Universitatea de Vest din Timișoara

Sistemul Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor - ACADEMIS

ACADEMIS - Soluţie pentru eficientizarea managementului universitar

Sistemul informatic ACADEMIS, existent la ora actuală în Universitatea de Vest din Timișoara, este un Sistem Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor de tip ERP (Enterprise Resources Planing), soluţie pentru eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor proceselor, fluxurilor si procedurilor și include următoarele componente principale :

• University Management System – Componenta de gestiune a școlarității,

• SAP – Componenta Economică-Financiară • Integrarea componentelor într-un sistem unitar.

Sistemului informatic implementat asigura realizarea următoarelor obiective principale: • suport pentru activităţile şi procesele desfăşurate în Facultăţi,

Departamente şi Servicii, • transparenţa, acurateţea şi securitatea informaţiilor privind: situaţia

şcolară a studenţilor, sursele de finanţare ale activităţilor din universitate şi modul de utilizare a fondurilor,

• suport pentru luarea deciziilor în cadrul Universităţii de Vest din Timişoara la nivelele decizionale.

Soluția implementată este un sistem deschis si flexibil, ce realizează automatizarea și managementul proceselor specifice din universitat, cu respectarea unor politici şi proceduri menite să asigure un standard de securitate coerent pentru componentele mentionate și cu funcționalitățile de sistem descrise în continuare.

Arhitectura componentei Gestiunea Școlarității (UMS)

STUDENTI ABSOLVENTI

Examinari

Taxe

Burse

Cazari

Admitere

Taxe

Sesiuni

Examene finale

Acte studii

CANDIDATI

Componenta de Gestiune a Școlarității (University Management System - UMS)

este o solutie destinată gestionarii proceselor de școlaritate într-o universitate,

care permite administrarea eficienta a tuturor activitatilor legate de organizare

academico-didactica, admitere, examinari, burse, cazari, deconturi de transport,

emitere acte studii, analize manageriale specifice.

Servicii pentru utilizatorii finali

Organizare didactico-academica

Organigrama Tipuri studii / Domenii / Specializari

Planuri de invatamant

Registre matricole

Admitere Sesiuni admitere Criterii de selectie

si departajare Dosare candidati

Clasament initial / intermediar / final

Traiectorie scolara

Inmatriculare Absolventi Alumni

Examinare Sesiuni examinare Criterii calcul note Restante / Reexaminari

/ Mariri Medii semestriale / anuale

/ generale Catalog

Burse Tipuri burse

Criterii departajare

Clasament bursieri Plata burse

Cazare Structura campus Sesiuni cazare Criterii cazare Dosare Clasament cazare

Taxe Taxe admitere / studiu /

discipline / cazare / alte taxe Transe Reduceri / Restituiri / Majorari / Penalizari

Casierie / POS / Plati on-line /

Plati la ghiseul bancii

EMITERE ACTE STU

DII | ANALIZA M

ANAG

ERIALA U

MS W

EB | UM

S MO

BILE |

Reclasificare

Ani universitari / Serii de studii

Transferuri / Prelungire scolaritate / Repetentie /

Intrerupere studii

Chitante / Facturi OP / Mandate postale

Procese UMS - Organizare didactico-academica

REGISTRE MATRICOLE

• NUMERE MATRICOLE • VOLUME • FORMAT A4, A3

PLANURI DE INVATAMANT

• DISCIPLINE • PLAN PROPRIU • DISCIPLINE EXTERNE

ANI UNIVERSITARI/ SERII DE STUDII

• ANI • SERII • REPARTIZARE GRUPE • POLITICA CREDITE

TIPURI STUDII / DOMENII /

SPECIALIZARI

• LICENTA, MASTERAT, DOCTORAT

• STIINTE, …. • ECONOMIE, …

ORGANIGRAMA

• DEPARTAMENTE • FACULTATI • DEPARTAMENTE • CADRE DIDACTICE

Procese UMS - Admitere

RAPOARTE

• LEGITIMATIE CONCURS

• LISTE VERIFICARE • LISTE CLASAMENT

ADMISI/RESPINSI • EXPORT CANDIDATI

CLASAMENT

• CONFIGURARE ALGORITM GENERARE CLASAMENT

• REGULI REFACERE CLASAMENT

EXAMENE

• PROBE • REPARTIZARE SALI • NOTE • CATALOG

TAXE ADMITERE

• TAXA INSCRIERE • TAXA

INMATRICULARE • TAXA STUDII • SCUTIRI TAXA • CHITANTA

SESIUNE ADMITERE

• PROBE CONCURS • COMISII ADMITERE • CRITERII SELECTIE /

DEPARTAJARE • NUMAR LOCURI / TIP

LOC

Procese UMS - Școlaritate

RAPOARTE

• REGISTRU MATRICOL

• SITUATIE SCOLARA • CATALOG • CENTRALIZATOARE

NOTE • SITUATII

FINANCIARE

TAXE SCOLARITATE

• TAXA STUDII / ESALONARI

• SCUTIRI • REDUCERI • RESTITUIRI • PENALIZARI

EXAMINARI

• NORMALE • RESTANTE • REEXAMINARI • MARIRII • CRITERII CALCUL

NOTA

TRAIECTORIE SCOLARA

• EXAMTRICULARE • REINMATRICULARE • REPETENTIE /

PRELUNGIRE SCOLARITATE

• COMASARE • TRANSFERURI

STUDENT

• INSCRIERE / INMATRICULARE

• PLAN INVATAMANT • SITUATIE SCOLARA • SITUATIE

FINANCIARA

Procese UMS – Absolvenți

ACTE STUDII

• ADEVERINTA ABSOLVENT • SUPLIMENT DIPLOMA • DIPLOMA • CERTIFICAT LINGVISTIC • REGISTRU ACTE STUDII

TAXE

• TAXE EXAMEN FINAL

ABSOLVENT

• INTERN / EXTERN • LUCRARE FINALA /

COORDONATOR • NOTE PROBE • MEDIE FINALA

EXAMEN FINAL

• PROMOTII • PROBE • COMISII

Procese UMS – Burse

RAPOARTE

• LISTE BURSIERI • FISIER EXPORT BANCA • CENTRALIZATOARE BURSE • STAT PLATA BURSE

PLATI

• ADMINISTRARE CONTURI • INREGISTRARE PLATI

DEPARTAJARE

• DOSARE SOCIALE • CLASAMENT

BURSA

• CONFIGURATII • VALOARE • CRITERII ACORDARE

Procese UMS – Taxe

RAPOARTE

• DOCUMENTE DE PLATA (CHITANTA, FACTURA)

• SITUATIA FINANCIARA A STUDENTILOR

• SITUATIA INCASARILOR

MODALITATI DE PLATA

• CASIERIE • POS (*) • PLATI ON-LINE (*)

• (*) Dezvoltări în lucru

INLESNIRI LA PLATA

• TRANSE • REDUCERI • RESTITUIRI • MAJORARI • PENALIZARI

DEFINIRE TAXE

• TAXE ADMITERE • STUDIU • DISCIPLINE • CAZARE • ALTE TAXE

Arhitectura componentei Gestiune Economico-Finaciară (SAP)

MANAGERI DEPARTAMENTE

CONDUCERE UNIVERSITATE

CO

Declaratii Rapoarte

FI

FM

HR

RAPOARTE ANALIZE

PERSONAL ADMINISTRATIV

SAP AG este liderul mondial in solutii de tip ERP.

SAP reprezinta componenta economico-financiara a solutiei Academis, care are ca

scop eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor

proceselor economice, a fluxurilor si procedurilor specifice:

Gestiunea salariilor pentru proiectele de cercetare

Gestiunea personalului

Contabilitate bugetara

Salarii Gestiunea salariilor in regim plata cu ora Gestiunea salariilor pentru functia de baza

Servicii pentru utilizatorii finali

Funcții analitice Management strategic Funcţii analitice financiare Funcţii analitice pentru forţa de muncă

Raportari legislative specifice managementului universitar

Funcții financiare Contabilitate financiară ALOP Contabilitatea imobilizari Contabilitatea investitii

Gestiune capital uman Utilizarea resursei umane Gestiunea proceselor angajatilor

Aprovizionare și executie logistica

Planul anual de achizitii Gestiunea contractelor Gestiunea comenzilor de aprovizionare Managementul stocurilor Verificare factura

Managementul proiectelor de cercetare

Structura proiect Planificarea termenelor, costurilor si resurselor Bugetare proiect

Gestiune operatiuni: integrare cu toate modulele sistemului

Raportari

Puncte de integrare cu Gestiunea Școlaritatii

Stat de functii Constructie bugetara Incasari taxe Burse Cazari si transport studenti

Analiza manageriala | Statistici | Analize | Rapoarte

Gestiunea livrarilor Gestiunea vanzarilor Vânzari și servicii Gestiunea Clientilor Gestiunea comenzilor de vânzăre

SAP – Contabilitate universitate

CONTABILITATE BANCARA

CARTE MARE

CONTABILITATE IMOBILIZARI

CONTABILITATE FURNIZORI SI CLIENTI

Contabilitate financiara

SAP – Contabilitate bancară

•Incasari Taxe •Incasari facturi •Plati furnizori, salarii, deplasari, burse, transport

Casierie

•CEC •Foaie de varsamant

Viramente interne •Incasari si plati fact.

•Plati salarii •Incasare alocatie de baza

•Prefinantari

Cont bancar

•Generare automata note contabile

Cont contabil •Registru de casa •Registru de banca •Situatia fluxurilor de trezorerie / la banci comerciale

Rapoarte

SAP – Contabilitate mijloace fixe

•Activele sunt gestionate individual in subjurnalul de Mijloace Fixe

Nomenclator de mijloace fixe

•Cladiri •Vehicule •Mobilier/birotica

Clase de mijloace fixe

•Achizitii •Donatii / sponsorizari

•Casari •Reevaluari

Operatiuni

•Generare automata note contabile

Cont Contabil •Evidenta sintetica a imobilizarilor

Balanta de verificare

SAP – Contabilitate clienți și furnizori

•Limite de credit •Termene de livrare •Modalitati de plata •Adrese si conturi bancare

Gestiune Clienti si Furnizori

•Situatii cu facturile neplatite

•Situatii cu facturile neincasate

Gestiunea facturilor

•Introducere facturi de bunur si servicii

•Emitere facturi •Incasari •Plati

Operatiuni

•Generare automata note contabile

Cont Contabil •Evidenta analitica a clientilor si furnizorilor

Fise client / furnizor / partener

SAP – Contabilitate Carte Mare

Registru Carte Mare

Vanzare

(Comanda, factura)

Client

(creanta)

Personal

(retributii, salarii)

Student (incasari

taxe, plati burse)

Mijloc fix

Furnizor (obligatie)

Aprovizionare

(cantitate, valoare)

Jurnalul de Carte Mare:

• Preluare automata a notelor contabile din celelalte module ale sistemului

• operatiunile specifice modulului de Contabilitate Financiara, astfel incat se asigura acuratetea si completitudinea datelor contabile ale universitatii

SAP – ALOP (Angajare-Lichidare-Ordonanțare-Plată)

•Angajament bugetar individual

•Angajament bugetar global

•Angajament legal

Angajarea unei cheltuieli

•Calcul automat disponibilitate buget

Lichidarea cheltuielilor •Ordonantari salarii •Ordonantari plati furnizori

•Verificare automata sume angajate

Ordonantarea la plata

•Plati din diverse conturi bancare

•Compensarea facturilor

Plata

SAP – Achiziții de la furnizatori

•Se creaza pe baza necesarului fiecarui departament

•Calcul automat disponibilitate in buget

Plan anual achizitii

•Generare contracte in baza referatelor din universitate

•Gestiune intreg ciclu de viata a unui contract

Contracte si comenzi de

achizitii •Creare angajament cu referinta la documentul de aprovizionare

Angajarea cheltuielii

•Cu referinta la documentul de aprovizionare

•Verificare automata conditii contractuale

Receptie bunuri si verificare factura •Creare cu

referinta la angajament

•Diminuare din buget

Ordonantarea la plata si plata facturii

SAP – Managementul Proiectelor

•Nr contract cercetare

•Tema proiect •Manager proiect •Parteneri

Structura proiect

•Managementul timpului

•Costuri – deviz antecalcul

Planificare •Buget initial •Buget curent •Calcul disponibilitate buget

Bugetare

•Acces la documentatia proiectului

Documentatie proiect •Urmarire

buget(cash flow) •Rapoarte manageriale: diagrama Gantt, Analiza Pertt

Rapoarte

SAP – Resurse Umane (*în finalizare)

•Calcul salarial la nivel de proiect

•Raportari individuale

•Transfer sume la FB

Calcul salarii cercetare

•Trasnfer automat acoperiri din Statul de functii

•Initializare borderou •Transfer automat sume la FB

Calcul salarii in regim plata cu ora

•Gestiune sume totale datorate unui salariat

•Rapoarte specifice •D112

Calcul salarii functia de baza

•Ordonantare la plata •Generare rapoarte si fisiere pentru banci

•Diminuare sume din buget

Plata salarii •Generare automata note contabile la nivel de facultate / departament si sursa de finantare

Cont contabil

UMS - SAP – Stat de Funcții

UMS

• Discipline de învățământ

• Planuri de învățământ

• Cadre didactice • Departamente

Interfața WEB

• Configurare formații de lucru

• Variante de lucru pentru:

• Recapitulație • State de funcții • Acoperiri plata cu

ora

SAP

• Import variante finale:

• Recapitulație • State de funcții • Acoperiri plata cu

ora • Calcul salarii

Infrastructura hardware – ACADEMIS

Beneficii sistem ACADEMIS • Standarde europene • Reducerea semnificativa a timpului pentru obtinerea de

rapoarte si analize manageriale si imbunatatirea suportului decizional

• Cresterea acuratetii informatiilor si eliminarea redundantei datelor si operatiilor

• Reducerea timpului a raportarilor oficiale financiar-contabile sau legate de resurse umane

• Reducerea riscurilor de aparitie a erorilor in realizarea clasamentelor de admitere, reclasificarea semestriala sau anuala, realizarea listelor de cazare sau a celor pentru burseReducerea timpului de emitere a documentelor de studii

• Eficientizarea activitatilor de gestionare a admiterii, scolaritatii si absolvirii studiilor

• Cresterea utilitatii datelor prin integrarea cu alte tipuri de aplicatii sau prin furnizarea de date catre RMU (xml), INS, CNFIS

• Diversificarea si eficientizarea serviciilor oferite catre studenti prin acces web/mobile la informatii

ACADEMIS – Implementarea sistemului la Universitatea de Vest din Timisoara

Utilizatori: • 17.000 studenți • 750 cadre didactice • 70 secretariate • 60 tehnico-financiar • 20 management

Universitatea de Vest din Timișoara Bv. Vasile Pârvan, 4, Timișoara, 300223, Tel: +40.256592294, http://www.uvt.ro/ http://www.dict.uvt.ro/proiecte/, E-mail: contact@dict.uvt.ro

ACADEMIS – Implementarea sistemului la Universitatea de Vest din Timisoara