7/25/2019 Iso 19011 Trad
1/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR
DE MANAGEMENT
1. Domeniu
ISO 19011 este un ghid pentru principiile auditului, managementul programelor de audit,conducerea auditurilor sistemelor de management al calitii (SMC) i de management de
mediu (SMM), precum i pentru competena auditorilor sistemelor de management alcalitii (SMC) i de management de mediu (SMM).
Standardul se aplic n toate organizaiile n care se desfoar i sunt conduse audituriinterne sau externe ale sistemelor de management al calitii (SMC) i/sau de managemental mediului (SMM).
Este posibil aplicarea cerinelor ISO 19011 i la alte tipuri de audit, dar n acest caztrebuie clar definite competenele membrilor echipei de audit, pentru fiecare situaie nparte.
2. Referine normative
ISO 9000:2000, Sisteme de management al calitii Principii de baz i vocabular
ISO 14050:1998 Managementul de mediu Vocabular.
3. Termeni i definiii
Se aplic termenii i definiiile din ISO 9000:2000 i ISO 14050:1998.
Exemple:
1.1.Audit proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii dedovezide audit(3.3.) i evaluarea lor cu obiectivitate, pentru a determina msura n caresunt ndeplinitecriteriile de audit(3.2.).
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 1/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
2/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
1.2. Criterii de audit ansamblu de politici, proceduri sau cerine, utilizate ca oreferin.
1.3. Dovezi de audit nregistrri, declaraii ale faptelor sau alte informaii, care suntrelevante n raport cucriteriile de audit(3.2.) i verificabile.
1.4. Constatri ale auditului rezultatele evaluriidovezilor de auditcolectate (3.3.),n raport cucriteriile de audit(3.2.).
1.5. Concluzii ale auditului rezultatele unuiaudit(3.1.) furnizate deechipa de audit(3.10.) dup luarea n considerare a obiectivelor auditului i a tuturorconstatrilorde audit(3.4.).
1.6. Clientul auditului organizaie sau persoan care solicit unaudit(3.1.).
1.7.Auditat organizaie care este auditat.
1.8.Auditor persoan care arecompetena(3.14.) de a efectua unaudit(3.1.).
1.9. Echip de audit unul sau mai muliauditori(3.8.) care efectueaz unaudit(3.1.), cu sprijinul unorexperi tehnici(3.10.), atunci cnd este necesar.
1.10.Expert tehnic persoan care furnizeazechipei de audit(3.9.) cunotine sauexperien profesional specific n legtur cu subiectul auditat.
1.11.Program de audit ansamblu de unu sau mai multeaudituri(3.1.) planificate peun anumit interval de timp i orientate spre un scop anume.
1.12.Plan de audit descrierea activitilor la faa locului i a pregtirilor pentruaudit(3.1.).
1.13.Domeniul auditului extinderea i limiteleauditului(3.1.).
1.14.Competen abilitatea demonstrat de a aplica cunotine i aptitudini.
4. Principiile auditului
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 2/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
3/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
ncrederea n aplicarea unor principii face din audit un instrument eficient i sigur pentrupoliticile de management i control, furniznd informaii prin prelucrarea croraorganizaia i poate atinge obiiectivul de mbuntire continu a performanelor.
A. Principii de auditare referitoare la auditorii nii:
1.Conducerea etic fundamentul profesionalismului.
ncrederea, integritatea, confidenialitatea i discreia sunt eseniale pentru audit.
2.Prezentarea corect obligaia de a raporta adevrat, exact i corect.
Constatrile auditului, concluziile auditului i rapoartele de audit reflect adevrat, exacti corect activitile de audit. Sunt raportate toate obstacolele semnificative ntlnite pe
parcursul auditului i nerezolvate sau opiniile divergente ntre echipa de audit i auditat.
3.Atenia profesional cuvenit aplicarea n audit a srguinei i judecii. Auditoriiacord atenie importanei sarcinii pe care o au i ncrederii care le-a fost acordat dectre clienii auditului i alte pri interesate. Condiia obligatorie este aceea de a aveacompetena necesar.
B.Principii de auditare referitoare la proces:
1)Independena baza imparialitii i obiectivitii concluziilor auditului.
Auditorii sunt independeni de activitatea auditat i liberi de orice constrngeri iconflicte de interese. Auditorii i menin obiectivitatea n procesul de audit, dnd asigurric constatrile i concluziile auditului se bazeaz numai pe dovezi.
2)Dovad baza raional a formulrii sigure i reproductibile a concluziilor auditului, ntr-un proces de audit sistematic.
Dovezile de audit sunt verificabile, sprijinindu-se pe informaii disponibile, deoareceauditul se desfoar ntr-o perioad de timp finit i cu resurse determinate. Colectareaadecvat a informaiilor este n strns legtur cu ncrederea care poate fi acordatconcluziilor auditului.
5. Conducerea programului de auditR. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 3/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
4/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
n funcie de dimensiunea, natura i complexitatea organizaiei care trebuie auditat,programul de audit poate cuprinde unul, cteva sau mai multe audituri i audituricomune (atunci cnd dou sau mai multe organizaii de audit coopereaz pentru a audita
n comunun singur auditat) sau combinate (atunci cnd sistemele de management ale
calitii i ale mediului suntauditate mpreun).
O organizaie i poate elabora mai multe programe de audit. Conducerea de cel mai naltnivel a organizaiei acord/are autoritatea conducerii programului de audit i trebuie:
a)s defineasc obiectivele i ntinderea programului de audit;
b)s defineasc responsabilitile, resursele i procedurile;
c)s asigure implementarea programului de audit;
d)s monitorizeze, s analizeze i s mbunteasc programul de audit i
e)s asigure c sunt meninute nregistrrile corespunztoare pentru programul de audit.
Figura 1prezint aplicarea ciclului PDCA (Planific-Efectueaz-Verific-Acioneaz) laconducerea unui program de audit.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 4/34
Autoritatea pentru programulde audit (5.1.)
Definirea programului deaudit (5.2., 5.3.)
-obiective/ntindere
- responsabiliti- resurse
Implementarea programuluide audit (5.4., 5.5.)
- evaluare auditori- numirea echipelor de audit
-conducerea activitilor deaudit
Competenaauditorilor (7)
Planific
Efectueaz
7/25/2019 Iso 19011 Trad
5/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Figura 1- Ilustrarea aplicrii cicluluiPDCA(Planific-Efectueaz-Verific-
Acioneaz) la conducerea unui program de audit
NOTE:
1.Numerele din paranteze reprezint cerinele referenialului.
2.Cnd ntr-o organizaie exist att un sistem de management al calitii (SMC), ct iun sistem de management de mediu (SMM) trebuie s se specifice dac programul deaudit cuprinde audituri combinate, situaie n care se va acorda o atenie specialcompetenei echipei de audit.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 5/34
Monitorizarea i analizaprogramului de audit
(5.6.)- identificarea oportunitilor
mbuntireaprogramului de
audit (5.6.)
Activitile deaudit (6)
Verific
Acioneaz
7/25/2019 Iso 19011 Trad
6/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
3.Dou sau mai multe organizaii de auditare pot coopera n cadrul unui audit comun, caparte a programului lor de audit. n aceast situaie, naintea nceperii auditului se vasemna ntre organizaii un protocol, care menioneaz clar mprirearesponsabilitilor, prevederea resurselor suplimentare i competena suplimentar aechipei de audit n evaluarea procedurilor.
5.2. Obiectivele i ntinderea programului de audit
5.2.1. Obiectivele programului de auditiau n considerare:a)prioritile managementului;b)inteniile comerciale;
c)cerinele sistemului de management;d)cerinele reglementare i contractuale;e)necesitatea evalurii furnizorului;f) cerinele clientului;g)nevoile prilor interesate;h)riscurile posibile.
Exemple de obiectiveale programului de audit:a)respectarea cerinelor de certificare fa de un referenial al sistemului de management;b)asigurarea conformitii cu cerinele contractuale;c)furnizarea i meninerea ncrederii n capabilitatea furnizorului.
5.2.2.ntinderea programului de audit
ntinderea programului de audit este n funcie de:
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 6/34
Exemple de programe de audit:
Conducerea unui program de audit cuprinde planificarea adecvat, prevederea resurselor istabilirea procedurilor de conducere a auditului.
Programele de audit conin:
a)serii de audituri interne, acoperind ntregul sistem de management al calitii pe totanul curent;
b)audituri de certificare/nregistrare i supraveghere, conduse de un organism decertificare/nregistrare de ter parte, asupra unui sistem de management de mediu
(SMM), ntr-o perioad convenit contractual ntre organismul de certificare i client;
7/25/2019 Iso 19011 Trad
7/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
a)domeniul, obiectivele i durata fiecrui audit;b)frecvena auditurilor;c)dimensiunea, natura i complexitatea organizaiei auditate;d)numrul, importana, complexitatea, similitudinile i localizrile activitilor de auditat;e)cerine de standard, de reglementare i contractuale i alte criterii de audit;f) necesitatea acreditrii sau certificrii/nregistrrii;
g)rezultatele auditurilor anterioare sau ale analizelor programelor de audit anterioare;h)publicaii lingvistice, culturale i sociale;i) preocuparea prilor interesate;j) schimbri semnificative n organizaie sau n funcionarea sa.
5.3. Responsabilitile, resursele i procedurile programului de audit
5.3.1. Responsabilitile
Responsabilitatea conducerii unui program de audit se atribuie uneia sau mai multor
persoane care cunosc principiile de audit, competen auditori i utilizarea tehnicilor deaudit. Acestea trebuie s posede abiliti de management, precum i capabilitatea de anelege tehnicile i beneficiile relevante pentru activitile de auditat.
Persoanele investite cu responsabilitatea conducerii programului de audit trebuie:a)s defineasc, s implementeze, s monitorizeze, s analizeze i s mbunteascprogramul de audit;
b)s identifice i s asigure resursele necesare programului de audit.
5.3.2. Resursele
n identificarea resurselor necesare programului de audit se iau n considerare:a)resursele financiare pentru dezvoltarea, implementarea, conducerea i mbuntireaactivitilor de audit;
b)tehnicile de audit;c)procesele de formare i meninere a competenei auditorilor i mbuntireaperformanelor auditorilor;
d)disponibilitatea auditorilor i a experilor tehnici, a cror competen este adecvatobiectivelor fiecrui audit n parte;
e)durata auditurilor;f) timpul alocat deplasrilor, cazrii i altor necesiti de audit.
5.3.3. Procedurile
Trebuie elaborate procedurile programului de audit. Acestea trebuie s conin:a)programarea i planificarea auditurilor;b)asigurarea competenei auditorilor i a liderilor echipei de audit;c)alegerea echipelor de audit corespunztoare;d)conducerea auditurilor;e)conducerea auditurilor de urmrire;
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 7/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
8/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
f) meninerea nregistrrilor programului de audit;g)monitorizarea realizrii i mbuntirea programului de audit.
5.4. Implementarea programului de audit
Implementarea programului de audit se refer la:
a)comunicarea programului de audit ctre prile relevante;b)coordonarea i planificarea audituilor i a altor activiti din programul de audit;c)elaborarea i meninerea procesului de evaluare iniial a auditorilor i a evaluriidinamice (din mers) a necesitilor de instruire i dezvoltare profesional continu aauditorilor, n conformitate cu cerinele 7.5. i 7.6.;
d)numirea echipelor de audit;e)punerea la dispoziia echipelor de audit a resurselor solicitate;f) conducerea auditurilor n conformitate cu programul de audit;g)controlul nregistrrilor rezultate din activitile de audit;
h)analiza i aprobarea rapoartelor de audit i difuzarea acestora ctre clientul auditului ialte pri interesate;
i) realizarea auditurilor de urmrire, dac este cazul.
5.5. nregistrrile programului de audit
nregistrrile trebuie meninute pentru a demonstra implementarea programului de audit,trebuie controlate i trebuie s includ:
a)nregistrri pentru fiecare audit n parte, cum ar fi:
-planuri de audit;
- rapoarte de audit;- rapoarte de neconformiti i- rapoarte de aciuni corective i preventive;
b)rezultatele analizei programului de audit;
c)nregistrrile referitoare la personalul utilizat n audituri, cum ar fi:- evaluarea auditorilor;- alegerea echipei de audit i- instruire.
5.6. Monitorizarea i analiza programului de audit
Implementarea programului de audit trebuie monitorizat i analizat la intervale regulate,pentru evaluarea atingerii obiectivelor propuse i n vederea identificrii oportunitilor dembuntire.
Monitorizareautilizeazindicatori de performancare msoar, de exemplu:
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 8/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
9/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
- abilitatea echipelor de audit de a implementa planurile de audit;- conformitatea cu planificrile i programele de audit;- feedback din partea clienilor auditului, auditailor i auditorilor;- timpul necesar nchiderii aciunilor corective din programul de audit.
Analiza programului de audittrebuie s ia n considerare, de exemplu:
a)rezultatele i tendinele rezultate din monitorizare;b)conformitatea cu procedurile;c)nevoile de dezvoltare i ateptrile prilor interesate;d)nregistrrile auditului;e)practici de audit noi sau alternative;f) consecven ntre echipele de audit.
Rezultatele analizelor programelor de audit pot conduce la aciuni corective i preventive,
precum i la mbuntirea programului de audit.
6. Activiti de audit
6.1. Generaliti
Aceast cerin se constituie ntr-un ghid pentru conducerea auditurilor sistemelor demanagement al calitii i/sau ale sistemelor de management de mediu.
Figura 2red fluxul activitilor de audit.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 9/34
Iniierea auditului(6.2.)numirea conductorului echipei de audit;definirea obiectivului, domeniului i a criteriilor;determinarea fezabilitii auditului;stabilirea echipei de audit;stabilirea contactului iniial cu auditatul.
Conducerea analizei documentelor(6.3.)- Analiza documentelor relevante ale sistemuluide management, inclusiv a nregistrrilor ideterminarea adecvanei acestora.
7/25/2019 Iso 19011 Trad
10/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 10/34
Pregtirea activitilor de audit la faa locului(6.4.)- pregtirea planului de audit;- atribuirea sarcinilor echipei de audit;-
Pregtirea, aprobarea i difuzarea raportului deaudit(6.6.)- pregtirea raportului de audit;
Conducerea activitilor de audit la faa locului(6.5.)- conducerea edinei de deschidere;- comunicarea pe parcursul auditului;- rolurile i responsabilitile conductorilor iobservatorilor;
- colectarea i verificarea informaiilor;- generarea constatrilor auditului;- pregtirea concluziilor auditului;
Finalizarea auditului(6.7.)pstrarea documentelor;finalizarea auditului.
7/25/2019 Iso 19011 Trad
11/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Figura 2 Activitile de audit
Dup ncheierea unui audit se pot desfura aciuni de urmrire, care nu sunt consideratedrept parte a auditului dect dac sunt cuprinse n planul de audit.
6.2. Iniierea auditului
6.2.1. Numirea liderului echipei de audit
Liderul echipei de audit trebuie s fie numit de ctre persoanele care au responsabilitateaconducerii programului de audit.Atunci cnd se realizeaz un audit comun este foarte important existena unei nelegerintre organizaiile de auditare nainte de nceperea auditului, n privina responsabilitilorspecifice fiecrei organizaii n parte, n special n ceea ce privete autoritatea lideruluiechipei de audit.
6.2.2. Definirea obiectivelor, domeniului i criteriilor de audit
Obiectivele auditului trebuie definite de ctre clientul auditului. Domeniul i criteriile deaudit trebuie definite ntre clientul auditului i liderul echipei de audit, n conformitate cuprocedurile programului de audit. De asemenea trebuie agreate ntre pri toatemodificrile aprute n obiectivele, domeniul sau criteriile auditului.
Obiectivele audituluidefinesc ce trebuie realizat pe parcursul auditului i se refer la:
a)determinarea domeniului de conformitate a sistemului de management al auditatului
sau a unei pri a acestuia, pe baza criteriilor de audit;b)evaluarea capabilitii sistemului de management de a fi conform cu cerinelecontractuale i de reglementare;
c)evaluarea efectivitii sistemului de management n realizarea obiectivelor specificatesau
d)identificarea zonelor de mbuntire posibil a sistemului de management.
Domeniul auditului descrie ntinderea i limitele auditului, cum ar fi: unitileorganizatorice, activitile i procesele de auditat i durata auditului. Criteriile de audit pot
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 11/34
Conducerea auditului de urmrire(6.8.)
7/25/2019 Iso 19011 Trad
12/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
include politici aplicabile, proceduri, standarde, legi i reglementri, cerine ale sistemuluide management, cerine contractuale etc.
Liderul echipei de audit trebuie s asigure c obiectivele, domeniul, criteriile de audit icomponena echipei sunt adecvate naturii auditului, n cazul realizrii unui auditcombinat.
6.2.3. Determinarea fezabilitii auditului
n stabilirea fezabilitii auditului, conductorul programului de audit trebuie s ia nconsiderare:a)informarea corespunztoare i complet pentru planificarea auditului;b)disponibilitatea pentru cooperare adecvat a auditatului;c)disponibilitatea de timp i resurse adecvate.Atunci cnd auditul nu este fezabil, responsabilul programului de audit i propuneclientului auditului o alternativ, de comun acord cu auditatul.
6.2.4. Stabilirea echipei de audit
Dac auditul este declarat fezabil, este numit o echip de audit. Dac este disponibil unsingur auditor, acesta trebuie s cumuleze i sarcina de lider al echipei de audit.n decizia privind dimensiunea i componena echipei de audit se va acorda atenieurmtoarelor aspecte:a)obiectivelor auditului, domeniului, criteriilor i duratei estimate a auditului;b)tuturor competenelor echipei de audit necesare atingerii obiectivelor auditului;c)cerinelor organismelor de acreditare/certificare, dac este cazul;d)asigurrii independenei echipei de audit fa de activitile de auditat i evitareaconflictului de interese;
e)abilitatea membrilor echipei de audit de a interaciona efectiv cu auditatul i de a lucrampreun;
f) limbajul auditului i nelegerea caracteristicilor sociale i culturale, fie pe bazapropriilor aptitudini, fie cu ajutorul expertului tehnic.
Paii procesului de asigurare a competenei integrale a echipei de audit sunt urmtorii:1)identificarea cunotinelor i aptitudinilor necesare atingerii obiectivelor auditului;2)alegerea membrilor echipei de audit, astfel nct echipa de audit s cumuleze toatecunotinele i aptitudinile necesare.
Cerina 7.6. se va utiliza n alegerea echipei de audit. Dac nu sunt acoperite toatecompetenele necesare, se poate apela la experi tehnici, care i vor desfura activitateasub conducerea unui auditor.
6.2.5. Stabilirea contactului iniial cu auditatul
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 12/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
13/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Acest contact poate fi informativ sau formal i trebuie stabilit de responsabilii pentruconducerea programului de audit sau de liderul echipei de audit. Scopul contactului iniialcu auditatul este:a)stabilirea canalelor de comunicare;b)furnizarea informaiilor despre reperele orare i componena echipei de audit;c)solicitarea de acces la documentele relevante, inclusiv nregistrri;
d)determinarea regulilor de securitate la faa locului aplicabile;e)pregtirea auditului;f) nelegere reciproc a necesitii prezenei unor persoane nsoitoare, cum ar fiobservatorii sau ghizii echipei de audit.
6.3. Conducerea analizei documentelor
naintea auditului la faa locului, documentaia auditatului trebuie analizat pentru adetermina conformitatea sistemului documentat cu criteriile. Documentaia poate coninedocumentele i nregistrrile relevante pentru sistemul de management, precum i
rapoartele de audit anterioare. Analiza trebuie s ia n considerare dimensiunea, natura icomplexitatea organizaiei, precum i obiectivele i domeniul auditului. Poate fi necesar ovizit preliminar la auditat, pentru a obine completa informaiile disponibile.
Dac documentaia nu este adecvat, liderul echipei de audit trebuie s informeze clientulauditului, responsabilii cu conducerea programului de audit i auditatul.
6.4. Pregtirea pentru activitile la faa locului
6.4.1. Pregtirea planului de audit
Planul de audittrebuie s conin sau s descrie:
a)obiectivele auditului;b)criteriile de audit i documentele de referin;c)domeniul, inclusiv identificarea organizatoric, unitile funcionale i procesele deauditat;
d)datele i locurile n care se vor desfura activitile de audit;e)timpul estimat i durata activitilor de audit la faa locului, inclusiv edinele cumanagementul auditatului i edinele echipei de audit;
f) rolurile i responsabilitile membrilor echipei de audit i ale persoanelor nsoitoare;g)alocarea resurselor corespunztoare n zonele critice ale auditului.
De asemenea, planul de audit mai conine:
h)identificarea reprezentantului auditatului pentru audit;i) limbajul de lucru i de raportare a auditului, acolo unde acesta difer de limbaauditorului i/sau auditatului;
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 13/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
14/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
j) subiectele raportului de audit, formatul i structura, data elaborrii i data difuzrii;k)pregtiri logistice (delegaii, faciliti etc.);l) confidenialitate.
6.4.2. Stabilirea sarcinilor echipei de audit
Liderul, n consens cu echipa de audit trebuie s-i atribuie fiecrui membru al echipei deaudit responsabiliti pentru auditarea proceselor de management de sistem, funciunilor,locurilor, zonelor sau activitilor, corespunztoare competenelor fiecruia. Acesteresponsabiliti trebuie s in cont de cerinele de independen, competen a auditorilori utilizarea efectiv a resurselor, precum i de rolurile i responsabilitile caauditor,auditor n formare i expert tehnic. n timpul auditului pot interveni modificri nsarcinile atribuite membrilor echipei, n vederea realizrii obiectivelor auditului.
Membrii echipei de audit trebuie s analizeze informaiile relevante pentru sarcinile care le-au fost atribuite i s pregteasc documentele de lucru necesare acestor sarcini.
6.4.3. Pregtirea documentelor de lucru
Documentele de lucru trebuie s fie pregtite i utilizate de ctre echipa de audit dreptreferine i nregistrri ale auditului i pot include:a)chestionare/checklists i planuri prelevare pentru audit;b)formulare pentru nregistrarea informaiei, cum ar fi dovezile-suport, constatri ale
auditului i nregistrri ale edinelor.
Utilizarea chestionarelor/checklists i a formularelor nu trebuie s restrng ntindereaacelor activiti ale auditului care se pot schimba ca urmare a informaiilor colectate peparcursul auditului.
Documentele de lucru, inclusiv nregistrrile rezultate din utilizarea acestora trebuie s fiepstrate, cel puin pn la finalizarea auditului. Modul de pstrare a documentelor dupfinalizarea auditului este descris n cap. 6.7.1. Acele documente care implic informaiiconfideniale sau aflate sub incidena dreptului de proprietate trebuie s fie permanentprotejate de ctre membrii echipei de audit.
6.5. Conducerea activitilor de audit la faa locului
6.5.1. Conducerea edinei de deschidere
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 14/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
15/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
edina de deschidere trebuie desfurat n prezena conducerii auditatului sau, dac seconsider necesar, a funciilor responsabile pentru procesele sau funciunile care vor fiauditate. Scopul edinei de deschidere este de a:
a)analiza planul de audit;
b)realiza un sumar al activitilor de audit care vor fi desfurate;
c)confirma canalele de comunicare;
d)da auditatului ocazia de a pune ntrebri.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 15/34
Ghid practic edina de deschidere
n multe situaii, de exemplu auditurile interne din organizaiile mici, edina de deschidere poateconsta n anunarea datei auditului i explicarea naturii acestuia.
Pentru alte situaii de audit, edina trebuie s fie oficial i trebuie s fie pstrate nregistrrileparticipanilor la aceasta. edina de deschidere trebuie s fie condus de ctre liderul echipei deaudit.
La edina de deschidere trebuie parcurse urmtoarele etape:
a)prezentarea participanilor, inclusiv a rolurilor acestora;
b)confirmarea obiectivelor, scopului i criteriilor auditului;
c)confirmarea planului de audit i a altor nelegeri convenite cu auditatul, cum ar fi: data i oraedinei de nchidere, edinele intermediare ntre echipa de audit i conducerea auditatului iorice alte schimbri ulterioare;
d)prezentarea metodelor i a procedurilor care vor fi utilizate n conducerea auditului, inclusivinformarea auditatului c dovada auditului va fi doar o mostr de informaie disponibil i decieste un element de incertitudine n auditare;
e)confirmarea conexiunilor de comunicare formal ntre echipa de audit i auditat;
f) confirmarea limbii care va fi utilizat pe parcursul auditului;
g)confirmarea c auditatul va fi informat pe toat durata auditului despre desfurarea acestuia;
h)confirmarea c sunt disponibile resursele i facilitile necesare echipei de audit;
i) confirmarea cerinelor de confidenialitate;
j) confirmarea procedurilor de securitatea muncii, urgen i securitate, relevante pentru echipade audit;
k)confirmarea disponibilitii, rolurilor i identitilor fiecrui ghid;
7/25/2019 Iso 19011 Trad
16/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
6.5.2. Comunicarea n timpul auditului
n funcie de domeniul i complexitatea auditului poate fi necesar s se stabileascnelegeri formale privind comunicarea n timpul auditului.
Echipa de audit trebuie s discute periodic, n vederea schimbului de informaii, evaluriidesfurrii auditului i reatribuirii de sarcini ntre auditori, dup cum este necesar.
Pe parcursul auditului, liderul echipei de audit trebuie s comunice periodic situaiile
constatate auditatului i clientului auditului. Dovezile colectate care semnaleaz un riscimediat i semnificativ (de exemplu, siguran, mediu sau calitate) trebuie raportate frntrziere auditatului i, dac se consider necesar, clientului auditului.
Acolo unde dovezile disponibile ale auditului arat c obiectivele auditului suntnerealizabile, liderul echipei de audit trebuie s le raporteze clientului auditului iauditatului motivele pentru care s-a luat msura corespunztoare. O astfel de msurpoate fi reconfirmarea planului de audit, terminarea auditului sau o schimbare nobiectivele i/sau domeniul auditului.
Orice necesitate de schimbare n domeniul auditului, care poate deveni evident nderularea auditului la faa locului trebuie s fie analizat i aprobat cu clientul audituluii, dac se consider adecvat, cu auditatul. Orice alte constatri din afara domeniuluiauditului trebuie s fie notate i raportate liderului echipei de audit, pentru o posibilcomunicare ctre clientul auditului i auditat.
6.5.3. Rolurile i responsabilitile ghizilor i observatorilor
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 16/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
17/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Ghizii i observatorii pot nsoi echipa de audit, dar nu fac parte din aceasta. Ghizii iobservatorii nu trebuie s influeneze sau s interfere cu conducerea auditului.
Acolo unde ghizii sunt desemnai, ei trebuie s asiste echipa de audit i s acioneze lacererea liderului acesteia. Sarcinile ghizilor pot include:
a)stabilirea contactelor i programarea (orarul) pentru interviuri;
b)pregtirea vizitelor n anumite pri ale antierului sau organizaiei;
c)asigurarea c regulile de siguran n antier i procedurile de securitate sunt
cunoscute i respectate de ctre membrii echipei de audit.
De asemenea, ghizii pot asista la audit n numele auditatului. La cererea auditorului, ghiziipot oferi clarificri sau pot ajuta la colectarea informaiilor corecte.
6.5.4. Colectarea i verificarea informaiilor
Figura 3 ofer o vedere de ansamblu asupra procesului, ncepnd cu colectareainformaiilor, pn la formularea concluziilor auditului.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 17/34
Surse de informaii
Colectarea prin prelevare adecvat
7/25/2019 Iso 19011 Trad
18/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Informaii
Dovada auditului
Constatrile auditului
Figura 3 Privire de ansamblu asupra procesului, de la colectarea informaiilori pn la formularea concluziilor auditului
Informaiile relevante pentru obiectivele, domeniul i criteriile auditului, inclusivinformaiile privind interfeele dintre funcii, activiti i procese trebuie s fie colectateprin metode adecvate n timpul auditului i verificate. Numai informaia care esteverificabil poate fi considerat dovad de audit. Dovada auditului trebuie s fienregistrat.
NOT: Dovada auditului se bazeaz pe colectarea informaiei disponibile. De aceea este un element deincertitudine n auditare i cei care acioneaz pe baza concluziilor auditului trebuie s fie contieni de aceastincertitudine.
Metodele de colectare a informaiilor se refer la:a)interviu;b)observarea activitilor;c)analiza documentului.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 18/34
Verificare
Analiz
Evaluarea fa de criteriile de audit
Concluziile auditului
7/25/2019 Iso 19011 Trad
19/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 19/34
Ghid practic Surse de informare i conducerea interviurilor
Sursele de informare alese pot diferi n funcie de domeniul i complexitatea auditului i potinclude:
a)interviuri cu angajaii i alte persoane;
b)observarea activitilor, a mediului de lucru nconjurtor i a condiiilor;
c)documente, cum ar fi: politic, obiective, planuri, proceduri, instruciuni, licene i derogrispecificaii, desene tehnice, contracte, comenzi;
d)nregistrri, cum ar fi: nregistrri inspecii, minute ale edinelor, rapoarte de audit, nregistrriale programelor de monitorizare i rezultatele msurrilor;
e)rezumate date, analize i indicatori de performan;
f) nregistrri ale referinelor programelor de prelevare relevante ale auditatului i procedurilepentru asigurarea controlului calitii prelevrii i proceselor de msurare;
g)rapoarte din alte surse, de exemplu: feed-back de la client, alte informaii relevante de la priexterne i evalurile furnizorului;
h)baze de date computerizate i adrese web-site.
Interviurile reprezint una dintre cele mai importante metode de colectare a informaiilor i trebuie
s fie adaptate situaiei i persoanei intervievate. Cu toate acestea, auditorul trebuie s aib nvedere urmtoarele:
a)interviurile trebuie s fie desfurate cu persoane avnd niveluri de pregtire i funcii diferite,care ndeplinesc activiti sau sarcini n domeniul auditului;
b)interviul trebuie organizat n timpul programului normal de serviciu i la locul de munc alfiecrei persoane intervievate;
c)trebuie ncercate orice metode de eliminare a stresului persoanei intervievate naintea nceperiiinterviului;
d)trebuie explicate motivul interviului i orice notie luate pe parcursul acestuia;
e) interviurile pot ncepe prin a li se cere celor intervievai s-i descrie propria activitate;
f trebuie evitate ntrebrile care suereaz rsunsuri ntrebri conductoare;
7/25/2019 Iso 19011 Trad
20/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
6.5.5. Generarea constatrilor auditului
Dovezile auditului trebuie s fie evaluate fa de criteriile de audit, pentru a generaconstatrile auditului. Constatrile auditului pot indica fie conformitatea, fieneconformitatea cu criteriile de audit i/sau pot identifica oportunitatea de mbuntire.
Echipa de audit trebuie s se ntruneasc dac este necesar s analizeze constatrileauditului, n anumite momente din timpul acestuia.
Conformitile trebuie rezumate pentru a indica locul, funciile, procesele sau cerinelecare au fost auditate. Dac planul de audit prevede, trebuie de asemenea s fie nregistratei constatrile conformitii realizate individual n timpul auditului, precum i dovezile pecare se sprijin acestea.
Neconformitile i dovezile de audit pe care se sprijin acestea trebuie de asemeneanregistrate. Neconformitile pot fi clasificate. Neconformitile trebuie analizate mpreuncu reprezentantul corespunztor al auditatului. Scopul analizei este de a obinerecunoaterea c dovada auditului este corect i c neconformitile sunt nelese. Trebuiefcute eforturi de rezolvare a tuturor divergenele de opinii privind dovezile auditului i/sauconstatrile, iar punctele rmase nerezolvate trebuie nregistrate.
6.5.6. Pregtirea concluziilor auditului
naintea edinei de nchidere, echipa de audit trebuie:
a)s analizeze constatrile auditului i orice alte informaii corespunztoare colectate peparcursul auditului, privind obiectivele auditului;
b)s cad de acord asupra concluziilor auditului, lund n considerare incertitudinea naudit;
c)s pregteasc recomandri, dac este specificat n obiectivele auditului;
d)s discute despre auditul de urmrire, dac este cazul.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 20/34
Ghid practic concluziile auditului
Concluziile auditului pot fi formulate ca:
a)nivel de conformitate a sistemului de management cu criteriile de audit;
b)implementare efectiv i meninere a sistemului de management;
c)capabilitate a procesului de analiz de management, pentru a asigura continua adecvare ieficacitate a sistemului de management.
Concluziile auditului pot conduce la recomandri referitoare la mbuntiri, relaii de afaceri,
7/25/2019 Iso 19011 Trad
21/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
6.5.7. Conducerea edinei de nchidere
Scopul edinei de nchidere este acela de a prezenta constatrile i concluziile auditului,astfel nct acestea s fie nelese i acceptate de ctre auditat i de a conveni mpreun cuauditatul intervalul de timp n care s fie transmis planul de aciuni corective. La edinade nchidere trebuie s participe i auditaii, precum i clientul auditului i alte pri. Daceste necesar, liderul echipei de audit trebuie s informeze auditatul despre situaiilentlnite pe parcursul auditului care ar putea scdea ncrederea n concluziile acestuia.
n multe cazuri, de exemplu, auditurile interne la organizaiile mici, edinele de nchidereconstau n comunicarea constatrilor i concluziilor auditului.
Pentru alte situaii de audit, edina trebuie s fie oficial i trebuie s fie pstrate minute,inclusiv nregistrri privind participanii la acestea. edina condus de liderul echipei deaudit trebuie s se desfoare cu participarea conducerii auditatului i a responsabililorfunciilor auditate.
Orice opinii divergente privind constatrile auditului i/sau concluziile acestuia dintreechipa de audit i auditat trebuie discutate i, pe ct posibil, rezolvate. Dac nu suntrezolvate, ambele opinii trebuie nregistrate.
Trebuie prezentate recomandri pentru mbuntire, dac este specificat n obiectivele
auditului. Trebuie subliniat c recomandrile nu sunt obligatorii.
6.6. Pregtirea, aprobarea i difuzarea raportului de audit
6.6.1. Pregtirea raportului de audit
Liderul echipei de audit rspunde de pregtirea i coninutul raportului de audit.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 21/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
22/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Raportul de audit trebuie s dea o nregistrare complet, exact, concis i clar aauditului.
Raportul de audit trebuie s conin sau s fac o referire la urmtoarele:
a)obiectivele auditului;b)domeniul auditului, n special identificarea unitilor organizatorice i funcionale sau a
proceselor auditate i perioada de timp alocat;
c)identificarea clientului auditului;
d)identificarea membrilor echipei de audit;
e)datele i locurile n care s-au desfurat activitile la faa locului;
f) criteriile de audit;
g)constatrile auditului;h)concluziile auditului.
Raportul de audit trebuie s conin de asemenea sau s fac referire la:
i) planul de audit;
j) lista reprezentanilor auditatului;k)rezumatul procesului de audit, inclusiv obstacolele ntlnite, care pot scdea ncrederea
n concluziile auditului;
l) confirmarea c obiectivele auditului au fost realizate n domeniul auditului, conform cu
planul de audit;
m)zonele neacoperite, dei fcnd parte din domeniul auditului;
n)opiniile divergente nerezolvate ntre echipa de audit i auditat;
o)recomandrile pentru mbuntire, dac sunt specificate n obiectivele auditului;
p)planurile aciunile de urmrire convenite;
q)o declaraie a naturii confideniale a coninutului;
r)lista de difuzare a raportului de audit.
6.6.2. Aprobarea i difuzarea raportului de audit
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 22/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
23/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Raportul de audit trebuie transmis n intervalul de timp stabilit. Dac nu este posibil acestlucru, clientului auditului trebuie s-i fie comunicate motivele ntrzierii i trebuieconvenit de comun acord o nou dat de transmitere.
Raportul de audit trebuie datat, analizat i aprobat n conformitate cu procedurile
programului de audit.
Raportul de audit trebuie apoi difuzat funciilor destinate de clientul auditului.
Raportul de audit este proprietatea clientului auditului i trebuie respectat i pstratconfidenialitatea de ctre toi membrii echipei de audit, precum i de ctre toi destinatariiraportului de audit.
6.7. Finalizarea auditului
6.7.1. Pstrarea documentelor
Documentele aparinnd auditului trebuie s fie pstrate sau distruse de comun acord cuprile participante i n conformitate cu procedurile programului de audit, precum i cucerinele de reglementare i contractuale aplicabile.
Dac nu este specificat altfel prin lege, echipa de audit i cei responsabili de conducereaprogramului de audit nu trebuie s dezvluie coninutul documentelor i nici un fel deinformaii obinute pe parcursul auditului sau din raportul de audit, nici unei alte pri,fr aprobarea explicit a clientului auditului, iar auditatul trebuie informat imediat
despre aceasta.
6.7.2. Finalizarea auditului
Auditul este finalizat atunci cnd toate activitile din planul de audit au fost ncheiate iraportul de audit aprobat a fost difuzat.
6.8. Conducerea auditului de urmrire
Concluziile auditul pot conduce la necesitatea iniierii de aciuni corective, preventive i dembuntire. Aceste aciuni nu sunt considerate drept parte a auditului i sunt realizatede obicei de ctre auditat ntr-o perioad convenit. Auditatul trebuie s-l informeze peclient despre stadiul acestor aciuni, atunci cnd s-a convenit astfel.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 23/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
24/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective trebuie s fie verificate n conformitate cu oprocedur corespunztoare. Verificarea poate fi o parte dintr-un audit ulterior.
NOT: Obiectivele programului de audit pot include urmrirea de ctre echipa de audit.Se consider c aceast urmrire adaug valoare prin utilizarea specialitilor membrilorechipei de audit. n aceste situaii trebuie pstrat independena n activitile ulterioare
de audit.
7. Competena auditorilor
7.1. Generaliti
ncrederea n procesul de audit depinde de competena personalului care conduce auditul.Pentru a deveni auditor, o persoan trebuie:
-
s aib atributele personale subliniate n cap. 7.3. i- s demonstreze abilitatea de a aplica cunotinele i priceperile necesare conduceriiunui audit, subliniate n cap. 7.2.
Formarea profesional, experiena de lucru, instruirea ca auditor i experiena de auditsunt mijloacele prin care o persoan poate dobndi cunotinele i abilitile necesarepentru a deveni auditor. Exist de asemenea i indicatorii de competen.
Unele dintre cunotine i abiliti sunt comune auditorilor sistemelor de management alcalitii i de management de mediu, iar altele sunt caracteristice auditorilor disciplinelorindividuale. Urmtoarele capitole se refer la:
-cap. 7.2.1. la cunotinele i abilitile ambelor categorii, att auditorilor sistemelor demanagement al calitii, ct i auditorilor sistemelor de management al mediului;
- cap. 7.2.2. la cunotinele i abilitile suplimentare necesare liderilor echipelor deaudit;
- cap. 7.2.3. acoper acele zone care li se aplic numai auditorilor sistemelor demanagement al calitii;
- cap. 7.2.4. acoper acele zone care li se aplic numai auditorilor sistemelor demanagement al mediului;
- cap. 7.2.1., 7.2.3. i 7.2.4. li se aplic auditorilor care au att calificarea de auditori aisistemelor de management al calitii, ct i pe cea de auditori pentru sistemele de
management de mediu.
Conceptul de competen este ilustrat n Figure 4.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 24/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
25/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Figura 4 Conceptul de competen
Acest capitol descrie i procesul de evaluare a auditorilor i a liderilor echipei de audit, attn scopul dezvoltrii profesionale continue, ct i n scopul meninerii competenei.Procesul de evaluare implic patru pai principali. Acetia sunt:
a)identificarea tipurilor i gradelor de cunotine i abiliti, pentru ndeplinirea
necesitilor programului de audit (7.6.3.);
b)stabilirea indicatorilor de formare profesional, experien de lucru, instruire ca auditor
i experien de audit (7.6.4.);
c)stabilirea metodei de evaluare corespunztoare (7.6.5.);
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 25/34
Calitate
Cunotine icapaciti/abilitispecificecalitii
(7.2.3.)
Mediu
Cunotine icapaciti/abilitispecificemediului
(7.2.4.)
Cunotin
e icapaciti
/abilitirelative
(7.2.1.)
Form de Experien Instruire Experiennvmnt profesional auditori de audit
Caliti personale (7.3.)
7/25/2019 Iso 19011 Trad
26/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
d)finalizarea evalurii prin compararea rezultatelor fa de indicatorii identificai (7.6.6.).
7.2. Cunotine i abiliti
7.2.1. Cunotine de baz i abiliti ale auditorilor sistemelor de management alcalitii i/sau de mediu
Auditorii sistemelor de management al calitii i/sau de mediu trebuie s aibcunotinei abilitin urmtoarele domenii:
a) principii de audit, proceduri i tehnici pentru a da posibilitatea auditorilor s aleagi s aplice cele corespunztoare diferitelor tipuri de audit i s asigure c auditurile suntconduse n mod sistematic i consecvent. Un auditor trebuie s fie capabil:
- s aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit;
- s planifice i s organizeze efectiv activitatea;
- s conduc auditul cu respectarea reperelor orare;
- s acorde prioritate i s concentreze activitatea n funcie de relevan;
- s colecteze informaii prin intervievare efectiv, ascultare, observare i analiz a
documentelor, inclusiv a nregistrrilor;
- s verifice exactitatea informaiilor colectate;
- s confirme c dovezile auditului, care stau la baza constatrilor i concluziilor
auditului, sunt suficiente i corespunztoare;
- s evalueze acei factori care pot afecta ncrederea n constatrile i concluziile
auditului;
- s neleag adecvarea i urmrile utilizrii tehnicilor de prelevare/eantionare;
- s nregistreze activitile auditului, cu ajutorul documentelor de lucru;
- s pregteasc rapoarte de audit clare i concise;
- s pstreze confidenialitatea informaiilor;
- s comunice efectiv, fie cu ajutorul abilitii lingvistice proprii, fie prin intermediul unui
translator competent;
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 26/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
27/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
b) documente ale sistemului de management i documente de referin s-i permitauditorului s fie capabil s neleag domeniul auditului i s aplice criteriile de audit.Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s acopere:
- aplicarea sistemelor de management la diverse organizaii;
- interaciunea ntre componentele sistemului de management;
- standardele sistemului de management al calitii sau de management de mediu,
proceduri aplicabile sau alte documente ale sistemului de management utilizate drept
criterii de audit;
- diferene i prioriti ntre documentele de referin;
- aplicarea documentelor de referin n diverse audituri;
- sisteme de informaii i tehnologii pentru managementul, autorizarea, difuzarea i
controlul documentelor, datelor i nregistrrilor;
c) situaii organizatorice s-i permit auditorului s neleag contextul funcional alorganizaiei. Cunotinele i abilitile din acest domeniu trebuie s acopere:
- dimensiunea organizatoric, structura, funciunile i relaiile;
- procesele de afaceri generale i terminologia aferent;
- obinuinele culturale i sociale ale auditatului;
d) legi aplicabile, reglementri i alte cerine relevante pentru disciplin s-ipermit auditorului s lucreze n cadrul i s fie contient de cerinele care se aplicorganizaiei auditate. Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s acopere:
- contracte i nelegeri;
- condiii de munc, sigurana locului de munc;
- activiti, produse i servicii;
- tratate internaionale i convenii;
- mediu nconjurtor.
7.2.2. Cunotine generale i abiliti ale liderului echipei de audit
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 27/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
28/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Liderul echipei de audit trebuie s aib cunotine i abiliti suplimentare privindconducerea auditului, pentru a fi capabil s conduc n mod eficace i eficient echipa deaudit. Cunotinele i abilitile n acest domeniu includ:
- planificarea auditului i utilizarea efectiv a resurselor pe parcursul auditului;
- reprezentarea echipei de audit n comunicaiile cu clientul i cu auditatul;
- organizarea i conducerea membrilor echipei de audit;
- conducerea echipei de audit privind formularea concluziilor auditului;
- prevenirea i soluionarea conflictelor;
- pregtirea i finalizarea raportului de audit.
7.2.3. Cunotine specifice i abiliti ale auditorilor sistemului de management al calitii
Auditorii sistemului de management al calitii trebuie s aib cunotine i abiliti nurmtoarele direcii:
a) metode i tehnici n legtur cu calitatea dau posibilitatea auditorului s examinezesistemele de management al calitii i s genereze constatrile i concluziile audituluicorespunztoare. Cunotinele i abilitile n acest domeniu trebuie s includ:
- terminologia calitii;
- principiile managementului calitii i aplicarea acestora;
- instrumentele managementului calitii i utilizarea acestora (de exemplu, controlul
statistic al procesului, metoda erorilor i analiza efectului etc.);
b) produse, inclusiv servicii i procese funcionale dau posibilitatea auditorului sneleag contextul tehnologic n care este condus auditul. Cunotinele i abilitile n
acest domeniu trebuie s includ:
- terminologia specific sectorului (de activitate);
- caracteristicile tehnice ale proceselor i produselor, inclusiv ale serviciilor;
- procesele i practicile specifice sectorului (de activitate).
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 28/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
29/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
7.2.4. Cunotine specifice i abiliti ale auditorilor sistemului de management al mediului
Auditorii sistemului de management al mediului trebuie s aib cunotine i abiliti nurmtoarele direcii:
a) metode i tehnici de management al mediului s-i permit auditorului sexamineze sistemele de management al mediului i s genereze constatrile i concluziileauditului corespunztoare. Cunotinele i abilitile n aceast zon trebuie s conin:
- terminologia mediului;
- principiile managementului de mediu i aplicarea acestora;
- instrumentele managementului de mediu (cum ar fi: aspectul mediului/evaluarea
impactului, evaluarea ciclului de via, evaluarea realizrii/performanei mediului etc.);
b) tiina i tehnologia mediului dau posibilitatea auditorului s neleag relaiilefundamentale dintre activitile umane i mediu. Cunotinele i abilitile n acestdomeniu trebuie s includ:
- impactul activitilor umane asupra mediului;
- componentele mediului (aer, ap, sol);
- managementul resurselor naturale (combustibili fosili, ap, flor i faun);
- interaciunea ecosistemelor;
-metode generale pentru protecia mediului;
- tehnici de monitorizare i msurare;
c) aspecte tehnice i de mediu ale aciunilor dau posibilitatea auditorului s neleaginteraciunea activitilor auditatului, produselor, serviciilor i aciunilor cu mediul.Cunotinele i abilitile n aceast zon trebuie s includ:
- terminologia specific sectorului;
- aspecte de mediu i impactul activitilor, produselor i serviciilor;
- metode de evaluare a semnificaiei aspectelor de mediu;
- caracteristici critice ale proceselor funcionale, produselor i serviciilor;
- tehnici de monitorizare i msurare;
- tehnologii de prevenire a polurii.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 29/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
30/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
7.3. Atribute personale
Atributele personale contribuie la deplina formare a auditorului. Auditorul trebuie:
a)s fie etic corect, sincer, respectuos, cinstit i discret;
b)s aib vederi largi gata s ia n consideraie ideile alternative sau punctele de vedere;
c)s fie diplomat cu tact n relaiile cu ceilali;
d)s aib spirit de observaie s urmreasc activ i constant condiiile fizice i
activitile;
e)s fie perceptiv instinctiv contient i capabil s neleag i s se adapteze situaiilor;
f) s fie multilateral capabil s se adapteze unor situaii diferite;
g)s fie tenace perseverent, concentrat pe atingerea obiectivelor;
h)s fie hotrt s trag concluziile oportune pe baza motivaiilor i analizelor logice;
i) s aib ncredere n sine s acioneze i s funcioneze independent, dei
interacioneaz efectiv cu alii.
7.4. Pregtire didactic, experien profesional, instruire ca auditor i experiende audit
7.4.1. Auditor
Pentru a dobndi competena necesar devenirii ca auditor, o persoan trebuie:
a)s fie absolvent a unei forme de nvmnt suficiente pentru a permite dobndireacunotinelor i abilitilor definite n cap. 7.2.;
b)s aib experien profesional n domeniul tehnic, managerial sau profesional,implicnd exerciiul de apreciere, rezolvarea problemelor i comunicarea cu alt personalde conducere sau profesional/executiv, parteneri, clieni i/sau alte pri interesate;
O parte a experienei profesionale poate decurge din contribuia la dezvoltareacunotinelor i abilitilor:
- n domeniul managementului calitii, pentru auditorii sistemelor de management alcalitii i
- n domeniul managementului de mediu, pentru auditorii sistemelor de management almediului;
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 30/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
31/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
c)instruirea ca auditor, care contribuie la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor descrisen cap. 7.2.1. Instruirea poate fi realizat de ctre personal din propria organizaie saude ctre o organizaie extern;
d)experiena de audit n activitile de audit descrise n cap. 6. ntreaga experien de
audit trebuie s acopere ntregul proces de audit i standardele sistemului demanagement al calitii i de management de mediu. Experiena trebuie s fiedobndit sub supravegherea i ndrumarea unui lider de echip de audit din acelaidomeniu de competen/disciplin. Aceast instruire pe antier trebuie s fie continu.
7.4.2. Liderul echipei de audit
nainte de a-i asuma responsabilitatea pentru conducerea unei echipe de audit, auditorultrebuie s acumuleze experien de audit n calitate de lider al echipei de audit, pentru a-idezvolta cunotinele i abilitile descrise n cap. 7.2.2. Aceast experien trebuie s fie
dobndit sub supravegherea i ndrumarea unui alt auditor, care are competena de lideral echipei de audit.
7.4.3. Auditori pentru sistemele de management al calitii i de mediu (auditori cudubl calificare)
Auditorii sistemelor de management al calitii i de management al mediului care dorescs devin auditori i n cea de-a doua disciplin trebuie:
a)s aib instruirea i experiena profesional necesar dobndirii cunotinelor i
abilitilor celei de-a doua discipline i
b)s fi condus audituri care acoper ntregul sistem de management din cea de-a doua
disciplin, sub supravegherea i ndrumarea unui auditor care are competena de lider
al echipei de audit n a doua disciplin.
Liderii echipelor de audit pentru o singur disciplin nu trebuie s devin lideri aiechipelor de audit n cea de-a doua disciplin dac nu ndeplinesc cerinele a) i b) de maisus.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 31/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
32/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
7.5. Meninerea i creterea competenei
7.5.1. Dezvoltarea profesional continu
Dezvoltarea profesional continu implic meninerea i perfecionarea cunotinelor, a
abilitilor i atributelor personale. Acestea se pot realiza printr-o serie de mijloace, cum arfi, de exemplu: experiena profesional suplimentar, instruirea, studiul individual,antrenamentul, participarea la ntruniri, seminarii i conferine sau alte activitirelevante. Auditorii trebuie s-i demonstreze continua dezvoltare profesional.
Activitile privind dezvoltarea profesional continu trebuie s aib n vedere modificrilen nevoile i ateptrile individuale i ale organizaiei, practica auditului, standardele i altecerine.
7.5.2. Meninerea abilitii de a audita
Auditorii trebuie s-i menin i s demonstreze abilitatea de a audita, printr-o participarecontinu la auditurile sistemelor de management al calitii i/sau ale sistemelor demanagement de mediu.
7.6. Evaluarea auditorului
7.6.1. Etapele evalurii
Evaluarea auditorilor are loc n urmtoarele etape:
- evaluarea iniial a persoanelor care doresc s devin auditori, ca parte a programuluide audit;
- evaluarea ulterioar/suplimentar a competenei unui auditor face parte din procesulde selecie a echipei de audit descris n cap. 6.2.4.;
- evaluarea continu/din mers a performanelor auditorului, pentru identificareanecesitii de meninere i perfecionare a cunotinelor i abilitilor face parte deasemenea din procesul de evaluare a auditorului.
Evaluarea iniial i continu a auditorilor i a liderilor echipelor de audit trebuie s fieplanificat, implementat i nregistrat n conformitate cu procedurile programului deaudit, pentru a furniza un rezultat obiectiv, consecvent, corect i sigur. Procesul deevaluare trebuie s identifice necesarul de instruire i de dezvoltare a altor abiliti.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 32/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
33/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Figura 5 ilustreaz relaia dintre evaluarea iniial a auditorului, selecia echipei de audit,dezvoltarea profesional continu, meninerea capacitii de a audita i procesul continuude evaluare a auditorului.
Indicatorii nu sunt nerespectai
Indicatorii sunt respectai
Performan
adecvat
Dezvoltare viitoare necesar
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 33/34
nceput
Dezvoltare viitoare
Evaluare
iniial(7.6.2.)
Meninerea competenei(7.5.)
Auditor
Selectarea echipei de audit6.2.4.
Auditarea(6.)
Evaluareacontinu aperformane
i(7.6.)
7/25/2019 Iso 19011 Trad
34/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Figura 5 Etapele evalurii
7.6.2. Procesul de evaluare iniial
Procesul de evaluare iniial implic patru pai principali. Acetia sunt:
a)identificarea tipurilor i a nivelurilor de cunotine i capacitatea de a ndeplini
cerinele programului de audit (7.6.3.);
b)stabilirea indicatorilor privind absolvirea unei forme de nvmnt, experiena
profesional, instruirea ca auditor i experiena de audit (7.6.4.);
c)alegerea metodei de evaluare adecvate (7.6.5.);
d)finalizarea evalurii prin compararea rezultatelor cu indicatorii identificai (7.6.6.).
Figura 6 ilustreaz paii procesului de evaluare iniial. De asemenea, acest proces poate fi
utilizat pentru conducerea evalurii continue a auditorilor i pentru selectarea echipei deaudit.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 34/34
nceput
Identificarea cunotinelor corespunztoare
i a capabilitii/abilitilor, n scopulrespectrii cerinelor programului de audit
Stabilirea indicatorilor referitori la formare/coli absolvite, experien profesional,instruire auditori i experien de audit
Tabelul 3,coloanele 1 i 2conin
un exemplu de cunotine icalificri/ abiliti necesare unui
Tabelul 1cuprinde un exemplu deindicatori pe care trebuie s-i utilizezeun organism de certificare/nregistrare la selectarea auditorilor.
Tabelul 3,coloana 3cuprinde unexemplu de indicatori pentru
7/25/2019 Iso 19011 Trad
35/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Figura 6 Procesul de evaluare iniial
7.6.3. Stabilirea nivelurilor adecvate de cunotine i abiliti
Organizaiile trebuie s identifice tipurile i nivelurile de cunotine i capabiliti/abiliti
corespunztoare necesitilor propriului program de audit (vezi exemplul dinTabelul 3).
n stabilirea nivelurilor de cunotine i capabiliti/abiliti corespunztoare, organizaiatrebuie s in seama de:
-dimensiunea, natura i complexitatea organizaiei;
- obiectivele i ntinderea programului de audit;
- cerinele de certificare, nregistrare i acreditare;
- rolul procesului de audit n managementul organizaiei;
- nivelul de ncredere cerut de programul de audit i
- complexitatea sistemului de management.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 35/34
Alegerea metodei de evaluare
corespunztoare (7.6.5.,tabelul 2)
Conducerea evalurii i compararearezultatelor cu indicatorii, cunotinele icapacitile/abilitile identificate
Tabelul 3,coloana 4cuprindeexemple de metode de evaluareutilizate n cadrul programului de
Persoanele care nu ndeplinesccriteriile pot avea nevoie deinstruire ulterioar, experien
rofesional etc.
7/25/2019 Iso 19011 Trad
36/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
7.6.4. Stabilirea indicatorilor privind forma de nvmnt absolvit, experienaprofesional, instruirea ca auditor i experiena de audit
Organizaia trebuie s stabileasc indicatorii privind forma de nvmnt absolvit,experiena profesional, instruirea ca auditor i experiena de audit, gndii pentru ancadra tipurile i nivelurile de cunotine i capabiliti/abiliti identificate conform cap.
7.6.3. (vezi i exemplul dinTabelul 3).
Tabelul 1ilustreaz indicatorii privind forma de nvmnt absolvit, experienaprofesional, instruirea ca auditor i experiena de audit, care pot fi utilizai deorganizaiile care conduc audituri interne sau externe. Aceti indicatori nu sunt adecvai ntoate situaiile. n unele cazuri sunt necesare valori mai ridicate ale indicatorilor, n altecazuri, valori mai joase. Pentru auditorii care conduc audituri de certificare sau audituride complexitate similar cu a acestora sunt necesari indicatori minimi.
Tabelul 1 Indicatorii privind forma de nvmnt absolvit, experienaprofesional, instruirea ca auditori i experiena de audit
Auditor Auditor n ambelediscipline
Lider echip audit
Forma de Gimnaziu Nimic suplimentar Nimic suplimentarR. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 36/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
37/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
nvmnt absolvit
Total experienprofesional
5 ani(veziNota 1)
Nimic suplimentar Nimic suplimentar
Experien practicn domeniulmanagementuluicalitii sau almediului
Cel puin 2 anidintotalul de 5 ani
2 anin cea de-adoua disciplin
(veziNota 2)
Nimic suplimentar
Instruire ca auditor 40 oreinstruire deaudit
24 orede instruire ncea de-a douadisciplin
(veziNota 3)
Nimic suplimentar
Experien de audit4 audituri completei nu mai puin de
20 zileexperien deaudit, ca auditor n
formare
Auditurile trebuiefinalizate n ultimii
trei ani consecutivi
3 audituri completei nu mai puin de15zileexperien deaudit n cea de-adoua disciplin
Auditurile trebuiefinalizate n ultimii
doi ani consecutivi
3 audituri completei nu mai puin de15zileexperien deaudit n calitate deconductor/liderechip de audit
Auditurile trebuiefinalizate n ultimii
doi ani consecutivi
NOTA 1 Numrul de ani de experien profesional poate fi redus cu unul, dacrespectiva persoan a absolvit o form corespunztoare de nvmntpostliceal.
NOTA 2 Experiena profesional n cea de-a doua disciplin poate coincide cuexperiena profesional n prima disciplin.
NOTA 3 Instruirea n cea de-a doua disciplin urmrete dobndirea cunotinelordespre standardele relevante, legi, reglementri, principii, metode i tehnici.
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 37/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
38/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
7.6.5. Metode de evaluare
Evaluarea poate fi realizat de ctre o persoan sau de un grup, utiliznd una sau mai
multe dintre metodele selectate dinTabelul 2. Atunci cnd se utilizeaz Tabelul 2 trebuiereinut c:- metodele prezentate se refer la o gam de opiuni i nu pot fi aplicate n toate situaiile;
-sigurana diverselor metode prezentate poate fi diferit;
- n mod tipic poate fi utilizat o combinaie de metode, care poate conduce la un rezultatobiectiv, consecvent, corect i sigur.
Tabelul 2 Metode de evaluare
Metoda deevaluare
Obiective Exemple
Analizanregistrrilor
Verificarea de fond a auditorului
Analiza nregistrrilor referitoare la
forma de nvmnt absolvit,instruire, experien profesional de audit
InterviuEvaluarea atributelor/calitilor
personale, abilitilor de comunicare,verificarea informaiei, testareacunotinelor, dobndirea informaiilor
suplimentare
Interviuri directe (fa-n fa) itelefonice
Observare Evaluarea atributelor/calitilorpersonale i aplicarea cunotinelor i
abilitilor
Interpretarea rolurilor, auditurimartor, realizri n teren/la sediu
Analizaulterioarauditului
Furnizarea informaiei acolo unde nueste posibil observarea direct sau
adecvat
Analiza raportului de audit i discucu colegii, clienii, auditaii i cu
auditorul
TestareEvaluarea atributelor/calitilorpersonale, a cunotinelor i
abilitilor/calificrilor i a aplicriiacestora
Examinri orale i scrise, testepsihometrice
Feed-back pozitivi negativ
Furnizarea informaiei n legtur cumodul de percepie a performanei
auditorului
Supravegheri, chestionare, referinepersonale, mrturii, reclamaii
7.6.6. Finalizarea evalurii
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 38/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
39/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Ultimul pas al evalurii este compararea informaiei colectate referitoare la persoan, cuindicatorii identificai n cap. 7.6.4. Acolo unde persoana nu ndeplinete indicatorii, sesolicit informaii suplimentare privind instruirea i experiena profesional i/sau deaudit, apoi trebuie realizat confirmarea c indicatorii au fost ndeplinii.
Tabelul 3 Exemplu de structur pentru evaluarea auditorului n programulde audit intern
Zone de
cunotine iabiliti(7.2.)
Nivelul identificat al
cunotinelor iabilitilor(7.6.3.)
Indicatorul identificat,referitor la formareacolar, experien
profesional, instruireauditori i experien de
audit(7.6.4.)
Metode de evaluar(7.6.5.)
Proceduri,procese i
tehnici de audit
Capacitatea de a conduceauditul n conformitate cuprocedurile proprii,
comunicarea cu colegii demunc cunoscui
Absolvirea unui curs deinstruire auditori interniRealizarea a trei audituri camembru n echipa de audit
intern
Analiza nregistrrilinstruiriiObservareaAnaliza atent
Sisteme de
management ialte documentede referin
Capacitatea de a aplica
prile relevante dinmanualul sistemului demanagement i dinprocedurile aferente
Citirea i nelegereaprocedurilor relevante pentruobiectivele, domeniul icriteriile auditului
Analiza nregistrrilinstruiriiTestareInterviu
Situaiiorganizatorice
Capacitatea de a descriestructura organizatoriclocal, cultura organizaieii orice rezultate de
demarcare
Cel puin un an de activitatepractic n respectiva
organizaie
Analiza nregistrrilofunciei (de serviciu
Legi,reglementri ialte cerine
Capacitatea de a identificai a nelege aplicarea legilori reglementrilor relevanteprivind procesele, produselei/sau deversrile n mediul
ambiant
Participarea la cursuri deinstruire pe tema legilorrelevante pentru activitilei procesele care fac obiectul
acestui audit
Analiza nregistrriloinstruirii
Tehnici i
Capacitatea de a descriemetodele proprii/in-house Instruirea n domeniul Analiza nregistrrilo
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 39/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
40/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
instrumente nlegtur cucalitatea
de control al calitiiCapacitatea de a facedistincie ntre cerinelemanualului de control alcalitii, pentru ncercrile
pe flux i finale
aplicrii metodelor de controlal calitii
Demonstrarea practic autilizrii la locul de munc a
procedurilor pentruncercrile pe flux i finale
instruirii
Produse, serviciii proceseoperaionale
Capacitatea de a comentaprodusele, procesul defabricaie, specificaiile i
utilizarea final
Activitate practic efectiv nbiroul de planificare aproduciei, ca planificator al
procesuluiActivitate practic ndepartamentul service
Analiza nregistrrilofunciei (de serviciu
Zone decunotine i
abiliti(7.2.)
Nivelul identificat alcunotinelor i
abilitilor(7.6.3.)
Indicatorul identificat,referitor la formareacolar, experien
profesional, instruireauditori i experien de
audit(7.6.4.)
Metode de evaluar
(7.6.5.)
Principii itehnici de
management almediului
Capacitatea de a nelegeimportana proteciei
mediului/prevenirii polurii
Instruire efectuat n direciacontientizrii asupra
problemelor legate de mediulambiant
Analiza nregistrriloinstruirii
tiina i
tehnologiamediului
Capacitatea de a identificametodele de prevenire a
polurii, relevante pentruprocesele, produsele sauserviciile organizaiei
Absolvirea cu succes a unui
curs de chimie
Analiza nregistrrilo
referitoare la forma dnvmnt absolvit
Aspecte tehnicei de mediu alefuncionrii
Capacitatea de a reineaspectele referitoare la
mediu ale organizaiei (ex.:substane chimice utilizate,reaciile acestora unele fade altele i impactul posibilal acestora asupra mediuluinconjurtor, n cazul
mprtierii sau deversrii)Capacitatea de a descriemetodele de protecie amediului utilizate de ctre
organizaie
Absolvirea unui curs deinstruire intern despredepozitarea/pstrarea,amestecul i utilizareasubstanelor chimice iimpactul acestora asupra
mediuluiDemonstrarea utilizrii
practice a metodelor corectede depozitare/pstrare,amestecare i utilizare asubstanelor chimice
Analiza nregistrriloinstruirii, a
cuprinsului cursului a rezultatelor
R. Vasiloae Iunie 2002 Traducere de lucru pentru prieteni Pag. 40/34
7/25/2019 Iso 19011 Trad
41/41
ISO 19011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management
Anexa ZZ (normativ)
Corespondena standardelor internaionale (SI) i europene (EN) pentru careechivalenele nu sunt redate n text
n momentul publicrii acestui standard internaional, ediia documentului urmtor eravalabil. Membrii ISO i CEI menin registre ale standardelor internaionale aflate nperioada de valabilitate.
EN-ISO ISO 9000:2000, Sisteme de management al calitii Principii9000:2000 fundamentale i vocabular
Anexa ZZ DIS 19011 E.doc/Versiunea 3/31.01.2001