Managementul timpului

Principiul lui Pareto – regula 80:20

- 80% din rezultate sunt obținute în 20% din timp- 20% din rezultate sunt obținute în 80% din timp

În următoarea sesiune vom trece în revistă 10 dintre cele mai frecvente greșeli în managementul timpului

Managementul timpului

Greșeala #1: Refuzul de a folosi o agendă /listă de priorități

• Atunci când avem de îndeplinit foarte multe sarcini, probabilitatea de a uita ceva important este foarte mare

• Soluția este să realizăm o listă cu sarcinile importante pe care le avem de îndeplinit

• Pentru ca lista să fie cu adevărat eficientă, este esențial să existe o prioritizare a sarcinilor

• Cum?

Managementul timpuluiEtape în realizarea unei liste de priorități:

Pasul 1: Notați toate sarcinile pe care le aveți de îndeplinit. Dacă sunt sarcini care presupun foarte mult timp, încercați să le divizați în subsarcini. În mod ideal, pe listă ar trebui să se regăsească activități care necesită maxim 1-2 ore pentru a fi realizate.

Pasul 2: Acordați fiecărei activități un calificativ de la A (foarte important sau foarte urgent) la F (neimportant sau deloc urgent). Dacă pe listă se regăsesc foarte multe activități cu prioritate înaltă, acordați un calificativ inferior celor mai puțin importante.

Pasul 3: Rescrieți lista în ordinea priorităților (de la A la F)Pasul 4: Afișați lista într-un loc vizibil și tăiați activitățile pe măsură ce

le duceți la bun sfârșit.

Managementul timpului

Greșeala #2: Nedefinirea obiectivelor

• Obiectivele sunt cele care ne oferă o destinație către care să aspirăm, iar în funcție de ele putem gestiona timpul și resursele necesare pentru a le atinge.

Etape în formularea obiectivelor:

1. Definirea scopurilor pe termen lung (ex.: 10 ani), luând în calcul diferite dimensiuni: carieră, bunăstare financiară, educație, familie, hobby, atitudine, tonus fizic, distracție, social etc.

Managementul timpului

2. Împărțirea scopurilor în subobiective- Crearea unui plan de acțiune pentru un interval mai scurt (ex.:

5 ani, 1 an, 6 luni, 1 lună)- Realizarea unei liste de priorități- Instrument: “The Wheel of Life” (Roata Vieții)

Managementul timpului3. Formularea de obiective operaționale SMART

S – specificM – măsurabilA – abordabilR – realistT – încadrabil în timp

Ex: “Vreau să slăbesc”vs “Vreau să slăbesc 5 kilograme, urmând un regim disociat și

un program de exerciții de 2 ori pe săptămână, într-o perioadă de o lună”

Managementul timpuluiGreșeala #3: Neprioritizarea activităților

Matricea Important /Urgent

Important – acele activități esențiale pentru îndeplinirea scopurilor mele

Urgent – acele activități care necesită atenție imediată, dar sunt de obicei subordonate scopurilor altcuiva

De obicei suntem mai preocupați de activitățile urgente, deoarece dacă acestea nu sunt îndeplinite, consecințele sunt imediate. “Ceea ce e important e rareori urgent, iar ceea ce e urgent e rareori important” (Eisenhower)

Managementul timpuluiPasul 1: Realizați o listă cu toate activitățile pe care doriți să le

finalizați (sarcini profesionale, proiecte personale, idei etc.)â

Pasul 2: Acordați o notă de la 1 la 5 fiecărei activități, în funcție de importanța acesteia (măsura în care mă ajută la îndeplinirea propriilor scopuri)

Pasul 3: Acum acordați o notă de la 1 la 5 fiecărei activități, în funcție de urgența acesteia

Pasul 4: Plasați activitățile în matricea Important /Urgent

Managementul timpuluiImportant și urgent

- Activități care trebuie executate imediat- Activitățile din această categorie sunt fie activități care nu au

putut fi prevăzute, fie activități pe care le-ați amânat până în ultimul moment

- Situația din urmă poate fi evitată printr-o planificare atentă și prin evitarea amânărilor

- Încercați să păstrați în program o marjă de timp pentru activitățile neprevăzute

Managementul timpuluiNeimportant și urgent

- Acestea sunt activitățile care de multe ori ne împiedică să ne atingem scopurile

- Activitățile din această categorie pot fi reprogramate sau delegate altcuiva

Important și neurgent- Activități esențiale pentru atingerea scopurilor noastre, dar

pe care de obicei le amânăm până în momentul în care devin urgente

- Este necesar să includem aceste activități în planificarea noastră

Managementul timpuluiNeimportant și neurgent

- Aceste activități ne distrag de la îndeplinirea obiectivelor - Pe cât posibil, ar trebui eliminate- Învățați să spuneți “NU”

Să recapitulăm...

Managementul timpuluiMatricea Important /Urgent

Managementul timpuluiGreșeala #4: Hoții de timp

- Evitați activitățile care vă consumă timp fără să vă aducă vreun beneficiu sau vă întrerup activitatea

- Ex: messenger, preluarea de apeluri telefonice neimportante, verificarea frecventă a emailului, acordarea de favoruri pentru diverse persoane

- Hoții de timp ne pot fura chiar și 2 ore pe zi!

Managementul timpuluiGreșeala #5: Amânarea sarcinilor până în ultimul moment

Tergiversarea este tendința de a amâna sarcinile importante în favoarea celor neprioritare, dar care ne oferă mai multă plăcere sau ne sunt mai confortabile.

De multe ori tergiversarea este însoțită de un sentiment de vinovăție, ceea ce face sarcina și mai “înspăimântătoare”

Cum luptăm cu tergiversarea?

Managementul timpuluiPasul 1: Recunoaște faptul că ai o problemă- Îți petreci cea mai mare parte a zilei efectuând activități din coada

listei de priorități- Citești emailurile de mai multe ori, fără a decide ce urmează să faci

în privința lor- Te apuci de o sarcină importantă, iar după 5 minute simți nevoia să

bei o cafea /să iei o gură de aer /să suni un prieten etc- Păstrezi o activitate mult timp pe lista de priorități, chiar dacă știi că

e importantă- Accepți cu ușurință sarcini neimportante, la rugămințile altor

persoane și îți petreci timpul cu rezolvarea acestora, în detrimentul celor de pe lista ta de priorități

- Aștepți să-ți vină “cheful” pentru a te apuca de o sarcină

Managementul timpuluiPasul 2: Identifică motivele tergiversării

Ex.:- Sarcina este una neplăcută- Dezorganizare (nu există o listă de priorități)- Te simți copleșit de sarcină (prea mult, prea greu, neclar etc)- Perfecționism (“nu mă simt suficient de pregătit pentru

această sarcină”)- Ești indecis, nesigur că activitatea respectivă este oportună

Managementul timpuluiPasul 3: Adoptă strategii de combatere a tergiversării

- Oferă-ți recompense pentru sarcinile îndeplinite- Desemnează o persoană care să te verifice- Notează consecințele neplăcute în caz de nerezolvare a

sarcinii- Realizează o listă de priorități /matrice important – urgent- Formulează obiective operaționale (SMART) și include

indicatori de timp- Împartea activitatea în subactivități mai ușor de îndeplinit și

realizează-le fără să urmărești neapărat o ordine logică

Managementul timpuluiGreșeala #6: Îți asumi prea multe responsabilități

- Persoanele care nu pot spune NU sunt de obicei foarte ocupate

- Teama de a delega sarcini altor persoane are drept consecință supraglomerarea programului propriu

- Învață să spui DA persoanei, dar NU sarcinii

Ex.: “Nu mă pot ocupa de acest raport acum. Pot să îl realizez la sfârșitul lunii?” sau “Nu mă pot ocupa de acest lucru acum, dar colega mea are mai mult timp la dispoziție și îi pot arăta ce are de făcut”

Managementul timpuluiGreșeala #7: Ești dependent de a fi ocupat

- Unele persoane sunt dependente de adrenalina generată de situațiile în care termenele limită sunt foarte aproape, emailurile se adună, activitățile se aglomerează etc.

- Această dependență nu înseamnă neapărat eficiență, ci de cele mai multe ori stres

Managementul timpuluiGreșeala #8: Te ocupi de mai multe sarcini în același timp

- Unele persoane se ocupă concomitent de mai multe activități, încercând astfel să economisească timp sau să-și crească productivitatea

- Creierul uman nu este foarte performant în aceste situații, iar rezultatul este de cele mai multe ori contrar: consum mai mare de timp și productivitate scăzută

- Rezistă tentației de a realiza mai multe sarcini deodată și acordă-ți o pauză de fiecare dată când te surprinzi făcând acest lucru.

Managementul timpuluiGreșeala #9: Eviți să iei o pauză

- Este imposibil să desfășori o activitate la un nivel calitativ înalt timp de 8-10 ore în continuu; creierul are nevoie de un timp pentru odihnă și refacere

- Pauzele nu înseamnă timp irosit, ci timp câștigat, care îți va permite să-ți concentrezi atenția pentru o perioadă mai lungă de timp

- Dacă este greu să te oprești din ceea ce faci, încearcă să-ți programezi pauzele la intervale regulate. În mod ideal, ar trebui să ai o pauză de 5 minute la un interval de 1-2 ore

- Atenție! Evită ca în pauze să te ocupi de sarcini “parazite”

Managementul timpuluiGreșeala #10: Programarea ineficientă a activităților

- Fiecare persoană are un ritm propriu și o perioadă anume din zi în care înregistrează maximum de productivitate

- Programează sarcinile importante în aceste perioade optime și păstrează-le pe cele din coada listei de priorități pentru perioadele în care productivitatea este mai scăzută