Ghidul intreprinzatorului

Întotdeauna am pus în slujba clienţilor noştri competenţa şi experienţa societăţii noastre pentru a

apăra cu profesionalism interesele acestora, profesionalismul fiind metoda aleasă şi finalitatea dobândită de cele

mai multe ori.

Întrucât dorim să fim alături de dumneavoastră şi să vă călăuzim în primii paşi ai proaspetei afaceri

întreprinse, am conceput prezentul ghid care nădăjduim că vă va fi de un real folos.

Vă asigurăm de întreaga noastră colaborare, iar în măsura în care informaţiile de mai jos nu reuşesc să

răspundă întrebărilor dumneavoastră, nu ezitaţi să ne contactaţi!

Echipa

Dumitrescu & Asociaţii

În mapa pe care aţi primit-o veţi găsi documentele oficiale

ale societăţii, şi anume:

- Certificat de Înregistrare emis de Ministerul Justiţiei în

colaborare cu Oficiul Naţional al Registrului Comerţului;

- Certificat Constatator emis în temeiul art.17 alin. (1) lit.c ) din

Legea 359/2004 cu modificarile si completarile ulterioare, eliberat în

baza declaraţiei pe propria răspundere înregistrată sub nr. ________

din ____________;

- Rezoluţie de Înmatriculare a societăţii dumneavoastră semnată

de Directorul Oficiului Registrului Comerţului;

- Actul Constitutiv al societăţii comerciale;

- Dovada Sediului Social (Contractul de Comodat/Inchiriere)

- ..............................................................................................................

Imediat după înfiinţarea societăţii comerciale, aveţi o serie de

obligaţii de îndeplinit. În cele ce urmează vom încerca să scoatem în

evidenţă principalele aspecte care trebuie rezolvate:

1. Este necesar să aveţi cel puţin o ştampilă. Aceasta se obţine de la

orice firmă autorizată, pe baza unei copii după certificatul de

înregistrare al societăţii. Forma standard este cea rotundă, însă în

funcţie de preferinţe puteţi să alegeţi orice formă

Documentele oficiale ale

societăţii

Demersuri ulterioare

înfiinţării societăţii

comerciale

doriţi. Trebuie ţinut cont că de cele mai multe ori, la bancă sau la

Administraţia Finanţelor Publice se solicită obligatoriu ştampila pe

amprenta rotundă.

2. Societatea dumneavoastră trebuie să aibă un cont curent, astfel

la banca la care aţi ales să fie depus capitalul social trebuie să se

prezinte administratorii, cu actul de identitate, cu ştampila şi cu

actele societăţii în original şi în copie.

3. Aveţi obligaţia de a afişa la loc vizibil, atât la sediul social cât

şi la punctele de lucru ale societăţii, următoarele documente:

- programul de funcţionare sau de lucru cu publicul, inclusiv

eventualele pauze de masa;

- certificatul de înmatriculare (în copie);

- certificatele constatatoare/autorizaţiile (în copie);

- limitele de adaos comercial practicat (în cazul societăţilor ce

desfăşoară activităţi de comerţ);

- telefonul pentru oficiul de protecţie a consumatorului, în cazul în

care lucraţi (şi) cu persoane fizice;

- textul privind obligaţia clienţilor de a solicita şi de a păstra bonul

fiscal până la ieşirea din unitate (acolo unde este cazul),

- planul de evacuare în caz de incendiu.

4. Alte obligaţii deosebit de importante:

- fiscalizarea, personalizarea şi programarea casei de marcat cu

coduri pentru fiecare produs;

- obţinerea unui aviz metrologic anual pentru cântarele

electronice;

- afişarea preţurilor şi a tarifelor;

- înregistrarea contractelor de muncă cel târziu la data începerii

activităţii salariaţilor;

- întocmirea fişelor de post ale salariaţilor;

- redactarea şi afişarea regulamentului de ordine interioară,

semnat de toţi angajaţii;

- semnarea de contracte pentru protecţia muncii şi PSI, precum

medicina muncii – pentru societăţile care au salariaţi;

- ţinerea unei evidenţe separate a concediilor, planificarea lor

pentru anul următor, şi o evidenţă completă pe statul de salarii a

timpului lucrat (ore suplimentare, ore de noapte, ore lucrate în zilele

de sâmbătă şi de

duminică sau de sărbătorile legale, numărul de zile de concediu de

odihnă sau medical);

- inventarierea patrimoniului (stoc de marfă, mijloace fixe, obiecte

de inventar) cel puţin o dată pe an, până la data de 31 decembrie, cu

întocmirea dosarului de inventariere (care cuprinde, între altele:

decizia de inventariere, stabilirea comisiei, perioada inventarierii,

declaraţii pe propria răspundere de la gestionari, etc.) şi prezentarea

listelor de inventar, în original, la contabilitate;

- existenta unui manual de politici şi proceduri contabile, în

conformitate cu legislaţia în vigoare;

- ori de câte ori este cazul, notificarea casei de asigurări de

sanatate în maxim 6 zile cu privire la informaţiile primite referitor la

incapacitatea temporară de munca a angajaţilor (medicul şi unitatea

sanitară care a emis certificatul de concediu medical, adresa la care

poate fi găsit angajatul pe perioada concediului medical etc).

Din acest punct de vedere vă sfătuim să vă asiguraţi cu

maximum de atenţie că sunt îndeplinite următoarele cerinţe:

- Orice modificare a vectorului fiscal (luarea/scoaterea în/din

evidenţă cu plata contribuţiilor salariale, accize, etc) se notifică la

Administraţia Financiară în maxim 30 de zile de la data la care a

intervenit modificarea, prin declaratia 010.

Declaraţia 010 pentru trecerea la plătitor de TVA (ca urmare

a depăşirii plafonului de scutire), se depune în maxim 10 zile de la

sfârşitul lunii în care s-a depăşit plafonul.

- În cazul în care doriţi să efectuaţi operaţiuni intracomunitare,

este necesar să vă înscrieţi, înainte de efectuarea acestor tipuri de

operaţiuni, în registrul operatorilor intracomunitari. Pentru

aceasta sunt necesare şi cazierele judiciare ale asociaţilor şi al

Aspecte fiscale și financiar

contabile

administratorilor, iar înscrierea se face în 10 zile de la data depunerii

cererii la Administraţia financiară de care aparţine societatea.

Efectuarea de operaţiuni intracomunitare fără a fi înscris în acest

registru atrage sancţiuni din partea organelor de control, şi nu mai

beneficiaţi de facilităţile fiscale privind TVA.

- În maxim 30 de zile de la data înmatriculării trebuie

cumpărate şi înregistrate la Administraţia Finanţelor Publice

următoarele registre:

- registrul unic de control – sunt necesare unul pentru sediul social

şi câte unul pentru fiecare sediu secundar / punct de lucru

- registrul de evidenţă fiscală – pentru societăţile plătitoare de

impozit pe profit

De asemenea, în 30 de zile de la data deschiderii oricărui

punct de lucru, acesta va trebui înregistrat printr-o declaraţie de

sediu secundar la Administraţia Finanţelor Publice.

- De asemenea, trebuie procurate şi ţinute la zi, în format fizic

şi/sau electronic, o serie de registre şi formulare tipizate

nepersonalizate, precum:

- Registrul de casă – se completează în mod obligatoriu, zilnic;

- Registrul Jurnal – se completează de către contabil lunar;

- Registrul Inventar – se completeazăa de către contabil la sfârşitul

anului;

- Cartea Mare – se completează lunar şi stă la baza întocmirii

balanţei de verificare;

- NIR-uri (pentru facturile de marfă) – se completează în maxim 24

de ore de la recepţia mărfii;

- dispoziţii de plată/încasare;

-

- raport de gestiune (pentru stocul de marfă);

- fişe de magazie – pentru mijloace fixe, obiecte de inventar, marfă,

materiale, documente tipizate ;

- bonuri de consum – dacă este cazul;

- foi de parcurs – dacă este cazul;

- lista de inventariere – se completează doar la inventar;

- ordin de deplasare (delegaţie);

- decont de cheltuieli.

Lista poate varia în funcţie de specificul activităţii şi de

organizarea internă a circuitului documentelor.

- Următorul pas este să vă asiguraţi că aveţi la dispoziţie

facturi fiscale, chitanţe şi orice alte documente necesare în funcţie

de specificul activităţii (avize de însoţire etc.), sau un soft de generare

a acestora. La baza înserierii şi numerotării lor trebuie să existe anual

câte o hotărâre/decizie AGA privind desemnarea persoanei

responsabile, precum şi decizia acesteia privind alocarea seriilor şi

plajelor de numere.

- Actele contabile trebuie aranjate şi îndosariate pe fiecare

lună calendaristică, şi prezentate pentru a fi înregistrate în

contabilitate. Acestea ar trebui să includă în mod normal: facturi şi

chitanţe primite, atât pentru marfă, cât şi pentru alte cheltuieli, NIR-

urile aferente facturilor de marfă, facturi şi chitanţe emise

(exemplarul roşu – pentru cele personalizate), rapoartele fiscale

generate de casa de marcat pentru fiecare zi a lunii, precum şi

raportul fiscal lunar, dispoziţii de plată/încasare, extrasele de cont pe

luna respectivă, ordine de plată, foi de vărsământ, precum şi alte

documente, dupa caz.

- În final, pentru o mai bună organizare a activităţii, este

recomandat să existe registre separate pentru alocarea numerelor

interne sau de intrare şi ieşire pentru documente interne

(decizii, hotărâri, etc) şi a corespondenţei.

Cu referire la obligaţiile angajatorului rezultate din

contractele individuale de muncă, vă informam că aveţi

următoarele obligaţii:

- să informaţi salariaţii asupra condiţiilor de muncă şi asupra

elementelor care privesc desfăşurarea relaţiilor de muncă;

- să asiguraţi permanent condiţiile tehnice şi organizatorice avute în

vedere la elaborarea normelor de muncă şi condiţiile

corespunzătoare de muncă;

- să acordaţi salariaţilor toate drepturile ce decurg din lege, din

contractul colectiv de muncă aplicabil şi din contractele

individuale de muncă.

Menţionăm în mod expres faptul că angajatorul este obligat

să acorde aceste drepturi salariaţilor în toate împrejurările, chiar şi

atunci când există acordul acestora cu privire la neacordarea unui

Aspecte privind dreptul

muncii

drept. Potrivit art. 38 din Codul muncii, salariaţii nu pot renunţa la

aceste drepturi, iar tranzacţiile prin care s-ar prevedea o atare

renunţare sunt lovite de nulitate.

- să plătiţi toate contribuţiile şi impozitele aflate în sarcina

dumneavoastră – în calitate de angajator, precum şi să retineţi şi să

viraţi contribuţiile şi impozitele datorate de salariaţi, în condiţiile

legii.

- să înfiinţaţi registrul general de evidenţă a salariaţilor - în

format electronic cu aplicaţie autorizată de ITM şi să operaţi

înregistrările prevăzute de lege;

- să eliberaţi, la cerere, toate documentele care atestă calitatea de

salariat a solicitantului (ex. adeverinţa de salariu);

- să asiguraţi confidenţialitatea datelor cu caracter personal ale

salariaţilor;

- să angajaţi persoane cu handicap într-un procent de cel puţin

4% din numărul total de angajaţi – dacă aveţi minim 50 de angajaţi.

Prin derogare de la această regulă, dispoziţiile legii speciale, conferă

angajatorilor care nu încadrează persoane cu handicap posibilitatea

de a opta pentru îndeplinirea uneia dintre următoarele obligaţii:

a) să plătească lunar către bugetul de stat o sumă reprezentând 50%

din salariul de bază minim brut pe ţară înmulţit cu numărul de locuri

de muncă în care nu au angajat persoane cu handicap;

b) să achiziţioneze produse sau servicii realizate prin propria

activitate a persoanelor cu handicap angajate în unităţile protejate

autorizate, pe baza de parteneriat, în suma echivalentă cu suma

datorată la bugetul de stat, în condiţiile prevăzute mai sus la litera a).

Fac excepţie de la prevederile prezentei lit. b) unităţile protejate

înfiinţate în cadrul organizaţiilor persoanelor cu handicap care pot

desfăşura şi activităţi de vânzări/intermedieri, cu condiţia ca

minimum 75% din profitul obţinut să fie destinat programelor de

integrare socioprofesională pentru persoanele cu handicap din

organizaţiile respective. Aceste unităţi au obligaţia prezentării unui

raport financiar la fiecare început de an, din care să rezulte cum au

fost utilizate fondurile obţinute prin activitatea comercială.

Persoana fizică dobândeşte capacitate de muncă la împlinirea

vârstei de 16 ani.

Totuşi persoana fizică poate încheia un contract de muncă în

calitate de salariat şi la împlinirea vârstei de 15 ani, cu acordul

părinţilor sau al reprezentanţilor legali, pentru activităţi potrivite cu

dezvoltarea fizică, aptitudinile şi cunoştinţele sale, dacă astfel nu îi

sunt periclitate sănătatea, dezvoltarea şi pregătirea profesională.

Timpul de lucru maxim prevăzut de lege care trebuie inserat în

Prevederi legale și obligații

cu privire la capacitatea de

muncă

contractele individuale de muncă încheiate cu un angajat minor este

de 6 ore pe zi, respectiv 30 de ore pe săptămână.

Dumneavoastră aveţi obligaţia să comunicaţi periodic

salariaţilor situaţia economică şi financiară a unităţii şi să vă

consultaţi cu sindicatul sau, după caz, cu reprezentanţii salariaţilor, în

privinţa deciziilor susceptibile să afecteze substanţial drepturile şi

interesele acestora. Fac excepţie aşa-numitele „informaţii sensibile“,

care, prin divulgare, sunt de natură să prejudicieze activitatea unităţii.

Dacă unitatea are mai mult de 20 de salariaţi, această

obligaţie de informare/consultare intră sub reglementarea unei legi

speciale. De asemenea, dacă unitatea are mai mult de 20 de salariaţi,

angajatorul este

obligat să iniţieze negocierea colectivă, care va putea fi urmată, în

cazul în care părţile implicate agreează, de semnarea contractelor

colective de muncă.

Persoanele încadrate în muncă au dreptul să constituie

organizaţii sindicale şi să adere la acestea. Pentru constituirea unei

organizaţii sindicale este necesar un număr de cel puţin 15

persoane din aceeaşi ramură sau profesiune, chiar dacă îşi

desfăşoară activitatea la angajatori diferiţi. Nici o persoană nu poate

fi constrânsă să facă sau să nu facă parte, să se retragă sau nu, dintr-o

organizaţie sindicală. La angajatorii la care sunt încadraţi mai mult

de 20 de salariaţi şi dacă nici unul nu este membru de sindicat,

interesele acestora pot fi promovate şi apărate de reprezentanţii

salariaţilor, aleşi şi mandataţi special în acest scop.

1. Sporul pentru muncă suplimentară, pentru munca în zilele

libere şi de sărbători legale

Munca suplimentară se compensează prin ore libere plătite

în următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia. În cazul în care

compensarea prin ore libere plătite nu este posibilă în cele 30 de zile

ce urmează, munca suplimentară va fi platită salariatului prin

adăugarea unui spor la salariu corespunzător duratei acesteia. Un

asemenea spor pentru munca suplimentară, precum şi pentru orele

lucrate în zilele libere şi în zilele de sărbători legale ce nu au

fost compensate corespunzător cu ore libere plătite, a fost

stabilit ca fiind în valoare de 100% din salariul de bază. Tinerii în

vârstă de până la 18 ani nu pot presta muncă suplimentară.

2.Sporul pentru munca de noapte este de 25% din salariul de

bază.

Tinerii care nu au împlinit vârsta de 18 ani nu pot presta munca de

noapte.

3.Sporul pentru vechime în muncă este de minimum 5% pentru 3

ani vechime şi maximum 25% la o vechime de peste 20 de ani, din

salariul de bază.

4.Sporul pentru condiţii deosebite de muncă, grele, periculoase

sau penibile, este de 10% din salariul de bază.

Sporuri obligatorii prin lege

sau facultative ce pot fi

acordate salariaților

5. Sporul pentru condiţii nocive de muncă, este de 10% din

salariul minim negociat la nivel de unitate.

6.Sporul de loialitate este facultativ, în funcţie de negocierile

părţilor.

7.Sporul de neconcurenţă este facultativ, în funcţie de negocierile

părţilor.

Se recomandă ca în contractele individuale de muncă pe care

le veţi încheia cu salariaţii, să inseraţi unele clauze de

confidenţialitate şi – în funcţie de activitatea prestată – de

exclusivitate.

Va dorim succes!