IV. Managementul execuției
Schimbări
cauze
Idee inițială se poate modifica odată cu înaintarea proiectului
Pot fi cerute de client
Pot afecta
Data de terminare
Costul proiectului
IV. Managementul execuției
Schimbări Management
Modificarea trebuie să fie controlată Nicio schimbare nu trebuie făcută fără utlizarea procesului de control al
schimbării
Fiecare modificare trebuie evaluată în termenii impactului ei asupra proiectului
Determină creșterea timpului ?
Bugetului necesar ? Nivelul de risc ?
Schimbarea trebuie acceptată numai dacă clientul este de acord cu ea, după ce mai întâi i-a înțeles impactul asupra proiectului
Controlul necorespunzător este o cauză frecventă a eșecului unui proiect
Începerea proiectului
Managerul de proiect
Are o ultimă discuție cu clientul
Confirmarea definirii proiectului
Clarificarea implicațiilor planului
Clientul trebuie să fie conștient de
Cost (inclusiv rezerva)
Durată (inclusiv rezerva)
Confirmarea accesului la resursele necesare
Începerea proiectului
Managerul de proiect Dă un impuls echipei
Fiecare membru al echipei trebuie să știe Ce rol are în proiect și ce misiuni trebuie să efectueze
Când trebuie să termine misiunea
La ce resurse va avea acces pt a-și îndeplini misiunea
Cum vă așteptați să vă țină la curent cu progresul misiunii
Întreabă pe toți membrii echipei despre orice probleme, preocupări, idei și sugestii
Adună echipa și explică definirea și planulproiectului
Planificarea unei zile de lucru
Managerul de proiect
Care sunt lucrurile care generează în prezent obstacolele cele mai mari ?
Care elemente au probabilitatea cea mai mare de a cauza probleme în viitor ?
Care acțiuni cosntituie responsabilitatea managerului ?
Care sunt lucrurile cele mai importante ce trebuie rezolvate acum ?
Planificarea unei zile de lucru
Managerul de proiect
Lucrurile ce trebuie făcute, odată identificate, trebuie ordonate potrivit
Priorităților
Problemelor care apar zilnic
Nu este răspunzător în mod personal pt toate detaliile
Este răspunzător de
derularea tuturor acțiunilor necesare
Îndeplinirea misiunilor de către membrii echipei
Strângerea informațiilor și rapoartelor
Managerul de proiect
Depune efort pt culegerea informațiilor de la persoanele cu care lucrează astfel încât să fie capabil de a acționa în mod eficient
Unele informații parvin zilnic, prin interacțiunea cu ceilalți membrii ai echipei
Strângerea informațiilor și rapoartelor
Managerul de proiect Organizează săptămânal o ședință oficială de actualizare a datelor
Odată pe săptămână
Cât mai scurtă posibil
Fiecare membru al echipei Ce a făcut săptămâna trecută ?
A fot o acțiune conform planului ?
Ce a produs această acțiune ?
Ce intenționează să facă săptămâna viitoare ?
Corespunde această acțiune cu planul proiectului ?
Au apărut
Probleme
Riscuri
Schimbări
Ce progrese s-a făcut în privința
Problemelor
Riscurilor
Schimbărilor
Strângerea informațiilor și rapoartelor
Managerul de proiect Organizează săptămânal o ședință oficială de actualizare a
datelor
După ședință îl informează pe client Datele se adună de la toate persoanele din echipă, dar
clientului i se oferă doar informațiile esențiale Stadiul general al proiectului
Suntem în grafic ? Ce se va întreprinde pt a readuce proiectul în grafic Opinia actuală a managerului asupra rezultatului probabil al
proiectului Se trec în revistă
Realizările din săptămâna trecută Realizările prevăzute pt săptămâna viitoare
Deciziile care sunt necesar de luat de către client Ex: aprobări ale schimbărilor
Strângerea informațiilor și rapoartelor
Managerul de proiect Organizează săptămânal o ședință oficială de
actualizare a datelor
După ședință îl informează pe client
Întocmește un raport simplu de progres Maximum o pagină A4
Oferă clientului toate informațiile de care are nevoie pt a cunoaște stadiul proiectului
Clientul nu trebuie supra-încărcat cu informații detaliate Trebuie să creeze o imagine reală a stadiului proiectului
Să evite apariția de surprize dacă există probleme
Să dea încredere clientului că proiectul se află pe mâini bune
Monitorizarea și managementul
proiectului
Managerul de proiect monitorizează continuu progresul proiectului
Determinarea misiunilor care au fost și care ar fi trebuit să fie încheiate
Suntem sau nu în grafic ? Sunt tendințe de îngrijorare ?
Ce impact are întârzierea apărută ? Misiunile întârziate sunt pe drumul critic ?
Cât de mult s-a întârziat ? De cât timp e nevoie pt a reveni în grafic ? Este posibil ca rezerva de timp să fie depășită ?
Ce opțiuni există pt recuperarea timpului ?
Care este cea mai bună opțiune ?
recomandări
Impulsionați necontenit progresul
Există zile în care proiectul înaintează mai greu, fie din
cauza vreunei dificultăți, fie din cauza scăderii motivației.
Ca manager de proiect trebuie să vă asigurați că proiectul
există tot timpul. Un manager neatent poate declanșa o
tendință spre întârzierea proiectului
Monitorizarea și managementul
proiectului
Recuperarea întârzierilor Impulsionați echipa să termine mai repede misiunile ulterioare
Cea mai simplă metodă
Nu e posibilă 100% întotdeauna, eficientă la recuperări mici, câteva zile
Acceptați întârzierea și folosiți o parte din rezervă Prima dată se verifică dacă nu există altă modalitate de a recupera
Suplimentați resursele Există riscul de a transforma întârzierea într-o nevoie de buget suplimentar
Examinați alte posibilități de a realiza acțiunile dorite Există misiuni care pot fi scurtate ?
Poate fi eliminată vreo dependență, astfel ca misiunile să poată fi terminate mai devreme ?
Modificați proiectul Prin reducerea anvergurii, proiectul poate fi terminat mai repede
Necesită aprobarea clientului ! – preferați să întârziem proiectul sau să-l predăm la timp dar cu rezulate mai puține ?
Nu faceți nimic Întârzierea este acceptată pur și simplu
recomandări
Probleme ce par de nerezolvat
Încercați să gândiți în moduri diferite
Cereți soluții tuturor celor din echipă
Un bun manager de proiect abordează problemele de
tipul misiunilor întârziate cu atitudinea celui care știe că
întotdeauna există o soluție și caută în mod efectiv s-o
găsească și să o implementeze
Identificarea și rezolvarea
problemelor
La începutul proiectului trebuie să existe foarte puține probleme
Dacă ele există atunci ele trebuie menționate ca atare în Definirea proiectului
Succesul într-un proiect nu înseamnă să nu ai probleme, ci să realizezi proiectul în pofida lor !
Raportarea problemelor
trebuie făcută de orice membru al echipei
La ședința săptămânală întrebați echipa dacă există probleme
Trebuie făcută imediat
Problemele trebuie consemnate într-un jurnal specific
Identificarea și rezolvarea
problemelor
Pt fiecare problemă Care este problema ?
Când a fost identificată ?
Ce impact are asupra proiectului ?
Cine o va rezolva ? – proprietarul problemei
Ce se va întreprinde pt soluționarea problemei ?
termenul de timp în care se rezolvă ?
Când va fi următoarea actualizare privind progresul înregistrat în rezolvarea problemei ?
Este o problemă deschisă (continuă să fie actuală) sau este una închisă (a fost rezolvată)