MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE
ȘCOALA GIMNAZIALĂ „AUREL DECEI” GURA RÂULUI Strada Principală nr. 70
CUI: 178655402
Telefon şi fax:0269572104
e-mail: [email protected]
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. CÎMPEAN DUMITRU
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. BOTOROAGĂ ANCA-ILEANA
…………………….
MANUAL PROCEDURI OPERATIONALE
COMPARTIMENTUL SECRETARIAT VOL. III
Nr.
crt.
Denumirea si codul procedurii Pag
1 P.O. Scr. 10 – Evidenta prezentei, invoirilor si concediilor 2
2 P.O. Scr. 11 - Elaborarea deciziilor 24
3 P.O. Scr. 12 – Modul de completare a registrului matricol 44
4 P.O. Scr. 13 – Evidenta dosarelor personale 62
5 P.O. Scr. 14 – Acordarea burselor si ajutoarelor sociale 79
6 P.O. Scr. 15 – Evaluarea performantei personalului didactic si didactic
auxiliar
93
7 P.O. Scr. 16 – Transferul elevilor 134
8 P.O. Scr. 17 – Actele de studii si documentele scolare 149
9 P.O. Scr. 18 – Securizarea informatiilor si datelor 178
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
2
PROCEDURA OPERATIONALA
EVIDENTA PREZENTEI, INVOIRILOR SI CONCEDIILOR
P.O. Scr. 10
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
3
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria
Secretar Șef 08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria Secretar Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
4
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica prevederile
editiei sau reviziei editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
5
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Informare 1 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.3 Aprobare 2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.4 Verificare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.5 Arhivare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
6
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Procedura stabileşte modul de realizare a activitatii, compartimentele şi persoanele
implicate;
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care
il inlocuieste pe cel in functie la data elaborării prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control,
iar pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un
real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru
directorul unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii Școlii
Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului.
Stabileşte sarcini privind circuitul documentelor necesare în cadrul unității.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
7
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea activitătii la care se referă procedura operationala (evidenţierea prezenţei
angajaţilor, a învoirilor a CO în baza cererilor, stabilirea etapelor şi activitaţilor ce se vor desfăşura,
paşii de urmat în cadrul evidenţei prezenţei în cadrul instituţiei).
5.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofoliului de activitati desfăşurate (toate etapele ce vor fi
parcurse privind prezenţa, învoirile, concediile de odihnă).
5.3. Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor :
secretariat
b)de această activitate depind următoarele compartimente :
secretariat
personal didactic
conducere
personal didactic auxiliar
personal nedidactic
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii
procedurale, listarea compartimentelor implicate în procesul activitaţii.
a)activitatea depinde de furnizarea datelor :
secretariat
b)de această activitate depind compartimentele :
secretariat
personal didactic
conducere
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
8
personal didactic auxiliar
personal nedidactic
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
9
6. Documente de referinta
6.1. Reglementări internaţionale :
standade internaţionale de management/control intern
6.2. Legislaţie principala:
Codul Muncii (Legea 12/2015 pentru modificarea si completarea Legii nr. 53/2003 - Codul
muncii)
H.G. nr. 250/1992 actualizată (concediul de odihnă, alte concedii din unităţile bugetare);
H.G. nr. 578/1992 pt.modificarea H.G. nr. 250/1992;
H.G. nr. 314/1995 (completarea şi modificarea H.G. nr.250/1992);
Ordonanţa nr.29/18.08.1995(cu completarile şi modificările privind drepturile cuvenite
salariaţilor din administraţia publică, alte unităţi bugetare);
LEGE nr.133/29.12.1995 ( care completează prevederile Ordonanţei nr.29/1995);
DECRET NR. 92/1976 privind carnetul de muncă.
6.2. Legislaţie secundară:
Ordinul M.E.N. nr. 3251/1998 privind aprobarea normelor metodologice pentru efectuarea
concediului de odihna a personalului didactic;
Nomemclator din 14.012.2004 privind întocmirea şi utilizarea registrelor şi formularelor
financiar contabile, comune pe economie care nu au regim special de înscriere şi
numerotare;
6.3. Alte documente :
Circuitul documentelor;
Regulamentul intern al institutiei publice
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
10
7. Definiţii şi abrevieri:
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei proceduri operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
Fisa de Post - Documentul intocmit de catre superiorul ierarhic al personalului aflat in subordine,
in care sunt precizate sarcinile si atributiile ce revin titularilor de post.
7.2. Abrevieri ale temenilor:
PO –procedură operaţională
E- elaborare;
V-verificare;
A-aprobare
Ap.-aplicare
Ah-arhivare
P-predare
N- numirea
P-prezentarea
MEN – Ministerul Educaţiei Nationale
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
11
L –lege
UOG-ordonanţa de Urgenţa a Guvernului
OU-Ordonanţa de Urgenţă
O-ordonantă
D-decret
CO concediu de odihnă
CM- carnet de muncă
REVISAL- registru de evidenţa a salariaţilor
FCP –foaie colectivă de prezenţa
RI –Regulement intern
RM – resurse material
OS- ore suplimentare
RU- resurse umane
CP-condica de prezenţa
CFP-concediu făra plata
OPC- ordonator principal de credite
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
12
8. Descrierea procedurii
8.1. Documente utilizate:
1-condica de prezentă
2-FCP
3-REVISAL
8.2. Conţinutul şi rolul documentelor
1. Condica de prezenţa :
a.serveşte ca document obligatoriu în care angajatul semnează la începutul şi sfârşitul
programului consemnarea orelor suplimentare, orelor de noapte, concedii de odihnă, concedii
boală, accidente în munca, maternitate, învoiri, concediu fără salariu, absenţe nemotivate;
b.se întocneşte într-un singur exemplar de compartimentul resurse umane din cadrul
instituţiei;
c. nu circulă;
d.se arhivează la compartimentul resurse umane din cadrul instituţiei publice;
e.conţine minim obligatoriu: denumirea instituţiei, secţia pentru care se întocmeşte
documentul, în interior se vor scrie numele şi prenumele salariaţilor, funcţia ziua luna anul,
semnătura ora plecării, absenţe nemotivate (pentru personalul didactic auxiliar şi nedidactic)
pentru personalul didactic condica de prezenţă cuprinde Orarul claselor pe zile, ore,
specialitaţi, subiectele lecţiilor, semnatura profesorilor, confirmarea directorului şi a
secretarului.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
13
2. Foaia colectivă de prezenţă:
a..Serveşte ca :
document centralizator privind evidenţa timpului de muncă a salariatului, a orelor
suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihnă, concedii de boală, maternitate, învoiri şi
concediu făra salariu, absenţe nemotivate;
b.Se întocmeşte într-un singur exemplar care stă la baza întocmirii statelor de plată;
c. Circulă :la persoana care îl întocmeşte;
conducerea unităţii care îl aprobă;
document justificativ care stă la baza întocmirii statelor de plată;
d.Se arhivează la serviciul financiar contabil /secretariat;
e.Conţinutul minim obligatoriu :
denumirea unităţii;
secţia pentru care se întocmeşte;
luna pentru care se întocmeşte;
abrevieri ce stau la baza întocmirii documentelor;
tabel centralizator care va cuprinde următoarele coloane : nr.crt, nr.matricol, numele şi
prenumele salariatului., meseria/funcţia, orele separate pe zile calendaristice, totalul orelor
lucrate ore suplimentare cu 75% şi respectiv cu 100% şi orele de noapte, total ore nelucrate,
orele de întrerupere, ultima coloană este împărţita şi cuprinde concedii de boală, accidente de
muncă, învoiri, concediu făra salariu, absenţe nemotivate.
3.REVISAL- are următoarele elemente :
elemente de identificare a salariatului
data angajării
funcţia/ocupaţia
tipul contractului de muncă
data şi temeiul încetării contr.de munca
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
14
seria şi nr. Carnetului de muncă
se arhivează dupa normele în vigoare.
Circuitul documentelor- conf.anexei
Resurse materiale –cf.listei de inventor
Resurse umane-cf.statelor de functii anexate
Resurse financiare – cf.bugetului aprobat.
Planificarea operaţiunilor
Evidenţierea prezenţei învoirilor şi concediilor :
-prolurarea condicii de prezenţa a personalului
-întocmirea procesului verbal pe ultima fişă
-înscrierea salariaţilor în CP
-desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP
-stabilirea programului de lucru (pentru personalul nedidactic şi didactic auxiliar) şi a
orarului scolii pentru personalul didactic
-întocmirea FCP
-întocmirea cererilor de învoire;
-înscrierea concediului făra plată în CP şi FCP;
-înregistrarea cererii pentru acordarea de zile libere platite;
-aprobarea cererii de către conducătorul unitaţii;
-întocmirea unei evidenţe zilele libere platite;
-întocmirea cererii de concediu făra plată;
-înregistrarea, aprobarea şi emirerea deciziei pentru aceasta;
-predarea unui exemplar sub semnătură privată solicitantului;
-întocmirea evidenţei zilelor de concediu fără plată pentru fiecare salariat;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
15
-înscrierea în FCP a concediului făra plată;
-anuntarea instituţiei în cazul concediilor medicale;
-vizarea, prezentarea, aprobarea concediilor medicale de către conducătorul unităţii;
-întocmirea evidenţei concediilor medicale pentru fiecare salariat.
IDENTIFICAREA RISCURILOR- RESURSE UMANE
OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
1 2
1.Procurarea CP a personalului Inexistenţa CP în cadrul înstituţiei
2.Numerotarea filelor CP Omiterea numerotării
3.Intocmirea provesului verbal pe
ultima filă CP
Neîntocmirea procesului verbal
4.Inscrierea salariaţilor, orarului (pentru
personalul didactic)
Neînscrierea salariaţilor şi a orarului
5. Desemnarea prin decizie a persoanei
responsabile cu CP
Nedesemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu
CP
6.Stabilirea programului de lucru Nestabilirea programuui de lucru
7.Semnarea condicii de prezenţa Nesemnarea CP
8.Intocmirea FCP la sfărşitul lunii Neîntocmirea FCP
9.Aprobarea FCP de către conducătorul
unitaţii
Neaprobarea
10.Intocmirea cererii de învoire Neîntocmirea cererii
11.Inregistrarea cererii Neînregistrarea
12.Aprobarea cererii Neaprobarea
13.Inscrierea învoirii în CP Neînscrierea
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
16
OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
14.Planificarea concediilor de odihna
CO
Omisiunea planificarii
15.Intocmirea cererii de CO Neîntocmirea cererii
16.Inregistrarea cererii Neînregistrarea
17.Aprobarea cererii CO Neaprobarea cererii
18.Intocmirea evidenţei CO Neîntocmirea evidenţei
19.Inregistrarea în evidenţa a CO Neînregistrarea
20.Inscrierea zilelor de CO în CP Omiterea înscrierii
21.Inscrierea zilelor de CO pentru
fiecare salariat
Omiterea înscrierii
22.Emiterea deciziei de aprobare a CO Omiterea deciziei
23.Semnarea deciziei de către
conducătorul unitaţii
Nesemnarea deciziei
24.Predarea unui exemplar din decizie
salariatului sub semnatura privată
Nepredarea
25.Intocmirea cererii de concediu fara
plata CFP
Neîntocmirea cererii
26.Inregistrarea, aprobarea, emiterea
semnarea deciziei pentru CFP, predarea
salariatului sub semnătură privată a
unui exemplar
Neemiterea documentelor
27.Intocmirea, înregistrarea unei
evidenţe a CFP
Neîntocmirea documentelor
28.Inscrierea în CM, FCP a CFS, Omitertea înscrierii
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
17
OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
29.Intocmirea, înregistrarea, aprobarea,
evidentei cerererii de acordare a zilelor
libere,
Neemiterea documentelor
30.Inregistrarea în FCP a zilelor libere Omiterea înregistrării
31.Anunţarea instituţiei în termen de 3
zile a Concediului medical
Neanunţarea instituţiei
32.Vizarea, aprobarea, intocmirea
evidentei concediilor medicale
Neemiterea documentelor
33.Inregistrarea în evidenţa deschisă a
concediilor medicale
Neînregistrarea
Derularea operaţiunilor activităţii
OBIECTE AUDITABILE Operaţiuni desfăşurate
1 2
1.Procurarea CP Achiziţionarea CP tipizată pentru fiecare loc de muncă
2.Numerotarea filelor Numerotarea filelor
3.Intocmirea procesului verbal pe ultima filă Întocmirea procesului verbal
4.Inscrierea salariaţilor (didactic auxiliar şi
nedidactic), a orarului la personalul didactic
Efectuarea înscrierilor
5.desemnarea prin decizie a persoanei
responsabile cu CP
Se emite decizie din partea conducătorului unitatii şi
înmanată persoanei în cauză
6.stabilirea programului de lucru Stabilirea programului
7.Semnarea CP Semnarea CP
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
18
OBIECTE AUDITABILE Operaţiuni desfăşurate
8.Intocmirea FCP la sfărşitul lunii Intocmirea FCP la sfârsiţul lunii după CP (evidenţierea
orelor de CO. CFP, concediu medical , ore suplimentare
…
9.Aprobarea FCP de către conducătorul
unitaţii
Aprobarea sub semnătura de către conducătorul unităţii
10.Intocmirea, înregistrarea,aprobarea
cererii de învoire
Cererea de învoire se aprobă de conducătorul unităţii,
după ce a fost înregistrată şi i s-a dat un număr de
inregistrare
11.Inscrierea învoirii în CP, FCP Orele de învoire se înscriu în dreptul fiecărui angajat
12.Planificarea CO În luna decembrie a fiecărui an se va face o
planificare a CO pentru fiecare angajat în parte
13.Intocmirea, inregistrarea,aprobarea
cererii de CO
Redactarea cererii,înregistrarea în unitate,
aprobarea de către conducătorul unităţii
14.Intocmirea unei evidenţe separate a
CO
Întocmirea evidenţei pentru fiecare angajat
15.Inscrierea zilelor de CO în CP şi In
FCP pentru fiecare angajat
Se trec în CP toate zilele de concediu pt. fiecare
angajat precum şi în FCP la sfărşitul fiecărei luni
16.Intocmirea, înregistrarea, aprobarea şi
emiterea deciziei pentru CFS
Redactarea cererii da către angajat, inregistrarea în
unitate, aprobarea de către conducătorul unităţii,
emiterea deciziei de aprobare
17.Semnarea deciziei, predarea uni
exemplar sub semnătură privată a
salariatului
Semnarea deciziei de către conducătorul unitătii,
eliberarea unui exemplar, sub semnătură
angajatului
18.Intocmirea unei evidenţe a CFS Intocmirea evidenţei pentru fiecare salariat
19.Inscrierea CFS în CP, FCP Înscrierea pentru fiecare angajat
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
19
OBIECTE AUDITABILE Operaţiuni desfăşurate
20.Intocmirea, Inregistrarea,aprobarea
cererii pentru acordarea de zile libere
plătite
Readactarea cererii de către angajat, înregistrarea
în unitate, aprobarea de către conducătorul unităţii
a cererii pentru zile libere plătite
21. Inscrierea zilelor libere in CP şi in
FCP
Inregistrarea în evidenţa a zilelor libere pentru
fiecare angajat, mentionarea acestora în FCP
22.Anunţarea,vizarea si aprobarea
concediilor medicale
Beneficiarul are obligaţia de a anunţa în termen de
3 zile data de la care beneficiază de concediu
medical, concediul medical va fi vizat de medical
de familie şi aprobat de către conducătorul unităţii
23.Intocmirea unei evidenţe a
concediilor medicale
Întocmirea unei evidenţe în care să se înscrie toate
zilele de concediu medical avute de fiecare angajat
în parte
24.Inregistrarea în evidenţa deschisă a
concediilor medicale
Evident zilelor de concediu medical pentru fiecare
angajat
Valorificarea rezultatelor activităţii
îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei privind evidenţa prezenţei, învoirilor şi concediilor
cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind evidenţa învoirilor şi concediilor
Precizari:
La stabilirea duratei concediului de odihna anual, perioadele de incapacitate temporară de
munca si cele aferente concediului de maternitate, concediului de risc maternal si concediului
pentru ingrijirea copilului bolnav se considera perioade de activitate prestata.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
20
In situatia in care incapacitatea temporara de munca sau concediul de maternitate, concediul
de risc maternal ori concediul pentru ingrijirea copilului bolnav a survenit in timpul efectuarii
concediului de odihna anual, acesta se intrerupe urmand ca salariatul sa efectueze restul zilelor de
concediu dupa ce a incetat situatia de incapacitate temporara de munca, de maternitate, de risc
maternal ori cea de ingrijire a copilului bolnav, iar cand nu este posibil urmeaza ca zilele
neefectuate sa fie reprogramate.
Salariatul are dreptul la concediu de odihna anual si in situatia in care incapacitatea temporara
de munca se mentine, in conditiile legii, pe intreaga perioada a unui an calendaristic, angajatorul
fiind obligat sa acorde concediul de odihna anual intr-o perioada de 18 luni incepand cu anul
urmator celui in care acesta s-a aflat in concediu medical.
Concediul de odihna se efectueaza in fiecare an.
In cazul in care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau partial,
concediul de odihna anual la care avea dreptul in anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei
in cauza, angajatorul este obligat sa acorde concediul de odihna neefectuat intr-o perioada de 18
luni incepand cu anul urmator celui in care s-a nascut dreptul la concediul de odihna anual.
Compensarea in bani a concediului de odihna neefectuat este permisa numai in cazul incetarii
contractului individual de munca.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
21
9. Responsabilitati
9.1. DIRECTORUL
1.Desemnează prin decizie persoana responsabila cu CP;
2.Stabileşte programul de lucru prin Regulamentul intern
3.Aproba : FCP, cererile de învoire, CO, CFS, zile libere platite, concedii medicale, ore
suplimentare; 11
4.Emite decizii pentru: cererile de învoire, CO, CFS, ore suplimentare, zile libere plătite;
5.Planifica CO în baza cererilor înregistrate;
6.Procură CP formulare tipizate specifice fiecărui punct de lucru.
7.Urmăreşte respectarea programului de lucru prin semnarea CP
9.2. SECRETARUL
1.Numerotează filele CP şi întocmeşte procesul verbal la sfârşit;
2.Inscrie în CP salariaţii (nedidactic şi didactic auxiliar) orarul scolii la personalul
didactic;
3.Intocmeşte FCP;
4.Inregistrează :cererile de CO, CFS, învoire, zile libere plătite, ore suplimentare(OS);
5.Tine evidenţa pe fiecare salariat pentru : zile CO, CFS, OS, concedii medicare, învoiri;
6.Predă sub semnătură privată un exemplar din deciziile emise de conducătorul unităţii,
după ce le-a înregistrat în Registrul de decizii al unităţii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
22
10.Anexe , înregistrări, arhivări
Nr.
anexă
Denumire anexă Elaborator Aprobat Număr
exempl
Difuzare Arhivare Alte el.
Loc Per
1.
2.
3.
4.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL DECEI”
GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENŢA
PREZENŢEI, INVOIRILOR ŞI
CONCEDIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 10
Pagina din 22
Exemplar nr.:
23
11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
procedurii
operationale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a
reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2. Situaţia ediţiilor si a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3. Lista cuprizând persoanele la care se difuzează ediţia sau, dupa, caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6. Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale
9. Responsabilităţi si răspunderi în derularea activitătii
10. Anexe, înregistrări, arhivări
11. Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
24
PROCEDURA OPERATIONALA
ELABORAREA DECIZIILOR
P.O. Scr. 11
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
25
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru
Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
26
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau reviziei
editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
27
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Informare/
Aplicare
1 Contabili-
tate
Administrator
Financiar
Ec. Babă Ileana
08.12.2017
3.3 Informare/
Aplicare
1 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.4 Aprobare 2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.5 Verificare 1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.6 Arhivare 1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
28
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Procedura stabileşte modul de realizare a activitatii, compartimentele şi persoanele implicate in
elaborarea deciziilor, din cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul
ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste
pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in
luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
29
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
- Modul de desfăşurare a operaţiunii de emitere a deciziilor la nivelul unitatii de invatamant;
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publică;
- Operaţiunea se desfăşoară în cadrul activităţi de management cu colaborarea compartimentelor
din cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea
procedurată;
1. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
Secretariat;
Personal didactic ;
Conducere ;
Personal didactic auxiliar;
Personal nedidactic;
Financiar contabil;
2. De această activitate depind în cadrul operaţiunilor efectuate compartimentele:
Secretariat;
Personal didactic ;
Conducere ;
Personal didactic auxiliar;
Personal nedidactic;
Financiar contabil;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
30
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale
activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.
1. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:
Secretariat;
Personal didactic ;
Conducere ;
Personal didactic auxiliar;
Personal nedidactic;
Financiar contabil;
2. De această activitate beneficiază, următoarele compartimente:
Secretariat;
Personal didactic ;
Conducere ;
Personal didactic auxiliar;
Personal nedidactic;
Financiar contabil;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
31
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
6.1. Reglementări internaţionale
- Standardele Internaţionale De Management /Control Intern;
6.2. Legislaţie primară
art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu
completările şi modificările ulterioare;
standardul I din O.S.G.G. nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern,
cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial , modificat si completat cu OSGG nr. 200
/ 2016.
Legea învătământului nr. 1 / 2011 cu modificările și completările ulterioare;
6.3. Legislaţie secundară
- Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,
aprobat în data de 13.01.2015;
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
- Circuitul documentelor;
- Regulamentul intern al Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
- Alte acte normative.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
32
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
33
8. Descrierea procedurii operaţionale
8.1. Generalităţi
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista documentelor:
- documentele utilizate sunt :
- referat de necesitate;
- proces verbal de cercetare;
- alte referate;
- procese verbale.
8.2.2. Conţinutul, provenienţa şi rolul documentelor:
8.2.3. Circuitul documentelor:
- conform anexei
8.3. Resurse necesare:
8.3.1. Resurse materiale:
- conform listei de inventar anexată
8.3.2. Resurse umane:
- conform statelor de funcţii anexate
8.3.3. Resurse financiare:
- conform bugetului anual aprobat
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
34
8.4. Modul de lucru:
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:
Nr. crt. Compartimentul
(postul)/acţiunea
(operaţiunea)
Activităţile desfăşurate
0 1 2
1 Decizii programate –
decizii repetitive şi de
rutină;
- întocmirea referatului şi luarea la cunoştinţă despre unele acte
normative;
2 - înregistrarea referatelor la secretariatul instituţiei publice;
3 - aprobarea referatelor de conducătorul instituţiei publice;
4 - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei;
5 - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să
ducă la îndeplinire prevederile deciziei;
6 - întocmirea deciziei propriu-zise;
7 - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate;
8 - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite;
9 - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice;
10 - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la
îndeplinire prevederile acesteia;
11 - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei;
12 - predarea unui exemplar persoanei desemnate să gestioneze şi să
actualizeze deciziile emise;
13 - arhivarea deciziei.
14 Decizii neprogramate–
în condiţii nestabilite
sau în situaţii unice;
- întocmirea proceselor verbale de constatare şi luarea la cunoştinţă
despre unele acte normative;
15 - înregistrarea proceselor verbale la secretariatul instituţiei publice;
16 - semnarea proceselor verbale de comisii;
17 - predarea proceselor verbale de constatare, conducătorului
instituţiei publice;
18 - conducătorul instituţiei publice, în termenele prevăzute de
dispoziţiile legale decide;
19 - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei;
20 - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să
ducă la îndeplinire prevederile deciziei;
21 - întocmirea deciziei propriu-zise;
22 - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate;
23 - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite;
24 - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
35
25 - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la
îndeplinire prevederile acesteia;
26 - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei;
27 - predarea unui exemplar persoanei desemnate să gestioneze şi să
actualizeze deciziile emise;
28 - arhivarea deciziei.
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:
Nr. crt. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea)
0 1
1 Decizii programate
– decizii repetitive şi
de rutină;
- întocmirea referatului
şi luarea la cunoştinţă
despre unele acte
normative;
- angajaţii vor întocmi referate în vederea
emiterii unor decizii;
- în momentul apariţiei şi luării la cunoştinţă
a unor acte normative, conducătorul unităţii,
solicită referate de la compartimentele de
specialitate;
2 - înregistrarea
referatelor la
secretariatul instituţiei
publice;
- referatele întocmite de angajaţi, vor fi
înregistrate la secretariatul instituţiei
publice;
3 - aprobarea referatelor
de conducătorul
instituţiei publice;
- referatele înregistrate la secretariatul
instituţiei vor fi înaintate spre aprobare
conducătorului unităţilor;
- conducătorul instituţiei publice, după
luarea la cunoştinţă a conţinutului
referatelor, va proceda la aprobarea acestora;
4 - stabilirea temeiului
legal ce impune
emiterea deciziei;
- conducătorul unităţii împreună cu
compartimentele de specialitate va stabili
temeiurile legale ce se impun pentru
emiterea deciziei;
5 - stabilirea persoanei, a
persoanelor sau a
comisiilor însărcinate
să ducă la îndeplinire
prevederile deciziei;
- conducătorul unităţii împreună cu
compartimentele de specialitate vor stabili
persoana, persoanele sau comisiile
însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile
deciziilor ce urmează a fi emise;
6 - întocmirea şi
redactarea deciziei
propriu-zise;
- compartimentele de specialitate împreună
cu persoana desemnată cu redactarea şi
evidenţa deciziilor vor trece la întocmirea
acestora;
7 - înregistrarea în
registrul special a
deciziei întocmite;
- după redactarea, decizia se înregistrează de
către persoana desemnată cu evidenţa
acestora într-un registru special întocmit;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
36
8 - semnarea deciziei, de
conducătorul instituţiei
publice;
- după avizare şi înregistrare, decizia va fi
predată spre semnare conducătorului
instituţiei publice;
- după luarea la cunoştinţă a conţinutului
deciziei, conducătorul instituţiei publice va
trece la semnarea acesteia;
9 - înmânarea deciziei
către persoanele
însărcinate să ducă la
îndeplinire prevederile
acesteia;
- persoana desemnată cu evidenţă deciziilor
emise va trece la predarea unui exemplar
persoanelor însărcinate să ducă la îndeplinire
prevederile acestora;
- persoana însărcinată cu ducerea la
îndeplinire a prevederilor deciziei va primi
un exemplar;
- persoana însărcinată cu ducerea la
îndeplinire a prevederilor deciziei va lua la
cunoştinţă de conţinutul acesteia;
10 - semnarea de primire
şi luare la cunoştinţă a
deciziei;
- persoana însărcinată cu ducerea la
îndeplinire a prevederilor deciziei va semna
pe formularul care va rămâne în cadrul
compartimentului de specialitate de primire
şi luare la cunoştinţă;
11 - predarea unui
exemplar persoanei
desemnate să
gestioneze şi să
actualizeze deciziile
emise;
- persoana însărcinată să ducă la îndeplinire
prevederile deciziei va preda un exemplar
semnat de primire şi luare la cunoştinţă,
angajatului desemnat cu evidenţa, păstrarea
şi actualizarea acestora;
12 - arhivarea deciziei. - în momentul emiterii unei noi decizii,
formularul iniţial va fi predat spre arhivare;
Decizii
neprogramate– în
condiţii nestabilite
sau în situaţii unice;
- întocmirea proceselor
verbale de constatare
şi luarea la cunoştinţă
despre unele acte
normative;
- angajaţii vor întocmi procese verbale de
constatare în baza cărora urmează a fi emise
deciziile;
- în momentul apariţiei şi luării la cunoştinţă
a unor acte normative, conducătorul unităţii,
solicită referate de la compartimentele de
specialitate;
1 - înregistrarea
proceselor verbale la
secretariatul instituţiei
publice;
- procesele verbale de constatare întocmite
de comisii, vor fi înregistrate la secretariatul
instituţiei publice;
2 - semnarea proceselor
verbale de comisii;
- toţi membrii comisiilor vor semna
procesele verbale de constatare;
3 - predarea proceselor
verbale de constatare,
- procesele verbale înregistrate şi semnate
vor fi predate în termen conducătorului
instituţiei publice;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
37
conducătorului
instituţiei publice;
4 - conducătorul
instituţiei publice, în
termenele prevăzute de
dispoziţiile legale
decide;
- după analiza procesului verbal constatare,
cu compartimentele de specialitate, va
decide în termele legale măsurile ce urmează
a fi luate;
5 - stabilirea temeiului
legal ce impune
emiterea deciziei;
- conducătorul unităţii împreună cu
compartimentele de specialitate va stabili
temeiurile legale ce se impun pentru
emiterea deciziei;
6 - stabilirea persoanei, a
persoanelor sau a
comisiilor însărcinate
să ducă la îndeplinire
prevederile deciziei;
- conducătorul unităţii împreună cu
compartimentele de specialitate vor stabili
persoana, persoanele sau comisiile
însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile
deciziilor ce urmează a fi emise;
7 - întocmirea deciziei
propriu-zise;
- compartimentele de specialitate împreună
cu persoana desemnată cu redactarea şi
evidenţa deciziilor vor trece la întocmirea
acestora;
8 - înregistrarea în
registrul special a
deciziei întocmite;
- după redactarea, decizia se înregistrează de
către persoana desemnată cu evidenţa
acestora într-un registru special întocmit;
9 - semnarea deciziei, de
conducătorul instituţiei
publice;
- după avizare şi înregistrare, decizia va fi
predată spre semnare conducătorului
instituţiei publice;
- după luarea la cunoştinţă a conţinutului
deciziei, conducătorul instituţiei publice va
trece la semnarea acesteia;
10 - înmânarea deciziei
către persoanele
însărcinate să ducă la
îndeplinire prevederile
acesteia;
- persoana desemnată cu evidenţă deciziilor
emise va trece la predarea unui exemplar
persoanelor însărcinate să ducă la îndeplinire
prevederile acestora;
- persoana însărcinată cu ducerea la
îndeplinire a prevederilor deciziei va primi
un exemplar;
- persoana însărcinată cu ducerea la
îndeplinire a prevederilor deciziei va lua la
cunoştinţă de conţinutul acesteia;
11 - semnarea de primire
şi luare la cunoştinţă a
deciziei;
- persoana însărcinată cu ducerea la
îndeplinire a prevederilor deciziei va semna
pe formularul care va rămâne în cadrul
compartimentului de specialitate de primire
şi luare la cunoştinţă;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
38
12 - predarea unui
exemplar persoanei
desemnate să
gestioneze şi să
actualizeze deciziile
emise;
- persoana însărcinată să ducă la îndeplinire
prevederile deciziei va preda un exemplar
semnat de primire şi luare la cunoştinţă,
angajatului desemnat cu evidenţa, păstrarea
şi actualizarea acestora;
13 - arhivarea deciziei. - în momentul emiterii unei noi decizii,
formularul iniţial va fi predat spre arhivare;
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
îmbunătăţire a cunoaşterii legislaţiei activităţii privind casarea valorilor materiale;
Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind decontarea casarea valorilor
materiale
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
39
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii:
Matricea responsabilităţilor I:
Nr.
Crt.
Compartimentul
(postul)/acţiunea
(operaţiunea)
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1 întocmirea referatului şi
luarea la cunoştinţă
despre unele acte
normative;
E
2 înregistrarea referatelor
la secretariatul
instituţiei publice;
E
3 aprobarea referatelor de
conducătorul instituţiei
publice;
A
4 stabilirea temeiului
legal ce impune
emiterea deciziei;
E
5 stabilirea persoanei, a
persoanelor sau a
comisiilor însărcinate să
ducă la îndeplinire
prevederile deciziei;
E
6 întocmirea deciziei
propriu-zise;
E
7 vizarea deciziei de
compartimentul de
specialitate;
V
8 înregistrarea în registrul
special a deciziei
întocmite;
E
9 semnarea deciziei, de
conducătorul instituţiei
publice;
A
10 înmânarea deciziei către
persoanele însărcinate
să ducă la îndeplinire
prevederile acesteia;
E
11 semnarea de primire şi
luare la cunoştinţă a
deciziei;
E
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
40
12 predarea unui exemplar
persoanei desemnate să
gestioneze şi să
actualizeze deciziile
emise;
E
13 arhivarea deciziei. AH
Matricea responsabilităţilor II:
Nr.
Crt.
Compartimentul
(postul)/acţiunea
(operaţiunea)
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XI
V
X
V
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1
6
1 întocmirea proceselor
verbale de constatare
şi luarea la cunoştinţă
despre unele acte
normative;
E
2 înregistrarea
proceselor verbale la
secretariatul instituţiei
publice;
E
3 semnarea proceselor
verbale de comisii;
E
4 predarea proceselor
verbale de constatare,
conducătorului
instituţiei publice;
E
5 conducătorul
instituţiei publice, în
termenele prevăzute
de dispoziţiile legale
decide;
A
6 stabilirea temeiului
legal ce impune
emiterea deciziei;
E
7 stabilirea persoanei, a
persoanelor sau a
comisiilor însărcinate
să ducă la îndeplinire
prevederile deciziei;
E
8 întocmirea deciziei
propriu-zise;
E
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
41
9 înregistrarea în
registrul special a
deciziei întocmite;
E
10 semnarea deciziei, de
conducătorul
instituţiei publice;
AP
11 înmânarea deciziei
către persoanele
însărcinate să ducă la
îndeplinire
prevederile acesteia;
E
12 semnarea de primire şi
luare la cunoştinţă a
deciziei;
E
13 predarea unui
exemplar persoanei
desemnate să
gestioneze şi să
actualizeze deciziile
emise;
E
14 arhivarea deciziei. A
H
Responsabilul de proces – Directorul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului
- elaborează, aprobă, difuzează, modifică, retrage, aplică procedura;
- impune aplicarea procedurii;
- asigură resurse pentru aplicarea procedurii;
- aproba referatele;
- stabileşte împreună cu compartimentele de specialitate temeiul legal ce impune emiterea
deciziei
- semnează deciziile.
Secretarul
-aplică procedura
Compartimentele de specialitate
- Elaboreaza referate pentru decizii
- Întocmirea, redactarea deciziei
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
42
10. Anexe, înregistrări, arhivări:
Nr.
Anexă
Denumire
anexă
Elaborator Aprobat NR.
Ex.
Difu-
zare
Arhivare Alte
el.
Loc. Per.
1 Circuitul
documentelor
Financiar
contabil
Director 1 Perso-
nal
Secret Perm.
2 Lista inventar Comisia de
inventariere
Director 1 Gesti-
onar
Secret 3 ani
3 Bugetul Financiar
contabil
Director şi
OPC
1 Perso-
nal
Secret 3 ani
4 Statul de funcţii Resurse umane Director si
ISJ
1 Perso-
nal
Secret
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ELABORAREA
DECIZIILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 11
Pagina din 20
Exemplar nr.:
43
11. Cuprins:
Nr. componentei în
cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
Coperta
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4 Scopul procedurii operaţionale
5 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale )
7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale
8 Descrierea procedurii operaţionale
9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10 Anexe, înregistrări, arhivări
11 Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
44
PROCEDURA OPERATIONALA
MODUL DE COMPLETARE A REGISTRULUI MATRICOL
P.O. Scr. 12
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
45
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria
Secretar Șef 08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria
Secretar Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru
Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
46
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau reviziei
editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
47
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Informare/
Aplicare
1 Personal
Didactic
Diriginti 08.12.2017
3.3 Informare 1 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.4 Aprobare 2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.5 Verificare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.6 Arhivare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
48
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Procedura stabileşte modul de realizare a activitatii, compartimentele şi persoanele
implicate in completarea corecta si in termen a situatiei scolare a elevilor la sfarsitul anului
scolar si dupa sesiunea examenelor de corigenta, din cadrul unitatii de invatamant;
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care
il inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control,
iar pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un
real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru
directorul unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii Școlii
Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
49
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea activitătii la care se referă procedura operationala
- completarea registrelor matricole cu situaţia şcolară a elevilor.
5.2-Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate
- toate etapele ce vor fi parcurse privind vericifarea încheierii corecte a situaţiei şcolare
în cataloagele claselor (note medii semestriale, media anuală) informaţiile cerute prin identitatea
elevilor trecuţi în cataloage şi registrele matricole,
5.3.-Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*secretariat
*diriginţi
*toate cadrele didactice
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*secretariat
*conducere
5.4-Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale
activităţii procedurale, listarea compartimentelor implicate în procesul activitaţii.
a)activitatea depinde de furnizarea datelor:
* secretariat
*diriginţi
b)de această activitate depind compartimentele:
*secretariat
*diriginţi
*conducere
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
50
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
6.1. Reglementări internaţionale
-
6.2. Legislaţie primară
*Ordin nr.3502/03.03.2005 pentru aprobarea Regulamentului privind actele de studii şi
documentele şcolare din învăţamăntul preuniversitar;
*Regulamentul privind actele de studii şi documentele şcolare din învatamântul
preuniversitar(publ.în MO nr.342/22.04.2005);
*Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţamănt preuniversitar
referitor la actele de studii;
*Legea nr.1/2011 - Legea educaţiei naţionale cu modificările și completările ulterioare;
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
- Circuitul documentelor;
- Regulamentul intern al Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
- Alte acte normative.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
51
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
52
LI Legea Invatamantului
CNP Codul Numeric Persona;
RM Registru Matricol
CC Catalogul Clasei
FM Foaie Matricola
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
53
8. Descrierea procedurii operaţionale
a) documente utilizate :
1. Registrul matricol
2. Cataloagele pentru formaţiunile de studiu constituite pentru anul şcolar în curs;
3. Situaţiile şcolare primite s-au expediate în timpul anului şcolar privind mişcarea elevilor şi
situaţia lor la învăţătură(foile matricole);
4. Copiile certificatelor de naştere ale elevilor
b)Conţinutul şi rolul documentelor
1.Registrul matricol
a)serveşte ca document obligatoriu pentru evidenţa situaţiei şcolare a tuturor elevilor
unităţii de învăţamânt;
b) se gestionează de compartimentul secretariat
c)se arhivează de către compartimentul secretariat din cadrul instituţiei;
d)conţine minimum obligatoriu: denumirea instituţiei, nivelul de învăţământ (după caz);în
interior se vor scrie obligatoriu :numărul matricol/ nr.volulmului matricol, numele iniţiala tatălui
,prenumele elevului , data şi locul naşterii, numele şi prenumele părinţilor,CNP (codul numeric
personal),menţiuni privind transferurile elevului, data efectuării , unitarea şcoalră la/de la care se
transferă, data , situaţia şcolară pe fiecare an de studiu şi pe fiecare disciplină cu menţiunea unităţii
şcolare unde a fost înmatriculat elevul, semnătura prof. diriginte, secretarului, directorului,
stampila rotundă a unităţii; se completează cu situaţia la învăţătură la sfârşitul fiecărui an şcolar
(iunie) şi după examenele de corigenţa(septembrie);
e) după completare devine document şcolar cu regim special.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
54
2.Cataloagele formaţiunilor de studiu (claselor)
a) documente de bază şi servesc la înscrierea situaţiei şcolare a elevilorde către personalul
didactic al unitătii, pe parcursul anului şcolar (toate notele , la toate disciplinele, medii
semestriale,menţiuni privind mişcarea elevilor (plecat la, venit de la ), la elaborarea unei statistici
privind situaţia la învăţatură a elevilor la sf.semestrelor, anului şcolar.
b) circula : cadre didactice, director, secretar
c) se arhivează de către comparimentul secretariat, pe baza unui proces verbal de predare
primire tipizat, întocmit la sfârşitul fiecărui catalog de către profesorul diriginte sub semnatura
acestuia, a directorului şi secretarului.
3.Foile matricole
a)documente tipizate care conţin situaţia şcolară a elevilor şi folosite în următoarele situaţii
: miscarea elevilor la / de la unitaţile şcolare, pe parcursul anului şcolar şi sunt formate din două
părţi distincte :
1.date de identificare a unităţii şcolare, a elevului: numele, iniţala tatălui, prenumele
elevului, CNP, data şi locul naşterii, numele şi prenumele părinţilor, domiciliul elevului/părinţilor,
unitatea şcolară de unde vine/pleacă elevul, anii de studiu/unitate şcolară
2.siţuaţia scolară a elevului (conţine mediile la toate disciplinele pe fiecare an de
studiu);când transferul are loc în timpul unui semestru în dreptul obiectului respectiv se scriu 4
notele obţinute, folosindu-se formula din catalog ex:10/25x, semnătura directorului şi secretarului;
b)circulă: între unităţile şcolare, se eliberează la cererea persoanelor în cauză;
c) se arhivează de către compatimentul secretariat
Resurse materiale
–cf.listei de inventar
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
55
Resurse umane
-cf.recensământului elevilor, dinamicii populaţiei şcolare
Planificarea operaţiunilor:
-procurarea RM
-înregistrarea în evidenţa uniţăţii
-numerotarea volumului 1,2,3 …sau I,II,III…..
-numerotarea filelor ( nr.filei este nr.matricol al elevului)
-întocmirea procesului verbal pe ultima filă a RM
-înscrierea elevilor
-consemnarea situaţiei la învăţatură pentru fiecare elev în parte
-desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu RM
-desemnarea prin decizie a Comisiei care răspunde de completarea RM
IDENTIFICAREA RISCURILOR- RESURSE UMANE
OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
1 2
1.Procurarea RM Inexistenţa RM în cadrul înstituţiei
2.Inregistrarea în unitate, ca volume
1,2,3 sau I,II,III şi numerotarea filelor
Omiterea înregistrării şi numerotării
3.Intocmirea provesului verbal pe
ultima filă RM
Neîntocmirea procesului verbal
4. Stabilirea a prin decizie a persoanei
responsabile cu gestionarea RM
(secretarul şcolii)
Nedesemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu
RM
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
56
5,Desemnarea prin decizie a Comisiei
responsabile cu completarea , alături de
persoana desemnată a situaţiei şcolare
în RM
Neemiterea deciziei
6.Verificarea de către conducătorul
unităţii şcolare a modului de
completare a RM, aplicarea stampilei
Neverificarea şi neaplicarea ştampilei pe filele RM
7.Verificarea de către conducătorul
unităţii prin sondaj , a veridicitătii
situaţiei şcolare consemnate în
RM(cataloage, foi matricole)
Neefectuarea verificărilor
Derularea operaţiunilor activităţii
OBIECTE AUDITABILE Operaţiuni desfăşurate
1 2
1.Procurarea RM Achiziţionarea RM tipizat pt.fiecare nivel de
învăţământ unde este cazul
2.Inregistrarea în unitate ca vol.1,2,3
sau ImII,III, numerotarea filelor
Înregistrarea şi numerotarea filelor
3.Intocmirea procesului verbal pe
ultima filă
Întocmirea procesului verbal
4.Desemnarea prin decizie a persoanei
responsabile cu gestionarea RM
Se emite decizie din partea conducătorului unitatii şi
înmănată persoanei în cauză
5.Desemnarea prin decizie a Comisiei
responsabile cu completarea alături de
Se emite o decizie privind comisia responsabilă de
completarea RM împreună cu persoana desemnată
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
57
persoana stabilită , a situaţiei şcolare în
RM
6.Verificarea de către conducătorul
unităţii a modului de completare a RM
şi a veridicităţii datelor înscrise
Se verifică de catre conducătorul unităţii modul de
completare a RM şi a veridicitătii datelor înscrise(
cataloge, foi matricole)
7.Semnarea filelor RM Semnarea filelor RM după consemnarea situaţiei
şcolare de către :diriginte, învăţător, secretar, director
Valorificarea rezultatelor activităţii
*îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei privind completarea RM
*cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind gestionarea si completarea RM
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
58
9. Responsabilitati
1.Directorul unitătii de învăţamânt :
*verifică modul de completare a RM, referitor la :
-corectitudinea datelor înscrise conforme cu cataloagele claselor şi FM primite, eliberate
în timpul anului şcolar, semnează pentru verificare, aplică ştampila unităţii
2. Diriginţii şi învăţătorii şcolii completează situaţia şcolară în RM
3.Secretarul -completează RM împreună cu diriginţii şi învăţătorii, după CC şi foile matricole
primite în timpul anului şcolar ,urmăreşte ca situaţia scolară să fie înceheiată corect în catalog,
face menţiunile necesare mişcării populaţiei şcolare sau a situaţiei de repetenţie.
-eliberează acte de studii (adeverinţe, diploma, certificate) pe baza înscrisurilor din RM
-răspunde de gestionarea RM;
4.COMISIA, verifică împreună cu directorul unităţii , modul de completare a situaţiei şcolare în
RM;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
59
10. ANEXE , ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI
Nr.
anexă
Denumire anexă Elaborator Aprobat Număr
exempl
Difuzare Arhivare Alte el.
Loc Per
1. Circuitul
documentelor
secretariat director 1 personal secretar
2. Evidenţa elevilor diriginţii director 1 Pers.did. secretar
3 Lista de inventar secretariat director 1 - secretar
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
60
11. CUPRINS
Numarulcomponentei
in cadrul procedurii
operationale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2. Situaţia ediţiilor si a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3. Lista cuprizând persoanele la care se difuzează ediţia sau, dupa, caz, revizia
din cadrul editiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6. Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale
9. Responsabilităţi si răspunderi în derularea activitătii
10. Anexe, înregistrări, arhivări(diagrama operatiunilor)
11. Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND MODUL DE
COMPLETARE A REGISTRULUI
MATRICOL
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 12
Pagina din 18
Exemplar nr.:
61
Anexa 1
10. DIAGRAMA OPERATIUNI LOR SI RESPONSABILITATILOR
REGISTRUL MATRICOL
PROCURARE VERIFICARE COMPLETARE GESTIONARE
Procurarea
RM(director)
Inregistrarea în
unitate –volum
numarul 1,2…
(secretarul)
Numerotarea
filelor
(secretarul)
Intocmirea PV
pe ultima filă
(secretarul)
Date de
identificare a
elevilor,locul şi
data naşterii
(secretarul)
Date de
identificare a
parintilor
(secretarul)
Menţiuni
privind
repetenţia,
transferurile(se-
cretarul)
Consemnarea
situaţiei
şcolare(învăţator
diriginţi,secret
1.Verificarea
corectitudinii
situaţiei scolare
consemnate în
RM (Comisia)
2.Verificarea prin
sondaj a
documentelor pe
baza cărora s-a
facut
consemnarea(CC
şi FM(director)
1.Aplicarea
semnăturilor
pentru asumarea
înscrierilor(învăta-
tori,
diriginţi,secretar
2.Semnătura
directorului şi
stampila
Evidenţa
completării RM
(secretarul)
2.Evidenţa
volumelor
RM(secretarul)
Arhivarea RM
(secretarul)
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
62
PROCEDURA OPERATIONALA
EVIDENTA DOSARELOR PERSONALE
P.O. Scr. 13
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
63
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru
Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
64
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau reviziei
editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
65
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia
din cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Informare 1 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.3 Aprobare 2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.4 Verificare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.5 Arhivare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
66
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Procedura stabileşte modul de realizare a evidentei dosarelor personale, compartimentele
şi persoanele implicate, din cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
Prin dosarele personale se evidentiaza intreaga cariera a PERSONALULUI Școlii
Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului.
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care
il inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control,
iar pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un
real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru
directorul unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii Școlii
Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
67
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
- Modul de desfăşurare a evidentei dosarelor personale la nivelul unitatii de invatamant;
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de
activităţi desfăşurate de entitatea publică;
- Operaţiunea se desfăşoară în cadrul activităţi de secretariat cu colaborarea
compartimentelor din cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
- Procedura se aplica tuturor angajatilor ai Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului,
precum si intregului personal contractual, indiferent de compartimentul din care fac parte.
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata – evidenta dosarelor personale
5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitati procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
-compartimentele furnizoare de date sunt: compartimentul secretariat;
-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: toti angajatii Școlii Gimnaziale
”Aurel Decei” Gura Râului, precum si intregul personal contractual, indiferent de
compartimentul din care fac parte.
- compartimentele implicate sunt: secretariat.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
68
6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii
procedurate
6.1. Reglementari Internationale
6.2. Legislatia primara
- Legea 12/2015 pentru modificarea si completarea Legii nr. 53/2003 - Codul muncii;
- Legea nr. 128 / 1997 - Statutul personalului didactic cu modificările si completările
ulterioare
6.3. Legislatia secundara
- HG 37/2013 pentru modificarea si completarea Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind
intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor.
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale institutiei
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si functionare;
- Fisele posturilor;
- Decizia ordonatorului de credite al Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
69
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie
urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizariiactivitatii, cu privire
la aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei
proceduri operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie
asemenea, dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii
operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
70
AP Administrator Patrimoniu
ISJ Inspectoratul scolar judetean
COR Clasificarea Ocupatiilor in Romania
PC Personal Contractual
DP Dosar Profesional
CM Carnet de Munca
RGES Registrul General de Evidenta al Salariatilor
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
71
8. Descrierea procedurii operationale
8.1. Generalitati
In cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului se intocmesc, se gestioneaza si se
actualizeaza ori de cate ori este nevoie Dosarele Profesionale ala angajatilor.
PROPRIETARUL PROCESULUI: Biroul SECRETARIAT
PROCES AMONTE: Procesele de angajare/promovare in functie a personalului
PROCES AVAL: Procese de promovare in functie/Elaborarea Statelor de
functiuni/Elaborarea Fiselor de Post
ACTIVITATI IN PROCES
La angajarea cu contract sau numirea in functie publica a unei persoane este necesara
intocmirea Dosarului Profesional al persoanei in cauza.
Intocmirea Dosarului Profesional se face la inceperea raporturilor de munca.
Ori de cate ori apar modificari in pregatirea scolara a acestuia, starea civila, statutul
profesional al angajatului (schimbari ale locului de munca, noi abilitati profesionale
atestate, promovari/retrogradari in functie, cresteri/scaderi in grad sau treapta de salarizare,
aparitia/disparitia unor sporuri sau alte drepturi, stimulente/penalitati) sau privitor la
activitate in munca a angajatului care necesita operarea in Carnetul de Munca a acestor
modificari, este necesara actualizarea DP.
In DP al unui angajat, pe langa Fisa Postului, se adauga toate documentele legal valabile
care atesta modificarile din statutul persoanei in cauza, determinand necesitatea
consemnarii acestora in Carnetul de Munca.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
72
Datele cu caracter personal cuprinse în dosarul profesional sunt:
a) numele, prenumele şi, după caz, numele deţinut anterior;
b) data şi locul naşterii;
c) codul numeric personal;
d) adresa de domiciliu şi, după caz, reşedinţa;
e) numărul de telefon personal şi, după caz, de serviciu;
f) numele, prenumele şi numărul de telefon ale persoanei de contact, pentru situaţii de
urgenţă, în situaţia în care se consideră necesar;
g) numele şi prenumele soţului/soţiei, precum şi numele, prenumele şi data naşterii
copiilor minori;
h) situaţia serviciului militar, dacă este cazul.
Datele cu caracter profesional cuprinse în dosarul profesional se referă la:
a) pregătirea profesională;
b) experienţa în muncă;
c) activitatea desfăşurată în cadrul autorităţii ;
d) situaţia disciplinară;
e) activitatea desfăşurată în afara autorităţii .
Dosarul profesional cuprinde în mod obligatoriu:
a) copie de pe cartea de identitate sau buletin;
b) copii de pe actele de stare civilă;
c) copie de pe livretul militar, dacă este cazul;
d) adeverinţa medicală care să ateste o stare de sănătate corespunzătoare exercitării
funcţiei;
e) copii de pe actele de studii;
f) copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfecţionare;
g) copie de pe carnetul de muncă şi/sau copie de pe fila din registrul general de evidenţă a
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
73
salariaţilor ;
h) recomandări de la locurile de muncă anterioare;
i) cazierul administrativ, dacă este cazul;
j) cazierul judiciar;
k) fişa postului;
l) actul administrativ prin care a fost modificat raportul de serviciu;
m) cererile de suspendare a raportului de serviciu, actul administrativ de
aprobare/constatare a suspendării, actul administrativ prin care se dispune reluarea
activităţii;
n) actele administrative care atestă modificările salariale;
o) actele administrative de desemnare în comisii, colective de lucru mixte;
p) actul administrativ prin care se stabileşte participarea la activităţi în cadrul unor
proiecte/programe;
r) actul administrativ de încetare a raportului de serviciu;
s) raportul de evaluare pentru ultimii 5 ani;
In DP se adauga si un opis cuprinzand si o sinteza a datelor din documentelor incluse in
DP.
DP al PC cuprinde cel puţin: actele necesare angajării, contractul individual de munca,
actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea
contractelor individuale de munca, precum şi orice alte documente care certifica
legalitatea şi corectitudinea completării în RGES.
In condiţiile legii, acces la datele cu caracter personal şi profesional înscrise în DP are
dreptul PC in cauza precum si urmatorii in prezenta acestuia sau dupa notificarea
prealabila a acestuia, în prezenţa persoanei care are atribuţii cu privire la evidenţa
personalului, dupa solicitarea în scris şi motivata, eventual sim privind o certificare a
datelor cuprinse în acesta, următoarele persoane şi autorităţi sau instituţii publice:
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
74
a) conducătorul autorităţii sau instituţiei publice;
b) persoanele împuternicite ale unor autorităţi sau instituţii publice cu atribuţii de control;
c) preşedintele şi/sau membrii comisiei de disciplină;
d) consilierii juridici din cadrul autorităţii sau instituţiei publice în care îşi desfăşoară
activitatea salariatul titular al dosarului profesional, în situaţia în care autoritatea sau
instituţia publică este parte într-un proces cu acesta, iar datele prezentate sunt relevante
pentru soluţionarea cauzei;
f) instanţele judecătoreşti şi organele de cercetare penală.
Datele cuprinse în dosarul profesional sau în registru pot fi rectificate sau completate în
următoarele situaţii:
a) la solicitarea scrisă şi motivată a funcţionarului;
b) la solicitarea scrisă şi motivată a conducătorului biroului secretariat, după caz, a
persoanei care are atribuţii cu privire la evidenţa personalului, prevăzute în fişa postului,
cu aprobarea conducătorului instituţiei şi cu înştiinţarea salariatului în cauză;
c) pe baza hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile.
De asemeni datele din DP ale PC trebuie trecute in RGES conform Procedurii specifice.
În vederea păstrării dosarelor profesionale şi a registrului în bune condiţii, conducătorii
instituţiilor sunt obligaţi să ia măsuri pentru organizarea în mod special a locului unde se
păstrează aceste documente. Locul trebuie să îndeplinească condiţiile necesare pentru
păstrarea corespunzătoare, în condiţii de siguranţă.
În cazurile de transfer sau de încetare a raporturilor de serviciu, autoritatea sau instituţia
publică va păstra o copie dupa Nota de lichidare si dispozitia de incetare a raporturilor de
serviciu.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
75
La solicitarea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat sa îi elibereze copii, certificate
de reprezentantul legal al acestuia sau de persoana imputernicita de angajator pentru
conformitate cu originalul, ale documentelor existente în DP, ale paginii/paginilor din
RGES, care cuprinde/cuprind înscrierile referitoare la persoana sa şi/sau un document
care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, vechimea în munca, în meserie şi în
specialitate, astfel cum rezulta din RGES şi din DP.
DP al PC se arhiveaza la incetarea raporturilor de serviciu
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
76
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr.
crt.
Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva
1 Secretar E Ah
2 Secretar V
3 Director Ap
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
77
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Cod
formular
Denumirea
anexei
1 2
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVIDENTA DOSARELOR
PERSONALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 13
Pagina din 17
Exemplar nr.:
78
11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
procedurii
operationale
Denumirea componentei in cadrul procedurii operationale Pag
0 Coperta
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei
in cadrul editiei procedurii operationale
2 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
3 Lista persoanelor la care se difuzeaza editia
4 Scopul procedurii operationale
5 Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6 Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
7 Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
8 Descrierea procedurii operationale
9 Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10 Anexe, inregistrari, arhivari
11 Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
79
PROCEDURA OPERATIONALA
ACORDAREA BURSELOR SI A AJUTOARELOR SOCIALE
P.O. Scr. 14
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
80
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru
Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
81
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau reviziei
editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
82
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
Informare/
Aplicare
1 Contabili
tate
Administrator
Financiar
Ec. Babă Ileana 08.12.2017
3.2 Informare 1 Comisie
acordare
burse
Membri
comisie
acordare burse
08.12.2017
3.3 Informare 1 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.4 Aprobare 2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.5 Verificare 1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.6 Arhivare 1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
83
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Procedura stabileşte modul de realizare a activitatii, compartimentele şi persoanele
implicate in intocmirea Statelor de burse si alte ajutoare sociale, avandu-se in vedere
informarea continua cu privire la legislatie, la majorarea cuantumului bursei, la
modificarile care intervin, din cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului; Se are
in vedere informarea permanenta a elevilor, parintilor, invatatorilor si dirigintilor cu privire
la conditiile de acordare a burselor.
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care
il inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control,
iar pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un
real sprijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru
directorul unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
84
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea activitătii la care se referă procedura operationala
- intocmirea Statelor de burse si alte ajutoare sociale.
5.2-Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate
- toate etapele vor fi parcurse privind verificarea si documentarea modului in care se
acorda bursele si ajutoarele sociale;
Procedura se aplica de catre compartimentul secretariat, directiune si mebrii Comisiei
pentru acordarea burselor si ai comisiilor pentru alte ajutoare sociale, nominalizati prin Decizii, de
catre directorul unitatii.
5.3.-Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*secretariat
*diriginţi
*toate cadrele didactice
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*secretariat
*conducere
5.4-Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale
activităţii procedurale, listarea compartimentelor implicate în procesul activitaţii.
a)activitatea depinde de furnizarea datelor:
* secretariat
*diriginţi
b)de această activitate depind compartimentele:
*secretariat
*diriginţi
*conducere
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
85
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
6.1. Reglementări internaţionale
-
6.2. Legislaţie primară
*Ordin nr.5576 din 7 octombrie 2011 privind aprobarea Criteriilor generale de acordare a
burselor elevilor din invatamantul preuniversitar de stat
*Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţamănt preuniversitar;
*Legea nr.1/2011 - Legea educaţiei naţionale cu modificările și completările ulterioare;
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
- Circuitul documentelor;
- Regulamentul intern al Unității;
- Alte acte normative.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
86
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
LI Legea Invatamantului
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
87
8. Descrierea procedurii operaţionale
1. Comisia, care se întruneşte semestrial (bursele se revizuiesc semestrial) în baza
documentelor legale (legi, ordonanţe, etc), calculează plafonul de acordare a burselor sociale,
întocmeşte documentaţia şi înştiinţează elevii, părinţii, învăţătorii şi diriginţii cu privire la
condiţiile care trebuiesc îndeplinite pentru a beneficia de acordarea bursei sociale şi termenul
limită pentru depunerea dosarelor.
2. Invatatorii si dirigintii prezinta parintilor conditiile, actele necesare si cuantumul pentru
acordarea burselor sociale. Indruma parintii pentru intocmirea dosarelor care vor fi depuse in
timpul stabilit de catre comisie.
3. Comisia pentru burse sociale analizează dosarele depuse în vederea acordării bursei
sociale şi întocmeşte situaţiile centralizatoare privind bursele şi ajutoarele sociale care se
acordă de către şcoală.
4. Secretarul şef întocmeşte statele de plată pentru plata burselor sociale.
Plata în numerar
1. Beneficiarii burselor şi ajutoarelor sociale semnează situaţiile centralizatoare, în
momentul efectuării plăţilor. Beneficiarii burselor şi ajutoarelor sociale au obligaţia de a
ridica în decurs de 3 zile lucrătoare sumele de bani care le revin, de la caseria unităţii.
2. Statele de burse semnate se predau de către secretarul cu atribuţii de casier, la contabilitate.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
88
9. Responsabilităţi:
1. Comisia de burse constituită prin decizie internă, abrobată de directorul Școlii
Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului răspunde de întocmirea documentaţiei pe
baza actelor normative, de analizarea dosarelor de bursă, întocmirea Procesului
Verbal, de întocmirea centralizatorului cu beneficiarii bursei sociale.
2. Consiliul de administraţie aprobă listele cu elevii beneficiari ai burselor
3. Compartiment secretariat:
- secretarul şef întocmeşte statele de bursă (semestrial) pe baza centralizatorului cu
beneficiarii de burse sociale
- persoana cu atribuţii de casier efectuează plata în numerar, predând apoi statele de plată a
burselor la contabilitate.
4. Compartimentul contabilitate:
- Emite documentele de plata catre trezorerie pentru plata burselor sociale.
- Tine sub control contul privind cheltuielile cu bursele.
5. Direcţiunea
- Directorul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului verifică şi supune spre aprobare
în Consiliul de administraţie listele întocmite în urma analizării şi centralizării dosarelor de
către comisie.
- directorul unităţii aprobă statele de burse
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
89
Matricea responsabilităţilor
Notaţii: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acţiunii (conducere); E - execută;
V- verifică
Etapa Director
Comisia de
burse Secretar şef Beneficiar
1. Comisia, în baza documentelor legale (legi, ordonanţe,
etc), calculează plafonul de acordare a burselor sociale,
întocmeşte documentaţia şi înştiinţează elevii, părinţii,
învăţătorii şi diriginţii cu privire la condiţiile care trebuiesc
îndeplinite pentru a beneficia de acordarea bursei sociale şi
termenul limită pentru depunerea dosarelor.
V ; A; E
2. Comisia pentru burse sociale analizează dosarele depuse
în vederea acordării bursei sociale şi întocmeşte situaţiile
centralizatoare privind bursele şi ajutoarele sociale care se
acordă de către şcoală.
V ; A;
E
Secretarul şef întocmeşte statele de plată pentru plata
burselor sociale V ; A;
E
3. Secretara/casiera efectuează plata burselor şi ajutoarelor
sociale către beneficiari, conform situaţiilor centralizatoare
existente
E
C
4.Beneficiarii burselor şi ajutoarelor sociale semnează
situaţiile centralizatoare, în momentul efectuării plăţilor.
C E
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
90
10. Anexe , înregistrări, arhivări
Nr.
anexă
Denumire anexă Elaborator Aprobat Număr
exempl
Difuzare Arhivare Alte el.
Loc Per
1. Retragere
temporara a bursei
Secretariat Director 2
2.
3
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
91
11. Cuprins
Numarul componentei
in cadrul procedurii
operationale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz,
a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2. Situaţia ediţiilor si a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3. Lista cuprizând persoanele la care se difuzează ediţia sau, dupa, caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6. Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale
9. Responsabilităţi si răspunderi în derularea activitătii
10. Anexe, înregistrări, arhivări(diagrama operatiunilor)
11. Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
ACORDAREA BURSELOR SI A
AJUTOARELOR SOCIALE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 14
Pagina din 14
Exemplar nr.:
92
Nr………… din…………………
SANCTIUNE
Avand in vedere:
- Decizia directorului nr…….din ………… privind numirea invatatorilor si dirigintilor la
clasa
- Decizia I.S.J. nr ……. din ………………………. de numire in functia de director a
domnului/doamnei …………………………………………………
In temeiul:
- Legii Educatiei Nationale nr. 1/2011 cu modificarile si completarile ulterioare
- Regulamentului de Organizare si Functionare a Unitatilor din Invatamantul Preuniversitar
aprobat prin OMEC nr. 4985/2005 cu completarile ulterioare art. 118 alin. 2 lit. c) si art. 121
alin. 1-4
- Regulamentul de ordine interna a unitatii aprobat in sedinta CA din
…………………………..
INVATATORUL/DIRIGINTELE/CONSILIUL CLASEI/DIRECTORUL
Aplica sanctiune de RETRAGERE TEMPORARA A BURSEI
ELEVULUI …………………………………………
Pentru urmatoarele fapte:
-……
-…….
Sanctiunea este insotita de scaderea calificativului/mediei la purtare la calificativul de ……… /media
de…………
Sanctiunea se aplica pentru o perioada de …………………………….
Director, Secretar, Diriginte/Invatator
Data, Parinte/tutore,
Prezentul formular este intocmit in 2 (doua) exemplare, unul ramanand in secretariat si unul la
parinte/tutore legal.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
93
PROCEDURA OPERATIONALA
EVALUAREA PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
P.O. Scr. 15
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
94
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria
Secretar
Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru
Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
95
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau reviziei
editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
96
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Informare/
Aplicare
1 Contabilita
te
Administrator
Financiar
Ec. Babă Ileana
08.12.2017
3.3 Informare/
Aplicare
2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.4 Verificare 1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.5 Arhivare 1 Secretariat Secretar Șef Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
97
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Evaluarea performantelor este un proces complex, care trebuie inteles cel putin din doua
perspective majore:
• este un proces de motivare si dezvoltare a membrilor organizatiei;
• este o reflectare a culturii organizationale.
Evaluarea performantelor profesionale individuale se bazeaza pe aprecierea in mod
sistematic si obiectiv a randamentului, a calitatii muncii, a comportamentului, a initiativei, a
eficientei si creativitatii, pentru fiecare salariat si are ca obiectiv principal asigurarea unui sistem
motivational, care sa determine cresterea performantelor profesionale individuale, in vederea
promovarii in gradele ori treptele profesionale imediat superioare.
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul
ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste
pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in
luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
98
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
Procedura se aplica personalului didactic si didactic auxiliar al Școlii Gimnaziale ”Aurel
Decei” Gura Râului, indiferent de compartiment sau de forma de angajare.
Întocmirea fiselor de evaluare este facuta de sefii de compartiment, si aprobate de directorul
unitatii.
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publică;
- Operaţiunea se desfăşoară în cadrul activităţi de secretariat cu colaborarea compartimentelor din
cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
5.3. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitati
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
-compartimentele furnizoare de date sunt: Didactic si didactic auxiliar;
- compartimentele implicate sunt: secretariat.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
99
6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
6.1. Reglementari Internationale
6.2. Legislatia primara
- Legea 12/2015 pentru modificarea si completarea Legii nr. 53/2003 - Codul muncii;
- Ordin nr. 3597/18.06.2014 pentru modificarea și completarea Metodologiei de evaluare anuală a
activității personalului didactic și didactic auxiliar, aprobată prin Ordinul ministrului educației,
cercetării, tineretului și sportului nr. 6143/2011
6.3. Legislatia secundara
-
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si functionare;
- Fisele posturilor;
- Decizia ordonatorului de credite al Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
100
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizariiactivitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
Fişa de evaluare (FE) – formular tipizat destinat evaluării performanţei fiecărui salariat din
categoria didactic auxiliar, nedidactic pe bază de criterii şi indicatori unitari.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
101
AF Administrator Financiar
ISJ Inspectoratul scolar judetean
COR Clasificarea Ocupatiilor in Romania
PC Personal Contractual
CM Carnet de Munca
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
102
8. Descrierea procedurii operationale
8.1. Generalitati
Activitatea profesionala se apreciaza anual, ca urmare a evaluarii performantelor profesionale
individuale, prin acordarea unuia dintre calificativele: „foarte bine”, „bine”, „satisfacator” sau
„nesatisfacator”.
Perioada de evaluare este cuprinsa intre 1.09.X – 31.08.X+1.
Evaluarea activităţii personalului didactic şi personalului didactic auxiliar din cadrul unitatii se
realizează în următoarele etape:
a) Autoevaluarea activităţii realizată de fiecare angajat pe baza fişei de autoevaluare/evaluare
şi a raportului de autoevaluare justificativ pentru punctajul acordat în fişa de autoevaluare.
b) Evaluarea activităţii personalului didactic/didactic auxiliar este realizată la nivelul comisiei
metodice sau al compartimentului funcţional prin evaluare obiectivă - punctaj acordat de către toţi
membrii comisiei pentru fiecare persoană evaluată.
c) Evaluarea finală a activităţii personalului didactic/didactic auxiliar se face în cadrul
Consiliului de administraţie al unităţii/ instituţiei de învăţământ.
8.2. Domeniile şi criteriile de evaluare anuală a activităţii personalului didactic şi didactic
auxiliar
Activitatea desfăşurată pe parcursul anului şcolar de către personalul didactic şi didactic auxiliar,
prezentată în raportul de autoevaluare, se evaluează pe baza fişei cadru de autoevaluare/evaluare,
anexă a prezentei proceduri, ţinându-se seama de următoarele domenii și criterii de performanță
care trebuie îndeplinite de fiecare cadru didactic/didactic auxiliar, în perioada pentru care se face
evaluarea.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
103
Pentru evaluarea personalului didactic se au în vedere următoarele domenii de evaluare şi criterii
de performanţă:
a) Domeniul Proiectarea activității, cu următoarele criterii de performanţă:
1. Respectarea programei şcolare şi a normelor de elaborare a documentelor de proiectare;
2. Implicarea în activităţile de proiectare a ofertei educaţionale la nivelul unităţii;
3. Folosirea TIC în activitatea de proiectare;
4. Proiectarea unor activităţi extracurriculare corelate cu obiectivele curriculare, nevoile şi
interesele educabililor, planul managerial al unităţii.
b) Domeniul Realizarea activităților didactice, cu următoarele criterii de performanţă:
1. Utilizarea unor strategii didactice care asigură caracterul aplicativ al învăţării şi formarea
competenţelor specifice;
2. Utilizarea eficientă a resurselor materiale din unitatea de învăţământ în vederea optimizării
activităţilor didactice, inclusiv utilizarea Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţionale (TIC);
3. Diseminarea, evaluarea şi valorizarea activităţilor;
4. Organizarea şi desfăşurarea activităţilor extracurriculare, participarea la acţiuni de voluntariat;
5. Formarea deprinderilor de studiu individual şi în echipă în vederea formării/dezvoltării
competenţei de ,,a învăţa să înveţi”.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
104
c) Domeniul Evaluarea rezultatelor învățării, cu următoarele criterii de performanţă:
1. Asigurarea transparenţei criteriilor, a procedurilor de evaluare şi a rezultatelor activităţilor de
evaluare;
2. Aplicarea testelor predictive, interpretarea şi comunicarea rezultatelor;
3. Utilizarea diverselor instrumente de evaluare, inclusiv a celor din banca de instrumente de
evaluare unică;
4. Promovarea autoevaluării şi interevaluării;
5. Evaluarea satisfacţiei beneficiarilor educaţionali;
6. Coordonarea elaborării portofoliului educaţional ca element central al evaluării învăţării.
d) Domeniul Managementul clasei de elevi, cu următoarele criterii de performanţă:
1. Stabilirea unui cadru adecvat (reguli de conduită, atitudini, ambient) pentru desfăşurarea
activităţilor în conformitate cu particularităţile clasei de elevi;
2. Monitorizarea comportamentului elevilor şi gestionarea situaţiilor conflictuale;
3. Cunoaşterea, consilierea şi tratarea diferenţiată a elevilor;
4. Motivarea elevilor prin valorizarea exemplelor de bună practică.
e) Domeniul Managementul carierei și al dezvoltării personale, cu următoarele criterii de
performanţă:
1. Participarea şi valorificarea competenţelor ştiinţifice, metodice dobândite prin participarea la
programele de formare/perfecţionare;
2. Implicarea în organizarea activităţilor metodice la nivelul comisiei/catedrei/responsabil;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
105
3. Realizarea/actualizarea portofoliului şi dosarului personal;
4. Dezvoltarea capacităţii de comunicare şi relaţionare în interiorul şi în afara unităţii (cu elevii,
personalul şcolii, echipa managerială şi în cadrul comunităţii);
5. Manifestarea atitudinii morale şi civice (limbaj, ţinută, respect, comportament), respectarea şi
promovarea deontologiei profesionale.
f) Domeniul Contribuția la dezvoltarea instituțională și promovarea unității școlare, cu
următoarele criterii de performanţă:
1. Dezvoltarea de parteneriate şi proiecte educaţionale în vederea dezvoltării instituţionale;
2. Promovarea ofertei educaţionale;
3. Promovarea imaginii şcolii în comunitate prin rezultatele elevilor la olimpiade, concursuri,
competiţii;
4. Realizarea/participarea la programe/activităţi de prevenire şi combatere a violenţei şi
comportamentelor nesănătoase în mediul şcolar;
5. Respectarea normelor, procedurilor de sănătate şi securitate a muncii şi de PSI şi ISU pentru
toate tipurile de activităţi desfăşurate în cadrul unităţii de învăţământ precum şi a sarcinilor
suplimentare;
6. Implicarea activă în crearea unei culturi a calităţii la nivelul organizaţiei.
Pentru personalul didactic auxiliar se au în vedere domenii de evaluare și criterii de performanță
specifice categoriilor de personal auxiliar, conform anexelor prezentei proceduri.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
106
8.3. Procedura de evaluare anuală a personalului didactic şi didactic auxiliar
Cadrul didactic/didactic auxiliar are obligaţia să îşi completeze fişa de autoevaluare a
activităţii desfăşurate şi să o depună, împreună cu raportul de autoevaluare a activităţii, la
secretariatul unităţii, conform perioadei prevăzute în graficul din anexa 1 a prezentei proceduri.
La solicitarea Comisiilor metodice/compartimentelor funcţionale sau a Consiliului de
Administraţie, dacă este cazul, cadrele didactice /didactice auxiliare depun, ca anexe la raportul de
autoevaluare, documente justificative pentru punctajul acordat la autoevaluare, doar pentru
activităţile care nu s-au desfăşurat în şcoală şi nu există, ca obligație, la portofoliul personal.
Evaluarea activităţii cadrelor didactice se realizează în cadrul şedinţelor de comisie
metodică, pe specialităţi/arii curriculare conform graficului activităţilor de evaluare prevăzut în
anexa 1 a prezentei proceduri.
Evaluarea activităţii personalului didactic auxiliar se realizează în cadrul
şedinţelor/compartimentelor funcţionale în care acestea îşi desfăşoară activitatea, conform
graficului activităţilor de evaluare prevăzute în anexa 1.
Fiecare comisie metodică/compartiment completează rubrica de evaluare menţionată în
fişa de autoevaluare/evaluare pentru fiecare cadru didactic/didactic auxiliar ( în baza procesului
verbal încheiat ) şi înaintează fişele şi procesul verbal din cadrul şedinţei Consiliului de
Administraţie.
La solicitarea directorului unităţii de învăţământ se întruneşte Consiliul de Administraţie
al unităţii de învăţământ pentru acordarea punctajului final de evaluare pe baza fişei cadru de
evaluare a personalului didactic/didactic auxiliar.
Consiliul de Administraţie evaluează activitatea pe baza fișelor de autoevaluare/evaluare
şi acordă propriul punctaj de evaluare. Evaluarea finală se face în prezenţa cadrului
didactic/didactic auxiliar în cauză care argumentează, la solicitarea membrilor Consiliului de
Administraţie acordarea punctajului la autoevaluare.
Consiliul de Administraţie completează fişa de evaluare pentru fiecare cadru
didactic/didactic auxiliar şi stabileşte punctajul final de evaluare.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
107
Grila de punctaj pentru acordarea calificativelor anuale, în condiţiile prezentei
metodologii, este:
- de la 100 până la 85 de puncte, calificativul Foarte bine;
- de la 84,99 până la 71 de puncte, calificativul Bine;
- de la 70,99 până la 61 de puncte, calificativul Satisfăcător;
- sub 60,99 puncte, calificativul Nesatisfăcător.
În baza punctajului final acordat, Consiliul de Administraţie stabileşte calificativul anual
pentru fiecare angajat în parte.
Hotărârea Consiliului de Administraţie privind punctajul final şi calificativul anual al
cadrelor didactice/didactice auxiliare se adoptă conform prevederilor Art. 93 din Legea educaţiei
naţionale nr. 1/2011.
Calificativul anual şi punctajul corespunzător acordate de către Consiliului de
Administraţie sunt aduse la cunoştinţa fiecărui cadru didactic/didactic auxiliar în mod direct, dacă
acesta este prezent la ședința Consiliului de Administrație.
Cadrele didactice care nu au putut fi prezente la ședința Consiliului de Administrație au
obligația ca în termen de cel mult 3 zile lucrătoare să își ridice de la secretariatul unității școlare,
comunicarea scrisă cu punctajul și calificativul acordat.
8.4. Înregistrarea şi rezolvarea contestaţiilor
Cadrele didactice/didactice auxiliare au drept de contestaţie asupra
punctajului/calificativului acordat de Consiliul de Administraţie, în conformitate cu graficul
prevăzut în anexa1, parte integrantă a prezentei Metodologii.
Toate contestaţiile se înregistrează la secretariatul unităţii de învăţământ în 2 zile
lucrătoare de la expirarea termenului final de acordare și comunicare a calificativului.
Comisia de soluţionare a contestaţiilor este numită prin decizia directorului şi este formată
din 3-5 membri - cadre didactice din unitatea de învăţământ recunoscute pentru profesionalism şi
probitate morală, alese de Consiliul Profesoral – cu 2/3 din voturile valabil exprimate.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
108
Din comisie nu pot să facă parte persoanele care au depus contestație sau care au realizat
evaluarea în Consiliul de Administrație.
Contestaţiile înregistrate în termen legal se soluționează de către comisia de soluţionare a
contestaţiilor, menţionată la alin 1, în cel mult 3 zile lucrătoare de la expirarea termenului de
depunere.
Hotărârea comisiei de contestaţii este definitivă şi poate fi contestată la instanţa
competentă.
La solicitarea persoanei care a contestat punctajul și/sau calificativul acordat, la lucrările
comisiei de contestaţii participă şi reprezentantul organizaţiei sindicale din unitatea de învăţământ,
în calitate de observator, care are drept de acces la toate documentele şi poate solicita consemnarea
în procesul-verbal a propriilor observaţii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
109
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr.
crt.
Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva
1 Secretar Sef E Ah
2 Secretar Sef V
3 Director Ap
Evaluarea performantelor individuale trebuie facuta cu probitate, deontologie profesionala,
realism si obiectivitate de catre conducatorul ierarhic superior al persoanei evaluate si de catre
conducatorul institutiei.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
110
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Anexa 1 – Graficul/calendarul activităţilor de evaluare
Anexa 2 – Diagrama obiectivele evaluarii performantelor.
Anexa 3 – Diagrama procesului de evaluare.
Anexa 4 - Fişa cadru a postului - cadru didactic
Anexa 5 - Fișa cadru de autoevaluare/evaluare în vederea acordării calificativului
anual pentru cadrele didactice
Anexa 6 - Fisa cadru a postului secretar
Anexa 7 - Fisa cadru a postului administrator financiar (contabil)
Anexa 8 - Fișa cadru de autoevaluare/evaluare în vederea stabilirii calificativului
anual pentru funcția de secretar
Anexa 9 - Fișa cadru de autoevaluare/evaluare în vederea stabilirii calificativului
anual pentru funcția de administrator financiar (contabil)
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
111
11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
procedurii
operationale
Denumirea componentei in cadrul procedurii operationale Pag
0 Coperta
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei
in cadrul editiei procedurii operationale
2 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
3 Lista persoanelor la care se difuzeaza editia
4 Scopul procedurii operationale
5 Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6 Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
7 Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
8 Descrierea procedurii operationale
9 Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10 Anexe, inregistrari, arhivari
11 Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
112
Anexa 1 - Graficul/calendarul activităţilor de evaluare
TERMENE ACTIVITĂȚI
15 iunie – 15 august Depunerea fişei de autoevaluare/evaluare şi a
raportului justificativ la secretariatul unităţii
16 august - 28 august Evaluare în comisii/compartiment
Până la 31 august Evaluare în Consiliul de Administraţie
În termen de 3 zile lucrătoare de la data
ședinței CA de acordare a calificativelor
Ridicarea comunicării de la unitate către toate
cadrele didactice/didactic auxiliare
În termen de 2 zile lucrătoare de la expirarea
termenului final de acordare și comunicare a
calificativului prevăzut la art. 10, alin (2) din
prezenta Metodologie.
Depunerea contestaţiilor
În termen de 3 zile lucrătoare de la expirarea
termenului de depunere a contestațiilor
Soluționarea contestaţiilor și comunicarea în
scris a rezultatelor
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
113
ANEXA 2
Obiectivele evaluarii
performantelor
Recompensare
Dezvoltarea
angajatilor
Perfectionarea
selectiei
Imbunatatirea
performantei
Motivarea
angajatilor
Planificarea de
personal
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
114
ANEXA 3
Elaborarea
planului de
evaluare
Organizarea
evaluarii
preliminare
Informarea
angajatilor
Intocmirea
fiselor de
evaluare
Sintetizarea
rezultatelor.
Luarea
deciziilor.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
115
Anexa 4 - Fişa cadru a postului - cadru didactic
În temeiul Legii educaţiei naţionale nr. 1 / 2011, în temeiul contractului individual de
muncă înregistrat în Registrul de evidenţă a contractelor individuale de muncă cu numărul….., se
încheie astăzi,…..…., prezenta fişă a postului:
Numele si prenumele ......................................................
Specialitatea: .................................................................
Denumirea postului:……………
Decizia de numire: …
Incadrarea: titular / suplinitor / cadru didactic asociat
Număr de ore sarcini de serviciu: …..
Număr ore de predare: ....
Profesor diriginte la clasa: .........
Cerinţe:
- studii:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
- studii specifice postului...................................................................... ……………
- vechime.................................................................................................... ………..
- grad didactic.......................................................................................... ………….
Relaţii profesionale:
- ierarhice de subordonare: director; director adjunct; responsabil comisie metodica/catedra;
- de colaborare: cu personalul didactic, didactic auxiliar, personalul unităţii de învăţământ;
- de reprezentare a unităţii şcolare la activitati/concursuri/festivaluri etc. la care participa ca
delegat.
I. ATRIBUŢII SPECIFICE POSTULUI
1. PROIECTAREA ACTIVITĂŢII-ELEMENTE DE COMPETENŢĂ
1.1. Analizarea curriculumului şcolar.
1.2. Fundamentarea proiectării didactice pe achiziţiile anterioare ale elevilor.
1.3. Stabilirea strategiilor didactice optime.
1.4.Elaborarea documentelor de proiectare.
1.5. Proiectarea activităţilor/experienţelor de învăţare care presupun utilizarea resurselor
TIC .
1.6. Actualizarea documentelor de proiectare didactică
1.7. Proiectarea activităţii extracurriculare.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
116
2. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR DIDACTICE CURRICULARE
2.1. Organizarea şi dirijarea activităţilor de predare-învăţare.
2.2. Utilizarea materialelor didactice adecvate.
2.3. Integrarea şi utilizarea TIC.
2.4. Identificarea şi valorificarea posibilităţilor de învăţare ale elevilor.
2.5. Asigurarea formării competenţelor specifice disciplinei.
2.6. Elaborarea propunerilor şi a conţinuturilor curriculumului la decizia şcolii (CDŞ).
3. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR DIDACTICE EXTRACURRICULARE
3.1. Eficientizarea relaţiei profesor familie
3.2. Organizarea, corrdonarea sau/și implementarea activităţilor extracurriculare
3.3. Implicarea partenerilor educaţionali-realizarea de parteneriate
4. EVALUAREA REZULTATELOR ÎNVĂŢĂRII
4.1. Elaborarea instrumentelor de evaluare.
4.2. Administrarea instrumentelor de evaluare.
4.3. Aprecierea cantitativă şi calitativă a rezultatelor elevilor.
4.4 . Notarea, interpretarea şi comunicarea rezultatelor evaluării
4.5. Coordonarea şi completarea portofoliilor educaţionale al elevilor
5. MANAGEMENTUL CLASEI DE ELEVI
5.1. Organizarea, coordonarea şi monitorizarea colectivelor de elevi.
5.2. Elaborarea de norme specifice clasei la care predă sau/şi este diriginte.
5.3. Gestionarea situaţiilor conflictuale în relaţiile profesor-elevi, elevi-elevi, profesor-
familie.
5.4. Tratarea diferenţiată a elevilor, în funcţie de nevoile lor specifice.
5.5.Comunicarea profesor-elevi, utilizarea feedback-ului bidirecţional în comunicare.
6. MANAGEMENTUL CARIEREI ŞI AL DEZVOLTĂRII PERSONALE
6.1. Identificarea nevoilor proprii de dezvoltare
6.2. Participarea la activităţi metodice/stagii de formare / cursuri de perfecţionare /
grade didactice / manifestări ştiinţifice etc.
6.3. Aplicarea cunoştinţelor / abilităţilor / competenţelor dobândite.
7. CONTRIBUŢIA LA DEZVOLTAREA INSTITUŢIONALĂ ŞI PROMOVAREA IMAGINII
UNITĂŢII ŞCOLARE
7.1. Implicarea în realizarea ofertei educaţionale.
7.2. Promovarea ofertei educaţionale şi a sistemului de valori al unităţii de învăţământ la
nivelul comunităţii locale..
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
117
7.3. Facilitarea procesului de cunoaştere, înţelegere, însuşire şi respectare a regulilor
sociale
7.4. Participarea şi implicarea în procesul decizional în cadrul instituţiei şi la elaborarea şi
implementarea proiectului instituţional.
7.5. Iniţierea şi derularea proiectelor şi parteneriatelor.
In functie de nevoile specifice ale unitatii de învăţământ, salariatul este obligat să
îndeplineasca si alte sarcini repartizate de angajator, precum şi normele, procedurile de sănătate şi
securitate a muncii, de PSI şi ISU, în conditiile legii:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
________________________________________________
Atribuțiile funcției de diriginte, ale responsabilului de comisie/catedră şi ale altor comisii
funcţionale din şcoală sunt anexe ale prezentei fişe (dacă este cazul).
Răspunderea disciplinară:
Neîndeplinirea sarcinilor de serviciu sau îndeplinirea lor în mod necorespunzator atrage
după sine scăderea corespunzătoare a calificativului şi / sau sancţionarea disciplinară, conform
prevederilor legii.
Director, Lider de sindicat, (nume, semnătură, ştampilă) (nume, semnătură)
Semnătura titularului de luare la cunoştinţă:
.........................................
Data: ..................
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
118
Anexa 5 - Fișa cadru de autoevaluare/evaluare în vederea acordării calificativului anual pentru cadrele didactice Numărul fișei postului: ................................
Numele și prenumele cadrului didactic: ...................................................
Specialitatea: ............................................................................................
Perioada evaluată: ...................................................................................
Calificativul acordat: ...............................................................................
Domenii
ale evaluării
Criterii de performanță
Indicatori
de
performanță
Punctaj
maxim
Punctaj
acordat
Validare
consiliul
profesoral
Auto
evaluare Evaluare
comisie
Evaluare
consiliu
de
administ
raţie
1. Proiectarea
activității
1.1 Respectarea programei școlare, a normelor de
elaborare a documentelor de proiectare, precum și
adaptarea acesteia la particularitățile grupei/clasei.
1.2. Implicarea în activitățile de proiectare a ofertei
educaționale la nivelul unității.
1.3 Folosirea tehnologiei informării și comunicării
(TIC) în activitatea de proiectare.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
119
1.4 Proiectarea unor activități extracurriculare corelate
cu obiectivele curriculare, nevoile și interesele
educabililor, planul managerial al unității.
15
2. Realizarea
activităților didactice
2.1 Utilizarea unor strategii didactice care asigură
caracterul aplicativ al învățării și formarea
competențelor specifice.
2.2 Utilizarea eficientă a resurselor materiale din
unitatea de învățământ în vederea optimizării
activităților didactice-inclusiv a resurselor TIC.
2.3 Diseminarea, evaluarea și valorizarea activităților
realizate.
2.4 Organizarea și desfășurarea activităților
extracurriculare, participarea la acțiuni de voluntariat.
2.5 Formarea deprinderilor de studiu individual și în
echipă în vederea formării/dezvoltării competenței de
,,a învăța să înveți”.
25
3. Evaluarea
rezultatelor
învățării
3.1 Asigurarea transparenței criteriilor, a procedurilor
de evaluare și a rezultatelor activităților de evaluare.
3.2 Aplicarea testelor predictive, interpretarea și
comunicarea rezultatelor.
3.3 Utilizarea diverselor instrumente de evaluare,
inclusiv a celor din banca de instrumente de evaluare
unică.
3.4 Promovarea autoevaluării și interevaluării.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
120
3.5 Evaluarea satisfacției beneficiarilor educaționali.
3.6 Coordonarea elaborării portofoliului educațional ca
element central al evaluării rezultatelor învățării.
20
4. Managementul
clasei de elevi
4.1 Stabilirea unui cadru adecvat (reguli de conduită,
atitudini, ambient) pentru desfășurarea activităților în
conformitate cu particularitățile clasei de elevi.
4.2 Monitorizarea comportamentului elevilor și
gestionarea situațiilor conflictuale.
4.3 Cunoașterea, consilierea și tratarea diferențiată a
elevilor.
4.4 Motivarea elevilor prin valorizarea exemplelor de
bună practică.
12
5. Managementul
carierei și al
dezvoltării personale
5.1 Valorificarea competențelor științifice, didactice și
metodice dobândite prin participarea la programele de
formare continuă/perfecționare.
5.2 Implicarea în organizarea activităților metodice la
nivelul comisiei/catedrei/responsabilului.
5.3 Realizarea/actualizarea portofoliului profesional și
dosarului personal.
5.4 Dezvoltarea capacității de comunicare și relaționare
în interiorul și în afara unității (cu elevii, personalul
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
121
școlii, echipa managerială și cu beneficiarii din cadrul
comunității-familiile elevilor).
5.5. Manifestarea atitudinii morale şi civice (limbaj,
ţinută, respect, comportament), respectarea şi
promovarea deontologiei profesionale
8
6. Contribuția la
dezvoltarea
instituțională și la
promovarea imaginii
unității școlare
6.1 Dezvoltarea de parteneriate și proiecte
educaționale în vederea dezvoltării instituționale.
6.2 Promovarea ofertei educaționale.
6.3 Promovarea imaginii școlii în comunitate prin
participarea și rezultatele elevilor la olimpiade,
concursuri, competiții, activități extracurriculare și
extrașcolare.
6.4 Realizarea/participarea la programe/activități de
prevenire și combatere a violenței și comportamentelor
nesănătoase în mediul școlar, familie și societate.
6.5 Respectarea normelor, procedurilor de sănătate și
securitate a muncii și de PSI și ISU pentru toate tipurile
de activități desfășurate în cadrul unității de învățământ
precum și a sarcinilor suplimentare.
6.6 Implicarea activă în crearea unei culturi a calității
la nivelul organizației.
15
7. Conduita
profesională
7.1. Manifestarea atitudinii morale și civice (limbaj,
ținută, respect, comportament).
2
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
122
7.2. Respectarea și promovarea deontologiei
profesionale.
3
5
100
Data: Numele și prenumele: Semnături:
Cadru didactic evaluat:
Responsabil comisie:
Director:
Membrii consiliului de administraţie
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
123
Anexa 6 - Fisa cadru a postului secretar
În temeiul Legii educaţiei naţionale nr. 1 / 2011, în temeiul contractului individual de muncă
înregistrat în Registrul de evidenţă a contractelor individuale de muncă cu numărul.…...., se încheie
astăzi,…..........…., prezenta fişă a postului:
Numele şi prenumele ......................................................
Specialitatea: .................................................................
Denumirea postului:……………
Decizia de numire: ….................
Încadrarea:..........................................
Cerinţe:
- studii:
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
- studii specifice postului...................................................................... ……………
- vechime.................................................................................................... ………..
Relaţii profesionale:
- ierarhice de subordonare: director; director adjunct;
- de colaborare: cu personalul didactic, didactic auxiliar, personalul unităţii de învăţământ;
- de reprezentare a unităţii şcolare.
Domnul / Doamna ..................................................... , posesor/posesoare a Contractului
Individual de Muncă înregistrat la Registrul de evidență a contractelor individuale de muncă la
nr………………….. ...................................................................... mă oblig să respect următoarele
atribuţii, sarcinile de serviciu obligatorii reprezentând...............ore/săptămână, corespunzătoare unei părți
din salariul de bază, stabilite la data de........................
I. ATRIBUŢII SPECIFICE POSTULUI
1.PROIECTAREA ACTIVITĂŢILOR
1.1.Respectarea planurilor manageriale ale şcolii.
1.2.Implicarea în proiectarea activităţii şcolii, la nivelul compartimentului.
1.3. Realizarea planificării calendaristice a compartimentului.
1.4.Cunoaşterea şi aplicarea leagislaţiei în vigoare.
1.5.Folosirea tehnologiei informatice în proiectare.
2. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR
2.1.Organizarea documentelor oficiale.
2.2. Asigură ordonarea şi arhivarea documentelor unităţii.
2.3. Gestionarea documentelor pentru resursa umană a unităţii (cadre didactice, personal
didactic auxiliar, personal nedidactic). Înregistrarea și prelucrarea informatică periodică a
datelor în programele de salarizare şi REVISAL.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
124
2.4.Întocmirea şi actualizarea documentelor de studii ale elevilor.
2.5. Alcătuirea de proceduri.
3. COMUNICARE ŞI RELAŢIONARE
3.1. Asigurarea fluxului informaţional al compartimentului.
3.2.Raportarea periodică pentru conducerea instituţiei.
3.3.Asigurarea transparenţei deciziilor din compartiment.
3.4. Evidenţa, gestionarea şi arhivarea documentelor.
3.5. Asigurarea intefeţei privind comunicarea cu beneficiarii direcţi şi indirecţi.
4. MANAGEMENTUL CARIEREI ŞI DEZVOLTARE PERSONALĂ
4.1.Nivelul și stadiul propriei pregătiri profesionale.
4.2.Formare profesionala și dezvoltare în carieră.
4.3. Participarea permanentă la instruirile organizate de Inspectoratul Școlar.
5. CONTRIBUŢIA LA DEZVOLTAREA INSTITUŢIONALĂ ŞI PROMOVAREA IMAGINII
ŞCOLII
5.1. Planificarea activităţii compartimentului prin prisma dezvoltării instituţionale şi promovarea
imaginii şcolii.
5.2. Asigurarea permanentă a legăturii cu reprezentanţii comunităţii locale privind activitatea
compartimentului.
5.3. Îndeplinirea altor atribuţii dispuse de şeful ierarhic superior şi/sau directorul care pot rezulta
din necesitatea derulării în bune condiţii a atribuţiilor aflate în sfera sa de responsabilitate.
5.4. Respectarea normelor, ROI, procedurilor de sănătate şi securitate a muncii şi de PSI şi ISU
pentru toate tipurile de activităţi desfăşurate în cadrul unităţii de învăţământ.
II. ALTE ATRIBUŢII. În functie de nevoile specifice ale unităţii de învăţământ, salariatul este obligat să îndeplinească
şi alte sarcini repartizate de angajator, în conditiile legii:
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
__________________________________________________
Răspunderea disciplinară:
Neîndeplinirea sarcinilor de serviciu sau îndeplinirea lor în mod necorespunzător atrage după sine
scăderea corespunzătoare a calificativului şi / sau sancţionarea disciplinară, conform prevederilor legii.
Director, Lider de sindicat,
Am luat la cunoştinţă:
Data:
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
125
Anexa 7 - Fisa cadru a postului administrator financiar (contabil)
În temeiul Legii educaţiei naţionale nr. 1 / 2011, temeiul contractului individual de muncă
înregistrat în Registrul de evidenţă a contractelor individuale de muncă cu numărul.…...., se încheie
astăzi,…..........…., prezenta fişă a postului:
Numele şi prenumele ......................................................
Specialitatea: .................................................................
Denumirea postului:……………
Decizia de numire: ….................
Încadrarea:..........................................
Cerinţe:
- studii:
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
- studii specifice postului...................................................................... ……………
- vechime.................................................................................................... ………..
Relaţii profesionale:
- ierarhice de subordonare: director; director adjunct;
- de colaborare: cu personalul didactic, didactic auxiliar, personalul unităţii de învăţământ;
- de reprezentare a unităţii şcolare
Domnul / Doamna ..................................................... , posesor/posesoare a Contractului
Individual de Muncă înregistrat la Registrul de evidență a contractelor individuale de muncă la
nr………………….. ...................................................................... mă oblig să respect următoarele
atribuţii, sarcinile de serviciu obligatorii reprezentând...............ore/săptămână, corespunzătoare unei părți
din salariul de bază, stabilite la data de........................
I. ATRIBUŢII SPECIFICE POSTULUI
1.PROIECTAREA ACTIVITĂŢILOR
1.1.Respectarea planurilor manageriale ale şcolii.
1.2.Implicarea în proiectarea activităţii şcolii, la nivelul compartimentului-bugetul.
1.3.Cunoaşterea şi aplicarea leagislaţiei în vigoare.
1.4.Folosirea tehnologiei informatice în proiectare.
2. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR
2.1.Organizarea activităţii.
2.2.Înregistrarea și prelucrarea informatică periodică a datelor în programele de contabilitate.
2.3.Monitorizarea activității.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
126
2.4.Consilierea /îndrumarea și controlul periodic al personalului care gestionează valori
materiale.
2.5. Alcătuirea de proceduri.
3. COMUNICARE ŞI RELAŢIONARE
3.1. Asigurarea fluxului informaţional al compartimentului.
3.2.Raportarea periodică pentru conducerea instituţiei.
3.3.Asigurarea transparenţei deciziilor din compartiment.
3.4. Evidenţa, gestionarea şi arhivarea documentelor.
3.5. Asigurarea intefeţei privind licitaţiile sau încredințărilor directe.
4. MANAGEMENTUL CARIEREI ŞI DEZVOLTARE PERSONALĂ
4.1.Nivelul și stadiul propriei pregătiri profesionale.
4.2.Formare profesională și dezvoltare în carieră.
4.3. Coordonarea personalului din subordine privind managementul carierei.
4.4.Participarea permanentă la instruirile organizate de Inspectoratul Școlar.
5. CONTRIBUŢIA LA DEZVOLTAREA INSTITUŢIONALĂ ŞI PROMOVAREA IMAGINII
ŞCOLII
5.1. Planificarea bugetară din prisma dezvoltării instituţionale şi promovarea imaginii şcolii.
5.2. Asigurarea permanentă a legăturii cu reprezentanţii comunităţii locale privind activitatea
compartimentului.
5.3. Îndeplinirea altor atribuţii dispuse de şeful ierarhic superior şi/sau directorul care pot rezulta
din necesitatea derulării în bune condiţii a atribuţiilor aflate în sfera sa de responsabilitate.
5.4. Respectarea normelor, procedurilor de sănătate şi securitate a muncii şi de PSI şi ISU pentru
toate tipurile de activităţi desfăşurate în cadrul unităţii de învăţământ.
II. ALTE ATRIBUŢII.
În functie de nevoile specifice ale unităţii de învăţământ, salariatul este obligat să îndeplinească şi alte
sarcini repartizate de angajator, în conditiile legii:
___________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
___________________________________
Răspunderea disciplinară:
Neîndeplinirea sarcinilor de serviciu sau îndeplinirea lor în mod necorespunzător atrage după sine
scăderea corespunzătoare a calificativului şi / sau sancţionarea disciplinară, conform prevederilor legii.
Director, Lider de sindicat,
Am luat la cunoştinţă:
Data:
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
127
Anexa 8 - Fișa cadru de autoevaluare/evaluare în vederea stabilirii calificativului anual pentru funcția de secretar
Numărul fișei postului: ................................
Numele și prenumele titularului: .............................................................................
Perioada evaluată: ....................................................................................................
Calificativul acordat: ..............................................................................
Domenii ale
evaluării
Criterii de performanță Indicatori de
performanță
Punctaj
maxim
Punctaj
autoevaluare
Punctaj
evaluare
compartiment
Punctaj
evaluare
consiliu
de
administ
raţie
Validare
consiliul
profesoral
1. Proiectarea
activității
1.1.Respectarea planurilor manageriale ale
școlii.
1.2.Implicarea în proiectarea activității școlii,
la nivelul compartimentului.
1.3.Realizarea planificării calendaristice a
compartimentului.
1.4.Cunoașterea și aplicarea legislației în
vigoare.
1.5.Folosirea tehnologiei informatice în
proiectare.
20
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
128
2. Realizarea
activităților
2.1.Organizarea documentelor oficiale.
2.2. Asigură ordonarea și arhivarea
documentelor unității.
2.3. Gestionarea documentelor pentru
resursa umană a unității (cadre didactice,
personal didactic auxiliar, personal
nedidactic). Înregistrarea și prelucrarea
informatică periodică a datelor în
programele de salarizare și REVISAL.
2.4. Întocmirea și actualizarea documentelor
de studii ale elevilor.
2.5. Alcătuirea de proceduri.
30
3. Comunicare și
relaționare
3.1.Asigurarea fluxului informațional al
compartimentului.
3.2.Raportarea periodică pentru conducerea
instituției.
3.3.Asigurarea transparenței deciziilor din
compartiment.
3.4. Evidența, gestionarea și arhivarea
documentelor.
3.5. Asigurarea interfeței privind
comunicarea cu beneficiarii direcți și
indirecți.
20
4. Managementul
carierei și al
4.1. Identificarea nevoilor proprii de
dezvoltare.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
129
dezvoltării
personale
4.2. Participarea la activități de formare
profesională și dezvoltare în carieră.
4.3. Participarea permanentă la instruirile
organizate de inspectoratul școlar.
10
5.Contribuția la
dezvoltarea
instituțională și la
promovarea
imaginii școlii
5.1. Planificarea activității compartimentului
prin prisma dezvoltării instituționale și
promovarea imaginii școlii.
5.2. Asigurarea permanentă a legăturii cu
reprezentanții comunității locale privind
activitatea compartimentului.
5.3. Îndeplinirea altor atribuții dispuse de
șeful ierarhic superior și/sau directorul, care
pot rezulta din necesitatea derulării în bune
condiții a atribuțiilor aflate în sfera sa de
responsabilitate.
5.4. Respectarea normelor, ROI, a
procedurilor de sănătate și securitate a
muncii, de PSI și ISU pentru toate tipurile de
activități desfășurate în cadrul unității de
învățământ.
15
6. Conduita
profesională
6.1. Manifestarea atitudinii morale și civice
(limbaj, ținută, respect, comportament).
2
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
130
6.2.Respectarea și promovarea deontologiei
profesionale.
3
5
TOTAL 100
Data: Nume și prenume: Semnături:
Cadru didactic auxiliar evaluat:
Responsabil compartiment:
Director:
Membrii consiliului de administraţie:
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
131
Anexa 9 - Fișa cadru de autoevaluare/evaluare în vederea stabilirii calificativului anual pentru funcția de administrator financiar (contabil)
Numărul fișei postului: ................................
Numele și prenumele titularului: .............................................................................
Perioada evaluată: ....................................................................................................
Calificativul acordat: ..............................................................................
Domenii ale
evaluării
Criterii de performanță Indicatori de
performanță
Punctaj
maxim
Punctaj
autoevaluare
Punctaj
evaluare
compartiment
Punctaj
evaluare
consiliu de
administraţie
Validare
consiliul
profesoral
1. Proiectarea
activității
1.1.Respectarea planurilor manageriale ale
școlii.
1.2.Implicarea în proiectarea activității
școlii, la nivelul compartimentului financiar.
1.3.Cunoașterea și aplicarea legislației în
vigoare.
1.4.Folosirea tehnologiei informatice în
proiectare.
20
2. Realizarea
activităților
2.1.Organizarea activității.
2.2.Înregistrarea si prelucrarea informatică
periodică a datelor în programele de
contabilitate.
2.3. Monitorizarea activității.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
132
2.4. Consilierea/îndrumarea și controlul
periodic al personalului care gestionează
valori materiale.
2.5. Alcătuirea de proceduri.
30
3. Comunicare și
relaționare
3.1. Asigurarea fluxului informațional al
compartimentului.
3.2.Raportarea periodică pentru conducerea
instituției.
3.3.Asigurarea transparenței deciziilor din
compartiment.
3.4.Evidența, gestionarea și arhivarea
documentelor.
3.5. Asigurarea interfeței privind licitațiile
sau încredintărilor directe.
20
4. Managementul
carierei și al
dezvoltării
personale
4.1.Nivelul și stadiul propriei pregătiri
profesionale.
4.2. Formare profesională și dezvoltare în
carieră.
4.3. Coordonarea personalului din subordine
privind managementul carierei.
4.4. Participarea la instruirile organizate de
inspectoratul școlar.
10
5. Contribuția la
dezvoltarea
5.1. Planificarea bugetară prin prisma
dezvoltării instituționale și promovarea
imaginii școlii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND EVALUAREA
PERFORMANTEI PERSONALULUI
DIDACTIC SI DIDACTIC AUXILIAR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 15
Pagina din 41
Exemplar nr.:
133
instituțională și la
promovarea
imaginii școlii
5.2. Asigurarea permanentă a legăturii cu
reprezentanții comunității locale privind
activitatea compartimentului.
5.3. Îndeplinirea altor atribuții dispuse de
șeful ierarhic superior și/sau directorul, care
pot rezulta din necesitatea derulării în bune
condiții a atribuțiilor aflate în sfera sa de
responsabilitate.
5.4. Respectarea normelor, procedurilor de
sănătate și securitate a muncii, de PSI și ISU
pentru toate tipurile de activități desfășurate
în cadrul unității de învățământ.
15
7. Conduita
profesională
6.1. Manifestarea atitudinii morale și civice
(limbaj, ținută, respect, comportament).
2
6.2.Respectarea și promovarea deontologiei
profesionale.
3
5
TOTAL 100
Data: Nume și prenume: Semnături:
Cadru didactic auxiliar evaluat:
Responsabil compartiment:
Director:
Membrii consiliului de administraţie:
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
134
PROCEDURA OPERATIONALA
TRANSFERUL ELEVILOR
P.O. Scr. 16
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
135
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria
Secretar Șef 08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria
Secretar Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru
Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
136
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica prevederile
editiei sau reviziei editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
137
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Informare/
Aplicare
1 Consiliul de
Administratie
Presedinte 08.12.2017
3.3 Informare/
Aplicare
2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.4 Verificare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.5 Arhivare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
138
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Asigurarea unui cadru clar reglementat pentru transferul elevilor;
Definirea pasilor ce trebuie urmati pentru transferul elevilor, in conformitate cu actele normative
in vigoare.
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul
ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste
pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in
luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
139
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
Procedura se aplica tuturor elevilor care se transfera la / de la Școala Gimnazială ”Aurel
Decei” Gura Râului, la finele sau pe parcursul anului scolar;
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publică;
- La aplicarea procedurii participa Consiliul de Administratie al unitatii scolare, secretariatul,
elevii, parintii / reprezentantii legali ai acestora;
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata
– transferul elevilor la/ de la Școala Gimnazială ”Aurel Decei” Gura Râului
5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitati
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
- compartimentele implicate sunt: secretariat.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
140
6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
6.1. Reglementari Internationale
6.2. Legislatia primara
- Legea educatiei nationale, Legea 1 / 2011 cu actualizarile si modificarile ulterioare
6.3. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţilor de învăţământ preuniversitar;
- Regulamentul de ordine interioară.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
141
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizariiactivitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
ISJ Inspectoratul scolar judetean
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
142
ROFUIP Regulamentul de organizare si functionare a unitatilor de invatamant preuniversitar
ROI Regulament de ordine interioara
CA Consiliul de administratie
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
143
8. Descrierea procedurii operationale
8.1. Transferul elevilor Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului la alte
unităţi şcolare
1.1. Depunerea unei cereri prin completarea unui formular tip, eliberat de şcoala la
care se transferă, la secretariatul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului
1.2. Convocarea CA al şcolii, de către director, în termen de 30 de zile de la depunerii
cererii în vederea discutării cererii de transfer;
1.3. Discutarea cererii în CA al şcolii şi eliberarea avizului cu privire la cererea
depusă;
1.4. Comunicarea în scris, în termen de 5 zile de la desfăşurarea CA a deciziei cu
privire la cererea depusă;
1.5. Decizia va fi transmisa in termen de 5 zile responsabilului Comisiei dirigintilor,
care o va comunica de îndata dirigintilor;
8.2. Transferul elevilor de la alte unităţi şcolare la Școala Gimnazială ”Aurel
Decei” Gura Râului
2.1. Înregistrarea cererii de transfer la Școala Gimnazială ”Aurel Decei” Gura Râului
se va face dacă este aprobată cererea de transfer.
2.2. Convocarea CA al şcolii, de către director, în termen de 10 zile de la depunerii
cererii în vederea discutării cererii de transfer;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
144
2.3. Discutarea cererii în CA al şcolii şi emiterea unei decizii cu privire la cererea
depusă. Decizia va fi emisă în conformitate cu ROFUIP şi va conţine lista
disciplinelor şi programul probelor examenului de diferenţă, acolo unde este cazul;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
145
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr.
crt.
Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva
1 Secretar E Ah
2 Secretar V
3 Director Ap
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
146
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Anexa nr.1 – Cerere de transfer
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
147
11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
procedurii
operationale
Denumirea componentei in cadrul procedurii operationale Pag
0 Coperta
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei
in cadrul editiei procedurii operationale
2 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
3 Lista persoanelor la care se difuzeaza editia
4 Scopul procedurii operationale
5 Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6 Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
7 Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
8 Descrierea procedurii operationale
9 Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10 Anexe, inregistrari, arhivari
11 Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND TRANSFERUL ELEVILOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 16
Pagina din 15
Exemplar nr.:
148
ANEXA 1
Şcoala de unde pleacă elevul(a) Şcoala la care se transferă elevul(a)
Nr. …….. / ………….. ………………………………………
Str. ……………………., Nr. ……...
Localitatea …………………………
Judeţul: …………………………….
Nr. ……./…………….
APROBAT APROBAT
Director, Director,
……………………………. …….…………………………
ACORDUL DE TRANSFER SĂ FIE ÎNSOŢIT
DE SOLICITAREA SITUAŢIEI ŞCOLARE
CERERE DE TRANSFER
Subsemnatul(a) …………………………………………………………………
părinte al elevului(ei) ……………………………………………………………………
născut(ă) la data de ………………….., în localitatea …………………………………, fiul /
fiica lui …………………… şi ……………………, domiciliat(ă) în localitatea
………………………………., str……………………….., nr. ……, bl. ……, sc. ……, et..
……, ap. ……, judeţul ……………………., telefon ………………….. .
Vă rog să aprobaţi transferul fiului(fiicei) meu(mele) …………….……………
…………………………, elev(ă) în clasa ………………. de la Şcoala ………………...
…………………………………. la Şcoala ……………………………………………...
din motive …………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………...
Semnătura,
La data de ………………. ……………………………………
(obligatoriu de obţinut - contabilitate …………………………………...
toate semnăturile) - diriginte/învăţător …………………………….
- secretariat ……………………………..………
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
149
PROCEDURA OPERATIONALA
ACTELE DE STUDII SI DOCUMENTELE SCOLARE
P.O. Scr. 17
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
150
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii
/operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria Secretar Șef 08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria Secretar Șef 08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru Director 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
151
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau reviziei
editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
152
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Aprobare 2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.3 Verificare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.4 Arhivare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
153
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul procedurii:
Aceasta procedura se refera la intocmirea, eliberarea, evidenta si gestiunea actelor de studii si a
documentelor scolare.
4.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii de rezolvare
a sesizarilor si reclamatiilor.
4.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul
ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste pe
cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea: atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme.abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in
luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
154
5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
Aceasta procedura se refera la intocmirea, eliberarea, evidenta si gestiunea actelor de studii si a
documentelor scolare.
5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate
de:
-aceasta procedura se aplica tuturor beneficiarilor serviciilor educationale oferite de institutie dar si
personalului scolii.
5.3. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.
-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele;
-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: elevii unitatii de invatamant
- compartimentele implicate sunt: compartimentul secretariat.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
155
6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
6.1. Reglementari internationale
- recomandarile C.E.;
6.2. Legislaţie primară
* Legii nr.1/2011 a Educatiei, cu modificarile si complearile ulterioare;
* Ordinul nr. 5565/2011 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al
documentelor şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar.
6.3. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si functionare;
- Fisele posturilor;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
156
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
7.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a
metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizariiactivitatii, cu privire la
aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
ISJ Inspectoratul scolar judetean
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
157
8. Descrierea procedurii operationale
8.1 Generalitati
Actele de studii sunt înscrisuri autentice care atestă finalizarea de către titular a unui nivel
de învăţământ, cu sau fără examen de absolvire.
Actele de studii se eliberează în original sau duplicat.
Documentele şcolare sunt:
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examene de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigenţe şi diferenţe;
e) foaia matricolă, care se eliberează numai la cerere;
g) adeverinţa de studiu/adeverinţa de absolvire;
h) registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii.
Responsabilitatea completării, eliberării şi anulării actelor de studii şi a duplicatelor revine
directorului şi secretarului unităţii de învăţământ.
Responsabilitatea întocmirii, modificării, eliberării şi anulării documentelor şcolare
revine directorului şi secretarului unităţii de învăţământ, dirigintelui sau titularului de disciplină.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
158
După încheierea anului şcolar, toate documentele şcolare se păstrează şi se arhivează la unitatea de
învăţământ cu personalitate juridică.
8.2. Întocmirea actelor de studii şi a documentelor şcolare
Întocmirea actelor de studii şi a documentelor şcolare, precum şi înscrierea menţiunilor se fac în
limba română, folosindu-se alfabetul latin.
Este interzis să se facă ştersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări şi/sau adăugări
în actele de studii şi în documentele şcolare.
8.2.1 Actele de studii
Datele necesare pentru completarea actelor de studii se transcriu din registrele matricole şi
din cataloagele examenelor de finalizare a studiilor.
În actele de studii, numele titularului, precum şi toate prenumele se înscriu fără rescurtări, cu litere
mari, de tipar, utilizând diacriticele. În toate actele de studii se înscriu cu majuscule toate
iniţialele prenumelui tatălui. Iniţialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este
necunoscut.
Datele privind locul naşterii, precum şi celelalte menţiuni se înscriu cu litere mari, de tipar.
Înscrierea în actele de studii a locului naşterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat şi
aflat în uz la data eliberării actului de naştere.
Mediile obţinute la examenul de finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea
acestora se înscrie după modelul: 7,89(şapte 89%).
Menţiunile despre an şi zi se înscri u cu ci fre arabe, iar luna se completează cu litere mari de
tipar.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
159
În actele de studii nu se admit modificări privind datele personale ale titularilor şi nici nu se
eliberează alte acte de studii ( duplicate) cu nume sau prenume schimbate după eliberarea actelor
de studii originale.
Actele de studii, cu excepţia celor pe ale căror formulare nu se indică aceasta, poartă în mod
obligatoriu, în spaţiul rezervat, fotografia titularului, alb-negru sau color, format 3 x 4 cm,
fotografie care se aplică prin lipire/capsare.
Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de
mână, cu tuş sau cerneală neagră, fără spaţii libere.
Toate rubricile rămase libere se barează.
Actele de studii se semnează de către persoanele ale căror funcţii sunt precizate în formular, cu
pastă, tuş sau cerneală neagră. Sub semnătură se trece, în clar, numele acestora. Nu se admite
aplicarea parafei în locul semnăturii originale.
În toate cazurile, ştampila trebuie să se aplice clar, în spaţiul precizat pe formular, fără a se acoperi
semnăturile autorizate, iar textul să fie citeţ.
Pentru actele de studii eliberate pe bază de procură notarială/consulară, la rubrica „Menţiuni" din
Registrul matricol, se trec numele, prenumele, calitatea împuternicitului, datele de identitate şi se
semnează de către acesta.
Actele de studii care se eliberează din carnet cu matcă/cotor se întocmesc astfel încât
matca/cotorul carnetului, care rămâne în arhiva instituţiei de învăţământ cu termen permanent, să
aibă înscrise toate datele de pe exemplarul original care se eliberează titularului.
Înainte de a fi eliberate absolvenţilor, actele de studii prevăzute cu
spaţiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la inspectoratul şcolar, în vederea
aplicării timbrului sec însoţite de un borderou, în două exemplare, pentru fiecare categorie de acte
de studii.
Un exemplar din borderou rămâne la inspectoratul şcolar, iar al doilea exemplar, vizat de
inspectoratul şcolar, se păstrează în arhiva unităţii de învăţământ
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
160
Borderoul cuprinde următoarele rubrici: numărul curent, numele absolventului, iniţialele
prenumelui tatălui/mamei, prenumele absolventului, seria şi numărul formularului, anul absolvirii,
menţiuni.
Pe borderouri se face menţiunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un număr de........ (urmează denumirea
actului de studii)" , după care urmează data, numele prenumele şi semnătura persoanei împuternicite
pentru aplicarea timbrului sec.
8.2.2 Documentele şcolare
Documentele şcolare se întocmesc numai pe formulare a căror machetă şi conţinut sunt stabilite
anual şi prezentate pe site-ul Ministerului Educaţiei şi Cercetării Stiintifice, în timp util, pentru a fi
cunoscute şi preluate de toate unităţile de învăţământ preuniversitar.
Documentele şcolare se întocmesc cu respectarea menţiunilor corespunzătoare
şi se arhivează. După completare, toate documentele şcolare devin acte cu regim special.
Schimbările de nume intervenite pe parcursul frecventării nivelului de învăţământ se operează
la solicitarea scrisă a titularului, aprobată de directorul unităţii de învăţământ, pe baza actelor
doveditoare, în toate documentele şcolare.
Actele doveditoare ale schimbării de nume, în copie legalizată notarial, se arhivează, cu
termen permanent.
Modificarea se face cu tuş sau cu cerneală roşie, menţionând actul în temeiul căruia au fost
efectuate.
Registrul matricol, după completare devine document şcolar cu regim special.
Atribuirea numărului matricol se face începând cu 1, la începutul şcolarizării, pe niveluri
şi forme de învăţământ, pe baza documentelor de stare civilă (cu modificările ulterioare).
Pentru elevii transferaţi în timpul anului şcolar, numărul matricol se atribuie în continuarea
seriei anului respectiv;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
161
Înscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale
încheiate în catalogul clasei, la care se adaugă menţiuni cu privire la eventualele examene de
diferenţă;
Anual, situaţia şcolară este certificată de secretarul unităţii de învăţământ şi este confirmată, după
verificare, de directorul acesteia;
In mod obligatoriu, numărul matricol al fiecărui elev din catalog trebuie să corespundă cu cel din
registrul matricol, număr care se păstrează pe toată durata şcolarizării;
Pentru situaţiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un nivel de pregătire la
altul, de la o formă de organizare la alta şi de la o specializare la alta, în cadrul aceleiaşi filiere sau
de la filiere diferite, se menţionează denumirea disciplinelor la care s-au susţinut examene de
diferenţă şi notele obţinute, fără modificarea mediilor generale ale anilor echivalaţi.
Pentru elevii transferaţi în cadrul aceluiaşi nivel de învăţământ, de la o
filieră/profil/specializare la alta, se menţionează examenele de diferenţă şi rezultatele obţinute,
menţionându-se media anuală calculată la unitatea de învăţământ de la care provine - fără
recalcularea mediei generale.
Pentru absolvenţii învăţământului profesional (şcoli de arte şi meserii şi/sau anul de
completare) care-şi continuă studiile în învăţământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor
şcolari absolviţi, se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv „se continuă studiile
conform H.G. nr ......….. sau O.M.Ed.C. nr ..….....; în această situaţie, media finală a anilor de
studii se calculează pentru anii şcolari frecventaţi la învăţământul liceal (ciclul superior) şi nu se
iau în calcul mediile anilor de studii din învăţământul profesional şi de la eventualele examene de
diferenţe.
Pentru absolvenţii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odată cu eliberarea actelor
de studii, se completează datele de identificare ale acestora, precum şi rezultatele examenului.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
162
Atât în registrul matricol, cât şi în catalogul clasei, se înscriu citeţ şi în întregime toate
disciplinele înscrise în planul cadru aferent filierei/profilului/specializării corespunzătoare fiecărei
clase.
Registrul matricol, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se
arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen permanent.
Catalogul clasei devine document şcolar cu regim special după completare cu datele de identificare
ale elevilor.
Înscrierea elevilor în catalogul clasei se face în conformitate cu datele din actul de identitate
şi din registrul matricol, menţionându-se în mod explicit numărul matricol, volumul şi pagina.
Aceste elemente de identificare sunt trecute la începutul anului şcolar de către învăţător sau
profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completări se fac
de către învăţătorul sau dirigintele clasei, în baza documentelor existente la secretariatul unităţii
de învăţământ.
Înscrierea disciplinelor în catalogul clasei se face de către învăţător sau de către diriginte,
citeţ şi în întregime, în conformitate cu planul cadru aferent
filierei/profilului/specializării corespunzătoare clasei respective şi în funcţie de disciplinele
opţionale stabilite.
Pentru evaluarea semestrială, pentru înscrierea absenţelor, precum şi pentru încheierea
mediilor semestriale şi anuale, răspunde în mod direct titularul de disciplină. Este interzisă
înscrierea datelor fără note. Dirigintele răspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei
generale anuale.
La sfârşitul anului şcolar se întocmeşte, pe ultima pagină a catalogului clasei, un proces
verbal privind verificarea mediilor şi a mediilor generale, semnat de învăţător/diriginte şi titularii
de discipline şi vizat de directorul unităţii de învăţământ.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
163
Notele/mediile înscrise greşit în catalog se corectează prin tăiere cu o linie orizontală şi se
înlocuiesc cu notele corespunzătoare, cu cerneală roşie, se semnează cu titularul de disciplină
şi de director, care aplică ştampila.
Scoaterea catalogului din unităţile de învăţământ este interzisă.
Catalogul clasei, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se
arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document şcolar cu regim special,
după completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricaţiei din formular, conform
metodologiei specifice fiecărui tip de examen.
Eventual el e corecturi se fac cu cerneală roşie, se confirmă prin semnătura preşedintelui şi
prin aplicarea ştampilei de examen, astfel încât să nu se acopere înscrisul din catalog.
După întocmire, catalogul de examen este verificat de toţi membrii comisiei care, după
însuşirea conţinutului, semnează pe coperta formularului şi în locurile prevăzute expres în formular.
După completare, se arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar organizatoare/emitentă,
cu termen de păstrare permanent.
Foaia matricolă se eliberează, la cerere, numai elevilor care au absolvit un nivel de educaţie,
conform sistemului naţional de învăţământ aprobat prin Legea învăţământului nr.84/1995, cu
modificările şi completările ulterioare.
Foaia matricolă se întocmeşte, pe baza înregistrărilor din Registrul matricol, prin copierea
exactă a datelor, fără rotunjiri.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
164
Unităţile de învăţământ preuniversitar particular acreditate sau cu autorizaţie de încredere
eliberează foi matricole întocmite şi semnate de conducerea acestora pe care se aplică ştampila
proprie.
Eliberarea foilor matricole se consemnează în Registrul unic de evidenţă a formularelor
actelor de studii.
Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire sunt documente şcolare care se
deosebesc de celelalte documente prin faptul că se eliberează solicitanţilor pe bază de
cerere, cu specificarea destinaţiei, a termenului de valabilitate şi nu au caracter de regim special.
Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire se completează pe baza datelor din registrul
matricol, se semnează de către directorul/directorul-adjunct şi de secretarul-şef/secretarul unităţii
de învăţământ, se ştampilează, primesc număr şi se înregistrează în registrul de intrare-ieşire al
corespondenţei din unitatea de învăţământ. In registru trebuie să apară în clar numele şi
prenumele/denumirea solicitantului, data solicitării, numărul, data şi persoana pe numele căreia se
eliberează adeverinţa, numele în clar şi semnătura persoanei care a completat şi eliberat
documentul.
Prin adeverinţa de studii se precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai multe semestre/ani
de studiu, că a parcurs anumite materii şi se indică mediile obţinute.
Adeverinţa de studii se eliberează elevilor, părinţilor/reprezentanţilor legali, împuterniciţilor
acestora sau la solicitarea scrisă a unor unităţi de învăţământ ori a altor persoane juridice, aprobată
de directorul unităţii de învăţământ.
Pentru orice alte solicitări, conducerea unităţii de învăţământ va elibera o adeverinţă simplă.
Adeverinţa de absolvire a studiilor se eliberează pentru finalizarea cursurilor, cu sau fără examen
de absolvire, pe baza unei cereri motivate, aprobate de către directorul unităţii de învăţământ.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
165
Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii devine document şcolar cu regim
special, după completarea cu datele de identificare ale elevului, atât la nivelul inspectoratelor
şcolare cât şi al unităţilor de învăţământ care gestionează acte de studii.
Registrul unic de evidenţă a actelor de studii cuprinde toate categoriile de acte de studii, dar se
completează numai rubricile corespunzătoare actelor de studii care se eliberează absolvenţilor
nivelului de educaţie corespunzător unităţii de învăţământ.
Înscrierea datelor se face în ordine cronologică, fără să se lase rânduri libere între o activitate şi
alta, chiar dacă este vorba de primire, predare sau transfer de acte. În prima parte a registrului sunt
înscrise formularele actelor de studii primite atât la nivel de inspectorat, cât şi la nivel de unitate de
învăţământ.
Registrul unic de evidenţă a actelor de studii cuprinde şi o a doua parte, care se referă la evidenţa
eliberării actelor de studii către unităţile de învăţământ sau absolvenţilor.
Eventualele corecturi se fac numai cu cerneală roşie, în rubrica imediat următoare sau în rubrică
separată, dacă este posibil, dacă nu, pe acelaşi rând.
Numerotarea actelor de studii eliberate se face începând cu numărul 1
şi se continuă până la epuizarea lotului seriei respective; în procesul-verbal de la sfârşitul registrului
se face menţiunea poziţiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele persoanelor care
au efectuat operaţiunile de întocmire şi eliberare. Menţiunea se semnează de secretarul-şef/secretar
şi se avizează de director.
Numerotarea seriei noi se face începând cu nr. 1 şi nu în continuare.
Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii , după completarea procesului-verbal
tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen
permanent.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
166
8.3. Eliberarea actelor de studii
Actele de studii se eliberează de către unităţile de învăţământ acreditate la care titularii au
promovat ultimul an de studiu.
Actele de studii se eliberează, de regulă, titularilor, care semnează pe actul original şi pe
cotor/matcă; în situaţii excepţionale – persoane grav bolnave, netransportabile, absente din ţară
etc. - actele de studii se eliberează persoanelor mandatate, pe bază de procură autentificată de
notariat/consulat.
În cazul elevilor sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate părinţilor/reprezentanţilor legali, fără
a fi necesară procura prevăzută mai sus.
Mandatatul semnează pentru primire, în clar, în registrul matricol, în registrul unic de evidenţă
a formularelor actelor de studii şi pe cotorul/matca actului de
studii eliberat, dar nu şi pe formularul original al actul de studii eliberat. În registrul unic de evidenţă
a actelor de studii, la rubrica "menţiuni", se trec: numele, prenumele şi calitatea împuternicitului
precum şi datele de identitate ale acestuia.
Pentru absolvenţii unităţilor de învăţământ cu autorizaţie de încredere, actele de studii se eliberează
de către unitatea de învăţământ acreditată la care s-a susţinut examenul de finalizare.
Actele de studii completate şi neridicate datorită decesului titularului pot fi eliberate soţului/soţiei
precum şi unui membru al familiei ( ascendent sau descendent de gradul I şi II) titularului decedat,
în baza unei cereri aprobate de inspectoratul şcolar însoţită de copia legalizată a certificatului de
deces şi de o declaraţie, pe proprie răspundere, privind motivele invocate pentru ridicarea actului
de studii.
Toţi absolvenţii învăţământului de stat şi/sau particular acreditat care, în baza unei aprobări
speciale, susţin şi promovează examenul de finalizare a studiilor la o altă unitate similară de
învăţământ situată în alt judeţ, sunt înscrişi în Registrul matricol (pe baza certificatului de absolvire
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
167
a liceului şi a foii matricole) şi vor primi acte de studii eliberate de unitatea de învăţământ unde au
susţinut şi promovat examenul.
Aprobarea specială se acordă, în cazuri bine justificate, de către cele două inspectorate şcolare, cu
avizul celor două unităţi de învăţământ.
Actele de studii se eliberează titularului/mandatarului pe baza prezentării documentului de
identitate/procură.
Prin document de identitate se înţeleg buletinul/cartea de identitate sau paşaportul.
Actele de studii se eliberează titularilor - cetăţeni străini pe baza paşaportului. În cazul în
care titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat împuternicitului acestuia, pe baza
unei procuri autentificate de notariat sau eliberate de ambasada ţării respective în România ori
de oficiul diplomatic/consular român din ţara de reşedinţă.
Titularii sunt obligaţi să-şi ridice actele de studii în termen de cel mult 3 luni de la data întocmirii
acestora.
Titularul/mandatarul este obligat să verifice corectitudinea datelor din tipizat şi să semnaleze pe loc
eventualele greşeli constatate.
Conducerea unităţilor de învăţământ are obligaţia de a lua măsuri pentru evitarea stocării
nejustificate a actelor de studii, înştiinţând la timp pe toţi absolvenţii, în vederea ridicării actelor de
studii respective.
Actele de studii întocmite, dar neridicate, se păstrează în arhiva unităţii de învăţământ emitente
până la eliberare.
Elevilor absolvenţi - cetăţeni români sau străini - li se eliberează actele de studii, cu condiţia să se
achite de toate obligaţiile financiare sau de altă natură către unitatea de învăţământ respectivă.
Eliberarea actelor se consemnează în registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii.
Pentru toate categoriile de acte de studii şi documente şcolare eliberate se ţine o evidenţă
corespunzătoare în registrele tipizate aflate în uz, consemnându-se: numărul de ordine dat de
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
168
unitatea de învăţământ, numărul de înregistrare al inspectoratului şcolar, seria şi numărul
formularului, numele şi prenumele titularului, prenumele tatălui/mamei, locul şi data naşterii
titularului, felul actului eliberat, anul şcolar în care titularul a terminat studiile, data eliberării,
numele şi prenumele celui care a completat şi eliberat actul, semnătura de primire, menţiuni.
8.4. Intocmirea şi eliberarea duplicatelor de pe actele de studii
In cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greşite din vina unităţii de învăţământ
emitente a actului de studii original, în baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de
învăţământ care a eliberat actul respectiv eliberează un duplicat al acestuia întocmit pe baza
documentelor aflate în arhiva unităţii de învăţământ sau în cea a inspectoratului şcolar, din care
rezultă situaţia şcolară a solicitantului.
Cererea de eliberare a duplicatului este însoţită de următoarele acte, care se arhivează cu titlu
permanent:
a) declaraţia notarială, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare
pentru identificare, împrejurările în care actul original a fost pierdut, precum şi alte precizări care
să confirme dispariţia actului de studii respectiv;
b) dovada publicării pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greşite din vina unităţii de
învăţământ emitente a actului de studii, în Monitorul Oficial al României, partea a IlI -a;
c) copie legalizată la notariat după certificatul de naştere/căsătorie;
d) două fotografii alb-negru sau color, format 3 x 4 cm;
e) aprobarea scrisă a inspectoratului şcolar pentru eliberarea duplicatului.
Pentru publicarea pierderii unui act de studii, titularul se adresează
„Monitorului Oficial al României, partea a III-a", depunând un anunţ care va cuprinde următoarele
date: denumirea actului de studii original, numele titularului, iniţialele prenumelui
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
169
tatălui/mamei şi toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria şi numărul actului, numărul şi
data la care a fost înregistrat în evidenţele unităţii de învăţământ emitente.
Duplicatul actului de studii se întocmeşte pe un formular identic cu cel original emis la data
absolvirii şi se eliberează după procedura prevăzută la actele de studii originale.
În situaţia în care nu se mai găsesc formulare de acelaşi tip, se eliberează un duplicat
redactat/tehnoredactat/scanat după modelul actului original, în care se înscriu datele existente
în arhivă privind situaţia şcolară a solicitantului. în această situaţie se aplică timbru fiscal.
Pe duplicatele actelor de studii se completează cu (ss) - numele şi prenumele preşedintelui
comisiei pentru examenul respectiv, directorului, secretarului etc, existenţi în funcţiile
respective la data absolvirii studiilor de către solicitanţi; în cazul în care nu sunt înscrise în clar
numele persoanelor menţionate mai înainte, se completează (ss) „indescifrabil".
Pe duplicatul actelor de studii, într-un spaţiu corespunzător, se face menţiunea: „duplicat
tipizat" sau după caz, „redactat" - "eliberat conform aprobării………………….(denumirea
instituţiei/ organului care a aprobat eliberarea duplicatului), nr ……din …………….
Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii".Urmează numele şi
prenumele, în clar, ale direcorului şi secretarului unităţii de învăţământ emitente.
Se aplică ştampila unităţii emitente pe: timbrul fiscal în condiţiile alineatului şi lângă semnătura
directorului.
Duplicatele actelor de studii poartă, în partea de sus, seria şi numărul
actului original eliberat, data şi numărul acordat de unitatea de învăţământ respectivă în registrul
unic de evidenţă a formularelor actelor de studii.
Pe duplicat se înregistrează numărul şi data eliberării, număr care se completează cu cerneală roşie
în registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii sau într-un registru similar pentru
generaţiile de absolvenţi anterioare anului 2005, completat separat, semnat de titular/împuternicit.
Numerotarea în registru începe de la 1 şi se continuă până la epuizarea registrului.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
170
În registrul de eliberare a actului original, la titular, se menţionează, cu cerneală roşie, seria şi
numărul duplicatului, numărul din registrul de eliberare şi data eliberării.
Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde următoarele rubrici: nr. crt.,
numele, iniţialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria şi numărul
formularului, numărul dat de unitatea de învăţământ, anul absolvirii, menţiuni - seria şi numărul
actului original - urmându-se aceeaşi procedură ca şi pentru actele de studii originale.
În registrul matricol şi pe matca/cotorul actului original - când actul s-a eliberat din carnet cu
matcă/cotor - se consemnează seria şi numărul duplicatului eliberat.
La eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din arhivele unităţilor de învăţământ particulare,
confesionale sau ale unităţilor de învăţământ echivalente cu acestea, care au funcţionat înainte de
reforma învăţământului din anul 1948, pe formular se menţionează, în mod obligatoriu, dacă în
perioada respectivă unităţile de învăţământ în cauză aveau sau nu dreptul de publicitate, precum şi
dacă din arhivă rezultă sau nu că titularul actului a absolvit sau nu examenele cerute de lege, în faţa
comisiilor instituite de drept.
Absolvenţii unei unităţi de învăţământ a cărei arhivă se găseşte la Arhivele Naţionale sau la
direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, care solicită un duplicat după un act de studiu sau
document şcolar, depun, la inspectoratul şcolar, o cerere de eliberare a duplicatului, însoţită de
actele doveditoare, eliberate de Arhivele Naţionale/direcţii judeţene.
Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul şcolar nominalizează o unitate de învăţământ
cu acelaşi nivel de pregătire, cu domeniu identic/asemănător, în vederea eliberării duplicatului
solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiţii poartă menţiunea: „A fost eliberat
conform aprobării Inspectoratului Şcolar nr. ……..din data.............. pe baza documentelor
confirmate de Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale care deţine arhiva fostei
.............(denumirea fostei unităţi).
Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii". Urmează numele şi
prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unităţii de învăţământ emitente.
Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de până la 30 de zile de la aprobarea cererii.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
171
In cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greşite din vina unităţii de învăţământ
emitente a duplicatului, se eliberează un alt exemplar cu respectarea prevederilor referitoare la
întocmirea şi eliberarea duplicatelor.
8.5. Achiziţionarea, evidenţa şi gestiunea actelor de studii si a documentelor şcolare
Necesarul de formulare pentru actele de studii şi pentru celelalte documente şcolare se
determină, sub directa coordonare a directorului unităţii beneficiare, în raport cu cifra de
şcolarizare, cu numărul absolvenţilor şi se înaintează inspectoratului şcolar.
În baza necesarului furnizat de unităţile de învăţământ, inspectoratele şcolare comandă agentului
economic, stabilit conform reglementărilor legale, cantităţile necesare din fiecare formular pentru
anul de învăţământ următor. Se pot comanda, în limitele a 5-10% în plus, formularele pentru actele
de studii necesare întocmirii duplicatelor şi pentru acoperirea numărului de formulare anulate,
datorită greşelilor de completare a acestora.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
172
Formularele actelor de studii sunt preluate de la agentul economic de un delegat, în baza împuternicirii
speciale date de inspectorul şcolar general. Predarea/preluarea formularelor se face cu proces-
verbal care conţine, în mod obligatoriu, seriile şi numerele actelor de studii.
Inspectorul şcolar general desemnează, în afara delegatului împuternicit, o a doua
persoană ca însoţitor.
Preluarea/predarea în orice alt mod a formularelor actelor de studii şi a documentelor şcolare este
interzisă.
Inspectorii şcolari generali sau inspectorii şcolari generali adjuncţi, care răspund de actele de studii,
împreună cu comisia de recepţie a inspectoratului, verifică, la sosirea în instituţie, toate formularele
pentru actele de studii procurate şi le predau, pe bază de proces verbal, persoanelor desemnate prin
decizie a inspectorului şcolar general pentru a răspunde de gestiunea actelor de studii.
După verificarea efectuată de comisia de recepţie a inspectoratului şcolar, gestionarul înregistrează
documentele în Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii. în acelaşi registru se
evidenţiază şi eliberarea formularelor către unităţile de învăţământ.
În cazul constatării unor nereguli, inspectoratul şcolar informează, în termen de 24 de ore, agentul
economic furnizor şi ia măsurile corespunzătoare pentru soluţionarea diferendelor.
Inspectoratul şcolar, prin gestionar, predă delegaţilor împuterniciţi ai unităţilor de învăţământ
formularele actelor de studii, în concordanţă cu necesarul de imprimate pentru promoţia anului
respectiv, întocmindu-se un proces verbal de predare- primire.
Pe baza procesului verbal de predare-primire, se descarcă gestiunea inspectoratului şcolar, prin
înregistrarea în Registrul de evidenţă a formularelor actelor de studii, la rubrica „predare" cu
menţionarea datei eliberării, a seriei şi numărului formularului, denumirea unităţii de învăţământ
căreia i s-au predat formularele, numele, prenumele, datele din buletinul/cartea de identitate şi
semnătura directorului unităţii de învăţământ.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
173
Transferul actelor de studii între unităţile de învăţământ este posibilă numai cu aprobarea
inspectoratului şcolar.
La nivelul unităţii de învăţământ, pe baza aceluiaşi proces verbal de predare- primire,
secretarul/secretarul-şef înregistrează toate formularele actelor de studii primite în registrul unic de
evidenţă a formularelor actelor de studii.
Păstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate şi neridicate
de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidenţă, precum şi a documentelor — împuterniciri
speciale, delegaţii, procese-verbale etc. — pe baza cărora au fost primite/predate sau eliberate
imprimatele, se face în dulapuri metalice, în condiţii de securitate deplină, cu termen permanent.
Diplomele, certificatele, atestatele, foile matricole sau alte documente referitoare la situaţia şcolară a
titularilor decedaţi, se păstrează în arhiva şcolii.
Directorii unităţilor de învăţământ asigură baza materială necesară şi răspund de organizarea şi
desfăşurarea corespunzătoare a activităţii de întocmire şi păstrare a documentelor şcolare, precum şi
de eliberarea actelor de studii.
La schimbarea directorului sau a persoanei împuternicite cu gestionarea actelor de studii dintr-o
unitate şcolară în cadrul căreia sunt gestionate formulare ale actelor de studii, toate aceste tipizate,
inclusiv documentele de evidenţă, se predau cu proces-verbal noului director şi persoanei numite
pentru a îndeplini sarcinile prevăzute de prezentul regulament, menţionându-se, în mod obligatoriu,
denumirea actelor aflate în gestiune, seria şi numărul lor, împreună cu procesele verbale de predare-
primire anterioare.
Predarea-primirea se face prin redactarea unui proces-verbal, în 2 exemplare, în prezenţa unui
reprezentant al inspectoratului şcolar, desemnat de către inspectorul şcolar general. Un exemplar al
procesului-verbal se înaintează inspectoratului şcolar.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
174
La sfârşitul fiecărui an şcolar,dar nu mai târziu de 1 octombrie, directorul unităţii de învăţământ
verifică modul de eliberare şi gestionare a actelor de studii şi stabileşte stocul acestora. Toate aceste
elemente sunt menţionate într-un proces-verbal, a cărui copie este înaintată inspectoratului şcolar.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
175
9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr.
crt.
Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva
1 Secretar Sef E Ah
2 Secretar Sef V
3 Director Ap
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
176
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Cod
formular
Denumirea
anexei
1 2
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”AUREL
DECEI” GURA RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACTELE DE STUDII SI
DOCUMENTELE SCOLARE
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENTUL
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 17
Pagina din 29
Exemplar nr.:
177
11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
procedurii
operationale
Denumirea componentei in cadrul procedurii operationale Pag
0 Coperta
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei
in cadrul editiei procedurii operationale
2 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
3 Lista persoanelor la care se difuzeaza editia
4 Scopul procedurii operationale
5 Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6 Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate
7 Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
8 Descrierea procedurii operationale
9 Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10 Anexe, inregistrari, arhivari
11 Cuprins
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
178
PROCEDURA OPERATIONALA
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI DATELOR
P.O.Scr. 18
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
179
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Triștiu Dorina-Maria Secretar Șef 08.12.2017
1.2 Verificat Triștiu Dorina-Maria Secretar Șef
08.12.2017
1.3 Aprobat Prof. Cîmpean Dumitru Director
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
180
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica prevederile
editiei sau reviziei editiei
1 2 3 4
1.1. Editia 1
1.2 Revizia 1
- 08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
181
3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exem
plar
nr.
Compar-
timent
Functia Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Informare/
Aplicare
1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria 08.12.2017
3.2 Aprobare 2 Director Director Prof. Cîmpean Dumitru
08.12.2017
3.3 Verificare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
3.4 Arhivare 1 Secretariat Secretar
Șef
Triștiu Dorina-Maria
08.12.2017
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
182
4. Scopul procedurii operationale
4.1. Scopul acestei proceduri este de a stabili normele de practică privind asigurarea
securitătii informatiei electronice si a datelor. Securizarea se referă la protectia datelor
împotriva accesului neautorizat. Fisierele electronice create, trimise, primite sau stocate pe
sistemele de calcul aflate în proprietatea, administrarea sau în custodia si sub controlul unitatii,
sunt proprietatea scolii în conditiile legilor în vigoare.
4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
4.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei.
4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau
control, iar pe manager, în luarea deciziei;
4.5. Stabileşte sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activităţi;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
183
5. Domeniul de aplicare
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
- Se aplică nediscriminatoriu tuturor persoanelor cărora li s-a permis accesul la orice resursă
informatică si de comunicatii a unitatii. Următoarele entităti si utilizatori sunt vizati în mod
distinct de prevederile procedurii:
- Angajatii cu contract de muncă pe perioadă determinată sau nedeterminată care au acces
la sistemul informational si de comunicatii;
- Colaboratorii care au acces la sistem;
- Furnizorii care au acces la sistem;
- elevii;
- Alte persoane, entităti sau organizatii care au acces la sistem.
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de
activităţi desfăşurate de entitatea publică;
- Operaţiunea se desfăşoară în cadrul activităţi de management cu colaborarea
comisiilor metodice din cadrul Școlii Gimnaziale ”Aurel Decei” Gura Râului;
5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind
de activitatea procedurată;
a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
1. Personal didactic;
2. Conducere ;
3. Comisia de Evaluare și Asigurare a Calității;
4. Secretariat;
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
184
6. Documente de referinţă aplicabile activităţii procedurale
6.1. Reglementări internaţionale
6.2. Legislaţie primară
Legea educatiei Nr. 1/2011 – cu modificarile si actualizarile ulterioare;
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public;
Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal si libera circulatie a acestor date;
Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate;
Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii
a. ROI
b. hotărâri interne (CA, Consiliul profesoral, director, CEAC)
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
185
7. Definiţii şi prescurtări ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1. Definiţii ale termenilor
Nr.
Crt. Termenul Definiţia si/sau daca este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedura Prezentarea în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite
şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor , având în vedere
asumarea responsabilităţilor
2. PS ( Procedura de
sistem )
Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor
compartimentelor din cadrul unităţii
3. Compartiment Compartiment/comisie
4. Conducătorul
compartimentului
Director general / director / Administrator Financiar/secretar şef/ şef comisie
5. PO ( Procedura
Operaţională )
Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia
sau mai multor compartimente din cadrul unităţii
6. Ediţie a unei
proceduri
operaţionale
Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi
difuzată
7. Revizia în cadrul
unei ediţii
Acţiunile de modificare , adăugare , suprimare sau alte asemenea , după caz, a uneia
sau mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale , acţiuni care au
fost aprobate şi difuzate
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
186
7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.
Crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operaţionala
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. F Formular
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
187
8. Descrierea procedurii operaţionale
8.1. Generalitati
Securizarea datelor se face atât din punct de vedere fizic cât si logic.
Securitatea fizică a unui sistem informatic constă in asigurarea securitătii componentelor
hardware a unui sistem informatic si anume protejarea împotriva furtului sau vandalizării acestora prin
plasarea lor într-o încăpere sigură.
De asemenea, trebuie asigurată paza si accesul persoanelor străine.
O alta securitate fizică care trebuie avută în vedere este securitatea care are ca obiect copiile
datelor si programelor salvate (backup). Aceste copii trebuie protejate împotriva furtului, vandalizării
lor.
Pe lângă securitatea fizică este necesară si asigurarea securitătii logice.
Pentru a avea efectul scontat acestea trebuie să existe concomitent. Având în vedere că un
sistem informatic contine pe lângă date si o serie de servicii si mai multe tipuri de acces din punct de
vedere al securitătii logice.
Informatiile electronice supuse regimului de securitate sunt:
1. continutul bazelor de date;
2. informatii financiare de uz intern;
3. fisiere stocate pe calculatoarele de uz personal;
4. fisierele de configurare ale serviciilor intra si internet;
5. copiile de siguranta si arhivele electronice.
Securizarea informatiilor electronice în cadrul unitatii se implementează pe două nivele:
� nivelul fizic;
� nivelul logic.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
188
8.2. Nivelul fizic de securizare a informatiilor digitale implică:
1. amplasarea serverelor de date si a echipamentelor de comunicatie critice în locatii izolate,
dotate cu minim 2 încuietori si sisteme de alarmă pentru incendiu;
2. toate echipamentele de stocare a datelor sunt prevăzute cu surse neîntreruptibile de
alimentare, cu autonomie de minim 2 ore;
3. accesul fizic la serverele de date si echipamentele de comunicatie critice se face numai de
către personalul autorizat;
4. fiecare interventie fizică la serverele de date este înregistrată într-un jurnal care contine data
si ora accesului, operatiile efectuate, data si ora plecării;
5. statiile de lucru ale personalului sunt amplasate în încăperi dotate minim cu încuietoare, si
dispuse astfel încât să nu permită vizualizarea facilă a ecranului de către alte persoane.
8.3. Nivelul logic de securizare a informatiilor digitale implică:
1. fiecare statie de lucru si / sau server de date / echipament de stocare date / echipament de
comunicatie sunt protejate prin parolă;
2. în cazul statiilor de lucru ale personalului, gestiunea parolelor de acces la computer cade în
sarcina utilizatorului, acesta fiind singurul care răspunde pentru integritatea si securitatea informatiilor
stocate pe calculatorul său;
3. în cazul serverelor si a echipamentelor de comunicatie, gestiunea parolelor de acces cade în
sarcina responsabilului;
4. parolele de acces sunt informatii care nu se divulgă tertilor (inclusiv rudelor de gradul I);
5. bazele de date sunt protejate prin parole de acces si prin efectuarea de copii de sigurantă la
intervale cuprinse între 24 de ore si 7 zile;
6. sistemele de operare tip server, precum si echipamentele de comunicatie critice (routere,
switch-uri) sunt protejate prin parole de acces având lungimea minimă de 10 caractere, schimbate
periodic la interval de 14 zile;
7. serverele de date sunt protejate prin firewall si sunt monitorizate permanent pentru sesizarea
oricăror disfunctionalităti. Monitorizarea se face atât manual, prin consultarea zilnică a jurnalelor
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
189
(loguri), cât si automatizat, prin emiterea de e-mailuri si/sau SMS-uri atunci când un serviciu de date
îsi întrerupe activitatea;
8. toate căile de acces Internet (gateways) sunt prevăzute cu firewall incluziv.
9. Sistemul informatic financiar-contabil si sistemul informatic privind resursele umane, cat si
celelalte sisteme informatice folosite de catre personal sunt protejate cu parola de acces având
lungimea minimă de 10 caractere, si se schimbă periodic la interval de 14 zile;
8.4. Arhivarea/salvarea bazelor de date poate fi:
Arhivarea unei baze de date a unui sistem informatic - rezulta o arhiva a acelui program
informatic. Numele arhivei trebuie sa fie unic, sa nu se suprapune o arhiva cu alta.
Arhivarea intregii baze de date a programelor informatice - se recomanda macar o data pe luna.
Arhivele nu se vor suprapune, fiecare are un nume distinct.
Arhivarea tuturor bazelor de date. Se face cand se doreste mutarea bazelor de date pe alt
calculator.
Atentie, arhivarea completa trebuie facuta obligatoriu inainte de reinstalari ale sistemului de
operare (windows) sau cand se doreste copierea pe alt calculator. Pentru salvarea totala a bazei
sistemului informatic se recomanda apelarea la serviciile furnizorului aplicatiei informatice deoarece
pot fi configurari speciale ce trebuie facute, caz in care se pot pierde datele daca nu se procedeaza
corect.
8.5. Configuratii de securitate a componentelor hardware pentru echipamente mobile,
statii de lucru si servere
Asupra rețelelor Internet cât și a celor interne deja compromise de atacatori, programe
automate de atac informatic caută în mod constant rețele țintă pentru a găsi sisteme care au fost
configurate cu software vulnerabil instalat. Configurațiile implicite sunt adesea orientate pentru a
ușura exploatarea, utilizarea sistemelor, nefiind însă securizate și lăsând servicii inutile exploatabile
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
190
în starea implicită a acestora. Tehnicile de atac, încearcă să exploateze în acest fel atât serviciile
accesibile via rețea, cât și software-ul de navigare al clientului.
Măsurile de protecție împotriva acestor tehnici de atac includ achiziția de componente pentru
sisteme și rețea cu configurații de securitate deja implementate, instalarea sistemelor preconfigurate
pentru securitate, actualizarea configurațiilor periodic și urmărirea acestora în cadrul unui sistem de
management al configurațiilor.
Aceste măsuri se pot implementa prin crearea de imagini ale sistemelor și stocarea pe servere
securizate împreună cu utilizarea instrumentelor de management al configurațiilor. În funcție de
soluția adoptată, aceste instrumente pot monitoriza în mod activ devierile de la configurațiile
implementate, furnizând informațiile necesare pentru asigurarea utilizării configurațiilor stabilite și
vor include următoarele funcționalități:
Identificarea oricăror modificări/schimbări în cadrul unei imagini securizate care pot include
modificări aduse pentru fișiere cheie, porturi, fișiere de configurații sau pentru software-ul instalat;
Compararea imaginii fiecărui sistem cu imaginea oficială stocată în mod securizat în cadrul
sistemului de management al configurațiilor;
Blocarea instalării și prevenirea executării odată cu alertarea personalului administrativ.
8.6. Configurații de securitate pentru echipamente de rețea – Firewall, Router, Switch
Atacatorii profită de o practică des întalnită în configurarea nivelului de securitate pe anumite
echipamente de rețea: utilizatorii solicită excepții temporare din considerente specifice, de business,
aceste excepții sunt aplicate dar nu și îndepărtate imediat ce necesitatea de business dispare. În unele
situații și mai grave, riscul de securitate al unei astfel de excepții nu este nici analizat corespunzător
nici evaluat din punct de vedere al necesității. Atacatorii caută breșele din firewall-uri, routere și
switch-uri și apoi le folosesc în scopul penetrării sistemului. Atacatorii au exploatat deficiențele
acestor echipamente de rețea pentru a obține accesul în mediile vizate, pentru a redirecta traficul înspre
o altă rețea sau un sistem malițios ce se anunță ca un sistem de încredere, și pentru a intercepta și altera
informații pe măsură ce acestea sunt transmise. Cu astfel de acțiuni atacatorul obține acces la date
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
191
sensibile, alterează informații importante sau chiar utilizează un sistem compromis pentru a „poza”
într-un alt sistem de încredere din rețea.
Anumite organizații utilizează unelte comerciale de evaluare a setului de reguli de pe
echipamentele de filtrare din rețea, cu scopul de a determina măsura în care acestea sunt consistente
sau conflictuale. Se face astfel o verificare automată a stării filtrelor de rețea și se caută erori în seturile
de reguli sau în listele de control al accesului (Access Control List – ACL) care ar putea permite
servicii nedorite pe acele echipamente. Astfel de unelte ar trebui utilizate la fiecare modificare
semnificativă a setului de reguli de pe firewall-uri, a ACL-urilor de pe router sau pe alte tehnologii de
filtrare.
Funcționalitățile minim recomandate pentru menținerea unui control optim la nivel de
echipamente de rețea:
Identificarea oricărei modificări la nivel de echipamente de rețea, inclusiv routere, switch-uri,
firewall-uri și sisteme IDS și IPS (orice schimbare în fișierele cheie, servicii, porturi, fișiere de
configurație sau orice alt software instalat pe echipamente
Configurația fiecărui sistem trebuie comparată cu baza de date master cu imagini pentru a
verifica orice modificare în configurație din punct de vedere al impactului asupra securității.
8.7. Securitatea aplicațiilor
Printre prioritățile recente ale grupurilor criminale se numără atacurile asupra vulnerabilităților
aplicațiilor web-based precum și asupra aplicațiilor în general. Aplicațiile care nu fac verificări asupra
volumului intrărilor generate de utilizator, nu reușesc să „sanitizeze” intrările prin filtrarea secvențelor
de caractere care nu sunt necesare sau potențial malițioase sau nu inițiază „curățarea” variabilelor în
mod corespunzator, fiind astfel vulnerabile la compromiterea de la distanță. Atacurile pot fi efectuate
prin „injectarea” de exploatări specifice incluzând buffer overflows, atacuri de tip SQL injection,
cross-site scripting, cross-site request forgery, și click jacking de cod pentru obținerea controlului
asupra sistemelor vulnerabile.
Pentru prevenirea unor asemenea atacuri, aplicațiile dezvoltate intern cât și aplicațiile third-
party trebuie testate riguros pentru a identifica deficiențele de securitate. Pentru aplicațiile third-party,
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
192
organizațiile trebuie să se asigure că furnizorii au efectuat testări riguroase de securitate pentru
produse, iar pentru aplicațiile dezvoltate intern, organizațiile trebuie să efectueze testările de securitate
sau să angajeze servicii de specialitate pentru efectuarea de astfel de testări.
Tool-urile ce testează cod sursă sau acelea pentru scanarea securității aplicațiilor web s-au
dovedit a fi utile în vederea securizării, alături de verificările de securitate tip penetration testing
efectuate manual de specialiști cu vaste cunoștințe de programare și expertiză în testarea de aplicații.
Funcționalități recomandate în sistemul de securitate al aplicațiilor:
Detectarea și blocarea încercărilor de atac la nivel de aplicație;
Testarea periodică, săptămânal sau chiar zilnic;
Mitigarea tuturor vulnerabilităților cu risc mare din aplicațiile web accesibile din Internet –
identificate cu scannere de vulnerabilități, instrumente de analiză statice și instrumente de revizuire a
configurațiilor automate din bazele de date – fie prin modificarea fluxului, fie prin implementarea unui
control compensatoriu.
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
193
9. Responsabilităţi
Nr. crt. Compartimentul/ Operatiunea Secretariat Director Arhiva
1 Secretar Sef E
2 Secretar Sef V
3 Director Ap
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
194
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexa
Denumirea
anexei Elaborator Aprobat
Nr. de
exemplare Difuzare
Arhivare Alte
loc perioada
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”AUREL DECEI” GURA
RÂULUI
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND
SECURIZAREA INFORMATIILOR SI
DATELOR
Ediţia: 1
Nr. de ex.:
Revizia: 1
Nr. de ex. :
COMPARTIMENT
SECRETARIAT Cod: P.O.Scr. 18
Pagina din 18
Exemplar nr.:
195
11. Cuprins
Nr. componentei
în cadrul
procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a
reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6. Documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurale
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10. Anexe, înregistrări, arhivări
11. Cuprins