+ All Categories
Transcript
Page 1: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Academia de Studii Economice Bucuresti

Analiza şi raţionalizarea structurii organizatorice a

întreprinderii MACH FOREIGN TRADE

DISTRIBUTION S.R.L

Bălteanu Alina

Master Administrarea Afacerilor , an I

1

Page 2: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign

Trade Distribution S.R.L

1.1 Prezentarea întreprinderii

Compania aleasa pentru acest proiect este MACH FTD , o întreprindere activă pe

piaţa româneasca a echipamentelor de marcare şi codificare, a benzilor transportoare şi

sistemelor structurale, a utilajelor de ambalare şi etichetare.

MACH FTD este distribuitor unic în Romania pentru următorii producători de

echipamente industriale:

DOMINO Marea Britanie - imprimante cu jet de cerneală, laser, sisteme

comerciale de imprimare, Telesis SUA - marcaj permanent prin

micropercuţie şi sisteme laser

SOCO Danemarca - paletizare, roboţi, sisteme de transport

FLEXLINK Suedia - transportoare cu lanţ şi sisteme structurale

Aetna GROUP Italia – utilaje şi maşini de ambalare

AL TECH Italia - imprimare şi aplicare de etichete autocolante

Marabu – tampografe şi serigrafe

Selo – linii de procesare

BEMECCO, Kompass, EMERITO - linii de îmbuteliere

Sato Labelling – sisteme de etichetare, imprimante de birou, imprimante

low-cost şi imprimante portabile pentru aplicaţiile mobile şi industriale

Prisma – echpamente de control al calitaţii in-line.

Pe lângă importul de echipamente, MACH FTD oferă şi consumabile precum

cerneluri, folii pentru ambalare, riboane şi role tuşate pentru inscripţionare, etichete,

benzi adezive iar intenţia conducerii este de a lărgi acest domeniu care nu aduce un profit

precum în cazul echipamentelor, însa aduce un venit constant, care poate ajuta compania

să treacă peste momentele mai puţin prielnice.

2

Page 3: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

De asemenea un alt obiect de activitate îl reprezintă serviciul de proiectare

realizat de ingineri pregatiţi în a realiza proiecte speciale, integrări de echipamente şi

automatizari, în funcţie de cerinţele specifice ale clienţilor.

O echipă de ingineri şi tehnicieni asigură servicii de asistenţă tehnică, în perioada

de garanţie şi după, pentru gama de maşini care le furnizează.

De asemenea, MACH Foreign Trade Distribution are un departament de

reorganizare şi testarea echipamentelor în timpul serviciului şi pentru proiectarea şi

construirea de soluţii speciale, în conformitate cu necesităţile clientului.

MACH FTD se încadrează în categoria întreprinderilor mici, având un numar de

36 angajaţi. Întreprinderea îsi desfaşoară activitatea pe 4 nivele ierarhice şi înglobează

atât compartimente eterogene cât şi omogene pentru a răspunde diferitelor cerinţe.

4 dintre cele 7 compartimente dispun de către un coordonator, iar celelalte comunică şi îşi

primesc solicitările direct de la directorul executiv. Acest fapt aproprie executanţii de

conducere, pentru a crea un flux mai rapid de schimb de informaţii în domeniile în care

este nevoie (Ex: Vânzări) dar are si dezavantajul de a suprasolicita directorul executiv cu

sarcini care nu corespun specializării sale.

1.2. Organizarea internă a societăţii

Conducerea S.C. MACH FTD S.R.L este asigurată de către directorul general al

societăţii, care deţine responsabilitatea juridică a tuturor activităţilor desfăşurate de către

organizaţie. Relaţiile de subordonare sunt prezentate în organigramă (Figura 1). Posturile

din organigramă sunt ocupate în corelaţie cu volumul activitaţii desfăsurate la nivelul

întregii unităţi si cu necesităţile de personal identificate.

Funcţiile manageriale sau de execuţie vor fi ocupate în funcţie de specificaţiile fişei de

post în urma procesului de evaluare a performanţelor şi competenţelor. Fiecare angajat va

raporta şefului ierarhic direct problemele apărute pe parcursul desfăşurarii activităţii sale

profesionale în cadrul societăţii, chiar daca acestea ar putea fi de competenţa altui

3

Page 4: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

subordinat sau serviciu. Fluxul informaţional cu privire la aceste situaţii este asigurat de

către directorul general, şefii departamentelor, secretariat. Angajaţii care ocupă funcţii de

conducere, subordinate de nivelul acestora, au obligaţia de a distribuii salariaţilor aflaţi în

subordine, sarcinile de serviciu, atribuţiile si responsabilitaţile prevăzute

în fisele de post.

1.3. Organigrama întreprinderii MACH FTD S.R.L.

În acest proiect am ataşat atât organigrama originală oferită de MACH FTD

S.R.L. (Figura 1), cât şi o reproducere a acesteia pentru a evidenţia mai bine structurarea

pe nivele ierarhice (Figura 2).

O descriere succintă a nivelelor ierarhice şi elementele subordonate fiecarui nivel

ierarhic este următoarea:

- Primul nivel ierarhic îl consituie Directorul General. Acestuia i se subordonează

direct Directorul Executiv, Secretariatul şi Reprezentatul Managementului pentru

Calitate (RMC), care reprezintă cel de-al doilea nivel ierarhic.

- Pe nivelul 3 se afla coordonatorii Compartimentelor de Service, Logistică şi

Administrativ, Directorul Economic din Compartimentul Financiar-Contabil,

precum şi Compartimentele de Vânzări, Marketing şi Resurse Umane, toţi aceştia

fiind subordonaţi direct Directorului Executiv.

- Pe ultimul nivel se afla inginerii service şi tehnicianul din Compartimentul de

Service, Gestionarul şi Referentul Logistică din Compartimentul de Logistică,

Responsabilul pe Curaţenie şi Referentul vamal din Compartimentul

Administrativ şi Economistul si Contabilul din Compartimentul Financiar-

Contabil, fiecare dintre ei subordonându-se direct coordonatorilor din

compartimentele din care fac parte.( Figura 2)

4

Page 5: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Figura nr. 1

5

Page 6: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Figura nr. 2

Directorul economic şi consilierul financiar fac parte din compartimentul financiar-contabil; cei doi ii sunt subordonaţi direct Directorului Executiv;

DIRECTOR GENERAL

Coordonator Service

Coordonator logistica

Coordonator administrativ

Specialist marketing

Specialist Resurse Umane

Director Executiv Secretariat RMC

VânzăriInginer vânzăriInginer vânzăriInginer vânzăriInginer vânzăriInginer vânzări-Inginer vânzăriInginer vânzăriCoordonator domeniu consumabile

Inginer serviceInginer serviceInginer serviceInginer serviceTehnician

GestionarReferent logistica

Responabil curatenieReferent vamal

Director economic

Consilier financiar

Contabil

Economist

*Compartimenntul financiar-contabil

6

Page 7: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

1.4. Fişe de post

*Fişele de post sunt simplificate, având rolul în acest referat de a sublinia mai degrabă relaţiile dintre

diferitele posturi decât sarcinile şi responsabilităţile specifice ale fiecărui post.

Denumire post: Director General

Experienţa în domeniu: Minim 5 ani

Departament/compart:

Relatii de supervizare: Director Executiv, Secretariat, RMC

Relatii de subordonare: Nu este cazul

Relatii functionale de colaborare : relatii: - ierarhice: consiliul de administraţie;

- funcţionale: cu directorii de departamente (aprobă

proceduri de organizare şi derulare a principalelor procese la nivel

de firmă: contractare, vânzări, aprovizionare, etc);

Cerinte obligatorii: Cunoştinţe de management organizaţional, financiar, vânzări;

Cunoaşterea în profunzime a pieţei locale de afaceri;

Cunoaşterea legislaţiei în domeniu;

Cunoaşterea unei limbi de circulaţie internaţonală - limba engleză

- la un nivel mediu - avansat (scris, citit, vorbit);

stăpânirea unor tehnici şi instrumente financiar-contabile;

studii superioare de profil economic;

cursuri speciale: marketing, vănzări, management organizaţional,

management financiar. operare Pc - Office, Power Point, limbă

străină;

Calitati psihosociale: aptitudine generală de învăţare;

Abilităţi de comunicare.

Competenţe de luarea deciziilor şi asumarea responsabilităţilor.

Competenţe de negociere la nivel profesionist.

Gândire şi capacitate de analiză şi sinteză.

Dorinţa de dezvoltare a subordonaţilor şi capacitate de delegare.

Atitudine pozitivă şi persuasiune.

Discernământ şi capacitate de a rezolva problemele.

Abilităţi de a lucra în echipa.

Corectitudine şi loialitate faţă de firmă, flexibilitate.

Energie.

Rezistenţă la efort şi stres.

Preocupare pentru ridicarea nivelului profesional individual.

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: Decide asupra noilor direcţii de dezvoltare;

Stabileşte planurile de vânzări şi profit;

Aprobă BVC general şi BVC al fiecărui department din cadrul

firmei;

Semnează documentele de angajare, colaborare şi încetare a

7

Page 8: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

relaţiilor de muncă;

Semnează deciziile de modificare a funcţiei/salariului pentru

angajaţii firmei - actele adiţionale;

Semnează organigrama şi statutul de funcţiuni al firmei;

Semnează contracte cu furnizorii, clienţii şi partenerii strategici;

Aprobă Regulamentul Intern şi Contractul Colectiv de Muncă al

societăţii;

Semnează statele de plată, rapoartele financiare ale firmei,

raportările statistice sau solicitările de investiţii din cadrul firmei;

Solicită rapoarte de activitate şi ia măsurile necesare în vederea

creşterii eficienţei activităţii firmei;

Stabileşte prioritatea executării sarcinilor pentru personalul din

subordine;

Aprobă recompense/penalizări, prelungirea/încetarea activităţii

după perioada de probă a angajaţilor;

Aprobă/respinge cereri ale personalului din subordine;

Denumire post: Director Executiv

Experienţa în domeniu: Minim 5 ani

Relatii de supervizare: şefii de departamente, si compartimentele de Vânzări, Marketing

şi Resurse Umane

Relatii de subordonare: Directorului General

Relatii functionale de colaborare : intern cu toate departamentele funcţionale din firmă, extern cu

furnizorii.

Reprezentare (colaborare, consultanţă): este reprezentantul

Consiliului de Administraţie, in limita responsabiliţilor acordate,

în relaţiile acordate, în relaţiile cu sindicatele, cu autorităţile

publice locale şi centrale. De asemenea, reprezintă firma şi în

relaţiile cu furnizorii, cu managementul altor firme.

Cerinte obligatorii: Permis auto cat.B

Bune abilităţi de utilizare a computerului (Word,

Excel, Outlook, Access, Internet)

Cunoştinte limbi straine: limba engleza avansat.

Cursuri de calificare în domeniul tehnic, preferabil

pentru domeniul de activitate al firmei.

Calitati psihosociale: Spirit de leader

Abilitati de comunicare

Atitudine pozitiva si persuasiune

Capacitatea de a lucra în echipa

Receptivitate, orientare catre nou, creativitate

Corectitudine si loialitate fata de firma, flexibilitate

8

Page 9: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Energie, rezistenta la stress

Capacitatea de a redacta lucrari si rapoarte clare si corecte

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: Coordonarea şi asigurarea întregii activităţ tehnice din

departament în vederea realizării obiectivelor stabilite şi în

conformitate cu politica firmei.;

Denumire post: REPREZENTANT MANAGEMENTUL CALITATII

Experienţa în domeniu: Minim 6 luni pe un post similar.

Departament/compart: MANAGEMENTUL CALITĂŢII

Relatii de supervizare: Nu este cazul

Relatii de subordonare: Directorului General

Relatii functionale de colaborare : cu personalul din departamentele: Service, Vanzari, Financiar,

Logistica, Marketing, Administrativ,Resurse Umane.

Cerinte obligatorii: Cunostinte operare PC

Constinte limba engleza

Calitati psihosociale: Abilitati de comunicare

Atitudine pozitiva si persuasiune

Capacitatea de a lucra în echipa

Receptivitate, orientare catre nou, creativitate

Corectitudine si loialitate fata de firma, flexibilitate

Energie, rezistenta la stress

Capacitatea de a redacta lucrari si rapoarte clare si corecte

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: Asisgurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si

clientii externi, precum si intre departamentele firmei.

Denumire post: SECRETARA

Experienţa în domeniu: Minim 2 ani

Relatii de supervizare: Nu este cazul

Relatii de subordonare: Directorului General

Relatii functionale de colaborare : cu personalul din departamentele: Service, Vanzari, Financiar,

Logistica, Marketing, Administrativ,Resurse Umane.

Cerinte obligatorii: Cunostinte operare PC

Constinte limba engleza

Calitati psihosociale: Abilitati de comunicare

Atitudine pozitiva si persuasiune

Capacitatea de a lucra în echipa

Receptivitate, orientare catre nou, creativitate

Corectitudine si loialitate fata de firma, flexibilitate

9

Page 10: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Energie, rezistenta la stress

Capacitatea de a redacta lucrari si rapoarte clare si corecte

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: Asisgurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si

clientii externi, precum si intre departamentele firmei.

Denumire post: SPECIALIST MARKETING

Experienţa în domeniu: Minim un 1 an pe un post similar

Departament/compart: DEPARTAMENT MARKETING

Relatii de supervizare: Nu este cazul

Relatii de subordonare: Se subordoneaza Directorului Executiv

Relatii functionale de colaborare : Cu personalul din departamentele: Service, Vanzari, Financiar,

Logistica, Marketing, Administrativ, Resurse Umane, Secretariat

Cerinte obligatorii: Bune abilităţi de utilizare a computerului (Word, Excel, Outlook,

Access, Internet)

Cunostinte limbi straine: limba engleza - nivel avansat.

Cursuri de perfectionare in relatii publice si comunicare

Cunoasterea tehnicilor si modalitatilor de promovare

Calitati psihosociale: Abilitati de comunicare

Atitudine pozitiva si persuasiune

Capacitatea de a lucra în echipa

Receptivitate, orientare catre nou, creativitate

Corectitudine si loialitate fata de firma, flexibilitate

Energie, rezistenta la stress

Discernamant si capacitate de a rezolva problemele.

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: Prezentarea, promovarea produselor companiei în conformitate cu

strategia de marketing şi politicile comerciale ale companiei

Asigura si mentine o imagine unitara a firmei în conformitate cu

standardele şi politicile comerciale ale companiei

Contribuie la implementarea planului de marketing stabilit la

nivelul intregii companii

Realizeaza studii de marketing care evalueaza pozitia companiei

pe piata.

Denumire post: MAISTRU MECANIC

Experienţa în domeniu: Minim un 1 an pe un post similar

Departament/compart: Service

Relatii de supervizare: Nu este cazul

10

Page 11: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Relatii de subordonare: Se subordoneaza Managerului de departament

Relatii functionale de colaborare : cu personalul din departamentele: Service, Vanzari, Financiar,

Logistica, Marketing, Administrativ. Resurse Umane, Secretariat

Cerinte obligatorii: Bune abilităţi de utilizare a computerului (Word, Excel, Outlook,

Access, Internet)

Cunostinte limbi straine: limba engleza - nivel avansat.

Cursuri de perfectionare in relatii publice si comunicare

Cunoasterea tehnicilor si modalitatilor de promovare

Calitati psihosociale: Abilitati de comunicare

Atitudine pozitiva si persuasiune

Capacitatea de a lucra în echipa

Receptivitate, orientare catre nou, creativitate

Corectitudine si loialitate fata de firma, flexibilitate

Energie, rezistenta la stress

Discernamant si capacitate de a rezolva problemele.

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: 1. Executarea de operatiuni si lucrari care vizeaza, pregatirea,

setarea, repararea si punerea in functiune a echipamentelor.

5. Realizeaza demonstratii la sediul firmei sau la sediile clientilor.

6. Se ocupa de instalarea, punerea in functiune a echipamentelor la

sediul clientilor.

7. Realizeaza scolarizarea operatorilor la sediul Mach Ftd/client

8. Realizeaza serviciul de permanenta in weekend si sarbatori.

9. Realizeaza activitatile planificate conform procedurilor

Denumire post: Administrator Flota si Imobiliare

Experienţa în domeniu: Minim 2 ani pe un post similar

Departament/compart: ADMINISTRATIV

Relatii de supervizare: Supervizeaza angajatii din departamentul administrativ

Relatii de subordonare: Directorului Executiv

Relatii functionale de colaborare : cu personalul din departamentele: Service, Vanzari, Financiar,

Logistica, Marketing, Administrativ,Resurse Umane, Secretariat

Cerinte obligatorii: Bune abilităţi de utilizare a computerului (Word, Excel, Outlook,

Access, Internet)

Cunostinte limbi straine: limba engleza - nivel avansat.

Cursuri de perfectionare in relatii publice si comunicare

Cunoasterea tehnicilor si modalitatilor de promovare

Calitati psihosociale: disponibilitate pentru deplasari mai mult de 50 % din timpul de

lucru

Abilitati de comunicare

Atitudine pozitiva si persuasiune

Capacitatea de a lucra în echipa

Receptivitate, orientare catre nou, creativitate

11

Page 12: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Corectitudine si loialitate fata de firma, flexibilitate

Energie, rezistenta la stress

Discernamant si capacitate de a rezolva problemele.

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: 1. Asigura desfasurarea activitatii adminstrative in cadrul unitatii

2. Atribuţii privind respectarea normelor de prevenire şi stingere a

incendiilor

3.Administrarea parcului auto

4.Activitatea de transporturi atipice

Denumire post: INGINER VANZARI ECHIPAMENTE

Experienţa în domeniu: Minim un 1 an pe un post similar

Departament/compart: DEPARTAMENT VANZARI

Relatii de supervizare: Nu este cazul

Relatii de subordonare: Directorului Executiv

Relatii functionale de colaborare : Cu personalul din departamentele: Service, Vanzari, Financiar,

Logistica, Marketing, Administrativ,Resurse Umane, Secretariat

Cerinte obligatorii: Bune abilităţi de utilizare a computerului (Word, Excel, Outlook,

Access, Internet)

Permis auto cat.B

Cunostinte limbi straine: limba engleza - nivel mediu, preferabil

avansat.

Cursuri de calificare in vanzari, preferabil pentru domeniul de

activitate al firmei.

Calitati psihosociale: Abilitati de comunicare

Atitudine pozitiva si persuasiune

Capacitatea de a lucra în echipa

Receptivitate, orientare catre nou, creativitate

Corectitudine si loialitate fata de firma, flexibilitate

Energie, rezistenta la stress

Discernamant si capacitate de a rezolva problemele.

DESCRIEREA POSTULUI

Sarcini generale: Prezentarea, promovarea şi vânzarea produselor în conformitate cu

standardele şi politicile comerciale ale companiei;

1.5. Stuctura organizatorică de management şi structura

organizatorică operaţională.

Strucura organizatorică de management are în componenţă 5 compartimente:

compartimetul managementului calităţii, compartimentul de service, compartimentul

12

Page 13: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

administrativ, compartimentul de logistica şi compartimentul financiar-contabil, precum

şi 2 posturi de conducere: director executiv, respectiv director general. Compartimentele

structurii oraganizatorice operaţionale sunt compartimentul de vânzare, compartimentul

de marketing şi compartimentul de resurse umane.

Ponderea ierarhică medie a MACH FTD este de 4,14, adică aproximativ un

manager (sau post de conducere) la 4 executanţi. (ponderea ierarhică medie fiind

calculată: numarul de executanţi/numarul posturilor de conducere)

Întreprinderea are în total 36 de angajaţi din care 7 pe posturi de conducere si 29

de executanţi şi este structurată pe 4 nivele ierarhice. Pe primul nivel ierarhic se află doar

directorul general. Pe cel de-al doilea nivel avem posturi de conducere: directorul

executiv şi responsabilul pe managementul calităţii şi executant în subordonarea directă a

directorului general, secretara. Pe nivelul al treilea avem posturi de conducere:

coordonator logistică, coordonator service, coordonator administrativ şi director

economic, iar posturile de execuţie: inginer service,coordonator domeniu consumabile,

consilier financiar, specialist resurse umane şi specialist marketing. Toate posturile de pe

nivelul 4 sunt posturi de execuţie.

1.6. Obiective

Principalele obiective fundamentale ale MACH FTD sunt:

- creşterea vânzărilor de echipamente, de proiecte speciale şi de consumabile,

- eficientizarea procesului de proiectare managerială astfel încât la fiecare proiect

să se obţină un profit maxim;

- mărirea cifrei de afaceri;

- realizarea de proiecte la costuri minime de producţie, cu uz minim de resurse şi

echipamente şi preţ mare de vânzare.

Pentru a-şi atinge obiectivele propuse este nevoie de:

-identificarea şi optimizarea din punct de vedere al mijloacelor tehnice şi

tehnologice a tuturor proceselor;

- dezvoltarea continua a abilităţilor şi cunostinţelor personalului şi alocarea de

resurse suplimenetare atunci când este cazul;

13

Page 14: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

-evaluarea şi anticiparea continua a asteptărilor, necesităţilor clienţilor şi a

gradului de satisfacţie;

- creşterea vitezei de reacţie a angajatilor MACH din Front Office - Service,

Vânzări;

- aplicarea unui stil de leadership, management orientat pe obiective astfel încât să

permită dezvoltarea de produse şi servicii profitabile şi de calitate;

- implementarea sistemului de project management, inclusiv pentru bugetare,

testare, întocmire documentaţie;

- identificarea surselor de Best / Bad Practices în fiecare activitate, department;

prezentarea formala a lor în cadrul fiecarei echipe şi obţinerea de concluzii şi

propuneri alaturi de angajaţi pentru îmbunatatirea şi eficientizarea acţiunilor

tuturor salariaţilor.

2.1.Analiza critică a sistemului organizatoric

a) Analiza caracteristicilor dimensionale şi funcţionale ale componentelor

primare ale structurii organizatorice:

Structura organizatorică a MACH FTD este ierarhic-funcţională, cu relaţii organizatorice

preponderent de autoritate de tip ierarhic. În companie întâlnim şi relaţii de tip funcţional,

între resurse umane, respectiv secretariat şi restul întreprinderii La nivel de management,

sunt asigurate numai funcţiunile de cercetar-dezvoltare şi financiar contabilă, iar la nivel

operaţional cea de vânzare şi cea de resurse umane. Funcţiunea de producţie nu este

realizată la această companie, echipamentele oferite spre vânzare fiind importate, iar

sarcinile de organizare şi import revenindu-le compartimentelor de vânzări, logistică şi

top managementului.

b) Analiza prin prisma posibilităţilor de realizare a obiectivelor: numărul de

departamente, posturi şi angajaţi nu pot susţine pe deplin obiectivele întreprinderii.. Nu

există coordonatori sau manageri specializaţi pe funcţiunea comercială, atribuţiile

revenindu-I directorului executiv, care este suprasolicitat şi are în subordine pe

compartimentul de vânzări 8 persoane subordonate direct. De asemenea, pe

14

Page 15: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

compartimentul financiar-contabil, există un director economic dar nu şi unul financiar,

iar responsabilitatea de manager financiar-contabil îi revine tot directorului executiv.

c) Analiza prin prisma principilor de concepere şi funcţionare a structurii

organizatorice:

Principiile respectate şi punctele lor slabe:

- Principiul supremaţiei obiectivelor:

-sistemul organizatoric este conceput astfel încât să fie create premisele

organizatorice solicitate de realizarea obiectivelor fundamentale, derivate, specifice şi

individuale, dar există loc de îmbunătăţiri, cum ar fi crearea unor posturi specializate pe

compartimentele care nu au un coordonator direct şi sunt subordinate direct directorului

executiv.

- Principiul managementului participativ

- există organisme participative de management care crează şi întreţin

unclimat organizaţional şi motivaţional propice participării personalului la conducere, dar

aceste organisme sunt suprasolicitate.

- Principiul flexibilităţii structurii organizatorice

- structura organizatorică se adaptează la influenţele exercitate de mediul

contextual, dar este mai degrabă o adaptare forţată

- Principiul aplatisării structurii organizatorice:

- fiind o întreprindere mică, MACH FTD respectă acest principiu, având 4

niveluri ierarhice.

Structura organizatorică actuală nu respectă:

- Principiul asigurării unei concordanţe depline între natura posturilor şi

caracteristicile titularilor de posturi („dotarea” posturilor de management şi execuţie cu

personalcu competenţa necesară)

15

Page 16: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

- Principiul armonizării posturilor şi funcţiilor (definirea adecvată a sarcinilor,

responsabilităţilor şi competenţelor posturilor şi ale funcţiilor, ca elemente de

generalizare a posturilor)

- Principiul eficienţei sistemului organizatoric (compararea permanentă a

eforturilor reclamate de funcţionarea şi perfecţionarea sistemului organizatoric cu

efectele directe sau indirecte generate de acesta)

Consider ca pentru a mă pronunţa dacă principiul variantei optime este

respectat sau nu, este nevoie de o supraveghere pe termen îndelungat a companiei şi a

acţiunilor întreprinse de aceasta. În cazul acesta, neavând informaţiile necesare, îl voi

considera ca aplicat, deoarece mi se pare normal ca adoptarea oricărei structuri

organizatorice la un anumit moment, să fie rezultatul comparării diverselor variante

existente şi alegerea variantei optime. Pe de altă parte şi celelalte principii de care m-am

pronunţat pot fi incorecte, dar aceasta este opinia mea la momentul actual, analizand

dispunerea posturilor si legăturile dintre acestea pe organigramă.

2.2 Analiza încadrării cu personal

Analizând încadrarea cu personal, se observă aceleaşi deficienţe.

La nivelul directorului general ponderea ierarhică este de 1 la 3, în limita unei

funcţionări normale. La nivelul directorului executiv însă, este de 1 la 15, un număr

foarte mare de subordonaţi direct pentru un post de top management, aflat pe nivelul

ierarhic numărul 2. Totodată, pe următoarele nivele ponderea scade, maxima fiind de 1 la

5. Este recomandabil ca la nivelele ierarhice superioare ponderea ierarhică să fie mai

mică iar la nivelele executanţilor să crească. De asemenea, dacă este să analizăm

incadrarea cu personal pe compartimente şi relaţiile de subordonare, observăm că

directorul exectutiv are în subordine directă întregul compartiment de vânzări.

16

Page 17: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

3.1 Reproiectarea structurii organizatorice

Analizând informaţiile prezentate în capitolele anterioare propun ca structura

organizatorică a MACH FTD să fie modificată în felul următor:

- Este necesară introducerea unui post de coordonator/manager pe

compartimentul de vânzări

- Este nevoie de un director financiar-contabil pe intreg compartimentul

financiar-contabil, care să preia informaţiile/rapoartele atât de pe partea de

contabilitate cât şi finanţe şi care sa coordoneze compartimentul, iar în locul

directorului economic propun un coordonator economic, care sa coordoneze

sarcinile contabilului si economistului din subordine.

- Dat fiind profilul firmei şi concurenţa pe piaţă, este necesară dezvoltarea

compartimentului de marketing şi aducerea unui director care sa coordoneze

activitatea departamentului, întrucât coordonarea acestui department nu intră

în atribuţiile directorului executiv.

17

Page 18: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

.

DIRECTOR GENERAL

Secretariat RMCDirector Executiv

Inginer vânzăriInginer vânzăriInginer vânzăriInginer vânzăriInginer vânzări-Inginer vânzăriInginer vânzăriCoordonator domeniu consumabile

Coordonator Service

Coordonator logistica

Coordonator administrativ

Coordonator economic

Consilier financiar Specialist

marketing

Specialist marketing

Specialist Resurse Umane

Contabil

Economist

Responabil curatenieReferent vamal

GestionarReferent logistica

Inginer serviceInginer serviceInginer serviceInginer serviceTehnician

Director vânzări

Director financiar-contabil

Director marketing

18

Page 19: Analiza şi reproiectarea organigramei întreprinderii Mach Foreign Trade Distribution finish

Consider că aceste modificări sunt benefice pentru atingerea obiectivelor cu o mai

mare eficienţă şi totodată rezolvă deficienţele create de nerespectarea principiilor

menţionate în capitolul anterior. Ponderea ierarhică la nivel de manager executiv va

scădea de la 1 la 15 la 1 la 7 iar existenţa unui coordonator/director/manager pe fiecare

compartiment va usura atât munca directorului executiv cât şi eficacitatea

compartimentelor, culegerea de date respectiv fluxul de comunicaţie intre top

management şi executanţi.

19


Top Related