CURS NR

PROIECT pentru disciplina SISTEME INFORMATICE INTEGRATE , ediia 1 2014_2015Autor: Conf.univ. dr. Rus Ioan,Universitatea Petru Maior Tg. Mure

SISTEME INFORMATICE INTEGRATE

Proiect pentru evaluarea activitii practice

TITLUL PROIECTULUI:ACHIZIIA UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT

Autor: Conf.univ. dr. Rus Ioan

Profesor coordonator: Conf. univ. dr. Rus Ioan Masterand: Tcaciuc Andrei

Universitatea Petru Maior Tg.Mure Mai 2015

C U P R I N S3Cap. 1. DESCRIEREA SUCCINTA a PASILOR SELECTARII sistemelor informatice integrate3(20 puncte)31.1. Elemente care determina necesitatea integrarii produselor informatice31.2. Beneficii posibile ale integrarii produselor informatice41.3. Riscuri ale esecului integrarii produselor informatice61.4. Fazele principale ale integrarii produselor informatice7Cap. 2. DESCRIEREA GENERAL A ORGANIZAIEI10(10 puncte)102.1. Prezentarea general a dimensiunilor, caracteristicilor i obiectului de activitate al organizaiei102.2. Descrierea situaiei actuale din organizaie (din punct devedere a informatizrii)14Cap. 3. OBIECTIVELE ACHIZIIONRII UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT16(10 puncte)163.1. Aspectele care determin achiziia unui sistem informatic integrat163.2. Cerinele impuse noului sistem informatic integrat173.3. Resursele disponibile i finanarea achiziiei noului sistem informatic integrat183.4. Expertiza necesar pentru integratorul de sistem informatic integrat19Cap. 4. ANALIZA COMPARATIV A SISTEMELOR INFORMATICE INTEGRATE20(30 puncte)204.1. Prezentarea metodologiei de evaluare204.2. Definirea criteriilor de comparare214.3. Situaia comparativ a diferitelor sisteme informatice integrate214.4. Selectarea unui sistem informatic integrat25Cap. 5. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT28(30 puncte)285.1. Domeniul acoperit285.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT295.3. Funciunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT305.4. Descrierea tehnic a sistemului informatic integrat selectat305.5. Descrierea comercial a sistemului informatic integrat selectat325.6. Propuneri de mbuntire a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT33SURSE BIBLIOGRAFICE:34

Cap. 1. DESCRIEREA SUCCINTA a PASILOR SELECTARII sistemelor informatice integrate (20 puncte)1.1. Elemente care determina necesitatea integrarii produselor informatice

Ingeniozitatea productorilor i distribuitorilor continu s impresioneze. Atunci cnd se lovesc de obstacole, acetia de obicei au capacitatea de a depi aceste obstacole, folosindu-se de orice mijloace pe care le au la dispoziie. De exemplu, nu este deloc o noutate de a vedea o afacere de mrimi medii s se bazeze pe un software creat prin fore proprii, care s se ocupe de procese care au devenit prea laborioase pentru munca uman. De asemenea, pentru diferite societi este un fapt obinuit de a se baza pe modelele construite in Microsoft Excel si Word pentru a negocia afacerile.Ce se ntmpl defapt n realitate este c aceste procese care au contribuit la dezvoltarea afaceri ajung n timp s fie contra productive. n unele cazuri aceste sisteme pot avea urmri care devin greu de remediat.

n multe cazuri companiile dezvolt procese i sisteme ad hoc n particular pentru necesitile fiecrui departament. De exemplu, un productor care se confrunt cu o descretere a volumului vnzrilor poate implementa un instrument pentru a planifica comenzile de produse i resursele sale. Aceste soluii ofer o rezolvare a nevoilor directe, ns ele au o consecin neintenionat de a antrena o structura organizaional format dintr-o colecie de silozuri departamentale. n aceste cazuri prezentare, un departament al companiei va imprementa o serie de procese i sisteme, care vor fi deconectate de restul grupului.O structur organizaional deconectat n cele din urm va limita cresterea i realizrile de scar larg. n acest tip de mediu, ineficiena va triumfa. Datele vor fi introduse ntr-un sistem, iar pentru a muta trazacia n interiorul intreprinderii trebuie efectuat o transportare manual prin extragerea sa i plasarea n alt sistem.n general o societate tie c ntmpin dificulti cu sistemele sale atunci cnd:1. Procesele interne sunt ineficiente;2. Exist date greite sau incomplete;3. Raportarea este ineficient sau n afara termenelor.

Pe msur ce volumul tranzaciilor crete peste un nivel critic, companiile devin expuse la un risc mai mare de a raporta i nregistra erori, n special pentru documentaia tiprit pe hrtie i nregistrrile manuale n sistem. Exist de asemenea i fatorul oboseal specific capitalului uman. Angajaii se pot obosii i vor cuta alte oportuniti fiind prini n sarcini repetitive. n final, ineficiena proceselor poate fi o cauz principal de a prierde clieni, mai ales dac este sesizabil o scdere n calitatea serviciilor prestate.n multe cazuri, problemele cu integritatea i exhaustivitatea datelor pot fi atribuite unei limitri a sistemelor existente. Dup cum am discutat mai sus, eroarea uman este o surs important de inexactitate a datelor. n cele din urm aceste erori se regsesc n rapoarte financiare, la plat, la datorii, n calitatea produselor i la onorarea comenzilor.

Limitrile sistemelor informatice cu un numr mare de utilizatori din companie creaz probleme cu calitatea raportrilor financiare. Atunci cnd datele sunt stocate n format Word, Excel i PD, i poate lua unui angajat zile, sptmni sau chiar luni pn cnd va reui s le analizeze n totalitate. Astzi companiile doresc s aib acces la date i rapoarte relevante, exacte i n timp util care s le permit s poat lua decizii. Ei doresc s identifice furnizorii neperformani astfel nct s poat reduce la minimum propria expunere i cu respectarea termmenelor de livrare. Vestea proast pentru muli productori i distribuitori este c procesele lor de baz nu mai susin nevoia lor de raportare eficient n cazul tranzacionrii i raportrii. Vestea bun este c prin identificarea acestor provocri, companiile sunt gata s se angajeze ntr-o cltorie care va transforma organizaia lor.

1.2. Beneficii posibile ale integrarii produselor informatice

Pentru orice afacere care ntmpin dificulti, din cauza sistemelor i proceselor incoerente, cltoria ctre un viitor mai luminos ncepe cu acceptarea schimbrii. Liderii trebuie s accepte c structura organizatoric a afacerii, procesele, precum i sistemele vor trebui schimbate. Managerii de departament trebuie s accepte faptul c responsabilitile lor se vor schimba. Ei nu vor mai avea o influen exclusiva asupra departamentului lor deconectat i izolat. Chiar i angajaii trebuie s se schimbe. Ei vor nca noi sarcini i vor renuna la rutinele lor formate de-a lungul anilor. Probabil, aceast schimbare este descris mai corect ca evoluia organizaiei ntr-o ntreprindere dinamic, interconectat i agil. dac o afacere care vrea s se evolueze din starea ei actual va trebui s se transforme ntr-o ntreprindere integrat. Aceasta va trebui s se descompun n silozuri de funcionare i s elimine informaiile acumulate. Totodat va trebui s nlocuiasc cu echipele funcional. Va trebui s implementeze sisteme de software, ce vor centraliza datele stocate i procesele de tranzacionare automatizat, precum i va facilita n timp real raportarea.O companie integrat este una care este mputernicit s: i elibereze personalul de la activiti mondene pentru a le permite s desfoar o munc de calitate; Se stabilizeze prin eliminarea proceselor ineficiente; Controleze diminuarea inventarului de bani prin asigurarea c materialele ajung i sunt prelucrate n timp; Stabileasc comenzi realizabile, bazat pe analize n timp real a capacitii i a cerinelor de resurse; Stabileasc capacitatea resurselor fizice i umane n funcie de nevoile evaluate pe baza cererii i ofertei; Rspund proactiv la schimbri neprevzute n cazul comenzilor clienilor sau a surselor de aprovizionare; Se concentreze pe mixul de marketing i s elimine acele lini de produse sau clieni care nu sunt profitabile; Achiziioneze doar de la acei furnizori care ofer mixul optim de pre, promptitudine, fiabilitate i calitate; Respecte obligaiile de raportare reglementate ntr-o manier eficient i rentabil.

Software-ul pentru planificarea resurselor ntreprinderii (ERP) reprezint o condiie prealabil pentru orice organizaie care dorete s devin o ntreprindere integrat. Sistemul ERP ofer fundamentul structural i arhitectural pe care ntreprinderea integrat va ncepe s construiasc.n linii mari, ERP este un instrument care permite unei companii s ating integrarea intern-funcionale, i raportarea exact i n timp util. Atunci cnd un client accept o ofert pentru un produs, departamentul de vnzri are capacitatea de a transforma acest ofert ntr-o comand de vnzri cu un click al mouse-ului. Dac termenii unui ordin necesit pre-plat, sistemul ERP poate fi configurat pentru a declana electronic activarea conturilor funciei de facturare. Operaional, comanda poate deveni vizibil la un motor MRP sau DRP2. Aceste recomandri pot fi convertite ntr-un ordin de lucru sau comand doar printr-un click al mouse-ului. Acestea sunt doar cteva exemple de multitudinea de oportuniti oferite de ERP.Situaiile anterior menionate se refer la procese care pot fi automatizate prin ERP. Firete c o organizaie are nevoie de oameni pentru a putea primi i pentru a stoca produsele, pentru gestionarea atelierelor i pentru a lua decizii de business. Totui ea va avea nevoie de mult mai puine persoane pentru activiti simple, cum ar fi introducerea datelor. Sistemul poate efectua aceste sarcini, cu o mai mare eficien, acuratee i fiabilitate. Un sistem ERP poate realiza aceste sarcini cu precizie deoarece se bazeaz pe o singur versiune a datelor care se afl ntr-o baz de date comun. n spe, ntr-un mediu ERP, o societate nu va avea problema ca o comand de vnzri s intre n conflict cu o factur. Ambele seturi de documente vor trage date comune din aceleai surse, cu o minim intervenie uman.Prin stocarea datelor ntr-o baz de date comun, o societate i poate poziiona activitatea pentru a realiza rapoarte exacte i n timp util. Au trecut zilele cnd era nevoie de o armat intreag de analiti de afaceri ca s exporteze datele din diferite foi de calcul din Excel i Word n alte foi de calcul. N-o s fie nevoie ca analitii s petreac sptmni cu analizarea datelor, numai pentru a oferi nite recomandri bazate pe date istorice.Cu volatilitatea pieelor i ritmul schimbrilor, afacerile de astzi nu au luxu timpului. Luarea deciziilor trebuie s se bazeze pe o analiz a datelor cele mai actuale. Din fericire, instrumente de afaceri asigura algoritmi puternici de raportare. Analitii de afaceri din ziua de azi nu mai sunt doar mineri i integratori de date. Ei pot oferi o valoare adugat sub form de analiz a datelor, interpretarea datelor, precum i recomandri pe marginea lor.

1.3. Riscuri ale esecului integrarii produselor informatice

Pe scurt sistemul ERP ofer companiilor posibilitatea de a atinge potenialul lor de cretere i s livreze pe obiectivele lor strategice. Acesta le ofer o ans de a deveni mai. ns, mpreun cu fiecare beneficiu exist i un risc. Exist articole care vorbesc despre eecul sistemelori ERP, stipulnd c rata lor de eec este cuprins ntre 40% i 70%. n general, eecul poate fi atribuit uneia sau mai multor din urmtoarele aspecte: depiri de costuri semnificative, depiri de program, incapacitatea de a obine beneficii proiectate i perturbarea operaiunilor. Eecul poate fi urmrit ctre o multitudine de cauze, orice situaie special se ncadreaz n una dintre urmtoarele: lipsa de pregtire pentru a ntreprinde un proiect ERP; selectarea unei soluii care nu satisface cerinele eseniale ale afacerii; gestionarea incorect n implementarea proiectului de ERP.Dei ratele de eec par a fi alarmant de mari, eecul nu este nici arbitrar sau aleatoriu. Eecul este rezultatul unei decizii proaste i a execuiei sub standard. Iar abilitatea unei companii de a evita eecul sistemului ERP este n propriile sale mini.

1.4. Fazele principale ale integrarii produselor informatice

Una din soluiile succesului ERP, este de a trata proiectele care stau la baza ca o colecie de faze interdependente, i anume: evaluarea cerintelor de business, selectarea, punerea n aplicare, precum i optimizare de post-implementare. n continuare vom trata doar primele trei dintre aceste faze.

Faza 1 reprezint evaluarea cerintelor de business. Evaluarea cerinelor de business ar trebui s fie punctul de plecare pentru orice proiect ERP. Scopurile acestei faze sunt urmtoarele: Evaluarea fezabilitii proiectului; Conceperea cerinelor stabilite pentru integrarea intreprinderi; Dezvoltarea unui caz de afaceri, bugetul i planificarea proiectelor.

Presupunnd c un proiect trece pragul de fezabilitate, o companie ar trebui s defineasc apoi, sistemele operaionale i s schimbe cerinele de gestionare. Dintr-o perspectiv operaional, acest lucru ar include definirea eforturilor proceselor de afaceri necesare pentru a integra ntreprinderea. Dintr-o perspectiv a sistemelor, aceasta ar include o definire a proceselor cheie de afaceri pe care orice sistem selectat trebuie s fie capabil s susin. Dintr-o perspectiv de gestionare a schimbrii, aceasta ar include o structura organizatoric divers, activele operaionale de capital, precum i elementele de capital uman, care vor rebui s evolueze pentru ca proiectul s fie de succes.

Cartografierea proceselor de afaceri este o tehnic eficient de a descoperi multe dintre aceste cerine. Printre altele, hrile ofer o reprezentare vizual a cerinelor eseniale care orice sistem va trebui s susin, precum i lacunele i problemele cu operaiunile existente.

Faza 2 presupune selectarea furnizorului de ERP. n cadrul primei faze, o companie a prezentat evalurile sale furnizori ERP cu privire la cerinele de afaceri reale, att existente ct i viitoare. Cnd vorbim de un sistem ERP, funcionalitatea este cea mai important, iar ntreprinderile ar trebui s evalueze funcionalitatea din perspective multiple, inclusiv: chestionare, demonstraii, i controale de referin. Ei ar trebui s i extind auditul intern pentru a include unele sau toate dintre urmtoarele elemente: fiabilitate software, mentenan si suport, servicii de implementare, calea de dezvoltare de software i de solvabilitate furnizor. Dac este posibil, acetea ar trebui s utilizeze cerinele de afaceri care sunt definite n faza 1 pentru a stabili parametrii i criteriile de evaluare.

n cadrul Fazei 3:vom aborda Managementul de implementare ERP. Dac se face n mod corespunztor, o organizaie va ncepe implementarea ERP cu sistemul potrivit i un set de cerine, care vor asigurate de-a lungul proiectului. n continuare sunt cinci factori critici de succes pentru implementarea ERP:1. Planificarea efectiv a proiectului: ERP este o iniiativ complex care implic mai multe niveluri de persoane interesate, de proces de afaceri reproiectate, training, migrarea datelor i testarea sistemelor. Fiecare aspect al proiectului ar trebui s fie planificat n mod riguros pn la nivelul unei sarcini, resurse, etap i nivelurile de cost. Scopul proiectului ar trebui s fie strict definit, cu un mecanism formal pentru a controla schimbarea. Echipele de proiect ar trebui s fie dezvoltate, i canale de comunicare ar trebui s fie formalizate. Companiile ar trebui s ia n considerare elaborarea planurilor actionabile pentru managementul resurselor, managementul schimbrii i de training, precum i cerinele de infrastructur IT. 2. Training pentru pregtirea trainerilor: Un sistem ERP va fi eficient numai n msura n care oamenii unei companii folosesc sistemul n modul n care este destinat. ntreprinderile ar trebui s ia n considerare aplicarea unei o tehnici de pregtire a trainerilor, unde utilizatorii cheie sunt instruii ca super-utilizatori. Aceti utilizatori vor forma la rndul lor utilizatorii finali. Dezvoltarea super-utilizatorilor asigur continuitatea operaiunilor odat ce consultanii s-au mutat la urmatorul proiect.

3. Un management al schimbrii organizaionale eficient. Pentru ca un proiect s aibe succes este nevoie de sprijin ferm din partea conducerii superioare, precum i cumprri de la utilizatori. ntreprinderile ar trebui s caute campioni de proiect la toate nivelurile societii pentru a asigura angajamentul organizaional continuu pentru iniiativ. n plus, ntreprinderile ar trebui s pun n aplicare tehnici pentru identificarea i gestionarea rezistenei pentru schimbare.

4. Migrarea datelor: migrarea datelor corupte, inexacte sau incomplete poate contracara chiar i cele mai bine intenionate proiecte. ntreprinderile ar trebui s adopte strategii formale de a localiza datele, de a purifica datele i eforturile de migrare.

5. Sisteme de testare: Sistemele testate insuficient pot duce la paralizie operaional. ntreprinderile ar trebui s adopte serii de testri pe faze incrementale proiectate pentru a testa fiecare scenariu din cadrul companei, ct i interfeele din cadrul departamentelor.Afacerile care efectueaz operaiuni cu departamente neintegrate se vor lovi n final de un zid. Introducerea manual a informaiilor n locaii multiple consum timp, este expus erorilor i bineneles este ineficient. O ntreprindere integrat se realizeaz prin transformare i acceptare spre schimbare, de la o companie cu mai multe departamente independente, la o companie coordonat ca o unitate, n care exist o continu comunicare i relaionare pentru a obine rezultatele dorite. Dar sistemul ERP presupune i anumite riscuri, dac nu este implementat aa cum ar trebui, companiile care doresc s fac acest pas fiind sftuite s urmeze ntocmai etapele necesare n transformarea companiei lor ntr-una integrat.

Cap. 2. DESCRIEREA GENERAL A ORGANIZAIEI(10 puncte)2.1. Prezentarea general a dimensiunilor, caracteristicilor i obiectului de activitate al organizaiei

Constana este oraul cel mai vechi atestat de pe teritoriul Romniei. Prima atestare documentar dateaz din657 .Hr.cnd pe locul actualei peninsule s-a format o coloniegreacnumit Tomis. Localitatea a fost cucerit deromanin71 .Hr.i redenumitConstantianadup sora mpratuluiConstantin cel Mare. Portul Constanaacoper o suprafa de 39,26 km, are o lungime de aproape 30 km, este cel mai mare port din bazinulMrii Negrei se afl pe locul 4 nEuropa.Constana este reedina judeului cu acelai nume. Judeul Constanaeste judeul cel mai urbanizat din Romnia. Populaia care locuiete n orae numr 539.902 de locuitori, acetia trind n trei municipii i nou orae. n afar de zonele urbane, este compus i din 58 de comune. Are o populaie de 756.053 locuitori i suprafa de 7.071,29 km, se afl pe locul 5 dup populaie i pe locul 7 dup suprafa ntre judeele rii. Judeul Constanase afl mpreun cujudeul Timipe primul loc ntre judee n ceea ce privete contribuia la PIB-ul Romniei, respectiv 17,4 miliarde lei fiecare.Conformrecensmntului efectuat n 2011, populaia municipiului Constana se ridic la 283.872 delocuitori, n scdere fa derecensmntul anterior din 2002, cnd se nregistraser 310.471delocuitori.Primria Municipiului Constana este o instituie public, organizat ca o structur funcional, cu activitate permanent, constituit din primar, viceprimari, secretarul municipiului, mpreun cu aparatul propriu de specialitate al Consiliului Local al Municipiului Constana, al crui principal scop este de a aduce la ndeplinire hotrrile consiliului local i dispoziiile primarului, soluionnd problemele curente ale colectivitii locale. Primarul este, potrivit legii, eful administraiei publice locale i al aparatului propriu de specialitate al autoritii administraiei publice locale, pe care l conduce i l controleaz. Primarul conduce serviciile publice de specialitate ale Consiliului Local Municipal Constana, propunnd acestuia, spre aprobare, n condiiile legii, organigrama, statul de funcii, numrul de personal i regulamentul de organizare i funcionare al aparatului propriu. Serviciile publice ale aparatului propriu de specialitate se organizeaz de ctre Consiliul Local, n principalele domenii de activitate, potrivit specificului i cerinelor, la propunerea PrimaruluiPrin serviciu public, n nelesul prezentului regulament, se nelege o structur organizatoric nfiinat pe baza legii, la nivelul municipiului Constana, avnd atribuii exercitate de ctre personalul de specialitate ncadrat, structur nzestrat cu mijloace materiale n scopul satisfacerii n mod continuu i permanent a unor interese comune colectivitii i prin care consiliul local i ndeplinete o parte determinant din scopul su.Atribuiile principale ale primariei reprezint:- Asigurarea respectrii drepturilor i libertilor fundamentale ale cetenilor, a prevederilor Constituiei i ale legilor rii, ale decretelor Preedintelui Romniei, ale hotrrilor Guvernului, ale actelor emise de ministere i alte autoriti ale administraiei publice centrale, ale hotrrilor Consiliului Judeean;- Asigur executarea hotrrilor Consiliului local. n cazul n care apreciaz c, o Hotrre a acestuia este ilegal, n termen de 3 zile de la data lurii la cunotin, sesizeaz pe Prefect;- Propunerea Consiliului local municipal consultarea populaiei, prin referendum, cu privire la problemele locale de interes deosebit i pe baza hotrrii consiliului, ia msuri pentru organizarea acestei consultri;- Prezentarea Consiliului, anual sau ori de cte ori este necesar, rapoarte privind starea economic i social a Municipiului;- ntocmete proiectul bugetului local i contul de ncheiere a exerciiului bugetar i le supune aprobrii consiliului;- Exercit drepturile i asigur ndeplinirea obligaiilor ce revin Municipiului n calitate de persoan juridic civil;- Exercit funcia de ordonator principal de credite;- Verific, din oficiu sau la cerere, ncasarea i cheltuirea sumelor din bugetul local i comunic de ndat consiliului cele constatate;- Rspunde de elaborarea strategiilor de dezvoltare a Municipiului din punct de vedere economic i urban;- Ia msuri pentru prevenirea i limitarea urmrilor calamitilor, catastrofelor, incendiilor, epidemiilor sau epizootiilor, mpreun cu organele specializate ale statului. n acest scop, poate mobiliza i populaia, agenii economici i instituiile publice din municipiu, acestea fiind obligate s execute msurile stabilite;- Asigur ordinea public i linitea locuitorilor, prin intermediul poliitilor locali i cu ajutorul jandarmeriei, pompierilor i aprrii civile, care au obligaia s rspund solicitrilor sale, n condiiile legii;- Ia msurile prevzute de lege cu privire la desfurarea adunrilor publice;- Controleaz igiena i salubritatea localurilor publice i a produselor alimentare puse n vnzare pentru populaie, cu sprijinul organelor de specialitate;- Ia msuri pentru prevenirea i combaterea pericolelor provocate de animale;- Asigur elaborarea regulamentului local de urbanism i a documentaiilor de urbanism i amenajarea teritoriului i le supune aprobrii Consiliului local municipal, cu respectarea prevederilor legii;- Asigur ntreinerea drumurilor publice din municipiu, implantarea semnelor de circulaie, desfurarea normal a traficului rutier i pietonal;Din aceasta perspectiv, al numarului de locuitori, al gestionarii tuturor resurselor aflate la dispozitia municipalitatii, volumul foarte mare de date si informatii existente in compartimentele primariei, face ca managementul acestor inregistrari sa constituie o functie centrala a institutiei. Fiind vorba de un volum mare de informaii care se ruleaz n cadrul instituiei, de un numr mare de departamente cu responsabiliti diferite ctre toate instituiile publice subordonate, i mai ales fiind nevoie de o transmitere rapid a hotrrilor consiliului ctre populaie, la nivelul Primriei Constana s-a hotrt implementarea unui Sistem Informatic Integrat pentru supravegherea tuturor operaiunilor i investiiilor instituiei.

Orgranigrama Primriei Constana se poate structura astfel pe departamente:

2.2. Descrierea situaiei actuale din organizaie (din punct devedere a informatizrii)Starea actuala Primria Municipiului Constana i serviciile publice subordonate Consiliului Local Constana au n momentul de fa un anumit grad de informatizare pentru unele funcii, la nivel de compartimente i instituii, fr a dispune ns de un sistem integrat i orientat ctre furnizarea informaiilor pentru luarea deciziilor. La nivelul Primariei Municipiului Constana exista urmatoarea situatie a informatizarii, investitiile fiind derulate din fonduri proprii: Calculatoare si imprimante n cadrul Primriei Constana un numar de 256 de calculatoare si 175 imprimante: - statii de lucru: 232 bucati;- statii grafice: 2 bucati;- notebook-uri: 24 bucati ;- imprimante: 175 bucati, laserjet A3 si A4;- plottere, 3 bucati. Servere - Server Dell Algalon: 2 bucati;- Server Fujitsu Siemens: 1 bucata; - Server IBM: 1 bucata, la Directia Fiscala. Software Sunt utilizate urmatoarele aplicatii software: - Soft pentru managementul documentelor aplicatie a firmei SOBIS Sibiu 350 licente;- Soft Antivirus Bit Defender 300 licente;- In cadrul Directiei Fiscala se utilizeaza aplicatia de taxe si impozite locale INDECO;- In cadrul Seviciului de Achizitii Publice, Administrative se utilizeaza soft de evidenta a mijloacelor fixe aplicatie a firmei Art Soft;- In cadrul Serviciului Datorie Publica, Salarizare, Analiza economica se utilizeaza soft de salarizare - aplicatie a firmei Art Soft.Situaia actual a societii din punct de vedere a informatizrii nu se mai ridic la nivelul complexitii proceselor i din acest motiv primaria caut modernizarea acestuia prin implementarea unei sistem informatic integrat.

Cap. 3. OBIECTIVELE ACHIZIIONRII UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT(10 puncte)3.1. Aspectele care determin achiziia unui sistem informatic integrat

Printre aspectele fundamentale luate n considerare pentru efectuarea achiziiei programului informatic se numr: Integrarea functionalitatilor sistemului informatic existent, aflat in functiune la Primaria Municipiului, prin interfatarea aplicatiilor respective cu aplicatiile sistemului integrat; Implementarea Sistemului Informatic Integrat de tip ERP care asigura performanta necesara pentru desfasurarea activitatilor curente de administratie publica; Dezvoltarea componentei pentru Gestiunea Teritoriului, bazata pe tehnologia GIS; Dezvoltarea de module specifice pentru asigurarea interoperabilitatii componentelor ERP si GIS ale sistemului integrat, care sa fie implementate la nivelul tuturor compartimentelor Primariei; Implementarea Sistemului de Management al Relatiei cu Cetatenii; Implementarea Portalului intern al Primariei si institutiilor subordonate; Implementarea Sistemului de Analiza Manageriala la nivelele decizionale ale Primariei; Extinderea securitatii informatice printr-o Solutie completa de securitate informatica privind accesul securizat, protectia datelor si a informatiilor din Sistemul Informatic Integrat al Primariei Municipiului; Dup finalizarea implementrii sistemului informatics sunt ateptate urmtoarele beneficii:- Implementarea unui sistem modern, aliniat la standardele europene, care s susin modelul actual de funcionare a Primriei i s ofere in acelasi timp flexibilitatea necesar pentru posibilele schimbri organizaionale si functionale, in contextul integrarii Romaniei in Uniunea Europeana; - Cresterea eficientei procesului managerial decizional prin obtinerea informatiilor necesare, in timp real, la toate nivelele: strategic, functional si operational;- Transparena costurilor i resurselor cu efect asupra reducerii costurilor prin reducerea consumurilor de resurse, datorita urmaririi si corectarii operative a costurilor pentru fiecare proiect si activitate; - Cunoaterea operativa si accesarea usoara a unui volum foarte mare si diversificat de informatii din toate sectoarele de activitate ale Primariei;

3.2. Cerinele impuse noului sistem informatic integrat

n continuare sunt enumerate principalele criterii impuse pentru sistemul informatic: 1. Sa nu conditioneze prelucrarea informatiilor dintr-o perioada de finalizare a lucrarilor intr-o alta perioada; 2. Sa aiba redundanta minima a informatiilor;3. Sa nu permita inregistrarea dubla a documentelor;4. Sa permita adaugarea de documente auxiliare prin diferite note contabile;5. Sa fie complet configurabila: aplicatia sa aiba un plan de conturi general care sa poata fi ulterior dezvoltat (sa fie permis lucrul cu mai multe planuri de conturi ); aplicatia sa permita o monografie completa a fiecarei tranzactii (operatiuni ); contabilitatea tranzactiilor sa fie propusa de catre sistem pe baza monografiilor intocmite (contare implicita);6. Sa realizeze rapoartele financiare impuse de legislatia si practica romaneasca.Este obligatorie existenta unei functionalitati de generare a rapoartelor financiare legale pe teritoriul Romaniei, precum si contabilitatea de Carte Mare.Totodat este necesar ca aplicaia s:1. Sa defineasca furnizorii in sistem cu informatiile necesare, cum ar fi: cod furnizor, denumire, adresa, persoane de contact, nr. din registrul comertului, termeni de plata, cod taxa;2. Sa asigure functiuni si facilitati pentru gestionarea facturilor primite de la furnizori si controlul riguros al platilor, intelegand prin aceasta: verificarea si aprobarea facturilor pentru plata, sau blocarea lor,3. Sa gestioneze diversele tipuri de tranzactii: facturi standard, plati in avans, note de debit si credit, etc. Tranzactiile aprobate trebuie sa fie transferate automat in Contabilitate.

3.3. Resursele disponibile i finanarea achiziiei noului sistem informatic integrat

Valoarea total a investiiei se ridica la suma de 1.800.000 EURO. Modalitatea de finanare a investiiei va fi att prin fore proprii ct i surse externe dup cum urmeaz:a) 1.620.000 EURO reprezint sume nerambursabile provenite din Fondul European de Dezvoltare Regional, aceast sum reprezentnt un procent de 90% din valoarea total a acestei investiii;b) Restul de 180.000 EURO vor fi acoperite din bugetul de stat, reprezentnt un procent de 10% din valoarea total a investiiei.Proiectul este purttor de TVA n valoare de 432.000 EURO.

3.4. Expertiza necesar pentru integratorul de sistem informatic integrat

Instruirea trebuie furnizata inainte de intrarea in exploatare a sistemului si va fi structurata pe mai multe nivele: - general si aprofundata, pe diferitele componente i functionaliti ale Sistemului Integrat, pentru membrii echipei de proiect care vor participa la implementare;- generala pentru utilizatori, pe functii si responsabilitati specifice;- specializata pentru administratorii de sistem (IT) care vor oferi suportul tehnic sistemului.

Integratorii sistemului informatic trebuie sa detina cunostinte si experienta de cel putin 10 ani in domeniul administratiilor publice, a contabilitatii de gestiune, a legislatiei in viguare din Romnia si UE. Ei trebuie sa fie pregatiti sa furnizeze necesarul de personal pentru realizarea proiectului in termenele prevazute in documentatie.Integratorii care vor asigura functionarea sistemului este necesar sa depinda de o asistenta minima din partea furnizorului de sistem. La inceputul perioadei de utilizare a sistemului se estimeaza o nevoie de suport tehnic pentru a preintampina problemele aparute cu utilizarea noului sistem informatic. Dat fiind operatiunile complexe efectuate in cadrul primariei, precum si gradul ridicat de specialitate, este de dorit ca integratorul sa poate oferii si servicii de analiza, proiectare si dezvoltare a aplicatiei software. Pe langa serviciile de imprementare si configurare a aplicatiilor este nevoie si de testarea proceselor. Totodat standardele internaionale de calitate impune primariei sa realizeze o aliniere la nivel european, astfel este nevoie de solutii oportune cu un grad redus de risc.Prin realizarea Sistemului Informatic Integrat, Primria i propune ca informaiile i datele procesate s fie unitare, unice i s fie gestionate integrat. La nivel practic, atingerea acestui obiectiv va nsemna utilizarea unui model logic de date unic. n acest fel vor fi eliminate i neconcordanele ntre seturile de date gestionate de compartimente diferite, ntrzierea n soluionarea problemelor datorit necesitii transferului de date i informaii de la un compartiment la altul. Ca efect vizibil imediat pentru public, se va elimina practica curent prin care ceteanul este cel care trebuie s joace rolul de intermediar n transferul de informaii dintre compartimente n cadrul Primriei.

Cap. 4. ANALIZA COMPARATIV A SISTEMELOR INFORMATICE INTEGRATE(30 puncte)4.1. Prezentarea metodologiei de evaluareMetodologia de evaluare presupune parcurgerea mai multor etape i anume: identificarea n prim instan a unei platforme care s permita echipei de cercetare o analiza amanuntita a tuturor sistemelor ERP la care institutia are acces la ora actuala, apoi in urma folosirii diferitelor criterii de comparare se vor selecta un numar de 3 siteme ERP care vor fi prezentate in cadrul sedintei Consiliului. Dintre aceste 3 sisteme selectate, tinandu-se cont de intervalul de timp necesar pentru implementare, de nevoile individual ale institutiei precum si de bugetul alocat acestui proiect, se va putea identifica sistemul protrivit institutiei publice. In fundamentarea deciziei de achizitionare a unui sistem sa va avea in vedere si nevoile cetateniilor de a reduce coruptia la nivel local, de a spori transparenta tranzactiilor publice si de a oferi documentatia necesara populatiei in format electronic direct de pe platforma primariei. Sistemele care nu vor corespunde criteriilor impuse for fi eliminate din cadrul analizei, deoarece vor duce la ingreunarea proceselor interne ale institutiei.In cadrul metodologiei de evaluare se vor analiza si aspectele referitoare la potentialul turistic care se afla sub administrarea primariei precum si aspectele de ordin extern fiind vorba de o ruta importanta care reralizeaza legatura intre europa centrala si tarile balcanice.

4.2. Definirea criteriilor de comparare

In cadrul procesului de selectare si comparare a sistemelor ERP luate in considerare, urmatoarele criterii se vor folosi drept conditii esentiale de conformitate cu asteptarile impuse de Comisia Europeana, Ministerul Finantelor Publice precum si de Primaria Municipiului Constanta. Domeniile de referinta pentru aceste criterii au in vedere aspecte financiare, perioada de implementare si servisare, eficientizarea proceselor interne ale institutiei, si alte servicii post vanzare. Criteriile principale de comparere sunt: Pricipala conditie de conformitate este valoarea proiectului care trebuie sa se incadreze intr-o proportie de nu mai mult de 100% din valoarea plafonului de 1.800.000 de EURO alocat pentru acest proiect. Costul sistemului trebuie sa includa atat valoarea de achizitie cat si toate costurile aferente punerii in functiune si de servisare; A doua conditie este ca acest sistem sa fie in conformitate cu Standardele Internationale de Calitate precum si cu reglementarile europene din domeniul administratiei publice;; A treia conditie este ca acest sistem sa fie oportun pentru toate departamentele institutiei cat sipentru toate institutiile subordonate de la nivel local. Este obligatoriu ca noul sistem sa fie implementat cu succes in toata reteaua administratiei puplice; Este obligatoriu ca acest sistem sa fie unul stabil, fiind vorba de un numar mare de angajati proprii care vor opera simultan pe aceasta platforma, dar cu atat mai important utilizatorii externi care vor accesa serviciile administratiei sa poate obtine cu usurinta si fiabilitate informatiile dorite.

4.3. Situaia comparativ a diferitelor sisteme informatice integrate

Pornind cu de la criteriile mentionate anterior cu privire la posibilitate a avea acces la informatii detaliate a produselor informatice cu precadere din domeniul public, s-au cercetat mai multe platforme specializate in sisteme ERP. Dintre aceste platforme doar 2 au fost considerate oportune de a fi utilizate ulterior in cadrul selectarii comparative a sistemelor potrivite. Aceste platforme sunt: 1. ERP Technology Evaluation;2. 180 Systems.Utilizand platforma ERP Technology Evaluation[footnoteRef:1] s-a putut identifica cu usurinta domeniul de interes pe care il urmarim si totodata in prima etapa de clasificare s-au putut selecta dotarile specifice ale programului aferent bugetului si numarului de personal. Selectarea sectorului de activite specific institutiei noastre si anume sectorul serviciilor a reprezentat prima etapa: [1: http://erp.technologyevaluation.com ]

In urma utilizarii platformei 180 Systems[footnoteRef:2] nu s-au putut obtine informatii relevante cercetarii noastre. Spre deosebire de platforma precedenta nu am putut specifica nevoile individuale in materie de dotari informatice sau volumul de personal. [2: http://www.180systems.com/ERPsystem-comparison.php]

In urma selectarii domeniului specific de actvitate s-a obtinut o lista preliminara de sisteme ERP care corespund nevoilor institutiei. Desi in prima instanta observam o ierarhizare a acestor pachete, nu putem idendifica scorul fiecarui pachet sau domeniile de expertiza specifice.

4.4. Selectarea unui sistem informatic integrat

Dupa introducerea tuturor informatiilor specifice cu privire la obiectul de activitate si a necesitatilor informatice, s-au putut identifica 3 sisteme care corespund criteriilor noastre si anume: SAP ERP, TOTVS Protheus si IFS Applications.

Dupa identificare primelor 3 sisteme care corespund cel mai bine cu criteriile impuse, s-a procedat in a compara cele 3 criterii pentru a putea identifica un singur candidat ideal.

Desi, din punct de vedere al scorului total sistemul SAP nu a inregistrat cel mai mare punctaj, in cadrul ariei de alocare a resurselor publice si investitii, fiind un domeniu de real interes pentru administratia publica a reprezentat un factor hotarator in selectarea programului dorit.

Totodata sistemul SAP a obtinut punctajul maxim pentru evidenta platilor:

Datorita punctajelor foarte bune in domeniile de interes a Primariei precum si modalitatea eficienta de implementare a sistemului integrat fiind cunoscut de majoritatea integratorilor si datorita rezultatelor promitatoarea obtinute de pe urma utilizarii acestui pachet de catre alte administratii publice, s-a procedat in a nominaliza pachetul SAP ERP ca fiind alegerea oportuna pentru implementarea acestui proiect.

Cap. 5. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT(30 puncte)5.1. Domeniul acoperit

SAP ajut companiile romneti s-i mbunteasc eficiena i procesele decizionale, oferind soluii de management care includ cele mai bune practici pentru afaceri, dezvoltate n peste 35 de ani de colaborare cu companii din domeniul lor de afaceri. Sistemul integrat SAP are aplicabilitate pentru urmatoarele domenii:

Industria aerospaial i de aprare; Industria productoare de automobile; Sectorul bancar; Domeniul aprrii i securitii publice; Inginerie i construcii; Servicii financiare; Domeniul sntii; nvmnt superior i cercetare; Tehnologie de vrf i electronic; Servicii logistice; Industria minier; Industria petrolului i gazelor; Produse farmaceutice; Servicii potale; Servicii profesionale; Sectorul Public; Retail si distribuie; Telecomunicaii s.a.

5.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT

5.3. Funciunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTATIn domeniul contabilitatii financiare SAP asigura accesul la informatii necesare in timo real, crescand eficienta departamentului financiar al comaniei. Functionalitatile principale ofertite pentru procesele de contabilitate financiara sunt urmatoarele: Balanta contabila; Bilant si declaratie profit si pierdere; Gestiune Carte Mare; Credite si Debite; Contabilitatea clienti; Contabilitatea furnizori; Contabilitatea mijloacelor fixe; Moneda straina.

SAP perminte monitorizarea si controlul informatiilor referitoare la performantele companiei, intr-un mediu complet integrat cu tranzactiile si operatiunile din cadrul intregii organizatii. Contabilitatea mentine un set compet, corect si auditat de registre pentru raportarea legala, informarea managementului si ca sursa de informatii pentru aplicatiile analitice, permitand companiei sa aiba un control strict asupra profitabilitatii. Solutia asigura urmatoarele functiuni: Contabilitate centre de cost; Contabilitate centre de profit; Contabilitate comenzi interne; Planificare si raportare.Managementul resurselor umane: Administrarea angajatilor; Managemen organizational;

5.4. Descrierea tehnic a sistemului informatic integrat selectat

SAP este provider-ul de "enterprise business software" numrul 1 la nivel global, avnd peste 230000 de clieni i un portofoliu ce acoper ntreg spectrul de produse, de la soluii enterprise tipice precum Financial/Accounting, HR, Customer Relationship Management i pn la unele foarte specifice, aa numitele "Focused Business Solutions". Datorit faptului c o soluie standard nu poate fi specificat pn n ultimul detaliu astfel nct ea s poat fi achiziionat "la cheie" de ctre un client, orice produs SAP va trece de-a lungul timpului prin dou faze distincte: dezvoltarea soluiei standard i adaptarea soluiei standard explicit la cerinele clientului (faz numit de obicei "implementarea" produsului la client)Cele dou faze reprezint, din punct de vedere al dezvoltrii software, dou proiecte independente: proiecte de dezvoltare standard i proiecte client (customer development projects). Prin urmare i un dezvoltator ABAP poate fi la rndul su implicat n dou tipuri diferite de proiecte, fiecare avnd specificul su, astfel nct i skill-setul necesar pentru un dezvoltator ABAP difer de la un tip de proiect la cellalt .Din punct de vedere tehnic, nc de la design-time software-ul trebuie s fie proiectat n aa fel nct acesta s permit extinderea proceselor standard acolo unde este cazul, sau definirea acelor detalii care au fost prea specifice pentru a putea fi incluse n soluia standard, de ctre fiecare client n parte.Pentru a putea implementa cerinele legate de flexibilitate i extensibilitate ale software-ului, e nevoie ca i platforma tehnic pe baza creia se dezvolt noul produs s vin n ajutorul dezvoltatorului, punnd la dispoziia acestuia mecanisme care s fac posibil implementarea unui produs nu pentru un client, ci pentru o ntreag industrie. Acest lucru este ct se poate de valabil n cazul soluiilor SAP, platforma tehnic i mediul de dezvoltare fiind gndite de la bun nceput cu aceste eluri n minte.n cele ce urmeaz vom prezenta succint cteva din conceptele specifice SAP, care vin tocmai n ntmpinarea problemelor ce in de flexibilitatea produselor standard.Utilizarea conceptului de Business Add-in implic ntotdeauna dou faze distincte: dezvoltatorul soluiei standard definete Business Add-inul ( interfaa i filtrul acestuia ) i integreaz apelul acestui "user exit" n flow-ul soluiei standard. fiecare client va avea posibilitatea de a defini propriile implementri ale BadI-ului, i de a specifica n ce situaii vor fi folosite acestea.

5.5. Descrierea comercial a sistemului informatic integrat selectat

Pentru a putea evalua correct pretul unui asemenea sistem informatic este nevoie sa luam in calcul doua componente distinte. costul licentelor SAP care se licentiaza individual pe utilizator; costul implementarii SAP trebuie configurat pentru necesitatile clientului configurare facuta de o echipa de consultanti.Costul acestor doua componente variaza foarte mult plecand de la minim 50.000EUR (pentru cea mai mica si simpla implementare) pana la milioane de EURO in cazul societatiilor cu volum mare de activitate si numar considerabil de angajati.Dupa implementarea sistemului trebuie luate in calcul cel putin urmatoarele costuri: anual veti plata o taxa de mentenanta catre SAP calculata ca un procent din costul licentelor; costurile cu personalul propriu dedicat intretinerii sistemului (key-useri); costurile cu serverele si alte costuri de infrastructura.

5.6. Propuneri de mbuntire a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT

Este de apreciat faptul ca SAP are un intreg departament dedicat propunerilor de imbunatatire a serviciilor informatice oferite. Acest lucru confera un grad cu atat mai ridicat de incredere fata ce acest furnizor de servicii informatice. Avand un numar considerabil de clienti la nivel international cumulat cu acest departament care este permanent asaltat de propuneri de imbunatatire, compania ajunge sa aiba externalizat serviciul de cercetare dezvoltare. Asadar cand vorbim de un asemenea produs care este in continua perfectionare si transformare nu putem decat sa ne imaginam ca este imaculat. Realitatea este alta, desi compania are experienta in domeniul informatic tot timpul vor fi idei inovatoare care trebuie sustinute de perioade de finisare. Un produs nou tot timpul va trebui imbunatatit pana cand ajunge sa isi fundamenteze o prezenta impunatoare pe piata. O prima propunere de imbunatatire ar fi in cazul trainingurilor de pregarire ale angajatilor, dar care se efectueaza pe o durata lunga de timp. Aceste traininguri pentru a fi consemnate in gestiune presupune completarea pentru fiecare participant a unui formular, aceasta se face pentru fiecare sedinta. Propunerea este ca aceste procese sa se consemneze cu mai multa rapiditate deoarece sunt consumatoare de timp.O alta propunere ar fi introducerea sistemelor de management ale documentelor si in versiunile mai vechi ale sistemului. Acest tip de serviciu de transport a documentatiei este valabil doar pentru noile versiuni ale aplicatiei. Pentru a putea dispune doar de aceasta facilitate, utilizatorul este nevoit sa cumpere noua versiune a intregului pachet.

SURSE BIBLIOGRAFICE:

http://www.technologyevaluation.com/research/white-paper/A-Smarter-Path-to-ERP-Selection.html

http://www.comparebusinessproducts.com/

SITE_uri de comparare:

Anexa A. Lista SITE-urilor care ofer SOFTWARE pentru compararea sistemelor informatice ERP (extras)

1. http://erp.technologyevaluation.com 2. http://www.consona.com/erp-certifications3. http://www.ertgroup.com/index.php/4. http://www.top10erp.org/5. http://erp.softwareadvice.com/6. http://www.capterra.com/enterprise-resource-planning-software7. http://www.180systems.com/ERPsystem-comparison.php8. http://www.erpsoftwareblog.com/2011/07/the-5-most-often-overlooked-costs-of-erp/9. http://www.erpsoftware360.com/10. http://www.comparebusinessproducts.com/

1.

34PROIECT_ACHIZITIE_SISTEME INFORMATICE INTEGRATE_2014_2015.doc