Pag
e1
Q’Assist Licitații este soluția potrivită pentru companiile care doresc să crească eficiența activității
de participare la licitații printr-un sistem de management dedicat.
Q’Assist Licitații incorporează un Registru de Licitații în care se stochează, sub forma unei
structuri de foldere virtuale, toate informațiile și documentele asociate licitațiilor. Sistemul
oferă posibilitatea vizualizării, sortării și filtrării în funcție de metadatele asociate și căutării de tip
free text.
structurarea, standardizarea și automatizarea procesului de management al licitațiilor la
care participați prin:
stocarea centralizată a informațiilor într-o structură de date standardizată, aplicabilă
diverselor categorii de licitații, ce include documente tipizate și/sau materiale
particularizate și metadate asociate;
parcurgerea unui flux predefinit de etape ale derulării proiectului cu posibilitatea de a
schimba stările asociate în corelație cu progresul proiectului precum și cu evenimente
externe;
gestiunea activităților de către un responsabil de proiect și asignarea unei echipe de
lucru cu posibilitatea schimbării componenței acesteia pe durata derulării licitației;
acces în timp real la resurse și procesul de prelucrare a acestora prin utilizarea unei
interfețe web accesibilă tuturor persoanelor implicate, indiferent de locația fizică a acestora;
accesul controlat la informație și confidențialitatea datelor prin încadrarea utilizatorilor
în roluri și gestionarea permisiunilor în funcție de acestea precum și de etapa în care se
găsește proiectul la un moment dat;
generarea facilă de rapoarte complexe (inclusiv Excel);
Managementul Licitațiilor cu reducerea la minimum a timpul alocat
Gestionarea facilă a licitațiilor la care participați datorită Registrului în
care se stochează toate informațiile și documentele asociate licitațiilor.
SCURTĂ DESCRIERE
PRINCIPALELE BENEFICII
Pag
e2
accesul simultan la informație;
notificări automate;
administrarea facilă a sistemului.
accesibilitate – interfață web simplă, acces wan și internet
eficiență – notificări automate preluare licitație, management componență echipă de proiect,
mediu colaborativ
acces controlat la informație – repository de date accesibil după autentificare, pe bază de
permisiuni corelate cu rol și stare licitație
clasare licitații – după tip, stare, valută buget, buget echivalent RON
integrare – Active Directory, LOB apps
platformă – Microsoft Sharepoint, Microsoft SQL
management – centralizat, rapoarte
comunicare – e-mail, atașamente, export, print
Q’Assist Licitații incorporează un Registru de Licitații în care se vor stoca toate informațiile și
documentele asociate licitațiilor la care urmează să participați. Sistemul oferă posibilitatea
vizualizării, sortării și filtrării în funcție de metadatele asociate și căutării de tip free text în titlurile și
metadatele asociate licitațiilor și documentelor acestora.
CARACTERISTICI
REGISTRUL DE LICITAȚII
Sortare metadate Filtrare metadate
Pag
e3
Crearea unei licitații noi se realizează din interfața browser a aplicației ce poate fi accesată atât
din interiorul, cât și din exteriorul organizației. La crearea unei licitații se trimite notificare
automată către persoana responsabilă și echipa de lucru în vederea efectuării activităților de
analiză cu privire la participare.
* Crearea unei licitații poate fi realizată de către un grup restrâns de persoane, a cărui componență
poate fi modificată de către administratorul aplicației.
Căutare free text
Rezultate căutare
CREARE LICITAȚIE
Creare licitație
Completare
metadate
Notificare automată
trimisă prin e-mail
Adăugare
comentarii
Pag
e4
Q’assist Licitații pune la dispoziția utilizatorilor o interfață simplă, prietenoasă ce permite
vizualizarea în timp real a licitațiilor prin intermediul unor ferestre web ce afișează seturi
specifice de elemente în raport cu starea licitației și rolul utilizatorului curent.
Alocarea Licitației
Q’assist Licitații permite alocarea automată a unei licitații către o persoană responsabilă și o
echipă de lucru. Acestea pot fi asociate unor unități teritoriale sau operative ce pot fi alese la
crearea licitației și pot fi customizate de către beneficiar.
VIZUALIZARE LISTĂ LICITAȚII
Licitațiile mele
Licitații din a căror echipă fac parte
Licitații nepreluate
Toate Licitațiile
View Operator
View Administrator
etc.
Sortare și filtrare după
valorile metadatelor
asociate licitației
Unitatea, persoana
responsabilă echipa de
lucru și persoanele
aprobatoare asociate
acesteia pot fi
customizate de către
beneficiar
Alocare automată a
persoanei
responsabile, echipei
de lucru și aprobatorilor
în funcție de unitate
Alegere unitate
MANAGEMENTUL LICITAȚIEI
Pag
e5
Avizarea Participării la Licitație
Odată ce licitația este trecută în starea Inițiată sistemul declanșează automat procesul de decizie
cu privire la participarea la licitație. In acest sens, o serie de notificări prin e-mail vor fi primite
de către persoanele aprobatoare, acestea având posibilitatea de a consulta datele asociate
licitației urmând link-urile din mesaj și de a aproba/respinge motivat participarea prin intermediul
formularului de aprobare.
Editarea Metadatelor și Schimbarea Status-ului
Q’assist Licitații permite persoanelor, ce au permisiuni corespunzatoare, vizualizarea și editarea
metadatelor asociate unei licitații. In cadrul aceleiași interfețe, managerului de proiect i se
permite schimbarea stărilor asociate licitației.
Butoane de avizare
sau realocare
Comentarii consolidate
proces aprobare
Link dosar licitație
Link Formular avizare
Partajarea cu mai
mulți utilizatori
Pag
e6
Lucrul cu Datele Economice asociate Licitației
Q’assist Licitații include o serie de metadate referitoare la datele eonomice asociate licitației, setul
incluzând informații despre concurenți și prețurile acestora, calcule automate de preț minim,
diferența între prețul minim și cel ofertat precum și valoarea contractului asociată prețului minim
ofertat.
STĂRI POSIBILE (configurabil)
Creată Inițiată În lucru Depusă Neprezentare Câștigată Pierdută Suspendată Contestată Anulată Respinsă
Metadatele pot fi
completate în
diverse etape ale
procesului de
desfășurare a
licitației
Pag
e7
Lucrul cu Valuta Asociată Licitației
Q’assist Licitații permite lucrul cu mai multe valute. La crearea unei licitații se alege valuta asociată
acesteia. In cazul în care aceasta este diferită de RON, sistemul va calcula automat
echivalentul în lei al bugetului în valută. In acest sens, sistemul menține un curs valutar mediu
pe baza căruia se efectuează automat calculele de transformare valutară.
Crearea și/sau Încărcarea Documentelor
Structurarea documentelor în cadrul Q’Assist Licitații se realizează prin asocierea unui folder
virtual fiecărei licitații pentru stocarea documentelor asociate. Acestea pot fi create după șabloane
standard sau încărcate din alte surse de date.
Valoarea
echivalentă în RON
a bugetului-
calculată automat
Listă customizabilă
de cursuri valutare
medii anuale
Creare
document
nou după
șablon
Incărcare
document
existent
Acces
Folder
Pag
e8
Prelucrarea Documentelor
Documentele asociate unei licitații pot fi editate multi-utilizator (mecanism extragere/anulare
extragere/arhivare), pot fi descărcate și partajate controlat.
Schimbări în Componența Echipei de Lucru
Schimbările efectuate la nivelul echipei de lucru atrag după sine și modificarea automată a
permisiunilor asociate licitației în sensul în care persoanele care părăsesc echipa de lucru vor
pierde permisiuni, iar cele ce se alătură acesteia vor primi permisiuni. Schimbarea componenței
echipei este notificată către membrii implicați, prin e-mail.
Extragere/Arhivare Descărcare
Editare metadate
Partajare
controlată
Editare multi-utilizator
în aplicații locale
Pag
e9
Prenotificare Automată în Vederea Depunerii
Sistemul oferă facilitatea de prenotificare automată prin e-mail a echipei de lucru și a persoanei
responsabile cu privire la iminența datei de depunere a documentației.
Situații și Rapoarte
Q’Assist Licitații permite particularizarea de către beneficiar a seturilor de date din vizualizări,
sortarea, filtrarea și gruparea acestora, precum și efectuarea de totaluri pentru generarea de
situații și rapoarte ce pot fi exportate în Excel sau în alte aplicații în vederea diseminării și/sau
prelucrării detaliate.
Numărul de zile calendaristice până la data
limită a depunerii, cu care se notifică în
avans; este parametrizat și poate fi modificat
de beneficiar în lista de parametri a
sistemului.
Alegere câmpuri metadate
Sortare și filtrare metadate
Pag
e10
Q’Assist Licitații permite accesul controlat la datele și resursele aplicației prin intermediul
nivelurilor de permisiune și audiență ce se aplică direct sau prin intermediul fluxurilor de lucru ale
sistemului corelat cu stările în care se găsește licitația și grupurile de utilizatori cu roluri specifice.
Export Excel
CONTROLUL ACCESULUI LA DATELE ȘI RESURSELE APLICAȚIEI
Gestionare niveluri de
permisiune prin
alocare directă –
control acces date
Gestionare niveluri de
permisiune prin
intermediul fluxurilor de
lucru corelat cu stările –
control acces date
Gestionare și
particularizare niveluri
de permisiune -
control acces date
Pag
e11
Administrare se face centralizat, din interfața browser, a tuturor segmentelor de aplicație.
Dintre acestea, precizăm următoarele:
Managementul grupurilor asociate rolurilor | Mangementul nomenclatoarelor
Managementul parametrilor de sistem | Managementul notificărilor
Gestiune fluxuri de lucru și stări | Rapoarte de audit la nivel de site | Backup & restore etc.
Gestionare niveluri de
audiență (vizibilitate) –
control acces la vizualizări
și meniuri
ADMINISTRAREA APLICAȚIEI
Pag
e12
Beneficiul major al aplicației de gestionare a licitațiilor, Q’Assist Licitații, constă în ușurința cu
care utilizatorii se familiarizează cu aplicația. Așa cum se poate vedea în print scren-urile de
mai jos, fiecare fereastră conține informații intuitive și oferă acces rapid la documentelor sau datele
licitației.
Vizualizare persoane și
grupuri acces
Pag
e13
Managementul licitațiilor la care participați utilizând Q’Assist Licitații
Utilizând aplicația Q’Assist Licitații parcurgeți unui flux predefinit de etape ale derulării
licitației cu posibilitatea de a schimba stările asociate în corelație cu progresul licitației,
precum și cu evenimente externe.
Concret, Q’Assist Licitații facilitează managementul activității de participare la licitații prin
urmărirea cu ușurință a fiecărei etape de către un responsabil de proiect și echipa lui.
Accesul controlat la informație și confidențialitatea sunt asigurate 100% prin încadrarea
utilizatorilor în roluri și gestionarea permisiunilor.
Ce nevoie acoperă softul Q’Assist Licitații
Q’Assist Licitații se adresează companiilor care participă la un număr semnificativ de
licitații pe parcursul unui an. Altfel spus, orice companie care participă în mod frecvent la
licitații și își dorește o îmbunătățire reală a modului de administrare a licitațiilor, are nevoie
de această aplicație. Responsabilul de licitație și echipa lui vor face mai bine față la lucrul
sub presiunea timpului și vor avea productivitate maximă.
Ușurință în utilizare
Aplicația Q’Assist Licitații este intuitivă și ușor de utilizat, oferind utilizatorilor săi o imagine
de ansamblu a licitațiilor – care sunt în lucru, care este progresul, care sunt pașii următori
și care sunt prioritățile. Așadar, rapoartele multiple, accesibile în orice moment, oferă
echipei de licitație tot suportul pentru a face față cu brio sarcinilor curente și a pentru
genera rezultatele așteptate.
Dintre beneficiile asigurate
ușurință în managementul licitațiilor și a documentelor ce compun dosarul;
focus asupra pașilor ce urmează a fi făcuți în fiecare etapă a licitației și
concentrarea pe detalii;
prenotificare automată în vederea depunerii licitațiilor, ajutându-vă să gestionați cât
mai bine lucrul sub presiunea timpului.
CONCLUZII