1
Avizat,
Prof.Dr.Liana Simona Gheorghe Manager de Proiect
CAIET DE SARCINI
pentru atribuirea contractului de servicii de „Organizare seminarii de formare”in cadrul
proiectului”Program de formare a personalului medical din Romania in managementul pacientilor
infectati cronic cu virusi hepatitice B si C-HEPATER”
cod CPV 79951000-5
PROCEDURA DE ACHIZITIE: PROCEDURA OPERATIONALA INTERNA privind
organizarea și desfășurarea propriilor proceduri simplificate de atribuire a contractelor de
achiziție publică ce au ca obiect
Servicii Sociale și alte servicii specifice, prevăzute în Anexa nr. 2 la Legea nr. 98 din 19 mai 2016
privind achizițiile publice
2019
2
Descrierea tehnică face parte integrantă din documentaţia de atribuire şi constituie
ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea
tehnică;
Serviciile vor fi prestate in baza contractului si numai in baza comenzii emise de autoritatea
contractanta.
Receptia calitativa si cantitativa se va face de catre autoritatea contractanta in prezenta
unei comisii de receptie si a unui delegat imputernicit de ofertant.
OBIECTUL ACHIZITIEI : Obiectul prezentei Documentatii de atribuire îl constituie
achizitionarea de servicii de ,,Organizare seminarii de formare’’ pentru proiectul „Program
de formare a personalului medical din Romania in managementul pacientilor infectati
cronic cu virusuri hepatitice B si C - HEPATER” cod SMIS 107931, cu respectarea
specificatiilor minime obligatorii solicitate, precum si a restului de prevederi din prezenta
Documentatie de atribuire.
3
SECTIUNEA 1
PREZENTARE GENERALA A PROIECTULUI
OBIECTIVE
OBIECTIVUL GENERAL propus prin proiect este actualizarea, dezvoltarea si perfectionarea
cunostintelor personalului medical primar (medici de familie) si personalului medical cu
activitate in gastroenterologie, medicina de laborator, microbiologie medicala, medicina
interna, imagistica medicala, boli infectioase, oncologie (medici rezidenti/ specialisti/
primari) din Romania ce activeaza in unitati sanitare publice din regiunile de dezvoltare Sud,
Sud-Est, Sud-Vest, Nord-Est, Centru, Vest, Nord-Vest si Bucuresti-Ilfov, in ceea ce priveste
diagnosticul precoce, stadializarea si managementul terapeutic si al complicatiilor
pacientilor cu infectii cronice cu virusuri hepatitice B/D/C. Cu ajutorul acestui program de
formare se doreste totodata crearea unei infrastructuri de conexiuni pentru implicarea
personalului format in proiecte viitoare de screening pentru identificarea unor grupuri de
persoane cu risc cu o prevalenta ridicata a infectiilor virale HBV/HDV/HCV, care necesita
tratament cu antivirale.
Formarea grupului tinta va crea infrastructura necesara implementarii programelor de
screening national pentru depistrea pacientilor infectati. In cazul celor cu infectie cronica,
prin metodele imagistice ce vor fi exemplificate in cadrul cursurilor practice se doreste
imbunatatirea diagnosticului precoce al cirozei hepatice si al complicatiilor acestora precum
carcinomul hepatocelular, pacientii fiind trimisi spre centre tertiare de hepatologie intr-un
stadiu curativ.
CONTEXTUL PROIECTULUI
Este estimat ca aproximativ 2 miliarde de oameni la nivel mondial au fost infectati cu virus
hepatitic tip B (VHB) si aproximativ 350 de milioane de indivizi traiesc cu infectie cronica cu
VHB. Aproximativ 600.000 de decese pe an deriva din ciroza secundara VHB si
hepatocarcinomul asociat cirozei. In acest fel, hepatita virala cronica VHB se claseaza ca a
zecea cauza de mortalitate la nivel mondial (Hatzakis A - The state of hepatitis B and C in
Europe: report from the hepatitis B and C summit conference). Ciroza hepatica secundara
infectiei VHB reprezinta principala indicatie pentru transplant hepatic in Romania, tara ce se
situeaza prima in Uniunea Europeana in ceea ce priveste mortalitatea datorata acestei
cauze.
4
Epidemiologia infectiei VHC la nivel European este intr-o continua evolutie, iar parametrii
epidemiologici de genul prevalenta, incidenta, distributia si factorii de risc au suferit
schimbari substantiale in ultimii zece ani ca o consecinta a imbunatirilor aduse sistemului
sanitar, cresterii numarului de consumatori de droguri intravenoase si migratiei populatiei
din zonele endemice.
In cazul pacientilor terapia antivirala eficienta este obligatorie pentru a stopa progresia bolii
pana la ciroza decompensata si hepatocarcinom si implicit la scaderea secundara a costurilor
asociate managementului acestor complicatii si scaderii nevoii de transplant hepatic. In
plus, in cazul pacientilor infectati cu VHB, vindecarea nu este inca posibila.
In anul 2010, in Romania, din indicatorii morbiditatii spitalizate la DRG H 3012-3013, reiese
ca numarul cazurilor internate de ciroza si hepatita cronica a fost de 40.551, iar numarul
deceselor prin ciroza si hepatopatii cronice a fost de 11.920 (Metodologia de supraveghere a
hepatitelor virale tip B si C).
Este recunoscut faptul ca, urmare a programelor de vaccinare de rutina desfasurate de
statele membre UE, incidenta VHB a scazut.Totusi, actual, numerosi parinti, inclusiv la
sfatul medicilor de familie, refuza vaccinarea copiilor lor.Desi nu exista o statistica oficiala,
se estimeaza ca aproximativ 20% din parinti refuza vaccinarea.In aceste conditii, instruirea
medicilor de familie, care interactioneaza cu parintii, este esentiala pentru promovarea
vaccinarii si implicit scaderea tuturor consecintelor asociate infectiei cronice B (Nelson NP -
Epidemiology of Hepatitis B Virus Infection and Impact of Vaccination on Disease).
In cadrul supravegherii gravidelor de catre medicii de familie se indica testarea obligatorie
pentru hepatita B/C prin Ordin al Ministrului Sanatatii (nr 388/186/2015).Cu toate acestea,
nu exista date referitoare la procentul de femei insarcinate si infectate viral.In acelasi timp,
gravidele decelate cu infectie, trebuie indrumate catre Centre tertiare de Gastroenterologie
pentru stadializarea bolii, stabilirea riscurilor nasterii si a profilaxiei transmiterii verticale,
prevenind astfel mortalitatea infantila si materna.In Institutul Clinic Fundeni, Centrul de
Gastroenterologie si Hepatologie, au fost evaluate numai 20 de paciente insarcinate in cursul
anului 2016.
Infectia cu virusurile hepatitice B si C, reprezinta o prioritate de sanatate publica in
Romania pe seama profilului epidemiologic nefavorabil al infectiei virale in populatie, a
incidentei formelor clinice de boala, dar si a potentialului evolutiv important catre patologii
hepatice cu grad inalt de severitate si letalitate, intens consumatoare de resurse.
In conditiile in care medicina inregistreaza progrese considerabile de la an la an, este
imperios necesar ca personalului medical sa i se ofere posibilitatea de a participa la
5
programe de formare profesionala.Formarea profesionala continua este considerata cea mai
eficienta modalitate de a facilita insusirea cunostintelor teoretice, dar in special a
abilitatilor practice de evaluare, diagnostic si tratament, precum si actualizarea
cunostintelor si perfectionarea continua a pregatirii profesionale.
Prin imbunatatirea competentelor medicilor din intreaga tara se poate imbunatati si
accesabilitatea pacientilor la tratament. Se doreste a se crea o imagine completa si corecta
asupra dimensiunii epidemiologice a infectiilor virale din Romania si asupra beneficiilor
vitale privind tratamentul antiviral.Prin presiunea combinata a pacientilor bine informati de
catre medici si a medicilor competenti, se poate crea premiza informarii factorilor de
decizie din sistemul sanitar pentru o alocare mai eficienta a resurselor disponibile in special
pentru a creste accesul pacientului cu hepatita la noile terapii antivirale.
ACTIVITATI
A2.1 Planificarea si derularea modulului de formare pentru medici de familie si medici
gastro/ medicina internia/ imagistica/ boli infectioase/ oncologie
METODOLOGIE DE FORMARE:
Metodologia de formare a personalului medical implicat in managementul pacientilor
infectati cronic cu virus hepatitic B si C va fi elaborata pornind de la structura practicilor
existente in alte state membre UE. Prin urmare, metodologia din cadrul proiectului va pune
la dispozitia medicilor participanti la programul de formare a unui pachet de cunostinte
teoretice si practice conceput si structurat prin adaptarea modelelor europene.
Modulele teoretice vor integra seturi de informatii/ reguli/ proceduri/ tehnici cu privire la
infectia cronica cu virusuri hepatice B si C. Aspecte care vor fi detaliate si urmarite pe
parcursul modulelor conform metodologiei de formare avizata in cadrul proiectului.
Modulele de curs teoretic si modulele practice vor contine informatii structurate in functie
de categorie de grup tinta careia se adreseaza: medici de familie si medici gastroenterologi/
medici internisti/ medici imagistica/ medici boli infectioase/ medici oncologi.
Activitatile de formare a personalului medical (medici) implicat in managementul pacientilor
diagnosticati cu infectii hepatice cronice vor fi autorizate de catre Colegiul Medicilor, iar
cursantii vor primi credite EMC dupa parcurgerea programului de formare. In paralel cu
demersul de acreditare a programului de formare, va fi demarata elaborarea procedurii de
selectie a grupului tinta. Aceasta procedura va respecta principiile transparentei si
nediscriminarii, al egalitatii de sanse indiferent de varsta, gen, rasa, origine etnica, origine
6
sociala, persoane dezavantajate. Procedura de selectie a membrilor grupului tinta va fi
facuta publica la nivelul unitatilor sanitare publice vizate si intregul personal medical va fi
informat in mod real despre beneficiile participarii in cadrul proiectului. Criteriul general
administrativ de selectie se bazeaza pe incadrarea in categoria de grup tinta eligibil conform
ghidului de finantare, respectiv medici de familie, medici gastroenterologi/ medici
internisti/ medici imagistica/ medici boli infectioase/ medici oncologi din institutii publice.
Dupa elaborarea procedurii, Solicitantul va organiza selectia propriu-zisa (depunerea
dosarelelor, evaluarea candidaturilor, anuntarea rezultatelor). Pe baza criteriilor de
evaluare si selectie mentionate in metodologia de selectie, Solicitantul va evalua fiecare
dosar in parte.
Vor fi selectati si implicati in A2.1: 170 medici rezidenti, specialisti si/sau primari din
categoria medicilor de familie si 240 de medici rezidenti, specialisti si/sau primari din
categoria medicilor cu activitate in gastroenterologie, medicina interna, imagistica
medicala, boli infectioase, oncologie angajati in institutii publice medicale din Romania.
Cursantii vor fi repartizati in grupe de aproximativ 20 de participanti pentru a facilita
identificarea, organizarea si distributia pe zone/ regiuni geografice.
Planificarea si desfasurarea efectiva a programului de formare se vor realiza in concordanta
cu metodologia de formare elaborata.
Vor fi organizate 20 de seminarii de formare si evaluare la nivel national, ce se vor desfasura
in sali de conferinta dotate cu echipamente necesare sustinerii cursurilor teoretice si
exemplificarilor practice. Fiecare seminar se va desfasura pe o perioada maxima de 3 zile.
Participantii isi vor insusi concepte teoretice cat si exemplificari practice, iar la finalul
parcurgerii intregului program vor fi testati pentru acordarea de credite EMC.
Subactivitatea A2.1 Planificarea si derularea modulului de formare pentru medici de familie
si medici gastro/ medicina internia/ imagistica/ boli infectioase/ oncologie va fi partial
subcontractata. Vor fi achizitionate serviciile de organizare a seminariilor de formare, 20
seminarii pentru aproximativ 21 participanti fiecare ce se vor desfasura in B-If si in regiuni,
in locatie hoteliera cu spatiu destinat conferintelor, vor fi asigurate servicii de cazare, masa
si pauze de cafea pentru participanti si echipa de proiect.
A2.2 Planificarea si derularea modulului de formare destinat medicilor de laborator si
medicilor microbiologi
7
METODOLOGIE DE FORMARE:
Metodologia de formare a personalului medical implicat in managementul pacientilor
infectati cronic cu virus hepatitic B si C va fi elaborata pornind de la structura practicilor
existente in alte state membre UE. Prin urmare, metodologia din cadrul proiectului va pune
la dispozitia medicilor participanti la programul de formare a unui pachet de cunostinte
teoretice si practice conceput si structurat prin adaptarea modelelor europene.
Modulele teoretice vor integra seturi de informatii/ reguli/ proceduri/ tehnici cu privire la
infectia cronica cu virusuri hepatice B si/ sau C. Aspecte care vor fi detaliate si urmarite pe
parcursul modulelor conform metodologiei de formare avizata in cadrul proiectului.
Modulele de curs teoretic si modulele practice vor contine informatii structurate in functie
de categoria de grup tinta careia se adreseaza: medici de laborator si medici microbiologi.
Vor fi selectati si implicati in A2.2: 40 medici rezidenti, specialisti si/sau primari din
categoria medicilor de laborator si medicolor microbiologi angajati in institutii publice
medicale din Romania.
Cursantii vor fi repartizati in grupe 2 de grupe de 20 participanti pentru a facilita
identificarea, organizarea si distributia pe zone/ regiuni geografice.
Planificarea si desfasurarea efectiva a programului de formare se vor realiza in concordanta
cu metodologia de formare elaborata
Vor fi organizate 2 de seminarii de formare si evaluare la nivel national, ce se vor desfasura
in sali de conferinta dotate cu echipamente necesare sustinerii cursurilor teoretice si
exemplificarilor practice. Fiecare seminar se va desfasura pe o perioada maxima de 3 zile.
Participantii isi vor insusi concepte teoretice cat si exemplificari practice, iar la finalul
parcurgerii intregului program vor fi testati pentru acordarea de credite EMC.
Subactivitatea A2.2 va fi partial subcontractata. Vor fi achizitionate servicii de organizare a
seminariilor de formare, 2 seminarii pentru aproximativ 20 participanti fiecare ce se vor
desfasura in B-If si/sau in regiuni, in locatie hoteliera cu spatiu destinat conferintelor, vor fi
asigurate servicii de cazare, masa si pauze de cafea pentru participanti si echipa de proiect.
8
SECTIUNEA 2 DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE
Operatorul economic va organiza seminarii de formare pentru una, maxim doua grupe
formate din aproximativ 20-21 de medici participanți/grupa. La fiecare seminar vor participa
totodata maxim 7 experți din echipa de implementare a proiectului din partea autorității
contractante și o persoana dedicata din partea operatorului economic (responsabil servicii
de organizare).
În total, la nivelul seminariilor de formare vor participa 426 de medici din grupul ținta, cu o
distribuție de 403 medici din spitalele publice/medici de familie din regiunile S, SV, SE, N,
NE, NV, C si respectiv 23 medici din spitalele publice/medici de familie din regiunea B-If.
Lista orașelor de desfășurare ale evenimentelor:
București;
Timișoara;
Cluj-Napoca;
Iași;
Constanța
Craiova.
Operatorul economic va trebui sa se incadreze in urmatoarele tarife maximale:
serviciu /descriere
pret
unitar cantitate zile /nopti
valoare maxima
fara TVA
Cursanți
(grup țină)
cazare
426 2
cina
426 2
dejun
426 2
coffee break
426 2
decontare transport cursanți
426 1 54,664.32
Experți
implementare
cazare
49 2
cina
49 2
dejun
49 2
coffee break
49 2
asistență și suport eveniment
426 1
TOTAL 637.464,22
Operatorul economic va trebui sa asigure pentru fiecare seminar sala de curs, cazarea și masa pentru participanți și experții din echipa de implementare în aceeași locație hotelieră.
9
Excepție de la această regulă este București, unde sala pentru desfășurarea seminariilor va fi pusă la dispoziție de autoritatea contractantă iar operatorul economic va trebui să asigure serviciile de masă în locația indicată iar cazarea participanților într-o locație hotelieră conform specificațiilor solicitate. 1. Servicii de cazare in regim single Cerințe obligatorii: Cazarea cursanţilor și experților din echipa de implementare se va face în hotel de 3 stele (***) sau echivalent, sau 4 stele cu camere în regim 3 (stele), cu capacitate de cazare aferentă numărului de participanți. Cazarea se va asigura în unităţi clasificate conform legislaţiei şi standardelor naţionale, acceptându-se unităţi de cazare aşa cum sunt cuprinse în Hotărârea Guvernului nr. 709/2009 privind clasificarea structurilor de primire turistice.
Participanții vor fi cazați în regim single şi vor include micul dejun tip buffet. Camerele vor îndeplini următoarele condiții minime:
suprafață minimă de 18 mp;
vor dispune de baie proprie;
vor fi dotate cu instalații de aer condiționat;
vor avea acces gratuit la wifi,
TV,
mini-frigider,
parcare.
Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hoteluri de către participanți (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, diferenta single double etc.) vor fi achitate individual, de fiecare participant, înainte de părăsirea locației. De asemenea, Autoritatea Contractantă nu va achita decât serviciile efectiv prestate, demonstrate prin diagramă de cazare. Autoritatea Contractantă:
va notifica operatorului economic orașul de desfășurare și numarul estimat de
participanți cu minim 30 zile calendaristice înainte de data efectivă a evenimentului,
10
cu excepția primelor două evenimente care se vor defășura în datele de 18-20 aprilie
2019 și 9-11 mai 2019 la București;
își rezervă dreptul de a transmite lista finală nominală de cazare cu 5 zile
calendaristice înainte de data efectivă a evenimentului.
În propunerea tehnică ofertantul va prezenta 3(trei) variante de cazare în București pentru seminariile din 18-20 aprilie 2019 și respectiv 9-11 mai 2019 ,care sa indeplineasca condițiile din caietul de sarcini, iar în cazul ofertei câștigătoare Autoritatea contractanta va stabili locatia finala pentru fiecare seminar în parte. Pentru restul seminariilor de formare organizate, în maxim 5 zile după notificarea din partea autorității contractante privind orașul de desfășurare, ofertantul castigator va prezenta 3(trei) variante de cazare din regiunea vizata, care sa indeplineasca conditiile din caietul de sarcini si cele din oferta tehnica declarata castigatoare,iar Autoritatea contractanta va stabili locatia finala.
Se vor achita numai camerele de hotel efectiv ocupate, în acest sens beneficiarul având obligaţia să notifice prestatorului numărul de camere ocupate cu cel puţin 5 zile calendaristicce înainte de data evenimentului. Plata se va face in urma incheierii unui Proces-Verbal de accepțănta a serviciilor prestate. Documentatia de plata va contine, in conformitate cu legislatia in vigoare, urmatoarele documente aferente fiecarei facturi emise:
- Notificarea/comanda beneficiarului;
- Factura fiscala;
- Diagrama de cazare ștampilată de unitatea hotelieră;
- Lista de prezentă a cursanților. 2. Servicii de masa Aceste servicii vor fi prestate pentru toată perioada derulării cursurilor în conformitate cu calendarul desfasurarii seminariilor de formare profesionala.
Specificatii minimale pentru DEJUN: Dejunul va fi organizat în sistem bufet si va include:
Aperitive reci (minim 5 tipuri ce vor conține pește, diverse feluri de brânză, legume, fructe și carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană.
Aperitive calde (minim 3 tipuri ce vor conține pește, carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană;
11
Garnituri (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Salate (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Desert (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 60 gr/persoană; Apă carbogazoasă/necarbogazoasă, 0,5 l/persoană; Sucuri naturale necarbogazoase 0,5 l/persoană. Cafea
Ofertanţii au obligaţia de a prezenta 3 variante orientative de meniu, cu gramaje per persoană. - Locaţia de predare/servire a mesei va fi la locatia de desfasurare a seminariilor de formare profesionala. Intervalul de timp pentru mese şi pauzele de cafea este flexibil şi poate fi schimbat in functie de orarul seminariilor. - Ofertanţii au obligaţia de a prezenta un meniu diversificat pentru fiecare zi a modulului de formare. Oferta va contine în mod obligatoriu gramajul fiecarui preparat. Specificatii minale pentru CINA: Cina va fi organizată, în sistem bufet suedez si va include:
Aperitive (minim 3 tipuri ce vor conține pește, carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană;
Fel principal (minim 3 tipuri ce vor conține pește, carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană;
Garnituri (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Salate (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Desert (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 60 gr/persoană; Apă carbogazoasă/necarbogazoasă, 0,5 l/persoană; Sucuri naturale necarbogazoase 0,5 l/persoană.
Ofertanţii au obligaţia de a prezenta 3 variante orientative de meniu, cu gramaje per persoană. - Locaţia de predare/servire a mesei va fi la locatia de desfasurare a seminariilor de formare profesionala. Intervalul de timp pentru mese şi pauzele de cafea este flexibil şi poate fi schimbat in functie de orarul seminariilor. - Ofertanţii au obligaţia de a prezenta un meniu diversificat pentru fiecare zi a modulului de formare. Oferta va contine în mod obligatoriu gramajul fiecarui preparat. Specificatii minale pentru COFFEE BREAK: Pentru pauzele de cafea, prestatorul va asigura următoarele tipuri de produse în cantități suficiente pentru numărul de participanți și în funcție de solicitarea autorității contractante:
Cafea
12
Apa minerala/ Apa plata Sucuri naturale necarbogazoase (minim 2 sortimente, ex.portocale, mar etc.) Selecție miniprajituri (minim 3 sortimente) Selecție de fructe proaspete sau fructe confiate,
- Locaţia de predare/servire a mesei va fi la locatia de desfasurare a seminariilor de formare profesionala. Intervalul de timp pentru mese şi pauzele de cafea este flexibil şi poate fi schimbat in functie de orarul seminariilor. Pauzele de cafea se vor asigura într-un spațiu adecvat, în incinta locației de desfășurare a evenimentului, cât mai aproape de sala unde vor avea loc lucrările acestuia. În timpul desfășurării cursului Prestatorul va asigura de asemenea și apă la sticle de 0,5 l pentru prezidiu si cursanti pe mesele de lucru. De asemenea, Autoritatea Contractantă nu va achita decât serviciile efectiv prestate, demonstrate prin lista de prezență semnată, in original, de către participanți. Plata se va face in urma incheierii unui Proces-Verbal de acceptanță a serviciilor prestate. Documentatia de plata va contine, in conformitate cu legislatia in vigoare, urmatoarele documente aferente fiecarei facturi emise: - Factura fiscala - Lista de prezenta a cursantilor și expertilor din echipa de implementare. Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, autoritatea contractanta rezervandu-si dreptul de a la respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme. Se vor asigura toate echipamentele si consumabilele necesare servirii: termos/ expresor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (pahare plastic/hartie), tacamuri. Oferta va contine in mod obligatoriu gramajul fiecarui preparat. În cazul în care locaţia ofertată nu îndeplineste cumulativ toate aceste condiţii, oferta respectivă va fi declarată neconformă. 3.Decontare transport participanti Se solicită servicii de decontare a cheltuielilor de transport pentru participanți.
Decontarea transportului dus-intors pentru participantii de la nivel local, ce pot proveni din
toate judetele, se va face pe baza ordinelor de deplasare emise de fiecare instituție sau pe
baza documentelor justificative (bilete de transport/bonuri de benzina etc.) in conformitate
cu HG nr.1860/21.12.2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si
13
institutiilor publice pe perioada delegării și detașării în alta localitate cu modificările și
completările ulterioare.
Documentele justificative pentru decontarea transportului cu microbuzul, feroviar, aerian
sau alte autovehicule destinate transportului de persoane:
Bilete/tichete de calatorie(in conditiile si plafoanele prevazute de dispozitiile legale
in vigoare) dus-intors;
Bilete de tren cls.II pentru distante de pana la 300km si cls.I pentru distanțe mai mari
de de 300km;
Bilete de autobuz/microbuz,conform tarifelor stabilite de aceste mijloace, datate și
stampilate;
Foaie de parcurs completata corespunzator de catre ofertant;
Documentele de transport dus-intors (bilete/tichete,bonuri benzina,bilete
tren,microbuz,etc.) trebuie sa corespunda cu datele seminarului.
Decontarea se va face în concordanță cu regulile de eligibilitate stabilite pentru justificarea
cheltuielilor cu transportul, în vederea participării la seminarii, traininguri, conferințe după
cum urmează:
Autoturism propriu
• Bon fiscal de combustibil (emis de o statie de carburant din localitatea de domiciliu
sau de pe traseul dintre aceasta si locația de desfășurare a seminarului) ștampilat, în limita
a 7,5 litri pe suta de km folosind calculatorul de distante www.distanta.ro,cu înscrierea pe
verso a numărului mașinii și a persoanei care efectuează deplasarea. Se deconteaza
combustibil normal
• Bonuri taxe autostradă, poduri
Transport cu avionul/trenul/navigație fluvială
• Biletele de călătorie/tichete/boarding pass
• Factura sau comandă
• Dovada plății a facturii sau comenzii (extras de cont, bon fiscal, etc)
Transport cu autocarul
• Factura externă sau internă (dacă este cazul)
14
In vederea decontarii cheltuielilor de transport ale participanților, Prestatorul va realiza
urmatoarele:
Va completa fisa de decontare pentru fiecare participant la sesiune/modul caruia i se
asigura decontarea transportului;
Va prelua de la participanti bilete/tichete de calatorie/bonuri combustibil/etc.;
Va completa un tabel centralizator (cu distante precompletate conform
www.distanta.ro) privind decontarea cheltuielilor de transport.
Participantii vor completa o fisa de decont; Prestatorul va colecta și verifica documentele
justificative, dupa care va achita cash fiecarui participant suma cuvenita în baza
documentelor și a legislației în vigoare.
Dupa decontarea si centralizarea tuturor cheltuielilor de transport ale participantilor pentru
fiecare seminar, se va intocmi factura fiscala aferenta raportului de activitate intocmit de
Prestator (ofertantul castigator) si aprobat de catre Autoritatea contractanta.
Prestatorul va asigura participantilor decontarea cheltuielilor de transport din banii proprii,
cheltuielile eligibile urmând a se factura către Beneficiar după finalizarea evenimentului.
Suma ce poate fi decontata aferenta cheltuielilor de transport pentru deplasarea la
seminariile de formare este de maxim 128,32 lei fara TVA/ cursant.
Numarul minim de persoane care trebuie sa se deplaseze la evenimente, din partea Prestatorului, trebuie sa fie de cel putin un responsabil servicii de organizare. Prestatorul va prezenta componenta echipei propusa pentru derularea contractului in cadrul ofertei tehnice, unde va evidentia si experienta profesionala a acestora in domeniul organizarii de evenimente. 4.Asistenta si suport eveniment Serviciile de asistență si suport eveniment vor include:
A.) Prezenta unui responsabil de servicii de organizare Persoana nominalizata de operatorul economic va trebui sa aibă experiență în organizarea/coordonarea de evenimente de formare minim un eveniment/ seminar/ curs/ conferință / congres. În acest sens se va depune CV-ul în format europass actualizat al responsabilului de servicii de organizare, însoțit de documente justificative ale experienței (copii contracte, adeverințe sau recomandari semnate de beneficiari publici sau privați care să demonstreze experiența în organizarea a minim un eveniment/ seminar/ curs/ conferință / congres în calitate de responsabil eveniment/coordonator sau organizator).
http://www.distanta.ro/
15
Prezența responsabilului de servicii de organizare va fi asigurata pe toata perioada de desfășurare a seminariilor începând cu prima zi a intrarii participanților și experților de implementare în locatie și pana la finalul seminarului și check-out acestora. Responsabilului de servicii de organizare va asigura suportul necesar derularii în condiții optime a evenimentului și va comunica permanent cu expertii de implementare și cursanții în vederea soluționării eventualelor situații/probleme apărute. Responsabilul de servicii de organizare va intocmi, colecta, centraliza și transmite în mod autoritatii contractante împreuna cu factura fiscală aferentă serviciilor realizate și urmatoarele documente:
Diagrama de cazare cu semnatura si stampila in original a unitatii hoteliere; Liste de prezenta la curs cu semnaturile participantilor și experților de implementare; Tabele de semnaturi ale participantilor cu privire la serviciile de masa; Ordine de deplasare ale participantilor cu stampila unitatii hoteliere si documente ce
atesta plata transportului (bonuri fiscale de carburant/ bilete de tren/ bilete transport rutier terestru);
Documentare fotografica a seminariilor realizate (minim 10 fotografii pentru fiecare sesiune);
Raport de activitate după încheierea fiecărui curs în parte; Alte documente cu referire la derularea seminariilor în conformitate cu prezenta
documentație. Responsabilul de servicii de organizare propus în cadrul ofertei tehnice va asigura desfășurarea evenimentelor pe toata durata acestora, și nu va putea fi schimbat decat în cazuri extreme și cu acordul Autoritatii contractante.
B.) Sala de conferinta/curs pentru organizarea sesiunilor de formare Solicitată doar pentru Timișoara, Iași, Cluj-Napoca, Constanța, Craiova, nu și pentru București unde va fi pusă la dispoziție de autoritatea contractantă. Aceasta trebuie sa fie situată în aceeași locatie hotelieră în care se va oferi cazarea și masa participanților. Caracteristici minimale sala de conferinta/curs:
Să aibă o capacitate de minim 50 locuri, Să permită reconfigurarea aranjamentului pentru activitatile practice tip classroom, Să dispună de o masa de prezidiu, Să fie dotata cu echipamente de sonorizare, Să fie dotata cu echipamente de video-proiectie (videoproiector minim 3000 lumeni si
ecran de proiectie minim 1800mm x 1800mm), Să dispună de un spatiu de recepție destinat primirii și inregistrării participanților, Să permită conexiunea la internet wireless pentru toti participantii (fara limitarea
numarului de aparate conectate simultan), Să dispună de flip-chart si marker (diverse culori),
16
Să dispună de o imprimanta multifunctionala cu functii de printare, scanare si copiere.
Să puna la dispozitia echipei de proiect un top (500 coli hartie A4) pentru fiecare seminar organizat.
C.) Transport participanți de la hotel la sala curs doar pentru seminariile desfășurate
în București. Observatii: În propunerea financiară, ofertantul va prezenta atât costurile unitare, cât și costurile totale pentru serviciile solicitate, ținînd cont de toate cheltuielile inerente organizării evenimentelor, inclusiv taxe. Plata serviciilor aferente pauzelor de cafea, cazare și masa aferente fiecărui eveniment va fi efectuată corespunzător cu numărul de persoane participante la evenimente și pentru care s-au prestat efectiv serviciile. Autoritatea Contractantă va anunța prestatorul (ofertantul câștigător) de orice modificare, înainte de data inițială de desfășurare a evenimentelor, în măsura în care aceste informații sunt cunoscute în timp util. Plăţile se vor face pe baza de documente în original. Facturile se achită în termenul stabilit prin contract. Raportul de activitate va descrie rezultatele obţinute pe parcursul evenimentului desfăşurat şi va înregistra detalii despre implementarea proiectului de natură tehnică, financiară şi administrativă. Raportul va fi transmis Autoritatii contractante, de catre Prestator, în termen de maxim 15 zile calendaristice după finalizarea activităţilor din cadrul proiectului. Raportul trebuie să cuprindă o parte narativă şi o secţiune financiară. Secţiunea financiară trebuie să conţină detalii privind costurile pe tipuri de cheltuieli și documentele justificative pentru verificarea cheltuielilor. Plăţile se vor face pe baza următoarelor documente obligatorii, în original:
Factură emisă de Furnizorul serviciilor; Proces verbal de recepție al serviciilor aprobat de către beneficiar. Raport de activitate după încheierea fiecărui curs în parte. Tabel centralizator/diagrama de cazare cu mentionarea numelor tuturor persoanelor
cazate, a duratei cazarii. Borderou/listă de prezență completată și semnată de către participanți pentru fiecare
curs. Borderou/lista participanti de prezenta masa. Centralizator de decont semnat de fiecare participant căruia i s-a decontat
transportul, pentru fiecare curs, impreuna cu biletele/boarding pass-uri, bonuri de combustibil, bonurile fiscale, fișele de decont aferente fiecarui participant.
Facturile se achită în termenul stabilit prin contract.
17
Autoritatea Contractantă va efectua plata conform procedurilor specifice decontării cheltuielilor proiectelor finanțate POCU. Toate rapoartele, datele, materialele produse de Furnizor în cadrul acestui contract vor constitui proprietatea Beneficiarului contractului.
Specificatiile tehnice care indica o anumita origine, sursa, productie,un procedeu special,o
marca de fabricatie sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de fabricatie, sunt
mentionate doar pentru identificarea cu usurinta a tipului de produs si a caracteristicilor si
parametrilor pentru acestea, necesare de altfel in cadrul activitatilor de formare din cadrul
Insitutului nostru si nu au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici
sau anumitor produse, aceste specificatii vor fi considerate ca avand mentiunea sau
echivalent.
INTOCMIT,
Echipa de implementare
Coordonator formare medicala - Gastroenterologie si Medicina interna,
Prof.Dr. Mircea DICULESCU
Responsabil national curicula formare VHC,
Sl.Dr. Maria Speranta IACOB
Responsabil national curicula formare VHB,
Sl.Dr. Razvan Andrei IACOB
Expert studiu standardizat si protocoale,
Dr. Iulia SIMIONOV
Expert dezvoltare competente medicale - Imagistica,
Prof.Dr. Ioana-Gabriela LUPESCU
Expert dezvoltare competente medicale – Radiologie interventionala,
Dr. Cristian-Mugur GRASU
