ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,
JUD. BACĂU
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. ANTIP CRINA RAMONA
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
OPIS DOCUMENTE
STANDARDUL 14-RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ
Nr.crt. / Cod
formular Documente privind mediul de control Pag.
PO-14.01 RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ 3
F01-PO-14.01 Model raportare 21
PO-14.02 UTILIZAREA RESURSELOR ÎN ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN
UNITATEA DE ÎNVĂȚĂMÂNT
31
F01-PO-14.02 Listă resurse materiale 50
F02-PO-14.02 Tabel alocații bugetare pe activități 51
PO-93.01 ÎNTOCMIREA BUGETULUI 52
PO-93.02 ÎNTOCMIRE ALOP 72
PO-93.03 ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA MARE 99
F01-PO-93.03 Model Carte mare
PO-93.04 ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL 118
F01-PO-93.04 Model Registru Jurnal 138
PO-93.05 ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE 139
F01-PO-93.05 Nota de recepție și constatare de diferențe 161
PO-93.06 CONTROL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU 162
F01-PO-93.06 Registru Viză CFP 188
PO-93.07 ACHIZIȚII PUBLICE 189
F01-PO-93.07 Programul anual al achizițiilor publice 252
F02-PO-93.07 Lista privind achizițiile directe 253
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
3
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ
PO-14.01
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
4
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
5
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
6
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
7
1. Scopul procedurii
1.1. Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate:
Scopul prezentei proceduri este acela de a stabili etapele procesuale ce trebuie urmate pentru
întocmirea corectă a raportărilor contabile și financiare.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii privind:
Raportarea financiară și contabilă.
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este-un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
8
2. Domeniul de aplicare
2.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala:
Procedura se aplică tuturor persoanelor și compartimentelor din cadrul unității care sunt implicate,
prin atribuțiile stabilite în fișele de post, în activitatea de raportare contabilă și financiară.
2.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate
de unitate. S-au procedurat urmatoarele activitati:
> Depunerea situatiilor financiare trimestriale si a raportarilor financiare lunare - termene
> Modul de completare a urmatoarelor documente din cadrul situatiilor financiare
- Bilantul (Cod 01)
- Contul de rezultat patrimonial (cod 02)
- Situatia fluxurilor de trezorerie (Cod 03 Si 04)
- Contul de executie bugetara (cod 07)
- Detalierea cheltuielilor pe clasificatia economica
- Contul de executie a bugetului local - Venituri (cod 08)
- Anexa 14b "Disponibil din mijloace cu dcstinatie speciala"
- Anexa 30 "Plati restante “
- Anexa 40/b "Situatia activelor si datoriilor institutiilor publice din administratia locala
- Semnarea si depunerea situatiilor financiare
- Note explicative
> Raportari financiare lunare
2.3. Listarea principalelor compartimente de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata: toate compartimentele institutiei
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate, listarea compartimente lor implicate in procesul activitati:
a. compartimente furnizoare de date: - toate compartimentele unitatii
b. compartimente beneficiare - compartimentul contabilitate
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
9
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie primară:
- Legea nr. 82/1991 a contabilităţii - Republicare*)
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice
3.2. Legislaţie secundară:
- Ordonanța nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în
patrimoniul instituţiilor publice
- Ordonanța nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv*) –
Republicare
- Ordinul nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea,
evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale
- Ordinul nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile
financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice.
3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:
- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;
- Regulament de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare, coordonare şi
îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial al unității
- Regulamentul Intern;
- Fise de post.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
10
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
Procedură totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
sarcinii.
Procedură operaţională Procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la
nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate publică.
Procedură de sistem Procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la
nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică.
Control intern/managerial Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu
obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării
administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta
include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile. Sintagma "control intern/managerial" subliniază
responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control
a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor
generale şi a celor specifice.
Exercițiu financiar Perioada pentru care trebuie întocmite situațiile financiare anuale și, de
regulă, coincide cu anul calendaristic. Exercițiul financiar pentru
instituțiile publice este anul bugetar și durata acestuia este de 12 luni.
Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
11
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedură Operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. BVC Buget de venituri şi cheltuieli
8. CFP Control Financiar Preventiv
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
12
5. Descrierea procedurii
Raportarea contabilă și financiară este un proces complex în care toate datele contabile joacă
un rol important în generarea indicatorilor de tip economic și financiar care sunt meniți să descrie
situația financiară reală a entității, precum și rezultatele obținute în urma deciziilor economice
implementate.
5.1 Generalităţi:
Raportările contabile și financiare oferă o imagine fidelă a procesului de implementare a
planului de obiective al entității, prin analiza situațiilor activelor, datoriilor, poziției financiare,
precum și a performanței financiare și a rezultatului patrimonial înregistrate de unitate.
Un alt rol al raportării financiare este acela de a oferi informații care sunt utile în anticiparea
resurselor necesare pentru ducerea la îndeplinire a obiectivelor propuse în cadrul planului de
management, precum și modul în care poate fi organizat în cadrul unității fluxul de trezorerie
viitor.
5.2 Modul de lucru:
Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se întocmeşte
balanţa de verificare, cel puţin la încheierea exerciţiului financiar, la termenele de întocmire a
situaţiilor financiare, a raportărilor contabile, precum şi la finele perioadei pentru care entitatea
trebuie să întocmească declaraţia privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii.
Situaţiile financiare anuale şi raportările contabile se semnează de către directorul economic,
contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie.
Situaţiile financiare anuale şi raportările contabile pot fi întocmite şi semnate de persoane
fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi
Contabililor Autorizaţi din România.
Situaţiile financiare anuale şi raportările contabile se semnează şi de către administratorul sau
persoana care are obligaţia gestionării entităţii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
13
Situaţiile financiare trimestriale şi anuale ale instituţiilor publice se semnează de ordonatorul
de credite şi de conducătorul compartimentului financiar-contabil sau de altă persoană
împuternicită să îndeplinească această funcţie.
În situaţia în care instituţiile publice nu au persoane încadrate cu contract individual de muncă
sau numite într-o funcţie publică, potrivit legii, situaţiile financiare trimestriale şi anuale se
semnează de ordonatorul de credite şi de persoanele fizice sau juridice, autorizate potrivit legii,
membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România.
Procesul de raportare contabilă și financiară se întocmește în baza procedurilor operaționale
specifice departamentului de contabilitate, din cadrul standardului 9 al documentației SCIM.
5.3 Resurse necesare:
5.3.1 Resurse materiale
mobilier pentru stocarea dosarelor;
aparat fax;
copiator;
imprimantă;
rechizite specifice.
PC cu acces la internet;
linie telefonică;
5.3.2 Resurse umane
Personal contabilitate;
Director;
Personal unitate
5.3.3 Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
14
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Angajatii serviciului contabilitate, care conform fişei postului, au obligația de a înregistra în
contabilitate operațiunile economico-financiare răspund de:
- contabilizarea operațiunilor privind intrările de bunuri materiale;
- contabilizarea operațiunilor privind transferurile interne de bunuri materiale;
- contabilizarea operațiunilor privind ieşirile de bunuri materiale;
- contabilizarea operațiunilor privind creanțele şi datoriile în relațiile cu terții;
- contabilizarea operațiunilor derulate prin casieria unității, conturile deschise la trezorerie şi
bănci;
- contabilizarea statelor de salarii şi alte drepturi salariale;
- contabilizarea obligațiilor față de bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi terți
creditori;
- exportul datelor pe softul informatic, în vederea transmiterii lor în format electronic la
ordonatorul de credite ierarhic superior .
Contabilul şef răspunde de:
- analiza balanței de verificare şi corelarea acesteia cu celelalte anexe ale „Situațiilor
financiare”;
- verifică respectarea corectitudinii exportului datelor din balanța de verificare în bilanț, la
conturile bifuncționale şi la conturile care presupun termene de încasare sau plată cu perioada
mai mică sau mai mare de 1 an, precum şi egalitatea între rândurile 40 şi 47;
- întocmirea celorlalte anexe şi corelarea acestora cu bilanțul, contul de rezultat patrimoniale,
contul de execuție şi balanța de verificare;
- întocmirea politicilor contabile, a notelor explicative, raportului explicativ şi a altor situații
cerute de normele legislative;
- transmiterea la ordonatorul de credite ierarhic superior a situației la termenul stabilit, atât pe
suport de hârtie cât şi în format electronic;
- urmăreşte respectarea întocmai a prezentei proceduri.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
15
Conducătorul entităţii publice asigură buna desfăşurare a proceselor şi exercitarea formelor de
control intern adecvate, care garantează că datele şi informaţiile aferente utilizate pentru
întocmirea situaţiilor contabile anuale şi a rapoartelor financiare sunt corecte, complete şi
furnizate la timp.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
16
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
17
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
18
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
19
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf. nomenclator
arhivistic
F01-PO-14.01 Model
raportare
Administrator
Financiar
Director 1 Comisie
Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
20
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 3
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
4
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
5
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
6
5 Scopul procedurii operaţionale 7
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
9
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
10
9 Descrierea procedurii operaţionale 12
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 14
11 Formular evidență modificări 16
12 Formular analiză procedură 17
13 Lista de difuzare a procedurii 18
14 Anexe, înregistrări, arhivări 19
15 Cuprins 20
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
21
ANEXA 1 - F01-PO-14.01 Model raportare
ANEXA 1
BILANŢ
la data de …….
cod
01
-lei-
NR. DENUMIREA INDICATORILOR Cod Sold la
începutul
anului
Sold la
sfârşitul
perioadei CRT. rând
A B C 1 2
A. ACTIVE 01 X X
ACTIVE NECURENTE 02 X X
1. Active fixe necorporale 03
(ct.203+205+206+208+233-280-290-293*)
2. Instalaţii tehnice, mijloace de transport, animale,
plantaţii, mobilier, aparatură birotică şi alte active
corporale (ct.213+214+231-281-291-293*)
04
3. Terenuri şi clădiri (ct.211+212+231-281-291-293*) 05
4. Alte active nefinanciare 06
(ct.215)
5. Active financiare necurente (investiţii pe termen
lung) peste un an
07
(ct.260+265+2671+2672+2673+2675+2676+
2678+2679-296) din care:
Titluri de participare
(ct.260-296)
08
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
22
6. Creante necurente – sume ce urmează a fi încasate
după o perioada mai mare de un an
(ct.4112+4118+4282+4612 – 4912 - 4962) din care:
09
Creante comerciale necurente – sume ce urmează a
fi încasate după o perioada mai mare de un an (ct
4112+4118+4612 – 4912 - 4962)
10
7. TOTAL ACTIVE NECURENTE (rd.03+04+05+06+07+09) 15
ACTIVE CURENTE 18 X X
1. Stocuri 19
(ct.301+302+303+304+305+307+309+331+
332+341+345+346+347+349+351+354+356+
357+358+ 359+361+371+381+/-348+/-378-391
-392-393-394-395-396-397-398)
2. Creanţe curente – sume ce urmează a fi încasate
într-o perioadă mai mică de un an- 20
X
X
Creanţe din operaţiuni comerciale, avansuri şi alte
decontări
(ct.232+234+409+4111+4118+413+418+425+4282+
4611 + 473**+481+482+483 - 4911- 4961+5128) din
care:
21
Creanţe comerciale şi avansuri (ct.232+234+409+
4111+4118 +413 +418+4611-4911-4961): din care
22
Avansuri acordate ( ct. 232+234+409) 22.1
Creanţe bugetare (ct.431**+437**+4424+ 4428**+
444 **+ 446**+4482+ 461+463+ 464 +465+4664
+4665+4669+481**+482** - 497) din care:
23
Creanţele bugetului general consolidat
(ct.463+464+465+4664+4665+4669 - 497)
24
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
23
Creanţe din operaţiuni cu fonduri externe
nerambursabile şi fonduri de la buget
(ct.4501+4503+4505+4507+4511+4513+4515
+4531+4541+4543+4545+4551+4553+4561 +4563
+4571+4572+4573+4581+4583+461+473**
+474+476) din care:
25
Sume de primit de la Comisia Europeană
(ct.4501+4503+4505+4507)
26
Împrumuturi pe termen scurt acordate
(ct2671+2672+2673+2675+2676 +2678 +2679
+4681+ 4682 +4683+4684+ 4685+4686+ 4687
+4688+ 4689 + 469)
27
Total creanţe curente (rd. 21+23+25+27) 30
3. Investiţii pe termen scurt (ct.505-595) 31
4. Conturi la trezorerii şi instituţii de credit : 32 X X
Conturi la trezorerie, casă, alte valori, avansuri de
trezorerie
(ct.510+5121+5125+5131+5141+5151+5153
+5161+5171+5187+5201+5211+5212+5221
+5222+523++5251+5252+5253+526+527+
528+5291+5292 +5293+5294 +5299 +5311 +532
+542 +550 +551 +552 +553 +554 +555 +556 +557
+5581+5582+5591+5601+5602+ 561+562 +5711
+5712 +5713+5714 +5741+5742+5743+5744) din
care:
33
depozite (ct. 5153+5187+5222+5602+5714+5744) 34
Conturi la instituţii de credit, casă, avansuri de
trezorerie
(ct.5112+5121+5124+5125+5131+5132+5141+ 5142+
5151+5152+5153+5161 +5162+5171 +5172
+5187 +5314+5411+5412+542+ 550+
5583+5592+5601 +5602) din care:
35
depozite (ct. 5153+5187+5602) 36
Total disponibilităţi (rd.33+35) 40
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
24
5 Conturi de disponibilităţi ale Trezoreriei Centrale
(ct.5126+5127+5187+5201+5202+5203+5241+5242
+5243)
41
6 Cheltuieli în avans (ct. 471 ) 42
7 TOTAL ACTIVE CURENTE (rd.19+30+31+40+41+42) 45
8 TOTAL ACTIVE (rd.15+45) 46
B. DATORII 50 X X
DATORII NECURENTE- sume ce urmează a fi plătite
după-o perioadă mai mare de un an
51
X
X
1 Sume necurente- sume ce urmează a fi plătite după
o perioadă mai mare de un an
52
(ct.269+401+403+4042+405+4622+509) din care:
Datorii comerciale (ct.401+403+ 4042+405+4622) 53
2 Împrumuturi pe termen lung 54
(ct.1612+1622+1632+1642+1652+1661+1662+
1672+168 -169)
3 Provizioane (cont 151) 55
TOTAL DATORII NECURENTE (rd.52+54+55) 58
DATORII CURENTE - sume ce urmează a fi plătite
într-o perioadă de pană la un an
59
X
X
1 Datorii comerciale, avansuri şi alte decontări 60
(ct.401+403+4041+405+408+419+4621+473+481
+482+ 483+ 269+509+5128) din care:
Datorii comerciale şi avansuri
(ct. 401+403+4041+405+408+419+4621), din care:
61
Avansuri primite (ct.419) 61.1
2 Datorii către bugete 62
(ct431+437+.440+441+4423+4428+444+446+
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
25
4481+4555+4671+4672+4673+4674+4675+ 4679
+473+481+482) din care:
Datoriile instituţiilor publice către bugete
(ct.431+437+4423+4428+444+446+4481) din care
63
Contribuţii sociale (ct.431+437) 63.1
Sume datorate bugetului din Fonduri externe
nerambursabile (ct.4555)
64
3 Datorii din operaţiuni cu Fonduri externe
nerambursabile şi fonduri de la buget, alte datorii
către alte organisme internaţionale 65
(ct.4502+4504+4506+4512+4514+4516+4521
+4522+4532+4542+4544+4546+4552+4554 +4564+
4584+ 4585+459+462+473 +475 )
din care: sume datorate Comisiei Europene
(ct.4502+4504+4506+459+462)
66
4 Împrumuturi pe termen scurt- sume ce urmează a fi
plătite într-o perioadă de până la un an
70
(ct.5186+5191+5192+5193+5194+5195+5196+
5197+5198)
5 Împrumuturi pe termen lung – sume ce urmeazăa fi
plătite în cursul exerciţiului curent
(ct.1611+1621+1631+1641+1651+1661+1662 +1671
+168-169)
71
6 Salariile angajaţilor 72
(ct.421+423+426+4271+4273+4281)
7 Alte drepturi cuvenite altor categorii de persoane
(pensii, indemnizaţii de şomaj, burse)
73
(ct.422+424+426+4272+4273+429+438)din care:
Pensii, indemnizaţii de şomaj, burse
(ct.422+424+429)
73.1
8 Venituri în avans (ct.472) 74
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
26
9 Provizioane (ct. 151) 75
10 TOTAL DATORII CURENTE
(rd.60+62+65+70+71+72+73+74+75)
78
11 TOTAL DATORII (rd.58+78) 79
12 ACTIVE NETE = TOTAL ACTIVE – TOTAL DATORII =
CAPITALURI PROPRII
80
(rd.80= rd.46-79 = rd.90)
C. CAPITALURI PROPRII 83 X X
1. Rezerve, fonduri
(ct.100+101+102+103+104+105+106+131+
132+133+134+135+136+137+1391+1392+1393+
1394+1396+1399)
84
2. Rezultatul reportat 85
(ct.117- sold creditor)
3. Rezultatul reportat 86
(ct.117- sold debitor)
4. Rezultatul patrimonial al exercitiului (ct.121- sold
creditor)
87
5. Rezultatul patrimonial al exercitiului (ct.121- sold
debitor)
88
6 TOTAL CAPITALURI PROPRII (rd.84+85-86+87-88) 90
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
27
Anexa 2: CONTUL DE REZULTAT PATRIMONIAL la data de .........
Nr.
crt. DENUMIREA INDICATORULUI
Cod
rând
An
precedent
An
curent
A B C 1 2
1. VENITURI OPERAŢIONALE 01
1. Venituri din impozite, taxe, contribuţii de asigurări şi alte venituri ale bugetelor
(ct. 730+731+732+733+734+735+736+ +739+745+746+750+751)
02
2. Venituri din activităţi economice
(ct. 701+702+703+704+705+706+707+708+/-709)
03
3. Finanţări, subvenţii, transferuri, alocaţii bugetare cu destinaţie specială
(ct. 770+771+772+773+774+776+778+779)
04
4. Alte venituri operaţionale
(ct. 714+719+721 +722+781)
05
TOTAL VENITURI OPERAŢIONALE (rd. 02+03+04+05) 06
II. CHELTUIELI OPERAŢIONALE 07
1. Salariile şi contribuţiile sociale aferente angajaţilor
(ct. 641+642+645+646+647)
08
2. Subvenţii şi transferuri
(ct. 670+671+672+673+674+676+677+ 679)
09
3. Stocuri, consumabile, lucrări şi servicii executate de terţi
(ct.
601+602+603+606+607+608+609+610+611+612+613+614+622+623+624+626+627+628+62
9)
10
4. Cheltuieli de capital, amortizări şi provizioane
(ct. 681+682+689)
11
5. Alte cheltuieli operaţionale
(ct. 635+654+658)
12
TOTAL CHELTUIELI OPERAŢIONALE (rd. 08+09+10+11+12) 13
III. REZULTATUL DIN ACTIVITATEA OPERAŢIONALĂ 14
- EXCEDENT (rd. 06 - rd. 13) 15
- DEFICIT (rd. 13 - rd. 06) 16
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
28
IV. VENITURI FINANCIARE
(ct. 763+764+765+766+767+768+769+786)
17
V. CHELTUIELI FINANCIARE
(ct. 663+664+665+666+667+668+669+686)
18
VI. REZULTATUL DIN ACTIVITATEA FINANCIARĂ 19
- EXCEDENT (rd. 17 - rd. 18) 20
- DEFICIT (rd. 18 - rd. 17) 21
VII. REZULTATUL DIN ACTIVITATEA CURENTĂ 22
- EXCEDENT (rd. 15+20-16-21) 23
- DEFICIT (rd. 16+21-15-20) 24
VIII
.
VENITURI EXTRAORDINARE
(ct. 790+791)
25
IX. CHELTUIELI EXTRAORDINARE
(ct. 690+691)
26
X. REZULTATUL DIN ACTIVITATEA EXTRAORDINARĂ 27
- EXCEDENT (rd. 25 - rd. 26) 28
- DEFICIT (rd. 26 - rd. 25) 29
XI. REZULTATUL PATRIMONIAL AL EXERCIŢIULUI 30
- EXCEDENT (rd. 23+28-24-29) 31
- DEFICIT (rd. 24+29-23-28) 32
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
29
Anexa 3: SITUAŢIA FLUXURILOR DE TREZORERIE la data de ........
Cod 03
DENUMIREA INDICATORULUI Cod rând
A B 1 2 3
I. NUMERAR DIN ACTIVITATEA OPERAŢIONALĂ 01
1. Încasări 02
2. Plăţi 03
3. Numerar net din activitatea operaţională (rd. 02 - rd. 03) 04
II. NUMERAR DIN ACTIVITATEA DE INVESTIŢII 05
1. Încasări 06
2. Plăţi 07
3. Numerar net din activitatea de investiţii (rd. 06-07) 08
III. NUMERAR DIN ACTIVITATEA DE FINANŢARE 09
1. Încasări 10
2. Plăţi 11
3. Numerar net din activitatea de finanţare (rd. 10 - rd. 11) 12
IV. CREŞTEREA (DESCREŞTEREA) NETĂ DE NUMERAR ŞI
ECHIVALENT DE NUMERAR
(rd. 04+rd. 08+rd. 12)
13
V. NUMERAR ŞI ECHIVALENT DE NUMERAR LA ÎNCEPUTUL
ANULUI
14
VI. NUMERAR ŞI ECHIVALENT DE NUMERAR LA SFÂRŞITUL
PERIOADEI (rd. 13+rd. 14), din care:
15
Depozite 16
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI
FINANCIARĂ
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.01
30
Anexa 4: SITUAŢIA FLUXURILOR DE TREZORERIE la data de ............
Cod 04
DENUMIREA INDICATORULUI Cod rând
A B 1 2 3
I. NUMERAR DIN ACTIVITATEA OPERAŢIONALA 01
1. Încasări 02
2. Plăţi 03
3. Numerar net din activitatea operaţională (rd. 02 - rd. 03) 04
II. NUMERAR DIN ACTIVITATEA DE INVESTIŢII 05
1. Încasări 06
2. Plăţi 07
3. Numerar net din activitatea de investiţii (rd. 06-07) 08
III. NUMERAR DIN ACTIVITATEA DE FINANŢARE 09
1. Încasări 10
2. Plăţi 11
3. Numerar net din activitatea de finanţare (rd. 10 - rd. 11) 12
IV. CREŞTEREA (DESCREŞTEREA) NETĂ DE NUMERAR ŞI
ECHIVALENT DE NUMERAR
(rd. 04+rd. 08+rd. 12)
13
V. NUMERAR ŞI ECHIVALENT DE NUMERAR LA
ÎNCEPUTUL PERIOADEI
14
VI. NUMERAR ŞI ECHIVALENT DE NUMERAR LA
SFÂRŞITUL ANULUI (rd. 13+rd. 14), din care:
15
1. Depozite 16
2. Disponibilităţi la bănci în străinătate 17
3. Diferenţe din reevaluare 18
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
31
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE
ÎN UNITATEA DE ÎNVĂȚĂMÂNT
PO-14.02
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
32
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
33
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
34
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
35
1. Scopul procedurii
Prezenta procedură de sistem are scopul de a stabili modalitățile prin care conducerea
unității de învățământ utilizează resurselor disponibile, în vederea desfășurării activității
entității publice.
Scopuri generale
Stabilește categoriile de resurse disponibile la nivelul instituției, necesare pentru
atingerea obiectivelor;
Asigură existența documentației necesare planificării resurselor instituţiei;
Asigură utilizarea eficientă a resurselor în vederea atingerii obiectivelor stabilite;
Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar
pe director, în luarea deciziei.
Scopuri specifice
Stabilește alocarea optimă a resurselor, având în vedere caracterul limitat al acestora;
Are în vedere posibilitatea modificării ipotezelor, în momentul alocării resurselor
destinate atingerii obiectivelor specifice ale instituției;
Prevede planificarea în timp a resurselor necesare realizării activităților unității de
învățământ.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
36
2. Domeniul de aplicare
Procedura va fi aplicată în procesul de utilizare a resurselor disponibile, în vederea
desfășurării activității unității;
Persoanele din cadrul unităţii de învăţământ care au rolul de a planifica resursele
utilizate în activitatea curentă vor aplica prezenta procedură în activitatea desfăşurată.
Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- determinarea persoanelor responsabile cu planificarea resurselor instituției;
- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează activitatea de gestionare a resurselor
unității;
- stabilirea documentelor care vor fi elaborate în procesul de planificare a resurselor;
- stabilirea activităților ce vor fi realizate pentru planificarea resurselor în scopul
atingerii obiectivelor instituției.
Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date:
conducerea instituției de învățământ;
- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate:
toate compartimentele unității.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
37
3. Documente de referinţă
3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)
- Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale cu modificările și completările ulterioare;
- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice;
- Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea
metodologică cu privire la sistemele de control managerial.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
38
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie un proces sau o
activitate care se desfăşoară la nivelul tuturor
compartimentelor/structurilor dintr-o entitate.
2. Control intern
managerial
Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu
obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării
administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta
include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.
3. Compartiment Departament/ serviciu / birou.
4. Conducătorul
compartimentului
Şef birou / şef serviciu.
5. Obiective generale Ținte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la
nivelul global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate
în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau stabilite de
conducere în planul strategic şi documentele de politici publice.
6. Obiective specifice Obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care
constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie
atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit.
Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc
la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.
7. Planificarea Ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele
obiective ale organizaţiei şi ale componentelor sale, resursele şi
mijloacele necesare realizării obiectivelor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
39
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PS Procedură de sistem
2. SCIM Sistem de Control Intern/Managerial
3. E. Elaborare
4. V. Verificare
5. A. Aprobare
6. Ap. Aplicare
7. Ah. Arhivare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
40
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
Procedura vizează descrierea mijloacelor utilizate de către conducerea unității pentru
utilizarea resurselor disponibile, în activitățile desfășurate în instituţiei. Resursele sunt de cele
mai multe ori limitate și epuizabile, motiv pentru care utilizarea lor trebuie să fie judicioasă și
eficientă.
Principalele categorii de resurse de care dispune unitatea sunt
- resursele umane,
- resursele material,
- resursele financiare.
Folosirea optimă a acestora asigură realizarea obiectivelor și a misiunii entității.
Obiectivele se stabilesc pe baza unor ipoteze (premise) de natură internă sau externă în
raport cu activitatea instituției. Modificarea ipotezelor pe parcursul perioadei de programare,
necesită reconfigurarea obiectivelor stabilite inițial, fapt ce influențează și resursele alocate.
Rezultate scontate: Planificarea și alocarea resurselor de către conducerea instituției, astfel
încât obiectivele stabilite să poată fi atinse, iar activitatea unității să se desfăşoare în bune
condiţii, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.
5.2 Modul de lucru
8.2.1 Analiza și planificarea resurselor disponibile
Resursele umane, materiale și financiare de care dispune unitatea de învățământ trebuie
analizate și evaluate cu mare atenție, astfel încât să se constate dacă calitatea și cantitatea
acestora permite desfășurarea activităților în unitate. În acest sens, entitatea publică întocmeşte
planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru desfășurarea activităților cu
resursele posibil a fi alocate, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
41
Planificarea alocării resurselor este un proces continuu, având un caracter dinamic.
Modificarea activităților, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune
actualizarea planurilor. Gradul de detaliere a planurilor variază în funcţie de diverşi factori,
precum: mărimea entităţii publice, structura decizională a acesteia sau necesitatea aprobării
formale a unor activităţi.
O coordonată importantă a planificării resurselor o reprezintă timpul, în funcție de care,
în general, se elaborează planuri anuale sau planuri multianuale.
8.2.2 Alocarea resurselor în scopul îndeplinirii obiectivelor
Etapa planificării resurselor necesare desfășurarea activităților este în mod logic urmată
de cea a alocării efective a resurselor. Aceasta din urmă permite realizarea activităților care
duce la atingerea obiectivelor specifice, acestea contribuind la atingerea obiectivelor generale
ale instituției.
Dat fiind caracterul limitat al resurselor disponibile, alocarea acestora trebuie să se facă
într-un mod cât mai eficient posibil, astfel încât raportul cost-beneficiu să fie unul cât mai
favorabil entității publice. Fie că este vorba de resurse umane, materiale sau financiare, acestea
trebuie utilizate în așa fel încât să se obțină cele mai bune rezultate, cu costuri cât mai reduse,
în intervale de timp rezonabile, cu durabilitate și sustenabilitate ridicată.
8.2.3 Persoanele implicate în planificarea și alocarea resurselor instituției
Planificarea și alocarea resurselor unității de învățământ este atributul conducerii, aceasta
fiind sprijinită în luarea deciziilor de către angajații cu atribuții de resurse umane, financiar-
contabile sau administrative. În funcție de capacitatea personalului de conducere de a lua cele
mai bune decizii, obiectivele instituției vor fi duse la îndeplinire cu succes, asigurându-se astfel
satisfacția beneficiarilor serviciilor educaționale și realizarea misiunii instituției.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
42
5.3 Etapele activității procedurate
5.4 Resurse necesare:
5.4.1 Resurse materiale
hârtie de scris;
telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii
procedurate;
caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.
5.4.2 Resurse umane
directorul;
personalul didactic și didactic auxiliar;
personalul nedidactic (administrativ).
Analiza și evaluarea resurselor umane, materiale și financiare de care dispune unitatea de învățământ, în raport cu
desfășurarea activităților în unitate
Întocmirea unor planuri pentru alocarea resurselor, care să concorde cu activităţile necesare pentru desfășurarea
activităților
Alocarea eficientă a resurselor permite realizarea activităților, ceea ce duce la realizarea activităților desfășurate în
unitate
Capacitatea personalului de conducere de a lua cele mai bune decizii, asigură buna funcționare a instituţiei în condițiile
în care planificarea și alocarea resurselor este atributul acestuia
Realizarea activităților unității de învățământ asigură satisfacția beneficiarilor serviciilor educaționale și realizarea
misiunii instituției
Figura 1. Procesul de planificare și alocare a resurselor
În situația modificării ipotezelor pe parcursul perioadei de programare, se va realiza reconfigurarea obiectivelor stabilite
inițial, precum și a resurselor alocate
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
43
5.4.3 Resurse financiare
bugetul necesar funcţionării instituţiei în bune condiții (salarii personal, achiziție
materiale didactice, efectuare lucrări de întreținere și reparații clădiri).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
44
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
crt.
Compartimentul (postul) /
acţiunea (operaţiunea)
I II III IV V
1. Persoana cu atribuţii de
secretariat, întocmește Planul
pentru alocarea resurselor la
nivelul instituției
E.
2. Verificarea Planului pentru
alocarea resurselor de către
conducerea unității
V.
3. Analiza și aprobarea Planului
pentru alocarea resurselor de
către directorul instituției
A.
4. Aplicarea măsurilor necesare
atingerii obiectivelor unității Ap.
5. Arhivarea documentelor
rezultate din derularea
procesului de planificare și
alocare a resurselor instituției
Ah.
I – angajatul/persoana cu atribuţii de secretariat;
II – conducere;
III – director;
IV – conducerea și angajații unității;
V – persoana cu atribuții de arhivă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
45
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
46
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
47
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
48
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf. nomenclator
arhivistic
F01-PO-14.02 Listă resurse
materiale
Administrator
Financiar
Director 1 Comisie
Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
F02-PO-14.02 Tabel alocații
bugetare pe
activități
Administrator
Financiar
Director 1 Comisie
Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
49
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 31
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
32
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
33
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
34
5 Scopul procedurii operaţionale 35
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 36
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
37
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
38
9 Descrierea procedurii operaţionale 40
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 44
11 Formular evidență modificări 45
12 Formular analiză procedură 46
13 Lista de difuzare a procedurii 47
14 Anexe, înregistrări, arhivări 48
15 Cuprins 49
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
50
Anexa 1-F01-PO-14.02 Listă resurse materiale
Resurse necesare:
Resurse materiale
• hârtie de scris;
• telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii
procedurate;
• caiete,
dosare,
pixuri,
foi veline de scris,
agrafe,
perforator,
capsator.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZAREA RESURSELOR ÎN
ACTIVITĂȚILE DESFĂȘURATE ÎN UNITATEA
DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-14.02
51
Anexa 2-F02-PO-14.02 Tabel alocații bugetare pe activități
TABEL ALOCAȚII BUGETARE PE ACTIVITĂȚI
Activitatea __________________ Categoria de lucrari _________
Nr. crt.
Denumire alocații
bugetare
U.M.
Consumurile alocate
Pretul unitar (exclusiv T.V.A.)
Valoarea (exclusivT.V.A.)
Furnizorul
0 1 2 3 4 5 6
1. 2. 3. …
………………... ………………... ………………...
…. …. ….
…………. …………. ………….
……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ………………..
……….. ……….. ……….
TOTAL RON
………… ………………. (semnatura autorizata )
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
52
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
PO-93.01
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
53
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
54
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
55
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
56
1. Scopul procedurii
Prezenta procedură operaţională are scopul de a asigura înlănţuirea raţională a
reglementărilor, cerinţelor şi condiţiilor impuse de Legea nr. 500/2002 privind finanțele
publice, cu modificările și completările ulterioare.
Scopuri generale
Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;
Asigură existența documentației adecvate derulării activității;
Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
Sprijină auditul și/ sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/ sau control, iar
pe director, în luarea deciziei.
Scopuri specifice
Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea aprobării bugetului de venituri
și cheltuieli al unității;
Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor
aferente acestei activități;
Identificarea corectă a tuturor surselor de finanțare și estimare a cheltuielilor bugetare
în vederea realizării unei previziuni bugetare eficiente;
Fundamentarea proiectelor de buget în vederea aprobării lor de către autoritatea publică
locală.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
57
2. Domeniul de aplicare
Procedura va fi aplicată activităţii de întocmire a proiectului de buget necesar
desfășurării activității unității;
Întocmirea proiectului de buget în vederea supunerii spre aprobare autorității publice
locale, în speță Primarul.
Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- solicitarea necesarului cu privire la produse, servicii, lucrări tuturor
compatimentelor/comisiilor;
- centralizarea referatelor de către compartimentul de specialitate;
- estimarea cheltuielilor aferente unui an bugetar;
- identificarea tuturor surselor de finanțare;
- întocmirea proiectului de buget privind veniturile și cheltuielile unității;
- avizarea proiectului de buget;
- aprobarea proiectului de buget.
Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele/departamentele instituţiei;
- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate
compartimentele/departamentele instituţiei.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
58
3. Documente de referinţă
3.1. Legislaţie primară
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice (actualizată);
- Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul inter/managerial si controlul
financiar preventive.
3.2 Legislație secundară
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
- ORDIN nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:
- Organigramă;
- Regulament de Organizare şi Funcţionare;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
59
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte
termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
Compartiment = departament/ serviciu / birou, etc.;
Conducătorul compartimentului = contabil /director ;
PS (Procedură de Sistem) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau
un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment.
2. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,
procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
3. Surse de finanțare Sursele financiare, fie de natură publică sau private, în baza cărora se
întocmește bugetul de venituri.
4. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea
subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor
stabilite.
5. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr.
500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare.
4.2 Abrevieri:
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. PS Procedură de sistem
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
60
5. Descrierea procedurii
5.1. Generalităţi:
Procedura operaţională are destinaţia de a recomanda tuturor celor implicați, respectiv tuturor
reprezentanților comisiilor, șefilor de compartimente și Directorului modalităţile de lucru concrete
şi succesiunea raţională a operaţiunilor pe care aceştia le au de executat, în vederea asigurării
membrilor Consiliului de Administratie asupra conformităţii aplicării reglementărilor legale în ceea
ce privește aprobarea bugetului de venituri și cheltuieli al unității, analiza cauzelor care au
determinat eventualele disfuncţii, precum şi pentru stabilirea măsurilor corective sau preventive ce
se impun.
Rezultate scontate: Aprobarea de către Consiliul de Administraţie a unui proiect de buget
coerent şi real în vederea susţinerii acestuia în faţa autorităţii locale pentru a putea fi inclus în HCL-
ul privind aprobarea bugetului gestionat de către Primar.
5.2. Documente utilizate
5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor
Referatul de necesitate – se întocmește de către conducătorii
compartimentelor/comisiilor;
Nota privind veniturile bugetare, altele decât sumele care se solicită din bugetul
local;
Propunerea de buget întocmit de către contabil și avizat de către Director;
Procesul verbal întocmit în cadrul Consiliului de Administrație al unității;
Adresa de înaintare a bugetului aprobat în Consiliul de Administrație către
autoritatea publică locală în vederea aprobării acestuia și alocarea din bugetul local a sumelor de
bani solicitate.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
61
5.2.3. Circuitul documentelor
Referatul de necesitate se întocmește de către conducatorii
compartimentelor/comisiilor, se avizează de către contabil, se aprobă de catre Director și se
centralizează la persoana responsabilă în vederea elaborării pe baza lor a proiectului de buget.
Nota privind identificarea surselor de finanțare, altele decat bugetul local se
elaborează de către contabil pe baza datelor existente la data elaborării și care au în vedere toate
veniturile extrabugetare și care se aprobă de către Directorul unității de învățământ și care ulterior
va reprezenta document justificativ, alături de referate, în dezbaterile din cadrul Consiliului de
Administrație al unității privind proiectul de buget
Proiectul de buget – se întocmește de către contabil, se avizează de către Director
și se aprobă de membrii Consliului de Administrație al unității.
Nota înaintare proiect de buget – se întocmește de către contabil, se aprobă de
către Director și se transmite Primarului.
5.3. Resurse necesare
5.3.1 Resurse materiale
Încăpere, cu birou și scaune;
Fişet pentru acte cu regim special;
1 calculator cu imprimantă;
Reţea internet;
Hârtie xerox;
1 telefon pentru legături operative cu alte compartimente;
Caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.
5.3.2. Resurse umane
Personal Contabilitate;
Director;
Membrii Consiliului de Administrație.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
62
5.3.3 Resurse financiare
Materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele tip se vor aproviziona
de către compartimentul administrativ al instituţiei din creditele bugetare cu această destinaţie.
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Activitatea de aprobare a bugetului de venituri și cheltuieli se structurează după cum
urmează:
Solicitarea transmisă de către Directorul tuturor șefilor de compartimente și
Comisiii cu privire la necesitățile obiective de produse, servicii, lucrări, precum și nu numai;
Centralizarea datelor transmise de către șefii de compartimente și de Comisii prin
intermediul referatelor;
Identificarea altor surse de finanțare (internă – autofinanțarea și externă – vezi
sponsorizările);
Întocmirea planului de buget privind veniturile și cheltuielile instituției aferente
unui an bugetar;
Avizarea planului de buget de către Director;
Dezbaterea planului de buget în cadrul Consiliului de Administrație;
Aprobarea propunerii privind bugetul instituției și transmiterea acestuia, în vederea
aprobării, la autoritatea publică locală.
5.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității
Identificarea necesităţilor obiective se realizează prin cumularea referatelor de
necesitate transmise de fiecare department/ Comisie în parte.
În cursul ultimului trimestru al fiecărui an calendaristic, Directorul solicită șefilor de
compartimente/ comisii să estimeze care vor fi necesităţile pentru anul calendaristic următor pe baza
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
63
referatelor de necesitate întocmite în cursului anului ce se încheie și pe baza altui necesar identificat
la nivelul fiecărui compartiment/comisie, altele decât cele deja avute în vedere la întocmirea
referatelor precedente. În funcţie de necesităţile identificate, aceştia vor elabora referatele de
necesitate pentru anul următor, fiind necesar ca solicitările să fie fundamentate temeinic cu privire
la caracteristicile reperelor şi a cantităţilor.
Referatele de necesitate centralizate de către contabil vor sta la baza elaborării proiectului
de buget, reprezentând totodată și documente justificative pentru sumele din buget estimate.
Identificarea surselor extrabugetare reprezintă unul din pașii importanți în derularea
activității de aprobare a bugetului unității. Astfel, odată identificate acestea, precum și sumele
aferente, se pot evidenția cu exactitate sumele necesare care să acopere deficitul bugetar și care se
pot solicita astfel de la bugetul local.
Contabilul trebuie să stabilească cu exactitate care sunt sumele rezultate din taxe, sponsorizări,
precum și alte surse extrabugetare.
Veniturile extrabugetare se înscriu în bugetul de venituri și cheltuieli al activităților
extrabugetare, pe surse,astfel:
a)Venituri rezultate din activitatea de prestări servicii, care cuprind sume încasate de
unitatea de învățământ din activitatea de conversie și reconversie profesională, școlarizare, cursuri
de înițiere în informatică, limbi străine, activități de producție, prestări de servicii și alte activități,
în condițiile legii.
b)Veniturile din închirierea spațiilor temporar disponibile se prevăd în buget la nivelul
chiriei stabilită în contractele de închiriere, la care se adaugă obligatoriu cheltuielile de întreținere
și utilitățile folosite.
c)Veniturile din donații reprezintă sumele donate de persoane fizice sau juridice pentru a
fi folosite la cheltuieli de funcționare ale instituțiilor.
d)Venituri din sponsorizări primite de la persoane fizice și juridice conform legii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
64
e) Alte venituri.
Întocmirea proiectului de buget de către contabil reprezintă momentul în care atât veniturile
extrabugetare, cât și cheltuielile și necesarul de venituri bugetare sunt identificate, putând fi
sintetizate în documentul mai sus menționat.
Odată întocmit, acesta se supune avizării Directorului, și aprobării de către membrii
Consiliului de administrație al unității, care sunt obligate să analizeze punct cu punct propunerile
venite din partea contabilului și Directorului.
Toate dezbaterile purtate cu privire la buget sunt menționate în procesul verbal semnat de
către toți membrii prezenți ai Consiliului de administrație al unității.
După aprobarea bugetului de către Consiliul de administrație al unității, acesta, însoțit de
Nota înaintare proiect de buget se înaintează autorității locale, în vederea aprobării sumelor care
se alocă de la bugetul local.
5.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
Evaluarea procesului de întocmire a bugetului unității din punct de vedere al performației
și conformității acestuia cu prevederile legale, necesitățile și obiectivele autorității contractante,
reprezintă o etapa necesară și oportună pentru a face retrospectiva planificării inițiale,
managementului și calității procedurilor derulate, tehnicilor și intrumentelor utilizate.
Scopul acestei evaluări este de a identifica, pe de o parte, acele elemente/evenimente/
decizii care au avut o contribuție pozitivă la îndeplinirea tuturor activităților avute în vedere de
unitate pe perioada unui an bugetar și pe de altă parte, pe cele care au cauzat disfuncționalități ale
activității în sine.
Procedura operatională va evidenția experiența acumulată de personalul implicat în
procesul de previzionare bugetară și va orienta echipele viitoare către cele mai bune practici în
domeniu.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
65
Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri
operaţionale.
Arhivarea documentelor:
Arhivarea documentelor se realizează conform reglementărilor în vigoare, de către
contabil.
Modalităţi de control intern:
1. autocontrolul
- Directorul verifică documentul întocmit de către contabil, analizează modul de identificare
a veniturilor și de estimare a cheltuielilor şi în cazul în care sesizează disfuncţii, încălcarea unor
acte normative în vigoare, nerespectarea principiilor care guvernează activitatea returnează
documentul contabilului, cu observații și comentarii, în vederea refacerii documentului.
- Contabilul exercită autocontrolul privind modalitatea de înregistrare a documentelor -
o înregistrarea cronologică a documentelor, în ordinea sosirii acestora;
2. controlul ierarhic
- controlul ierarhic se exercită de către membrii Consiliului de Administrație al unității.
3. controlul administrativ
- controlul administrativ se exercită de către director.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
66
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
I- Personal instituție;
II- Contabil;
III- Director/Consiliu de administrație;
IV- Persoana resposabilă cu arhivarea documentelor
Nr. crt. Compartimentul
(postul) acţiunea
(operaţiunea)
I II III IV
1. Identificarea necesităţilor obiective E
2. Identificarea surselor extrabugetare
E.
3. Întocmirea proiectului de buget
V.
4. Aprobarea proiectului de buget
Ap
5. Arhivarea documentelor
Arhiv.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
67
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
68
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
69
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
70
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod
formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA BUGETULUI
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.01
71
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 52
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
53
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
54
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
55
5 Scopul procedurii operaţionale 56
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 57
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
58
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
59
9 Descrierea procedurii operaţionale 60
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 66
11 Formular evidență modificări 67
12 Formular analiză procedură 68
13 Lista de difuzare a procedurii 69
14 Anexe, înregistrări, arhivări 70
15 Cuprins 71
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
72
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ÎNTOCMIRE ALOP
PO-93.02
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
73
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
74
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
75
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
76
1. Scopul procedurii
Potrivit normelor metodologice de aplicare a Legii 500/2002 privind finanţele publice,
aprobate prin Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1792 /2002 cu modificările şi
completările ulterioare, ordonatorii de credite stabilesc prin norme proprii documentele,
circuitul acestora şi persoanele împuternicite să efectueze operaţiunile legate de cele 4 faze
ale execuţiei bugetare a cheltuielilor, prezenta procedură stabilind toate cele mai sus
menţionate.
Scopuri generale
Stabileşte modul de realizare a activității, compartimentele şi persoanele implicate;
Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar
pe director, în luarea deciziei;
Asigură derularea în conformitate cu prevederile legale a contabilităţii angajamentelor:
Asigură separarea funcţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât
atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie, într-o măsură adecvată, încredinţate
unor persoane diferite.
Scopuri specifice
Stabilirea unui set unitar de reguli pentru efectuarea contabilităţii angajamentelor
bugetare;
Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor
aferente acestei activităţi;
Procedura se referă la modul legal de cheltuire a tuturor sumelor aferente bugetului în
vigoare aprobat;
Procedura se aplică tuturor tipurilor de Acţiuni/Proiecte/Investiţii în care sunt implicate
cheltuieli/ plăţi parţiale sau totale din fondurile bugetare, indiferent de tip, de
colaboratori sau de calitatea acestora.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
77
2. Domeniul de aplicare
Procedura se aplică de către personalul financiar – administrativ coordonat la nivelul
instituției de către administratorul financiar.
Principalele activităţi de care depinde şi/ sau care depind de activitatea procedurată:
- primirea şi centralizarea tuturor documentelor justificative (facturi fiscale,
facturi, bonuri de consum etc.) care implică efectuarea unor cheltuieli bugetare;
- verificarea documentelor din punct de vedere al acordării vizei “bun de plată” şi
a vizei “certificarea realităţii, legalităţii şi regularităţii” de către persoanele
îndreptăţite;
- elaborarea şi monitorizarea circuitului documentelor contabile, respectiv a
documentelor care privesc execuţia bugetară care presupune parcurgerea a 4
faze, respectiv:
1. Angajarea;
2. Lichidarea;
3. Ordonanţarea;
4. Plata cheltuielilor.
Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele/ compartimentele
instituției;
- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate
compartimentele/compartimentele instituţiei.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
78
3. Documente de referinţă
3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)
- Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, cu completările şi modificările ulterioare;
3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)
- Ordonanţă nr. 119 (r1)/1999, Ordonanţă privind controlul intern/managerial şi
controlul financiar preventiv cu cu modificările și completările ulterioare;
- OMFP nr. 923/2014, Ordinul pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de
norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control
financiar preventiv propriu cu completările şi modificările ulterioare;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi
funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi
completările ulterioare
- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice;
- Ordinul nr 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
- OMFP 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor entităţilor publice, precum şi
organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale cu
completările şi modificările ulterioare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
79
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere
asumarea responsabilităţilor;
Compartiment = departament / serviciu / birou, etc.;
Conducătorul compartimentului = contabil sef/director adjunct/director;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces care
se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment;
2. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi
resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;
3. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002
privind finanţele publice, cu modificările ulterioare;
4. Surse de finantare Sursele financiare, fie de natură publică sau private, în baza cărora se întocmește
bugetul de venituri al instituției;
5. Control financiar
preventiv
Activitatea cu caracter preventiv prin care se verifică legalitatea şi regularitatea
operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora;
6. Buget Document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare
al instituției;
7. Execuţie bugetară Activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a plăţii cheltuielilor
aprobate prin buget;
8. Compartimentul
financiar-contabil
Denumire generică pentru structura organizatorică - departament, direcţie,
serviciu, birou, compartiment sau alte structuri specifice - în cadrul instituţiei
publice, cu atribuţii în fundamentarea, elaborarea şi execuţia bugetului instituţiei
şi/sau în care este organizată evidenţa contabilă a elementelor patrimoniale de
natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, a veniturilor şi cheltuielilor în
baze contabile de numerar şi de angajamente, se efectuează plata cheltuielilor, se
întocmesc situaţiile financiare şi/sau se elaborează şi fundamentează proiectul
bugetului instituţiei, după caz;
9. Contabil Denumire generică pentru persoana şi/sau persoanele care lucrează în
compartimentul financiar-contabil, care verifică documentele justificative şi
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
80
întocmesc instrumentele de plată a cheltuielilor efectuate pe seama fondurilor
publice;
10. Contabilitate Activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi
controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor
obţinute din activitatea instituţiilor publice, trebuie să asigure înregistrarea
cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu
privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie;
11. Angajament legal Actul juridic prin care se creează, în cazul actelor administrative sau contractelor
ori se constată, în cazul legilor, hotărârilor de Guvern, acordurilor, hotărârilor
judecătoreşti, obligaţia de plată pe seama fondurilor publice;
Angajament
bugetar
Actul administrativ prin care se rezervă creditul bugetar în vederea stingerii
obligaţiei de plată ce rezultă din executarea angajamentului legal;
12. Angajamentul
bugetar individual
Angajament specific unei anumite operaţiuni noi care urmează să se efectueze;
13. Angajamentul
bugetar global
Angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu care priveşte
cheltuielile curente de funcţionare de natură administrativă;
14. Obligaţie de plată Raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de creditor la a da o
anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
15. Angajarea
cheltuielilor
Fază în procesul execuţiei bugetare, prin care instituţia publică îşi asumă obligaţia
de a plăti o sumă de bani, rezultată în urma îndeplinirii condiţiilor stipulate într-
un angajament legal pentru livrarea de bunuri, executarea de lucrări, prestarea de
servicii şi onorarea obligaţiilor de plată rezultate în baza legilor, hotărârilor de
Guvern, acordurilor, hotărârilor judecătoreşti, în limita creditelor de angajament
aprobate prin legea bugetară anuală;
16. Ordonanţarea
cheltuielilor
Fază în procesul execuţiei bugetare prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie
conducătorului compartimentului financiar-contabil să efectueze plata
cheltuielilor care au parcurs faza de lichidare;
17. Lichidarea
cheltuielilor
Fază în procesul execuţiei bugetare în care ordonatorul de credite verifică
existenţa dreptului creditorului, determină sau verifică realitatea şi cuantumul
obligaţiei de plată şi verifică condiţiile de exigibilitate ale obligaţiei de plată pe
baza documentelor justificative;
18. Plata cheltuielilor Fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care instituţia
publică achită obligaţiile sale faţă de terţi;
19. Operaţiune Orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului
public, indiferent de natura acesteia;
20. Credit bugetar Sumă aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se pot
ordonanţa şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele legale
contractate în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
81
4.2. Abrevieri
Nr.
crt.
Abrevierea Termen abreviat
1 PO Procedură operaţională
2 E Elaborare
3 V Verificare
4 A Aprobare
5 Ap Aplicare, implementare
6 Ah Arhivare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
82
5. Descrierea procedurii
5.1. Generalităţi:
Execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care au
calitatea de contabil.
Potrivit Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările și completările
ulterioare, execuţia bugetară a cheltuielilor presupune parcurgerea a patru faze:
a) Angajarea;
b) Lichidarea;
c) Ordonanţarea;
d) Plata cheltuielilor.
Sumele aprobate, la partea de cheltuieli, sub forma creditelor de angajament şi
creditelor bugetare, în cadrul cărora se angajează, se ordonanţează şi se efectuează plăţi,
reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite.
Angajarea cheltuielilor din buget se face numai în limita creditelor de angajament
şi în scopurile pentru care au fost aprobate.
Angajarea cheltuielilor peste creditele de angajament şi utilizarea creditelor
bugetare în alte scopuri decât cele aprobate atrag răspunderea celor vinovaţi, în
condiţiile normelor legislative in vigoare.
5.2. Documente utilizate
5.2.1. Lista documentelor:
- propunerea de angajare a unei cheltuieli;
- angajamentul bugetar global;
- angajamentul bugetar individual;
- ordonanţarea de plată;
- ordinul de plată sau cecul în numerar.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
83
5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor
Propunerea de angajare a unei cheltuieli - reprezintă documentul întocmit de
persoana cu atribuţii în domeniul financiar contabil care odată aprobat de către
directorul unității de învățământ stă la baza aprobării angajamentului bugetar legal
individual, în momentul în care bugetul instituției este angajat în efectuarea unor plăţi
prezente sau viitoare pe parcursul unui an bugetar.
Angajamentul bugetar global – reprezintă documentul întocmit de persoana cu
atribuţii în domeniul financiar contabil şi care însumează toate cheltuielile pe care
unitatea intenţionează să le realizeze pe parcursul unui an bugetar;
Angajamentul bugetar individual - reprezintă documentul întocmit de persoana cu
atribuţii în domeniul financiar contabil în cazul angajării unei cheltuieli pe un anumit
proiect/investiţie/contract/comandă etc. Toate angajamentele bugetare individuale nu
trebuie să depăşească valoarea totală a angajamentului bugetar global;
Ordonanţarea de plată - reprezintă documentul întocmit de persoana cu atribuţii în
domeniul financiar contabil la momentul în care unitatea deţine o plată exigibilă pe care
trebuie să o onoreze. Odată aprobată de către directorul unității de învățământ,
Ordonanţarea reprezintă documentul care stă la baza întocmirii ordinului de plată sau a
cecului în numerar;
Ordinul de plată - reprezintă documentul întocmit de persoana cu atribuţii în domeniul
financiar contabil şi care serveşte drept instrument de plată, în cazul plăţilor realizate
prin conturile deschise la Trezoreria statului;
Cecul în numerar – reprezintă documentul întocmit de persoana cu atribuţii în
domeniul financiar contabil şi care serveşte drept instrument de plată în cazul plăţilor
realizate prin casieria instituției.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
84
5.2.3. Circuitul documentelor
Propunerea de angajare a unei cheltuieli se întocmeşte de către persoana cu atribuţii în
domeniul financiar contabil, se acordă viza controlului financiar propriu de către
Administratorul financiar, se aprobă de către Director şi se întoarce la persoana cu atribuţii
în domeniul financiar contabil în vederea elaborării angajamentului bugetar global sau
individual;
Atât angajamentul bugetar global, cat şi cel individual se elaborează de către persoana
cu atribuţii în domeniul financiar contabilitate; Administratorul financiar este persoana
responsabilă cu acordarea vizei privind controlul financiar preventiv propriu, după care se
supune aprobării directorului unității de învățământ. Odată aprobate de către Director,
documentele se reîntorc la persoana cu atribuţii în domeniul financiar contabilitate în
vederea păstrării şi centralizării datelor;
Ordonanţarea se elaborează de către persoana cu atribuţii în domeniul financiar
contabilitate, se avizează din punct de vedere al controlului financiar propriu de către
Administratorul financiar şi se supune spre aprobare Directorului unității de învățământ,
având în vedere calitatea acestuia de Ordonator de credite. Ulterior aprobării, Ordonanţarea
este retransmisă la persoana cu atribuţii în domeniul financiar contabilitate în vederea
întocmirii Ordinului de plată sau cecului în numerar;
Ordinul de plată – se întocmeşte de către persoana cu atribuţii în domeniul financiar
contabilitate, se semnează de către Administratorul financiar şi de către Directorul unității
de învățământ în vederea transmiterii acestuia spre Trezorerie pentru realizarea plăţilor;
Cecul în numerar - se întocmeşte de către persoana cu atribuţii în domeniul financiar
contabilitate, se semnează de către Administratorul financiar şi de către Directorul unității
de învățământ, după care este transmis la Casieria instituției în vederea efectuării plăţii.
5.3. Resurse necesare:
5.3.1 Resurse materiale
încăpere, cu birou şi scaune;
fişet pentru acte cu regim special;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
85
un calculator cu imprimantă;
reţea internet;
hârtie xerox;
un telefon pentru legături operative cu alte compartimente;
caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator,
capsator.
5.3.2 Resurse umane
Personal Contabilitate;
Director.
5.3.3 Resurse financiare
materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele
tip se vor aproviziona de către compartimentul de resort al instituţiei
din creditele bugetare cu această destinaţie.
5.4 Modul de lucru
ETAPELE PROCESULUI DE ANGAJARE, LICHIDARE, ORDONANŢARE ŞI
PLATA CHELTUIELILOR (ALOP)
5.4.1 Angajarea cheltuielilor
Potrivit prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, sumele aprobate la partea de
cheltuieli a bugetului reprezintă limite maxime ce nu pot fi depăşite.
Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de angajamente:
angajament legal şi angajament bugetar:
a) Angajamentul legal – presupune actul juridic prin care se creează, în cazul actelor
administrative sau contractelor ori se constată, în cazul legilor, hotărârilor de Guvern,
acordurilor, hotărârilor judecătoreşti, obligaţia de plată pe seama fondurilor publice.
Angajamentul legal poate fi:
Contract de achiziţie publică (contract de achiziţie de materiale consumabile, mijloace
fixe, contract de execuţie de lucrări, contract de prestări servicii, contract de închiriere,
etc.);
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
86
Comandă;
Contract individual de muncă;
Acte de control;
Burse;
Deplasări;
Acord de împrumut etc.
Operaţiunile specifice angajării cheltuielilor sunt în competenţa ordonatorului de credite şi
se efectuează pe baza propunerilor (nota de fundamentare) compartimentelor de specialitate
din unitate.
Compartiment de specialitate reprezintă orice structură din cadrul organigramei aprobată la
nivelul unității care propune angajarea unei cheltuieli din fonduri publice.
Proiectele de angajamente legale se supun vizei de control financiar preventiv propriu
însoţite de o propunere de angajare a unei cheltuieli.
După acordarea vizei de control financiar preventiv propriu proiectele de angajamente
legale se prezintă ordonatorului de credite pentru aprobare. După semnarea de către
ordonatorul de credite, acestea devin angajamente legale şi se centralizează de către
Administratorul financiar pentru înregistrare în evidenţa creditelor angajate.
Pentru cheltuielile curente de natură administrativă, ce se efectuează în mod repetat pe
parcursul aceluiaş exerciţiu bugetar, se pot întocmi propuneri de angajamente legale
provizorii, materializate în bugetele previzionale, care se înaintează pentru viza de control
financiar preventiv propriu împreună cu angajamentele bugetare globale.
Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului, acoperite de aceste
angajamente legale provizorii, nu trebuie înaintate pentru viza de control financiar propriu.
Valoarea angajamentelor legale nu poate depăşi valoarea angajamentelor bugetare şi
respectiv, a creditelor aprobate, cu exceptia angajamentelor legale aferente angajamentelor
multianuale (ex: cheltuieli de investiţii care se derulează pe durata mai multor ani).
b) Angajamentul bugetar
Angajamentul bugetar este orice act prin care au fost rezervate fonduri publice unei
anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
87
Angajamentul bugetar poate fi:
b1) angajament bugetar individual;
b2) angajament bugetar global;
Angajamentele bugetare se prezintă spre aprobare ordonatorului de credite, după ce au
fost avizate de controlul financiar preventiv propriu.
b1) Angajamentul bugetar individual este specific unei operaţiuni noi care urmează
să se efectueze. Astfel, orice achiziţie finalizată în cursul anului curent se consideră
angajament bugetar individual.
Angajamentul bugetar individual se prezintă la viza de control financiar preventiv
propriu odată cu propunerea de angajare a unei cheltuieli şi cu proiectul angajamentului
legal (contract, convenţie, comandă, etc.).
b2) Angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului
legal provizoriu care priveşte cheltuielile curente de funcţionare de natură
administrativă cum ar fi:
Cheltuieli de deplasare;
Cheltuieli de protocol;
Cheltuieli de întreţinere şi gospodărire (încălzit, iluminat, apă, canal,
salubritate, poştă, telefon, radio, furnituri de birou, etc.);
Cheltuieli cu asigurările;
Cheltuieli cu abonamente la reviste, buletine lunare,cărţi etc.
Angajamentele bugetare individuale sau globale, după caz, se întocmesc de către
persoana cu atribuţii în domeniul financiar - administrativ şi se transmit ulterior
persoanei care acordă viza de control financiar preventiv propriu, în speţă contabilului
şef al unității. După avizarea angajamentelor bugetare de către persoana desemnată să
exercite controlul financiar preventiv propriu, acestea sunt înaintate pentru aprobare la
ordonatorul de credite.
Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu poate să refuze
acordarea vizei în cazul în care nu sunt îndeplinite condiţiile menţionate în actul
normativ care reglementează domeniul de referinţă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
88
La finele anului persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu
analizează modul de realizare a cheltuielilor care au făcut obiectul angajamentelor
bugetare globale, precum şi dacă totalul angajamentelor legale individuale aferente
acestora este la nivelul angajamentelor legale provizorii. Daca în urma acestei analize
persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu constată diferenţe
semnificative, atunci poate hotărî asupra includerii în viitor a cheltuielilor de natura
celor care au făcut obiectul angajamentelor bugetare globale în categoria
angajamentelor bugetare individuale.
În cazul în care nu există diferenţe semnificative între cheltuielile previzionate şi cele
definitive, persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu
avizează angajamentul bugetar global care devine definitiv.
Avizarea constă în semnarea de către persoana desemnată să exercite controlul financiar
preventiv propriu sau înlocuitorul de drept al acesteia a propunerii de angajare a unei
cheltuieli şi a angajamentului bugetar.
În situaţia în care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este
necesară elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale şi bugetare
iniţiale, însoţite de memorii justificative.
5.4.2 Lichidarea cheltuililor
Este faza în procesul de execuţie bugetară în care se verifică:
Existenţa angajamentelor;
Realitatea sumei datorate;
Condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal.
Verificarea existenţei obligaţiei de plată se face pe baza documentelor justificative care atestă
că bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate (factură fiscală, alte
formulare sau documente cu regim special) sau, după caz, existenţa unui titlu care să justifice
plata: titlul executoriu, acord de imprumut, acord de grant. etc.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
89
Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de
compartimentul de specialitate, cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea
individuală.
Verificarea sumei datorate se face pe baza datelor înscrise în factura şi în documentele
întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii ( Proces-verbal de recepţie, în cazul
mijloacelor fixe, Nota de receptie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor materiale, altele
decât mijloacele fixe).
Lichidarea cheltuielilor se va efectua de către persoana cu atribuţii financiar –
administrative.
Prin acordarea semnăturii şi a mentiunii “Bun de plată” pe documentul justificativ, persoana
împuternicită să efectueze lichidarea cheltuielilor confirmă că:
- bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii;
- lucrările au fost executate şi serviciile prestate;
- bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi contabilitate, cu specificarea notei
contabile de înregistrare;
- condiţiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăţilor de dobânzi de
credite, ori împrumuturilor contractate / garantate sunt îndeplinite;
- alte condiţii prevăzute de lege sunt îndeplinite.
Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele
legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a obligaţiei.
Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza înregistrării
în contabilitatea patrimonială a unității pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de
plată faţă de terţii creditori.
5.4.3 Ordonanţarea cheltuielilor
Ordonanţarea cheltuielilor este faza în care se confirmă că livrările de bunuri au fost efectuate, sau
alte creanţe au fost verificate şi sunt exigibile precum şi că plata poate fi realizată.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
90
Persoana desemnată să acorde viza “Bun de plată” este aceeaşi care confirmă că există o obligaţie
certă la o anumită dată.
Ordonanţarea de plată este documentul intern întocmit de persoana desemnată să acorde “Bun de
plată”, în cazul de faţă persoana cu atribuţii în domeniul financiar - contabil, prin care ordonatorul
de credite sau persoana delegată, dă dispoziţie Contabilului şef să întocmească instrumentele de
plată a cheltuielilor.
Ordonanţarea de plată este datată şi semnată de ordonatorul de credite sau persoana delegată cu
aceste atribuţii.
Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza
persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme corectitudinea sumelor
de plată, livrarea şi recepţionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenţa
unui alt titlu care să justifice plata, precum şi, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea
instituţiei şi în contabilitatea acesteia.
Ordonanţarea de plată se prezintă spre aprobare ordonatorului de credite după ce Administratorul
financiar a acordat viza privind controlul financiar propriu.
După aprobare, ordonanţarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se
intorc la Administratorul financiar în vederea efectuării plăţii.
Răspunderea pentru angajarea, lichidarea sau ordonanţarea cheltuielilor revine ordonatorului de
credite sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare, potrivit legii.
5.4.4 Plata cheltuililor
Plata cheltuielilor este faza finală a execuţiei bugetare prin care unitatea este eliberată de obligaţiile
faţă de terţii-creditori.
Plata este asigurată de Administratorul financiar, în limita creditelor bugetare deschise şi neutilizate
sau a disponibilităţilor aflate în conturi, după caz.
Plata cheltuielilor se efectuează în limita creditelor bugetare şi destinaţiilor aprobate în condiţiile
dispoziţiilor legale, prin unităţile de trezorerie şi contabilitate publică la care îşi au conturile
deschise, cu excepţia plăţilor în valuta, care se efectuează prin bănci, sau a altor plăţi prevăzute de
lege să se efectueze prin bănci.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
91
Instrumentele de plată utilizate de unitate sunt cecul de numerar şi ordinul de plată pentru trezoreria
statului.
Nu se poate efectua plata în urmatoarele condiţii:
- în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate, ori disponibilităţile
sunt insuficiente;
- nu există confirmarea exerciţiului efectuat şi documentele nu sunt vizate
pentru“Bun de plată”
- beneficiarul nu este cel faţă de care unitatea are obligaţii;
- nu există viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plată şi nici
autorizarea prevăzută de lege.
În cazul constatării unor erori, plata se suspendă, cu obligaţia informării în scris a ordonatorului de
credite. În această situaţie, ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere
efectuarea plăţilor.
5.4.5 Organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale
Instituţiile publice, indiferent de subordonare şi de modul de finanţare a cheltuielilor, au obligaţia
să organizeze evidenţa angajamentelor bugetare şi legale.
Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale este ţinută de Administratorul financiar şi concomitent
de către cealaltă persoană cu atribuţii în domeniul financiar angajată în cadrul unității.
Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice moment
şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la
creditele bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine creditele bugetare
disponibile care pot fi angajate în viitor.
Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii în orice moment şi
pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la
angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite.
Angajamentele bugetare şi legale se evidenţiază în contabilitate în conturi în afara bilanţului,
utilizându-se metoda de înregistare în partida simplă. Funcţionarea acestor conturi este precizată în
normele metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
92
publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate
prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1792/2002 cu modificările şi completările ulterioare.
La finele fiecărui trimestru, Administratorul financiar va întocmi “Situaţia privind execuţia
cheltuielilor bugetare angajate la finele trimestrului” şi raportul explicativ privind toate informaţiile
utile cu privire la angajamentele efectuate în cursul exerciţiului bugetar.
5.4.6 Valorificarea rezultatelor activităţii
Evaluarea procesului de realizare a ALOP la nivelul unității din punct de vedere al performanţei
şi conformităţii acestuia cu prevederile legale, necesităţile şi obiectivele autorităţii contractante,
reprezintă o etapă necesară şi oportună pentru a face retrospectiva planificării iniţiale,
managementului şi calităţii procedurilor derulate, tehnicilor şi intrumentelor utilizate.
Scopul acestei evaluări este de a identifica, pe de o parte, acele elemente/ evenimente/ decizii
care au avut o contribuţie pozitivă la îndeplinirea tuturor activităţilor avute în vedere de unitate
pe perioada unui an bugetar şi pe de altă parte, pe cele care au cauzat disfuncţionalităţi ale
activităţii în sine.
Procedura operaţională va evidenţia experienţa acumulată de personalul implicat în procesul de
previzionare bugetară şi va orienta echipele viitoare către cele mai bune practici în domeniu.
Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri
operaţionale.
Arhivarea documentelor:
Arhivarea documentelor se realizează conform reglementărilor în vigoare, de către
Administratorul financiar
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
93
6. Responsabili şi răspunderi
Modalităţi de control intern:
1. autocontrolul
- Administratorul financiar verifică documentele întocmite de către persoana cu atribuţii în
domeniul financiar contabilitate; Directorul verifică documentul avizat din punct de vedere
al contrului financiar preventiv propriu de către Administratorul financiar, analizează modul
de efectuare a plăţilor şi în cazul în care sesizează disfuncţii, încălcarea unor acte normative
în vigoare, nerespectarea principiilor care guvernează activitatea returnează documentul
administratorului financiar, cu observaţii şi comentarii, în vederea refacerii documentului;
- Administratorul financiar exercită autocontrolul privind modalitatea de înregistrare a
documentelor - o înregistrare cronologică a documentelor, în ordinea sosirii acestora.
2.controlul administrativ
- controlul administrativ se exercită de către director.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
94
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
95
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
96
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
97
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod
formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exem
plare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă -------- ----------- 1 Comisie
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
---------
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIRE ALOP
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.02
98
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 72
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
73
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
74
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
75
5 Scopul procedurii operaţionale 76
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 77
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
78
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
79
9 Descrierea procedurii operaţionale 82
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 93
11 Formular evidență modificări 94
12 Formular analiză procedură 95
13 Lista de difuzare a procedurii 96
14 Anexe, înregistrări, arhivări 97
15 Cuprins 98
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
99
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA MARE
PO-93.03
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
100
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
101
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
102
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
103
1. Scopul procedurii
1.1. Scopul procedurii:
Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate pentru
completarea Registrului Cartea Mare.
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
104
2. Domeniul de aplicare
2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
• procedura operaţională se referă la modalitatea în care se intocmeste registrul cartea
mare;
2.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de
activităţi desfăşurate de entitatea publică;
- Activitatea procedurata vizeaza compartimentul financiar-contabil al institutiei.
2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
• Financiar contabil;
b.De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii , compartimentele:
• Conducere ;
• Personal didactic auxiliar;
2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitati procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:
• Financiar contabil;
b. De această activitate beneficiază compartimentele:
• Conducere ;
• Personal didactic auxiliar
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
105
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie primară:
- Legea contabilității nr. 82/1991 republicată;
- Legea 234/2010 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern și controlul financiar preventiv.
3.2 Legislaţie secundară:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
- Norma din 1993 Norme de utilizare a registrelor de contabilitate;
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
106
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
Compartiment = departament / serviciu / birou / etc.;
Conducătorul Compartimentului = Director/ şef birou/ şef serviciu,
etc.;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau
un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment;
2. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial;
3. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute
rezultatele planificate;
4. Eficienţã Relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate;
Auditul public intern Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care dă
asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor
şi cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea entităţii publice. Ajută
entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare
sistematicăşi metodică, care evalueazăşi îmbunătăţeşte eficienţa şi
eficacitatea sistemului de conducere, bazat pe gestiunea riscului, a
controlului şi a proceselor de administraţie;
6. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea
subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor
stabilite;
7. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
107
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedură operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
108
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi
Cartea Mare:
o Servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică și sistematica a
modificării elementelor de activ și de pasiv ale unității.
o Este un registru de contabilitate obligatoriu. Întocmirea, editarea și păstrarea registrului
cartea mare se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.
o Registrul cartea mare se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestuia și se
prezintă în mod ordonat și astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea
și controlul operațiunilor contabile efectuate.
o Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate se
întocmește balanța de verificare, cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la
termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.
o Instituţiile publice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au
obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu
normele contabile aplicate, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
o Înregistrarea în contabilitate a operațiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau
încetarea, potrivit legii, a activității unității se face pe baza documentelor corespunzatoare
întocmite în asemenea situații.
5.2 Resurse necesare:
5.2.1 Resurse materiale
mobilier pentru stocarea dosarelor;
PC cu acces la internet;
linie telefonică;
aparat fax;
copiator;
imprimantă;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
109
rechizite specifice.
5.2.2 Resurse umane
Personal Compartiment contabilitate;
Personal secretariat;
Comisia;
Director.
5.2.3 Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
5.3 Modul de lucru:
Servește:
- la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice;
- la verificarea înregistrărilor contabile efectuate;
- la întocmirea balanței de verificare.
Se întocmește la sfărșitul lunii (perioadei), astfel:
- rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă,
fără desfășurarea pe conturi corespondente;
- sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din
acele jurnale, obținându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
- soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele
debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la
începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).
Unitatea conduce contabilitatea cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată
a datelor. Registrul cartea mare se va lista la cererea organelor de control din acest sistem
informatic.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
Se arhivează la Compartimentul Contabilitate.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
110
Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere
de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a Registrului Cartea Mare se vor lua măsuri
de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit
reglementărilor emise în acest scop.
Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic registrele, jurnalele și alte
documente financiar-contabile
Din punct de vedere al bazei de date să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment
a conținutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.
Registrele, jurnalele și alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport
informatic, să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile
Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
Să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și
organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:
confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;
confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;
confidențialitatea și integritatea datelor;
impiedicarea, detectarea și monitorizarea accesului neautorizat în sistem;
restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale, evenimente
imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizând tehnologia informatică, care să permită inscripționarea
o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor stocate;
- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem
de calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locație.
Să se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor și formularelor la cererea organelor de
control.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
111
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
Crt.
Compartimentul
(postul)/actiunea
(opratiunea)
Contabilitate Contabil Ordonator
de credite
Contabilitate
0 1 2 3 4 5
1 Întocmire Registru
Cartea Mare E
2 Verificare Registru de
Casa V
3 Aprobare Registru
Cartea Mare A
4 Arhivare Ah.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
112
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
113
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
114
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
115
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod
formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr.
de ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
------ Copertă ----------
------- 1 Comisie Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
F01-PO-93.03 Model Carte
mare
Personal
contabilitate
--------
1 Department
contabilitate
Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
116
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 99
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
100
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
101
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
102
5 Scopul procedurii operaţionale 103
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 104
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
105
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
106
9 Descrierea procedurii operaţionale 108
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 111
11 Formular evidență modificări 112
12 Formular analiză procedură 113
13 Lista de difuzare a procedurii 114
14 Anexe, înregistrări, arhivări 115
15 Cuprins 116
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA
MARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.03
117
ANEXA 1 - F01-PO-93.03 Model Carte mare
CARTEA MARE
CONTUL ……………………
CONTURI CORESPONDENTE Total
Rulaj
debitor
Total
Rulaj
creditor
Sold
Lunile Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont …
Jurnal…
Cont
Jurnal
Cont
Jurnal
Cont
Jurnal La 1 ianuarie
(anul)…….
Credit
or
Debit
or
Ianuarie
Februarie
Martie
Total tr.I
Aprilie
Mai
Iunie
Total tr.II
Iulie
August
Septembrie
Total tr.I +
II+ III
Octombrie
Noiembrie
Decembrie
Total
general
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
118
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
PO-93.04
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
119
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
120
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
121
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
122
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:
Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate pentru
întocmirea Registrului Jurnal.
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
123
2. Domeniu de aplicare a procedurii operationale
2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
• procedura operaţională se referă la modalitatea în care se intocmeste registrul jurnal;
2.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publică;
- Activitatea procedurata vizeaza compartimentul financiar-contabil al institutiei.
2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
• Financiar contabil;
b.De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii , compartimentele:
• Conducere ;
• Personal didactic auxiliar;
5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitati
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:
• Financiar contabil;
b. De această activitate beneficiază compartimentele:
• Conducere ;
• Personal didactic auxiliar
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
124
3. Documente de referinţă
3.1. Legislaţie primară:
- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata;
- Legea 234/2010 pentru modificarea si completarea Ordonantei Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern si controlul financiar preventive.
3.2. Legislaţie secundară:
- Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- OMEN nr. 5079/2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
125
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1.Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
Compartiment = departament / serviciu / birou etc.;
Conducătorul Compartimentului = Director/şef birou/ şef serviciu, etc.;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau
un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment.
2. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,
procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;
3. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute
rezultatele planificate;
4. Eficienţã Relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate;
5. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial;
6. Auditul public intern Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care dă
asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a
veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea entităţii
publice. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o
abordare sistematicăşi metodică, care evalueazăşi îmbunătăţeşte
eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere, bazat pe gestiunea
riscului, a controlului şi a proceselor de administraţie;
7. Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de
dovezi obiective şi de evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a
determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit;
8. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea
subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor
stabilite.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
126
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedură operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
127
5. Descrierea procedurii
5.1. Generalităţi
Registrul Jurnal :
o Servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică și sistematică a
modificării elementelor de activ și de pasiv ale unității.
o Este un registru de contabilitate obligatoriu. Întocmirea, editarea și păstrarea registrului
jurnal se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.
o Registrul jurnal se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestuia și se prezintă în
mod ordonat și astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul
operațiunilor contabile efectuate.
o Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate se
întocmește balanța de verificare, cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la
termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.
o Instituțiile care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația
să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele
contabile aplicate, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
o Înregistrarea în contabilitate a operațiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau
încetarea, potrivit legii, a activității unității se face pe baza documentelor corespunzătoare
întocmite în asemenea situații.
o Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se
înregistrează, în mod cronologic, toate operațiunile economico-financiare.
o Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate, pot fi recapitulate într-
un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în
Registrul-jurnal.
o Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operațiunile de casă și bancă, decontările cu
furnizorii, situația încasării-achitării facturilor etc.
o Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul,
numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective și
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
128
conturile sintetice debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare
operațiunilor efectuate.
o Unitățile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele
centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
o Lunar, sau la altă perioadă prevazută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc
totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri
care se înscriu în Registrul-jurnal.
o Contabilitatea analitică se poate ține fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie
cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fișa de cont analitic pentru valori materiale,
fișa de cont pentru operațiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
o Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operațiunile de credit se întocmește și
situația privind operațiunile de debit.
o Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai
la sfârșitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza
documentelor centralizatoare întocmite pentru operațiunile aferente lunii (perioadei)
respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.
5.2 Resurse necesare:
5.2.1 Resurse materiale
mobilier pentru stocarea dosarelor;
PC cu acces la internet;
linie telefonică;
aparat fax;
copiator;
imprimantă;
rechizite specifice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
129
5.2.2 Resurse umane
Personal Contabilitate;
Personal secretariat;
Comisia;
Director.
5.2.3 Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
5.3 Modul de lucru
o Se întocmește de către persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991,
republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, șnuruit, parafat și
înregistrat în evidența unității.
o Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor
numerota în ordinea completării lor.
o Se întocmește zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ștersături și
spații libere, a documentelor în care se reflectă miscarea elementelor de activ și de pasiv
ale unității.
o În cazul în care unitatea folosește jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece
în registrul-jurnal.
o Unitatea conduce contabilitatea cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata
a datelor, fiecare operațiune economico-financiară înregistrându-se prin articole contabile,
în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate. În
această situație, Registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura
editării lor. Registrul-jurnal va fi șnuruit, parafat și înregistrat în evidența unității în luna
următoare celei în care numărul de file editate este 100, sau anual, dacă numărul filelor
editate este sub 100, pentru un exercițiu financiar.
o Registrul jurnal se va lista lunar din acest sistemul informatic.
o În cazul în care o unitate are subunități dispersate teritorial care conduc contabilitatea până
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
130
la balanța de verificare, registrul-jurnal se va conduce de catre subunități, cu condiția
înregistrării acestuia la nivelul subunității.
o În coloana 1 se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate începând de la 1
ianuarie, sau de la începutul activității, până la 31 decembrie, sau încetarea activității.
o În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se face înregistrarea în registru.
o În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanța, jurnal privind operațiunile de
casă și bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum și numărul și data acestuia.
o În coloana 4 se trece felul operațiunii, dându-se explicațiile în legatură cu operațiunea
respectivă și elemente de identificare a acesteia.
o În coloanele 5 și 6 se trece simbolul conturilor debitoare și, respectiv, creditoare.
o În coloanele 7 și 8 se trec sumele totale, debitoare și creditoare din documentul respectiv
(bon, factură, jurnal auxiliar etc.).
o În Registrul-jurnal se trec toate operațiunile economice privind modificarea elementelor
de activ și de pasiv ale unității, indiferent dacă acestea au loc în numerar sau prin conturile
deschise la bănci, neținându-se seamă dacă a avut loc plata sau încasarea acestora.
o Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
o Se arhivează la Compartimentul Contabilitate, împreună cu documentele justificative care
au stat la baza întocmirii lui.
o Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere
de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
o Prin excepție de la prevederile de mai sus se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al
ministrului finanțelor publice, registrele de contabilitate și documentele justificative care
se păstreaza timp de 5 ani.
o În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor Registre Jurnal se vor lua măsuri de
reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit
reglementărilor emise în acest scop.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
131
Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic registrele, jurnalele și
alte documente financiar-contabile
o Din punct de vedere al bazei de date să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a
conținutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.
o Registrele, jurnalele și alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport
electronic, să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile
Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
o Să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și
organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:
a) confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;
b) confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;
c) confidențialitatea și integritatea datelor;
d) împiedicarea, detectarea și monitorizarea accesului neautorizat în sistem;
e) restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale, evenimente
imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizând tehnologia informatică ce permite inscriptionarea o singură dată
și accesarea ori de cate ori este nevoie a informațiilor stocate;
- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul,
cu aceleași caracteristici, care sa fie amplasat într-o altă locație.
Să se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor și formularelor la cererea organelor de
control.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
132
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
Crt.
Compartimentul
(postul)/actiunea
(opratiunea)
Personal
contabilitate Contabil Ordonatorul
de credite
Personal
contabilitate
0 1 2 3 4 5
1 Întocmire Registru
Jurnal E
2 Verificare Registru
Jurnal V
3 Aprobare Registru
Jurnal A
4 Arhivare Registru
Jurnal Ah.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
133
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
134
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
135
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
136
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr.
de
ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ---------
-------- 1 Comisie Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
F01-PO-93.04
Model
Registru
Jurnal
Personal
contabilitate
_______
1 Departement
contabilitate Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
137
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 118
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
119
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
120
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
121
5 Scopul procedurii operaţionale 122
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 123
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
124
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
125
9 Descrierea procedurii operaţionale 127
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 132
11 Formular evidență modificări 133
12 Formular analiză procedură 134
13 Lista de difuzare a procedurii 135
14 Anexe, înregistrări, arhivări 136
15 Cuprins 137
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.04
138
ANEXA 1 - F01-PO-93.04 Model Registru Jurnal
Unitatea ......................... Nr. pagină ......
REGISTRUL - JURNAL
Nr.crt. Data
inregistrarii
Document
(felul, nr. si
data)
Explicatii Simbol conturi Sume
Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
139
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
PO-93.05
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
140
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
141
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
142
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
143
1. Scopul procedurii operationale
1.1 Scopul procedurii: Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si
persoanele implicate pentru înregistrarea în contabilitate.
1.2 Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3 Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4 Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
144
2. Domeniu de aplicare a procedurii operationale
2.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
• procedura operaţională se referă la modalitatea în care se înregistrează în contabilitate.
2.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publică;
- Activitatea procedurata vizeaza compartimentul financiar-contabil al institutiei.
2.3 Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
• Financiar contabil;
b.De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii , compartimentele:
• Conducere ;
• Personal didactic auxiliar;
2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitati procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:
• Financiar contabil;
b. De această activitate beneficiază compartimentele:
• Conducere ;
• Personal didactic auxiliar
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
145
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie primară:
- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata;
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantți și răspunderea în
legătură cu gestionarea bunurilor, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea 234/2010 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern și controlul financiar preventiv;
- HG nr. 2230/1969 privind gestionarea bunurilor materiale, cu modificările și completările
ulterioare;
- HG nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată și de valorificare a bunurilor
aparținând unităților publice, cu modificările și completările ulterioare;
- HG nr. 1031/1999 pentru aprobarea normelor metodologice privind înregistrarea în
contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului și al unităților
administrative teritoriale, cu modificările și completările ulterioare.
3.2 Legislaţie secundară:
- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi
conducerea contabilităţi instituţiilor publice, planul de conturi pentru instituţiile publice şi a
instrucţiunilor de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare;
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
- OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
146
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite
şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având
în vedere asumarea responsabilităţilor;
Compartiment = departament / serviciu / birou / etc.;
Conducătorul Compartimentului = Director/şef birou/ şef serviciu, etc.;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment.
2. Auditul public intern Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care dă
asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi
cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea entităţii publice. Ajută
entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare
sistematicăşi metodică, care evalueazăşi îmbunătăţeşte eficienţa şi
eficacitatea sistemului de conducere, bazat pe gestiunea riscului, a
controlului şi a proceselor de administraţie;
3. Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi
obiective şi de evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a determina măsura în
care sunt îndeplinite criteriile de audit
4. Materiale consumabile Materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de
schimb, etc.;
5. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi
resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;
6. Materiale de natura
obiectelor de inventar
Reprezintă bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevazută de lege
pentru a fi considerate active fixe corporale, indiferent de durata lor de
folosință sau cu o durată mai mică de 1 an, indiferent de valoarea lor,
precum și bunurile asimilate acestora;
7. Balanța de verificare Procedeu contabil prin care lunar, trimestrial, semestrial sau ori de câte ori
este nevoie, prin care se grupează și se sistematizează informațiile în
conturi, urmărindu-se respectarea dublei înregistrări;
8. Bilanț Document contabil de sinteza care reflectă activul, pasivul și capitalul
propriu al unei instituții la încheierea exercițiului financiar, precum și în
celelalte situații prevăzute de lege;
9. Fișa de magazie Formular tipizat fără regim special care servește ca document de evidență a
intrărilor, ieșirilor și a stocurilor de valori materiale. În scopul ținerii corecte
a evidenței în magazine, persoanele desemnate de compartimentul
contabilitate verifică inopinat, cel puțin o dată pe lună, modul cum se fac
înregistrările în fișele de magazine;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
147
10. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute
rezultatele planificate;
11. Eficienţã Relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate;
12. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial;
13. Active circulante Ansamblul elementelor patrimoniale care luate individual datorită
destinației și naturii lor, nu au vocația să rămână durabil în instituție, cu
excepția acelora legate de particularitățile ei;
14. Stocurile Sub forma de materii prime, materiale și alte consumabile ce urmează să
fie folosite în desfășurarea activității curente a instituției.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedură operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
148
5. Descrierea procedurii
5.1. Generalități
În cadrul unității se achiziționează mai multe tipuri de obiecte de inventar și materiale. Pentru
acestea, ca și pentru cele deja existente în patrimoniul instituției, este necesară ținerea unei
evidente contabile.
În cadrul Compartimentului Contabilitate se are în vedere ținerea la zi a evidenței contabile a
obiectelor de inventar și a materialelor conform reglementărilor în vigoare.
Instituțiile publice, inclusiv cele de învățământ consemnează operațiunile economico-financiare
în momentul efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale,
fișe și alte documente contabile după caz.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea
persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în
contabilitate, după caz.
Înregistrările în contabilitate se efectuează cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi
sintetice și analitice.
5.2 Documente utilizate
Pentru înregistrarea în contabilitate a materialelor şi obiectelor de inventar se folosesc o serie
de documente conform Ordinului nr. 2634/2015, respectiv:
1. notă de recepţie şi constatare de diferenţe (anexa 1);
2. avizul de însoţire al mărfii (anexa 2);
3. bonul de consum (anexa 3);
4. procesul verbal de scoatere din funcţiuni/declasarea unor bunuri materiale (anexa 4).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
149
1. Nota de recepție și contatare de diferențe este documentul care servește pentru recepția
bunurilor aprovizionate; este documentul justificativ pentru încărcare în gestiune și de
înregistrare în contabilitate.
Se întocmește în 2 exemplare, la locul de depozitare, pe măsura efectuării recepției. În situația
în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește
în 3 exemplare de către comisia de recepție legal constituită.
În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se completează câte un formular pentru
fiecare tranșă care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoțire al mărfii. Datele de pe
verso formularului se completează numai dacă se constată diferențe la recepție.
Ajunge la Compartimentul Contabilitate pentru întocmirea formelor privind reglementarea
diferentelor constatate, precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică,
atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii).
Se arhivează la Compartimentul Contabilitate.
În condițiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepție și constatare de diferențe,
este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un document justificativ care stă la baza
înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.
Circulă:
- la gestionar, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate
exemplarele);
-la compartimentul contabilitate, pentru întocmirea formelor privind reglementarea
diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea
sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
150
2. Avizul de însoțire al mărfii este documentul de însoțire a mărfii pe timpul
transportului; este un document care stă la baza întocmirii facturii.
Se întocmește în 2 sau mai multe exemplare de către furnizorii care nu au posibilitatea întocmirii
facturii în momentul livrării produselor sau altor valori materiale.
Avizul de însoțire al mărfii se înregistrează în contabilitatea sintetică și analitică de către
Compartimentul Contabilitate, compartiment în responsabilitatea căruia se află și arhivarea
acestuia.
Circulă:
- la magazia predatoare pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de
către gestionar (ambele exemplare);
- la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 și reține
exemplarul 2;
- la compartimentul contabilitate, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza
efectuării înregistrărilor în evidența magaziilor.
3. Bon de consum reprezintă documentul de eliberare din magazie pentru consumul
materialelor; este document justificativ de scădere din gestiune și de înregistrare în evidența
magaziei și în contabilitate.
Se întocmește în 2 exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazine
pentru consum, de către compartimentele din cadrul grădiniței care solicită materialele pentru
a fi consumate.
Compartimentul Contabilitate, pe baza acestor documente, efectuează înregistrările în
contabilitatea sintetică și analitică și ulterior procedează la arhivarea documentelor justificative.
Circulă:
- la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele
exemplare);
- la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor
înlocuitoare;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
151
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de
predare de către gestionar și de primire de către delegatul care primește materialele (ambele
exemplare);
- la compartimentul contabilitate, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea
sintetică și analitică (ambele exemplare).
4.Procesul verbal de scoatere din funcțiune/declasare a unor bunuri materiale este
documentul în baza căruia sunt scoase din uz materialele de natura obiectelor de inventar în
folosință și de declasare a altor bunuri materiale decât mijloace fixe, potrivit dispozițiilor legale;
reprezintă un document de consemnare a scoaterii efective din funcțiune a mijloacelor fixe, de
scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar aflate în folosință sau de declasare
a bunurilor materiale; document de predare la magazine a ansamblelor, subasamblelor, pieselor
componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcțiune a mijloacelor fixe,
precum și din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; document
justificativ de înregistrare în evidența magaziilor și în contabilitate.
Circulă:
- la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz
a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele
exemplare);
- la Compartimentul Contabilitate pentru înregistrarea în evidență la locul de folosință a
mijloacelor fixe coase din funcțiune (ambele exemplare);
- la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în
evidență a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);
- la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor,
subansamblelor, pieselor componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din
funcțiune a mijloacelor fixe și materialelor recuperabile și refolosibile, rezultate din scoaterea
din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință sau din declasarea bunurilor
materiale (ambele exemplare);
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
152
- la compartimentul contabilitate, pentru verificarea și înregistrarea operațiunilor privind
scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor
de inventar în folosință sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);
- la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcțiune, din uz sau dedeclasare,
pentru înregistrare (exemplarul 2);
Se întocmește în 2 exemplare, separat, pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor
de inventar aflate în folosință și bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe
baza documentației prevăzute în normele legale.
5.3 Resurse necesare:
5.3.1 Resurse materiale
mobilier pentru stocarea dosarelor;
PC cu acces la internet;
linie telefonică;
aparat fax;
copiator;
imprimantă;
rechizite specifice.
5.3.2 Resurse umane
Personal Compartiment contabilitate;
Administrator;
Director.
5.3.3 Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
153
5.4 Modul de lucru
Evidența contabilă a materialelor și obiectelor de inventar presupune înregistrarea
intrărilor și ieșirilor de materiale și obiecte de inventar.
Intrările de materiale și obiecte de inventar au ca sursă:
a. achizițiile publice;
b. transferuri;
c. donații și sponsorizări;
d. plusuri de inventar;
e. stocuri rezultate din dezmembrarea imobilelor.
a) În cazul achizițiilor de la agenți economici:
Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: documentele care să
ateste livrarea (factura, Nota de recepție și constatare de diferențe);
Înregistrarea intrării în programul de evidență contabilă.
b) În cazul transferurilor:
Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: avizul de
însoțire a mărfii;
Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.
c) În cazul donațiilor și sponsorizărilor:
Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: contract donație și
Nota de recepție și constatare de diferențe;
Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.
d) În cazul plusurilor de inventar:
Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: listele de
inventariere, procesul verbal de inventariere întocmit de comisia de inventariere;
Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
154
e) În cazul stocuri rezultate din dezmembrarea imobilelor:
Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: procese verbale de
dezmembrare;
Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
155
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
În cadrul Compartimentului Contabilitate se are în vedere ținerea la zi a evidentenței contabile
a obiectelor de inventar și a materialelor conform reglementărilor în vigoare.
Instituțiile publice, inclusiv cele de învățământ consemnează operațiunile economico-financiare
în momentul efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale,
fișe și alte documente contabile după caz.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea
persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în
contabilitate, după caz.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
156
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
157
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
158
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
159
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod
formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr.
de
ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă ------ Copertă ----------
------- 1 Comisie Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
F01-PO-93.05 Nota de recepție
și constatare de
diferențe
Personal
contabilitate
--------
1 Compartiment
contabilitate
Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
160
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 139
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
140
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
141
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
142
5 Scopul procedurii operaţionale 143
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 144
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
145
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
146
9 Descrierea procedurii operaţionale 148
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 155
11 Formular evidență modificări 156
12 Formular analiză procedură 157
13 Lista de difuzare a procedurii 158
14 Anexe, înregistrări, arhivări 159
15 Cuprins 160
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.05
161
ANEXA 1 - F01-PO-93.05 Nota de recepție și constatare de diferențe
Notă de recepţie şi constatare de diferenţe
Întreprinderea…………………….
Localitatea……………………….
Str. …………………..nr. ………. OP GST COD NR. FACTURĂ AVIZ DATA NOTĂ DE RECEPȚIE NR. CONTRACT
Unitatea………………………….. PAD FURNIZOR EXPEDIERE EXPED. DATA NR. COMANDă
Gestiunea……………………….. 0
SUBSEMNAȚII, MEMBRII AI COMISIEI DE RECEPŢIE, AM PROCEDAT LA RECEPŢIONAREA VALORILOR MATERIALE FURNIZATE DE…………………………..I
…………………………………...DIN………………………..CU VAGON/AUTO NR……………………………………DOCUMENTE INSOŢITOARE………………………………..
……………………………………………..CONSTATȂNDU-SE URMĂTOARELE………………………………………………………………………………………………………..
Nr. Specificaţie Cod Adaos comerc.
U/M
Cantitate Preţ furniz.
Preţ amănunt TVA Valoare
Prţ amănunt
Adaos comercial
Val. amanunt
crt mărfuri şi ambalaje pe U/M Livr. Prim. fără TVA fără TVA TVA cu TVA
% Valoare cu TVA
0 1 2 (7.6) 3 4 5 6 7 (6x11) 8(7x ) 9 (8x5) 10(7+8) 11 12(2x5) 13(10x5)
1
2
3
TOTAL 0 0.00 0.00
CERTIFICARE COMISIA DE RECEPţIE
CALCULATE NUME ȘI PRENUME SEMNĂTURA NUME ȘI PRENUME SEMNĂTURA GESTIUNEA PRIMITOARE
DATA …………..ORA……….
SEMNATURA
Data și semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
162
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU
PO-93.06
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
163
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator
Financiar
02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
164
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
165
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator
Financiar
Ec. Grădinariu Sebastian
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
166
1. Scopul procedurii
1.1 Procedura vizează modul în care se acordă viza de control financiar preventiv în cadrul
instituției;
1.2 Procedura dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
1.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
1.4 Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe
director, în luarea deciziei;
1.5 Prezenta procedură face referire la întreaga activitate de contabilitate a instituției, orice act
financiar privind plăţile având nevoie de viză privind Controlul Financiar Preventiv;
1.6 Scopul controlului financiar preventiv este acela de a identifica proiecte de operaţiuni
(denumite în continuare operaţiuni) care nu respectă condiţiile de legalitate şi regularitate şi/sau,
după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de angajament şi prin a
căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau fondurile publice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
167
2. Domeniul de aplicare
2.1 Procedura se aplică de către Compartimentul Contabilitate.
2.2 Principalele operaţiuni care fac obiectul controlului financiar preventiv sunt:
- angajamente legale şi credite bugetare sau credite de angajament, după caz;
- deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;
- modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni ale clasificaţiei bugetare a creditelor
aprobate, inclusiv prin virări de credite;
- ordonanţarea cheltuielilor;
- efectuarea de încasări în numerar;
- constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi a stabilirii titlurilor de încasare;
- reducerea, eşalonarea sau anularea titlurilor de încasare;
- constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii Europene, reprezentând contribuţia
viitoare a României la acest organism;
- recuperarea sumelor avansate şi care ulterior au devenit necuvenite;
- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau
al unităţilor administrativ-teritoriale;
- concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor
administrativ-teritoriale;
- alte tipuri de operaţiuni, stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
168
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie primară:
- Legea nr. 273/2006 - privind finanţele publice locale, cu modificările și completările
ulterioare;
- Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice;
- Ordonanţa nr. 119/1999 - privind auditul intern şi controlul financiar preventiv cu
modificările și completările ulterioare;
- Legea 98 / 2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;
3.2 Legislaţie secundară:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
- O.M.F.P. nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele
publice;
Ordinul nr. 2332/2017 privind modificarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr.
923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv și a Codului specific de norme profesionale pentru
persoanele care desfășoară activitatea de control financiar preventiv propriu
3.3 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:
- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;
- Regulament de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare, coordonare şi
îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial al unității;
- Regulamentul Intern;
- Fise de post.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
169
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1. Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a
metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării
activităţii, cu privire la aspectul procesual;
2. Revizia în cadrul unei
ediţii
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, dupa
caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii
operaţionale, acţiuni care au fost aprobate si difuzate;
3. An bugetar Anul financiar pentru care se aproba bugetul; anul bugetar este anul
calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31
decembrie;
4. Angajament bugetar Orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează
fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
5. Angajament legal Fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din
care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
6. Articol bugetar Subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în funcţie
de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează
şi care desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care
se referă;
7. Balanţa de verificare Procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau ori de cate
ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrari (Lista tuturor conturilor
soldate şi nesoldate în Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de
formă, informaţii privind soldurile, rulajele şi sumele conturilor);
8. Cheltuieli bugetare Sumele aprobate în bugetele prevăzute în lege în limitele şi potrivit
destinaţiilor stabilite prin bugetele respective;
9. Clasificaţie bugetară Gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine obligatorie şi
după criterii unitare;
10. Clasificaţie funcţională Gruparea cheltuielilor după destinaţia lor pentru a evalua alocarea
fondurilor publice unor activităţi sau obiective care definesc necesităţile
publice;
11. Contabil Denumire generică pentru persoana şi/sau persoanele care lucrează în
compartimentul financiar-contabil, care verifică documentele
justificative şi întocmesc instrumentele de plată a cheltuielilor efectuate
pe seama fondurilor publice;
12. Deficit bugetar Parte a cheltuielilor bugetare ce depăşeşte veniturile bugetare într-un an
bugetar;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
170
13. Excedent bugetar Parte a veniturilor bugetare ce depăşeşte cheltuielile bugetare într-un an
bugetar;
14. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute în lege;
15. Impozit Prelevare obligatorie, fără contraprestaţie şi nerambursabilă, efectuată
de către administraţia publică pentru satisfacerea necesităţilor de interes
general;
16. Instituţii publice Parlamentul, Administraţia Prezidenţială, ministerele, celelalte organe
de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi publice,
instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile din subordinea
acestora, indiferent de modul de finanţare a acestora;
17. Lege bugetară anuală Lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar veniturile şi
cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului
bugetar;
18. Taxă Sumă plătită de o persoană fizică sau juridică, de regulă, pentru serviciile
prestate acesteia de către un agent economic, o instituţie publică sau un
serviciu public;
19. Vărsământ Modalitate de stingere a obligaţiei legale, prin virarea unei sume de bani,
efectuată de un agent economic sau de o instituţie publică ori financiară;
20. Venituri bugetare Resursele băneşti care se cuvin bugetelor prevăzute în lege, în baza unor
prevederi legale, formate din impozite, taxe, contribuţii şi alte
vărsăminte.
21. Virare de credite bugetare Ooperaţiune prin care se diminuează creditul bugetar de la o
subdiviziune a clasificaţiei bugetare care prezintă disponibilităţi şi se
majorează corespunzător o altă subdiviziune la care fondurile sunt
insuficiente, cu respectarea dispoziţiilor legale de efectuare a
operaţiunilor respective;
22. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,
procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;
23. Sume defalcate din unele
venituri ale bugetului de
stat
Sumele defalcate pentru echilibrarea bugetelor locale şi sumele
defalcate cu destinaţie specială, alocate pentru finanţarea unor servicii
publice descentralizate sau a unor noi cheltuieli publice;
24. Rectificare bugetară
locală
Ooperaţiunea prin care se modifică, în cursul exerciţiului bugetar,
bugetele prevăzute în lege, cu obligativitatea menţinerii echilibrului
bugetar;
25. Program Acţiunea sau ansamblul coerent de acţiuni ce se referă la acelaşi
ordonator principal de credite, proiectat pentru a realiza un obiectiv sau
un set de obiective definite şi pentru care sunt stabiliţi indicatori de
program care să evalueze rezultatele ce vor fi obţinute, în limitele de
finanţare aprobate;
26. Insolvenţă Incapacitatea unei unităţi administrativ-teritoriale de a-şi achita
obligaţiile de plată lichide şi exigibile, cu excepţia celor care se află în
litigiu contractual;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
171
27. Control financiar
preventiv
Activitatea prin care se verifică legalitatea şi regularitatea operaţiunilor
efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte
de aprobarea acestora;
28. Bilanţ Document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei Organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum
şi în celelalte situaţii prevăzute de lege;
29. Balanţa Tabel statistico-economic folosit în analiza şi planificare, prin care se
compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi,
echilibraţi, pe o anumită perioadă;
30. Cereri de tragere Document pe care debitorul îl prezintă băncii creditoare şi prin care se
solicită virarea unor sume din creditul contractat;
31. Conformitate Caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate
în mod expres în domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de
catre o autoritate superioară acesteia, potrivit legii;
32. Control intern Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu
obiectivele acesteia şi reglementările legale, în vederea asigurării
administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta
include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
33. Creanţe Valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de
bani sau un serviciu);
34. Credit Partea dreaptă a oricărui cont - relaţie bănească aparută în legătură cu
acordarea de împrumuturi în bani unor persoane (fizice sau juridice) sau
în legătura cu amânarea plăţii pentru mărfurile/serviciile prestate;
35. Credit bugetar Sumă aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se
pot ordonanţa şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru
angajamentele contractate în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din
exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale, respectiv se pot angaja,
ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
36. Deschidere de credite
bugetare
Aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către Ordonanţatorul
principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casa din bugetele locale;
37. Dobândă Sumă de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei
capitalului;
38. Economicitate Minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii
corespunzatoare a acestor rezultate;
39. Eficacitate Gradul de neîdeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al
activităţii respective;
40. Eficienţă Maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
172
41. Entitate publică Autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate
administrativ-teritorială este acţonar majoritar, cu personalitate juridică,
care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public;
42. Evidenţă contabilă Înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia patrimonială
şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia, cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii,
clienţii, furnizorii, băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau
fizice;
43. Execuţie bugetară Activitatea de încasare a veniturilor bugetare și de efectuare a plății
cheltuielilor aprobate prin buget;
44. Exerciţiu bugetar Perioadă egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se aprobă, se
execută şi se raportează bugetul;
45. Extras de cont Document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
46. Fişe de cont Document contabil unde se înregistrează în ordine cronologică toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole
contabile;
47. Fonduri publice Sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurărilor
sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice
finanţate integral sau parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor
sociale de stat şi bugetele fondurilor speciale, după caz, bugetele
instituţiilor publice finance integral din venituri proprii, bugetul
fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat
şi a căror rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri
publice, bugetul fondurilor exteme nerambursabile, credite externe
contractate sau garantate de autorităţile administraţiei publice locale,
împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei publice
locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetele locale;
48. Furnizor Datorie a organizaţiei echivalentă valorii bunurilor, lucrărilor şi
serviciilor primite de la terţi;
49. Garanţie Ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării
executării obligaţiei asumate;
50. Inspecţie Verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor
publice şi a patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului
produs, după caz;
51. Jurnal Un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine
cronologică;
52. Legalitate Caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale care
îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
53. Lege de rectificare Lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară anuală;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
173
54. Lichidarea cheltuielilor Fază în procesul execuţiei bugetare în care se verifică existenţa
angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate,
se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza
documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective;
55. Notă contabilă Document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetica şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente
justificative (stornări, virări, etc.);
56. Obligaţie de plată Raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de creditor la a
da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
57. Operaţiune Orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
58. Ordonanţarea
cheltuielilor
Faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că livrarile de
bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate
şi că plata poate fi realizată;
59. Patrimoniu public Totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor administrativ-
teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate
cu orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor
administrativ-teritoriale se referă atât la bunurile din domeniul public,
cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al unităţilor administrativ-
teritoriale;
60. Persoana desemnată cu
exercitarea controlul
financiar preventiv
propriu
Persoana din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de
conducatorul entităţii publice pentru exercitarea controlului financiar
preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această atribuţie pe
baza de contract, în condiţiile legii;
61. Plata cheltuielilor Fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care
instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţi;
62. Plată Fază din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care
instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este
eliberată de obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
63. Proiect de operaţiune Orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei operaţiuni, în
forma pregatită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
64. Registru Jurnal Documentul contabil în care se efectuează înregistrarea cronologică a
tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de
acestea;
65. Regularitate Caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedural şi metodologice care sunt
aplicabile categoriei de operaţiuni din care face parte;
66. Scadențar Document de eșalonare a cheltuielilor ce se efectuează în perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar
asupra cheltuielilor;
67. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
174
4.2.Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedură Operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. BVC Buget de venituri şi cheltuieli
8. CFPP Control Financiar Preventiv Propriu
9. CFP Control Financiar Preventiv
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
175
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
Entităţile publice, în înţelesul legii, la care se organizează controlul financiar preventiv
sunt:
- autorităţile publice şi autorităţile administrative autonome;
- instituţiile publice aparţinând administraţiei publice centrale şi locale şi instituţiile
publice din subordinea acestora;
- regiile autonome de interes naţional sau local;
- companiile sau societăţile naţionale;
- societăţile comerciale la care statul sau o unitate administrativ-teritorială deţine
capitalul majoritar şi utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public;
- agenţiile, cu sau fără personalitate juridică, care gestionează fonduri provenite din
finanţări externe rambursabile sau nerambursabile;
- Ministerul Finanţelor Publice, pentru operaţiunile de trezorerie, datorie publică,
realizarea veniturilor statului şi a contribuţiei României la bugetul Uniunii Europene;
- autorităţile publice executive ale administraţiei publice locale, pentru operaţiunile de
datorie publică şi realizarea veniturilor proprii.
Instituţiilor publice care administrează patrimoniul public şi gestionează fonduri publice
le sunt aplicabile Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv (cadrul
general), precum şi listele de verificare, prevăzute în anexa nr. 1.1 la normele metodologice
conform Ordinul nr. 2332/2017 privind modificarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr.
923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv și a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele
care desfășoară activitatea de control financiar preventiv propriu.
În raport cu specificul entităţilor publice, conducătorii acestora dispun particularizarea,
dezvoltarea şi actualizarea cadrului general, precum şi detalierea prin liste de verificare a
obiectivelor verificării, pentru fiecare operaţiune cuprinsă în cadrul specific al entităţii publice.
Listele de verificare constituie un ghid în exercitarea controlului financiar preventiv de
către persoanele desemnate, aceste persoane având totodată şi obligaţia de a formula propuneri
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
176
de perfecţionare a listelor respective. În funcţie de propunerile primite, de modificările
legislative sau de alte condiţii apărute, conducătorii entităţilor publice aprobă modificări ale
listelor de verificare, asigurând astfel actualizarea acestora.
Controlul financiar preventiv se exercită asupra tuturor operaţiunilor care afectează
fondurile publice şi/sau patrimoniul public şi sunt exercitate conform reglementărilor legale în
domeniu.
5.2 Resurse necesare:
5.2.1 Resurse materiale
mobilier pentru stocarea dosarelor;
aparat fax;
copiator;
imprimantă;
rechizite specifice.
PC cu acces la internet;
linie telefonică;
5.2.2 Resurse umane
Personal contabilitate;
Responsabil CFP;
Director;
Personal instituție.
5.2.3 Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
177
5.3 Modul de lucru:
Conţinutul controlului financiar preventiv
Controlul financiar preventiv constă în verificarea sistematică a proiectelor de
operaţiuni care fac obiectul acestuia potrivit:
a)legalitatea şi regularitatea;
b)încadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, stabilite
potrivit legislației în vigoare.
Organizarea controlului financiar preventiv
Ministerul Finanţelor Publice este autoritatea de coordonare şi reglementare a
controlului financiar preventiv pentru toate entităţile publice.
Controlul financiar preventiv se organizează şi se exercită de autorităţi competente, în
mod unitar, potrivit prevederilor legii şi ale actelor normative emise în aplicarea acesteia.
Controlul financiar preventiv se organizează şi se exercită în următoarele forme:
a) controlul financiar preventiv propriu, la toate entităţile publice şi asupra tuturor
operaţiunilor cu impact financiar asupra fondurilor publice şi a patrimoniului public;
b) controlul financiar preventiv delegat, la ordonatorii principali de credite ai bugetului de
stat, bugetului asigurărilor sociale de stat, precum şi ai bugetului oricărui fond special, la Fondul
naţional şi la agenţiile de implementare a fondurilor comunitare, precum şi la alte entităţi
publice cu risc ridicat, prin controlori delegaţi ai Ministerului Finanţelor Publice.
Controlul financiar preventiv se va integra, în mod treptat, în sfera răspunderii
manageriale pe măsură ce controlul managerial va asigura eliminarea riscurilor în administrarea
fondurilor publice. Atingerea acestui nivel va fi evaluată de misiuni de audit dispuse de
ministrul economiei şi finanţelor, în condiţiile legii.
Organizarea controlului financiar preventiv propriu
Entităţile publice, prin conducătorii acestora, au obligaţia de a organiza controlul
financiar preventiv propriu şi evidenţa angajamentelor în cadrul compartimentului contabil.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
178
Conducătorii entităţilor publice au obligaţia să stabilească proiectele de operaţiuni
supuse controlului financiar preventiv, potrivit legii, documentele justificative şi circuitul
acestora, cu respectarea dispoziţiilor legale.
Evidenţa angajamentelor se organizează, se ţine, se actualizează şi se raportează
conform normelor metodologice aprobate prin ordin al ministrului finanţelor publice.
Controlul financiar preventiv propriu se exercită, prin viză, de persoane din cadrul
compartimentelor de specialitate, desemnate în acest sens de către conducătorul entităţii
publice. Actul de numire va cuprinde şi limitele de competenţa în exercitarea controlului
financiar preventiv propriu. Persoanele desemnate să efectueze această activitate sunt altele
decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.
Numirea, suspendarea, destituirea sau schimbarea personalului care desfăşoară activităţi
de control financiar preventiv propriu se face de către conducătorul entităţii publice, cu acordul
entităţii publice superioare, Persoanele desemnate cu exercitarea activităţii de control financiar
preventiv propriu trebuie să aibă competenţele profesionale solicitate de această activitate. Ele
vor respecta un cod specific de norme profesionale, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice,
care va cuprinde şi condiţiile şi criteriile unitare pe care entităţile publice trebuie să le respecte
în cazul numirii, suspendării, destituirii sau schimbării personalului care desfăşoară această
activitate.
Evaluarea activităţii persoanei care desfăşoară activităţi de control financiar preventiv
propriu se face de către conducătorul entităţii publice, cu acordul entităţii publice care a avizat
numirea, anual prin calificative, pe baza informaţiilor cuprinse în rapoartele auditului public
intern
Ministerul Finanţelor Publice va elabora norme metodologice privind cadrul general al
atribuţiilor şi exercitării controlului financiar preventiv propriu.
Registrul
Datele din documentele prezentate la viza de control financiar preventiv se înscriu în
registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv (denumit în
continuare registru).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
179
Registrul trebuie să asigure: numerotarea în ordine cronologică, începând de la numărul
1 pentru fiecare an; interzicerea inserărilor, intercalărilor, precum şi a oricăror eliminări sau
adăugiri ulterioare; înscrierea de date potrivit competenţelor, astfel: în coloanele de la 0 până la
6 şi în coloana 8, de către persoana care exercită controlul financiar preventiv, iar în coloana 7,
de către persoana care prezintă operaţiunile pentru viza de control financiar preventiv. Registrul
se poate completa în formă integral olografă, integral electronică sau combinată.
Registrul, indiferent de forma sub care se completează, se arhivează/se păstrează pe o
perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia a fost
întocmit.
Termenul pentru pronunţare (acordarea/refuzul vizei) se stabileşte, prin decizie internă,
de conducătorul unității în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor cuprinse în cadrul
general şi/sau specific al operaţiunilor supuse controlului preventiv.
Procedura de control
Documentele care privesc operaţiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea
controlului financiar preventiv se transmit persoanelor desemnate cu exercitarea acestuia de
către compartimentele de specialitate care iniţiază operaţiunea.
Documentele privind operaţiunile prin care se afectează fondurile publice şi/sau
patrimoniul public sunt însoţite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de
fundamentare, de acte şi/sau documente justificative şi, după caz, de o "Propunere de angajare
a unei cheltuieli în limita creditelor de angajament", o "Propunere de angajare a unei cheltuieli
în limita creditelor bugetare" şi/sau de un "Angajament bugetar individual/global", întocmite
conform Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata
cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor
bugetare şi legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002, cu
modificările şi completările ulterioare.
Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv primeşte
documentele, le înregistrează în registru, după care procedează la verificarea formală prin
parcurgerea listei de verificare specifică operaţiunii primite la viză, cu privire la: completarea
documentelor în concordanţă cu conţinutul acestora, existenţa semnăturilor persoanelor
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
180
autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate, precum şi existenţa actelor justificative
specifice operaţiunii. În efectuarea controlului de către persoana desemnată, parcurgerea listei
de verificare specifică operaţiunii primite la viză este obligatorie, dar nu şi limitativă. Aceasta
poate extinde verificările ori de câte ori este necesar.
Dacă prin parcurgerea listei de verificare cel puţin unul dintre elementele verificării
formale nu este îndeplinit, documentele se restituie compartimentului de specialitate emitent,
indicându-se în scris motivele restituirii, şi se menţionează în registru cu: "valoarea operaţiunii
restituite".
După efectuarea verificării formale, persoana desemnată să exercite controlul financiar
preventiv continuă parcurgerea listei de verificare şi efectuează controlul operaţiunii din
punctul de vedere al legalităţii, regularităţii şi, după caz, al încadrării în limitele şi destinaţia
creditelor bugetare şi/sau de angajament.
Dacă în urma verificării de fond operaţiunea îndeplineşte condiţiile de legalitate,
regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de
angajament, se acordă viza prin aplicarea sigiliului şi semnăturii pe exemplarul documentului
care se arhivează la entitatea publică. Prin acordarea vizei se certifică implicit îndeplinirea
condiţiilor menţionate în listele de verificare.
Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit sunt restituite, sub semnătură,
compartimentului de specialitate emitent, în vederea continuării circuitului acestora,
consemnându-se acest fapt în registru.
Refuzul de viză
Dacă în urma controlului se constată că cel puţin un element de fond cuprins în lista de
verificare nu este îndeplinit, persoana în drept să exercite viza de control financiar preventiv
are dreptul şi obligaţia de a refuza viza de control financiar preventiv în toate cazurile în care,
în urma verificărilor, apreciază că proiectul de operaţiune care face obiectul controlului
financiar preventiv nu îndeplineşte condiţiile de legalitate, regularitate şi încadrare în limitele
şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz, pentru acordarea vizei de
control financiar preventiv.
Refuzul de viză trebuie să fie în toate cazurile motivat în scris.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
181
Persoanele în drept să exercite viza de control financiar preventiv au obligaţia de a ţine
evidenţa proiectelor de operaţiuni refuzate la viza de control financiar preventiv.
Autorizarea efectuării unor operaţiuni pentru care se refuză viza de control financiar
preventive
O operaţiune pentru care s-a refuzat viza de control financiar preventiv se poate efectua
de către ordonatorul de credite pe propria răspundere, numai dacă prin aceasta nu se depăşeşte
creditul bugetar aprobat.
Ordonatorul de credite poate decide efectuarea operaţiunii numai în baza unui act de
decizie internă, emis în formă scrisă, prin care dispune, pe propria răspundere, efectuarea
operaţiunii. O copie a actului de decizie internă se transmite compartimentului de audit public
intern al entităţii publice care efectuează aiditul.
În toate cazurile în care, ca urmare a unui refuz de viză de control financiar preventiv
propriu, conducătorii persoanelor juridice dispun, în condiţiile prevăzute de legislația în
vigoare, efectuarea operaţiunii pe propria răspundere, persoana desemnată să efectueze
controlul financiar preventiv propriu are obligaţia să informeze în scris, organul ierarhic
superior al instituţiei publice, numai în această situaţie persoana respectivă fiind exonerată de
răspundere.
Documentele privind proiectele de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv, care
nu au fost vizate, nu pot fi aprobate decât cu asumarea răspunderii ordonatorului de credite.
Operaţiunile efectuate pe propria răspundere a ordonatorului de credite se înregistrează şi
într-un cont în afara bilanţului.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
182
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Directorul răspunde de aprobarea documentelor pentru operaţiunile care nu au obţinut
viza CFP.
Persoanele care elaborează documentele, răspund de nesolicitarea vizei CFP pentru
documentele emise, care se încadrează în Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului
financiar preventiv al instituţiei.
De asemenea, răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale
căror documente justificative le-au vizat / verificat / întocmit. Obţinerea vizei de control
financiar preventiv pe documente care cuprind date nereale şi/sau care se dovedesc ulterior
nelegale, nu îi exonerează de raspundere.
Şeful compartimentului de contabilitate:
- Răspunde de organizarea activităţii de CFP;
- Răspunde de verificarea respectării procedurii de către cei care acordă viză CFP;
- Răspunde de efectuarea înregistrărilor contabile aferente operaţiunilor care nu au
obţinut viza CFP.
Persoanele care acordă viza Controlului Financiar Preventiv:
- Răspund de respectarea prezentei proceduri;
- Răspund de verificarea operaţiunilor pentru care au acordat viza de CFP;
- Respecta clauzele deciziei date de director cu privire la controlul financiar preventiv
propriu.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
183
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
184
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
185
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
186
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod
formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
F01-Po-
93.06
Registru Viză
CFP
Administrator
Financiar
Director 1 Director Arhivă Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
187
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 162
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
163
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
164
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
165
5 Scopul procedurii operaţionale 166
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 167
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
168
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
169
9 Descrierea procedurii operaţionale 175
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 182
11 Formular evidență modificări 183
12 Formular analiză procedură 184
13 Lista de difuzare a procedurii 185
14 Anexe, înregistrări, arhivări 186
15 Cuprins 187
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
PROPRIU
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.06
188
ANEXA 1 - F01-PO-93.06 Registru Viză CFP
Registru privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv
Întocmit, .............................. Aprobat,
Data: ...........................................................
Semnãtura: ...................................................
Nr.
Crt.
Denumirea
operațiunii
Nr./data
emiterii
Conţinutul
operațiunii
Compartimentul
emitent al
operațiunii
Data
prezentãrii la
vizã a
operațiunii
Valoarea o
operațiunii
pentru care s-a
acordat viza -
lei
Valoarea
operațiunii
pentru care s-a
refuzat viza
Data restituirii
operațiunii / numele
și prenumele/
semnãtura
Obs.
0 1 2 3 4 5 6 7 8
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
189
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ACHIZIȚII PUBLICE
PO-93.07
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
190
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii /
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Bărbuț Bernardin Responsabil
achiziții publice 02.11.2018
2 Verificat
Sava Rodica
Comisia SCIM 02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
191
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
192
Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Ex.
nr. Comp. Funcţia Nume şi prenume Data primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare
/ Aplicare 1
Achiziții
publice
Responsabil
achiziții
publice
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina
Ramona 02.11.2018
3 Verificare 1
Comisia
SCIM
Presedinte
Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Achiziții
publice
Responsabil
achiziții
publice
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
193
1. Scopul procedurii
1.1. Scopul prezentei proceduri este de a descrie activităţile desfăşurate în procesul de
realizare a achiziţiilor de produse, servicii şi lucrări în cadrul unității.
Pentru a fi realizată corespunzător, atât din punct de vedere financiar cât și calitativ, prezenta
procedură este întocmită în conformitate cu prevederile legislative în vigoare ce fixează limitele
legale aplicabile domeniului achiziţiilor publice.
1.2. Sunt urmaţi paşii specifici cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării
activităţilor, urmărindu-se asigurarea unui circuit corect, eficient şi operativ
1.3. Asigura continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului sau de
modificare / înlocuire a atribuţiilor fiecărui salariat, prin faptul că, procedurarea activităţii
permite aplicarea acesteia de către orice alt salariat care îl înlocuieşte pe cel în funcţie la data
elaborării prezentei proceduri.
1.4. Sprijină auditul şi / sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
194
2. Domeniul de aplicare
2.1. Procedura se aplică în unitatea de învătământ, iar compartimentele implicate în
activitatea procedurată sunt compartimentul contabilitate și persoanele responsabile cu
desfășurarea activităților de achiziții publice.
2.2. Delimitarea explicită a activităţii
Procedura se aplica de catre responsabilul cu achizițiile publice.
2.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurată
- Compartimentul achiziții publice / responsabil achiziții publice;
- Compartimentul contabilitate-buget;
- Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost
prevăzute în buget.
2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţi
Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost
prevăzute în buget.
Compartimentul contabilitate, buget, finanțe;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
195
3. Documente de referinţă
Legislatie națională:
a) ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 13 din 20 mai 2015 privind înfiinţarea, organizarea şi
funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice;
b) HOTĂRÂRE nr. 634 din 28 iulie 2015 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei
Naţionale pentru Achiziţii Publice;
c) HOTĂRÂRE nr. 901 din 27 octombrie 2015 privind aprobarea Strategiei naţionale în
domeniul achiziţiilor publice;
d) LEGE nr. 98 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările
ulterioare;
e) LEGE nr. 101 din 19 mai 2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a
contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de
lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului
Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;
f) HOTĂRÂRE Nr. 394/2016 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/ acordului-cadru din
Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale;
g) HOTĂRÂRE Nr. 395/2016 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/ acordului-
cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
196
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor
de aplicat în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii.
PS (Procedură de Sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces care
se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate
publică;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate
publică.
2. Sistem de control
intern managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi
resurse ce are ca scop implementarea controlului intern/managerial
3. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză,
în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite.
4. Contract de achiziţie
publică
Contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care include şi categoria
contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros,
încheiat în scris între una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi
unul sau mai mulţi operatori economici, pe de altă parte, având ca obiect execuţia
de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii.
5. Contract de concesiune
de lucrări publice
Contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de lucrări, cu
deosebirea că în contrapartida lucrărilor executate contractantul, în calitate de
concesionar, primeşte din partea autorităţii contractante, în calitate de concedent,
dreptul de a exploata rezultatul lucrărilor sau acest drept însoţit de plata unei
sume de bani.
6. Contract de
concesiune de servicii
Contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de servicii, cu
deosebirea că în contrapartida serviciilor prestate contractantul, în calitate de
concesionar, primeşte din partea autorităţii contractante, în calitate de concedent,
dreptul de a exploata serviciile sau acest drept însoţit de plata unei sume de bani.
7. Procedură de atribuire Etapele ce tebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/
ofertanţi pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul public să fie
considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaţie deschisă, licitaţie
restrânsă, dialogul competitive, negocierea, cererea de ofertă, concursul de
soluţii.
8. Acord-cadru Înţelegerea scrisă intervenită între una sau mai multe autorităţi contractante şi
unul sau mai mulţi operatori economici, al cărei scop este stabilirea
elementelor/condiţiilor esenţiale care vor guverna contractele de achiziţie
publică ce urmează a fi atribuite într-o perioadă dată, în mod special în ceea ce
priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere.
9. Licitaţie electronică Procesul repetitiv realizat după o primă evaluare completă a ofertelor, în care
ofertanţii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a
reduce preţurile prezentate şi/sau de a îmbunătăţi alte elemente ale ofertei;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
197
evaluarea finală trebuie să se realizeze în mod automat prin mijloacele
electronice utilizate.
10. Documentaţie de
atribuire
Documentaţia ce cuprinde toate informaţiile legate de obiectul contractului de
achiziţie publică şi de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini,
sau, după caz, documentaţia descriptivă. Documentaţia de atribuire cuprinde:
a) fișa de date;
b) caietul de sarcini sau documentaţia descriptivă, aceasta din urmă fiind utilizată în
cazul aplicării procedurii de dialog competitiv sau de negociere;
c) informaţii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.
11. Operator economic Oricare furnizor de produse, prestator de servicii sau executant de lucrări – persoană
fizică/ juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane care oferă în
mod licit pe piaţă produse, servicii şi/ sau execuţie de lucrări.
12. Candidat Oricare operator economic care a depus candidatura în cazul unei proceduri de
licitaţie restrânsă, negociere sau dialog competitiv.
13. Candidatură Documentele prin care un candidat îşi demonstrează situaţia personală, capacitatea de
exercitare a activităţii profesionale, situaţia economică şi financiară, capacitatea
tehnică şi profesională, în vederea obţinerii invitaţiei de participare pentru depunerea
ulterioară a ofertei, în cazul aplicării unei proceduri de licitaţie restrânsă, negociere
sau dialog competitiv.
14. Ofertant Oricare operator economic care a depus oferta.
15. Concurent Oricare operator economic care a prezentat un proiect în cadrul unui concurs de
soluţii.
16. Ofertă Actul juridic prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din
punct de vedere juridic într-un contract de achiziţie publică; oferta cuprinde
propunerea financiară şi propunerea tehnică.
17. Propunere tehnică Parte a ofertei elaborată pe baza cerinţelor din caietul de sarcini sau, după caz, din
documentaţia descriptivă.
18. Propunere financiară Parte a ofertei ce cuprinde informaţiile cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare
şi comerciale corespunzătoare satisfacerii cerinţelor solicitate prin documentaţia de
atribuire.
19. Acceptarea ofertei
câştigătoare
Actul juridic prin care autoritatea contractantă îşi manifestă acordul de a se angaja
juridic în contractul de achiziţie publică care va fi încheiat cu ofertantul a cărei ofertă
a fost desemnată câştigătoare.
20. Contractant Ofertantul care a devenit, în condiţiile legii, parte într-un contract de achiziţie publică.
21. Mijloace electronice Utilizarea echipamentelor electronice pentru procesarea şi stocarea de date care sunt
difuzate, transmise şi recepţionate prin cablu, radio. Mijloace optice sau prin alte
mijloace electromagnetice.
22. Sistem electronic de
achiziţii publice - SEAP
Desemnează sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă
dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de
atribuire.
23. Vocabularul comun al
aciziţiilor publice - CPV
Desemnează nomenclatorul de referinţă aplicabil contractelor de achiziţie publică,
adoptata prin Regulamentul nr.2195/2002/CE al Parlamentului European şi al
Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor puiblice, publicat în Jurnalul
Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurând
corespondenţa cu alte nomenclatoare existente. Are rolul depasirii barierelor
lingvistice.
24. Drept special sau
exclusiv
Dreptul care rezultă din orice formă de autorizare acordată, conform prevederilor
legale sau ca urmare a emiterii unor acte administrative, de o autoritate
competentă şi care are ca efect rezervarea desfăşurării de activităţi în domeniul
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
198
anumitor servicii publice numai de către una sau de către un număr limitat de
persoane, afectând în mod substanţial posibilitatea altor persoane de a desfăşura
o astfel de activitate
25. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002
privind finanţele publice, cu modificările ulterioare
26. Strategia anuală de
achiziţie publică
Totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate
contractantă pe parcursul unui an bugetar.
27. Programul anual al
achiziţiilor publice
Instrument managerial utilizat pentru planificarea şi monitorizarea portofoliului
de procese de achiziţie la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea
resurselor necesare derulării proceselor şi pentru verificarea modului de
îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare,
acolo unde este aplicabil.
28. DUAE Document Unic de Achizitie European este un instrument care facilitează
participarea operatorilor economici la procedurile de atribuire a contractelor de
achiziție publică/sectoriale și reduce sarcinile administrative pentru
autoritățile/entitățile contractante, fiind instituit la nivelul Uniunii Europene prin
Regulamentul C.E. nr. 7/2016. Acesta este obligatoriu a fi utilizat atât de către
autoritățile contractante/ entitățile contractante, cât și de către operatorii
economici participanți la procedurile de atribuire (în funcție de calitatea pe care
o au în respectiva procedură de atribuire – candidat, ofertant, terț susținător,
subcontractant) începând cu intrarea in vigoare a acesteia.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. AC Autoritate contractantă
8. LD Licitaţie deschisă
9. LS Licitaţie restrânsă
10. CS Concurs de soluţii
11. SEAP Sistemul electronic de achizitii publice
12. RA Responsabil achiziţii
13. DUAE Document Unic de Achizitie European
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
199
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
Scopul prezentei legi îl constituie asigurarea cadrului legal necesar pentru a realiza
achiziţionarea de bunuri, servicii şi lucrări în condiţii de eficienţă economică şi socială.
Principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică sunt:
a)nediscriminarea;
b)tratamentul egal;
c)recunoaşterea reciprocă;
d)transparenţa;
e)proporţionalitatea;
f)asumarea răspunderii.
Procedura operaţională are destinaţia de a recomanda tuturor celor care au atribuţii privind
achiziţiile publice, din cadrul instituţiei, modalităţile de lucru concrete şi succesiunea logica a
operaţiunilor pe care aceştia le au de executat, în vederea asigurării ordonatorilor de credite
asupra conformităţii aplicării reglementărilor legale în acest domeniu, respectării întocmai a
principiilor care guvernează achiziţiile publice, analiza cauzelor care au determinat eventualele
disfuncţii, precum şi pentru stabilirea măsurilor corective sau preventive ce se impun.
Rezultate scontate:
Realizarea achiziţiilor prezentate în programul anual de achiziţii publice, cu respectarea
cadrului legislativ şi în termenul legal.
5.2 Documente utilizate
Lista și proveniența documentelor
Referatul de necesitate – se întocmește de către conducătorii compartimentelor;
Strategia anuală de achiziţie publică - se elaborează de către Compartimentul de achiziții
publice;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
200
Programul Anual al Achizițiilor Publice - se elaborează de către Compartimentul de
achiziții publice;
Strategia de contractare - se întocmește de către persoana responsabilă din cadrul
compartimentului de achiziții;
Documentația de atribuire - se elaborează de către persoana responsabilă din cadrul
compartimentului de achiziții, mai puțin caietul de sarcini care trebuie întocmit de
compartimentele tehnice sau de către specialiști interni sau externi;
Transmiterea spre validare ANAP a documentației se face de către persoana
responsabilă cu introducerea datelor în SEAP;
Anunțul de participare/ participare simplificat – se redactează de către persoana
responsabilă cu introducerea datelor în SEAP;
Erata anunțului de participare/ participare simplificată - se redactează de către persoana
responsabilă cu introducerea datelor în SEAP;
Dispoziția de numire a comisiei de evaluare - se emite de către director;
Solicitarea de clarificări - se formulează de către operatorii economici;
Răspunsul la solicitarea de clarificări - se redactează de către persoana responsabilă din
cadrul compartimentului de achiziții cu sprijinul specialiștilor;
Declarația de confidențialitate și imparțialitate - se completează și se semnează de
membrii comisiei de evaluare;
Procesul verbal al ședinței de deschidere a ofertelor (doar în cazul procedurilor offline)
- se redactează de către persoana responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții,
se semnează de către membrii comisiei de evaluare și de reprezentanții ofertanților
participanți la ședință;
Solicitare de completare a documentelor incomplete - se redactează de către persoana
responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții;
Procesul verbal al ședințelor de evaluare a ofertelor - se redactează de către persoana
responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții, se semnează de către membrii
comisiei de evaluare;
Raportul procedurii de atribuire - se întocmește de către persoana responsabilă din
cadrul comisiei de evaluare și se semnează de către toți membrii comisiei de evaluare;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
201
Comunicarea acceptării ofertei câștigătoare - se redactează de către persoana
responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții;
Comunicarea rezultatului procedurii - se redactează de către persoana responsabilă;
Notificarea prealabilă cu privire la solicitarea de remediere, a pretinsei încălcări a
legislaţiei privind achiziţiile publice sau concesiunile - se redactează de către ofertantul
care se consideră lezat într-un drept al său printr-un act al autorității contractante;
Punctul de vedere al autorității contractante cu privire notificarea prealabilă formulată -
se formulează de către Juridic;
Contestația formulată în cadrul procedurii de achiziție publică - se redactează de către
ofertantul care se consideră lezat într-un drept al său printr-un act al autorității
contractante;
Punctul de vedere al autorității contractante cu privire la contestația formulată - se
formulează de către Juridic;
Decizia CNSC – emisă de CNSC, se înregistrează la secretariatul autorității
contractante;
Plangere împotriva deciziei CNSC - se formulează de partea care se consideră
nedreptățită de decizia CNSC;
Întâmpinare - se formulează de către Juridic;
Hotărârea judecătorească de soluționare a plângerii – emisă de instanța de judecată, se
înregistrează la secretariatul autorității contractante;
Contractul de achiziție publică - se redactează de către persoana responsabilă din cadrul
compartimentului de achiziții;
Notificarea către ANAP cu privire la contractul de achiziţie publică/acordul-cadru
încheiat - se transmite de către persoana responsabilă cu introducerea datelor pe site-ul
ANAP;
Anunțul de atribuire – se redactează de către persoana responsabilă cu introducerea
datelor în SEAP;
Acte adiționale - se redactează de către persoana responsabilă;
Document constatator - se întocmește de către persoana responsabilă;
Raportul anual către ANAP - se întocmește de către persoana responsabilă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
202
Conținutul și rolul documentelor
Referatul de necesitate – este documentul intern prin care conducătorii fiecărui
compartiment al autorității contractante identifică necesitățile obiective de produse, servicii
și lucrări necesare desfășurării activității lor specifice și solicită introducerea lor în
Programul Anual al Achizițiilor Publice.
Strategia anuală de achiziţie publică – este totalitatea proceselor de achiziţie publică
planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar. Se
realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de
achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de către conducătorul autorităţii
contractante.
Programul Anual al Achizitiilor Publice - este documentul intern care cuprinde totalitatea
contractelor/ acordurilor cadru pe care autoritatea contractantă intenționează să le atribuie
pe parcursul unui an bugetar. P.A.A.P trebuie să cuprindă cel puțin informații referitoarea
la:
a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;
b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca
rezultat al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;
d) sursa de finanţare;
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;
f) data estimată pentru iniţierea procedurii;
g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.
Strategia de contractare - este un document al fiecărei achiziţii cu o valoare estimată egală
sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege, iniţiată de
autoritatea contractantă şi este obiect de evaluare a ANAP, în condiţiile stabilite la art. 23,
odată cu documentaţia de atribuire, referitor la aspectele prevăzute la alin. (3) lit. b) şi f).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
203
Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de
planificare/pregătire a achiziţiei în legătură cu:
a) relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului,
pe de o parte, şi resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea
activităţilor din etapele procesului de achiziţie publică, pe de altă parte;
b) procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a
contractului de achiziţie publică asociate, dacă este cazul;
c) tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia;
d) mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul
acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau
îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale;
e) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-
cadru, precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea
contractantă şi/sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administraţiei
publice în care activează autoritatea contractantă;
f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la
art. 69 alin. (2) - (5) din Lege şi, după caz, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii,
decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după
caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi;
g) obiectivul din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare la a cărui
realizare contribuie contractul/acordul-cadru respectiv, dacă este cazul;
h) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii
contractante.
Documentatia de atribuire – este documentul care cuprinde cerințele formale, tehnice și
financiare care permit descrierea obiectivă a obiectului contractului de achiziție publică și
pe baza căruia operatorii economici își vor elabora ofertele.
Conține:
a) fişa de date a achiziţiei;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
204
b) caietul de sarcini sau documentul descriptiv, acesta din urmă fiind aplicabil
în cazul procedurilor de dialog competitiv, de negociere sau de parteneriat pentru inovare;
c) proiectul de contract conţinând clauzele contractuale obligatorii;
d) formulare şi modele de documente;
e) DUAE;
f) declaraţia privind persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii
contractante, respectiv cele cu putere de reprezentare din partea furnizorilor de servicii
auxiliare achiziţiei, precum şi datele de identificare ale acestora;
g) strategia de contractare.
Anunțul de participare – este anunțul prin care instituția aduce la cunoștință persoanelor
interesate faptul că va organiza, într-un anumit termen, o procedură de achiziție publică.
Solicitarea de clarificări – este cererea formulată de operatorii economici care după
vizualizarea documentației de atribuire consideră că anumite informații cuprinse în aceasta
sunt neclare sau pot duce la interpretări diferite.
Răspuns la solicitarea de clarificări – este documentul prin care instituția își precizează
punctul de vedere cu privire la aspectele semnalate de operatorii economici.
Declarația de confidențialitate și imparțialitate – este documentul prin care membrii
comisiei de evaluare declară pe proprie răspundere că nu se află într-una din situațiile de
incompatibilitate prevăzute de lege, precum și prin care se angajează să respecte
confidențialitatea informațiilor pe care le află cu ocazia desfășurării procedurii de achiziție
publică.
Procesul verbal al ședinței de deschidere a ofertelor (doar în cazul procedurilor
offline) – este documentul în care este consemnat modul de desfășurare a ședinței, aspectele
formale constatate la deschiderea ofertelor, elementele principale ale fiecărei oferte.
Solicitare de completare a documentelor incomplete - este cererea instițutiei prin care se
solicită ofertantului să prezinte documentele complete solicitate în cuprinsul documentației
de atribuire și pe care acesta le-a depus cu anumite lipsuri cu ocazia deschiderii ofertelor.
Solicitare de clarificări sau de îndreptare a erorilor aritmetice - este cererea instituției
prin care i se pune în vedere ofertantului să-și precizeze poziția cu privire la anumite aspecte
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
205
neclare din oferta sa, sau prin care, în caz de inadvertențe, i se cere permisiunea de a le
corecta.
Procesul verbal de evaluare a ofertelor – este documentul în care se consemnează dacă
ofertanții îndeplinesc criteriile de calificare precum și conformitatea ofertelor cu cerințele
specificate în caietul de sarcini.
Raportul procedurii de atribuire – este documentul care prezintă rezultatele și cele mai
importante aspecte ale activității comisiei de evaluare a ofertelor privitoare la procedura de
atribuire a unui contract de achiziție publică.
Comunicarea acceptării ofertei câștigătoare – este notificarea prin care ofertantul
câștigător este anunțat cu privire la acceptarea ofertei sale și prin care este invitat să încheie
contractul de achiziție publică în termenul prevăzut de lege.
Comunicarea rezultatului procedurii – este notificarea prin care ofertanților necâștigători
li se aduc la cunoștință motivele pentru care ofertele lor nu au fost declarate câștigătoare.
Notificarea prealabilă cu privire la solicitarea de remediere, a pretinsei încălcări a
legislaţiei privind achiziţiile publice sau concesiunile - este notificarea prin persoana care
se consideră vătămată are obligaţia să notifice autoritatea contractantă cu privire la
solicitarea de remediere, în tot sau în parte, a pretinsei încălcări a legislaţiei privind
achiziţiile publice sau concesiunile.
Punctul de vedere al autorității contractante cu privire la notificarea prealabilă
formulată – este documentul prin care autoritatea contractantă adoptă măsuri de remediere
a acuzațiilor aduse prin notificarea prealabilă formulată în cadrul procedurii.
Contestația formulată în cadrul procedurii de achiziție publică – este documentul prin
care orice ofertant care se consideră lezat într-un drept sau interes legitim printr-un act al
autorității contractante sau prin încălcarea dispozițiilor legale în materia achizițiilor publice
poate solicita Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor (CNSC) fie anularea
actului, fie obligarea autorității contractante la emiterea unui act, fie recunoașterea dreptului
pretins sau a interesului legitim.
Punctul de vedere al autorității contractante cu privire la contestația formulată – este
documentul prin care autoritatea contractantă se apără împotriva acuzațiilor aduse prin
contestația formulată în cadrul procedurii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
206
Decizia CNSC – este documentul prin care CNSC soluționează contestația.
Plângere împotriva deciziei CNSC – reprezintă calea de atac împotriva deciziei CNSC.
Întâmpinare - este documentul prin care autoritatea contractantă se apără împotriva
acuzațiilor aduse prin plângerea formulată împotriva deciziei CNSC.
Hotărârea judecătorească de soluționare a plângerii - este documentul prin care instanța
de judecată soluționeaza plângerea.
Contractul de achiziție publică – reprezintă contractul încheiat între instițutie și ofertantul
câștigător al procedurii de achiziție publică, având ca obiect furnizarea de produse, prestarea
de servicii sau execuția de lucrări.
Anunțul de atribuire – este anunțul prin care instituția aduce la cunoștință persoanelor
interesate rezultatul procedurii de atribuire.
Acte adiționale - reprezintă actele prin care se modifică anumite clauze din contractul de
achiziție publică.
Document constatator – este documentul care conține informații referitoare la modul de
îndeplinire a obligațiilor contractuale de către ofertantul câștigător.
Raportul anual către ANAP – este documentul care sintetizează toate contractele de
achiziție publică atribuite în anul anterior și care se transmite în format electronic până la
data de 31 martie a fiecărui an.
5.3 Resurse necesare:
5.3.1 Resurse materiale
Spațiu de birou, cu birou și scaune;
Fişet pentru acte cu regim special ;
1 calculator cu imprimantă;
Reţea internet ;
Hârtie xerox;
1 telefon pentru legături operative cu alte compartimente;
Caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
207
5.3.2 Resurse umane
Personalul responsabil achiziţii;
Personal contabilitate;
Director.
5.3.3 Resurse financiare
Materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele tip se vor aproviziona
din creditele bugetare cu această destinaţie.
5.4 Modul de lucru:
ETAPELE PROCESULUI DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ
Atribuirea unui contract de achiziţii publică/ acord-cadru este rezultatul unui proces ce se
derulează în mai multe etape.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a se documenta şi de a parcurge pentru fiecare
proces de achiziţie publică trei etape distincte:
a) etapa de planificare/ pregătire, inclusiv consultarea pieţei;
b) etapa de organizare a procedurii şi atribuirea contractului/acordului-cadru;
c) etapa postatribuire contract/ acord-cadru, respectiv executarea şi monitorizarea
implementării contractului/acordului-cadru.
Etapa de planificare/ pregătire a unui proces de achiziţie publică se iniţiază prin identificarea
necesităţilor şi elaborarea referatelor de necesitate şi se încheie cu aprobarea de către
conducătorul autorităţii contractante/unităţii de achiziţii centralizate a documentaţiei de
atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum şi a strategiei de contractare pentru
procedura respectivă.
Strategia de contractare este un document al fiecărei achiziţii cu o valoare estimată egală
sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege, iniţiată de
autoritatea contractantă şi este obiect de evaluare a ANAP, odată cu documentaţia de
atribuire.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
208
Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de
planificare/pregătire a achiziţiei în legătură cu:
a) relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului, pe de o
parte, şi resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea activităţilor
din etapele procesului de achiziţie publică, pe de altă parte;
b) procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a
contractului de achiziţie publică asociate, dacă este cazul;
c) tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia;
d) mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia,
măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau
îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale;
e) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/ acordului-cadru,
precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea contractantă
şi/ sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administraţiei publice în
care activează autoritatea contractantă;
f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la art. 69
alin. (2) - (5) din Lege şi, după caz, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii, decizia
de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după caz,
criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi;
g) obiectivul din strategia locală/ regională/ naţională de dezvoltare la a cărui realizare
contribuie contractul/ acordul-cadru respectiv, dacă este cazul;
h) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii contractante.
Etapa de organizare a procedurii şi atribuire a contractului/ acordului-cadru începe prin
transmiterea documentaţiei de atribuire în SEAP şi se finalizează odată cu intrarea în
vigoare a contractului de achiziţie publică/ acordului-cadru.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a realiza un proces de achiziţie publică prin
utilizarea uneia dintre următoarele abordări:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
209
a) cu resursele profesionale necesare celor trei etape mai sus identificate existente la
nivel de autoritate contractantă;
b) prin recurgerea la unităţi centralizate de achiziţie înfiinţate prin hotărâre a
Guvernului, în condiţiile art. 40 din Lege;
c) cu ajutorul unui furnizor de servicii de achiziţie, selectat în condiţiile legii.
Totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă
pe parcursul unui an bugetar reprezintă strategia anuală de achiziţie publică la nivelul
autorităţii contractante.
Strategia anuală de achiziţie publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior
anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de
către conducătorul autorităţii contractante.
Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul
strategiei anuale de achiziţie publică.
În cazul în care modificările au ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse
iniţial în strategia anuală de achiziţii publice, introducerea acestora în strategie este
condiţionată de identificarea surselor de finanţare.
Autoritatea contractantă utilizează ca informaţii pentru elaborarea strategiei anuale de
achiziţii cel puţin următoarele elemente estimative:
a) nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute
ca rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de
toate compartimentele din cadrul autorităţii contractante;
b) valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi;
c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru
derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;
d) resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de
resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice.
În cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, autoritatea contractantă are obligaţia de a
elabora programul anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
210
planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate
contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru
verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de
dezvoltare, acolo unde este aplicabil.
Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează pe baza referatelor de necesitate
transmise de compartimentele autorităţilor contractante şi cuprinde totalitatea contractelor
de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le
atribuie în decursul anului următor.
Atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă are
obligaţia de a ţine cont de:
a) necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări;
b) gradul de prioritate a necesităţilor;
c) anticipările cu privire la sursele de finanţare ce urmează a fi identificate.
După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi actualiza
programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate.
Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare
la:
a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;
b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat
al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;
d) sursa de finanţare;
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;
f) data estimată pentru iniţierea procedurii;
g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
211
După definitivarea programului anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă are
obligaţia de a publica semestrial în SEAP extrase din acesta, precum şi orice modificări
asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la:
a) contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată este
mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Legea 98/2016;
b) contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau
egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5) din Lege 98/2016.
Prin excepţie, în cazul în care autoritatea contractantă implementează proiecte finanţate din
fonduri nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, are obligaţia de a elabora
distinct pentru fiecare proiect în parte un program al achiziţiilor publice aferent proiectului
respectiv.
Autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor, are
obligaţia de a ţine evidenţa achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări, ca parte a
strategiei anuale de achiziţii publice.
Prin ordin al preşedintelui ANAP se pune la dispoziţia autorităţilor contractante formularul
de program anual al achiziţiilor publice.
Activitatea de achiziție publică se structurează după cum urmează:
Stabilirea necesităților obiective de produse, servicii și lucrări, care se realizează prin
cumularea tuturor referatelor de necesitate transmise de fiecare compartiment al
autorității contractante și aprobate de director.
Elaborarea Strategiei anuale de achiziţie publică, care se realizează în ultimul trimestru
al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în
aceasta, şi se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante.
Elaborarea Planului Anual al Achizițiilor Publice (P.A.A.P.) care cuprinde totalitatea
contractelor/ acordurilor cadru pe care autoritatea contractantă intenționează să le
atribuie.
Persoana responsabilă din cadrul compartimentului de achiziție asigură pentru fiecare
achiziție, calcularea valorii contractului cu respectarea regulilor de estimare a valorii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
212
contractului de achiziție publică prevăzute la Paragraful 3, Secțiunea 3 din Legea
98/2016, astfel încât să se respecte și interdicția de divizare a contractului din același
act normativ.
Alegerea procedurii de atribuire, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii, decizia
de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după
caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi, justificate
printr-o Strategie de contractare, care este un document al fiecărei achiziţii cu o valoare
estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege.
Această Strategie de contractare este un document esențial al dosarului achiziției publice
și potrivit prevederilor art. 5 alin. (2) si (3) din HG 925/2006 va fi aprobată de
conducătorul autorității contractante numai după ce a fost avizată de oficiul juridic.
Elaborarea și aprobarea Documentației de atribuire:
- Caietul de sarcini
- Fișa de date a achiziției
- Formulare
- Proiectul de contract.
Formularea şi aplicarea aspectelor referitoare la cerinţele care pot face obiectul DUAE,
utilizându-se prevederile din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2016/7 al
Comisiei din 5 ianuarie 2016.
Transmiterea documentației de atribuire spre validare către ANAP, prin SEAP.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre publicare în SEAP, în zilele
lucrătoare, documentaţia de atribuire împreună cu documentele-suport.
Documentele - suport conţin:
a) declaraţia privind persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii
contractante, respectiv cele cu putere de reprezentare din partea furnizorilor de servicii
auxiliare achiziţiei, precum şi datele de identificare ale acestora;
b) strategia de contractare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
213
În cazul aplicării procedurii simplificate, justificarea alegerii procedurii conţine numai
explicaţii cu privire la determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru.
Publicarea anunțului de participare/ anunțului de participare simplificat și a
documentației de atribuire validate prin completarea formularului on-line disponibil în
SEAP.
Documentele transmise în SEAP de către autoritatea contractantă vor fi semnate cu
semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de
servicii de certificare acreditat.
Odată cu documentația de atribuire, autoritatea contractantă va încărca în SEAP o
declarație pe proprie răspundere a reprezentantului legal ce va conține datele de
identificare ale persoanelor ce dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante,
precum şi a celor cu putere de reprezentare din partea furnizorului de servicii auxiliare,
dar şi a celor implicaţi în procedură din partea acestuia din urmă. Acest document nu
are caracter de document public, cu excepţia numelui care se publică în fişa de date.
ANAP evaluează, înainte de transmiterea spre publicare a anunţului de participare/
simplificat/ de concurs, conformitatea cu legislaţia aplicabilă în domeniul achiziţiilor
publice a documentaţiilor de atribuire aferente contractelor de achiziţie
publică/acordurilor-cadru, care intră sub incidenţa prevederilor Legii, cu excepţia
caietului de sarcini sau a documentaţiei descriptive, în măsura în care valoarea estimată
a achiziţiei este egală sau mai mare decât pragurile.
Fac obiectul evaluării pe baza unei metodologii de selecţie, asigurată şi aplicată din
punct de vedere tehnic de SEAP, documentaţiile de atribuire aferente contractelor de
achiziţie publică, a căror valoare estimată este mai mică decât pragurile prevăzute mai
sus.
În cazul contractelor finanţate din fonduri europene, evaluarea se realizează pentru toate
documentaţiile de atribuire aferente, indiferent de valoarea estimată.
Procesul de evaluare se realizează în termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii
documentaţiei în SEAP, în urma căruia ANAP:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
214
a) emite autorităţii contractante acceptul în vederea iniţierii procedurii de atribuire;
sau
b) informează autoritatea contractantă asupra neconformităţilor constatate la
nivelul documentaţiei de atribuire şi a motivului pentru care acestea nu sunt în
concordanţă cu prevederile legale privind achiziţiile publice.
Documentaţia de atribuire retransmisă de autoritatea contractantă ca urmare a incidenţei
prevederilor lit. b) este evaluată de către ANAP în termen de 3 zile lucrătoare de la data
repostării acesteia în SEAP.
Se consideră documentaţie de atribuire retransmisă de către autoritatea contractantă,
numai documentaţia reîncărcată în SEAP în termen de 15 zile de la respingere.
Pentru documentaţiile de atribuire evaluate conform prevederilor art. 23, operatorul
SEAP are obligaţia de a asigura ANAP accesul nerestricţionat la anunţurile transmise
de către autorităţile contractante, înainte de publicarea acestora, cu excepţia anunţului
de intenţie şi de atribuire.
ANAP verifică fiecare anunţ, inclusiv pe cel de tip erată, transmis de către autoritatea
contractantă pentru publicare în SEAP.
În termen de 3 zile lucrătoare de la data primirii anunţului în SEAP, ANAP are obligaţia:
a) fie să emită către operatorul SEAP acceptul de publicare pentru anunţul respectiv,
în cazul în care în urma verificării nu se constată erori/omisiuni de completare;
b) fie să respingă publicarea anunţului, în cazul în care se constată erori/omisiuni de
completare, informând totodată autoritatea contractantă asupra acestei decizii, precum
şi asupra modului în care erorile/omisiunile pot fi remediate.
În cazul prevăzut la lit. a), operatorul SEAP are obligaţia:
a) de a transmite anunţul spre publicare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în
cel mult o zi lucrătoare de la primirea acceptului de publicare, în cazul în care, în
conformitate cu prevederile legii, este prevăzută o obligaţie în acest sens sau în cazul în
care autoritatea contractantă selectează voluntar această opţiune; operatorul SEAP are
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
215
obligaţia de a asigura înregistrarea în sistemul electronic a datei la care a fost transmis
anunţul spre publicare, ca probă privind momentul transmiterii;
b) de a publica anunţul în SEAP în cel mult două zile lucrătoare de la primirea
acceptului de publicare.
Operatorul SEAP nu are dreptul de a publica anunţul transmis de autoritatea
contractantă sau de a-l transmite spre publicare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
fără obţinerea acceptului de publicare emis de către ANAP.
ANAP controlează ex-post modul de atribuire a contractelor de achiziţie
publică/acordurilor-cadru, care intră sub incidenţa prevederilor Legii, ca urmare a
sesizărilor/solicitărilor persoanelor fizice/juridice sau din oficiu.
ANAP controlează ex-post din oficiu:
a) proceduri de atribuire aferente contractelor finanţate din fonduri europene,
selectate conform metodologiei de control;
b) în cazul acţiunilor tematice.
În cazul în care, din motive de natură tehnică, operatorul SEAP nu are posibilitatea
transmiterii unui anumit anunţ spre publicare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
autorităţii contractante îi revine responsabilitatea transmiterii spre publicare a anunţului
respectiv prin mijloace proprii.
Primirea solicitărilor de clarificări din partea operatorilor economici interesați de
procedură care au neclarități cu privire la documentația de atribuire. Solicitările de
clarificări se postează în SEAP la secţiunea specifică, disponibilă în sistemul
informatic, semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat,
eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
Orice răspuns al autorităţii contractante la solicitările de clarificări sau informaţii
suplimentare, se postează în SEAP la secţiunea specifică, disponibilă în sistemul
informatic, semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat,
eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
216
În măsura în care solicitările de clarificări sau informaţii suplimentare în legătură cu
documentaţia de atribuire nu au fost adresate în timp util de operatorii economici
interesaţi, autoritatea contractantă răspunde la solicitarea de clarificări în măsura în care
se respectă, în mod cumulativ, următoarele:
a) perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea în SEAP de către autoritatea
contractantă a răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii
economici înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor sau solicitărilor de
participare;
b) răspunsul nu modifică informaţiile deja publicate, nu afectează modul de
elaborare a ofertelor şi nici nu devine necesară publicarea unei erate.
În cazul în care, după publicarea unui anunţ, intervin anumite modificări faţă de
informaţiile deja publicate, autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre
publicare un anunţ de tip erată la anunţul iniţial, care trebuie să fie publicată nu mai
târziu de 3 zile lucrătoare înainte de data stabilită pentru depunerea ofertelor sau
cererilor de participare.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a prelungi termenul-limită de depunere a
ofertelor în cazul în care modificările conduc la ajustări/completări ale specificaţiilor
tehnice care presupun timp suplimentar pentru reacţia potenţialilor ofertanţi, cu excepţia
modificărilor substanţiale care conduc la anularea procedurii de atribuire deoarece:
a) afectează atât de mult elementele ce descriu contextul achiziţiei publice încât au
ca efect schimbarea indicatorilor principali ce caracterizează rezultatul contractului ce
urmează a fi atribuit, fapt ce afectează nivelul de competiţie sau schimbă piaţa de profil
la care se adresează;
b) conduc la modificări substanţiale a criteriilor de calificare şi selecţie, în sensul
extinderii nivelului acestora sau introducerii unora noi, fapt ce determină restrângerea
competiţiei sau favorizarea unor anumiţi operatori economici.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
217
Autoritatea contractantă are obligaţia de a desemna, pentru atribuirea contractelor de
achiziţie publică/acordurilor-cadru, persoane responsabile pentru evaluarea ofertelor şi,
după caz, a solicitărilor de participare, care se constituie într-o comisie de evaluare.
Din cadrul comisiei de evaluare pot face parte membri aparţinând compartimentelor
autorităţii contractante, iar în cazul în care beneficiarul final al contractului/ acordului-
cadru este o altă autoritate contractantă, din cadrul respectivei autorităţi contractante.
Ofertantul elaborează oferta în conformitate cu prevederile documentaţiei de atribuire
şi indică în cuprinsul acesteia care informaţii din propunerea tehnică şi/sau din
propunerea financiară sunt confidenţiale, clasificate sau sunt protejate de un drept de
proprietate intelectuală, în baza legislației aplicabile.
Operatorul economic depune oferta, DUAE, documentele de calificare, răspunsurile la
solicitările de clarificări se realizează numai prin mijloace electronice atunci când
participă la o procedură de atribuire care se desfășoară prin intermediul SEAP.
Documentele prevăzute mai sus se semnează cu semnătură electronică extinsă, bazată
pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat,
reprezentând documente originale.
Prin excepție, autoritatea contractantă are dreptul să solicite în original orice document
cu regim special a cărei valabilitate este condiționată de prezentarea în această formă.
Prin excepţie, autoritatea contractantă poate, după publicarea anunţului de participare,
să nu utilizeze mijloacele electronice pentru derularea procedurii de atribuire atunci
când acest lucru nu este posibil din motive tehnice imputabile operatorului SEAP,
situaţie în care evaluarea conformităţii ofertelor cu specificaţiile tehnice şi celelalte
cerinţe prevăzute în documentele achiziţiei şi aplicarea criteriului de atribuire se
realizează anterior verificării îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie.
Autoritatea contractantă publică în SEAP, în termen de maximum 5 zile de la expirarea
termenului limită de depunere a candidaturilor/ofertelor, denumirea și datele de
identificare ale ofertantului/candidatului/ofertantului asociat/subcontractantului/terțului
susținător, cu excepția persoanelor fizice , pentru care se publică numai numele.
Evaluarea ofertelor. Comisia de evaluare are următoarele atribuţii:
a) deschiderea ofertelor şi, după caz, a altor documente care însoţesc oferta;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
218
b) verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanţi/candidaţi;
c) realizarea selecţiei candidaţilor, dacă este cazul;
d) desfăşurarea dialogului cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurii de
dialog competitiv;
e) desfăşurarea negocierilor cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurilor
de negociere;
f) verificarea conformităţii propunerilor tehnice ale ofertanţilor cu prevederile
caietului de sarcini;
g) evaluarea propunerilor tehnice ale ofertanţilor în conformitate cu criteriile de
atribuire, dacă este cazul;
h) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi, inclusiv verificarea
conformităţii cu propunerile tehnice, verificarea aritmetică, verificarea încadrării în
fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică
respectiv, precum şi, dacă este cazul, verificarea încadrării acestora în situaţia prevăzută
la art. 210 din Lege;
i) elaborarea solicitărilor de clarificări şi/sau completări necesare în vederea
evaluării solicitărilor de participare şi/sau ofertelor;
j) stabilirea ofertelor inacceptabile şi/sau neconforme şi a motivelor care stau la
baza încadrării acestora în fiecare din aceste categorii;
k) stabilirea ofertelor admisibile;
l) aplicarea criteriului de atribuire şi a factorilor de evaluare, astfel cum a fost
prevăzut în fişa de date a achiziţiei;
m) stabilirea ofertei/ofertelor câştigătoare sau, după caz, formularea propunerii de
anulare a procedurii;
n) elaborarea proceselor-verbale aferente fiecărei şedinţe, a rapoartelor
intermediare aferente fiecărei etape în cazul procedurilor cu mai multe etape şi a
raportului procedurii de atribuire.
Rapoartele intermediare şi raportul procedurii de atribuire se înaintează de către
preşedintele comisiei de evaluare conducătorului autorităţii contractante spre aprobare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
219
În cazul în care nu aprobă raportul procedurii, conducătorul autorităţii contractante va
motiva în scris decizia sa şi poate, după caz:
a) returna raportul, o singură dată, comisiei de evaluare spre corectare sau
reevaluare parţială;
b) solicita o reevaluare completă, caz în care o nouă comisie de evaluare va fi
numită.
În situaţia în care autoritatea contractantă aprobă raportul procedurii de atribuire fără a
ţine cont de observaţiile formulate de observatorii ANAP în urma controlului ex-ante,
cu privire la situaţiile prevăzute de art. 60 din Lege, Agenţia Naţională de Integritate
este sesizată pentru identificarea încălcării regimului juridic al conflictelor de interese
prin raportare la dispoziţiile Legii nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea
funcţiilor şi demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007
privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate,
precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative, cu modificările
ulterioare, în termen de 5 zile de la semnarea raportului procedurii de atribuire. Odată
cu sesizarea, Agenţiei Naţionale de Integritate îi este transmisă şi documentaţia
completă privind atribuirea contractului.
În cazul în care evaluarea solicitărilor de participare/ ofertelor necesită o expertiză
aprofundată în domeniul achiziţiilor publice ori de natură tehnică, financiară, juridică
şi/ sau privind aspectele contractuale specifice, autoritatea contractantă poate desemna,
pe lângă comisia de evaluare, specialişti externi, numiţi experţi cooptaţi, care desfăşoară
activităţi independente sau care sunt puşi la dispoziţie de către furnizorii de servicii
auxiliare achiziţiei.
Experţii cooptaţi pot fi desemnaţi încă de la începutul procesului de evaluare sau pe
parcursul acestui proces, în funcţie de problemele care ar putea impune expertiza
acestora, scop în care în cadrul deciziei de desemnare a experţilor cooptaţi se precizează
atribuţiile şi responsabilităţile specifice deţinute pe parcursul procesului de evaluare.
Experţii cooptaţi nu au drept de vot în cadrul comisiei de evaluare, însă în îndeplinirea
atribuţiilor ce le revin potrivit legii şi a mandatului primit în baza deciziei de desemnare,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
220
precum şi a competenţelor personale, aceştia procedează la întocmirea unor rapoarte de
specialitate asupra cărora îşi exprimă punctul de vedere, pe baza propriei expertize pe
care o deţin.
Raportul de specialitate este destinat să faciliteze comisiei de evaluare adoptarea
deciziilor în cadrul procesului de analiză a solicitărilor de participare/ofertelor şi de
stabilire a ofertei/ofertelor câştigătoare.
Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu raportul de specialitate al
expertului cooptat au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în
acest sens o notă individuală care devine anexă la raportul procedurii de atribuire.
Raportul de specialitate se ataşează la raportul procedurii de atribuire şi devine parte a
dosarului achiziţiei publice.
Pe parcursul desfăşurării procesului de evaluare, membrii comisiei de evaluare şi
experţii cooptaţi au obligaţia de a păstra confidenţialitatea asupra conţinutului
ofertelor/solicitărilor de participare, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate
de către candidaţi/ofertanţi în procedura de atribuire.
Cu excepţia şedinţei de deschidere a ofertelor, la întrunirile comisiei de evaluare au
dreptul de a participa numai membrii acesteia şi, după caz, experţii cooptaţi, precum şi
persoanele împuternicite de către ANAP.
Membrii comisiei de evaluare şi experţii externi cooptaţi au obligaţia de a respecta
regulile de evitare a conflictului de interese prevăzute în cap. II secţiunea a 4-a din Lege.
Comisia de evaluare şi experţii cooptaţi au obligaţia de a semna pe propria răspundere
o declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care se angajează să respecte
prevederile art. 129 şi prin care confirmă că nu se află într-o situaţie care implică
existenţa unui conflict de interese.
Declaraţia trebuie semnată de membrii comisiei de evaluare înainte de preluarea
atribuţiilor specifice, după data şi ora-limită pentru depunerea solicitărilor de
participare/ofertelor, şi conţine următoarele date de identificare:
a) numele şi prenumele;
b) data şi locul naşterii;
c) domiciliul actual;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
221
d) codul numeric personal.
În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare sau unul dintre
experţii cooptaţi constată că se află într-o situaţie de conflict de interese, atunci acesta
are obligaţia de a solicita de îndată înlocuirea sa din componenţa comisiei respective cu
o altă persoană.
Situaţiile privind conflictul de interese pot fi sesizate autorităţii contractante şi de către
terţi.
În cazul în care sunt sesizate astfel de situaţii, autoritatea contractantă are obligaţia de a
verifica cele semnalate şi, dacă este cazul, de a adopta măsurile necesare pentru
evitarea/remedierea oricăror aspecte care pot determina apariţia unui conflict de
interese.
Modul de lucru al comisiei de evaluare este stabilit de comun acord între membrii
acesteia, urmând a se avea în vedere calendarul estimativ de aplicare a procedurii de
atribuire şi perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor.
Deciziile comisiei de evaluare se iau cu votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi cu drept
de vot.
Fiecare decizie a comisiei de evaluare este fundamentată prin identificarea elementelor
concrete ale solicitării de participare/ofertelor în raport cu cerinţele definite prin
documentele achiziţiei şi prevederile legale.
În cazul procesului de selecţie a candidaţilor sau stabilirii ofertei câştigătoare pe bază
de punctaj, votul membrilor comisiei de evaluare se reflectă prin punctajul individual
acordat fiecărei solicitări de participare/oferte în parte.
În cazul în care există divergenţe de păreri între membrii comisiei de evaluare sau când
există o diferenţă considerabilă între punctajele acordate de aceştia, preşedintele
comisiei de evaluare va solicita reanalizarea punctelor de divergenţă, în scopul
finalizării în timp util a etapei de evaluare a ofertelor şi de stabilire a ofertei câştigătoare.
Procesul de reanalizare a punctelor de divergenţă se consemnează într-un proces-verbal,
justificându-se opiniile contrare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
222
În cazul în care, comisia de evaluare nu ajunge la un acord după reanalizarea punctelor
de divergenţă, decizia finală se adoptă cu votul majorităţii membrilor săi.
Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de
a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care
devine anexă la raportul procedurii de atribuire.
În cazul în care, în cadrul documentaţiei de atribuire, a fost prevăzută obligaţia
îndeplinirii unor criterii de calificare şi selecţie formulate în baza criteriilor prevăzute
la cap. IV secţiunea a 6-a paragraful 1 din Lege, comisia de evaluare are obligaţia
verificării modului de îndeplinire a acestora de către fiecare ofertant/candidat în parte
prin analizarea conţinutului DUAE.
Comisia de evaluare are obligaţia solicitării documentelor doveditoare privind
îndeplinirea criteriilor de calificare ofertantului clasat pe primul loc în urma aplicării
criteriului de atribuire.
În condiţiile art. 215 alin. (4) din Lege, eventualele neconcordanţe cu privire la
îndeplinirea condiţiilor de formă ale garanţiei de participare, inclusiv cele privind
cuantumul şi valabilitatea, se vor clarifica de către comisia de evaluare cu ofertanţii în
maximum 3 zile lucrătoare de la data-limită de depunere a ofertelor, sub sancţiunea
respingerii ofertei ca inacceptabilă.
Comisia de evaluare are obligaţia de a analiza şi de a verifica fiecare ofertă atât din
punct de vedere al elementelor tehnice propuse, cât şi din punct de vedere al aspectelor
financiare pe care le implică.
Propunerea tehnică trebuie să corespundă cerinţelor minime prevăzute în caietul de
sarcini sau în documentul descriptiv.
Propunerea financiară trebuie să se încadreze în fondurile care pot fi disponibilizate
pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv, precum şi să nu se afle în
situaţia prevăzută la art. 210 din Lege.
Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili care sunt clarificările şi completările
formale sau de confirmare, necesare pentru evaluarea fiecărei solicitări de
participare/oferte, precum şi perioada de timp acordată pentru transmiterea acestora,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
223
termenul-limită neputând fi stabilit decât la nivel de zile lucrătoare, fără a fi precizată o
oră anume în cadrul acestuia.
Comisia de evaluare, înainte de a lua o decizie de respingere a candidaturii/ ofertei,
solicită clarificări şi, după caz, completări ale documentelor prezentate iniţial de
candidat/ ofertant/ subcontractant/ terţ susţinător cu privire la neîncadrarea în
prevederile art. 60 alin. (1) lit. d) şi e) din Lege.
Comisia de evaluare va stabili termenul-limită în funcţie de volumul şi complexitatea
clarificărilor şi completărilor formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea
fiecărei solicitări de participare/oferte. Termenul astfel stabilit va fi, de regulă, de
minimum 3 zile lucrătoare.
Comunicarea transmisă către candidat/ ofertant trebuie să fie clară şi să definească în
mod explicit şi suficient de detaliat în ce constă solicitarea comisiei de evaluare.
În cazul în care comisia de evaluare solicită unui candidat/ofertant clarificări şi, după
caz, completări ale documentelor prezentate de acesta în cadrul ofertei sau solicitării de
participare, potrivit dispoziţiilor art. 209 din Legea nr. 98/2016, iar candidatul/ofertantul
nu transmite în termenul precizat de comisia de evaluare clarificările/completările
solicitate sau clarificările/completările transmise nu sunt concludente, oferta sa va fi
considerată inacceptabilă.
În cazul în care ofertantul modifică prin răspunsurile pe care le prezintă comisiei de
evaluare conţinutul propunerii tehnice sau propunerii financiare, oferta sa va fi
considerată neconformă.
Prin excepţie, oferta nu va fi considerată neconformă în măsura în care modificări
operate de ofertant în legătură cu propunerea sa tehnică se încadrează în una din
categoriile de mai jos:
a) pot fi încadrate în categoria viciilor de formă; sau
b) reprezintă corectări ale unor abateri tehnice minore, iar o eventuală modificare
a preţului total al ofertei, indusă de aceste corectări, nu ar fi condus la modificarea
clasamentului ofertanţilor participanţi la procedura de atribuire.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
224
Sunt considerate abateri tehnice minore acele omisiuni/abateri din propunerea tehnică
care pot fi completate/ corectate într-un mod care nu conduce la depunerea unei noi
oferte.
O modificare a propunerii tehnice nu poate fi considerată o abatere tehnică minoră a
ofertei iniţiale în următoarele situaţii:
a) cuantificarea teoretică în valoare monetară a respectivei abateri/omisiuni
depăşeşte 1% din preţul total al ofertei;
b) cuantificarea teoretică în valoare monetară a respectivei abateri/omisiuni
conduce la eludarea aplicării acelor prevederi ale legii care instituie obligaţii ale
autorităţii contractante în raport cu anumite praguri valorice;
c) în urma corectării respectivei abateri/omisiuni, se constată că s-ar schimba
clasamentul ofertanţilor;
d) modificarea ar presupune o diminuare calitativă în comparaţie cu oferta
iniţială;
e) modificarea vizează o parte din ofertă pentru care documentaţia de atribuire a
exclus în mod clar posibilitatea ca ofertanţii să se abată de la cerinţele exacte ale
respectivei documentaţii, iar oferta iniţială nu a fost în conformitate cu aceste cerinţe.
Prin excepţie, oferta nu va fi considerată neconformă în măsura în care modificările
operate de ofertant în legătură cu propunerea sa financiară reprezintă erori aritmetice,
respectiv aspecte care pot fi clarificate cu ajutorul principiilor prevăzute la art. 2 alin.
(2) din Lege, elementele propunerii financiare urmând a fi corectate, implicit alături de
preţul total al ofertei, prin refacerea calculelor aferente, pe baza datelor/ informaţiilor
care sunt cunoscute de către toţi participanţii, deoarece sunt prevăzute în legislaţia
aplicabilă, documentaţia de atribuire, şi/sau în alte documente prezentate de ofertant.
În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea erorilor aritmetice oferta sa
va fi considerată neconformă.
În condiţiile art. 209 din Legea nr. 98/2016, comisia de evaluare are dreptul de a solicita
ofertantului corectarea viciilor de formă cu privire la oferta acestuia.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
225
În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea viciilor de formă, oferta sa va
fi considerată neconformă.
Viciile de formă reprezintă acele erori sau omisiuni din cadrul unui document a căror
corectare/completare este susţinută în mod neechivoc de sensul şi de conţinutul altor
informaţii existente iniţial în alte documente prezentate de ofertant sau a căror
corectare/completare are rol de clarificare sau de confirmare, nefiind susceptibile de a
produce un avantaj incorect în raport cu ceilalţi participanţi la procedura de atribuire.
În situaţia în care comisia de evaluare constată că elemente de preţ ale unei oferte sunt
aparent neobişnuit de scăzute, prin raportare la preţurile pieţei, utilizându-se ca referinţa
în acest sens informaţii cum ar fi buletine statistice, sau cotaţii ale burselor de mărfuri,
comisia de evaluare va solicita ofertantului care a depus oferta în cauză explicaţii cu
privire la posibilitate îndeplinirii contractului în condiţiile de calitate impuse prin
documentaţia de atribuire.
Explicaţiile aduse de ofertant vor fi însoţite de dovezi concludente privind elementele
prevăzute la art. 210 alin. (2) din Lege, precum şi, după caz, documente privind preţurile
ce pot fi obţinute de la furnizori, situaţia stocurilor de materii prime şi materiale, modul
de organizare şi metodele utilizate în cadrul procesului de lucru, nivelul de salarizare al
personalului ofertantului, performanţele şi costurile implicate de anumite utilaje sau
echipamente de lucru.
În cazul în care ofertantul nu prezintă comisiei de evaluare informaţiile şi/sau
documentele solicitate sau acestea nu justifică în mod corespunzător nivelul scăzut al
preţului sau al costurilor propuse, oferta va fi considerată inacceptabilă.
Comisia de evaluare are obligaţia de a respinge ofertele inacceptabile şi neconforme.
Oferta este considerată inacceptabilă în următoarele situaţii:
a) se încadrează în categoria celor prevăzute la art. 132 alin. (3);
b) a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte una sau mai multe dintre
criteriile de calificare stabilite în documentaţia de atribuire sau nu a completat DUAE
în conformitate cu criteriile stabilite de autoritatea contractantă;
c) constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativa care nu
poate fi luată în considerare deoarece în anunţul de participare nu este precizată în mod
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
226
explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, iar respectiva ofertă alternativă,
nu respecta cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini;
d) nu asigură respectarea reglementărilor obligatorii referitoare la condiţiile
specifice de muncă şi de protecţie a muncii, atunci când aceasta cerinţa este formulată
în condiţiile art. 51 alin. (2) din Lege;
e) preţul, fără TVA, inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată
comunicată prin anunţul de participare şi nu există posibilitatea disponibilizării de
fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;
f) preţul, fără TVA, inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată
comunicată prin anunţul de participare şi, deşi există posibilitatea disponibilizării de
fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv, se
constată că acceptarea unei astfel de oferte ar conduce la modificarea substanţială în
sensul art. 55 alin. (2) lit. a);
g) în urma verificărilor prevăzute la art. 210 din Legea 98/2016 se constată că
oferta are un preţ/cost neobişnuit de scăzut pentru ceea ce urmează a fi
furnizat/prestat/executat, astfel încât nu se poate asigura îndeplinirea contractului la
parametrii cantitativi şi calitativi solicitaţi prin caietul de sarcini;
h) oferta este depusă cu nerespectarea prevederilor art. 60 alin. (1) lit. d) şi e)
din Lege, raportat la data-limită stabilită pentru depunerea cererilor de
participare/ofertelor şi/sau oricând pe parcursul evaluării acestora;
i) ofertantul refuză să prelungească perioada de valabilitate a ofertei şi a garanţiei
de participare;
j) oferta şi documentele care o însoţesc nu sunt semnate cu semnătură electronică
extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare
acreditat;
k) în cazul în care unei oferte îi lipseşte una din cele două componente, aşa cum
sunt precizate la art. 3 alin. (1) lit. hh) din Legea 98/2016.
În condiţiile art. 215 alin. (5) din Legea 98/2016, oferta este considerată neconformă în
următoarele situaţii:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
227
a) nu satisface în mod corespunzător cerinţele caietului de sarcini;
b) conţine propuneri de modificare a clauzelor contractuale pe care le-a stabilit
autoritatea contractantă în cadrul documentaţiei de atribuire, care sunt în mod evident
dezavantajoase pentru aceasta din urmă, iar ofertantul, deşi a fost informat cu privire la
respectiva situaţie, nu acceptă renunţarea la clauzele respective;
c) conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei
concurenţe şi care nu pot fi justificate;
d) propunerea financiară nu este corelată cu elementele propunerii tehnice ceea
ce ar putea conduce la executarea defectuoasă a contractului, sau constituie o abatere de
la legislaţia incidentă, alta decât cea în domeniul achiziţiilor publice;
e) în cadrul unei proceduri de atribuire pentru care s-a prevăzut defalcarea pe
loturi, oferta este prezentată fără a se realiza distincţia pe loturile ofertate, din acest
motiv devenind imposibilă aplicarea criteriului de atribuire pentru fiecare lot în parte.
Ofertele care nu au fost respinse de comisia de evaluare în urma verificării şi evaluării
reprezintă oferte admisibile.
Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare dintre ofertele
admisibile.
După finalizarea verificărilor prevăzute la art. 132 şi 133, comisia de evaluare introduce
în SEAP, utilizând facilităţile tehnice accesibile prin acest sistem informatic, numele
candidaţilor/ofertanţilor ale căror candidaturi/oferte sunt admisibile, precum şi ale
candidaţilor respinşi sau ale ofertanţilor ale căror oferte au fost declarate inacceptabile
sau neconforme.
În cazul în care criteriul utilizat este "preţul cel mai scăzut", clasamentul ofertelor se
stabileşte prin ordonarea crescătoare a preţurilor respective, oferta câştigătoare fiind cea
de pe primul loc, respectiv cea cu preţul cel mai scăzut.
În cazul în care două sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, autoritatea
contractantă solicită ofertanţilor o nouă propunere financiară, iar contractul va fi atribuit
ofertantului a cărui nouă propunere financiară are preţul cel mai scăzut.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
228
În cazul în care atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru se face pe
baza criteriului "cel mai bun raport calitate-preţ" sau "cel mai bun raport calitate-cost",
evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui
punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de
atribuire.
Se stabileşte clasamentul ofertelor prin ordonarea descrescătoare a punctajelor
respective, oferta câştigătoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare
punctaj.
În cazul în care atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru se face pe
baza criteriului "costul cel mai scăzut", evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea,
pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului
de calcul stabilit în documentaţia de atribuire.
Se stabileşte clasamentul ofertelor prin ordonarea descrescătoare a punctajelor
respective, oferta câştigătoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare
punctaj.
Indiferent de criteriul aplicat pentru atribuirea contractului, compararea preţurilor
prevăzute în propunerile financiare ale ofertanţilor se realizează la valoarea fără TVA.
Pe baza informaţiilor introduse în SEAP de către autoritatea contractantă, sistemul
informatic generează automat către toţi ofertanţii participanţi notificări cu privire la
rezultatul procedurii de atribuire.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a efectua şi comunicările prevăzute la secţiunea
a 13-a a cap. IV din Lege.
Notificarea prealabilă si contestaţia formulată pe cale administrativ-
jurisdicţională:
Sub sancţiunea respingerii contestaţiei ca inadmisibilă, care poate fi invocată şi din
oficiu, înainte de a se adresa Consiliului sau instanţei de judecată competente, persoana
care se consideră vătămată are obligaţia să notifice autoritatea contractantă cu privire la
solicitarea de remediere, în tot sau în parte, a pretinsei încălcări a legislaţiei privind
achiziţiile publice sau concesiunile, în termen de:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
229
a) 10 zile, începând cu ziua următoare luării la cunoştinţă despre actul autorităţii
contractante considerat nelegal, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de
achiziţie publică este egală sau mai mare decât pragurile valorice în raport cu care este
obligatorie transmiterea spre publicare către JOUE a unui anunț de participare;
b) 5 zile, începând cu ziua următoare luării la cunoştinţă despre actul autorităţii
contractante considerat nelegal, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de
achiziţie publică este mai mică decât pragurile valorice în raport cu care este obligatorie
transmiterea spre publicare către JOUE a unui anunț de participare.
Notificarea prealabilă se face în scris şi conţine cel puţin datele de identificare ale
persoanei care se consideră vătămată, neregulile sesizate şi măsurile de remediere pe
care le consideră necesare a fi luate, după caz.
În termen de 3 zile, calculat începând cu ziua următoare primirii notificării prealabile,
autoritatea contractantă transmite un răspuns prin care comunică dacă urmează sau nu
să adopte măsuri de remediere a pretinsei încălcări.
În cazul în care autoritatea contractantă transmite un răspuns în sensul că urmează să
adopte măsuri de remediere, aceasta are la dispoziţie un termen de 7 zile pentru
implementarea efectivă a acestora. Termenul se calculează începând cu ziua următoare
transmiterii răspunsului.
În cazul procedurilor care se publică în SEAP, înainte de data-limită de depunere a
solicitărilor de participare sau, după caz, a ofertelor, se comunică, în termen de o zi
lucrătoare de la adoptare, atât persoanei care a notificat autoritatea contractantă, cât şi
celorlalţi operatori economici implicaţi în procedura de atribuire prin publicarea în
SEAP.
În cazul procedurilor a căror iniţiere nu se realizează prin publicare în SEAP, se
comunică, în termen de o zi lucrătoare de la adoptare, atât persoanei care a notificat
autoritatea contractantă, cât şi celorlalţi operatori economici implicaţi în procedura de
atribuire.
Sesizarea Consiliului sau a instanţei, după caz, se poate face numai după îndeplinirea
procedurii de notificare prealabilă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
230
Formularea unei notificări prealabile în termenul legal de către persoana care se
consideră vătămată are ca efect suspendarea dreptului de încheiere a contractului.
Contractul încheiat cu încălcarea dispoziţiilor de mai sus este lovit de nulitate absolută.
În cazul în care, în cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire, autoritatea contractantă
achiziţionează produse, servicii sau lucrări defalcate pe loturi, suspendarea dreptului de
încheiere a contractului priveşte numai loturile pentru care s-a formulat notificarea
prealabilă.
Persoana care se consideră vătămată de răspunsul primit la notificarea prealabilă sau
care nu a primit niciun răspuns în termen, precum şi oricare persoană care se consideră
vătămată de măsurile de remediere adoptate de autoritatea contractantă poate sesiza
Consiliul în vederea anulării actului autorităţii contractante, obligării acesteia la
emiterea unui act sau la adoptarea de măsuri de remediere, precum şi pentru
recunoaşterea dreptului pretins sau a interesului legitim, în termen de:
a) 10 zile, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de achiziţie publică
este egală sau mai mare decât pragurile valorice în raport cu care este obligatorie
transmiterea spre publicare către JOUE a anunţurilor de participare;
b) 5 zile, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de achiziţie publică,
este mai mică decât pragurile valorice în raport cu care este obligatorie transmiterea spre
publicare către JOUE a anunţurilor de participare.
După primirea contestaţiei, autoritatea contractantă poate adopta măsurile de remediere
pe care le consideră necesare ca urmare a contestaţiei. Măsurile adoptate trebuie
comunicate contestatorului, celorlalţi operatori economici implicaţi în procedura de
atribuire, precum şi Consiliului, nu mai târziu de o zi lucrătoare de la data adoptării lor.
Pentru a fi aduse la cunoştinţa operatorilor economici interesaţi, măsurile adoptate
înainte de data-limită de depunere a solicitărilor de participare sau, după caz, a ofertelor,
se publică în SEAP.
În situaţia în care contestatorul consideră că măsurile adoptate sunt suficiente pentru
remedierea actelor invocate ca fiind nelegale, acesta trimite Consiliului şi autorităţii
contractante o cerere de renunţare la contestaţie. În acest caz, autoritatea contractantă
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
231
nu mai are obligaţia de a comunica punctul său de vedere asupra contestaţiei şi celelalte
documente necesare soluţionării contestaţiei.
În cazul în care, în cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire, autoritatea contractantă
achiziţionează produse, servicii sau lucrări defalcate pe loturi, măsurile de remediere
adoptate privesc numai loturile pentru care s-a depus contestaţie.
Consiliul este competent să soluţioneze contestaţiile cu privire la procedurile de
atribuire a contractelor prin complete specializate constituite potrivit regulamentului de
organizare şi funcţionare aprobat.
Sub sancţiunea respingerii contestaţiei ca tardivă, aceasta se înaintează atât Consiliului,
cât şi autorităţii contractante, nu mai târziu de expirarea termenului legal de contestare.
În termen de o zi lucrătoare de la primirea contestaţiei, autoritatea contractantă are
obligaţia să o publice în SEAP, fără a face referire la datele de identificare cu caracter
personal ale contestatorului.
În termen de 5 zile lucrătoare de la data la care a primit contestaţia, autoritatea
contractantă are obligaţia de a transmite Consiliului şi contestatorului, din oficiu,
punctul său de vedere asupra contestaţiei.
Autoritatea contractată are obligaţia de a transmite Consiliului, în termenul prevăzut
mai sus, o copie a dosarului achiziţiei publice, achiziţiei sectoriale sau al concesiunii,
precum şi dovada înaintării punctului de vedere către contestator şi orice documente
considerate edificatoare, cu excepţia anunţurilor de participare publicate în SEAP şi a
documentaţiei de atribuire, atunci când aceasta este disponibilă şi poate fi descărcată
direct din SEAP.
La cerere, părţile cauzei au acces la documentele dosarului constituit la Consiliu, cu
excepţia documentelor pe care operatorii economici le declară ca fiind confidenţiale,
întrucât cuprind, fără a se limita la acestea, secrete tehnice şi/sau comerciale, stabilite
conform legii, iar dezvăluirea acestora ar prejudicia interesele legitime ale operatorilor
economici, în special în ceea ce priveşte secretul comercial şi proprietatea intelectuală.
Caracterul confidenţial trebuie demonstrat prin orice mijloace de probă.
Consiliul, în vederea soluţionării contestaţiei, poate solicita contestatorului informaţii şi
mijloace de probă, altele decât cele prevăzute la art. 10, care trebuie transmise în termen
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
232
de 5 zile lucrătoare de la data solicitării. Nedepunerea acestora nu împiedică
soluţionarea contestaţiei de către Consiliu.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde la orice solicitare a Consiliului şi
de a-i transmite acestuia orice documente care prezintă relevanţă pentru soluţionarea
contestaţiei, într-un termen care nu poate depăşi 5 zile lucrătoare de la data primirii
solicitării.
Consiliul soluţionează pe fond contestaţia în termen de 20 de zile de la data primirii
dosarului achiziţiei publice, al achiziţiei sectoriale sau al concesiunii, respectiv în
termen de 10 zile în situaţia incidenţei unei excepţii care împiedică analiza pe fond a
contestaţiei.
În cazuri temeinic justificate, termenul de soluţionare a contestaţiei poate fi prelungit cu
10 zile, prelungirea fiind comunicată autorităţii contractante.
Decizia Consiliului este obligatorie pentru părţile cauzei.
Decizia motivată se comunică în scris părţilor, în termen de 3 zile de la pronunţare.
Decizia se publică în termen de 5 zile de la pronunţare pe pagina de internet a
Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare ale
părţilor, la datele cu caracter personal, precum şi la informaţiile pe care operatorul
economic le precizează în oferta sa ca fiind confidenţiale, clasificate sau protejate de un
drept de proprietate intelectuală.
Deciziile prin care Consiliul dispune luarea de măsuri de remediere sunt înaintate, prin
mijloace electronice, săptămânal, către ANAP.
Decizia se publică de către autoritatea contractantă în SEAP, în termen de 5 zile de la
data primirii, fără referire la informaţiile pe care operatorul economic le precizează în
oferta sa ca fiind confidenţiale, clasificate sau protejate de un drept de proprietate
intelectuală.
După primirea Deciziei CNSC, partea care se consideră nedreptățită de această decizie
poate formula o Plângere împotriva deciziei CNSC, care se trimite spre soluționare
instanței de judecată competente, în caz contrar, procedura de achiziție se reia de unde
a rămas la momentul formulării contestației cu respectarea deciziei CNSC.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
233
Formularea Întâmpinării, documentul prin care autoritatea contractantă se apără
împotriva acuzațiilor aduse prin plângerea formulată împotriva deciziei CNSC.
Așteptarea hotărârii judecătorești de soluționare a plângerii timp în care contractul de
achiziție publică nu poate fi încheiat.
Primirea Hotărârii judecătorești de soluționare a plângerii. În funcție de decizia luată
prin hotărârea judecătorească se procedează, fie la semnarea contractului de achiziție
publică, fie la anularea actelor autorității contractante considerate ilegale și refacerea
lor.
Încheierea contractului de achiziție publică
Autoritatea contractantă are obligaţia de a încheia contractul de achiziţie
publică/acordul-cadru cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind câştigătoare.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite catre ANAP, prin mijloace
electronice, în cel mult 48 de ore de la data încheierii contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru, o notificare cu privire la contractul de achiziţie
publică/acordul-cadru încheiat.
Primirea Raportului de activitate al ANAP, intocmit de observatori ANAP participanti
la procedura.
Publicarea Anunțului de atribuire sau, după caz, a anunțului de tip erată de anulare a
procedurii.
Prelungirea duratei contractelor (de furnizare sau de servicii cu caracter de regularitate)
care expiră la 31 decembrie, prin încheierea unor Acte adiționale la acestea, în cazul în
care aceasta a fost menționată în invitația de participare, în documentația de atribuire
inițială.
Emiterea unui Document constatator care conține informații referitoare la îndeplinirea
obligațiilor contractuale de către contractant.
Întocmirea și transmiterea Raportului anual către ANAP, document care sintetizează
toate contractele de achiziție publică atribuite în anul anterior și care se transmite în
format electronic până la data de 31 martie a fiecărui an.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
234
5.4.1 Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii de achiziţii publice
În vederea realizării achiziţiilor publice, autoritatea contractantă înfiinţează în condiţiile
legii un compartiment intern specializat în domeniul achiziţiilor, format, de regulă, din
minimum trei persoane, dintre care cel puţin două treimi având studii superioare, precum şi
specializări în domeniul achiziţiilor.
În măsura în care structura organizatorică a autorităţii contractante nu permite înfiinţarea
unui compartiment intern specializat în domeniul achiziţiilor distinct, principalele atribuţii
ale acestuia sunt duse la îndeplinire de una sau, după caz, mai multe persoane din cadrul
respectivei autorităţi contractante, însărcinate în acest sens prin act administrativ al
conducătorului autorităţii contractante.
Autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor
publice, are următoarele atribuţii principale:
a) întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea
înregistrării autorităţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este
cazul;
b) elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de
celelalte compartimente ale autorităţii contractante, strategia de contractare şi programul
anual al achiziţiilor publice;
c) elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a
documentaţiei de atribuire şi a documentelor-suport, în cazul organizării unui concurs de
soluţii, a documentaţiei de concurs, pe baza necesităţilor transmise de compartimentele de
specialitate;
d) îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea
prevăzute de Lege;
e) aplică şi finalizează procedurile de atribuire;
f) realizează achiziţiile directe;
g) constituie şi păstrează dosarul achiziţiei publice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
235
Celelalte compartimente ale autorităţii contractante au obligaţia de a sprijini activitatea
compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor, în funcţie de specificul şi
complexitatea obiectului achiziţiei.
Sprijinirea activităţii compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor publice se
realizează, fără a se limita la acestea, după cum urmează:
a) transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesităţile de produse,
servicii şi lucrări, valoarea estimată a acestora, precum şi informaţiile de care dispun,
potrivit competenţelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor
contracte/acorduri-cadru;
b) transmiterea, dacă este cazul, a specificaţiilor tehnice aşa cum sunt acestea
prevăzute la art. 155 din Legea 98/2016;
c) în funcţie de natura şi complexitatea necesităţilor identificate în referatele
prevăzute la lit. a), transmiterea de informaţii cu privire la preţul unitar/total actualizat al
respectivelor necesităţi, în urma unei cercetări a pieţei sau pe bază istorică;
d) informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinaţie, precum şi
poziţia bugetară a acestora;
e) informarea justificată cu privire la eventualele modificări intervenite în
execuţia contractelor/acordurilor-cadru, care cuprinde cauza, motivele şi oportunitatea
modificărilor propuse;
f) transmiterea documentului constatator privind modul de îndeplinire a clauzelor
contractuale.
Autoritatea contractantă are, totodată, dreptul de a achiziţiona servicii de
consultanţă, în vederea sprijinirii activităţii compartimentului intern specializat în
domeniul achiziţiilor, precum şi pentru elaborarea documentelor/documentaţiilor necesare
parcurgerii etapelor procesului de achiziţie publică şi/sau pentru implementarea unor
programe de prevenire/diminuare a riscurilor în achiziţiile publice, vizând toate etapele, de
la planificarea/pregătirea procesului, organizarea/aplicarea procedurii de atribuire şi până la
executarea/monitorizarea implementării contractului de achiziţie publică/acordului-cadru,
inclusiv în raport cu activitatea comisiei de evaluare şi/sau soluţionarea contestaţiilor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
236
5.4.2 DERULAREA OPERAȚIUNILOR ȘI ACȚIUNILOR ACTIVITĂȚII
ÎNTOCMIREA PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZIȚIILOR PUBLICE
Identificarea necesităţilor
Identificarea necesităţilor se realizează prin centralizarea referatelor de necesitate
transmise de fiecare compartiment al autorității contractante.
În cursul ultimului trimestru al fiecărui an calendaristic, persoana responsabilă solicită
conducătorilor de compartimente să estimeze care vor fi necesităţile pentru anul
calendaristic următor pe baza referatelor de necesitate întocmite în cursului anului ce se
încheie şi a programului de activitate aprobat pentru anul următor. În funcţie de necesităţile
identificate, aceştia vor elabora referatele de necesitate pentru anul următor, fiind necesar
ca solicitările să fie fundamentate temeinic cu privire la caracteristicile reperelor şi a
cantităţilor. Aceste referate pot fi intocmite si pe parcursul anului.
Punerea în corespondenţă cu CPV
Produsele, serviciile și lucrările ce fac obiectul achiziției publice se pun în
corespondență cu sistemul de grupare și codificare utilizat în CPV.
Utilizarea codurilor CPV este strâns legată de depășirea barierelor lingvistice dintre
autoritatea contractantă și ofertanți, astfel încât informația privind obiectul
contractului să fie accesibilă și precisă pentru toți operatorii economici din spațiul
comunitar.
Pașii pentru selectarea codului CPV:
- identificarea produsului, serviciului sau lucrării;
- găsirea codului numeric care se potrivește cât mai exact achiziției;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
237
Estimarea valorii
Persoana responsabilă din cadrul compartimentului de achizitie asigură în funcție de
obiectul contractului și de asigurarea realizării unui scop general, pe baza regulilor de
estimare potrivit art. 11 și Subsecțiunea 3, Paragraful 3 din Legea 98/2016.
Valoarea estimată a contractului de achiziție publică trebuie exprimată în lei, fără TVA;
Pașii care trebuie urmați pentru estimarea valorii contractului sunt:
- identificarea tuturor costurilor aferente obținerii produselor, serviciilor sau lucrărilor
necesare;
- însumarea tuturor costurilor identificate;
Valoarea estimată trebuie stabilită:
- înainte de inițierea procedurii de atribuire a contractului de achiziție;
- să fie valabilă la momentul transmiterii spre publicare a anunțului de participare sau
invitației de participare.
Ierarhizarea necesităților
După finalizarea operaţiunii de estimare a valorii, compartimentul specializat, împreună cu
departamentul contabilitate și conducătorul autorității, vor stabili gradul de prioritate a
necesităţilor, precum şi data preconizată pentru desfăşurarea procedurilor de achiziţie având
în vedere:
- importanța contractului față de atingerea scopului general al autorității contractante;
- durata de realizarea a contractului;
- anticiparea fluxului de numerar.
Selectarea procedurii de atribuire
În funcţie de valoarea estimată şi de complexitatea contractelor ce vor fi atribuite, persoana
responsabilă va selecta procedura de achiziţie pentru fiecare achiziţie.
Autoritatea contractantă atribuie contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru în cazul
cărora este obligatorie publicarea unui anunț de participare, de regulă, prin aplicarea
procedurilor de licitaţie deschisă sau licitaţie restrânsă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
238
Celelalte proceduri se aplică dacă sunt îndeplinite cerințele cumulative stabilite pentru
fiecare procedură în parte.
Alegerea procedurilor de atribuire care reprezintă excepții de la regulă intră în
responsabilitatea exclusivă a autorității contractante.
Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziţie publică în mai
multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul care să
conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu scopul de
a evita aplicarea procedurilor de atribuire reglementate de prezenta lege.
Alegerea procedurii se face pe baza strategiei de contractare care se aprobă de către
conducătorul autorității contractante, cu avizul compartimentului juridic și constituie un
înscris esențial al dosarului achiziției.
Identificarea fondurilor
Identificarea fondurilor reprezintă operațiunea prin care se urmărește asigurarea finanțării
necesare îndeplinirii contractului de achiziție publică.
În măsura în care autoritatea contractantă poate identifica fondurile necesare în vederea
îndeplinirii contractului de achiziție publică ce se dorește a fi atribuit, poate iniția procedura
de atribuire potrivit legislației în vigoare, însă la momentul semnării contractului, ce
reprezintă angajamentul legal, creditele bugetare trebuie să fie disponibile în mod
obligatoriu.
Definitivarea strategiei anuale de achiziție publică și a programului anual al
achizițiilor publice şi aprobarea acestuia
Totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă
pe parcursul unui an bugetar reprezintă strategia anuală de achiziţie publică la nivelul
autorităţii contractante.
Strategia anuală de achiziţie publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior
anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de
către conducătorul autorităţii contractante.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
239
Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul
strategiei anuale de achiziţie publică.
În cazul în care modificările au ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse
iniţial în strategia anuală de achiziţii publice, introducerea acestora în strategie este
condiţionată de identificarea surselor de finanţare.
Autoritatea contractantă utilizează ca informaţii pentru elaborarea strategiei anuale de
achiziţii cel puţin următoarele elemente estimative:
a) nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca
rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate
compartimentele din cadrul autorităţii contractante;
b) valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi;
c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui
proces care să asigure beneficiile anticipate;
d) resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de resurse
suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice.
În cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, autoritatea contractantă are obligaţia de a
elabora programul anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru
planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate
contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru
verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de
dezvoltare, acolo unde este aplicabil.
Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează pe baza referatelor de necesitate
transmise de compartimentele autorităţilor contractante şi cuprinde totalitatea contractelor
de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le
atribuie în decursul anului următor.
Atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă are
obligaţia de a ţine cont de:
a) necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări;
b) gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute la lit. a);
c) anticipările cu privire la sursele de finanţare ce urmează a fi identificate.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
240
După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi actualiza
programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate.
Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare
la:
a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;
b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat
al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;
d) sursa de finanţare;
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;
f) data estimată pentru iniţierea procedurii;
g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.
După definitivarea programului anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă
are obligaţia de a publica semestrial în SEAP extrase din acesta, precum şi orice
modificări asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la:
a) contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată este
mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Lege;
b) contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau
egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5) din Lege.
Elaborarea şi transmiterea anunţurilor de intenţie
Dacă se dorește reducerea termenelor de așteptare ale procedurilor de achiziție se pot
publica în SEAP/JOUE anunţuri de intenţie privind achiziţiile publice ce se intenţionează a
fi atribuite în cursul anului.
MONITORIZAREA ACTIVITĂŢII
Până la data de 31 martie a fiecărui an, persoana responsabilă elaborează raportul anual
privind contractele atrubuite în anul anterior care trebuie transmis către ANAP.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
241
Informațiile solicitate se transmit în format electronic, conform formularului standardizat
disponibil în SEAP.
Valorificarea rezultatelor activităţii
Evaluarea procesului de achiziție publică din punct de vedere al performanției și
conformității acestuia cu prevederile legale, necesitățile și obiectivele autorității
contractante, reprezintă o etapă necesară și oportună pentru a face analiza planificării
inițiale, managementului și calității procedurilor derulate, tehnicilor și instrumentelor
utilizate, astfel încât să poată fi identificate acele elemente pozitive cât și cele negative cu
impact asupra managementului.
Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri
operaţionale.
Arhivarea documentelor:
- Se va întocmi pentru fiecare achiziție dosarul achiziției publice, dosar ce va cuprinde:
Dosarul achiziţiei publice trebuie să cuprindă documentele întocmite/primite de autoritatea
contractantă în cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fără a se limita la următoarele:
a) strategia de contractare;
b) anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul;
c) anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;
d) erata, dacă este cazul;
e) documentaţia de atribuire;
f) documentaţia de concurs, dacă este cazul;
g) decizia/dispoziţia/ordinul de numire a comisiei de evaluare şi, după caz, a experţilor
cooptaţi;
h) declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate;
i) procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor, dacă este cazul;
j) formularele de ofertă depuse în cadrul procedurii de atribuire;
k) DUAE şi documentele de calificare, atunci când acestea au fost solicitate;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
242
l) solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de autoritatea
contractantă;
m) raportul intermediar privind selecţia candidaţilor, dacă este cazul;
n) procesele-verbale de evaluare, negociere, dialog, după caz;
o) raportul procedurii de atribuire, precum şi anexele la acesta;
p) dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii;
q) contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate, şi, după caz, actele adiţionale;
r) dacă este cazul, contractele atribuite în temeiul unui acord-cadru;
s) anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;
ş) dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de
deciziile motivate pronunţate de Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;
t) hotărâri ale instanţelor de judecată referitoare la procedura de atribuire;
ţ) documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor
contractuale de către contractant;
u) dacă este cazul, decizia de anulare a procedurii de atribuire.
Arhivarea acestor dosare se va face de către compartimentul de achiziții pe ani, potrivit
prevederilor legale.
Modalităţi de control intern:
AUTOCONTROLUL:
- Responsabilul cu achizițiile publice verifică toate documentele referitoare la fiecare
achiziţie, analizează modul de soluţionare şi în cazul în care sesizează disfuncţii, încălcarea
unor acte normative în vigoare, nerespectarea principiilor care guvernează activitatea din acest
domeniu va informa operativ reprezentantul legal al autorității contractante, în vederea stabilirii
unor măsuri de remediere a situaţiei create;
- şeful compartimentului achiziţii publice, exercită autocontrolul privind modalităţile de
achiziţionare:
- respectarea principiilor ;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
243
- respectarea termenelor stabilite de lege;
- conţinutul documentelor de achiziţie.
b) controlul ierarhic
- controlul ierarhic se exercită de către şeful compartimentului achiziţii publice-
contractări.
c) controlul administrativ
- controlul administrativ se exercită de către director
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
244
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
DOCUMENT INTOCMIT AVIZAT
/SEMNAT
APROBAT ARHIVAT TRANSMIS
SEAP/OPERATORI
LOR ECONOMICI
REFERAT DE
NECESITATE
COMPARTIMENTE
AUTORITATE
CONTRACTANTA
ADMINISTRATOR
FINANCIAR REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
STRATEGIA
ANUALĂ DE
ACHIZIŢIE PUBLICĂ
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
ADMINISTRATOR
FINANCIAR REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
PLANUL ANUAL AL
ACHIZITIILOR
PUBLICE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
ADMINISTRATOR
FINANCIAR REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
STRATEGIA DE
CONTRACTARE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
ADMINISTRATOR
FINANCIAR REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
NOTIFICARE ANAP
PRIVIND
ACHIZITIILE
DIRECTE OFFLINE
CU VALOARE
>13.000 lei
PERSOANA
RESPONSABILA
DIN
COMPARTIMENT
ACHIZITII
___________ PERSOANA
RESPONSABILA
DIN
COMPARTIMENT
ACHIZITII
PERSOANA
RESPONSABILA DE
SEAP
DOCUMENTATIA DE
ATRIBUIRE – CAIET
DE SARCINI
SPECIALISTI DIN
COMPARTIMENTELE
TEHNICE SAU
SPECIALISTI
EXTERNI
REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
SEAP
DOCUMENTATIA DE
ATRIBUIRE – FISA
DE DATE,
FORMULARE,
CONTRACT,
DECLARATIE
CONFLICT DE
INTERESE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
SEAP
ANUNT DE
PARTICIPARE/
ANUNT DE
PARTICIPARE
SIMPLIFICAT
PERSOANA RESPONSABILA DE
SEAP
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
PERSOANA RESPONSABILA DE
SEAP
NOTIFICARE
ANAP
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
REFERAT PRIVIND
EMITEREA
DISPOZITIEI DE
NUMIRE A
COMISIEI DE
EVALUARE
SEF COMPARTIMENT
ACHIZITII PUBLICE
REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
DISPOZITIA DE
NUMIRE A
COMISIEI DE
EVALUARE
REPREZENTANT LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
RASPUNS LA
SOLICITAREA DE
CLARIFICARI
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
REPREZENTANT LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
ACHIZITII
PERSOANA RESPONSABILA DE
SEAP
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
245
DECLARATIA DE
CONFIDENTIALITA
TE SI
IMPARTIALITATE
TOTI MEMBRII
COMISIEI DE
EVALUARE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
PROCES VERBAL AL
SEDINTEI DE
DESCHIDERE (doar
in cazul procedurilor
Offline)
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
TOTI MEMBRII
COMISIEI DE
EVALUARE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
NOTIFICARE ANAP
(in termen de 5 zile de
la sedinta de
deschidere a ofertelor)
PRIVIND
OPERATORII
ECONOMICI CARE
AU DEPUS OFERTE
PERSOANA
RESPONSABILA DIN
COMPARTIMENT
ACHIZITII
PERSOANA
RESPONSABILA
DIN
COMPARTIMENT
ACHIZITII
PERSOANA
RESPONSABILA DE
SEAP
PROCES VERBAL DE
EVALUARE A
OFERTELOR
PERSOANA
RESPONSABILA DIN
COMISIA DE
EVALUARE
TOTI MEMBRII
COMISIEI DE
EVALUARE
PERSOANA
RESPONSABILA
DIN
COMPARTIMENT
ACHIZITII
RAPORTUL PROCEDURII
PERSOANA RESPONSABILA DIN COMISIA DE EVALUARE
TOTI MEMBRII COMISIEI DE EVALUARE
REPREZENTANT LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DIN COMPARTIMENT ACHIZITII
COMUNICAREA
PRIVIND
REZULTATUL
PROCEDURII
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
REPREZENTANT LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
prin fax/OPERATORILOR
ECONOMICI
PUNCT DE VEDERE
CATRE
CONTESTATOR IN
URMA PRIMIRII
NOTIFICARII
PREALABILE
JURIDIC TOTI MEMBRII COMISIEI DE
EVALUARE
REPREZENTANT LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
Catre CNSC
PUNCT DE VEDERE
CATRE CNSC
JURIDIC TOTI MEMBRII COMISIEI DE
EVALUARE
REPREZENTANT LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
Catre CNSC
DECIZIA CNSC PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
PERSOANA
RESPONSABILA DE
SEAP
PLANGERE
IMPOTRIVA
DECIZIEI CNSC
JURIDIC+ PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
INTAMPINARE JURIDIC reprezentant legal PERSOANA
RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
Catre INSTANTA DE
JUDECATA
HOTARAREA
JUDECATOREASCA
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
CONTRACTUL DE
ACHIZITIE
JURIDIC+ PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
CONTABIL ȘEF + REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
Catre OFERTANT
CONTRACTANT
RAPORT
ACTIVITATE ANAP
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
NOTIFICAREA CATRE
ANAP CU PRIVIRE LA
CONTRACTUL DE
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
PERSOANA
RESPONSABILA DE SEAP
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
246
ACHIZIŢIE
PUBLICĂ/ACORDUL-
CADRU ÎNCHEIAT(in
termen de 48 ore de la
incheierea contractului)
ANUNTUL DE
ATRIBUIRE
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
PERSOANA RESPONSABILA DE
SEAP
ACTE ADITIONALE PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
CONTABIL ȘEF+ REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA RESPONSABILA DE
ACHIZITII PUBLICE
CERTIFICAT
CONSTATATOR
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
RAPORT ANUAL
CATRE ANAP
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
REPREZENTANT
LEGAL
PERSOANA
RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE
Toate documentele din tabelul de mai sus se înregistrează și se datează la Secretariatul
instituţiei.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
247
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
248
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
249
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
250
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr.
de
ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
F01-PO-93.07 Programul anual al
achizițiilor publice
Personal
achiziții
Director Arhivă Cf.
nomenclator arhivistic
F02-PO-93.07 Lista privind achizițiile
directe
Personal
achiziţii Director Arhivă Cf.
nomenclator arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
251
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 189
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
190
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
191
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
192
5 Scopul procedurii operaţionale 193
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 194
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
195
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
196
9 Descrierea procedurii operaţionale 199
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 244
11 Formular evidență modificări 247
12 Formular analiză procedură 248
13 Lista de difuzare a procedurii 249
14 Anexe, înregistrări, arhivări 250
15 Cuprins 251
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
252
ANEXA 1 - F01-PO-93.07 Programul anual al achizițiilor publice
Autoritatea contractantă ...................................... Aprob,
Director Aviz1
Denumire compartiment ...................................... Actualizat la data de .................................................
PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE2
Pentru anul ............................
Nr.
Crt.
Tipul şi obiectul
contractului de
achiziţie publică/
acordului - cadru
Cod
CPV
Valoarea estimată a
contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru Sursa de
finanțare
Procedura stabilită/
instrumente
specifice pentru
derularea procesului
de achiziţie
Data
(luna)
estimată
pentru
iniţierea
procedurii
Data (luna)
estimată pentru
atribuirea
contractului de
achiziţie publică/
acordului-cadru
Modalitatea
de derulare a
procedurii de
atribuire
Persoana
responsabilă
cu aplicarea
procedurii de
atribuire
Lei, fără TVA online/offline
1Avizul se aplică numai dacă structura autorităţii contractante impune. Avizul poate fi acordat de una sau mai multe structuri din cadrul entităţii contractante. 2În cazul implementării de proiecte finanţate din fonduri nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, elaborarea programului achiziţiilor publica se va face distinct
pentru fiecare proiect în parte.
Întocmit,
Responsabil Achiziţii Publice
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ACHIZIȚII PUBLICE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-93.07
253
ANEXA 2 - F02-PO-93.07 Lista privind achizițiile directe
Autoritatea contractantă APROB
...................................... DIRECTOR
Nr.............
LISTA PRIVIND ACHIZIȚIILE DIRECTE
Pentru anul ............................
Actualizat la data de .................................................
Nr.
Crt.
Obiectul
achiziţiei directe
Cod
CPV
Valoarea estimată
fără TVA
Sursa de
finanţare
Data estimată
pentru iniţiere
Data estimată
pentru finalizare
Lei
1.
2.
....
Elaborat,
Responsabil Achiziții Publice
.........................................................