Cuprins

Program: Operator introducere, validare i prelucrare date

Tip program: Iniiere

CuprinsNr capitolCapitolPagin

1Gestionarea suporturilor/ dispozitivelor de stocare a datelor/ documentelor1-8

2Organizarea activitilor proprii9-17

3Utilizarea echipamentelor periferice18- 24

4Asigurarea securitii datelor/ documentelor25-28

5Introducerea datelor29-36

6Prelucrarea datelor37-38

7Transpunerea datelor pe support39-45

8Bibliografie45

Capitolul 1. Gestionarea suporturile / dispozitivelor de stocare a datelor / documentelor

Informaia este un mesaj obiectiv care elimin nedeterminarea n legtur cu realizarea unui eveniment.

Informaia poate fi sub form de :

desene

sunete

numere

texte

imagini

Omul lucreaz n sistemul de numeraie zecimal folosind n scrierea numerelor 10 simboluri numite cifre: 0, 1, ..., 9. Numrul de simboluri utilizate determin sistemul de numeraie n care a fost scris un numr oarecare.

Sistemul de numeraie ales pentru construcia calculatorului a fost sistemul binar. El conine dou simboluri: 0 i 1, cu ajutorul crora se pot reprezenta numere de orice dimensiuni.

Unitatea de msur folosit pentru msurarea cantitii de informaie se numete informaie elementar. Ea este informaia furnizat prin precizarea unei variante din 2 posibile. Dac celor 2 variante li se asociaz cele 2 cifre binare 0 i 1, nseamn c informaia va putea fi reprezentat n sistemul de numeraie binar. Informaia elementar se mai numete BIT ( BInary digiT ). Biii se grupeaz cte 8 i formeaz 1 byte sau 1 octet. Deci :

1 byte ( se scrie 1 B ) sau 1 octet = 8 bii

Dac unitile de msur cunoscute ( metrul, gramul ) folosesc pentru construirea multiplilor factorul de multiplicare 10, 100, 1000 ( = 103 ), unitile de informaie folosesc ca factor de multiplicare 210 = 1024, astfel:

210 octei = 1024 octei = 1 Ko ( kilooctet ) = 1 KB ( Kilobyte )

210 Ko = 1024 Ko = 1 Mo ( 1 Megaoctet ) = 1 MB ( 1 Megabyte )

210 Mo = 1024 Mo = 1 Go (1 gigaoctet ) = 1 GB ( 1 Gigabyte ) .......

Pentru a codifica textele n binar se folosete codul ASCII ( American Standard Code for Information Interchange ). Cu 8 cifre binare ( 8 bii ) s-a construit acest cod care permite realizarea a 28 = 256 combinaii. Acestea snt suficiente pentru a reprezenta litere mari / mici, cifrele, semne speciale, comenzi, semnale, etc. nseamn c orice tast apsat va trimite ctre procesor un octet specific, unic.

Suporturi de memorie

Discul flexibil ( Floppy Disk) este o memorie extern pentru a crei citire / scriere se olosete unitatea de dischete. Foarte puin utilizat n prezent.

1- folie de plastic acoperit cu un strat feromagnetic

2- carcas de protecie din plastic

3- disc de fixare i antrenare

4- fanta de citire / scriere a discului

5- fanta de protecie la scriere n poziie deschis, discheta poate fi doar citit i nu se permite scrierea

Fig. 17 Discheta

Hard Discul este un pachet de discuri asemntor celor flexibile, care este montat n interiorul calculatorului (HD intern), sau conectat prin muf USB (HD extern).

Fig. 18 Hard diskPistele de aceeai raz formeaz un cilindru. Pentru identificarea informaiei pe disc, fiecare sector e caracterizat prin:

numrul cilindrului (corespunde cu pistei)

numrul pistei n cadrul cilindrului (corespunde cu numrul feei de disc)

numrul sectorului n cadrul pistei

Viteza de rotaie a platanelor este n mod uzual de 5400, 7200, 10.000 rotaii / minut. Capacitatea de memorare a HD a crescut pn la peste 500 GB.

Compact Discul foate fi de urmtoarele tipuri:

CD-ROM ul Compact Disk Read Only Memory este un disc de plastic cu capaciti de 650, 700, 800 MB pe care s-a scris informaia prin ardere cu o raz laser. O dat scris, discul poate fi numai citit.

CD-RW Compact Disk ReWritable un disc de aluminiu cu capaciti de 650, 700 MB. Discul poate fi scris, ters, formatat.

DVD-ul Digital Versatile Disk disc special cu capacitate de 4,7 sau 9,4 GB, folosit pentru stocarea informaiei, de cele mai multe ori de tip video.

Blu-ray disc poate s conin 25 GB pe fiecare strat, de peste 5 ori mai mult dect DVD-urile cu un strat (care au 4,7 GB); iar discurile Blu-ray cu dou straturi (50 GB) pot stoca de aproape 6 ori mai multe date dect un DVD cu dublu strat (8,5 GB).

Structura informaiei

Informaia este un mesaj obiectiv care elimin nedeterminarea n legtur cu realizarea unui eveniment.

Informaia poate fi sub form de: desene, sunete, numere, texte, imagini, etc.

Prima problem care s-a pus la construcia calculatoarelor a fost alegerea sistemului de numeraie ce va fi utilizat pentru prelucrarea informaiei numerice.

Omul lucreaz n sistemul de numeraie zecimal folosind n scrierea numerelor 10 simboluri numite cifre: 0, 1, ..., 9. Numrul de simboluri utilizate determin sistemul de numeraie n care a fost scris un numr oarecare.

Sistemul de numeraie ales pentru construcia calculatorului a fost sistemul binar. El conine dou simboluri: 0 i 1, cu ajutorul crora se pot reprezenta numere de orice dimensiuni.

Unitatea de msur folosit pentru msurarea cantitii de informaie se numete informaie elementar. Ea este informaia furnizat prin precizarea unei variante din 2 posibile. Dac celor 2 variante li se asociaz cele 2 cifre binare 0 i 1, nseamn c informaia va putea fi reprezentat n sistemul de numeraie binar. Informaia elementar se mai numete BIT ( BInary digiT ). Biii se grupeaz cte 8 i formeaz 1 byte sau 1 octet. Deci :

1 byte ( se scrie 1 B ) sau 1 octet = 8 bii

Dac unitile de msur cunoscute ( metrul, gramul ) folosesc pentru construirea multiplilor factorul de multiplicare 10, 100, 1000 ( = 103 ), unitile de informaie folosesc ca factor de multiplicare 210 = 1024, astfel:

210 octei = 1024 octei = 1 Ko ( kilooctet ) = 1 KB ( Kilobyte )

210 Ko = 1024 Ko = 1 Mo ( 1 Megaoctet ) = 1 MB ( 1 Megabyte )

210 Mo = 1024 Mo = 1 Go (1 gigaoctet ) = 1 GB ( 1 Gigabyte ) .......

Pentru a codifica textele n binar se folosete codul ASCII ( American Standard Code for Information Interchange ). Cu 8 cifre binare ( 8 bii ) s-a construit acest cod care permite realizarea a 28 = 256 combinaii. Acestea sunt suficiente pentru a reprezenta litere mari / mici, cifrele, semne speciale, comenzi, semnale, etc. nseamn c orice tast apsat va trimite ctre procesor un octet specific, unic.

Fiierul (File)= este o colecie de date de acelai tip, care se prelucreaz n acelai mod, se memoreaz pe un suport de memorie extern (discheta, HDD, CD-ROM-ul, DVD, etc.), este identificat prin :

nume (File name) un ir de caractere

extensie ( .doc, .xls, .exe, .jpg, .avi, .mp3, .wav, .mid, .) extensia este un grup de 3-4 caractere care arat apartenena fiierului la o clas de date (sau programul n care a fost creat acest fiier)

Atribute sunt proprieti ale fiierelor

R Read Only - poate fi numai citit

A Archive pentru fiier s-a creat o copie de siguran

S System fiierul aparine S.O.

H Hidden ascuns pentru operaii cu fiiere i directoare

Numele de dispozitiv este un ir de caractere prin care sistemul poate identifica un dispozitiv periferic

- A, (B) unitatea de dischete (unitile)

- ncepnd cu C, . HDD-urile (hard discurile) sau partiii ale lor

- D unitatea CD-ROM, DVD

Directorul este un tablou al discului n care se memoreaz informaii despre fiierele de pe disc. Prin aceste informaii orice fiier poate fi gsit pe disc. Directorul curent este directorul n care se lucreaz la un moment dat.

Calea de director (path) - drumul parcurs pentru gsirea unui director pe disc

- exemplu: D:\kituril\arhive

Dosarul (Folder) un container (o cutie) n care se pot pstra alte dosare sau fiiere

Aplicaia Windows explorer

Pornirea programului Windows Explorer se face prin una din metodele :

dublu clic pe pictograma de pe Desktop calea butonul Start / All programs, Toate programele / Accessories, Accesorii / Windows explorer

Se deschide o fereastr cu 2 panouri, coninnd dosarele/folderele ntr-o structur arborescent n panoul din stnga, precum i coninutul dosarului curent selectat, n panoul din dreapta. Trecerea dintr-un panou n altul se poate face prin clic n panoul dorit sau prin apsarea tastei TAB, urmat de deplasarea cu tastele sgei la locul dorit.

Fig. 19 Windows Explorer

Lucrul cu foldere i fiier a) Selectarea dosarelor/folderelor

(- clic pe dosar n panoul din stnga; dublu-clic n panoul din dreapta - (- ( - selectarea dosarului de deasupra dosarului selectat ( - selectarea dosarului de sub dosarul selectat

( - nchiderea dosarului selectat

( - deschiderea dosarului selectat

Home - selectarea primului dosar din lista de dosare

End - selectarea ultimului dosar din lista de dosare

prima liter din denumirea dosarului : selectarea primului dosar a crui denumire ncepe cu litera respectiv

Un semn + n dreptul unui dosar arat c exist subdosare care pot fi afiate; un semn arat c dosarul a fost deschis .

Schimbarea modului de afiare a ferestrei cu butonul Views de pe bara de instrumente.

b) Utilizarea barei cu instrumenteBack revine la dosarul deschis anterior,

Forward - dac s-a folosit Back, v duce la dosarul deschis anterior

cutare /Search deschide fereastra de cutare

crearea unui folder nou /new folder

mutarea fiierului sau folderului selectat

copierea fiierului sau folderului selectat

lipirea fiierului sau folderului selectat

anularea ultimei comenzi

revenire la operaia fcut anterior

selectare total opiuni de afiare

terge fiierul sau folderul selectat

redenumire fiier sau folder selectat

stergere proprieti nchiderec) Selectarea, copierea i mutarea fiierelor i dosarelor

Selectarea mai multor fiiere / dosare simultan

1. Selectarea simultan a unor fiiere / dosare alturate

Clic pe primul fiier / dosar

Se apas tasta SHIFT, se ine apsat i clic pe ultimul

Cu tastatura : se apas tasta SHIFT, se ine apsat i se apas taste sgei pentru selectarea tuturor fiierelor / dosarelor dorite

O alt variant este prin crearea unei ferestre de selecie prin glisare. Prin aceast metod, se ncadreaz cu un chenar punctat de culoare albastr fiierele / dosarele dorite pentru a fi selectate.

2. Selectarea fiierelor / dosarelor nealturate

Cu mouse-ul: se ine apsat tasta CTRL i se face clic pe fiierele / dosarele dorite

Cu tastatura : se ine apsat tasta CTRL, se deplaseaz selectorul cu sgei la locul dorit i se apas tasta SPACE. Dup terminarea seleciei se elibereaz tasta CTRL.

Mutarea sau copierea fiierelor / dosarelor

1. Copierea

(1. se selecteaz

2. se ine apsat tasta CTRL i se trage selecia n locul dorit

3. se elibereaz butonul mouse-ului, apoi tasta CTRL4. n cazul n care copierea se face de pe o unitate de disc pe alta, se poate renuna la apsarea CTRL(1. se selecteaz

2. clic dreapta pe selecie

3. se alege comanda COPY

4. se deschide destinaia prin clic dreapta

5. se alege comanda PASTE(1. se selecteaz

2. se d comanda CTRL + C

3. se deschide fiierul / dosarul de destinaie

4. se d comanda CTRL + V- prin folosirea meniului EDIT : se selecteaz, se deschide EDIT, se alege COPY, se deschide destinaia, se deschide EDIT, se alege PASTE2. Mutarea

(1. se selecteaz

2. se ine apsat tasta SHIFT i se trage selecia n locul dorit

3. se elibereaz butonul mouse-ului, apoi tasta SHIFT4. n cazul n care mutarea se face dintr-un dosar n altul, n aceeai unitate de disc, se poate renuna la apsarea SHIFT(1. se selecteaz

2. clic dreapta pe selecie

3. se alege comanda CUT

4. se deschide destinaia prin clic dreapta

5. se alege comanda PASTE 1. se selecteaz

2. se d comanda CTRL + X3. se deschide fiierul / dosarul de destinaie

4. se d comanda CTRL + V- prin folosirea meniului EDIT : se selecteaz, se deschide EDIT, se alege CUT, se deschide destinaia, se deschide EDIT, se alege PASTE3. Utilizarea comenzii Send To1. clic dreapta pe fiierele / dosarele selectate

2. din meniul de comenzi rapide care apare, se selecteaz Send To.

3. clic pe destinaia dorit

d) Crearea, tergerea, redenumirea i gsirea fiierelor i dosarelor

crearea unui dosar cu Windows Explorer

(1. se deschide dosarul sau unitatea de disc n care se dorete crearea

2. n panoul din dreapta se face clic dreapta ntr-o zon liber

3. se alege New, apoi Folder

4. va aprea un dosar nou, cu numele temporar New Folder. Scriei numele pe care dorii s-l dai noului dosar, apoi apsai ENTER.

1. se deschide meniul File2. se alege opiunea New, apoi Folder3. se apas ENTER, apoi se denumete noul dosar creat

tergerea

(1. se selecteaz dosarul sau fiierul de ters

2. se apas tasta DELETE

3. se confirm cu YES prin apsarea declanatorului. Obiectul ters va fi mutat n Recycle Bin(1. clic dreapta pe dosarul / fiierul de ters

2. se alege opiunea DELETE

3. se confirm cu YES prin clic pe declanator. Obiectul ters va fi mutat n Recycle Bin 1. se selecteaz dosarul / fiierul de ters2. se alege opiunea DELETE3. se confirm cu YES prin apsarea tastei ENTER

Dac ai ters ceva din greeal, dai imediat comanda UNDO, din meniul Edit, sau tastnd scurttura CTRL + Z.

lucrul cu RECYCLE BIN

Obiectele terse pot fi recuperate din coul de gunoi sau terse definitiv de pe disc.

Pentru recuperare:

1. se deschide RECYCLE BIN2. se selecteaz obiectele de recuperat i se apas RESTORE, sau RESTORE ALL, dac se dorete recuperarea tuturor obiectelor din co

Pentru golire : se apas butonul Empty Recycle Bin i se confirm cu Yes. O alt metod:

1. clic dreapta pe pictograma RECYCLE BIN de pe desktop

2. selectai Empty Recycle Bin.

Redenumirea

(1. se selecteaz dosarul sau fiierul de redenumit

2. se mai face un clic pe numele lui sau se deschide meniul File i se alege Rename. n jurul numelui va aprea o caset , iar numele va fi evideniat.

3. se tasteaz noul nume

1. se selecteaz dosarul / fiierul de redenumit 2. se apas tasta F23. se tasteaz noul nume

cutarea unui fiier

Se apas Search/cutare de pe bara de instrumente, n caseta se tasteaz numele fiierului cutat.

1. Arhivarea

A arhiva datele nseamn a nregistra aceleai date pe o suprafa mai mic de suport. Procentul de comprimare depinde de:

algoritmul folosit

tipul de fiier supus comprimrii

Fiierul creat n urma arhivrii se numete arhiv. Un fiier comprimat nu poate fi folosit ca atare. Pentru a putea fi exploatat, el trebuie decomprimat (dezarhivat). Decomprimarea se face de obicei cu acelai program cu care s-a fcut comprimarea. Totui, unele programe suport i arhive create cu alte programe.

Arhiva are o extensie specific programului cu care s-a realizat comprimarea. De exemplu: .rar, .zip, .ace .

Dac o arhiv ocup mult spaiu, ea poate fi mprit n volume (arhiv multivolum) pentru a putea fi copiate pe dischete.

Unele utilitare de comprimare permit folosirea unei parole n cazul arhivrii. La dezarhivare, aceast parol condiioneaz despachetarea arhivei.

Pentru arhivare se selecteaz fiierele sau folderele pe care dorim s le arhivam, se face clic dreapta pe fiierele sau folderele selectate iu se alege din meniu Send to/Trimitere la comanda compressed ziper folders, se tastez numele pentru arhiv. Capitolul 2. Organizarea activitii proprii2.1. Identificarea obiectivelor

Performana profesional st n puterea de a folosi eficient timpul de munc care se scurge cu o vitez incredibil. n literatura de specialitate se afirm c dumanul cel mai mare al funcionarului este folosirea ineficient a timpului de munc, care se scurge implacabil, indiferent dacp este folosit sau nu.

Determinarea structurii zilei de munc a unei persoane se poate face prin mai multe metode printre care prezentm:

a) Autocontrolul- cel n cauz nregistreaz activitile efectuate i noteaz situaiile n care se afl n cursul autocontrolului. Pentru verificarea modului de folosire a timpului de munc trebuie s dovedeas curaj, sinceritate i corectitudine.

b) controlul efilor - eful este un colaborator apropiat al funcionarului i poate deveni un observator obiectiv al utilizrii timpului de munc, asigurnd radiografia unui timp petrecut.

Raionalizarea activitii presupune planificarea muncii, care cuprinde sarcinile curente i cele de perspectiv. Organizarea timpului de munc este n mare msur o problem de autodisciplin. Realizarea acestui obiectiv depinde n mare msur de trsturile distinctive ale inspectorului de peersonal.

O persoan care i folosete timpul raional se deosebete de o alt persoan care risipete timpul prin urmtoarele trsturi importante:

- are o memorie bun, aducndu-i aminte cu exactitate i la timpul oportun de datele de care are nevoie, cunoscnd importana fiecrei probleme i ce anume trebuie fcut pentru a o rezolva;

- are ncredere n sine, urmrindu-i ferm programul pe care l-a schiat, fr s se lase sustras de anumite detalii i cereri contradictorii i i urmrete consecvent prioritile;

- are simul timpului.

Exist trsturi personale i deprinderi n activitate care mpiedic utilizarea adecvat a timpului cum ar fi:

pierderea de timp pentru a scuza sau explica unele disfuncionaliti din activitatea sa;

nehotrrea, care duce la trgnare i la trecerea ineficient de la o problem la alta;

minuiozitate exagerat;

emoiile negative, cum ar fi ostilitatea, frustrarea i nelinitea, care mpiedic gndirea i judecata limpede i abate energia care poate fi mai bine folosit pentru rezolvarea obiectivelor;

ncordarea excesiv care poate ntrerupe procesul gndirii i poate provoca o tensiune prea ridicat, oboseala fizic i mintal exagerat, scurtnd astfel timpul disponibil pentru munca de conducere.

Simul timpului este una dintre cele mai importante caracteristici ale omului. Din pcate, timpul nu poate fi stocat, nu poate fi nlocuit cu alte resurse i nu poate fi recuperat.

Sursele de rosire a timpului stabilite prin diagrama os de pete se poate prezenta ca n figura de mai sus.

O dificultate major este aceea c muli opereaz cu concepii greite despre ceea ce nseamn i cum se presupune c funcioneaz gestiunea timpului. Dintre acestea amintim:

1. Gestionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun-sim. M descurc bine la serviciu, deci mi gestionez timpul cum trebuie. Adevrul este c majoritatea soluiilor pentru gestionarea timpului sunt simple, ceea ce nu este simplu deloc este autodisciplinarea pentru a aplica acele soluii. Aa cum a spus cineva, bunul-sim nu este chiar att la ndemn n zilele noastre.

2. Se lucreaz mai bine sub presiune; gestionarea timpului nu ar face dect s dispar acest stimulent. Nimeni nu lucreaz bine sub presiune, ceea ce se ntmpl este c se face tot ce se poate mai bine n circumstanele date. De obicei, acesta este un motiv subcontient pentru tendina de a amna. Dac se las deoparte o sarcin important pn n ultimul moment cu scuza c se lucreaz mai bine sub presiune nu mai exist timp pentru a se face planificarea care ar duce la rezultate superioare. De asemenea, nu mai exist timp pentru a se corecta greelile, pentru a cuta informaiile care lipsesc sau pentru a introduce idei mai bune care ar purtea veni mai trziu. Adevrul este c se poate face o treab destul de bun, dar nu cea ai bun. Prin refuzul de a gestiona timpul, se refuz, de fapt, ocazia de a realiza lucruri remarcabile.

3. Exist un calendar pentru ntlniri i o list cu lucruri de fcut, ceea ce este suficient. Modul n care lucrez majoritatea oamenilor cu aceste liste seamn cu un smrc n care te mpotmoleti. Calendarul ne spune ceea ce avem de fcut astzi , dar nu ne ajut prea mult n ceea ce privete luna viitoare i este aproape imposibil de recuperat ceva din trecut. Cel mai bun instrument de gestionare este un sistem integrat care pemite recperarea informaiei, urmrirea evoluiei proiectelor, pentru a reui concentrarea pe scopuri i reinerea deciziilor cheie.

4. Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului, ceea ce ia toat distracia din via. Un stres constant, ratarea unor ntlniri, nerespectarea unor termene i lucrul pn la miezul nopii nu trebuie s reprezinte o idee despre distracie. Adevrata distracie se poate efectua n dou ore de timp liber pe care tehn icile de gestionare a timpului le poate furniza.

5. Gestionarea timpului te lipsete de liberatate. Adevrata libertate vine din disciplin.

6. Gestionarea timpului nu poate fi bun pentru anumite tipuri de munc. Munca creativ nu poate fi legat de rutin. Gestionarea timpului nu nseamn n mod esenial rutin, ci autodisciplin. O gestionare eficient a timpului ofer mai mult timp spre a fi creativ. Elibereaz mintea de griji i detalii suprtoare care stau n calea gndirii creative.

7. Gestionarea timpului presupune o mulime de munc suplimentar. Este adevrat c inerea unei agende de lucru zilnic n scris poate fi ceva nou, dar ele nu consum mult timp odat ce intr n obinuin. Cteva minute pot economisi ore.

Ideea de gestionare a timpului poate fi cea nai greit concepie dinre toate. Pentru c timpul nu poate fi gestionat, cel puin nu n sensul n care am putea gestiona alte resurse.

Organizaiile se preocup cu gestionarea a cinci feluri de resurse: resusele financiare, resursele umane, resursele materiale, resursele informaionale i timpul. Primele patru resurse pot fi direcionate n multe direcii. Se pot gestiona resursele umane: prin creterea sau scderea forei de munc, prin schimbarea structurii acesteia, prin angajarea mai multor oameni de o anumit specialitate i renunarea la alii. De asemenea se pot gestiona resursele financiare prin sporirea acestora, prin economisire, cheltuirea acestuia etc.

Dar timpul, aceast resurs invizibil este unic pentru c este finit. Impul nu poate fi nmulit orice se face. Ceasul nu poate fi ncetinit sau accelerat. Timpul este singura resurs care trebuie folosit n timpul n care este primit i aceasta cu o vitez constant de aizeci de secunde pe minut, aizeci de minute pe or.

Astfel chiar noiunea de gestionare a timpului este impropriu definit astfel, pentru c nu putem gestiona timpul. Putem numai s ne organizm pe noi nine n relaie cu timpul. Nu putem controla ct de mult timp avem; putem controla numai modul n care l folosim. Nu putem s alegem dac folosim timpul, ci numai cum s-l folosim. O dat ce l-am irosit,este dus i nimeni nu-l poate nlocui.

Valoarea gestionrii timpului nu const n controlul timpului n sine, ci n modul cum se folosete timpul pentru a mbunti viaa. Aceasta se poate mbunti n urmtoarele domenii:

1. Stres. O bun gestionare a timpului poate evita mare parte din stresul la care sunt supui funcionarii moderni. Toi tim c atunci cnd suntem n criz de timp stresul crete. Dorim s facem prea multe ntr-o perioad prea scurt. Deciziile se iau pripit i sunt ntreprinse aciuni sub presiune. Planificarea este abandonat. Impulsurile nlocuiesc gndirea. Orele de munc se nmulesc pe msur ce ne luptm s terminm tot ce aven de fcut. Eficiena se diminueaz, termenele nu sunt respectate. Cresc tensiunea i irascibilitatea; stresul se nmteete. Toi cunoatem acest fel de stres. Cee ce nu tim este ct de strns poate fi legtura dintre timp i stres.

Orice gnd, orice aciune consum timp. Tot ceea ce consum timp are potenialul s-l risipeasc. Dac ceva ia mai mult timp dect ar trebui, nseamn c s-a irosit timp. Dac acel timp irosit ne pune n pericol s itrm n criz de timp n legtur cu o alt obligaie care trebuie realizat mai trziu, ne vom confrunta deodat cu un stres puternic. Deci putem observa c orice factor risipitor de timp este un potenial factor de stres.

Aceasta deschide o nou viziune pentru abordarea stresului. Dect s permitem s fim pui n situaii de stres constant i apoi s nvm s-i facem fa, mai bine ne concentrm pe gestionarea mai eficient a timpului. n acest fel prevenim n cea mai mare parte stresul pe care l induce lipsa de timp. Deci, gestionarea timpului nseamn gestionarea stresului la cel mai nalt nivel.

La nivel obiectiv, stresul este direct legat de unele dintre cele mai serioase probleme de sntate, mai ales atacuri de inim i atacuri cerebrale. De aici rezult c este foarte bine dac ne-am ndrepta energiile n primul rnd ctre prevenirea stresului. Desigur, nu se va putea elimina niciodat stresul i nici toi factorii de stres sunt legai de timp. Dar o mare parte dintre factorii de stres sunt legai de timp i pot fi eliminai. Dac eliminm situaiile care cauzeaz stresul nu vom mai fi stresai niciodat.

2. Echilibru. Obiceiurile bune n legtur cu folosirea timpului permit o via mai echilibrat, cu alocarea corespunztoare a resurselor de timp i energie. Unii oameni lucreaz dup un program prelungit pentru simplul fapt c nu tiu s-i organizeze munca astfel nct s-i realizeze sarcinile n cadrul programului de lucru obinuit. Alii lucreaz n program prelungit cnd este vorba de un proiect important. Pentru alii este vorba de o situaie cronic care poate determina acea boal numit maniac al muncii

Diferena dintre a muncii mult i a fi un maniac al muncii este aceea c n ultimul caz exist o dependen fa de munc asemntoare cu dependena de alcool, droguri, jocuri de noroc sau alte vicii. Adevraii maniaci ai muncii sunt, deci, stpnii de munc, la fel ca de un viciu. Ei au dorina nestvilit de a fi mereu ocupai i de aceea se ngroap n muni de hrtii. Sunt atrai de munca de rutin i care consum mult timp, fr s se intereseze dac rezultatul are valoare pentru organizaie.

Motivele care stau n spatele acestei dependene pot fi variate; aceti oameni se suprancarc cu munc pentru a scpa de problemele personale, pentru a evita s mearg acas unde au probleme de csnicie, pentru a crete stima fa de propria persoan sau pentru a-i spori sentimentul c dein controlul asupra vieii lor. Dar oricare ar fi motivaia subcontient, rezultatul este acelai: programul de lucru excesiv pentru persoana n cauz i n stres puternic pentru familia acestuia.

n acelai timp, atunci cnd lucrezi dup un program prelungit se ntmpl dou lucruri: presupui c vei avea suficient timp finalizezi o sarcin i ca urmare ncetineti ritmul; se instaleaz oboseala i nu mai poi lucra cu o minte proaspt. Rezultatul este scderea eficienei i comiterea de greeli pentru a cror corectare sunt necesare alte ore de munc. Nu este o crim s pleci acas la sfritul programului obinuit de lucru; oamenii cu sim organizatoric reuesc ntotdeauna aceast lucru. Este un semn de eficien i productivitate.

3. Productivitate. n activitatea zilnic timpul este echivalent cu productivitatea. Folosind mai bine timpul, automat i sporeti productivitatea.

n zilele noastre se elaboreaz multe documente planuri de marketing, proiecii financiare i mai puine produse fizice. Dac cei care elaboreaz aceste documente ar nva s fie mai productivi, s obin rezultate mai bune n tot ceea ce ntreprind, impactul asupra organizaiei ar fi puternic.

n acest sens sunt multe de fcut. Psihologii susin c muli funcionari, n medie, lucreaz cu o productivitate sczut cu 70% fa de posibiliti. Dei s-au fcut puine cercetri n domeniu, exist totui date care sprijin prerea c funcionarul mediu are o eficien de numai 30%.

De exemplu, unele studii arat c timpul mediu al unei convorbiri telefonice este de 6 minute; cei mai muli atunci cnd i revd nregistrrile detaliate despre folosirea timpului ajung la concluzia c ar fi putut trata problemele importante n 2 minute. Chiar dac ar putea reduce convorbirea telefonic la jumtate, adic la trei minute, rezultatele rmnnd comparabile, ar nsemna c productivitatea s-a dublat i o resurs limitat timpul a fost economisit.

4. Scopuri. Pentru a progresa spre realizarea scopurilor profesionale i personale este nevoie de suficient timp. Nimic nu poate fi realizat dacv nu-i ajunge timpul.

Stabilirea unor scopuri precise este primul pas spre buna folosire a timpului. Acest pas este absolut critic i este adesea trecut cu vederea planul zilnic este acel instrument minunat care face c atimpul s fie partenerul nostru, nu dumanul nostru. Acesta ncepe cu fixarea scopurilor. Trebuie reinut ideea c fiecare zi trebuie organizat astfel nct s se aloce ct mai mult timp posibil activitilor care ajut la atingerea scopurilor.

Scopurile stabilite determin direcia de concentrare pentru folosirea timpului.

Pentru sarcinile i activitile care necesit o atenie mrit, pentru creterea productivitii se recomand un interval de timp n care s nu existe perturbaii ale activitii: telefoane care sun, musafiri nepoftii etc. Aceast perioad de linite zilnic o or sau dou solicit o filtrare la cel mai nalt nivel. Pentru o perioad vom beneficia de luxul unei concentrri nentrerupte.

Planificarea unora dintre scopurile personale implic realizri importante pentru persoana n cauz. Alte scopuri sunt dictate sau legate de de planurile strategice ale organizaiei n care i desfoar activitatea, care la rndul lor sunt legate de planurile i prioritile efilor i a celorlali membrii ai echipei.

ntr-o lume perfect scopurile organizaiei pe termen lung ar fi aduse la cunotina tuturor angajailor i toi efii ar folosi scopurile corporative pentru a stabili prioritile departamentelor comunicndu-le n mod clar tuturor.

Procesul de stabilire a scopurilor ncepe cu fixarea unui scop pe termen lung, o int precis. Apoi se ntocmete cu grij un plan pentru toat aceast perioad, stabilind inte succesive pentru perioade mai scurte, care se numesc obiective.cu alte cuvinte, se stabilete un scop important care apoi este spart n nite obiective uor de atins. Un scop important poate prea copleitor i foarte departe de realizare. Un obiectiv pe termen scurt pare mai uoe de realizat, prin urmare nu mai exist acea temere n abordarea lui. Iar aceasta nseamn c este mult mai probabil s avem succes n realizarea scopuluin pe termen lung.

Mule persoane folosesc termenii scop i obiectiv unul n locul altuia. Din punct de vedere tehnic, nelesul lor este uor diferit. Scopul este pe termen lung. Obiectivele reprezint nite inte intermediare pe termene mai scurte.

Scopurile eficiente trebuie s aib urmtoarele trsturi:

1. Un scop trebuie s fie stimulativ. Aceasta este cea mai important trstur dintre toate. Un scop stimulativ ne motiveaz spre a da ce este mai bun din noi. Nu este indicat a se stabili scopuri porea uoare, cei care stabilesc scopuri uoare se nealk pe ei nii.

2. Scopul trebuie s fie realizabil. Pe de alt parte nu trebuie fixate scopuri nerealiste. Scopurile care sunt n mod clar de nerealizat distrg moralul i ucid motivaia.

3. Scopul trebuie s fie precis i msurabil. Dac scopul este vag, imprecis, nu se tie dac acesta a fost atins. Avnd scopuri precise exist ceva concret de realizat i se poate ti dac a fost atins i dac am avut succes.

4. Scopul trebuie s aib termen de realizare. Termenul are o funcie extrem de important n stabilirea scopului: furnizeaz un simmnt de urgen i o cale de a urmri progresul. Ambele elemente sporesc considerabil probabilitatea ca scopul s fie realizat. Un scop fr un termen de realizare nu este altceva dect un vis.

5. Scopul trebuie acceptat de cei care urmeaz s-l realizeze dac cei care sunt responsabili pentru atingerea unei inte sunt implicai n stabilirea ei, vor simi entuziasm pentru realuizarea scopului stabilit i un angajament puternic pentru a-l atinge. Fr aceast participare, fr acest sim de apartenen tot ceea ce se poate spera este un efort fcut din obligaie i nu de un angajament.

6. Scopul trebuie s fie scris. Dac nu este pus pe hrtie se uit prea uor. Toate persoanele serioase care i fixeaz scopuri, nu numai c le scriu pe hrtie, dar le pun la loc vizibil ca s i le poat aminti din timp n timp.

7. Scopul trebuie s fie flexibil. Dac condiiile care afecteaz scopul se schimb din motive care sunt incontrolabile, atunci trebuie reexaminat scopul. Situaia poate cere o ajustare a scopului ntr-o direcie sau alta.

Pentru a controla procesele de lucru, n condiiile utilizrii neficiente a timpului de munc, inspectorii de personal trebuie s aib o agend de lucru.

2.2. Stabilirea ordinii derulrii activitilor

Exist 7 motive pentru a utiliza planificarea: controlul proiectelor;

reducerea ncrcrii;

automotivarea;

concentrarea;

verificare;

succes;

documentaie.

n agenda de lucru sunt notate zilnic activitile importante sau mai puin importante, urgante sau lipsite de urgen, ceea ce nseamn un prim pas spre mbuntirea eficienei personale.

Pentru fiecare zi trebuie stabilite problemele de rezolvat. Simpla notare a problemelor ne ajut s avem un program zilnic, ntocmit cu o zi nainte. Este mai uor s analizezi problemele, dup ce le niri pe hrtie.

Programarea zilnic a problemelor de rezolvat trebuie fcut n ordinea importanei lor. Un program de a ncepe cu anumite probleme este infinit mai bun dect improvizaiile de pe parcurs. Rezolvarea problemelor ntr-o anumit ordine nltur sentimentul ngrijortor al problemelor nerezolvate.

O planificare sptmnal trebuie s dubleze planificarea zilnic deoarece sptmna eszte o unitate de lucru mai echilibrat, viaa noastr curge n cicluri sptmnale, fiecare zi a sptmnii are o ncrctur energetic i afectiv specific. Nu n ultimul rnd, repartiznd sarcinile sptmnal, pstrm o perspectiv mai bun asupra lor, le putem transfera mai uor de la o zi la alta.

Exist i opinii potrivit crora funcionarii s-i propun o singur prioritate pe zi, o singur sarcin de ndeplinit pentru acea zi. Muli funcionari greesc, stabilindu-i prea multe prioriti i direcii de aciune, riscnd s nu ndeplineasc nimic.

Metoda forte n organizarea timpului impune desfurarea urmtoarelor activiti:

a) formuleaz lista sarcinilor, activitilor i a termenelor limit.

- f o list a sarcinilor de ndeplinit i a termenelor limit pentru sptmna sau luna respectiv;

- enumer activitile neterminate din ziua precedent;

- menioneaz noile sarcini ale zilei;

- evideniaz termenele limit fixate;

- convorbirile telefonice i corespondena care trebuie efectuate;

- activitile obinuite.

b) observ i estimeaz timpul necesar ndeplinirii sarcinilor.

- observ timpul alocat fiecrei sarcini;

- oamenii i propun msai mult dect pot face ntr-o zi;

- planific mai multe activiti dect pot fi realizate ntr-o zi;

- stabilete termenele limit.

c) rezerv timp pentru sarcini neprevzute.

- planific doar o parte din programul de lucru:

- aproximativ 60%: activiti planificate (planul zilnic);

- aproximativ 20%: activiti neprevzute (ntreruperi, timp rpit);

- aproximativ %: activiti spontane i sociale (timp creativ).

d) traseaz prioritile, fii selectiv, deleag sarcini.

- stabilete prioriti;

- fii mai selectiv;

- deleag sarcini.

e) evalueaz gradul de ndeplinire a sarcinilor, la sfritul zilei.

- amn sarcinile nendeplinite

- stabilete noi termene pentru acestea.

Cele 7 etape ale ntocmirii unui plan sunt:

1) definete-i obiectivele;

2) pune pe hrtie

3) stabilete-i stategia

4) stabilete.i un termen limit;

5) pune-te pe treab;6) nu te teme de eec;

7) insist, insist, insist;

Planificare pro-activ nseamn s iei iniiativa, a aciona nainte de producerea evenimentelor i cutarea ocaziilor n care s se aioneze.

n schimb planificarea reactiv nsemn a aciona ca rspuns la evenimente, s faci ceea ce-i cer alii i s rspunzi la cererile externe.

Ordinea la locul de munc este prima lege a eficienei. Ordinea pe birou i n eviden i realizarea lucrrilor se menine i n gndire. Simpla vedere a unui birou dezordonat (plin de acte i dosare) este suficient pentru a determina confuzie, ngrijorare i sentimwentul c avem o mulime de probleme de rezolvat.

Nimeni nu obosete de prea mult munc, ci din cauza energiilor i a ngrijorrii c nu mai termin vreodat rezolvarea problemelor ce-i revin.

Muli oameni i planific s i eficientizeze timpul de lucru, dar odat ce doresc s pun n aplicare, descoper c n continuare nu au timp suficient i, mai ales, nu au timp s ncerce s pun n practic idei noi sau s-i exerseze aptitudinile necesare. De fapt, iniial, e nevoie s economiseti timp, pentru ca buna planificare a activitii proprii presupune mai mult pregtire i planificare.; adeseori este mai uor s aluneci napoi spre vechile obiceiuri i s reacionezi la crize i situaii de uren, dect s te gndeti la ele nainte i sncerci s le evii.

Pentru a spori eficiena cu care se gestioneaz timpul este stabilirea factorilor consumatori de timp cei mai problematici i luarea msurilor n aceast direcie. O problem care nu a fost enunat nu poate fi rezolvat. Aadar pentru a schimba ceva trebuie pornit de la situaia existent.

Dezvoltarea aptitudinilor de planificare a activitii proprii, nseamn de obicei schimbarea comportamentului n acest caz se ncearc s se schimbe tipare de comportament care sau repetat de-a lungul timpului i care aproape c au devenit o a doua natur. Acest comportament nu poate fi schimbat peste noapte, dar din moment ce se ncepe procesul de schimbare ncep s se vad avantajele, i va exista un puternic sentiment de a persevera n cntinuarea acestor schimbri.

O etap fundamental din procesul planificrii activitii proprii este aceea n care se decide care sunt elurile i prioritile, dup care se alege depunerea de eforturi pentru sarcinile care ajut n ndeplinirea scopurilor. Sarcinile care nu intr n aceast categorie fie vor fi coborte mai jos pe lista prioritilor, fie vor iei cu totul de e list. n tot acest proces trebuie fcut o distincie ntre eficien i eficacitate. Prin eficien nelegem c facem lucrurile aa cum trebuie, prin eficacitate nelegem s facem lucrurile care trebuie.

Aceste definiii simple ne ajut s fim tot timpul contieni c trebuie intit spre a fi eficace, mai degrab dect eficieni. Muli oameni se mndresc cu faptul c sunt eficieni, dar aceasta ar putea nsemna pur i simplu c se strduiesc din greu s ndeplineasc nite sarcini, n loc s munceasc n direcia ndeplinirii unor obiectve. Aadar, s-ar putea de fapt s-i risipeasc o mare parte din timp i probabil c i vd pe ali, poate nu la fel de eficieni (dar n mod sigur mai eficace) cum sunt promovai naintea lor.

O bun planificare a timpului are ca rezultat:

O mai mare productivitate;

Mai mult control;

Mai mult timp liber pentru activitile preferate;

Mai puin stres;

Decizii mai eficace;

Succes.

Managementul n situaii de criz nseamn a te ocupa de criz dup ce ea se produce. Darcel mai bun mod de a te ocupa de o criz este n primul rnd de a preveni apariia ei. Iar cea mai bun cale pentru aceasta este s anticipezi ceea ce se poate ntmpla i s faci planuri corespunztoare pentru prevenirea situaiei anticipate sau, dac este posibil, pentru reducerea impactului ei.

Dar criza apare imprevizibil de aceea este criz. Nici la locul de munc nu se poate prezice cnd va aprea o criz, dar cu o planificare atent se pote cel puin ndulci criza atunci cnd apare.

Tehnicam de a anticipa problemele i de a le preveni sa a le minimiza consecinele lor se numete planificarea neprevzutului. Este cel mai puternic instrument de control al crizelor.

n forma cea mai simpl, planificarea neprevztului imlic urmtoarele etape:

1. Identificarea potenialelor probleme. Trebuie folosit ceea ce s-a nvat din proiectele anterioare, din experiena altor oameni, din bunul sim.gndirea trebuie s convearg n toate etapele spre urmtoarera ntrebare ce ar putea s mearg mai ru

2. Clasificarea problemelor identificate n ordinea prioritii lund n considerare att gravitatea lor, ct i probabilitatea ca ele s apar.

3. Conceperea unor msuri de prevenire sau limitare a consecinelor.

4. Dup lista cu potenialele probleme, se evalueaz probabilitatea de apariie a acestora i gravitatea situaiei dac aceasta ar aprea.

5. Paii care trebuie fcui pentru a praveni sau micora impactul fiecrei crize.

Vom vedea care sunt cele mai des ntlnite activiti sau situaii cronofage pentru inspectorii de resurse umane i care pot fi tehnicile de management al timpului care pt fi ncercate. Unele dintre aceste apleac de la premisa c exist i responsabiliti manageriale, deci se pot delega altor persoane unele sarcini. Acolo un de nu ese cazul exist i tehnici alternative.

Activitatea/situaia

cronofagTehici de management al timpului cu care le putem evita

ntreruperi (telefoane, vizitatori neanunai aplicarea politicii uilor deschise ntre nite limite clare;

gsirea unui alt loc n alt parte pentru a putea lucra fr a fi deranjat de nimeni;

ridicai-v n picioare cnd rspundei la telefon; spunei-i interlocutorului c l vei suna dumneavoastr la o or convenabil pentru amndoi;

punei pe altcineva s filtreze apelurile i vizitatorii un asistent sau un coleg (n acest ultim caz se poate institui un aranjament reciproc avantajos, prin care s v protejai unul pe cellalt n perioadele de munc ntens sau contracronometru)

cdei la nelegere cu eful dumneavoastr n ceea ce privete gradul de disponibilitate i oprioritile;

replanificai discuiile cu vizitatorii aprui pe neateptate, pentru momentele mai convenabile.

edine prost conduse ntocmii-v o ordine de zi proprie, cu punctele pe care dorii s le acoperii n timpul edinei, i strduii-v s o punei n practic;

fii asertivi i propunei limite de timp pentru fiecare subiect discutat;

obinei susinere pentru propunerea unor schimbri procedurale de desfurare a edinelor - de exemplu: durat limitat, frecven mai redus, mai mult participare, informare.

ntlnii-v n birourile celorali deoarece este mai uor s plecai;

dac sedinele se in n biroul dumneavoastr punei dou ceasuri: unul pe care s-l vedei dumneavoastr i cellalt pe care s-l vad vizitatorii.

Prea mult birocraie pstrai ordinea pe masa de lucru i apucai-v de un singur lucru odat , nu srii de la un lucru la altul;

citii n zig-zag; nu trebuie s inei minte absolut fiecare detaliu al comunicrii, ci ideile principale;

adoptai un sistem simplu de ndosariere a documentelor i inei-v de el;

periodic, epurai fietul cu dosare, pentru a economisi timp cnd cutai eva;

ocupai-v de documentele pe care le avei de rezolvat o singur dat

Activitatea/situaia

cronofagTehici de management al timpului cu care le putem evita

Delegare defectuoas - delegai sarcinile de rutin sau precis msurabile;

- cerei rapoarte regulate privind stadiul de realizare;

rezistai tentaiei de-a v i,plica n detaliile mrunte ale unei sarcini.

Delegare invers (cnd subalternii l ncarc pe ef cu sarcinile lor ascultai-l pe subaltern cnd expune problema dar rezistai impulsului de-a o prelua dumneavoastr;

- insistai ca subalternii s prezinte nu numai problemele, ci i sugestiile de rezolvare a lor;

- susinei-v subalternii n a-i lua prpriile decizii:

Planificarea defectuas amuncii - Folosii o agend de tip organizator, ca s listai lucrurile de fcut, i inei-o la zi;

- Stabilii-v proprile termene i prioritzi i inei-v de ele, pe ct posibil, nu lsai prioritile altora s treac naintea celor pe care vi le-ai stabilit;

- Rezervai-v ntotdeauna un rgaz pe parcursul zilei, n care s nu fii deranjat de nimeni i nimic, i folosii-l ca s reflectai sau ca s lucrai la un proiect major (de preferin atunci cnd nivelul de energie este maxim).

Perfecionismul - atenia la detaliu are rostul ei, dar nu trebuie lsat s treac naintea necesitii de a ncheia o sarcin;

- dai-v voie s realizai standardul de performan care se potrivete cu circumstanele (i care v ajut s v atingei scopurile).

Utilizarea deficitar a tehnicii i a tehnologiei-familiarizai-v cu tehnologia care economisete timp de exemplu, softurile de editare a textelor, foile de calcul tabelar, bazele de date;

- Folosii sistemele de redirecionarea apelurilor telefonice, de meagerie vocal, de memrie telefonic;

- Ascultaicri audio despre autoperfecionare n timp ce mergei cu maina.

Lipsa de timp liber - planificai-v n timpul zilei pauze de relaxare, de trataii cu activiti preferate;

- rezistai tentaiei de a v folosi timpul rezervat relaxrii pentru satisfacerea altor necesti;

- ngrijii-v condiia fizic: un trup sntos v ajut s avei o performan mental mai bun;

Delegarea

Lista urmtoare indic acele activiti care pot sau ar trebui delegate:

O munc pe care nu este obligatoriu s o facei dumneavoastr;

O munc pe care alii o pot face mai eficient i mai eficace;

Sarcini ntregi, complete de la un capt la altul;

Sarcini mai solicitate, care se pot supraveghea, n ideea de a transmite aptitudini sau cunotine;

Sarcini care nu au fost realizate corect.

Urmtoarea list cuprinde sarcini care nu ar trebui delegate:

Sarcinile care v-au fost ncredinate dumneavoastr personal;

Propriile lucrri pe care le-ai greit de exemplu din neatenie;

O muncde rutin, nu foarte important, care nu constituie osarcin complet;

Sarcinile de importan critic, n cazul crora nu pt fi tlerate greeli;

O munc pe care nu o nelegei (pentru c nu vei fi n msur s-i judecai rezultatul);

Rolurile i responsabilitile fa de subordonai i echip;

Chestiunile confideniale.

Capitolul 3. Utilizarea echipamentelor periferice

O alta categorie mare de dispozitive care nu fac parte din unitatea centrala de prelucrare, dar care sunt absolut necesare activitatii si fac sa creasca performantele calculatoarelor personale, sunt echipamentele periferice. Ele mediaza schimbul de date si informatii dintre unitatea centrala si mediul extern, asigurnd n acelasi timp compatibilitatea formatului de reprezentare a datelor. n functie de modul de exprimare a informatiilor vehiculate de echipamentele periferice se utilizeaza sau nu anumite suporturi, respectiv medii fizice care permit nregistrarea sau vizualizarea informatiilor.Principalele functii ale echipamentelor periferice sunt urmatoarele: introducerea datelor, programelor si a comenzilor n memoria calculatorului;

redarea rezultatelor prelucrarilor sub o forma accesibila utilizatorului;

asigurarea supravegherii si posibilitatii de interventie a utilizatorului pentru functionarea corecta a sistemului n timpul unei sesiuni de lucru.

De asemenea, prin intermediul suporturilor de stocare, echipamentele periferice asigura pastrarea datelor si a programelor pe o perioada mare de timp.Din punct de vedere al functiilor ndeplinite n sistemele de calcul, echipamentele periferice se clasifica n urmatoarele clase: echipamente periferice de intrare care permit introducerea datelor si programelor n sistem: tastatura, mouse, cititorul optic

echipamente periferice de iesire cu ajutorul carora se extrag rezultatele sub o forma accesibila omului: imprimanta, ecran de afisare etc.

echipamente periferice de intrare-iesire care dispun de suporturi de mare capacitate pentru stocarea datelor si programelor (unitati de disc magnetic, unitati CD-ROM). Ele asigura citirea datelor si programelor stocate n memoria interna, precum si redarea rezultatelor prelucrarii pentru utilizari ulterioare.

echipamente periferice de comunicatie care permit transmiterea datelor la distanta prin intermediul liniilor de comunicatie.

Daca luam n considerare rolul echipamentelor periferice n dialogul om-claculator se pot delimita urmatoarele clase de echipamente periferice: echipamente periferice de comunicare om-calculator: terminal (ecran+tastatura), mouse, imprimanta, creion optic, digitizor

echipamente periferice de stocare: unitati de banda magnetica, unitati de disc magnetic, unitati CD-ROM etc.

echipamente periferice pentru citirea directa a datelor si informatiilor: cititioare optice de documente, cititoare de coduri bara, cititoare de documente marcate etc.

Echipamente periferice de intrareIntroducerea datelor n sistem se realizeaza n mod obisnuit prin intermediul tastaturii si al mouse-ului. TastaturaTastatura reprezinta dispozitivul principal de intrare si permite introducerea de informatii sub forma de caractere, similar cu masina de scris. Prin succesiunea/combinatia de caractere introduse se pot furniza sistemului de calcul att date, ct si comenzi sau programe. Pe lnga tastele care reprezinta cifre si litere, tastatura contine si o serie de taste functionale, carora le sunt atasate diferite functii (prelucrari). Aceste functii sunt specifice sistemelor de operare n care este utilizata tastatura.Drumul parcurs din 1867, cnd Christopher Latham Sholes a realizat prima tastatura pentru masina de scris, pna la tastaturile clasice cu 83, 84, 101, 102 sau 104 taste a fost extrem de lung.

Tastaturile se deosebesc prin design, numarul de taste (101-104), tip, functii auxiliare. Cele aparute recent adauga butoane speciale pentru functii specifice domeniului multimedia sau pentru navigarea pe Internet (play/pause/next/prev, control volum, WWW, e-mail), pentru oprirea, pornirea, intrarea n "stand-by" a sistemului etc. Mouse-ulUn mouse este obligatoriu pentru majoritatea aplicatiilor actuale. Mouse-ul este un echipament periferic de intrare utilizat pentru selectarea rapida a unor optiuni din meniuri sau manipularea unor obiecte de pe ecran (texte sau grafice), n vederea executarii unor operatii. El a fost realizat prima data n 1963 de catre Douglas Engelbart de la Institutul de Cercetare din Stanford. Prima firma care a utilizat mouse-ul, pentru IBM-PC, a fost Mouse System, n 1980; ea a utilizat mouse-ul cu 3 butoane. Firma care a devenit cea mai cunoscuta pe piata, n acest domeniu, este Microsoft, care a utilizat, ncepnd din 1983, mouse-ul cu doua butoane la calculatoarele IBM. Tehnica mouse-ul a fost preluata si extinsa mai ales de firma Apple pentru calculatoarele Macintosh.Dispozitivul consta dintr-o carcasa si o bila (de cauciuc sau alt material cu aderenta buna) care semnaleaza sistemului, printr-un mecanism electro-optic (format din doi cilindri perpendiculari nzestrati cu cte o fanta), miscarile facute, prin deplasare, pe o suprafata plana, care de obicei este dintr-un material special. Utilizarea butoanelor mouse-ului depinde de produsul informatic.Daca este instalat driver-ul (programul care asigura interfata cu sistemul de operare) de mouse, odata cu miscarea mouse-ului se misca pe ecran o sageata sau un dreptunghi, numit cursorul mouse-ului, care indica diverse obiecte. Mouse-urile se pot conecta prin cablu la un port (o interfata) special pentru mouse. Variantele moderne de mouse comunica cu calculatorul prin raze infrarosii, cablul de legatura lipsind n acest caz.Dupa tehnologia utilizata, mouse-urile pot fi mecanice si optice. Mouse-ul mecanic foloseste o bila care se deplaseaza pe o suprafata si care antreneaza doua potentiometre ce traduc miscarile n semnale de control. Mouse-ul optic foloseste un fascicul de lumina pentru a detecta miscarea pe o suprafata si contine doua perechi de led-uri si fotodetectoare. Mouse-ul se deplaseaza pe un suport a carui suprafata este acoperita cu o folie de plastic pe care sunt desenate doua grile suprapuse. Tehnologia radio este din ce n ce mai mult folosita si implementata n dauna clasicelor cabluri.

Mouse-ul poate avea de la doua la sase butoane, putnd fi dotat si cu rotita de scroll.El se conecteaza de obicei la unul din porturile seriale ale calculatorului, iar n cazul mouse-ului USB, la un port USB al calculatorului.

Joystick-ulMouse-urile nu sunt foarte potrivite pentru jocuri si alte aplicatii, acestea necesitnd o viteza de reactie mare. Joystick-ul este un dispozitiv de indicare care suporta reactiile instantanee si care interpreteaza rapunsurile independent, nu pe baza miscarilor anterioare, asa cum se ntmpla la mouse. El este un senzor bidimensional care indica pozitia absoluta, raportata la un punct de referinta de pe ecran, adica identifica pozitia ntr-un plan (stnga-dreapta si nainte-napoi).n schema de conectare a calculatoarelor personale, joystickul este legat la PC printr-un adaptor special, numit port pentru jocuri (game port).Spre deosebire de joystick care indica pozitia n doua dimensiuni, paleta (paddle) specifica pozitia ntr-o singura dimensiune, pe o linie.Pentru pasionatii de jocuri auto pe calculator exista volane cu pedale si cu force feedback (dotate cu motoare electrice care produc diverse efecte: blocarea volanului pe o directie n momentul spargerii unei roti, socuri la impact, salturi rapide etc.).

Ecranul tactilEcranul tactil (touchscren) permite introducerea comenzilor prin apasarea directa cu degetul sau cu un creion special pe ecran. Ecranul tactil are ca domeniu de aplicabilitate echipamentele si terminalele publice (n birouri de turism, banci, aeroporturi, gari) destinate publicului larg, utilizatori care nu sunt familiarizati cu tastatura sau cu introducerea de comenzi.

Echipamente periferice de iesiren ceea ce priveste echipamentele periferice de iesire, cele mai frecvent utilizate sunt monitorul si imprimanta, dar se mai pot folosi tabletele LCD, video-proiectoarele, proiectoarele cu LCD. Monitorul si placa videoMonitorul este un suport de iesire pe care se afiseaza rezultatele prelucrarilor, mesajele pentru utilizator si informatiile despre starea sistemului.Dupa principiile de functionare exista monitoare cu tub catodic (CRT), monitoare pe baza de cristale lichide (LCD), pe baza de plasma si elctroluminiscente. n ultimii 10 ani, att tuburile catodice, ct si partea electronica s-au mbunatatit continuu, imaginile fiind afisate din ce n ce mai bine, mai clare, cu rezolutie si culori mult mai bune. Noi tipuri de monitoare si fac aparitia, ecranele plate LCD cstignd din ce n ce mai mult teren, avnd tendinta de a se impune ca standard de facto.La monitoarele cu tub catodic, componenta principala, tubul catodic (CRT = Cathode Ray Tube), genereaza imaginea prin bombardarea cu electroni a unui strat de luminofori. Deoarece ochiul uman este sensibil la culorile rosu (R), verde (G) si albastru (B), toate culorile pot fi obtinute prin combinarea acestor culori primare. Imaginea color pe un monitor CRT se obtine prin combinarea a trei imagini : R, G, B.Monitoarele CRT, cu dimensiunile lor mari, ncep sa faca fata din ce n ce mai greu concurentei oferite de monitoarele cu cristale lichide. Acestea ofera avantajul unei calitati mai bune a imaginii, nemaiexistnd acea plpire ntlnita n cazul tuburilor catodice care oboseste ochiul. Desigur exista monitoare CRT care la o viteza de remprospatare de 85 Hz, nu mai plpie n mod vizibil. Dar la ecranele LCD aceasta plpire nu exista, deoarece rata de remprospatare este zero Hz. Remprospatarea imaginii se face doar la schimbarea acesteia, dar nu conteaza, fiindca n cea mai mare parte a timpului imaginea sta nemiscata. n plus, aceste monitoare nu emit radiatie electromagnetica si au un consum de energie foarte mic. Unul dintre parametrii cei mai importanti ai acestor monitoare este durata de raspuns (response time) care variaza ntre 15-30 ms.Monitoarele pe baza de plasma GPD (Gas Plasma Display) si PDP (Plasma Display Panel) asigura o imagine calitativa, o rezolutie foarte buna, ecranul nu produce sclipiri ca tuburile cinescop, dar ele sunt monocrome, costisitoare si contrastul imaginii este slabMonitoarele electroluminescente utilizeaza o pelicula subtire de material special care licareste la trecerea curentului elctric.Monitorul are urmatoarele caracteristici mai importante: dimensiune, definitie, rezolutie, numar de culori, grad de periculozitate al radiatiilor pe care le emite, numarul de dimensiuni n care sunt afisate informatiile.Dimensiunea monitorului este caracterizata de marimea diagonalei sale. Valorile tipice sunt de 14, 15, 17, 19, 21, 22 si 24 (inch; 1 inch=2,54 cm). Cele mai raspndite sunt monitoarele de 17, cu tendinta spre cele de 19.

O imagine de pe ecran poate avea ntre 480000 si 1920000 de pixeli. La ecranele obisnuite fiecare pixel este format la rndul lui din trei puncte colorate n rosu, verde, respectiv albastru. Dar aceste puncte sunt att de mici nct de la distanta culorile lor se compun, rezultnd culoarea caracteristica fiecarui pixel. Distanta ntre doi pixeli alaturati se numeste definitie (dot pitch). Definitia se masoara n milimetri. Cu ct distanta dintre puncte este mai mica, cu att imaginea este mai clara, fiind mai putin granulata. Valorile tipice pentru definitie sunt de 0,22-0,25 mm.Rezolutia reprezinta numarul de pixeli care pot fi afisati pe ecran, raportat la cele doua axe. De exemplu, o rezolutie de 800x600 pixeli, nseamna ca monitorul are 800 puncte pe orizontala si 600 de puncte pe verticala. Cu ct rezolutia este mai mare, cu att imaginea este mai bine definita.Imaginea obtinuta pe ecran este remprospatata la anumite intervale de timp sau mai bine zis de un numar de ori pe secunda. Cu ct acest numar este mai mare, cu att imaginea obtinuta este mai stabila si mai odihnitoare pentru ochi. Valoarea vitezei de remprospatare a afisarii[45] variaza ntre 60 si 200 Hz. Se recomanda valori mai mari de 85 Hz.Monitoarele traditionale afiseaza imaginea n doua dimensiuni (2D), dar se fabrica si monitoare 3D care permit afisarea imaginii n trei dimensiuni prin polarizarea luminii si folosirea unor ochelari speciali sau n mod holografic.Perfectionarea tehnologiilor de fabricatie a redus substantial intensitatea radiatiilor emise de monitor. Monitoarele cu radiatie redusa (Low Radiation) sunt nedaunatoare sanatatii utilizatorului la folosirea lor rationala.ImprimanteleImprimanta este un suport periferic de iesire care permite tiparirea rezultatelor prelucrarii ntr-o forma lizibila pentru om. Suportul folosit este hrtia.Performantele unei imprimante se exprima prin urmatorii parametri: Rezolutia - determina calitatea grafica a tiparirii si se exprima prin numarul de puncte afisate pe inch (dots per inch dpi). Exista rezolutie pe verticala (numar de puncte pe verticala) si rezolutie pe orizontala. Nu este obligatoriu ca cele doua rezolutii sa fie egale. La imprimantele laser, de exemplu, rezolutia poate fi de 600, 720, 1200 dpi, la cele cu jet de cerneala de 4800x1200 dpi, 5760x7200 dpi etc, la imprimantele matriceale de 240x144 dpi

Vitez( de tiparire- reprezinta viteza de scriere a imprimantei si se masoara (n caractere pe secunda (cps) la imprimantele lente si pagini pe minut (ppm) la cele rapide (o pagina contine aproximativ 2000 de caractere); poate fi de la 1 ppm pna la 50 ppm sau mai mult.

Dimensiunea maxima a h(rtiei - este data de formatul h(rtiei pe care poate sa scrie imprimanta: A3 (420 x 297 mm), A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm), B5 (182 x 257 mm) etc.

Memoria proprie desemneaza capacitatea de memorie de tip RAM atasata imprimantei. Informatiile prelucrate de procesor sunt transmise din memoria interna pe magistrala la imprimanta. Viteza de prelucrare a procesorului este mai mare dec(t viteza de tiparire a imprimantei, imprimantele fiind considerate periferice lente. Memoria proprie a imprimantei permite stocarea acestor informatii p(na (n momentul (n care vor fi tiparite, evit(nd astfel blocarea magistralei. Capacitatea memoriei unei imprimante laser, de exemplu, poate fi pna la 416 Mo, dar pentru cele mai simple ea este de 8, 16, 32 sau 64 Mo.

Posibilitatile de extindere a setului de caractere au n vedere att metode software, ct si metode hardware (prin atasarea unor dispozitive casete cartridge) care contin seturi suplimentare de caractere.

Dupa modul de realizare a imprimarii, respectiv dupa unitatea de informatie tiparita la un moment dat, imprimantele sunt: orientate pe caracter,

orientate pe linie,

orientate pe pagina.

Dupa tehnologia de tiparire utilizata, imprimantele sunt: mecanice, cu caractere selectate,

matriciale,

termice,

cu jet de cerneala,

laser.

Imprimantele cu jet de cerneala si laser reprezinta n pezent cele mai utilizate tipuri de imprimante.Imprimantele cu jet de cerneala au fost introduse n 1976 de firma IBM. Pentru generarea caracterului este necesara ncarcarea si deflexia electrostatica pe verticala a picaturilor de cerneala. Caracterul este generat coloana cu coloana. Ele necesita un sistem complex de circulatie a cernelii. n functie de viteza se obtin diferite calitati ale imprimarii. Tiparirea se poate face si n mai multe culori. Imprimantele cu jet de cerneala se produc n mai multe variante: cu jet continuu, cu jet intermitent, cu picaturi comandate. Principalele avantaje sunt pretul scazut fata de cele laser, lipsa totala a zgomotului si calitatea deosebita a imprimarii. Principalele dezavantaje sunt legate de calitatea deosebita care se cere hrtiei si cernelii, precum si fiabilitatea destul de scazuta.Imprimantele laser, numite si imprimante optice sau imprimante xerografice sunt cele mai raspndite n prezent pentru ca sunt rapide, fiabile si asigura o buna calitate a tiparirii. Ele folosesc pentru realizarea imprimarii un suport intermediar, acoperit de o suprafata fotoconductiva. Functionarea lor este similara unui dispozitiv de copiere. O raza laser este dirijata catre un tambur rotund, producnd ncarcarea electrica a unui sablon de particule. n miscarea sa, tamburul preia un praf ncarcat electric numit toner. Acesta adera la foaia de hrtie si creeaza textul sau imaginea corespunzatoare. Imprimantele laser au o rezolutie foarte buna, viteza mare de lucru, fiabilitate sporita si preturi accesibile.n prezent, producatorii de hardware se orienteaza spre realizarea unor echipamente care ncorporeaza mai multe periferice (imprimanta laser, scaner, copiator, fax). Plotter-ulPlotter-ul (echipament de trasat) este un dispozitiv periferic care poate genera o imagine grafica pe un suport material (de obicei hrtie, calc sau film). El poate trasa linii continue, n timp ce imprimantele pot simula liniile prin tiparirea apropiata a unei serii de puncte. Trasoarele multicolore folosesc penite diferit colorate pentre trasarea desenelor color. De obicei, trasoarele sunt mult mai scumpe dect imprimantele si sunt folosite n proiectarea asistata de calculator (CAD) si n programele de prezentare grafica, unde precizia este foarte importanta.

Printre caracteristicile importante ale plotter-ului se numara:

precizia cu care deseneaza;

dimensiunea maxima a hrtiei pe care poate desena;

setul de instructiuni pe care le poate executa; rezolutia.

Video-proiectoareleVideo-proiectoarele sunt dispozitive de afisare pentru proiectia unor imagini video pe un ecran mare pentru un grup mai mare de persoane. Dimensiunea ecranului de proiectie (1,5-7 m) se coreleaza cu puterea sursei luminoase (500-2300 lumeni) si cu distanta la care se proiecteaza.Video-proiectoarele se bazeaza pe doua tehnologii de afisaj: una presupune existenta a trei tuburi catodice, de nalta luminozitate si cu distanta focala mica si alta utilizeaza trei matrici LCD, plasate n fata unei surse de lumina puternice (lampa cu halogen) pentru proiectarea secventelor video dupa principiul afisarii diapozitivelor sau filmelor. Echipamente pentru citirea directa a documentelorCititorul de bare de cod se utilizeaza n registratoarele de casa ale marilor magazine sau n biblioteci, fiind format dintr-un ansamblu de citire, emisie/detectie a intensitatii luminoase. Preturile (n cazul caselor de marcat) sunt marcate prin niste bare de diverse dimensiuni si nuante de la alb la gri si apoi la negru. Avantajul acestor sisteme este simplitatea utilizarii lor si faptul ca n sistemele tranzactionale intense, cum ar fi casieriile marilor magazine nu mai trebuie tastat pretul. Pentru siguranta, aceste sisteme sunt legate de tastaturi, ca n caz de indecizie, sa se poata tasta datele. Scanerul este un dispozitiv care permite introducerea n sistem a textelor si imaginilor grafice prin simpla scanare a documentului original, evitndu-se astfel introducerea textului cu ajutorul tastaturii. Scanerul detecteaza diferentele de stralucire a unei imagini sau a unui obiect, folosind o matrice de senzori. n majoritatea cazurilor, scanerul foloseste o matrice liniara de asemenea senzori, de obicei dispozitive cu cuplaj de sarcina (CCD Change Coupled Devices, dispozitive care transforma un semnal luminos n semnal electric), de ordinul sutelor pe fiecare inci, ntinse pe o banda ngusta pe toata latimea celei mai mari imagini care poate fi scanata.Exista o mare varietate de scanere: scanere manuale (hand scanner), scanere plane (flat-bed scanner), scanere cu tambur (drum scanner), scanere video, scanere pentru diapozitive. Diferenta dintre ele este data de modul n care acestea deplaseaza senzorii n raport cu imaginea scanata. Aproape toate tipurile impun deplasarea mecanica a senzorilor peste imagine, dar sunt si scanere care folosesc tehnologia video.Echipamente periferice pentru redarea sunetelor

Placa de sunet

Aparitia si dezvoltarea aplicatiilor multimedia a determinat echiparea microcalculatoarelor cu placi de sunet care permit cuplarea unor echipamente de nregistrare a sunetelor (microfon) sau de redare a acestora (difuzor, boxe). Prin intermediul unui software specializat se poate realiza editarea, redarea sau nregistrarea sunetelor n fisiere.Numerele din calculator sunt considerate digitale, iar undele sonore sunt considerate analogice. Ca urmare, calculatorul nu poate ntelege si reproduce undele sonore. Pentru a nregistra si reda mesajele audio, placa de sunet contine convertizoare de tip analogic-digital si digital-analogic care realizeaza conversia semnalului electric n cod numeric si invers.Placile de sunet sunt folosite pentru redarea sunetelor si a muzicii, ca parte a aplicatiilor multimedia, pentru a nregistra sunete MIDI si waveform, dar si pentru recunoasterea vocii. Conform standardului MPC, o placa de sunet trebuie sa aiba, n configuratia minimala, o intrare pentru microfon, o interfata MIDI, capabilitate CD-audio, un sintetizator FM si capacitatea de a reda muzica digitizata si voce. Trebuie avuta n vedere si compatibilitatea cu Sound Blaster, n special cnd se doreste utilizarea MPC si pentru jocuri pe calculator.Echipamente si suporturi pentru stocarea datelor

Una din problemele actuale n domeniul informatic este si cea a stocarii si regasirii informatiei, aparitia unor suporti de informatii de mare capacitate impulsionnd evolutiile din domeniu.La nceputul anilor 90, PC-ul era echipat cu un hard disc de 100 MB si o unitate de discheta de 1,44 MB. Astazi s-a ajuns pna la 400 GB pe hard disc, dar alaturi de acelasi batrn floppy de 1,44 MB. Cum a supravietuit acesta din urma? Alternativele au existat. Cteva echipamente (Iomega Zip, LS-120 SuperDisk sau Syquest EZ Flyer) au fost puse la ncercare pentru a nlocui acest floppy de nenlocuit. Sony realizeaza un echipament HiFD la 200 MB, care este citit de drivere interne sau externe noi.n prezent sunt destul de multe tehnologii de stocare pe disc de calitate, avnd si un randament atractiv pe piata. CD-ul cu posibilitate de rescriere este aproape cel mai raspndit format, desi doar pe termen scurt. Unitatile CD-RW nu mai sunt astazi o noutate. PC-urile actuale citesc de pe DVD-ROM Echipamente de comunicatie: modem-ul Modemul (modulatorul/demodulatorul de faza) converteste semnalul numeric furnizat de calculator n semnal analogic care poate fi transmis pe linia telefonica, iar la receptor asigura demodularea semnalului. El permite transferul de fisiere multimedia, organizarea de videoconferinte, cuplarea a doua calculatoare si practicarea de jocuri (sah, de exemplu) cu o persoana aflata la distanta.Modemurile sunt de doua tipuri: interne si externe. Modemul intern este o placa de calculator montata n interior si conectata la linia telefonica. Modemul extern se conecteaza n exteriorul calculatorului printr-un cablu ce face legatura cu portul serial al calculatorului.Modemurile telefonice sunt cel mai comun si mai des utilizat mijloc de conectare la Internet. n prezent se fabrica modemuri cu rate de transfer 56 Kbps sau 128 Kbps. Modemul are ca avantaj costurile reduse de achizitionare si instalare pe o linie existenta, dar intervine problema notei telefonice.Pe lnga modemul telefonic mai sunt utilizate si modemurile de cablu si modemurile radio.Capitolul 4. Asigurarea securitii datelor / documentelor

Asigurarea confidentialitatii informatiei prelucrate este una din cele mai importante probleme din domeniul securitatii date 212x2324c lor. De aceea, managementul unei institutii sau organizatii este obligat sa defineasca si cadrul n care se utilizeaza datele cu caracter secret, precum si politicile de asigurare a securitatii date 212x2324c lor.metode de asigurare a securitatii date 212x2324c lorrestrictionarea accesului fizic la calculatorrestrictionarea accesului logic la date printr-un sistem de drepturisi de parole specific fiecarui utilizator. Drepturile sunt legate de pozitia pe care utilizatorul o ocupa n cadrul structurii organizatorice a firmei, o persoana situata pe o pozitie ierarhica superioara va avea mai multe drepturi dect o persoana aflata pe o pozitie inferioara. Parolele trebuiesc alese asfel nct sa fie greu de ghicit de persoanele neautorizate sa le cunoascaprotejarea serverelor si a statiilor de lucru prinfirewallbackup-uri sistematice a datelor cu care se lucreaza. n cazul ntreruperilor alimentarii cu energie electrica este posibila pierderea informatiilor nesalvate. Aceasta situatie poate fi evitata prin utilizarea sistemelor de alimentareUPS. Ele asigura functionarea calculatorului pentru 10 - 30 minute, timp suficient pentru a salva datele si a opri corect calculatorul. Pentru un plus de siguranta, este indicata efectuarea asa numitelorbackup-uri (salvari de date pe un suport extern).Intervalul de timp dintre douabackup-uri este dictat de importanta si dinamica datelor respective. Exista si aplicatii deosebit de sensibile n functionare cum ar fi: traficul aerian sau feroviar, evolutia unui vehicul spatial, functionarea centralelor atomice, etc. n cazul acestora, masurile de securitate sunt amplificate prin mentinerea unor copii online, a unor copii de siguranta sau dublarea configuratiei hardware care urmareste procesul (n cazul n care o configuratie nu functioneaza, cealalta preia imediat controlul pna la remedierea defectiunii).criptarea fisierelor importanteutilizarea programelor antivirusvirusii calculatoarelorVirusii calculatoarelor sunt programe create cu scopul de a provoca disfunctii n functionarea calculatoarelor. Disfunctiile pot pleca de la ncetinirea functionarii pna la imposibilitatea utilizarii calculatorului. Ei au proprietatea ca se pot multiplica (clona) cu mare rapiditate. Infectarea calculatorului se bazeaza pe capacitatea virusilor de a folosi alteprograme executabilesaua sectorului de boot(pornire)al sistemului. Virusii pot provoca: anomalii n functionarea programelor utilizator, anomalii n functionarea sistemului de operare, distrugeri de fisiere, corupere de documente, etc.Scenariul infectarii unui calculator este n linii mari urmatorul:se ruleaza un program infectatsecventa de cod a virusului ramne ncarcata n memoriela lansarea unui nou program, care se face sub controlul programului de virus, virusul se ataseaza de acesta modificndu-i lungimeaprogramul astfel modificat este salvat pe suportul magnetic de pe care a fost lansat. El devine purtator de virus.Raspndirea virusilor se poate realiza astfel:prin intermediul dischetelor, CD-urilor, hard discurilor externeprin intermediul programelor, documentelor, imaginilor descarcate (download)de pe Internetprin fisierele atasate mesjelor e-mailn retelele de calculatoarePentru prevenirea infectarii este necesar ca sistemul sa fie prevazut cu unprogram antivirus, a carui menire este de a detecta programele sau documentele virusate, atentionnd utilizatorul de prezenta virusului, lasndu-l pe acesta sa decida daca va distruge sau dezinfecta programul sau documentul respectiv. O alta functie importanta a programelor antivirus este verificarea (scanarea) suportilor externi pentru identificarea eventualilor virusi, dezinfectarea (daca este posibila) sau stergerea fisierelor infectate.naintea utilizarii oricarui suport magnetic strain este recomadata inspectarea lui cu un program antivirus. Dinamica foarte mare de aparitie a noi virusi implica o actualizare permanenta a bazei de date de semnaturi a programelor antivirus. De obicei, acestea pretind existenta unei conexiuni la Internet, astfel ca periodic se actualizeaza automat. Este, de asemenea recomandata inspectarea periodica a hard discului pentru depistarea si eliminarea eventualilor virusi. Procesul de eliminare a virusilor l vom numidezinfectare.Exista o gama foarte larga de programe antivirus, de exempluNorton AntiVirus, F-PROT, AVG Anti-virus, Bit Defender, etc.n concluzie, pentru a evita infectarea se recomanda:instalarea unui program antivirusprocurarea sistematica a ultimei versiuni a programului antivirusscanarea sistematica a fisierelor sistemuluievitarea executarii programelor necunoscute sau piratate.UnSistem de management al documentelor(cunoscut i sub abreviereaDMS, de laenglezDocument Management System) este un sistemsoftware(sau un set de aplicaiisoftware) care furnizeaz, de regul, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare i de regasire rapid a documentelor.

Sistemele de tip DMS i arhivare electronic asigur:

trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor organizaiei

stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizaie

backup unitar pentru toate documentele organizaiei

modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul organizaiei.

arhivarea electronic a documentelorDocumentele electronice se impart in urmtoarele clase:

1. documente elaborate in editoare text (procesor de textcaMicrosoft Word,Microsoft Excel,Open Office)

2. copia electronic a documentelor pe hartie (obtinuta prinscanare- exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte)

3. fiiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activitii acestuia (exemple: fisiere program (pas,.c,java), fiiere aplicaii grafice (Maya,3D Studio Max), fiiere executabile (exe). In aceast categorie intr orice alt tip de fiier.

Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hrtie (documente scanate), fluxurile de lucru interne organizaiei si managementul inregistrrilor.

Componentele unui DMSMetadateMetadatele (sau atributele) sunt stocate pentru fiecare document in parte. Metadatele, de exemplu, pot include data documentului i utilizatorul care a creat documentul. Metadatele se impart in dou categorii:

metadate generale - data documentului, autorul, data ultimei modificri, autorul ultimei versiuni, dimensiunea documentului, versiunea curenta, numrul intern - unic, numarul de inregistrare, registrul de documente

metadate specifice - in funcie de categoria de documente in care a fost incadrat fiierul

Anumite sisteme DMS utilizeaza OCR (Optical character recognition) pe imaginile scanate ale documentelor - textul rezultat este utilizat pentru asistarea utilizatorilor in regasirea ulterioara a documentelor. Textul extras poate fi stocat ca si metadat, legat de imagine sau separat ca o surs pentru mecanismul de cutare.

Exemplu: O factur furnizor poate avea urmatoarele metadate asociate: furnizorul, codul fiscal, numrul, data, valoarea, cuvintele cheie pentru articolele facturate

IntegrareMulte dintre sistemele de management al documentelor se integreaz cu alte sisteme software (ERP,CRM, sisteme specifice) astfel inct utilizatorii s ii poata regsi documentele direct din containerul de documente. Astfel de integrri sunt disponibile i pentru suita Office (Word, Excel, Visio, Microsoft Project) si e-mail (Outlook, Lotus). Integrarea utilizeaza adeseori standarde caODMA,LDAP,WebDAVsauSOAP. Sistemele DMS ofera i interfete programabile si [API] cu ajutorul crora se pot scrie secvente de cod specifice cerinelor companiei ce il utilizeaz (exemplu: transmiterea unui SMS la aprobarea unui document)

ScanareScanarea implic in general procesarea facturilor i procesarea documentelor pe hrtie utiliznd scannere sau imprimante multifuncionale. Adeseori este utilizat recunoaterea optic a caracterelor -OCR- pentru conversia imaginilor in text. Optical Mark Recognition -OMReste uneori utilizat pentru a extrage bifele sau marcajele de pe formulare tip.

IndexareUtilizarea indecsilor si a unei baze de date capabile sa gestioneze indecsi de dimensiuni mari este esenial in regasirea rapida a documentelor. Indexarea poate fi simpl - un numr unic alocat fiecarui document - sau complex, permind cutri complexe utiliznd cutri combinate dupa metadate, cutare FULL TEXT (utiliznd indecsi de tip CLOB). Indexarea este realizat n special pentru a susine i suporta cautrile rapide de documente. Indexarea trebuie realizat dupa criteriile de cutare.

StocareStocarea documentelor electronice i a copiilor digitale ale documentelor pe hartie. Prin natura lor sistemele de management a documentelor utilizeaz capacitai de stocare mari i foarte mari, i utilizeaza sisteme de baze de date capabile s gestioneze un volum mare de date. Stocarea centralizat a documentelor asigura i un back-up unitar al tuturor documentelor gestionate de sistem. Sistemele stocheaza documentele in dou moduri:

BLOB file - stocarea documentelor in baza de date

File Server - stocarea documentelor pe un server de fiiere i stocarea pointerilor catre fiiere in baza de date

RegsireRegsirea documentelor electronice din zona de stocare. Sistemele DMS asigura criterii de cutare complexe, cutri dupa metadate, cutri dup text coninut n documente(full-text-search). In cutri se utilizeaza criterii combinate ntre medadate generale i metadate specifice, expresii de tip boolean i operatori de cautare (=, , >=,