+ All Categories
Transcript
Page 1: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 1

1. Pogramul PharmAccess

Programul social inițiat de fundația non-profit PharmAccess împreună cu INFOtreat este destinat ajutorării pacienților (din toate categoriile sociale) să acceseze facil și la un cost rezonabil medicamentele necesare tratamentelor prescrise/recomandate de catre medici. În acest scop PharmAccess pune la dispoziția pacienților care se înrolează în acest program, la indicația unui medic, un card de identificare. INFOtreat este o companie care asigură întreaga infrastructură, precum și suportul logistic necesar derulării programului PharmAccess. INFOtreat asigură îndeplinirea în bune condiții a proceselor apărute ca urmare a acordării unor beneficii de către producătorii de medicamente în scopul reducerii contribuției personale la plată din partea pacienților. INFOtreat asigură și întreg procesul logistic privind emiterea și operarea cardurilor pacienților.

2. Procedura de lucru pentru farmacii in cadrul Programului PharAccess Procedura este destinata stabilirii unui mod de lucru pentru farmaciile care au aderat la programul PharmAccess prin care se acorda reduceri de co-plata oferite de producator si consta in urmatorii pasi:

La eliberarea unei prescripții medicale, medicii specialiști sau de familie informează pacienții cu privire la beneficiile programului și le pun la dispoziție formularele de participare la program.

Pacientii completeaza formularul si isi dau acceptul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal de către INFOtreat. Daca nu semneaza, inseamna ca nu accepta sa li se culeaga datele cu caracter personal de pe formular in vederea eliberarii unui card definitiv, deci nu lise va elibera unul. La fel, daca adresa nu este una corecta, nu vor putea primi cardul acasa.

Pacientii se prezintă la farmacie cu rețeta medicală însoțita de formularul de înscriere in Program, având datele sale personale completate in cabinetul medicului.

Farmacistul oprește formularul de pe care detașează cardul de pacient și, după efectuarea tranzacției, acest card este înmânat pacientului.

Periodic, farmaciile vor trimite formularele catre INFOtreat ( de obicei o data cu factura), in vederea emiterii cardului permanent ce va avea aceeași serie cu cel temporar. Tranzacțiile

Page 2: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 2

efectuate de pacient vor rămâne în istoric de la prima operațiune, fie ca se va utiliza cardul permanent, fie cel temporar.

Pe baza cardului PharmAccess și a prescripției aferente prezentate în farmacie, pacientul poate beneficia de reducerea contribuției personale la plată, fie pe cardul temporar, cât și pe cel definitiv.

In cadrul procesului de operare cu cardul, exista doua operatiuni pe care le efectueaza farmacia:

A. Inregistrarea tranzactiei B. Generarea de rapoarte privind tranzactiile

A. Inregistrarea tranzactiei

Exista 3 moduri de inregistrare a tranzactiei, in functie de modul de interfatare a softului de gestiune-contabilitate din farmacie cu aplicatia INFOtreat si in functie de conexiunea Internet disponibila pe fiecare calculator de pe care se emit prescriptii medicale:

a. Farmacia lucreaza on-line (conexiune Internet activa pe toate statiile de lucru):

Dupa introducerea numarului de card, se verifica automat si fara interventia farmacistului validitatea cardului, lista de produse active si reducerile de coplata curente.

a1. in momentul eliberarii prescriptiei (la salvarea bonului) informatiile inscrise in softul farmaciei sunt transmise fara interventia personalului farmaciei si catre platforma INFOtreat. Modul de lucru este cel specific fiecarui tip de soft, in conformitate cu instructiunile de lucru ale acestor producatori de soft. a2. tranzactiile sunt raportate din meniul programului de farmacie, specific fiecarui tip de soft, in conformitate cu instructiunile de lucru ale acestor producatori de soft.

b. Farmacia lucreaza off-line:

Farmacia isi actualizeaza dimineata, la inceperea programului de lucru, fisierul de carduri active si lista de produse curenta (inclusiv reducerile de co-plata). Farmacia lucreaza local intr-un software care are dezvoltata o interfata automata cu sistemul INFOtreat (software de la un producator de software sau software propriu, avand dezvoltata aceasta interfata de lucru).

Dupa introducerea numarului de card, se verifica automat si fara interventia farmacistului validitatea cardului, lista de produse active si reducerile de coplata curente.

Page 3: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 3

Tranzactiile sunt raportate la finalul zilei din meniul programului de farmacie, specific fiecarui tip de soft, in conformitate cu instructiunile de lucru ale acestor producatori de soft. Aplicatia farmaciei genereaza un fisier XML la momentul salvarii bonului stocat local care se va raporta periodic, de obicei la sfarsitul programului, pe portalul INFOtreat. Formatul este cel de mai jos:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>

- <DocumentElement>

- <TranzactiiXML>

<IDTranzactie>3336</IDTranzactie>

<NrBon>676</NrBon>

<DataTran>1987-11-18</DataTran>

<SNCardClient>9910000000034999</SNCardClient>

<CodArticol>Art02</CodArticol>

<Cantitatea>2</Cantitatea>

<ValoareDiscount>210</ValoareDiscount>

<NrReteta>fake-date</NrReteta>

<TipReteta>1</TipReteta>

<NumeMedic>Medic Test</NumeMedic>

<CodCasa>CT</CodCasa>

<CodLocatie>100</CodLocatie>

</TranzactiiXML>

- <TranzactiiXML>

<IDTranzactie>3337</IDTranzactie>

<NrBon>677</NrBon>

<DataTran>2011-01-23</DataTran>

<SNCardClient>9910000000034999</SNCardClient>

<CodArticol>Art02</CodArticol>

<Cantitatea>2</Cantitatea>

<ValoareDiscount>210</ValoareDiscount>

<NrReteta>fake-date</NrReteta>

<TipReteta>1</TipReteta>

<NumeMedic>Medic Test</NumeMedic>

<CodCasa>CT</CodCasa>

<CodLocatie>100</CodLocatie>

</TranzactiiXML>

</DocumentElement>

Pe https://portal.infotreat.ro, se vor efectua urmatoarele operatiuni:

Apasa „Incarca fisierul”

„Browse” – pentru a cauta fisierul respectiv.

Apasa „Incarca”.

Page 4: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 4

Actualizarea fisierelor si raportarea tranzactiilor se face doar daca exista o conexiune Internet activa pe calculatorul de pe care se executa aceste operatii.

c. Farmacia lucreaza intr-un software propriu care nu este interfatat/interconectat cu

platforma software INFOtreat. Se utilizeaza aplicatia proprie pentru gestionarea reducerilor de co-plata si se introduce manual fiecare tranzactie pe un site-ul web securizat al INFOtreat (presupune existenta unui acces la Internet de pe calculatorul de pe care se raporteaza tranzactiile). Responsabilitatea efectuarii unui calcul corect al reducerii de coplata in sistemul propriu informatic revine farmaciei – dar pe site-ul Infotreat cand se raporteaza tranzactia (se poate opera in paralel) se afiseaza si calculul reducerii de coplata. Instructiunile de lucru de utilizat de aceste farmacii este detaliat mai jos, punctul 3.

Nota:

1) toate tranzactiile se vor raporta pana la data de sfarsit a lunii, astfel incat sa poata fi incluse in raportul final, extras in vederea emiterii facturii de catre farmacie.

2) Furnizorii software care au dezvoltat deja o interfata automata intre sistemul farmaciei si platforma Infotreat sunt: Softeh, Winsoft, Pharmec, Setrio, Totalsoft, ADFarm.

Urmatoarele precizari sunt valabile indiferent de modul de inregistrare a tranzactiei:

Accesul la aplicatia cu carduri a INFOtreat se face un mod securizat, prin utilizarea unui certificate digital, Farmacia fiind răspunzătoare de modul de pastrare si gestionare a datelor de conectare: utilizator, parolă.

Farmacia citeste folosind cititorul de cod de bare de pe card sau, in lipsa acestuia, introduce in aplicatie numarul scris sub codul de bare (13 cifre, incepand cu 991000...)

Farmacia verifica in aplicatie statusul (starea) cardului, fie daca utilizeaza o aplicatie on line, fie, prin descararea zilnica a unui fisier de pe portal. Daca pacientul si-a epuizat cantitatea acordata cu reducere pe o perioada de 3 luni, cardul se inactiveaza pe SKU-ul respectiv.

Pentru cardul activ, farmacia acorda pacienților reducerea contribuției personale la plată, dar NU o va acorda si pentru cel inactiv. De asemenea, Farmacia poate acorda si discounturi suplimentare către pacient, dar acestea nu vor fi suportate de producători

Page 5: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 5

3. INSTRUCTIUNI DE LUCRU PENTRU INREGISTRAREA TRANZACTIILOR PENTRU FARMACIILE CARE AU O APLICATIE PROPRIE DE GESTIONARE A CO-PLATII

Dupa semnarea contractului, toate farmaciile primesc un certificatul digital, cu user (nume

utilizator) si parola. Farmaciile care nu au un soft interconectat cu cel al INFOtreat trebuie sa instaleze certificatului digital inainte de operare, pe baza procedurii de instalare primite, accesul in platform INFOtreat se face DOAR de pe statiile cu certificat instalat. Se recomanda ca inregistrarile tranzactiilor cu cardul sa se efecteze fie la momentul vinderii produsului, fie o data, la sfarsitul zilei. Pasii urmati sunt:

Se acceseaza platforma INFOtreat la adresa https://portal.infotreat.ro

Se introduce userul si parola certificatului digital instalat pe fiecare statie de lucru, in ecranul din figura 1.

Fig. 1. Acces aplicatie

Se apasa tab-ul „Raportare tranzactii”.

Page 6: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 6

Fig 2. Rapoarte tranzactii

Se apasa “Adauga inregistrare noua”. Va apare urmatorul ecran:

Page 7: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 7

Fig 3. Adaugare tranzactie

Se introduce numarul cardului. Daca numarul este gresit, va aparea un mesaj de eroare la salvare.

Se selecteaza categoria de asigurat, in conformitate cu reteta.

Page 8: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 8

Fig 4. Selectie categorie de asigurat

Se alege medicamentul cu concentratia dorita.

Se selecteaza lista de medicamente: sublista A, B, C, conform CNAS.

Se selecteaza cod boala, conform diagnosticul de pe reteta

Page 9: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 9

Fig 5 – Selectie cod de boala

Se completeaza cantitatea in unitati terapeutice (comprimate). Automat, in momentul in care se iese din campul “cantitate”, va apare reducerea de co-plata calculata, asa cum se va acorda pacientului, cu TVA 9% inclus.

Se completeaza: numarul de bon numarul de reteta

Se selecteaza tipul retetei: compensata simpla

Se alege din lista codul SIUI al Case de Asigurari, in cazul retetei compensate.

Page 10: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 10

Fig 6. Inregistrare completa

Se apasa butonul Salveaza inregistrarea. Nota:

Daca se doreste a se inregistra tranzactia in alta data decat cea curenta, se apasa „data inregistrarea”, selectandu-se data dorita. Nu se vor alege date din lunile pentru care raportarea a fost inchisa, riscul fiind ca tranzactia sa fie invalidata cu „data incorecta”

Daca se doreste a se inregistra inca un medicament pe aceeasi reteta, se apasa „ Adauga medicament”, fara a mai fi necesar a se completa toate campurile, exceptand cele din linia de medicament. Daca se doreste a se sterge un medicament trecut eronat, se apasa „Sterge medicament”.

Pentru medicamentele la care discountul se acorda in functie de categoria de asigurat si lista de medicamente, ca de exemplu la Symbicort si Casodex, in cazul in care aceste campuri nu

Page 11: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 11

sunt selectate corect, sistemul nu va putea calcula reducerea de co-plata, astfel incat discountul va apare cu valoare 0.

Daca exista date eronate, tranzactia se salveaza ca fiind invalida in baza de date, avertizand farmacistul in privinta erorii aparute. De exemplu, daca se dubleaza o tranzactie existenta deja, va apare ecranul de mai jos:

Fig. 7. Tranzactie invalidata Daca nu exista erori, tranzactia operata va apare pe ecran, de obicei in prima linie de sus din Fig. 8:

Page 12: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 12

Fig. 8. Tranzactie inregistrata Toate infomatiile introduse de farmacie sunt cuprinse in linia de raportare: Numar card, medicament, catinitate, data, numar bon, discount cu TVA, numar reteta. Operatia de inregistrare si a altor carduri se poate continua, apasand butonul “Adauga inregistrare noua” si finalizand cu „ Salveaza inregistrare”

B. RAPOARTELE PRIVIND TRANZACTIILE

Indiferent de softul folosit, farmacia va putea vizualiza tranzactiile efectuate accesand securizat interfata web a aplicatiei INFOtreat , la adresa https://portal.infotreat.ro.

Raportarea poate fi efectuata:

1. Pentru a verifica tranzactiile inregistrate 2. Pentru a obtine raportul lunar cu informatiile necesare emiterii facturilor

In cazul 1: se seteaza intervalul dorit (data de inceput si data de sfarsit de luna), locatia (numai cei care au drepturi in aplicatie pot sa vizualizeze toate locatiile din lantul lor cu un certificat de head office), se apasa pe butonul „Filtru” si apoi pe butonul „ Raportare tranzactii”. Va apare ecranul anterior din fig 8, cu campurile afisate: numar card, medicament, cantitate (in unitati terapeutice), data tranzactiei, numar bon, discountul cu TVA-ul de 9%, asa cum se acorda pacientului, numar reteta.

Page 13: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 13

Daca tranzactiile au fost incarcate cu fiserul xml (cazul b), nu vor fi vizibile imediat, ci a doua zi, intrucat operatiunile efectuate se vor decodifica si se vor transfera in Tranzactii in cursul noptii. Raportul pentru emiterea facturii Se doreste a se obtine raportul privind tranzactiile valide pe care aplicatia le cumuleaza fara TVA, gata de a fi utilizate de farmacia in facturarea lunara. Se apasa butonul “Rapoarte facturi farmacii”. Apare ecranul de mai jos:

Fig. 9. Rapoarte facturi farmacii

Se alege data de inceput si data de sfarsit a perioadei pentru care se doreste raportarea, pentru facturi o luna calendaristica, adica 1-30(31) ale lunii anterioare.

Se alege status tranzactie: VALIDA/INVALIDA/ indiferent

Se apasa OBLIGATORIU„Filtreaza”. Se vor afisa toate tranzactiile din perioada respectiva cu: numar card, data tranzactie, medicament (SKU) , numar de unitati terapeutice, valoare compensata.

In stanga ecranului apare suma totala validata, aceeasi cu suma ramasa de facturat.

Farmacia facturează serviciile sale către INFOtreat, cu 24% TVA, în prima zi calendaristică a

lunii urmatoare celei pentru care s-au furnizat serviciile. Farmacia transmite factura către

INFOtreat prin e-mail la adresa [email protected] sau prin fax: 021-301.74.95, în termen

Page 14: 1. Pogramul PharmAccess - INFOtreat · 10 Fig 6. Inregistrare completa ... lista de medicamente, ... anterior din fig 8, cu campurile afisate: ...

PROCEDURA DE LUCRU

A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS

Page 14

de cel mult 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, urmand ca sa trimita factura prin posta

la INFOtreat, plata fiind conditionata de existent facturii fizice in termen de cel mult 15 zile

calendaristice de la emitere.

Modul de calcul al facturii emise de catre Farmacie este automat realizat de catre aplicatie, prin inmultirea numărului de unități terapeutice vândute pe fiecare SKU cu reducerea de co-plată fără TVA per unitate. In factura se va mentiona: “Servicii conform contractului nr…., luna….”. Se va trece valoarea totala fara TVA in rubrica respectiva, apoi TVA-ul de 24% si suma totala.

Plata se va efectua de catre INFOtreat in 20-25 zile in contul bancar pe care Farmacia l-a mentionat pe contract.

Situatiile speciale de folosire "abuziva" a cardului (de mai multe ori decât ar fi cerut de tratament) dacă este cazul, peste limita trimestrială permisă cu contribuție redusă sunt raportate de INFOtreat catre producator. Aceste excepții vor figura în “Exceptions report” emis de INFOtreat către producător, limitări trimestriale la un număr maxim de cutii produs/prescripție cu contribuție redusă în cadrul programului.

Farmacia va permite in cazuri justificate verificarea tranzactiilor specifice impreuna cu INFOtreat astfel: pentru retetele compensate - verificarea cu borderoul depus la CNAS si cu Zfiscal pentru retetele simple - verificare doar Z fiscal - cu posibilitatea verificarii elementelor

de bon in sistemul informatic cu care opereaza

Pentru informatii suplimentare: Telefon: 021-9566 (Call center, tarif normal) e-mail: [email protected]


Top Related