20
SOFT Evaluarea angajaților Manual de utilizare
SOFTEvaluarea angajaților
Manual de utilizare
1 www.soft.rs.ro
Evaluarea angajatilor este obligatorie, conform interpretarii Codului muncii. De aceea aveti
nevoie de un instrument foarte usor de folosit, cu eficienta maxima, care sa va ajute sa realizati
acest lucru corect si rapid. Evident, totul conform legislatiei in vigoare.
Aplicatia „Soft de evaluare a angajatilor” este destinata oricarei societati comerciale care
necesita evaluarea pesonalului din companie.
Principiul de realizare a evaluarii este unul care are la baza atat o evaluare facuta de superiorul
angajatului ce urmeaza sa fie evaluat, cat si o autoevaluare a angajatului.
Prin urmare, dvs., managerul de Resurse Umane, persoana desemnata de companie pentru a
face evaluarea, veti avea in cele din urma un formular ce va centraliza notele acordate de
angajat si de superiorul sau.
Softul de evaluare a angajatilor va ajuta sa aflati rapid si obiectiv:
cat de pregatit este fiecare angajat din companie;
in ce mod contribuie fiecare angajat la realizarea performantei;
nevoia de instruire profesionala si ajutor pentru fiecare angajat;
posibilitatile de motivare;
necesitatatea de a lua masuri punitive.
Accesarea contului
Accesul in soft se face pe baza unui username si a unei parole. Puteti sa le primiti gratuit pentru
a testa softul timp de 3 zile sau dupa ce ati achitat valoarea abonamentul dvs.
Puteti obtine username-ul si parola cu care va logati in www.soft.rs.ro astfel:
Apeland Serviciul Clienti: 021.209.45.45
Prin e-mail: [email protected]
Accesand www.facebook.com/RSclienti
Ulterior, va puteti modifica parola accesand sectiunea “Setari” din coltul de sus al ecranului.
2 www.soft.rs.ro
Utilizarea aplicatiei
Etapele evaluarii angajatilor cu aplicatia R&S sunt:
Pasul 1 – Firme
Introducerea datelor despre firma in aplicatie – pentru acest prim pas trebuie sa introduceti
informatiile solicitate apasand butonul “Adauga firma” din sectiunea “Lista firme”.
Dupa completarea informatiilor solicitate, apasati butonul “Salveaza”.
3 www.soft.rs.ro
In cazul in care doriti sa editati informatiile referitoare la firma adaugata, apasati butonul
“Editeaza”. Daca doriti sa stergeti o anumita firma, apasati butonul “Sterge”.
Pasul 2 – Angajati
In campul “Firma”, selectati firma in cadrul careia doriti sa introduceti angajatii.
Introducerea angajatilor in baza de date a aplicatiei se poate realiza prin doua metode:
a. Prin importul unui fisier excel
Accesati sectiunea “Import Angajati (EXCEL)”.
In sectiune vi se explica cum trebuie sa efectuati importul.
Este important sa folositi modelul de tabel pe care vi-l oferim
pentru ca datele sa se importe corect in soft. Pentru tabel
accesati butonul “Descarca tabel”.
4 www.soft.rs.ro
Dupa ce ati completat tabelul Excel reveniti in aceasta sectiune si incarcati tabelul cu ajutorul
butonului “Alegeti fisierul” apoi “Upload”. In urmatorele clipe se va incarca tabelul.
Daca ati indeplinit corect pasii vi se va afisa aceasta fereastra.
IMPORTANT!
La completarea tabelului EXCEL trebuie sa tineti cont de urmatoarele lucruri:
Completarea coloanei cu datele CPN este obligatorie, spre urmare daca veti lasa
macar o celula necompletata si veti dori sa importati tabelul veti observa ca acesta nu
este importat.
Atentie la completarea celulelor ce contin numere. In tabelul Excel acestea trebuie sa
apara sub forma 1890512890001 si nu sub forma 281023E+12. Aceste setari se pot
face din meniul programului dvs. Excel.
Daca aveti numarul sub forma 281023E+12, pentru a-l modifica urmati urmatorii pasii:
Click dreapta pe celula cu numarul -->Format Cells. Din acest meniu alegeti categoria
Number (Numar) si optati pentru varianta fara decimale. Dupa ce ati ales,faceti click pe
butonul OK.
5 www.soft.rs.ro
Astfel, angajatii si toate datele referitoare la ei din fisierul importat au fost adaugati in baza de
date cu angajati ai firmei selectate. Veti regasi toate aceste informatii in sectiunea “Lista
angajati”.
Dupa ce ati introdus lista de angajati, reveniti la fiecare Subordonat pentru a ii selecta
Superiorul.
b. Prin introducerea manuala a angajatilor in baza de date a firmei selectate
Acest lucru se realizeaza apasand butonul “Adauga angajati” din sectiunea “Lista angajati” si
completand toate campurile solicitate.
Pentru salvarea datelor introduse, apasati butonul “Salveaza”.
6 www.soft.rs.ro
Puteti sa reveniti oricand asupra informatiilor introduse in soft si sa le editati cu ajutorul
butonului “Editeaza”.
De asemenea, puteti sa stergeti sau sa dezactivati un angajat.
Pasul 3 – Formulare
Urmatoarea sectiune pe care trebuie sa o completati este sectiunea “Formulare”.
7 www.soft.rs.ro
Pentru a adauga un formular apasati butonul “Adauga”.
Butoanele “Vizualizeaza”, “Editeaza” si “Sterge” va ajuta sa vizualizati formularul adaugat de
dvs., sa editati informatiile deja introduse sau sa stergeti formularul.
Dupa ce apasati butonul “Adauga” din sectiunea “Formulare” se va deschide o alta fereastra.
Aici va trebui sa introduceti:
Denumire: dati un nume formularului de evaluare pe care doriti sa-l intocmiti (ex:
Formular Manager de produs)
8 www.soft.rs.ro
Domeniu: alegeti din lista de 20 de domenii pe acel potrivit companiei dvs. cu ajutorul
optiunii de scroll
Sectiune: alegeti criteriile de evaluare cu ajutorul optiunii de scroll
In momentul in care veti alege un criteriu se va deschide o alta fereastra de unde va trebui sa
faceti selectia intrebarilor. Descrierea sectiunii se genereaza automat.
9 www.soft.rs.ro
Fiecare sectiune cuprinde doua sau mai multe intrebari (subcriterii) pe care va trebui sa le
selectati in functie de angajatul evaluat si de pozitia pe care acesta o ocupa in firma.
Cu ajutorul butonului verde adaugati intrebarile.
Cu ajutorul butonului rosu eliminati intrebarile pe care le-ati adaugat anterior dar nu mai doriti
sa le includeti in chestionar.
Cu ajutoul butonului portocaliu puteti edita orice intrebare. Aceasta intrebare va ramane
editata doar pentru acest formular.
Exemplu:
Domeniul: Marketing
Sectiune (criteriu): Cunostinte despre post
Descrierea sectiunii (criteriului): Este pregatit din punct de vedere profesional pentru a
indeplini sarcinile postului
10 www.soft.rs.ro
Intrebari:
- Demonstreaza nivel ridicat de calificari/experienta si abilitati deosebite, inclusive in cele
mai dificile aspecte ale postului pe care il detine. Este recunoscut ca “specialist” in
domeniul respectiv;
- Demonstreaza initiative pentru imbunatatirea abilitatilor si cunostintelor profesionale, prin
instruire si autoeducare;
- Demonstreaza initiativa in impartasirea catre ceilalti membri ai echipei din care face parte a
informatiilor profesionale noi pe care le-a dobandit.
Dupa completarea formularului cu toate sectiunile si toate intrebarile pe care doriti sa le
introduceti in evaluarea angajatului, apasati butonul “Salveaza” pentru a pastra formularul in
soft.
Se recomanda crearea unui formular pentru fiecare functie in parte pe care o aveti in
companie. Ex.: Formular Manager de produs, Formular Agent vanzari, Formular Specialist in
marketing.
Atentie! Butonul “Resetare” va elimina toate intrebarile selectate de dvs. in decursul conceperii
formularului.
Dupa ce ati salvat formularul, puteti sa il vizualizati dand click pe butonul “Vizualizare”.
Formularul poate fi printat si salvat in format PDF prin accesarea butonului “Print”.
11 www.soft.rs.ro
Pasul 4 – Evaluari
Urmatoarea etapa este sa mergeti in sectiunea “Evaluari” si sa adaugati evaluarea pe care
urmeaza sa o faceti.
12 www.soft.rs.ro
Apasati butonul “Adauga”si completati campurile cu datele necesare.
In primul rand denumiti evaluarea apoi selectati formularul pe care doriti sa-l aplicati in
evaluarea angajatului/angajatilor. In campul “Conducere” veti introduce persoanele care ocupa
pozitii de conducere in firma dvs., iar in campul “Angajati” vor aparea persoanele subordonate.
Puteti sa eliminati persoanele pentru care nu doriti sa faceti evaluarea apasand pe butonul “x”
de langa numele fiecarui angajat.
Exemplu:
Nume – Evaluare Manager de produs iulie 2014
Formular: Formular de Manager de produs
Conducere: Balasa Georgiana
Angajati: Popescu Maria, Salamac Irina
13 www.soft.rs.ro
Dupa ce ati completat toate campurile dati click pe butonul “Adaugare”.
Evaluarea va fi salvata si va aparea in “Lista evaluari”. Pentru a lansa evaluarea dati click pe
butonul “Lanseaza”.
Odata ce veti accesa butonul “Lanseaza” va aparea o sectiune in care puteti modifica mesajele
care vor ajunge pe adresa de e-mail a persoanelor ce vor face evaluarea, superior si
subordonat/i.
a. Mesaj catre superior (puteti edita toate campurile)
14 www.soft.rs.ro
b. Mesaj catre subordonat/i
Odata ce ati finalizat editarea mesajelor, accesati butonul “Lanseaza”.
Superiorul si subordonatul/subordonatii vor primi mesajul personalizat pe adresa lor de e-mail
de aceea este important sa va asigurati ca ati introdus corect adresa de e-mail (in sectiunea
“Lista angajati”) pentru fiecare dintre persoanele implicate in procesul de evaluare.
Odata ce vor da click pe cuvantul [LINK] vor fi redirectionati catre formularul de evaluare.
Formularele vor fi completate cu note de la 1 la 5 unde 1 inseamna foarte rau si 5 - foarte bine.
Se pot aduaga si comentarii.
IMPORTANT!
Puteti modifica toate campurile acestor 2 mesaje, dar nu modificati/stergeti cuvantul
[LINK] din interiorul ambelor mesaje intrucat interventia va influeta negativ procesul de
trimitere a mesajelor si implicit a formularelor.
15 www.soft.rs.ro
Dupa ce a completat formularul, acesta trebuie sa acceseze butonul “Salvare” si ii va aparea
urmatorul mesaj.
Notele vor fi transmise in timp real in soft.
Angajatorul, la randul lui, trebuie sa acceseze linkul din e-mail si i se va deschide o alta
fereastra.
Deoarece poate sa primeasca evaluari pentru mai multi subordonati, acesta trebuie sa
selecteze persoana pentru care va face evaluarea dand click pe campul “Selecteaza angajat”.
16 www.soft.rs.ro
Imediat ii va parea lista de angajati pentru care trebuie sa faca evaluarea.
Dupa ce a selectat persoana, ii va aparea formularul asemenator celui pe care il primeste
anagajatul, unde va trebui sa introduca atat note de la 1 la 5 cat si comentarii.
Dupa ce a completat formularul, angajatorul trebuie sa acceseze butonul “Salvare” si ii va
aparea urmatorul mesaj.
17 www.soft.rs.ro
Dupa ce v-ati asigurat ca cele doua formulare au fost completat atat de angajator cat si de
angajat, trebuie sa va intoarceti in sectiunea “Evaluari”.
Accesati butonul “Vizualizare” pentru a vedea rezultatele evaluarii.
Se va deschide o fereastra din care va trebui sa alegeti persoana pentru care doriti sa vizualizati
evaluarea.
Dupa ce veti alege angajatul, veti putea vedea notele si observatiile evaluarii. Aici vor fi afisate
mediile sectiunilor care au fost alese pentru evaluare.
18 www.soft.rs.ro
Aveti optiunea a printa si salva documentul in format PDF, dar si optiunea de a vizualiza toate
notele cu ajutorul unui clik pe butonul “Detalii”.
19 www.soft.rs.ro
Si aici aveti optiunea de a printa si salva documentul in format PDF, dvs. alegand varianta pe
care o doriti.
Observatii
Folositi butonul “Asistenta tehnica” din meniu daca intampinati probleme in timpul utilizarii
softului.
