APLICATIA MICROSOFT EXCEL 2007

Uneori, in activitatea noastra, avem nevoie de calcularea valorilor numerice pozitionate in tabele, de exemplu in cadrul statelor de plata pentru salarii, dar si de grafice si diagrame in diferite prezentari. Toate acestea sunt realizate simplu cu ajutorul aplicatiei Microsoft Excel 2007. Vom vedea mai departe cum lucreaza aplicatia si cum pot fi realizate aceste lucruri.

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar (sau de calcule in interiorul unor tabele) care gestioneaza date situate pe foi de calcul de dimensiuni foarte mari, impartite in linii si coloane.Cu ajutorul aplicatiei puteti realiza diferite operatii, ca de exemplu: - Calcule, utilizand formule matematice simple sau complexe;- Reprezentarea grafica a datelor numerice, deoarece diagramele sunt mai relevante si mai usor de

interpretat- Utilizarea informatiilor continute in diferite foi de calcul - Schimbul de informatii intre aplicatii de acelasi tip sau de tipuri diferite.

DESCHIDEREA APLICATIEI

Lansarea aplicatiei Microsoft Excel se face executand clic pe butonul Start – Programs – Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007 sau se executa dublu clic pe shortcut-ul Microsoft Excel

La deschiderea aplicatiei apare o fereastra care contine urmatoarele elemente:- Bara de titlu

- Bara de meniuri – cuprinde sapte meniuri iar in partea stanga se gaseste butonul rotund Microsoft Office si bara de acces rapid pe care se pot insera comenzile dorite;

- Bara/barele de instrumente (butoane) – sunt proprii fiecarui meniu si sunt grupate pe categorii in functie de utilizarea lor;

1

- Bara de formule care cuprinde: adresa celulei active, indicatorul de selectare a functiilor ,

butoanele de anulare si de validare a datelor introduse in foaie si zona de editare a datelor sau formulelor;

- Bara de stare – se afla pe latura de jos a ferestrei afisand diverse informatii si instrumente pentru vizualizare;

- Barele de derulare verticala si orizontala

- Suprafata de lucru a unei foi de calcul (foaia propriu-zisa) care este impartita in celule dreptunghiulare.

NOTIUNI GENERALE DESPRE REGISTRUL EXCEL

Fisierul creat cu ajutorul aplicatiei Microsoft Excel se numeste Registru de lucru (WorkBook) si are extensia implicita .xlsx. Un registru de lucru poate contine mai multe foi de calcul (Foaie1 (Sheet1), Foaie2 (Sheet2) etc) care se observa sub forma unor etichete in partea stanga jos a ferestrei. Numarul foilor de calcul nu are o limita maxima, el putand creste cat permite spatiul de pe hard disc. Numarul implicit de foi de calcul afisate la deschiderea unui registru de lucru este de 3 (acest parametru putand fi setat selectand butonul Excel Options din meniul butonului rotund Microsoft Office, unde la meniul Populare (Popular) aveti comanda Se include urmatorul numar de foi (Include this many sheets)). Setarea este valabila pentru documentele create ulterior setarii. Una din aceste foi de calcul este activa, iar continutul acesteia este vizibil in fereastra.

O foaie de calcul (numita worksheet) este o grila dreptunghiulara imensa, alcatuita din 1.048.576 linii (randuri) si 16.384 coloane. La intersectia unui rand cu o coloana se formeaza o celula in care se pot introduce informatii. Liniile sunt numerotate in partea stanga a foii de calcul, de sus in jos, cu ajutorul numerelor de la 1 la 1.048.576, iar coloanele sunt etichetate in partea de sus, de la stanga la dreapta, cu ajutorul literelor de la A la Z, continuand apoi cu perechi de cate 2 si 3 litere (AA, AB pana la XFD).

Celula este unitatea structurala de baza a foii de calcul, purtatorul primar de informatie capabil sa stocheze pana la 32.767 de caractere, care pot fi valori, siruri de caractere, formule sau functii. Celula curenta este celula activa in care se afla pozitionat cursorul la un moment dat si care este afisata pe ecran cu marginile ingrosate, cum se vede in desenul alaturat. Latimea unei celule poate fi de maxim 255 de caractere.

Deoarece foaia de calcul se aseamana cu o grila, adresa unei celule, aflate la intersectia randului cu o coloana, poate fi referita printr-o combinatie dintre o litera (reprezentand coloana) si o cifra

2

(semnificand randul), acestea reprezentand coordonatele celulei Excel (A1 in exemplul nostru pina la XFD1.048.576). Aceste coordonate sunt numite referinte, fiind utilizate in formule de calcul si functii Excel pentru a indica pozitia celulei al carei continut este preluat de formula sau functia respectiva.

Intr-o foaie de calcul datele se inregistreaza sub forma de tabele. In general tabelele utilizate sunt mult mai mici decat spatiul virtual (numarul total de celule) ale foii de calcul, de aceea majoritatea celulelor foii de calcul vor ramane goale.

OPERATII EFECTUATE ASUPRA FISIERELOR

Salvarea modificarilor facute intr-un registru Excel - prima data cand se salveaza fisierul vi se cere sa specificati numele acestuia si folderul unde va fi salvat. Dupa ce ati salvat un fisier, salvarile ulterioare ale aceluiasi fisier vor actualiza fisierul existent pe disc. Se executa clic pe butonul Salvare (Save) de pe bara de acces rapid daca l-ati inclus acolo, sau se utilizeaza butonul rotund Microsoft Office si se alege comanda Salvare (Save). Apoi se introduce numele fisierului, se selecteaza o alta unitate de disc sau un alt folder, daca se doreste acest lucru, se executa clic pe butonul Salvare (Save). Comanda mai poate fi apelata si folosind combinatia de taste CTRL+S.Cand salvati un fisier Excel (registru), salvati de fapt modificarile facute pe toate foile de calcul existente in acel registru. Nu puteti salva o singura foaie de calcul, decat daca le eliminati pe celelalte.

Salvarea unui registru Excel sub un alt nume sau intr-un alt loc pe disc - Se selecteaza comanda Salvare ca.. (Save As) din meniul butonului Microsoft Office. Se alege o alta unitate de disc sau un alt folder, se va introduce noul nume in campul Nume fisier (File name) si se executa clic pe Salvare (Save).

Salvarea unui registru Excel sub un alt format – se va folosi comanda Salvare ca…(Save As) din meniul butonului Microsoft Office. In campul Tip fisier (Save as Type) se va indica formatul in care se va salva fisierul. Se poate folosi formatul Sablon (Template) cu extensia .xlt, sau Text (delimitat de tabulatori) (Text (Tab delimited)) cu extensia .txt precum si alte formate. Daca doar pozitionati cursorul pe butonul Salvare ca…(Save As...) se va deschide un meniu de unde puteti selecta cele mai folosite formate. Pentru mai multe formate se foloseste Alte formate (Other Formats).

Salvarea unui registru Excel in format Web – se va folosi comanda Salvare ca (Save As) , iar in campul Tip fisier sa fie aleasa optiunea Pagina Web (Web Page).

3

Deschiderea unui registru Excel nou - se selecteaza din meniul butonului Microsoft Office comanda Nou (New) si de acolo se executa clic pe butonul Registru de lucru necompletat (Blank Workbook). De asemenea, daca ati introdus aceasta comanda pe bara de acces rapid, se poate apela de acolo. Se mai poate folosi combinatia de taste CTRL+N. Alta posibilitate de creare a unui registru nou este: clic dreapta in folderul in care vreti sa creati registrul Excel si apoi se alege optiunea New – Foaie de lucru Microsoft Office Excel (Microsoft Office Excel Worksheet).

4

Deschiderea unui registru Excel creat anterior (existent) - din meniul butonului Microsoft Office se alege Deschidere (Open) sau acelasi buton din bara de acces rapid, daca l-ati plasat acolo. Se mai poate folosi combinatia de taste CTRL+O. Apare o fereastra de dialog care permite selectarea fisierului dorit, apoi se executa clic pe butonul Deschidere (Open) din acea fereastra. Daca fisierul este printre ultimele 15 accesate, acesta poate fi apelat si din meniul START –Documents, sau, se mai regaseste in partea dreapta a meniului butonului Microsoft Office.

Exista posibilitatea de a avea mai multe documente deschise simultan. Procedeul de deschidere este acelasi, documentele fiind deschise in ferestre separate. Comutarea dintr-un registru in altul se poate face din meniul Vizualizare (View), utilizand butonul Comutare ferestre (Switch Windows) din grupul de comenzi Fereastra (Window).

Inchiderea unui registru ExcelSe executa clic pe comanda Inchidere (Close) a meniului butonului Microsoft Office, sau se executa clic pe butonul de inchidere (X) din coltul din dreapta sus al ferestrei. Observati ca exista 2 seturi de butoane de minimizare, maximizare si inchidere: unul pentru fereastra aplicatiei Microsoft Excel, altul pentru registrul activ. Butonul de inchidere din exterior este pentru inchiderea aplicatiei Microsoft Excel si deci a tutror registrelor deschise. Daca vreti sa inchideti numai registrul activ folositi butonul din interior.Daca fisierul nu este salvat anterior, apare o fereastra care are trei butoane. Semnificatiile celor trei butoane sunt:

Da (Yes)– pentru a salva modificarile la inchiderea registrului;Nu (No) – pentru a inchide fara a salva modificarile efectuate in registru;Revocare (Cancel) – pentru a anula operatia de inchidere.

5

MODIFICAREA PROCENTULUI DE VIZUALIZARE AL PAGINII

Functia Panoramare (Zoom) din grupul cu acelasi nume al meniului Vizualizare (View), ajuta la marirea sau micsorarea datelor pe ecranul monitorului si nu afecteaza dimensiunea acestora la tiparire. Lucreaza analog unei lupe. Functia exista si in bara de stare, in partea dreapta, sub forma unui indicator care poate fi deplasat prin agatare, spre „-” sau spre „+”. Modificarile asupra procentului de vizualizare nu au nici un efect asupra marimii reale a paginii si a caracterelor, dar ne ajuta sa vedem caractere mai mici sau aspectul paginii. Comanda Panoramare la selectie (Zoom to Selection) mareste sau micsoreaza portiunea selectata astfel incat sa ocupe tot spatiul de afisare al ferestrei.

OPTIUNI PREDEFINITE

Puteti sa modificati anumite optiuni predefinite ale aplicatiei Excel, ca de exemplu: numele utilizatorului, directorul implicit in care vor fi salvate documentele si alte optiuni. Pentru aceasta apelati butonul Microsoft Office, apoi comanda Optiuni Excel (Excel Options). In fereastra aparuta alegeti din lista din stanga, comanda Salvare (Save) – Locatie implicita fisier (Default file location), pentru a stabili calea implicita unde se va salva fisierul, atunci cand utilizatorul nu specifica locatia.

6

Pentru inregistarea numelui utilizatorului, de la butonul Microsoft Office, comanda Optiuni Excel (Excel Options), comanda Populare (Popular), executam modificari la Nume utilizator (User Name).

LUCRUL CU FOILE DE CALCUL

Inserarea foilor de calcul noi intr-un fisier Excel – din meniul Pornire (Home), din grupul de comenzi Celule (Cells) alegeti comanda Inserare (Insert). Se va deschide un meniu din care selectati Inserare Foaie (Insert Sheet). Noua foaie va fi introdusa inaintea celei selectate.

7

Sau mai usor, dati clic pe butonul din dreapta ultimei foi de calcul, in partea de jos a ferestrei. Noua foaie de calcul va fi inserata, in acest caz, dupa ultima foaie existenta. Acelasi lucru se mai poate realiza si prin alegerea optiunii Inserare… (Insert...) din meniul contextual, aparut dupa ce executati clic dreapta pe eticheta unei foi de calcul. Din fereastra aparuta se va alege optiunea Foaie de lucru (Worksheet), apoi se va apasa butonul OK.

Redenumirea foilor de calcul – pentru a va descurca mai usor cu foile de calcul este recomandabil sa le puneti nume sugestive. Se va alege optiunea Redenumire foaie (Rename Sheet) din meniul butonului Format ce se afla tot in grupul de comenzi Celule (Cells) al meniului Pornire (Home), sau se va executa clic dreapta pe eticheta foii de calcul si se va alege comanda Redenumire (Rename). Mai rapid, actionati dublu clic pe eticheta foii de calcul careia vreti sa-i schimbati numele, apoi introduceti numele nou.

Stergerea foilor de calcul – se va alege din acelasi grup de comenzi Celule (Cells) al meniului Pornire (Home), butonul Stergere (Delete) si din meniul aparut se va da clic pe Stergere Foaie (Delete Sheet) pentru a sterge foaia activa, sau se executa clic dreapta pe eticheta foii de calcul si se alege comanda Stergere (Delete).

Atentie! Stergerea unei foi de calcul este definitiva.

8

Mutarea sau copierea unei foi de calcul intr-un registru sau intre mai multe registre de calcul - se realizeaza cu ajutorul comenzii Mutare sau Copiere (Move or Copy) din meniul butonului Format al grupului de comenzi Celule (Cells). Se mai poate utiliza comanda Mutare sau Copiere (Move or Copy) din meniul contextual aparut dupa ce s-a efectuat clic dreapta pe eticheta foii de copiat sau mutat. In fereastra aparuta se va alege din lista In registrul (To book) fisierul in care doriti sa mutati, apoi pozitia in cadrul acelui fisier (Inaintea foii / Before sheet) iar daca doriti sa realizati o copie a foii de calcul se va bifa comanda Crearea unei copii (Create a copy), dupa care se va apasa butonul Ok.

Atentie! Pentru a muta sau copia o foaie de calcul dintr-un registru in altul, este obligatoriu ca inainte sa se apeleze comanda Mutare sau Copiere (Move or Copy), sa fie deschis intr-o fereastra separata si fisierul destinatie (cel in care se executa mutarea sau copierea foii de calcul).

DEPLASAREA PE O FOAIE DE CALCUL

Pentru a realiza aceasta se utilizeaza urmatoarele taste si combinatii de taste:Taste sau combinatii de taste Functia

Sagetile (,,,) Urmatoarea celula din directia indicata de sageataEnter O celula in jos Shift + Enter O celula in susTab O celula la dreaptaShift + Tab O celula la stangaPgUp Un ecran in susPgDown Un ecran in josAlt + PgDown Un ecran la dreaptaAlt + PgUp Un ecran la stangaPentru deplasare se mai pot folosi si benzile de derulare situate in dreapta sau in partea de jos a foii de calcul.

INTRODUCEREA DATELOR INTR-O FOAIE DE CALCUL

Intr-o foaie de calcul puteti introduce mai multe categorii de date sau informatii: valori text, valori numerice, imagini, simboluri, grafice, formule, functii, comentarii etc. Sa vedem cum:

Utilizarea barei de formulePentru a introduce o valoare intr-o celula sau modifica valoarea unei celule, puteti folosi bara de formule care se afla in partea superioara a foii de calcul, sub bara de instrumente. In partea dreapta a barei de formule se afla zona de editare (sau zona de introducere), unde se afiseaza valoarea constanta sau formula continuta in celula selectata. La stanga zonei de editare se afla butonul de confirmare a

introducerii datelor care are semnificatia Enter si butonul de anulare care are semnificatia Cancel (). Aceste butoane sunt afisate numai cand linia de introducere este activa si le puteti folosi pentru a confirma operatiile facute, respectiv pentru a renunta la ele. In partea stanga se afla zona de referinta in care este vizibila adresa celulei active sau numele selectarii curente, daca exista.

9

Introducerea numerelorUn numar trebuie sa inceapa cu o cifra (de la 0 la 9) si un semn (+ sau -). Un numar fara semn este considerat pozitiv. In mod implicit se foloseste punctul (.) ca marca zecimala, iar virgula (,) pentru separarea grupelor de trei cifre (multiplii de mii). Daca prin configurarea sistemului s-au schimbat conventiile de utilizare a simbolurilor de mai sus (Start – Settings - Control Panel – Regional and Language Options), Microsoft Excel tine cont de aceste schimbari. Alegerea in aceasta fereastra a setarii pe Romania va determina utilizarea semnificatiilor uzuale la noi, adica folosirea virgulei (,) ca separator intre intreg si zecimala si a punctului (.) ca separator de mii.

Numerele introduse in celule sunt aliniate implicit la dreapta. Daca dupa ce ati introdus un numar in celula apare semnul ########, numarul este corect introdus, dar nu poate fi afisat pe ecran intrucat depaseste latimea coloanei. Problema se rezolva repede, daca redimensionati latimea coloanei apeland butonul Format - Potrivire automata latime coloana (Format – Auto Fit Column Width) din grupul de comenzi Celule (Cells) a meniului Pornire (Home), sau redimensionati coloana prin agatare cu mouse-ul.

Introducerea textelorUn text este un sir de caractere introdus intr-o celula care poate contine litere, cifre si anumite caractere speciale. Lungimea maxima a unui text care poate fi continut intr-o celula este de 255 caractere. Daca doriti sa introduceti un numar ca text, de exemplu un cod postal sau un numar de telefon, introduceti in fata acestui numar un apostrof (‘). Textele introduse in celule sunt aliniate implicit la stanga. Cand un text depaseste latimea coloanei, este afisat peste celulele din dreapta daca acestea sunt goale. Daca nu sunt goale, ramane vizibila doar prima

10

parte a textului, desi el este prezent in intregime. Pentru a vedea textul complet, mariti latimea coloanei sau executati dublu clic pe linia dintre literele care marcheaza cele doua coloane.

Modificarea datelor intr-o foaie de calculDaca doriti sa modificati continutul unei celule, selectati celula respectiva pentru a deveni activa. Pentru a inlocui continutul unei celule cu o noua valoare, pur si simplu introduceti noua valoare peste cea veche. Totusi, daca sunt situatii in care doriti sa modificati numai anumite parti din continutul unei celule, folositi operatiile de editare pe care le-am prezentat anterior. Puteti efectua aceste operatii in bara de formule sau direct in celula, executand dublu clic pe ea, sau apasand tasta F2 dupa ce ati selectat celula respectiva.

OPERATII ASUPRA UNOR CELULE SAU DOMENII DE CELULE DIN FOAIA DE CALCUL

Operatiile care pot fi efectuate sunt: copierea, mutarea, stergerea sau asocierea unui format. Pentru a efectua astfel de operatii trebuie sa parcurgeti doi pasi:

I. Selectati celulele asupra carora doriti sa operati;II. Apelati comanda care sa opereze asupra celulelor selectate.

Selectarea celulelorPentru a efectua anumite operatii trebuie sa faceti in prealabil o selectare a celulelor asupra carora doriti sa operati. Celulele selectate sunt scoase in evidenta prin culoare. Intr-o foaie de calcul puteti face trei feluri de selectari: o singura celula, un domeniu de celule, sau o selectare multipla. Daca selectati o singura celula, aceasta este celula activa si avem de-a face cu selectarea implicita. Un domeniu de celule este un bloc rectangular pe foaia de calcul care contine mai multe celule. O selectare multipla este constituita din celule individuale sau domenii de celule care nu sunt adiacente.

Pentru a selecta o singura celula deplasati cursorul celulei active pe celula dorita folosind tastatura sau mouse-ul. Celula respectiva va deveni celula activa si se vizualizeaza incadrata intr-un chenar.

Pentru a selecta un domeniu de celule:1. pozitionati cursorul intr-un colt al domeniului de celule pe care doriti sa-l selectati;2. daca folositi mouse-ul, mentineti clic stanga apasat si trasati spre coltul opus al domeniului de

celule. Daca folositi tastatura, tineti tasta Shift apasata si extindeti domeniul selectat folosind tastele de directie.

Pentru a efectua o selectare multipla:1. selectati prima celula sau primul domeniu de celule2. mentineti apasata tasta Ctrl in timp ce selectati urmatoarele celule sau domenii de celule

Se mai poate selecta si o coloana intreaga executand un clic stanga pe litera care marcheaza coloana, sau un rand intreg executand un clic stanga pe cifra care marcheaza randul.

Pentru a selecta intreaga foaie de calcul:Se va executa un clic stanga pe patratelul aflat deasupra numerotarii randului 1 si la stanga marcarii coloanei A sau se va apasa combinatia de taste Ctrl + A.

LUCRUL CU CELULELE

11

Dupa ce ati selectat celulele asupra carora doriti sa operati, in functie de operatia pe care doriti sa o efectuati, procedati in felul urmator: Stergerea datelor – apasati tasta Delete. Copierea datelor se poate realiza in mai multe feluri:

o apelati comanda Copiere (Copy) din grupul de comenzi Clipboard a meniului Pornire (Home), iar informatia copiata va fi plasata intr-o memorie temporara numita Clipboard si ramane acolo pana in momentul lipirii, efectuarii altei copieri sau pana la inchiderea calculatorului. Continutul memoriei temporare pastreaza maxim 24 de elemente copiate ce vor fi afisate daca dati clic pe sageata oblica din coltul din dreapta jos a grupului de comenzi Clipboard a meniului Pornire (Home).

o pozitionati cursorul in zona destinatie si apelati comanda Lipire (Paste) din acelasi meniu. Optiunea Lipire Speciala (Paste Special) apare in meniul comenzii Paste daca dati clic pe sageata de sub aceasta. Aceasta comanda va ofera posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat in document continutul Clipboard-ului. Copierea se mai poate realiza si dand clic dreapta si selectand comenzile mentionate mai sus din meniul contextual care apare.

Mutarea datelor poate fi realizata astfel:

o apelati comanda Decupare (Cut) de deasupra comenzii Copy, iar informatia va fi mutata intr-o memoria temporara Clipboard.

o pozitionati cursorul in zona destinatie si apelati comanda Lipire (Paste) .

12

Copierea datelor cu optiunea AutoFill (AutoUmplere), cu ajutorul careia puteti copia o informatie in oricare din celulele invecinate. Pozitionati cursorul mouse-ului pe punctul intunecat din partea dreapta jos a celulei selectate. Cand cursorul se transforma intr-un plus negru, se mentine apasat butonul stanga al mouse-ului si se traseaza cursorul spre celulele receptoare invecinate. Cand ati parcurs toate celulele receptoare, eliberati butonul. Continutul si formatul celulei sursa este copiat in celulele destinatie. Pe ecran va apare un semn cu un plus mic care prezinta niste optiuni suplimentare daca dati clic pe el.

Copierea datelor cu optiunea Fill Series (Umplere Serie). Spre deosebire de AutoUmplere, care pur si simplu copiaza informatia in una sau mai multe celule, aceasta comanda le copiaza intr-un mod inteligent. Pentru a crea o serie se introduce primul sau primii termeni, apoi se selecteaza si se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe punctul intunecat din partea dreapta jos a celulei selectate. Cand cursorul se transforma intr-un plus negru, se mentine apasat butonul stanga al mouse-ului si se traseaza cursorul spre celulele receptoare invecinate in care vreti sa apara urmatorii termeni ai seriei. In domeniul de celule receptoare care au fost parcurse vor aparea imediat urmatorii termeni ai seriei. De exemplu, daca doriti sa faceti o numerotare se vor introduce in celule separate numai primele doua cifre (1,2 sau 2,4 sau 5,10) iar comanda va contnua seria, inserand celelalte cifre. Daca doriti sa introduceti zilele saptamanii sau lunile anului, introduceti numele uneia din zile sau unei luni calendaristice (ex. Luni, Ianuarie), iar comanda va insera in locul dvs. numele celorlalte zile. Unele calculatoare au setarile regionale stabilite in engleza si nu recunosc denumirile scrise in limba romana si atunci ele trebuie scrise in engleza (Monday, January).

Comanda Umplere Serie (Fill Series) este valabila si pentru calcularea formulelor. Daca aveti de calculat aceeasi formula pentru o serie mare de date (care se gasesc pe randuri sa coloane diferite), pentru a nu introduce in fiecare celula aceeasi formula puteti folosi optiunea de copiere a formulei. Pentru acesta selectati celula care cuprinde formula corespunzatoare si apoi pozitionati cursorul pe punctul intunecat din dreapta jos si cand cursorul se transforma intr-un plus negru, agatati si trageti peste celulele in care doriti sa calculati aceeasi formula. Aceasta completare automata se poate realiza de obicei pentru celule alaturate cu date.

Gasirea unor date in foaia de calcul. Pentru aceasta se utilizeaza comanda Gasire si

Selectare (Find&Select) din grupul de comenzi Editare (Editing) al meniului Pornire (Home).

13

Din meniul aparut se alege comanda Gasire (Find). Daca se va apela functia fara a selecta o coloana sau un rand, cautarea se va realiza in intreaga foaie de calcul. Datele pe care dorim sa le identificam se introduc in campul numit De gasit (Find what). Pentru a cauta in continuare aceste date pe foaia de calcul se apasa butonul Urmatorul gasit (Find Next) sau putem utiliza comanda Gasirea tuturor (Find All), caz in care vor fi identificate toate locatiile unde se afla datele cautate de pe foaia de calcul.

Inlocuirea datelor. In multe cazuri este necesara inlocuirea datelor gasite cu alte date. Pentru aceasta se alege comanda Inlocuire (Replace), de la comanda Gasire si Selectare (Find&Select) din grupul de comenzi Editare (Editing) al meniului Pornire (Home). In fereastra aparuta, se introduce cuvantul cautat in zona De gasit (Find what), iar in zona Inlocuire cu (Replace with) se va scrie cuvantul cu care se inlocuieste. Inlocuirea se realizeaza prin apasarea butonului Inlocuire (Replace). Dupa inlocuirea cuvantului putem continua cautarea prin apasarea butonului Urmatorul gasit (Find Next). Daca dorim inlocuirea in intreaga zona marcata se apasa butonul Inlocuire peste tot (Replace All).

Sortarea datelor inseamna ordonarea acestora conform unor criterii prestabilite. Cand avem serii de date de dimensiune mare, cautarea unor informatii se poate realiza dificil, de aceea Excel ofera posibilitatea sortarii acestor serii de date crescator sau descrescator sau posibilitatea sortarii in ordine alfabetica. Pentru aceasta va trebui sa selectam coloana pe care dorim sa o sortam si apoi alegem optiunea Sortare si Filtrare (Sort&Filter) din grupul de comenzi Editare (Editing) al meniului Pornire (Home). Aceasta comanda deschide un meniu dn care alegem tipul de sortare. Daca alegem Sortare particularizata (Custom Sort) se va deschide fereastra de dialog Sortare (Sort) in care putem alege ordinea campurilor dupa care se realizeaza sortarea. Daca aveti un tabel cu date asa ca in exemplul de mai jos, nu doriti ca sortarea includa si capul de tabel. In acest caz bifati Datele au anteturi (My data has headers) in coltul din dreapta sus.

Eliminarea unor celule din tabelPentru a elimina din tabel o celula sau un domeniu de celule se procedeaza astfel:

14

Se selecteaza celula sau domeniul de celule Se apeleaza comanda Stergere (Delete) din grupul de comenzi Celule (Cells) al meniului

Pornire (Home). Din lista derulantase alege comanda Stergere celule… (Delete Cells...). Se poate selecta una din urmatoarele comenzi:

o Deplasare celule la stanga (Shift cells left) – daca vreti ca celulele care se afla in dreapta celulelor eliminate pe aceleasi linii sa se decaleze spre stanga, pentru a ocupa locurile eliberate;

o Deplasare celule in sus (Shift cells up) – daca vreti ca celulele care se afla sub celulele eliminate pe aceleasi coloane sa se decaleze in sus, pentru a ocupa locurile eliberate;

o Rand intreg (Entire row) – pentru a elimina randul pe care este pozitionat cursorulo Coloana intreaga (Entire column)– pentru a elimina coloana pe care este

pozitionat cursorul.Daca alegeti sa apasati direct butonul Stergere (Delete) si nu sageata care deruleaza lista de

comenzi a butonului, se va sterge direct celulele selectate, iar celelalte celule e posibil sa se deplaseze intr-un mod pe care nu-l doriti. De aceea e recomandat sa folositi optiunile de stergere din fereastra de dialog. Comenzile de stergere se regasesc si in meniurile contextuale ale celulelor, randurilor sau coloanelor selectate.

Inserarea unor celule in tabelDaca vreti sa inserati celule noi care sa se integreze intre liniile si coloanele existente in tabel, se

procedeaza astfel: Pozitionati cursorul in locul unde vreti sa inserati celule. Daca vreti sa inserati mai multe celule in

linia sau coloana curenta, selectati tot atatea celule cate vreti sa inserati. Apelati comanda Inserare (Insert) din grupul de comenzi Celule (Cells), al meniului Pornire

(Home). Fereastra de dialog Inserare (Insert) apare daca dati clic pe sageata de langa acest buton si apoi alegeti Inserare celule… (Insert Cells...)

Se poate selecta una din urmatoarele comenzi: o Deplasare celule la dreapta (Shift cells right)– insereaza tot atatea celule in

stanga celulelor selectate;o Deplasare celule in jos (Shift cells down) – insereaza tot atatea celule deasupra

celulelor selectate;o Rand intreg (Entire row) – insereaza rand deasupra celulei selectate;o Coloana intreaga (Entire column) – insereaza coloana la stanga celulei selectate.

Se pot insera direct randuri folosind comanda Insert Sheet Rows sau coloane folosind comanda Insert Sheet Columns din meniul comenzii Inserare (Insert).

ANULAREA ULTIMELOR COMENZI EXECUTATE / REFACEREA COMENZILOR ANULATE

15

Aceste comenzi trebuie introduse pe bara de acces rapid si apoi vor fi accesate de acolo. Pentru a introduce comenzi in acea bara, dati clic pe sageata orientata in jos de langa butonul Microsoft Office. Aici vor apare cele mai uzuale comenzi printre care si Anulare (Undo) si Refacere (Redo) pe care le veti bifa. Comanda Anulare (Undo) sau CTRL+Z se foloseste pentru a anula comenzile executate, in ordine inversa executarii lor. Opus functiei Anulare este functia Refacere (Redo) sau CTRL+Y, care realizeaza refacerea ultimelor comenzi anulate. Pe bara de acces rapid puteti plasa si alte comenzi pe care le veti gasi utilizand Mai multe comenzi… (More Comands...)

LUCRUL CU RANDURILE SI COLOANELE

Introducerea randurilor, coloanelor in foaia de calcul

Pentru a face acest lucru selectati randul deasupra caruia doriti sa introduceti un rand nou sau coloana la stanga careia doriti sa introduceti noua coloana si apelati din meniul Pornire (Home), grupul Celule (Cells) comanda Inserare (Insert). Din meniul care apare selectati Inserare randuri foaie (Insert Sheet Rows) sau Inserare coloane foaie (Insert Sheet Columns).

Se mai poate executa clic dreapta pe eticheta randului deasupra caruia doriti sa introduceti un rand nou si alege comanda Inserare (Insert) sau clic dreapta pe eticheta coloanei la stanga careia dorim sa introducem o coloana noua si alege aceeasi comanda. Numarul randurilor sau coloanelor noi introduse va fi egal cu numarul de randuri sau coloane selectate.

Stergerea randurilor, coloanelor din foaia de calcul

Se realizeaza asemanator cu inserarea randurilor sau coloanelor, numai ca dupa selectarea acestora se va alege din acelasi meniu comanda Stergere (Delete). Se mai poate executa clic dreapta pe eticheta randului sau coloanei de sters si se alege comanda Stergere (Delete).

Modificarea dimensiunii randurilor si coloanelor folosind comenzi din meniuri:

Pentru a modifica latimea unei coloane: Selectati coloana sau selectati cel putin o celula din cadrul coloanei de redimensionat; Apelati comanda Format din grupul Celule (Cells) al meniului Pornire (Home). Din meniul

aparut alegeti Latime coloana… (Column Width...) Se va deschide o fereastra de dialog in care se va specifica latimea dorita in numar de caractere;

Actionati butonul OK sau apasati Enter.

16

Pentru a adapta rapid latimea unei coloane la masura informatiei de dimensiune maxima din coloana respectiva, apelati comanda Potrivire automata latime coloane (AutoFit Column Width).

Pentru a modifica inaltimea unui rand: Selectati randul sau selectati cel putin o celula din cadrul randului de redimensionat; Apelati comanda Inaltime rand (Row Height) din acelasi meniu. Apare fereastra de dialog in

care se va specifica inaltimea dorita; Actionati butonul OK, sau apasati tasta Enter. Pentru a adapta rapid inaltimea unui rand la masura informatiei de inaltime maxima din randul

respectiv, apelati comanda Potrivire automata inaltime randuri (AutoFit Row Height).

Modificarea dimensiunii coloanelor si randurilor utilizand mouse-ul:

a) Pentru a modifica latimea unei coloane folosind mouse-ul procedati astfel: pozitionati cursorul mouse-ului in antetul coloanei, pe marginea verticala din dreapta coloanei (prin antetul coloanelor se intelege linia orizontala care contine etichetele de identificare a coloanelor: A, B, C, etc.). Cand cursorul mouse-ului se transforma intr-o linie verticala traversata de o sageata dubla orizontala, apasati butonul principal si trageti spre dreapta sau spre stanga. Cand latimea coloanei este potrivita, eliberati butonul principal. Pentru a adapta rapid latimea unei coloane la masura informatiei de dimensiune maxima, executati dublu clic pe marginea dreapta a capului de coloana.

b) Pentru a modifica inaltimea unei linii folosind mouse-ul procedati astfel: pozitionati cursorul mouse-ului in antetul liniilor, pe marginea orizontala din partea de jos a liniilor (prin antetul liniilor se intelege prima coloana din stanga foii de calcul care contine etichetele de identificare a liniilor: 1, 2, 3, etc.). Cand cursorul mouse-ului se transforma intr-o linie orizontala traversata de o sageata dubla verticala, apasati butonul principal si trageti in jos sau in sus. Cand inaltimea liniei este potrivita, eliberati butonul principal. Pentru a adapta rapid inaltimea unui rand la masura informatiei de dimensiune maxima, executati dublu clic pe marginea de jos a capului de rand.

BLOCAREA TITLURILOR DE LINIE SAU DE COLOANA

In cazul in care in Microsoft Excel se lucreaza cu tabele de dimensiuni foarte mari iar marimea acestora depaseste zona de vizualizare la nivelul ecranului, exista posibilitatea de a fixa liniile si/sau coloanele ce contin elementele de identificare a tabelelor, iar restul informatiei sa poata fi derulat. Acest

17

fenomen poarta denumirea de blocare sau inghetare a randurilor sau coloanelor unui tabel iar comanda ce se utilizeaza este Inghetare panouri (Freeze Panes). Se gaseste in grupul de comenzi Fereastra (Windows) al meniului Vizualizare (View). Se va deschide un meniu cu 3 optiuni:

Inghetare panouri (Feeeze Panes) - va bloca toate randurile de deasuprea celulei selectate si toate coloanele din stanga acesteia.

Inghetare rand de sus (Freeze Top Row) – va bloca primul rand (cel mai de sus).

Inghetare prima coloana (Freeze First Column) – va bloca prima coloana (cea mai din stanga).

Deblocarea se realizeaza selectand tot comanda Inghetare panouri (Freeze Panes) si din meniu alegeti Anulare inghetare panouri (Unfreeze Panes), care apare numai daca ati folosit o comanda de blocare inainte.

FORMATAREA SPATIULUI DE LUCRU DIN FOAIA DE CALCUL

In orice foaie de calcul Excel se pot aplica doua tipuri de formatare, si anume:- formatarea vizuala, care include fonturi, stiluri de scriere, culori, modalitati de aliniere etc;- formatarea numerelor, care specifica modul in care programul stocheaza, afiseaza si calculeaza

datele numerice continute de foaia de calcul.Aplicarea unei formatari adecvate asupra datelor din celule poate avea un rol foarte important deoarece poate scoate in evidenta anumite informatii, facilitand intelegerea continutului foii de calcul dar si interpretarea datelor de catre utilizator. Ca procedura, formatarea se poate aplica fie inainte, fie dupa introducerea datelor in celule si poate fi realizata in doua moduri:

- prin folosirea butoanelor de comanda ale meniului Pornire (Home);

- prin folosirea comenzilor aferente optiunii Formatare celule (Format Cells) din meniul contextual al celulelor selectate (clic dreapta).

Aceasta are in structura sa 6 pagini (Tab-uri), cu ajutorul carora se pot efectua asupra datelor, indiferent de natura lor, urmatoarele operatii: Pagina Numar (Number) – permite formatarea valorilor

numerice (numar de zecimale, separator de mii, simbol monetar) si a valorilor de tip data calendaristica. Pentru aplicarea unei

18

formatari numerice asupra unei celule sau a unei zone de celule se parcurg urmatoarele etape: se selecteaza celula sau celulele care contin valorile se alege tipul formatarii din rubrica Categorie (Category) - General, Numar, Simbol monetar, Data, etc pentru fiecare categorie va fi afisat un set diferit de optiuni se selecteaza parametrii corespunzatori pentru optiunea ce se doreste a fi personalizata, astfel:

o Categoria General este folosita pentru a afisa valorile numerice din celule, asa cum sunt introduse de la tastatura

o Categoria Numar (Number) este folosita pentru a stabili numarul de zecimale pentru valorile numerice din celule, pentru a activa separator de mii si pentru a accentua vizualizarea valorilor numerice negative, de culoare rosie.

o Categoria Simbol monetar (Currency) este folosita pentru aplicarea diferitelor simboluri monetare, valorilor continute in celule (lei, €, $).

o Categoria Data (Date) este folosita pentru a afisa datele calendaristice sub diferite formate.

Pentru a modifica formatul numeric al celulelor se poate utiliza si lista ascunsa din grupul de celule Numar (Number) al meniului Pornire (Home), exemplificata mai sus.

Pagina Aliniere (Align)– permite urmatoarele setari: - Orizontala (Horizontal)– alinierea datelor pe orizontala (stanga; centru; dreapta; stanga-dreapta;

umplere; centrare peste selectie).- Verticala (Vertical) – alinierea datelor pe verticala- Incadrare text (Wrap text) - atunci cand textul introdus intr-o celula depaseste dimensiunea

maxima de afisare a celulei si se intinde peste celelalte celule ocupand virtual spatiul acestora, se poate proceda fie la redimensionarea coloanei respective, fie la ruperea textului si continuarea acestuia pe randul urmator, in cadru aceleiasi celule

- Potrivire prin reducere (Shrink to fit) - micsoreaza textul in raport cu latimea celulei.- Imbinare celule (Merge Cells) – uneste celulele selectate formand una singura.- Orientare (Orientation) – permite inclinarea textului sub un anumit unghi.

19

Font – permite stabilirea unor elemente de formatare la nivel de caracter (font, stil, dimensiune, subliniere)

Bordura – permite aplicarea de borduri celulelor selectate, de diferite stiluri sau culori, folosind diverse moduri de aplicare.

Formatarea celulelor pentru afisarea valorilor numerice cu zecimala si/sau separator de mii

Se vor selecta celulele apoi se va folosi din meniul contextual comanda Formatare celule (Format Cells), pagina Numar (Number). Se va alege din lista cu categorii, categoria Numar (Number), apoi se va stabili numarul de zecimale din zona Numar zecimale (Decimal Places) si /sau afisarea separatorului de mii selectand optiunea Utilizare separator de mii (Use 1000 Separator).

Se pot folosi si butoanele din grupul de comenzi Numar (Number) al meniului Pornire (Home):

- pentru eliminarea zecimalelor pentru valorile din celulelele selectate, una cate una

- pentru adaugarea zecimalelor pentru valorile din celulelele selectate, una cate una

- pentru activarea separatorului de mii si adaugarea a doua zecimale implicit valorilor din celulele selectate

Formatarea celulelor pentru afisarea simbolurilor monetareSe vor selecta celulele apoi se va folosi din meniul contextual comanda Formatare celule (Format

Cells), pagina Numar (Number). Se va alege din lista categoria Simbol monetar (Currency), apoi se va alege simbolul monetar din lista derulanta Simbol (Symbol).

Se poate folosi si butonul din grupul de comenzi Numar (Number) al meniului Pornire (Home):

20

- pentru adaugarea simbolului monetar, prin apasarea directa a butonului sau accesarea listei ascunse pentru alte simboluri monetare

Formatarea celulelor pentru afisarea simbolului procent (%) Este important de stiut ca aceasta comanda va inmulti cu 100 valorile din celule si le va aplica

simbolul procent (%). Astfel, se vor selecta celulele apoi se va folosi din meniul contextual comanda Formatare celule (Format Cells), pagina Numar (Number). Se va alege din lista cu categorii, categoria Procentaj (Percentage), se va stabili numarul de zecimale din zona Numar de zecimale (Decimal Places), apoi se va apasa Ok.

Se poate folosi si butonul din grupul de comenzi Numar (Number) al meniului Pornire (Home):

- pentru afisarea simbolului % si inmultirea cu 100 a valorii din celula selectata.

Formatarea celulelor pentru afisarea datelor calendaristiceSe vor selecta celulele apoi se va folosi din meniul contextual comanda Formatare celule (Format

Cells), pagina Numar (Number). Se va alege din lista cu categorii, categoria Data (Date), apoi se va selecta din lista Tip (Type) sub ce format se vor afisa datele calendaristice in celule.

Copierea formatarii unei celule peste o alta celula sau grup de celuleSe va selecta mai intai celula a carei formatare se va copia, se va apasa din grupul de comenzi

Clipboard al meniului Pornire (Home), butonul Descriptor de formate (Format painter) si se vor selecta celulele care primesc noua formatare.

FORMULE ARITMETICE

Formulele sunt expresii prin intermediul carora se realizeaza calcule cu datele din celulele foii de calcul. Formula se introduce in celula selectata, este aplicata pe loc datelor, iar pe ecran, in celula, se afiseaza direct rezultatul.

O formula se compune din operanzi si operatori alcatuind expresii. Expresiile alcatuite cu operatori aritmetici se numesc expresii aritmetice.

In Microsoft Excel 2007 formulele trebuie sa respecte o anumita sintaxa sau ordine, altfel vom obtine erori de calcul. Orice formula incepe cu semnul egal (=) urmat de elementele ce trebuie calculate (numite operanzi), care sunt separate de operatorii de calcul (sau semnele de operare: +, -, /, *). Fiecare operand poate fi:

- o valoare care nu se modifica (numita constanta) - o referinta la o celula (de exemplu A1, C5 etc) - un nume sau o etichetaExcel efectueaza operatiile de la stanga la dreapta, in ordinea aparitiei operatorilor, incepand de la

semnul egal (=). Ordinea efectuarii calculelor poate fi controlata prin utilizarea parantezelor pentru a grupa operatiile care trebuie efectuate mai intai.

Operatorii din formula se aplica asupra operanzilor si rezulta o valoare care este afisata in celula in care este prezenta formula. Daca modificati valorile din celulele ale caror adrese sunt operanzi intr-o formula, valoarea rezultata din formula respectiva se schimba imediat.

Tipuri de operatori aritmeticiOperator Semnificatia operatorului+ Adunare- Scadere* Inmultire

21

/ Impartire% Procentaj (se aplica unui singur operand)^ Ridicarea la putere

Ordinea operatorilor intr-o formulaDaca intr-o formula apar mai multi operatori, Excel efectueaza operatiile corespunzatoare in

ordinea indicata in tabelul urmator:% Procentaj (se aplica unui singur operand)^ Ridicarea la putere* si / Inmultire si impartire+ si - Adunare si scadere

REFERINTELE CELULELOR

O referinta identifica o celula sau un grup de celule intr-o foaie de calcul. Prin intermediul ei se comunica programului Excel unde sa caute valorile sau datele care se vor utiliza in formule. Cu ajutorul referintelor:

- puteti folosi date existente in diferite parti ale foii de calcul; - puteti folosi rezultatul unei formule in alta formula; - puteti accesa date existente in alta foaie de calcul sau in alt registru de calcul; - puteti utiliza date existente in alte aplicatii.

In Excel exista mai multe tipuri de referinte folosite in construirea formulelor:o Referita relativa – folosita intr-o formula, o referinta relativa catre o celula, (ex. A1), exprima pozitia

relativa a celulei care contine formula fata de celula la care se face referire. Daca se copiaza celula in care s-a aplicat formula, referinta relativa se modifica. Daca se copiaza formula de-a lungul randurilor sau pe coloane, referinta se ajusteaza automat, in sensul ca daca se efectueaza copierea formulei pe coloana, aceasta isi va modifica automat numarul randului, iar daca se realizeaza copierea formulei pe un rand se va modifica denumirea alfabetica a coloanei corespunzatoare. De exemplu, daca se copiaza o referinta relativa din celula B1 in celula B2, se ajusteaza automat de la =A1 la =A2. Daca la un moment dat aveti nevoie ca in celula B1 sa aveti existente datele din celula A1 puteti crea in celula B1 o referinta catre celula A1 prin introducerea in celula B1 a semnului egal (=) si apoi selectarea celulei A1 si apasarea tastei Enter.

o Referinta absoluta – folosita intr-o formula, (ex. $A$1), face referire intotdeauna la o celula cu o amplasare fixa. Daca se copiaza celula in care s-a aplicat formula, referinta absoluta nu se modifica. Daca se copiaza formula de-a lungul randurilor sau pe coloane, referinta absoluta nu se ajusteaza. De exemplu, daca se copiaza o referinta absoluta din celula B1 in celula B2, aceasta va ramane aceeasi in ambele celule =$A$1. Pentru a realiza o referinta absoluta unei celule a carei valoare se va folosi intr-o formula, va trebui sa puneti semnul $ in fata randului si coloanei care doriti sa ramana constanta. Pentru a referi intotdeauna celula A1 se va scrie $A$1. Acelasi lucru il obtineti si daca apasati F4 dupa ce ati selectat celula careia doriti sa ii adaugati o referinta absoluta.

22

o Referinta cu ajutorul numelor – numele pot fi utilizate in formule care se refera la date regasite in celulele de pe aceeasi foaie de lucru sau de pe alta foaie de lucru. Pentru a nu va referi la o celula sau la o zona de celule prin referinte catre acestea, puteti realiza referirea cu ajutorul unor nume. Pentru aceasta va trebui sa selectati celula sau zona de celule careia ii atribuiti un nume, apoi sa apelati comanda Definire nume (Define Name) din grupul Nume definite (Defined Names) al meniului Formule (Formulas). Aceasta functie va deschide fereastra Nume nou (New Name) in care puteti scrie numele noii referinte in zona Nume (Name). Dupa ce ati creat o referinta prin nume, de fiecare data cand veti selecta celula sau grupul de celule, va aparea in locul adresei, numele referintei alese. Numele poate fi folosit in formule. (= TVA * D1).

Pentru a anula numele unor celule sau interval de celule, folositi comanda Manager nume (Name Manager) din acelasi grup de comenzi. Se va deschide o fereastra unde vor fi afisate toate numele definite. Pentru a sterge, selectati numele dorit si dati clic pe butonul Stergere (Delete).

INTRODUCEREA FORMULELOR

Cand introduceti o formula, incepeti cu semnul egal (=). Fara semnul egal, formula este interpretata ca un simplu text. Pentru a introduce o formula intr-o anumita celula va trebui sa selectati celula respectiva si sa introduceti obligatoriu semnul egal (=). Apoi, construirea formulei in aceasta celula se poate realiza prin doua modalitati: tastati adresele celulelor care contin valorile de operat sau tastati valorile numerice constante, iar

intre ele introduceti semnele de operare dorite (operatorii: +, -, * ,/); cu ajutorul mouse-ului selectati celulele care contin valorile de operat, iar intre ele introduceti de la

tastatura semnele de operare dorite.

23

La finalizarea formulei se va apasa tasta Enter sau butonul Introducere (Enter) de pe bara de formule.

Daca o formula contine mai multi operatori cu aceeasi prioritate, Excel efectueaza operatiile corespunzatoare de la stanga la dreapta. Daca doriti sa modificati aceasta ordine, folositi parantezele pentru a regrupa operatiile din formula. Excel calculeaza mai intai expresiile din paranteze, apoi foloseste rezultatele obtinute ca operanzi pentru alte operatii.

Recunoasterea erorilor standard asociate formulelorAtunci cand construiti anumite formule exista posibilitatea ca in locul unei valori in celula respectiva

sa apara anumite erori. Cele mai des intalnite erori sunt: #NULL!, #DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NAME?, #NUM!, N/A!

#NULL! Aceasta eroare apare atunci cand specificati o zona formata din doua serii ce nu se intersecteaza.

#DIV/0! Aceasta eroare apare atunci cand intr-o formula incercati sa impartiti o anumita valoare la zero (0).

#VALUE! Aceasta eroare apare atunci cand folositi in formula operatori sau date necorespunzatoare. De exemplu daca vreti sa adunati continutul numeric al celulei A1 cu continutul text al celulei B1 atunci calculul nu se poate efectua si in celula in care ati introdus formula va aparea aceasta eroare.

#REF! Aceasta eroare apare atunci cand intr-o anumita formula folositi o celula ce nu mai exista (pe care probabil ati sters-o, sau faceti referire la o celula dintr-o foaie de calcul pe care ati sters-o).

#NAME? Aceasta eroare apare atunci cand Microsoft Excel nu recunoaste o eticheta declarata cu ajutorul comenzii Definire existenta in meniul Inserare – Nume.

#NUM! Aceasta eroare apare atunci cand intr-o anumita formula exista probleme cu diferite numere, in sensul ca nu se incadreaza in domeniul corespunzator.

N/A! Aceasta eroare apare atunci cand valoarea dintr-o anumita celula nu este disponibila in momentul in care se executa o formula de calcul.

LUCRUL CU FUNCTII

Microsoft Excel dispune de functii predefinite care va usureaza mult munca atunci cand doriti sa lucrati cu diferite formule. Ele va ajuta, de exemplu, sa calculati suma sau media unor valori numerice, elementul maxim sau minim dintr-o serie de date sau sa numarati elementele sale componente.

Structura unei functii este compusa din: semnul egal (=), urmat de numele functiei, apoi intre paranteze rotunde – argumentele, care pot fi referinte catre celule, nume sau valori constante.

Exemplu: =SUM(A1:B10) realizeaza insumarea valorilor numerice din celulele A1 pana la B10.=AVERAGE(A1;B10) realizeaza media aritmetica a valorilor numerice din celulele A1 si B10.

Pentru a construi o functie se poate folosi generatorul de functii care poate fi apelat din meniul Formule (Formulas), grupul de comenzi Biblioteca de functii (Function Library), comanda Inserare functie (Insert Function) sau butonul fx aflat pe bara de formule.

Acesta genereaza o fereastra de dialog de tip Asistent (Wizard) ce conduce utilizatorul pas cu pas. Din prima fereastra aparuta se va alege functia (Excel contine un set impresionant de functii predefinite, grupate pe categorii adecvate rezolvarii diferitelor probleme), apoi se va trece in pagina urmatoare, pentru completarea interactiva a sintaxei functiei respective (specificarea argumentelor), prin selectarea celulelor sau zonelor de celule cu datele implicate in functie sau se face referire la acestea tastand referinta potrivita.

In grupul de comenzi Biblioteca de functii (Function Library) gasiti mai usor functiile grupate pe categorii.

24

O modalitate mai rapida de calculare a sumei unei serii este cu ajutorul butonului Insumare

Automata (AutoSum) existent biblioteca de functii (exemplificata mai sus) sau in grupul de comenzi Editare (Editing) al meniului Pornire (Home).

Functia SUM (adunare)Pentru a introduce functia cu ajutorul careia calculati suma unei serii, se selecteaza celula care in

care va fi afisat rezultatul adunarii, se apasa egal (=), apoi alegeti din domeniul Math&Trig, functia SUM. Dupa alegerea functiei dorite apasati OK. Pe ecran va aparea o fereastra Argumente functie (Function Arguments) in care vi se cere sa specificati seria careia doriti sa-i calculati suma. Aceasta poate fi tastata (ex. A1:A10) sau poate fi selectata direct in foaia de calcul.

Pentru a tasta referinta catre un grup de celule alaturate care contin valori de insumat, se va scrie referinta primei celule din serie si a ultimei celule din serie, separate de simbolul „:” (ex. A1:A10 - va insuma valorile din celulele A1 pana la A10).

Pentru a tasta referinta catre celule nealaturate care contin valori de insumat, se vor scrie referintele catre celule, separate de simbolul „;” (ex. A1;A10 - va insuma valorile din celulele A1 si A10).

In final se apasa butonul Ok, iar in celula selectata anterior este afisat rezultatul insumarii. Pentru orice modificari asupra functiei, se selecteaza celula cu rezultatul si se opereaza in bara de formule.

Functia AVERAGE (medie aritmetica)Se procedeaza identic ca mai sus numai ca in loc de SUM se va alege AVERAGE care calculeaza

media aritmetica pentru valorile celulelor selectate.

Functia IF (conditie)Exista numeroase situatii in care aveti de ales intre doua posibilitati. Functia IF atribuie valoarea

TRUE daca expresia evaluata este adevarata si valoarea FALSE daca expresia evaluata este falsa. Functia IF se gaseste in categoria Logica. Sintaxa functiei IF este urmatoarea:

=IF (logical_test; value_if_true; value_if_false) Variabila logical_test poate contine orice valoare sau orice expresie ce poate fi evaluata ca fiind adevarata sau falsa. De exemplu, expresia A1=1000 este adevarata daca in celula A1 se afla o valoare egala cu 1000, in caz contrar expresia este falsa.

25

Variabila value_if_true (valoare adevarata) este valoarea ce este returnata atunci cand variabila anterioara este evaluata ca fiind adevarata. De exemplu daca aceasta variabila cuprinde un text de genul “corect” si variabila logical_test este evaluata ca fiind adevarata, atunci functia IF va afisa textul “corect”. Daca variabila logical_test este evaluata ca fiind adevarata si nu este precizat nimic in variabila value_if_true atunci functia IF returneaza valoarea 0. Variabila value_if_false (valoare falsa) este valoarea pe care functia IF o returneaza daca continutul variabilei logical_test este evaluat ca fiind fals.

In exemplul urmator, daca in celula A1 se afla valoarea 1000 atunci variabila logical_test este evaluata ca fiind adevarata si atunci este afisat „corect” in celula selectata. In caz contrar va fi afisat „incorect” in celula care contine aceasta formula: IF(A1=1000, „corect”,”incorect”).

Referinte de celule folosite ca argumente in functii: O referinta identifica o celula sau o zona de celule intr-o foaie de lucru si comunica programului Microsoft Excel unde sa caute valorile sau datele care se vor utiliza intr-o functie.

Pentru a face referire la o celula se introduce litera coloanei urmata de numarul randului; Pentru a face referire la o zona de celule, se introduce referinta pentru celula din coltul din

stanga-sus al zonei, doua puncte (:), apoi referinta la celula din coltul din dreapta jos al zonei. Pentru a face referire la anumite celule dintr-o zona de celule se introduc adresele celulelor

respective separate prin punct si virgula (;).

EXEMPLE DE FUNCTII: SUM (adunare); AVERAGE (medie); PRODUCT (produs); COUNT (contorizare); MAX (gaseste valoarea cea mai mare dintr-o zona de celule specificata); MIN (gaseste cea mai mica valoare dintr-o zona de celule specificata); SQRT (extrage radacina patrata a unei valori); ROUND (rotunjeste o valoare la un numar specificat de digiti); etc.

CONSTRUIREA DIAGRAMELOR (GRAFICELOR)

Reprezentarile grafice permit o mai buna vizualizare a relatiilor, tendintelor si anomaliilor ce se stabilesc intre date, fiind mai usor de interpretat. Reprezentarea grafica este dinamica, adica in momentul modificarii datelor care au stat la baza construirii graficului, aceasta se actualizeaza automat ajustandu-se la noile valori.

Pentru a construi un grafic se procedeaza astfel: Selectati datele pe care vreti sa le reprezentati grafic Alegeti un tip de grafic din grupul de comenzi Diagrame (Charts) al meniului Inserare (Insert)

care va genera reprezentarea grafica dorita a datelor selectate.

26

Modificati aspectul si informatiile din grafic cu ajutorul comenzilor existente in cele 3 meniuri de lucru cu grafice: Proiectare (Design), Aspect (Layout) si Format (Format). Aceste meniuri apar numai in urma selectarii unui grafic.

Imaginea unui grafic nu este inghetata in locul unde a aparut prima data. Asupra acestei imagini puteti efectua operatii de marire/micsorare sau de mutare/copiere. Puteti muta sau copia un grafic nu numai in foaia de calcul curenta, ci si in alte foi de calcul din documentul curent sau din alte documente, precum si in documente Word, folosind comenzile cunoscute Cut / Copy si Paste.

Meniul Proiectare (Design) contine o serie de formate (grupul Aspecte de diagrame / Chart Layouts) si culori predefinite pentru grafic (grupul Stiluri de diagrame / Chart Styles) precum si comanda Switch Row/Column pentru a schimba intre ele datele reprezentate pe axele X si Y. Cu ajutorul comenzii Modificare tip diagrama (Change Chart Type) se schimba tipul graficului.

Pentru a schimba pozitia graficului intre foile de calcul ale registrului Excel, folositi comanda Mutare diagrama (Move Chart) aflata in partea dreapta a meniului Proiectare (Design).

Meniul Aspect (Layout) pune la dispozitia utilizatorului optiuni pentru formatarea oricarui element al graficului, multe dintre ele neregasindu-se in versiunile anterioare ale Microsoft Excel. Pentru a selecta diferite portiuni din grafic folositi mouse-ul sau meniul derulant din partea de sus a grupului de comenzi Selectie curenta (Current Selection) unde gasiti toate componentele graficului. Pentru a formata componenta selectata utilizati comanda Formatare selectie (Format Selection) care va deschide o fereastra cu diverse optiuni de formatare. Din partea stanga selectati categoria iar din dreapta alegeti optiunile dorite pentru fiecare.

27

Comenzile din grupul Inserare (Insert) al meniului Aspect (Layout) permit inserarea in foaia de

calcul a unei imagini dintr-un fisier (Picture), a unor forme geometrice (Shapes) sau a unor casute pentru text (Text Box). Comenzile din grupul Etichete (Labels) sunt pentru formatarea textelor ce apar in grafice: titlul graficului, legenda, titlurile pentru axe, etc. Grupul Axe (Axes) contine comenzi pentru reprezentarea axelor iar grupul Fundal (Background) reuneste comenzi pentru setarea proprietatilor fundalului graficului si pentru orientarea acestuia in spatiu tridimensional.

Meniul Format cuprinde mai multe comenzi pentru formatarea fundalului, bordurilor si textului diagramei (grupurile de comenzi Stiluri de forme (Shape Styles) si Stiluri WordArt (WordArt Styles)) si comenzi pentru aranjarea graficului in pagina (grupul de comenzi Aranjare (Arrange)).

ADAUGAREA SAU STERGEREA TITLULUI UNEI DIAGRAME SAU A UNEI ETICHETE ATASATEAsocierea unui titlu sau a unei etichete pentru diagrama poate fi realizata utilizand comenzile din

grupul de Etichete (Labels) al meniului Aspect (Layout):- pentru titlul graficului se va apela comanda Titlu diagrama (Chart Title);- pentru titlurile axelor comanda Titluri de axe (Axes Titles);- pentru legenda comanda Legenda (Legend);- pentru etichete comanda Etichete de date (Data Labels);- pentru datele reprezentate in grafic, comanda Tabel de date (Data Table).

28

MODIFICAREA CULORII DE FUNDAL A DIAGRAMEISe executa clic dreapta pe suprafata diagramei si se alege Formatare suprafata diagrama

(Format chart area) sau se folosesc comenzile din grupul Fundal (Background) al meniului Aspect (Layout).

MODIFICAREA CULORILOR SERIILOR DE DATE DIN DIAGRAMASe executa clic dreapta pe una din valorile seriei si se alege Formatare serie de date (Format

data series) sau din grupul Selectie curenta (Current Selection) al meniului Aspect (Layout) se selecteaza seria si apoi comanda Formatare selectie (Format Selection).

MODIFICAREA TIPULUI DIAGRAMEIDin grupul de comenzi Tip (Type) al meniului Proiectare (Design) se selecteaza Modificare tip

diagrama (Change Chart Type). Aceasta comanda se gaseste si in meniul contextual daca dati clic dreapta pe grafic.

COPIEREA SAU MUTAREA UNEI DIAGRAME Se executa clic dreapta pe diagrama si se alege Copiere (Copy) sau Decupare(Cut). Se activeaza

foaia de calcul destinatie si foloseste comanda Lipire (Paste).

REDIMENSIONAREA UNEI DIAGRAME Se va selecta diagrama si pozitionand cursorul mouse-ului pe punctele selectarii, apare o sageata

dubla cu ajutorul careia se va executa redimensionarea prin agatare si tragere. Se mai pot folosi si comenzile din grupul Dimensiune (Size) al meniului Format.

STERGEREA UNEI DIAGRAMESe va selecta diagrama si se va apasa tasta Delete.

29

PREGATIREA REZULTATELOR

Se va folosi din meniul butonului Microsoft Office sageata din dreptul comenzii Imprimare (Print) iar din optiunile aparute se va selecta Print Preview.

Aici se va da clic pe butonul Initializare pagina (Page Setup). Fereastra de dialog aparuta are 4 pagini: Pagina (Page) – din aceasta fereastra se pot modifica:

o orientarea paginii - Tip portret (Portrait) sau Tip vedere (Landscape) o dimensiunea hartiei (A4) o se poate stabili cat vor ocupa pe hartie datele imprimate - comanda Ajustare la

(Adjust to) micsoreaza sau mareste dimensiunea zonei de imprimare folosind o valoare procentuala, dimensiunea normala este considerata la 100%; sau se poate folosi comanda Potrivire la (Fit to) pentru a stabili exact pe cate pagini se va face listarea datelor

o se poate stabili de la cat incepe numerotarea paginilor din comanda Numarul primei pagini (First page number); daca este setat pe Automat, numerotarea va incepe implicit de la 1.

Margini (Margins) – din aceasta fereastra se pot modifica marginile paginii (Sus (Top), Jos (Bottom), Stanga (Left), Dreapta (Right), Antet (Header), Subsol (Footer)), sau se pot centra datele pe verticala sau orizontala la listare (Pe orizontala (Horizontally) sau Pe verticala (Vertically)).

Antet/Subsol (Header/Footer) – din listele ascunse Antet/subsol se pot alege informatii predefinite care sa apara in zona antetului/subsolului (numele fisierului, a foii de calcul, numarul paginii etc). Pentru particularizarea datelor din zona antet/subsol se vor folosi butoanele Antet

30

particularizat (Custom Header) sau Subsol particularizat (Custom Footer). In ferestrele aparute la particularizare se observa 3 zone (stanga, centru, dreapta) in care se vor introduce datele dorite.

Datele introduse pot fi formatate la alegerea utilizatorului folosind urmatoarele butoane:

1. pentru formatarea datelor selectate,

2. pentru inserarea unui camp cu numarul de pagina,

3. pentru inserarea unui camp cu numarul total de pagini,

4. pentru inserarea unui camp cu data calendaristica,

5. pentru inserarea unui camp cu ora curenta,

6. pentru inserarea unui camp cu locatia si numele fisierului,

7. pentru inserarea unui camp cu numele fisierului,

8. pentru inserarea unui camp cu numele foii de calcul,

9. pentru inserarea unei imagini grafice; imaginea inserata poate fi formatata cu ajutorul

butonului .

Antetul si subsolul pentru o pagina se pot insera si utilizand comanda Antet si Subsol (Header&Footer) din grupul Text al meniului Inserare (Insert). Va apare un nou meniu denumit Proiectare (Design) in care se regasesc toate instrumentele de lucru cu antete si subsoluri.

Foaie (Sheet) – din aceasta fereastra se vor folosi din zona Imprimare titluri (Print titles), comenzile Randuri de repetat la inceput (Rows to repeat at top) sau Coloane de repetat la stanga (Columns to repeat al left) pentru a indica, prin selectare, ce rinduri/coloane

31

se vor repeta pe fiecare pagina printabila, daca datele din foile de calcul se intind pe mai multe pagini.

Din zona Imprimare (Print) se poate selecta comanda Linii de grila (Gridlines) pentru a fi listate liniile gri care delimiteaza celulele, sau comanda Titluri randuri si coloane (Row and column headings) pentru a fi imprimate cifrele care noteaza randurile sau literele care noteaza coloanele.Daca se doreste imprimarea numai a unei anumite zone de celule, aceasta va fi stabilita in Zona de imprimat (Print area) prin selectare in foaia de calcul. Aceasta zona poate fi stabilita si selectand inainte zona de imprimat si alegand din grupul de comenzi Initializare pagina (Page Setup) al meniului Aspect pagina (Page Layout), comanda Zona de imprimat – Stabilire zona de imprimat (Print Area – Set Print Area). Anularea zonei de imprimat stabilita poate fi executata cu comanda Golire zona de imprimat (Clear print Area).

Comenzile pentru pregatirea rezultatelor se regasesc si in meniul Aspect pagina (Page Layout).

VIZUALIZAREA INAINTEA IMPRIMARII

Se va folosi din meniul butonului Microsoft Office sageata din dreptul comenzii Imprimare (Print) iar din optiunile aparute se va selecta Examinare inaintea imprimarii (Print Preview). Astfel se va vizualiza pe ecran foaia cu datele, exact cum vor iesi la imprimare. Bara de stare din partea inferioara a ferestrei, specifica numarul paginii curente si numarul total de pagini. In partea de sus a ferestrei se afiseaza o bara cu butoane, astfel:

Pagina urmatoare (Next Page) - pentru afisarea paginii urmatoare; Pagina anterioara (Previous Page) – pentru afisarea paginii anterioare; Panoramare (Zoom) - pentru vizualizarea intregii pagini sau mai mult; Imprimare (Print) - pentru afisarea ferestrei de dialog pentru printare; Initializare pagina (Page Setup) - pentru afisarea ferestrei de dialog pentru setarea

paginii; Afisare margini (Show Margins) – se bifeaza pentru afisarea si ascunderea marginilor foii

si a zonelor de antet/subsol cu posibilitatea modificarii lor prin agatare cu ajutorul mouse-ului;

Inchidere Examinare inaintea imprimarii (Close Prin Preview) - pentru inchiderea examinarii inaintea imprimarii.

32

REDUCEREA NUMARULUI DE COLOANE DE PE O PAGINA

Se selecteaza coloana din dreapta ultimei coloane dorite pe pagina, iar din meniul Aspect pagina (Page Layout), grupul Initializare pagina (Page Setup) se alege butonul Intreruperi (Page Break), apoi comanda Inserare sfarsit de pagina (Insert Page Break). Delimitarea intre pagini va fi afisata printr-o linie intrerupta.

REDUCEREA NUMARULUI DE RANDURI DE PE O PAGINA

Se selecteaza randul de sub ultimul rand dorit pe pagina, iar din meniul Aspect pagina (Page Layout), grupul Initializare pagina (Page Setup) se alege butonul Intreruperi (Page Break), apoi comanda Inserare sfarsit de pagina (Insert Page Break). Delimitarea intre pagini va fi afisata printr-o linie intrerupta.

Pentru reducerea, in acelasi timp, a numarului de coloane si numarului de randuri pe o pagina se selecteaza celula de la dreapta si dedesubtul ultimei celule de pe pagina si se alege comanda Inserare sfarsit de pagina (Insert Page Break). Intreruperile de pagina pot fi eliminate alegand din acelasi meniu comanda Eliminare sfarsit de pagina (Remove Page Break).

VERIFICAREA SI CORECTAREA ORTOGRAFICA

Stabilirea limbii in care se va executa corectarea ortografica se va face din butonul Microsoft Office, comanda Optiuni Excel (Excel Options) – Verificare (Proofing). In partea de jos se gaseste Limba dictionarului (Dictionary Language) de unde se va selecta limba dorita. Acest lucru se mai poate face apeland direct functia de corectare ortografica din meniul Revizuire (Review), grupul Verificare (Proofing) comanda Corectare ortografica (Speeling sau F7), iar din fereastra aparuta se alege limba din lista ascunsa. Astfel pornita corectarea gramaticala, se urmareste textul care nu se regaseste in dictionar si se ignora daca este corect sau se modifica daca este gresit.

33

Cuvantul gasit scris gresit in celule este afisat in zona Nu este in dictionar (Not in Dictionary), iar in partea de jos sunt afisate sugestii. Cuvintele gasite pot fi ignorate pentru ca nu le considerati gresite, folosind Ignorare o data (Ignore Once) sau Ignorare totala (Ignore All) sau pot fi modificate alegand dintre sugestii si apeland butonul Modificare (Change) - numai cuvantul gasit sau Modificare peste tot (Change All) - cuvantul gasit va fi modificat in toata foaia de calcul, daca se intalneste de mai multe ori.

IMPRIMAREA

Se va folosi din meniul butonului Microsoft Office comanda Imprimare (Print).Se va alege din lista Nume (Name) imprimanta la care se executa listarea, iar din Zona de imprimat (Print Range) se alege optiunea Toate (All) - pentru listarea tuturor paginilor foii de calcul active, sau se va specifica in optiunea Pagini (Pages) de la ce pagina pana la ce pagina se face listarea.Din zona De imprimat se va selecta optiunea Selectie (Selection) pentru a imprima doar datele selectate in foaia de calcul, optiunea Foile active (Active Sheets) pentru a imprima foile de calcul active. Acestea pot fi selectate tinand tasta Shift apasata si executand clic pe prima si pe ultima foaie de calcul dorita a fi selectata, sau cu tasta Ctrl apasata, pentru selectarea pe sarite. Daca se doreste imprimarea intregului registru se va alege optiunea Tot registrul de lucru (Entire Workbook).Din zona Copii (Copies) se va stabili numarul de copii listate.

34

Daca nu este disponibila o imprimanta pe calculatorul unde exista registrul de lucru se poate imprima in fisier folosind comanda Imprimare in fisier (Print to file). Activarea acestei comenzi, apoi apasarea butonului Ok, duce la aparitia unei ferestre in care se va specifica numele fisierului printat (care va avea extensia .prn). Imprimarea pe suport de hartie a unei printari in fisier se poate face numai cu programe specializate .

FUNCTIA HELPOri de cate ori utilizatorul intampina greutati in utilizarea aplicatiei poate apela asistentul Office

folosind butonul din partea dreapta a barei de meniuri. Din tastatura se poate folosi tasta F1.Pe ecran va aparea o fereastra cu rezumatul manualului de utilizare sub forma de capitole pe care se poate da clic pentru a vedea subcapitolele si apoi explicatiile detaliate. Daca dam clic pe butonul sub forma de carte din bara de instrumente a ferestrei de ajutor, apare o fereastra cu 2 pagini: in stanga capitolele si subcapitolele iar in dreapta continultul subcapitolului selectat. In patea de sus exista o functie de cautare: tastati ceea ce cautati in campul pentru text si apoi apasati Cautare (Search).

35