8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

1/25

1

Universitatea Politehnica Bucureti

Ingineria i Managementul Sistemelor de Afaceri

Asigurarea calitii unui sistem ERP

Custom

Masterand: Sabin Stefanescu

IMSA

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

2/25

2

Cuprins

Descrierea produsului ............................................................................................................................. 3

Ce este un sistem ERP? ........................................................................................................................ 3

Scenariu ............................................................................................................................................... 3

Care sunt cerintele beneficiarului? ..................................................................................................... 6

Alternative la aplicaie........................................................................................................................... 13

Aplicaii custom vs. Aplicaii deja dezvoltate.................................................................................... 13Stabilirea arhitecturii aplicaiei............................................................................................................. 20

Arhitectura aplicaiei......................................................................................................................... 20

Adaptarea aplicaiei pentru a fi utilizat n China............................................................................. 23

Analiza tipurilor de defecte ................................................................................................................... 24

Bibliografie ............................................................................................................................................ 25

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

3/25

3

Descrierea produsului

Ce este un sistem ERP?

Dei n condiiile economiei actuale situaia financiar a obligat multe organizaii s-i reduc

substanial cheltuielile IT generale, unele continu s investeasc n sisteme de planificare a

resurselor organizaiei (ERP). Astfel de sisteme permit organizaiilor s-i reduc costurile, s

mbunteasc timpii de reacie la nevoile clientului, s uureze procesul de afaceri al

clienilor i s gestioneze ateptrile de cretere. n plus, ntr-o perioad de intensificare a

globalizrii, organizaiile trebuie s fac fa problemelor de fluidizare a lanurilor de

aprovizionare, concentrndu-se din ce n ce mai mult pe cerere, determinnd

comercializarea mai rapid a noilor produse i respectarea unor reglementri mai stricte.

Aceste organizaii neleg c sistemele ERP furnizeaz o faet unic a realitaii, care permite

vizibilitatea si transparena necesare pentru mbuntirea deciziilor si proceselor de afaceri

pentru a corespunde celor mai exigente cerine de afaceri actuale. Pe masura ce organizaiile

i proiecteaz strategia ERP, ele trebuie totui s aleag partenerul furnizor ERP adecvat.

Acest capitol analizeaz plusurile i minusurile celor patru tipuri de parteneri ERP:

partener de ecosisteme

medii de lucru

cele mai bune pachete

soluii completeintegrate.

Doar un partener ERP adecvat poate asigura organizaiile de obinerea funcionalitii cu

ajutorul creia se obine avantajul competitiv legat de costul total optim de proprietate.

Scenariu

Compania X a pornit n urm cu 15 ani ca o firm mic, ce vindea produse importate din

China, pe piaa romn care era ntr-o permanent schimbare. n principiu, Compania X

cumpra produsele de la intermediarii care le i transportau i le vindea ctre diveri

comerciani. Cererea se schimba de la o lun la alta, iar calitatea produselor nu era

principalul criteriu dup care cumprtorii i fceau alegerile. Problemele cu care se

confrunta Compania X era urmtoarele:

Fluctuaia neprevzut a cererii(din cauza climatului economic instabil din Romnia)

Perisabilitatea comercianilor (magazinele de prezentare si vnzare ctre clientul finalddeau se apreau i dispreau de pe pia ntr -un mod cu totul neateptat, iar

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

4/25

4

oamenii din spatele lor erau de o calitate ndoielnic, ceea ce cretea foarte mult

riscul importului cantitilor mari)

Cererea neuniform i divers fcea necesar, uneori, importul mrfurilor perisabile,

care sunt mult mai riscante, ca investitie, dect cele neperisabile Lipsa unui contact direct cu productorul Chinez (nu putea fi negociat un parteneriat

i nu puteau fi negociate preurile mrfurilor. Mai mult dect att, nu putea fi

stabilit oferta cea mai avantajoas, pentru c intermediarii ofereau un singur tip de

produs)

Calitatea slab a produselor (Calitatea nu putea fi controlat nici mcar n momentul

n care mrfurile erau preluate de la intermediari)

Posibilitatea ca n momentul n care o marf este importat ea s nu mai fie preluat

de ctre comerciantul care a solicitat-o, din cauza diverilor factori socio-economici

din Romnia

Astfel, Compania X are pierderi foarte mari n aceast perioad, iar posibilitatea ei de

dezvoltare este nul. Partenerii din ambele direcii nu sunt de ncredere, iar cererea i oferta

sunt n foarte mare msur incontrolabile. Soluia pe care au ales-o multe ntreprinderi din

acea perioad a fost s i aleag un public-int restrns, s caute un intermediar deincredere, iar fcnd un astfel de compromis, din firme de import-export, ele se transformau

n simpli comerciani.

n faa schimbrilor tot mai dese ale cererii i ale ofertei n Romnia, Compania X a ales s i

ramifice i s i separe domeniile de activitate, renunnd n primul rnd la comercianii a

cror cerere nu o putea controla. Astfel au luat fiin o firm ce monteaz panour i solare

importate din China, un magazin de jucrii, un magazin de haine i un magazin de bijuterii. n

loc de o ni, Compania X a ales 4. Astfel s-a reuit controlarea cererii. Directorii companiei

cunoteau exact cererea i o puteau manevra prin diversemijloace, cum ar fi publicitatea

sau promoiile. n aceste condiii nu mai apreau fluctuaii neprevzute, cum ar fi un client

care cere un anumit produs, dup care l refuz, dup ce el ajunge napoi n ar. n acelai

timp, profitul companiei este mai mare, pentru c preurile la care i vinde acum produsele

ctre clienii finali sunt cu aproximativ 15% mai mari dect cele cu care vindea ctre

comerciani. n acelai sens, cheltuielile cu transportul sunt mai sczute, pentru cadespachetarea mrfii se face doar n magazinele proprii.

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

5/25

5

Urmtoarea etap n dezvoltare a fost stabiliraea unei relaii directe cu partenerii chinezi.

Problema intermediarilor devenea una spinoas, pentru c brandurile nou infiinate aveau

nevoie de calitate pentru a fi competitive, iar marfa adus de ctre intermediari nu garanta

n nici un fel calitatea. Pe de alt parte, oferta era ct se poate de strict: intermediariiaduceau tipurile de marf care le aduceau cel mai mare profit, fr vreo legtur cu calitatea

sau cu preul la care o vindeau.

Dup mai multe ncercri nereuite, Compania X a gsit o modalitate prin care i -a deschis o

filial direct n China, prin intermediul unor investitori chinezi n Bucureti. Aceast decizie a

adus un ctig mare companiei, eliminnd problemele enumerate anterior, dar a i presupus

unele dificulti n domeniul resurselor umane, fora de munc n China avnd unele

particulariti rar ntlnite n alt parte n lume. Noul birou al Companiei X a fost deschis mai

nti n Shanghai, apoi n centrul comercialYiwu, din provincia ZheJiang.

Yiwu este unul dintre cele mai mari si mai prospere centre comerciale din China, axat pe pe

comerul cu mrfuri. Piaa din Yiwu este gestionat i ajutat s se dezvolte de ctre o

organizaie comercial regional, Zhejiang China Commodities City Group Co., Ltd.Piaa

pentru mrfuri de larg consum din Yiwu a fost, pentru 6 ani consecutiv, considerat cea mai

bine dezvoltat pia de acest fel din ntreaga Chin i nc este considerat cea mai civilizat

pia de orice fel din provincia n care se afl. n timp, oraul a devenit un simbol al

economiei de pia Chineze i este o atracie major att pentru oamenii de afaceri ct i

pentru turitii care vin aici pentru c pot gsi produse de calitate la preuri foarte mici. Dup

11 septembrie 2001, oraul a cunoscut o cretere foarte mare n comerul cu rile arabe,

care nainte fceau comer cu ntreprinztorii chinezi doar prin intermediul Statelor Unite. Se

pare c foarte multi antreprenori din Orientul Mijlociu, au fost descurajai de politicile de

securitate ale SUA i au ales s i ndrepte atenia asupra Chinei. Prezena arab a favorizat

dezvoltarea unei comuniti musulmane, dar i diversificarea cultural a zonei. Acest lucru a

fcut posibil integrarea uoar a multor naionaliti din cel emai diversificate.

PIB-ul oraului a ajuns la 52 miliarde de yuani n 2009, o cretere de 9% fa deanul

precedent, iar produsul intern brut pe cap de locuitora ajuns la 71457 de yuani (10.461

dolari americani). Venitul pe cap de locuitor n zonele urbane a ajuns la 30841 de yuani iar n

cele rurale este de 12899 de yuani, crescnd cu 7,4% i, respectiv, 8,5%.

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

6/25

6

Aeroportul din acest ora s-a dezvoltat foarte mult, ajungnd s aib rute ctre cele mai

importante orae Chinese, cum ar fi Beijing, Guangzhou, Shantou, Weifang i Shenzhen, iar

n curnd vor exista i rute internaionale, multe dintre ele n Europa . Rutele feroviare

Zhejiang-Jiangxi i Hangzhou-Jinhua Expressway trec prin ora, fcnd Yiwu un importantnod de transport local. Trenuri Express din Shanghai ctre Yiwu fac mai puin de 3 ore.

"Yiwu, la o distan de numai 300 de kilometri fa de Shanghai, are cea mai mare pia en -

gros de mrfuri mici i medii din lume, unde cumprtorii strainivin pentru a plasa comenzi."

Aceast descriere apare n raportul Statistici chinezeti menite s uimeasc lumea, un raport

special co-publicat de ctre Organizaia Naiunilor Unite, Banca Mondial i Morgan Stanley.

n acest raport special, Yiwu este singurul ora de provincie care este menionat.

Astfel, reprezentanii companiei iau contact direct cu productorii, pe care ncep s i

cunoasc personal i cu care au parteneriate de lung durat. Preurile scad, calitatea crete,

iar produsele sunt mereu disponibile. n cazul in care unul dintre productori nu poate

asigura cantitatea necesar la timp, cu siguran exista un altul care s suplineasc.

Care sunt cerintele beneficiarului?Dupa stabilirea unei intlniri ntre reprezentanii companiei contractante i reprezentanii

companiei care urmeaz s elaboreze aplicaia, este realizat o list cuprinztoare cu

cerine.

Entitile gestionate se schimb:

- Productori/Furnizori (nu se mai refer doar la productorii chinezi, ci poate fi vorba

despre orice companie. De asemenea, se renun la conceptul de productor i sestabileste doar c de la acel partener se va achiziiona marfa, nu conteaz dac el o

produce sau doar o comercializeaz. Fiecare furnizor are n continuare datele de

contact, datele de facturare, dar produsele pe care le vinde apar n strns legtur

cu el, pentru a putea fi monitorizat evoluia preurilor)

- Produse (toate produsele ce pot fi importate sau care au fost ofertate de ctre

productorii lor. n momentul de fa concepia sistemului ERP de dezvolt, pentru a

putea ngloba toate aspectele comerului. Nu se mai rezum doar la produsele care

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

7/25

7

fac parte dintr-un contract, ci la orice produs ar putea fi vndut, deoarece clienii au

acces direct la baza de date)

- Oferte (ofertele primite de la furnizori; pot fi uploadate n aplicaie n oricare din

urmtoarele formate: PDF, XLS, DOC etc., dup care cele mai interesante dintre elesunt importate manual n baza de date)

- Clieni (este vorba despre clienii din Romnia; aici trebuie pstrate datele de

facturare, datele de contact i o persoan de contact; pentru fiecare client se

percepe un anumit comision la valoarea mrfii. Clienii au anumite discounturi i

anumite nivele de comision, care sunt confideniale. Fiecare client are un

reprezentant care se poate autentifica n aplicaie i care poate verifica preurile)

-

Facturi primite (documentele primite de la productori, care pot fi fie implementate

n sistem, fie uploadate n format PDF)

- Facturi proforme (se emit n momentul n care este realizat un contract cu un client.

n momentul plii ele sunt transformate n facturi emise)

- Facturi emise (vor fi emise dup modeluz chinezesc, mpreun cu un Packing List, un

fel de aviz de nsoire a mrfii. Toate aceste documente primesc o nou structur n

strict concordan cu necesitile. Fiind vorba despre o aplicaie custom, nu se mai

accept compromisuri.)

- Utilizatori (reprezentai printr-un username i o parol, ei au mai multe funcii n

cadrul aplicaiei)

- Web service-uri care sunt accesibile doar cu username i parol i care pot fi folosite

pentru a updata un magazin online. Clientul acceseaz web service-ul, primete

cotaia de pre pentru un produs, i toate acestea pot fi actualizate n timp real n

magainul online. Astfel, oricnd apare o modificare la preul furnizorului, aceasta se

reflect automat i n preul retailer-ului.

Modul de rapoarte

- Aplicaia va fi prevzut cu un modul de rapoarte care s afieze ntr-un mod ct mai

prietenos cu utilizatorul grafice privind ncasrile, cantitatea vndut i profitul n

funcie de unul sau mai multe produse, ntr-o anumit perioad de timp, ctre unul

sau mai muli clieni. Restul rapoartelor vor fi realizate n perioada de mentenan. Se

constat c este foarte greu s fie stabilite toate cerinele de la inceput, ceea ce face

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

8/25

8

necesar o perioad de mentenan n care s poate fi dezvoltat n permanen i

mbuntit aplicaie.

- Aplicaia va avea i un modul de rapoarte n care va fi listat activitatea fiecrui

utilizator n parte pentru a monitoriza crearea/editarea/transformarea facturilor,introducerea de produse noi, eventualele greeli care pot fi fcute (n contextul

legilor aspre din China este necesar s se cunoasc cei responsabili pentru

producerea unor erori, n caz contrar, cel inut rspunztor fiind chiar reprezentantul

companiei) acest modul se pstreaz neschimbat fa de concepia iniial a

aplicaiei, fiind unul extrem de necesar pentru un sistem n care lucreaz un numr

mare de utilizatori.

Tipuri de utilizatori:

- Superadmin (super-administratorul poate vedea toate detaliile aplicaiei, inclusiv

modulul de rapoarte. El poate face toate setrile i le poate da drepturi diverilor

utilizatori. Doar managerul general al companiei are acces la acest tip de utilizator, el

nefiind afiat n seciunea de creare/editare/tergere a utilizatorilor aplicaiei. Practic

super-administratorul poate monitoriza ntreaga activitate a celor care folosesc

aplicaia, fr ca el nsui s poat fi vzut)

- Admin (administratorii sunt utilizatorii din echipa de management. Ei pot crea

utilizatori cu roluri inferioare lor, pot verifica facturile, dar nu au acces la modulul de

rapoarte si nu pot crea utilizatori de rangul lor sau mai mare. Ei gestioneaz i

comisioanele pe care le primesc operatorii din Romnia)

- Operator China (operatorii din China i pstreaz calitatea de operatori cu cele mai

multe roluri n cadrul aplicaiei. Ei introduc produse noi, chiar i categorii, introduc

ofertele n orice format pentrua fi gestionate, emit facturile proforme, le transform

n facturi comerciale i le genereaz Packing-List-uri, uploadeaz sau implementeaz

facturile de la furnizori. De asemenea, ei gestioneaz si comisioanele aplicabile

clienilor din Romnia.)

- Operator Romnia (operatorii din Romnia sunt practic agenii de vnzri. Ei gsesc

clieni pentru mrfuri, i sumt pltii pe baz de comision. Ei au rolul de a introduce

clienii n baza de date, dar nu pot gestiona discounturile sau comisioanele aplicabile

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

9/25

9

acestora. Ei pot verifica facturile emise ctre clienii lor exclusiv i pot crea facturi

proforme.)

- Utilizatorul client (aceasta este o facilitate special pe care Compania X o ofer

clienilor si, pentru a putea s i monitorizeze achiziiile n timp real. Fiecare clientdesemneaz o persoan de contact, care primete date de autentificare pentru

aplicaie: un username i o parol. El se poate autentifica n cadrul aplicaiei i poate

verifica stadiul comenzilor sale, poate verifica facturile emise ctre el i poate trimite

mesaje ctre agentul su de vnzri)

Tabel 1 Specificaiile aplicaiei stabilite de contractor i contractant

Cerinte primare Cerinte secundare Cerinte tertiare

Uzabilitate + usurin deaccesare

Interfata uor de folosit

Unele funcionaliti vor simulainterfee din alte programe Excel,Word

Aplicaia va fi uor de folosit ncontextul schimbrii periodice a foreide munc

Implementarea unei funcii de ajutormultilingvistice

Meniurile i denumirile cmpurilor vor

fi realizate n aa fel nct s creascproductivitatea

Interfa customizabil

Gama de culori va fi ajustabil

Elementele funcionale vor putea firearanjate pentru crestereaproductivitii

Aplicaia nu va permite customizri cear putea fi antiproductive

Uurin n update

Update-urile vor fi disponibile online ivor fi aplicate de ctre inginerul desistem al beneficiarului

Erorile vor fi stocate pe serverulbeneficiarului i vor putea fi vizualizatei trimise ctre prestator

IndependenAplicaia trebuie sruleze independent fade prestator

Din motive de securitate si deconfidentialitate a datelor, aplicaia varula pe un server care nu va fidisponibil prestatorului. De aceea oricelucrare de mentenan va putea firealizat de ctre inginerul de sistem albeneficiarului

Acoperirea funcionalitilor

cerute Funcionaliti CRM

Stocarea, gestionarea si permiterea

accesului clientilor n sistem Posibilitatea ca agenii

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

10/25

10

beneficiarului s aib acces la bazade date cu produse i clieni, ct ila calculatorul de preuri

Functionalitati ERP

Gestionarea angajailor

Gestionarea produselor

Gestionarea ofertelor Gestionarea documentelor

Functionalitati pentrugenerare de documente

Va exista posibilitatea ca utilizatorii sgenereze documentele pentrutransport:

Packing list China

Packing list internaional

Facturi proforme

Facturi fiscale China

Facturi fiscale internationale

Securitatea sistemului

Accesul utilizatorilor sfie corect partiionat

Utilizatorii de diverse tipuri s nu aibacces la informaii care nu le suntadresate

Documentele s fie afiate doar pebaza nregistrrii, fr a fi disponibile

ntr-o zon public a serveruloui

Tratarea erorilor

Erorile s fie prevzute i tratate astfelnct s nu fie divulgate informaii nsituaii extreme (ex. suprasolicitareaserverului de baz de date, atacuriinformatice inerentedenial of

service)

Este nevoie s transformm aceste cerine in specificaii calitative. De aceea vom aplica

metoda QFD (Quality Function DeploymentDesfasurarea Functiei Calitatii). Metoda diagramei QFD

permite, de asemenea, reprezentarea intensitatii relatiilor dintre cerinte si caracteristici, precum si a

corelatiei ce exista intre caracteristicile calitative.

Pentru a construi aceastp diagram, cerinele de intrare, ale clientului, trebuie transpuse n

caracteristici tehnice.

Cu ajutorul diagramei prezentat n figura nr.1, vom extrage caracteristicile calitative pe care trebuie

s le prezinte produsul:

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

11/25

11

Fig 1 Diagrama QFD

Cerintetehnice

primare

Cerinte tehnice tertiare

Imp

ortantarelativa

Uzabilitatea

Creare

auneifunctiihelp

Crea

reaunuiDesign

placut

Implem

etareacompletaa

functiilor

Implem

entareacorectaa

functiilor

Sistemd

eurmarireal

incidenelor

Saaibaimplementat

siste

md

esecuritate

Uzabilitate +usurin de accesare

Unele funcionaliti vor simulainterfee din alte programe Excel, Word

5 S

Aplicaia va fi uor de folosit ncontextul schimbrii periodice aforei de munc

Implementarea unei funcii deajutor multilingvistice

7 M

Meniurile i denumirile cmpurilorvor fi realizate n aa fel nct screasc productivitatea

8 M

Gama de culori va fi ajustabil 7 W S

Elementele funcionale vor puteafi rearanjate pentru crestereaproductivitii

5 M S

Aplicaia nu va permite

customizri ce ar putea fiantiproductive

7 M S

Update-urile vor fi disponibileonline i vor fi aplicate de ctreinginerul de sistem albeneficiarului

8 S M

Erorile vor fi stocate pe serverulbeneficiarului i vor putea fivizualizate i trimise ctreprestator

9 S

Independen

Din motive de securitate si de

confidentialitate a datelor,aplicaia va rula pe un server care

5 S

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

12/25

12

nu va fi disponibil prestatorului.De aceea orice lucrare dementenan va putea fi realizatde ctre inginerul de sistem albeneficiarului

Acoperireafuncionalitilor

cerute

Stocarea, gestionarea sipermiterea accesului clientilor

n sistem

Posibilitatea ca ageniibeneficiarului s aib acces labaza de date cu produse iclieni, ct i la calculatorul depreuri

10 S M

Gestionarea angajailor

Gestionarea produselor

Gestionarea ofertelor

Gestionarea documentelor

8 S

Va exista posibilitatea cautilizatorii s generezedocumentele pentru transport:

Packing list China

Packing list internaional

Facturi proforme

Facturi fiscale China

Facturi fiscale internationale

8 M

Securitateasistemului

Utilizatorii de diverse tipuri s nu

aib acces la informaii care nu lesunt adresate

9 M S

Documentele s fie afiate doar pebaza nregistrrii, fr a fidisponibile ntr-o zon public aserveruloui

9 M S

Erorile s fie prevzute i tratateastfel nct s nu fie divulgateinformaii n situaii extreme (ex.suprasolicitarea serverului de bazde date, atacuri informatice

inerentedenial of service)

6 W

Observm c se poate pune accent pe urmtoarele elemente, conform diagramei:

Uzabilitate i relaionarecu alte produse software pentru scurtarea timpului de

implementare i de instruire a personalului beneficiarului

Securitate general i securitate relativ fa de ali utilizatori

Independen fa de contractor

Implementarea tuturor funcionalitilor de CRM, ERP i management al documentelor

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

13/25

13

Alternative la aplicaie

Aplicaii custom vs. Aplicaii deja dezvoltate

Pe piaa software din Romnia, nc de la nceput, a aprut o competiie acerb ntre dou

tipuri de productori: cei care realizeaz aplicaiicustom, dezvoltate dup specificaiile unui

anumit client i cele care ofer soluii deja implementate, pe baza unor studii de pia, soluii

care uneori pot fi char adaptate, n funcie de necesiti.

Din punctul de vedere financiar al clientului, aplicaiile deja dezvoltate sunt mult mai

avantajoase dect aplicaiile custom, din urmtoarele considerente:

- Preul este de pn la 10 ori mai mic dect n cazul aplicaiilor custom

-

Nu presupun investiii n resurse umane menite s colaboreze cu compania software

dezvoltatoare

- Testarea din partea clientului nu exist, aplicaia fiiind testat n practic de muli ali

clieni nainte

- Dezvoltatorul are n general clare specificaiile serverului i poate instala chiar el

pentru client sistemul de operare i diverse alte componente i servicii necesare

rulrii aplicaiei software

De asemenea, din punct de vedere al timpului investit, dup achiziionarea aplicaiei, clientul

este net avantajat:

- Instalarea aplicaiei dureaz n medie puin i nu sunt ntmpinate prob leme, pentru

c ea a mai fost instalat n multe alte instane

- Nu apar bug-uri, pentru c ele au fost deja rezolvate mpreun cu ceilali clieni, deci

aplicaia poate intra imediat n producie- Echipa clientului este instruit de persoane special pregtite din partea prestatorului,

ceea ce duce la o eficientizare sporit a procesului de implementare. De cele mai

multe ori companiile care dezvolt software custom nu au personal special pentur

aa ceva i instruirea se face chiar de ctre programatori, ceea ce duce la multe

nenelegeri i un timp risipit

- Cel mai important aspect temporal este faptul c imediat ce a fost cumprat,

aplicaia este disponibil. Nu este nevoie ca beneficiarul s atepte dezvoltarea ei.

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

14/25

14

Dezvoltarea unei astfel de aplicaii poate s dureze de la o lun, pn la o jumtare

de an, fr s se in socoteala de reparaia bugurilor i perioada de testare, deci

acest criteriu este deosebit de important

Un alt punct de vedere foarte nsemnat este mentenana. Aceasta este una dintre cele mai

costisitoare componente ale achiziionrii unui produs software. Indiferent de soluia aleas,

c este ea custom, sau deja dezvoltat, o companie mare are neaprat nevoie de un

serviciu de mentenan de ncredere, care s poat rezolva o problem n timp util.

n primul rnd, pentru o soluie deja dezvoltat, riscurile apariiei unei probleme care s

incapaciteze complet sistemul sunt mult mai sczute. Acest lucru este luat n considerare

att de ctre beneficiari, ct i de ctre dezvoltatori, care percep taxe de mentenan maimici n cazul acestor tipuri de software. De asemenea, ei au pachete de mentenan deja

stabilite, n funcie de timpul de rspuns i de prioritatea cu care se face intervenia, deci

este mult mai uor de ales si mult mai avantajos pentru client.

Pentru o soluie custom, mentenana se realizeaz la or, ceea ce crete substanail costul.

Faptul c soluia este prima oar folosit de ctre client duce la anumite probleme

neprevzute, cum ar fi cele de optimizare, compatibilitate cu diverse browsere sau sisteme

de operare, chiar i erori n concepia aplicaiei la care nu s -au gndit nici dezvoltatorii i nici

clienii. Mentenana pentru un astfel de proiect poate ajunge i la sume de 500 EURO/lun,

ceea ce nseamn o mare problem pentru beneficiar care i pune problema rentabilitii ei.

Recapitulnd, din toate cele enumerate mai sus reies avantaje covritaore i de necontestat

ale aplicaiilor deja dezvoltate. Ele sunt de ncredere, au costuri mult mai sczute i timpul

lor de implementare este mult mai mic. n plus, companiile care le ofer au servicii mult mai

bine definite din punct de vedere al mentenanei i instruirii personalului clientului pentru

folosirea aplicaiei. n aceste condiii, se pune urmtoarea problem: de ce se mai creaz

software la comand? Cine i de ce recurge la aceast metod anevoioas? Care sunt nevoile

speciale i ct de importante sunt acestea pentru o companie, astfel nct s investeasc

pn la de 10 ori mai mult timp i bani ntr-o soluie custom?

O soluie custom are dou caracteristici incontestabile:

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

15/25

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

16/25

16

foarte simple de interaciune i o aranjare n pagin a funcionalitilor care s le permit s

aib la ndemn orice le este necesar pentru a-i duce la bun sfrit taskurile.

Nicidecum n ultimul rnd, este vorba despre cerinele efective, nevoile unei anumite

companii, care se pot mula pe o soluie deja implementat (niciodat perfect, dar pot aprea

similitudini). Aici apar cele mai multe compromisuri. Companiile care nu pot s investeasc

n produse software custom, aleg s i schimbe de multe ori procedurile interne,

modalitile de lucru cu clienii, abordarea asupra angajailor i partenerilor, pentru a se

conforma unei soluii software pe care o cumpr. Acest lucru nu este ntotdeauna

duntor, pentru c n cazul companiilor mici i mijlocii, procedurile sunt de cele mai multe

ori defectuoase, n timp ce aplicaia este construit cu ajutorul unor consultani, acetia

putnd s dea soluii la problemele nc neenunate lale firmei mici.

Cu toate acestea, companiile mari nu i permit aceste schimbri. Toate procedurile lor sunt

bine definite, analizate de mai muli experi i aprobate de consiliul director. O procedur nu

poate fi schimbat pentru a se conforma unei soluii software.

Pe de alt parte mai este i problema clienilor, care sunt obinuii cu o anumit relaie. Nici

aceasta nu se poate schimba fr un motiv temeinic. n plus, orice astfel de schimbare duce

la pierderi considerabile.

Lund n considerare toate cele enumerate mai sus, o companie mare are nevoie de o

soluie software care s i satisfac exact nevoile i nu se poate adapta, fr mari pierderi,

unei soluii deja implementate.

n alt ordine de idei, o mare problem pentru comapniile mari este securitatea datelor att

n exteriorul, ct i n interiorul companiei. Fiecare document este foarte important, iar aajunge n posesia unor persoane neautorizate este de neconceput. n aceste condiii,

interesul pentru a descoperi astfel de documente este foarte mare. Concurenii caut, chiar

i fr vreun scop anume vulnerabiliti n sistemele de management ale altor comapnii. n

acelai timp, clienii, avnd acces la anumite funcionaliti n cadrul aplicaiei software,

caut sa intre n posesia ct mai multor date cu putin.

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

17/25

17

n cazul unei soluii software deja implementate, ansele ca aceste scpri s se

materializeze sunt mult mai mari, pentru c cei interesai pot cumpra aplicaia, o pot studia

i pot gsi punctele vulnerabile ale ei.

n cazul unei aplicaii custom, nimeni nu o poate achiziiona, iar structura acesteia de fiiere

rmne cvasi-necunoscut. De cele mai multe ori, pentru o astfel de aplicaie, denumirile

fiierelor i folderelor sunt schimbate fa de orice varaint standard, iar structura este

semnificativ modificat, tocmai pentru a induce n eroare un eventual atac informatci i

pentru a descuraja orice ncercare de ptrundere.

n cazul aplicaiilor web, mai mult dect oriunde altundeva, din cauza faptului c ele trebuie

s fie disponibile n orice moment, de la orice terminal, prin intermediul internetului, sepetrece un fenomen denumit scanare pentru exploit-uri. Aplicaiile sunt scanate periodic

pentru a descoperi eventuale probleme n sistemul lor de securitate. Aceste scanri apar cel

puin odat pe or (statistic obinut prin cercetarea logurilor serverelor), din diferite

coluri ale lumii. Interesul de a gsi vulnerabilitile unui sistem informatic nu se rezum la

subminarea concurenei, ci poate s nici u aib vreo legtur cu proprietarul. Anumii

hackeri descoper o vulnerabilitate i o exploateaz pentru a trimite emailuri spam, sau n

diverse alte direcii. Un server ce poate fi folosit este mereu util pentru un hacker.

De cele mai multe ori, ei nu las nici un semn pentru proprietarul aplicaiei, astfel nct ea

poate fi folosit fr nici un impediment. Cu toate acestea, anumite componente au fost

reporgramate, sau au fost adugate unele noi, astfel nct sunt folosite n cu totul alte

scopuri.

n concluzie, o aplicaie software custom, este de dorit n cazul unei companii mari din doua

mari cauze: n primul rnd pentru c se muleaz perfect peste activitatea companiei i nu

este nevoie de vreo schimbare n activitatea acesteia i n al doilea rnd din motive de

securitate (structura aplicaiei nu este una convenional sau care poate fi cunoscut de

altcineva, astfel prevenind multe atacuri informatice frecvente n sfera aplicaiilor web).

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

18/25

18

Analiza aplicaiilor deja dezvoltate existente pe pia

Nivelul tehnic se definete ca un indicator global al calitii determinat prin compararea

produsului cu produsele concurente existente pe pia.

Dat fiind faptul c produsul nostru ERP este unul custom, el nu poate fi comparat direct cu

concurenii de pe pia deoarece acesta este proiectat i dezvoltat n exclusivitate pentru o

companie.

Cu toate acestea, vom realiza o comparative a elementrlor comune cu 5 alte sisteme ERP

existente pe pia, unele dintre ele open-source, altele poziionate n aceeai clas de pre

cu sistemul custom.

Tabelul 2 Caracteristicile produselor existente pe piata

Nr.Crt.

Denumire Caracteristica U.M. EPICORE1

INFORE2

MicrosoftDynamics

E3

OracleE4

SAPE5

C1 Fiabilitate Calif Bine Bine F.Bine F.Bine F.Bine

C2 Adaptibilitate Calif Suficient Bine F.Bine Bine F.Bine

C3 Posibilitate extindere Calif Suficient Suficient F.Bine Bine F.Bine

C4 Vitez de lucru Calif Bine Suficient Suficient F.Bine F.Bine

C5 Sisteme de raportare Calif Suficient Suficient Bine Bine F.Bine

C6 Siguranadatelor Calif Bine Bine F.Bine F.Bine F.Bine

C7 Cost de implementare USD 15k 25k 80k 125k 250k

n scopul determinrii ponderilor de influen , vom folosi metoda STEM, care are ca bazcompararea caracteristicilorn cadrul unui produs cartezian, evalund diferenele dintre acestea.

Notele acordate vor fi:

n = 4, daca Ci mult mai importanta decat Cj

n = 2, daca Ci mai importanta decat Cj

n = 1, daca Ci si Cj sunt la fel de importante

n = 0, daca Ci este mai putin important decat Cj

C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7

Fiabilitate C1 1 2 2 2 2 1 2 12 0.23

Adaptibilitate C2 0 1 2 2 1 0 1 7 0.13

Posibilitateextindere

C3 0 0 1 1 1 0 14 0.07

Vitez de lucru C4 0 0 1 1 2 0 2 6 0.1

Sisteme deraportare

C5 0 0 1 0 1 0 13 0.05

Siguranadatelor

C6 1 2 2 4 4 1 216 0.3

Cost deimplementare

C7 0 1 1 0 1 0 14 0.07

suma totala 52

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

19/25

19

Nivelului tehnic absolut

Pentru calculul nivelului tehnic absolut vom folosi urmtoarea relaie:

- constanta ce defineste nivelul tehnic al produsului de referinta (n general este folositvaloarea a = 1000)

iprodusul analizat

jcaracteristica produsului

- caracteristica j pentru produsul i - ponderea caracteristicii j

Calificativele vor fi notate astfel:

FBFoarte bine10

BBine8

SSatisfacator6

( ) ( )

( ) ( )

( ) ( )

( )

( ) ( )

( ) ( )

( ) ( )

( )

() () () ( ) ( ) () ( )

() ( )

( ) ()

( ) ()

()

() ()

() ()

() ()

()

Nivelul tehnic relativ

n scopul calculriinivelului tehnic relativ vom folosi formula urmtoare:

{}

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

20/25

20

Stabilirea arhitecturii aplicaiei

Arhitectura aplicaiei

Dup mai multe negocieri nereuite pentru achiziionarea mai multor aplicaii deja

dezvoltate, comisia pentru alegerea aplicaiei ERP (n acest moment compania ite c are

nevoie de o soluie ERP) hotrte c este nevoie de o soluie custom. Sunt reluate

specificaiile iniiale, nainte de modificrile realizate pe parcurs i se ajunge la o firm care

dezvolt aplicaii software la comand.

Firma de software desemneaz pentru nceput un Account Manager care s in legtura cu

Compania X i care s realizeze mpreun cu ei specificaiile detaliate ale acestei aplicaii.

Account Managerul nelege ideea aplicaiei, dar mai ales paradigma de afaceri a CompanieiX. El afl amnunte legate de angajai, de parteneri, de locurile n care Compania X are filiale

i nu n ultimul rnd de produsele pe care aceasta le import preponderent. n scurt timp el

ncepe s lucreze la specificaii. Account Managerul corecteaz i mbuntete ceea ce a

realizat pn acum comisia desemnat pentru dezvoltarea ERP-ului.

Specificaiile la care ajunge el sunt urmtoarele:

Entitile gestionate se schimb:

- Productori/Furnizori (nu se mai refer doar la productorii chinezi, ci poate fi vorba

despre orice companie. De asemenea, se renun la conceptul de productor i se

stabileste doar c de la acel partener se va achiziiona marfa, nu conteaz dac el o

produce sau doar o comercializeaz. Fiecare furnizor are n continuare datele de

contact, datele de facturare, dar produsele pe care le vinde apar n strns legtur

cu el, pentru a putea fi monitorizat evoluia preurilor)- Produse (toate produsele ce pot fi importate sau care au fost ofertate de ctre

productorii lor. n momentul de fa concepia sistemului ERP de dezvolt, pentru a

putea ngloba toate aspectele comerului. Nu se mai rezum doar la produsele care

fac parte dintr-un contract, ci la orice produs ar putea fi vndut, deoarece clienii au

acces direct la baza de date)

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

21/25

21

- Oferte (ofertele primite de la furnizori; pot fi uploadate n aplicaie n oricare din

urmtoareleformate: PDF, XLS, DOC etc., dup care cele mai interesante dintre ele

sunt importate manual n baza de date)

-

Clieni (este vorba despre clienii din Romnia; aici trebuie pstrate datele defacturare, datele de contact i o persoan de contact; pentru fiecare client se

percepe un anumit comision la valoarea mrfii. Clienii au anumite discounturi i

anumite nivele de comision, care sunt confideniale. Fiecare client are un

reprezentant care se poate autentifica n aplicaie i care poate verifica preurile)

- Facturi primite (documentele primite de la productori, care pot fi fie implementate

n sistem, fie uploadate n format PDF)

-

Facturi proforme (se emit n momentul n care este realizat un contract cu un client.

n momentul plii ele sunt transformate n facturi emise)

- Facturi emise (vor fi emise dup modeluz chinezesc, mpreun cu un Packing List, un

fel de aviz de nsoire a mrfii. Toate aceste documente primesc o nou structur n

strict concordan cu necesitile. Fiind vorba despre o aplicaie custom, nu se mai

accept compromisuri.)

- Utilizatori (reprezentai printr-un username i o parol, ei au mai multe funcii n

cadrul aplicaiei)

- Web service-uri care sunt accesibile doar cu username i parol i care pot fi folosite

pentru a updata un magazin online. Clientul acceseaz web service-ul, primete

cotaia de pre pentru un produs, i toate acestea pot fi actualizate n timp real n

magainul online. Astfel, oricnd apare o modificare la preul furnizorului, aceasta se

reflect automat i n preul retailer-ului.

Modul de rapoarte

- Aplicaia va fi prevzut cu un modul de rapoarte care s afieze ntr-un mod ct mai

prietenos cu utilizatorul grafice privind ncasrile, cantitatea vndut i profitul n

funcie de unul sau mai multe produse, ntr-o anumit perioad de timp, ctre unul

sau mai muli clieni. Restul rapoartelor vor fi realizate n perioada de mentenan. Se

constat c este foarte greu s fie stabilite toate cerinele de la inceput, ceea ce face

necesar o perioad de mentenan n cares poate fi dezvoltat n permanen i

mbuntit aplicaie.

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

22/25

22

- Aplicaia va avea i un modul de rapoarte n care va fi listat activitatea fiecrui

utilizator n parte pentru a monitoriza crearea/editarea/transformarea facturilor,

introducerea de produse noi, eventualele greeli care pot fi fcute (n contextul

legilor aspre din China este necesar s se cunoasc cei responsabili pentruproducerea unor erori, n caz contrar, cel inut rspunztor fiind chiar reprezentantul

companiei) acest modul se pstreaz neschimbat fa de concepia iniial a

aplicaiei, fiind unul extrem de necesar pentru un sistem n care lucreaz un numr

mare de utilizatori.

Tipuri de utilizatori:

-

Superadmin (super-administratorul poate vedea toate detaliile aplicaiei, inclusivmodulul de rapoarte. El poate face toate setrile i le poate da drepturi diverilor

utilizatori. Doar managerul general al companiei are acces la acest tip de utilizator, el

nefiind afiat n seciunea de creare/editare/tergere a utilizatorilor aplicaiei. Practic

super-administratorul poate monitoriza ntreaga activitate a celor care folosesc

aplicaia, fr ca el nsui s poat fi vzut)

- Admin (administratorii sunt utilizatorii din echipa de management. Ei pot crea

utilizatori cu roluri inferioare lor, pot verifica facturile, dar nu au acces la modulul de

rapoarte si nu pot crea utilizatori de rangul lor sau mai mare. Ei gestioneaz i

comisioanele pe care le primesc operatorii din Romnia)

- Operator China (operatorii din China i pstreaz calitatea de operatori cu cele mai

multe roluri n cadrul aplicaiei. Ei introduc produse noi, chiar i categorii, introduc

ofertele n orice format pentrua fi gestionate, emit facturile proforme, le transform

n facturi comerciale i le genereaz Packing-List-uri, uploadeaz sau implementeaz

facturile de la furnizori. De asemenea, ei gestioneaz si comisioanele aplicabile

clienilor din Romnia.)

- Operator Romnia (operatorii din Romnia sunt practic agenii de vnzri. Ei gsesc

clieni pentru mrfuri, i sumt pltii pe baz de comision. Ei au rolul de a introduce

clienii n baza de date, dar nu pot gestiona discounturile sau comisioanele aplicabile

acestora. Ei pot verifica facturile emise ctre clienii lor exclusiv i pot crea facturi

proforme.)

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

23/25

23

- Utilizatorul client (aceasta este o facilitate special pe care Compania X o ofer

clienilor si, pentru a putea s i monitorizeze achiziiile n timp real. Fiecare client

desemneaz o persoan de contact, care primete date de autentificare pentru

aplicaie: un username i o parol. El se poate autentifica n cadrul aplicaiei i poateverifica stadiul comenzilor sale, poate verifica facturile emise ctre el i poate trimite

mesaje ctre agentul su de vnzri)

Adaptarea aplicaiei pentru a fi utilizat n China

Un aspect deosebit de important n dezvoltarea aplicaiei l reprezint posibilitatea ca ea s

fie utilizat de ctre operatorii chinezi.

Este cunoscut faptul c statul chinez nu i protejeaz cetenii printr-un cod al muncii foartepermisiv pentru angajatori. De asemenea, climatul economico-social din China favorizeaz

lucrtorii sezonieri. Costul sczut pentru utiliti n provinciile mai ndeprtate fa de coast

a determinat un fenomen deosebit: muncitorii chinezi din zone subdezvoltate migreaz ctre

marile centre industriale i comerciale, lucreaz pentru perioade cuprinse ntre trei i ase

luni, dup care se ntorc n provinciile natale, unde pot tri o perioad ndelungat cu banii

ctigai.

Astfel, Compania X are nevoie de de o aplicaie care s nu necesite mai mult de o zi de

training pentru angajai i care s poat fi folosit i de ctre utilizatorii neexperimentai.

Mai mult dect att, deoarece pn n momentul de fa angajaii companiei X au lucrat n

cea mai mare msur cu Microsoft Office Excel pentru a ine contabilitatea i pentru a emite

facturi, a fost nevoie i de o interfa care s simuleze structura de tabele a acestui program.

n concluzie, aplicaia trebuie s fie foarte uor de folosit, s aib cerine hardware ct mai

mici i s poat fi nvat de ctre un nou -venit ct mai uor. S-a mai pus problema unei

interfee n limba chinez, dar dup cercetarea rezultatelor unor studii, s-a demonstrat c

muncitorii chinezi care nu cunosc limba englez cl puin la nivel mediu, nu pot face fa

taskurilor necesare unui astfel de job, deci nu pot fi angajai.

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

24/25

24

Analiza tipurilor de defecte

Functie (modul) Reper Defecte Coeficienti Indice deprioritateal riscului

Gravitateaefectului

Prob. deaparitie

Prob. dedetectare

Utilizatori si drepturi de

acces

Aplicatie Interpre-

tare rolurigresita

5 1 4 20

Securitatea paroleiAplicatie Acceptare

regulisimple

5 1 3 15

Securitatea serverelor Server Serverspart

5 2 4 40

Consistenta update AplicatieServer

Integrareesuata

5 2 5 50

Tratarea situaiilorneprevzute

Aplicatie Afiare adatelor

confideniale

3 2 3 18

Calcul al preurilor relative Aplicatie Calculgreit

3 2 3 18

Afiare a preuluiconfidenial ctre unutilizator fr drepturi

Aplicatie Partajaredefectuoasa

5 2 3 18

Pierdere a datelor salvate Aplicatie Salvareesuata

5 2 5 50

Pierdere a documentelor Aplicatie Salvareesuata

3 2 4 24

Publicarea documentelorctre utilizatori fr drept

Aplicatie Eroareinterfa

4 2 4 42

Erori conceptuale alesistemului

Aplicatie Calculgresit

3 2 4 24

Erori de uzabilitate Aplicatie Operaregrea

4 3 1 12

Erori de afiare HTML,CSS, Javascript

Aplicatie Afisaregresita

3 2 3 18

Generare documentegreit

Aplicatie Preluaregresita adatelor

4 2 4 32

Export documente informat PDF

Aplicatie Formatare gresita

2 2 4 16

n funcie de toate aceste elemente va fi stabilit un plan de aciune astfel nct s fie tratai

acesti factori de risc n conformitate cu prioritatea lor i cu raportul dintre ei i importana

diverselor elemente din cadrul aplicaiei.

Astfel, calitatea aplicaiei poate fi asigurat, relativ la importana fiecrei componente

pentru beneficiar.

8/10/2019 Asigurarea calitii unui sistem ERP Custom

25/25

Bibliografie

1. Sorin Cristian Ionescu Excelenta industriala practica si teoria calitatii, Ed. Economica,

1997

2.

http://improhealth.tnuni.sk/fileadmin/Documents/Improvement_tools_RO/QFD_RO_.pdf