German Economic Team Moldova
Ulrike Bechmann, Jörg Radeke
Echipa Economică Germană în Moldova
Berlin/Chişinău, iunie 2015
Modernizarea sistemului de evidență
a activității de muncă a salariaților
Seria de note de politici [PB/06/2015]
German Economic Team Moldova
1. Istoricul problemei
2. Scopul inițial al carnetelor de muncă
3. Fundamentul legislativ și obligațiile
4. Coexistența a două sisteme
5. Problemele privind carnetul de muncă
6. Experiența internațională
7. Estimarea complexă și recomandarea
8. Transferul la un sistem modern de evidență a activității de muncă a salariaților
2
Structura
German Economic Team Moldova
1. Istoricul problemei
Reglementarea muncii în Moldova cere ca patronii și salariații să mențină o evidență a activității de muncă pe suport de hârtie (Carnet de muncă / Трудовая книжка)
Discuția despre înlocuire are loc din 1998, când au fost introduse carnetele “moldovenești” noi
În anul 2007: institutirea unui grup de lucru în cadrul Ministerului de Justiție pentru o analiză a problemei carnetelor de muncă
până în prezent nici un acord
Sondajul efectuat printre managerii de resurse umane arată că majoritatea lor este pentru înlocuirea carnetelor de muncă cu o evidență electronică a activității muncii
3
German Economic Team Moldova
1. Istoricul problemei
Obiectivul acestei note de politici:
Estimarea cerințelor privind evidența activității de muncă, în special a carnetelor de muncă
Recomandările pentru modernizarea sistemului de evidență a activității de muncă a salariaților
4
German Economic Team Moldova
2. Scopul inițial al carnetelor de muncă
Înregistrarea plăților și contribuțiilor de asigurări sociale (evidența privind experiența de muncă și anii de lucru asigurați)
Înregistrarea informațiilor despre educație și activitatea de muncă
Dovada de contract de muncă
Cauza concedierii (patronul trebuie să indice cauza cu scopul de a proteja drepturile angajatului)
Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă
5
German Economic Team Moldova
2. Scopul inițial al carnetelor de muncă
Informații ce se conțin într-un carnet de muncă
Datele personale ale salariatului (numele, data nașterii, starea civilă, numele soțului/soției și copiilor)
Evidența privind activitatea de muncă și ocuparea forței de muncă (denumirea întreprinderii, datele, semnătura patronului, informații privind educația, specializările, aptitudini de muncă, numărul de identitate al salariatului și al întreprinderii)
Informația despre contractul de muncă (începutul și sfârșitul relației de muncă, denumirea întreprinderii, denumirea funcției, cauza terminării contractului de muncă)
Până în anul 2008, de asemenea, informațiile privind salariul și premiile (din momentul dat toate informațiile privind venituri se păstrează în formă electronică)
6
German Economic Team Moldova
3. Fundamentul legislativ și obligațiile
Codul muncii din 2003 ca o bază legislativă a folosirii carnetului de muncă
Condițiile perfectării carnetului de muncă
El trebuie să fie prezent în momentul încheierii contractului individual de muncă
Se păstrează în Departamentul Resurse Umane în cazul salariaților care lucrează mai mult de 5 zile
Trebuie să fie returnat salariatului la data eliberării din funcție Definirea penalității cu titlu cominatoriu, în cazul în care patronul nu
a reușit să întoarcă carnetul de muncă (o compensare în favoarea salariatului)
Determină datele care trebuie să fie introduse în carnetul de muncă Definește dreptul inspecțiilor de muncă de a controla carnetele de
muncă
7
German Economic Team Moldova
3. Fundamentul legislativ și obligațiile
Obligațiile patronului
eliberează carnetul de muncă în timp de 5 zile din momentul începerii contractului de muncă
introduce datele (descrierea funcției, promovarea, salariul)
întoarce carnetului de muncă salariatului după ce expiră contractul
indică cauza concedierii
asigură integritatea documentului (foarte reglementat)
Obligațiile salariatului
cumpără carnetul de muncă de la primul patron
are grijă de carnetul de muncă în timpul când nu este angajat
8
German Economic Team Moldova
4. Coexistența a două sisteme
9
Funcția inițială a carnetului de muncă Relevanța de azi
Evidența plăților și contribuțiilor de asigurări sociale
Până în anul 1998: au fost prezentate toate informațiile privind calcularea drepturilor la pensie
Până în anul 2008: au fost prezentate
informațiile privind salariile și premiile
Începând cu 1999: registrul electronic al contribuțiilor de asigurări sociale a Casei Naționale de Asigurări Sociale (CNAS)
Începând cu 2008: Salariile și premiile se
înregistrează în formă electronică
Calculările plății de pensie se bazează pe carnetul de muncă și pe registrul electronic
Evidența informațiilor privind educația și angajarea
Prezintă documentația privind evidența asupra educației și angajării
Un rol în creștere al CV-urilor reduce
importanța carnetelor de muncă
Carnetul de muncă uneori este cerut de patron ca un document oficial care confirmă educația și experiența de muncă
German Economic Team Moldova
4. Coexistența a două sisteme
10
Funcția inițială a carnetului de muncă Relevanța de azi
Dovadă a contractului de muncă
• Confirmă că contractul legal de muncă există
• Lipsa registrelor electronice
• Alte documente pot servi acestor scopuri
• Cu toate acestea, o obligație legislativă
persistă
Informația de prisos: carnetele de muncă conțin asemenea informații ca și contractul de muncă și registrele electronice ale CNAS, etc.
Cauza concedierii
• Cauza concedierii se conține în carnetul de muncă
• Posibilitatea de a se adresa la judecată în caz
dacă concedierea nu este justificată
În plus la înscripția în carnetul de muncă patronul trebuie să prezinte un acord de
concediere
Informații similare în două formate Pentru litigiile în judecată sunt luate informațiile din carnetul de muncă
German Economic Team Moldova
4. Coexistența a două sisteme
11
Concluzia:
Majoritatea funcțiilor ale carnetului de muncă sunt de prisos, deoarece sunt implementate de alte instrumente
Funcția inițială a carnetului de muncă Relevanța de azi
Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă
• Un fundament important pentru inspecția de muncă, în special cu scopul de a controla angajarea neformală
• Documentul de bază rămâne
• Dar sunt planuri de a crea un registru
electronic al contractelor de muncă
Relevanța suplimentară
• Obținerea vizei la ambasada
• Obținerea creditului bancar
• Rezolvarea litigiilor de muncă în judecată
German Economic Team Moldova
5. Problemele privind carnetul de muncă
Carnetul de muncă nu este un document de siguranță
Carnetele de muncă falsificate sunt în circulație
Înscripțiile false, de exemplu, declarațiile incorecte ale salariului sau a statutului de angajare
Sarcinele administrative suplimentare ale patronului
Asigurarea securității documentelor
Actualizarea regulată a carnetului (promovarea, cauza concedierii, etc.)
Lucru dublat, deoarece toate informațiile introduse în carnetul de muncă deja sunt prezente în alte documente (de exemplu, în contractele de muncă în formă scrisă ȘI în carnetul de muncă)
12
German Economic Team Moldova
5. Problemele privind carnetul de muncă
Procedura de restituire a carnetului de muncă
După expirarea contractului, patronul trebuie să restituie carnetul de muncă angajatului, ceea ce este confirmat de semnătura lui
dacă angajatul nu semnează notă de confirmare SAU
dacă patronul nu reușește să restituie carnetul
Angajatul poate cere o plată în mărime de salariul minim al lui pentru o perioadă până ce nu primește carnetul de muncă sau nu semnează nota de confirmare
Cheltuielile suplimentare
Patronul achită carnetul de muncă
Angajatul plătește conform chitanței pentru un carnet nou de muncă eliberat
13
German Economic Team Moldova
6. Experiența internațională
Țările UE
Carnetele de muncă nu sunt eliberate
Țările Baltice au înlocuit, de asemenea, carnetele de muncă printr-un registru electronic
Țările CSI
Carnetele de muncă există în toate țările CSI
Înlocuirea printr-un registru electronic este discutată (de exemplu, în Rusia, Armenia și Azerbaijan)
14
German Economic Team Moldova
6. Experiența internațională
România – Un exemplu de modernizare a sistemului de evidență a activității de muncă a salariaților
Codul de muncă din 2003: o înlocuire graduală
Datele sunt înregistrate în formă electronică: activitatea și perioada angajării
O parte a bazei de date de pensii
O perioadă de tranziție din 2003 până în decembrie 2010: Coexistența carnetelor de muncă ȘI bazei electronice de date
Inspectorate regionale de muncă responsabile pentru transmiterea datelor din carnetele de muncă la Fondul de Pensii pentru o bază electronică de date
În prima jumătate a anului 2011, patronii trebuie, gradual, să restituie angajaților carnetele vechi de muncă
15
German Economic Team Moldova
6. Experiența internațională
Sistemul nou
Calcularea drepturilor la pensie
În baza carnetelor de muncă ȘI registrului electronic
Perioada anilor de angajare până la sfârșitul anului 2010 se confirmă de carnetul de muncă, începând cu 2011 drepturile sunt confirmate de registrul electronic
Patronul creează un registru al angajatului
Păstrate la sediile, înregistrate de autoritățile locale
Sunt puse la dispoziția inspecțiilor de muncă și altor instituții autorizate
Angajatul poate cere o copie adeverită
16
German Economic Team Moldova
7. Estimarea complexă și recomandarea
Estimarea
Scopurile inițiale sunt implementate azi de alte instrumente
Așadar: datele din carnetele de muncă sunt de prisos, nu aduc informații suplimentare
O noțiune învechită în lumea evidenței electronice centralizate
O sarcină suplimentară birocratică (un lucru dublat) pentru patroni
Recomandarea
Modernizarea sistemului de evidență a activității de muncă a salariaților
Elementul principal: O înlocuire graduală a carnetelor de muncă printr-un registru electronic al angajaților cu o perioadă suficientă de tranziție
17
German Economic Team Moldova
8. Transferul la un sistem modern de evidență a activității de muncă a salariaților
Primul pas: de a crea un registru electronic al angajaților
De a extinde baza existentă de date privind contribuțiile de asigurări sociale în cadrul CNAS și de a crea o bază centralizată de date la care părțile interesate pot să aibă acces
De a înregistra toate contractele de muncă și veniturile
Obligațiile patronilor și angajaților:
Patronii sunt obligați de a introduce datele despre o angajare nouă
Angajații primesc o copie electronică ce confirmă schimbările în baza de date
18
German Economic Team Moldova
8. Transferul la un sistem modern de evidență a activității de muncă a salariaților
19
Al doilea pas: Digitarea carnetelor de muncă
A colecta
• Inspectoratele locale de muncă colectează carnetele de muncă de la întreprinderi
A scana
• Digitează informația din carnetele de muncă
• Codează cu numerele de identitate ale întrepriderilor și angajaților
A transmite
• Trimit informația la CNAS pentru ca aceasta să fie unită cu baza de date privind contribuțiile de asigurări sociale
A restitui
• Restituie carnetele de muncă întreprinderilor
• Restituie angajaților ca să fie păstrate în calitate de dovadă
German Economic Team Moldova
8. Transferul la un sistem modern de evidență a activității de muncă a salariaților
Al treilea pas: de a modifica Codul Muncii
A determina perioada de tranziție
A determina obligațiile patronilor
Ce fel de date trebuie de introdus?
Ce termeni de realizare a aplica?
A defini drepturile de acces pentru a asigura protecția datelor personale
Ce fel de date pot fi accesate și de cine?
CNAS: accesul deplin
Inspecțiile de muncă: datele privind contractele de muncă
Angajații / Patronii
20
German Economic Team Moldova
8. Transferul la un sistem modern de evidență a activității de muncă a salariaților
Un pas sumplimentar la pasul trei:
A elabora reglementarea securității a datelor
Un sistem decentralizat de date suport
Informația imprimată pentru angajați în cazul schimbărilor făcute ca o dovadă suplimentară
21
German Economic Team Moldova
8. Transferul la un sistem modern de evidență a activității de muncă a salariaților
Avantajele modernizării sistemului de evidență a activității de muncă a salariaților
Un sistem modern de evidență a activității de muncă a salariaților în corespundere cu cele mai bune practici internaționale
O sarcină administrativă redusă
Un număr redus de litigii cu inspecțiile de muncă
O încurajare pentru angajarea formală
Un schimb mai ușor de date dintre agențiile guvernamentale
22
German Economic Team Moldova
Anexa 1: Opiniile patronilor
Argumentele în favoarea abolirii carnetelor de muncă
Modernizarea sistemului de evidență a activității de muncă a salariaților al Moldovei
O monitorizare eficientă a contribuțiilor individuale de asigurări obligatorii sociale de stat și simplificarea procesului de acordare a pensiilor și ajutorului
Excluderea pierderii a carnetului de muncă, falsificării lui, existenței a mai multor carnete de muncă pentru o persoană
Capacitatea de a centraliza informația, de a opri birocrația în decurs de eliberare a carnetului de muncă
23
German Economic Team Moldova
Anexa 1: Opiniile patronilor
Argumentele pentru menținerea carnetelor de muncă
Accesul limitat la registrul electronic
Vulnerabilitatea registrului electronic din cauza securității
Carnetele de muncă conțin informațiile detaliate despre experiența profesională a angajatului
Informația în carnetul de muncă este garantată de semnătură și ștampilă
Cererea pentru eliberarea documetelor pentru autoritățile locale, bănci, ambasade, etc. este o confirmare legală a angajării persoanei
24
German Economic Team Moldova 25
Contacte
Ulrike Bechmann
Jörg Radeke
German Economic Team Moldova
c/o BE Berlin Economics GmbH
Schillerstr. 59, D-10627 Berlin
Tel: +49 30 / 20 61 34 64 0
Fax: +49 30 / 20 61 34 64 9
www.get-moldova.de
Twitter: @BerlinEconomics
