SAP Financial este modulul care îşi propune să gestioneze contablitatea unei corporaţii, indiferent de planul de conturi specificat pentru fiecare companie în parte
33
3. SAP Financial 3.1. Generalităţi SAP Financial este modulul care îşi propune să gestioneze contablitatea unei corporaţii, indiferent de planul de conturi specificat pentru fiecare companie în parte (englez, francez, nordic, etc). 3.1.1.G/L Account Master Records Definiţie G/L account master records conţine date care sunt absolut necesare într-o balanţă de verificare, pentru a putea determina funcţionalitatea conturilor. G/L account master records controlează postarea tranzacţiilor contabile în conturile din balanţă şi procesarea datelor postate. In zona chart of accounts din G/L account master record apar următoarele informaţii: • Planul de conturi (chart of accounts) • Numărul contului şi numele (text prescurtat sau denumirea integrală) • Indicator care specifică dacă respectivul cont face parte din balanţa sintetică sau din P&L statement account. La începutul unui nou an fiscal, balanţa cu conturile şi soldurile ce o compun este iniţializată cu soldurile corespunzătoare. Cu ajutorul conturilor P&L trebuie specificate care conturi de profit sau pierdere sunt păstrate la finaul anului. Grupurile de conturi (account group) permit gruparea conturilor similare şi oferă control la crearea sau modificarea unui master records. Acestea controlează intervalul de conturi în care sunt definite şi formatul (screen layout) pentru crearea de conturi (G/L accounts) în zona unui cod specific de companie. Aceasta înseamnă că de fiecare dată se defineşte un câmp care trebuie introdus, sau ascuns, la crearea sau modificarea unui master record în zona unui cod specific de companie acesta va respecta setările din grup. Intrările (Entries) sunt necesare la consolidare şi se referă la partenerii de afaceri şi grupurile de conturi. Structura şi funcţionalitate Prealabil postării în conturile G/L, este necesară crearea de master record în sistemul de conturi. Conturile G/L master records sunt divizate în două zone astfel încât un cod de companie cu aceeaşi balanţă poate folosi aceleaşi conturi (G/L accounts). Zona Planul de conturi (Chart of accounts area) conţine date valide pentru toate codurile de companii, cum este numărul de cont (Exemplu: 121 Rezultatul exerciţiului financiar). Zona specifică pentru codul de companie (Company code specific area) conţine date ce pot diferi de la un cod de companie la altul, cum este valuta în care se postează înregistrările (spre exemplu RON la msg Romania, EURO la SAP Walldorf) Exemplu: 1
Transcript
3. SAP Financial
3.1. Generalităţi SAP Financial este modulul care îşi propune să gestioneze contablitatea unei corporaţii, indiferent de planul de conturi specificat pentru fiecare companie în parte (englez, francez, nordic, etc).
3.1.1.G/L Account Master Records Definiţie G/L account master records conţine date care sunt absolut necesare într-o balanţă de verificare, pentru a putea determina funcţionalitatea conturilor. G/L account master records controlează postarea tranzacţiilor contabile în conturile din balanţă şi procesarea datelor postate. In zona chart of accounts din G/L account master record apar următoarele informaţii:
• Planul de conturi (chart of accounts) • Numărul contului şi numele (text prescurtat sau denumirea integrală) • Indicator care specifică dacă respectivul cont face parte din balanţa sintetică sau din P&L
statement account. La începutul unui nou an fiscal, balanţa cu conturile şi soldurile ce o compun este iniţializată cu soldurile corespunzătoare. Cu ajutorul conturilor P&L trebuie specificate care conturi de profit sau pierdere sunt păstrate la finaul anului. Grupurile de conturi (account group) permit gruparea conturilor similare şi oferă control la crearea sau modificarea unui master records. Acestea controlează intervalul de conturi în care sunt definite şi formatul (screen layout) pentru crearea de conturi (G/L accounts) în zona unui cod specific de companie. Aceasta înseamnă că de fiecare dată se defineşte un câmp care trebuie introdus, sau ascuns, la crearea sau modificarea unui master record în zona unui cod specific de companie acesta va respecta setările din grup. Intrările (Entries) sunt necesare la consolidare şi se referă la partenerii de afaceri şi grupurile de conturi. Structura şi funcţionalitate Prealabil postării în conturile G/L, este necesară crearea de master record în sistemul de conturi. Conturile G/L master records sunt divizate în două zone astfel încât un cod de companie cu aceeaşi balanţă poate folosi aceleaşi conturi (G/L accounts). Zona Planul de conturi (Chart of accounts area) conţine date valide pentru toate codurile de companii, cum este numărul de cont (Exemplu: 121 Rezultatul exerciţiului financiar). Zona specifică pentru codul de companie (Company code specific area) conţine date ce pot diferi de la un cod de companie la altul, cum este valuta în care se postează înregistrările (spre exemplu RON la msg Romania, EURO la SAP Walldorf) Exemplu:
1
In sistemul standard, toate tranzacţiile de business care sunt postate în conturi G/L sunt actualizate în balanţă (general ledger) deşi se pot defini alte balanţe adiţionale în care să fie postate date, prin implementarea Special Purpose Ledger.
Chart of accounts INT Account number 100000 Short text Petty cash
Great Britain Company code 2000 Currency GBP
Germany Company code 1000 Currency Euro
Zona specifică firmelor
Zona Planului de conturi
Figura 3.1. Planurile de conturi la o corporaţie In crearea şi managementul master records apar 3 obiecte cu rol central: Lista planurilor de conturi (Chart of Accounts List), planul de conturi (Chart of accounts) şi grupul de conturi (Account group). Modelele de conturi şi regulile de transfer a datelor sunt opţionale şi oferă funcţii speciale. Lista planurilor de conturi conţine toate planurile de conturi suportate de client. Planul de conturi din sistemul R/3 este o listă de G/L account master records care este utilizată în una sau mai multe coduri de companii. Pentru fiecare G/L account master record, Planul de conturi conţine numărul de cont, numele contului şi informaţii de control. Modelele de cont (sample account) şi regulile de transfer a adtelor (data transfer rules) determină acele valori predefinite pentru câmpuri, la crearea de G/L account master record sau de oricâte ori sunt suprascrise. Grupul de conturi oferă caracteristici sumare de control la crearea de master records. Ele pot fi definite pentru a determina care câmpuri sunt obligatorii la crearea de master record sau pentru a predefine un interval numeric în care se încadrează master records. Conturile care au acelşi câmp master record şi folosesc acelaşi interval de numere sunt create în acelşi grup de conturi. In cazul nostru Clasele de conturi 1,2,3,etc.
3.1.2. Lista planurilor de conturi Pentru a accesa lista planurilor de conturi se alege General Ledger Accounting _ G/L Accounts _ Master Data _ Preparations _ Maintain Chart of Accounts List. In sistemul FI se pot utiliza mai multe planurilor de conturi în funcţie de nevoile clientului. In acest sens, pentru un cod individual de companie se pot specifica cereri diferite referitoare la: ţară _ Location (country), zona _ Branch, structura companiei (_ Corporate structure) şi dimensiunea acesteia (_ Corporate size) sau cerinţe legislative (_ Legal requirements) La introducerea unui plan de conturi nou sunt importante următoarele setări: _ Maintenance language Planul de conturi este creat şi modificat într-o singură limbă şi chiar dacă el este folosit de mai multe coduri de companii (folosind diferite limbi) se poate translata denumirea conturilor în oricare limbă se doreşte.
2
_ Group chart of accounts permite atribuirea unui group alternativ de plan de conturi. _ Length of the G/L account number poate fi definită până la maximum 10 caractere. Sistemul aliniază simbolurile numerice la stânga şi cele alfanumerice la dreapta.
3.1.3. Planul de conturi Definiţie: Planul de conturi este o listă de conturi G/L utilizate una sau mai multe coduri de companii. Pentru fiecare cont G/L, planul de conturi conţine număr de cont, denumire, şi informaţii ce controlează modul în care funcţionează contul precum şi modul în care este creat în G/L pentru un cod de companie. In mod normal se atribuie un plan de conturi la fiecare cod de companie, care este plan operaţional şi este utilizat la postarea zilnică. Dacă se folosesc mai multe coduri de companie apar câteva opţiuni:
• Se poate folosi acelaşi plan de conturi la toate codurile de companii dacă acestea au aceleaşi cereri şi raportări de făcut. Acesta este cazul companiilor din aceeaşi ţară.
• In plus se pot utiliza două trei sau mai multe plan de conturi la fiecare cod de companie, cazul companiilor care au sedii în numeroase ţări.
Structura planului de conturi Planul de conturi are 3 funcţionalităţi diferite în sistem: Planul de conturi operaţional (_Operating chart of accounts), grupul de planuri de conturi (_ Group chart of accounts) şi Planul de conturi specific ţării (_ Country-specific chart of accounts) Planul de conturi operaţional este folosit în postarea zilnică pentru un anume cod de companie. Modulele Financial Accounting şi Controlling folosesc acelaşi Plan de conturi atribuit în mod normal codului de companie. _ Group chart of accounts conţine conturi G/L utilizate de întregul grup de corporaţii şi permite companiei să furnizeze rapoarte la întregul grup de corporaţie. Exemplu: Firma SAP cu filiala România. Atribuirea la un grup planuri de conturi este opţională. _ Country-specific chart of accounts conţine conturi G/L necesare pentru a satisface nevoile de raportare legale şi pentru a furniza situaţii solicitate de respective ţară, iar atribuirea lui este opţională.
3.2. Integrarea companiilor Faţă de operarea zilnică Cost Accounting foloseşte acest plan de conturi motiv pentru care veniturile şi cheltuielile din Financial Accounting devin elemente de cost în Cost Accounting. Dacă organizaţia are multiple coduri de companie (companie globală) care necesită diferite planuri de conturi, cost account este conectat doar la nivelul planului operaţional. Organizarea contabilităţii depinde de nivelul ierarhic la care se transmit costurile. SAP oferă două metode de bază pentru organizarea planului de conturi: Organizaţia centrală şi Organizaţia descentralizată (tabel 3.1): Organizaţia centrală (_ Central organization) este cea în care contabilitatea este organizată la nivelul grupului de corporaţie, planul de conturi este definit ca să conţină toate conturile ce pot fi utilizate de toate codurile de companii şi se foloseşte un plan operaţional pentru toate codurile de companii. Pentru a soluţiona cerinţe specifice ţării se activează în plus planul country-specific.
3
Advantaje: Codul şi contabilitatea costurilor de-a lungul companiei sunt posibile iar consolidarea este transferată la nivel operaţional pentru planul de conturi al întregii corporaţii. Dezavantaje: Contabilii nu pot lucra cu planuri de conturi specifice ţării de rezidenţă. Organizaţia descentralizată(_ Decentral organization) presupune că fiecare cod de companie utilizează plan de conturi specific (country-specific chart of accounts) în care operează. Pentru consolidare se foloseşte grupul de plan de conturi al corporaţiei ca şi plan adiţional la fiecare cod de companie. Avantaje: Contabilii pot lucra cu planuri de conturi specifice ţării de rezidenţă. Nu se poate face în schimb consolidare fără grupul de plan de conturi al corporaţiei. Dezavantaje: Costurile de-a lungul întregii companii nu pot fi determinate.
Planul de conturi Organizarea planului de conturi
Contabilitatea costurilor Planul de conturi
al corporaţiei Operarea în Planul de conturi
Planul de conturi specific ţării
Centralizată De-a lungul întregii companii/ corporaţii
La nivelul grupului de corporaţii
Pentru specific local
Descentralizată La nivelul codului de companie
Pentru grupul de cereri ale companiei
Planul de conturi specific ţării
Tabel 3.1. Organizarea planului de conturi
Translatarea numelor de cont din G/L account poate fi realizată astfel: 1. Din meniul General ledger, se alege Master record _ Individual processing _ In chart of accounts. 2. Se introduce număruld e cont G/L şi planul de conturi. 3. Se allege Change. 4. Se selectează Keyword/translation tab. 5. Se precizează opţiunea (short and long text) din grupuld e câmpuri Translation. Dacă nu se doreşte text lung, sistemul transferă textul scurt în câmpul de text lung. 6. Se salvează intrarea. Grupurile de conturi – se vor trata la cursul de master
3.3. Fluxul şi managementul documentelor
3.3.1. Valori iniţiale în documente de intrare La introducerea documentelor, sunt unele câmpuri care conţin valori, iar sistemul reţine aceste valori din diverse surse de date: � Memorarea parametrilor din User master record. SAP foloseşte o memorie user-oriented în care sistemul salvează date introduce la o sesiune. De oricâte ori se loghează în sistem, această memorie este umplută imediat din user master record. Datele din parametri de memorie (parameter memory) sunt utilizaţi pentru câmpuri identice în alte funcţii. Dacă se postează 401,
4
sau 411 acest număr de cont este implicit când se afişează furnizoriis au clienţii. Datele din parameter memory sunt şterse la log off. � Din sistem se preiau automat data curentă ca data documentului. In situaţii şi funcţii certe, sistemul, utilizând intrări manuale, determină implicit indicatori speciali G/L, tranzacţii pentru compensare (clearing), şi tipul contului. � Contul master record Unele câmpuri sunt umplute cu date din master record pentru un anume cont. Spre exemplu, dacă sunt introduse termenele de plată la un articol de client (master record), sistemul ia implicit aceşti termeni la intoducerea unui document. � Valori implicite pentru funcţii contabile In ghidul de implementare (Implementation Guide (IMG) for Financial Accounting Global Settings), se pot defini tipuri de documente şi se pot posta chei ca valori implicite pentru fiecare funcţie a contului. In sistemul standard, tipul documentului şi cheia de posting sunt definite ca valori implicite când se introduce o factură de intrare. Aceste funcţii pot fi utilizate pentru setări user-specific la documente de intrare sau la valuta implicită a documentului (Document entry, Default document currency). In plus la nivelul funcţiilor de tranzacţii standard se pot folosi opţiuni speciale pentru o tranzacţie single screen. Setarea opţiunilor de editare conform cerinţelor proprii poate fi făcută din ecranul SAP Easy Access, alegâd Accounting -> Financial accounting -> General ledger/Accounts Receivable / Accounts payable -> Document entry şi apoi tranzacţiile de business solicitate. Alegerea opţiunilor de editare (Editing options). 1.) Ecranul Accounting Editing Options conţine următoaree opţiuni pentru editarea documentului de intrare:
� Documentul este doar în moneda locală (Documents only in local currency) � Valoarea câmpului doar pentru moneda documentului (Amount fields only for document currency) � Rata de schimb doar pentru prima linie (Exchange rate from first line item) � Fără tranzacţii speciale în G/L (No special G/L tranzactions) � Documentele nu au cod cross-company (Documents not cross-company code) � Documentele trebuie completate pentu parcare (Documents must be complete for parking) � Nu apare partener de afaceri în antet (No partner business area in header screen) � Taxe calculate la valoare netă (Calculate taxes on net amount) � Se copiază textul la cont G/L (Copy text for G/L account entry) � Fast entry via POR number
2.) Valoarea valutei implicită pentru document poate fi setată la: valoarea locală (Local currency), la ultimul document utilizat (Last document currency used) sau nu (None) 3.) Controlul afişajului se setează prin: With control display. 4.) La nivelul unei tranzacţii single-screen se pot seta opţiuni speciale:
� anularea tranzacţiei (Suppress tranzaction) � Propunerea unei valori finale (Propose final amount) � Debit/Credit (+/-) D/C indicator as +/- sign � Perioada de afişare (Display periods) � Postare în perioade speciale (Posting in special periods possible)
5.) Opţiunile la nivel de tip document conţin: � Tip document anulat (Document type suppressed)
5
� Tip document afişat (Document type displayed) � Tip document gata de intrare (Document type ready for input) � Afişare cu acronym (Display with short name) � Intrare cu acronym (Entry with short name)
O optimizare a manipulării datelor poate fi realizată prin indicatorii: � Data documentului la data introducerii (Document date same as posting date) � Căutări complexe pentru comerciant (Complex search for vendor) � Propunerea ultimului cod de taxă (Propose last tax code).
3.3.2. Opţiuni de editare Aceste funcţii permit setări user-specific pentru: � Introducerea documentelor � Procesarea elementelor deschise (item) � Afişarea liniilor de elemente � Afişarea datelor în zona de credit management � Afişarea notelor avertizoare de plată. Din ecranul SAP Easy Access screen, se alege Accounting -> Financial accounting -> Accounts receivable/Accounts payable -> Document entry -> Others and then the required business transaction. In ecranul iniţial se alege Settings -> Editing options. Ecranul Accounting Editing Options conţine opţiuni de editare în câteva zone :
Pentru a selecta sau reseta opţiuni de editare se utilizează tab-ul respectiv. Activităţi Pentru a defini variantele de afişare (Display variants), se selectează tab-ul din Document entry aflat sub Screen templates şi se alege varianta de layout folosind multiplele posibilităţi de editare. Pentru a salva opţiuni de editare în master record, se alege opţiunea Change user master iar modificările au efect începând de la următoarea logare. Reţinerea setărilor de date Se pot reţine sau se pot seta în mod propriu (specificat explicit) datele din diferite ecrane. Sistemul utilizează aceste date de ori câte ori se re-introduc date în ecrane relevante. Spre exemplu se poate reţine data documentului sau un indicator special G/L. Pentru reţinerea datelor se alege System -> User profile -> Hold data from any menu bar. Din acel moment când se activează ecranul cu aceleaşi funcţii sistemul introduce automat date în câmpurile potrivite iar utilizatorul poate să le modifice. Pentru setarea datelor se alege System -> User profile -> Set data from any menu bar. Resetarea datelor poate fi realizată prin System -> User profile -> Delete data from any menu bar.
6
3.3.3. Introducerea rapidă a datelor în conturile G/L In multe situaţii se poate allege o introducere rapidă a datelor mai ales la culegerea informaţiilor din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, prin apelul unui ecran special de introducere rapidă a conturilor G/L. Se allege Goto __G/L item fast entry iar în ecranul de date de intrare se fac intrări pentru câmpurile: _ Pk (Posting key) _ Account (account number) _ Amount _ Tx (tax on sales/purchases) _ BA (business area) _ Cost ctr (cost center) _ Order Se poate introduce un şablon de ecran variant pentru intrări rapide la conturi G/L selectâd Settings _ Editing options. Ecranul variant determină ce câmpuri sunt afişate în documentul de intrare. Remarcăm faptul că este necesară introducerea datelor în câmpuri din conturi G/L: _ Pk (Posting key) _ Account _ Amount (in the line item) Sistemul standard conţine variante de ecrane pentru ultimele intrări rapide din G/L1. Template-urile de ecran pot fi definite din Customizing.
3.4. Managementul documentelor
3.4.1. Categorii de documente Documentele sunt rezultatul postării în Financial Accounting şi sunt divizate în două categorii: documente originale şi documente procesate. Exemple de documente originale:_ Receipts, _ Invoices,_ Checks,_ Bank statements, Exemple de documente procesate: notele contabile (_ Accounting documents), Modele de documente (_ Sample documents), documente recurente de intrare (_ Recurring entry documents). Documentele contabile reprezintă documente originale în sistem. Alte documente procesate pot fi utilizate pentru a simplifica introducerea documentelor. Documentele rămân conectate în sistem până când sunt arhivate. Se poate verifica doar postarea corectă în jurnale compacte şi în balanţa sintetică, în funcţie de semnificaţia documentelor. Orice postare este însoţită de un document, iar aceste documente sunt legate de tranzacţiile de business şi sunt postate în conturi, dacă sunt complete. Un document este complet când elementele (itemi) de debit şi credit dau rezultat 0 în balanţă. Trebuie introduse informaţii minime despre conturile proiectate în sistem: data documentului, data postării, tipul documentului, cheia de postare, numărul de cont şi valoarea. Data trebuie introdusă în toate câmpurile definite ca obligatorii prin setările sistem.
1 Financial Accounting Global Settings Implementation Guide, documentaţie pentru activitatea de Maintain Fast Entry Screens for G/L Account Items
7
Structura unui document este dată de antet (document header) şi cel puţin 2 linii (items). Documentele speciale ca şi sample documents şi recurring entry documents simplifică introducerea tranzacţiilor. Document Header este partea din document ce conţine informaţii valide pentru întreg documentul (exemplu: data şi numărul) dar poate conţine informaţii de control ca şi tipul documentului. Document header conţine date ce se aplică întregului document. 1. Din ecranul SAP Easy Access screen, se allege Accounting _ Financial accounting _ General ledger _ Document entry _ Others _ General posting. Introducerea documentului în Accounts Receivable or Accounts Payable, se face din ecranul SAP Easy Access alegând Accounting _ Financial accounting _ Accounts receivable/Accounts payable _ Document entry _ Other _ Invoice - general/Credit memo - general sau alte tranzacţii business. 2. Introducerea datelor necesare în balanţă: ecranul Enter G/L Account Posting: Header Data. Dependente de setărilor din Customizing, se solicită următoarele date de intrare: _ Document date – data tranzacţiei de business (postarea transferului, sau data de plată a unei facturi) . Data documentului poate fi diferită de data postării, care este data în care contul G/L de client/furnizor este actualizat. _ Document type solicită uneori introducerea câmpului Reference şi Document header text. _ Document number este dependent de document type, şi de obicei este atribuit intern de către sistem sau introdus (extern). _ Company code este valoarea implicită din sistem atribuită tuturor subsecvenţelor de documente introduse într-o zi. _ Posting date setată de sistem automat ca dată curentă, deoarece postarea poate fi diferită de data documentului (trecut sau viitor). Data postării determină perioada de postare. _ Period este perioada permisă pentru postare, determinată de configuraţia sistemului. Se poate posta şi în perioada anterioară anului fiscal, dar acest lucru este posibil doar dacă se aduce balanţa anterioară iar cea din anul curent este automat corectată în perioade speciale. _ Currency/Exchange rate –rata de schimb care se introduce odată cu introducerea primului document din ziua respectivă. Sistemul foloseşte ca implicită (defaults) această rată în toate subsecvenţele de documente introduce în respectiva zi. Există următoarele opţiuni când se introduce exchange rate în antetul de document:
1. _ Enter the currency key, caz în care sistemul transferă automat rata de schimb validă în data postării iar aceasta trebuie să fie definită în sistem; sau setată prealabil;
2. _ Enter the currency key and the translation date required caz în care sistemul transferă automat rata de schimb validă la data translaţiei dar şi în acest caz aceasta trebuie să fie definită în sistem sau setată prealabil;
3. _ Enter the currency key and the exchange rate manually caz în care se introduce manual în antetul documentului.
_ Trading partner business area este intrarea implicită în conturi G/L, care nu este generată automat, deci poate fi suprascrisă/ modificată la nevoie. _ Other document header fields – alte câmpuri de antet _ Doc.header text – text de antet al documentului, conţien explicaţii sau notiţe aplicabile întregului document, nu doar liniilor specifice ale acestuia.
8
_ Reference number număr care poate fi o factură sau aviz de pildă. _ Cross-company code no. număr ce se poate introduce automat sau se de determină prin sistem. In antetul documentului se pot edita următoarele câmpuri: _ Reference, _ Doc.header text, _ Cross-company code no., _ Trading partner business area. Line Item este partea documentului care conţine informaţii despre un item şi include suma (amount), contul şi tipul acestuia (debit/credit) account number, the credit or debit assignment şi detalii adiţionale, (additional details) specifice tranzacţiei postate. Se pot introduce termene de plată, centru de cost, text explicativ în orice linie de item. Inainte de postare se recomandă previzualizarea documentului (Document Overview) pentru a preîntâmpina erorile. In această opţiune se pot realiza: ajustări de elemente individuale _ Adjust individual items (modificări de sume), adăugarea/ştergerea de noi itemi _ Add new items, _ Delete items sau chiar păstrarea unui document incomplet _ Hold an incomplete document. Inaintea postării documentului, se pot edita orice câmpuri înafara de: _ Pk (Posting key), _ Account, _ Special G/L indicator, _ Company code. Corecţia liniilor din itemi este realizată după selecţia itemului prin Goto _ Select, şi corectarea itemului iar adăugarea de linii itemi presupune introducerea sub Other Line Items. Sunt premise 2 modalităţi de ştergere de Line Items:
• În document overview, alegând Edit _ Delete item şi se introduce numărul de itemi ce trebuie şterşi în caseta de dialog.
• _ se modifică câmpul Amount cu 0. In funcţie de configurările sistemului, se pot genera formule contabile în mod automat, depinzând de tranzacţia de business ce se doreşte a fi automatizată. Elemente ce pot compune o tranzacţie de business automatizată privesc:
• Introducerea unei facturi de furnizor/client opţiunea _ Tax on sales/purchases (ceea ce permite calculul taxei la factura clientului (TVA deductibil) sau calculul taxei la factura furnizorului (TVA colectat).
• _ Payables and receivables between company codes este opţiunea care priveşte plăţi sau încasări între companii, atunci când se lucrează cu tranzacţii prin coduri cross-company. Postarea plăţii unui client sau regularizarea facturilor sunt cele mai frecvente astfel de operaţii
• Calcul de discount _ Cash discount plătit sau primit la operaţii de plată; • Calculul taxelor returnate _ Backdated tax calculation la vânzare sau cumpărare (după ce
s-a dedus discountul) • Câştigul/pierderea din diferenţe de curs valutar _ Gains and losses from exchange rate • differences (între factură şi plată) • Deducerea neautorizată a discountului _ Unauthorized deduction of cash discount (când
momentul plăţii diferă de suma necesară) • Elemente reziduale _ Residual items • Comisioane bancare _ Bank charges • Introducerea de tranzactions speciale în G/L _ Bill of exchange charges sau Tax
adjustment for a down payment.
9
3.4.2. Editarea documentelor Din ecranul SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ Accounts receivable/Accounts payable _ Document entry _ Others şi se editează tranzacţiile de business solicitate sau din ecranul iniţial, se allege Settings _ Editing options. Ecranul Accounting Editing Options conţine opţiuni de editare în următoarele zone: introducerea documentelor, Procesarea elementelor deschise (item), Afişarea liniilor de elemente, Afişarea datelor în zona de credit management şi Afişarea notelor avertizoare de plată. Pentru a defini variante de afişare Display variants, se selectează din Document entry tabul sub Screen templates and line layout variant folosind diversele posibilităţi oferite iar pentru salvarea opţiunilor de editare în master record propriu, se alge Options _ Change user master iar modificările devin active la următorul log on. Reţinerea şi setarea datelor din diverse ecrane (data documentului sau indicator special G/L) este posibilă alegând System _ User profile _ Hold data pentru fiecare bară de meniu. Data următoare când este apelat acest ecran cu aceleaşi funcţie, sistemul introduce automat date în câmpurile potrivite şi datele se pot suprascrie sau păstra. La setarea datelor se alege System _ User profile _ Set data din orice bară de meniu. Data următoare când este apelat acest ecran cu aceleaşi funcţie, sistemul introduce automat date în câmpurile potrivite şi datele se pot suprascrie sau păstra. La resetarea datelor se alege System _ User profile _ Delete data din orice bară de meniu. 3.4.2.1. Funcţii de control la introducerea şi postarea documentelor SAP oferă rutine speciale de verificare a câmpurilor din antetul documentului dar şi din liniile individuale. Câmpurile de informaţie pură (text din antet sau data) sunt excluse. In plus sistem asigură verificarea întregului document în timpul postării, ceea ce înseamnă că nu se pot posta documente care nu au trecut testul de verificare. Funcţiile de control disponibile sunt:
• Verificarea prin care sistemul transmite automat documentele la postarea unui document • Controlul totalurilor selectat din meniul Financial Accounting.
Verificarea automată are 4 soluţii caracteristice: verificarea formală (_ Formal hecks), autorizarea ( _ Authorizations) verificări de câmpuri specifice (_ Field-Specific Checks) şi verificarea balanţei (_ Balance Verification). _ Formal Checks este realizat de sistem la fiecare introducere a unui camp solicitat şi se referă la conţinutul şi semantica specificată ca pare integrantă în sistem. El include câmpuri din tipul documentului şi cheile de postare, chiar dacă unele câmpuri sunt obligatorii şi altele opţionale.. Câmpurile obligatorii au marcat ? la intrarea pe ecran iar sistemul verifică şi formatul de inroducere având un sistem sugestiv de afişare a erorilor. _ Authorizations Sistemul verifică autorizaţiile şi toleranţele. Un angajat poate fi autorizat pentru a posta anumite conturi într-un cod de companie oarecare. Se poate defini toleranţa la fiecare angajat sau la un grup de angajaţi. Toleranţa include un discount maxim, rata procentuală de cash, o sumă maximă per client/furnizor, o sumă maximă per document. Spre exemplu, un PFA nu poate emite chitanţă cu suma mai mare de 5000 ron intr-o zi. _ Field-Specific Checks Sistemul face verificări specifice în fiecare intrare şi la fiecare linie introdusă . De pildă se poate doar introduce un tip de document care este deja disponibil în
10
sistem. Dacă se lucrează cu numere atribuite extern se poate doar utiliza numărul documentului care trebuie să se încadreze într-un interval specificat. De exemplu, dacă se introduce suma de taxe manual, sistemul verifică, via tax code dacă suma este corectă şi mai verifică dacă intrările din câmpurile de control sunt cele agreate. De pildă se pot specifica anumite conturi ce sunt asociate anumitor tipuri de documente iar ca rezultat se pot utilize postând chei ce sunt permise la respectivele conturi. _ Balance Verification presupune că pentru un document contabil, the balanţa lui este echilibrată (debit=credit) la momentul postării, altfel documentul nu poate fi postat. Controlul Totalurilor Funcţia control totals permite verificări de sume la introducere dependent de opţiunea utilizatorului: _ Adds all posting amounts. La postarea unui document, se poate compara totalul calculate cu totalul de control din sistem ; _ Deducts the posted amounts from a given amount. După postare, totalul de control din sistem trebuie să fie 0 (zero); _ Adds the posted amounts to a predefined amount (opening balance). După postare, totalul de control din sistem trebuie să corespundă cu valoarea cu care s-a închis balanţa la contul respectiv. Se pot introduce totaluri de control pentru conturi individuale sau pentru grupuri de conturi. In plus, se poate alege la postarea sumelor total în valuate locală, valuta străină sau în toate valutele. Dacă se utilizează contor de actualizare se verifică dacă actualizările asincrone din document sunt complete. Totalul de control poate fi utilizat la postarea documentelor şi verificarea la introducerea datelor (facturi, cecuri) prin opţiunile: _ The amount to be posted (un total calculate înainte de a introduce seria de documente); _ Posted amounts (total debit şi credit pe care îl calculează sistemul din datele actuale introduse); _ Difference (diferenţa dintre totalul aşteptat şi suma valorilor actuale postate) _ The opening balance of an account Balanţa deschisă la un cont. Totalul de control poate fi utilizat în două moduri:
• Se introduce totalul ce trebuie postat şi sistemul afişează diferenţa dintre el şi suma postată;
• 2. Se introduce o balanţă deschisă, se postează sumele şi sistemul afişează balanţa deschisă.
Pentru a putea utiliza funcţii de control al totalului NU se selectează Do not update control totals ca opţiune de editare a intrărilor în document. Totalurile de control sunt actualziate în sistemul standard. 3.4.2.2. Introducerea totalurilor Spre exemplu, dacă postăm şi verificăm o serie de extrase de cont din bancă, se pot utiliza funcţii de control al totalului pentru a verifica dacă suma actuală a contului postat este egală cu totalul calculat în avans. 1. Se calculează total din extrase de cont din bancă ce vor fi postate. 2. Din ecranul SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ General
11
ledger _ Document entry _ Others _ General posting. Din ecranul iniţial, se allege Settings _ Control totals. 3. Se alege Goto __Maintain control totals. 4. Se poate introduce o balanţă de client/furnizor pentru care se doreşte control al totalului, iniţial Pentru câmpurile AccTy (tip cont), From acct, To account, Debit amnt, Credit amnt, şi Curr (valuta). 5. După introducerea totalului de control, se postează tranzacţiile de business. Sistemul calculează automat total debit şi credit postat. 6. După introducerea tranzacţiilor de business se revine la funcţii de control al totalului prin Settings _ Control totals din meniul General Ledger. 7. Se selectează Goto _ Display difference pentru a afişa diferenţele. Sistemul afişează diferenţele dintre totalul de control definit în avans şi cel postat.Dacă nu sunt egale au apărut erori la calculul totalului de control sau la postarea tranzacţiilor de business. Procedura de verificare este recursivă până cănd apare egalitatea dintre sume. 3.4.2.3. Introducerea unei balanţe deschise (Opening Balances) Procedura este utilă când se introduce manual o balanţă de verificare, caz în care se recomandă utilizarea unui totalul de control la postarea sumelor relevante pe debit sau credit. Exemplu: Balanţa contabilă veche 10,000.00 Postăm 1 +1,000.00 Postăm 2 - 500.00 Postăm 3 - 1,500.00 Postăm 4 - 700.00 Noua balanţă 8,300.00 Procedura: 1. Din ecranul SAP Easy Access, alegem Accounting _ Financial accounting _ General ledger _ Document entry _ Others _ General posting sau . alegem Settings _ Control totals. 2. Se alege Goto __Maintain control totals. 3. Sub Amounts per account, se introduce tpul şi numărul contului, balanţa deschisă şi valuta. In exemplu, Tipul contului este S, număruld e cont 113100, balanţa deschisă 10,000, şi valuta USD. 4. Se postează valorile pe debit şi pe credit. Sistemul calculează automat total debit şi credit, pentru valorile introduse. Spre exemplu, totalul sumei intoduse este 1,700 USD. 5. Inainte de a posta toate sumele se apelează la funcţia de control a totalurilor: Settings _ Control totals din meniul General Ledger . 6. Se alege Goto _ Display end balance. Balanţa închisă este afişată sub Amounts per account. Ea se compară cu noua balanţă. 3.4.2.4. Documente reţinute La introducerea datelor pot apare întreruperi, caz în care se poate face o salvare temporară pentru a continua introducerea documentului la un alt moment. Balanţa nu este actualizată cu documente reţinute şi nu se atribuie un număr de document. 1. Documentul trebuie să conţină antet şi cel puţin o linie. 2. Se alege Document _ Hold şi apare caseta de dialog Hold Document. 3. Se introduce un număr în câmpul Temporary document number şi se alege Hold document.
12
Pentru completarea documentului reţinut: 1. Din ecranul iniţial de postare a tranzacţiilor se allege Held document, sau Document _ Get held document din meniu. Apare ecranul Post Held Document: Header Data. 2. Se introduce numărul documentului incomplet în câmpul Temporary document number. Sistemul afişează documenul reţinut iar dacă nu se cunoaşte numele documentului, se poate selecta Document _ Display list. 3. Se editează itemi necesari. 4. Se alege Document _ Post pentru a posta documentul. Pentru ştergere se optează pentru Document _ Delete.
3.4.3. Categorii de documente • Documente parcate
Se pot parca date referitoare la clienţi, furnizori, G/L, şi conturi de mijloace fixe. Apare o intrare rapidă adiţională pentru cunturi de G/L iar la mijloace fixe se pot introduce doar achiziţiile. In plus se pot parca informaţii despre taxele care au indicatori speciali din G/L, chiar dacă nu se pot parca indicatori speciali din G/L pentru biletele la ordin sau plăţi. SAP furnizează două tranzacţii pentru parcarea documentelor: tranzacţia standard şi tranzacţia single screen (Enjoy), între care se poate comuta. Documentele parcate sunt legate de conturile afişate şi funcţii de raportare din Financial Accounting. In acest mod se pot afişa documentele parcate dintr-un jurnal, se pot afişa linii din documentele parcate sau se pot evalua plăţi din documentele parcate respectiv dacă este necesar se pot posta în bloc cu programul RFPKDB00. In plus se pot parca tranzacţii cross-company code. Un document parcat este creat doar în codul de companie iniţială pentru o asemenea tranzacţie. Câteva documente sunt create când este postat documentul parcat, dar nu se poate introduce număr de cod cross-company dacă este vorba de tranzacţii cross-company. Informaţia introdusă este parte a documentului parcat şi este verificată doar existenţa ei sau completitudinea documentului. De exemplu, sistemul verifică dacă balanţa documentului este zero, şi dacă sunt introduse dae în câmpurile obligatorii (simbol de cont, suma, etc). Controlul autorizării verifică documentul parcat, similar cu documentul standard şi nu se fac controale de toleranţă sau intrari eronate, în schimb nu se permite introducerea unei zone de business nedefinite. Se poate utiliza modelul de atribuire a conturilor la parcarea documentelor dar nu se pot utiliza documente de referinţă. Pentru afişarea documentelor parcate, din SAP Easy Access screen, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Display. Afişarea se face individual, pe bază de listă sau la nivel de item, cu selectarea parametrului Parked documents. Modificarea documentelor parcate poate fi realizată înainte sau după postare prin _ To display changes din SAP Easy Access screen, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Display changes. Se introduce numărul documentului. Sistemul afişează o listă a documentelor parcate cu toate modificările prin Document changes _ Parked document fromthe list of changes. Dacă a
13
fost modificat numărul documentului se pot căuta modificările prin Document changes _ Earlier document no.. Postarea documentelor prin tranzacţii standard poate fi realizată individual sau prin listă de selecţie. Documentele parcate sunt postate întotdeauna în batch input sau utilizând Call Transaction. Parcarea documentelor pentru a utiliza tranzacţii standard se face din meniul SAP Easy Access screen, alegând Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document entry _ Others _ General document parking/Invoice parking - general/Creditmemo parking - general. 1. Apare ecranul The Document Parking: Document Header. 2. Se introduce antetul şi liniile documentului. 3. Se salvează datele parcate cu Document _ Park şi apare mesajul Document xxx (număr de document parcat). Numaul de document este atribuit similar cu intrarea documentului standard. Tranzacţiile, valori de bunuri, totaluri de control nu sunt actualizate la salvarea unui document parcat, nu se generează postarea automată iar balanţa nu este verificată. Modificarea documentelor parcate poate fi realizată la nivel de documente individuale (_Individual documents), elemente individuale (_ Individual items), listă furnizată de utilizator (_ Several documents simultaneously using a list) sau alte valori (_ Other values via the line items) mai puţin valuta şi codul de companie care nu se pot modifica. 1. Din SAP ecranul Easy Access screen, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Change. Dacă se cunoaşte numărul se poate introduce, iar în caz contrar se alege Document _ List iar din ecranul de selecţie se precizază criteriile de selecţie şi se alege Execute. Sistemul generează o lista cu documentele solicitate iar după selecţia documentului dorit se alege Edit _ Select. 2. Procesarea antetului de document header, se realizează alegând Goto _ Document header iar câmpurile care se pot modifica sunt marcate video invers. Se pot adăuga itemi, sau marca itemi pentru ştergere, se pot şterge variante de layout alegând Settings _ Line layout. 3. Se salvează modficările. Vechiul număr de document poate fi reutilizat când se fac modificări în antet, postând data sau anul fiscal. Se poate utiliza atribuirea internă a numărului de document, când rezultă un nou an fiscal din modificările antetului, iar atunci numărul de document este modificat automat. Dacă numărul de document este atribuit extern, se atribuie un nou număr. Pentru ştergerea documentului parcat 1. Din ecranul SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Post/Delete. 2. Dacă se cunoaşte numărul se poate introduce codul de companie, anul fiscal iaf dacă nu Dacă se cunoaşte numărul se poate utiliza Document _ List. 3. Se selectează documentul(le) solicitate şi se allege Document _ Delete. Numărul de document şters poate fi reutilizat.
14
• Eliberarea documentelor Componenta Workflow (WF) este utilizată eliberarea documentelor(document release) utilizate în Financial Accounting (FI). Apar două tipuri de eliberare a documentelor:
• Sume eliberate (_ Amount Release); • Aprobarea de atribuire a conturilor (_ Account Assignment Approval);
Inainte de a utilize parcarea documentului şi eliberarea lui în componenta Financial Accounting, se recomandă setarea corectă în componenta Workflow. In Customizing for Financial Accounting sub Financial Accounting Global Settings _ Document _ Parked Documents se poate realiza crearea de varane de workflow (_ Create workflow variants). Se atribuie un modele de workflow pentru account assignment approval şi se specifică momentul când funcţia de document release este activă şi pentru ce sumă este necesară2. Facilităţi: Se poate atribui un cod de companie pentru variantele de workflow prin _ Assign company codes to workflow variants, deoarece în lipsa lui nu sunt eliberate documentele. Se pot crea specificaţii adiţionale de sume eliberate prin funcţia: _ Release approval groups, care sunt definite în master record associate clienţilor şi furnizorilor. Atribuirea documentelor folosind tipuri de documente şi grupuri de aprobare a eliberării acestora (_ Release approval paths) Se determină procedura de eliberare (_ Release approval procedure) folosind căile de eliberare şi sumele aprobate la eliberare: Single-level or multi-level release (principiul controlului dual). Autorizarea persoanei (_ Persons with release authorization), este definită la baza căii de eliberare sau în întrebările legate de sumele eliberate Dacă se precizează _Fields which should cause the release, în cazul în care suma a fost modificată,întreaga procedură trebuie restartată. In Financial Accounting Global Settings _ Document _ Document Parking se pot defini:
• Sumele de documentele ce pot fie eliberate; • Propria procedură de eliberare folosind workflow; • Procedură de eliberare folosind aprobarea de atribuire de conturi pentru fiecare variantă
de workflow; • Afişarea documentului şi eliberarea sau respingerea lui dacă userul nu are autorizare;
3.5. SAP Workflow
3.5.1 Conceptul de workflow Workflow-urile (sau fluxurile de lucru) sunt reprezentări ale unor secveţe de operaţii, declarate ca muncă a unei persoane, a unui mecanism simplu sau complex, al unui grup de persoane sau al unei organizaţii conform definiţiei Wikipedia (Wiki_2009). Workflow-urile trebuie să se supună unui set de reguli prestabilit, set care este specific fiecărei organizaţii în parte. Intr-o altă definiţie ele reprezintă mişcări ale documentelor şi sarcinilor întrţun process de business. Aceste fluxuri de lucru pot fi progresii secvenţiale ale activităţilor de lucru, sau un set
2 Detaliile pot fi regăsite la Accounting Implementation Guide în cadrul activităţii de creare a variantelor de workflow Create Workflow Variants pentru Document Parking
15
complex de procese concurente, fiecare dintre acestea având impact asupra celorlalte, în funcţie de un set de regului, rute şi roluri (DiCaterino, 1997). Workflow-urile au trei componente importante: Procesele, Oamenii, Informaţia. Procesele se referă la ceea ce trebuie îndeplinit şi au câteva dimensiuni importante legate de către cine trebuie îndeplinit acest lucru, şi în ce manieră. Oamenii sunt cea mai importantă componentă; ei care creează documente, iau decizii, deleagă şi supervizează procesele. De multe ori persoane de pe niveluri ierarhic diferite participă în cadrul aceluiaşi proces, caz în care o organizare clară a floxurilor de lucru poate îmbunătăţi comunicaţia între cei implicaţi în proces. Informaţia este ceea ce se transmite; dacă documentele sunt electronice, atunci ele pot fi procesate în mod automat.
3.5.2. Managementul workflow-urilor Managementul workflow-urilor este responsabil pentru asigurarea eficienţei în cazul trasmiterii informaţiei, documentelor şi sarcinilor de la un angajat (sau maşină) la altul. Printre multiple avantaje ale managementului workflow-urilor amintim: • Reducerea costurilor – este atinsă prin eliminarea proceselor şi participanţilor de care nu este
neapărată nevoie; • Scurtarea timpului necesar pentru îndeplinirea unei sarcini – Workflow-urile definite şi
implementate în mod eficient pot să reducă timpul necesar finalizării anumitor sarcini prin faptul şi, în plus, dau posibilitatea de luare de decizii automate atunci când sarcinile nu sunt îndeplinite (sarcina poate fi dată unui alt angajat, se poate informa superiorul etc);
• Alocarea şi utilizarea adecvată a resurselor – Prin folosirea unor workflow-uri corespunzătoare, resursele limitate ale companiei sunt direcţionate către locurile unde este nevoie cu adevărat de ele, astfel încât randamentul să fie maximizat;
16
• Încurajarea personalului de a fi mai orientat pe îndeplinirea de sarcini – Dacă workflow-urile sunt clar definite şi optimizate, angajaţii nu mai trebuie să piardă timp cu transmiteri repetitive de informaţii, ei putându-se concentra în loc pe îndeplinirea sarcinilor efective;
• Siguranţa livrării documentelor, posibilitatea de arhivare, accesibilitatea documentelor şi flexibilitatea – Stabilirea exactă a workflow-urilor asigură faptul că informaţiile nu se pierd şi sunt disponibile atunci când este nevoie. In plus, se asigură o anumită flexibilitate, dată de posibilitatea de adaptare a fluxului de lucru la nevoile şi practicile specifice ale unei companii (Stoica, 2005).
3.5.3. Sisteme de management al workflow-urilor Un sistem de management al workflow-urilor (Workflow Management Systems-WfMS) este un sistem care defineşte, administrează şi execută workflow-urile cu ajutorul aplicaţiilor informatice. Ordinea în care se execută operaţiile este dictată de către o reprezentare computerizată a logicii fluxului de lucru (Hollingswoth). Se poate afirma că WfMS sunt punţi între munca oamenilor şi aplicaţiile software (van der Aalst, 2005), care permit optimizarea fluxurilor de lucru dintr-o organizaţie. Sistemele de management al workflow-urilor ajută nu doar la definirea fluxurilor de lucru, ci şi la controlul execuţiei lor, dar în acelaşi timp permit organizaţiilor să măsoare şi să analizeze execuţia proceselor, astfel încât să se poată efectua îmbunătăţiri continue. Aceste îmbunătăţiri pot fi pe termen scurt, prin realocarea sarcinilor pentru o balansare corespunzătoare a volumului de lucru pentru orice moment din timp sau pe termen lung, prin redefinirea anumitor porţiuni din workflow pentru a se evita gâtuirile (bottlenecks) pe viitor. Majoritatea sistemelor destinate workflow-urilor sunt integrate sau pot fi integrate cu celelalte sisteme folosite în cadrul organizaţiei: sisteme de management, baze de date, e-mail, produse de automatizare de tip office, sisteme informaţionale geografice (GIS - Geographic Information Systems), aplicaţii pentru producţie etc. Această integrare asigură cadrul necesar pentru desfăşurarea eficientă a unui proces care implică o serie de sisteme altfel independente. De asemenea, poate asigura şi metode pentru organizarea documentelor din diverse surse. Aceste sisteme au la bază conceptul de task. Un task reprezintă munca depusă de către o persoană sau sistem software. Task-urile au nume şi descrieri, precondiţii care trebuie îndeplinite, acţiuni asociate cu ele, precum şi excepţii. Task-urile de tip fork sau cele de join sunt utilizate pentru a permite existenţa unor scenarii paralele, supertask-urile grupează task-uri similar, iar multitask-urile sunt seturi de task-uri care fac aceeaşi muncă în paralel, însă coordonată de agenţi diferiţi (Casati, 2005). Modelul conceptual, trebuie să descrie: Interacţiunea şi cooperarea dintre task-uri; Atribuirea task-urilor către agenţii corespunzători; Metodele de acces la bazele de date externe.
17
Figura 1: Diagrama fluxului de procese în cadrul aplicaţiilor (DiCaterino, 1997)
• Unelte de definire a proceselor (Process Definition Tool) • Simulare, construire de prototipuri şi de elemente pilot • Iniţiere şi control de task-uri • Luarea deciziilor pe baza regulilor (Rules Based Decision Making) • Rutare de documente • Invocarea aplicaţiilor pentru vizualizarea şi manipularea datelor • Liste de lucru (worklist) • Automatizarea task-urilor (Task Automation ) • Notificare a evenimentelor • Liste de distribuţie şi rutare a mesajelor/mailurilor • Monitorizarea proceselor • Acces la informaţie prin World Wide Web • Monitorizarea şi logarea activităţilor • Administrare şi securitate
Uneltele de definire a proceselor sunt unelte grafice sau textuale care serversc la definirea proceselor de afaceri. Fiecare activitate din cadrul procesului este asociată unei persoane sau unei aplicaţii informatice. Regulile sunt create pentru a determina cum progresează activităţile de-a lungul fluxului de lucru. Unele sisteme de workflow suportă schimbări dinamice ale proceselor de business, aceste schimbări putând fi efectuate de către persoane care au autorizaţia necesară în acest sens. Unele sisteme permit simularea workflow-urilor şi crearea de prototipuri sau versiuni pilot ale unui anumit flux de lucru, astfel încât acesta să poată fi testat pe scară restrânsă înainte de a fi inclus în producţie. După ce procesul de business este definit, poate fi iniţiat, astfel încât resursele umane şi tehnice asociate să fie programate sau implicate pentru efectuarea activităţilor, pe măsură ce procesul
18
progresează. Pentru luarea de decizii pe baza regulilor, menţionăm că regulile sunt create pentru fiecare pas, ele determinând modul în care datele referitoare la workflow vor fi procesate, rutate, regăsite şi controlate. Spre exemplu, o regulă poate genera avertizări pe e-mail atunci când o condiţie este îndeplinită, alta poate implementa rutarea condiţionată a documentelor şi sarcinilor în funcţie de conţinutul anumitor câmpuri. În cadrul sistemelor simple, rutarea documentelor poate fi îndeplinită prin pasarea unui fişier de la o persoană la alta (spre exemplu, prin ataşarea unui fişier la un e-mail). În sistemele mai sofisticate, această rutare poate fi obţinută prin înregistrarea şi eliminarea documentelor (check-in şi check-out) dintr-un depozit central. Ambele sisteme ar putea permite adăugarea de comentarii de către utilizatori, fără afectarea documentului original. La invocarea aplicaţiilor pentru vizualizarea şi manipularea datelor, se observă că procesoarele de texte, spreadsheet-urile, sistemele GIS şi aplicaţiile de producţie pot fi invocate pentru a permite crearea, modificarea şi vizualizarea datelor şi documentelor. Listele de lucru permit fiecărui angajat identificarea rapidă a propriilor sarcini curente, precum şi termenele limită, prioritatea etc. În unele sisteme, se poate afişa şi workload-ul anticipat. Aceste sisteme analizează localizarea în cadrul workflow-ului, durata aferentă fiecărui pas, estimarea momentului în care sarcinile vor ajunge în faţa angajaţilor. Task-urile computerizate pot fi invocate în mod automat. Aceasta poate presupune: compunere de mesaje, notificări pe e-mail, execuţia aplicaţiilor de producţie etc. Prin notificarea evenimentelor, subordonaţii şi/sau managerii pot fi înştiinţaţi atunci când anumite puncte de referinţă (milestones) au fost atinse, atunci când workload-ul creşte etc. Listele de distribuţie pot fi create pentru a servi la trimiterea de mesaje ad-hoc între angajaţi. Pentru monitorizarea proceselor, acest tip de sisteme poate oferi informaţii valoroase asupra sarcinilor curente, a sarcinilor viitoare, a gâtuirilor curente sau potenţiale, a termenelor limită depăţite etc. Unele sisteme oferă module cu interfaţă web, astfel încât informaţiile referitoare la fluxurile de lucru să fie disponibile clienţilor aflaţi la distanţă, furnizorilor, colaboratorilor şi angajaţilor. O altă caracteristică este faptul că pot fi logate informaţii referitoare la fiecare pas, pentru a folosi mai târziu la analiza proceselor sau la dovedirea îndeplinirii anumitor sarcini. Aceste informaţii pot include: momentul începutului şi finalului, persoana însărcinată cu task-ul etc. Pentru administrare şi pentru asigurarea securităţii, pot fi oferite o serie de funcţii pentru a ajuta la identificarea participanţilor şi a privilegiilor aferente fiecăruia, precum şi pentru a administra activităţile de rutină asociate aplicaţiilor (backup-uri de fişiere,arhivarea logurilor etc). Beneficiile utilizării sistemelor de management al workflow-urilor (DiCaterini, 1997):
• Oportunităţi pentru schimbări la nivel organizaţional – Sistemele de management al fluxurilor de lucru pot ajuta agenţiile şi departamentele să obţină schimbările organizaţionale necesare pentru a opera în lumea de afaceri a secoluli XXI. Aceste schimbări pot include: migrarea către o structură organizaţională aplatizată şi orientarea către lucrul în echipă. Deoarece paşii activităţilor, rolurile şi regulile sunt integrate în sistem, e nevoie de mai puţine intervenţii pentru a administra procesele de afaceri. În plus, comunicaţiile sunt îmbunătăţite prin intermediul notificărilor, partajării de documente. O
19
mai bună înţelegere a procesului propriu-zis poate conduce la o creştere a gradului de colaborare între membrii unei echipe sau între diverse echipe.
• Oportunităţi pentru schimbări la nivel de proces – Cum sistemele de management al workflow-urilor forţează organzaţiile să îşi examineze şi definească procesele de afaceri, implementarea unui astfel de sistem este momentul ideal pentru a aplica metodele de reinginerie a proceselor business. Cele trei obiective ale optimizării proceselor sunt: minimizarea timpilor aferenţi proceselor, maximizarea conţinutului valoric al proceselor şi maximizarea flexibilităţii.
• Acces îmbunătăţit la informaţii – Sistemele de management al fluxurilor de lucru contribuie la construirea unei baze solide pentru cunoştinţele organizaţionale. Informaţiile despre procese, care erau înainte distribuite între diverşi membrii ai personalului, sunt acum disponibile la nivel de organizaţie, pentru toţi angajaţii. Acesta este un lucru util în special noilor angajaţi, care au o înţelegere limitată asupra opraţiunuilor complexe de business din cadrul organizaţiei.
• Securitate şi fiabilitate crescute – Aceste sisteme asigură depozitarea şi accesul la un set coerent de date. Prin utilizarea unor mecanisme precum privilegiile şi rolurile, controlul proceselor sau al versiunilor şi crearea copiilor de siguranţă, datele devin de îmcredere.
Deşi în practică sistemele de management al workflow-urilor pot lua diverse forme, îndepărtându-se de reţetele clasice, este importantă totuşi identificarea principalelor tipuri de astfel de sisteme, pentru o mai bună înţelegere a lor. Astfel, sistemele de management al fluxurilor de lucru pot fi clasificate în mai multe categorii:
• Sisteme ad-hoc –bazate pe negociere; • Sisteme de producţie – unde procesele sunt predefinite şi se respectă o listă de priorităţi; • Sisteme bazate pe mesaje (numite şi administrative) - o combinaţie între sistemele ad-hoc
şi cele de producţie unde se foloseşte predefinirea proceselor, care pot fi modificate dacă este nevoie;
• Sisteme bazate web – care folosesc tehnologii web pentru definirea, implementarea şi controlul fluxurilor de lucru;
• Sisteme integrate – specifice anumitor aplicaţii care includ şi funcţionalităţi pentru managementul workflow-urilor;
• Sisteme autonome (standalone) – concepute special pentru managementul fluxurilor de lucru.
3.5.4.Completarea intrărilor din document folosind Workflow In SAP R/3 se pot parca documente incomplete, care gradual se completează adăugând informaţii originale care lipsesc. Un workflow se activează de fiecare dată când se introduce un document incomplet şi acest workflow conţine task-uri "Complete". Acest task este atribuit la toţi useri care au în sarcină (în lucru) documente incomplete. Când un workflow este activat, useri primesc mesaj cu efectul acestuia şi trebuie să modifice documentele parcate. Acest mesaj poate fi forwardat altui angajat pentru a completa documentul. Mesajul stă în inbox la fiecare user implicat până când unul din aceştia marchează documentul ca şi ‘complete’. Workflow model pentru completarea documentelor parcate din sistemul standard este (WS00400004).
20
Evenimentul de legătură pentru evenimentul creat Pentru a utiliza workflow la completarea documentelor parcate este necesară crearea de eveniment linkage pentru un eveniment CREATED din Workflow Workbench. Datele introduse pentru Event Linkage sunt: Object type: FIPP Event CREATED Receiver type: WS00400004 Receiver module: SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT Funcţia de verificare (Check Function) va avea setate Receiver type (din modulul funcţional) Global X şi Enabled X. Task-ul atribuit pentru completarea documentelor parcate este “Complete parked document” (TS00407848). Pentru aceasta se crează un obiect organizational din Organizational Management, sau se utilizează Workflow Workbench pentru ca apoi să se poată atribui useri relevanţi şi task-urile menţionate anterior la acest obiect. Modelul Workflow de completare a documentelor este (WS00400004). Dacă se doreşte utilizarea unui workflow pentru a completa documentele parcate, trebuie creat event linkage pentru event CREATED din Workflow Workbench. Prezentăm intrările care trebuie realizate:
• Datele pentru Event Linkage o Object type: FIPP o Event: CREATED o Receiver type: WS00400004 o Receiver module: SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT
• Check Function - Receiver type (function module) o Global X o Enabled X
Eveniment creat
Eveniment completat
Workflow
Suma autorizată de persoana cu autorizaţie de eliberare
Aprobarea de atribuire a contului de persoana cu autorizaţie de eliberare
Document post parcat (automat sau manual)
Workflow
Workflow
Workflow
Manual
Figura 3.2. SAP Document Workflow
21
Task-urile standard de completare a documentelor sunt “Complete parked document” (TS00407848). Pentru aceasta se crează un obiect organizational din Personnel Planning and Development, sau se utilizează Workflow Workbench pentru ca apoi să se poată atribui useri relevanţi şi task-urile menţionate anterior la acest obiect. Parcarea şi elibererea documentului folosind Workflow The sistemul standard conţine câeva modele de workflow pentru document parking: un workflow framework (WS10000051) şi 5 sub-workflow-uri. Din Customizing for Financial Accounting, se definesc acele modele de sub-workflow care sunt utilizate de workflow framework la momentul execuţiei. Se pot defini de asemenea sub-workflow-uri proprii care să trimită şi să primească aceleaşi date din workflow framework ca şi modelele de sub-workflow. Modelele de sub-workflow standard sunt multi-nivel codificate (WS10000052, WS10000053, WS10000054), şi se pot defini între 1 şi 3 nivele pentru amount release. Dacă se doresc mai mult de 3 nivele de eliberare se copiază modelele de workflow pentru amount release şi apoi se expandează sau se foloseşte un model dummy sub-workflow (WS20000006). Se pot utiliza 4 modele de sub-workflow-uri standard (WS10000055) pentru aprobarea atribuirii contului. Apar 3 task-uri standard pentru parcarea documentului în sistemul standard, care pot fi atrase din workflow inbox şi utilizate ca modele de workflow: _ Amount release,_ Account assignment approval_ Changing a parked document after the release has been refused Aceste task-uri sunt prescurtate “FIPP”. Dacă se solicită eliberarea pentru un document parcat, evenimentul CREATED este apelat prima dată la salvarea documentului. In Workflow Workbench, se introduce un eveniment de legătură (event linkage) la acest eveniment în workflow framework. Data for Event Linkage Object type FIPP Event CREATED Receiver type WS10000051 Receiver module SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT Check Function Receiver type (function module) Global X Enabled X Crearea de obiecte organizaţionale (unităţi organizationale, job-uri, poziţii) în Organizational Management, poate fi realizată folosind Workflow Workbench, sau în Customizing for Financial Accounting (oamenii care au autorizaţie de eliberare). Din Customizing, se atribuie obiecte organizaţionale la variante workflow, se eliberează căile, sumele şi nivelele de autorizare. Aceste obiecte de eliberare a documentelor sunt create pe criterii definite în căi (paths) şi niveluri (levels). Dacă se crează unităţi organizaţionale, trebuie atribuite job-uri şi poziţii la care se atribuie useri. Exemple: Organizational unit X < Position Y < User
22
Organizational unit X < Job Y < Position Z < User Obiectele organizaţionale definite în amount release din Customizing for Financial Accounting sunt atribuite automat (în background) la taskul standard de amount release. Dacă aceste obiecte organizaţionale se folosesc la aprobarea atribuirii conturilor şi pentru modificarea documentelor parcate au taskul standard correspondent din Organizational Management, sau utilizează Workflow Workbench. Ca o alternativă se poate defini taskul "Change" ca task general din (Additional data _ Classification). Dacă se utilizează aprobarea atribuirii conturilor se atribuie obiecte organizaţionale potrivite la centre de cost sau la Obiectele organizaţionale contabile din SAP G/L (BUS3006) din Organizational Management.
• Afişarea documentelor 1. Din SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Display. Apare ecranul Display Document: Initial Screen. 2. Pentru afişarea unui document specific, se introduce: _ Document number,_ Company code,_ Fiscal year Valoarea implicită la _document number este ultimul document procesat iar Valoarea implicită la _company code este ultima utilizată în schimb iar anul fiscal este cel configurat.
• Regăsirea documentelor 1. Se alege Document _ List. Apare ecranul Document List. 2. Se introduce: _ Document number,_ Company code,_ Fiscal year, document type, posting date sau document entry date,reference number, ca parametri de selecţie. Se pot afişa itemi reţinuţi selectâd câmpul correspondent sub: Also display held items sau Search for own documents. 3. Pentru a determina numărul documentului se alege Program _ Execute. 4. Pentru a alege numărul documentului din listă, se selectează documentul şi se alege Edit _ Choose. Sistemul afişează previzualizarea documentelor si utilizatorul poate selecta detalii dintr-o linie de itemi. Din documentul afişat se poate crea prin adjustment posting request, sau se poate face o cerere de modificare a documentului, via Intranet, prin Extras _ Adjustment request. Pentru afişarea unei previziualizări documentului din ecranul Enter Accounting Document: Add Line Items, se alege Goto _ Document overview. Debitele apar cu D, cu totalul sumei, iar creditele cu C, cu totalul lor sau cu semnul +/-. In finalul coloanei Amount , apare diferenţa între debit şi credit care la postare trebuie să fie 0. Opţiuni de editare: In previzualizare se pot:
• modifica layout-urile liniilor prin _ Changing the Line Layout of the Document Overview din Settings _ Line layout. Pentru a edita linii în variante layout, se allege General ledger _ Environment _ User parameters _ Editing options.
• modifica valutele afişate prin _ Changing the Display Currency in the Document Overview
23
• dacă se lucrează cu câteva valute, acestea pot fi setate utilizând Settings _ Display currency.
Se pot introduce parteneri de afaceri prin _ Entering the Partner Business Area înainte de postarea documentului. Zona de business este implicită în conturi G/L care nu sunt generate automat şăi la acei partneri de business la care nu sunt asignate. Variante de Layout pentru linii pot fi schimbate la afişare prin Settings __ Line layout din document overview. Sistemul standard oferă câteva variante de line layout: _ Account/Name _ Posting Key/Account/Business Area/Name/Tax _ Account/Assignment _ Company Code/Document Acestea pot fi schimbate cu cele proprii prin Customizing.
3.6. Postarea documentelor
3.6.1.Postarea cu documente de referinţă Pentru postarea cu documente de referinţă: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selectează Document entry şi tranzacţia de business solicitată. 2. Se allege Document _ Post with reference din meniul bară al antetului de document. 3. Se introduce referinţa documentului, un număr (exemplu: 5100000473), company code (0001), şi anul fiscal (opţional). 4. Se selectează opţiuni de procesare dorite:
- Generate reverse posting - Enter G/L account items - Do not propose amounts – Recalculate days and percentages - Display line items
5. Alegând ENTER se generează un ecran cu datele copiate ca antet. 6. Dacă se selectează line item display, toate liniile copiate sunt afişate şi ele pot fi corectate (dacă este cazul). 7. Odată copiate se previzualizează. 8. Când sumele şi conturile sunt corecte, şi debitele=creditele se postează prin funcţia Post. Dacă se utilizează în mod frecvent aceleaşi formule contabile ca şi distribuţii de sume între companii, conturi sau centre de cost, prin atribuirea unui model se economiseşte timp şi se evită erorile de introducere.
• Modele de atribuire de conturi Definiţie: O referinţă pentru un document de intrare furnizează valori implicite de postare a tranzacţiilor de business. Un model de atribuire de conturi conţine orice număr de conturi din G/L ce pot fi modificate sau schimbate la un moment dat. In contrast cu modele de documente, itemii de conturi G/L pentru model de atribuire de conturi pot fi incomplete.
24
In timpul introducerii documentelor se pot şterge, modifica sau adăuga datele, se pot apela oricâte numere de modele de atibuire de conturi şi se poate comuta de la un standard la altul. In plus se poate atribui un număr echivalent (equivalence numbers) la aceste modele, caz în care doar se introduce un total care se distribuie între itemii din model, în concordanţă cu raţia setată. Un model de atribuire de conturi poate fi utilizat across company codes şi poate include coduri de companii din sisteme non-SAP. Dacă nu se introduce company code la atribuirea de model se consideră implicit ultimul cod utilizat. La crearea sau modificarea unui model de atribuire de conturi: 1. In General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selectează Document entry _ Reference documents _ Account assignment model. 2. Se introduce un nume la modelul de atribuire de conturi (Inchiderea conturilor de cheltuieli prin 121). Sistemul salvează conturile atribuite sub acest nume prin selecţia lui Create sau Change. La crearea unui model de atribuire de conturi sunt afişate câmpuri adiţionale în care se pot introduce numele unui model existent. Pentru a afişa lista de modele disponibile se utilizează help. 3. Menţinerea atributelor unui model de atribuire de conturi: - Currency – cheia de valută a modelului (sau blank). Unui model de atribuire de conturi i se poate asociat orice valută. - Chart of Accounts – este planul de conturi care se specifică dacă lipseşte o companie dată (company code); - Sample Text - text explicativ al modelului, nu este language-dependent. - Authorizations – poate limita autorizarea la model pentru useri specificaţi prin authorization group. – Calculate tax – sistemul calculeaza taxe automat în timpul postării. - Equivalence to – se selecteaza dacă se doreşte distribuirea totalului de sumă folosind numere echivalente. La acest model, se introduce suma care este distrubuită între itemi în concordanţă cu numere echivalente specificate. 4. Se foloseşte Goto _ Line items pentru a accesa ecranul de introducere a itemilor în model. Modificarea ecranului de intare poate fi realizată cu Settings _ Screen template. 5. Se introduce lini de itemi pentru postarea datelor Utilizarea unui model de atribuire de conturi: 1. Se apelează un model de atribuire de conturi prin Goto _ Account assignment model from the menu, or the button Account assignment model. In caseta de dialog box se specifică modelul de conturi sau se poate apela via intrările din linia de la finalul ecranului. La selectarea First line item, se introduce 00 în câmpul Posting key şi numele modelului în câmpul Account după care se salvează intrarea . Save your entries. 2. Modelul este afişat şi se poate defini un templates de ecran folosind IMG. In această faza se pot modifica, şterge sau adăuga datele afişate ca predefinite. Dacă se utilizează modelul cu numere echivalente, nu se pot introduce sume în itemi dar antetul ecranului conţine două câmpuri în care se pot introduce valori la debit sau credit, care apoi vor fi distribuite automat. 3. Odată finalizată editarea se poate reveni la procedura standard de intrare (selecţia Back) sau se poate posta documentul direct (selecţia Save) iar dacă documntul furnizat nu are erori, el este postat.
25
• Postarea cu Sample Documents Documentele exemplu sau model (sample documents) pot fi folosite ca documente de introducere create special în acest scop. Sample documents au un rang de numere separat, dacă sunt folosite sistemul memorează documentul, dar nu actualizează nici o tranzacţie. Administratorul de sistem defineşte un rang de numere pentru documentele exemplu. In timpul introducerii documentului pot apare date din alt document implicit. Itemi din aceste documente de referinţă pot fi: transferaţi fără modificări (_ Transferred without changes), utilizaţi la postarea inversă (stornare _ Used for reverse postings), modificaţi (_ Changed), omişi (_Omitted) sau reţinuţi (_ Enhanced). In contrast cu accounting document, sample documents nu actualizează tranzacţii, ci au rol de surse de date pentru documenetele contabile oferind avantajul că pot fi modificate sau reţinute. Dacă se doreşte definirea unui layout propriu se recomandă utilizarea unui sample document şi nu a unui accounting document dacă apare acesată referinţă la document. Sample document devin referinţă de document când sunt atribuite mai mult de un centru de cost şi dacă se doreşte atribuirea unui alt centru de cost se pot modifica datele în sample document. Dacă se foloseşte accounting document ca referinţă de document nu pot fi realizate aceste modificări relevante în contabilitate. La memorarea unui sample document, sistemul atribuie automat un număr acestui document special (în intervalul X2) iar rangul poate fi folosit doar de sistem şi nu se poate atribui oricărui tip de document. La introducerea de Sample Documents: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selectează Document entry _ Reference documents _ Sample document. 2. Se introduce antet şi itemi. 3. Se postează documentul. La afişarea de Sample Documents: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selectează Document _ Reference documents _ Sample document _ Display_ 2. Se introduce numărul de document, company code, şi anul fiscal. 3. Se salvează intrarea. Pentru modificarea documentului: 3. Se editează unul sau mai mulţi itemi din sample document, cu excepţia câmpurilor:_ Posting key, _ Account number. Spre exemplu, se poate introduce sample document pentru plata lunară a telefonului şi apoi se modifică suma în fiecare lună. 4. Se selectează Document _ Save pentru salvare. Stergerea de Sample Documents: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selectează Document _ Reference documents _ Sample document _ Delete.
26
2. Dacă se doreşte se poate folosi test run care furnizează o listă de documente care pot fi şterse şi apoi se poate afişa lista rezultatelor. 3. Se selectează Program _ Execute. La postarea cu sample document: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selectează Document Entry şi apoi tranzacţia de business. 2. Se selectează Document _ Posting with reference. 3. Se introduce numărul de document (exemplu: 1000186), company code (example: 0001 SAP Walldorf), şi anul fiscal (opţional). 4. Apar câteva opţiuni de postare a unui sample document:
– Generate reverse postings – Enter G/L account items – Do not propose amounts – Recalculate days/percentages – Display line items
5. După confirmarea intrării, apare ecranul cu antetul copiat. 6. Dacă este selectat Display line items, toţi itemii copiaţi sunt afişaţi, dar ei pot fi corectaţi. 7. După copiere apare previzualizarea documentului. 8. Dacă sumele pe conturi sunt are corecte, (debite=credite), se postează documentul cu funcţia Post.
• Intrări recurente Definiţie: Intrările recurente periodice sunt postate prin programul asociat, bazat pe documente de intrare recurente, process comparabil cu ordinal dat băncii pentru a decuce rata, plăţile sau a repartiza leasingul. Intrările recurente sunt tranzacţii de business care se repeată cu regularitate (exemplu: chiria, rata la bancă sau asigurarea). In intrările recurente apar câteva date care nu pot fi schimbate: _ Posting key, _ Account, _ Amounts. Documentele recurente nu actualizează tranzacţiile ci sunt utilizate ca bază de creare a altor documente contabile la fel ca şi sample documents. Sistemul utilizează intrări recurente în documentul original introdus ca referinţă, nu este un document contabil, nu afectează balanţa contabilă iar postarea poate fi realizată periodic sau la o dată specificată:
• _ For periodic postings, specifă prima şî ultima zi a execuţiei, sau un interval în lună; • _ specify certain dates, solicită o procedură de execuţie a documentelo recurente (run
schedule) în documentul original. Data solicitată se memorează cu Financial Accounting Global Settings _ Document _ Recurring Entries _ Define Run Schedules/Enter Run Dates.
Pentru a posta documentele recurente originale sistemul atribuie automat un număr acestui document special (în intervalul X1) iar rangul poate fi folosit doar de sistem şi nu se poate atribui oricărui tip de document. Programul SAPF120 crează documente contabile folosind documentele recurente originale dar pentru tranzacţii cross-company nu pot fi postate.
27
3.6.2. Fluxul de process la documentele recurente Fluxul de proces la documentele recurente solicită mai mulţi paşi: 1. Se introduce unul din documentele recurente originale. In acest document, se va introduce data necesară la postarea în documente contabile, suma, număr de cont şi cheia de postare. In plus pot apare informaţii de control: data primei rulări, data ultimei rulări, alte date programate. 2. Se rulează programul de intrări recurente la intervale solicitate, care determină momentul când documentele de intrare vor fi procesate şi crează un batch input session, care conţine:
• Data solicitată la postarea documentelor contabile; • Data de actualizare a documentelor recurente, care include următoarea dată
derulare, număr de rulări şi indicator de ştergere dacă este cazul. 3. Se procesează batch input session care va posta documente contabile, va actualiza tranzacţii în conturile postate, va actualiza documentele recurente de intrare. Pentru a introduce documentele recurente din meniul General Ledger, Accounts Receivable or Accounts Payable: 1. Se selectează Document entry _ Reference documents _ Recurring document. In ecranul de introducere a documentelor apare intrarea documentelor originale. 2. Se introduce company code. 3. Se introduce prima şi ultima zi în care documentele pot fi postate. 4. Se selectează frecvenţa de postare în luni sau alternative un program de execuţie (run schedule). Dacă se doreşte calcul de sume în item (amounts sau tax amounts care au rată fixa de schimb se selectează indicatorii Transfer amounts in local currency şi Transfer tax amounts inlocal currency deoarece în caz contrat sistemul determină automat rata curentă de schimb. Nu este relevantă metoda utilizată la translatarea sumelor de taxe; se poate utiliza suma din antetul documentului sau rata propusă de sistem în eccranul tax, sau se poate introduce manual. In fapt ambii indicatori pot fi introduşi manual. 5. Se introduce Document type şi Currency. In programul de intrări recurente are loc postarea implicită şi automată a datei din document în documentul contabil deoarece programul utilizează data existentă în Next run on la execuţie. 6. In ultima linie de ecran, se introduce posting key (PstKy) şi număr de cont la prima linie de item în documentul contabil (apoi Enter). 7. Se introduce linii de itemi ca şi în orice document (posting key, account number, amount) 8. Se selectează Document _ Post pentru a posta documentul. La postarea unei intrări de document recurent sistemul memorează datele fără a actualza cont în balanţă. Afişarea Recurring Entry Documents 1. Se selectează Document _ Reference document _ Recurring document _ Display. 2. Se introduce numărul de document (exemplu: 1000186), company code (example: 0001 SAP Walldorf), şi anul fiscal (opţional) şi se salvează. Dacă nu se cunoaşte numărul de document se poate căuta după Document _ List, unde se precizează criteriile de selecţie. Pentru a afişa datele din antet (header data), se selectează Goto _ Document header iar pentru a afişa datele recurente (recurring entry data), se selectează Goto _ Recurring entry data.
28
Modificarea unui document recurrent este similară cu a oricărui document, exceptând faptul că pot fi schimbate sumele din liniile individuale. 1. Se selectează Document _ Reference document _ Recurring document _ Change . 2. Se introduce numărul de document iar dacă nu se cunoaşte numărul de document se poate căuta după Document _ List, unde se precizează criteriile de selecţie. 3. Se editează unul sau mai mulţi itemi. Pentru a edita datele din antet (header data), se selectează Goto _ Document header şi se pot modifica date din câmpurile Reference and Doc. header text. Pentru a edita datele recurente (recurring entry data), se selectează Goto _ Recurring entry data., şi se pot modifica date din câmpurile: Next run on, Last run on, Interval in months, Run date, Run schedule, Number of runs şi Deletion indicator. 4. Se salvează modificările cu Document _ Save. Stergerea documentelor recurente poate fi realizată doar dacă sunt marcate la o dată de după cea precizată în programul de execuţie (scheduled run date). Sistemul indică acele documentelor recurente care nu sunt utilizate iar acele documente marcate pentru ştergere nu mai pot fi utilizate în programul de intrări. 1. Se selectează Document _ Reference documents _ Recurring document _ Delete din meniul General Ledger. 2. Se introduce specificaţiile de program. Dacă este necesar se poate rula testul care dă lista de documente ce se pot şterge, prin Test run. Odată selectate documentele recurente care sunt şterse se deselectează câmpul Test run . 3. Se selectează Program _ Execute. Crearea de documente contabile folosind documentele recurente originale este realizată prin rularea programului la data precizată în documentele recurente originale, la intervale specificate prin setări. Programul de intrări recurente generează batch input session care conţine documente contabile ce sunt create. După rulare, această batch input session este foloită pentru postare. Din meniul General Ledger: 1. Se selectează Periodic processing _ Recurring entries _ Execute şi apare ecranul Create Posting Documents from Recurring Documents. 2. Se introduce datele: - codul de companie (Company code) sau mai multe coduri de companii - data sau intervalul în câmpul Settlement period şi dacă este necesar programul de execuţie Run schedule. In general se introduce perioadă de timp în câmpul Settlement period, (de exemplu 1/1/2010 to 1/31/2010). – userul care este autorizat să verifice datele în timpul rulării programului de intrări recurente. - numele batch input session (de examplu, RECURJAN10 pentru intrări recurente din January 2010). 3. Se selectează Program _ Execute. Dacă datele la următoarea rulare sunt memorate în documente recurente sau în interval de date în perioada setată, programul introduce data solicitată în batch input session specificată. In fiecare program nou rulat, se crează doar un document contabil pentru un document recurent. La procesarea batch input session, documentele recurente sunt actualizate si data viitoarei rulări este actulalizată la fel ca şi numărul total de rulări. Aceste date pot fi vizualizate în documentele recurente.
29
Procesarea Batch Input Sessions poate fi realizată în sesiune automată, folosind raportul RSBDCSUB. Dacă se foloseşte procesarea manuală: 1. Se alege System _ Services __ Batch input _ Sessions. 2. Sistemul afişează lista cu batch input sessions care îndeplinesc criteriile de selecţie şi se introduce datele relevante pentru selecţia sesiunii. 3. Se selectează sesiunea dorită şi apoi se alege Session _ Process. Sistemul afişează caseta de dialog în care se poate specifica care sesiune se procesează şi se alege câmpul Display errors pentru a avea la dispoziţie orice eroare de sesiune. 4. Se salvează întrările. Ca rezultat sistemul postează documentele şi se poate alege apelul batch input session prin Goto _ Log3. Periodic pot fi evaluate intrările recurente după câteva criterii:
• _ Time period este perioada de început şi sfârşit analizată (date calendaristice) care se referă la specificaţiile făcute la prima şi ultima rulare a datelor memorate în documentele recurente;
• _ Documents not executed sunt documentele ce nu fac obiectul rulării; • _ Documents to be considered in the future sunt considerate acele documente ce vor
face obiectul următoarelor rulări ale intrărilor din programul recurrent, dacă este necesar. Pentru a transmite aceste evaluări se alege Periodic processing _ Recurring entries _ Lists din meniul General Ledger iar pe ecran apar intrările ce îndeplinesc criteriile de selecţie, după care se alege Execute.
3.6.3. Postarea Documentelor în diverse valute Când se postează un document în altă valută, sistemul memorează suma atât în valuta locală cât şi în valuta străină pentru fiecare element în parte şi verifică dacă respectiva valută este definită şi dacă este acceptată. Valutele externe sunt necesare pentru:
• a posta şi salva documente comerciale în valute externe • a manipula plăţi ale tranzacţiilor în valute externe; • a gestiona conturi în valute externe ( la generarea balanţelor contabile în valute externe); • pentru a transmite conturile consolidate şi raporturile între grupuri.
In itemi toate liniile sunt salvate în ambele valute, ceea ce include valoarea totală, taxele şi discountul. Specificaţiile din Global Settings4 privesc: _ Currency key cheia pentru fiecare valută; _ Number of decimal places –număr de zecimale, implicit 2; _ Local currency –valuta locală la fiecare cod de companie _ Exchange rate - rata de schimb între valuta locală şi cea străină
3 Detalii suplimentare sunt regăsite în SAP Library sub BC -Basis Components 4 Conform specificaţiilor din Implementation Guide
30
In master records din conturile G/L, sunt definite valutele care sunt folosite pentru a posta în respectivul cont. Dacă apar diferenţe la rata de schimb în timpul operaţiilor de compensare sau la evaluarea plăţilor, sistemul generează postarea, chiar dacă sunt definite conturile în G/L precum şi cheile de postare. Pentru a specifica valuta stăină în document, se introduce cheia valutară potrivită în câmpul Currency din document header, având mai multe posibilităţi de a introduce rata de schimb:
• introducerea datei de postare şi a cheii valutare în document header, caz în care sistemul transferă automat rata de schimb validă de la data postării. Rata de schimb este definită în sistem.
• introducerea directă a ratei de schimb în document header prin câmpurile cheia de valută şi rata de schimb.
• introducerea datei de translaţie în document header, caz în care sistemul ia automat rata de schimb validă de la data de translaţie. Rata de schimb validă este introdusă fie la postarea datei fie la data translaţiei sau poate fi o rată introdusă la un moment anterior. De exemplu, dacă se postează un document în 25 mai şi ultima rată de schimb este introdusă în 22 mai, sistemul foloseşte data din 22 mai.
Se pot introduce linii în ambele valute (locală şi străină), conform cheilor de valute care sunt definite în sistem. Dacă discutăm despre un cont bancar din G/L, se pot posta doar documente în valuta contului, care este o valută străină (EURO sau USD)5. Tranzacţii Cross-Company Multe coduri de companii sunt implicate în tranzacţii cross-company code, caz în care sistemul postează documente separate cu număr de document propriu în fiecare cod de companie, iar documentele individuale sunt legate printr-un număr comun numărului de cod cross-company. Sistemul generează itemi automat (plăţi şi încasări ce apar între coduri de companii) pentru a asigura egalitatea balanţei (debit=credit) în fiecare document. Se poate utiliza doar un cod de companie la introducerea datelor iar daca sunt posibile n coduri pentru intrări externe. Numărul de coduri de companie implicate trebuie să fie realizate prin următoarele intrări:
• Numai un cod de companie pe partea de debit şi restul pe partea de credit. • Numai un cod de companie pe partea de credit şi restul pe partea de debit.
Example din G/L View: Ca un exemplu, alegem achiziţia centrală sau plata cetrală ca tranzactii cross-company. In achiziţia centrală, un cod de companie face achiziţia pentru toate celelalte, în timp ce la plata cetrală, un cod de companie face plata pentru toate celelalte. La achiziţia centrală facturile sunt introduse de un cod de companie şi intrările specifice sunt făcute în diferite coduri de companie. Sistemul generează documente separate pentru fiecare companie şi aceste documente sunt marcate ca relative la acel număr de tranzacţie partajat (shared transaction number). Exemplu pentru furnizor: Un furnizor livrează echipament la un cod de companie şi alt echipament la un alt cod de companie , dar trimite doar o factură pe echipamente la primul cod de companie. Se introduce
5 Detalii se găsesc la SAP Library FI General Ledger Accounting, FI Accounts Receivable, sau FI Accounts Payable
31
partea de cheltuieli în primul cod de companie şi când se introduce facutura se postează partea de costuri din a doua companie. Inainte de a posta codul de tranzacţie cross-company, sistemul generează linii de itemi automat (de plată sau încasare ce apar în ambele coduri de companie). Dacă se introduce codul de tranzacţie cross-company, sistemul postează documente separate cu număr de document propriu la ficare cod de companie. Deşi au numere de document diferite în company code au acelaşi număr la cross-company code tranzaction, aceeaşi dată de postare, aceeaşi dată de document, aceelaşi tip de document. Exemplu pentru client: Un client cumpără produse de la un cod de companie şi instalare şi service de la alt cod de companie, dar primeşte o factură cu produsul, instalare şi service de la primul cod de companie . Prima companie trimite şi posteazăfactura iar a doua companie retrage partea sa de la primul cod de companie. Postarea pentru compensare între codurile de companie implicate este realizată automat. Această compensare identifică plăţi şi incasări între codurile de companie implicate.Fiecare companie are un cod-specific de document care va avea balanţă zero (echilibru). Setări specifice tranzacţiilor Cross-Company Pentru tranzacţii cross-company, apar condiţii speciale ce trebuie precizate pentru facturi, cum sunt:
• Dacă sumele de plată sau încasare ce apar postate în diferite coduri de companie se precizează care sunt costurile sau plăţile ce trebuie postate
• Tranzacţia de business trebuie raportată la taxe specifice companiei Pentru ca tranzacţia de business să fie corect raportată la taxe specifice companiei (în special la taxe returnate), fiecare cod de companie este reprezentată printr-o singură intrare legală la fiecare taxă precizată. Aceasta înseamnă că dacă apar returnări în avana de taxe sau vânzări/cumpărări,un cod de companie reprezintă toate celelalte coduri de companii. Acest lucru este necesar deoarece sistemul postează taxe în codul de companie în care sunt postate cheltuielile sau veniturile, dar acel cod de companie care primeşte sau trimite facturi trebuie să creeze şi taxe returnate. (In cazul nostru TVA deductibil şi/sau colectat). Aceste restricţii se aplică doar acestor tipuri de tranzacţii de business descries anterior şi nu sunt aplicabile când apar tranzacţii cross-company care sunt postate numai în general ledger, sau plăţi între companii pentru o factură ce nu a fost postată ca şi crass-company. Tranzacţii de compensare Cross-Company Definiţie Conturile reţin postări temporare iar conturile de compensare sunt conturi auxiliare care există din raţiuni tehnice şi care sunt compensate repetat. Posibile motive de postare a conturilor de compensare:
• diferenţă de timp între tranzacţiile de business (GR/IR clearing account) • distribuţia organizaţională a taskului (în cazul conturilor de compensare bancară) • clarificarea solicitată de unele tranzacţii de tion business
Conturile de compensare afişează plăţi sau încasări între coduri individuale de companii.Pentru a defini conturile de compensare se utilizează setările sistem, în două moduri: Specificând conturile de compensare pentru fiecare combinaţie posibilă de company code.
32
Utilizând company code la compensare, cod care este introdus de fircare dată la introducerea documentului. In acest caz, se introduc conturile de compensare pentru fiecare combinaţie posibilă a acestei compani cu alte coduri de companii.
