Proiect de audit intern pentru o institutie publica
35
FOAIE DE LUCRU Identificarea proceselor/activităților/structurilor/ programelor desfășurate în cadrul entității Nr. Crt . Domeniul auditabi l Misiunea Obiectivele generale ale misiunii Riscurile identificate 1 Activita tea financia r contabil a Elaborarea contului de execuție bugetară Determinarea prevederilor bugetare inițiale și finale, conform clasificației bugetare Lipsa documentelor justificative pentru rectificare bugetară Preluarea plăților din fișele sintetice în contul de execuție bugetară Preluarea eronată a sumelor din fișele conturilor sintetice în contul de execuție bugetară Elaborarea anexelor la contul de execuție bugetară Nerespectarea procedurilor de întocmire a anexelor la contul de execuție bugetară Organizarea sistemului de raporatre a datelor financiar- Sistemul raportărilor financiar- contabile cu excepția bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară Lipsa raportărilor sistemice a informațiilor financiar-contabile către management
Transcript
FOAIE DE LUCRU
Identificarea proceselor/activităților/structurilor/ programelor desfășurate în cadrul entității
Nr. Crt.
Domeniul auditabil
Misiunea Obiectivele generale ale misiunii Riscurile identificate
1 Activitatea financiar contabila
Elaborarea contului de execuție bugetară
Determinarea prevederilor bugetare inițiale și finale, conform clasificației bugetare
Lipsa documentelor justificative pentru rectificare bugetară
Preluarea plăților din fișele sintetice în contul de execuție bugetară
Preluarea eronată a sumelor din fișele conturilor sintetice în contul de execuție bugetară
Elaborarea anexelor la contul de execuție bugetară
Nerespectarea procedurilor de întocmire a anexelor la contul de execuție bugetară
Organizarea sistemului de raporatre a datelor financiar-contabile către management
Sistemul raportărilor financiar- contabile cu excepția bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară
Lipsa raportărilor sistemice a informațiilor financiar-contabile către management
Asigurarea exactității sistemului de raportare financiar-contabilă
Comunicarea unor informații incorecte sau inadecvate
2 Activitatea privind achizitiile publice
Legalitatea achizitiilor publice de produse
Planificarea achizițiilor publice de produse Solicitarea efectuării unor achiziții publice fără a fi asigurată finanțarea corespunzătoare
Derularea procedurilor aferente achizițiilor publice de produse
Selectarea unor ofertanți fără a respecta condițiile de eligibilitate, înregistrare, capcitate tehnică și economico-financiară.
Finalizarea procedurilor de achiziții publice de produse
Nepreluarea în contract a tuturor elementelor care au făcut obiectul achiziției publice (anexe cu prețuri, cantități, alte elemente specifice).
Plățile și cheltuielile efectuate în numerar sau prin virament pentru procurări de bunuri
Verificarea încadrării potrivit clasificației bugetare a plăților și a cheltuielilor aferente procurării de bunuri
Lipsa înregistrărilor contabile sau o contabilitate eronată
Verificarea documentelor justificative aferente procurării de bunuri
Procese verbale de recepție, avize completate eronat sau neconforme cu realitatea
3 Gestiunea resurselor umane
Organizarea recurtării personalului
Anunțul de concurs Anunțul de consurs nu îndeplinește condițiile de conformitate
Susținerea probei scrise și de interviu Procesul verbal privind proba scrisă și de interviu nu îndeplinește condițiile de conformitate
Verificarea și notarea lucrărilor și interviului Diferențe semnificative între calitatea tratării subiectelor și punctajelor acordate de membrii comisiei
Indeminizații de conducere regularitate 01.04.2017-01.05.2017
01.01.2016-31.12.2016
5 Departamentul de resurse umane
Sistemul de premiere
Sporul de vechime în muncă
Referat de justificare
Specificatie Nr. posturi Nr. zile1. Nr posturi in statele de functiuni 22. Nr posturi incadrate cu personal la data de 31.12.2014 23. Nr zile calendaristice din an
- Sarbatori legale (zile calendaristice)365112
4. Fond de timp/om/zile lucratoare- Concedii de odihna
25225
5. Fond de timp disponibil pentru audit (zile/om) din care:- Perfectionarea pregatirii profesionale - Inspectie de audit- Intocmirea planului de audit, actualizarea acestuia si intocmirea
rapoartelor anuale- Activitatea de audit intern din planul de audit aferenta anului
2015
23117019
195
Stabilirea punctajului total al riscurilor si ierarhizarea riscurilor
Nr. crt.
Obiective Activitati/actiuni Riscuri identificate Criterii de analiza Punctaj total Ierarhizarea riscurilorProbabilitate import
1 Planificarea achizițiilor publice de produse
Pregatierea documentatiei cu privire la achizitiile publice in conformitate cu reglementarile legale
Posibilitatea includerii in program a unor achizitii care nu respecta conditiile de necesitate si oportunitate
1 3 3 Mediu
Finantarea achizitiilor publice
Solicitarea efectuarii unor achizitii publice fara a fi asigurata finantarea corespunzatoare
1 3 3 Mediu
2 Derularea procedurilor aferente achizițiilor publice de produse
Constituirea comisiei de evaluare
Existenta de incompatibilitati intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti
1 3 3 Mediu
Rezultatul evaluarii comisiei pentru ofertele depuse
Selectarea unor ofetanti fara a respecta conditiile de eligibilitate, inregistrare, capacitate tehnica si economico-financiara
Pregatierea documentatiei cu privire la achizitiile publice in conformitate cu reglementarile legale
Posibilitatea includerii in program a unor achizitii care nu respecta conditiile de necesitate si oportunitate
- repartizarea sarcinilor în cadrul posturilor – fişele posturilor actualizate- planificarea acţiunilor necesare realizării activităţilor – existenţa unui
plan de activitate prin care sunt stabilite acţiunile, responsabilii pentru realizarea acestora şi termene de realizare
- obiective specifice definite la nivelul structurii cu atribuţii în domeniul achiziţiilor
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la elaborarea şi actualizarea programului de achiziţii
- planificarea acţiunilor de realizat pentru elaborarea/actualizarea programului de achiziţii
- planificarea acţiunilor de realizat pentru atribuirea contractelor de achiziţie
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de atribuire a contractelor de achiziţie
- definitivarea documentaţiei de atribuire în cadrul unor şedinţe de lucru la care să participe specialişti din cadrul structurilor entităţii
Finantarea achizitiilor publice
Solicitarea efectuarii unor achizitii publice fara a fi asigurata finantarea corespunzatoare
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
- colectarea informaţiilor de la structurile de specialitate cu privire la derularea contractelor
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
2 Derularea procedurilor aferente achizițiilor publice de produse
Constituirea comisiei de evaluare
Existenta de incompatibilitati intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
- analiza periodică a modului în care se realizează achiziţia de bunuri şi/sau servicii în baza contractelor atribuite
- existenţa unor proceduri cu privire la emiterea comenzilor- stabilirea responsabilităţilor pentru emiterea, aprobarea şi lansarea
comenzilor- realizarea unor inventare la gestiunea de bunuri- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de
gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
Rezultatul evaluarii comisiei pentru ofertele depuse
Selectarea unor ofetanti fara a respecta conditiile de eligibilitate, inregistrare, capacitate tehnica si economico-financiara
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de evaluare a ofertelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de evaluare a ofertelor
- existenţa unor proceduri cu privire la emiterea comenzilor- stabilirea responsabilităţilor pentru aprobarea ofertelor- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de
gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
Chestionar de control intern
Intrebari formulate Da Nu ObservatiiObiectiv 1: Planificarea achizițiilor publice de produse1.1 Pregatirea documentatiei cu privire la achizitiile publice in conformitate cu reglementarile legale1.1.1 Este realizată o repartizare a responsabililor pe activitati conform fisei postului?1.1.2 Exista un plan de activitate prin care sunt planificate actiunile, reposnabilii si termenele aferente realizarii acestora?1.1.3 Sunt luate la cunostință obiectivele specifice?1.1.4 Sunt stabilite respnasabilitățile prvindi elaborarea și actualizarea programului de achiziții?1.1.5 Exista o planificare cu privire la elaborarea și actualizarea programului de achiziții?1.1.6 Exista o planificare cu privire la atribuirea contractelor de achiziție?1.1.7 Exista proceduri operaționale și de sistem specifice activității de atribuire a contractelor de achiziție?1.2 Finantarea achizitiilor publice1.2.1 Există o repartizare a responsabilităților cu privire la activitatea de monitorizare a derularii contractelor?1.2.2 Există proceduri operaționale și de sistem specifice activității de monitorizare a contractelor de achziție?1.2.3 Este elaborat registrul riscurilor?1.2.4 Este actualizat registrul riscurilor?Obiectiv 2: Derularea procedurilor aferente achizițiilor publice de produse2.1 Constituirea comisiei de evaluare2.1.1 Sunt stabilite și cunoscute responsabilitățile cu privire la monitorizare derulării misiunii?2.1.2 Exista proceduri operaționale și de sistem specifice activității de monitorizare a contractelor de achiziție?
2.1.3 Sunt actualizate datele cu privire la achiziții?2.1.4 Sunt stabilite respnasabilitățile privind emiterea, aprobarea și lansarea comenzilor?2.1.5 Exista o planificare cu privire la elaborarea și actualizarea programului de achiziții?2.1.6 Este elaborat registrul riscurilor?2.1.7 Este actualizat registrul riscurilor?1.2 Rezultatul evaluarii comisiei pentru ofertele depuse2.2.1 Sunt stabilite și cunoscute responsabilitățile cu privire la evaluarea ofertelor?2.2.2 Există proceduri operaționale și de sistem specifice activității de evaluare a contractelor de achziție?2.2.3 Este elaborat registrul riscurilor?2.2.4 Este actualizat registrul riscurilor?
Foaie de lucru privind controalele interne existente
Pregatierea documentatiei cu privire la achizitiile publice in conformitate cu reglementarile legale
Posibilitatea includerii in program a unor achizitii care nu respecta conditiile de necesitate si oportunitate
- repartizarea sarcinilor în cadrul posturilor – fişele posturilor actualizate- planificarea acţiunilor necesare realizării activităţilor – existenţa unui
plan de activitate prin care sunt stabilite acţiunile, responsabilii pentru realizarea acestora şi termene de realizare
- obiective specifice definite la nivelul structurii cu atribuţii în domeniul achiziţiilor
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la elaborarea şi actualizarea programului de achiziţii
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de atribuire a contractelor de achiziţie
- definitivarea documentaţiei de atribuire în cadrul unor şedinţe de lucru la care să participe specialişti din cadrul structurilor entităţii
Finantarea achizitiilor publice
Solicitarea efectuarii unor achizitii publice fara a fi asigurata finantarea corespunzatoare
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
2 Derularea procedurilor aferente achizițiilor publice de produse
Constituirea comisiei de evaluare
Existenta de incompatibilitati intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
- existenţa unor proceduri cu privire la emiterea comenzilor- stabilirea responsabilităţilor pentru emiterea, aprobarea şi lansarea
comenzilor- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de
gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
Rezultatul evaluarii comisiei pentru ofertele depuse
Selectarea unor ofetanti fara a respecta conditiile de eligibilitate, inregistrare, capacitate tehnica si economico-financiara
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de evaluare a ofertelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de evaluare a ofertelor
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
Evaluarea initiala a controlului intern si stabilirea obiectivelor de audit
Pregatierea documentatiei cu privire la achizitiile publice in conformitate cu reglementarile legale
Posibilitatea includerii in program a unor achizitii care nu respecta conditiile de necesitate si oportunitate
Mediu - repartizarea sarcinilor în cadrul posturilor – fişele posturilor actualizate
- planificarea acţiunilor necesare realizării activităţilor – existenţa unui plan de activitate prin care sunt stabilite acţiunile, responsabilii pentru realizarea acestora şi termene de realizare
- obiective specifice definite la nivelul structurii cu atribuţii în domeniul achiziţiilor
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la elaborarea şi actualizarea programului de achiziţii
- planificarea acţiunilor de realizat pentru
- repartizarea sarcinilor în cadrul posturilor – fişele posturilor actualizate
- planificarea acţiunilor necesare realizării activităţilor – existenţa unui plan de activitate prin care sunt stabilite acţiunile, responsabilii pentru realizarea acestora şi termene de realizare
- obiective specifice definite la nivelul structurii cu atribuţii în domeniul achiziţiilor
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la elaborarea şi actualizarea programului de achiziţii
- existenţa unor proceduri operaţionale
Partial conform
Da
elaborarea/actualizarea programului de achiziţii
- planificarea acţiunilor de realizat pentru atribuirea contractelor de achiziţie
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de atribuire a contractelor de achiziţie
- definitivarea documentaţiei de atribuire în cadrul unor şedinţe de lucru la care să participe specialişti din cadrul structurilor entităţii
şi de sistem specifice activităţii de atribuire a contractelor de achiziţie
- definitivarea documentaţiei de atribuire în cadrul unor şedinţe de lucru la care să participe specialişti din cadrul structurilor entităţii
Finantarea achizitiilor publice
Solicitarea efectuarii unor achizitii publice fara a fi asigurata finantarea corespunzatoare
Mediu - stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
Partial conform
Da
- colectarea informaţiilor de la structurile de specialitate cu privire la derularea contractelor
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
2 Derularea procedurilor aferente achizițiilor publice de produse
Constituirea comisiei de evaluare
Existenta de incompatibilitati intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti
Mediu - stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
- analiza periodică a modului în care se realizează achiziţia de bunuri şi/sau servicii în baza contractelor
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de monitorizare a derulării contractelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de monitorizare a contractelor de achiziţie
- existenţa unor proceduri cu privire la emiterea comenzilor
- stabilirea responsabilităţilor
Partial conform
Da
atribuite- existenţa unor
proceduri cu privire la emiterea comenzilor
- stabilirea responsabilităţilor pentru emiterea, aprobarea şi lansarea comenzilor
- realizarea unor inventare la gestiunea de bunuri
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
pentru emiterea, aprobarea şi lansarea comenzilor
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
Rezultatul evaluarii comisiei pentru ofertele depuse
Selectarea unor ofetanti fara a respecta conditiile de eligibilitate, inregistrare, capacitate tehnica si economico-financiara
Mediu - stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de evaluare a ofertelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de evaluare a ofertelor
- existenţa unor
- stabilirea responsabilităţilor cu privire la activitatea de evaluare a ofertelor
- existenţa unor proceduri operaţionale şi de sistem specifice activităţii de evaluare a ofertelor
- identificarea şi
Partial conform
Da
proceduri cu privire la emiterea comenzilor
- stabilirea responsabilităţilor pentru aprobarea ofertelor
- identificarea şi evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
evaluarea principalelor riscuri, stabilirea de măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate, completarea şi actualizarea periodică a registrului riscurilor
