Raportarea lunară CJAS

Raportarea lunară a reţetelor se face la începutul fiecărei luni, pentru reţetele din luna anterioară. Depinzând de fiecare CJAS în parte, raportarea se face în perioada 1-15, perioadă care este compusă din raportarea propriu-zisă (trimiterea XML-ului , verificarea datelor) şi ducerea reţetelor fizice (Tab-urile şi retele offline) la CJAS.

Înainte de începerea raportării este recomandat să se verifice dacă reţetele s-au validat pe serverul CNAS cu valoarea corectă. Pentru acest lucru se intră în Casa de Marcat – Lista Bonuri. Se intră

în lista de filtre cu CTRL+ENTER sau click pe butonul , se alege perioada dorită, apoi se merge pe butonul Filtre 3.

Aici, la secţiunea Diferente SIPE se bifează DIF – reţete cu diferenţe şi apoi se apasă butonul Filtrare. PharmEc va afişa doar reţetele care au valorile diferite de cele calculate în SIPE:

Coloana care ne interesează este Casa – Sipe. Aici se afişează diferenţa dintre calculul SIPE şi calculul PharmEc-ului (de fapt al CNAS-ului – calculul este bazat pe preţurile din Medex). Diferenţe de ±0.01 sunt diferenţe datorate rotunjirilor şi se pot ignora. În situaţia în care apar diferenţe mai mari (de obicei diferenţa este exact valoarea compensată – din cauză că nu s-a făcut validarea corect), retetele care sunt cu rosu reprezinta retururile. Nu ne intereseaza decat retetele care sunt cu negru. Ne pozitionam pe reteta si apasam CTRL+R pentru revalidare

● Ne va aparea primul mesaj:

● Îi dăm continuare și ar trebui să apară:

Un alt mesaj uzual care apare în momentul în care apăsăm CTRL+R este:

În acest caz rețeta este validată pe server dar nu complet. Ea trebuie anulată de pe server-ul casei și abia apoi revalidată.Anularea unei retete de pe serverul casei se face din meniul Casă de marcat – Configurare – Anulare retetă electronică pe serverul casei:

Va apărea fereastra de mai jos în care trebuie să selectam casa de asigurări și să completăm seria și numărul rețetei.

Numărul de eliberare nu îl modificăm, se modifică doar în cazul în care rețeta este dată parțial și este a doua sau a treia eliberare.

Apasăm Salvare si ne va apărea același mesaj “Reteta preluata cu succes” ca și la validare. Ne va atenționa că rețeta există deja în lista de bonuri și ca va fi marcată ca și nevalidată:

Îi dăm Da și rețeta a fost anulată de pe server. Mergem înapoi în Lista bonuri, căutam rețeta și ii dăm CTRL+R. De data aceasta primul mesaj va fii un mesaj de eroare “nu se gaseste reteta ” îi dăm continuare, după care o sa ne apară mesajul cu rețetă preluată cu succes.( mesajele sunt ca și cele din imaginile de mai sus pt. ret. pentru care se poate valida din prima cu CTR+R)Dacă am terminat de validat toate rețetele putem începe să facem borderouile.

Raportarea reţetelor este formată din 5 etape:

1. Generarea borderourilor şi corectarea eventualelor erori2. Trimiterea XML-ului şi preluarea fişierelor de răspuns (erori şi valori)3. Generarea facturilor electronice4. Modificarea facturilor electronice, trimiterea si anularea 5. Tipărirea borderourilor şi a facturilor

1. Generarea borderourilor şi corectarea eventualelor erori.

Pentru a genera corect borderourile trebuie ca generarea acestora să se facă cu data programului ultima zi din luna din care se raportează (ex: pentru raportarea reţetelor din luna mai 2015 se intră în program cu data de 31.05.2015, indiferent de data în care suntem(ex: 03.06.2015)).

Sunt case de asigurari care doresc raportarea retelor sa se faca cu data de 1 a luni in curs. In situatia aceasta pentru generarea borderourilor nu se mai intra in program cu ultima zi a luni, se poate intra direct in generare borderou.

Pentru generarea borderourilor se intră în Casa de marcat – Configurare – Borderou nou CNAS sau se dă click pe butonul BordNouCNAS(care va avea în paranteză o tastă de funcţii – F8 în acest exemplu –

dacă nu aveţi astfel de scurtaturi configurate, vă rugăm să ne contactaţi şi să ne cereţi activarea acestei funcţii).

Apoi se alege perioada pentru care se face raportarea (implicit de la începutul lunii până în ziua curentă (şi din cauza asta este recomandat ca raportarea să se facă în ultima zi din lună).

Pentru casele judetene la care raportarea se face cu data de 1 a luni o sa va apara perioada de la 1 luna curenta pana in ziua in care intrati sa generate borderoul, in situatia aceeasta trebuie sa selectati manual perioada luni anterioare pentru care se face raportarea.

Se alege casa de asigurări pentru care se face raportarea.

Se introduce seria şi numărul facturii pentru fiecare borderou în parte (fereastra de introducere are ca denumire tipul reţetelor pentru care se face borderoul).

După ce se vor genera toate borderourile (PharmEc va genera automat borderourile pentru toate reţetele valide din perioada selectată, în ordinea corectă, astfel încat toate reţetele să fie cuprinse pe borderourile corespunzătoare) va apărea o fereastră care va afişa rezultatul generării (câte borderouri s-au generat, câte corecte şi câte cu erori).

La apăsarea butonului OK se va afişa o fereastră unde se vor vedea erorile de la generarea borderoului (tipul erorii, reţetele care au erori, descrierea erorii)

Aceste erori pot fi şi tipărite cu combinaţia de taste CTRL+P.

Când se va ieşi din fereastra de erori cu ESC, va apărea următoarea fereastră, la care este recomandat să se apese RENUNŢARE, deoarece tipărirea borderourilor este preferabil de făcut abia după ce se primeste răspunsul de la CJAS.

După apăsarea butonului RENUNŢARE, se va afişa locaţia unde se vor putea găsi borderourile generate:

Erorile care mai pot apărea la raportare, ţinând cont că se lucrează aproape exclusiv cu reţeta electronică (deci nu se mai pot salva reţete cu erori grave - eliberat alt medicament decât cel prescris, diagnostice sau cod CIM greşite, serie sau număr greşit), sunt doar cele de introducere eronată a unor informaţii care nu pot fi verificate de PharmEc şi SIPE(datele asiguratului/împuternicitului, etc.), mai precis date din antetul reţetei. Corectarea acestor date se face din lista de bonuri cu F4 pe reţeta respectivă. Va apărea antetul reţetei unde se pot modifica anumite informaţii, iar la salvare PharmEc-ul va anula reţeta din SIPE şi o va revalida cu datele noi. Acest lucru se va face doar cu acceptul utilizatorului ca răspuns la întrebarea afişata pe ecran:

Altă eroare care mai poate apărea se referă la faptul că unele reţete nu sunt validate.

Adică ultima validare a reţetei (cea de după bonul fiscal) nu s-a facut (nu a mers Serverul CNAS, s-a dat renunţare etc.). Pentru a rezolva acestă problemă se intră în Casa de Marcat – Lista Bonuri. Se

intră în lista de filtre cu CTRL+ENTER sau click pe butonul , se alege perioada dorită, apoi se merge pe butonul Filtre 3.

Aici, la secţiunea Ret. electr. se bifează REN – Retete electronice nevalidate şi apoi se apasă butonul Filtrare. PharmEc va afişa doar reţetele care nu au făcute toate validările - nu au toate cele 3 steluţe pe coloanele:

- V – reţeta este validă în PharmEc(este luată în considerare la generarea borderourilor, în rapoarte)

- RE - reţeta este validată pe serverul CNAS şi este corect eliberată

- REV - reţeta a fost validată final şi s-a preluat refID (codul de identificare al reţetei în SIPE)

Pentru a corecta eroarea se va revalida reţeta/reţetele cu CTRL+R pe fiecare în parte.

În situaţia în care sunt mai multe reţete, pentru a nu da pe fiecare în parte, există funcţia de revalidare a unui grup de reţete (cele afişate în urma filtrării) cu combinaţia CTRL+G.

2. Trimiterea XML-ului şi preluarea fişierelor de răspuns (erori şi valori)

a. Generarea şi trimiterea fişierului XML se face din meniul Casa de marcat – Borderouri CNAS – Borderou CNAS

Aici se văd toate borderourile generate din perioada aleasă.

În situația în care nu sunt trecute corect serile și numerele de facturi o sa trebuiască să intrați pe fiecare cu F4 și să modificați numărul.

Numerele de facturi se pun ori în continuare fată de cele de luna trecută ori se cer din farmacie.

Pentru insuline și mixte care au și teste se pune un număr separat pt teste ca in imagine ( la aceste borderouri o să obeservați după generare că aveți aceeași serie și număr pentru toate cele 3 borderouri, ele trebuie să aibă cate un număr diferit fiecare).

După ce ne asigurăm că în farmacie au fizic tot atatea rețete câte avem și noi în pharmec putem trimite raportarea la CJAS.

Generarea XML-ului se face cu tasta F11.

Se alege butonul Toate (vor exista momente în care se va cere retransmiterea unui anumit tip de reţete, şi doar atunci se va alege Tipizate sau Electronice, depinzând de cerinţa). Apoi se aleg borderourile care se vor trimite. Normal se trimit toate borderourile într-un singur fisier XML, dar există situaţii în care vor trebui făcute mai multe fişiere XML (cerinţă a CJAS-ului local, număr mare de reţete, trebuie transmise doar unele reţete etc.), iar în acest mod se pot alege doar anumite borderouri.

În cazul în care se alege doar un borderou, sau doar câteva din cele disponibile, va apărea următorul mesaj, care va atenţionează de acest lucru (pentru a nu uita din greşeala să se selecteze toate borderourile)

Depinzând de situaţie, se alege opţiunea dorită.

Aici se vede locaţia de pe calculator unde se salvează fişierul XML generat. Se continuă cu OK.

Pentru siguranţă se afişează pentru ce lună se face raportarea. Se merge mai departe cu Continuare.

Se afişează mai multe opţiuni de transmitere a fişierului, dar cea folosită în acest moment este Trimitere on-line. După acesta va apărea o fereastră unde se va putea vedea progresul trimiterii fişirelor XML.

La final se va vedea situaţia tuturor fişierelor transmise.

b. Recepţia fişierelor de răspuns(erori şi valori)

Se face din meniul Casa de marcat – Borderouri CNAS - Listă raportări

Se alege luna din care fac parte reţetele

În fereastra nou apărută se vor afişa fişierele XML generate şi starea lor actuală. Aici se va putea vedea rezultatul raportării (fişierele de erori), şi sumele încărcate în SIUI (pentru verificarea facturilor).

La XML-urile pentru reţete electronice, pe coloana Nr reţete se va afişa valoarea 0 (acest lucru se datorează faptului că reţetele electronice nu se transmit efectiv din PharmEc, ci se transmite comanda de mutare din SIPE în SIUI). Doar dacă mai sunt reţete tipizate (TAB II sau TAB III) va apărea numărul lor din fişier.

Explicaţiile coloanelor:

- XML – s-a generat fişierul XML şi s-a încercat transmiterea lui

- Rezultat – s-a recepţionat fişierul cu rezultatul prelucrării de către SIUI a XML-ului transmis (aici se va bifa în urma comenzii date de către utilizator de preluare a fişierului de rezultat cu F6 pe fiecare fişier în parte)

- Trimis – se bifează automat dacă XML-ul generat s-a transmis cu succes

- Sume – s-a recepţionat fişierul cu sumele aferente XML-ului transmis (aici se va bifa în urma comenzii date de utilizator de preluare a fişierului cu sume cu F8 pe fiecare fişier în parte)

Apăsăm pe Da și așteptăm raspunsul.

Vizualizarea fişierelor de rezultat se va face cu tasta F7 pe fiecare fişier în parte. Doar în cazul în care fişierul de rezultat conţine erori acestea se vor afişa, în rest nu se va afişa nimic.

Vizualizarea fişierului cu sume se va face cu tasta F9. Aici se vor bifa toate fişierele astfel încât să se afişeze cât mai complet sumele. Selectam cele 3 fișiere și apăsăm ESC.

În cazul în care sunt probleme, vor fi afişate sume pe coloana Valoare respinsă.

Dacă nu sunt erori şi sumele preluate corespund cu cele de pe borderoul sintec/borderouri şi facturi, se poate merge mai departe cu tipărirea borderourilor şi a facturilor.

3. Generarea Facturilor Electronice

Înainte de a genera facturile electronice, pentru defalcarea celor de unice pe C1-GX și aprobare com pe G-uri, trebuie să vă asigurați că aveți bifate următoarele servicii din : Casa de marcat – Lista CNAS – Case de asigurari si Enter pe casa dorita

Serviciile bifate pentru detalierea facturilor sunt:

- F.E. comisii, defalcate pe G-uri

- F.E. C1-GX, defalcat

Generarea facturilor se face din meniul : Casa de Marcat – Borderouri CNAS – Facturi electronice borderouri – Generare automata

După ce selectam Generare automata, din meniul care se va deschide trebuie să selectăm luna în care au fost făcute borderourile (Ex: dacă borderourile pentru luna anterioară au fost făcute în ultima zi din lună (31.05.2015), trebuie selectată luna respectivă (Mai), în situația în care borderurile au fost create cu 1 a luni (01.06.2015) trebuie selectată luna în curs (Iunie)), după ce selectăm luna dorită se va apasa ESC.

Se alege casa de asigurări pentru care se vor face facturile electronice:

După selectarea casei de asigurări o sa ne apară imaginea cu borderourile pentru care vrem să facem facturile, se pot selecta toate sau doar 1 borderou și se apasa ESC:

În fereastra de delegat, dacă se apasă pe butonul se va deschide lista cu delegaţi, unde se pot adăuga cu tasta INSERT datele delegaţilor, astfel încât să nu se mai introducă de fiecare dată toate informaţiile. Se merge mai departe apăsând butonul SALVARE.

Pentru a vedea facturile generate și a le trimite intrăm în meniul: Casa de Marcat – Borderouri CNAS – Facturi electronice borderouri – Lista facturi electronice

4. Modificarea facturilor electronice, trimiterea si anularea

Pentru a putea trimite facturile electronice trebuie să aveți completate datele societăți și ale casei de asigurări.

Pentru a completa datele societăți trebuie să intrați în meniul: Administrare –Societati

Selectați cu Enter farmacia după care o sa vă apară meniul urmator:

La Manager trebuie să scriți numele sefului de farmacie, Trezorerie – numele trezorerie la care aveți cont (Ex. Trezoreria Constanta) iar la Cont Trezorerie contul de trezorerie cu care farmacia este înregistrată la casa de asigurari. După completarea datelor apăsați Salvare.

Pentru completarea datelor casei de asigurari intrati în meniul : Casa de marcat – Liste CNAS – Casa de asigurari

În fereastra apărută vă pozitionați pe casa de asigurari dorită și apăsați tasta F9:

În această fereastră trebuie să aveți completate datele casei de asigurări și conturile bancare pentru fiecare tip în parte.

Atentie!!! Dacă facturile au fost trimise în SIUI, pentru retransmitere acestea nu mai pot fii trimise cu aceeași serie și număr de facutră.

Din meniul : Casa de Marcat – Borderouri CNAS – Facturi electronice borderouri – Lista facturi electronice

Modificarea facturilor se poate face doar înainte de trimiterea lor in SIUI. Modificarea se face prin apăsarea tasei F4.

După modificare se apăsă tasta ESC, în meniul afișat puteți salva, continua sau abandona modificările.

Trimiterea facturilor se efectuează prin poziționarea pe rând la fiecare factură și apăsarea tastei F7, o să vă apara mesajul cu “Astept raspuns de serv”. Trimiterea este efectuată în momentul în care vă va dispărea mesajul și apare “Trimitere cu succes”.

Dupa trimitere, facturile trebuiesc și validate, pentru validare se fac aceeași pași ca și la trimitere doar că se va apăsa tasta F8, după apăsare apare mesajul prin care vă avertizează că nu se mai pot face modificări .

În urma validări și semnări facturilor electronic în dreptul fiecărei facturi pe coloana Valid va aparea o *.

Anularea facturilor se poate face prin apăsarea tasei F11 dupa pozitionarea pe factura dorită.

În urma anulari o sa apară un câmp în care vă solicită să scrieți motivul pentru care se anulează factura, se apasă tasta save iar factura va apărea tăita cu o linie.

5. Tipărirea borderourilor şi a facturilor.

După ce se verifică erorile şi valorile preluate din SIUI, dacă totul este bine, se poate merge mai departe cu tipărirea borderourilor, a borderoului sintetic şi a facturilor.

a. Tipărirea borderourilorSe intră în Casa de marcat – Borderouri CNAS – Borderou CNAS

Tipărirea borderourilor se face apăsând tasta F9 pe fiecare borderou în parte. Făcând asta, se vor afişa doar imaginile care trebuiesc tipărite, depinzând de tipul reţetelor de pe borderou (se face o filtrare be baza reţetelor, astfel încât să nu apară toate imaginile existente):

În situaţia în care în lista afişată nu apare un borderou care este cerut de CJAS-ul local, se poate apăsa combinaţia CTRL+A şi vor apărea toate imaginile existente în PharmEc. De asemenea, vă rugăm să ne anunţaţi dacă apare acesta situaţie.

Pentru a tipări un boderou, se intră cu ENTER pe imaginea dorită şi se apasă iconiţa de imprimantă şi se va tipări pe imprimanta implicită din calculator.

Sau se apasă tasta F11 şi va apărea fereastra standard de tipărire din Windows, unde se poate alege o anumita imprimantă (dacă sunt mai multe instalate în sistem, sau o imprimantă din reţea) sau mai multe exemplare la tipărire.

ATENŢIE!!! Tipărirea borderourilor se face în două exemplare (unul va merge la CJAS împreună cu un exemplar din reţeta venită de la medic şi un exemplar din taxarea farmaciei, iar unul va ramane în arhiva farmaciei împreună cu celălalt exemplar de la medic şi al doilea exemplar din taxarea farmaciei).

Imaginile borderourilor sunt următoarele:

- Pentru bord. de programe (Ex: Ado, Insule,Mixte) imaginea este: Anexa 6-Programe – 01.05.2015

- Pentru bord. de comisie – Anexa 8-b – Comisie nationala – 01.05.2015

- Pentru bord de programe Alte 3 – Anexa 6.3 – Programe Alte 3 -01.05.2015

- Pentru Teste Adulți – Anexa 7 –Teste – 01.05.2015 (Adulti)

- Pentru Teste Copii – Anexa 7 –Teste – 01.05.2015 (Copii)

- Pentru bord de Pensionari – Anexa 8-C – Pens700 – 01.05.2015

- Pentru bord de Unice – Anexa 8-a 1.1 – Unice -01.05.2015

- Pentru bord de rețete Tab – Anexa 8-a 1.1 – Unice -01.05.2015 (TAB)

- Pentru bord de medicina munci – Anexa 8-a 1.2 – MM-MF -01.05.2015

- Pentru bord card European – Anexa 8-a 1.3 – Card European – 01.05.2015

- Pentru unitati sanitare – Anexa 8-a – 1.6 – Unitati sanitare – 01.05.2015

Toate aceste borderouri pot conține și rețete off-line (rețete care încep cu litera F, rețetele care nu au fost validate de către medic când au ajuns în farmacie sau rețete care au fost validate ulterior în farmacie). Aceste rețete trebuiesc printate pe un borderou separat.

Borderoul pentru rețetele off-line care încep cu litera F – Borderou unice – 01.05.2015 (Off-line [F])

Borderoul pentru rețetele care cuprind și cele cu F și cele off-line cu N – Borderou unice – 01.05.2015 (Off-line [server])

b. Tipărirea borderoului sinteticTot în Casa de marcat – Borderouri CNAS – Borderou CNAS se apasă tasta F3.

Se bifează borderoul sau borderourile pentru care se va genera sinteticul şi se apasă tasta ESC pentru a merge mai departe.

În acest moment, imaginea folosită de majoritatea CJAS-urilor este TAB2 şi TAB3 gr 2 nelicit teste 2. Normal, se va genera un borderou sintetic pentru toate borderourile din raportare (acesta este o sinteză a tuturor valorilor şi facturilor din raportare).

Unele CJAS-uri însa, cer un borderou sintetic pentru fiecare factură în parte. În acest caz, se va bifa doar o factură şi se va tipări în acest fel doar cu valorile pentru acea factură.

ATENŢIE!!! Tipărirea borderourilor sintetice se face în două exemplare.

c. Tipărirea facturilorÎn: Casa de Marcat – Borderouri CNAS – Facturi electronice borderouri – Lista facturi electronice

Ne poziționam pe fiecare factură în parte și apăsăm tastele CTRL+P sau direct butonul din josul pagini.

Se apasă iconiţa de imprimantă şi se va tipări pe imprimanta implicită din calculator.

ATENŢIE!!! Tipărirea facturilor se face în trei exemplare (CJAS, farmacie, contabilitate).

Casa Tulcea si Prahova

Pentru aceste case de asigurări se solicită facturile de Pensionari să fie împărțite în Fact pens 40 % (MS) și Fact Pens 50% (CNAS).

Pentru a putea efectua acest lucru înainte de trimiterea facturilor, ele trebuiesc modificate.

Ne poziționăm pe factură de pensionari și apăsăm tasta F4 pentru a putea intra pe ea și a o modifica.

Vă poziționați pe primul serviciu din factură și apăsați tasata Delete:

Va aparea mesajul prin care sunteți întrebați dacă doriți să ștergeți poziția curentă și selectați Da.

După ștergerea poziției puteți salva factura prin apăsarea tastei Esc și a tastei Da.

Pentru a creea și cealaltă factură apăsați tasta Insert dupa care completați toate datele manual (Casa de asigurari, Delegat, Serie factura, Nr. De factura, Data document, Data incep.-Data sfarsit) nr. facturi trebuie să fie diferit față de factura anterioară de pensionari.

În functțe de ce poziție a-ți șters trebuie adăugat serviciul lipsă, pens 40 sau 50.

Apăsați tasta Insert și selectați serviiciul dorit:

- Pentru Pens 40 % - Medicamente lista B pensionari cu pensii sub prag, transfer MS

- Pentru Pens 50% - Medicamente lista B pensionari cu pensii sub prag, fond CNASm care nu necesita aprobare CNAS

După selectarea serviciului, completatț valoarea la Total amanunt și salvati factura prin tasta Esc.

Casa Sibiu

Solicitari casa de asigurari Sibiu:

Borderoul de unice trebuie să cuprindă si retele cu aprobare com.

Pentru a include si aceele retete pe un singur borderou trebuiesc urmati urmatori pasi:

Dupa ce a-ti generat toate borderourile, bord. de aprobare com. si cel de unice trebuiesc sterse din lista cu tasat Delete.

In lista se apasa tasta Insert si se creeaza bord manual.

- La Borderou predefinit puteti alege Com, Grat , Tab sau fara sa selectati nimic

- Factura – Seria si Nr. Bord.

- Casa de asigurari – casa pt care se fac bord.

- Data raportare – data la care se face raportarea

- Perioada – perioada pt care se fac borderourile

- Categ. Retete – Toate Retele

- Categorie asigurat – le bifati pe toate

- Retete- Toate

Dupa completarea campurilor apasati Generare borderouri.

Casa Covasna

Solicitare casa de asigurari Covasna:

In situatia in care bord de aprobare com are mai multe retete pe G-uri diferite, se doreste ca fiecare G/reteta sa fie pe cate un borderou si facture separata ( cu numere diferite).

Dupa creearea borderoului se sterge borderoul si se face manual.

In lista se apasa tasta Insert si se creeaza bord manual.

Pentru a creea borderoul trebuie sa completati/bifati urmatoarele:

- La Borderou predefinit puteti alege Com, Grat , Tab sau fara sa selectati nimic

- Factura – Seria si Nr. Bord.

- Casa de asigurari – casa pt care se face bord.

- Data raportare – data la care se face raportarea

- Perioada – perioada pt care se fac borderourile

- Categ. Retete – Toate Retele

- DIagnostice – se selecteaza pe rand G-ul pentru care se face borderoul

- Retete- Toate

Dupa completarea campurilor apasati Generare borderouri.

Pentru a face borderoul pentru fiecare G in parte se urmeaza aceeasi pasi ca si cei de mai sus.