Viorel Cernea: 0744.600.055
Sorin Buga: 0755.044.134
Transformarea companiilor pe timp de criza
Bucuresti, 23 Octombrie 2009
Unde sunt banii?
In firma fiecaruia dintre noiTrebuie doar sa stim sa ii cautam si sa ii folosim
© 2000 - 2009 by Ensight Management Consulting. All rights reserved.
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
2
Agenda
Ce inseamna optimizarea managementului achizitiilor si stocurilor ?
Managementul achizitiilor, sursa de venituri si reduceri de costuri
Cum eliberam resurse si crestem veniturile in acelasi timp?
Intrebari si raspunsuri / discutii
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Ce inseamna optimizarea managementului achizitiilor si stocurilor ?
3
Situatia initiala
Structura de stocare complexa, multinivel
Procese, roluri si responsabilitatineclare
Numar mare de furnizori
Costuri ascunse
Stocuri mari pe produse cu rulajmic
Rupturi de stoc pe produse de rulaj
Cash flow nesatisfacator
Situatia finala
Structura simpla si clara
Procese, roluri si responsabilitaticlare
Numar optimizat de furnizori, cu abordare parteneriala
Costuri transparente
Stocuri adaptate cererii
Capital de lucru redus
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
4
Agenda
Ce inseamna managementul achizitiilor si stocurilor ?
Managementul achizitiilor, sursa de venituri si reduceri de costuri
Cum eliberam resurse si crestem veniturile in acelasi timp?
Intrebari si raspunsuri / discutii
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Optimizarea achizitiilor poate elibera resurse
Managementul stocurilor
AprovizionareLogistica
livrare
5
Consolidareaachizitiilor
Reducerea numaruluide furnizori siconsolidareaachizitiilor catreacestia, pentruimbunatatirea TCO
Standardizareaspecificatiilortehnice
In companiile de productie si serviciipermite reducereapreturilor de achizitiesi a TCO
TCO
(Total Cost of Ownership)
Aplicarea acestuicriteriu in evaluareaofertelor permiterelevarea sieliminarea costurilorascunse sauamanate.
Renegociereacontractelor
Abordarea impreunacu furnizorul a costurilor siobiectivelor ambelorparti in vedereaidentificarii ariilornevalorificate de optimizare.
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
6 TCO – Total Cost of Ownership – criteriu de evaluare a ofertelor de achizitii
Cost direct cumulat 125%
Cost ciclu de viata 140%
Cost de gestiune 165%
Cost Total 205%
Tra
nsp
ort
Va
ma
As
igu
rare
Do
ba
nd
a
Dep
ozit
Ma
nip
ula
re
Ho
ldin
g
Ga
ran
tie
Inc
ide
nte
in
fu
ncti
on
are
Co
ns
um
ab
ile
Ins
pec
tie
Ad
min
istr
are
Su
po
rt p
rod
uc
tie
Ge
sti
un
ea
fu
rniz
oru
lui
R&
D
Ac
ce
s t
eh
no
log
ie
Se
rvic
ii c
u
va
loa
re a
dau
ga
ta
Se
rvic
e s
i M
en
ten
an
ta
Pie
se
de s
ch
imb
Ge
sti
un
ea
des
eu
rilo
r
Pret de
achizitie
Pierderi
de cifra de
afaceri
Utilizarea TCO intr-o maniera sistematica si structurata permite
concentrarea pe elementele de cost cu cel mai mare impact
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
7 Renegocierea contractelor trebuie sa vizeze identificarea potentialului (comun) neexploatat de beneficii
Optimizarea punctelor de livrare si reducerea costului de livrare
Scop: Reducere preturi
Optimizarea cantitatilor minime de comandat
Scop: Reducere TCO
Reevaluarea termenelor de plataScop: Imbunatatire cash flow
Acordarea contributiilor de marketing si a bonusurilor la intervale mai mici
(trimestrial in loc de anual);
Scop: Imbunatatire cash flow
Optimizarea termenelor de livrare;
Scop: Reducere stoc si TCO
Revizuirea frecventei de livrare
Scop: Reducere stoc si TCO
Implementarea de modele avansate de aprovizionare(VMI, JIT,...)
Scop: Reducere capital de lucru si crestere disponibilitate
Nivelul urmator: integrare extensiva a lantului de aprovizionare
Scop: Reducere TCO
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Economii de scala de ambele parti
Preturi mai mici
Bonusuri de volum, contributii de marketing mai mari
Conditii contractuale generale mai avantajoase
Integrare mai mare cu furnizorul
8
Segmentarea achizitiilor
Segmentarea furnizorilor
Analiza contractelor existente
Identificarea constrangerilor
Evaluarea potentialului de consolidare
Consolidarea achizitiilor – parghie de reducere a preturilor de achizitie
Cum ?
De ce ?
Volume mai mari de achizitie per furnizor
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
9
Agenda
Ce inseamna managementul achizitiilor si stocurilor ?
Managementul achizitiilor, sursa de venituri si reduceri de costuri
Cum eliberam resurse si crestem veniturile in acelasi timp?
Intrebari si raspunsuri / discutii
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Optimizarea managementului stocurilor poate elibera resurse, simultan cu cresterea nivelului de serviciu oferit
Managementul stocurilor
AprovizionareLogistica
livrare
10
Managementul depozitelor
Analiza si optimizarea structurii de depozitare
Analiza si optimizarea fluxurilor
Analiza si optimizarea proceselor
Optimizarea costurilor
Implementarea de indicatori cheie de performanta (KPI) specifici
Managementul stocurilor
Analiza si optimizarea structurii de articole
Analiza si optimizarea managementuluidatelor
Definirea politicii de stocare si a nivelului de serviciu
Analiza si optimizarea nivelului de stoc
Implementarea de instrumente operationale
Implementarea de KPI specifici
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
11
BALANCE SHEET
MIJ
LO
AC
E F
IXE
ST
OC
UR
I
CLIE
NT
I
CA
SH
CA
PIT
AL
FU
RN
IZO
RI
CR
ED
ITE
PR
OFIT
PROFIT & LOSS
MARJA
COST
O serie de ani, inainte de criza, am fost martorii unei cresteri agresive a multor companii, rate de 20 – 40% a/a fiind obisnuite.
Ani de zile nu a fost nevoie sa fim atenti la managementul capitalului de lucru
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
12
BALANCE SHEET
MIJ
LO
AC
E F
IXE
ST
OC
UR
I
CLIE
NT
I
CA
SH
CA
PIT
AL
FU
RN
IZO
RI
CR
ED
ITE
PR
OFIT
PROFIT & LOSS
MARJA
COST
O serie de ani, inainte de criza, am fost martorii unei cresteri agresive a multor companii, rate de 20 – 40% a/a fiind obisnuite.
Aceasta situatie a incurajat multi antreprenori sa investeasca in dezvoltare, in multe cazuri prin expuneri bancare semnificative si angajamente costisitoare.
Frenezia cresterii a determinat actiuni riscante
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
13
BALANCE SHEET
MIJ
LO
AC
E F
IXE
ST
OC
UR
I
CLIE
NT
I
CA
SH
CA
PIT
AL
FU
RN
IZO
RI
CR
ED
ITE
PR
OFIT
PROFIT & LOSS
MARJA
COST
O serie de ani, inainte de criza, am fost martorii unei cresteri agresive a multor companii, rate de 20 – 40% a/a fiind obisnuite.
Aceasta situatie a incurajat multi antreprenori sa investeasca in dezvoltare, in multe cazuri prin expuneri bancare semnificative si angajamente costisitoare.
Odata cu declansarea crizei s-au putut reduce doar o parte din active, stocurile cele mai lichide si o parte din creante, insa datoriile catre furnizori si catre banci nu au putut fi in multe cazuri diminuate rapid.
Criza financiara si apoi cea economica nu au fost prevazute de manageri
!
“The boom years made businesses careless with working capital”
Harvard Business School
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Chiar daca s-a balansat cash flow-ul datoriile inca nu sunt platite
14
CASH FLOW
BALANCE SHEET
MIJ
LO
AC
E F
IXE
ST
OC
UR
I
CLIE
NT
I
CA
SH
CA
PIT
AL
FU
RN
IZO
RI
CR
ED
ITE
PR
OFIT
PROFIT & LOSS
MARJA
COST
Presupunand ca firma este reechilibrata, cash pozitiva, cum reusim sa platim totusi datoriile la nivelul de profitabilitate actual?
Cum vom putea rezista daca criza se va adanci?
!
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Actiunea de optimizare asupra stocurilor si clientilor aduce cresterea profitabilitatii, concomitent cu scaderea indatorarii
Active Pasive
Mijloace fixe Capital
Stocuri Furnizori
Clienti Credite
Disponibilitati Profit
15
Reducerea stocurilor cu miscarelenta
Eliminarea stocurilor fara miscare
Eliminarea rupturilor de stoc peproduse de rulaj
Reducerea costurilor de operare siadministrare a stocurilor
Reducerea creantelorneperformante
Maximizarea vanzarilor pe clientiiprofitabili
Reducerea costurilor de management al vanzarilor
Reducerea cheltuielilor logistice
Cresterea profitabilitatii prinmaximizarea veniturilor sireducerea costurilor se realizeazasimultan cu reducerea capitaluluide lucru necesar operarii
Disponibilitatile astfel generate se vor folosi pentru reducerea indatorarii, in acest fel asigurandu-se:
o operare mai facila – princresterea increderii furnizorilorsi fluiditatii aprovizionarii
conditii comerciale favorabilede la furnizori
cheltuieli financiare mai mici –prin reducerea expuneriibancare si cresterea increderiiacestor parteneri
Mentinerea si motivarea oamenilorcheie, impreuna cu crearea unuiclimat organizational pozitiv siangajat sunt conditii esentiale de reusita
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Cat ne costa o zi de stoc ?Cat ne costa o zi de creante ?
16
Zile stoc Zile cash managementZile creante
Zile furnizor
Zile stoc Zile creante
Zile furnizor
Rotatia stocurilor si cea a creantelor nu se mai incadreaza in creditul furnizor, fiind necesaraextinderea creditului furnizor sau utilizarea altor surse de finantare a diferentei.
Pe termen mediu acest model nu este sustenabil, furnizorii intrerupand livrarile de marfa,bancilesuprimand sustinerea, iar costurile si riscurile devenind mult prea mari.
Procese ce trebuie implementate si optimizate:
Controlul rotatiei stocurilor (pe structura) => reducerea zilelor de stoc
Controlul zilelor furnizor => cresterea zilelor furnizor
Controlul rotatiei creantelor => reducerea zilelor de creante
Modelul ideal de finantare a ciclului financiar
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
17
Pasii spre actiunile concrete
Masurare si corectie
Analiza
situatiei existente
Definirea masurilor corective
Implementare
Definirea strategiei
operationale
Remodelarea
operationala
Segmente de produse
Portofolii de clienti
Arii geografice
Analiza structurii logistice
Analiza principalelorprocese si indicatori de performanta
Analiza structurilorproduse / clienti
Analiza costurilor
Identificare key people
Plan de restructurare
Sisteme si metode de monitorizare
Implementare plan de restructurare, inclusiv managementul schimbarii
Monitorizarepermanenta
Identificare deviatii
Definire operationaleactiuni corective
Redefinirea strategieiatunci cand estecazul
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
18
KPI
Operationale
Ad Hoc
Rapoarte periodice de masurare sintetica a performantei, transmise catre managementul superior si vanzari
Rapoarte utilizate curent care ofera asistenta personalului operational prin informatii necesare deciziei optime
Rapoarte incidentale pentru analize punctuale
Implementarea managementului performantei asigura transparenta si controlabilitatea
Un structura multidimensionala de raportare asigura atat informarea corecta, sintetica a managementului, precum si ansamblul de instrumente necesare managementului operational
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Monitorizarea performanteiExemple de KPI pe puncte cheie ale fluxului de depozitare
Loss
Nivel serviciu (ITIF*)
% erori
Nivel serviciu (ITIF*)
% erori
*ITIF = in time / in full
Rotatie Vechime
% Pierderi
%
din cantitatea aprovizionata
Intrari
de la furnizoriDepozitare
Iesiri
catre clienti
Returcatre furnizori
Loss%
din cantitatea livrata
Returde la clienti
19
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
20 Implementarea de instrumente si metode de raportare si analiza asigura continuitatea si eficienta optimizarilor
0.01%
7.78%
17.85%
59.41%
3.51% 4.49%
0.04%
6.89%
0.16%
17.81%
5.88%
33.96%
0.13%
16.03%
0.38%
25.66%
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
Grupa 1 Grupa 2 Grupa 3 Grupa 4 Grupa 5 Grupa 6 Grupa 7 Grupa 8
Pondere stoc vs. pondere rulaj pe grupe
Pondere rulaj
Pondere stoc
Utilizarea in faza de analiza sidesign a sistemelor evoluate de raportare si sinteza permiteidentificarea cu mare acuratetea zonelor ce necesitainterventie.
In cadrul fazei de implementarea acestea, impreuna cu instrumenteoperationale de raportare, vor fiutilizate pentru realizareaoptimizarii si transferateclientului pentru asigurareacontinuitatii.
Faza de implementare va aveaasigurate transparenta sicontrolabilitatea, integrand actiunile pur operationale cu cele de comunicare simanagement al schimbarii.
Cod articol Denumire articol Rang Depozit 1 Depozit 2 Depozit 3 Depozit 4 Depozit 5 Total Pondere Pondere cumulata
23000895 ZAHAR PERLA 1 KG A 6.080.766,00 6.625.077,00 4.489,00 6.946,00 5.173,00 12.722.451,00 9,105% 9,105%
23001327 ULEI PREMIUM 1L A 1.504.885,00 1.883.020,00 - - - 3.387.905,00 2,425% 11,530%
23000894 ULEI AUR PIC A 107.725,00 104.247,00 1.022.528,00 823.526,00 495.593,00 2.553.619,00 1,828% 13,358%
23000892 ULEI FLORIS 1L PIC A 897.682,00 1.045.514,00 54.422,00 34.933,00 21.909,00 2.054.460,00 1,470% 14,828%
23001326 MASLINE NEGRE LIGHT QUEEN 500G NET A - - 1.210.330,00 436.780,00 38.220,00 1.685.330,00 1,206% 16,034%
23000891 FAINA AMBALATA TIP 650 PIC 1KG A 165.276,00 210.936,00 722.944,00 208.651,00 245.341,00 1.553.148,00 1,112% 17,146%
60000110 Franzela alba 200gr A 660.818,00 739.315,00 878,00 486,00 78,00 1.401.575,00 1,003% 18,149%
202551 CONSERVANT 7G DR. OETKER A 239.201,00 834.589,00 - - - 1.073.790,00 0,768% 18,917%
23000901 SARE GEMA IODATA PIC A 522.241,00 298.309,00 7.218,00 6.325,00 2.653,00 836.746,00 0,599% 19,516%
23000888 MALAI AMBALAT PIC 1 KG A 278.808,00 321.525,00 62.934,00 126.800,00 34.107,00 824.174,00 0,590% 20,106%
210872 COCA-COLA 2L PET A 556.414,00 189.190,00 2.053,00 1.928,00 519,00 750.104,00 0,537% 20,643%
202792 EUGENIA PIC A 703.412,00 43.936,00 - - - 747.348,00 0,535% 21,178%
210902 FANTA ORANGE 2L PET A 455.192,00 270.606,00 - - - 725.798,00 0,519% 21,697%
202605 ZAHAR VANILAT 8G OE A 383.203,00 316.547,00 - - - 699.750,00 0,501% 22,198%
78,0%
80,0%
82,0%
84,0%
86,0%
88,0%
90,0%
92,0%
94,0%
Dep 1 Dep 2 Dep 3 Dep 4 Dep 5 Dep 6
Dep 7 Dep 8 Dep 9 Dep 10 Dep 11 Dep 12
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
21
Valoare masurata
ArticolIncadrarea in intervale de varsta
<=1 luna 1-3 luni 3-6 luni 6-12 luni peste 12 fara stoc
A 10 45 73 54 100 14
B 42 69 113 86 168 60
C 365 469 724 395 945 1.265
Total 417 583 905 535 1.213 1.344
24%5%
35%11%
10%
18%18%
13%
20%12%
27%
14%8%
45%4%27%
0% 9%0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Articole StocmilRON
VanzarimilRON
peste 12 luni
6-12 luni
3-6 luni
1-3 luni
<=1 luna
fara stoc
Lipsa din stoc a articolelor cu rotatie mare genereaza pierderi de vanzari, nemultumiri semnificative in randul clientilor si demotivarea fortei de vanzari
Articolele cu rotatie mica trebuie analizate individual, pentru a identifica si implementa masurile potrivite (ex.promovarea, realocarea pe canale, reducerea stocului, redefinirea modului de achizitie (VMI, JIT), etc)
Desi rotatia medie este buna (1.6 luni), in analitic alocarea este defectuoasa, un volum
semnificativ de resurse fiind alocate incorect
Ageing – Permite identificarea zonelor de alocare incorecta a resurselor si declanseaza actiunile corective
Analiza distributiei valorii stocurilor pe intervale de varsta releva alocarile incorecte. Stocurile vechi
reprezinta resurse financiare blocate care, pe langacosturile aferente, impiedica compania sa realizezeobiective prioritare si sa isi serveasca corect clientii. Actiunile de corectie vor da rezultate spectaculoase.
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Timp
Stoc
Punct de
reaprovizionare
PA PA
Integrarea sistemelor – solutie pentru accelerarea proceselor si scaderea costurilor
22
Fluxul marfii
Fluxul datelor
In cazul companiilor integrate pe verticala comenzile de aprovizionare pentru lantul de retail pot fi generate automat, utilizandu-se module informatice de planificare.
Nivelul de integrare trebuie adaptat nevoilor specifice si resurselor companiei pentru a se obtine optimul cost / performanta.
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
Rezultatele posibile prin aplicarea tehnicilor prezentate23
Optimizarea achizitiilor
Optimizarea stocurilor
Rezultatele concrete sunt dependente de domeniul de activitate si gradul de optimizare posibil, la prima optimizare
Reducerea preturilor de achizitie cu 2-20%
Cresterea numarului de zile furnizor cu 2-10 zile
Reducerea termenelor de livrare cu 2-15 zile
Reducerea costurilor aferente procesariicomenzilor cu 5-20%
Reducerea stocurilor cu miscare lenta cu 50–80%
Reducerea generala a stocurilor cu 10-30%
© 2000 - 2009 by Ensight Management ConsultingAll rights reserved
24
Agenda
Ce inseamna managementul achizitiilor si stocurilor ?
Managementul achizitiilor, sursa de venituri si reduceri de costuri
Cum eliberam resurse si crestem veniturile in acelasi timp?
Intrebari si raspunsuri / discutii
Multumim! Pentru informatii suplimentare, va rugam sa ne contactati la:
Niro Business Center 184-186 Traian St., 024045 Bucharest, RomaniaPhone: +4 031 4055468Fax: +4 031 [email protected]
© 2000 - 2008 by Ensight Management Consulting. All rights reserved.