Strategia de dezvoltare si modernizare a Institutiei Prefectului ...

1

GUVERNUL ROMÂNIEI

INSTITUŢIA PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ

STRATEGIA DE DEZVOLTARE ŞI

MODERNIZARE A INSTITUŢIEI

PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ

PENTRU PERIOADA 2011 - 2012

Târgu-Jiu

2011

CUPRINS

2

DOMENIU DE APLICARE p. 4

DOCUMENTE DE REFERINŢĂ p. 4

ABREVIERI p. 4

ANALIZA MEDIULUI INTERN ŞI EXTERN p. 5

MEDIUL INTERN p. 5

MEDIUL EXTERN p. 6

SCOP p. 7

VIZIUNE p. 7

MISIUNE p. 7

VALORI p. 8

OBIECTIVE STRATEGICE p. 8

OBIECTIVE OPERAŢIONALE p. 9

ACTIVITĂŢI p. 12

INDICATORI p. 24

IMPLEMENTARE p. 40

MONITORIZARE ŞI EVALUARE p. 40

ANEXE

Planul strategic

Analiza SWOT

p.42

3

DOMENIU DE APLICARE

Prezentul document strategic se aplică de întregul personal de conducere şi de

execuţie, potrivit Planului prevăzut în Anexa nr. 2.

DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Legea nr. 340/2004 privind prefectul şi instituţia prefectului;

4

HG nr. 460/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 340/2004 privind

prefectul şi instituţia prefectului;

OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând

standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea

sistemelor de control managerial;

Programul de guvernare;

SMAI – A nr. 008/2011: Control intern/managerial. Planificarea

Planul strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru perioada 2010-2013

ABREVIERI

MAI – Ministerul Administraţiei şi Internelor;

OMFP – ordinul ministrului finanţelor publice;

SMAI-A – Standard MAI-Administrativ;

SMC – sistemul de management al calităţii;

SPC – serviciile publice comunitare;

SPD – serviciile publice deconcentrate;

ANALIZA MEDIULUI INTERN ŞI EXTERN

Pentru identificarea principalelor aspecte relevante pentru evaluarea mediului intern şi

extern al instituţiei, au fost realizate o analiză SWOT a Instituţiei Prefectului pentru anul

2011 (Anexa nr. 3 la prezentul document strategic), precum şi o analiză comparativă având ca

puncte de referinţă anii 2008 şi 2011.

Raţiunea alegerii tipului de analiză SWOT pentru realizarea evaluării cu privire la

Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj rezidă în faptul că aceasta permite şi facilitează

5

determinarea punctelor slabe interne ce pot fi îmbunătăţite, precum şi a aspectelor negative

externe care pot fi transformate în oportunităţi.

În acest context, au fost utilizate diferitele documente de evaluare a sistemelor de

management proiectate şi implementate, inclusiv concluziile Raportului de audit public intern

nr. 243048/28.10.2011.

Mediul intern

În ceea ce priveşte mediul intern al instituţiei, principalele puncte tari identificate se

referă la:

calitatea resurselor umane;

deschiderea conducerii către aplicarea unor instrumente moderne de management;

existenţa şi aplicarea unor componente de management la nivelul instituţiei;

certificarea sistemului de management al calităţii;

proiectarea şi implementarea unui sistem adecvat de control managerial/intern.

Pe de altă parte, la nivelul instituţiei au fost identificate următoarele puncte slabe:

lipsa unui document strategic coerent de dezvoltare şi modernizare la nivelul

instituţiei;

complexitatea excesivă şi rigiditatea SMC;

lipsa unei coerenţe între procesele de stabilire a obiectivelor individuale – evaluare –

formare/perfecţionare profesională;

implicarea insuficientă a personalului în cunoaşterea scopului, viziunii, misiunii şi

obiectivelor instituţiei;

lipsa corelării obiectivelor individuale cu cele generale şi specifice ale instituţiei.

În urma realizării comparative a mediului intern al instituţiei, însă, faţă de nivelul anului

2008, în anul 2011 se constată înregistrarea următoarelor progrese:

6

certificarea SMC, ca urmare a îndeplinirii cerinţelor standardelor de calitate din

familia ISO 9000. În acest sens, a fost constituit un sistem de management al calităţii

coerent şi stabil, deşi uneori complex şi rigid. Sistemul în cauză este menţinut şi

dezvoltat printr-o serie de documente ale calităţii: Manualul calităţii, proceduri de

sistem, proceduri operaţionale, Politica şi obiectivele calităţii, Angajamentul

Prefectului în domeniul calităţii;

existenţa unor strategii sectoriale la nivelul instituţiei;

creşterea numărului şi a calităţii procedurilor aferente activităţilor desfăşurate la

nivelul instituţiei;

proiectarea şi implementarea unui sistem adecvat de control managerial/intern, care să

asigure gestiunea corespunzătoare a activităţilor, în vederea atingerii obiectivelor

instituţiei;

implementarea unui număr de 21 de standarde de control intern/managerial.

Mediul extern

Cu privire la mediul extern, principalele oportunităţi identificate sunt:

eventualitatea de a aplica pentru obţinerea de fonduri structurale europene;

posibilitatea includerii Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj ca partener în diferite

proiecte;

disponibilitatea Unităţii Centrale pentru Reforma în Administraţia Publică de a

sprijini demersurile Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj în vederea îmbunătăţirii

calităţii, în special prin intermediul Compartimentului Simplificare Administrativă.

În acelaşi context, ameninţările constatate se referă la:

mediul extern politic în general fluctuant, ameninţare care, însă, s-a atenuat faţă de

nivelul anului 2008;

o posibilă lipsă de continuitate în stabilirea şi aplicarea politicilor la nivel macro;

îndrumarea metodologică necorespunzătoare din partea altor entităţi.

7

SCOP

Scopul prezentei strategii este de a asigura dezvoltarea şi modernizarea Instituţiei

Prefectului – Judeţul Gorj, în vederea realizării cu eficienţă şi eficacitate a sarcinilor ce derivă

din legislaţia în vigoare din domeniu.

VIZIUNE

Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj – model european de funcţionare a instituţiilor

publice.

MISIUNE

Prefectul judeţului Gorj este garantul respectării legii, a ordinii publice, precum şi al realizării

politicilor Guvernului la nivelul judeţului.

VALORI

Valorile pe care se întemeiază activitatea Prefectului şi a Instituţiei Prefectului – Judeţul

Gorj sunt:

legalitate;

imparţialitate;

obiectivitate;

transparenţă;

eficienţă;

responsabilitate;

orientare către cetăţean.

8

OBIECTIVE STRATEGICE

La nivelul Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj, sunt stabilite următoarele obiective strategice

(generale):

1. Asigurarea, la nivelul judeţului, a aplicării şi respectării Constituţiei, a legilor, a

ordonanţelor şi a hotărârilor Guvernului, a celorlalte acte normative, a ordinii

publice, precum şi a Programului de guvernare şi a celorlalte documente de politică

publică;

2. Menţinerea climatului de pace socială şi a unei comunicări permanente cu toate

nivelurile instituţionale şi sociale, acordând o atenţie constantă prevenirii tensiunilor

sociale;

3. Îmbunătăţirea imaginii instituţiei şi a relaţiilor sale cu mediul extern;

4. Asigurarea adjudecării, în cea mai mare proporţie posibilă, la nivel judeţean, a

beneficiilor, inclusiv de natură financiară, care decurg din calitatea de stat membru

al Uniunii Europene;

5. Asigurarea controlului de tutelă administrativă;

6. Îmbunătăţirea managementului situaţiilor de urgenţă;

7. Asigurarea monitorizării serviciilor publice deconcentrate;

8. Îmbunătăţirea calităţii serviciilor furnizate de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj;

9. Utilizarea în condiţii de economicitate, eficienţă şi eficacitate a tuturor resurselor

instituţiei;

10. Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemelor de management.

OBIECTIVE OPERAŢIONALE

La nivelul Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj, sunt stabilite următoarele obiective

operaţionale (specifice):

9

Pentru obiectivul strategic nr. 1 – “Asigurarea, la nivelul judeţului, a aplicării şi

respectării Constituţiei, a legilor, a ordonanţelor şi a hotărârilor Guvernului, a celorlalte

acte normative, a ordinii publice, precum şi a Programului de guvernare şi a celorlalte

documente de politică publică”:

1.1. Creşterea gradului de eficienţă a controalelor efectuate de structurile de specialitate ale

instituţiei şi a celor efectuate de comisiile mixte de control, constituite din reprezentanţi ai

serviciilor publice deconcentrate şi reprezentanţi ai Instituţiei Prefectului;

1.2. Îmbunătăţirea competenţelor şi a cunoştinţelor personalului implicat în efectuarea

controalelor în vederea asigurării, la nivelul judeţului, a aplicării şi respectării

Constituţiei, a legilor şi a celorlalte acte normative, precum şi a ordinii publice;

Pentru obiectivul strategic nr. 2 – “Menţinerea climatului de pace socială şi a unei

comunicări permanente cu toate nivelurile instituţionale şi sociale, acordând o atenţie

constantă prevenirii tensiunilor sociale”:

2.1. Asigurarea cooperării cu serviciile publice, organizaţiile sindicale şi patronale, pentru

menţinerea climatului de pace socială;

2.2. Îmbunătăţirea promovării politicilor guvernamentale în domeniu;

Pentru obiectivul strategic nr. 3 – “Îmbunătăţirea imaginii instituţiei şi a relaţiilor

sale cu mediul extern”:

3.1. . Îmbunătăţirea imaginii instituţiei;

3.2. Îmbunătăţirea relaţiilor instituţiei cu mediul extern;

Pentru obiectivul strategic nr. 4 – “Asigurarea adjudecării, în cea mai mare proporţie

posibilă, la nivel judeţean, a beneficiilor, inclusiv de natură financiară, care decurg din

calitatea de stat membru al Uniunii Europene”:

4.1. Creşterea gradului de cunoaştere de către autorităţile administraţiei publice locale,

structurilor subordonate acestora şi SPD-urilor şi de către cetăţenii din judeţul Gorj a

programelor cu finanţare externă iniţiate şi susţinute de Uniunea Europeană şi de alte

organisme internaţionale;

10

4.2. Creşterea gradului de absorbţie a fondurilor europene prin proiectele depuse de

autorităţile administraţiei publice locale, structurile subordonate acestora şi de unele SPD-uri;

4.3. Creşterea gradului de cunoaştere a politicilor Uniunii Europene cu impact asupra

autorităţilor publice locale;

4.4. Asigurarea liberei circulaţii a persoanelor şi serviciilor în cadrul Uniunii Europene;

4.5. Intensificarea relaţiilor internaţionale;

Pentru obiectivul strategic nr. 5 – “Asigurarea controlului de tutelă administrativă”:

5.1. Creşterea eficacităţii controlului de tutelă administrativă;

5.2. Creşterea gradului de cunoaştere a personalului în domeniul tutelei administrative şi, în

special, a controlului de tutelă administrativă asupra acelor asimilate;

Pentru obiectivul strategic nr. 6 – “Îmbunătăţirea managementului situaţiilor de

urgenţă”:

6.1. Îmbunătăţirea controlului situaţiilor de urgenţă prin creşterea eficacităţii activităţii de

gestionare a factorilor de risc;

6.2. Creşterea operativităţii în gestionarea situaţiilor de urgenţă apărute;

6.3. Îmbunătăţirea modului de prevenire a situaţiilor de urgenţă;

Pentru obiectivul strategic nr. 7 – “Asigurarea monitorizării serviciilor publice

deconcentrate”:

7.1. Monitorizarea prin bugete şi situaţii financiare a serviciilor publice deconcentrate;

7.2. Întărirea rolului Colegiului Prefectural şi a mecanismului de monitorizare a serviciilor

publice deconcentrate;

Pentru obiectivul strategic nr. 8 – “Îmbunătăţirea calităţii serviciilor furnizate de

Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj”:

8.1. Îmbunătăţirea activităţii de eliberare a permiselor de conducere, a certificatelor de

înmatriculare a autovehiculelor şi a plăcilor cu numere de înmatriculare;

11

8.2. Îmbunătăţirea activităţii de examinare a conducătorilor de vehicule în vederea obţinerii

permisului de conducere;

8.3. Creşterea calităţii serviciilor furnizate în domeniul eliberării şi evidenţei paşapoartelor

simple;

8.4. Creşterea calităţii activităţii de autorizare a colectării deşeurilor industriale reciclabile;

8.5. Asigurarea calităţii activităţii de apostilare a documentelor;

8.6. Asigurarea reconstituirii dreptului de proprietate;

Pentru obiectivul strategic nr. 9 – “Utilizarea în condiţii de economicitate, eficienţă şi

eficacitate a tuturor resurselor instituţiei”:

9.1. Gestionarea eficientă a resurselor financiare şi materiale;

9.2. Gestionarea eficientă a resurselor umane;

9.3. Gestionarea în condiţii de eficienţă şi eficacitate a activităţii din domeniul IT&C;

Pentru obiectivul strategic nr. 10 – “Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemelor de

management”:

10.1. Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial;

10.2. Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemului de management al calităţii;

10.3. Creşterea rolului activităţii de audit public intern în procesul de adăugare de valoare

activităţilor desfăşurate de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj, prin misiunile de

consiliere şi asigurare de audit;

10.4. Creşterea eficacităţii activităţii de control financiar preventiv intern, ca parte

componentă a sistemului de management;

10.5. Dezvoltarea activităţii de inspecţie internă, ca parte componentă a sistemului de

management.

ACTIVITĂŢI

12

La nivelul Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj, se desfăşoară următoarele activităţi

principale:

Pentru obiectivul operaţional nr. 1.1. – “Creşterea gradului de eficienţă a controalelor

efectuate de structurile de specialitate ale instituţiei şi a celor efectuate de comisiile mixte de

control, constituite din reprezentanţi ai serviciilor publice deconcentrate şi reprezentanţi ai

Instituţiei Prefectului”:

1.1.1. elaborarea studiilor şi a rapoartelor cu privire la aplicarea actelor normative în

vigoare;

1.1.2. elaborarea şi aprobarea propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate;

1.1.3. participarea la acţiuni de verificare a modului de aplicare şi respectare a actelor

normative la nivelul judeţului, în cadrul comisiilor mixte constituite prin ordin al

prefectului;

1.1.4. stabilirea priorităţilor de dezvoltare a judeţului, în concordanţă cu prevederile planului

de dezvoltare regională şi cu consultarea autorităţilor publice locale şi a

conducătorilor SPD;

1.1.5. elaborarea planului anual de acţiuni pentru realizarea în judeţ a obiectivelor cuprinse

în Programul de guvernare;

1.1.6. elaborarea raportului anual privind starea economico-socială a judeţului şi înaintarea

acestuia Guvernului, prin MAI;

1.1.7. monitorizarea aplicării în judeţ a programelor şi strategiilor guvernamentale sau

ministeriale;

Pentru obiectivul operaţional nr. 1.2. – “Îmbunătăţirea competenţelor şi a

cunoştinţelor personalului implicat în efectuarea controalelor în vederea asigurării, la nivelul

judeţului, a aplicării şi respectării Constituţiei, a legilor şi a celorlalte acte normative, precum

şi a ordinii publice”:

1.2.1. identificarea nevoilor de formare/perfecţionare la nivelul structurilor implicate în

realizarea obiectivului operaţional 1.1.;

1.2.2. participarea la programe de formare/perfecţionare;

13

1.2.3. evaluarea cunoştinţelor şi a competenţelor personalului dobândite în urma participării

la programele de mai sus, precum şi a modului de utilizare a acestora;

Pentru obiectivul operaţional nr. 2.1. – “Asigurarea cooperării cu serviciile publice,

organizaţiile sindicale şi patronale, pentru menţinerea climatului de pace socială”:

2.1.1. organizarea de evenimente comune (Instituţia Prefectului, SPD, organizaţii sindicale şi

patronale);

2.1.2. informarea constantă a SPD, organizaţii sindicale şi patronale, cu privire la politicile

guvernamentale în domeniu;

Pentru obiectivul operaţional nr. 2.2. – “Îmbunătăţirea promovării politicilor guvernamentale

în domeniu”:

2.2.1. elaborarea de propuneri de acţiuni menite să conducă la o mai bună promovare a

politicilor guvernamentale şi aprobarea acestora de către Prefect;

2.2.2. întocmirea, pe baza propunerilor agreate de Prefect, a unui plan de acţiune privind

promovarea politicilor şi aprobarea acestuia de Prefect;

2.2.3. actualizarea/ îmbunătăţirea planului, la propunerea justificată a oricărei structuri

funcţionale a instituţiei;

Pentru obiectivul operaţional nr. 3.1. – “Îmbunătăţirea imaginii instituţiei”:

3.1.1. realizarea de evaluări periodice cu privire la percepţia beneficiarilor asupra Instituţiei

Prefectului – Judeţul Gorj;

3.1.2. stabilirea de măsuri pentru îmbunătăţirea imaginii instituţiei şi aprobarea acestora de

Prefect;

3.1.3. stabilirea şi realizarea de acţiuni în scopul promovării competenţelor instituţiei în

rândul cetăţenilor;

Pentru obiectivul operaţional nr. 3.2. – “Îmbunătăţirea relaţiilor instituţiei cu mediul

extern”:

3.2.1. identificarea de potenţiali parteneri în scopul colaborării interne, internaţionale şi a

schimbului de bune practici;

14

3.2.2. monitorizarea înfrăţirilor, parteneriatelor şi cooperărilor realizate de autorităţile publice

locale în judeţul Gorj;

3.2.3. realizarea de acorduri de înfrăţire şi parteneriate prin acordarea de consultanţă;

3.2.4. soluţionarea petiţiilor cu profesionalism;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.1. – “Creşterea gradului de cunoaştere de către

autorităţile administraţiei publice locale, structurilor subordonate acestora şi SPD-urilor şi de

către cetăţenii din judeţul Gorj a programelor cu finanţare externă iniţiate şi susţinute de

Uniunea Europeană şi de alte organisme internaţionale”:

4.1.1. elaborarea şi monitorizarea Planului de acţiuni privind promovarea accesării fondurilor

europene la nivelul judeţului Gorj;

4.1.2. informarea autorităţilor administraţiei publice locale, structurilor subordonate acestora,

SPD-urilor şi cetăţenilor din judeţul Gorj cu privire la oportunităţile de finanţare;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.2. – “Creşterea gradului de absorbţie a fondurilor

europene prin proiectele depuse de autorităţile administraţiei publice locale, structurile

subordonate acestora şi de unele SPD-uri”:

4.2.1. îndrumarea şi sprijinirea autorităţilor publice locale, structurilor subordonate acestora şi

SPD-urilor din judeţul Gorj în vederea accesării fondurilor europene;

4.2.2. monitorizarea proiectelor aplicate de autorităţile administraţiei publice locale,

structurile subordonate acestora şi de unele SPD-uri;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.3. – “Creşterea gradului de cunoaştere a politicilor

Uniunii Europene cu impact asupra autorităţilor publice locale”:

4.3.1. elaborarea de documente, informări cu privire la dosarele europene;

4.3.2. organizarea şi desfăşurarea de întâlniri pentru informarea autorităţilor administraţiei

publice locale cu privire la necesitatea armonizării intereselor locale din perspectiva interesului

naţional;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.4. – “Asigurarea liberei circulaţii a persoanelor şi

serviciilor în cadrul Uniunii Europene”:

15

4.4.1. identificarea şi eliminarea obstacolelor în calea liberei circulaţii a serviciilor, a

persoanelor şi a mărfurilor identificate în actele normative adoptate de către autorităţile

publice locale din judeţul Gorj;

4.4.2. monitorizarea actelor normative adoptate de autorităţi locale în vederea asigurării

dreptului la libera circulaţie a persoanelor şi serviciilor;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.5. – “Intensificarea relaţiilor internaţionale”:

4.5.1. identificarea de potenţiali parteneri în vederea cooperării sau asocierii pentru

promovarea intereselor comune;

4.5.2. întocmirea, gestionarea şi monitorizarea activităţii de relaţii şi de colaborări

internaţionale a instituţiei prefectului;

4.5.3. monitorizarea înfrăţirilor, parteneriatelor şi cooperărilor realizate de autorităţile publice

locale în judeţul Gorj;

Pentru obiectivul operaţional nr. 5.1. – “Creşterea eficacităţii controlului de tutelă

administrativă”:

5.1.1. lărgirea sferei controlului de tutelă administrativă asupra actelor asimilate actelor

administrative (contractul administrativ);

5.1.2. intensificarea controlului de tutelă administrativă asupra actelor administrative

emise/adoptate de autorităţile administraţiei publice locale pentru aplicarea normelor juridice

cu privire la drepturile de personal;

5.1.3. examinarea legalităţii, în termenele prevăzute de lege, a actelor administrative

emise/adoptate de autorităţile publice locale;

5.1.4. elaborarea de propuneri privind sesizarea, după caz, a autorităţilor emitente în vederea

reexaminării actului considerat nelegal sau a instanţei de contencios administrativ;

5.1.5. întocmirea documentaţiei, formularea acţiunilor şi susţinerea lor în faţa instanţei de

contencios administrativ;

5.1.6. elaborarea de rapoarte şi informări către Prefect, cu privire la actele verificate;

16

Pentru obiectivul operaţional nr. 5.2. – “Creşterea gradului de cunoaştere a

personalului în domeniul tutelei administrative şi, în special, a controlului de tutelă

administrativă asupra acelor asimilate”:

5.2.1. instruirea personalului în domeniul tutelei administrative şi, în special, a controlului de

tutelă administrativă asupra acelor asimilate;

5.2.2. verificarea modului de aplicare a cunoştinţelor dobândite prin evaluarea anuală;

5.2.3. diseminarea informaţiilor şi a materialelor primite în cadrul instruirilor către întregul

personal al compartimentului;

Pentru obiectivul operaţional nr. 6.1. – “Îmbunătăţirea controlului situaţiilor de

urgenţă prin creşterea eficacităţii activităţii de gestionare a factorilor de risc”:

6.1.1. urmărirea îndeplinirii măsurilor dispuse de Prefect, în calitate de preşedinte al

comitetului judeţean pentru situaţii de urgenţă;

Pentru obiectivul operaţional nr. 6.2. – “Creşterea operativităţii în gestionarea

situaţiilor de urgenţă apărute”:

6.2.1. utilizarea cu eficacitate a fondurilor special alocate de la bugetul de stat şi a bazei

logistice de intervenţie în situaţii de criză;

6.2.2. întocmirea de rapoarte şi informări privind evoluţia şi desfăşurarea evenimentelor în

caz de dezastru, precum şi măsurile întreprinse de autorităţile publice locale în acest

domeniu;

6.2.3. informarea Prefectului cu privire la iminenţa producerii unor fenomene naturale

periculoase;

6.2.4. informarea Prefectului, în perioada producerii fenomenelor naturale periculoase, cu

privire la evaluarea preliminară a efectelor şi a pagubelor produse;

Pentru obiectivul operaţional nr. 6.3. – “Îmbunătăţirea modului de prevenire a

situaţiilor de urgenţă”:

6.3.1. efectuarea de verificări la nivelul judeţului cu privire la respectarea normelor juridice în

domeniul situaţiilor de urgenţă;

17

6.3.2. acordarea de consultanţă instituţiilor publice şi operatorilor economici pentru

elaborarea planurilor de prevenire a situaţiilor de urgenţă;

6.3.3. organizarea de evenimente comune cu toţi factorii implicaţi;

Pentru obiectivul operaţional nr. 7.1. – “Monitorizarea prin bugete şi situaţii

financiare a serviciilor publice deconcentrate”:

7.1.1. examinarea proiectelor bugetelor şi a situaţiilor financiare privind execuţia bugetară

întocmite de serviciile publice deconcentrate;

7.1.2. emiterea avizului prefectului;

Pentru obiectivul operaţional nr. 7.2. – “Întărirea rolului Colegiului Prefectural şi a

mecanismului de monitorizare a serviciilor publice deconcentrate”:

7.2.1. analizarea activităţilor desfăşurate de SPD;

7.2.2. elaborarea de propuneri pentru îmbunătăţirea activităţii SPD;

7.2.3. organizarea şi desfăşurarea şedinţelor Colegiului Prefectural;

7.2.4. urmărirea modului de îndeplinire a hotărârilor luate în cadrul Colegiului Prefectural;

7.2.5. formularea şi aprobarea măsurilor în cazul nerespectării hotărârilor luate în cadrul

Colegiului Prefectural;

7.2.6. efectuarea de verificări prin comisii mixte;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.1. – “Îmbunătăţirea activităţii de eliberare a

permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a plăcilor cu

numere de înmatriculare”:

8.1.1. planificarea şi eliberarea documentelor specifice şi a plăcilor cu numere de

înmatriculare;

8.1.2. identificarea şi implementarea de măsuri în vederea asigurării transparenţei sistemului

de eliberare a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a

plăcilor cu numere de înmatriculare;

18

8.1.3. identificarea şi implementarea metodelor de reducere a timpilor de aşteptare pentru

eliberarea permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a

plăcilor cu numere de înmatriculare;

8.1.4. identificarea şi gestionarea eficientă a riscurilor şi vulnerabilităţilor la corupţie aferente

activităţii de eliberare a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a

autovehiculelor şi a plăcilor cu numere de înmatriculare (identificarea şi implementarea

formelor şi instrumentelor suplimentare de reducere a riscurilor inerente);

8.1.5. soluţionarea în termen a contestaţiilor formulate de beneficiarii serviciilor prestate;

8.1.6. constituirea, actualizarea şi valorificarea Registrului judeţean de evidenţă a permiselor

de conducere şi certificatelor de înmatriculare;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.2. – “Îmbunătăţirea activităţii de examinare a

conducătorilor de vehicule în vederea obţinerii permisului de conducere”:

8.2.1. Planificarea şi examinarea teoretică şi practică a conducătorilor de vehicule;

8.2.2. Identificarea şi implementarea de măsuri în vederea asigurării transparenţei sistemului

informatic de examinare teoretică a candidaţilor;

8.2.3. Identificarea şi implementarea de măsuri în vederea reducerii timpilor de aşteptare

pentru examinarea teoretică şi practică a candidaţilor;

8.2.4. Soluţionarea în termen a contestaţiilor formulate cu privire la activitatea de examinare;

8.2.5. Identificarea şi gestionarea cu eficacitate a riscurilor şi vulnerabilităţilor la corupţie

aferente activităţii de examinare (identificarea şi implementarea formelor şi instrumentelor

suplimentare de reducere a riscurilor inerente);

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.3. – “Creşterea calităţii serviciilor furnizate în

domeniul eliberării şi evidenţei paşapoartelor simple”:

8.3.1. eliberarea paşapoartelor simple;

8.3.2. constituirea şi actualizarea Registrului judeţean de evidenţă a paşapoartelor;

8.3.3. verificarea respectării normelor juridice în domeniul eliberării paşapoartelor;

19

8.3.4. soluţionarea contestaţiilor;

8.3.5. identificarea şi gestionarea cu eficacitate a riscurilor şi vulnerabilităţilor la corupţie

aferente activităţii de eliberare a paşapoartelor simple (identificarea şi implementarea

formelor şi instrumentelor suplimentare de reducere a riscurilor inerente);

8.3.6. pregătirea continuă a personalului, prin studierea şi dezbaterea temelor planificate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.4. – “Creşterea calităţii activităţii de autorizare a

colectării deşeurilor industriale reciclabile”:

8.4.1. soluţionarea cererilor de autorizare a colectării deşeurilor industriale reciclabile;

8.4.2. identificarea şi aplicarea de metode de lucru îmbunătăţite cu privire la activitatea de

autorizare a colectării deşeurilor industriale reciclabile;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.5. – “Asigurarea calităţii activităţii de apostilare a

documentelor”:

8.5.1. realizarea activităţii de apostilare în termenele prestabilite;

8.5.2. publicarea pe site-ul instituţiei a manualului de proceduri, a documentelor de raportare

şi a categoriilor de documente apostilate;

8.5.3. actualizarea periodică a manualelor de proceduri specifice;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.6. – “Asigurarea reconstituirii dreptului de

proprietate”:

8.6.1. aplicarea legilor cu caracter reparatoriu;

8.6.2. analizarea şi soluţionarea tuturor dosarelor comunicate Comisiei Judeţene pentru

stabilirea dreptului de proprietate;

8.6.3. verificarea legalităţii dosarelor de despăgubiri propuse în baza Titlului VII din Legea

nr. 247/2005;

Pentru obiectivul operaţional nr. 9.1. – “Gestionarea eficientă a resurselor financiare

şi materiale”:

20

9.1.1. Planificarea resurselor financiare şi materiale (elaborarea bugetului de cheltuieli şi a

programului anual de achiziţii publice);

9.1.2. evidenţa contabilă ;

9.1.3. execuţia bugetului de cheltuieli al instituţiei (angajare, lichidare, ordonanţare şi plată);

9.1.4. întocmirea situaţiilor financiare trimestriale şi anuale;

9.1.5. stabilirea şi plata drepturilor salariale aferente personalului şi a impozitelor şi

contribuţiilor datorate;

9.1.6. efectuarea achiziţiilor publice de bunuri, lucrări şi servicii;

9.1.7. întocmirea şi depunerea declaraţiilor fiscale;

9.1.8. efectuarea de încasări şi plăţi ;

9.1.9. gestiunea patrimoniului;

Pentru obiectivul operaţional nr. 9.2. – “Gestionarea eficientă a resurselor umane”:

9.2.1. stabilirea drepturilor salariale;

9.2.2. gestiunea curentă;

9.2.3. evaluarea funcţionarilor publici;

9.2.4. dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;

9.2.5. identificarea nevoilor de formare/perfecţionare la nivelul tuturor structurilor instituţiei;

9.2.6.actualizarea fişelor posturilor şi a tuturor documentelor privind organizarea şi

funcţionarea instituţiei;

Pentru obiectivul operaţional nr. 9.3. – “Gestionarea în condiţii de eficienţă şi

eficacitate a activităţii din domeniul IT&C”:

9.3.1. primirea, decriptarea mesajelor electronice criptate adresate Instituţiei Prefectului şi

diseminarea lor în cel mai scurt timp autorităţilor şi instituţiilor publice centrale şi locale;

21

9.3.2. dezvoltarea şi modernizarea sistemului informatic al Instituţiei Prefectului, în

conformitate cu tehnologiile existente pe piaţă;

9.3.3. monitorizarea evenimentelor apărute în exploatarea sistemului;

9.3.4. asigurarea managementului inteligent al activităţilor şi schimbului informatizat de date

în relaţia cu reprezentanţii societăţii civile, asociaţii şi fundaţii şi dezvoltarea de parteneriate

şi acţiuni comune;

9.3.5. constituirea şi actualizarea fişelor de evidenţă a staţiilor de lucru aflate în exploatare;

Pentru obiectivul operaţional nr. 10.1. – “Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemului de

control intern/managerial”:

10.1.1. elaborarea şi actualizarea planului de dezvoltare a sistemelor de control

intern/managerial, în strictă concordanţă cu Programul de dezvoltare al MAI;

10.1.2. monitorizarea planului de dezvoltare;

10.1.3. îmbunătăţirea procesului de evaluare a sistemului de control intern/managerial;


management al calităţii”:

10.2.1. identificarea şi aplicarea unor măsuri de flexibilizare a sistemului de management al

calităţii;

10.2.2. analizarea şi actualizarea documentelor calităţii;

10.2.3. monitorizarea aplicării prevederilor documentelor calităţii;

10.2.4. evaluarea sistemului de management al calităţii;

10.2.5. auditarea SMC;

Pentru obiectivul operaţional nr. 10.3. – “Creşterea rolului activităţii de audit public

intern în procesul de adăugare de valoare activităţilor desfăşurate de Instituţia Prefectului –

Judeţul Gorj, prin misiunile de consiliere şi asigurare de audit”:

10.3.1. planificarea misiunilor de audit public intern;

22

10.3.2. pregătirea/programarea misiunilor de audit public intern;

10.3.3. intervenţia la faţa locului (testarea efectivă);

10.3.4. raportarea aspectelor constatate şi finalizarea misiunilor de audit;

10.3.5. urmărirea implementării recomandărilor;

Pentru obiectivul operaţional nr. 10.4. – “Creşterea eficacităţii activităţii de control

financiar preventiv intern, ca parte componentă a sistemului de management”:

10.4.1. organizarea c.f.p.p.;

10.4.2. exercitarea activităţii de c.f.p.p.;

10.4.3. raportarea activităţii de c.f.p.p.;

Pentru obiectivul operaţional nr. 10.5. – “Dezvoltarea activităţii de inspecţie internă,

ca parte componentă a sistemului de management”:

10.5.1. programarea activităţilor de inspecţie internă;

10.5.2. efectuarea activităţii de inspecţie internă;

10.5.3. raportarea.

INDICATORI

La nivelul Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj, sunt utilizaţi următorii indicatori:

Pentru obiectivul operaţional nr. 1.1. – “Creşterea gradului de eficienţă a controalelor

efectuate de structurile de specialitate ale instituţiei şi a celor efectuate de comisiile mixte de

control, constituite din reprezentanţi ai serviciilor publice deconcentrate şi reprezentanţi ai

Instituţiei Prefectului”:

Indicatori cantitativi:

o numărul studiilor şi rapoartelor elaborate;

o numărul propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate;

23

o numărul acţiunilor de verificare;

o numărul acţiunilor programate pentru implementarea obiectivelor Programului

de guvernare;

Indicatori calitativi:

o numărul propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate

implementate/numărul total al propunerilor formulate;

o numărul acţiunilor implementate / numărul acţiunilor programate pentru

implementarea obiectivelor Programului de guvernare;

o numărul propunerilor formulate/numărul acţiunilor de verificare efectuate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 1.2. – “Îmbunătăţirea competenţelor şi a cunoştinţelor

personalului implicat în efectuarea controalelor în vederea asigurării, la nivelul judeţului, a

aplicării şi respectării Constituţiei, a legilor şi a celorlalte acte normative, precum şi a ordinii

publice”:


o numărul personalului participant la forme de formare/perfecţionare

profesională;


o personalul participant/personalul căruia i s-au stabilit necesităţi de formare

prin rapoartele de evaluare;

Pentru obiectivul operaţional nr. 2.1. – “Asigurarea cooperării cu serviciile publice,

organizaţiile sindicale şi patronale, pentru menţinerea climatului de pace socială”:


o numărul de evenimente comune organizate;

o numărul de informări;


24

o numărul propunerilor formulate de parteneri şi valorificate de Instituţia

Prefectului/numărul total al propunerilor formulate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 2.2. – “Îmbunătăţirea promovării politicilor

guvernamentale în domeniu”:


o numărul propunerilor elaborate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 3.1. – “Îmbunătăţirea imaginii instituţiei”:


o numărul evaluărilor efectuate;

o numărul acţiunilor şi măsurilor stabilite;


o numărul propunerilor de îmbunătăţire a imaginii implementate/numărul total

al propunerilor;

o numărul acţiunilor şi măsurilor implementate/numărul total al acţiunilor şi

măsurilor programate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 3.2. – “Îmbunătăţirea relaţiilor instituţiei cu mediul

extern”:


o numărul petiţiilor înregistrate;

o numărul potenţialilor parteneri identificaţi în scopul colaborării;

o numărul rapoartelor de monitorizare a înfrăţirilor, parteneriatelor şi

cooperărilor realizate de autorităţile publice locale;

o numărul acordurilor de înfrăţire şi al parteneriatelor;


25

o numărul petiţiilor soluţionate în termen/Numărul petiţiilor înregistrate;;

o numărul petiţiilor redirecţionate către alte entităţi/Numărul petiţiilor

soluţionate;;

o numărul reclamaţiilor cu privire la activitatea de soluţionare a petiţiilor/Număr

total de petiţionari;;

o numărul propunerilor formulate prefectului urmare a soluţionării

petiţiilor/Număr total de petiţii;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.1. – “Creşterea gradului de cunoaştere de către

autorităţile administraţiei publice locale, structurilor subordonate acestora şi SPD-urilor şi de

către cetăţenii din judeţul Gorj a programelor cu finanţare externă iniţiate şi susţinute de

Uniunea Europeană şi de alte organisme internaţionale”:


o 1 plan elaborat;

o numărul rapoartelor de monitorizare;

o numărul acţiunilor de informare organizate;


o numărul acţiunilor programate şi implementate/numărul total al acţiunilor

programate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.2. – “Creşterea gradului de absorbţie a fondurilor

europene prin proiectele depuse de autorităţile administraţiei publice locale, structurile

subordonate acestora şi de unele SPD-uri”:


o numărul acţiunilor de îndrumare acordată autorităţilor publice locale,

structurilor subordonate acestora şi SPD-urilor din judeţul Gorj în vederea

accesării fondurilor europene;

26

o numărul acţiunilor întreprinse în vederea sprijinirii solicitanţilor pentru

depăşirea obstacolelor;

o numărul de proiecte aplicate care sunt monitorizate;

o număr de rapoarte de monitorizare;


o gradul de absorbţie a fondurilor la nivelul judeţului/gradul de absorbţie a

fondurilor la nivelul regiunii;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.3. – “Creşterea gradului de cunoaştere a politicilor

Uniunii Europene cu impact asupra autorităţilor publice locale”:


o număr de documente, informări cu privire la dosarele europene;

o numărul întâlnirilor organizate pentru informarea autorităţilor administraţiei

publice locale cu privire la necesitatea armonizării intereselor locale din

perspectiva interesului naţional;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.4. – “Asigurarea liberei circulaţii a persoanelor şi

serviciilor în cadrul Uniunii Europene”:


o număr obstacole identificate;

o număr rapoarte de monitorizare;


o număr acte normative din care au fost eliminate obstacolele identificate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 4.5. – “Intensificarea relaţiilor internaţionale”:


o număr de potenţiali parteneri identificaţi;

27

o număr de rapoarte privind desfăşurarea de activităţi de relaţii internaţionale;

o număr de rapoarte de monitorizare;


o număr de acorduri de cooperare sau asociere încheiate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 5.1. – “Creşterea eficacităţii controlului de tutelă

administrativă”:


o numărul “Notelor de constatare” încheiate / Numărul total al unităţilor

administrativ teritoriale din judeţ;

o numărul acţiunilor formulate în instanţele de judecată;

o numărul întâmpinărilor formulate şi depuse la instanţele de judecată;

o numărul total al cazurilor aflate pe rolul instanţelor de judecată;

o numărul recomandărilor formulate structurilor organizatorice ale instituţiei în

vederea aplicării actelor normative;


o numărul propunerilor de modificare (revocare) a actelor adoptate sau emise

autorităţile publice locale şi judeţene, înscrise în “Notele de constatare” /

Numărul total de “Note de constatare”;

o numărul propunerilor de modificare (revocare) a actelor adoptate sau emise de

autorităţile publice locale şi judeţene, formulate de responsabilul activităţii de

control legalitate acte / Numărul total de acte adoptate sau emise de autorităţile

publice locale şi judeţene;

o numărul de hotărâri judecătoreşti definitive prin care s-au anulat acte

administrative / Numărul de acţiuni în contencios administrative;

28

o numărul sentinţelor civile pronunţate în favoarea instituţiei /Numărul total al

acţiunilor formulate în instanţele de judecată;

Pentru obiectivul operaţional nr. 5.2. – “Creşterea gradului de cunoaştere a personalului

în domeniul tutelei administrative şi, în special, a controlului de tutelă administrativă asupra

acelor asimilate”:


o numărul instruirilor la care a participat personalul;

o numărul materialelor diseminate;


o numărul cursurilor absolvite/numărul total de cursuri la care a participat

personalul;

Pentru obiectivul operaţional nr. 6.1. – “Îmbunătăţirea controlului situaţiilor de urgenţă

prin creşterea eficacităţii activităţii de gestionare a factorilor de risc”:


o numărul acţiunilor de verificare efectuate;

o număr comisii mixte de verificare;


o numărul măsurilor implementate/numărul măsurilor dispuse;

Pentru obiectivul operaţional nr. 6.2. – “Creşterea operativităţii în gestionarea situaţiilor

de urgenţă apărute”:


o număr de şedinţe ale C.J.S.U. Gorj;

o număr de hotărâri adoptate;

o număr ordine emise de prefect;

29

o număr proiecte de hotărâre de guvern iniţiate;

o număr planuri de măsuri adoptate;


o numărul zilelor de intervenţie/numărul mediu de zile pentru gestionarea unei

situaţii de urgenţă;

Pentru obiectivul operaţional nr. 6.3. – “Îmbunătăţirea modului de prevenire a situaţiilor

de urgenţă”:


o numărul total al acţiunilor de verificare/Numărul unităţilor administrativ

teritoriale;

o număr de avertizări meteorologice şi hidrologice monitorizate;


o numărul recomandărilor formulate/Numărul total al acţiunilor de verificare;

o numărul recomandărilor implementate/Numărul recomandărilor formulate;

o numărul planurilor pentru prevenirea situaţiilor de urgenţă elaborate /numărul

unităţilor administrativ teritoriale;

Pentru obiectivul operaţional nr. 7.1. – “Monitorizarea prin bugete şi situaţii financiare a

serviciilor publice deconcentrate”:


o numărul de avize consultative emise / Numărul serviciilor publice

deconcentrate;


o numărul recomandărilor formulate prin avizele consultative/Numărul avizelor

consultative emise;

30

o recomandări implementate/Recomandări formulate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 7.2. – “Întărirea rolului Colegiului Prefectural şi a

mecanismului de monitorizare a serviciilor publice deconcentrate”:


o numărul de informări (rapoarte) cu privirea la activitatea serviciilor publice

deconcentrate / numărul total al serviciilor publice deconcentrate;

o numărul recomandărilor formulate serviciilor publice deconcentrate;

o număr de şedinţe (ordinare/extraordinare) ale Colegiului Prefectural;

o număr hotărâri adoptate;

o număr de materiale prezentate de serviciile publice deconcentrate în cadrul

şedinţelor de Colegiu Prefectural;

o număr de comisii mixte de verificare cu participarea serviciilor publice

deconcentrate;

o număr de Ordine ale prefectului cu caracter normativ adoptate;

o număr de şedinţe ale diferitelor comisii constituite la nivelul judeţului la care

participă şi serviciile deconcentrate (Comisia de Dialog Social, Comitetul

Consultativ de Dialog Civic pentru Problemele Persoanelor Vârstnice,

Consiliul Consultativ pentru Protecţia Consumatorilor etc.);


o recomandările implementate de serviciile publice deconcentrate / totalul

recomandărilor formulate de Instituţia Prefectului serviciilor publice

deconcentrate pentru îmbunătăţirea activităţii acestora;

o numărul măsurilor implementate/numărul măsurilor adoptate în Colegiul

Prefectural;

31

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.1. – “Îmbunătăţirea activităţii de eliberare a permiselor

de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a plăcilor cu numere de

înmatriculare”:


o numărul documentelor specifice şi a plăcilor cu numere de înmatriculare

eliberate;

o numărul documentelor de planificare;

o numărul operaţiilor efectuate în Registrul judeţean;

o numărul adeverinţelor/dovezilor de furnizare date;


o număr rebuturi certificate de înmatriculare/numărul dovezilor eliberate;

o număr reclamaţii formulate de beneficiarii serviciului/numărul total de

solicitanţi;

o numărul rebuturilor rezultate urmare a implementării eronate a

datelor/numărul total al permiselor de conducere eliberate;

o numărul erorilor cu privire la introducerea şi procesarea datelor în sistem

informatic;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.2. – “Îmbunătăţirea activităţii de examinare a

conducătorilor de vehicule în vederea obţinerii permisului de conducere”:


o număr persoane examinate proba teoretică;

o numărul documentelor de planificare;

o număr persoane examinate proba practică;


32

o numărul reclamaţiilor formulate de candidaţi/Numărul total al persoanelor

examinate la proba teoretică;

o numărul persoane declarate admis la proba practică/Numărul total al

persoanelor examinate la proba practică;

o numărul persoanelor examinate la proba practică/numărul total al persoanelor

planificate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.3. – “Creşterea calităţii serviciilor furnizate în

domeniul eliberării şi evidenţei paşapoartelor simple”:


o numărul cererilor primate pentru paşapoarte simple temporare şi electronice;

o număr paşapoarte temporare confecţionate;

o număr adeverinţe eliberate;

o număr contravenţii la regimul paşapoartelor;

o număr suspendări privind exercitarea dreptului la liberă circulaţie;

o număr restrângeri privind exercitarea dreptului la libera circulaţie;

o număr paşapoarte eliberate;


o numărul cererilor rezolvate în termen /total cereri înregistrate;

o numărul cererilor respinse din cauze imputabile/ numărul total al solicitărilor;

o numărul proceselor verbale de constatare a contravenţiilor anulate in

instanţă/numărul total al proceselor verbale de constatare a contravenţiilor

încheiate;

o numărul reclamaţiilor/numărul total al beneficiarilor serviciilor prestate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.4. – “Creşterea calităţii activităţii de autorizare a

colectării deşeurilor industriale reciclabile”:

33


o număr autorizaţii emise;

o număr rapoarte şi informări întocmite;


o numărul solicitărilor rezolvate in termen /numărul total al autorizaţiilor emise;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.5. – “Asigurarea calităţii activităţii de apostilare a

documentelor”:


o număr de acte apostilate;


o numărul reclamaţiilor cu privire la activitatea de apostilare/număr solicitanţi;

o numărul actelor apostilate în termen/număr solicitări;

Pentru obiectivul operaţional nr. 8.6. – “Asigurarea reconstituirii dreptului de

proprietate”:


o numărul petiţiilor cu privire la restituirea proprietăţilor;

o numărul referatelor de validare/invalidare transmise Comisiei judeţene de

restituire a proprietăţii;


o numărul Notelor de constatare încheiate / numărul total al unităţilor

administrativ teritoriale;

o numărul Proceselor verbale de constatare a contravenţiilor / numărul total al

Notelor de constatare încheiate în care s-a consemnat nerespectarea normelor

legale în domeniu;

34

o numărul proceselor verbale de constatare a contravenţiilor anulate în instanţă /

numărul total al proceselor de constatare a contravenţiilor încheiate;

o numărul propunerilor de validare/numărul hotărârilor Comisiei judeţene;

Pentru obiectivul operaţional nr. 9.1. – “Gestionarea eficientă a resurselor financiare şi

materiale”:


o numărul total al angajamentelor legale încheiate;

o numărul total al rapoartelor încheiate şi transmise la instituţiile cu atribuţii de

monitorizare în domeniu;

o numărul operaţiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitatea

instituţiei;

o numărul documentelor specifice elaborate;


o numărul abaterilor constatate de organismele abilitate la procedurile de

achiziţii;

o numărul abaterilor constatate de organismele abilitate la procedurile contabile

şi financiare;

o numărul contestaţiilor formulate de personal, cu privire la modul de stabilire şi

plată a drepturilor salariale;

o gradul de realizare a programului anual de achiziţii publice;

o gradul de realizare a resurselor materiale şi financiare necesare îndeplinirii

atribuţiilor Prefectului, stabilite prin documentele programatice;

Pentru obiectivul operaţional nr. 9.2. – “Gestionarea eficientă a resurselor umane”:


35

o numărul actelor administrative emise, referitoare la: stabilirea drepturilor

salariale, numiri, detaşări, transferuri, mutări, suspendări, încetări ale

rapoartelor de serviciu;

o numărul de operaţiuni cu privire la dosarele personale ale funcţionarilor

publici şi personalului contractual;

o numărul de acţiuni de informare şi îndrumare a personalului în procesul de

întocmire şi actualizare a fişelor de post şi rapoartelor de evaluare;


o numărul abaterilor constatate de organismele abilitate;

o numărul contestaţiilor/Număr acte administrative emise, care privesc

managementul resurselor umane;

o numărul sentinţelor civile pronunţate în defavoarea instituţiei, care au ca

obiect litigii în domeniul funcţiei publice/Număr acte administrative emise,

care privesc managementul resurselor umane;

Pentru obiectivul operaţional nr. 9.3. – “Gestionarea în condiţii de eficienţă şi eficacitate a

activităţii din domeniul IT&C”:


o numărul intervenţiilor (hard şi software) la staţiile de lucru;

o numărul aplicaţiilor informatice create de către administratorul sistemului I.T.;

o numărul rapoartelor întocmite cu privire la funcţionalitatea sistemului I.T.;


o numărul incidentelor la aplicaţiile sistemului/număr total de aplicaţii;

o numărul propunerilor formulate Prefectului prin rapoarte/număr total rapoarte;


control intern/managerial”:

36


o planul de dezvoltare a sistemului actualizat;

o numărul acţiunilor programate prin intermediul planului;

o numărul documentelor de monitorizare întocmite;

o numărul chestionarelor de evaluare elaborate;


o numărul corecţiilor stabilite de auditul intern;


management al calităţii”:


o numărul măsurilor de flexibilizare a sistemului;

o numărul procedurilor de sistem şi operaţionale;

o numărul rapoartelor de monitorizare;

o numărul rapoartelor de evaluare;

o numărul acţiunilor de auditare;


o numărul neconformităţilor identificate;

o număr neconformităţi identificate/numărul auditurilor efectuate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 10.3. – “Creşterea rolului activităţii de audit public

intern în procesul de adăugare de valoare activităţilor desfăşurate de Instituţia Prefectului –

Judeţul Gorj, prin misiunile de consiliere şi asigurare de audit”:


o numărul rapoartelor de audit întocmite/total fond de timp;

37

o numărul rapoartelor şi informărilor periodice întocmite adresate conducerii;


o numărul misiunilor efectuate/ numărul acţiunilor planificate;

o numărul recomandărilor formulate/numărul misiunilor planificate;

o numărul recomandărilor formulate avizate de conducătorul instituţiei/numărul

total al recomandărilor formulate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 10.4. – “Creşterea eficacităţii activităţii de control

financiar preventiv intern, ca parte componentă a sistemului de management”:


o numărul operaţiunilor supuse vizei de control financiar preventiv propriu;

o numărul rapoartelor întocmite;


o numărul propunerilor de refuz de viză luate in considerare de ordonatorul de

credite/număr total de propuneri cu refuz de viză;

o operaţiuni supuse vizei de C.F.P.P. rezolvate in termen legal/număr total de

operaţiuni supuse vizei de C.F.P.P.;

o numărul de abateri constatate la activitatea de control financiar preventiv

propriu/număr de operaţiuni;

o numărul abaterilor constatate la activitatea de control financiar preventiv

propriu constatate de organismele abilitate;

Pentru obiectivul operaţional nr. 10.5. – “Dezvoltarea activităţii de inspecţie internă, ca

parte componentă a sistemului de management”:


o numărul activităţilor efectuate;

38


o numărul acţiunilor de inspecţie internă/număr de activităţi planificate;

o număr propuneri de intrare în legalitate/număr acte de constatare întocmite;

o număr propuneri implementate/număr propuneri formulate.

IMPLEMENTARE

Prezenta strategie este obligatorie pentru întreg personalul, de la data adoptării sale

prin ordin al prefectului, şi va fi implementată conform Planului din anexă.

Potrivit Planului, se vor deriva obiectivele individuale ale personalului instituţiei, care

vor sta la baza evaluărilor anuale, precum şi a întocmirii inventarului nevoilor de

formare/perfecţionare profesională la atât nivel individual, cât şi la nivelul instituţiei.

MONITORIZARE ŞI EVALUARE

Monitorizarea va fi un proces permanent şi constituie baza procesului de evaluare,

oferind, totodată, cadrul necesar ajustării atât a strategiei în sine, cât şi a implementării sale.

Monitorizarea va fi efectuată managerul public al instituţiei, pe baza rapoartelor

trimestriale elaborate şi transmise acestuia de conducătorii, respectiv coordonatorii

structurilor funcţionale implicate în procesul de implementare.

Procesul de monitorizare se va desfăşura cu respectarea procedurii operaţionale

“Monitorizarea performanţelor”, cod: PO-51.

Evaluarea va fi realizată pe baza rapoartelor de monitorizare, dar şi a altor instrumente

(precum chestionare, interviuri, rapoarte de audit intern şi extern etc.). În urma fiecărei

evaluări se va elabora un raport, care va fi prezentat conducerii instituţiei, în vederea

identificării şi implementării corecţiilor şi acţiunilor corective necesare.

Anexa nr. 2 – PLAN STRATEGIC

Nr. crt

Obiective strategice

Obiective operaţionale

Activităţi Indicatori Termen Responsabil

1. Asigurarea, la nivelul judeţului, a aplicării şi respectării Constituţiei, a legilor, a ordonanţelor şi a hotărârilor Guvernului, a celorlalte acte normative, a ordinii publice, precum şi a Programului de guvernare şi a celorlalte documente de politică publică

1.1. Creşterea gradului de eficienţă a controalelor efectuate de structurile de specialitate ale instituţiei şi a celor efectuate de comisiile mixte de control, constituite din reprezentanţi ai serviciilor publice deconcentrate şi reprezentanţi ai Instituţiei Prefectului

1.1.1. elaborarea studiilor şi a rapoartelor cu privire la aplicarea actelor normative în vigoare

1.1.2. elaborarea şi aprobarea propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate

1.1.3. participarea la acţiuni de verificare a modului de aplicare şi respectare a actelor normative la nivelul judeţului, în cadrul comisiilor mixte constituite prin ordin al prefectului

1.1.4. stabilirea priorităţilor de dezvoltare a judeţului, în concordanţă cu prevederile planului de dezvoltare regională şi cu consultarea autorităţilor publice locale şi a conducătorilor SPD

1.1.5. elaborarea planului anual de acţiuni pentru realizarea în judeţ a obiectivelor cuprinse în Programul de guvernare

1.1.6. elaborarea raportului anual privind starea economico-socială a judeţului şi înaintarea acestuia Guvernului, prin MAI

1.1.7. monitorizarea aplicării în judeţ a programelor şi strategiilor guvernamentale sau ministeriale


- numărul studiilor şi rapoartelor

- numărul propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate

- numărul acţiunilor de verificare

- numărul acţiunilor programate pentru implementarea obiectivelor Programului de guvernare


- numărul propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate implementate/numărul total al propunerilor formulate

- numărul acţiunilor implementate / numărul acţiunilor programate pentru implementarea obiectivelor Programului de guvernare

- numărul propunerilor formulate/numărul acţiunilor de verificare efectuate

1.1.1.permanent

1.1.2.permanent

1.1.3.permanent

1.1.4.anual

1.1.5.anual

1.1.6.anual

1.1.7.permanent

Corpul de Control al Prefectului

Serviciul Afaceri Europene, Cooperare Internaţională, Dezvoltare Economică, Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate, Financiar Contabil şi Achiziţii Publice

Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios Administrativ, Relaţiile cu Autorităţile Locale şi Procesul Electoral

1.2. Îmbunătăţirea competenţelor şi a cunoştinţelor personalului implicat în efectuarea

1.2.1. identificarea nevoilor de formare/perfecţionare la nivelul structurilor implicate în realizarea obiectivului operaţional 1.1.


- numărul personalului participant la forme de formare/perfecţionare

1.2.1.permanent

1.2.2.permanent

Personalul de conducere şi cel de execuţie al structurilor

controalelor în vederea asigurării, la nivelul judeţului, a aplicării şi respectării Constituţiei, a legilor şi a celorlalte acte normative, precum şi a ordinii publice

1.2.2. participarea la programe de formare/perfecţionare

1.2.3. evaluarea cunoştinţelor şi a competenţelor personalului dobândite în urma participării la programele de mai sus, precum şi a modului de utilizare a acestora

profesională


- personalul participant/personalul căruia i s-au stabilit necesităţi de formare prin rapoartele de evaluare

1.2.3.anual

implicate

Compartimentul Resurse Umane

2. Menţinerea climatului de pace socială şi a unei comunicări permanente cu toate nivelurile instituţionale şi sociale, acordând o atenţie constantă prevenirii tensiunilor sociale

2.1. Asigurarea cooperării cu serviciile publice, organizaţiile sindicale şi patronale, pentru menţinerea climatului de pace socială

2.1.1. organizarea de evenimente comune (Instituţia Prefectului, SPD, organizaţii sindicale şi patronale)

2.1.2. informarea constantă a SPD, organizaţii sindicale şi patronale, cu privire la politicile guvernamentale în domeniu


- numărul de evenimente comune organizate

- numărul de informări


- numărul propunerilor formulate de parteneri şi valorificate de Instituţia Prefectului/numărul total al propunerilor formulate

2.1.1. permanent

2.1.2. permanent

Compartimentul Dezvoltare Economică şi Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

2.2. Îmbunătăţirea promovării politicilor guvernamentale în domeniu

2.2.1. elaborarea de propuneri de acţiuni menite să conducă la o mai bună promovare a politicilor guvernamentale şi aprobarea acestora de către Prefect

2.2.2. întocmirea, pe baza propunerilor agreate de Prefect, a unui plan de acţiune privind promovarea politicilor şi aprobarea acestuia de Prefect

2.2.3. actualizarea/ îmbunătăţirea planului, la propunerea justificată a oricărei structuri funcţionale a instituţiei


- numărul propunerilor elaborate

2.2.1. permanent

2.2.2. anual

2.2.3. permanent

Compartimentul Dezvoltare Economică şi Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

Cancelaria Prefectului

3. Îmbunătăţirea imaginii instituţiei şi a relaţiilor sale cu mediul extern

3.1. Îmbunătăţirea imaginii instituţiei

3.1.1. realizarea de evaluări periodice cu privire la percepţia beneficiarilor asupra Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj

3.1.2. stabilirea de măsuri pentru îmbunătăţirea imaginii instituţiei şi aprobarea acestora de Prefect

3.1.3. stabilirea şi realizarea de acţiuni în scopul promovării competenţelor instituţiei în rândul cetăţenilor


- numărul evaluărilor efectuate

- numărul acţiunilor şi măsurilor stabilite


- numărul propunerilor de îmbunătăţire a imaginii implementate/numărul total al propunerilor

- numărul acţiunilor şi măsurilor implementate/numărul total al acţiunilor şi măsurilor programate

3.1.1. permanent

3.1.2. permanent

3.1.3. permanent

Cancelaria Prefectului

Compartimentul Informare, Relaţii Publice, Secretariat şi Administrativ

3.2. Îmbunătăţirea relaţiilor instituţiei cu mediul extern

3.2.1. identificarea de potenţiali parteneri în scopul colaborării interne, internaţionale şi a schimbului de bune practici

3.2.2.monitorizarea înfrăţirilor, parteneriatelor şi cooperărilor realizate de autorităţile publice locale în judeţul Gorj

3.2.3.realizarea de acorduri de înfrăţire şi parteneriate prin acordarea de consultanţă

3.2.4. soluţionarea petiţiilor cu profesionalism


‐ Numărul petiţiilor înregistrate

‐ Numărul potenţialilor parteneri identificaţi în scopul colaborării

‐ Numărul rapoartelor de monitorizare a înfrăţirilor, parteneriatelor şi cooperărilor realizate de autorităţile publice locale

‐ Numărul acordurilor de înfrăţire şi al parteneriatelor


‐ Numărul petiţiilor soluţionate în termen/Numărul petiţiilor înregistrate;

‐ Numărul petiţiilor redirecţionate către alte entităţi/Numărul petiţiilor soluţionate;

‐ Numărul reclamaţiilor cu privire la activitatea de soluţionare a petiţiilor/Număr total de petiţionari;

‐ Numărul propunerilor formulate prefectului urmare a soluţionării

3.2.1. permanent

3.2.2. permanent

3.2.3. permanent

3.2.4. permanent

3.2.1. Toate structurile funcţionale ale instituţiei

3.2.2. Compartimentul Afaceri Europene şi Cooperare Internaţională, Compartimentul Dezvoltare Economică şi Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

3.2.3. Compartimentul Afaceri Europene şi Cooperare Internaţională, Compartimentul Dezvoltare Economică şi Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

3.2.4. toate

petiţiilor/Număr total de petiţii. structurile implicate

4. Asigurarea adjudecării, în cea mai mare proporţie posibilă, la nivel judeţean, a beneficiilor, inclusiv de natură financiară, care decurg din calitatea de stat membru al Uniunii Europene

4.1. Creşterea gradului de cunoaştere de către autorităţile administraţiei publice locale, structurilor subordonate acestora şi SPD-urilor şi de către cetăţenii din judeţul Gorj a programelor cu finanţare externă iniţiate şi susţinute de Uniunea Europeană şi de alte organisme internaţionale;

4.1.1. Elaborarea şi monitorizarea Planului de acţiuni privind promovarea accesării fondurilor europene la nivelul judeţului Gorj

4.1.2. Informarea autorităţilor administraţiei publice locale, structurilor subordonate acestora, SPD-urilor şi cetăţenilor din judeţul Gorj cu privire la oportunităţile de finanţare


- 1 plan elaborat

- numărul rapoartelor de monitorizare

- numărul acţiunilor de informare organizate


- numărul acţiunilor programate şi implementate/numărul total al acţiunilor programate

4.1.1. Ianuarie

4.1.2. Trimestrial

4. Compartimentul Afaceri Europene şi Cooperare Internaţională

4.2. Creşterea gradului de absorbţie a fondurilor europene prin proiectele depuse de autorităţile administraţiei publice locale, structurile subordonate acestora şi de unele SPD-uri

4.2.1. Îndrumarea şi sprijinirea autorităţilor publice locale, structurilor subordonate acestora şi SPD-urilor din judeţul Gorj în vederea accesării fondurilor europene

4.2.2. Monitorizarea proiectelor aplicate de autorităţile administraţiei publice locale, structurile subordonate acestora şi de unele SPD-uri


- numărul acţiunilor de îndrumare acordată autorităţilor publice locale, structurilor subordonate acestora şi SPD-urilor din judeţul Gorj în vederea accesării fondurilor europene;

- numărul acţiunilor întreprinse în vederea sprijinirii solicitanţilor pentru depăşirea obstacolelor;

- numărul de proiecte aplicate care sunt monitorizate

- număr de rapoarte de monitorizare


- gradul de absorbţie a fondurilor la nivelul judeţului/gradul de absorbţie a fondurilor la nivelul regiunii

4.2.1. Semestrial

4.2.2. Lunar

4.3. Creşterea gradului de cunoaştere a politicilor Uniunii Europene cu impact asupra autorităţilor publice locale

4.3.1. elaborarea de documente, informări cu privire la dosarele europene

4.3.2. organizarea şi desfăşurarea de întâlniri pentru informarea autorităţilor administraţiei publice locale cu privire la necesitatea armonizării intereselor locale din perspectiva interesului naţional


- număr de documente, informări cu privire la dosarele europene

- numărul întâlnirilor organizate pentru informarea autorităţilor administraţiei publice locale cu privire la necesitatea armonizării intereselor locale din perspectiva interesului naţional

4.3.1. Trimestrial

4.3.2. Trimestrial

4.4. Asigurarea liberei circulaţii a persoanelor şi serviciilor în cadrul Uniunii Europene

4.4.1. identificarea şi eliminarea obstacolelor în calea liberei circulaţii a serviciilor, a persoanelor şi a mărfurilor identificate în actele normative adoptate de către autorităţile publice locale din judeţul Gorj

4.4.2. Monitorizarea actelor normative adoptate de autorităţi locale în vederea asigurării dreptului la libera circulaţie a persoanelor şi serviciilor


- număr obstacole identificate;

- număr rapoarte de monitorizare


- număr acte normative din care au fost eliminate obstacolele identificate

4.4.1. Permanent

4.4.2. Trimestrial

4.5. Intensificarea relaţiilor internaţionale

4.5.1. Identificarea de potenţiali parteneri în vederea cooperării sau asocierii pentru promovarea intereselor comune

4.5.2. întocmirea, gestionarea şi monitorizarea activităţii de relaţii şi de colaborări internaţionale a instituţiei prefectului

4.5.3. Monitorizarea înfrăţirilor, parteneriatelor şi cooperărilor realizate de autorităţile publice locale în judeţul Gorj


- Număr de potenţiali parteneri identificaţi

- Număr de rapoarte privind desfăşurarea de activităţi de relaţii internaţionale

- Număr de rapoarte de monitorizare


- Număr de acorduri de cooperare sau asociere încheiate

4.5.1. Permanent

4.5.2. Când este cazul

4.5.3. Semestrial

5. Asigurarea controlului de tutelă administrativă

5.1. Creşterea eficacităţii controlului de tutelă administrativă

5.1.1. Lărgirea sferei controlului de tutelă administrativă asupra actelor asimilate actelor administrative (contractul administrativ)

5.1.2. Intensificarea controlului de


- Numărul “Notelor de constatare” încheiate / Numărul total al unităţilor administrativ teritoriale din judeţ;

5.1.1. permanent

Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios Administrativ, Relaţiile cu

tutelă administrativă asupra actelor administrative emise/adoptate de autorităţile administraţiei publice locale pentru aplicarea normelor juridice cu privire la drepturile de personal

5.1.3. examinarea legalităţii, în termenele prevăzute de lege, a actelor administrative emise/adoptate de autorităţile publice locale

5.1.4. elaborarea de propuneri privind sesizarea, după caz, a autorităţilor emitente în vederea reexaminării actului considerat nelegal sau a instanţei de contencios administrativ

5.1.5. întocmirea documentaţiei, formularea acţiunilor şi susţinerea lor în faţa instanţei de contencios administrativ

5.1.6. elaborarea de rapoarte şi informări către Prefect, cu privire la actele verificate

- Numărul acţiunilor formulate în instanţele de judecată;

- Numărul întâmpinărilor formulate şi depuse la instanţele de judecată;

- Numărul total al cazurilor aflate pe rolul instanţelor de judecată;

- Numărul recomandărilor formulate structurilor organizatorice ale instituţiei în vederea aplicării actelor normative.


- Numărul propunerilor de modificare (revocare) a actelor adoptate sau emise autorităţile publice locale şi judeţene, înscrise în “Notele de constatare” / Numărul total de “Note de constatare”.

- Numărul propunerilor de modificare (revocare) a actelor adoptate sau emise de autorităţile publice locale şi judeţene, formulate de responsabilul activităţii de control legalitate acte / Numărul total de acte adoptate sau emise de autorităţile publice locale şi judeţene

- Numărul de hotărâri judecătoreşti definitive prin care s-au anulat acte administrative / Numărul de acţiuni în contencios administrative;

- Numărul sentinţelor civile pronunţate în favoarea instituţiei /Numărul total al acţiunilor formulate în instanţele de judecată.

5.1.2. permanent

5.1.3. permanent

5.1.4. când este cazul


5.1.6. trimestrial

Autorităţile Locale şi Procesul Electoral

5.2. Creşterea gradului de cunoaştere a personalului în domeniul tutelei administrative şi, în special, a controlului de tutelă administrativă asupra acelor asimilate

5.2.1. Instruirea personalului în domeniul tutelei administrative şi, în special, a controlului de tutelă administrativă asupra acelor asimilate

5.2.2. Verificarea modului de aplicare a cunoştinţelor dobândite prin evaluarea anuală

5.2.3. Diseminarea informaţiilor şi a materialelor primite în cadrul instruirilor către întregul personal al compartimentului


- numărul instruirilor la care a participat personalul

- numărul materialelor diseminate


- numărul cursurilor absolvite/numărul total de cursuri la care a participat personalul

5.2.1. permanent

5.2.2. anual

5.2.3. când este cazul, în urma instruirilor



6. Îmbunătăţirea managementului situaţiilor de urgenţă

6.1. Îmbunătăţirea controlului situaţiilor de urgenţă prin creşterea eficacităţii activităţii de gestionare a factorilor de risc

6.1.1. urmărirea îndeplinirii măsurilor dispuse de Prefect, în calitate de preşedinte al comitetului judeţean pentru situaţii de urgenţă


- numărul acţiunilor de verificare efectuate

- Număr comisii mixte de verificare;


- numărul măsurilor implementate/numărul măsurilor dispuse

6.1.1. permanent Compartimentul Afaceri Europene şi Cooperare Internaţională, Compartimentul Dezvoltare Economică şi Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

6.2. Creşterea operativităţii în gestionarea situaţiilor de urgenţă apărute

6.2.1. utilizarea cu eficacitate a fondurilor special alocate de la bugetul de stat şi a bazei logistice de intervenţie în situaţii de criză

6.2.2. întocmirea de rapoarte şi informări privind evoluţia şi desfăşurarea evenimentelor în caz de dezastru, precum şi măsurile întreprinse de autorităţile publice locale în acest domeniu

6.2.3. informarea Prefectului cu privire la iminenţa producerii unor fenomene naturale periculoase

6.2.4. informarea Prefectului, în perioada producerii fenomenelor naturale periculoase, cu privire la


- Număr de şedinţe ale C.J.S.U. Gorj;

- Număr de hotărâri adoptate;

- Număr ordine emise de prefect;

- Număr proiecte de hotărâre de guvern iniţiate;

- Număr planuri de măsuri adoptate.


- numărul zilelor de intervenţie/numărul mediu de zile pentru gestionarea unei situaţii de

6.2.1. permanent




evaluarea preliminară a efectelor şi a pagubelor produse

urgenţă

6.3. Îmbunătăţirea modului de prevenire a situaţiilor de urgenţă

6.3.1. efectuarea de verificări la nivelul judeţului cu privire la respectarea normelor juridice în domeniul situaţiilor de urgenţă

6.3.2. acordarea de consultanţă instituţiilor publice şi operatorilor economici pentru elaborarea planurilor de prevenire a situaţiilor de urgenţă

6.3.3. organizarea de evenimente comune cu toţi factorii implicaţi


- Numărul total al acţiunilor de verificare/Numărul unităţilor administrativ teritoriale;

- Număr de avertizări meteorologice şi hidrologice monitorizate;


- Numărul recomandărilor formulate/Numărul total al acţiunilor de verificare;

- Numărul recomandărilor implementate/Numărul recomandărilor formulate;

- Numărul planurilor pentru prevenirea situaţiilor de urgenţă elaborate /numărul unităţilor administrativ teritoriale

6.3.1. permanent

6.3.2. permanent

6.3.3. permanent

7. Asigurarea monitorizării serviciilor publice deconcentrate

7.1. Monitorizarea prin bugete şi situaţii financiare a serviciilor publice deconcentrate

7.1.1. examinarea proiectelor bugetelor şi a situaţiilor financiare privind execuţia bugetară întocmite de serviciile publice deconcentrate

7.1.2. emiterea avizului prefectului


- Numărul de avize consultative emise / Numărul serviciilor publice deconcentrate;


- Numărul recomandărilor formulate prin avizele consultative/Numărul avizelor consultative emise;

- Recomandări implementate/Recomandări formulate.

7.1.1. trimestrial şi anual

7.1.2. trimestrial şi anual

Compartimentul Afaceri Europene şi Cooperare Internaţională, Compartimentul Dezvoltare Economică şi Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

7.2. Întărirea rolului Colegiului Prefectural şi a mecanismului de monitorizare a

7.2.1. analizarea activităţilor desfăşurate de SPD

7.2.2. elaborarea de propuneri pentru îmbunătăţirea activităţii SPD


- Numărul de informări (rapoarte) cu privirea la activitatea serviciilor publice deconcentrate / numărul total

7.2.1. permanent


7.2.3. lunar sau

serviciilor publice deconcentrate

7.2.3. organizarea şi desfăşurarea şedinţelor Colegiului Prefectural

7.2.4. urmărirea modului de îndeplinire a hotărârilor luate în cadrul Colegiului Prefectural

7.2.5. formularea şi aprobarea măsurilor în cazul nerespectării hotărârilor luate în cadrul Colegiului Prefectural

7.2.6. efectuarea de verificări prin comisii mixte

al serviciilor publice deconcentrate;

- Numărul recomandărilor formulate serviciilor publice deconcentrate;

- Număr de şedinţe (ordinare/extraordinare) ale Colegiului Prefectural;

- Număr hotărâri adoptate;

- Număr de materiale prezentate de serviciile publice deconcentrate în cadrul şedinţelor de Colegiu Prefectural;

- Număr de comisii mixte de verificare cu participarea serviciilor publice deconcentrate;

- Număr de Ordine ale prefectului cu caracter normativ adoptate;

- Număr de şedinţe ale diferitelor comisii constituite la nivelul judeţului la care participă şi serviciile deconcentrate (Comisia de Dialog Social, Comitetul Consultativ de Dialog Civic pentru Problemele Persoanelor Vârstnice, Consiliul Consultativ pentru Protecţia Consumatorilor etc.);


- Recomandările implementate de serviciile publice deconcentrate / totalul recomandărilor formulate de Instituţia Prefectului serviciilor publice deconcentrate pentru îmbunătăţirea activităţii acestora.

- numărul măsurilor implementate/numărul măsurilor adoptate în Colegiul Prefectural

ori de câte ori este cazul



7.2.6. permanent

8.

Îmbunătăţirea calităţii serviciilor furnizate de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj

8.1. Îmbunătăţirea activităţii de eliberare a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a plăcilor cu numere de înmatriculare

8.1.1. planificarea şi eliberarea documentelor specifice şi a plăcilor cu numere de înmatriculare

8.1.2. Identificarea şi implementarea de măsuri în vederea asigurării transparenţei sistemului de eliberare a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a plăcilor cu numere de înmatriculare

8.1.3. Identificarea şi implementarea metodelor de reducere a timpilor de aşteptare pentru eliberarea permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a plăcilor cu numere de înmatriculare

8.1.4. Identificarea şi gestionarea eficientă a riscurilor şi vulnerabilităţilor la corupţie aferente activităţii de eliberare a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor şi a plăcilor cu numere de înmatriculare (identificarea şi implementarea formelor şi instrumentelor suplimentare de reducere a riscurilor inerente)

8.1.5. Soluţionarea în termen a contestaţiilor formulate de beneficiarii serviciilor prestate

8.1.6. Constituirea, actualizarea şi valorificarea Registrului judeţean de evidenţă a permiselor de conducere şi certificatelor de înmatriculare


- numărul documentelor specifice şi a plăcilor cu numere de înmatriculare eliberate;

- numărul documentelor de planificare;

‐ numărul operaţiilor efectuate în Registrul judeţean;

‐ numărul adeverinţelor/dovezilor de furnizare date


- număr rebuturi certificate de înmatriculare/Numărul dovezilor eliberate;

- număr reclamaţii formulate de beneficiarii serviciului/Numărul total de solicitanţi;

- numărul rebuturilor rezultate urmare a implementării eronate a datelor/Numărul total al permiselor de conducere eliberate.

- numărul erorilor cu privire la introducerea şi procesarea datelor în sistem informatic

8.1.1. permanent

8.1.2. permanent

8.1.3. permanent

8.1.4. permanent

8.1.5. permanent

8.1.6. permanent

Serviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere şi Înmatricularea Vehiculelor

8.2. Îmbunătăţirea activităţii de examinare a conducătorilor de vehicule în vederea obţinerii permisului de conducere

8.2.1. Planificarea şi examinarea teoretică şi practică a conducătorilor de vehicule

8.2.2. Identificarea şi implementarea de măsuri în vederea asigurării transparenţei sistemului informatic de examinare teoretică a candidaţilor

8.2.3. Identificarea şi implementarea de măsuri în vederea reducerii timpilor de aşteptare pentru examinarea teoretică şi practică a candidaţilor

8.2.4. Soluţionarea în termen a contestaţiilor formulate cu privire la activitatea de examinare

8.2.5. Identificarea şi gestionarea cu eficacitate a riscurilor şi vulnerabilităţilor la corupţie aferente activităţii de examinare (identificarea şi implementarea formelor şi instrumentelor suplimentare de reducere a riscurilor inerente)


- Număr persoane examinate proba teoretică;

- Numărul documentelor de planificare;

- Număr persoane examinate proba practică.


- Numărul reclamaţiilor formulate de candidaţi/Numărul total al persoanelor examinate la proba teoretică.

- Numărul persoane declarate admis la proba practică/Numărul total al persoanelor examinate la proba practică;

- numărul persoanelor examinate la proba practică/numărul total al persoanelor planificate

8.2.1. permanent

8.2.2. permanent

8.2.3. permanent

8.2.4. permanent

8.2.5. permanent

Serviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere şi Înmatricularea Vehiculelor

8.3. Creşterea calităţii serviciilor furnizate în domeniul eliberării şi evidenţei paşapoartelor simple

8.3.1. Eliberarea paşapoartelor simple

8.3.2. Constituirea şi actualizarea Registrului judeţean de evidenţă a paşapoartelor

8.3.3. Verificarea respectării normelor juridice în domeniul eliberării paşapoartelor

8.3.4. Soluţionarea contestaţiilor

8.3.5. Identificarea şi gestionarea cu eficacitate a riscurilor şi vulnerabilităţilor la corupţie aferente activităţii de eliberare a paşapoartelor simple (identificarea şi implementarea formelor şi instrumentelor suplimentare de reducere a riscurilor inerente)

8.3.6. Pregătirea continuă a personalului, prin studierea şi dezbaterea temelor planificate


- Numărul cererilor primate pentru paşapoarte simple temporare şi electronice;

- Număr paşapoarte temporare confecţionate;

- Număr adeverinţe eliberate;

- Număr contravenţii la regimul paşapoartelor;

- Număr suspendări privind exercitarea dreptului la libera circulaţie;

- Număr restrângeri privind exercitarea dreptului la libera circulaţie;

- Număr paşapoarte eliberate.


- Numărul cererilor rezolvate în termen /total cereri înregistrate;

- Numărul cererilor respinse din cauze imputabile/ numărul total al solicitărilor;

- Numărul proceselor verbale de constatare a contravenţiilor anulate in instanţă/numărul total al proceselor verbale de constatare a contravenţiilor încheiate;

- Numărul reclamaţiilor/numărul total al beneficiarilor serviciilor prestate.

8.3.1. permanent

8.3.2. permanent

8.3.3. permanent

8.3.4. permanent

8.3.5. permanent

8.4.6. permanent

Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple

8.4. Creşterea calităţii activităţii de autorizare a colectării deşeurilor industriale reciclabile

8.4.1. Soluţionarea cererilor de autorizare a colectării deşeurilor industriale reciclabile

8.4.2. Identificarea şi aplicarea de metode de lucru îmbunătăţite cu privire la activitatea de autorizare a colectării deşeurilor industriale reciclabile


- Număr autorizaţii emise;

- Număr rapoarte şi informări întocmite.


- Numărul solicitărilor rezolvate in termen /Numărul total al autorizaţiilor emise.

8.4.1. permanent

8.4.2. permanent

Responsabil activitate de autorizare colectare deşeuri industriale

8.5. Asigurarea calităţii activităţii de apostilare a documentelor

8.5.1. Realizarea activităţii de apostilare în termenele prestabilite

8.5.2. Publicarea pe site-ul instituţiei a manualului de proceduri, a documentelor de raportare şi a categoriilor de documente apostilate

8.5.3. Actualizarea periodică a manualelor de proceduri specifice


- Număr de acte apostilate;


- Numărul reclamaţiilor cu privire la activitatea de apostilare/Număr solicitanţi;

- Numărul actelor apostilate în termen/Număr solicitări.

8.5.1. permanent

8.5.2. permanent

8.5.3. permanent

Compartimentul Apostilă

8.6. Asigurarea reconstituirii dreptului de proprietate

8.6.1. Aplicarea legilor cu caracter reparatoriu

8.6.2. Analizarea şi soluţionarea tuturor dosarelor comunicate Comisiei Judeţene pentru stabilirea dreptului de proprietate

8.6.3. Verificarea legalităţii dosarelor de despăgubiri propuse în baza Titlului VII din Legea nr. 247/2005


- Numărul petiţiilor cu privire la restituirea proprietăţilor;

- Numărul referatelor de validare/invalidare transmise Comisiei judeţene de restituire a proprietăţii.


- Numărul Notelor de constatare încheiate / Numărul total al unităţilor administrativ teritoriale.

- Numărul Proceselor verbale de constatare a contravenţiilor / Numărul total al Notelor de constatare încheiate în care s-a consemnat nerespectarea normelor legale în domeniu;

- Numărul proceselor verbale de constatare a contravenţiilor anulate în instanţă / Numărul total al proceselor de constatare a contravenţiilor încheiate;

- Numărul propunerilor de validare/Numărul hotărârilor Comisiei judeţene.

8.6.1. permanent

8.6.2. permanent

8.6.3. permanent


9. Utilizarea în condiţii de economicitate, eficienţă şi eficacitate a tuturor resurselor instituţiei

9.1. Gestionarea eficientă a resurselor financiare şi materiale

9.1.1. Planificarea resurselor financiare şi materiale (elaborarea bugetului de cheltuieli şi a programului anual de achiziţii publice)

9.1.2. Evidenţa contabilă

9.1.3. Execuţia bugetului de cheltuieli al instituţiei (angajare, lichidare, ordonanţare şi plată)

9.1.4. Întocmirea situaţiilor financiare trimestriale şi anuale

9.1.5. Stabilirea şi plata drepturilor salariale aferente personalului şi a impozitelor şi contribuţiilor datorate


- Numărul total al angajamentelor legale încheiate;

- Numărul total al rapoartelor încheiate şi transmise la instituţiile cu atribuţii de monitorizare în domeniu;

- Numărul operaţiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitatea instituţiei;

- Numărul documentelor specifice elaborate.


9.1.1. permanent

9.1.2. permanent

9.1.3. permanent

9.1.4. permanent

9.1.5. permanent

9.1.6. permanent

9.1.7. permanent

Compartimentul Financiar Contabil şi Achiziţii Publice




Compartimentul Financiar Contabil

9.1.6. Efectuarea achiziţiilor publice de bunuri, lucrări şi servicii

9.1.7. Întocmirea şi depunerea declaraţiilor fiscale

9.1.8. Efectuarea de încasări şi plăţi

9.1.9. Gestiunea patrimoniului

- Numărul abaterilor constatate de organismele abilitate la procedurile de achiziţii;

- Numărul abaterilor constatate de organismele abilitate la procedurile contabile şi financiare;

- Numărul contestaţiilor formulate de personal, cu privire la modul de stabilire şi plată a drepturilor salariale;

- Gradul de realizare a programului anual de achiziţii publice;

- Gradul de realizare a resurselor materiale şi financiare necesare îndeplinirii atribuţiilor Prefectului, stabilite prin documentele programatice

9.1.8. permanent

9.1.9. permanent

şi Achiziţii Publice



9.2. Gestionarea eficientă a resurselor umane

9.2.1. Stabilirea drepturilor salariale

9.2.2. Gestiunea curentă

9.2.3. Evaluarea funcţionarilor publici

9.2.4. Dezvoltarea carierei funcţionarilor publici

9.2.5. Identificarea nevoilor de formare/perfecţionare la nivelul tuturor structurilor instituţiei

9.2.6. Actualizarea fişelor posturilor şi a tuturor documentelor privind organizarea şi funcţionarea instituţiei


- Numărul actelor administrative emise, referitoare la: stabilirea drepturilor salariale, numiri, detaşări, transferuri, mutări, suspendări, încetări ale rapoartelor de serviciu;

- Numărul de operaţiuni cu privire la dosarele personale ale funcţionarilor publici şi personalului contractual;

- Numărul de acţiuni de informare şi îndrumare a personalului în procesul de întocmire şi actualizare a fişelor de post şi rapoartelor de evaluare.


- Numărul abaterilor constatate de organismele abilitate;

- Numărul contestaţiilor/Număr acte administrative emise, care privesc managementul resurselor umane;

- Numărul sentinţelor civile pronunţate în defavoarea instituţiei, care au ca obiect litigii în domeniul funcţiei publice/Număr acte administrative emise, care privesc managementul resurselor umane.

9.2.1. permanent

9.2.2. anual

9.2.3. permanent

9.2.4. anual

9.2.5. ori de câte ori este necesar

9.2.6. permanent


9.3. Gestionarea în condiţii de eficienţă şi eficacitate a activităţii din domeniul IT&C

9.3.1. Primirea, decriptarea mesajelor electronice criptate adresate Instituţiei Prefectului şi diseminarea lor în cel mai scurt timp autorităţilor şi instituţiilor publice centrale şi locale

9.3.2. Dezvoltarea şi modernizarea sistemului informatic al Instituţiei Prefectului, în conformitate cu tehnologiile existente pe piaţă

9.3.3. Monitorizarea evenimentelor apărute în exploatarea sistemului

9.3.4. Asigurarea managementului


- Numărul intervenţiilor (hard şi software) la staţiile de lucru;

- Numărul aplicaţiilor informatice create de către administratorul sistemului I.T.;

- Numărul rapoartelor întocmite cu privire la funcţionalitatea sistemului I.T.


9.3.1. permanent

9.3.2. permanent

9.3.3. permanent

9.3.4. permanent




inteligent al activităţilor şi schimbului informatizat de date în relaţia cu reprezentanţii societăţii civile, asociaţii şi fundaţii şi dezvoltarea de parteneriate şi acţiuni comune

9.3.5. Constituirea şi actualizarea fişelor de evidenţă a staţiilor de lucru aflate în exploatare

- Numărul incidentelor la aplicaţiile sistemului/Număr total de aplicaţii;

- Numărul propunerilor formulate Prefectului prin rapoarte/Număr total rapoarte

9.3.5 permanent


10. Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemelor de management

10.1. Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial

10.1.1. Elaborarea şi actualizarea planului de dezvoltare a sistemelor de control intern/managerial, în strictă concordanţă cu Programul de dezvoltare al MAI

10.1.2. Monitorizarea planului de dezvoltare

10.1.3. Îmbunătăţirea procesului de evaluare a sistemului de control intern/managerial


- planul de dezvoltare a sistemului actualizat

- numărul acţiunilor programate prin intermediul planului

- numărul documentelor de monitorizare întocmite

- numărul chestionarelor de evaluare elaborate


- numărul corecţiilor stabilite de auditul intern

10.1.1. anual

10.1.2. permanent

10.1.3. permanent

Toate structurile funcţionale ale instituţiei;

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial

10.2.Îmbunătăţirea şi dezvoltarea sistemului de management al calităţii

10.2.1. Identificarea şi aplicarea unor măsuri de flexibilizare a sistemului de management al calităţii

10.2.2. Analizarea şi actualizarea documentelor calităţii

10.2.3. Monitorizarea aplicării prevederilor documentelor calităţii

10.2.4. Evaluarea sistemului de management al calităţii

10.2.5. Auditarea SMC


- Numărul măsurilor de flexibilizare a sistemului;

- Numărul procedurilor de sistem şi operaţionale;

- Numărul rapoartelor de monitorizare;

- Numărul rapoartelor de evaluare.

- numărul acţiunilor de auditare.


- numărul neconformităţilor identificate

- număr neconformităţi identificate/numărul auditurilor efectuate.

10.2.1. permanent

10.2.2. permanent

10.2.3. permanent

10.2.4. permanent

10.2.5 cf. program

10.2.1.Responsabil managementul calităţii


Proprietarii de procese


Proprietarii de procese

10.2.4. Responsabil managementul calităţii

10.2.5. Responsabil managementul calităţii

Corpul Auditorilor Interni

10.3. Creşterea rolului activităţii de audit public intern în procesul de adăugare de valoare activităţilor desfăşurate de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj, prin misiunile de consiliere şi asigurare de audit

10.3.1. Planificarea misiunilor de audit public intern

10.3.2. Pregătirea/programarea misiunilor de audit public intern

10.3.3. Intervenţia la faţa locului (testarea efectivă)

10.3.4. Raportarea aspectelor constatate şi finalizarea misiunilor de audit

10.3.5. Urmărirea implementării recomandărilor


- Numărul rapoartelor de audit întocmite/Total fond de timp;

- Numărul rapoartelor şi informărilor periodice întocmite adresate conducerii.


- Numărul misiunilor efectuate/ Numărul acţiunilor planificate;

- Numărul recomandărilor formulate/Numărul misiunilor planificate;

- Numărul recomandărilor formulate

10.3.1. 30.nov.

10.3.2. permanent

10.3.3. cf. programului

10.3.4. cf. programului

10.3.5. permanent

Compartimentul Audit Intern

avizate de conducătorul instituţiei/Numărul total al recomandărilor formulate.

10.4. Creşterea eficacităţii activităţii de control financiar preventiv intern, ca parte componentă a sistemului de management

10.4.1. Organizarea c.f.p.p.

10.4.2. Exercitarea activităţii de c.f.p.p.

10.4.3. Raportarea activităţii de c.f.p.p.


- Numărul operaţiunilor supuse vizei de control financiar preventiv propriu;

- Numărul rapoartelor întocmite


- Numărul propunerilor de refuz de viză luate in considerare de ordonatorul de credite/Număr total de propuneri cu refuz de viză;

- Operaţiuni supuse vizei de C.F.P.P. rezolvate in termen legal/Număr total de operaţiuni supuse vizei de C.F.P.P.;

- Numărul de abateri constatate la activitatea de control financiar preventiv propriu/Număr de operaţiuni;

- Numărul abaterilor constatate la activitatea de control financiar preventiv propriu constatate de organismele abilitate

10.4.1. permanent

10.4.2. permanent

10.4.3. permanent

Persoana împuternicită să exercite viza de c.f.p.p.

10.5. Dezvoltarea activităţii de inspecţie internă, ca parte componentă a sistemului de management

10.5.1. Programarea activităţilor de inspecţie internă;

10.5.2. Efectuarea activităţii de inspecţie internă;

10.5.3. Raportarea


- Numărul activităţilor efectuate


- Numărul acţiunilor de inspecţie internă/Număr de activităţi planificate;

- Număr propuneri de intrare în legalitate/Număr acte de constatare întocmite;

- Număr propuneri

10.5.1. anual

10.5.2. permanent

10.5.3. permanent

Corpul de Control al Prefectului

implementate/Număr propuneri formulate.

Anexa nr. 3

ANALIZA SWOT A INSTITUŢIEI PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ

Puncte tari Puncte slabe

Procent ridicat de salariaţi cu studii superioare;

Procent ridicat de personal care deţine abilităţi şi cunoştinţe practice în domeniul sistemelor de management;

Deschidere din partea conducerii pentru aplicarea unor instrumente moderne de management;

Certificarea sistemului de management al calităţii al instituţiei (ISO 9001:2008);

Existenţa unor strategii sectoriale la nivelul instituţiei (ex.: Strategia Instituţiei Prefectului – Judeţului Gorj în domeniul calităţii; Strategia şi planul de acţiune al instituţiei în domeniul menţinerii şi creşterii integrităţii)

Existenţa documentelor vizând creşterea calităţii serviciilor furnizate de instituţie (procedurile aferente activităţilor desfăşurate la nivelul instituţiei, Manualul calităţii, Politica în domeniul calităţii, Angajamentul Prefectului);

Interes pentru obţinerea unei bune reputaţii şi imagini, a recunoaşterii publice a instituţiei şi a serviciilor prestate;

Proiectarea şi implementarea unui sistem adecvat de control managerial/intern, care să asigure gestiunea corespunzătoare a activităţilor, în vederea atingerii obiectivelor instituţiei;

Implementarea unui număr de 21 de standarde de control intern/managerial;

Lipsa unui document strategic coerent de dezvoltare şi modernizare la nivelul instituţiei;

Neactualizarea unor documente strategice (ex.: Strategia instituţiei privind menţinerea şi creşterea integrităţii);

Gradul mare de complexitate şi rigiditate al sistemului de management al calităţii;

Cultură organizaţională rigidă; Inexistenţa unei evaluări a impactului

programelor de formare şi dezvoltare profesională în raport cu costul acestor activităţi prin monitorizare şi realizarea de analize cost/beneficiu;

Lipsa unei coerenţe între procesele de stabilire a obiectivelor individuale – evaluare – formare/perfecţionare profesională;

Implicarea insuficientă a personalului în cunoaşterea scopului, viziunii, misiunii şi obiectivelor instituţiei;

Lipsa corelării obiectivelor individuale cu cele generale şi specifice ale instituţiei.

Oportunităţi Ameninţări

Eventualitatea de a aplica pentru obţinerea de fonduri structurale europene (în principal pe Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Capacităţii Administrative);

Posibilitatea includerii Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj ca partener în diferite proiecte;

Disponibilitatea Unităţii Centrale pentru Reforma în Administraţia Publică de a sprijini demersurile Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj în vederea îmbunătăţirii calităţii, în special prin intermediul Compartimentului Simplificare Administrativă.

Mediul extern politic în general fluctuant;

Posibila lipsă de continuitate în stabilirea şi aplicarea politicilor la nivel macro;

Modificarea continuă a legislaţiei; Rezistenţa la schimbare a factorilor

interesaţi (stakeholders); Îndrumarea metodologică

necorespunzătoare.

Date post:	03-Feb-2017
Category:	Documents
Upload:	haduong
View:	232 times
Download:	3 times

Strategia de dezvoltare si modernizare a Institutiei Prefectului ...

Documents