Pentru asigurarea succesului pe termen lung al societatii noastre, managementul de

la cel mai inalt nivel este hotarat sa asigure resursele necesare pentru recertificarea,

mentinerea si imbunatatirea continua a sistemelor de management ale calitatii, mediului,

sanatatii si securitatii in munca, integrat implementate si certificate in conformitate cu

19

cerintele standardelor europene de referinta ISO 9001, ISO 14001 si ale referentialului

OH SAS 18001.

Politica noastra in domeniul SIM - parte integranta a politicii generale SC

ACVARIM SA VALCEA, este de a oferi servicii de un inalt nivel calitativ, conforme cu

cerintele standardelor si legislatiei aplicabile, de a lua in considerare solicitarile

pertinente ale partilor interesate si informatiile referitoare la aspectele de mediu

semnificative, precum si de a consolida relatiile stabilite cu clientii si partile interesate

printr-o colaborare civilizata, bazata pe respect si incredere.

Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA privind managementul calitatii sunt:

- cresterea satisfactiei clientului si a increderii tuturor partilor interesate in calitatea

serviciilor furnizate;

- cresterea eficientei activitatii organizatiei, a gradului de constientizare si motivatie a

personalului;

Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA VALCEA privind managementul de

mediu sunt :

� imbunatatirea controlului operational corespunzator activitatilor societatii care sa

asigure impacturi minime asupra mediului si o continua conformare cu legislatia si alte

cerinte in vigoare, aplicabile organizatiei ;

� imbunatatirea performantei globale de mediu a societatii prin conservarea

ambientului si a resurselor naturale, respectarea dreptului la viata sanatoasa a

comunitatii locale si a propriilor angajati, prevenirea poluarii factorilor de mediu prin

gestionarea corecta si selectiva a deseurilor.

Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA VALCEA privind managementul

sanatatii si securitatii in munca sunt :

� cresterea nivelului de protectie al angajatilor la toate locurile de munca actionand

asupra tuturor celor 4 componente ale sistemului de munca (executantul, sarcina de

munca, echipamente tehnice si mediul de munca);

� instruirea si constientizarea angajatilor de importanta cunoasterii normelor generale

si specifice la locul de munca.

� imbunatatirea performantei globale privind securitatea si sanatatea in munca

20

In cadrul activitatilor societatii, imbunatatirea politicii referitoare la calitate, la

protectia mediului si la SSM, cu consecinte de imbunatatire a SIM al organizatiei, de

prevenire a poluarii si de reducere a riscului de accidentare este un proces continuu care

ia in considerare progresul tehnico-stiintific, cerintele clientilor si ale comunitatii,

propunerile salariatilor precum si legislatia in vigoare. Personalul RSIM desemnat prin

decizie are responsabilitatea implementarii si mentinerii sistemului integrat de

management al calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca la nivel

compartimental si promovarii constientizarii referitoare la cerintele specifice acestor

domenii, in cadrul societatii.

Sistemul de management integrat stabileste angajamentul si colaborarea tuturor

managerilor si este mentinut prin audituri si analize, in scopul asigurarii eficacitatii si

eficientei acestuia. In cadrul analizelor periodice efectuate de management este analizat

stadiul de realizare al obiectivelor strategice si obiectivelor specifice (tinte), precum si

stabilirea unor obiective noi care sa permita imbunatatirea continua a sistemului,

cresterea satisfactiei clientilor, a performantei de mediu si de SSM.

Responsabilitatea realizarii obiectivelor acestei politici revine Directorului General si

fiecarui membru al personalului desemnat pentru realizarea obiectivului respectiv.

Directorul General asigura disponibilitatea resurselor necesare la nivelul intregii

organizatii.

Directorul General deleaga autoritatea pentru proiectarea, implementarea,

mentinerea in functiune si imbunatatirea sistemului de management integrat din

societate, reprezentantului managementului pentru calitate, mediu, securitate si sanatate

in munca, desemnat prin decizie (RMI).

Gestionarea sistemului de management integrat este asigurata de reprezentantul

managementului prin intermediul RSIM-ilor, a responsabilului cu protectia mediului si

responsabilului cu securitatea si sanatatea in munca numiti de asemenea prin decizie.

Prevederile referitoare la sistemul de management integrat stabilite in Manualul SIM si

in proceduri sunt obligatorii a fi aplicate la toate nivelurile de conducere si de executie.

In cadrul SC ACVARIM SA VALCEA intregului personal ii este comunicata importanta

satisfacerii cerintelor clientilor, precum si a cerintelor legale si de reglementare. Se

acorda o atentie deosebita instruirii tuturor angajatilor pentru utilizarea creativitatii

21

personale in scopul aplicarii si imbunatatirii referitoare la calitate, protectia mediului,

securitatea si sanatatea in munca.

In calitate de Director General , ma angajez sa asigur transpunerea in practica a

prezentei politici, asigurand succesul organizatiei noastre, cu satisfacerea tuturor

partilor interesate: clientii, colaboratorii, personalul si autoritatile abilitate.

Aceasta politica este disponibila partilor interesate mentionate si la cerere, pentru

public.

Data: 19.11.2012

Cunoaşterea politicii instruirii de cãtre angajaţi

Instruirea este cunoscutã de cãtre toţi angajaţii. Obiectivele şi politica sunt

comunicate prin:

- afişarea politicii referitoare la instruire în locuri de acces maxim la toate unitãţile;

- aspectele importante şi relevante sunt menţionate în cadrul fişelor de post şi a anexelor

acestora;

- prezentarea obiectivelor instruirii şi a conţinutului acesteia în mod frecvent.

Lista de verificare:

Criteriu Punctaj ObservaţiiFirma are o politicã privind instruirea care sã:

O persoanã nou angajatã nu cunoaşte activitãţile de instruire

-specifice obiectivele pentru instruire?

0 1 2 3

-specifice angajamentul pentru instruire?

0 1 2 3

Este politica privind instruirea:-relevantã pentru obiectivele firmei? 0 1 2 3-documentatã ca o parte a manualului instruirii?

0 1 2 3

-cunoscutã şi inteleasã de tot personalul?

0 1 2 3

În cazul unui control, angajaţii pot identifica şi menţiona activitãţile de instruire?

0 1 2 3

Cât de des sunt prezentate activitãţile de instruire?

0 1 2 3

Sunt identificate activitãţile de 0 1 2 3

22

Criteriu Punctaj Observaţiiinstruire?Sunt reactualizate activitãţile de instruire?

0 1 2 3

PUNCTAJ MAXIM: 27 PUNCTAJ 22Probleme deosebite:Departamentul de instruire va concepe un plan pentru instruirea personalului nou angajat

Cine executã?Andreescu AnamariaCând? Instruire în perioada ianuarie 2013

Nr. Audit: 1, Data 10.12.2012 Auditor:Anghel NeculaiClauza 4.18. Instruire

4.18.2. Asigurarea instruirii personalului:

Procedura descrie modul de determinare a cerinţelor de competenţă pentru

personalul ce desfăşoară activităţi care influenţează produsul/serviciile din punct de

vedere al calităţii, modul de identificare a necesarului de instruire al angajaţilor şi modul

de asigurare a instruirii, în vederea conştientizării acestora.

Procedura se aplicã în întreaga organizaţie.

Documente de referinţã:

SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe

Manualul calitatii

Legea nr. 53/2003 - Codul Muncii

Legea 319/2006 - Legea Securităţii şi sănătăţii în muncă

Ordin MMSS nr.508/2002 şi MSF nr.933/2002 - Normele generale de protecţie a

muncii.

Managerul stabileşte competenţele din punct de vedere al studiilor, instruirii,

abilităţilor şi experienţei adecvate pentru ocuparea posturilor stabilite prin organigramă şi

ROI.

Cerinţele privind competenţa necesară pentru personalul care desfăşoară activităţi care

influenţează parametrii SMC ale produselor/serviciilor oferite de organizaţie sunt

descrise în fişele de post.

Determinarea cerinţelor pentru ocuparea diverselor posturi ţine seama de:

- cerinţe legale şi de reglementare, standarde, convenţii internaţionale, aplicabile

domeniului de activitate al organizaţiei;

23

- anticiparea unor solicitări viitoare referitoare la planuri şi obiective operaţionale şi

strategice;

- anticiparea schimbărilor proceselor desfăşurate, a instrumentelor şi echipamentelor

utilizate în organizaţie;

- anticiparea necesarului de abilităţi personale suplimentare pentru realizarea unor noi

activităţi definite.

Anual, managerul analizează structura organizatorică, face modificări şi/sau

actualizări, iar acestea pot determina modificări şi/sau actualizări ale ROI, CIM, FP,

care sunt operate în documente.

Anual se face evaluarea personalului existent şi se întocmeşte pentru fiecare

salariat Fişa de evaluare, cod: F-01-PO-01, de către responsabil. Fişele de evaluare

personal, completate şi semnate, se păstrează la responsabil sau la manager.

Competenţa personalului se menţine şi se dezvoltă prin instruiri periodice în

domeniul profesional, domeniul calităţii, PSI etc.

Pentru perfecţionare şi menţinerea competenţei, anumite categorii de personal pot

participa la conferinţe, prezentari, reuniuni, şedinţe, training-uri cu aprobarea

managerului general.

Selectarea şi angajarea personalului

În funcţie de programele de dezvoltare şi de rezultatele evaluării anuale a

personalului, se identifică necesarul suplimentar de personal ce trebuie angajat.

Angajarea personalului pentru activităţile organizaţiei se face pe baza calificării,

pe baza unei formaţii iniţiale, a unei instruiri suplimentare sau pe baza unei formări

speciale –conform cerinţelor.

Ocuparea posturilor vacante, conform cerinţelor legale, are loc prin selectarea şi

angajarea personalului, după cum urmează:

a) Se determină cerinţele postului din: legislaţie, reglementări, organigramă şi se

documentează în ROI, FP;

b) Se anunţă postul vacant şi cerinţele postului (în presa scrisă, afişare în organizaţie);

c) Se întocmeşte tematica de examen având în vedere fişa postului etc.;

d) Se stabileşte comisia de examinare (prin Decizie de numire Comisie) şi data

examenului;

24

e) Se susţine examenul (lucrare scrisă, interviu oral, probă practică etc.);

f) Se evaluează lucrările / comunicare rezultate (referat, afişare rezultate);

g) În cazul în care se decide angajarea/promovarea se întocmeşte dosar personal, CIM;

h) Se instruieşte noul angajat / angajatul promovat.

Instruire internă a noilor angajaţi / angajaţi promovaţi pe alt post

După încheierea contractului individual de muncă sau după decizia promovării

pe noul post, angajatul este instruit ţinând cont de prevederile legale şi de documentele

specifice desfăşurării activităţii:

a) Instruire privind securitatea în muncă în baza Legii şi documente specifice domeniului

de activitate, efectuat de către manager care întocmeşte şi completează Fişa individuală

de instructaj privind protecţia muncii, care se păstrează la manager.

b) Instruire privind PSI, în baza Ordin nr. 101/2001 şi MO al CJM nr.5/2000, efectuat de

manager şi consemnat în Fişa PSI (formular tipizat), care se păstrează la manager.

c) Instruire profesională specifică la locul de muncă, folosind documente de referinţă

specifice proceselor desfăşurate, efectuat de manager şi consemnat în Proces verbal de

instruire, cod: F-02-PO-01, care se păstrează la manager.

d) Instruire în domeniul SMC, folosind Manualul calităţii, Proceduri de sistem, Proceduri

operaţionale, Instrucţiuni de lucru aplicabile, efectuat de RAC şi consemnat în Proces

verbal de instruire, cod: F-02-PO-01.

Instruirea periodică a personalului

Personalul implicat în activităţile organizaţiei este instruit pentru a avea

capacitatea de a îndeplini sarcinile proprii în conformitate cu Manualul Calităţii. Pentru

ca angajaţii să fie interesaţi în aplicarea sistemului de management al calităţii este necesar

ca ei să înţeleagă pe deplin avantajele sistemului şi locul lor în cadrul acestui sistem.

Instruirea periodică vizează: instruirea în domeniul PM şi PSI; instruirea tehnico-

profesională; instruirea în domeniul SMC, şi se realizează intern de către manager şi

RAC.

Etapele de desfăşurare ale procesului de instruire sunt:

25

a) Se identifică necesarul de instruire pornind de la nevoile de dezvoltare ale organizaţiei,

cerinţe noi, fişe de evaluare, rezultate ale evaluărilor instruirilor anterioare, evaluarea

performanţelor salariaţilor pentru anul anterior, rezultatele auditurilor interne ale SMC,

experienţa personalului, cunoştinţele acumulate, rezolvarea competentă a unor probleme

sau situaţii noi, neprevăzute etc., care se consemnează în decizii ale conducerii;

b) Se elaborează programul general anual de instruire, documentat prin Program anual

de instruire, cod: F-03-PO-01, aprobat de manager;

c) Se comunică programul anual de instruire personalului;

d) Se pregăteşte, se organizează şi se desfăşoară instruirea;

e) Se evaluează instruirea prin teste, chestionare, întrebări, eficacitatea acesteia fiind

apreciată prin calificative notate în procesul verbal de instruire;

f) Se înregistrează instruirea (internă şi/sau externă) la evidenţa de instruire a personalului

- atestat de instruire/diplome (ptr. instruire externă), dosar personal, completare carnet de

muncă, la Direcţia Muncii. Înregistrările referitoare la instruirea realizată de către

personalul angajat al organizaţiei se gestionează în Registrul de evidenţă documente de

atestare a instruirii, cod: R-01-PO-01.

Lista de verificare:

Criteriu Punctaj ObservaţiiFirma asigurã:-instruire în baza cerinţelor calitãţii?

0 1 2 3

Firma asigurã întocmirea cursurilor, cu menţiunea cã acestea nu prezintã întrebãri sau probleme distincte de la un curs la altul

-identificarea cerinţelor de calitate?

0 1 2 3

-supravegherea activitãţilor de instruire?

0 1 2 3

-întocmirea cursurilor/training-urilor?

0 1 2 3

Existenţa acestor resurse poate fi verificatã?

0 1 2 3

Eficacitatea instruirii este evidenţiatã prin note în procesul de instruire?

0 1 2 3

Asigurarea instruirii personalului se realizeazã:-periodic? 0 1 2 3-în cazul persoanelor nou 0 1 2 3

26

angajate?PUNCTAJ MAXIM: 24 PUNCTAJ TOTAL: 22Probleme deosebite:Cursurile trebuie reevaluate de cãtre cel care le întocmeşte, întrebãrile sau chestiunile menţionate trebuie sã aducã în temã subiecte de actualitate

Cine executã?Gheorghiu AlexandruAtanasiu Ioan

Când?09.01.2013

Nr. Audit 1 Data: 10.12.2012 Auditor: Anghel NeculaiClauza 4.18. Instruire

4.18.3. Calificarea personalului:

Se urmãresc competenţele, aptitudinile, studiile şi alte cerinţe asemãnatoare ale

personalului:

Datele personale: nume, prenume, data naşterii, nationalitatea;

Limbi strãine;

Date CIM: angajat/ã cu contract de muncã, normã întreagã/parţialã;

Studii: universitate, disciplinã, titlul, calificarea;

Calificãri suplimentare: organizaţia la care a urmat cursul, titlul cursului,

titlu/calificare;

Curriculum vitae;

Managerul:

a) Analizează periodic structura organizatorică a societăţii;

b) Întocmeşte şi aprobă şi gestionează fişele de post, CIM;

c) Întocmeşte şi aprobă necesarul de personal;

d) Întocmeşte, aprobă şi urmăreşte respectarea programului anual de instruire;

e) Analizează şi aprobă angajarea, eliberarea din funcţie sau schimbarea funcţiilor

personalului;

f) Stabileşte şi comunică condiţiile şi data examenului la angajare/promovare;

g) Decide Comisia de examinare şi dă decizii de atestare pe post;

h) Întocmeşte programele cursurilor, lectorii şi instructorii, durata şi data începerii

cursurilor precum şi cursanţii pentru fiecare curs cu nominalizarea acestora;

27

i) Aprobă planuri de instruire suplimentare, la cererea RAC.

Responsabilul cu asigurarea calitãţii:

a) Întocmeşte programul anual cu necesarul de instruire în domeniul SMC;

b) Efectuează instruirile în domeniul SMC pentru personalul organizaţiei şi pentru

personalul nou angajat;

c) Evaluează cunoştinţele dobândite şi întocmeşte înregistrările instruirilor.

Responsabilul şef:

Nivel de studii: studii universitare si/sau postuniversitare;

Training-uri/calificãri/certificãri/cursuri/Competenţe;

trebuie să se asigure că toţi membrii personalului aflat în subordinea sa sunt informaţi

asupra atribuţiilor profesionale pe care trebuie să le îndeplinească;

organizează localul şi dotările lui astfel încât să fie îndeplinite condiţiile legale;

elaborează şi aduce la cunoştinţă persoanelor din colectiv, spre îndeplinire, după caz,

toate activităţile prevăzute în procedurile profesionale privind aplicarea regulilor de

bună practică şi realizează o repartizare optimă a atribuţiilor;

Lucrãtor administrativ:

Asigurã menţinerea curãţeniei;

Nivel de studii; gimnaziale/medii;

Este înlocuit de: alţi colegi.

Lista de verificare:

Criteriu Punctaj ObservaţiiFirma a selectat angajaţi care:-se încadreazã în studiile solicitate?

0 1 2 3

-au cunoştinţe de operare PC?

0 1 2 3

-au cunoştinţe de limbi strãine?

0 1 2 3

-au aviz de liberã practicã? 0 1 2 3-au experienţã în domeniu? 0 1 2 3În urma job-ului obţinut la S.C. ACVARIM S.A., angajaţii au avut parte de:-calificare ulterioarã? 0 1 2 3

28

-cursuri nou implementate? 0 1 2 3-prezentãri de produse nou apãrute?

0 1 2 3

PUNCTAJ TOTAL: 24 PUNCTAJ: 24Probleme deosebite: Cine executã? Când?Nr. Audit 1 Data: 10.12.2012 Auditor: Anghel NeculaiClauza 4.18. Instruire

4.18.4. Înregistrari referitoare la instruirea personalului

Toate activitãţile referitoare la instruire au o evidenţã, fiind necesarã înregistrarea

acestora. Indiferent de mãrimea firmei, trebuie sã-şi asume cineva şi acest rol. El trebuie

sã aibã autoritatea de a decide momentul începerii unui curs, necesitatea implementãriii

acestuia, cãt de des se va realiza/se realizeazã instruirea personalului.

Înregistrãri:

Înregistrarea Întocmit de:

Pãstreazã Arhiveazã

Denumirea Codul Resp. Durata Resp. DurataFişa individuală deevaluare asalariatului

F-01-PO-01

Manager Manager 5 ani Manager 2 ani

Proces verbal deinstruire

F-02- PO-01

RAC RAC 5 ani Manager 2 ani

Programul deinstruire anuală

F-03- PO-01

RAC RAC 2 ani Manager 2 ani

Fişa postului F-04- PO-01

Manager Manager De valabilitate

Manager 2 ani

Registru de evidenţădocumente deatestare a instruirii

R-01- PO-01

Manager Manager 5 ani Manager 2 ani

Registrul de evidenţădecizii şi fişe post

R-02- PO-01

Manager Manager 5 ani Manager 2 ani

Documente de legaturã:

29

Denumire document Cod documentFişa individuală de evaluare a salariatului F-01-PO-01Proces verbal de instruire F-02- PO-01Programul de instruire anuală F-03- PO-01Fişa postului F-04- PO-01Registru de evidenţă documente de atestarea instruirii

R-01- PO-01

Registrul de evidenţă decizii şi fişe post R-02- PO-01Evidenţã cursuri/training-uri/prezentãri PR-RU-01-F08

RAC= Responsabil cu Asigurarea CalitãţiiRMC=Reprezentantul Managementului pentru CalitateROI= Regulament de Ordine InterioarãFP= Fişa postuluiCIM = Contract Individual de MuncăPM = Protecţia munciiPSI = Prevenirea şi stingerea incendiilorSMC = Sistem de Management al Calităţii.

Lista de verificare:

Criteriu Punctaj ObservaţiiÎn cadrul firmei, se identificã:-un reprezentant/responsabil al întocmirii documentelor referitoare la înregistrarea instruirii?

0 1 2 3

-denumirea documentelor? 0 1 2 3-codul documentelor? 0 1 2 3-durata arhivãrii? 0 1 2 3-durata menţinerii/pãstrãrii documentelor?

0 1 2 3

-raport de înregistrare a instruirilor?

0 1 2 3

-gestiunea fişelor individuale de evaluare a salariatului?

0 1 2 3

PUNCTAJ TOTAL: 21 PUNCTAJ: 19Probleme deosebite: Cine executã? Când?Nr. Audit 1 Data: 10.12.2012 Auditor: Anghel Neculai

30

III.2. Şedinţele intermediare

Întrucât auditul durează mai mult de o zi, vor fi organizate şedinţe intermediare la

sfârşitul fiecărei zile de lucru, la care vor participa membrii echipei de audit şi ghizii sau

reprezentanţii auditatului dacă este cazul.

Pe parcursul şedinţelor intermediare se vor analiza:

Diferite aspecte sesizate în timpul auditului, având ca efect schimbul de

informaţii între auditori, precum şi analiza şi încadrearea neconfomităţilor constatate;

Se prezintă de către auditorul şef reprezentantului organizaţiei auditate

neconformităţile găsite şi se caută soluţii pentru rezolvarea problemelor apărute;

Se semnează rapoartele de neconformitate de către reprezentantul organizaţiei

auditate;

Auditorul şef are o imagine de ansamblu a modului de desfăşurare a auditului;

Reprezentantul organizaţiei auditate este informat de modul cum se desfăşoară

auditul având posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai înalt.

Ultima sedinţă intermediară este o şedinţă de pregătire a şedinţei de închidere la

care participă doar membrii echipei de audit. La finalul acestei întâlniri se elaborează un

rezumat al auditului care urmează să fie prezentat în şedinţa de închidere.

III.3. Şedinţa de închidere

După efectuarea tuturor examinărilor prevăzute în planul de audit, înaintea

trasmiterii raportului de audit către auditat are loc o şedinţă de închidere, în care se

prezintă oficial concluziile auditului. Această şedinţă este condusă de auditorul şef, fiind

recomandabil să participe conducerea auditatului la nivelul cel mai înalt şi conducerea

compartimentelor auditate.

IV. RAPORTUL DE AUDIT

IV.1. Întocmirea raportului de audit

Raportul de audit este redactat de catre auditorul şef, care este responabil pentru

corectitudinea şi caracterul complet al acestuia.

31

Raportul de audit cuprinde: procesul verbal de deschidere audit intern; scopul,

tipul şi domeniul auditului intern; identificarea compartimentului funcţiei auditate;

identitatea membrilor echipei de audit; identitatea reprezentanţilor auditatului şi a

însoţitorilor echipei de audit; perioada desfãşurãrii auditului; identificarea documentelor

de referinţã în raport cu care a fost efectuat auditul; prezentarea punctelor tari şi a

punctelor slabe din domeniul auditat; concluziile auditului referitoare la capacitatea

sistemului de a realiza obiectivele; consemnarea neconformitãţilor; planificarea unor

acţiuni ulterioare; semnãturile auditorilor; anexe; probleme/constatãri rãmase încã

neclarificate; acţiuni corective; alte observaţii; lista documentelor utilizate; lista de

difuzare a raportului de audit intern; procesul verbal de închidere a auditului intern.

Raportul de audit este transmis responsabilului al cãrui compartiment a fost

auditat, în termen de maxim 5 zile de la finalizarea auditului intern. Confidenţialitatea

datelor este respectatã de cãtre membrii echipei de audit.

În cadrul societãţii S.C. ACVARIM S.A., auditurile interne sunt programate şi

organizate de responsabilul calitate şi responsabilii proceselor auditate.

Dupã aprobarea Programului anual al auditurilor interne, RMC distribuie câte o

copie fiecãrui responsabil al cãrui proces urmeazã a se audita.

Se pot efectua audituri interne neprogramate la cererea directorului

general.

Bazele auditului:Standarde de referinţã SR EN ISO 9001: 2008Manualul MC MC S.C. ACVARIM S.A. Poceduri MC Toate procedurileInstrucţiuni Toate instrucţiunile proprii şi de control

Data întocmirii şi transmiterii raportului de audit: 22.12.2012

Auditul s-a realizat de cãtre o echipã de 2 auditori pe parcursul a 11 zile, la sediul

central al S.C. ACVARIM S.A, în vederea evaluãrii capabilitãţii şi asigurãrii instruirii

personalului.

S-a observat cã procesele interne se desfãşoarã în conformitate cu reglementarile

externe şi interne, cu cerinţele legale specifice. Sunt însã necesare şi acţiuni de corecţie.

32

Obiectivele auditului au fost realizate folosind interviul, analiza documentelor şi

observarea activitãţilor-ca metode de colectare a dovezilor de audit.

IV.2. Neconformitãţi constatate

În urma auditului intern, firma S.C. ACVARIM S.A. a acumulat un punctaj egal

cu 87.

Dovezile de audit au evidenţiat unele neconformitãţi ale sistemului calitãţii

raportate la standardul de referinţă, clasificate de echipa de audit ca fiind minore, şi

anume: Neconformitãţile clauzei 4.18. Instruire.

IV.3. Acţiuni corective propuse

Neconformitãţile identificate de către echipa de audit pe baza dovezilor de audit

au fost unele minore, care nu au un impact major asupra funcţionării sistemului calităţii,

motiv pentru care au fost propuse o serie de acţiuni corective care să restabilească

echilibrul sistemului, în vederea funcţionării la parametri normali şi în conformitate cu

documentaţia de referinţă.

Puncte slabe:

-o persoanã nou angajatã necesitã instruire;

-cursurile/training-urile susţinute trebuie readaptate şi revizuite, în funcţie de necesitãţi şi

de punctele mai puţin forte.

Puncte tari:

-personalul este calificat, angajat conform cerinţelor şi a competenţelor solicitate;

-este menţinutã o evidenţã clarã în ceea ce priveşte documentele cu referire la instruire.

CONCLUZII

În urma procesului de audit intern, s-a stabilit cã nu existã neconformitãţi

majore în ceea ce priveşte criteriul menţionat. De asemenea, este posibil să existe şi alte

neconformităţi care nu au fost depistate la data auditului. Odatã identificate punctele

slabe şi punctele forte s-a stabilit cã, pentru îmbunãtãţirea situaţiilor apãrute, se vor

33

respecta acţiunile corective impuse, iar pentru cele care nu necesitã astfel de acţiuni, se va

supraveghea menţinerea lor.

Managementul companiei a fost înştiinţat de neconformitãţile identificate în

timpul procesului de audit intern. Acestea sunt minore, dar trebuie sã se evalueze

respectarea acţiunilor corective impuse.

Impactul neconformitãţilor nu este unul major asupra funcţionãrii societãţii. Din

contrã, firma dispune de un sistem de management al calitãţii bine structurat, stabil şi

atent supravegheat.

Se va menţine astfel certificatul de calitate, ca urmare a respectãrii reglementãrilor

standardului calitãţii.

34