Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

Informatica este tiina prelucrrii automate a datelor folosind tehnologia digital i de comunicaie. Este tiina utilizat n toate domeniile de activitate uman care genereaz volume mari i foarte mari de date ce trebuie depozitate, gestionate i prelucrate n intervale limitate de timp n vederea asigurrii suportului decizional impus de managementul organismelor economice moderne. Specificul fiecrui domeniu de activitate a determinat apariia unor ramuri ale acestei tiine, ca de exemplu informatica economic, informatica tiinific, informatica social, informatica juridic, informatica educaional etc. Informatica aplicat n economie este denumit informatic economic. Aceast ramur a informaticii prezint particulariti determinate de caracteristicile activitilor economice care se desfoar n conformitate cu reguli prestabilite, regulamente specifice i legislaia n vigoare, i care vehiculeaz cantiti mari de informaii de acelai tip, asupra crora se aplic, n mod uzual, operaii matematice simple, care trebuie nregistrate i prelucrate n intervale date de timp, n vederea obinerii rezultatelor suport pentru deciziile manageriale. Sistemele informatice sunt sistemele de prelucrare automat a datelor bazate pe tehnologia digital. Progresele tehnicii de calcul i de comunicaie, care au crescut puterea de calcul i care au permis reducerea continu a preurilor de cost ale echipamentelor digitale i programelor aferente, fcndu-le mai accesibile, au condus la generalizarea utilizrii lor n toate domeniile de activitate. Sistemul informaional se definete ca fiind un un ansamblu organizat i integrat de operaii de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiz i pstrare, difuzare i valorificare a informaiilor. Deoarece informaiile vehiculate de un sistem economic sunt distribuite la nivelul compartimentelor sale funcionale, fiind utilizate pentru fundamentarea deciziilor manageriale la nivelul fiecruia, sistemul su informaional este format din mulimea (sub)sistemelor informaionale corespunztoare componentelor sale de sine stttoare. Sistemul informaional face legtura ntre celelalte dou sisteme componente ale sistemului economic, cel de conducere i cel productiv. n mod concret acest sistem are, pe de-o parte, rolul de a sintetiza datele provenite de la sistemul productiv i din exteriorul su n date care, interpretate la nivelul sistemului de conducere, determin obinerea informaiilor pe care se bazeaz deciziile de management. Pe de alt parte, are rolul de a descompune aceste decizii n ordine care trebuie executate la nivelul sistemului productiv. Altfel spus, datele primite de la celelalte componente ale sistemului economic i din exteriorul acestuia, se prelucreaz i se sintetizeaz la nivelul sistemului informaional. Informaiile obinute prin interpretarea rezultatelor acestor prelucrri fundamenteaz deciziile luate la nivelul 1

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

sistemului de conducere. Aceste decizii sunt transmise sistemului informaional, care le descompune n ordine pe care le transmite, sub form de dispoziii de execuie, sistemului productiv. n procesul de producie sau de prestare servicii se genereaz datele care, dup ce se nregistreaz (consemneaz) n documentele ntocmite la faa locului, se transmit ctre sistemul informaional, care le prelucreaz i le sintetizeaz, mpreun cu altele, i le transmite la nivelul superior etc. Software-ul de aplicaie adaptat le crearea i manipularea eficient a bazelor de date este cunoscut generic sub denumirea de software de aplicaie cu baz de date. n acest context, celor dou categorii de software de aplicaie le corespund urmtoarele dou categorii de software de aplicaie cu baz de date: software pentru dezvoltare de aplicaii cu baz de date; aplicaii propriu-zise cu baz de date. Software-ul pentru dezvoltare de aplicaii cu baz de date este cunoscut n literatura de specialitate sub denumirea generic de Sistem de Gestiune a Bazelor de Date SGBD (Data Base Management System DBMS. Reprezint, generic, o colecie de programe cu ajutorul creia se creeaz, se interogheaz, se actualizeaz i se ntreine o baz de date. Reprezint, practic, o interfaa software ntre utilizator i baza de date, fie c este vorba de o aplicaie utilizator sau de utilizatorul uman Aplicaii cu baz de date Aplicaiile cu baz de date sunt programe specializate n crearea, exploatarea i ntreinerea bazelor de date necesare desfurrii activitilor din diferite domenii (contabilitate financiar i/sau de gestiune, bancar, evidena studenilor, evidena crilor din bibliotec, plata taxelor i impozitelor, diagnosticarea i evidena pacienilor din sectorul sanitar, salarii i evidena salariailor, gestiune farmaceutic, gestiune stocuri de materii prime i materiale etc.). Aplicaia cu baz de date este format, n principiu, din aplicaia propriu- zis (programele propriu-zise), care asigur accesul utilizatorului la datele organizate sub form de baz de date, i din baza de date asociat, cea care conine datele care pot fi manipulate i prelucrate prin intermediul aplicaiei respective. n sensul cel mai restrns, aplicaia cu baz de date se definete ca fiind programul sau setul de programe folosit n mod direct de utilizatorul final pentru crearea, actualizarea, ntreinerea i asigurarea securitii datelor dintr-o baz de date. Practic, este format din programele scrise ntr-un limbaj de programare, de preferat orientat de tip SGBD, care manipuleaz i prelucreaz datele organizate ntr-o baz de date, n conformitate cu regulile funcionale, organizatorice i legislative specifice unui anumit 2

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

domeniu de activitate i sistemului economic care le genereaz. Din acest motiv, programele respective sunt dependente de caracteristicile domeniului de activitate care se informatizeaz i de particularitile sistemului economic pentru care a fost realizat sistemul informatic din care face parte. n consecin, o aplicaie cu baz de date nu poate fi realizat independent de domeniul de activitate i de sistemul economic pentru care a fost scris. n sensul cel mai cuprinztor, aplicaia cu baz de date se definete ca fiind sistemul informatic cu baz de date format dintr-un SGBD, n absena cruia baza de date i programele propriu-zise de manipulare i de gestionare a datelor pe care le conine nu exist, mpreun cu toate componente hardware/software, organizatorice i umane care interacioneaz n vederea realizrii obiectivului de exploatare a datelor organizate sub form de baz de date, care pune la dispoziia utilizatorului o aplicaie dedicat pentru accesul uor la datele stocate n sistem. Acest tip de aplicaie se include n sistemul informatic al unui sistem economic numai dac domeniul acestuia de activitate impune organizarea datelor n baze de date. Ea poate reprezenta ntregul sistem informatic al unui sistem economic sau numai o parte a acestuia, n funcie de necesiti. Ca orice sistem informatic, aplicaia cu baz de date are o structur unic, determinat de domeniul de activitate care genereaz datele organizate sub form de baz de date n cadrul unui sistem economic, creia i pot corespunde mai multe arhitecturi, cte una pentru fiecare soluie tehnic de implementare determinat de tipul SGBD-ului folosit pentru crearea aplicaiei destinat utilizatorului final, de software-ul de sistem i de suportul hardware utilizate. Structura unei aplicaii cu baz de date este determinat de aplicaia dedicat, aflat la interfaa dintre datele organizate sub form de baz de date i utilizatorul final, care primete ca intrri datele consemnate pe documentele ntocmite de sistemul economic pe durata desfurrii activitilor specifice, asupra crora aplic prelucrrile determinate de regulile funcionale, organizatorice i legislative specifice domeniului de activitate i/sau proprii sistemului economic respectiv, pentru a obine rezultatele cerute ca ieiri de utilizator. Clasificarea sistemelor informatice se face independent de mrimea, de complexitatea i de modul lor de realizare. Principalele criterii de clasificare a sistemelor informatice sunt prezentate n tabelul 1.1.

3

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

Tabelul 1.1. Criterii de clasificare a sistemelor informatice Modul de organizare intern a datelor Modul de introducere a datelor tradiionale (coleciile de date sunt organizate sub form de fiier document) cu baz de date (coleciile de date sunt organizate sub form de baz de date) mixte (coleciile de date sunt organizate sub form de document i baz de date) neintegrate (datele se introduc n sistem de cte ori este necesar pentru a fi prelucrate difereniat, n funcie de nevoile informaionale specifice fiecrui utilizator) integrate (datele se introduc o singur dat n sistem i se prelucreaz de mai multe ori, n funcie de nevoile informaionale specifice fiecrui utilizator)n loturi (datele produse n diferite locaii se introduc n sistem i se prelucreaz centralizat, de ctre specialiti n domeniu) distribuit (datele produse n diferite locaii se introduc n sistem i se prelucreaz la locul producerii lor, de ctre operatori specialiti n domeniu) on-line (datele produse n diferite locaii se introduc n sistem i se prelucreaz la locul producerii lor, direct de ctre utilizator) Sisteme informatice de gestiune (utilizate pentru administrarea i controlul resurselor unui sistem economic) Sisteme informatice de auditare (utilizate pentru auditarea activitilor unui sistem economic) Sisteme informatice de management (utilizate pentru monitorizarea i controlul activitilor unui sistem economic n vederea fundamentrii deciziilor) Sisteme Informatice de Asistare a Decizie (au ca obiectiv principal culegerea i prelucrarea automat a datelor; coleciile de date sunt formate din fiiere i/sau baze de date) Sisteme informatice Suport Decizie- SSD (au ca obiectiv principal mbuntirea eficacitii deciziilor; coleciile de date sunt formate din baze de cunotine: baze de date + baze de modele analitice necesare procesului decizional)

Modul de prelucrare a datelor

Obiectivele urmrite

conducerea activitilor economice (sisteme informatice economice) (datele de intrare sunt furnizate prin documente ntocmite de om; datele de ieire sunt furnizate prin documente ntocmite de sistem pentru om)

dup rolul n procesul de conducere

dup aportul n Sisteme expert (sisteme de inteligen artificial pentru procesul rezolvarea unor probleme practice la nivelul de performan decizional al experilor umani; coleciile de date sunt formate din bazede cunotine (baze de date + baze de modele analitice) + baze de mecanisme de utilizare a acestora pentru desfurarea anumitor activiti)

conducerea proceselor tehnologice (sisteme informatice tehnologice) (datele t furnizate prin semnale transmise de dispozitivele de intrare; datele de ieire sunt furnizate sub form de semnale transmise ctre dispozitivele de execuie) cercetare, modelare, proiectare (sisteme informatice tehnice) (asigur automatizarea calculelor, modelarea/proiectarea/testarea asistat de calculator i alte faciliti de prelucrare automat necesare specialitilor care studiaz diverse domenii de activitate)

4 dedicate unui domeniu de activitate (adaptate la particularitile funcionale, organizatorice, de gestiune i legislative aferente domeniului de activitate care definete obiectul de activitate declarat de un sistem economic la constituirea sa).

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

Pe baza tabelulul 1.1. putem spune c att Winmentor ct i Ciel sunt sisteme informatice, care au modul de organizare intern al datelor cu baz de date, dup modul de introducere a datelor sunt siteme integrate i dup modul de prelucrarea datelor sunt sisteme on-line. Deasemenea att Winmentor ct i CIEL sunt sisteme informatice de gestiune, de auditare i de management i sunt dedicate unui domeniu de activitatea respectiv economic financiar. Dup funciile pe care le ndeplinete aplicaiile informatice financiar contabile putem punem n balan cele dou sisteme ERP: Funciile aplicaiilor financiar contabile n general 1. Preluarea (culegerea) i validarea datelor adugare date modificare date tergere date ordonare date deplasare n cadrul tabelului vizualizare document jusitificativ selecie multicriterial generare/imprimare de rapoarte asisten contextual. 2. Prelucrarea datelor 2.1 pentru contabilitatea financiar i de gestiune importul articolelor contabile din toate aplicaiile secundare realizarea de nchideri automate de operaiuni i conturi dac acest lucru nu s-a efectuat n cadrul aplicaiilor informatice secundare decontarea taxei pe valoarea adugat repartizarea cheltuielilor/veniturilor nregistrate n avans nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli calculul i nregistrarea impozitului pe profit, etc. 5

Nr. Crt.

CIEL

WINMENTOR

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

actualizarea datelor nscrise n conturi : rulaje lunare, rulaje cumulate, total sume i solduri finale calculaia costurilor efective de producie i nregistrarea diferenelor de pre la produse actualizarea datelor necesare ntocmirii situaiilor financiare anuale actualizarea bazelor de date prelucrate i arhivate anularea articolelor contabile importate din alte aplicaii efectuarea i nregistrarea operaiunilor de consolidare a conturilor actualizarea datelor efective necesare controllingului 2.2 pentru stocuri actualizare stocurilor cu tranzaciile privind stocurile ( actualizarea cantitilor, preurilor de eviden i a valorilor dup metoda utilizat FIFO, LIFO, CMP) calculul i repartizarea diferenelor de pre la stocuri prelucrarea inventarelor i nregistrarea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor actualizarea preului la stocuri conform reevalurilor generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune 2.3 pentru imobilizri actualizarea registrului inventar cu intrri/ieiri/transferuri prelucrarea inventarelor i nregistrarea provizioanelor pentru deprecierea imobilizrilor corporale i necorporale actualizarea valorilor conform reevalurilor calculul amortizrii lunare i cumulate generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune 2.4 pentru salarii stabilirea salariilor realizate calculul si nregistrarea concediilor medicale i de odihn calculul restului de plat la salarii actualizarea bazelor de date pentru plata salariilor pe carduri calculul i nregistrarea contribuiilor asupra salariilor 6

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

prelucrarea i nregistrarea repartizrii cheltuielilor cu salariile, asigurrile sociale i protecia social actualizarea fielor fiscale i a fielor de eviden a salariailor generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune 2.5 pentru creane i datorii comerciale prelucrarea datelor privind facturarea de bunuri, lucrri i servicii prelucrarea expedierilor/recepiilor pe baz de avize de nsoire prelucrarea datelor privind nregistrarea/decontarea avansurilor ncasate de la clieni sau acordate furnizorilor prelucrarea operaiunilor de compensare a datoriilor i creanelor comerciale calculul i nregistrarea penalitilor/dobnzilor pentru ntrzierea la plat/ncasare reevaluarea creanelor i datoriilor comerciale n valut generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune 2.6 pentru investiii financiare actualizarea investiiilor financiare cu tranzaciile nregistrate actualizarea valorii investiiilor financiare reevaluate nregistrarea anulrilor de obligaiuni sau aciuni prelucrarea inventarelor i nregistrarea provizioanelor pentru deprecierea investiiilor financiare generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune 2.7 pentru disponibilitile bneti i alte vari de trezorerie actualizarea cu tranzaciile consemnate(ncasri, pli, schimb valutar) actualizarea valorilor rezultate n urma reevalurii disponibilitilor n valut prelucrarea inventarelor actualizarea avansurilor de trezorerie generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune 2.8 pentru mprumuturile financiare 7

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

actualizarea cu ncasrile i plile privind mprumuturile financiare calculul i nregistrarea dobnzilor datorate pentru mprumuturile financiare calculul i nregistrarea amortizrii primelor de rambursare a obligaiunilor actualizarea valorilor pentru mprumuturile n valut generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune 2.9 pentru venituri, cheltuieli i rezultate repartizarea cheltuielilor/veniturilor nregistrate n avans colectarea veniturilor/cheltuielilor curente din aplicaiile secundare nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli transferul veniturilor i cheltuielilor din contabilitatea financiar n contabilitatea de gestiune generarea articolelor contabile i transmiterea acestora n contabilitatea financiar i de gestiune Crearea, consultarea i listarea documentelor financiar-contabile 4. 5. Actualizarea i consultarea bazelor de date Gestionarea bazelor de date auxiliare sau 8

3.

cataloagelor de date Planul de conturi Catalogul documentelor justificative Catalogul documentelor financiar-contabile Catalogul tranzactiilor si evenimentelor Catalogul partenerilor de afaceri Catalogul salariatilor Catalogul gestiunilor/locurilor de depozitare Catalogul bacilor si a conturilor bancare Catalogul tarilor si monedelor Catalogul cursurilor de schimb valutar Catalogul judetelor si localitatilor

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

Catalogul lucrarilor/comenzilor Catalogul centrelor de cost/venit Catalogul impozitelor si taxelor 5.1 pentru stocuri Catalogul grupelor de stocuri Catalogul elementelor de stoc Catalogul unitatilor de masura Catalogul de preturi Catalogul comisiilor de receptie 5.2 pentru imobilizari corporale si necorporale Catalogul codurilor de clasificare si duratelor normale de functionare Registrul numerelor de inventar 5.3 pentru salarii Catalogul retinerilor din salarii Catalogul impozitelor si taxelor Catalogul beneficiarilor de retineri din salarii Catalogul locurilor de munca Catalogul profesiilor/meseriilor Catalogul functiilor Catalogul conturilor personale/card Catalogul locurilor de munca 5.4 imobilizrilor corporale i necorporale tabelul de gestiune a tranzaciilor cu imobilizri n cadrul cruia elementul de difereniere a tranzaciei este codul tranzaciei tabelul de gestiune a inventarului de imobilizri corporale i necorporale care cuprinde toate obiectele de eviden cu atributele informaionale specifice tabelul de gestiune a reevalurilor tabelul de gestiune a inventarelor tabelul de gestiune a majorrilor de valoare

9

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

tabelul privind articolele contabile referitoare la tranzaciile i evenimentele specifice imobilizrilor corporale i necorporale 5.5 stocuri, lucrri i servicii tabelul de gestiune a tranzaciilor n cadrul cruia elementul de difereniere a tranzaciei este codul tranzaciei tabelul de gestiune stocurilor/lucrrilor/serviciilor care cuprinde toate obiectele de eviden cu atributele informaionale specifice tabelul de gestiune a balanei stocurilor care cuprinde codul, contul i locul de depozitare a elementului de stoc, stocul i valoarea iniial, cantitatea i valoarea intrrilor, cantitatea i valoarea ieirilor, stocul i valoarea final tabelul de gestiune a majorrilor/diminurilor de valoare tabelul de gestiune a inventarelor tabelul de gestiune a articolele contabile aferente tranzaciilor i evenimentelor specifice stocurilor, lucrrilor i serviciilor 5.6 creane i datorii comerciale tabelul de gestiune a facturilor emise tabelul de gestiune a avizelor de nsoire emise tabelul de gestiune a facturilor de achiziii tabelul de gestiune a avizelor de nsoire primite tabelul de gestiune a vnzrilor cu plata n rate tabelul de gestiune a clienilor tabelul de gestiune a furnizorilor tabelul de gestiune a avansurilor primite de la clieni tabelul de gestiune a avansurilor acordate furnizorilor tabelul de gestiune a efectelor de pltit tabelul de gestiune a efectelor de ncasat tabelul de gestiune a compensrilor tabelul de gestiune a penalitilor/dobnzilor tabelul de gestiune a reevalurilor tabelul de gestiune a inventarelor tabelul de gestiune a articolele contabile aferente 10

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

tranzaciilor i evenimentelor specifice datoriilor i creanelor comerciale. 5.7 investiii financiare tabelul de gestiune a achiziiilor, vnzrilor i altor intrri/ieiri de investiii financiare n cadrul cruia elementul de difereniere a tranzaciei este codul tranzaciei tabelul de gestiune a conversiilor de obligaiuni n aciuni tabelul de gestiune a pierderilor din investiii financiare tabelul de gestiune a aciunilor tabelul de gestiune a obligaiunilor tabelul de gestiune a altor titluri de valoare tabelul de gestiune a reevalurii investiiilor financiare tabelul de gestiune a dobnzilor/dividendelor de primit tabelul de gestiune a obligaiunilor anulate tabelul de gestiune a aciunilor anulate tabelul de gestiune a inventarelor tabelul de gestiune a garaniilor asupra investiiilor financiare tabelul de gestiune a articolele contabile aferente tranzaciilor i evenimentelor specifice investiiilor financiare. 5.8 disponibiliti bneti tabelul de gestiune a ncasrilor i plilor derulate prin banc tabelul de gestiune a conturilor bancare tabelul de gestiune a ncasrilor i plilor derulate prin casierie tabelul de gestiune a casieriilor tabelul de gestiune a operaiunilor de schimb valutar tabelul de gestiune a constituirii/prelungirii/anulrii depozitelor bancare tabelul de gestiune a constituirii/utilizrii/anulrii acreditivelor tabelul de gestiune a acordrii/justificrii avansurilor de trezorerie tabelul de gestiune a titularilor de avansuri de trezorerie tabelul de gestiune reevalurii disponibilitilor 11

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

bneti n valut tabelul de gestiune a dobnzilor de ncasat la disponibiliti bneti tabelul de gestiune a inventarelor tabelul de gestiune a garaniilor tabelul de gestiune a articolele contabile aferente tranzaciilor i evenimentelor specifice disponibilitilor bneti. 5.9 salarii i contribuii salariale tabelul de gestiune a datelor generale a salariailor tabelul de gestiune a pontajelor lunare tabelul de gestiune a avansurilor la salarii i a altor creane/datorii salariale tabelul de gestiune a reinerilor din salarii tabelul de gestiune a salariilor lunare calculate tabelul de gestiune a contribuiilor calculate asupra salariilor tabelul de gestiune a concediilor de odihn tabelul de gestiune a concediilor medicale tabelul de gestiune a plii salariilor n conturi personale/de carduri tabelul de gestiune a grilelor de impozit lunare i anuale tabelul de gestiune a contribuiilor datorate asupra salariilor tabelul de gestiune a fielor salariailor tabelul de gestiune a garaniilor salariailor tabelul de gestiune a repartizrii cheltuielilor cu salariile tabelul de gestiune a fielor fiscale tabelul de gestiune a articolele contabile aferente salariilor i contribuiilor asupra acestora 5.10 rezultate, venituri i cheltuieli tabelul de gestiune a cheltuielilor nregistrate n avans tabelul de gestiune a veniturilor nregistrate n avans tabelul de gestiune a cheltuielilor curente tabelul de gestiune a veniturilor curente tabelul de gestiune a transferurilor de venituri i 12

Comparaie Sistemul ERP CIEL i Sistemul ERP WINMENTOR

cheltuieli ntre contabilitatea financiar i contabilitatea de gestiune tabelul de gestiune a articolelor contabile. 5.11 rapoare, jurnale si situaii tabelul de gestiune a articolelor contabile tabelul de gestiune balantei de verificare tabelul de gestiune a registrului cartea mare tabelul de gestiune a inventarelor tabelul de gestiune a bilantului tabelul de gestiune a contului de profit si pierderi tabelul de gestiune a fluxutilor de trezorerie tabelul de gestiune a bugetelor tabelul de gestiune a costurilor efective 6. 7. Parametrizarea i administrarea aplicaiei Terminarea sesiuni de lucru

n concluzie, ca nivel de performan se recomand utilizarea aplicaiei Winmentor, ns trebuie avut n vedere i faptul c alturi de o aplicaie performant se pot alinia i alte aplicaii auxiliare care mbuntesc performanele rapoartelor finale emise de ctre utilizatori i deasemenea trebuie avut n vedere c valoare si utilitatea oricrei aplicaii crete atunci cnd este folosit de ctre personal instruit i priceput n manevrarea acestuia.

13