MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA „ALMA MATER” DIN SIBIU

REGULAMENTUL

DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE

A

BIBLIOTECII UNIVERSITARE

SIBIU

2011

2

3

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art.1. Biblioteca Universităţii „Alma Mater” din Sibiu (denumită în continuare Biblioteca

U.A.M.S.) funcţionează în baza Legii Bibliotecilor nr. 334/2002, a Ordonanţei Guvernului

României nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Bibliotecilor nr. 334/2002, a Cartei

Fundaţiei Universitare „Alma Mater” – Universitatea „Alma Mater” din Sibiu şi a Regulamentului

de organizare şi funcţionare a Fundaţiei Universitare „Alma Mater” – Universitatea „Alma Mater”

din Sibiu.

Art.2. Biblioteca U.A.M.S. este parte integrantă a sistemului naţional de biblioteci, având ca

scop atât organizarea împrumutului bibliotecar naţional şi internaţional, gestionarea sistemică a

informaţiei, cât şi participarea la realizarea Catalogului naţional partajat şi a Bibliotecii naţionale

virtuale.

Art.3. Biblioteca U.A.M.S., ca parte integrantă a sistemului naţional de învăţământ, participă

la procesul de instruire, formare şi educaţie, precum şi la activitatea de cercetare din instituţiile de

învăţământ superior.

Art.4. Ca bibliotecă universitară, Biblioteca U.A.M.S., se află prioritar în serviciul studenţilor,

al cadrelor didactice şi al cercetătorilor din universitate şi alte instituţii de învăţământ superior şi de

cercetare care, în limitele prevăzute de prezentul regulament de organizare, poate funcţiona şi ca

bibliotecă publică.

Art.5. Biblioteca U.A.M.S., ca bibliotecă de drept privat, poate fi susţinută financiar, pe bază

de programe sau proiecte, şi de la bugetul de stat sau de la bugetele autorităţilor locale, dacă se

angajează să aibă o activitate specifică bibliotecilor de drept public.

Art.6. (1) Biblioteca U.A.M.S. este bibliotecă enciclopedică şi asigură următoarele facilităţi:

a) lectură cu acces liber la raft;

b) lectură periodice;

c) acces la internet;

d) depozit.

(2) Prin grija bibliotecarului se asigură funcţionalitatea fiecărui sector prin activitate

nemijlocită, conform graficului (planificării) săptămânal.

Art.7. Sarcinile principale ale Bibliotecii U.A.M.S. sunt:

- gestionarea patrimoniului propriu;

- realizarea unei evidenţe stricte în sistem tradiţional şi informatizat a patrimoniului

bibliotecii;

- asigurarea fondului de carte necesar bunei desfăşurări a procesului de învăţământ şi

activităţii de cercetare ştiinţifică universitară;

- realizarea colecţiilor de publicaţii periodice;

- satisfacerea cererilor de informare-documentare a personalului universităţii;

- efectuarea şi centralizarea abonamentelor la periodice pentru cadre, studenţi şi bibliotecă;

- organizarea depozitului de carte;

- asigurarea, schimbului de carte interbibliotecar;

- inventarierea patrimoniului bibliotecii;

- organizarea activităţii de utilizare a internet - ului.

4

CAPITOLUL II

Structura şi patrimoniul bibliotecii

Art.8. (1) Patrimoniul bibliotecii cuprinde totalitatea documentelor, indiferent de suportul

material, aflate în colecţiile bibliotecii.

(2) Documentele din colecţiile bibliotecii sunt bunuri culturale comune şi au regim de obiecte

de inventar.

(3) În funcţie de accesul utilizatorilor, tipul documentelor, organizarea colecţiilor şi circulaţia

documentelor, în bibliotecă documentele sunt grupate pe colecţii destinate împrumutului la

domiciliu şi colecţii destinate consultării în sălile de lectură, de audiţii, de informare şi

documentare.

(4) În sălile de lectură cu acces liber la raft publicaţiile sunt ordonate pe domenii de interes, iar

în cadrul domeniului sunt ordonate în ordinea alfabetică a titlurilor. Publicaţiile unicat şi cele

destinate în exclusivitate sălii de lectură au pe cotor o etichetă de culoare roşie.

Art.9 (1) Biblioteca U.A.M.S. este structurată astfel:

- Biblioteca U.A.M.S. - sediul central - situată în pavilionul”A” al universităţii;

- Biblioteca U.A.M.S., pavilionul”B”;

- Filiala Bibliotecii U.A.M.S. a Facultăţii de Ştiinţe Economice, Juridice şi Sociale –

Hunedoara;

- Filiala Bibliotecii U.A.M.S. a Facultăţii de Ştiinţe Economice, Juridice şi Sociale - Bacău;

- Filiala Bibliotecii U.A.M.S. din centrul Mediaş.

(2) Colecţiile bibliotecii sunt repartizate pe domenii astfel:

(a) În Biblioteca U.A.M.S., pavilionul A, în principal, colecţiile specializate pe domeniile

- Asistenţă Socială

- Geografia Turismului

- Pedagogia Învăţământului Primar şi Preşcolar

- Psihologie

(b) În Biblioteca U.A.M.S., pavilionul B, în principal, colecţiile specializate pe domeniile

- Administraţie publică

- Afaceri internaţionale

- Contabilitate şi informatică de gestiune

- Drept

- Economie Agroalimentară şi a Mediului

- Economia Comerţului, Turismului, Serviciilor şi Managementul Calităţii

- Finanţe şi Bănci

- Informatică Economică

- Inginerie şi Management în Alimentaţia Publică şi Agroturism

- Management

- Marketing

(3) Bibliotecilor organizate la filialele universităţilor din Bacău, Hunedoara şi Centrul Mediaş

le sunt încredinţate, temporar, colecţii de documente în raport cu programele de studiu ce se

derulează în aceste centre.

Art.10 Colecţiile bibliotecii sunt structurate pe următoarele categorii de documente:

a) cărţi;

b) publicaţii seriale;

c) manuscrise;

d) microformate (microfilme, microfişe);

e) documente cartografice;

f) documente de muzică tipărite( partituri);

g) documente audiovizuale (discuri, benzi magnetice, casete audio şi video, CD);

5

h) documente electronice (CD-ROM, baze de date pentru seriale electronice, documente

digitale, e-books);

i) documente fotografice sau multiplicate prin prelucrări fizico-chimice;

j) alte categorii de documente, indiferent de suportul material.

Art.11 Colecţiile se constituie şi se dezvoltă prin diverse forme de achiziţie: cumpărare,

transfer, schimb interbibliotecar, donaţii, sponsorizări, activităţi editoriale in cadrul Editurii

F.U.A.M.S.

Art.12 (1) Evidenţa documentelor se întocmeşte conform normelor biblioteconomice

obligatorii.

(2) Intrarea sau ieşirea documentelor din evidenţă se face numai pe baza unui act însoţitor:

factură şi specificaţie, proces-verbal de donaţie, chitanţă/notă de comandă pentru abonamente, act

de transfer, proces-verbal de casare, act de imputaţie, chitanţă de achitare etc.

(3) Pentru documentele primite fără act însoţitor de provenienţă este obligatorie întocmirea

unui proces-verbal de intrare, cu borderou în anexă.

(4) Unitatea de evidenţă a documentelor din categoria publicaţii, destinate procesului de

învățământ este volumul de bibliotecă, prin care se înţelege fiecare exemplar de publicaţie carte,

indiferent de numărul de pagini, sau publicaţie serială cu minimum 48 de pagini, ce primeşte un

număr de inventar.

(5) Unitatea de evidenţă a documentelor din categoria non-publicaţii, înregistrate pe suport

magnetic ori de altă natură, este constituită de unitatea - suport: disc, bandă magnetică, CD, casetă,

microfilm etc.

(6) Evidenţa documentelor de bibliotecă se efectuează pe formulare tipizate, astfel:

a) evidenţa globală - pe Registrul de Mişcare a Fondurilor (R.M.F.), în care se

înregistrează fiecare stoc de publicaţii sau alte categorii de documente intrate sau ieşite,

anual făcându-se calcularea existentului prin Serviciul contabilitate al F.U.A.M.S.- U.A.M.S.

b) evidenţa individuală - pe Registrul Inventar (R.I.), cu numerotare de la 1 la infinit, pe care

se înregistrează fiecare unitate de bibliotecă.

c) evidenţa preliminară pentru publicaţii seriale – pe fişe tipizate, până la constituirea lor în

unităţi de evidenţă. După constituirea colecţiilor se inventariază în Registrul Inventar pentru

Publicaţiile Periodice.

(7) Documentele audiovizuale şi cele electronice se înregistrează în evidenţe distincte.

(8) a) În actele de evidenţă globală şi individuală nu sunt admise ştersături sau modificări

decât în cazuri justificate, cu consemnarea motivelor în procese-verbale ale căror numere se înscriu

la rubrica "observaţii".

b) Evidenţa globală şi individuală în sistem automatizat se efectuează cu respectarea tuturor

elementelor de structură şi identificare prevăzute de R.I. şi R.M.F., precum şi a necesităţii de

transpunere pe suport tradiţional.

c) Modificările intervenite în evidenţa individuală realizată în sistem automatizat, inclusiv

ieşirile din evidenţă, se operează similar celor în sistem tradiţional.

Art.13 În vederea înregistrării în evidenţe şi a bunei conservări, publicaţiile seriale, îndeosebi

cotidianele, se constituie în volume de bibliotecă, prin legarea mai multor numere la un loc, de

regulă lunar, trimestrial, semestrial sau anual.

Art.14 Recepţia, inventarierea, cotarea, aranjarea şi scoaterea din evidenţă a documentelor

aflate în colecţiile bibliotecii se realizează conform procedurilor stabilite în anexa nr. 1.

Art.15 (1) În vederea asigurării accesului utilizatorilor la informaţiile conţinute în documente,

biblioteca, în completarea operaţiunilor de evidenţă, realizează şi activităţile specifice de prelucrare

curentă a documentelor intrate sau aflate în colecţii, prin efectuarea operaţiunilor specifice de

catalogare şi clasificare, în regim tradiţional sau automatizat.

6

(2) Fiecare stoc de documente trebuie prelucrat şi pus la dispoziţia utilizatorilor în maximum

30 de zile lucrătoare de la intrarea acestuia în bibliotecă şi numai după prelucrarea lor

biblioteconomică integrală şi transferarea lor în gestiunea de relaţii cu publicul.

(3) Biblioteca constituie, organizează şi dezvoltă, în regim tradiţional sau automatizat,

următoarele cataloage:

a) catalogul alfabetic/sistematic, pe nume de titluri şi autori, care grupează descrierile

bibliografice ale documentelor indiferent de conţinutul acestora, în ordinea strict alfabetică a

numelor titlurilor şi/sau a autorilor;

b) catalogul electronic al presei, în care descrierile publicaţiilor seriale, sunt ordonate

alfabetic cu menţionarea anilor şi numerelor de apariţie existente în colecţiile bibliotecii;

c) catalogul documentelor audiovizuale şi al documentelor electronice respectiv: discuri,

benzi magnetice, CD, casete audio, casete audiovideo CD-Rom, etc.

d) catalogul topografic, în care descrierile documentelor sunt ordonate potrivit aşezării

acestora în rafturi. Se întocmește pentru uz intern şi se folosește la inventarieri.

e) catalogul electronic, care va cumula funcţiile unor cataloage tradiţionale.

(4) Pentru o corectă şi rapidă informare a utilizatorilor, între cataloagele bibliotecii şi

colecţiile de documente ale acesteia trebuie să existe o concordanţă deplină.

Art.16 (1) În Biblioteca U.A.M.S. înregistrarea, conservarea şi gestionarea colecţiilor de

bibliotecă au în vedere organizarea acesteia pe o singura gestiune.

(2) Documentele bibliotecii se constituie în gestiuni temporare, la nivelul secţiilor şi filialelor

în care acestea sunt încredinţate.

Art.17 (1) Registrele şi toate celelalte documente de evidenţă si gestiune se întocmesc şi se

păstrează în Biblioteca U.A.M.S., pavilionul A.

(2) Colecţiile de documente cu statut de bunuri culturale comune destinate împrumutului la

domiciliu se ordonează potrivit cotei topografice, documentele comunicându-se în proporţie de 70%

în sistem de acces liber la publicaţii.

(3) Colecţiile de documente cu statut de bunuri culturale comune destinate în exclusivitate

consultării în sălile de lectură se ordonează pe domenii de interes, alfabetic, pe titluri.

Art.18 (1) Bibliotecarii nu sunt obligaţi să constituie garanţii gestionare, dar răspund material

pentru lipsurile din inventar.

(2) Bibliotecarii din gestiunile în care este permis accesul liber al utilizatorilor la documente

beneficiază, în condiţiile legii, de un coeficient de 0, 3% scădere din totalul fondului inventariat,

reprezentând pierdere naturală datorată unor cauze care nu puteau fi înlăturate ori unor pagube

provocate din riscul minimal al serviciului.

Art. 19 În cazuri de forţă majoră, incendii, calamităţi naturale, devalizări şi alte situaţii care nu

implică o răspundere personală, conducerea universităţii dispune scoaterea din evidenţe a

documentelor distruse sau pierdute.

Art.20 Documentele din categoria bunurilor culturale comune uzate fizic sau moral, pot fi

eliminate din colecţii, în condiţiile legii, la minimum 6 luni de la achiziţie, după o verificare a stării

documentelor de către o comisie de avizare a propunerilor de casare.

Art.21 (1)Publicaţiile seriale din categoria documentelor bunuri culturale comune sunt

conservate în timp de către Biblioteca F.U.A.M.-U.A.M., pavilionul A, care are şi funcţia de centru

documentar.

(2)Periodic, pentru economia spaţiilor de depozitare, se vor elimina din colecţii documentele

care nu mai sunt utilizate în servirea intereselor de informare ale utilizatorilor. Scoaterea din

bibliotecă şi casarea documentelor se efectuează cu aprobarea conducerii universităţii, la

propunerea unei comisii de casare.

Art.22 (1) Inventarierea sau verificarea gestiunilor de documente se face în condiţiile legii, de

către o comisie constituită prin dispoziţia scrisă a conducerii universităţii, în care se precizează:

7

componenţa comisiei, responsabilităţile individuale, termenele calendaristice pentru desfăşurarea

inventarului.

(2)Responsabilul şi membrii comisiei semnează de luare la cunoştinţă şi la încheierea

inventarierii, concluzionează în scris, rezultatele acţiunii, precizându-se actele de gestiune utilizate,

situaţia cantitativă şi valorică a fondului inventariat pe categorii de documente, aşa cum a fost

declarată şi consemnată la începerea verificării gestionare.

(3)Rezultatele verificării: existentul constatat, numeric şi valoric, pe categorii de documente,

precum şi situaţia documentelor, eventual, nerestituite de utilizatori, neînregistrate, lipsă ori uzate

fizic sau moral, cu consemnarea distinctă a acestora pe borderouri, se aduc la cunoştinţă conducerii

universităţii. Aceasta stabileşte în funcţie de rezultatele acţiunii de inventariere, modalităţile de

finalizare a verificării gestionare şi de recuperare a eventualelor lipsuri.

(4)Documentele bunuri culturale comune, pierdute de utilizatori se recuperează fizic, prin

înlocuirea cu documente identice, sau valoric, prin achitarea unei sume echivalente cu de trei ori

preţul de achiziţie al documentului pierdut.

(5)Verificarea integrală a fondului de documente se realizează şi prin inventare de

predare/primire, în condiţiile schimbării în totalitate sau în majoritate a gestionarilor. În condiţiile în

care schimbările de personal sunt parţiale, pentru a evita frecventa închidere a bibliotecii sau a unor

compartimente ale acesteia, se poate realiza şi integrarea în gestiune, cu consultarea părţilor şi

stabilirea perioadelor pentru care se calculează răspunderile gestionare ale fiecărui bibliotecar.

Art. 23 Colecţiile de documente se verifică prin inventariere, periodic, o dată la 6 ani.

Art. 24 (1) Predarea-primirea gestiunii se face, pe baza unei dispoziţii scrise, în condiţiile legii

şi a normelor din prezentul Regulament, prin confruntarea fondului de documente cu registrele de

inventar, actele de intrare-ieşire în şi din gestiune, registrul de mişcare a fondurilor şi, după caz, cu

fişele-contract ale utilizatorilor şi cu registrul de evidenţă preliminară a publicaţiilor seriale

neconstituite în volume de bibliotecă.

(2) Procesul-verbal de predare-primire se întocmeşte în trei exemplare (unul pentru partea

care predă, al doilea pentru cea care primeşte, al treilea pentru Serviciul Contabilitate) şi cuprinde:

a) specificarea actelor de gestiune utilizate şi menţionarea existentului, numeric şi valoric,

pe categorii de documente, consemnat la începerea verificării gestionare;

b) rezultatele verificării: existentul constatat, numeric şi valoric, pe categorii de documente,

precum şi situaţia documentelor eventual nerestituite, neînregistrate, lipsă ori uzate fizic sau moral,

cu consemnarea distinctă a acestora pe borderouri.

(3) Conducerea universităţii stabileşte modalităţile de finalizare a acţiunii de predare/primire

şi de recuperare a eventualelor lipsuri.

CAPITOLUL III

Conducerea activităţii bibliotecii, atribuţiile şi drepturile personalului

Art.25 (1) Activitatea bibliotecii universitare este coordonată, îndrumată şi evaluată de către

Senatul U.A.M.S.

(2) Conducerea operativă a activităţii bibliotecii este asigurată de către secretarul științific.

(3) Conducerea operativă a filialelor bibliotecilor facultăţilor din Hunedoara, Bacău şi centrul

Mediaş este asigurată de decanii facultăţilor care funcţionează în aceste centre.

Art.26 (1) Atribuțiile si competentele personalului din bibliotecă se stabilesc prin fişa postului,

conform structurii organizatorice, programelor de activitate şi sarcinilor de serviciu elaborate de

către secretarul științific al U.A.M.S. pe baza regulamentului de organizare şi funcționare al

bibliotecii

8

(2) Atribuțiile si competenţele personalului care deserveşte filialele bibliotecii din centre se

stabilesc prin fişa postului, conform structurii organizatorice, programelor de activitate şi sarcinilor

de serviciu elaborate de decanii facultăţilor respective.

(3) Din rândul personalului bibliotecii, rectorul universităţii numeşte un responsabil care

urmăreşte coordonarea şi repartizarea sarcinilor curente în cadrul bibliotecii.

Art. 27 Angajarea personalului bibliotecii se realizează în conformitate cu prevederile legale.

Numirea, promovarea, sancţionarea şi eliberarea din funcţie a personalului din bibliotecă se

realizează de către rectorul U.A.M.S.

Art. 28 (1) Personalul bibliotecii are următoarele sarcini:

a) satisfacerea cererilor de informare-documentare a personalului universităţii;

b) întocmirea trimestriala a listelor cu propunerile făcute de personalul universităţii

c) să respecte graficul de lucru săptămânal întocmit de secretarul ştiinţific şi aprobat de rectorul

UAMS

d) să ţină evidenţa fondului de carte;

e) să satisfacă oportun şi în bune condiţiuni cererile de împrumut de carte ale cadrelor didactice şi

ale studenţilor;

f) să manifeste grijă pentru păstrarea fondului de carte;

- să verifice lunar fişele de contract – împrumut a utilizatorilor de bibliotecă în vederea

stabilirii întârzierilor de returnare a publicaţiilor împrumutate;

- întocmirea unei note informative cu toţi utilizatorii consideraţi restanţieri respectiv a

debitului restant al acestora către biblioteca universitară şi aducerea la cunoştinţă a angajatorului;

- emiterea de somaţii prin poştă pe adresa de domiciliu declarată conform cărţii de identitate a

utilizatorilor, privind aducerea la cunoştinţă acestora de întârzierile acumulate la publicaţiile

împrumutate şi nereturnate la termenul stabilit, respectiv 30 zile calendaristice;

- elaborarea în cadrul fişei de contract – împrumut a actualelor obligaţiilor privind procesul de

restituire, respectiv recuperare a publicaţiilor restante şi aducerea la cunoştinţa utilizatorilor a

modificărilor efectuate în Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii universitare.

g) să asigure condiţii pentru studiu/lectură în sălile destinate acestui scop;

h) să asigure informarea şi documentarea oportună a personalului şi să manifeste solicitudine faţă de

cererile acestuia privind activitatea de informare documentare;

i) să informeze bibliotecarul responsabil cu toate disfuncţionalităţile sau cazurile de indisciplină;

j)să iniţieze şi să propună acţiuni în sprijinul popularizării fondurilor bibliotecii, pentru cunoaşterea

cerinţelor de informare şi documentare;

k) să coordoneze şi să realizeze activitatea de prelucrare a informaţiilor din fondul de publicaţii al

bibliotecii;

l) să asigure multiplicarea materialelor necesare activităţii din bibliotecă;

m) să clasifice şi să catalogheze publicaţiile intrate în fondul bibliotecii;

n) să întocmească lucrări de informare bibliografică la cerere;

o) să întocmească documentele, actele, corespondenţele privind activitatea bibliotecii;

p)să asigure un climat de muncă civilizat în relaţiile cu toate categoriile de utilizatori ai bibliotecii;

q)să respecte programul de lucru şi să execute corect şi la timp toate obligaţiile de serviciu;

r)să cunoască şi să respecte normele de protecţia muncii precum şi cele de prevenire şi stingere a

incendiilor.

(2) Personalul bibliotecii are obligaţia de a-şi perfecţiona continuu nivelul de pregătire.

Art. 29 Programul de lucru al bibliotecii este aprobat prin programul zilnic al universităţii,

incluzând, de regulă, intervalul 08.00 - 16.00 pentru zilele de luni, marţi si vineri şi 11.00 - 19.00

pentru zilele de miercuri şi joi. Programul poate fi modificat în funcţie de cerinţele pregătirii

studenţilor numai pe perioada desfăşurării sesiunilor de examene. Pe timpul vacanţelor, programul

de lucru este similar personalului didactic auxiliar din universitate.

Art. 30 Personalul bibliotecii poate beneficia, pentru condiţii periculoase sau vătămătoare, de

un spor de până la 15% din salariul de bază al angajatului.

9

CAPITOLUL IV

Drepturi şi obligaţii ale utilizatorilor

Art. 31 (1) Relaţiile bibliotecii cu utilizatorii fac parte integrantă din prezentul regulament şi

va fi adus la cunoştinţa acestora în momentul înscrierii la bibliotecă.

(2) La înscriere utilizatorilor le vor fi solicitate, cu păstrarea strictă a confidenţialităţii, date

referitoare la persoană, adresă şi modalităţi de legătură cu aceasta. Toate acestea vor fi înscrise pe

fişa cititorului, pe baza unui act de identitate şi a carnetului/legitimaţiei de student vizat la zi.

(3) Accesul la documente al utilizatorilor Bibliotecii UAMS se face în mod direct, în cazul

documentelor aflate în sălile cu acces liber la raft şi indirect, prin solicitarea documentelor pentru

cele aflate în depozit.

(4) Pot împrumuta cărți şi publicaţii, cadrele didactice şi studenţii universităţii, precum şi

ceilalţi angajaţi ai acesteia.

(5) Numărul de titluri disponibile pentru împrumut este de 5 exemplare, indiferent de situaţie.

(6) Termenul pentru împrumut al publicaţiilor este determinat de numărul de exemplare din

fiecare titlu existent în bibliotecă. Publicaţiile unicat nu se împrumută studenţilor.

(7) Perioadele de împrumut sunt determinate de numerele de exemplare din fiecare titlu

existent în bibliotecă:

a) împrumut la sală, pentru titlurile existente în număr de până la 2 exemplare;

b) împrumut pentru 5 zile, pentru titlurile existente în număr de până la 5 exemplare ;

c) împrumut pentru 10 zile, pentru titlurile existente în număr de până la 20 de exemplare;

d) împrumut pentru 10 zile, pentru titlurile existente în număr de peste 20 de exemplare.

(8) Cadrele didactice pot împrumuta publicaţii pentru următoarele perioade:

pentru maxim 90 de zile, orice titlu de publicaţie dacă aceasta nu este unicat ;

a) pentru maxim 10 zile,

b) publicaţiile unicat.

(9) Utilizatorii au obligaţia să respecte termenul de restituire a publicaţiilor împrumutate.

Depăşirea perioadei de împrumut se sancţionează cu suspendarea pe o perioadă de 30 de zile a

dreptului de a împrumuta.

- depăşirea perioadei de împrumut se sancționează cu un procent de 0, 2 % din preţul unitar a

publicaţiilor pentru fiecare de întârziere, calculată de la data expirării somaţiei emise către

utilizatorii de bibliotecă restanţieri, respectiv 15 zile calendaristice ;

- nerespectarea termenului stabilit prin fişa de contract – împrumut şi a somaţiei emise

conform Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii universitare, în vigoare, generează

condiţionarea participării studentului la examenele modulului următor;

- taxele pentru emiterea somaţiilor către utilizatorii consideraţi restanţieri faţă de Biblioteca

universitară vor fi suportate de aceştia.

(10) Numărul de cărţi solicitate într-o zi pentru studiu la sala se lectură este nelimitat, dar

utilizatorul, în momentul studierii, nu poate deţine pe masă mai mult de cinci publicaţii.

(11) Utilizatorii au obligaţia să depună ultima solicitare pentru publicaţiile pe care doresc să le

studieze la sala de lectură cu cel mult o oră înainte de terminarea programului.

(12) La primirea publicaţiilor, utilizatorul trebuie să verifice starea lor fizică şi să semnaleze

bibliotecarului eventualele deteriorări (pagini rupte, pagini lipsă, sublinieri etc.).

(13) Utilizatorii au obligaţia să protejeze publicaţiile pe care le primesc spre consultare, să nu

facă însemnări, sublinieri sau să desprindă pagini.

(14) La plecarea din sălile de lectură, utilizatorii au obligaţia să depună publicaţiile consultate

pe mesele special amenajate pentru restituirea publicaţiilor.

(15) Utilizatorii au dreptul de a solicita rezervare, în vederea împrumutului, pentru publicaţiile

care nu sunt disponibile în momentul respectiv. La efectuarea rezervării, utilizatorului i se va

comunica data la care este programată restituirea publicaţiei solicitate. Dacă solicitantul nu se

10

prezintă în termen de cel mult două zile de la data comunicată pentru a împrumuta publicaţia

solicitată, rezervarea se anulează.

(16) Pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii în cadrul bibliotecii utilizatorii au

următoarele obligaţii:

a) pentru împrumutul de carte:

- să prezinte un act de identitate;

- să prezinte pentru notificare cărţile şi publicaţiile pe care le are asupra sa;

- să completeze, pentru cărţile din depozit, buletinul de cerere;

- să se conformeze regulilor privitoare la consultarea exemplarului de sală;

- să verifice starea lucrărilor împrumutate şi să semnaleze eventualele deteriorări;

- să solicite completarea de către bibliotecar a fişei cititorului;

- să semneze pentru cărţile împrumutate

b) pentru a studia la sala de lectură:

- să prezinte un act de identitate;

- să se înscrie şi să semneze în registrul de evidenţă a cititorilor din sala de lectură;

- să prezinte pentru notificare cărţile şi publicaţiile pe care le are asupra sa;

- să completeze buletinul de cerere pentru cărţile pe care le solicită pentru studiu;

- să verifice starea lucrărilor solicitate şi să semnaleze eventualele deteriorări;

- să respecte regulile privind desfăşurarea studiului în sala de lectură;

- să restituie bibliotecarei cărţile studiate sau să le aşeze pe mesele special destinate pentru

restituiri;

c) pentru accesul la internet:

- să prezinte un act de identitate;

- să se înscrie şi să semneze în registrul pentru evidenţa utilizatorilor de internet;

- să prezinte pentru notificare cărţile şi publicaţiile pe care le are asupra sa;

- să ia la cunoştinţă regulile de utilizare a calculatorului şi internetului;

- să nu acceseze sau şteargă fişiere care nu îi aparţin;

- să nu acceseze site-uri care aduc atingere bunelor moravuri;

- să nu acceseze programul “Messenger”;

- să nu instaleze alte programe decât cele care sunt în execuţie şi să nu modifice configuraţia

calculatorului.

CAPITOLUL V

Dispoziţii finale

Art. 32. Susţinerea financiară şi logistică a bibliotecii se poate realiza şi din alte venituri

provenite de la utilizatori, din tarife stabilite anual de conducerea F.U.A.M – U.A.M. din Sibiu

pentru servicii speciale şi din contravaloarea taxelor poştale pentru împrumutul bibliotecar intern şi

internaţional.

Art. 33. Fondul constituit se utilizează pentru construirea, amenajarea şi dezvoltarea spaţiilor

de bibliotecă, inclusiv pentru informatizarea şi dotarea cu documente şi echipamente specifice.

Art. 34. Disponibilul financiar provenit din aceste surse la sfârşitul anului se raportează în

anul următor cu aceeaşi destinaţie.

Art. 35. Documentaţia tehnică, achiziţiile de tehnologie a informaţiei, fondul de documente

specifice, dotările pentru serviciul lecturii publice destinate bibliotecii, sunt scutite de taxe vamale

şi li se aplică T.V.A. de 0%.

11

Art. 36. Tarifele de expediere a tuturor documentelor de bibliotecă destinate schimbului şi

împrumutului intern şi internaţional beneficiază de o reducere de 50%.

Art. 37. Anual personalul bibliotecii întocmeşte rapoarte de evaluare a activităţii, care se

prezintă Consiliului de administraţie, şi Rectorului U.A.M.S.

Art. 38. Prezentul regulament a fost discutat şi aprobat în Biroul Senatului Universităţii

„Alma Mater„ din Sibiu în data de 23.02.2011.

Discutat şi modificat în ședința Biroului Senatului din 23 februarie 2011

RECTOR,

Prof.univ.dr.ing.ec. Nicolaie GEORGESCU

SECRETAR ŞTIINŢIFIC,

Lector univ.dr. Ion DINU

12

Anexa nr. 1

Proceduri privind desfăşurarea principalelor activităţi din bibliotecă

1) Recepţia documentelor

Achiziţia documentelor destinate să completeze colecţiile bibliotecii este un proces complex

care implică o perspectivă de ansamblu privind activitatea de învăţământ, cunoaşterea fondurilor

existente, menţinerea unui echilibru privind buna acoperire a disciplinelor şi grija pentru

dezvoltarea colecţiilor existente.

Prima etapă a fluxului de intrare în bibliotecă a documentelor este recepţia acestora şi

înregistrarea lor în evidenţa contabilă:

a) Recepţia documentelor provenite din achiziţii prin cumpărare direct de la furnizor:

- se realizează în baza unei facturi fiscale emise de furnizor;

- se verifică dacă documentele corespund ca număr, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe factura

fiscală;

- se verifică şi eventualele nereguli privind starea fizică a cărţilor (coperţi deteriorate, capitole lipsă,

paginaţie incompletă);

- dacă nu există neconformităţi, se completează de bibliotecar „nota de recepţie”. Pe nota de

recepţie, bibliotecarul înscrie, în dreptul fiecărui titlu, şi numerele de inventar sub care vor fi

inventariate cărţile în bibliotecă;

- factura, în original, împreună cu nota de recepţie se predau serviciului Contabilitate;

- serviciul Contabilitate înscrie în evidenţele contabile publicaţiile cumpărate şi emite „nota de

recepţie contabil㔺i „bonul de consum”, fiecare în două exemplare;

- factura, în original, nota de recepţie întocmită de bibliotecar, un exemplar al notei de recepţie

contabile şi un exemplar al bonului de consum se păstrează la serviciul contabilitate;

- o copie după factură, o copie după nota de recepţie întocmită de bibliotecar, un exemplar al notei

de recepţie contabile şi un exemplar al bonului de consum se păstrează la bibliotecă în dosarul

„Intrări

pe anul.....”;

- pe baza acestor acte de evidenţă, în R.I şi în R.M.F., se inventariază publicaţiile achiziţionate;

- numerele de inventar sub care au fost inventariate publicaţiile se trec pe copia facturii fiscale.

b) Recepţia documentelor provenite din achiziţii prin cumpărare de la Editura FUAMS :

- este obligatorie livrarea tuturor lucrărilor realizate la editură numai bibliotecii UAMS pavilionul

A, în baza comenzii emise de serviciul administrativ pentru fiecare titlu de lucrare;

- recepţia comenzii se realizează în baza unei facturi fiscale emise de editură ;

- se verifică dacă documentele corespund ca număr, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe factura

fiscală;

- se verifică şi eventualele nereguli privind starea fizică a cărţilor (coperţi deteriorate, capitole lipsă,

paginaţie incompletă);

- dacă nu există neconformităţi, se completează de bibliotecar „nota de recepţie”. Pe nota de

recepţie, bibliotecarul înscrie, în dreptul fiecărui titlu, şi numerele de inventar sub care vor fi

inventariate lucrările în bibliotecă;

- factura, în original, împreună cu nota de recepţie se predau serviciului contabilitate;

- serviciul Contabilitate înscrie în evidenţele contabile lucrările cumpărate şi emite „nota de recepţie

contabil㔺i „bonul de consum”, fiecare în două exemplare;

- factura, în original, nota de recepţie întocmită de bibliotecar, un exemplar al notei de recepţie

contabile şi un exemplar al bonului de consum se păstrează la serviciul contabilitate;

- o copie după factură, o copie după nota de recepţie întocmită de bibliotecar, un exemplar al notei

de recepţie contabile şi un exemplar al bonului de consum se păstrează la bibliotecă în dosarul

„Intrări

13

pe anul.....”;

- pe baza acestor acte de evidenţă, în R.I şi în R.M.F., se inventariază lucrările achiziţionate;

- numerele de inventar sub care au fost inventariate lucrările se trec pe copia facturii fiscale

- personalului editurii, cadrului didactic, persoanei din contabilitate şi bibliotecă care nu respectă

procedura de recepţie a lucrărilor, li se vor aplica sancţiuni prin măsuri administrative.

c) Recepţia documentelor provenite din donaţii:

- se realizează în baza unui proces verbal, întocmit în trei exemplare, între donator şi bibliotecar, în

calitate de reprezentant al U.A.M.S. Dacă donaţia se face în baza unui act însoţitor completat de

persoana fizică sau juridică care a donat documentele, în procesul verbal se menţionează existenţa

acestui act;

- se verifică dacă documentele corespund ca număr, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe procesul

verbal. Dacă donaţia se face pe baza unui act însoţitor se verifică dacă publicaţiile corespund ca

număr, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe actul însoţitor;

- în procesul verbal se fac menţiuni privind starea fizică a cărţilor (coperţi deteriorate, capitole lipsă,

paginaţie incompletă);

- dacă donatorul nu a stabilit valoarea donaţiilor, comisia de recepţie stabileşte pentru fiecare titlu

de publicaţie donat un preţ, în acord cu valoarea culturală a publicaţiei şi starea ei fizică;

- după acceptarea donaţiei de către conducerea U.A.M.S., bibliotecarul completează „nota de

recepţie”. Pe nota de recepţie, bibliotecarul înscrie, în dreptul fiecărui titlu, şi numerele de inventar

sub care vor fi inventariate cărţile în bibliotecă;

- procesul verbal – dacă există act însoțitor şi actul însoţitor - împreună cu nota de recepţie se

predau serviciului Contabilitate;

- serviciul Contabilitate înscrie în evidenţele contabile publicaţiile donate şi emite „nota de recepţie

contabil㔺i „bonul de consum”, fiecare în două exemplare;

- procesul verbal şi actul însoţitor, dacă există, în original, nota de recepţie întocmită de bibliotecar,

un exemplar al notei de recepţie contabile şi un exemplar al bonului de consum se păstrează la

serviciul contabilitate;

- o copie după procesul verbal şi actul însoţitor, dacă există, o copie după nota de recepţie întocmită

de bibliotecar, un exemplar al notei de recepţie contabile şi un exemplar al bonului de consum se

păstrează la bibliotecă în dosarul „Intrări pe anul.....”;

- pe baza acestor acte de evidenţă, în RI şi în RMF, se inventariază publicaţiile achiziţionate;

- numerele sub care au fost inventariate donaţiile se trec pe copia procesului verbal.

d) Recepţia documentelor provenite din schimburi interbibliotecare:

- se realizează pe baza unui proces verbal de transfer întocmit în trei exemplare, care în mod

obligatoriu trebuie să însoţească publicaţiile primite;

- se verifică dacă documentele corespund ca număr, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe procesul

verbal;

- se verifică şi eventualele nereguli privind starea fizică a cărţilor (coperţi deteriorate, capitole lipsă,

paginaţie incompletă);

- procesul verbal in original se predă serviciului Contabilitate;

- serviciul Contabilitate efectuează transferurile în evidenţele contabile şi emite „nota de transfer”,

în două exemplare;

- procesul verbal, în original, întocmit de bibliotecar şi un exemplar al notei de transfer se păstrează

la serviciul contabilitate;

- o copie după procesul verbal întocmit de bibliotecar şi un exemplar al notei de transfer se

păstrează la bibliotecă în dosarul „Intrări/Ieşiri pe anul.....”;

- pe baza acestor acte de evidenţă, în RI şi în RMF, se inventariază publicaţiile primite prin transfer;

- numerele sub care au fost inventariate publicaţiile transferate se trec pe copia procesului verbal.

d) Recepţia documentelor care au fost inventariate în bibliotecă şi au fost transferate temporar

la alte filiale:

- se realizează pe baza unui proces verbal de transfer, care în mod obligatoriu trebuie să însoţească

publicaţiile primite;

14

- se verifică dacă documentele corespund ca număr, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe procesul

verbal;

- se verifică şi eventualele nereguli privind starea fizică a cărţilor (coperţi deteriorate, capitole lipsă,

paginaţie incompletă);

- dacă nu există neconformităţi, se completează de bibliotecar „nota de recepţie”. Pe nota de

recepţie, bibliotecarul înscrie, în dreptul fiecărui titlu, şi numerele de inventar sub care au fost

inventariate cărţile în bibliotecă la momentul transferului iniţial;

- procesul verbal împreună cu nota de recepţie se predau serviciului Contabilitate;

- serviciul Contabilitate efectuează transferurile în evidenţele contabile şi emite „nota de transfer”,

în două exemplare;

- procesul verbal, în original, nota de recepţie întocmită de bibliotecar şi un exemplar al notei de

transfer se păstrează la serviciul contabilitate;

- o copie după procesul verbal, o copie după nota de recepţie întocmită de bibliotecar şi un exemplar

al notei de transfer se păstrează la bibliotecă în dosarul „Intrări pe anul.....”;

- pe baza acestor acte de evidenţă, în R.I. şi în R.M.F., se operează modificările corespunzătoare în

dreptul titlului transferat iniţial;

- nerezolvarea returnării în totalitate a numărului de titluri împrumutate iniţial de filialele bibliotecii

atrage după sine sancţionarea administrativă a persoanei care gestionează fondul de carte la filiala

respectivă.

e) Recepţia publicaţiilor periodice:

- la începutul fiecărui an calendaristic se întocmesc fişele de evidenţă preliminară a publicaţiilor

periodice;

- fişele se grupează în două categorii: publicaţii cotidiene şi publicaţii periodice (săptămânale,

lunare, trimestriale, semestriale);

- în cadrul fiecărei categorii fişele se aşează in ordine alfabetică;

- evidenţa primirii publicaţiilor în bibliotecă se realizează prin înscrierea în fişele de evidenţă a

fiecărui număr primit, în ordinea sosirii în bibliotecă;

- pe fiecare exemplar se trece un număr de evidenţă preliminară. Acest număr este format din

numărul de ordine al fişei de evidenţă, numărul exemplarului şi litera P;

- după aceste operaţiuni, publicaţiile se aşează în rafturile pentru „publicaţii periodice” din sălile de

lectură;

- la sfârşitul anului, la completarea colecţiei, se realizează inventarierea publicaţiilor;

- se face recepţia tuturor publicaţiilor periodice primite pe parcursul anului şi se prezintă conducerii

U.A.M.S .

- în raport de importanţa culturală a publicaţiilor periodice, conducerea U.A.M.S. stabileşte

publicaţiile care se inventariază şi perioada în care se păstrează în bibliotecă;

- pentru publicaţiile care se păstrează în bibliotecă se întocmeşte o notă de recepţie în care se

înregistrează fiecare titlu – fiecare număr de revistă primeşte un număr de inventar în registrul

inventar al periodicelor şi o valoare. Valoarea fiecărui număr este preţul total împărţit la numărul de

apariţii;

- pentru publicaţiile periodice care nu se păstrează în bibliotecă, se întocmeşte un proces verbal de

casare, care se aprobă de conducerea U.A.M.S.;

- nota de recepţie a publicaţiilor supuse inventarierii şi procesul verbal de casare, se predau

serviciului „contabilitate”

- serviciul „contabilitate” efectuează operaţiile de înregistrare în evidenţa contabilă şi emit nota de

recepţie contabilă şi bonul de consum, fiecare în două exemplare, pentru publicaţiile periodice care

se inventariază;

- nota de recepţie întocmită de bibliotecar, un exemplar al notei de recepţie contabile şi un exemplar

al bonului de consum se păstrează la serviciul contabilitate;

- o copie după nota de recepţie întocmită de bibliotecar, un exemplar al notei de recepţie contabile şi

un exemplar al bonului de consum se păstrează la bibliotecă în dosarul „Intrări pe anul.....”;

15

- pe baza acestor acte de evidenţă, în RI pentru publicaţii periodice şi în RMF, se inventariază

publicaţiile periodice. În RMF, publicaţiile periodice sunt evidenţiate numeric, valoric, pe domenii

şi pe limbi.

- după aceste operaţii se completează Catalogul de evidenţă a revistelor. În acest catalog fiecare titlu

are o fişă de evidenţă, după cota topografică. În această fişă se completează în fiecare an numerele

periodicelor intrate şi numerele de inventar. După acest catalog se efectuează şi verificarea prin

inventariere a publicaţiilor periodice.

- pentru publicaţiile care se casează, o copie după procesul verbal de casare se păstrează la

bibliotecă în dosarul „Ieşiri pe anul....”.

Pe parcursul anului, biblioteca are obligaţia să ţină legătura, în permanenţă, cu furnizorul

abonamentelor şi dacă intervin disfuncţionalităţi să informeze conducerea UAMS, să facă

reclamaţii pentru remedierea întârzierilor sau pentru orice altă problemă care se iveşte în buna

derulare a abonamentului.

2) Cotarea documentelor

Cota atribuită fiecărei unităţi de bibliotecă se trece şi pe foaia de titlu, în partea dreaptă sus

şi pe coperta documentului în partea stângă sus, în aşa fel încât să nu acopere sau să stânjenească

datele înscrise pe coperta documentului.

Cota documentelor se atribuie acestora în scopul identificării mai facile şi mai rapide a

documentelor în depozitul bibliotecii şi pentru structurarea unitară a colecţiilor acesteia.

Cota documentului este formată dintr-o cifră sau un grup de cifre arabe care indică ordinea

intrării titlurilor de documente în bibliotecă. Acest număr este urmat de un al doilea grup de cifre

arabe care reprezintă numărul de inventar al fiecărei unităţi de bibliotecă din titlul respectiv. Al

doilea grup de cifre este separat de primul printr-o bara de fracţie.

Exemplu: 1254/6798; 1254/6799; 1254/6800; 1254/6801

- numărul 1254, reprezintă al 1254-lea titlu intrat în bibliotecă

- numerele 6798, 6799, 6800 şi 6801 sunt numerele de inventar ale documentelor care au acelaşi

titlu (al 1254-lea intrat în bibliotecă).

Cotele se atribuie documentelor intrate în bibliotecă respectând următoarele reguli:

- fiecărui titlu din bibliotecă i se atribuie o cotă;

- volumele diferite ale aceluiaşi titlu se înregistrează la aceeaşi cotă;

- ediţiilor diferite ale aceluiaşi titlu li se vor atribui cote diferite;

- pentru a avea certitudinea că documentele supuse cotării nu mai există în bibliotecă, înainte de

atribuirea cotei unui titlu nou, se verifică catalogul alfabetic, precum şi în baza de date informatizată

a acesteia.

Documentele din sălile de lectură cu acces liber la raft vor mai avea înscrise, sub grupele de cifre

care reprezintă cota şi numărul de inventar, litera “S” urmată de o cifră sau un grup de cifre arabe.

Litera indică faptul că documentul este destinat studiului numai în sala de lectură, iar cifra (cifrele)

indică raftul în care se află locul documentul.

3) Inventarierea publicaţiilor

Inventarierea publicaţiilor se face în Registrul de Inventar al bibliotecii (R.I.) şi în

Registrul de Mişcare a Fondurilor (R.M.F.).

În registrul R.M.F. documentele se înregistrează numai pe baza unui act însoţitor specificându-

se şi sursa de provenienţă a acestora, în rubrica special destinată.

La fiecare intrare sau ieşire a documentelor din evidenţa contabilă se vor completa cu

acurateţe toate rubricile din capitolele „intrări” sau „ieşiri”

Al doilea instrument de evidenţă contabilă a bibliotecii este Registrul de Inventar. Prin intermediul

acestuia se realizează evidenţa individuală a fiecărei unităţi de bibliotecă. În tabelul registrului se

înregistrează separat: data intrării, număr de inventar, autor, titlu, locul şi anul apariţiei, preţul,

poziţia sub care a fost înregistrată publicaţia în registrul R.M.F. şi eventualele observaţii. (Atenţie!

16

La rubrica “Observaţii” se va înscrie, obligatoriu, codul atribuit de serviciul “contabilitate” titlului

documentului respectiv.

Numărul de inventar atribuit fiecărui document intrat în bibliotecă se înregistrează pe

document astfel:

- pe mijlocul paginii de titlu a documentului, în interiorul câmpului alb dintre titlu şi datele de

apariţie a documentului şi pe pagina de control (pag. ...), stabilită de conducerea UAMS se aplică

ştampila bibliotecii;

- ştampila bibliotecii se aplică, de asemenea, pe un număr de pagini stabilite de conducerea UAMS

(paginile 1, 2, 3, 55, 105, 205, etc. în funcţie de numărul de pagini al documentului) precum şi pe

ultima pagină cu text;

- în interiorul ştampilei se înscrie numărul de inventar corespunzător fiecărui exemplar din Registrul

inventar.

Fiecărei unităţi de bibliotecă, în cazul publicaţiilor seriale, i se atribuie un număr de inventar

în Registrul Inventar pentru Publicaţii Periodice. Acesta se înscrie în interiorul ştampilei bibliotecii,

care se aplică în cazul publicaţiilor periodice(ziare) pe fiecare pagină, iar la publicaţiile

seriale(reviste) pe paginile 1, 2, 3, 55, 105, etc. în funcţie de numărul de pagini al documentului

4) Scoaterea temporară şi scăderea din evidenţă a documentelor aflate în colecţiile bibliotecii

Documentele aflate în colecţiile bibliotecii pot fi scoase temporar sau scăzute din evidenţa

bibliotecii în următoarele situaţii:

- temporar, prin transfer la filialele din Bacău, Hunedoara şi Mediaş sau prin transfer în

cabinete sau laboratoare;

- definitiv, în cazul pierderii sau distrugerii acestora şi în urma inventarierilor, când

comisia de evaluare a fondului de carte al bibliotecii propune casarea titlurilor cu

conţinut depăşit şi casarea exemplarelor cu uzură avansată.

a) Scoaterea temporară din evidenţă a documentelor transferate la filialele din Bacău,

Hunedoara şi Mediaş sau transferate în cabinete sau laboratoare ale UAMS

- se realizează pe baza unei dispoziţii scrise a conducerii UAMS;

- bibliotecarul, în calitate de predător, întocmeşte un proces verbal de transfer între bibliotecă şi

structura care urmează să primească documentele – procesul verbal se întocmeşte în trei exemplare

(un exemplar la predător, un exemplar la primitor şi un exemplar pentru serviciul „contabilitate”);

- în procesul verbal se înscriu: titlul complet al cărții (publicaţiei), autorul (autorii), numărul de

exemplare, preţul/exemplar, numerele de inventariere – în ordinea lor crescătoare – şi codul de

obiecte de inventar atribuit titlurilor respective în evidenţele contabile;

- după întocmire, procesul verbal de transfer se aprobă de conducerea UAMS;

- documentele menţionate în procesul verbal de transfer şi două exemplare ale procesului verbal( al

serviciului „contabilitate” şi al primitorului), se transferă structurii primitoare. Pe procesele verbale,

în partea de jos a paginii, se înscrie numele persoanei care a asigurat transportul;

- persoana din cadrul structurii care primeşte cărţile(publicaţiile), în calitate de primitor, verifică

dacă documentele corespund ca număr, autor, titlu şi preţ cu cele înscrise pe procesul verbal şi

întocmeşte o notă de recepţie, în care înscrie (cărţile) publicaţiile primite. Semnează de primire pe

cele două exemplare ale procesului verbal de transfer şi le prezintă împreună cu nota de recepţie,

spre aprobare, conducerii structurii care a primit documentele;

- nota de recepţie şi un exemplar al procesului verbal, în original, se trimit serviciului

„contabilitate” al UAMS;

- serviciul „contabilitate”, pe baza notei de recepţie şi a procesului verbal trimise de primitor,

operează în evidenţele contabile transferul din gestiunea bibliotecii în gestiunea structurii primitoare

şi emite notele de transfer prin care confirmă celor două structuri înregistrarea transferului;

- pe baza acestor acte, în RMF la capitolul „Ieşiri” şi în RI la numerele de inventar ale documentelor

transferate se fac menţiunile corespunzătoare (Atenţie! Deoarece documentele sunt transferate

temporar, în RI, la numerele de inventar corespunzătoare titlurilor şi exemplarelor transferate,

menţiunile se fac cu creionul în coloana destinată observaţiilor)

17

- nota de recepţie şi o copie după procesul verbal primit de serviciul „contabilitate” se păstrează la

bibliotecă, în dosarul „Ieşiri pe anul....”

b) Scăderea din evidenţă a documentelor pierdute sau deteriorate

- se face pe baza unei „declaraţii de pierdere a documentelor” din care trebuie să rezulte, cu

exactitate, utilizatorul care a pierdut sau deteriorat documentul, titlul documentului, autorul,

numărul de bucăţi şi preţul de achiziţie;

- pe baza acestei declaraţii, serviciul „contabilitate”, calculează prejudiciul creat şi cu aprobarea

conducerii UAMS acesta se recuperează de la persoana vinovată;

- bibliotecarul recuperează valoarea prejudiciului creat de la utilizator şi eliberează acestuia o

chitanţă;

- întocmeşte un borderou din care trebuie să rezulte numărul de inventar şi titlul publicaţiilor

pierdute sau deteriorate, autorul(autorii), preţul, numărul de bucăţi, codul de obiecte de inventar

atribuit de contabilitate titlurilor respective şi suma recuperată;

- suma recuperată, declaraţia (declaraţiile) de pierdere a documentelor, în original, şi borderoul

explicativ se depun la casieria UAMS – casieria eliberează o chitanţă cu suma încasată;

- după recuperarea prejudiciului, serviciul „contabilitate” efectuează scăderile din evidenţa

contabilă şi emite un „proces verbal de casare” în două exemplare;

- pe baza acestuia în RMF la capitolul „Ieşiri” şi în RI la numerele de inventar ale documentelor

scăzute se fac menţiunile corespunzătoare;

- procesul verbal de casare, chitanţa în baza căreia s-a depus la casierie contravaloarea prejudiciului

creat, o copie după declaraţia de pierdere a documentelor şi o copie după borderoul explicativ se

păstrează la bibliotecă în dosarul „Ieşiri pe anul...”

c) Scăderea din evidenţă a documentelor propuse de comisia de evaluare a fondurilor

bibliotecii

- în urma evaluării şi inventarierii fondurilor bibliotecii, comisia propune casarea exemplarelor cu

uzură fizică avansată şi a celor a căror conţinut este depăşit întocmind un proces verbal de

propunere pentru casare în două exemplare;

- din procesul verbal trebuie să rezulte numerele de inventar şi titlul documentelor propuse pentru

casare, autorul(autorii), preţul, numărul de bucăţi, codul de obiecte de inventar atribuit de serviciul

„contabilitate” titlurilor respective şi motivul pentru care se propune casarea;

- dacă conducerea universităţii aprobă casarea, un exemplar al procesului verbal se predă serviciului

„contabilitate”

- serviciul „contabilitate” efectuează scăderile din gestiune şi emite procesul verbal contabil de

casare, în două exemplare;

- pe baza acestuia în RMF la capitolul „Ieşiri” şi în RI la numerele de inventar ale documentelor

casate se fac menţiunile corespunzătoare privind scăderea;

- un exemplar al procesului verbal contabil de casare şi al doilea exemplar al procesului verbal

întocmit de comisia de evaluare se păstrează la bibliotecă în dosarul „Ieşiri pe anul...”

5) Aranjarea documentelor în depozite şi în sălile de lectură

Documentele care se păstrează în depozit vor fi aranjate în rafturi în ordinea cotelor, de la

cota cea mai mică la cota cea mai mare, de la dreapta la stânga şi de sus în jos. Pe raft, în cadrul

aceleiaşi cote, documentele se ordonează după numerele de inventar, în ordinea crescătoare a

acestora.

În depozit cotele se repartizează pe rafturi, în ordine crescătoare, cota cea mai mică fiind, în

raport cu uşa de acces, pe raftul din punctul cel mai îndepărtat.

În sălile de lectură cu acces liber la raft documentele se grupează pe domenii de interes. Pe

raftul (rafturile) fiecărui domeniu, documentele se ordonează alfabetic, după titlu, de la stânga la

dreapta şi de sus în jos.