Home >Documents >SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE - proiecte.pmu.ro

SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE - proiecte.pmu.ro

Date post:14-Nov-2021
Category:
View:2 times
Download:0 times
Share this document with a friend
Transcript:
GHIDUL DE IMPLEMENTARE
- Iulie 2017 -
i
CUPRINS
1. Aspecte generale privind implementarea granturilor 1.1. Cadrul legislativ 1.2. Combaterea practicilor de fraud i corupie 1.3. Evitarea conflictului de interese
2. Asisten tehnic i suport în implementarea granturilor 2.1. Ghiduri privind implementarea granturilor i realizarea activitilor pedagogice 2.2. Asisten tehnic din partea monitorilor 2.3. Asisten de tip ”mentorat” pentru activitile pedagogice, de sprijin i extracurriculare
3. Implementarea activitilor proiectului 3.1. Demararea proiectului 3.2. Perioada de implementare 3.3. Finalizarea Acordului de Grant 3.4. Suspendarea sau rezilierea Acordului de Grant 3.5. Modificri la Acordul de Grant 3.6. Resursele umane proprii implicate în proiect
3.6.1. Echipa de proiect (EP) 3.6.2. Cadre didactice/ consilieri implicai în derularea activitilor proiectului
4. Realizarea achiziiilor în cadrul granturilor 4.1. Prevederi generale 4.2. Planificarea achiziiilor 4.3. Metode de achiziii aplicabile în cadrul granturilor 4.4. Dispoziii comune aplicabile tuturor metodelor de achiziii în cadrul granturilor
4.4.1. Pregtirea specificaiilor tehnice/ caietului de sarcini/ termenilor de referin 4.4.2. Întocmirea Referatului de necesitate 4.4.3. Stabilirea Comisiei de evaluare 4.4.4. Lansarea invitaiei de participare i asigurarea publicitii 4.4.5. Solicitarea i transmiterea clarificrilor pe parcursul derulrii achiziiei 4.4.6. Notificri i Contestaii 4.4.7. Înregistrarea corespondenei i a contractelor
4.5. Selecia consultanilor 4.5.1. Selecia în baza calificrii consultanilor (SCC) 4.5.2. Selecia consultanilor individuali (SCI) 4.5.3. Selecia consultanilor din surs unic (SSU)
4.6. Achiziia de bunuri, lucrri sau servicii, altele decât consultan 4.6.1. Cererea de oferte (CO) 4.6.2. Achiziionarea articolelor de pe raft (AAR) 4.6.3. Contractarea direct (CD)
4.7. Dosarul Achiziiei 4.8. Supervizarea achiziiilor 4.9. Managementul contractelor
5. Managementul financiar al granturilor 5.1. Repartizarea anual a fondurilor din granturi ctre Beneficiar 5.2. Mecanismul de pli multi-tran/ Disponibilizarea tranelor 5.3. Justificarea cheltuielilor pentru plat 5.4. Efectuarea plilor 5.5. Proceduri de management financiar-contabil 5.6. Control financiar i audit
ii
7. Monitorizarea granturilor 7.1. Procesul de monitorizare în cadrul Schemei de Granturi pentru Licee 7.2. Proceduri interne de monitorizare a implementrii granturilor 7.3. Implicarea comunitii în monitorizarea implementrii granturilor 7.4. Monitorizarea impactului de mediu
Anexe Anexa 1 - Planul de achiziii Anexa 2 - Referatul de necesitate Anexa 3 - Decizie de numire a comisiei de evaluare Anexa 4.1 - Declaraie privind evitarea conflictului de interese Anexa 4.2 - Declaraie privind confidenialitatea i imparialitatea Anexa 5 - Formulare pentru achiziia de servicii de consultan Anexa 5.1 - Termeni de referin Anexa 5.2.1 - Invitaia de participare (SCC) Anexa 5.2.2 - Invitaia de participare (SCI) Anexa 5.3.1 - Raportul de evaluare privind selecia consultanilor (SCC) Anexa 5.3.2 - Raportul de evaluare privind selecia consultanilor (SCI) Anexa 5.4.1 - Notificare privind selecia consultanilor (SCC) Anexa 5.4.2 - Notificare privind selecia consultanilor (SCI) Anexa 5.5 - Solicitare de depunere a propunerii tehnice i financiare (SCC) Anexa 5.6 - Raport de examinare a propunerii tehnice i financiare (SCC) Anexa 5.7.1 - Proces-verbal de negociere (SCC) Anexa 5.7.2 – Proces-verbal de negociere (SCI) Anexa 5.8.1 - Contract de consultan (SCC) Anexa 5.8.2 - Contract civil de consultan (SCI) Anexa 6 - Formulare pentru achiziia de bunuri, lucrri i servicii, altele decât consultana (inclusiv instruire) Anexa 6.1.1 - Specificaii tehnice (B/S) Anexa 6.1.2 - Caiet de sarcini (L) Anexa 6.2.1 – Invitaie de participare (CO-B) Anexa 6.2.2 - Invitaie de participare (CO-S) Anexa 6.2.3 - Invitaie de participare (CO-L) Anexa 6.3 - Raport de evaluare (CO) Anexa 6.4 - Proces - verbal de selecie a furnizorului (AAR) Anexa 6.5 - Notificare privind rezultatul evalurii (CO) Anexa 6.6.1 - Contract de furnizare (B) Anexa 6.6.2 - Contract de prestri servicii (S) Anexa 6.6.3 - Contract de execuie (L) Anexa 6.6.4 - Not de comand (AAR) Anexa 7 – Proces-verbal de recepie Anexa 8 – Solicitare deschidere credite bugetare Anexa 9 – Situaia plilor efectuate la Titlul 65 Anexa 10 - Raport financiar trimestrial/ Raport financiar de progres Anexa 11 - Raport financiar final Anexa 12 –Raport tehnic de progres Anexa 13 - Raport tehnic final Anexa 14 - Raport privind progresul achiziiilor
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
1
CUVÂNT ÎNAINTE
Ghidul de Implementare este parte component a Manualului de Granturi pentru Licee, având rolul
de a facilita înelegerea unitar a procesului de implementare a proiectelor finanate prin Schema
de Granturi pentru Licee (SGL) i de a familiariza Beneficiarii de granturi cu cerinele, regulile i
recomandrile de baz pentru implementarea proiectelor.
Ghidul de Implementare este conceput astfel încât s ajute Beneficiarul în stabilirea structurii
organizaionale necesare pentru îndeplinirea sarcinilor specifice privind managementul proiectului.
De asemenea, Ghidul ofer repere i recomandri cu privire la gestionarea resurselor umane
implicate, realizarea achiziiilor i managementul contractelor, planificarea financiar, efectuarea
plilor, managementul financiar-contabil, raportarea tehnic i financiar, monitorizarea
activitilor i rezultatelor, impactul de mediu etc., precum i modele/formate pentru documentele
i rapoartele care urmeaz s fie întocmite de Beneficiari.
Beneficiarul va implementa proiectul pe propria rspundere, îndeplinind obligaiile i respectând
prevederile din Acordul de Grant încheiat cu Ministerul Educaiei Naionale - Unitatea de
Management al Proiectelor cu Finanare Extern (MEN-UMPFE), din Manualul de Granturi pentru
Licee i din legislaia aplicabil în vigoare.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
2
1.1. Cadrul legislativ
Schemei de Granturi pentru Licee, finanat de Banca Internaional pentru Reconstrucie i
Dezvoltare (BIRD) prin Proiectul privind Învmântul Secundar (ROSE) includ:
Acordul de Grant (inclusiv anexele) semnat între Ministerul Educaiei Naionale - Unitatea
de Management al Proiectelor cu Finanare Extern (MEN-UMPFE) i Beneficiarul de grant;
Documentele oficiale ale Proiectului ROSE:
- Acordul de Împrumut nr. 8481-RO semnat la Washington în data de 17 aprilie 2015
între Guvernul României i Banca Internaional de Reconstrucie i Dezvoltare
(Banca Mondial), ratificat de Parlamenetul României prin Legea nr. 234/2015;
- Manualul de Granturi pentru Licee, cuprinzând Ghidul Aplicantului, Ghidul
Evaluatorului i Ghidul de Implementare;
Ghidurile Bncii Mondiale privind realizarea achiziiilor:
- Ghidul privind selecia i angajarea consultanilor în cadrul Împrumuturilor BIRD i a
Creditelor i Granturilor Asociaiei Internaionale pentru Dezvoltare (AID), de ctre
Împrumutaii Bncii Mondiale, denumit Ghidul privind serviciile de consultan,
publicat în ianuarie 2011 i revizuit în iulie 2014;
- Ghidul privind achiziia de bunuri, lucrri i servicii, altele decât cele de consultan,
în cadrul Împrumuturilor BIRD i a Creditelor i Granturilor AID, de ctre
Împrumutaii Bncii Mondiale, denumit Ghidul privind achiziiile, publicat în Ianuarie
2011 i revizuit în iulie 2014;
- Ghidul privind prevenirea i combaterea fraudei i corupiei pentru proiecte
finanate prin Împrumuturi BIRD, credite i granturi AID, denumit Ghidul
Anticorupie, publicat în octombrie 2006 i revizuit în ianuarie 2011;
Legislaia româneasc în vigoare:
- Legea nr. 234/2015 pentru ratificarea Acordului de Împrumut (Proiectul privind
învmântul secundar) între România i BIRD;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Hotrârea de Guvern nr. 215/2015 privind aprobarea Programului Naional Sprijin la
bacalaureat, acces la facultate;
- Hotrârea de Guvern nr. 26/2017 privind organizarea i funcionarea Ministerului
Educaiei Naionale;
3
preuniversitar (aprobat prin OM nr. 5079/2016);
- alte prevederi legale aplicabile.
În conformitate cu prevederile Acordul de Împrumut, fiecare beneficiar de grant trebuie:
s realizeze subproiectul cu diligena necesar i eficien i în conformitate cu standardele
i practicile tehnice, economice, financiare, manageriale, de mediu i sociale, satisfctoare
Bncii, aa cum sunt definite în Manualul Operaional al Proiectului, care s includ, în
conformitate cu Ghidul Anticorupie, prevederi aplicabile primitorilor de sume din
împrumut, care sunt alii decât Împrumutatul;
s achiziioneze bunurile, lucrrile sau serviciile care vor fi finanate prin grant în
conformitate cu prevederile referitoare la achiziii incluse în Ghidul de implementare i
procedurile descrise în acesta;
s menin politici i proceduri adecvate care s îi permit s monitorizeze i s evalueze
indicatorii stabilii, precum i progresul subproiectului i atingerea obiectivelor acestuia;
s menin aranjamentele de management financiar într-un mod adecvat care s reflecte
operaiunile, resursele i cheltuielile aferente grantului; i
s pregteasc i s furnizeze UMPFE i Bncii Mondiale toate informaiile solicitate în mod
rezonabil despre cele menionate anterior.
1.2. Aranjamente instituionale
Ministerul Finanelor Publice (MFP) reprezint autoritatea din cadrul Guvernului României creia i
s-a încredinat responsabilitatea de a asigura finanarea necesar proiectului ROSE (prin deschideri
de credite bugetare i de angajament) ctre MEN, prin intermediul Activitii de Trezorerie i
Contabilitate Public a Municipiului Bucureti, i de a solicita rambursarea cheltuielilor eligibile
aferente proiectului ROSE din suma împrumutului de la Banca Mondial.
Ministerul Educaiei Naionale (MEN) este autoritatea central din cadrul Guvernului României
responsabil pentru implementarea i managementul general al proiectului ROSE, asigurându-se de
respectarea deplin a prevederilor Acordului de Împrumut, ale Manualului Operaional i ale
Acordului Subsidiar încheiat între MFP i MEN.
Unitatea de Management al Proiectelor cu Finanare Extern (UMPFE) reprezint departamentul
din cadrul MEN care gestioneaz i coordoneaz activitile proiectului ROSE, inclusiv cele privind
achiziiile de la nivel central, managementul financiar, activitile de monitorizare i evaluare,
precum i de raportare i management al impactului asupra mediului, dac este cazul.
UMPFE asigur managementul la nivel central al Schemei de Granturi pentru Licee, inclusiv pentru
elaborarea ghidurilor privind depunerea, evaluarea, contractarea i implementarea subproiectelor
finanate prin Schema de Granturi pentru Licee (incluse în Manualul de Granturi pentru Licee).
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
4
UMPFE asigur managementul financiar la nivel central al granturilor pentru licee: stabilete
bugetul anual pentru fiecare grant, primete i analizeaz solicitrile de deschideri de credite
transmise de monitori, centralizeaz toate solicitrile de deschideri de credite pentru granturi i
transmite o solicitare cumulat de deschideri de credite bugetare ctre MEN. UMPFE informeaz
inspectoratele colare cu privire la sumele alocate fiecrui liceu beneficiar de grant.
UMPFE rspunde de raportarea ctre Banca Modial cu privire la proiectul ROSE, inclusiv de
raportarea aferent Schemei de Granturi pentru Licee, în baza raportrilor primite de la fiecare
beneficiar de grant.
MEN, inclusiv inspectoratele colare, implicate în implementarea granturilor.
Direcia General Economic (DGE) este departamentul din MEN responsabil de verificarea i
aprobarea propunerii de buget anual întocmite de UMPFE i de gestionarea contului de trezorerie
în care MFP aloc fondurile aferente ROSE. DGE stabilete filele de buget pentru fiecare inspectorat
colar, inclusiv sumele alocate pentru proiectul ROSE pe Titlul 65 – Cheltuieli aferente programelor
cu finanare extern rambursabil, în baza comunicrii de ctre UMPFE, precum i deschiderile de
credite bugetare corespunztoare pentru inspectoratele colare care coordoneaz liceele
beneficiare de grant. DGE consolideaz situaiile financiare trimestriale i anuale pentru a fi trimise
ctre MFP, având ca baz raportarea financiar efectuat de UMPFE pentru proiectul ROSE.
Inspectoratele colare Judeene (ISJ), respectiv Inspectoratul colar al Municipiului Bucureti
(ISMB), se implic în fluxul financiar al Schemei de Granturi pentru Licee prin distribuirea filelor de
buget ctre fiecare liceu beneficiar de grant i prin deschiderea de credite bugetare în conturile de
trezorerie ale liceelor. De asemenea, ISJ/ISMB sprijin în mod direct implementarea proiectelor la
nivel judeean/ al municipiului Bucureti, în conformitate cu cerinele specifice transmise de MEN,
incluzând asistena oferit de facilitatorii i monitorii alocai de UMPFE.
Beneficiarii de granturi (licee de stat eligibile) vor implementa subproiectele aprobate i finanate
din grant (denumite de acum înainte ”proiecte”), într-o manier descentralizat, în baza Acordurilor
de Grant semnat cu MEN/UMPFE. Pentru asigurarea calitii Schemei de Granturi pentru Licee
(SGL), liceele vor beneficia de asisten tehnic finanat prin ROSE.
Alte pri implicate în implementarea SGL includ:
facilitatori, contractai de MEN/UMPFE ca asisten tehnic pentru licee, în vederea
pregtirii i evalurii propunerilor de grant;
monitors, contractai de MEN/UMPFE ca asisten tehnic pentru monitorizarea pe teren a
implementrii proiectelor i pentru asigurarea raportrii centralizate în sistemul informatic;
mentori, contractai de MEN/UMPFE ca asisten tehnic pentru monitorizarea pe teren a
activitilor pedagogice, de sprijin i extracurriculare;
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
5
activitate în domeniile de interes etc.
Matricea responsabilitilor în implementarea Granturilor pentru Licee
Instituie/ Direcie
responsabil Responsabiliti
verific i aprob propunerea de buget anual întocmit de UMPFE
gestioneaz contul de trezorerie pentru fondurile alocate proiectului ROSE;
stabilete filele de buget pentru fiecare inspectorat colar, incluzând sumele pentru granturile SGL pe Titlul 65 – Cheltuieli aferente
programelor cu finanare extern rambursabil;
deschide creditele bugetare pentru inspectoratele care coordoneaz liceele beneficiare de granturi;
consolideaz situaiile financiare trimestriale i anuale pentru a fi trimise ctre MFP, având ca baz raportarea financiar efectuat de UMPFE pentru proiectul ROSE;
UMPFE
informeaz inspectoratele colare cu privire la sumele alocate fiecrui liceu beneficiar de grant;
gestioneaz i coordoneaz activitile proiectului ROSE (achiziiile de la nivel central, managementul financiar, activitile de monitorizare i evaluare, precum i de raportare i management al impactului asupra mediului);
asigur sprijin pentru implementarea granturilor (elaborarea de ghiduri, activiti de monitorizare i mentorat etc.);
asigur managementul financiar la nivel central al granturilor pentru licee;
monitorizeaz progresul implementrii granturilor din punct de vedere tehnic i financiar;
raporteaz ctre Banca Mondial cu privire la proiectul ROSE, inclusiv cu privire la Schema de Granturi pentru Licee, în baza raportrilor primite de la fiecare liceu beneficiar de grant;
Inspectoratele colare
distribuie filele de buget pentru fiecare liceu beneficiar de grant;
deschide creditele bugetare în conturile de trezorerie ale liceelor benediciare de granturi;
sprijin implementarea proiectelor la nivel judeean / al municipiului Bucureti
Liceele beneficiare de granturi
realizeaz proiectul în conformitate cu standardele i practicile tehnice, economice, financiare, manageriale, de mediu i sociale, satisfctoare Bncii;
achiziioneaz bunurile, lucrrile sau serviciile care vor fi finanate prin grant în conformitate cu prevederile referitoare la achiziii incluse în Ghidul de implementare;
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
6
Instituie/ Direcie
responsabil Responsabiliti
menine aranjamentele de management financiar într-un mod adecvat care s reflecte operaiunile, resursele i cheltuielile aferente grantului;
raporteaz periodic ctre UMPFE.
Toate persoanele i entitile care primesc fondurile aferente granturilor finanate prin SGL, sunt
responsabile pentru depunerea sau transferul acestora, iar cele care iau sau influeneaz deciziile
privind utilizarea lor au obligaia respectrii celor mai înalte standarde de etic. În particular, toate
aceste persoane i entiti trebuie s ia toate msurile corespunztoare pentru a preveni i a
combate frauda i corupia i s se abin de la implicarea în fraud i corupie în legtur cu
utilizarea respectivelor fonduri.
În conformitate cu Ghidul Anticorupie, urmtoarele practici sunt definite în general ca fraud i
corupie:
a) O practic corupt este oferirea, darea, primirea sau solicitarea, direct sau indirect, a oricrui
lucru de valoare pentru a influena în mod necorespunztor aciunile unei alte pri (de exemplu
darea i luarea de mit).
b) O practic frauduloas este orice aciune sau omisiune, inclusiv o denaturare, care, cu bun
tiin sau din impruden, induce în eroare sau încearc s induc în eroare una dintre pri,
pentru a obine un beneficiu financiar sau de alt tip sau pentru a evita o obligaie.
c) O practic de complicitate este un aranjament între dou sau mai multe pri destinat realizrii
unui scop necorespunztor, inclusiv de a influena în mod necorespunztor aciunile unei alte pri.
În sensul acestei definiii, prin ”parte” se înelege un participant la o procedur de achiziii, inclusiv
reprezentani oficiali, care încearc, direct sau printr-o alt persoan sau entitate care nu particip
la procedura de achiziii, s simuleze competiia sau s stabileasc preurile achiziiei la un nivel
artificial, necompetitiv, ori care sunt la curent cu privire preurile celeilalte/celorlalte pri sau cu
alte condiii care ar trebui s fie confideniale.
d) O practic coercitiv presupune afectarea, dunarea, sau ameninarea de a afecta sau de a
prejudicia, direct sau indirect, oricare dintre pri sau proprieti a uneia/unora dintre pri pentru a
influena în mod necorespunztor aciunile unei pri. În sensul acestei definiii, prin ”parte” se
înelege un participant la procesul de achiziii sau la execuia contractului.
e) O practic obstructiv înseamn (i) distrugerea, falsificarea, modificarea sau ascunderea în mod
deliberat a dovezilor importante pentru o anchet sau depunerea declaraiilor false în faa
anchetatorilor, în scopul de a împiedica în mod semnificativ o anchet a Bncii asupra acuzaiilor de
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
7
practic corupt, frauduloas, coercitiv sau de complicitate; i/sau ameninarea, hruirea sau
intimidarea oricrei pri pentru a o împiedica s divulge informaiile sale despre aspecte relevante
pentru anchet sau s continue ancheta, sau (ii) acte destinate s împiedice în mod semnificativ
exercitarea drepturilor contractuale ale Bncii de audit sau de acces la informaii.
În conformitate cu politica Bncii Mondiale1, pentru a combate practicile de fraud i corupie în
derularea procedurilor de achiziie la nivelul granturilor finanate prin SGL, MEN-UMPFE, prin
monitorul desemnat sau direct, va întreprinde urmtoarele aciuni referitoare la fraud i corupie:
a) Va respinge o propunere de atribuire, dac se stabilete faptul c ofertantul/consultantul
recomandat pentru atribuire, sau oricare dintre angajaii, agenii, subcontractanii, consultanii
subcontractai, prestatorii de servicii, furnizorii acestuia i/sau personalul acestora s-au implicat, în
mod direct sau indirect, în practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive
atunci când au concurat pentru respectivul contract.
b) Va declara achiziie neconform i va propune anularea prii din grant alocate în baza unui
contract, în cazul în care constat, în orice moment, c reprezentani ai Beneficiarului de grant s-au
angajat în practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive în timpul
procesului de achiziie sau în implementarea contractului în cauz, fr ca Beneficiarul s fi luat la
timp msuri adecvate, satisfctoare pentru MEN-UMPFE, pentru a aborda acele practici atunci
când au aprut, inclusiv prin neinformarea MEN-UMPFE i a monitorului desemnat, la momentul
aflrii acelor practici;
c) Va declara public o companie sau o persoan ca fiind neeligibil, pe termen nelimitat sau pe o
perioad stabilit de timp: (i) pentru atribuirea unui contract finanat din grant; i (ii) pentru a
candida drept subcontractant, consultant, furnizor sau prestator de servicii al unei companii
eligibile creia i s-a atribuit un contract finanat din grant;
În vederea respectrii standardelor de etic i a prevenirii fraudei i corupiei, Beneficiarii de
granturi vor include, în documentele de licitaie i în contractele finanate din grant prin SGL, o
clauz care prevede c furnizorii i contractanii, precum i subcontractanii, agenii, angajaii,
consultanii, prestatorii de servicii sau furnizorii acestora vor permite MEN-UMPFE i Bncii
Mondiale inspecia tuturor conturilor, evidenelor i altor documente referitoare la prezentarea
ofertelor i execuia contractului, precum i auditul acestora de ctre auditori externi independeni.
În orice caz suspectat de fraud i corupie, reprezentantul legal al liceului beneficiar are obligaia
de a informa în cel mai scurt timp monitorul desemnat i reprezentanii UMPFE.
MEN-UMPFE îi rezerv dreptul de a recupera sumele acordate în cadrul grantului de la
persoanele fizice gsite vinovate de gestionarea frauduloas a fondurilor, precum i dreptul de a
le aciona în judecat.
1 Conform paragrafelor 1.23 i 1.24 din Ghidul privind serviciile de consultan, pentru achiziia de servicii de
consultan, respectiv a paragrafelor 1.16 i 1.17 din Ghidul privind achiziiile, pentru achiziia de bunuri, lucrri sau
servicii, altele decât consultana (inclusiv instruire)
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
8
1.4. Evitarea conflictului de interese
În derularea proiectelor finanate din grant în cadrul SGL, mai ales în procesul de achiziii,
Beneficiarii se vor asigura c atât personalul propriu, cât i consultanii individuali, furnizorii de
servicii, bunuri i lucrri îi desfoar activitatea evitând conflictul de interese i respectând
prevederile prezentului ghid referitoare la acesta.
Angajaii beneficiarului trebuie s îi deruleze activitatea în cadrul proiectului finanat din grant
într-o manier profesionist, obiectiv i imparial, asigurându-se c niciun interes, de natur
patrimonial sau de alt natur, în legtur cu proiectul în care îi desfoar activitatea, nu este de
natur s le afecteze capacitatea de a duce la îndeplinire, cu obiectivitate i imparialitate, sarcinile
care le revin, i evitând obinerea de avantaje sau foloase necuvenite pentru ei, soi/soii, rude ori
afini, pân la gradul al patrulea inclusiv.
Consultanii (prin consultani se îneleg atât firme de consultan, inclusiv experii acestora, cât i
consultani individuali) angajai de Beneficiar trebuie s ofere consiliere profesional, obiectiv i
imparial i, în orice moment, s asigure clientul împotriva oricrui risc care-i poate afecta
interesele, fr s aib în vedere lucrri viitoare, iar în prestarea serviciilor de consultan s evite
orice conflict cu alte sarcini sau cu propriile interese. Consultanii nu vor fi angajai pentru sarcini
care ar fi în conflict cu obligaii anterioare sau curente fa de ali clieni, sau care i-ar pune în
poziia s nu-i poat exercita sarcinile în cel mai bun interes al Beneficiarului.
Un consultant/ prestator/ furnizor/ executant care particip la un proces de achiziie în cadrul
proiectelor finanate din SGL nu trebuie s se afle într-o situaie de conflict de interese, în caz
contrar acesta nu va fi eligibil pentru atribuirea unui contract în cadrul SGL.
Fr a se limita la exemplele prezentate în continuare, consultanii/ prestatorii/ furnizorii/
executanii nu vor fi angajai în cazul circumstanelor stabilite mai jos:
(a) Conflict în cadrul activitilor de consultan i achiziie de bunuri, lucrri sau servicii, altele
decât cele de consultan: o firm ce a fost angajat de ctre Beneficiar s furnizeze bunuri, lucrri,
sau servicii, altele de decât de consultan, va fi descalificat de la prestarea serviciilor de
consultan ce rezult din sau au legtur direct cu acele bunuri, lucrri sau servicii pentru care a
fost angajat. Invers, un consultant angajat s presteze servicii de consultan pentru
implementarea unui proiect, va fi descalificat de la furnizarea ulterioar de bunuri, lucrri sau
servicii (altele decât consultan) i care rezult sau se afl în legtur direct cu serviciile de
consultan pentru care a fost angajat.
(b) Conflict în cadrul sarcinilor de consultan: Niciun consultant nu va fi angajat pentru a efectua o
sarcin care, prin natura sa, poate fi în conflict cu o alt sarcin a consultanilor. De exemplu,
consultanii angajai pentru pregtirea Termenilor de Referin pentru o anumit sarcin, nu vor fi
angajai pentru efectuarea sarcinii în cauz.
(c) Relaii cu personalul Beneficiarului: Nu li se va putea acorda un contract consultanilor sau
firmelor (inclusiv personalul acestora) care au o relaie de afacere sau de familie cu un angajat al
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
9
Beneficiarului (sau al ageniei de implementare, sau al unui beneficiar al unei pri din împrumut)
care este implicat în mod direct sau indirect în orice parte a:
(i) pregtirii Termenilor de Referin pentru sarcina respectiv/documentelor de licitaie/caietului
de sarcini pentru contract,
(iii) implementrii/supervizrii unui astfel de contract
(d) Transmiterea mai multor oferte: Dac un consultant/ o firm transmite mai mult de o singur
ofert, fie separat, fie ca partener într-o asociere în participaie la o alt ofert, toate aceste oferte
vor fi descalificate. Este permis participarea unei firme de consultan ca subconsultant, sau a unei
persoane individuale ca membru în echip, în mai multe oferte, în cazul în care aceast
circumstan este justificat i dac acest lucru este permis de ctre Invitaia de participare, precum
i participarea unei firme ca subcontractant în mai mult de o ofert.”
Astfel, Beneficiarul are obligaia s ia toate msurile care s conduc la evitarea apariiei sau
încetarea unei astfel de situaii de conflict de interese i s informeze fr întârziere în scris MEN-
UMPFE, cu privire la orice situaie care d natere sau este posibil s dea natere unui astfel de
conflict.
Pentru evitarea conflictului de interese, toi participanii la procedurile de achiziie derulate în
cadrul granturilor, inclusiv reprezentanii Beneficiarului (membrii echipei de proiect, ai comisiilor de
evaluare, reprezentantul legal) vor completa i semna o Declaraie privind evitarea conflictului de
interese, i o Declaraie privind confidenialitatea i imparialitatea, conform modelelor din
prezentul Ghid.
10
2. ASISTEN ÎN IMPLEMENTAREA GRANTURILOR
Toate liceele care au accesat granturi în cadrul SGL beneficiaz de asisten tehnic i sprijin în
faza de implementare, constând în: accesul la materiale suport/ ghiduri specifice, instruire privind
implementarea granturilor, asisten privind derularea tehnic i financiar a activitilor
proiectului etc.
pedagogice
Pe durata de implementare a SGL, MEN-UMPFE pune la dispoziia tuturor liceelor beneficiare
materiale îndrumtoare privind atât implementarea granturilor, conform reglementrilor
specifice (Manualul de Granturi pentru Licee), cât i realizarea activitilor pedagogice, de sprijin i
extracurriculare. Astfel, se va realiza i se va distribui urmtorul set de ghiduri, ca instrument
suport pentru implementarea activitilor pedagogice, de sprijin i extracurriculare:
- Ghid privind dezvoltarea competenelor socio-emoionale;
- Ghid privind dezvoltarea personal i coaching;
- Ghid privind activitile de remediere i tutorat;
- Ghid privind consilierea i orientarea profesional;
- Ghid privind educaia incluziv.
2.2. Monitorizare i evaluare
Monitorii sunt experi contractai de ctre UMPFE/ o firm contractat de MEN-UMPFE pe toat
perioada de implementare a SGL, care îi desfoar activitatea la nivel local, îndeplinind sarcini
precum:
organizarea de sesiuni de instruire cu membrii echipei de proiect, referitoare la
implementarea tehnic i financiar a grantului, inclusiv proceduri de achiziii, management
financiar, mecanisme de raportare i aspecte sociale i de protecie a mediului înconjurtor;
acordarea de asisten i consiliere echipei de proiect privind implementarea grantului,
inclusiv referitor la elaborarea Planului de achiziii, revizuirea Graficului activitilor,
eligibilitatea cheltuielilor, proceduri de achiziii, pregtirea rapoartelor tehnice i de progres
etc.;
monitorizarea derulrii acordurilor de grant, în ceea ce privete respectarea reglementrilor
aplicabile în domeniul financiar i al achiziiilor, a Graficului activitilor, a prevederilor
privind protecia mediului ori asigurarea participrii comunitii la implementarea i
monitorizarea proiectului finanat din grant;
avizarea/aprobarea solicitrilor de modificare a Graficului activitilor, a Planului de achiziii
i a celorlalte modificri solicitate de Beneficiar, conform prevederilor din Acordul de grant;
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
11
efectuarea periodic de vizite la faa locului i verificarea documentelor referitoare la
implementarea proiectului finanat din grant (din punct de vedere tehnic, financiar, al
achiziiilor, raportrilor etc.);
avizarea rapoartelor de progres i a rapoartelor financiare, dup verificarea respectrii
reglementrilor valabile petru SGL i a concordanei documentelor cu realitatea, precum i
eligibilitatea, autenticitatea i relevana cheltuielilor;
avizarea cererilor pentru o nou tran din grant, dup verificarea cheltuirii a cel puin 70%
din trana anterioar i respectarea prevederilor legale, a celor din Manualul de grant i a
concordanei documentelor, precum i a eligibilitii, autenticitii i relevanei cheltuielilor;
centralizarea informaiilor la nivel local i transmiterea acestora ctre MEN-UMPFE sau
raportarea centralizat în sistemul informatic, dup caz.
Monitorii vor vizita liceele care le-au fost arondate cel puin o dat pe trimestru. Liceele care vor
avea nevoie de sprijin suplimentar vor beneficia de vizite mai frecvente din partea monitorilor
desemnai.
Toate constatrile rezultate în urma acestor vizite ale monitorilor vor fi susinute prin documente i
comunicate beneficiarilor i, în caz de inexactiti/discontinuiti în rapoarte, documente suport sau
nerespectarea prevederilor stabilite, trebuie discutate i agreate cu beneficiarii msuri de
remediere.
Urmtoarea tran va fi alocat dup ce monitorul va verifica trana anterioar pe baza
documentelor justificative scanate i a datelor raportate i/sau a vizitelor pe teren. În cazul în care
sunt constatate nereguli în urma verificrii documentelor i/sau a monitorizrii la faa locului a
implementrii grantului, urmtoarea tran nu va fi alocat pân ce beneficiarul grantului nu va
remedia în mod satisfctor aceste nereguli.
Personalul UMPFE poate însoi monitorii în timpul vizitelor pe teren sau poate efectua vizite la
liceele beneficiare de granturi pentru a verifica stadiul implementrii proiectului, documentele,
modul în care se respect reglementrile SGL etc., precum i pentru a discuta cu membrii echipelor
de proiect, elevii, directorii, cadrele didactice i membrii comunitii locale.
Monitorii vor fi în permanent legtur cu liceele beneficiare de granturi, oferindu-le acestora
orientare i asisten, ori de câte ori este nevoie.
Echipele de proiect constituite la nivelul liceelor beneficiare pot solicita clarificri (verbale sau în
scris) monitorilor desemnai, cu privire la aspecte care in de derularea grantului, iar monitorul are
obligaia de a rspunde în cel mai scurt timp. În cazul în care, în termen de 30 de zile, liceul
beneficiar nu primete un rspuns la întrebarea adresat în scris, atunci acesta are posibilitatea de
a se adresa direct MEN-UMPFE printr-o scrisoare oficial, în care va expune detaliat tipul
informaiei solicitate precum i numele persoanei contactate care nu a rspuns solicitrii de
clarificri în termenul stabilit.
12
care, din diferite motive, pentru un anumit sub-proiect, nu a fost desemnat un monitor sau acesta
nu este disponibil temporar.
2.3. Asisten de tip ”mentorat” pentru activitile pedagogice, de sprijin i
extracurriculare
Pe durata de implementare a proiectelor de ctre licee, un grup de mentori va sprijini i va
monitoriza interveniile pedagogice, de sprijin i extracurriculare la nivelul liceelor, îndeplinind
sarcini precum:
acordarea de asisten întregii echipe a liceului beneficiar, prin consiliere i sprijin pedagogic
i metodologic, pentru creterea calitii activitilor de predare-învare-evaluare, în
vederea sporirii performanei generale a liceului;
acordarea de asisten i consiliere echipei pedagogice a liceului beneficiar în ceea ce
privete planificarea, implementarea, monitorizarea i evaluarea activitilor pedagogice, de
sprijin i extracurriculare, astfel încât aceste activiti s fie realizate în mod coerent i
consecvent, contribuind astfel la atingerea obiectivelor proiectului finanat din grant i a
obiectivului Proiectului ROSE;
acordarea de sprijin cadrelor didactice din liceul beneficiar pentru îmbuntirea practicilor
didactice, identificarea dificultilor de învare i a nevoilor individuale ale elevilor, în
special a celor aflai în situaie de risc, adaptarea curriculumului i a instrumentelor de
evaluare la nevoile identificate, dezvoltarea competenelor elevilor etc.;
efectuarea periodic de vizite la liceu, pentru a observa practicile didactice i pentru a
consilia personalul colii (cadre didactice, directori, personal auxiliar), dar i a eventualilor
consultani angajai pentru implementarea activitilor pedagogice, de sprijin i
extracurriculare;
acordarea de asisten echipelor din licee pentru utilizarea ghidurilor pentru realizarea
activitilor pedagogice, de sprijin i extracurriculare, elaborate în cadrul proiectului ROSE.
Se preconizeaz ca fiecare liceu s beneficieze de vizite pe an de cel puin 4 zile din partea
mentorului care ofer asisten pedagogic individualizat, în funcie de necesitile beneficiarului.
În funcie de nevoi, anumite licee beneficiare pot primi vizite suplimentare din partea mentorilor.
Mentorii vor fi în permanent legtur cu liceele beneficiare de granturi, oferindu-le acestora
orientare i asisten, ori de câte ori este nevoie.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
13
3.1. Demararea proiectului
Implementarea proiectului începe la data semnrii Acordului de Grant de ctre ambele pri.
Imediat dup intrarea în vigoare a Acordului de grant, Beneficiarul va întreprinde urmtoarele
aciuni:
nominalizarea echipei de proiect i stabilirea sarcinilor i responsabilitilor aferente fiecrei
poziii (întocmirea fielor de post i a contractelor/ actelor adiionale la contractele
individuale de munc sau a altor documente, dup caz);
asigurarea accesului membrilor echipei de proiect i ai CA la documentele proiectului
(Acordul de împrumut, Acordul de grant) i familiarizarea acestora cu prevederile
Manualului de Granturi pentru Licee);
planificarea în timp a activitilor prevzute în proiect i stabilirea calendarului actualizat de
desfurare a acestora, conform propunerii de proiect aprobate i inând cont de data
aprobrii Acordului de grant, precum i demararea acelor activiti realizate cu resurse
proprii (care nu necesit aplicarea unei proceduri de achiziie), dac este cazul;
realizarea Planului de achiziii i transmiterea acestuia ctre monitorul desemnat, cu
respectarea termenului prevzut în Acordul de grant;
informarea Ageniei Naionale pentru Achiziii Publice (ANAP) cu privire la semnarea
Acordului de Grant, conform prevederilor art. 28 alin. (2) din Legea 98 / 2016 privind
achiziiile publice;
informaiilor/documentelor solicitate;
asigurarea participrii la sesiunile de instruire organizate de MEN-UMPFE, prin intermediul
monitorilor, pentru membrii echipei de proiect.
3.2. Perioada de implementare
Durata de implementare a proiectului este de 4 ani, începând cu data intrrii în vigoare a Acordului
de Grant. Liceul beneficiar deruleaz activitile prevzute în proiect în perioada de implementare,
conform Graficului activitilor, cu respectarea prevederilor Acordului de Grant i ale Manualului de
Granturi pentru Licee. Activitile proiectului i bugetul aferent sunt prevzute pentru fiecare an de
proiect, care nu se confund cu anul calendaristic sau cu anul colar.
Activitile pedagogice i de sprijin, precum i cele extracurriculare se vor desfura în afara
programului colar, venind în completarea activitilor colare ale elevilor. De asemenea, activitile
proiectului, implicit cele care vizeaz lucrul direct cu elevii, se pot desfura inclusiv în zilele libere
(sfârit de sptmân, vacane etc.), cu acordul CA al Beneficiarului i al cadrelor didactice
implicate.
14
La încheierea perioadei de implementare, ulterior aprobrii Raportului final (tehnic i financiar)
primit de la Beneficiar, MEN-UMPFE va considera închis Acordul de Grant i va transmite acestuia o
Scrisoare de informare a Beneficiarului cu privire la finalizarea grantului.
Conform prevederilor Acordului de Grant , acesta înceteaz oficial în ziua urmtoare transmiterii de
ctre MEN-UMPFE a Scrisorii de informare a Beneficiarului cu privire la finalizarea grantului, dar
nu mai târziu de 31 decembrie 2022, data de finalizare a proiectului ROSE.
Dup finalizarea perioadei de implementare, se menine obligaia Beneficiarului de a asigura
sustenabilitatea proiectului, conform propunerii de proiect aprobate i anexate Acordului de Grant.
De asemenea, Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele aferente proiectului
finanat prin grant pe o perioad de cel puin 7 (apte) ani de la încheierea Proiectului ROSE i de a
le pune la dispoziia MEN-UMPFE, monitorilor, Bncii Mondiale, reprezentanilor firmei de audit
extern angajate de UMPFE, precum i oricrui organism abilitat s efectueze verificri asupra
modului de utilizare a finanrii obinute prin grant.
3.4. Suspendarea sau Rezilierea Acordului de Grant
În cazul în care Beneficiarul nu îi îndeplinete obligaiile asumate prin Acordul de grant, MEN-
UMPFE are dreptul de a suspenda sau termina dreptul acestuia de a folosi fondurile provenite
din grant, i/sau de a cere rambursarea unei pri sau a întregului grant alocat.
MEN-UMPFE are dreptul de a rezilia unilateral Acordul de grant în urmtoarele situaii:
a) Beneficiarul, din motive imputabile lui, nu a început implementarea proiectului în
termen de 60 de zile de la semnarea Acordului de Grant;
b) Beneficiarul nu respect cerinele menionate în Acordul de Grant, cu privire la
raportarea în formatul solicitat i la termenele prevzute i, în urma solicitrilor de
remediere, nu implementeaz soluiile agreate;
c) Beneficiarul, din motive imputabile lui, nu cheltuie într-un an cel puin 10% din suma
total alocat i nu implementeaz soluiile de remediere agreate cu monitorul
desemnat;
d) Beneficiarul face cheltuieli neeligibile i nu implementeaz soluiile de remediere
agreate cu monitorul desemnat;
e) Liceul se închide sau înceteaz s existe din motive independente de implementarea
grantului.
În cazul identificrii de ctre monitorul desemnat sau de ctre MEN-UMPFE a riscului de
apariie a uneia din situaiile mai sus menionate, MEN-UMPFE transmite o notificare
Beneficiarului prin care îl informeaz cu privire la riscul de suspendare/reziliere i propune un
set de aciuni de remediere (precum efectuarea unei vizite la faa locului, emiterea unui act
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
15
adiional etc.), dup consultare cu monitorul desemnat. Dac soluiile de remediere identificate
nu sunt puse în aplicare de ctre Beneficiar conform termenelor stabilite, atunci MEN-UMPFE
apeleaz la suspendarea temporar/rezilierea Acordului de Grant i notific Beneficiarul în
acest sens.
În cazul rezilierii, MEN-UMPFE include în notificarea ctre liceul beneficiar i informaia cu
privire la obligaia returnrii pariale/integrale a fondurilor.
3.5. Modificri la Acordul de Grant
Având în vedere durata de 4 ani a proiectului aprobat pentru finanare prin SGL i nevoia de
flexibilitate, în vederea adaptrii la situaiile neprevzute aprute în perioada implementrii,
Beneficiarul poate solicita operarea unor modificri, în conformitate cu prevederile Acordului de
Grant.
Beneficiarii vor avea în vedere c orice modificare adus acordului de grant trebuie s fie temeinic
justificat, nu trebuie s afecteze obiectivele proiectului i trebuie s contribuie la o mai bun
implementare a acestuia i la atingerea indicatorilor asumai.
În funcie de tipul modificrilor solicitate de Beneficiar i avizate de monitor, acestea trebuie
comunicate MEN-UMPFE/monitorului desemnat, spre informare sau spre aprobare, dup caz.
(1) Beneficiarul va trimite ctre monitorul desemnat i MEN-UMPFE o Notificare (scrisoare de
informare care nu necesit aprobare), în cazul modificrilor precum:
a. modificri care in de aspecte tehnice privind implementarea efectiv a activitilor;
b. actualizri ale Graficului activitilor, care presupun modificarea duratei sau a perioadei de
desfurare a unor activiti, dar care nu includ renunarea la activiti aprobate prin acordul de
grant/introducerea de noi activiti.
(2) Beneficiarul va trimite ctre monitor o Solicitare de aprobare, în cazul modificrilor precum:
a. revizuiri/actualizri ale Planului de achiziii;
b. schimbri ale modalitii de monitorizare i evaluare intern a proiectului;
c. schimbri ale modalitii de implicare a comunitii în monitorizarea implementrii proiectului;
d. schimbri ale strategiei de asigurare a sustenabilitii proiectului;
e. modificri ale bugetului între tipurile de cheltuieli stabilite conform Manualului de granturi
pentru licee, care se încadreaz în limita de 10% din valoarea total a Grantului, cu respectarea
ponderilor stabilite prin Acordul de grant pentru fondurile alocate celor 4 categorii de activiti
eligibile.
(3) Beneficiarul va trimite ctre MEN-UMPFE o Solicitare de aprobare, avizat de monitor, în cazul
modificrilor precum:
a. actualizri ale Graficului activitilor, care se refer la renunarea la activiti aprobate prin
acordul de grant sau la introducerea unor noi activiti, care nu se regseau în acordul de grant;
b. modificarea valorii indicatorilor stabilii prin Anexa la Acordul de grant.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
16
(4) Beneficiarul va trimite ctre MEN-UMPFE o Solicitare de aprobare prin Act adiional la Acordul
de grant, avizat de monitor, în cazul modificrilor precum:
a. modificri ale bugetului între tipurile de cheltuieli stabilite conform Manualului de granturi
pentru licee, care depesc 10% din valoarea total a Grantului, cu respectarea ponderilor
stabilite pentru fondurile alocate celor 4 categorii de activiti eligibile;
b. prelungirea duratei Acordului de Grant, pe o perioad agreat de pri, dar nu mai mult de 31
decembrie 2022, data de finalizare a Proiectului ROSE;
c. modificarea valorii totale a grantului.
Solicitarea Beneficiarului de a efectua modificri asupra propunerii de proiect aprobate va descrie
modificrile solicitate, precum i o justificare fundamentat a acestora, indiferent dac aceasta
necesit aprobare sau nu, i va fi însoit de documentul modificat, dac este cazul. Monitorul
desemnat va analiza propunerile de modificare care necesit aprobare, verificând relevana i
oportunitatea acestora, va solicita Beneficiarului eventuale clarificri, dup caz, i va decide dac
solicitarea poate fi avizat sau trebuie respins, ca nejustificat.
În cazul în care monitorul consider c propunerea de modificare nu este justificat i nu poate fi
aprobat, acesta va comunica Beneficiarului respingerea propunerii de modificare, inclusiv motivele
respingerii i eventuale recomandri. Ulterior, monitorul va acorda asisten liceului pentru
soluionarea problemelor care au condus la propunerea de modificare.
În cazul în care monitorul consider c propunerea de modificare este justificat i poate fi
aprobat, se vor parcurge urmtorii pai:
i. Pentru solicitrile menionate la pct. (2) a-e, monitorul va aviza propunerea de modificare,
în numele UMPFE, i va transmite avizul atât Beneficiarului, cât i UMPFE;
ii. Pentru solicitrii menionate la pct. (3) a-b, monitorul va aviza propunerea de modificare i
o va transmite ctre UMPFE, în vederea aprobrii. UMPFE va analiza solicitarea i, dup o
eventual consultare cu monitorul, va transmite Beneficiarului o Scrisoare de aprobare a
modificrii/ Scrisoare de respingere a modificrii, inclusiv motivele respingerii i eventuale
recomandri;
iii. Pentru solicitrile menionate la pct. (4) a-c, monitorul va aviza propunerea de modificare i
o va transmite ctre UMPFE, în vederea aprobrii prin act adiional la Acordul de Grant.
UMPFE va analiza solicitarea i, dup o eventual consultare cu monitorul, va elabora Actul
Adiional la Acordul de Grant sau va transmite Beneficiarului o Scrisoare de respingere a
modificrii, inclusiv motivele respingerii i eventuale recomandri;
iv. Pentru alte modificri majore propuse de Beneficiar, UMPFE va decide, în funcie de
solicitare, asupra modalitii de aprobare (direct sau prin Act Adiional la Acordul de Grant).
Orice modificare adus proiectului sau acordului de grant se aplic de la data aprobrii/ notificrii,
fr s produc efecte retroactive.
Modificrile aduse proiectului sau Acordului de Grant pot fi iniiate i de ctre MEN-UMPFE în
perioada de implementare a proiectului i nu vor avea efecte retroactive. De exemplu, în situaia în
care, în urma verificrii ori a activitilor de monitorizare i evaluare, MEN-UMPFE constat c
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
17
activitile proiectului nu au condus i nu vor conduce la rezultatele ateptate, atunci MEN-UMPFE
poate propune Beneficiarului s revizuiasc activitile proiectului, inând cont de recomandrile
formulate.
În contextul SGL, resursele umane implicate în implementarea grantului reprezint toate persoanele
care particip la realizarea activitilor prevzute în proiect, respectiv:
personalul propriu al Beneficiarului: membrii echipei de proiect responsabile de activitile
de management, precum i cadrele didactice/consilierii din liceu/personalul didactic auxiliar,
implicai în activitile pedagogice i de sprijin/ extracurriculare;
experi din afara instituiei : firme/ONG/consultani individuali selectai în baza unei
proceduri de achiziie de servicii de consultan, conform prevederilor prezentului Ghid, în
vederea realizrii unor activiti pedagogice i de sprijin/extracurriculare;
reprezentani ai comunitii colare/locale, implicai în proiect pe baz de voluntariat,
conform legislaiei în vigoare.
Personalul propriu, personal didactic sau didactic auxiliar, angajat pe durat nedeterminat sau
determinat, care contribuie la implementarea activitilor sau la managementul grantului,
suplimentar normei de munc, poate fi remunerat pentru activitile derulate în cadrul proiectului,
în limita fondurilor disponibile/bugetului aprobat, din categoria (f) Costuri operaionale adiionale.
Salarizarea se face în baza unui contract de munc/act adiional la contractul de munc, cu
respectarea prevederilor legale în vigoare.
Niciun funcionar public nu poate fi remunerat pentru activitatea desfurat în proiect cu sume
din grant, indiferent dac este vorba despre personal propriu sau personal selectat în baza unei
proceduri de achiziie!
În conformitate cu Art. 16 alin. (5) i (6) al Hotrârii Guvernului nr. 26/2017 privind organizarea i
funcionarea MEN, unitile de învmânt liceal beneficiare de granturi din Proiectul ROSE pot
angaja cu contracte individuale de munc, pe perioada proiectului, personalul necesar pentru
implementarea activitilor prevzute în Acordul de Grant, în afara numrului maxim de posturi
aprobat la nivelul unitii respective.
3.6.1. Echipa de proiect (EP)
Echipa de proiect nominalizat va funciona pe toat durata de implementare a proiectului i va
include în mod obligatoriu2:
2 Cf. Ghidului Aplicantului, seciunea 4.2 Echipa pentru pregtirea propunerii de proiect i Echipa de proiect
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
18
un coordonator de grant, care poate fi directorul, directorul adjunct sau un alt cadru
didactic desemnat;
un responsabil financiar, contabilul ef/contabilul unitii de învmânt;
un responsabil pentru realizarea achiziiilor, care poate fi un membru al CA sau oricare
reprezentant al personalului didactic/auxiliar care are competene minime necesare pentru
realizarea achiziiilor.
În tabelul de mai jos sunt prezentate principalele responsabiliti ale echipei de proiect:
RESPONSABILITILE PRIVIND IMPLEMENTAREA GRANTULUI
durata proiectului; gestioneaz/coordoneaz resursele umane implicate în proiect i stabilete
procedurile interne de monitorizare i validare a activitii acestora; asigur monitorizarea implementrii proiectului - a activitilor, a nivelului de
îndeplinire a obiectivelor propuse i a gradului de atingere a indicatorilor stabilii, precum i luarea deciziilor necesare pentru rezolvarea la timp a oricrei probleme care poate aprea pe parcursul implementrii;
stabilete msurile necesare pentru a evita orice situaie neprevzut care ar putea impiedica implementarea proiectului, iar în cazul apariiei unei asemenea situaii, ia msurile de remediere adecvate;
informeaz permanent conducerea colii/ Consiliul de Administraie despre stadiul implementrii/ progresul proiectului, despre eventualele dificulti i probleme aprute, precum i despre msurile de soluionare a acestora luate de echipa de proiect sau propunerile de msuri care necesit aprobarea conducerii colii/ Consiliului de Administraie;
asigur implicarea comunitii colare/locale în implementarea i monitorizarea proiectului;
este responsabil de întocmirea Rapoartelor de progres trimestriale privind stadiul implementrii tehnice i financiare a proiectului i, dup aprobarea de ctre reprezentantul legal, le transmite spre validare monitorului desemnat, la termenul convenit;
este responsabil de întocmirea Raportului final privind implementarea proiectului i de transmiterea spre validare monitorului desemnat, la termenul stabilit (ulterior aprobrii acestuia de ctre reprezentantul legal);
rspunde de pregtirea oricror alte rapoarte solicitate de MEN-UMPFE/monitori sau Banca Mondial;
coordoneaz procesul de realizare a achiziiilor, precum i managementul contractelor de achiziie;
asigur respectarea cerinelor cu privire la impactul de mediu; asigur transparena cu privire la utilizarea fondurilor sau orice alte informaii
relevante despre proiect; coordoneaz înregistrarea în Sistemul Informatic de Management (SIM) a tuturor
raportrilor solicitate, asigurându-se c datele introduse în SIM sunt corecte, exacte i reflect realitatea;
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
19
particip la programele de formare i întâlnirile de lucru organizate periodic de MEN- UMPFE sau de monitori, pe plan local;
menine comunicarea permanent cu monitorul desemnat i rspunde la termenele convenite solicitrilor transmise de MEN-UMPFE/monitor;
rspunde solicitrilor primite în timpul vizitelor de monitorizare i audit extern.
RESPONSABILUL FINANCIAR
credite, transmite MEN-UMPFE/monitorului previziunile legate de alocrile financiare lunare/trimestriale;
asigur realizarea cheltuielilor conform bugetului aprobat i cu respectarea condiiilor de eligibilitate corespunztoare fiecrei categorii de activiti;
urmrete modul de execuie a bugetului aprobat, exactitatea i corectitudinea acestuia i, dac este cazul, solicit revizuirea bugetului, conform prevederilor Acordului de Grant i ale prezentului Ghid;
coordoneaz angajarea i efectuarea plilor; realizeaz operaiunile bancare aferente proiectului i asigur relaia cu Trezoreria; efectueaz i înregistreaz operaiunile financiar-contabile aferente proiectului la
nivelul Beneficiarului; înregistreaz în Sistemul Informatic de Management (SIM) toate datele financiar-
contabile solicitate, asigurându-se c datele introduse în SIM concord cu realitatea, sunt corecte, exacte i reflect execuia bugetar;
întocmete rapoartele financiare i declaraiile de pli, însoite de documentele justificative, conform cerinelor specifice;
urmrete stadiul implementrii financiare a proiectului (execuia bugetar) i raporteaz situaia coordonatorului de grant/ reprezentantului legal/ CA;
pstreaz toate documentele financiar - contabile, în conformitate cu Acordul de Grant i cu prevederile legale în vigoare;
înregistreaz i gestioneaz bunurile din patrimoniu achiziionate în cadrul proiectului, cu respectarea dispoziiilor legale în vigoare;
particip la programele de formare i întâlnirile de lucru organizate periodic de MEN- UMPFE sau de monitori, pe plan local;
menine comunicarea permanent cu monitorul desemnat i rspunde la termenele convenite solicitrilor transmise de MEN-UMPFE/monitor;
rspunde solicitrilor din timpul vizitelor de monitorizare i audit extern.
RESPONSABILUL PENTRU REALIZAREA ACHIZIIILOR
planific realizarea achiziiilor aferente proiectului conform Acordului de Grant i a prezentului Ghid, cu respectarea legislaiei aplicabile;
întocmete i actualizeaz Planul de achiziii i, dup aprobarea de ctre coordonatorul de grant, îl transmite monitorului desemnat spre aprobare;
sprijin activitatea responsabilului financiar în alocarea fondurilor necesare pentru derularea achiziiilor;
lanseaz i coordoneaz procedurile de achiziii de bunuri/lucrri/servicii prevzute în proiect, cu respectarea Planului de achiziii, a Acordului de Grant i a prevederilor prezentului Ghid;
particip la elaborarea specificaiilor tehnice/devizelor de lucrri/termenilor de
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
20
specifice ; coordoneaz activitile de primire, deschidere i evaluare a ofertelor/ scrisorilor de
interes/ propunerilor tehnice i financiare i asigur comunicarea rezultatelor procedurii ctre toi participanii la procedur (inclusiv publicarea anunului de atribuire, dac este cazul );
coordoneaz activitile de semnare a contractelor de achiziii cu ofertanii selectai; coordoneaz activitile privind soluionarea contestaiilor, dac este cazul; înregistreaz în Sistemul Informatic de Management (SIM) toate datele solicitate
referitoare la achiziii, asigurându-se c datele introduse în SIM concord cu documentele originale;
transmite MEN-UMPFE/monitorului desemnat, dup caz, toate documentele care fac obiectul verificrilor prealabile i ulterioare, conform cerinelor specifice;
asigur managementul contractelor de achiziie, cu sprijinul celorlali membri ai echipei de proiect;
particip la programele de formare i întâlnirile de lucru organizate periodic de MEN- UMPFE sau de monitori, pe plan local;
menine comunicarea permanent cu monitorul desemnat i rspunde la termenele convenite solicitrilor transmise de MEN-UMPFE/monitor;
rspunde solicitrilor din timpul vizitelor de monitorizare i audit extern.
Echipa de proiect poate include i ali membri - asisteni implicai în activiti de management
precum realizarea achiziiilor, derularea financiar-contabil a grantului sau raportarea tehnic i
financiar, în funcie de necesiti, dar salarizarea acestora se face cu încadrare în limita fondurilor
disponibile pentru activitile de management (cel mult 10% din valoarea total a grantului).
Membrii echipei de proiect pot fi înlocuii prin decizia reprezentantului legal al Beneficiarului, cu
obligaia de a notifica MEN-UMPFE i monitorul desemnat cu privire la aceast modificare.
3.6.2. Cadre didactice/consilieri implicai în derularea activitilor proiectului
Ulterior semnrii Acordului de Grant, Beneficiarul întreprinde o analiz a resurselor umane proprii
i selecteaz, dintre cei care i-au exprimat interesul de a participa la activitile proiectului, în baza
unor criterii obiective i transparente, personalul care va realiza activiti pedagogice i de sprijin,
precum i extracurriculare, în conformitate cu propunerea de proiect i bugetul aprobat.
În baza hotrârii CA, directorul liceului nominalizeaz cadrele didactice/consilierii selectai care vor
fi implicai în primul an de implementare a proiectului, în baza principiilor menionate. În baza
acestei decizii interne, se întocmesc contracte individuale de munc / acte adiionale la contractele
de munc, pentru activitile desfurate în proiect i remunerate din grant, cu respectarea
prevederilor legale în vigoare. Periodic, de regul la finalizarea fiecrui an de implementare,
Beneficiarul analizeaz rezultatele obinute în cadrul proiectului i contribuia personalului propriu
implicat. În urma acestei analize, Beneficiarul poate decide continuarea sau nu a activitii unor
cadre didactice/consilieri pentru anul urmtor, în funcie de performana acestora (msurat prin
rezultatele colare obinute de elevi, dar i prin feedback-ul beneficiarilor - elevi, prini etc.)
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
21
procedurile interne de monitorizare i validare a activitii acestuia, inclusiv o modalitate de
înregistrare/consemnare a activitii desfurate (activitatea, perioada i durata de desfurare,
participanii, precum i orice alte informaii relevante). De exemplu, o unitate de învmânt
beneficiar poate întocmi o anex la condica de prezen a personalului, dedicat exclusiv
activitilor finanate prin ROSE. Plile se vor face în baza pontajelor înregistrate în condic i vor fi
aprobate de coordonatorul de grant/directorul liceului, în limita fondurilor disponibile.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
22
4. REALIZAREA ACHIZIIILOR ÎN CADRUL GRANTURILOR
4.1. Aspecte generale Toate achiziiile în cadrul granturilor vor fi realizate în conformitate cu procedurile specifice,
prevzute în Acordul de grant i în prezentul Ghid de implementare, parte integrant a Manualului de Granturi.
În conformitate cu Legea nr. 234/2015 pentru ratificarea Acordului de Împrumut (Proiectul privind învmântul secundar) între România i BIRD, achiziiile în cadrul granturilor se realizeaz respectând Ghidurile Bncii Mondiale privind realizarea achiziiilor, astfel:
1. Ghidul privind selecia i angajarea consultanilor în cadrul Împrumuturilor BIRD i a Creditelor i Granturilor Asociaiei Internaionale pentru Dezvoltare (AID), de ctre Împrumutaii Bncii Mondiale, denumit Ghidul privind serviciile de consultan, publicat în ianuarie 2011 i revizuit în iulie 2014;
2. Ghidul privind achiziia de bunuri, lucrri i servicii, altele decât cele de consultan, în cadrul Împrumuturilor BIRD i a Creditelor i Granturilor AID, de ctre Împrumutaii Bncii Mondiale, denumit Ghidul privind achiziiile, publicat în Ianuarie 2011 i revizuit în iulie 2014;
De asemenea, este necesar s fie respectate cu strictee prevederile Ghidului privind prevenirea i combaterea fraudei i corupiei pentru proiecte finanate prin Împrumuturi BIRD, credite i granturi AID, denumit Ghidul Anticorupie, publicat în octombrie 2006 i revizuit în ianuarie 2011.
Beneficiarul de grant va acorda o atenie deosebit prevederilor privind Eligibilitatea (clauzele 1.8 – 1.10 din Ghidul privind achiziiile, respectiv 1.11 – 1.13 din Ghidul privind serviciile de consultan), Fraud i Corupie (clauzele 1.16 – 1.17 din Ghidul privind achiziiile, respectiv 1.23 – 1.24 din Ghidul privind serviciile de consultan) i Conflictul de Interese (clauzele 1.6 – 1.7 din Ghidul privind achiziiile, respectiv 1.9 din Ghidul privind serviciile de consultan).
O companie sau o persoan fizic, care a fost sancionat de ctre Banca Mondial în conformitate cu Ghidul privind achiziiile sau cu Ghidul privind serviciile de consultan sau pe baza Ghidului Anticorupie, va fi declarat neeligibil de la atribuirea unui contract finanat de Banca Mondial sau nu va putea beneficia dintr-un contract finanat de Banc, financiar sau în oricare alt manier, pe perioada stabilit de ctre Banc. Lista firmelor i a persoanelor fizice excluse de la atribuirea contractelor finanate de Banca Mondial este disponibil la adresa www.worldbank.org/debarr.
Principiile de baz care reglementeaz procesul de achiziie în cadrul SGU:
Economia i eficiena, respectiv folosirea sistemului concurenial i a criteriilor economice, pentru atribuirea contractului de achiziie public;
Transparena, respectiv punerea la dispoziia tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public;
Informaii i oportuniti egale pentru toi participanii, respectiv, asigurarea condiiilor pentru ca orice furnizor de produse, executant de lucrri sau prestator de servicii s aib anse egale de a i se atribui contractul respectiv, inclusiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public;
23
Actorii implicai în procesul de achiziii în cadrul grantului sunt:
La nivelul beneficiarului - responsabilul pentru realizarea achiziiilor i ceilali membri ai echipei de sub-proiect sunt responsabili atât pentru aplicarea procedurilor de achiziii, cât i pentru monitorizarea i raportarea acestora;
La nivel local - monitorii verific i monitorizeaz modul de realizare a achiziiilor i ofer Beneficiarilor asisten tehnic în derularea procedurilor de achiziii;
La nivel central - personalul UMPFE3 asigur asisten de specialitate în aplicarea i monitorizarea procedurilor de achiziii în cadrul granturilor.
Beneficiarul de grant este responsabil de realizarea achiziiilor în cadrul proiectului, în conformitate cu prevederile Acordului de Grant i ale Manualului de Granturi.
Realizarea achiziiilor în cadrul granturilor presupune îndeplinirea de ctre Beneficiari a urmtoarelor aciuni:
Revizuirea estimrilor costurilor pentru activitile planificate, cu încadrarea în bugetul aprobat;
Întocmirea Planului de Achiziii, cu utilizarea metodei adecvate pentru fiecare achiziie, potrivit procedurilor din prezentul Ghid;
Întocmirea specificaiilor tehnice pentru bunuri/ devizelor estimative pentru lucrri/ termenilor de referin pentru servicii;
Trimiterea Cererilor de oferte, primirea i înregistrarea ofertelor;
Evaluarea ofertelor i desemnarea ofertei câtigtoare în conformitate cu criteriile de evaluare stabilite;
Acordarea i semnarea contractului / a notei de comand;
Verificarea documentelor referitoare la cantitatea i calitatea bunurilor furnizate sau lucrrilor efectuate de executani, sau a serviciilor prestate/ rapoartelor/ livrabilelor elaborate de consultani;
Efectuarea plilor i întocmirea documentelor de raportare solicitate de MEN- UMPFE/monitor;
Arhivarea tuturor documentelor aferente achiziiilor i, la cerere, punerea lor la dispoziia personalului Bncii Mondiale, a auditorilor, a monitorilor i personalului MEN-UMPFE, sau a oricror alte organisme abilitate, conform prevederilor legale în vigoare.
De asemenea, Beneficiarul are obligaia de a permite exercitarea dreptului MEN-UMPFE de a verifica periodic, prin monitori, alte persoane/firme desemnate în acest scop de ctre UMPFE sau
3 Personalul UMPFE verific i monitorizeaz modul de realizare a achiziiilor, preluând rolul monitorului, doar în
situaia în care, din diferite motive, pentru un anumit sub-proiect, nu a fost desemnat un monitor sau acesta nu este disponibil.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
24
personalul UMPFE, modul de realizare a achiziiilor prevzute în cadrul proiectului, precum i a dreptului Bncii Mondiale de a solicita audituri i de a inspecta operaiunile aferente grantului, inclusiv realizarea achiziiilor.
4.2. Planificarea achiziiilor
Achiziiile din proiect se realizeaz în conformitate cu Planul de Achiziii. Pregtirea unui Plan de Achiziii realist, fezabil, este o condiie esenial pentru monitorizarea i implementarea cu succes a proiectului.
Planul de Achiziii se întocmete conform modelului furnizat în Anexa 1, pe baza activitilor principale din cadrul proiectului i a bugetului aprobat, pentru întreaga perioad de implementare.
UMPFE, respectiv monitorul desemnat va sprijini beneficiarul în elaborarea Planului de Achiziii imediat dup semnarea Acordului de Grant i va aproba varianta final a acestuia.
Planul de Achiziii este strict corelat cu Graficul activitilor proiectului i cuprinde informaii referitoare la:
denumirea achiziiei, cu enumerarea bunurilor/lucrrilor/serviciilor care se achiziioneaz i indicarea cantitii;
bugetul estimat pentru fiecare achiziie;
metoda de achiziie utilizat;
Pentru elaborarea Planului de Achiziii, se vor parcurge urmtoarele etape:
i. Întocmirea listei de bunuri, lucrri i servicii necesare pentru realizarea activitilor prevzute în proiect, precum i stabilirea datelor estimate la care acestea trebuie sa fie disponibile, conform calendarului estimat al activitilor, dar i a previziunilor de alocare a tranelor de finanare;
ii. Gruparea bunurilor/lucrrilor/serviciilor care urmeaz a fi achiziionate/contractate în pachete, dac este cazul; fiecare pachet va reprezenta în final un proces de achiziie;
iii. Estimarea costurilor potrivit bugetului aprobat al grantului, dar i în baza informaiilor obinute de pe pia: preuri de desfacere, preuri din cataloage, preuri disponibile pe Internet etc. Stabilirea acestor costuri estimative trebuie efectuat cu mare atenie, astfel încât s reflecte cât mai fidel preurile reale practicate pe pia;
iv. Stabilirea metodei de achiziie aplicabile, în conformitate cu prevederile din prezentul Ghid;
v. Estimarea duratei fiecrui proces de achiziie, data lansrii procedurii, data semnrii contractului i data finalizrii fiecrui contract.
Fiecare produs, lucrare sau serviciu din cadrul unui proiect poate fi considerat un articol de achiziionat. Articolele se pot grupa pe pachete de achiziie cuprinzând articole similare din punct de vedere tehnic i care vizeaz acelai tip de firme furnizoare. Articolele din cadrul unui pachet pot fi împrite pe loturi, inând cont de natura articolelor/ caracteristicile tehnice i apoi de specificul pieei i al furnizorilor. De exemplu, Pachetul Echipamente poate cuprinde în lotul 1 patru laptopuri i o multifuncional, iar în lotul 2 un videoproiector i un ecran de proiecie.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
25
Beneficiarul de grant va stabili utilizarea unei anumite metode pentru fiecare achiziie, în funcie de:
Categoria de achiziie (bunuri/lucrri/servicii); Particularitile i complexitatea bunurilor/lucrrilor/serviciilor care urmeaz a fi
achiziionate; Bugetul estimat. În planul de achiziii se vor descrie toate procedurile de achiziii, cu excepia celor
corespunztoare costurilor operaionale, care se realizeaz în conformitate cu legislaia româneasc în domeniul achiziiilor publice.
Toate procedurile de achiziii derulate în cadrul unui grant se vor efectua în conformitate cu Planul de Achiziii aprobat.
Planul de Achiziii se revizuiete anual sau ori de câte ori este nevoie (inclusiv în situaia modificrii procedurii de atribuire, de ex. organizarea unei proceduri de Selecie din Surs Unic sau de Contractare Direct în locul unei proceduri competitive), orice modificare fiind transmis, spre aprobare, UMPFE/ monitorului desemnat. Pentru orice modificare a Planului de Achiziii, beneficiarul va transmite o not explicativ ctre UMPFE / monitorul desemnat, în care va prezenta motivele pentru care dorete modificarea, împreun cu noua variant a Planului. Modificarea solicitat intr în vigoare ulterior aprobrii acesteia.
4.3. Metode de achiziii aplicabile în cadrul granturilor Procedurile de achiziii descrise în cadrul acestui Manual sunt obligatorii pentru beneficiarii
de grant. În funcie de tipul de cheltuieli vizate, urmtoarele metode specifice de achiziii pot fi aplicate în cadrul granturilor:
Tipuri / categorii de cheltuieli
Metode specifice de achiziii
a) Servicii de consultan
Selecie de consultani individuali (SCI)
Selecie din surs unic (SSU)
b) Instruire Cerere de oferte (CO)
Contractare direct (CD)
Cerere de oferte (CO)
Achiziionare de Articole de pe Raft (AAR)
Contractare direct (CD)
Contractare direct (CD)
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
26
Beneficiarii au obligaia de a aplica una dintre metodele de mai sus pentru atribuirea oricrui contract de achiziie din cadrul sub-proiectelor.
Ca regul general, pentru respectarea principiilor de baz care reglementeaz procesul de achiziie, menionate la punctul I.1, se recomand aplicarea metodelor competitive precum:
Selecie în baza calificrii consultanilor (SCC), pentru servicii de consultan prestate de firme;
Selecie de consultani individuali (SCI), pentru servicii de consultan prestate de experi individuali;
Cerere de oferte (CO), pentru achiziia de bunuri, lucrri sau servicii, altele decât consultana (inclusiv Instruire).
Celelalte metode prezentate se pot aplica doar în anumite circumstane, bine justificate, conform prezentului Ghid.
4.4. Dispoziii comune aplicabile tuturor metodelor de achiziii în cadrul granturilor
Beneficiarul are obligaia s respecte dispoziiile prezentate în continuare, aplicabile tuturor metodelor de achiziie prevzute de acest Ghid, fie c vizeaz selecia consultanilor sau achiziia de bunuri/ lucrri/ servicii, altele decât cele de consultan.
Prezentul Ghid cu privire la realizarea Achiziiilor în cadrul granturilor furnizeaz, în seciunea de Anexe, modele de întocmire a documentaiei specifice procedurilor de achiziii, precum i modele de contracte care pot fi încheiate în urma parcurgerii unei astfel de proceduri.
Beneficiarii pot face adaptri / completri ale modelelor propuse, conform necesitilor specifice ale sub-proiectului, atâta vreme cât sunt prezente toate elementele de coninut stabilite în model.
4.4.1. Pregtirea specificaiilor tehnice/ caietului de sarcini/ termenilor de referin
Anterior demarrii unei proceduri de achiziie, Beneficiarul va elabora specificaiile tehnice/ caietul de sarcini/ termenii de referin, într-o manier cât mai clar i cuprinztoare, astfel încât s fie descrise toate caracteristicile bunurilor/ lucrrilor/ serviciilor necesare Beneficiarului care permit tuturor ofertanilor s elaboreze oferta tehnic, pe baza accesului egal la informaii.
Pentru serviciile de consultan aceste cerine sunt denumite Termeni de Referin, pentru bunuri sau servicii, altele decât consultana se numesc Specificaii tehnice, iar pentru lucrri, Caiet de sarcini (sau Devizul lucrrilor).
Specificaiile tehnice/ caietul de sarcini sau devizul lucrrilor/ termenii de referin includ toate cerinele, inclusiv caracteristicile de natur tehnic /funcional /operaional care permit fiecrui bun/ lucrare/ serviciu s fie descris în mod obiectiv, într-o manier corespunztoare îndeplinirii necesitii Beneficiarului, în concordan cu Acordul de Grant.
Termenii de referin se întocmesc conform modelului furnizat în Anexa 5.1 i conin cel puin descrierea serviciilor solicitate, experiena/ condiiile minimale pe care trebuie s le îndeplineasc prestatorul, durata i perioada de desfurare a activitii i orice alte informaii relevante pentru sarcina propus.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
27
Specificaiile tehnice trebuie s evite referirea la o anumit marc/firm, origine, procedeu. Dac acest lucru nu este posibil, atunci referirea la o anumit marc/ firm trebuie urmat obligatoriu de expresia „sau echivalent”.
4.4.2. Întocmirea Referatului de necesitate
Referatul de necesitate se întocmete anterior demarrii procedurii de achiziie, de regul de ctre directorul de grant i este aprobat de ctre reprezentantul legal al Beneficiarului. Referatul cuprinde descrierea obiectului contractului, prezentarea motivelor pentru care este necesar achiziia, prin corelare cu obiectivele i activitile sub-proiectului, precum i inând cont de principiul cost – rezultate, valoarea estimat, precum i metoda de achiziie care urmeaz a fi aplicat, conform Planului de Achiziii aprobat.
Un model de Referat de necesitate este furnizat în Anexa 2 a prezentului Ghid.
În msura în care acest lucru este posibil, Beneficiarul va întocmi o list care s conin minimum 5 (cinci) furnizori/ prestatori/ executani/ consultani eligibili, care, din informaiile deinute de Beneficiar, au calificarea i capacitatea de a presta serviciile / furniza bunurile sau executa lucrrile, pentru activitile în cauz.
Astfel, Beneficiarul va face toate demersurile pentru a se asigura c firmele/ persoanele care urmeaz a fi invitate au o bun reputaie, iar serviciile solicitate fac parte din obiectul curent de activitate al acestora.
Lista cu potenialii furnizori/ prestatori/ executani/ consultani calificai, precum i specificaiile tehnice/ caietul de sarcini/ termenii de referin aprobai se vor anexa Referatului de necesitate (a se vedea Anexa 2).
Valorile estimate, stabilite la nivelul Planului de Achiziii, sunt detaliate i actualizate, în baza necesitilor efective, conform specificaiilor tehnice aprobate, precum i a preurilor curente practicate pe pia. Valorile de referin ale preurilor/ cotaiilor utilizate pentru estimarea costurilor pot fi primite de la diveri ofertani, direct sau în urma unei solicitri, pot fi obinute prin analiza pieei (cataloage, magazine online i orice baz de date disponibil pe internet) sau pot fi stabilite pe baza unor cheltuieli similare, efectuate anterior de ctre Beneficiar.
În cazul în care valoarea estimat actualizat la nivelul Referatului de necesitate depete valoarea aprobat la nivelul Planului de Achiziii, Beneficiarul poate lansa procedura de achiziie doar în urma aprobrii prealabile a UMPFE / monitorului i a actualizrii corespunztoare a Planului de Achiziii.
Valoarea estimat, menionat în Referatul de necesitate, trebuie s fie valabil la momentul efectiv al lansrii, respectiv transmiterea invitaiilor de participare.
Nicio procedur de achiziie nu poate fi lansat fr aprobarea Referatului de necesitate de ctre reprezentantul legal al Beneficiarului.
4.4.3. Stabilirea Comisiei de evaluare
Pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie, Beneficiarul are obligaia de a alctui o Comisie de Evaluare, format din cel puin 3 membri.
Decizia pentru numirea comisiei de evaluare este emis de reprezentantul legal al Beneficiarului. Un model de decizie este furnizat în Anexa 3 a prezentului Ghid.
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
28
Comisia de evaluare este format din membri echipei de sub-proiect sau alt personal implicat în derularea activitilor sub-proiectului i are urmtoarele atribuii, dup caz:
Deschiderea ofertelor i verificarea coninutului acestora (se va verifica dac ofertele sunt complete sau nu);
Verificarea documentelor de calificare, dac acestea au fost cerute;
Evaluarea CV-urilor i a documentelor suport/ ofertelor/ propunerilor tehnice i financiare;
Stabilirea consultantului selectat i negocierea contractului, în cazul achiziiei de servicii de consultan;
Stabilirea ofertei câtigtoare, în cazul achiziiei de bunuri, lucrri sau servicii, altele decât consultan.
Membrii comisiei de evaluare au obligaia de a cunoate i respecta prevederile prezentului Ghid de implementare. Evaluarea se face cu pstrarea confidenialitii, cu obiectivitate i imparialitate i luând în considerare prevederile privind conflictul de interese.
Beneficiarul are obligaia de a pstra confidenialitatea asupra coninutului ofertei, precum i asupra oricrei informaii privind ofertantul, a cror dezvluire ar putea aduce atingere dreptului acestuia de a-i proteja proprietatea intelectual sau secretele comerciale.
Comisia de evaluare nu are dreptul de a dezvlui ofertanilor sau altor persoane, neimplicate oficial în procedura de atribuire a contractului de achiziie public, informaii legate de propria activitate pân când nu a fost comunicat rezultatul aplicrii procedurii respective.
Beneficiarul are obligaia de a lua toate msurile necesare pentru evitarea situaiilor de natur s determine apariia unui conflict de interese, aa cum este acesta definit în reglementrile Bncii Mondiale i în legislaia naional.
În sensul celor mai sus menionate, membrii comisiei de evaluare vor semna declaraii privind evitarea conflictului de interese i declaraii de confidenialitate i imparialitate, conform modelelor din Anexa 4.1, respectiv Anexa 4.2 a prezentului Ghid.
4.4.4. Lansarea invitaiei de participare i asigurarea publicitii
În cazul achiziiei de servicii de consultan, Invitaia de participare se întocmete de ctre Beneficiar, conform modelelor furnizate în Anexa 5.2.1 i Anexa 5.2.2 ale prezentului Ghid i trebuie s indice, în mod obligatoriu, datele de identificare a Beneficiarului, informaii privind sub-proiectul în cadrul cruia sunt necesare serviciile de consultan care urmeaz a fi prestate, descrierea serviciilor, data limit pentru depunerea scrisorilor de interes, precum i alte meniuni considerate importante de ctre Beneficiar. Invitaia de participare este însoit de Termenii de referin, precum i de formularele care vor fi completate de candidai pentru demonstrarea calificrilor i a experienei anterioare a firmei i a experilor din cadrul firmei.
În cazul achiziiei de bunuri/ lucrri/ servicii, altele decât consultan, Invitaia de participare trebuie s indice, în mod obligatoriu, bunurile/ lucrrile/ serviciile, altele decât consultana care urmeaz a fi achiziionate, datele de identificare a Beneficiarului, data limit pentru depunerea ofertelor, termenul de livrare/ prestare/ execuie (considerat de la data semnrii contractului), precum i alte meniuni considerate importante de ctre Beneficiar, precum cerine legate de garanie, ambalare, livrare, instalare etc. Pentru întocmirea Invitaiei de participare, prezentul Ghid include modele specifice pentru achiziia de bunuri (Anexa 6.2.1), servicii (Anexa 6.2.2) sau lucrri (Anexa 6.2.3).
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
29
Invitaia de participare include în anex specificaiile tehnice/ caietul de sarcini, dup caz, precum i o anex cu Termenii i Condiiile de Livrare/ Prestare/ Execuie, care va fi completat, semnat i returnat de Furnizori/ Prestatori/ Executani la depunerea ofertei.
Beneficiarul se va asigura c furnizorii/ prestatorii/ executanii invitai s depun oferte, au capacitatea tehnic i funcional necesar îndeplinirii contractului, iar bunurile, serviciile sau lucrrile ofertate fac parte din activitatea curent a acestora. În cazul în care beneficiarul primete oferte nesolicitate, acestea pot fi acceptate dup verificarea cu atenie a îndeplinirii condiiilor mai sus menionate.
Pentru a se asigura c va primi un numr suficient de oferte conforme (minimum 3) care s asigure competiia pentru atribuirea contractului, Beneficiarul va trimite cel puin 5 (cinci) Invitaii de participare ctre furnizorii/ prestatorii/ executanii identificai ca deinând capacitatea tehnic, financiar i profesional s furnizeze bunurile, s presteze serviciile sau s execute lucrrile, în conformitate cu cerinele de calitate i performan solicitate.
Se recomand ca, pentru asigurarea unui proces cât mai competitiv în atribuirea unui contract de achiziie i a unui numr suficient de participani la procedura de achiziie, un anun de lansare a achiziiei sau invitaia de participare, dup caz, s fie publicate de ctre Beneficiar, utilizând una sau mai multe din urmtoarele mijloace de publicitate: site-ul propriu, site-uri specializate, presa local, reviste de specialitate, medii profesionale relevante etc.
În cazul în care Beneficiarul nu poate identifica un numr de 5 (cinci) posibili consultani/ prestatori/ executani, acesta poate lansa procedura de achiziie i cu un numr mai mic de invitaii sau fr a transmite nicio invitaie, dar cu asigurarea unei publiciti adecvate, astfel încât s se obin cel puin 3 oferte sau scrisori de interes conforme.
Beneficiarul va acorda minimum 7 (apte) zile potenialilor candidai pentru pregtirea i
transmiterea Scrisorilor de Interes/ ofertelor.
De asemenea, în cazul în care a fost publicat un anun de participare, Beneficiarul are obligaia publicrii unui anun de atribuire, utilizând aceleai mijloace de publicitate folosite pentru lansarea procedurii, în termen de dou sptmâni de la semnarea contractului. Anunul de atribuire va conine, cel puin informaii referitoare la numele i adresa (localitatea, judeul) câtigtorului desemnat, data semnrii contractului, metoda de achiziie aplicat, durata, obiectul i valoarea contractului,.
4.4.5. Solicitarea i transmiterea clarificrilor pe parcursul derulrii achiziiei
În perioada de pregtire a Ofertelor/ Scrisorilor de Interes, Beneficiarul are obligaia de a rspunde solicitrilor de clarificri din partea furnizorilor/ executanilor/ prestatorilor/ consultanilor, cu privire la aspecte care in de cerinele/ specificaiile tehnice/ termenii de referin sau de modul de prezentare a ofertelor/ scrisorilor de interes, în timp rezonabil, cu cel puin 24 de ore înainte de data limit a depunerii ofertelor/scrisorilor de interes.
Rspunsul la solicitrile de clarificri se transmite tuturor furnizorilor/ prestatorilor/ consultanilor/ executanilor care au primit documentaia de achiziie i se public, dac este cazul, folosind aceleai modaliti utilizate pentru publicarea Invitaiei de Participare. În cazul în care Beneficiarul consider c, în urma transmiterii clarificrilor este necesar prelungirea termenului de depunere a ofertelor/ scrisorilor de interes, va anuna acest lucru pe site-ul pe care au fost
GHIDUL DE IMPLEMENTARE – SCHEMA DE GRANTURI PENTRU LICEE (ROSE)
30
De asemenea, pe parcursul procesului de evaluare, Comisia de evaluare poate formula i transmite ofertanilor cereri de clarificri (informaii sau documente suplimentare, care s permit acesteia s stabileasc dac sunt îndeplinite cerinele menionate), stabilind termenul limit pân la care ofertanii trebuie s rspund.
Rspunsurile la Cererea de clarificri nu trebuie s duc la modificarea ofertei depuse, ci la clarificarea unor aspecte tehnice/financiare, pentru o evaluare cât mai obiectiv. Cu excepia situaiei în care modificarea este determinat de corectarea unor erori aritmetice, în cazul în care ofertantul modific, prin clarificrile pe care le prezint, coninutul ofertei tehnice i/sau financiare, comisia de evaluare are obligaia de a respinge oferta.
4.4.6. Notificri i Contestaii
Toi participanii vor fi informai cu privire la rezultatul evaluarii

Click here to load reader

Reader Image
Embed Size (px)
Recommended