©Fundația pentru Dezvoltarea Societății Civile (Civil Society Development Foundation), 2018.
Reprodukcija dovoljena le za nekomercialne namene ob navedbi vira.
KolofonIzdal Civil Society Development Foundation, marca 2018Blvd. Nerva Traian, Nr. 21, Sector 3, București, RomâniaTel.:+40-21-310 01 77/81/82/83; Fax: +4-021-310-0180E-pošta: [email protected] strani: www.fdsc.ro, http://www.odyotoolkit.eu/
Avtor: Vlad Dumitrescu
Gradivo je nastalo v okviru projekta “Organisational Development for Youth Organisations”, ki ga
sofinancira Erasmus + Program Evropske unije in ga izvaja konzorcij nevladnih organizacij – Civil
Society Development Foundation (FDSC), Center za informiranje, sodelovanje in razvoj nevladnih
organizacij (CNVOS) ter European Network of National Civil Society (ENNA).
The European Commission support for the production of this publication does not constitute an
endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission
cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
Uvod
Dokument predstavlja drugi del učnega gradiva, ki je bilo oblikovano v okviru projekta
»Organizational Development for Youth Organizations«, katerega cilj je mladinskim organizacijam v
Evropi ponuditi možnost, da izpeljejo konkretne procese za oceno obstoječega stanja
organizacijskega razvoja in uvedejo spremembe na področjih, kjer se to izkaže za potrebno.
Dokument vključuje nabor vaj, s katerimi lahko organizacije izboljšajo svoje delovanje. Vse vaje lahko
najdete tudi na spletu, v interaktivni in uporabnikom prijazni verziji na:
www.odyotoolkit.eu
1
Upravljanje
Kontrolni seznam za inovativnost
Z DA ali NE odgovorite na spodnja vprašanja, glede na prakso v vaši organizaciji. Če ste na katero vprašanje odgovorili z NE, razmislite, kako bi lahko to prakso spremenili.
DA NE
Ali organizacija stalno spremlja dogajanja v družbi, je pozorna na probleme in uporabnikom/odločevalcem/skupnosti ponuja nove rešitve?
Ali nove rešitve ocenite in/ali jih primerjate z rešitvami, ki že obstajajo?
Ali redno evalvirate vaše prakse, jih prilagajate ter redno vpeljujete nove, inovativne pristope?
Ali organizacija izkorišča vse možne vire prihodkov (npr. za socialna podjetja, subvencije, razpise, tržno dejavnost, donacije …)
Ali organizacija aktivno spodbuja osebje (npr. z nagrajevanjem), da aktivno iščejo in preizkušajo nove inovativne metode?
Ali se organizacija osredotoča na doseganje maksimalnega učinka in ne zgolj na izvajanje posameznih aktivnosti?
Ali organizacija spremlja novo tehnologijo in jo vključuje v svoje projekte/programe, kjer je to mogoče?
Ali se organizacija povezuje z različnimi, neobičajni partnerji, da bi povečala učinek projektov (npr. z gospodarstvom, javno upravo, mediji …)?
Ali organizacija izkorišča vse potenciale svojega dobrega imena? Ga uporablja tudi za druge cilje, ne le pri pridobivanju sredstev?
Ali organizacija uporablja različne kanale za komuniciranje svojega poslanstva navzven, ne le primarni ciljni skupini?
2
Pregled vizije in poslanstva
V spodnjo tabelo dodajte aktivnosti, ki jih je vaša organizacija izvajala v zadnjih 3 letih in ocenite ali so bile v skladu z vašo vizijo, poslanstvom in vrednotami. Enako vajo lahko ponovite tudi za vse projekte/aktivnosti, ki jih načrtujete.
Dodatno ocenite tudi, ali so v skladu z vašo vizijo, poslanstvom in vrednotami notranji postopki dela na posameznih področjih (lahko dodate tudi druga področja).
Področje dela Ali je skladna z vašo vizijo?
Ali prispeva k uresničevanju vašega poslanstva?
Ali upošteva vse vrednote vaše organizacije?
Če ste kje odgovorili z ne, opišite zakaj:
Aktivnost 1
Aktivnost 2 (po potrebi dodajte več vrstic)
Upravljanje (procesi odločanja …)
Vključevanje novih članov/zaposlenih/prostovoljcev
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
3
Poročanje upravnemu telesu
Da bi upravni organ kar najbolje deloval, mora biti ustrezno obveščen o dogajanju v organizaciji. S spodnjimi vprašanji si lahko pomagate pri pripravi poročil (polletnih, letnih) za vaš upravni organ:
Kratek uvod – na kratko opišite trenutno okolje v katerem deluje vaša organizacija, vaš napredek pri uresničevanju vizije, poslanstva in strateškega načrta ter navedite izvedene aktivnosti.
Povzetek nedavnih dosežkov – pregled učinka tekočih projektov in/ali programov; ocena kaj poteka dobro, kaj slabo; potencialna tveganja in problematična področja; odziv ključnih deležnikov ipd.
Organizacijski vidik – pregled aktualnih stvari, ki se tičejo zaposlenih/članov/prostovoljcev/vodij; dosežki in izzivi na področju kadrovanja, uvedene novosti ipd.
Povzetek načrtov za prihodnost – pregled prihodnjih programov in/ali projektov, novih pobud, izzivov, ki čakajo organizacijo v naslednjem obdobju (pozitivnih ali negativnih), načrt za odgovor na trende in strategija za njihovo naslavljanje.
Finančne informacije – povzemite trenutno stanje, skupne prihodke in odhodke.
Drugo – vse ostalo, za kar precenite, da bi upravnemu organu lahko pomagalo pri opravljanju svoje naloge.
4
Priporočila/vprašanja za upravni organ
Samoevalvacija upravnega organa
člani upravnega organa lahko uporabijo spodnji vprašalnik za samoevalvacijo svojega dela, to pa lahko služi kot izhodišče za razpravo.
Za vsako trditev izberite najprimernejši odgovor: Popolnoma
večinoma
Delno Nič
Razumem svoje naloge in odgovornosti člana upravnega organa
Neprestano izboljšujem svoje znanje in veščine, da bi lahko zadovoljil potrebe organizacije
Razumem vizijo, poslanstvo in vrednote organizacije
Razumem organizacijsko strukturo in porazdelitev odgovornosti
Razumem strateški načrt organizacije
Aktivno se vključujem v izvajanje, spremljanje in evalvacijo strateškega načrta organizacije
Menim, da so v upravnem organu ustrezno zastopane potrebne veščine in njihova raznolikost
Počutim se vključenega v delo upravnega organa in me to delo zanima
Vključujem se v evalvacijo in razvoj veščin za vodenje organizacije
Aktivno sodelujem na sestankih in se konstruktivno odzivam na poročila in prejete informacije
S ponosom predstavljam organizacijo ob različnih formalnih in neformalnih priložnostih
Aktivno sodelujem pri fundraising aktivnostih organizacijeZaključki:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
5
Konflikt interesov
Uporabite spodnji vzorec za pripravo vaše lastne izjave glede konflikta interesov, ter jo ustrezno prilagodite vašim razmeram in potrebam.
Izjava glede konflikta interesov – z izjavo seznanite vse zaposlene/člane/prostovoljce ter vodstvo organizacije. Sprejme in potrdi naj jo najvišji organ organizacije.
1. Namen te izjave je, da pomaga zaposlenim/članom/prostovoljcem, vključno s predstavniki
vodstvenih teles, zaščititi integriteto organizacije v vseh dejanskih ali potencialnih situacijah, ki bi
lahko povzročile konflikt interesa.
2. V luči obstoječega dokumenta se konflikt interesa dojema kot “situacija, v kateri imajo
zaposleni/člani/prostovoljci ali predstavniki vodstvenih teles osebni interes, ki bi lahko vplival na
objektivno izvajanje nalog in odgovornosti znotraj organizacije”.
3. Konflikt interesa se pojavi kadarkoli se zaposleni/člani/prostovoljci ali predstavniki vodstvenih
teles znajde v položaju, ko lahko vpliva na odločitve organizacije, bodisi glede politik, finančnih ali
drugih zadev, od katerih bi lahko imel on sam ali pa njegovi sorodniki ali prijatelji koristi.
4. Zaposleni/člani/prostovoljci in člani vodstvenih teles se bodo odpovedali sodelovanju v
kakršnihkoli aktivnostih izven organizacije, ki bi lahko privedle do konflikta interesov.
5. O katerikoli situaciji povezani z možnostjo konflikta interesov mora nemudoma razpravljati
vodstvo.
6. Dolžnost zaposlenih/članov/prostovoljcev in predstavnikov vodstvenih teles je, da nemudoma
sporočijo, da so se znašli v položaju, kjer je ali bi lahko prišlo do konflikta interesov. V kolikor tega
ne sporočijo, se proti njim lahko sprožijo disciplinski postopki, vključno z odpovedjo pogodbe o
zaposlitvi/prostovoljstvu ter izgube članstva.
7. Ta izjava je namenjena temu, da dopolni zdravo presojo in zaposleni/člani/prostovoljci ter
predstavniki vodstvenih struktur morajo spoštovati tako njene določbe kot tudi duh, v katerem je
bila napisana.
6
Finančni vidiki
Projektni proračun
S pomočjo spodnje tabele pripravite projektne proračune za tekoče projekte. Uporabna je predvsem za notranje spremljanje financ oziroma za pripravo projektnih predlogov. Za večjo dodano vrednost priporočamo, da tabelo prenesete v excelov dokument ter dodate formule.
Št. Vrsta stroška enota Število enot Strošek na enoto
Skupaj
1. Stroški osebja
2. Potni stroški
3. Oprema
4. Zunanji stroški vezani na aktivnosti (direktni stroški)
5. Administrativni / posredni stroški
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
7
Načrtovanje porabe
S pomočjo spodnjega vzorca pripravite tabelo za načrtovanje porabe projektnih sredstev. Za večjo dodano vrednost priporočamo, da tablo prenesete v excelov dokument ter dodate formule.
Št. Vrsta stroška 1. Mesec 2. Mesec x. Mesec skupaj
1. Stroški osebja
2. Potni stroški
3. oprema
4. Zunanji stroški vezani na aktivnosti (direktni stroški)
5. Administrativni / posredni stroški
Skupaj za mesec
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
8
Analiza finančnih virov
Uporabite spodnjo tabelo za pripravo seznama razpisov in donatorjev, ki so aktivni na vašem področju.
Ime donatorja in razpisa
Kontakt / povezava na spletno stran
Kaj podpira? Rok za prijavo
Ali je v skladu z našo vizijo/poslanstvom?
Odgovorna oseba v organizaciji
opombe
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
9
Časovnica
S pomočjo spodnje tabele lahko vodite evidenco, koliko ur so zaposleni/prostovoljci opravili na posamezni aktivnosti/projektu.
Ime:
Delovno mesto:
Mesec:
Dan v mesecu
Število ur Aktivnost/projekt Opis opravljenega dela
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
…
29
30
31
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Upravljanje znanja
10
Koledar dogodkov
S pomočjo spodnje tabele pripravite koledar dogodkov, ki so se jih v imenu organizacije udeležili člani/zaposleni/prostovoljci.
Ime dogodka
Lokacija / naslov
Kdaj dogodek poteka
Kratek opis Povezava na spletno stran dogodka (če obstaja)
Kdo se ga bo udeležil?
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Baza partnerjev
11
Izpolnite spodnjo tabelo s podatki o partnerjih, s katerimi je vaša organizacija že sodelovala.
Ime
partnerja
Kratek opis Kontaktna
oseba /
spletna stran
Kako je bil
partner
vključen
Na katerih
področjih je
strokovno
podkovan?
Kontaktna osebaopombe
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Baza podatkov o uporabnikih/strokovnjakih/prostovoljcih/članih
12
Izpolnite spodnjo tabelo s podatki o vaših uporabnikih/prostovoljcih/članih/strokovnjakih, s katerimi vaša organizacija sodeluje ali je sodelovala v preteklosti.
Ime Kontakti V katerih projektih/aktivnostih
je oseba sodelovala
Naloge/
odgovornosti
Evalvacija opombe
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
GANTT-ova tabela
13
V spodnjo tabelo vpišite aktivnosti po posameznih tednih (po potrebi lahko tudi dnevih ali mesecih, odvisno od projekta), da boste lažje nadzorovali potek projekta.
Aktivnost/teden Teden 1 Teden 2 Teden 3 Teden 4 Odgovorna
oseba
opombe
A1
A2
A3
…
AX
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Spremljanje in evalvacija
14
Anketa za zaposlene/člane/prostovoljce
S pomočjo spodnje ankete lahko dobite podatke o ravni zadovoljstva vaših zaposlenih/članov/prostovoljcev.
1. Kako dolgo že sodelujete z organizacijo? _________________________________
2. Kaj je bil glavni razlog, da ste se ji priključili? _______________________________
3. Za vsako od spodnjih trditev izberite nivo strinjanja:
Ne drži Delno drži
Drži Popolnoma drži
Delo za organizacijo izpolnjuje moje osebne in profesionalne potrebe
Organizacija me podpira pri mojem osebnem in profesionalnem razvoju
Aktivnosti v katerih sodelujem so izvedene kvalitetno
Zadovoljen sem z raznolikostjo aktivnosti v katere sem vpet
V delovnem timu vlada pozitivno vzdušje
Moji nadrejeni mi dajo vedeti, da sem cenjen del ekipe/organizacije
Delo za organizacijo mi daje občutek zadovoljstva
Na splošno sem zadovoljen z organizacijo
Opombe:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Predlogi za izboljšanje dela v organizaciji:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Redna evalvacija organizacije
15
Spodnja vprašanja so vam lahko v pomoč pri izvajanju redne evalvacije vaših aktivnosti in tudi pri letni evalvaciji organizacije kot celote.
Vprašanje Odgovor
Ali je organizacija v izbranem obdobju sledila
svoji viziji, poslanstvu in vrednotam?
Kaj so ključni dosežki ocenjevalnega obdobja?
S katerimi težavami se je organizacija soočila v
ocenjevalnem obdobju?
V kakšni meri so bili doseženi zadani cilji za to
obdobje?
Kaj ste se v tem obdobju naučili?
Kako so bili zaposleni/člani/prostovoljci v tem
obdobju zadovoljni?
Ali so v izbranem obdobju potekale kakšne
fundraising aktivnosti? Kako uspešne so bile?
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Povzetek evalvacije za izbrano obdobje:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
16
Spodbujanje učenja
Spodnja načela vam lahko pomagajo, da bo vaša organizacija še bolj spodbujala učenje.
Vodstvo organizacije redno poudarja pomembnost učenja.
Učenje je vključeno med vrednote organizacije.
Vodstvo prevzema odgovornost za omogočanje priložnosti za učenje in jih stalno vpeljuje v
organizacijo – ne le na področju aktivnosti, ampak tudi pri administrativnih/operativnih zadevah.
Vodstvo spremlja in evalvira učne procese in zaposlene/prostovoljce/člane v organizaciji.
Vodstvo zagotavlja možnosti, da se znanje prenese za vse zaposlene/člane/prostovoljce (npr. da
vsak, ki se udeleži predavanja/izobraževanja/dogodka pripravi kratko prezentacijo s ključnimi
poudarki za ostale).
Vodstvo prevzema odgovornost za učne rezultate.
Vodstvo mentorira člane/zaposlene/prostovoljce, jih spodbuja da reflektirajo o pridobljenem znanju
ter ga vpeljejo v svoje delo.
Vodstvo uporablja svoje izkušnje za svetovanje in mentorstvo manj izkušenim
članom/zaposlenim/prostovoljcev.
Vodstvo spodbuja širše izobraževanje zaposlenih/članov/prostovoljcev, ne le tisto strogo vezano na
opravljanje delovnih nalog.
Vodstvo si, skupaj z zaposlenimi/člani/prostovoljci vzame čas za branje, razmišljanje in razpravo o
novih idejah in načrtih za njihovo uresničitev.
Člani/prostovoljci/zaposleni razumejo, da lahko z novimi kompetencami prispevajo k temu, da bo
organizacija (še bolj) uspešna.
Člani/prostovoljci/zaposleni imajo željo po stalnem izobraževanju integrirano med svoja prepričanja
in so predani procesu učenja.
Ljudje znotraj organizacije aplicirajo pridobljeno znanje v aktivnosti ter stalno nadgrajujejo njihovo
izvedbo ter prispevajo k doseganju strateških ciljev.
Organizacija omogoča širok nabor formalnih in manj formalnih načinov pridobivanja.
17
Ocena potreb skupnosti
Z razmislekom o spodnjih vprašanjih ocenite potrebe skupnosti v kateri delujete.
1. Kakšno je okolje v katerem delujte?
Opišite lokalno okolje – na primer število prebivalcev, etnična sestava, ranljive skupine v skupnosti, socialno-ekonomski dejavniki, druge posebnosti. Skušajte dobiti čim bolj relevantne podatke (uradne statistike, ocene iz terena …)
2. Kako razmišlja skupnost?
Da bi boljše razumeli skupnost, v kateri delujete se poslužujte različnih raziskovalnih metod za zbiranje informacij, na primer vprašalnike, intervjuje, fokusne skupine, opazovanje … Vključite zadostno število metod in sodelujočih, da boste dobili relevantne rezultate, ki jih lahko posplošite na skupnost.
3. Identificirani problemi?
Opišite identificirane probleme tako, da združite podatke o lokalnem okolju iz točke 1 z odzivi skupnosti iz točke 2. Kateri problem se pojavlja kot najbolj pereč? Razdelajte problem na vzroke in posledice (vprašajte se, zakaj je problem nastal, kakšne so njegove posledice, kako velik vpliv ima na življenje ljudi, zakaj bi ga bilo potrebno rešiti, na kakšne načine ga lahko rešite …).
4. Ključni deležniki?
Razmislite o ključnih deležnikih, ki vam lahko pomagajo rešiti problem. Na koga vse problem vpliva in kako bi lahko prispevali k njihovi rešitvi.
5. Kakšen je cilj?
Ko ste problem identificirali in opisali ter prepoznali ključne deležnike, opišite kako si predstavljate skupnost, ko bi bil ta problem rešen. Potem opredelite posamezne korake, ki jih mora izvesti vaša organizacija, da bi prišli do skupnosti, kot si jo predstavljate.
18
Struktura organizacije
Učinkovita struktura organizacije
Preberite spodnje trditve in označite, ali držijo za vašo organizacijo. V kolikor boste za kakšno ugotovili, da ne drži, razmislite, kako bi lahko to spremenili.
DA NE
Struktura je postavljena tako, da minimalizira vire potrebne za izvedbo posameznih nalog (naloge se ne podvajajo, ne prihaja do nepotrebnih zamud pri odločanju …).
Struktura organizacije se prilagaja spremembam v zunanjem okolju in ni zacementirana v obstoječe postopke in prakse.
Struktura organizacije se prilagaja spremembam v zunanjem okolju in je sposobna te spremembe tudi izpeljati v praksi.
Vodstvo in ostali člani osebja imajo potrebna znanja, veščine in motivacijo za učinkovito delo.
Čeprav je struktura organizacije postavljena tako, da spodbuja učinkovitost, ne zavira uvajanja inovacij.
Vodstvo in ostali člani osebja redno usklajujejo delo in dobro sodelujejo med seboj.
Vodstvo in ostali člani čutijo, da je njihovo delo v skladu s cilji in prioritetami organizacije.
Organizacija je dobro pripravljena na zamenjavo vodij in skrbi za nasledstvo.
Struktura organizacij daje ljudem možnost, da sprejemajo odločitve. Odločitev ne sprejema zgolj vodstvo.
Struktura organizacije omogoča sodelavcem, da se učijo, spreminjajo, sprejemajo odločitve, poskušajo nove stvari (tako na ravni organizacije kot tudi na ravni aktivnosti).
Struktura organizacije omogoča samoorganiziranje in mreženje.
19
Izboljšanje organizacijske strukture
Za vzpostavitev bolj učinkovite strukture organizacije lahko razmislite o naslednjih možnostih:
Ocenite obstoječo strukturo in razmislite, ali (še vedno) ustreza potrebam organizacije in ljudi, ki v
njej delujejo.
Razmislite, kako bi še lahko postavili strukturo organizacije, da bi bila le-ta še vedno funkcionalna.
Kakšne so prednosti/slabosti te nove strukture?
Premislite o hierarhiji v organizaciji in jo odpravite na področjih, kjer ni potrebna. Vzpostavite
mehanizme kontrole.
Združujte ali razbijajte naloge posameznih oddelkov/struktur organizacije. Dovolite osebju, da svoja
znanja in veščine uporabi v različnih vlogah.
Uporabite sistematičen pristop do strukture organizacije.
Dovolite osebju, da prevzame odgovornost in nadzor nad svojim delom ter jim omogočite
avtonomnost.
Decentralizirajte procese odločanja.
Izboljšajte komunikacijo med osebjem/oddelki ter spodbujajte občutek povezanosti in skupnosti.
Oblikujte mešane ekipe.
Zmanjšajte birokracijo kjer lahko.
Spodbujajte kreativnosti. Sprejmite neuspehe kot del procesa učenja.
Upoštevajte, da imajo različne generacije drugačne vrednote, ki jih je potrebno integrirati v
organizacijo.
Bodite odprti in se hitro odzivajte na spremembe.
Opis delovnih nalog
20
Za opis delovnih nalog posameznega zaposlenega/prostovoljca, lahko uporabite spodnji obrazec.
Naziv delovnega mesta:
Ime in priimek osebe:
Oddelek/projekt:
Neposredno nadrejena oseba:
Zaposleni ali prostovoljec:
Povzetek delovnih nalog:
Zahtevana znanja in izobrazba:
Naloge in odgovornosti:
Sprejemanje odločitev
21
Predstavljajte si postopek sprejemanja odločitev v vaši organizacij in preberite spodnje štiri trditve. Izberite tisto, ki je najbolj ustreza vaši organizaciji. Potem razmislite o spremembah, ki jih lahko uvedete. Pri tem vam bosta pomagali zadnji dve vprašanji.
Avtokratični sistem sprejemanja odločitev:
Vodstvo organizacije ima popoln nadzor nad sprejemanjem odločitev. Praviloma se ne posvetuje s člani/zaposlenimi/prostovoljci.
Demokratični/vključujoč sistem sprejemanja odločitev:
Vodstvo organizacije v odločanje vključuje zaposlene/člane/prostovoljce. Odločitve večinoma sprejema z glasovanjem, kjer zmaga večina.
Soglasno sprejemanje odločitev:
Vodstvo se je odreklo pravici do odločanja in jo preneslo na celotno organizacijo. Išče se soglasje med vsemi, ki se morajo strinjati z odločitvijo in so potem soodgovorni za rezultate.
Strokovno sprejemanje odločitev:
Vodstvo je odločanje na posameznem področju (delno ali v celoti) predalo strokovnjakom.
Kako poteka odločanje v moji organizacij? Kako bi ga lahko izboljšali, da bi bilo bolj vključujoče in/ali učinkovito?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Upravljanje
22
Upravljanje s časom
Spodnja tabela vam lahko pomaga, da boste imeli pregled nad nalogami, ki jih morate opraviti in jim določili pomembnost. Tako boste lažje načrtovali čas, ki je potreben za njihovo realizacijo.
Naloga Samostojno
ali v timu
Pomembnost Nujnost Kdaj lahko to naredim?
Kdaj sem najbolj
produktiven?
Rok za
dokončanje
Nagrada, ko
končam
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Osebni življenjepis
Po spodnjih korakih pripravite vaš osebni življenjepis, ki ga lahko uporabite ob različnih priložnostih.
23
1. Kater so vase “supermoči”? Kaj delate zares dobro? Kaj pri vas cenijo drugi?
__________________________________________________________________________________
Glede na zgornji odgovor, izberite tri vase najmočnejše prednosti – vaše tri supermoči:
1.
2.
3.
2. Katere so vase vrednote? Razmislite o njih in izberite tri najpomembnejše:
1.
2.
3.
Preverite, ali tudi drugi v vas prepoznajo te vrednote. Vprašajte sodelavce, družinske člane in prijatelje. Zapišite njihove odzive.
__________________________________________________________________________________
3. Kakšni so vaši cilji? Predstavljajte si vašo prihodnost in jo opišite. Razmislite, kaj si želite doseči v
življenju in kakšen učinek bo to imelo na ljudi okoli vas.
__________________________________________________________________________________
Glede na zgornje odgovore, zapišite vaš kratek življenjepis:
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Recite ne mikromenedžmentu
24
Kot kažejo številne študije, mikromenedžment ubija motivacijo, kreativnost in zadovoljstvo zaposlenih/članov/prostovoljcev. Kot menedžer/vodja je vaša naloga, da se tega zavedate in se aktivno trudite, da to odpravite. Pri tem vam lahko pomagajo spodnja pravila.
Bodite pozorni na vaše
obnašanjeSpodbujajte zaupanje in to pokažite
Pogovarjajte se z vašo ekipo
Dovolite ljudem, da prevzemajo
odgovornost Osredotočite se na rezultate
Dovolite osebju, da dela napake
Redno se pogovarjajte o
napredku Zbirajte povratne informacijeUravnotežite menedžerske
in voditeljske naloge
Osredotočajte se na
pomembne stvari Bodite odkriti Popustite vajeti
Vprašanja za coaching
25
ICF opredeljuje coaching kot “partnerstvo s strankami v miselnem in kreativnem procesu, ki jih
spodbuja da v polnosti izkoristijo svoje osebne in profesionalne potenciale.” Verjamemo, da si
morajo vodje mladinskih organizacij vzeti čas in ga nameniti krepitvi mladih tudi prek coachinga.
Čeprav se procesi razlikujejo od organizacije do organizacije, so vam lahko vedno v pomoč spodnja
vprašanja.
Kaj bi čutil, videl, slišal, če bi uporabil časovni stroj in se prestavil v svojo idealno prihodnost? Kako
izgledaš, kaj delaš?
Kaj ti trenutno stoji na poti, kaj te ovira na poti do idealne situacije?
Kakšen cilj si lahko postaviš za bližnjo prihodnost, ki bi ti pomagal priti v idealno prihodnost?
Kaj bi lahko bil naslednji cilj, ko bi prejšnjega dosegel?
Ali meniš, da ti trenutno nekaj manjka v življenju?
Če bi stvari ostale nespremenjene, kako bi to vplivalo na tvoje življenje?
Kaj ne želiš, da te vprašam?
Kaj bi bil pripravljen narediti, da bi dosegel svoj cilj, če bi imel na razpolago neomejene vire?
Kaj je najlažji korak, ki bi ga lahko naredil zdaj, da bi se približal svojemu cilju (četudi čisto malo)?
Katere vire potrebuješ za ta korak?
Na katere ovire misliš, da boš naletel? Kako jih lahko premagaš?
Kako boš vedel, da si dosegel cilj in kako nameravaš to proslaviti?
Vodenje zaposlenih/prostovoljcev/članov
26
Ocenjevanje
Uporabite in po potrebi prilagodite spodnji vzorec za ocenjevanje vašega osebja.
Ime in priimek:
Delovno mesto:
Obdobje evalvacije:
Področja ocenjevanja/ocena Nezadovoljivo Zadovoljivo Odlično
Splošna kakovost dela
Vsebinska strokovnost
Pripravljenost na učenje
Odnos z ostalimi člani ekipe in ključnimi deležniki
Sposobnost dela v timu
Sposobnost samostojnega opravljanja nalog
Odprtost za inovacije
Pripravljenost na reševanje problemov
Povezanost z vizijo in poslanstvom organizacije
Možnost predstavljanja organizacije
Navdihovanje, motiviranje in vodenje drugih
Opombe:
Glede na zgornje ocene, navedite področja, na katerih bi bilo izboljšanje potrebno ter se o konkretnih korakih dogovorite na razgovoru s posameznim članom osebja.
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Samoevalvacija
27
Uporabite/prilagodite spodnji vzorec za pripravo vprašalnika za samoevalvacijo in ga razdelite med osebje.
Ime in priimek:
Delovno mesto:
Obdobje samoevalvacije:
Kateri so moji ključni dosežki v tem obdobju?
Kaj sem se naučil?
Ali sem naletel na kakšne izzive, ki so vplivali na moje delo? Če da, katere:
Ali sem dosegel svoje poslovne cilje? Da/ne, zakaj:
Katere so moje močne točke?
Kaj bi lahko naredil bolje?
Kako sem se odrezal pri delu znotraj ekipe? Kako sem se odrezal pri samostojnem delu?
Ali sem prevzel naloge vodje v različnih situacijah? Da/ne, zakaj?
Zaključki, področja za napredek, dopolnitve osebnega načrta za razvoj
Baza podatkov o prostovoljcih
28
Uporabite in/ali prilagodite spodnjo tabelo za pripravo baze podatkov o prostovoljcih, ki so vključeni v vašo organizacijo.
Ime in
priimek
Datum rojstva Področje
zanimanja
Kompetence,
znanja in
veščine
Pripravljenost
na sodelovanje
(časovno,
vsebinsko)
Kontakti Ocene in
opombe
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Poznavanje zakonodaje
29
Pripravite/dopolnite seznam pravnih dokumentov, ki jih morate imeti za vaše osebje (zaposlene, zunanje sodelavce in prostovoljce), da bi zadostili zahtevam nacionalne zakonodaje.
Zaposleni:
- Pogodba o zaposlitvi- Potrdilo o zdravniškem pregledu- Potrdilo o opravljenem tečaju varstva pri delu …
Zunanji sodelavci:
Prostovoljci:
Vključevanje uporabnikov (mladih z manj priložnostmi)
30
Dovoljenje staršev
Prilagodite in uporabite spodnji vzorec za pridobitev soglasja staršev, v kolikor se v vašo organizacijo vključujejo mladoletniki.
Soglasje
Jaz, (ime in priimek starša/skrbnika):
__________________________________________________________________________________
Dovoljujem, da (ime in priimek mladoletne osebe):
__________________________________________________________________________________
Sodeluje v programih in aktivnostih organizacije (ime organizacije):
__________________________________________________________________________________
Podpis starša/skrbnika:
__________________________________________________________________________________
Kraj in datum:
__________________________________________________________________________________
31
Učni procesi
Eden izmed ciljev mladinskega dela je tudi omogočanje učenih izkušnje za mlade, naše uporabnike. V ta namen lahko uporabite spodnjo tabelo za pripravo individualnih učnih načrtov v treh korakih.
1. Identificirajte učno potrebo: najbolj enostavno to naredite z individualnim ali skupnim sestankom na katerem se pogovarjate o potrebah. Priporočamo, da je proces voden (še posebej pri skupinskem sestanku) in se mladim predstavijo posamezne teme/področja.
2. pripravite učni načrt: med ali po sestanku lahko vsakega povabite, da si oblikuje učni načrt. Uporabite lahko spodnji vzorec.
Učna potreba Kako jo lahko naslovimo? Kako jo
v organizacijo naslovi?
Kdo mu/ji lahko pri tem
pomaga?
Rok za izvedbo
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
3. Spremljajte in ocenjujte izvedbo načrta: redno spremljajte napredek in ocenite dosežene napredek. Po potrebi načrt sproti prilagajajte novim razmeram/potrebam. Vsaj 1x letno ponovno opravite razgovore glede učnih potreb ter doseženih sprememb v letu pred tem.
32
Vključevanje s pomočjo metode Photovoice
Mlade lahko bolj vključite v organizacijo tudi s pomočjo metode “Photovoice”. Gre za sporočanje osebnih zgodb posameznikov s pomočjo fotografije, kot pove že sama skovanka besede fotografija + glas1. Pri metodi Photovoice se manjša skupina odpravi delat slike na posamezno temo ter se redno srečuje in razpravlja o posamezni fotografiji ter oblikuje skupna sporočila. Poleg vsake fotografije se zapiše tudi sporočilo avtorja. Najmočnejše fotografije se potem lahko tudi razstavijo in/ali pošljejo odločevalcem za dosego posameznih (zagovorniških) ciljev. Kot take so lahko zelo močno sredstvo prepričevanja.
Postopek izvedbe:
Določite skupni cilj. Kaj želite prikazati s pomočjo fotografij in zgodb? Kateri problem v skupnosti lahko na ta način naslovite? Nato poskrbite, da bodo vsi imeli fotoaparat (lahko tudi na telefonu) s katerim bodo posneli slike problema/teme, kot ga/jo doživljajo sami. Določite rok, do kdaj morajo slike posneti. Organizirajte sestanek celotne skupine, na katerem pogledate vse slike in o njih razpravljate. Mladi naj za najboljše slike pripravijo tudi zgodbe. Pri tem jim lahko pomagajo tudi zunanji fasilitatorji. Potem organizirajte razstavo, na kateri boste pokazali vse fotografije in zgodbe ter nanjo povabite tudi odločevalce. Pustite mladim, naj sami odločijo, katere fotografije in zgodbe bodo razstavljene.
Rezultat Photovoice metode je največkrat fotografska razstava, a so to lahko tudi:
• razglednice, poslane odločevalcem s pozivom za spremembe
• Filmi/videi (objavljeni na spletu);
• Potujoča razstava (po različnih krajih v državi ali po različnih državah);
• Knjižna kazala in drugi promocijski materiali, ki vključujejo fotografije;
• dogodki, ki spremljajo razstavo (okrogle mize, performansi, fundraising dogodki, ipd.).
Test vključenosti
1 Prevod bi se glasil »Fotoglas«, ker pa gre za posebno metodo smo uporabili originalno poimenovanje.
33
Na spodnje trditve odgovorite z DA ali NE. Vsaka trditev prinaša določeno število točk, ki jih dobite v kolikor nanjo odgovorite z DA. Na koncu seštejte točke in preberite rezultat.
DA NE
1 točka: Mladi, ki so vključeni v organizacijo so seznanjeni z aktivnostmi in drugim dogajanjem v organizaciji. Največkrat opravljajo naloge, ki jim jih dodelijo drugi.
2 točki: Mladi, vključeni v organizacijo so seznanjeni z aktivnostmi in drugim dogajanjem v organizaciji. Naloge se jim dodelijo glede na njihove želje in preference. Pred dodelitvijo nalog se z njimi posvetujemo.
3 točke: Pobudniki odločitev so zaposleni/vodje/člani/prostovoljci in jih delijo z mladimi.
4 točke: Mladi so lahko pobudniki odločitev, ki se nanašajo na delo organizacije, a jih še vedno sprejmejo zaposleni/vodje/člani/prostovoljci.
5 točk: Mladi so lahko pobudniki odločitev, in jih sprejmejo skupaj z ostalimi vključenimi v organizacijo.
Seštevek točk:
Rezultat
Od 0 do 3 točke: Organizacija minimalno vključuje mlade in spodbuja njihovo participacijo. Razmislite o tem, kako bi jim lahko dali mesto za razvoj in izvedbo njihovih lastnih idej.
Od 3 do 4 točke: Mladi so vključeni, a njihovo delo še vedno v veliki meri narekujejo drugi. Dajte jim več prostora, da so lahko kreativni in da preizkušajo nove stvari. Če jim boste dali priložnost, da se razvijajo, se bodo tako tudi opolnomočili.
5 točk in več: Mladi so vključeni v organizacijo. Lahko so pobudniki idej in odločevalci ter tako aktivno prispevajo k razvoju organizacije. Nadaljujte z aktivnim vključevanjem in razmišljajte o možnih nadgradnjah, ki bi mlade še bolj povezale z organizacijo (npr. zastopanost v upravnem telesu).
Zagovorništvo
34
Postavljanje okvirjev
Za postavitev glavnih okvirov vaše zagovorniške kampanje, si pomagajte s spodnjimi vprašanji.
Vprašanje Odgovor
Kateri odločevalci/ciljne skupine so
zainteresirani za vašo kampanjo?
Kaj že vedo o temi, ki jo nagovarjate?
Kaj bi si želeli vedeti o temi, ki jo nagovarjate v
svoji zagovorniški kampanji? Kaj bi jih zanimalo?
Na kateri strani so določevalci/ciljne skupine pri
temi, ki jo nagovarjate?
Kako bi vam lahko pomagali?
Kaj želite, da bi odločevalci/ciljne skupine vedele
o vaši kampanji?
Kaj želite, da odločevalci/ciljne skupine naredijo
za vašo kampanjo?
Zaključki:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Sporočilo kampanje
35
Za pripravo enotnega in močnega sporočila, ki temelji na analizi deležnikov in postavljanju okvirov, si pomagajte s spodnjimi koraki.
Jasno in enostavno razložite namen akcije/rešitev, ki jo predlagate. Opis naj bo navdihujoč.
Poudarite pomen kampanje in nujnost rešitve.
Povejte ljudem, kaj se bo zgodilo, če problema ne boste rešili.
Motivirajte ljudi, da se vključijo tako, da predstavite drugačne, nenavadne vidike problema.
Pozovite k sodelovanju s konkretnimi aktivnostmi (npr. podpisom peticije).
Glavno sporočilo kampanje:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Politični dokument
36
Pri svojih zagovorniških akcijah boste morda morali pripraviti tudi politične dokumente za različne teme/probleme, ki jih naslavljate. Pomagajte si s spodnjimi vprašanji.
Kdo ste in kdo vas podpira:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Kateri problem nagovarjate, kako vpliva na mlade:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Kakšna je predlagana rešitev: __________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Kakšni so kratkoročni in dolgoročni učinki rešitve: __________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Kakšni so stroški/dolgoročni prihranki in koristi rešitve: __________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Komu bo rešitev koristila in kako: __________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Evalvacija kampanje
37
Da bi lahko ocenili, ali je bila kampanja uspešna in ali je imela učinek vam predlagamo, da uporabite spodnjo tabelo.
Vprašanje DA NE
Ali ste dosegli cilje kampanje?
Razložite zakaj ja/ne:
Ali ste se povezali z deležniki, ki so pozitivno prispevali h kampanji?
Če da, razložite kako so bili konkretno vključeni v kampanjo. Če ne, razložite zakaj.
Ali se je situacija izboljšala?
Če da, razložite kako.
Če ne, razložite zakaj ne. Kaj bi morali spremeniti, da bi bil učinek večji? Ali je bila težava v sami
kampanji ali v predlagani rešitvi?
Ali so ljudje, ki jih kampanja neposredno zadeva zadovoljni z rezultatom.
Če da, razložite kako; če ne, razložite zakaj:
Zaključki:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Zunanje komuniciranje
38
Seznam medijev
V spodnjo tabelo vpišite podatke in si tako oblikujete bazo medijev.
Naziv medija Kratek opis, teme, ki jih
pokriva
Spletna stran Kontaktna oseba
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Novičnik
39
Vpišite manjkajoče podatke in vzorec uporabite za obveščanje svojih ciljnih skupin.
Naslov novičnika
Povzetek tekst 1 Fotografija (opcijsko)
in povezava na
celotni članek
Povzetek tekst 2
Fotografija (opcijsko)
in povezava na
celotni članek
Poziv k akciji (npr. prijavite se na dogodek, sporočite vaše mnenje, poglejte video, podpišite peticijo…) ter
povezava na spletno stran z več informacijami
Politika zasebnosti (povezava)
Možnost odjave (povezava)
Kontakti organizacije
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Ciljno sporočanje
40
S pomočjo spodnje vaje pripravite ključna sporočila za posamezen projekt/kampanjo, glede na ciljno javnosti, kateri je namenjena.
Ime projekta/kampanje: ______________________________________________________
Glavna ciljna skupina?
Kaj je glavno sporočilo, ki jim ga želimo predati?
Katere so najprimernejše metode, prek katerih jih lahko nagovorimo?
Katere komunikacijske kanale bomo uporabili?
Evalvacija: kakšen je bil doseg, kakšen je bil rezultat? Ali smo dosegli to, kar smo želeli (npr. povečanje št. članov)?
Sekundarna ciljna skupina?
Kaj je glavno sporočilo, ki jim ga želimo predati?
Katere so najprimernejše metode, prek katerih jih lahko nagovorimo?
Katere komunikacijske kanale bomo uporabili?
Evalvacija: kakšen je bil doseg, kakšen je bil rezultat? Ali smo dosegli to, kar smo želeli (npr. večja prepoznavnost organizacije v lokalnem okolju)?
*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice
Anketa med ključnimi deležniki
41
Ključnim deležnikom redno postavljajte spodnja vzorčna odprta vprašanja in na ta način pridobite podatke o tem, kako vidijo vašo organizacijo.
Kaj veste o organizaciji in njenih aktivnostih? Kako vidite organizacijo in njene aktivnosti (pozitivno, negativno, uspešno, neuspešno …)?
Ali ste v stikih z organizacijo? Menite, da so dosegljivi? Če ne, zakaj ne?
Ali veste, katero potrebo organizacija naslavlja? Veste kako?
Kaj je dobro pri organizaciji? Ali lahko naštejete nekaj dosežkov? Kaj mora izboljšati?
Kaj bi se zgodilo, če bi organizacija prenehala obstajati?
Bi še kaj dodali?
Zaključki prejetih odgovorov:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
42