Managementul timpului

• TIMPUL este ca apa care se scurge printr-o sită.

• TIMPUL trece indiferent de ceea ce facem, nu-l putem economisi, păstra sau refolosi.

• ENERGIA este aceea pe care o putem ECONOMISI, PĂSTRA și FOLOSI CU CAP.

• TIMPUL este o RESURSA care nu poate fi extinsă sau recuperată.

• TIMPUL este resursa cea mai săracă.

• NU putem SCHIMBA TIMPUL, putem SCHIMBA MODUL IN CARE ÎL FOLOSIM.

Managementul timpului

Managementul timpului

• Managementul este activitatea de a conduce, într-un anumit context, un grup de oameni și dispunând de anumite resurse, în vederea atingerii unor obiective clare ale organizației.

• Putem vorbi de management și în cazul individual, al conducerii propriei vieți sau activități de muncă. Una dintre cele mai importante resurse, atât ale individului, cât și ale organizației este timpul.

• Prin urmare, managementul timpului se referă la folosirea eficientă și eficace a timpului pe care îl avem la dispoziție pentru a ne atinge anumite obiective.

10 Mituri ale MT

1. Putem controla timpul. Nu, nu putem controla timpul, nu-l putem opri. Tot ce putem face este să folosim întelept sau mai puțin întelept timpul care ni se dă;2. Managementul timpului înseamnă să faci mai multe lucruri într-o perioadă de timp mai scurtă;3. Listele cu “de facut” (To do lists); 4. Oamenii au nevoie de un intrument de management al timpului pentru a deveni mai organizați; 5.“Ora de liniște”; 6. Evaluarea modului în care ne petrecem timpul este un bun început de organizare; 7. Cei mai mari hoți de timp sunt telefoanele, vizitatorii, întâlnirile neplanificate, etc;8. Este mai eficient să lucrăm la o singura sarcină pâna o finalizăm; 9. Ar trebui să avem câte o planificare pentru acasă și pentru birou, separate; 10.“Time is money”.

Harold Taylor, CEO al companiei Harold Taylor Time Consultants Ltd

EXERCIȚIU

Citiți cu atenție cuvintele de mai jos și alegeți 5 dintre ele, care vi se pare că descriu cel mai bine timpul. Justificați alegerea!

Înaintare, prăpastie, alb, continuum, viteză, teamă, prietenos, gol, reușită, posibilitate, direcție, final, încheiere, efectiv, viață, degradare, optimism, încredere, mișcare …

Obiectivele și beneficiile MT

• Desfășurăm o activitate mai repede și mai bine;• Avem o imagine de ansamblu clară asupra unei situații sau context de viață;• Comunicăm mai bine;• Delegăm;• Desfășurăm mai multe activități într-o perioadă de timp limitată;• Suntem mai eficienți și mai relaxați;• Avem mai mult timp liber și în acest fel calitatea vieții noastre crește etc.

Pentru fiecare minut petrecut planificând o activitate, economisim 4 minute din timpul necesar desfășurării ei.

Rețineți:

Orice activitate repetitivă pare că durează mai mult, înarmați-vă cu motivație și răbdare!

Cu cât o activitate este mai interesantă și ne produce mai multă plăcere, cu atît pare, că timpul trece mai repede!

Când avem de așteptat pare că timpul se scurge foarte lent; schimbați-vă atitudinea, găsiți ceva de făcut în acest interval. Puteți chiar să vă planificați activitățile pentru ziua următoare!

Mai mult nu înseamnă intotdeauna mai bine! Nu sunteți indispensabili! Timpul NU este inamicul numarul 1! Dacă munciți mult mai mult decât alții, nu neapărat munciți mai bine! Dacă stați mai mult să analizați nu înseamnă automat că decizia pe care o

veți lua este cea mai bună!

TEST

Cât sunteți de organizat/ă ?

EXERCIȚIU

• Luați o foaie de hârtie și notați ce activități întreprindeți într-o zi obișnuită. Câte dintre acestea sunt cu adevarat utile, profitabile și câte vă conduc la utilizarea nejustificată a timpului?

• Notați cât timp petreceti vorbind la telefon, stând la calculator (pentru jocuri, filme, browsing de plăcere) și televizor, vorbind cu colegii și prietenii. Cât timp real alocați muncii (acasă sau la serviciu)?

• Sunteți multumit/ă de rezultat?

CAUZE ALE MANAGEMENTULUI DEFECTUOS AL TIMPULUI

“Sunt tot timpul ocupat, asta înseamnă că sunt extrem de eficient”; “” “Cu cât dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu atât îmi va ieşi mai bine” sau“ “O să-mi fac timp de restul mai târziu”.

Cauzele pot fi grupate în trei categorii distincte:

1.Cauzele exterioare, care sunt determinate de lipsa de organizare: timpul prea scurt alocat iniţial activităţilor programate, întreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor din organizaţie sau din exteriorul acesteia, urgenţele neprevăzute (dacă este cazul), nepregătirea din timp a ordinii de zi a şedinţelor/reuniunilor; 2.Cauzele care ţin exclusiv de persoana managerului, de felul său de a fi şi de a se comporta sau de situaţia particulară cu care se confruntă (oboseala, depresia, anxietate, probleme personale - preocupări financiare sau de familie); 3.Cauzele care ţin de angajaţii proprii şi/sau partenerii de afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul că aceştia “trag de timp, prelungind discuţiile”, faptul că intervin cu o problemă complicată şi greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezintă informaţii nerelevante sau eronate, lipsa de competenţă şi plasarea în responsabilitatea managerului a rezolvării problemelor care cad în sarcina lor.

TIPURI DE TIMP

• Timpul biologic este dat de succesiunea de perioade din natură: zi / noapte, succesiunea anotimpurilor, mareele, mișcarea de rotație a Pamântului, ciclurile biologice ale organismelor vii (naștere – evoluție – moarte);

• Timpul individual este dat de percepția noastră, subiectivă, asupra timpului, în funcție de starea de spirit, de cât de mult ne place sau detestăm activitatea pe care o desfășurăm (impresiile că timpul a trecut prea repede, timpul trece prea încet );

• Timpul fizic – este timpul înregistrat prin diverse mijloace astronomice;

• Timpul profan – este timpul înregistrat “obiectiv” prin mijloace specifice și cel în funcție de care ne ghidăm în viață de zi cu zi;

• Micro-timpul – este tipul de timp specific fiecărei culturi.

Micro-timpulCULTURI MONOCRONE CULTURI POLICRONE

(Europa Occidentală și de Nord, America de Nord ) – o activitate într-un interval de timp; programul și planificarea devin elemente fundamentale în viață. Performanța este obținută prin respectarea strictă a programului, fară să se țină cont de particularitățile individuale sau aspecte de bioritm și personalitate. Acest mod de a percepe timpul poate fi util în cazul sarcinilor repetitive sau clare; este, însă, contraproductiv dacă necesitățile companiei sunt de creativitate sau desfășurare a mai multor sarcini în același timp. Fiecare individ î-și desfășoară activitatea în mod independent, izolat de ceilalți.

(America Latină, Europa de Est și Sud-Est) acordă o importanță mai mare angajamentului indivizilor că vor realiza anumite task-uri decât timpului efectiv necesar pentru realizare a lor. În culturile policrone, oamenii desfășoară mai multe sarcini simultan, iar relațiile interpersonale sunt foarte importante; comunicarea informală este dominantă. Dezavantajul acestor culturi este că nu acordă importanță punctualității. Termenele fixate nu sunt mai niciodată respectate, întâlnirile sunt amânate în ultimul moment.

HOȚII DE TIMP

• Întreruperile (telefoane, urgențe, musafiri nepoftiți, etc.)• Planificarea proastă sau chiar lipsa planificării activităților necesare

de desfășurat în ziua respectivă, sau în interval de timp determinat;• Lipsa de delegare a activităților care nu sunt importante și urgente,

care ar putea fi realizate de altcineva;• Vizita unor “musafiri nepoftiţi” care reţin de la realizarea lucrului;• Amânarea la nesfârșit a sarcinilor dificile sau neplăcute;• Incapacitatea de a spune “NU”;• Televizorul, internetul;• Apariția unor probleme tehnice pe care nu le stăpânim, etc.

PERSONALITATEA ȘI BIORITMUL

Un element important pentru o eficientă organizare a timpului personal este propria personalitate.

Bioritmul, precum și modul în care se distribuie energia noastră pe parcursul unei zile pot face diferența între o zi reușită și una eșuată. Astfel, unele persoane au mai multă energie dimineața, altele după-amiază sau seara; unele persoane preferă o activitate intensă, urmată de pauză, așadar lucrează în reprize, în timp ce alții preferă sa-și aloce o cantitate moderată de energie pe parcursul întregii zile.

Oricare ar fi tiparul în care vă încadrați, este bine să-l respectați. Planificați-vă sarcinile mai dificile, mai greoaie, mai importante pentru perioada din zi, când știți că aveți mai multă energie și sarcinile mai simple și mai puțin importante pentru perioada din zi când energia este scăzută.

• În ce perioadă a zilei vă simțiți mai energic/ă?

• Preferați activitatea intensă, sprinturile sau alocați o cantitate constantă de energie pe parcursul intregii zile?

EXERCIȚIU

COMUNICAREA INEFICIENTĂ

Un alt element care poate să genereze pierderi importante de timp este comunicarea ineficientă:

•fluxul prea mare de mesaje din companie; •lipsa de claritate a acestora; •interpretarea subiectivă a oamenilor; •emoțiile; •nonascultarea etc.

COMUNICAREA EFICIENTA

Pentru a evita situațiile de comunicare ineficientă, țineți cont de următoarele:•mesajul trebuie să fie clar și corect interpretat, descifrat de interlocutor (i);

•dacă nu vi se oferă o interpretare clară și corectă, solicitați feedback pentru a vă asigura, că punctul anterior a fost rezolvat;

•folosiți cel mai bun canal pentru a transmite mesajul, în funcție de situație și personalitatea dvs. (uneori este mai util un apel telefonic, alteori un e-mail sau o discuție față in față etc.);

•dacă trebuie să comunicați unui număr mare de oameni, folosiți mai multe mijloace de a transmite mesajul, pentru a vă asigura că toată lumea îl recepționează cam în același timp;

•comunicați deschis și onest;

•aveți grijă la tendința oamenilor de a lua personal ceea ce se refera la activitatea profesională și responsabilitățile lor;

•anticipați eventualele întrebări;

•comunicați cu diverse persoane în funcție de caracterul acestora; unii oameni sunt mai receptivi la argumente, alții – la emoții; adaptați comunicarea;

•comunicați atât cât considerați că este necesar; pastrați mesajul clar, evitați repetările inutile.

ERORI FRECVENTE ÎN UTILIZAREA TIMPULUI

1. Să munceşti mai mult sau mai repede (în cadrul unei activităţi ce se desfaşoară într-un interval de timp determinat);

2. Să reduci timpul dedicat anumitor activităţi, considerând că aceste activităţi sunt mai puţin importante decât altele;

3. Să realizezi diferite sarcini în acelaşi timp, considerând că astfel utilizezi timpul în mod optim;

4. Dacă eşti tot timpul ocupat, ai senzaţia că în acest mod vei obţine cele mai bune rezultate;

5. Dacă ai o responsabilitate mai mare crezi că trebuie să munceşti mai mult pentru a da exemplu;

6. Să acorzi mai mult timp luării unor decizii și astfel deciziile vor fi mai bine fundamentate.

PRIORITIZAREA

Notati-vă, într-o prima fază, tot ce aveți de făcut într-o anumită perioadă de timp, tot ce vă vine în minte, fără o ordine anume; puteți stabili ca interval de timp o lună sau o săptămână. Această etapă se finalizează cu obținerea unei liste de activități.

Această a doua etapă presupune să ordonați activitățile în funcție de importanța lor, dar și de termenele limită pe care le aveți pentru fiecare; ordonați în funcție de importanță și urgență.

ORGANIZAREA

METODE, TEHNICI, INSTRUMENTE DE EFICIENTIZARE A TIMPULUI

METODE DE PRIORITIZARE

• Metoda ABC este foarte des folosită și presupune să notați A, B, C, D sau E în dreptul fiecărei activități, în funcție de valoarea ei;

• Astfel, sarcinile de tip A trebuie realizate urgent; nerealizarea lor aduce consecințe rele, pe când îndeplinirea lor are rezultate excelente;

• Sarcinile de tip B pot fi amânate o perioadă, dar rezultatele vor fi tot mai slabe cu cât sunt amânate mai mult;

• Sarcinile de tip C sunt acele activități pe care v-ar place să le faceți, dar nerealizarea lor nu atrage consecințe în planul muncii;

• Sarcinile de tip D sunt acelea care pot fi delegate;• Sarcinile de tip E sunt cele lipsite de importanță, care pot fi înlăturate din listă fără nici

un fel de consecințe;

Ideal în practicarea acestei metode este să desfașurați activitățile în funcție de importanța lor, respectiv mai întâi sarcinile de tip A, apoi cele de tip B și tot așa.

SISTEMUL AUTOFOCUS

Sistemul autofocus al managementului timpului este o metodă inventată de Mark Forster. În ce constă această metodă?

Prima etapă constă în a vă nota pe o listă toate activitățile pe care le aveți de făcut (lista poate avea mai multe pagini).

În cea de-a doua etapă veți trece rapid cu privirea prin intreaga listă, apoi veți lua la rând fiecare pagină, trecând cu privirea peste ea, de data aceasta mai lent. Forster susține că, în acest moment, veți simți impulsul de a realiza o anumită sarcină de pe lista respectivă.

Dacă trecem cu privirea peste o pagină și nu simțim nevoia să ne apucăm de nici o sarcină, vom accentua acele sarcini cu markerul ca fiind revocate.

Sistemul este complicat de descris, are multe reguli, pe care le puteți găsi accesând site-ul www.markfoster.net. Totuși, aplicând ideea de bază a listei și alegerii activităților pe care le veți desfășura la un moment dat, vă puteți crește considerabil eficiența în muncă.

PLANIFICAREAÎn faza de planificare, aveți deja trecute pe o foaie de hârtie sarcinile pentru, să zicem, o săptămână, precum și ordinea lor. Nu vă mai ramâne decât să planificați ce aveți de făcut pentru fiecare zi în parte din acea săptămână.NOTĂ: deja la acest punct avem mici precizări de făcut:•Nu vă planificați întreaga zi, la minut; fiți flexibili. Regula este 60/40, adică planificați 60% din timpul disponibil, restul de 40% lăsați-l pentru evenimente neașteptate, socializare, masă etc.;•Planificați, pentru fiecare sarcină, un interval de timp cu 50% mai mare față de timpul pe care il considerați necesar;•Mobilizați-vă să finalizați sarcinile pe care vi le-ați propus în fiecare zi; la sfârșitul zilei vă veți simți excelent;•Stabiliți-vă o rutină cu lucrurile pe care le faceți în mod curent, în fiecare zi; în felul acesta economisiți timp prețios;•Valorificați-vă momentele de energie maximă!

Planificarea e bine să fie urmată de control, respectiv e necesar să verificăm progresul realizat într-un interval clar de timp, în care erau programate anumite sarcini. Controlul este necesar pentru a identifica:Raportul între timpul alocat pentru un set de activitati și timpul efectiv folosit pentru finalizarea lor;Problemele care au apărut, pentru a putea corecta planul;Dacă este necesar să se producă anumite ajustări ale planului initial;Ce s-a realizat în mod satisfăcător în timpul alocat etc.

EXERCIȚIU

Completați matricea folosirii eficiente a timpului.

TEHNICI DE PLANIFICARE A TIMPULUI

- Spreadsheet (Registru de Calcul)

- Analiza SWOT –stabilește și revizuie obiectivele, la alocarea timului necesar pentru fiecare activitate. Constă în împărțirea planului de lucru în patru categorii: punctele tari, punctele slabe, oportunitățile și amenințările;

- Graficul GANTT –diagrama grafică - planificarea și controlul unui proiect. Un grafic GANTT permite construirea structurii muncii, identificarea dependențelor existente, stabilirea de termene limită și orice alt aspect ne poate ajuta în buna desfașurare a activității;

- Mind-mapping - este o diagramă reprezentând cuvinte, idei, sarcini care se aranjează în jurul unei idei centrale, folosită pentru a genera idei, pentru a prioritiza, a lua decizii, a rezolva probleme etc.;

- Lista priorităților – pentru aceasta , avem nevoie doar de o foaie de hartie și un pix;- Fișe de evaluare etc.

TEHNICA POMODORO

Tehnica POMODORO este una dintre cele mai importante strategii de management al timpului. A fost creată în anii `80 de italianul Francesco Cirillo și constă, pe scurt, în împărțirea timpului de lucru în intervale de 25 de minute în care desfășori o singură activitate. După cele 25 de minute urmează 5 minute de repaus, apoi se începe al doilea Pomodoro. La fiecare 4 Pomodoro complete vă acordați o pauză mai lungă, de 20-30 de minute, astfel încât organismul să se relaxeze și să se energizeze, iar mintea să se limpezească.

Motivul pentru care această tehnică este foarte eficientă este acela că, prin pauze scurte, dar dese, crește agilitatea minții și gradul de asimilare, precum și capacitatea de a ne concentra pe ce avem de făcut.

PAȘII NECESARI PENTRU APLICAREA TEHNICII POMODORO

• Planificați ce aveți de făcut în ziua respectivă ( To Do list);

• Etimați, pentru fiecare activitate, un număr de x Pomodoro, în funcție de timpul pe care il considerați necesar ( ex.: ca să scriu acest articol am nevoie de aproximativ 50 minute, respectiv 2 x Pomodoro); notați, în dreptul fiecărei activități, numărul de Pomodoro necesar;

• Alegeti prima sarcină de indeplinit;

• Setați cronometrul la 25 minute;

• Începeți să lucrați la sarcina respectivă;

• După epuizarea celor 25 de minute, luați pauza;

• Odată finalizată o activitate, bifați-o pe foaia de lucru.

Instrumente de planificare a timpului:

• Stabilirea clară a obiectivelor și strategiilor;• Agenda;• Fișe de lucru;• Stabilirea de termene limită;• Calendar;• Înlăturarea sarcinilor care nu sunt importante și urgente.

LEGITĂȚI PENTRU REALIZAREA OBIECTIVELOR PERSONALE ȘI PROFESIONALE

Legea lui PARETO (80/20) – foarte binele poate deveni dușmanul binelui!

Legea lui PARKINSON – activitatea se dilata încât să acopere timpul alocat pentru realizarea ei.

PRINCIPIUL PARETOthe law of the few

Vilfredo Pareto

LEGEA LUI PARKINSON

C. Northcote Parkinson

Dacă aș avea 9 ore să tai un

copac, 6 dintre ele, le-aș

petrece ascuțind toporul!

PLANIFICARE PERSONALA

Cu totii ne dorim diverse lucruri. Succesul în viața personală și profesională este dat de atingerea obiectivelor.

PAȘII DE URMAT PENTRU ATINGEREA OBIECTIVELOR DUPĂ PRINCIPIUL “SMART”

“Specific” – obiectivul trebuie să fie specific, adică bine definit, să se refere la rezultate clare, concrete.

“Measurable” – obiectivul trebuie să fie măsurabil, astfel încât îndeplinirea obiectivului să poată fi verificată și evaluată.

“Achievable” – obiectivul trebuie să fie realizabil in contextul intern și extern existent.

“Realistic” – obiectivul trebuie să fie realist. Realismul stabilirii unui obiectiv depinde de mulți factori, precum resursele disponibile (financiare, umane, materiale), legislație, context de business, etc.

“Time” – obiectivul trebuie să fie clar încadrat în timp, să existe termene concrete pentru atingerea lui.

Stabiliți mijloacele prin care puteți ajunge la scopul propus, creați o strategie și termene limită, respectând principiile prezentate anterior!

EXERCIȚIU / TEMĂ PENTRU ACASĂ

Înainte să treceti mai departe, luați o foaie de hârtie și notați-vă obiectivele pe care le aveți în viață, pe termen scurt, mediu și lung; în carieră, în viața personală și socială.

Ce doriți să realizați în viață?

Acordați-vă atât timp cât vă este necesar.

Tabel după tehnica SMART

REGULI DE AUR ALE MANAGEMENTULUI TIMPULUI

• Stabiliți-vă o rutină zilnică;• Folosiți perioadele de potențial energetic maxim;• Respectați regula 60/40;• Termene limită;• Amânați sau înlăturați complet tot ce nu e important;• Terminați ce ați început;• Fiți selectivi, învățați când să spuneți “NU”, ca să nu vă consumați timpul inutil;• Delegați, dacă e posibil;• Planificați-vă fiecare zi și faceți tot posibilul să vă realizați sarcinile stabilite;• Evitați “hoții de timp”.

VĂ MULȚUMESC PENTRU ATENȚIE!