CAIET DE SARCINI PRIVIND ANALIZA IMPACTULUI AJUTORULUI DE STAT ÎN
CADRUL PROGRAMULUI DE COOPERARE TRANSFRONTALIERĂ UNGARIA –
ROMÂNIA 2007 – 2013 ŞI A CELUI AFERENT PERIOADEI DE PROGRAMARE 2014 ‐
2020
August 2013
CONŢINUT
1. Apel pentru propuneri oferte
2. Contractor
3. Informaţii privind contextul demersului
4. Abordarea curentă privind ajutorul de stat în cadrul Programului de Cooperare
Transfrontalieră Ungaria – România 2007 ‐ 2013
5. Sarcini de îndeplinit
6. Flux de activitate
7. Interval de timp
8. Management de proiect, comunicare şi coordonare
9. Cerinţe privind ofertantul
10. Reguli de transmitere a ofertei
11. Buget, contractare şi plăţi
12. Transferul dreptului de proprietate
13. Monitorizarea şi evaluarea implementării contractului
1. Apel pentru propuneri oferte Autoritatea Contractantă, respectiv Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice, în calitate de Autoritate Naţională pentru Programul de Cooperare Transfrontalieră Ungaria – România 2007 – 2013, invită entităţile interesate să participe în cadrul prezentului apel de oferte intitulat “Analiza impactului ajutorului de stat în cadrul Programului de Cooperare Transfrontalieră Ungaria‐ România 2007 – 2013 şi a celui aferent perioadei de programare 2014 – 2020” şi să transmită o ofertă de participare pe baza specificaţiilor din actualul caiet de sarcini. Acest caiet de sarcini cuprinde cadrul pentru analiza incidenţei potenţiale a ajutorului de stat, având în vedere cele 11 obiective tematice descrise în cadrul Regulamentelor europene aferente perioadei de programare 2014 – 2020. În acest sens, se vor lua în considerare următoarele documente legislative, strategii şi legislaţii de referinţă:
o 2014 – 2020: Propuneri de Regulamente CE relevante pentru acest
caiet de sarcini
Propunerea de Regulament a Parlamentului şi Consiliului European
privind dispoziţiile specific aplicabile Fondului European de dezvoltare
regional şi obiectivului referitor la investiţiile pentru creştere
economică şi abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1080 /2006;
Propunere de Regulament al Parlamentului European şi al Consiliului
privind dispoziţii specifice pentru sprijinul din partea Fondului
European de Dezvoltare Regională pentru obiectivul de cooperare
teritorială europeană;
Cadrul financiar multianual aferent perioadei 2014 – 2020 Partea I şi II;
Agenda Teritorială a Uniunii Europene 2020;
Strategia Europa 2020;
Documentele menţionate sunt disponibile pentru a fi consultate pe site‐ul
web al Directoratului de Politică Regională şi Afaceri Urbane:
http://ec.europa.eu/regional_policy.
o 2007 – 2013: Regulamente CE relevante pentru acest document
o REGULAMENTUL (CE) AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ŞI AL CONSILIULUI DIN 5 Iulie 2006 privind Fondul European de Dezvoltare Regională pentru obiectivul de cooperare teritorială europeană care abrogă Regulamentul (CE) no. 1783 /1999;
o REGULAMENTUL (CE) nr. 1083 /2006 din 11 iulie 2006 de stabilire a unor dispoziţii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260 /1999;
o REGULAMENTUL COMISIEI (EC) No. 1828 /2006 din 8 decembrie 2006 stabilind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083 /2006 în care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune şi pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080 /2006 al Parlamentului European şi al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regională.
Aceste documente pot, de asemenea, fi consultate pe site‐ul web al
Directoratului de Politică Regională şi Afaceri Urbane:
http://ec.europa.eu/regional_policy.
Documente de program: Se va consulta web site‐ul programului:
www.huro‐cbc.eu. În acest site, se pot consulta documente de program
relevante pentru conţinutul acestui caiet de sarcini, împreună cu manualul
programului
Disponibile la cerere: rapoarte de evaluare a programului (Începând cu
luna septembrie 2011, s‐a desfăşurat o evaluare a programului, care s‐a
finalizat în luna iunie 2013).
Legislaţie relevantă pentru ajutor de stat aferentă atât perioadei 2007
– 2013 cât şi perioadei 2014 ‐ 2020: Note COCOF privind ajutorul de stat
şi grila analitică pentru infrastructură din noiembrie 2012 – disponibile la
cerere;
Vademecum privind ajutorul de stat;
Noul pachet legislativ pentru ajutor de stat referitor la Servicii
Economice de Interes General
Revizuirea Regulamentului General de Exceptare în Bloc (aferent
perioadei de programare 2014 – 2020): Acest document poate fi
consultate pe site‐ul web al Directoratului General pentru Competiţie:
http://ec.europa.eu/competition/consultation/2013_gber/index.en
Cazuistica Altmark
2. Autoritate Contractantă
Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice – în calitate de Autoritate Naţională a Programului de Cooperare Transfrontalieră Ungaria – România 2007 – 2013. 3. Informaţii privind contextul demersului
În cadrul Obiectivului Cooperare Teritorială Europeană 2007 – 2013, România participă în două programe de cooperare transfrontalieră împreună cu alte două state membre, respectiv Bulgaria şi Ungaria, în cadrul unui program transnational (Programul Sud‐Estul Europei) şi în cadrul a patru programe de cooperare inter‐regională (INTERREG IV, URBACT II, ESPON 2013 şi INTERACT II).
În ceea ce priveşte cooperarea la graniţele externe ale UE, România participă în cadrul unui program de cooperare transfrontalieră cu finanţare IPA şi a unui program de cooperare transfrontalieră cu finanţarea IEVP, în marja politicilor de vecinătate şi extindere ale Uniunii Europene.
În ceea ce priveşte următoarea perioadă de programare 2014 – 2020, se aşteaptă ca România să participle în cadrul următoarelor programe de cooperare transfrontalieră: România – Ungaria, România – Bulgaria, IPA România – Serbia, Programul de Cooperare Transfrontalieră IEVP Marea Neagră şi în cadrul a două programe IEVP cu Republica Moldova şi cu Ucraina, în cadrul unui program transnational pentru Regiunea Dunării şi a patru programe de cooperare interregională (INTERREG 2014 – 2020, URBACT III, INTERACT III, ESPON 2020).
Informaţii generale privind actualul program de cooperare transfrontalieră Ungaria ‐ România: Actualul Program de Cooperare Transfrontalieră Ungaria – România 2007 – 2013 este un program aferent Obiectivului Cooperare Teritorială Europeană – program implementat pe zona de frontieră Ungaria – România (graniţa internă a UE), încorporând 8 regiuni NUTS IIII, respectiv 4 din România şi 4 din Ungaria. Zona de frontieră eligibilă acoperă partea de sud‐est a Ungariei şi partea de nord – vest a României. Obiectivul general strategic al acestui program de cooperare este acela de a aduce persone, comunităţi şi entităţi economice din zona de frontieră mai aproape unii de ceilalţi pentru a facilita dezvoltarea comună a ariei de cooperare, consolidând avantajele strategice majore ale zonei de frontieră. Obiectivele specific al programului de cooperare transfrontalieră Ungaria – România Obiectivul general al programului împreună cu elementele cheie derivate din analiza SWOT au condus la formularea următoarelor elemente specifice:
Obiectiv specific nr. 1: Îmbunătăţirea infrastructurii de transport pentru a facilita un acces mai bun în zona de frontieră
Obiectiv specific 2: Un mai bun flux de informaţii privind oportunităţile comune din zona de frontieră
Obiectiv specific 3: Resurse naturale utilizate eficient, valori naturale protejate în zona de frontieră.
Obiectiv specific nr. 4: Legături economice consolidate în zona de frontieră pentru a impulsiona dezvoltarea economică pornind de la avantajele comparative.
Obiectiv specific nr. 5: Coerenţă socială şi culturală consolidate între personae şi comunităţi.
Strategia propusă este construită pe baza a doi piloni principali. Două axe prioritare au fost identificate pentru a implementa strategia propusă prezentată: Axa prioritară 1 se referă la primul pilon în timp ce axa prioritară 2 se referă la cel de‐al doilea pilon. O a treia axă prioritară a fost identificată destinată perfecţionării implementării eficiente şi eficace a programului prin furnizarea asistenţei tehnice. Aceste axe sunt prezentate în continuare:
Axa prioritară 1: Îmbunătăţirea condiţiilor cheie ale dezvoltării comune şi sustenabile a ariei de cooperare (Îmbunătăţirea transportului, comunicării şi protecţiei transfrontaliere)
Axa prioritară 2: Consolidarea coeziunii sociale şi economice a zonei de frontieră (Cooperare în domeniile afaceri, cercetare – dezvoltare, piaţa muncii, management‐ul sănătăţii şi al riscului).
Axa prioritară 3: Asistenţă tehnică.
Detalii privind activităţile finanţate de program: Activităţile dezvoltate şi implementate în cadrul acestui program vor avea un puternic caracter transfrontalier, vor fi relevante şi reprezentative pentru ambele state. Aceste proiecte trebuie să reflecte nevoi comune şi trebuie să abordeze problematica respectivă dintr‐o perspectivă transfrontalieră clară. Natura transfrontalieră a proiectului este o premiză a generării ulterioare a impactului transfrontalier. Activităţile /proiectele finanţate din acest program vor fi împărţite în două categorii: “proiecte de infrastructură” şi proiecte soft.
În continuare, se regăsesc informaţii privind aceste categorii de intervenţii:
‐ Intervenţii în zona de transport: o Construirea drumurilor transfrontaliere o Construire piste biciclişti o Construire şi reabilitare drumuri o Pregătirea planurilor şi studiilor.
‐ Intervenţii pentru infrastructura de comunicare transfrontalieră:
o Dezvoltare în bandă largă o Dezvoltare reţea WiFi o Transmitere ştiri în zona transfrontalieră o Achiziţionarea infrastructură şi operare pagină web o Crearea unei pagini web care va funcţiona pentru transmiterea de
ştiri o Pregătirea planurilor şi studiilor
‐ Intervenţii pentru protecţia şi managementul comune a resurselor
naturale: o Dezvoltarea planurilor comune de management în domeniul
protecţiei naturale o Promovarea protecţiei planurilor naturale o Îmbunătăţirea sistemelor de canalizare o Managementul apei, prevenirea riscurilor o Prevenirea inundaţiilor o Protecţia internă împotriva inundaţiilor o Management‐ul deşeurilor o Pregătirea planurilor şi studiilor
‐ Intervenţii privind dezvoltarea socio‐economică:
o Cercetare şi dezvoltare, o Îmbunătăţirea infrasturcturii de cercetare, o Dezvoltarea turismului, o Conservarea şi explorarea moştenirii comune culturale şi istorice, o Formare (pregătire comună, transfer de cunoştinţe, sprijinirea
cooperării între instituţii), o Activităţi de protejare a sănătăţii.
4. Abordarea curentă cu privire la ajutorul de stat utilizată pentru Programul de
Cooperare Transfrontalieră Ungaria – România 2007 ‐ 2013 În actuala perioadă de programare, sunt prevăzute următoarele elemente din punct de vedere al abordării ajutorului de stat:
‐ Există o anexă cu activităţile finanţate în cadrul programului şi a incidenţei potenţiale a ajutorului de stat,
‐ Metodologia utilizată în prezent cu privire la analiza ajutorului de stat la nivel de proiect se referă la: a) transfer resurse de stat, b) existenţa avantajului economic, c) existenţa selectivităţii, d) efect asupra concurenţei,
‐ Există patru categorii mari de ajutor de stat menţionate la nivelul ghidului aplicantului, în legătură cu intervenţiile specifice prevăzute: a) investiţii şi ajutor de stat, b) cercetare – dezvoltare, c) de minimis, d) ajutor cultural.
‐ De asemenea, există o definiţie privind semnificaţia serviciilor de interes economic general.
În prezent, pregătirea noii perioade de programare este în desfăşurare, ceea ce include necesitatea analizei ajutorului de stat prin prisma prevederilor acesteia, respectiv prin prisma obiectivelor tematice, descrise în cadrul noii propuneri de Regulament CTE şi de asemenea, a noului pachet legislative privind ajutorul de stat. 5. Sarcini de îndeplinit
A. Consultantul va avea următoarele sarcini: Cu privire la următoarea
perioadă de programare 2014 ‐ 2020:
Realizarea unei analize a potenţialului ajutorului de stat având în vedere obiectivele tematice şi axele prioritare de investiţii, aşa cum sunt acestea prevăzute în noua propunere de Regulament (în acest sens, se vor avea în vedere documentele legislative menţionate pentru a fi consultate, în acest caiet de sarcini)
Realizarea unei analize în scopul deciderii dacă sunt necesare amendamente la ghidul aplicantului pentru a exclude activităţile cu incidenţă a ajutorului de stat (această sarcină va fi corelată cu cea de
mai sus) (în acest sens, se poate consulta web site‐ul programului unde se află ghidul aplicantului utilizat în prezent).
Recomandări pentru conceperea următorului program din punct de vedere al incidenţei ajutorului de stat, luând în considerare concluziile derivate din cele două aspect menţionate anterior. Conform acestei secţiuni, Consultantului i se va solicita să includă opinia sa cu privire la o posibilă schema umbrelă de exceptare în bloc pentru programele CTE, cu privire la utilizarea criteriilor Altmark în programele CTE şi cu privire la asimilarea cu serviciile economice de interes general.
B. Cu privire la actuala abordare privind ajutorul de stat:
Analiza metodologiei curente constituită din 5 paşi pentru evaluarea incidenţei ajutorului de stat, utilizată la nivel intern (acest document este ataşat prezentului caiet de sarcini);
Realizarea unei analize destinate evidenţierii conceptului de impact local (de asemenea, verificarea existenţei unui impact asupra concurenţei) în cadrul regiunilor de graniţe eligibile (inclusiv o analiză a unei posibile derogări a programelor CTE de la ajutorul de stat). Conceptul “impact local” va fi analizat de către Consultant luând în considerare activităţile curente realizate în cadrul proiectelor finanţate de program.
Consultantului i se solicită să răspundă la următoarele întrebări specificate mai jos:
1. Având în vedere detaliile menţionate mai sus cu privire la “impact local”, este realistă utilizarea abordării impactului local cu privire la activităţile finanţate prin proiectele CTE aferente acestui program?
2. Având în vedere beneficiarii eligibili, pentru programele CTE, pe baza propunerilor legislative, este posibil să se stabilească o legătură între categoriile de beneficiari eligibili şi categoriile de activităţi realizate de aceştia din punct de vedere al ajutorului de stat?
3. Cum ar trebui abordat ajutorul de stat atunci când se redactează programul şi documentele de implementare, cum ar fi Liniile directorare pentru apeluri propuneri proiecte (grile, rate de co‐finanţare, etc.), manual de implementare, având în vedere obiectivele tematice şi ariile de prioritate, pornind de la noua propunere de regulament CTE?
4. Cum ar trebui analizat ajutorul de stat atunci când se evaluează propunerile de proiecte depuse spre finanţare?
5. Cum ar trebui abordat ajutorul de stat atunci când se elaborează şi se semnează contractele de grant (de exemplu, cerinţe de îndeplinit de beneficiari)?
6. Cum ar trebui verificat ajutorul de stat de către controlor (control de prim nivel şi controale ulterioare)?
7. Cum ar trebui monitorizat ajutorul de stat după încheierea proiectului? 8. Cum ar putea fi evitat ajutorul de stat în cadrul programelor CTE
/proiectelor de dimensiuni mici? Întrebările de mai sus sunt minime şi sunt formulate cu scopul ghidării ofertanţilor, întrebări suplimentare pot fi avute în vedere de către ofertanţi pentru a acoperi obiectivul general şi cel specific al prezentei analize.
Sarcinile prevăzute în secţiunile de mai sus vor fi realizate în zona eligibilă a programului, aşa cum este aceasta prevăzută pentru programul transfrontalier dintre România şi Ungaria în perioada 2014 – 2020, respectiv este vorba de aceeaşi arie eligibilă ca şi pentru Programul de Cooperare Transfrontalieră Ungaria – România 2007 – 2013. Fluxul de activitate 6. FLUX DE ACTIVITATE Ofertantul selectat, respectiv Consultantul, va furniza următoarele documente între care va exista o inter‐relaţionare, după cum urmează:
Raportul initial, care va fi realizat în termen de două săptămâni de la data întâlnirii iniţiale, va avea maximum 15 pagini (text principal, fără anexe). Acesta va specifica:
Sarcinile avute în vedere pentru realizarea activităţilor şi a rezultatelor,
Informaţii detaliate privind: planificarea activităţilor (plan de lucru), metodologia utilizată (inclusiv raportul dintre cercetarea de birou şi posibila cercetare de teren), comentarii privind problemele întâlnite în acest sens,
O descriere clară cu privire la experţii necesari şi sarcinile propuse pentru aceştia, cu indicarea numărului de zile lucrătoare alocat,
Lista documentelor care va fi consultată, Categorii de grupuri ţintă şi actori implicaţi.
Raportul initial va fi considerat ca principalul instrument de lucru pe parcursul implementării contractului.
Se vor avea în vedere a fi utilizate cel puţin următoarele metode:
‐ Colectarea datelor secundare, pe baza literaturii existente, inclusiv cele mai recente cercetări desfăşurate de către UE (DG Competition), organizaţii internationale şi instituţii naţionale, universităţi şi centre de cercetare, cu privire la ajutorul de stat;
‐ Colectarea datelor primare cu scopul identificării informaţiei lipsă (identificat pe parcursul cercetării de birou) ca şi din colectarea unor nevoi percepute, sugestii, abordări strategice, la nivelul actorilor relevanţi la nivelul DG Competition şi a statelor membre.
Aceste sarcini vor fi desfăşurate prin utilizarea a cel puţin următoarelor instrumente:
‐ Interviuri de clarificare a aspectelor legate de aspecte tematice şi program, ‐ Analiza şi diagnosticarea situaţiei curente din zona transfrontalieră a
programului din perspectiva ajutorului de stat, ‐ Analiza metodologiei curente utilizate pentru ajutorul de stat, aşa cum a
fost această descrisă în secţiunile anterioare ; ‐ Cazul Altmark:
Alte rapoarte:
Un proiect de raport care va aborda toate întrebările menţionate în prezentul caiet de sarcini şi care va aborda cerinţele menţionate în secţiunea 5. Acest proiect de raport va evidenţia, de asemenea, principalele constrângeri. Forma finală a acetui proiect va avea în vedere cerinţa de asigurare a unei legături logice între concluzii şi recomandări; va fi inclus un rezumat executiv. Acest proiect de raport va fi transmis de către Consultant în termen de două luni de la data aprobării raportului initial. Acest proiect de raport va fi transmis şi Autorităţii de Management pentru comentarii şi avizare.
Un raport final pe baza proiectului de raport, îmbunătăţit şi revizuit pe baza comentariilor primite de la părţile cu atribuţii în acest sens. Raportul va conţine o analiză suficient de detaliată a diferitelor opţiuni astfel încât să se poată lua o decizie în cunoştinţă de cauză. Acest raport va fi finalizat de către Consultant în termen de 1 lună după ce toate comentariile şi recomandările au fost primite pentru forma finală a proiectului de raport. Acest raport final va conţine :
o Un tabel care va conţine concluziile la care s‐a ajuns şi recomandările corespunzătoare
o Un rezumat executiv care va descrie obiectivul, principalele concluzii şi recomandări.
Raportul final va fi furnizat împreună cu factura corespunzătoare. Alte rapoarte care vor fi produse în cadrul acestui contract:
‐ Rapoarte lunare de progres: Consultantul va transmite rapoarte de progres în fiecare lună pentru a evidenţia activităţile şi întârzierile, de asemenea, cheltuielile şi detalii privind utilizarea experţilor. Aceste rapoarte lunare se transmit către project manager iar copiile privind aprobarea acestora se vor transmite către Consultant.
Toate rapoartele realizate pe parcursul perioadei de implementare a proiectului (Raportul initial, forma finală a proiectului de raport, raportul final şi rapoartele lunare de progres), aprobate de către factorii de răspundere, vor reprezenta baza pentru realizarea plăţii: intermediare şi finale. Comentariile actorilor relevanţi vor fi transmise către Consultant în termen de 7 zile lucrătoare de la primirea raportului. Toate documentele care urmează a fi produse în cadrul acestui contract vor respecta criteriile de vizibilitate ale UE. Toate rapoartele vor fi realizate în limba engleză şi vor fi distribuite atât în format electronic (format Microsoft Word ‐ .doc) şi în copii hârtie semnate de către leader‐ul de echipă. Toate versiunile electronice vor fi transmise în formate compatibile cu pachetul software MS Office. După acceptarea raportului transmis electronic, se vor transmite două exemplare ale acestuia, în format hârtie, către
autorităţile de program.
7. Interval de timp Data de începere a activităților care fac obiectul contractului va fi în termen de 5
zile de la semnarea acestuia, dar nu mai devreme de data constituirii garanției de
bună execuție. Data estimativă de începere este Octombrie /Noiembrie 2013 (la
îndeplinirea tuturor formalităţilor contractuale) şi perioada de implementare a
contractului este de maximum 4 luni.
Puncte de reper şi livrabile Data de livrare
Raportul iniţial în termen de două săptămâni de la data iniţială
Un proiect iniţial de raport care va aborda toate întrebările menţionate în prezentul caiet de sarcini
în termen de două luni de la data la care raportul initial este aprobat
Un raport final în termen de 1 lună după ce toate comentariile şi recomandările au fost primite pentru forma finală a proiectului de raport
Rapoarte lunare de progres
8. Management de proiect, comunicare şi coordonare
Proiectul va fi gestionat în conformitate cu legislaţia naţională din România privind achiziţiile publice. Autoritatea Contractantă: Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice va fi Autoritatea Contractantă a proiectului şi ca urmare va răspunde de toate aspectele procedurale privind licitaţia şi contractarea. Autoritatea de Implementare: Serviciul Unitatea Autorităţi Naţionale pentru Programe Europene din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice.
Consultant: Consultantul va răspunde de implementarea la termen a contractului şi a sarcinilor prevăzute de actualul caiet de sarcini. Consultantul se va conforma procedurilor administrative emise de către managerul de proiect. De asemenea, Consultantul va furniza managerului de proiect toate informaţiile cu privire la servicii şi contract după cum vor fi acestea solicitate de către manager de proiect la orice moment. Consultantul va furniza experţi calificaţi pentru a desfăşura sarcinile solicitate prin acest caiet de sarcini şi va răspunde de activitatea acestora. Consultantul nu va realiza schimbări în personalul alocat fără o consultare prealabilă a Autorităţii de Implementare (pentru experţii cheie). Se recomandă ca astfel de schimbări să fie realizate de către Consultant numai în situaţii excepţionale (de exemplu, în caz de deces, boală sau accident, demisie sau ineficienţă demonstrată pe parcursul implementării contractului). Furnizarea de informaţii, date şi reacţii privind rezultatele produse este curcială pentru implementarea la termen a contractului. Din acest motiv, Consultantul va avea responsabilitatea specificării clare a unei documentaţii scrise şi a datelor până la care este solicitată informaţia pentru ca acest contract să se deruleze la termen, în conformitate cu calendarul descries. Informaţiile şi datele colectate prin acest proiect pot avea o natură sensibilă din punct de vedere commercial şi ca atare se subliniează faptul că este necesară respectarea confidenţialităţii acestora. Orice informaţie şi date colectate prin acest proiect vor fi publicate numai cu acordul scris al Autorităţii de Implementare.
8.1. Structura de management Comitetul de Coordonare a Contractului, constând din şeful Autorităţii Naţionale din România, un reprezentant al Autorităţii de Management din Ungaria (dacă se va considera necesar), un reprezentant al Secretariatului Tehnic Comun şi reprezentanţi ai serviciului de suport management programe, este implicat pe parcursul implementării şi avizează livrabilele care vorfi produse, conform specificaţiilor de la punctul 7, inclusiv controlul de calitate al acestora. Acest comitet va avea rol de consiliere cu privire la avizarea livrabilelor. Acest Comitet va fi informat cu privire la schimbările majore cu
privire la derularea contractului şi i se va solicita o opinie în marja competenţei sale. Comitetul de Coordonare a Contractului va fi solicitat să participe la reuniunile principale din cadrul acestui contract. Legătura cu beneficiarii locali Dacă este necesar să fie contactaţi beneficiarii pentru implementarea acestui contract, Consultantul va lua legătura cu Autoritatea de Management, Autoritatea Naţională şi Secretariatul Tehnic Comun. 9. Cerinţe privind ofertantul
Se porneşte de la premiza că acest contract va include următorii experţi: un leader de echipă (categoria II), minim un expert cheie şi unul /doi experţi non cheie.
Alte CV‐uri decât cele pentru experţii cheie nu vor fi transmise în conţinutul
ofertei. Ofertantul va selecta şi angaja alţi experţi conform cerinţelorCosturile
privind personalul de sprijin şi cele curente de birou vor fi considerate ca fiind
incluse în oferta financiară.
Liderul de echipă își va desfășura activitatea la sediul Consultantului. Acesta va fi responsabil de coordonarea generală a contractului și de controlul calității implementării acestuia. În plus, va ajuta la întocmirea rapoartelor care prezintă rezultatele activităţilor. Totodată, va fi responsabil cu integrarea diverselor concluzii ale documentelor/rapoartelor/informaţiilor necesare definitivării documentelor solicitate prin contract.
Astfel, Liderul de echipă va asigura managementul echipelor de experți; supervizarea și coordonarea aspectelor tehnice ale contractului; asigurarea unei bune comunicări cu Autoritatea contractantă, gestionarea sprijinului administrativ și logistic.
Mai jos sunt detaliate responsabilităţile coordonatorului de proiect, fără a se limita însă la ele:
asigurarea şi urmărirea atingerii obiectivelor contractului şi a rezultatelor aşteptate, conform celor solicitate prin termenii de referinţă;
asigurarea punerii la dispoziţie de către Consultant a echipamentelor şi logisticii necesare echipei de experţi pentru buna desfăşurare a activităţilor, precum şi a resurselor financiare necesare îndeplinirii activităţilor acestora în cadrul contractului, inclusiv asigurarea că aceştia vor fi plătiţi într‐un mod regulat şi la timp pe toată durata de execuţie a contractului, astfel încât să nu existe riscul întreruperii activităţilor;
detalierea responsabilităţilor şi sarcinilor fiecărui expert al echipei (pentru fiecare activitate în parte);
asigurarea legăturii şi colaborării cu Autoritatea Contractantă (MDRAP), cu grupurile ţintă, precum şi cu toate instituţiile şi organizaţiile române/maghiare implicate;
organizarea şi coordonarea experţilor, asigurarea calităţii activităţilor desfăşurate de către aceştia, conform cerinţelor din termenii de referinţă;
conceperea metodologiei lucru şi contribuţia la elaborarea instrumentelor specifice;
elaborarea planului activităţilor şi a calendarului de lucru;
asigurarea organizării întâlnirilor de lucru, participarea la întâlnirea de iniţiere a contractului, la reuniunea finală de comunicare a rezultatelor contractului (debriefing meeting), reuniunilor stabilite în raportul iniţial;
asigurarea şi contribuţia la elaborarea şi prezentarea rapoartelor şi a documentelor în cadrul reuniunilor contractului;
asigurarea că toate versiunile rapoartelor specifice, de progres, final, documentele menţionate în termenii de referinţă se elaborează şi prezintă la termenele prevăzute, precum şi la nivelul standardelor de calitate cerute de Autoritatea Contractantă;
verificarea rapoartelor şi asigurarea controlului intern al calităţii de către Consultantului, prin utilizarea sistemelor proprii de control a calităţii rapoartelor de evaluare;
exercitarea, în numele Consultantului a autorităţii exclusive a acestuia în toate problemele legate de implementarea de zi cu zi a contractului.
Lider echipă:
o Calificări şi abilităţi: studii superioare, finalizate prin diplomă de licenţă sau echivalent, (economice/juridice), competenţe de management şi coordonare, competenţe de limbă engleză la un nivel adecvat pentru îndeplinirea contractului.
o Experienţă profesională generală: 5 ani experienţă profesională în domeniul studiilor superioare absolvite.
o Experienţă profesională specifică: participare în cadrul unui contract /proiect la nivelul căruia să fi derulat activităţi similare celor ce fac obiectul prezentei proceduri.
Expert cheie
o Calificări şi abilităţi: studii superioare, finalizate prin diploma de licenţă sau echivalent, (economice/juridice), competenţe de limbă engleză la un nivel adecvat pentru îndeplinirea contractului.
o Experienţă generală profesională: 3 ani experienţă profesională în domeniul studiilor superioare absolvite.
o Experienţă profesională specifică: participare în cadrul unui contract /proiect la nivelul căruia să fi derulat activităţi similare celor ce fac obiectul prezentei proceduri.
Contractantul va agrea de comun acord cu Autoritatea Contractantă utilizarea, pe
lângă experţii cheie, a unor experţi suplimentari care vor furniza, pe termen scurt,
un sprijin adiţional punctual în vederea realizării unor activităţi ale contractului.
Domeniile pentru care va fi necesară utilizarea experţilor suplimentari („alţi
experţi) vor fi prezentate în Ofertă/metodologie şi vor fi detaliate în Inception
Report.
Contractantul va selecta experţii suplimentari în funcţie de cerinţele specifice ale
contractului şi ale documentelor (modelare financiară sau alte domenii, ajutor de
stat, comunicare etc.). în funcţie de nevoile specifice identificate pe parcursul
procesului de implementare, astfel încât să se asigure buna desfăşurare şi
realizare a sarcinilor care fac obiectul contractului) ce trebuie să rezulte în urma
implementării acestuia, acordând o atenţie specială asigurării unei expertize
adecvate activităţilor contractului în care aceştia vor fi utilizaţi. Aceşti experţi
trebuie să nu se afle în conflict de interese în exercitarea activităţilor impuse de
contract. Experţii trebuie să aibă competenţa relevantă şi experienţă în domeniile
specifice contractului în funcţie de activitatea pentru care vor fi folosiţi. CV‐urile
experţilor suplimentari vor fi prezentate Autorităţii Contractante, după aprobarea
Raportului Preliminar. Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul exclusiv de a
accepta sau a respinge experţii suplimentari propuşi de Contractant.
Experţii vor fi aprobaţi de către Autoritatea contractantă, pe baza acordului emis
de către Beneficiar, pentru acesta fiind necesare următoarele documente:
CV‐urile experţilor propuşi;
Descrierea sarcinilor în raport cu activităţile contractului;
Declaraţia de disponibilitate a experţilor propuşi.
Indiferent de durata perioadei de desfăşurare a activităţilor experţilor
suplimentari, Contractantul se va asigura şi va urmări cu strictețe ca aceştia să
cunoască foarte bine şi să înţeleagă cerinţele, contextul, scopul şi obiectivele
contractului, cerinţele regulamentelor Uniunii Europene şi a legislaţiei româneşti
şi maghiare relevante, specificul activităţilor pe care urmează să le desfăşoare în
cadrul contractului, precum şi a responsabilităţilor atribuite.
Răspunderea Contractantului este exclusivă şi integrală privind calitatea
activităţilor desfăşurate de experţii suplimentari în cadrul acestui contract, a
expertizei profesionale a acestora, precum şi privind asigurarea disponibilităţii
acestora. Consultantul va identifica şi va supune aprobării Autorităţii contractante
şi alţi experţi decât experţii cheie menţionaţi în oferta. Aceşti experţi trebuie să fie
independenţi şi să nu se afle în conflict de interese în exercitarea activităţilor. În
acest sens, experţii contractaţi vor semna o declaraţie de confidenţialitate şi una
privind conflictul de interese.
Ofertantului i se solicită să prezinte un număr minim de 3 metode şi tehnici
potrivite de structurare a analizei incidenţei ajutorului de stat conform cerinţelor
de la secţiunile 5 şi 6.
În cadrul ofertei tehnice, ofertantului i se solicită să indice minimum 3 riscuri
potrivite asociate îndeplinirii activităţilor de la punctele 5 (A şi B) şi 6 şi să
identifice soluţii potrivite în acest sens.
9.1.Facilităţi de birou
Facilităţile de birou pentru fiecare expert care va lucre în acest contract vor fi furnizate de către Consultant.
9.2. Facilităţi care vor fi furnizate de către Consultant Consultantul se va asigura că experţii dispun de sprijin şi echipament adecvat. În special, se va asigura că există sufficient sprijin administrative, secretarial şi de interpretare astfel încât experţii să se poată concentra pe sarcinile principale ale acestora. De asemenea, trebuie să asigure transferul de fonduri necesar desfăşurării activităţilor din acest contract şi să asigure plata regulată şi la termen a angajaţilor săi. Consultantul va asigura următoarele:
Spaţiul de lucru necesar pentru desfăşurarea activităţilor acestora;
Cazare, diurnă şi transport pentru experţi;
Echipament IT, mobilier de birou şi acces la Internet, necesare experţilor pentru a –şi desfăşura activitatea;
Cheltuieli de comunicare;
Servicii de secretariat (dacă sunt necesare);
Orice costuri legate de traducerea documentelor (necesare experţilor pentru a‐şi desfăşura activitatea).
Dacă Consultantul este un consorţiu, aceste aspecte vor asigura un maximum de flexibilitate pentru implementarea contractului.
9.3. Echipament Nu se va achiziţiona echipament în numele Autorităţii Contractante sau de Implementare /a statelor beneficiare ca parte a acestui contract de servicii.
10. Reguli de transmitere a ofertei Ofertele tehnice şi ofertele financiare se vor conforma solicitărilor din prezentul caiet de sarcini cu privire la sarcini şi cerinţe. Neîndeplinirea cerinţelor listate în acest caiet de sarcini va conduce la respingerea ofertei. Ofertele vor fi transmise în limba engleză.
a) STRUCTURA OFERTEI 1. Scurtă introducere şi prezentare generală a ofertantului; 2. Detalii de contact ale ofertantului:
- Detalii de contact: contacte (nume, număr telefon, adresă de email, adresă) ale persoanelor de răspundere din cadrul firmei ofertante;
- pagina web;
- statut juridic;
- cod de înregistrare;
- număr de înregistrare TVA.
În cazul în care oferta este transmisă în numele unui consorţiu, contractorul
principal trebuie să fie clar identificat în ofertă, împreună cu o separare clară a
responsabilităţilorşi activităţilor între partenerii din consorţiu. Contractul va fi
semnat doar cu contractorul principal.
3. Metodologia care va fi utilizată va aborda următoarele capitole: Justificare, unde se vor include: Interpretarea Consultantului cu privire la contextul şi obiectivul
acestui contract; Opinia Consultantului cu privire la principalele aspecte necesare
pentru îndeplinirea obiectivelor contractului; Identificarea şi interpretarea riscurilor legate de implementarea
proiectului; Propunerea unei strategii de reducere a riscurilor identificate.
Strategia de lucru, unde se vor include: O scurtă descriere a abordării propuse pentru implementarea
proiectului;
Descrierea activităţilor specifice, a legăturii dintre întrebări şi activităţi, ca şi descrierea metodologiei de implementare propusă pentru fiecare întrebare;
Identificarea resurselor necesare – materiale, umane şi de timp pentru fiecare activitate;
Identificarea rezultatelor; Descriere furnizată de ofertant a sistemului intern de control calitate
– utilizat pentru a asigura controlul intern de calitate şi furnizarea la timp a livrabilelor;
Descrierea asistenţei necesară experţilor Consultantului pentru implementarea contractului.
4. Coordonare:
- Cooperare cu Autoritatea Contractantă şi cu Autoritatea de Implementare şi în cadrul consorţiului (dacă este relevant, pentru ultima situaţie);
11. Buget, contractare, plăţi Nu va exista nici o relaţie contractuală înainte de semnarea unui acord scris între
Autoritatea Contractantă şi ofertantul selectat.
Contractul va fi finanţat din axa de asistenţă tehnică a Programului de Cooperare
Transfrontalieră Ungaria – România 2007 – 2013.
Bugetul maxim al contractului este 55.000 Euro (TVA inclus), respectiv 240.350 RON (TVA inclus) la cursul oficial de 1 EURO = 4,37 RON.
Schema de plată va fi următoarea:
100% din suma prevăzută va fi plătită după aprobarea raportului final (vezi
detalii privind rapoartele solicitate şi verificarea calităţii).
Oferta va fi prezentată atât în sumă globală, fără TVA, cât şi detaliat, pe categorii
principale de costuri. Stadiul real al activităţii desfăşurate şi a costurilor aferente
vor face obiectul rapoartelor lunare solicitate a fi prezentate lunar de Consultant.
Costurile rezultate din pregătirea şi transmiterea ofertei şi a altor
documente în acest sens nu va fi rambursat.
După declararea câştigătorului şi expirarea termenului de contestaţie, contractul va fi semnat între Autoritatea Contractantă şi Consultantul selectat care va desfăşura activitatea. Oferta prezentată şi prezentul caiet de sarcini vor fi anexate la contract. Contractul va fi furnizat de Autoritatea Contractantă iar conţinutul final este rezultatul acordului reciproc între părţile în discuţie. Nu se permite sub‐contractare ulterioară.
12. TRANSFERUL DREPTULUI DE PROPRIETATE
Ofertantului selectat i se va încredinţa un contract cu prevederi conform căruia
se vor transfera drepturile exclusive către Autoritatea de Contractare pentru
utilizare, redare şi autorizare de a procesa, adapta sau modifica documentele şi
ideile.
Drepturile menţionate anterior vor include toate lucrările şi contribuţiile realizate
de către personalul ofertantului selectat.
De asemenea, ofertantul selectat va avea responsabilitatea monitorizării
prevederilor contractuale cu terţii şi personalul său.
Taxele de licenţă vor fi incluse în propunerea financiară. Nu se vor plăti taxe şi
onorarii separate pentru acordarea drepturilor menţionate anterior.
13. MONITORIZARE ŞI EVALUARE
13.1. Definiţia indicatorilor
Implementarea contractului va fi apreciată prin prisma următorilor indicatori:
Livrarea la timp a tuturor rapoartelor din cadrul contractului şi a rapoartelor de progres, cu îndeplinirea cerinţelor menţionate în prezentul caiet de sarcini;
Calitatea şi relevanţa recomandărilor furnizate de Consultant, în conformitate cu cerinţele.
13.2. Cerinţe speciale
Întâlniri regulate pentru schimb de informaţii vor avea loc între Consultant şi
actorii relevanţi, participant în acest contract.
Fără a prejudicial prevederile care reglementează acest contract, se vor avea în
vedere aspectele de mediu acolo unde este cazul. Aceasta ar putea include, de
exemplu, o utilizare crescută a mijloacelor electronice de comunicare, o reducere
a consumului de hârtie prin tipărire faţă verso – etc.
Anexă Metodologie utilizată în prezent pentru evaluarea ajutorului de stat
Aceasta se bazează pe prevederile TFEU şi include cinci elemente relevante pentru ajutor de stat, necesar a fi luate în considerare cumulative pentru îndeplinirea criteriului de ajutor de stat:
1) Distribuire /Furnizare resurse publice 2) Activitate cu caracter economic 3) Avantaj de natură economică 4) Distorsionarea concurenţei şi a comerţului 5) Selectivitate.
În plus, în situaţia în care analiza acestor 5 criterii conduce la concluzia că proiectul nu este relevant din punct de vedere al ajutorului de stat, în scopul monitorizării, la beneficiar, acesta îşi asumă următoarea declaraţie de conformitate: Declaraţie de conformitate cu prevederile ajutorului de stat pentru beneficiarii
proiectelor finanţate de programele CTE
Subsemnatul…. (nume, prenume) în calitate de reprezentant legal al… (denumire,
adresă şi TVA pentru aplicant) acţionând ca şi leader de proiect /partener de
proiect, conştient fiind de faptul că falsul în declarative reprezintă o contravenţie,
declar în continuare că:
Acest proiect nu crează un ajutor economic unei entităţi specifice;
Toate studiile sau alte rezultate din proiecte de cercetare şi respectiv din proiecte care nu au un character investiţional, create şi /sau rezultate, vor fi disponibile public gratuit pentru entităţile individuale sau persoanele juridice interesate, într‐o manieră non discriminatorie;
Toate rezultatele proiectului, prevăzute în cadrul proiectului de care răspund, vor fi disponibile gratuit, pentru publicul larg, şi vor fi plasate într‐un spaţiu public, spre care va exista acces public;
Orice taxe prevăzute în proiectul de care răspund vor fi fixate funcţie de preţul de piaţă, în cazul în care un sediu este înfiinţat în cadrul unei
infrastructuri, şi respectiv pentru situaţii cum ar fi: organizarea unor evenimente cu caracter transfrontalier, facilitarea de întâlniri între IMM‐uri – conferinţe sectoriale, târguri, turneuri de documentare, forumuri de identificare parteneri şi diseminarea informaţiei privind rezultatele cooperării sau construcţia /reabilitarea /extinderea facilităţilor infrastructurii de afaceri (centre logistice comune, centre de afaceri) care servesc direct scopului dezvoltării comerţului şi afacerilor transfrontaliere;
În situaţia în care pot rezulta venituri din implementarea proiectului de care răspund, atât pe durata implementării şi 5 ani după aceea, aceste venituri vor fi declarate către Autoritatea de Management şi vor fi deduse din sumele aferente tranşelor de plătit;
Toate cheltuielile prevăzute de proiectul de care răspund vor fi realizate în conformitate cu legislaţia privind achiziţiile publice (Decizia 2034/2007 va fi respectată). Această condiţie se aplică tuturor partenerilor (de exemplu, administraţii publice, ONG‐uri, etc.);
Orice altă categorie de servicii, în afara celor menţionate, care sunt relevante şi incluse în proiectele finanţate prin programe CTE, vor fi disponibile gratuit sau la preţul pieţei.
Acest document face obiectul individualizării în funcţie de tipul de
intervenţie în proiect.
Declar în continuare că mă voi supune monitorizării continue desfăşurate de
Autoritatea de Management şi de Autoritatea Naţională cu privire la ajutorul de
stat.
Dată /loc
___________________
Semnătură, ştampilă Denumire reprezentant legal Nume organizaţie pentru : leader de proiect Beneficiar 1 Beneficiar n